Zwrotem kosztów nie są objęte nieuzasadnione wydatki, które poniósł pracownik podczas podróży służbowej. Pracodawca zwraca wyłącznie koszty bezpośrednio związane z powierzonymi pracownikowi obowiązkami, realizowanymi poza miejscowością, w której znajduje się siedziba firmy. Najczęściej trudno jednoznacznie określić, które inne niezbędne wydatki faktycznie się do nich zaliczają. Bezpośrednio decyduje o tym pracodawca.