Kodeks pracy nie podaje precyzyjnej odpowiedzi. Według art. 163 § 2 plan urlopów podaje się do wiadomości pracowników zgodnie ze sposobem przyjętym w danej firmie, przy czym warto przekazać każdemu pracownikowi indywidualny plan, np. e-mailem, chociaż nie jest to obowiązkowe. Wystarczy np. udostępnić wspólny kalendarz urlopowy online.