Dowód wewnętrzny musi być przede wszystkim nieskomplikowany oraz zrozumiały, wystawiony zgodnie z zasadami przyjętymi przy wystawianiu dokumentów księgowych. Po pierwsze nie może zabraknąć daty oraz miejscowości wystawienia dokumentu. Po drugie pojawić musi się podpis osoby, która dany wydatek poniosła. Zgodnie z zasadami, które umożliwiają zaksięgowanie dokumentów w księdze przychodów i rozchodów, zawarty musi być kolejny numer dowodu wewnętrznego. Z kolei osoba dokonująca zakupów musi zawrzeć informację z nazwą kosztu, ilością, ceną jednostkową, a także wartość ogółem.