Каждый файл, который добавлен в «1С:Документооборот», имеет карточку, в которой хранятся реквизиты, связанные с файлом.
Карточка файла — это элемент справочника Файлы. В карточке файла хранится ссылка на сам файл в файловом хранилище. «1С:Документооборот» поддерживает ссылочную целостность данных, не допуская ссылок на объекты, которые удалены из системы. Поэтому удалить файл можно только вместе с его карточкой. А удалить карточку файла можно, только если на нее нет ссылок в других объектах системы.
Пользователь, который не обладает правами доступа на уровне администратора системы, но имеет права на доступ к удалению файла, может установить пометку удаления для карточки файла. После этого файл будет отображаться со специальной пиктограммой. При попытке открыть такой файл для редактирования пользователю будет выдано предупреждение.
При этом файл и карточка из системы не удаляются.
Администратор системы может запустить процесс удаления объектов помеченных на удаление: Настройка и администрирование - Поддержка и обслуживание - Удаление помеченных объектов.
Обработка «Удаление помеченных объектов» контролирует ссылочную целостность и удаляет те объекты, на которые нет ссылок в других объектах системы.
При попытке удаления объекта, на который имеется ссылка, пользователю будет отображено предупреждение и приведен список объектов, ссылающихся на удаляемый объект.
Если система не позволяет удалить карточку файла и нет возможности удалить все ссылки на эту карточку, то можно в разделе Файлы создать специальную папку для файлов, которые не нужны пользователям, но которые невозможно удалить из системы.
Если файл содержится не в папке, а в карточке документа, то его также можно переместить в специальную папку. В карточке файла в поле «Владелец» нужно указать в качестве текущего владельца файла папку, в которую перемещается файл. Для этого нужно обладать правами доступа на уровне администратора системы.