Najczęściej taka sytuacja ma miejsce, gdy właściciel samochodu nie dopełnił formalności, czyli np. nie złożył kompletnego wniosku wraz z załącznikami. Przykładem może być brak upoważnienia od jednego ze współwłaścicieli dla osoby, która składa wniosek – wówczas wystarczy raz jeszcze skompletować dokumenty. Odmowna decyzja administracyjna jest też wydawana, gdy auto okaże się kradzione.