En primer lugar deberás especificar las normas de identificación y de autenticación de las personas que tengan acceso a los ficheros de los datos personales. Esta autenticación se debe hacer con contraseñas y deberás incluir el procedimiento para su asignación, distribución y almacenamiento, garantizando la confidencialidad.
Como responsable de los ficheros deberás detallar qué personas son las autorizadas para conceder, alterar o anular los acceso a los datos personales. También indicarás los procedimientos de alta, modificación y baja de esas autorizaciones y la forma de controlar los accesos. mediante un registro.
En relación con los soportes físicos deberás incluir, dónde se encuentran los ficheros que contienen los datos personales, también la forma de identificarlos mediante etiquetado, el lugar dónde se encuentran, las personas que tienen acceso, los movimientos de salidas y entradas de esos ficheros o de sus soportes mediante un registro,etc.
Muy importante son las medidas de seguridad que tomarás cuando se produzca el acceso de los datos de carácter personal a las redes de comunicaciones. Y el procedimiento y personas encargadas de realizar las copias de seguridad y respaldo, así como el proceso de recuperación de los datos en caso de desaparición. Deberás indicar el nombre del responsable de seguridad.