Файл-сервер содержит несколько жестких дисков большого объема, на которых хранится вся информация, необходимая для свободного доступа. После подключения компьютера к файл-серверу, в дополнение к уже имеющимся на нем жестким дискам (к примеру, диску «С»), появляется возможность доступа к дискам сервера, например, «D» и «B».
Данная схема обладает целым рядом очевидных преимуществ. Во-первых, сервер надежно защищен от зависания и сбоя системы, что позволяет обеспечить полную сохранность имеющейся на нем информации. Кроме того, разработаны способы ее восстановления даже в случае необратимой поломки любого из жестких дисков сервера. Эта процедура настолько отработана, что, скорей всего, ее не заметит никто из пользователей сервера.
Во-вторых, доступ к информации, хранящейся на файл-сервере, могут иметь и удаленные компьютеры, связывающиеся с ним по телефонной линии.
В-третьих, информация на сервере надежно защищена от несанкционированного доступа паролем.
В-четвертых, централизованное (а значит и упорядоченное) хранение данных на сервере позволяет облегчить пользователям поиск нужной информации.