1.รายการเดินบัญชี (Bank Statement)    เอกสารตัวแรกนี้เป็นสิ่งที่จำเป็นมากสำหรับการบันทึกบัญชี เพื่อให้เรารู้ว่าเจ้าของกิจการมีการรับเงินและจ่ายเงินเมื่อไรบ้าง ถ้ากิจการไหนมีรายการเดินบัญชีมามากกว่า 1 บัญชี เจ้าของกิจการจะต้องเตรียม ข้อมูลรายการเดินบัญชีของทุกธนาคารให้ครบถ้วน เพื่อให้ง่ายต่อการบันทึกบัญชีประจำเดือน      ปัจจุบัน เจ้าของกิจการสามารถดาวน์โหลดรายการเดินบัญชีออนไลน์จากธนาคารได้เลย ไม่ต้องเสียเวลาในการไปขอรับเอกสารจากธนาคารอีกต่อไป    ที่สำคัญธุรกิจเดินบัญชีผ่านรายการเดินบัญชีเป็นส่วนใหญ่ นอกจากจะช่วยให้นักบัญชี ทำงานง่ายขึ้นแล้ว ยังสามารถช่วยแบ่งแยกเงินระหว่างกระเป๋าส่วนตัวและเจ้าของกิจการ ไปพร้อมๆ กันด้วยค่ะ   2. เอกสารขาย    เอกสารที่เกี่ยวข้องกับการขายที่นักบัญชีต้องใช้สำหรับการบันทึกบัญชี จะประกอบด้วย ใบแจ้งหนี้  ใบกำกับภาษี (กรณีจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มแล้ว)   ใบเสร็จรับเงิน ใบรับรองการหัก ณ ที่จ่าย    เอกสารเหล่านี้จะช่วยให้นักบัญชีบันทึกรับรู้รายได้ และการรับเงิน รวมไปถึงภาษีที่กิจการถูกหัก ณ ที่จ่ายไว้ (กรณีเป็นธุรกิจบริการ) ได้อย่างครบถ้วน ถูกต้อง ตามงวดเวลา   3.เอกสารซื้อสินค้า    ในส่วนของการซื้อสินค้า สำหรับกิจการที่ทำธุรกิจซื้อมาขายไป หรือธุรกิจผลิต ต้องมีเอกสารดังต่อไปนี้ส่งให้สำนักงานบัญชี  ใบแจ้งหนี้ หรือใบส่งสินค้า/ใบกำกับภาษี จากซัพพลายเออร์ ใบรับสินค้า ใบเสร็จรับเงินจากซัพพลายเออร์    เอกสารเหล่านี้ช่วยให้สำนักงานบัญชีรับรู้สินค้าและเจ้าหนี้ได้อย่างถูกต้อง และจัดทำรายงานสินค้าคงเหลือได้ (ถ้าตกลงกันไว้) รวมไปถึงทำรายงานเจ้าหนี้ค้างจ่ายประจำเดือน  4. เอกสารค่าใช้จ่าย    สำหรับเอกสารค่าใช้จ่าย จะเป็นรายการที่นอกเหนือจากการสั่งซื้อสินค้า เช่น ค่าจ้างงานฟรีแลนซ์ ค่าน้ำมัน ค่าเช่า เป็นต้น ซึ่งหลัก ๆ แล้วเอกสาร 1 ชุด จะประกอบด้วย  ใบแจ้งหนี้ หรือใบกำกับภาษี จากซัพพลายเออร์ ใบเสร็จรับเงินจากซัพพลายเออร์ ใบรับรองการหัก ณ ที่จ่าย    เจ้าของกิจการจะต้องเตรียมเอกสารในข้อ 3 และ 4 ใส่แฟ้มไว้ เรียงตามวันที่ เพื่อส่งให้กับ สำนักงานบัญชีทุกๆ เดือน กรณีที่เอกสารขาดหายไป อาจทำให้บันทึกค่าใช้จ่ายหรือเจ้าหนี้ ไม่ครบ หรือเคลมภาษีได้ไม่ครบ ฉะนั้นเจ้าของกิจการควรให้ความสำคัญมากๆ เกี่ยวกับเอกสารเหล่านี้    ส่วนต้นฉบับเอกสารก็แล้วแต่จะตกลงกับสำนักงานบัญชีว่าจะส่งให้เป็นรายเดือนหรือ 3 เดือน ครั้งก็ได้ เพราะเอกสารต้นฉบับก็ยังเป็นเรื่องจำเป็นสำหรับการจัดทำแฟ้มภาษีมูลค่าเพิ่มนั่นเอง 5. เอกสารเงินเดือน    ในทุกเดือนที่จ่ายเงินเดือนไป เจ้าของกิจการควรจะมีส่งเอกสารให้สำนักงานบัญชีบันทึก ค่าใช้จ่ายจำพวกเงินเดือนดังต่อไปนี้ รายงานสรุปเงินเดือน ที่แยกรายละเอียดเงินเดือน เงินเพิ่ม/ลด ประกันสังคม และ หัก ณ ที่จ่าย แต่ละเดือน    เพื่อที่สำนักงานบัญชีจะได้บันทึกรายจ่ายเงินเดือนและรายการหักเงินต่างๆ ในระบบอย่างครบถ้วน     เอกสารทั้ง 5 ข้อ ที่กล่าวมาเป็นเอกสารที่จำเป็นสำหรับการทำบัญชีแบบปกติในแต่ละเดือน แต่สำหรับกิจการที่มีการทำสัญญาเพิ่มเติม แล้วมีผลเกี่ยวข้องกับงานบัญชี เช่น สัญญาเงินกู้ สัญญาเช่าซื้อ สัญญาก่อสร้าง สัญญาเหล่านี้ก็ควรถูกรวบรวมให้สำนักงานบัญชีด้วยเช่นกัน   สุดท้ายนี้  แม้ว่าการเตรียมเอกสารให้สำนักงานบัญชีในแต่ละเดือนจะเป็นงานที่ละเอียดและใช้เวลาเป็นอย่างมาก แต่ถ้าเรารู้ว่าวัตถุประสงค์ในการเตรียมเอกสารนั้น ไม่ใช่เพื่อใคร แต่เพื่อให้ธุรกิจมีข้อมูลทางบัญชีที่ครบถ้วน เราเองก็คงเต็มใจที่จะเตรียมเอกสารมากยิ่งขึ้นไปโดยปริยายเลยค่ะ