Los DMS se encargan de gestionar todo el ciclo de vida del documento, desde la creación, el procesamiento y la edición hasta el archivado apto para auditorías y la eliminación una vez terminado el período de conservación correspondiente. Asimismo, los sistemas modernos ofrecen a los usuarios capacidades de automatización adicionales y otras funciones como asignación de tareas, opciones de autorización y aprendizaje automático.