İşletme hesabına tabi olan mükellefler Z raporunu daha önce belirlenmiş olan bir Excel formatında hazırlayıp Defter Beyan Sistemi’ne işleyebilir. Sonrasında sistem içerisinde hazırladıkları formatı bulabilmeleri için ”muhasebe bilgileri” başlığından ”toplu gelir belgesi ekle” bölümüne giriş yaparak ”işletme Z raporu veri formatı” başlığına tıklayarak Excel şablonunu bulabilirler. Z raporunu şablon üzerinden hazır hale getirip ”Excel göster” seçeneğine tıklayarak hazırladıkları dosyaya ekleyebilir, ”kaydet” seçeneği ile sisteme kaydını sağlayabilirler.