Podstawowym kryterium powstania obowiązku dokonywania miesięcznych wpłat na PFRON jest wielkość zatrudnienia w firmie. Obowiązek wpłaty mają firmy, których zatrudnienie w przeliczeniu na etaty przekroczyło 25 osób, którzy nie zatrudniają pracowników niepełnosprawnych lub poziom zatrudnienia osób niepełnosprawnych w przeliczeniu na etaty w stosunku do całości zatrudnienia jest niższy niż 6%.
W przypadku publicznej lub niepublicznej uczelni, szkoły, przedszkola, innej formy wychowania przedszkolnego, placówki opiekuńczo-wychowawczej, regionalnej placówki opiekuńczo-terapeutycznej , interwencyjnego ośrodka preadopcyjnego, placówki resocjalizacyjnej, żłobka i klubu dziecięcego obowiązek wpłaty dotyczy podmiotów, których wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych jest niższy niż 2% w stosunku do całości zatrudnienia.