Las funciones multifunción se encuentran en todos los ámbitos y en todas las escalas de costes. Las funciones básicas comienzan con la llave USB y los lectores de tarjetas para imprimir sin necesidad de PC, pasando por las funciones de escáner y copiadora. En el extremo superior, los alimentadores automáticos de documentos (ADF) pueden gestionar 50 copias de una sola vez y producir folletos con impresión a doble cara, grapado y plegado. A menudo, las funciones básicas del ADF se adaptan a la mayoría de las oficinas de tamaño medio.
En el pasado ha habido una marcada diferencia en el coste por página (CPP) entre las láser y las de inyección de tinta, pero en los últimos años las de inyección de tinta han conseguido bajar sus precios para competir. En cualquier caso, es importante evaluar cuidadosamente el CPP de cada dispositivo.
Los fabricantes miden el rendimiento del tóner o del cartucho con una clasificación ISO estándar del sector. Así que puedes evaluar con seguridad el precio total de la sustitución de todos los cartuchos o tóneres dividido por el rendimiento de impresión de todos los modelos potenciales.
También hay que tener en cuenta el volumen total de impresiones que vas a realizar. Los dispositivos suelen indicar un "ciclo de trabajo" mensual máximo y cifras recomendadas. Se trata del número total de impresiones que pueden realizar al mes. Si es posible, evalúe el número de impresiones por empleado de la oficina y asegúrese de que el dispositivo es capaz de satisfacer sus demandas actuales y futuras.
Por último, en el pasado, el color, especialmente en las impresoras láser, era más caro, pero hoy en día no es así. Sin embargo, estos modelos siguen siendo más caros debido a los materiales adicionales necesarios para los tóneres y la fabricación de la impresora. La diferencia sigue siendo lo suficientemente grande como para que, si no necesita color con regularidad, opte por un modelo monocromático, quizá utilizando una impresora de inyección de tinta más barata o incluso imprimiendo fuera de la empresa para las necesidades ocasionales de color.