En muchas ocasiones, los documentos que archivan colectivos como abogados, notarios y procuradores, por motivos legales, deben ser almacenados durante mucho más tiempo y conservar las mismas cualidades que cuando fueron creados.
En el caso de documentos o archivos digitales, el formato PDF/A asegura esa perdurabilidad según la norma ISO 19005-1.
Por otro lado, cuando nos referimos a documentos impresos, es la norma ISO 11798 la que normaliza los requisitos que deben cumplir estos documentos. Aquí entran en juego: la impresora o equipo multifunción, el papel y el tóner utilizado; que, en conjunto y avalados por la norma ISO, hacen que los documentos permanezcan intactos después de 100 años.