El término "gastos generales" es en realidad un término de varios matices. Los donantes a menudo interpretan la eficiencia y efectividad de una organización en función de los costos de recaudación de fondos y administración. Cualquier porcentaje de gastos generales dentro de organizaciones sin fines de lucro generalmente se compone de dos cosas: contabilidad y asignación. La “asignación" hace referencia a cómo se utiliza un empleado. Por ejemplo, la función de un ejecutivo puede incluir 50 por ciento en trabajo de campo, 25 por ciento en recaudación de fondos y 25 por ciento en administración y gerencia. El porcentaje de tiempo asignado a cada función se conoce como la “huella" (actividad rastreable) de un empleado y también ayuda a determinar la asignación de los fondos para salarios y gastos. Más que a los números, los donantes bien informados a menudo responden en base a la credibilidad de una organización. Si bien hay algunos a quienes solo les importa que el porcentaje de gastos generales sea bajo, también es útil tener en cuenta que los donantes a menudo tienen una mayor expectativa de que los porcentajes de gastos generales sean más bajos en las organizaciones sin fines de lucro que ellos apoyan, que la que los consumidores generalmente tienen por las empresas con fines de lucro.