Pokoje VDR są lepsze niż foldery udostępnione, kiedy duże znaczenie mają bezpieczeństwo i prywatność. Pokoje VDR są najlepszą opcją w przypadku przechowywania poufnych plików i regularnego uzyskiwania do nich dostępu przez wybraną grupę osób. Wirtualne pokoje danych są też lepsze, kiedy ważne są funkcje takie jak uprawnienia, analiza i współpraca, ponieważ aplikacje do udostępniania plików zazwyczaj nie oferują takich możliwości.