Kluczowym jest wybór odpowiedniego miejsca, które będzie dostosowane do potrzeb i oczekiwań uczestników. Ważnym elementem jest także precyzyjne zaplanowanie samego wydarzenia, w tym ustalenie agendy, wybór prelegentów, zorganizowanie kateringu, a także zadbanie o sprzęt niezbędny do przeprowadzenia konferencji.