Om en av huvudpersonerna för konferensen inte kan delta till följd av exempelvis sjukdom eller inställt flyg och konferensen därför inte kan genomföras som planerat kan försäkringen ersätta kostnaden för hela eller delar av den försäkrade konferensen. Ett exempel är att konferensen bokats i syfte att företagets VD ska presentera en ny organisation, och VD:n inte kan delta till följd av sjukdom.