Podatnik ma prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego w okresie, w którym powstał obowiązek podatkowy u sprzedawcy pod warunkiem, że otrzymał on fakturę. Od stycznia 2014 roku, aby mieć prawo do odliczenia VAT-u, należy posiadać fakturę i wiedzieć, że u jej wystawcy powstał już obowiązek podatkowy. W przypadku usług telekomunikacyjnych i mediów obowiązek powstaje właśnie w momencie wystawienia faktury. Podatnik, który otrzymał ją od sprzedawcy, może być zatem pewien, że obowiązek podatkowy powstał. Jednakże jeśli u dostawcy powstanie obowiązek podatkowy mimo niewystawionej faktury – ponieważ minął termin płatności za usługę – odbiorca nie będzie mógł odliczyć podatku VAT. Prawo do odliczenia powstanie wówczas dopiero w momencie otrzymania faktury. Wśród tych usług, które odpowiadają powyższym regułom, można wyszczególnić takie czynności jak: dostawę energii elektrycznej, cieplnej, chłodniczej oraz gazu, usługi telekomunikacyjne i radiokomunikacyjne (telefon, internet itp.), usługi związane z uzdatnianiem i dostarczaniem wody, usługi związane z odprowadzaniem i oczyszczaniem ścieków, usługi związane z odpadami, usługi zamiatania śmieci i usuwania śniegu oraz pozostałe usługi sanitarne. Wprowadzając wydatek, należy skorzystać z poniższego schematu: WYDATKI » KSIĘGOWANIE » DODAJ » FAKTURA VAT jako rodzaj wydatku: KOSZTY MEDIÓW I USŁUG TELEKOMUNIKACYJNYCH. W systemie, przy wprowadzaniu wydatków za media, należy pamiętać o prawidłowym uzupełnieniu pól związanych z datą wystawienia - pod tą datą wydatek trafia do KPiR oraz datą odbioru - pod tą trafia do rejestru VAT.