Система электронного документооборота (СЭД) - это комплекс программных и аппаратных средств, позволяющих создавать, обрабатывать, передавать, хранить и контролировать электронные документы в рамках организации или между разными организациями. СЭД упрощает и автоматизирует процессы работы с документами, обеспечивая эффективное управление информацией и соблюдение необходимых стандартов и регулятивных требований.
Основные функции системы электронного документооборота включают в себя:
Создание и редактирование документов: пользователи могут создавать новые документы или редактировать существующие с помощью специализированных инструментов.
Управление версиями: система автоматически отслеживает изменения в документах, позволяя пользователям сравнивать разные версии и восстанавливать предыдущее состояние документов, если требуется.
Рабочие процессы и утверждения: СЭД может автоматизировать процессы утверждения документов, перенаправляя их между соответствующими участниками и отслеживая их статус.
Поиск и доступ к документам: система обеспечивает быстрый и удобный поиск документов по разным параметрам, а также контролирует доступ к документам с учетом уровней доступа пользователей.
Хранение и архивирование документов: СЭД обеспечивает безопасное хранение документов, а также может автоматизировать процессы архивации документов, что помогает хранить исторические данные и отвечать требованиям хранения информации.
Обмен документами между организациями: система может отправлять и получать электронные документы от других организаций, что способствует сотрудничеству и координации действий между различными структурами.
Электронная цифровая подпись: система позволяет накладывать цифровую подпись на любом этапе работы с документами.
Интеграция с другими системами: системы электронного документооборота могут интегрироваться с различными программами и платформами, используемыми в организации, для обеспечения целостности данных и совместной работы пользователей.