Co do zasady, zaświadczenie o zatrudnieniu i wynagrodzeniu powinno być wystawione przez osobę uprawnioną do wystawiania tego typu dokumentów. Musi być to zatem bezpośrednio pracodawca lub osoba upoważniona przez pracodawcę jak np. dyrektor, księgowy, kierownik działu itd. Osoba ta powinna wykazywać się umiejętnością sporządzania takich zaświadczeń i dostępem do informacji dotyczących dotychczasowych odcinków z wypłaty pracownika.