Система електронного документообігу (СЕД) - це комплекс програмних та апаратних засобів, які дозволяють створювати, обробляти, передавати, зберігати та контролювати електронні документи в рамках організації або між різними організаціями. СЕД спрощує та автоматизує процеси роботи з документами, забезпечуючи ефективне управління інформацією та дотримання необхідних стандартів та регулятивних вимог.
Основні функції системи електронного документообігу включають:
Створення та редагування документів: користувачі можуть створювати нові документи або редагувати існуючі за допомогою спеціалізованих інструментів.
Управління версіями: система автоматично відстежує зміни в документах, дозволяючи користувачам порівнювати різні версії та відновлювати попередній стан документів, якщо потрібно.
Робочі процеси та затвердження: СЕД може автоматизувати процеси затвердження документів, перенаправляючи їх між відповідними учасниками й відстежуючи їх статус.
Пошук та доступ до документів: система забезпечує швидкий та зручний пошук документів за різними параметрами, а також контролює доступ до документів з урахуванням рівнів доступу користувачів.
Зберігання та архівація документів: СЕД забезпечує безпечне зберігання документів, а також може автоматизувати процеси архівації документів, що допомагає зберігати історичні дані та відповідати вимогам зберігання інформації.
Обмін документами між організаціями: система може надсилати та отримувати електронні документи від інших організацій, що сприяє співпраці та координації дій між різними структурами.
Електронно цифровий підпис: система дозволяє накладати цифровий підпис на будь-якому етапі роботи з документами.
Інтеграція з іншими системами: системи електронного документообігу можуть інтегруватися з різними програмами та платформами, що використовуються в організації, для забезпечення цілісності даних та спільної роботи користувачів.