Se define un Fichero como todo conjunto organizado de datos de carácter personal, cualquiera que fuere la forma o modalidad de su creación, almacenamiento, organización y acceso.
En consecuencia, la empresa será responsable de tantos ficheros como conjuntos estructurados de datos, adscritos a una determinada finalidad legítima utilice. Cada conjunto estructurado de datos aplicado a una finalidad concreta constituye un fichero, con independencia de los datos de carácter personal que se incluyen.
Partiendo de la definición anterior, la libreta de direcciones de Outlook es un fichero que contiene datos de carácter personal, ya que el e-mail es tal si puede identificarse a su titular.
En consecuencia, debe procederse a la inscripción de ficheros en el Registro General de Protección de Datos, sito en la calle Jorge Juan, 6, 28001, Madrid, por correo, fax o Internet.