Para montar a matriz Nine Box, você começa estruturando três linhas e três colunas paralelas, formando ao todo nove quadrantes. No eixo vertical, chamado de Y, é definido o potencial de cada membro da equipe. Ele deve conter três quadros, com as palavras: “Alto”, “Médio” e “Baixo”. Já o eixo horizontal, chamado de X, vai indicar o desempenho, também em três quadrados, que devem conter os termos referentes ao grau de desempenho do colaborador: “Abaixo”, “Esperado” e “Acima do Esperado”.
Com o quadro montado, cada membro da equipe pode ser avaliado e seu nome deve ser anotado no box que melhor define seu desempenho e potencial. O cruzamento dessas linhas e colunas apontam as competências de cada membro do time, com nove possibilidades de enquadramento.