Açılış ve kapanış töreni organizasyonu için bütçe planlaması, organizasyonun gereksinimleri, beklentileri ve hedefleri göz önünde bulundurularak yapılır. İlk adımda, organizasyonun amaçları belirlenir ve bu amaçlara ulaşmak için gereken tüm unsurlar ve hizmetler listelenir. Daha sonra, her bir unsura veya hizmete yönelik maliyetler hesaplanır ve bütçe oluşturulur. Bütçe planlaması sürecinde, organizasyonun yapısı, öncelikleri ve finansal kaynakları dikkate alınır.