Zgodnie z § 5 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej pracodawca przechowujący akta osobowe w formie papierowej gromadzi kopie lub odpisy dokumentów, które dostarczyła osoba ubiegająca się o zatrudnienie lub osoba zatrudniona. Co ważne, kopie i odpisy muszą być poświadczone przez pracodawcę lub osobę przez niego upoważnioną. Tak potwierdza się zgodność kopii lub odpisu z oryginałem.