Baza eksploatacyjna musi być przede wszystkim rzeczywistym miejscem gdzie możliwy jest swobodny wjazd i wyjazd pojazdu. Nie można więc zgłosić jako bazy mieszkania czy lokalu. Baza musi być miejscem przystosowanym do prowadzenia działalności transportowej, w którego skład wchodzi co najmniej jeden z elementów: miejsce postojowe, miejsce załadunku, rozładunku lub łączenia ładunków, miejsce konserwacji lub naprawy pojazdów. Należy pamiętać o tytule prawnym do dysponowania takim miejscem parkingowym. Może to być np. umowa najmu nieruchomości pod bazę eksploatacyjną.