Tworzenie kopii zapasowych i synchronizacja plików są podobnymi działaniami, ale mają różne cele.
Tworzenie kopii zapasowej plików z komputera lub dysku zewnętrznego w Dropbox polega na utworzeniu ich bezpiecznej kopii na wypadek awarii. Kopie zapasowe plików nie są przeznaczone do udostępniania. Zmiany wprowadzone w plikach, których kopię zapasową utworzono w Dropbox, nie zostaną zaktualizowane na komputerze ani dysku twardym.
Synchronizacja plików z Dropbox sprawia, że pliki te są dostępne do edycji i udostępniania gdziekolwiek i kiedykolwiek korzystasz z Dropbox – na urządzeniu mobilnym w podróży, w biurze lub zdalnie na osobistym laptopie. Za każdym razem, gdy dokonasz zmiany w zsynchronizowanym pliku, zmiany te zostaną zsynchronizowane wszędzie w Dropbox.