Máy đọc mã vạch là thiết bị giúp giải mã các thành phần màu đen trắng đan xen trong giải mã vạch theo một thuật toán cụ thể thành chuỗi ký tự (thông tin) tương ứng để phần mềm máy tính có thể hiểu được. Thông tin này sau đó được gửi tới máy tính của bạn bằng chiếc máy quét, giống y như cách bạn gửi các chuỗi ký tự từ bàn phím keyboard tới máy tính. Chuỗi ký tự này sẽ xuất hiện đồng thời ở bất cứ nơi nào con trỏ của bạn xuất hiện trên màn hình (bảng Excel, trang Word, giao diện phần mềm POS…).