Grafik pracy powinien być prosty i intuicyjny w obsłudze dla pracowników. Ważne jest, aby był on dostępny online, co ułatwi dostęp do niego z każdego miejsca z dostępem do internetu. Dobre narzędzie powinno oferować możliwość łatwej zmiany grafiku pracy, korzystając z intuicyjnego interfejsu, oraz automatyczne informowanie pracowników o zmianach za pomocą powiadomień. To zapewnia pełną kontrolę nad harmonogramem i ułatwia zarządzanie czasem pracy czy układanie zasad dla nadgodzin.