Varje aktör i spårbarhetskedjan är skyldig att se till att informationen om de partier de levererar förmedlas till mottagaren. Företagen har också gemensamt en skyldighet att ha ett system för att kunna följa partierna genom hela kedjan (Artikel 58.4 i rådets förordning (EG) nr 1224/2009). Ett sätt att förse mottagare med denna information och att uppfylla kraven på att ha ett system är att rapportera informationen via det centrala IT-systemet hos HaV. De efterföljande rapporteringsskyldiga aktörerna kan då ta del av informationen elektroniskt, och kan därmed återanvända den informationen i sin hantering. Fortsättningsvis syftar begreppet ”rapportering” på rapportering av partiinformation via det centrala IT-systemet hos HaV.