Etkinlik organizasyonu için planlama yapmanın en iyi yolu, mümkün olan en erken tarihte başlamaktır. Genel olarak, büyük ölçekli etkinlikler için planlama aylar öncesinden yapılmalıdır. Küçük etkinlikler için ise en azından birkaç hafta öncesinde planlama yapılması önerilir.