Архиватор — это как чемодан. Без подходящей сумки перевозить вещи не удобно, а иногда и тяжело. А чемодан помогает упаковать вещи компактно. Они тогда меньше места занимают при перевозке. Архиватор тоже создаёт определённые удобства в этом плане. Например, сжимает файлы. А после сжатия файл весит меньше.
Еще архив можно закрыть при помощи пароля. Это помогает передавать конфиденциальные данные и закрывать доступ к платному контенту.