Hazırlanmak için öğretmenler öğrencilerin çalışmalarını ve değerlendirmelerini gözden geçirmeli, gözlemler ve notlar toplamalı, ilerleme raporlarını veya notları analiz etmeli, bir gündem belirlemeli, tartışma konuları ve soruları hazırlamalı ve ilgili kaynakları toplamalıdır. Bu hazırlık, öğretmenlerin her öğrencinin ilerlemesi, güçlü yönleri ve zorlukları hakkında kapsamlı bir anlayışa sahip olmasını sağlar. Öğretmenler iyi hazırlandıkları takdirde konferans süresinden en iyi şekilde yararlanabilir ve bireysel ihtiyaçları etkili bir şekilde karşılayabilirler.