Согласно ГОСТ Р 7.0.8-2013 «СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»:
«документ — зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать»;
«официальный документ — документ, созданный организацией, должностным лицом или гражданином, оформленный в установленном порядке».
В общем случае можно сказать, что если на бумаге есть информация, которая значима для ведения дел организации (бизнеса), то бумага для организации является документом.
Если же на бумаге есть реквизиты, наличие которых обязательно согласно требованиям, установленным российским ГОСТом или условиями межгосударственного соглашения — это официальный документ.
В программе «1С:Документооборот» учет документов ведется в разделе «Файлы», а учет официальных документов (а также проектов документов, которые должны стать официальными) — в разделах «Внутренние документы», «Входящие документы», «Исходящие документы».
Обратите внимание: файлы можно перемещать из папки файлов в карточку документа и обратно.