Upoważnienie do odbioru dokumentacji medycznej powinno zostać sporządzone w formie pisemnej - jest to szczególnie ważne, ponieważ mocodawca powinien dokładnie określić zakres czynności, do których upoważnia wybraną przez siebie osobę. Dokument musi zawierać odręczny podpis upoważniającego. Upoważnienia może udzielić zarówno osoba fizyczna, jak i prawna. W każdym momencie upoważniający może wypowiedzieć pełnomocnictwo.