Wezwanie do zapłaty oraz upomnienie to dwa dokumenty używane w procesie windykacji, ale mają różny charakter i spełniają różne funkcje. Wezwanie do zapłaty jest bardziej formalnym dokumentem i często stanowi ostatnią próbę polubownego uregulowania zobowiązania przez dłużnika przed wszczęciem postępowania sądowego. Zawiera dokładne informacje o charakterze długu: wysokości zobowiązania, numerze faktury, terminie płatności, a także o możliwych konsekwencjach, takich jak naliczenie odsetek za zwłokę czy wszczęcie postępowania sądowego. Wezwanie do zapłaty jest jednoznacznym sygnałem dla dłużnika, że wierzyciel traktuje sprawę poważnie. Upomnienie natomiast jest lżejszą formą przypomnienia o zaległej płatności i często stanowi pierwszy krok w procesie windykacji. Jest mniej formalne w tonie i ma na celu delikatne przypomnienie dłużnikowi o konieczności uregulowania zobowiązania. Może być wysłane jako wiadomość e-mailowa, SMS lub list. Często upomnienie daje dłużnikowi dodatkowy, krótki czas na spłatę długu, zanim zostaną podjęte bardziej zdecydowane kroki. Warto również wspomnieć o upomnieniach wysyłanych przez różnego rodzaju urzędy (np. skarbowe). Takie upomnienia dotyczą zazwyczaj zaległości podatkowych i są formą oficjalnego przypomnienia od państwa o konieczności uregulowania zobowiązań. Upomnienie z urzędu skarbowego ma charakter bardziej formalny i zwykle informuje o konkretnych konsekwencjach (np. naliczenie odsetek) w przypadku dalszego nieuregulowania zobowiązania podatkowego.