Najważniejszym elementem jest poinformowanie kontrahentów o planowanych zmianach z odpowiednio dużym wyprzedzeniem. Wielu klientów decyduje się na przesłanie pierwszych informacji do dostawców i przewoźników, a także dystrybucję wśród kierowców ulotek o planowanym wdrożeniu systemu, gdy tylko zostaje podjęta decyzja o wdrożeniu. Często na tym etapie nie jest jeszcze podawana ostateczna data wprowadzenia planowanych zmian.
Warto informować kontrahentów o tym, że:
wdrożenie systemu YMS nie nakłada na nich dodatkowych obowiązków, zmienia jedynie formę dostarczania informacji, które i tak musieli do tej pory przekazywać;
wdrażane rozwiązanie ma na celu usprawnienie obsługi pojazdów na terenie zakładu, co będzie istotną korzyścią wszystkich zainteresowanych stron;
uruchomienie systemu YMS nie powoduje ponoszenia żadnych kosztów przez przewoźników i dostawców, jeżeli wystarczające są dla nich usługi i funkcjonalności zawarte w pakiecie podstawowym.
Zalecamy zaangażowanie wybranych kontrahentów we wspólne testy. Umożliwi to zebranie uwag od tej bardzo ważnej grupy użytkowników. Dodatkowo pozytywna opinia firm zaangażowanych w testy jest istotnym głosem, ułatwiającym akceptację wdrożenia przez pozostałych przewoźników i dostawców.
Przed wdrożeniem zapewniamy szkolenia dla kontrahentów zewnętrznych. Często są one prowadzone w formie zdalnej. Warto zachęcić jak najszerszą grupę firm do udziału w szkoleniach, aby mogli na własne oczy zobaczyć, jak prosty w obsłudze jest wdrażany system.