Về nguyên tắc, việc nộp và nhận kết quả xin visa sẽ do chính chủ phải tiến hành tại cửa sổ visa của Đại sứ quán Nhật Bản hoặc tại Đại lý ủy thác được chỉ định. Tuy nhiên, trong một số trường hợp, người xin visa có thể ủy quyền cho gia đình; công ty đang làm việc; cơ quan phái cử; công ty du lịch chỉ định qua giấy ủy quyền.