ขั้นตอนในการวิเคราะห์งานเพื่อกำหนดตัวชี้วัดรายบุคคลมี 4 ขั้นตอน ดังนี้
1. ระบุวัตถุประสงค์ของการวิเคราะห์งาน ซึ่งอาจเกี่ยวข้องกับการพัฒนาบุคลากร การประเมินผลการปฏิบัติงาน หรือการจัดทำแผนยุทธศาสตร์
2. เลือกแหล่งข้อมูลที่เหมาะสมสำหรับการวิเคราะห์งาน ซึ่งอาจมาจากเอกสารที่เกี่ยวข้องกับงาน เช่น คำอธิบายหน้าที่ แผนปฏิบัติการ หรือมาตรฐานการปฏิบัติงาน หรือมาจากการสัมภาษณ์ สำรวจ หรือสังเกตผู้ปฏิบัติงาน
3. รวบรวมและจัดเรียงข้อมูลที่ได้จากการวิเคราะห์งาน เพื่อให้เห็นภาพรวมของงานที่วิเคราะห์ โดยอาจใช้เครื่องมือที่ช่วยในการจำแนกและจัดลำดับข้อมูล เช่น แผนผังงาน (work flow chart) แผนผังองค์กร (organization chart) หรือแผ่นป้าย (card sort)
4. กำหนดตัวชี้วัดรายบุคคล (individual indicators) ที่สอดคล้องกับข้อมูลที่ได้จากการวิเคราะห์งาน โดยต้องพิจารณาถึงความสำคัญของงาน เช่น เป้าหมาย ผลลัพธ์ หรือกระบวนการที่ต้องทำ เพื่อให้ตัวชี้วัดสะท้อนถึงประสิทธิภาพและประสิทธิผลของผู้ปฏิบัติงาน