Öncelikse şunu söylemeliyim ki GÜNCE avukatlık bürolarının verimliliklerini artırmayı, ekip olarak çalışmalarını sağlamaya ve bir kere oluşan ekiplerinin hızlı ve sağlam bir şekilde kurumlaşmasına temelidir. Biz kendi büromuzdaki kurumlaşma tecrübemizi GÜNCE sayesinde gerçekleştirebildik. Bunu yapabilmek için ise büronuzu, işlerinizi ve işlevlerinizi yazılım mantığı ile planlamanız ve en ince ayrıntısına kadar düzenlemeniz gerekiyor. Biz bunu sıfırdan yapmak durumunda olduğumuz için 8-10 sene gibi bir zaman harcadık, öncesinde de geliştirdiğimiz projeler vardı oradan da epey birikim elde etmiştik. Sonuçta GÜNCE yazılımı ortaya çıktı. Yazılım bizim 8-10 senede yaptıklarımızı yeni bürolara birkaç saat içinde yapma imkanı veriyor. Bu nedenle ben kurumlaşma konusunda Konya Barosu’nda verdiğim konferansın video kaydının dikkatlice dinleyerek yazılımı kullanmaya başlamalarını rica ediyorum. Ayrıca programın birey olarak çalışan butik bürolar, birkaç avukatın birlikte çalışmakta olduğu küçük sayılabilecek bürolar ve kendi bürom gibi kurumlaşmış bürolar için olan versiyonlarından kendilerine en uygun olanı kullanmalarını tavsiye ediyorum. Meslektaşlarım büroları geliştikçe bir üst versiyona kolayca geçebilirler. Erkenden üst versiyonları kullanayım derlerse GÜNCE’yi çok ve gereksiz sofistike bulabilirler. Bundan sonra kısaca yazılımın teknik yönlerinden bir örnek üzerinden giderek, evrak yönetimi modülünden örnek vererek bilgi vermek isterim. Bir evrak tebliğ edildiğinde evrak taranıp sisteme kaydedildiği anda büro kendiliğinden işlemeye başlıyor. Evrak o dava ile ilgili herkese aynı anda ulaşıyor, örneğin temyiz edilecek bir karar ise dosyanızın statüsü “temyiz edilecek” olarak otomatik olarak değiştiriliyor, ekip lideri birkaç tuş darbesi ile standart görev belgesi oluşturup ekip üyesine görev veriyor, görevin yerine getirilmesi için örnekler ve temyiz dilekçesinin nasıl hazırlanacağı ise GÜNCE’nin önceden oluşturduğu belge üzerinden açıklanıyor. Görev verilen kişi ise ekipten başkalarına alt görevler verecekse, bunların kimlere verileceği belirlenip sınırlanıyor. Arka planda GÜNCE, tüm bu görevlerin ne aşamada olduğunu takip ediyor. Sürelerin kaçırılmaması için uyarı ve hatırlatmalar gönderiyor. Taslak müvekkile gidip geliyor, onaylar alınıyor ve temyiz dilekçesi mahkeme tarafından alındığında görev tamamlanmış olarak kapanıyor. Bu görev üzerinde kimlerin çalıştığı, ne iş yaptığı ve ne zaman sarf ettiği kolayca görülebiliyor.
Görev tamamlandıktan sonra ise “mentorluk ve tersine mentorluk” için karşılıklı öğrenme görüşmesinin zeminini oluşturuyor. Yani, bu görev sırasında edinilen tecrübeler sayesinde sonraki benzer görevlerde gelişmeyi sağlamış oluyor. Benzeri bir durum çalışanların zaman masraf ve sair kayıtları için de söz konusu. Aynı örnek üzerinden giderek anlatırsak, temyiz dilekçesini hazırlayan avukat bu görev ve diğer görevler için ve sarf ettiği zamanı kaydediyor. Bu kayıtlar üzerinden hem aylık, hem üç, altı aylık ve hem de yıllık raporlar alınarak ne tür görevler verildiği ve bu konuyla ilgilenen avukatın hangi üstünlükleri olduğu, hangi konularda bu avukata destek verilmesi gerektiği görülüyor. Bu raporlarla büro içerisinde benzer işler için tecrübelere dayalı olarak tahminler ve projeksiyonlar yapılabiliyor. Örneğin biz pandemi sürecinde biz mevcut işlerimizin bizi ne kadar götürebileceği hakkında projeksiyon yapabildiğimiz gibi pandeminin karlılığımızı ne kadar etkileyebileceği hakkında da neredeyse kesin öngörü yapabiliyorduk. Herkes evinde çalıştığı halde GÜNCE sayesinde sanki büroda imiş gibi faaliyetlerimizi sürdürdük.