Przygotowanie celu i agendy spotkania pozwala uniknąć nieokreślonych i niekończących się dyskusji. Określenie celu pozwala skoncentrować się na konkretnych zadaniach, a agenda umożliwia zaplanowanie czasu i priorytetów. To ważne elementy, które przyczyniają się do efektywności spotkań projektowych.