Numer trackingowy jest specjalnym identyfikatorem, który jest przyswajany każdej oddzielnej przesyłce pocztowej. Firma pocztowa rejestruje informacje o paczce w jednym systemie elektronicznym na każdym etapie dostawy. Klient, oczekujący na paczkę ma dostęp do tego systemu poprzez numer swojej przesyłki. Każdy numer jest unikatowy, a więc pozwala łatwo odnaleźć wszystkie zarejestrowane w systemie elektronicznym informacje o przesyłce.