Sam początek maila wygląda tak, jak w większości wiadomości pisanych do osób, których nie znamy. Rozpoczynamy go zatem zwrotem grzecznościowym. Zazwyczaj nie wiemy, kto siedzi po drugiej stronie ekranu, stąd też najbezpieczniej jest napisać “Szanowni Państwo”. Dopiero w późniejszej konwersacji, gdy uzyskamy odpowiedź na naszego maila, będziemy mogli zastosować zwrot “Szanowny Panie” albo “Szanowna Pani” - o ile osoba poda swoje imię i nazwisko w podpisie i nie będzie w dalszym ciągu pisała w imieniu firmy.