Lista wspólników i księga udziałów, mimo że są podobne w swej zawartości, są dwoma odrębnymi dokumentami. Księga udziałów jest dokumentem wewnętrznym spółki z o.o. Każdy ze wspólników może ją przeglądać, a do jej prowadzenia zobowiązany jest zarząd spółki. Księga udziałów powinna zawierać: imię i nazwisko albo firmę (nazwę) i siedzibę każdego ze wspólników, adres każdego ze wspólników, liczbę i wartość nominalną udziałów każdego ze wspólników, wzmiankę o ustanowieniu ewentualnego zastawu lub użytkowaniu udziału, wszystkie zmiany dotyczące wspólników, np. zmiana adresu, zmiana nazwiska, zmiana liczby udziałów. Na podstawie księgi udziałów tworzona jest lista wspólników. Powinna być ona przedstawiana w KRS przy rejestracji spółki oraz po każdorazowej zmianie wspólników, podpisana przez wszystkich członków zarządu oraz zawierać: imię i nazwisko (lub firmę) każdego ze wspólników, liczbę i wartość nominalną udziałów każdego ze wspólników, wzmiankę o ustanowieniu ewentualnego zastawu lub użytkowaniu udziału. Polecamy: JPK V7M i JPK V7K, czyli comiesięczny obowiązek składania pliku JPK zamiast deklaracji VAT