Zakonodajalec ni predvidel obligatorne obličnosti akta, s katerim oziroma na kakšen način bi se imenoval zaupnik, pomembno je le, da ga vsak zavezanec ima in da so vse informacije (akt in zaupnik) ustrezno objavljene in dostopne potencialnim prijaviteljem. Na zavezancu je tako, kako bo imenoval zaupnika – z internim aktom, s sklepom, z odločbo ipd.
V praksi priporočamo, da je se zaupnika imenuje s sklepom o imenovanju in je kot takšen priloga notranjega akta, s čimer je enostavneje urejati tudi vsakršne spremembe glede zaupnika.