La automatización de procesos se refiere a la ejecución de los procesos de gestión empresarial sin la participación directa de las personas. En este sentido, existen distintos grados de automatización dependiendo de la necesidad de intervención directa o indirecta de los trabajadores. Para ello, es necesario la aplicación de distintas herramientas tecnológicas que conforman una amplia oferta de programas de gestión diseñados para tal fin, y que suponen la base para afrontar un proceso de transformación digital. Automatizar los procesos es un planteamiento muy atractivo porque inducen a pensar en una reducción de costes, ya que no exigen una dedicación intensiva de las personas, pero en realidad existen otros muchos beneficios que pueden ser más beneficiosos según el caso:
Seguridad máxima en la forma de ejecución. Aseguran siempre la ejecución de los procesos de acuerdo con los criterios preestablecidos por la empresa, de forma que no cabe lugar a la discrecionalidad. Esto no implica falta de flexibilidad, ya que el diseño de los procesos puede contemplar un amplio abanico de acciones.
Puede trabajar a cualquier hora del día. La ejecución de los procesos no está limitada directamente por la jornada laboral, sino por el cumplimiento secuencial de sus distintas fases. Esto permite ampliar las posibilidades de interrelación con el mercado fuera del horario laboral.
Alto grado de control y de mejora de los procesos. Son fáciles de controlar, ya que toda la información se encuentra soportada en datos con formato digital, y esto permite realizar distintos análisis para conocer bien el grado de cumplimiento y también para analizar los problemas, de forma que nos facilite mejorar los procesos.
Reducción de errores. Lógicamente, por su propia naturaleza, se reduce la participación directa de las personas y, por tanto, desaparecen los errores originados por el factor humano.
Mejora de la productividad y reducción de costes. Por último, como consecuencia de los beneficios comentados anteriormente, se produce siempre una mejora de la eficiencia y de la eficacia en la ejecución de los procesos, con su consecuente ahorro de costes.