แม้ว่าทั้งคู่จะทำงานบนพื้นฐานเดียวกัน แต่ห้องข้อมูลทางกายภาพจะเก็บไฟล์หรือข้อมูลไว้ในพื้นที่จริง ส่วน VDR จะจัดเก็บแบบออนไลน์ ห้องข้อมูลทางกายภาพเป็นสิ่งที่ผู้คนใช้กันทั่วไปก่อนจะมีอินเทอร์เน็ต แต่ในปัจจุบัน ห้องข้อมูลเสมือนจะนำเสนอวิธีการทำงานร่วมกันบนเอกสารที่คุ้มค่าใช้จ่าย ติดตามได้ และใช้ได้จริงมากกว่า