La PNI no es sólo un conjunto de reuniones, sino un proceso continuo que incluye algunos foros de toma de decisiones formales y calendarizados. También debe adaptarse a la estructura organizativa y a los derechos de decisión. Sin embargo, hay algunos atributos comunes en todo el proceso.
Cada mes, los principales responsables de la toma de decisiones se reúnen para revisar lo que ha cambiado de forma significativa desde el ciclo anterior, cómo afecta a su capacidad para cumplir el plan de negocio y los objetivos estratégicos y, sobre todo, qué hacer al respecto. Estos foros de toma de decisiones se agrupan en torno a las principales áreas de negocio: gestión de productos y carteras, gestión de la demanda (comercial) y gestión de la cadena de suministro. Siempre que es posible, las decisiones se toman en estos foros. Cuando esto no es posible, los problemas y las oportunidades se elevan a través de un proceso llamado Reconciliación Integrada, que reúne y prioriza las decisiones que luego se llevan a la Revisión de la Gestión Empresarial, que es el foro de liderazgo.
Las organizaciones deben contar con la estructura, las personas y los flujos de información adecuados y con el nivel de altura y materialidad adecuados. Las responsabilidades y los derechos de decisión deben estar claros. Las revisiones deben durar entre 2 y 3 horas y centrarse en la toma de decisiones sobre cuestiones y oportunidades importantes, no sólo en el intercambio de información, por lo que la preparación es crucial. Cada actividad y todas las revisiones, junto con sus entradas y salidas, deben realizarse "a tiempo", es decir, según el calendario acordado cada mes. El mapa del proceso aporta eficiencia, el contenido aporta eficacia y la toma de decisiones aporta valor.