All information kommer inte att vara fritt tillgänglig för alla i systemet, utan en del av informationen kommer endast att vara tillgänglig för myndigheter som behöver informationen för att genomföra sina uppgifter. Var och en har rätt att dra nytta av en myndighets offentliga information, men rätten begränsas till exempel av sekretess, tredje parters immateriella rättigheter och skyddet för personuppgifter.
Det finns många fördelar med fri tillgång till information, men all information kan inte spridas öppet. När gränserna för offentlighet fastställs ska bland annat den nationella säkerheten och skyddet för privatlivet och personuppgifter beaktas. Till exempel byggnadsinformation kan utgöra personuppgifter.
I datasystemet för den byggda miljön identifieras den information som är nödvändig och betydelsefull med tanke på samhället och som ska vara tillgänglig på riksomfattande nivå. Om det är fråga om uppgifter som inte är betydelsefulla och nödvändiga för samhället samlar staten i princip inte in dem. Objektets ägare fattar beslut om att hålla sådan information fritt tillgänglig.
EU-lagstiftningen styr till öppenhet och avgiftsfrihet i fråga om offentlig information. Europeiska unionens direktiv om öppna data trädde i kraft i Finland 2021. Direktivet begränsar myndigheternas rätt att dra ekonomisk nytta av den information de producerar. Kommissionens tillämpningsförordning i anslutning till direktivet utfärdas i slutet av 2022. En del av planmaterialet definieras som värdefullt informationsmaterial, dvs. öppen data.