Vergi numarası alma zorunluluğu olan kişiler, kimlik numaraları ile çoğu yerde işlem yapamaz. Vergi numarasına bakılarak doğrulama yapılır, bilgiler paylaşılabilir ve işlemler yürür. 1998 yılından itibaren geçerli olan ve vergi numarası alma zorunluluğu olan kişiler;
Var olan veya yeni kurulan şirketin ortakları, yönetim kurulu ve genel müdürler,
Gerçek ve tüzel kişi olduğu fark etmeksizin motorlu taşıt alım ve satımı yapan kişiler,
Gayrimenkul alım satımı ve bina yapanlar,
Özellikle tapu dairesinde mutlaka vergi numarası sorgulanarak işlem yapılır. Öte yandan potansiyel vergi numarası alacaklardan vergi dairesinin istedikleri bazı belgeler bulunur. Bunlar tescil talep dilekçesi, sözleşme ve şirket adresini gösteren kira sözleşmesidir. Süreç takibini yapacak kişi için genellikle vekaletname çıkarılır. Şirket adına işlemleri yürütecek kişiye noter aracılığıyla vekalet verilebilir ve bu sayede özel olarak süreç takip edilebilir.