Behovet av dokumentation styrs i Räddningsverkets allmänna råd. Det som avgör hur utförlig er dokumentation behöver vara är byggnaderna, verksamheten och organisationen. Utöver detta tas även hänsyn till verksamhetens riskbild och risker som finns runtomkring lokalerna.
Generellt gäller att desto större och mer komplexa byggnaderna är, och desto allvarligare konsekvenserna skulle vara för människa och/eller miljö vid en brand, desto utförligare behöver dokumentationen vara.