Odpowiedź na reklamację / odrzucenie reklamacji powinno być w formie pisemnej, przesłane w takiej samej formie, którą wybrał Konsument. Takie pismo powinno zawierać:
1. Miejscowość oraz datę sporządzenia pisma,
2. Dane firmy,
3. Dane adresata,
4. Odpowiedni tytuł pisma “Odpowiedź na reklamację”,
5. Ustosunkowanie się do przesłanej reklamacji,
6. Uzasadnienie,
7. Propozycja możliwego działania - jeśli możliwe,
8. Własnoręczny podpis,