System kadrowy to narzędzie do obsługi wielu złożonych procesów, związanych z pracownikami firmy. Do najważniejszych funkcji, które powinno posiadać oprogramowanie, należą:
kartoteka pracowników: system kadrowy musi umożliwiać szczegółową ewidencję każdego pracowników. Kartoteka pozwala na rejestrację różnego rodzaju umów oraz przechowuje historię zatrudnienia pracowników, zawierają dane podatkowe i ubezpieczeniowe,
kartoteka osobowa: ten rodzaj kartotek przechowuje podstawowe dane personalne pracowników (imię, nazwisko, PESEL, NIP, nr dowodu osobistego, czy informacje o wykształceniu). Ponadto z kartotekami osobno powiązane są m.in. dane o adresach, czy numerach rachunków bankowych,
rozliczenia czasu pracy i nieobecności,
kartoteka nieobecności: rejestrująca absencje pracowników. Rodzaj nieobecności może być dowolnie definiowany. Dane z tej kartoteki wykorzystywane są m.in. do wypłaty wynagrodzeń,
wnioski urlopowe – oprogramowanie kadrowe pozwala na zaawansowane zarządzanie urlopami wszystkich pracowników. Osoba, która ubiega się o urlop składa wniosek urlopowy, który następnie trafia do akceptacji przez przełożonego, by w końcu zostać przeniesionym do osobnej kartoteki planów urlopowych.