При ведении учета договоров в «1С:Документооборот» необходимо контролировать сроки действия договоров и выполнения договорных обязательств во избежание возникновения проблем с контрагентами. Для этого, прежде всего, обязательно требуется корректно заполнять всю необходимую информацию в карточке документа и вести регистрацию всей сопроводительной документации в программе.
Информация по срокам действия договоров вводится в карточке документа каждого договора в поле «Срок действия» и контролируется путем анализа информации в отчете по договорам «Договоры с истекающим сроком действия».
Также может быть настроена рассылка уведомлений сотруднику, ответственному за работу по договору, о приближении срока окончания действия договора.
Для контроля полноты выполнения обязательств по договорам необходимо регистрировать в программе сопроводительную документацию к договорам, отражающую информацию и свидетельствующую о выполненных работах и обязательствах. Например, это могут быть такие документы, как «Акт выполненных работ», «Акт сдачи-приемки» и другие.
Информация по зарегистрированным сопроводительным документам к договорам содержится в отчете по договорам: «Сопроводительные документы к договору». По этому отчету можно сравнить, например, сумму по договору в целом и сумму по актам к этому договору.
Информация в отчете «Сопроводительные документы к договору» выводится в соответствии со структурой связей договора. Соответственно, необходимо настроить связи между документами, участвующими в договорном делопроизводстве, например, между договором и актом.