Основное различие формализованных и неформализованных электронных документов заключается в том, что формализованные документы – это электронные документы, строго соответствующие требованиям ФНС, в то время, как неформализованные электронные документы могут быть в любых форматах. Причём юридическую силу имеют оба вида документов, если они были подписаны квалифицированной электронной подписью.
Такое разделение существует, потому что в ФНС используют специальное ПО для обработки, которое работает с электронными документами только определённых форматов. Поэтому, при сдаче отчётности нужно следовать рекомендациям ФНС, иначе электронные документы могут быть не приняты. На сегодняшний день, законодательно установлено, что электронные подлинники документов должны быть в формате .XML, а отсканированные копии – в форматах .JPG, .TIFF, .PDF или .PNG.
Это касается следующих видов документов:
• счета-фактуры
• Универсальный передаточный документ (УПД)
• корректировочные счета-фактуры и УПД
• акты приемки работ
При этом, электронный документооборот между двумя юридическими лицами может быть в такой форме, в какой им будет удобно. Неформализованный электронный документ может быть в любом формате: doc, xlsx, pdf, jpg и др. Самое главное, чтобы такие электронные документы подписывались квалифицированной или неквалифицированной электронной подписью, иначе они не будут иметь юридической силы. Но если юридические лица в своём электронном документообороте решили использовать неквалифицированные электронные подписи, то между ними должно быть заключено соглашение о правилах использования и признания электронных подписей.
Узнать подробнее о 1С-ЭДО