Сроки хранения дел устанавливают для обеспечения сохранности ценных документов. Сроки хранения — важное основание для группировки документов в дела, так как документы с постоянным сроком хранения, сроками хранения до 10 лет и свыше 10 лет не могут помещаться в одно дело.
Сроки хранения документов (постоянные или временные) устанавливаются в зависимости от значимости документов. Если в деле содержатся документы временного хранения различной ценности и, следовательно, с разными сроками хранения, срок хранения всего дела устанавливается по наиболее ценной документации, т. е. больший. Например, если в деле находятся документы со сроками хранения 1 год, 3 года и 5 лет, все дело хранится 5 лет. Срок хранения исчисляется с 1 января того года, который следует за годом окончания дела.
У некоторых документов нет конкретных сроков хранения, а хранят их «до минования надобности» (например, документы вышестоящих организаций, присланные для сведения) или «до замены новыми» (положения, инструкции). Тогда в данной графе проставляют именно эти отметки.
Основной информацией при определении сроков хранения дел служат типовые и ведомственные перечни документов с указанием сроков их хранения. Типовые перечни, разрабатываемые архивными учреждениями, устанавливают сроки хранения документации, типичной для большинства учреждений, организаций, предприятий.
Перечни типовых управленческих документов являются нормативными документами, и, значит, сроки хранения документов, закрепленные в них, нарушать нельзя (таким образом, организация не может хранить документы менее установленного срока, хотя увеличить этот срок она вправе).
В программе «1С:Документооборот» поля «Срок хранения» и «Номера статей» заполняются в карточке «Заголовок дела» справочника Номенклатура дел.
Прежде чем выбрать значение из выпадающего списка в поле «Срок хранения», необходимо в поле «Категория» выбрать из списка период времени хранения: «Временное (до 10 лет включительно)», «Временное (свыше 10 лет)» или «Постоянное».
Типовые перечни не могут охватить всю документацию различных отраслей, поэтому на их базе министерства и ведомства разрабатывают ведомственные перечни, включающие наиболее полное систематизированное перечисление документации организаций и предприятий определенных отраслей.
При определении сроков хранения документации, прежде всего, пользуются ведомственным перечнем, а при его отсутствии — типовыми перечнями.