En başından sayfaları nasıl kullanmanız gerektiğine karar vermeli ve bir düzen oluşturmalısınız. Böylece ajandanızı derli toplu bir forma sokarak ajanda tutma işlemini kusursuz biçimde yapabilirsiniz.
Ajandanın asıl işlevini yerine getirebilmesi için 3-4 renkte kalem kullanmaya özen gösterin. Mesela kırmızı kalemi acil ve çok önemli işler için, turuncu kalemi aciliyeti ve önemi düşük olan işler için, yeşil kalemi ise teslim zamanı daha esnek olan işler için tercih etmek de etkili bir yöntem olabilir.
Ajandanızı masa başında çalışırken, toplantılarda veya yolda her zaman yayınızda tutmalısınız. Çalışma masanızda ajandanız hep açık olmalı, telefon görüşmesi yaparken ajandanıza not almanız çok faydalı olacaktır.