Myndigheter har ingen skyldighet att lämna ut handlingar per mejl. Det är visserligen inte förbjudet att göra det. Men myndigheten får själv avgöra vad som anses vara lämpligt och behöver inte motivera detta. En vanlig anledning brukar dock vara en oro för att personuppgifter ska kunna sammanställas i databaser och spridas på ett olämpligt sätt.
Ett sätt att komma förbi detta kan vara att prata med myndigheten och få den att göra undantag för dig som journalist och företrädare för ett välkänt och seriöst medieföretag.
Myndigheter är däremot skyldiga att lämna ut på plats i sina egna lokaler eller per post. Det senare framgår av JO:s uttalande i ärendet 3046-2001.
Öppna data – en väg till digitalt utlämande.
Sedan 1 augusti 2022 har nya möjligheter öppnats genom införandet av Lag (2022:818) om den offentliga sektorns tillgängliggörande av data (Öppna data). Reglerna skiljer sig en del från mot hur den vanliga offentlighetsprincipen fungerar. De kan kort sammanfattas så här:
Offentliga organ är skyldiga att lämna ut data i digital form och i det format en sökande begär, exempelvis som en excel-fil. Vissa undantag finns för vilka offentliga organ som omfattas.
Utlämnandet ska ske inom fyra veckor. I vissa fal kan utlämnadet få ta upp till åtta veckor om begäran är omfattande och komplicerad. Det innebär en stor skillnad mor den vanliga offentlighetsprincipen som föreskriver utlämnade omedelbart eller med någon dags fördröjning
Utlämnandet ska i utgångsläget vara avgiftsfritt. Men det finns flera undantag när myndigheter får ta betalt för sitt arbete med att ta fram och lämna ut. Någon lagstadgad taxa finns inte. Myndigheten ska själv uppskatta kostnaden för arbete. Nivån för avgiften ska vara begriplig och förutsägbar för den sökande.