ใบวางบิล/ใบแจ้งหนี้คืออะไร ใบวางบิล/ใบแจ้งหนี้ เป็นเอกสารที่ผู้ประกอบการออกเพื่อแจ้งให้ลูกค้าทราบถึงจำนวนเงินที่ต้องชำระ และใช้เป็นเอกสารสำหรับการชำระเงิน ส่วนใหญ่มักใช้กับธุรกิจขายส่ง ที่มีการส่งของล็อตใหญ่ ส่งกันหลายรอบ หรือธุรกิจที่มีการวางเครดิตในการชำระเงิน สิ่งสำคัญมากๆ ในการออกใบวางบิล คือจะต้องทราบวันรับวางบิลของลูกค้าให้ชัดเจน เราจะออกตามอำเภอใจ ไม่ได้ ให้ถือว่าคนจ่ายเงินมีอำนาจในการตัดสินใจเสมอ เพราะถ้าวางบิลไม่ตรง เงินที่ควรจะได้รับก็จะถูกเลื่อน ออกไปเป็นเดือนๆ แถมยังต้องรับภาระในการจ่ายภาษีขายที่ต้องชำระทุกเดือนแทนลูกค้าก่อนด้วย ยิ่งใบวางบิลที่รอลูกค้าชำระเงิน เจ้าของธุรกิจต้องวางแผนการเก็บเงินให้ดี อาจกล่าวได้ว่าธุรกิจจะ อยู่รอดได้หรือไม่นั้นขึ้นอยู่กับความสามารถในการเรียกเก็บเงินของเจ้าของธุรกิจเลยทีเดียว ดังนั้นระหว่างการตกลงการให้บริการหรือซื้อขายสินค้า ควรสอบถามวันรับวางบิลจากลูกค้าให้ชัดเจน เพราะแต่ละบริษัทจะมีวันวางบิลที่แตกต่างกัน แต่ปัญหาที่มักพบบ่อยในการทำเอกสาร ใบวางบิล/ใบแจ้งหนี้ คือความผิดพลาดของการออกเอกสาร เช่น การกรอกรายละเอียดต่างๆ ไม่ครบถ้วน, ไม่ตรงตามใบเสนอราคา รวมไปถึงปัญหาการลืมส่งเอกสาร ทำให้ผู้ประกอบได้รับเงินช้ากว่ากำหนดครับ                                                                                                                                                                            วิธีวางใบวางบิล/ใบแจ้งหนี้ 1. สอบถามฝ่ายบัญชีของลูกค้า เรื่องกำหนดการวางบิล และรับเช็คของบริษัท 2. จัดเตรียมเอกสารจำนวน 1 ชุด (ต้นฉบับ และสำเนา) หากมีใบเสนอราคา     หรือใบสั่งซื้อก็ควรแนบเอกสารไปกับใบวางบิลด้วย 3. นำส่งเอกสาร โดยผู้รับเอกสารจะเซ็นชื่อเพื่อเป็นการรับรองการวางบิล      ในขั้นตอนนี้ต้นฉบับเอกสารจะอยู่กับลูกค้า ในขณะที่เอกสารสำเนาให้เรานำกลับมาครับ 4. รับเช็คตามวันที่กำหนด ในวันดังกล่าวให้ผู้ประกอบการเตรียม “ใบกำกับภาษี/ใบเสร็จรับเงิน”     ไปให้พร้อมเพื่อรับ เงิน ทั้งนี้บางธุรกิจเอกสาร “ใบกำกับภาษี” ทางลูกค้าอาจจะขอให้ผู้ขายจัด     เตรียมและนำส่งพร้อม ใบวางบิล/ใบ แจ้ง หนี้ในขั้นตอนที่ 3 ก็ได้   ข้อมูลในใบวางบิล/ใบแจ้งหนี้  ข้อมูลฝ่ายผู้ประกอบการ (ผู้ออกเอกสารใบวางบิล/ใบแจ้งหนี้) ชื่อและที่อยู่บริษัท เลขประจำตัวผู้เสียภาษี และสำนักงานสาขา เบอร์ติดต่อบริษัทและเบอร์แฟกซ์ เลขที่ใบวางบิล ลายเซ็นผู้วางบิล และ ระบุวันที่ที่ออกเอกสาร   ข้อมูลฝ่ายลูกค้า (ผู้รับใบวางบิล/ใบแจ้งหนี้) ชื่อและที่อยู่บริษัท เลขประจำตัวผู้เสียภาษี และสำนักงานสาขา รายละเอียดของสินค้า/บริการ ที่สั่งซื้อหรือให้บริการ พร้อมระบุยอดรวม วันครบกำหนดชำระเงิน ลายเซ็นผู้รับวางบิล และระบุวันที่ที่รับเอกสาร                                                                                                                                                                         ใบเสร็จรับเงิน / ใบกำกับภาษี ใบเสร็จรับเงิน / ใบกำกับภาษี เป็นหลักฐานแสดงจำนวนภาษีมูลค่าเพิ่มที่คำนวณได้จากมูลค่าสินค้าหรือบริการ ซึ่งผู้ประกอบการจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มจะมีหน้าที่ต้องออกใบกำกับภาษีทุกครั้งเมื่อเกิดการซื้อสินค้าหรือให้บริการ องค์ประกอบของใบกำกับภาษีแบบเต็มรูปแบบ โดยปกติ ใบกำกับภาษีที่ถูกต้องจะต้องประกอบด้วยรายการดังต่อไปนี้ คำว่า "ใบเสร็จรับเงิน หรือ ใบกำกับภาษี" ในที่ ๆ เห็นได้ชัดเจนเด่นชัด ชื่อ ที่อยู่ และเลขประจำตัวผู้เสียภาษีอากรของผู้ประกอบการจดทะเบียนที่ออกบกำกับภาษี ชื่อ ที่อยู่ ของผู้ซื้อสินค้าหรือผู้รับบริการ หมายเลขลำดับของใบกำกับภาษี (และหมายเลขลำดับของเล่มถ้ามี) ชื่อ ชนิด ประเภท ปริมาณ และมูลค่าของสินค้าหรือของบริการ จำนวนภาษีมูลค่าเพิ่มที่คำนวณจากมูลค่าของสินค้าหรือของบริการ วัน เดือน ปี ที่ออกใบกำกับภาษี ข้อความอื่นที่อธิบดีกำหนด