Oficjalnego maila piszemy, gdy między nadawcą a odbiorcą wiadomości nie zachodzą prywatne relacje oraz gdy istnieje różnica w statusie. Oficjalne maile to na przykład:  mail do profesora, wykładowcy, mail do nauczyciela; mail do rekrutera/firmy, gdzie staramy się o pracę; mail do szefa i współpracowników; mail do urzędu/instytucji.