Transporterna utgör en stor del av ordförandeskapets kostnader. Medlemsländerna har vanligen inte färdigt en sådan bilpark som krävs. Därför har de senaste årens alla ordförandeskapsländer ingått ett samarbetsavtal om transportmateriel med ett företag.
Finlands sekretariat för EU-ordförandeskapet slöt ett avtal med Oy BMW Suomi Ab, efter att ha genomfört en upphandling som omfattade hela EU. Andra samarbetsavtal med företag har inte slutits med anledning av ordförandeskapet.
Vid upphandlingen tillämpades Finlands lag om offentlig upphandling och koncession (1397/2016). BMW uppfyllde upphandlingsvillkoren. Det förutsattes bland annat att bilarna ska vara av en viss storlek, ha en viss färg, ha minst utsläppsklass Euro6 och vara högst ett år gamla. BMW var det enda företaget som lämnade in en offert.
Pressmeddelande om mötesarrangemang
Under Finlands tidigare EU-ordförandeskap 1999 och 2006 var samarbetspartnern Volvo-Auto Oy.