Czasem w potocznym języku określeń „administrator” i „zarządca” używa się wymiennie. Administrowanie nieruchomościami obejmuje jednak węższy zakres działań, np. dokonywanie niezbędnych napraw i konserwacji, sprzątanie obiektu, pobieranie opłat czynszowych i prowadzenie korespondencji. Dużo więcej odpowiedzialności spoczywa na zarządcy nieruchomości, który zgodnie z brzmieniem art. 184a. ustawy o gospodarce nieruchomościami prowadzi działalność gospodarczą dotyczącą zarządzania budynkiem i w ramach wykonywanego zawodu odpłatnie zapewnia kompleksową opiekę nad powierzonym mu przez właściciela czy wspólnotę obiektem. Zarządca może zlecić realizację części swoich obowiązków administratorowi.