Оба типа хранилища устроены по одним и тем же принципам, но в физическом центре хранения файлы или информация занимают физическое пространство, а ВКД — виртуальное. Физические хранилища использовались в доинтернетную эпоху. На сегодняшний день наиболее экономически эффективным, контролируемым и практичным способом для совместной работы над документами стали виртуальные комнаты данных.