Dane z systemami zewnętrznymi mogą synchronizować się automatycznie lub na żądanie użytkownika. Większość obszarów wymiany z systemami kadrowo płacowymi, w obie strony, odbywa się raz na dobę tzn. nowe zatrudnienia, aneksy, zarejestrowane absencje, zmienione limity urlopowe będą widoczne w IWQ na następny dzień, analogicznie grafiki zaplanowane w IWQ, zaakceptowane wnioski urlopowe itp. będą widoczne w systemie kadrowo-płacowym następnego dnia. W przypadku pilnej potrzeby pobrania danych z systemu kadrowo-płacowego do IWQ uprawniony użytkownik może proces uruchomić ręcznie.
Dodatkowo godziny wynikające z rozliczenia czasu pracy są eksportowane do systemu kadrowo-płacowego 1-2 razy w miesiącu w zależności od terminu i sposobu wypłacania wynagrodzeń.