Обліковий запис потрібен, щоб користувач міг увійти в Google Workspace за допомогою спеціального імені й пароля. Крім того, без облікового запису в користувача не може бути електронної адреси. Також можна створювати службові облікові записи для списків розсилок або надання користувачам альтернативних електронних адрес.