Geniş bir personel ağına sahip olsanız bile, izin takip programı kullanmak oldukça basittir. Genellikle tüm personelin yazılıma erişimi olur. İzin taleplerini bu yazılım aracılığıyla gönderebilirler. Yöneticiler daha sonra bu talepleri onaylamak veya reddetmek için bir bildirim alır. Sistem aynı zamanda kimin hangi günlerde izinli olduğuna dair bir takvim gösterir ve personelin iş yerinde bulunma durumuna göre, iş ve toplantı planlamasına yardımcı olur.