Antes de elaborar un plan de acción para mitigar y eliminar el riesgo, es fundamental conocer cuáles son los diferentes peligros: ● Fugas de datos Una violación y fuga de datos ocurre cuando personas no autorizadas obtienen acceso a datos confidenciales, como información de clientes, datos financieros o propiedad intelectual. Esto puede suceder de muchas maneras, como piratería, robo o simplemente descuido; de hecho, los datos muestran que el 21 % de las infracciones en 2022 fueron causadas por errores humanos de los empleados2. Las filtraciones de datos pueden tener un impacto devastador en las empresas y provocar pérdidas financieras, daños a la reputación y responsabilidades legales. El año pasado, el costo total promedio global de una violación de datos para una organización fue de 4.35 millones de dólares3. ● Robo de identidad El robo de identidad ocurre cuando alguien roba los datos personales de otra persona. Los ladrones de identidad pueden utilizar estos datos para abrir nuevas cuentas bancarias, realizar compras o cometer delitos. También puede causar enormes daños legales, financieros y de reputación a las empresas, que tienen la obligación de proteger los datos personales de sus clientes y evitar que sean robados. ● Consecuencias legales/Cumplimiento El hecho de que las empresas no protejan los datos puede tener consecuencias legales, incluidas multas, juicios y procesos penales. El cumplimiento del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) es crucial para evitar estas consecuencias. El RGPD se aplica a todas las empresas que manejan datos personales de residentes de la UE. En todo el mundo, las normas para proteger la información confidencial de clientes, empleados y empresas son cada vez más estrictas. ● Pérdidas financieras Las empresas que experimentan fugas/violaciones de datos o incidentes de robo de identidad como resultado de no proteger los datos confidenciales a menudo enfrentan pérdidas financieras significativas. Los costos pueden incluir investigar el incidente, reparar los daños y compensar a las personas o entidades afectadas. ● Daño a la reputación A menudo se pasa por alto porque no es inmediatamente cuantificable en comparación con otros riesgos, el daño a la reputación de una empresa que puede causar una violación de datos o un incidente de robo de identidad. Además de los efectos secundarios, como la pérdida de clientes, la disminución de las ventas y la dificultad para atraer nuevos negocios. Cómo mitigar los riesgos de protección de datos Hay una serie de pasos que las empresas pueden tomar para proteger aún más sus datos. Cuando se trata de archivos en papel y discos duros confidenciales, la gestión de su almacenamiento y destrucción es fundamental. Muchas empresas no se dan cuenta de que a medida que los documentos y archivos comienzan a acumularse, también aumenta el riesgo de fuga de datos. Dejar documentos confidenciales o dispositivos de almacenamiento digital accesibles, ya sea en el trabajo o en el teletrabajo, puede dificultar la protección de los datos con el rigor necesario para evitar una fuga. Aquí hay algunas sugerencias que puede seguir: ● Destrucción segura de documentos Cuando las empresas necesitan deshacerse de sus archivos y documentos, siempre deben destruirse de forma segura. Esto asegura que personas no autorizadas no puedan acceder a la información contenida en estos documentos. Contratar un servicio de destrucción de documentos fiable garantiza que se aplican las mejores prácticas: destrucción segura y de acuerdo con la ley. Es posible que muchas empresas también desconozcan que existe un beneficio ambiental al contratar a un proveedor en esta área. Por ejemplo, Shred-it no solo destruye de forma segura sus documentos confidenciales, sino que también permite que los materiales se reciclen y entren en la economía circular. Todo ello sin comprometer la seguridad ni correr ningún riesgo de protección de datos. ● Destrucción de discos duros Cuando las empresas quieren deshacerse de discos duros que contienen datos confidenciales, no basta con deshacerse de esos datos, borre los discos o formatéelos. Los discos duros deben ser destruídos por un socio como Shred-it. Esto asegurará que los datos en los discos duros nunca sean recuperados o reutilizados por ninguna persona u organización. Al igual que con la destrucción de documentos, Shred-it puede reciclar de manera segura los componentes destruidos. ● Educar a los empleados sobre la protección de datos Los empleados deben estar bien informados sobre los riesgos de protección de datos y las mejores prácticas. Se deben realizar sesiones de capacitación periódicas para aumentar la conciencia sobre la importancia de proteger los datos confidenciales. Los empleados deben recibir capacitación sobre cómo administrar de forma segura los datos y el almacenamiento de documentos confidenciales y discos duros. Los empleados que trabajan en modo híbrido o totalmente remoto también deben ser conscientes de los riesgos relacionados con la protección de datos, las políticas de su empresa y las prácticas correctas. Es fundamental que conozcan la política de mesa limpia que su empresa puede adoptar fácilmente y que le permita a su equipo tener pautas claras sobre cómo almacenar de manera segura los archivos confidenciales con los que trabajan durante el día, especialmente cuando dejan su escritorio. ● Realización de una evaluación de la seguridad de datos Al realizar una evaluación de seguridad de datos, las empresas pueden obtener información valiosa sobre cuál es su riesgo en términos de seguridad de documentos. Esta evaluación analiza varios aspectos de las prácticas de gestión, almacenamiento y eliminación de datos para determinar posibles vulnerabilidades. Ayuda a identificar áreas donde los documentos confidenciales o los discos duros corren mayor riesgo de pérdida, robo o alteración. Esta herramienta proporciona un marco práctico para evaluar los protocolos y acciones de seguridad de documentos existentes. Examina factores como los controles de acceso, la formación del personal, los procedimientos de copia de seguridad de datos y el almacenamiento seguro de documentos no deseados antes de su destrucción. Al evaluar todas estas áreas, las empresas pueden identificar cualquier brecha o debilidad en sus medidas de protección de datos y desarrollar estrategias para abordarlas. Conclusión Al conocer los riesgos de protección de datos y tomar medidas para mitigarlos, las empresas y todos sus empleados pueden ayudar a proteger los documentos confidenciales y los discos duros del acceso no autorizado. De esta forma ayudarás a proteger tus datos, tu reputación y tus resultados. En un mundo laboral cada vez más híbrido y cada vez más digital, los riesgos de protección de datos no solo crecen en número, sino también en consecuencias. Proteger los documentos confidenciales y los discos duros del acceso no autorizado es fundamental para proteger su negocio. Al comprender lo que está en juego e implementar las medidas adecuadas, las empresas pueden mitigar las posibles consecuencias de las filtraciones de datos y los incidentes de robo de identidad. La destrucción segura de documentos, la destrucción de discos duros y la educación de los empleados son componentes críticos de una estrategia integral de protección de datos, pero no constituyen una lista definitiva de mitigaciones. Al priorizar la seguridad de los datos, las empresas pueden aumentar su cumplimiento normativo, proteger su reputación, minimizar las pérdidas financieras y mantener la confianza de sus clientes y partes interesadas. En Shred-it, contamos con recursos expertos para ayudarlo a comprender cuáles son los riesgos de protección de datos y cómo mitigarlos; consulte nuestro centro de recursos. También puede navegar por nuestro sitio web para obtener más información sobre nuestros servicios de destrucción de documentos, destrucción de discos duros y reciclaje. O hable con nosotros hoy y descubra cómo podemos ayudarlo a aumentar la protección de sus datos y su organización. 1. IBM Security – Cost of a Data Breach Report 2022 2. IBM Security – Cost of a Data Breach Report 2022 3. IBM Security – Cost of a Data Breach Report 2022