Para organizar adecuadamente los documentos de una oficina, es necesario distinguir claramente los distintos grupos de documentos de archivo, como la correspondencia, los documentos de apoyo informativo y los documentos de archivo propiamente dichos. Los documentos de archivo son conjuntos orgánicos de documentos que responden a la dinámica de la oficina que los produce, son fuentes primarias de información y ejemplares únicos que testimonian la actividad de la organización. Es importante tener en cuenta que los documentos de apoyo informativo habrán de ser eliminados una vez que haya finalizado su función informativa. Una buena organización de los documentos de archivo también implica la separación de los documentos activos de los inactivos, la asignación de un sistema de clasificación y la creación de una guía de referencia para la consulta de los documentos.