Każde pismo charakteryzuje się innymi informacjami do przekazania, a w związku z tym każde będzie wyglądać inaczej. Istnieje jednak kilka uniwersalnych wskazówek, do których należy się zastosować podczas pisania. Przede wszystkim prośba, podanie i wniosek powinny mieć stały układ elementów składających się na cały dokument. Ponadto powinny być napisane prostym i zrozumiałym językiem. Należy podkreślić, iż nie ma tutaj miejsca na żadne kolokwializmy i zawieranie wypowiedzi emocjonalnych.