Ko gostincu sporočate svojo vizijo pogostitve, je pomembno, da navedete čim več podrobnosti. Sporočiti morate vrsto dogodka, ki ga organizirate, število gostov in morebitne posebne prehranske zahteve ali omejitve. Poleg tega bi bilo koristno pojasniti splošni ton in temo banketa, da bo lahko ponudnik pripravite ustrezen meni in dekor.
Pomembno je tudi, da se pogovorite o morebitnih proračunskih omejitvah, da lahko gostinski ponudnik ustrezno načrtuje. Navesti morate tudi okvirni časovni razpored, kdaj želite, da se gostinske storitve opravijo, kakšno vrsto storitev zahtevate (npr. samopostrežni ali obloženi obroki) in morebitne druge posebne zahteve.
Na koncu je vedno dobro predložiti fotografije preteklih dogodkov ali navdih za pogostitev, da si bo ponudnik lahko ustvaril predstavo o vrsti dogodka, ki ga želite ustvariti. S tem boste zagotovili, da bodo vaša vizija in pričakovanja jasno razumljena.