El Software de recuperación de datos trabaja tomando ventaja de la forma en que los sistemas operativos manejan la eliminación de datos. Cuando un Sistema Operativo (SO) borra un archivo, no lo remueve inmediatamente del dispositivo de almacenaje. Marca el espacio previamente ocupado por los datos como disponible para uso. Hasta que el espacio sea usado nuevamente y los datos sobrescritos, el software de recuperación puede recuperarlo.