Funkcją, która pozwala wprowadzać do systemu własne szablony dokumentów jest Konfiguracja pism (menu Konfiguracja systemu – opcja dostępna dla użytkownika kierownik grupy). System pozwala na dodanie szablonu do już istniejącego pisma, jak również dodanie całkowicie nowego pisma z szablonami.
Konfiguracja pism składa się z dwóch tabel:
– tabela pism (lewa część otwartego okna)
– tabela szablonów do pism (prawa część otwartego okna)
Dodanie nowego pisma
Czynność tą wykonujemy przy użyciu przycisku Dodaj nowe pismo (żółty plus obok przycisku Zaawansowane) W nowo otwartym oknie Dodaj nowe pismo wprowadzamy nazwę pisma i wybieram jedną z pozycji, która zaszereguje nam pismo do jednej z grup. W oknie znajduje się szczegółowy opis charakteryzujący miejsce wywołania danego pisma.
Dodanie nowego szablonu
Szablon należy „podpiąć” pod istniejące pismo. W tym celu w tabeli pism wyszukujemy odpowiednie pismo następnie w tabeli szablonu dodajemy szablon używając przycisk Dodaj nowy szablon (żółty plus po prawej stronie głównego okna). Po dodaniu szablonu uzupełniamy jego nazwę a następnie wykorzystując przycisk Edycja otwieramy pusty dokument Word.
W otwarty dokument wstawiamy treść jaka ma być wykorzystana w szablonie i przy użyciu panelu funkcyjnego ProPublico zapisujemy szablon do bazy – przycisk Zapisz zamknij.
Wykonanie nowego szablonu na podstawie już istniejącego wykonujemy używając przycisku Utwórz kopię. Następnie wybieramy przycisk Edycja i wprowadzamy do szablonu odpowiednie poprawki. Podobnie jak poprzednio wprowadzone poprawki zapisujemy wybierając przycisk Zapisz zamknij. Aby szablon pobierał informacje z programu konieczne jest wstawienie do niego pól (tzw. viewerów). Viewery można pobierać z innych istniejących pism.