Всё зависит от конкретного типа вашего письма. Например, сообщения с информацией о повышении работника следует рассылать вскоре после официального объявления о соответствующем событии. Сообщения с приветствием новых сотрудников и приглашения на собрания следует направлять, по крайней мере, за неделю до предстоящего события — выхода на работу нового сотрудника или проведения собрания. Сообщения с информацией о вакансиях желательно рассылать раньше — за несколько месяцев до даты предполагаемого закрытия вакансии и за несколько недель до того, как соответствующая вакансия будет размещена на сторонних ресурсах вне компании.