Den fysiska märkningen av ett parti kan kopplas till den tillhörande informationen om partiet på olika sätt. Det viktiga är att informationen finns tillgänglig för leveransmottagaren när partiet levereras. Kravet på omfattningen av den fysiska märkningen och överföringen av partiinformation mellan säljare och köpare är beroende på om försäljningen är rapporterad och om kunden har tillgång till spårbarhetssystemet: Förutsatt att rapporteringen skett till HaV:s spårbarhetsdatabas innan ägarbytet (När ägarbytet sker beror på hur leveransavtalet ser ut mellan företagen, typ hämtnings eller lämningsköp) och att kunden har tillgång till spårbarhetsdatabasen så räcker det med att partiet är märkt med identifikationsnumret. Om en aktör däremot levererar ett parti till en kund utan att ha lämnat en rapport om detta till HaV:s spårbarhetsdatabas, måste all relevant partiinformation följa med själva leveransen. Det kan ske i form av en streckkod eller följesedel. Informationen ska vara tillgänglig för kunden vid tidpunkten för ägarbytet. Samma förfarande gäller om kunden inte har tillgång till HaV:s spårbarhetsdatabas såsom detaljister och utländska kunder.