Cuando se produce un error de usuario o del software, así como del hardware, las copias de seguridad evitan que haya una pérdida de los datos almacenados. Por lo tanto, su función es la de proteger a los usuarios en caso de pérdidas de información, ya que estas permiten restaurar los datos perdidos. Sin embargo, su contenido se puede modificar en cualquier momento, es decir, la información de estos archivos puede ser manipulada. Por su parte, el almacenamiento de datos implica el resguardo separado de datos con función documental. Por norma general, este archivo se rige por una serie de disposiciones legales que determinan el tiempo y el modo de conservación (sobre todo en lo que respecta al acceso a los datos y la protección ante una posible manipulación). En la rutina empresarial, combinar ambos métodos (copias de seguridad de correo y archivación de datos) es la solución ideal.