Do projektu można zapisać się poprzez wypełnienie formularzy znajdujących się na stronie internetowej Politechnicznej Sieci VIA CARPATIA www.viacarpatia.pro/formularze-dokumenty/. Formularze są również dostępne w biurach Politechnicznej Sieci VIA CARPATIA. Aby dołączyć do projektu, należy wypełnić formularz zgłoszeniowy i złożyć niezbędne dokumenty w Biurze Projektu. Po wypełnieniu i złożeniu wszystkich dokumentów, aplikacja zostanie przeanalizowana przez personel projektu. Pozytywna decyzja oznacza, że uczestnik może być częścią projektu. Przygotowane materiały służą do oceny aplikacji i dokładnego określenia, czy uczestnik spełnia wymagania projektu. Po otrzymaniu pozytywnej decyzji uczestnik otrzymuje informacje na temat dalszych postępów.