На документах, содержащих информацию ограниченного доступа (коммерческую тайну или какой-либо вид конфиденциальной информации), принято проставлять гриф ограничения доступа к документу.
Законодательством установлены грифы (отметки) ограничения доступа к документам, содержащим коммерческую тайну и служебную тайну. Для документов, содержащих другие виды конфиденциальной информации, гриф ограничения доступа определяется собственником или пользователем информации.
В «1С:Документообороте» гриф доступа — это один из реквизитов карточки документа. В зависимости от грифа доступа, установленного для документа, можно настроить ограничение доступа пользователей к этому документу. Для этого используется настройка прав доступа по видам доступа.
Использование грифов доступа включается функциональной опцией «Грифы доступа»: Настройка и администрирование - Настройка программы - Делопроизводство - Грифы доступа.
Здесь же можно указать гриф доступа, который будет подставляться по умолчанию при создании новой карточки документа: Настройка и администрирование - Настройка программы - Делопроизводство - Гриф по умолчанию.
После включения функциональной опции в интерфейсе становится доступен справочник Грифы доступа: Настройка и администрирование - Грифы доступа.
Справочник Грифы доступа заполняется при внедрении и в дальнейшем, при необходимости, может пополняться ответственным сотрудником, обладающим правами доступа «Ответственный за НСИ» или «Администратор».