Трудовым законодательством Российской Федерации предусмотрено оформление в бумажном виде документов, требующих ознакомления с ними работника в письменной форме под подпись. Документы, связанные с работой, не требующие личной подписи работника, могут быть переведены в электронный вид.
К таким документам, в частности, относятся регистрационные формы. Исключение составляют регистрационные формы, в которых предусмотрено проставление личной подписи работника кадровой службы после внесения сведений о документе и (или) подписи работника организации при получении документа - например, книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (постановление Минтруда России от 10.10.2003 № 69).
Формы регистрационных книг, журналов, карточек разрабатываются и утверждаются работодателем самостоятельно. Исключение – книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, а также приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, формы которых приложены к Инструкции по заполнению трудовых книжек (постановление Минтруда России от 10.10.2003 № 69).
В настоящее время проводится работа по переводу всех документов, связанных с работой, в электронный вид. В 2017 году создана рабочая группа при Минтруде России по внедрению в законодательство системы электронного кадрового документооборота. В рабочую группу вошли представители федеральных ведомств (Минкомсвязи, Минфина, Минтруда, Роструда, Пенсионного фонда), общероссийских объединений работников и работодателей, а также бизнес-структур, включая Сбербанк, компании МТС, «Северсталь Менеджмент», «Мечел» и другие. С 23 марта по 1 октября 2018 г. проведен первый эксперимент на площадке предприятий, входящих в рабочую группу. Эксперимент регламентирован Приказом Минтруда России № 194 от 26 марта 2018 г. «О проведении эксперимента по переводу в электронную форму документов и сведений о работнике по вопросам трудовых отношений» (основание приказа – поручение Правительства Российской Федерации от 6 февраля 2018 г. N АД-П6-9пр). Итоги эксперимента рассмотрены на заседании Правительства РФ 28 июня 2018 года. По итогам рассмотрения даны соответствующие поручения ряду ведомств.
Минтруд России разработал законопроект «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации (в части формирования и ведения сведений о трудовой деятельности работника в электронном виде)» и сопутствующие проекты законов. После рассмотрения Правительством РФ законопроекта Минтруда и итогов первого эксперимента было принято решение провести ещё один эксперимент по внедрению кадрового электронного документооборота.
Второй эксперимент регламентирован Федеральным законом от 24.04.2020 N 122-ФЗ "О проведении эксперимента по использованию электронных документов, связанных с работой", который вступает в силу 1 июля 2020 года. Эксперимент проводится по 31 марта 2021 года включительно. По окончании эксперимента будут внесены изменения в трудовое законодательство с целью перевода документов, связанных с работой, в электронный вид без дублирования на бумажном носителе.
Технология применения электронных документов в кадровом документообороте предусматривает на выбор:
1) применение собственной информационной системы работодателя;
2) применение федеральной государственной информационной системой Федеральной службы по труду и занятости «Работа в России».
Софья Ульянцева, кандидат исторических наук, эксперт в области управления документацией, автор методик построения документных систем, руководитель направления консалтинга в управлении документами фирмы «1С»