I fråga om vissa begränsningsåtgärder (till exempel fasthållande, kroppsvisitation och hållande i kortvarig avskildhet) fattas ett avgörande som inte är skriftligt, och det antecknas i personens klienthandlingar. I fråga om vissa begränsningsåtgärder (till exempel om regelbundet och långvarigt bruk av begränsande anordningar eller klädesplagg som används i de dagliga rutinerna och om rörelsefrihet under övervakning) fattas ett skriftligt beslut. I vartdera fallet antecknas varje använd begränsningsåtgärd dessutom i klientens klienthandlingar på det sätt som föreskrivs i 42 o § 2 mom. i specialomsorgslagen. En begränsningsåtgärd som gäller givandet av nödvändig hälso- och sjukvård (42 j §) antecknas i personens patientjournal.
Enligt 42 o § 2 mom. i lagen ska i klient- eller journalhandlingarna antecknas
användningen av och grunderna för en begränsningsåtgärd (med andra ord vilken begränsningsåtgärd det är fråga om och skälet till att man blivit tvungen att använda den)
klientens syn på användningen av och grunderna för en begränsningsåtgärd
konsekvenserna av en begränsningsåtgärd för klienten
tidpunkten för när en begränsningsåtgärd inletts och avslutats (klockslag och datum)
vem som avgjort frågan om en begränsningsåtgärd eller fattat beslut om den samt vem som vidtagit begränsningsåtgärden
Korrekt anteckning är nödvändig förutom för enhetens egenkontroll och myndighetstillsynen också med tanke på både arbetstagarens och klientens rättsskydd. Korrekta anteckningar säkerställer att händelsernas gång vid behov kan redas ut efteråt.
Institutet för hälsa och välfärd utarbetar klienthandlingsstrukturer med anknytning till reformen av specialomsorgslagen.