Büyük organizasyonlarda tek kullanıcılı hesapların kullanılmasında birden çok problem bulunmaktadır:
Tek kullanıcılı hesaplar ile formlar ve formlara gelen yanıtlar teknik olarak o kullanıcıya aittir. Eğer bu kişi kurumunuzdan ayrılırsa form ve veriler de onunla birlikte gider. Verilerin kurumunuza ait olması gerekir ancak tek-kullanıcı hesapları ile bu mümkün olmaz. Jotform Kurumsal ile yönetici basitçe ilgili lisansı başka bir kullanıcıya aktarır ve bilgiler bu sayede kurumunuzda kalmış olur.
Bunlara ilaveten tek-kullanıcılı bir hesap diğer Jotform hesaplarından kopuktur. Yani yarattığınız formları paylaşmanızın veya onların üzerinde başkaları ile birlikte çalışmanızın imkanı olmadığı gibi aynı zamanda siz de başka kullanıcıların hesaplarındaki verilere ulaşamazsınız.
BT denetleme gereksinimleri gereğince form yanıtlarına her bir erişimin ayrı bir hesap bilgisine sahip tek bir kişiye kadar takip edilebilir olması gerekmektedir. Tek kullanıcılı hesaplarda verileri paylaşmanın bir yolu olmadığı için kullanıcılar Jotform'un kullanım şartlarına aykırı biçimde birbirleri ile hesap bilgilerini paylaşma yolunu seçebilirler.
HIPAA gereksinimleri gereğince korunan sağlık bilgilerine (PHI) her bir erişimin tek bir kişiye kadar takip edilebilir şekilde olması gerekliliğinden dolayı bu son maddenin önemli bir hukuki konu olduğuna dikkatinizi çekmek isteriz.