Przepisy prawa nie określają ściśle jakie informacje muszą zostać zawarte w dowodzie dostawy, istnieje jednak szereg informacji bez których nie może on funkcjonować. Wystawiając dokument należy pamiętać, że ma on być prosty, czytelny i nie zawierać zbędnych treści. Jedną z podstawowych informacji jest data oraz miejscowość w której dokument ten jest wystawiany. Wspomniany już wcześniej numer kolejny dokumentu, umożliwia on zaksięgowanie dokumentu oraz połączenie z fakturą, wystawianą w późniejszym terminie. Dowód dostawy koniecznie musi zawierać dane zarówno dostawcy towaru, jak i jego odbiorcy z wyszczególnieniem imienia, nazwiska bądź nazwy, adresów, a także numerów NIP oraz REGON. Przy wystawianiu dokumentu należy zawrzeć informacje o towarze lub usłudze, a więc ilość, jednostka miary, cena jednostkowa netto oraz wartość. Nie można pominąć sumy, która jest równocześnie należnością za wszystkie dostarczone towary bądź wykonane usługi. Już jako ostatni element należy zawrzeć czytelny podpis zarówno dostawcy, jak i odbiorcy.
Uwaga! Nie wystarczy parafka, podpis musi być czytelny.
Dowód dostawy zawsze powinien być wystawiony w dwóch egzemplarzach (oryginał oraz kopia). Oryginał zostaje u odbiorcy, a kopia dokumentu powraca do dostawcy towarów lub usług.