Sinh viên cần trình bày rõ cho phụ huynh các quy chế, quy định của Nhà trường có liên quan đến vấn đề và cách thức xử lý của Cơ sở II là có đúng quy định hay không. Nếu Cơ sở II đã xử lý đúng quy định thì sinh viên phải báo cáo đầy đủ với phụ huynh và đề nghị phụ huynh không liên hệ với Cơ sở II để xin xem xét hay xử lý linh hoạt vì Cơ sở II phải nghiêm túc thực hiện đúng các quy định, quy chế. Trong trường hợp các bộ phận chức năng của Cơ sở II xử lý không đúng quy định hiện hành, sinh viên viết đơn, nêu rõ sự việc, các căn cứ pháp lý để khẳng định các bộ phận chức năng đã xử lý không đúng quy định, nộp đơn cho Giáo viên chủ nhiệm. Ban Quản lý Đào tạo có trách nhiệm xử lý đơn thư theo chức năng, nhiệm vụ đã quy định.
Sau khi đơn thư đã được giải quyết (lần 2) nhưng phụ huynh vẫn thấy chưa thỏa đáng thì có thể đến Trường để trao đổi với các bộ phận chức năng. Tuy nhiên, trước khi đến làm việc với các bộ phận chức năng của Cơ sở II, phụ huynh cần tìm hiểu đầy đủ thông tin về tình hình chấp hành quy định của sinh viên, các quy định có liên quan của Nhà trường và đơn đề nghị giải quyết sự việc của sinh viên đã có ý kiến trả lời của Ban Quản lý Đào tạo. Phụ huynh không liên lạc với các bộ phận chức năng của Cơ sở II qua điện thoại vì việc trao đổi thông tin này thường không được đầy đủ và chi tiết.