A documentação não pode ser consultada nas seguintes situações:
Documentação em mau estado de conservação, assinalada na descrição ou com bola vermelha – indicam espécies em mau estado de conservação que estão fora de consulta;
Documentação em expurgo ou em processo de incorporação;
Disponibilidade de suporte alternativo (documentos digitalizados ou microfilmados) assinalada na descrição ou com bola azul;
Espécies de acesso restrito por imposição legal ou contratual.