Användarrättigheter till polisens informationssystem beviljas utifrån arbetsuppgifterna för polisen i fråga. Poliserna får använda endast de personuppgifter som de behöver i sitt eget arbete. En lagenlig behandling av personuppgifter ingår i tjänsteplikten för poliser och andra som arbetar vid myndigheterna.
Dataombudsmannen övervakar behandlingen av personuppgifter i polisens verksamhet. Användningen av systemen övervakas också regelbundet som en del av den interna laglighetskontrollen vid Polisstyrelsen och polisens enheter. Lagligheten hos polisens verksamhet och behandlingen av personuppgifterna kontrolleras också av riksdagens justitieombudsman, justitiekanslersämbetet vid statsrådet och inrikesministeriet. Polisförvaltningen samarbetar med datasekretess- och laglighetskontrollmyndigheterna för att utveckla behandlingen av uppgifter.
Dataombudsmannen har i samband med revideringen av EU:s dataskyddslagstiftning fått allt bättre möjligheter att övervaka att personuppgifterna behandlas på ett lagenligt sätt. Den nya dataskyddslagstiftningen innehåller också noggrannare bestämmelser om datasäkerhet och övervakning av behandlingen av personuppgifter.