Obstaja nekaj pravil, ki jih morate upoštevati kot osnovna pravila klepeta. Prvi je vzdrževanje pravilne slovnice in črkovanja. Napake naredijo ekipo za pomoč strankam manj kompetentno v očeh stranke. Drugo pravilo je kar najhitrejši odziv, zato je pomembno, da zastopniki med pogovorom hitro pišejo. Drugo pomembno pravilo je, da ne uporabljate kratic in okrajšav. Uporaba takšnih obrazcev ni profesionalna. Podobno je s pisanjem kratkih odgovorov "da" in "ne". Vedno poskušajte uporabiti popolne stavke. Pripravljeni odgovori podpirajo delo ekipe za pomoč strankam, vendar jih ne pošiljajte nepremišljeno. Agenti morajo vedno prilagoditi odziv. Lepo je, ko stranko nagovorimo po imenu. Stranka potem čuti, da se nanjo obrača servisna ekipa in da ni ena izmed mnogih.