Механизм категоризации данных позволяет использовать как общие категории, так и персональные.
Общие категории могут использоваться произвольным количеством пользователей, которые указаны в перечне «Кому доступна» формы категории (допустимо также указание рабочих групп).
Персональные категории используются только пользователем-автором категории.
Для указания того, что категория является персональной необходимо установить флаг «Личная категория» в форме категории. В дереве категорий личные категории выделяются синим цветом.
Для создания персональной категории пользователь должен указать в поле «Входит в категорию» уже существующую свою персональную категорию, тогда флаг «Личная категория» будет отмечен и недоступен для изменения. Либо можно очистить это поле и отметить флаг «Личная категория».
Персональная категория документа или файла не может быть заменена (снята) другим пользователем.