Aby uzyskać dostęp do pokoju VDR, wymagane jest oprogramowanie do przechowywania danych, takie jak Dropbox, co oznacza, że takie pokoje mają najnowocześniejsze zabezpieczenia. Aby jeszcze zwiększyć poziom zabezpieczeń, można także zastosować dodatkowe uprawnienia, ustawienia dostępu oraz certyfikaty. Umożliwia to ochronę danych nawet w przypadku złożonych wymagań dotyczących tego, kto może wyświetlać i otwierać pliki. Korzystanie z pokoi VDR jest znacznie bezpieczniejsze niż korzystanie z poczty e-mail, przechowywanie plików na komputerze czy w folderach udostępnionych.