Warto zdobyć jak najwięcej informacji na temat klienta, zanim zaczniesz pisać odpowiedź. Jeśli klient jest formalny, zachowaj odpowiedni ton i język. Jeśli rozmowa jest bardziej nieformalna, tak samo dostosuj swoją odpowiedź. Zawsze staraj się dostosować do potrzeb klienta, aby stworzyć pozytywne doświadczenie.