Очень часто пользователи — согласующие лица, путают назначения кнопок «Согласовано с замечаниями» и «Согласовано».
Кнопку «Согласовано» согласующее лицо нажимает в случае, если у него нет никаких замечаний к документу.
Кнопку «Согласовано с замечаниями» необходимо нажать в случае, если у согласующего лица есть незначительные замечания, которые не повлияют на содержание документа и не потребуют внесения изменений в текст документа, но которые должен учесть автор документа (например, при подготовке документов подобного содержания) или следующие согласующие. Такие замечания согласующее лицо обязательно должно ввести в поле «Комментарий» процесса «Согласование».
Если высказаны замечания, которые требуют внесения изменений в текст документа и отправки на повторный цикл согласования, то согласующее лицо должно нажимать кнопку «Не согласовано», а в поле «Комментарий» пояснить, какие изменения необходимо внести автору в документ.
Тогда для документа будет установлено состояние «Не согласовано», а для автора документ будет доступен для изменения. Автор внесет исправления в проект документа и отправит на повторный цикл согласования.