Najczęściej placówki mają wewnętrzne formularze zgłoszeniowe, w których wskazuje się osoby upoważnione do odbioru dziecka. Ważne jest, aby formularz zawierał dane osoby upoważnionej, numer dowodu osobistego lub numer PESEL, które pracownik placówki będzie mógł porównać z przedstawionym dokumentem. Tylko na tej podstawie może przekazać dziecko pod opiekę innej osobie. Jeśli placówka w Częstochowie nie ma własnych formularzy, można wykorzystać poniższy druk, zaznaczając na przykład cały rok szkolny w zakresie dat obowiązywania upoważnienia.