Oprócz listy kontrolnej uczestników warto mieć pod ręką inne istotne dokumenty i materiały. Mogą one obejmować harmonogramy wydarzeń, programy, dane kontaktowe w sytuacjach awaryjnych, wytyczne dotyczące zdrowia i bezpieczeństwa oraz wszelkie niezbędne formularze i dokumenty zgody. Łatwy dostęp do tych materiałów może zapewnić płynną koordynację i zapewnić uczestnikom niezbędne informacje.