Toda empresa debe conservar y archivar la documentación contable y laboral pertinente de acuerdo a la ley del país, también la documentación digital y la comunicación que tiene lugar a través de correo electrónico. En España existen diversas disposiciones legales que regulan tanto el tipo de información empresarial que se debe archivar, como el periodo en el que debe conservarse. Asimismo, hay que respetar lo estipulado en la LOPD y el RGPD, las cuales actúan para garantizar la protección de los datos y la privacidad de los consumidores. En el caso de los e-mail y la información digital, recurrir al almacenamiento de datos documental adecuado, garantiza que los datos se guarden respetando los principios de integridad y confidencialidad establecidos en el reglamento europeo. Por ello, las herramientas como el Archivo e-mail representan una oportunidad para cumplir la legislación y mantener toda la documentación digital a salvo.