Używanie samochodu zastępczego odbywa się na zasadach najmu krótkoterminowego. Konieczne jest w pierwszej kolejności wprowadzenie pojazdu do systemu: EWIDENCJE » POJAZDY klikając na DODAJ POJAZD i uzupełniając odpowiednie pola w oknie, które się pojawi. Następnie w polu FORMA WŁASNOŚCI należy wybrać: LEASING OPERACYJNY I NAJEM. Jako sposób używania zwykle wybieramy PRYWATNIE I W DZIAŁALNOŚCI jeśli pojazdu zastępczego nie zgłaszamy na VAT-26 w urzędzie skarbowym do 100% odliczenia.
Fakturę za wynajem samochodu zastępczego księguje się jako: WYDATKI » KSIĘGOWANIE » ZAKSIĘGOWANE » DODAJ » FAKTURA VAT/FAKTURA (BEZ VAT) » LEASING LUB DZIERŻAWA SAMOCHODU.
Koszty eksploatacji samochodu zastępczego księguje się jako: WYDATKI » KSIĘGOWANIE » DODAJ » FAKTURA VAT/FAKTURA (BEZ VAT). Jako rodzaj wydatku należy wybrać ZAKUP PALIWA DO POJAZDU oraz w polu POJAZD odpowiedni numer rejestracyjny samochodu, którego dotyczy poniesiony wydatek.