ทราบความต้องการผู้ใช้อย่างชัดเจน ถ่ายเอกสาร ปริ้น สแกน และแฟกซ์ด้วยหรือไม่ ใช้ สี-ขาวดำ หรือเฉพาะขาวดำ ใช้กระดาษเฉพาะ Size A4 หรือใช้ขนาดอื่นนอกจาก A4 เช่น A3 A5 ควรทราบปริมาณการใช้งานต่อเดือนว่าอยู่ที่ประมาณกี่แผ่น เพื่อเลือกเครื่องถ่ายเอกสารได้อย่างเหมาะสม ไม่เล็กหรือใหญ่จนเกินไป จำนวนผู้ใช้งาน/ความเร่งรีบของงาน เพื่อเลือกความเร็วได้อย่างเหมาะสม