När kemikalien avlägsnas från marknaden passiverar anmälaren kemikalieanmälan. Den passiverade anmälan blir kvar i systemet och är synlig för företaget med status avaktiverad samt för myndigheterna.
Om den passiverade anmälan ingår i en kemikalieförteckning av ett annat företag blir den kvar i anteckningen (status ändras till passiverad). Andra företag kan fortfarande använda kemikalien efter att till exempel importören inte längre släpper ut kemikalien på marknaden. Den passiverade anmälan syns dock inte längre för andra företag när de upprättar sin kemikalieförteckning (de kan inte välja passiverade anmälningar till förteckningen).