Jeżeli towar zostaje wysłany nabywcy na wymianę, wówczas można jedynie zastosować sporządzenie protokołu uszkodzenia towaru z informacją, że wysłano nowy produkt klientowi. Natomiast nie ma potrzeby wystawiania faktury korygującej oraz nowej faktury sprzedaży. Protokół uszkodzenia towaru należy sporządzić na podstawie otrzymanej reklamacji. W dokumencie tym powinien Pan podać wartość towaru według ceny nabycia wynikającej z dowodu zakupu. Wówczas protokół będzie podstawą do przeksięgowania kosztu z kosztów nabycia towarów na pozostałe wydatki. Wartość uszkodzonych towarów należy wyksięgować z kolumny 10. - “Zakup towarów handlowych i materiałów podstawowych” zapisując łączną kwotę straty ze znakiem “minus”, a następnie tę samą wartość, już ze znakiem dodatnim ująć w kolumnie 13. - “Pozostałe wydatki”. Podstawą księgowania jest protokół, więc zdarzenie ujmuje się pod datą jego sporządzenia, a jako numer dowodu podaje się właśnie numer protokołu uszkodzenia towaru.