Eventy na świeżym powietrzu wymagają innego przygotowania niż tradycyjne wydarzenia w salach konferencyjnych. Przede wszystkim należy wziąć pod uwagę warunki atmosferyczne oraz porę roku. W Polsce pogoda jest zmienna i powinieneś przygotować się na ewentualną okoliczność deszczu, prażącego słońca lub chociażby komarów w okresie wiosenno-letnim. Najlepiej skonsultować się z zarządcą danej nieruchomości i wykorzystać doświadczenie przedstawiciela obiektu.