Para que la experiencia del cliente con la Respuesta de voz interactiva le resulte amigable, no debería haber demasiadas opciones en el menú IVR, ni otros pasos a seguir después de las opciones. No siempre es fácil saber cuáles opciones son esenciales para el menú y cuáles se pueden excluir, así que para facilitar esta tarea, Aircall permite a los usuarios “etiquetar” las llamadas por tema. Una vez que se ha revisado una llamada, los agentes pueden aplicar las etiquetas correspondientes a cada selección de IVR de forma manual. Con el tiempo, la distribución de las etiquetas revelará patrones en la frecuencia y el volumen de las llamadas.
Otra mejora útil de la IVR es que se puede aplicar una función de devolución de llamada al final de las opciones del menú. De esta manera, los clientes pueden aprovechar su tiempo en lugar de quedarse a la espera, lo cual aligera la presión sobre los agentes y evita frustraciones al cliente.
La IVR de su empresa debe estar siempre funcionando y lista para hacer negocios, incluso fuera del típico horario de oficina. Un asistente, incluso si es automático, siempre tiene algo valioso que ofrecer. Las preguntas simples que tienen respuestas concretas, tales como el horario y la ubicación de la tienda, el saldo de una cuenta o la información básica para hacer envíos siempre se pueden manejar de forma automática, sin que tenga que intervenir un agente. Incluso si un cliente no obtiene respuesta a su inquietud cuando consulta la IVR fuera del horario de oficina o los fines de semana, el software puede dirigirlo al buzón de voz (personalizado) del departamento adecuado.