Данные каталогов формируются на основании той информации, которую природопользователи предоставляют в контролирующие организации (Департамент природопользования) в сфере охраны окружающей среды. В данном случае под природопользователями подразумеваются производственные предприятия, индивидуальные предприниматели, юридические лица, деятельность которых связана с образованием отходов или управлением ими.
На основании предоставленной информации формируются также и паспорта опасных отходов. Такую процедуру называют паспортизацией отходов 1-4 классов опасности. Сведения об отходах входят в проект нормативов ПНООРЛ, наличие которого в организации способствует получению соответствующего разрешения (лимитов). Если же отходообразующая компания подобное разрешение не получает, то не может производить с отходами никаких дальнейших действий. Она не может передавать их на транспортировку, переработку, хранение, размещение. В противном случае «Кодексом об административных правонарушениях» накладываются многотысячные штрафы (например, по статье 8.2 данного кодекса штраф для предприятия может составить от 100 до 250 тысяч рублей). Следовательно, передавать данные для формирования ФККО  становится выгодно самим природопользователям.