Aby wyjazd można było nazwać podróżą służbową, na zlecenie pracodawcy pracownik przede wszystkim musi opuścić miejscowość, w której znajduje się siedziba firmy lub jego miejsce pracy (określone w umowie o pracę). Dodatkowo należy pamiętać, że podróż służbowa pracownika wiąże się z koniecznością odpowiedniego udokumentowania poniesionych kosztów. W związku z oddelegowaniem pracownika w podróż służbową powinno zostać wystawione polecenie wyjazdu, a sam wyjazd powinien być ściśle związany z obowiązkami służbowymi danego pracownika. Z tytułu odbytej podróży służbowej pracownikowi przysługuje wypłata diet oraz zwrot poniesionych kosztów: za przejazdy; za noclegi; za korzystanie z komunikacji miejscowej; innych udokumentowanych wydatków niezbędnych do wykonania polecenia służbowego. Co do zasady pracownik ma obowiązek rozliczyć się z wydatków poniesionych podczas podróży służbowej w terminie 14 dni od dnia jej zakończenia. W przypadku podróży służbowej odbytej na przełomie roku co do zasady związane z nią koszty należy rozliczyć w roku podatkowym, którego dotyczą - zgodnie z zasadą memoriału. Jeśli zatem Pani pracownik odbył podróż służbową w grudniu 2015 r., wówczas rozliczenia kosztów należy dokonać również w grudniu 2015 r. - bez względu na to, czy pracownik rozliczy się z podróży służbowej jeszcze w grudniu, czy dopiero w styczniu roku kolejnego. Wydatki związane z takim wyjazdem należy zaksięgować na podstawie dowodu wewnętrznego, który powinien zawierać: przedmiot operacji gospodarczej; wysokość wydatków; datę; podpisy osób, które bezpośrednio dokonały wydatków; dodatkowo dowody wewnętrzne dotyczące rozliczenia kosztów podróży służbowych pracowników oraz wartości diet.