Gdy przewóz towaru został zlecony przewoźnikowi, podatnik powinien posiadać dokumenty jednoznacznie potwierdzające dostarczenie towaru do miejsca jego przeznaczenia na terytorium państwa innego niż Polska, będącego członkiem UE, oraz specyfikację poszczególnych sztuk ładunku. Natomiast w przypadku kiedy przewozu towaru dokonał nabywca lub dostawca własnym środkiem transportu, podatnik musi posiadać dokumenty potwierdzające: dane identyfikacyjne zarówno dostawcy jak i odbiorcy oraz adres, pod który dokonano dostawy, określenie towaru i jego ilości, przyjęcie towaru przez nabywcę, dane identyfikujące środek transportu, specyfikację poszczególnych sztuk ładunku. Dokumenty o charakterze uzupełniającym to: korespondencja handlowa z nabywcą, w tym jego zamówienie, dokumenty dotyczące ubezpieczenia, dokumenty potwierdzające zapłatę za towar, dowód potwierdzający przyjęcie przez nabywcę towaru na terytorium innego państwa członkowskiego niż Polska.