For det første er det lurt å tenke seg om hvordan en organiserer workspaces i Power BI. RADACAD har en god artikkel som viser steg for steg hvordan du oppretter og vedlikeholder en god struktur. Les mer  hvordan organiserere workspaces.
Når du har fått en god struktur på workspacene dine er det viktig å tenke på hvordan du tildeler roller. Vårt første tips er å bruke O365-grupper så langt det lar seg gjøre. Dersom dere aktivt legger til og fjerner brukere i gruppen når ansatte flytter på seg vil rolletildelingen skje automatisk. Dersom det skal tildeles ulike roller innad i O365-gruppen kan du legge gruppen på f.eks Viewer (den laveste rollen) og spesifisere de ansatte som trenger høyere roller enkeltvis.
Rollene som er tilgjengelige er følgende: Admin, Member, Contributor og Viewer.
Hvis brukeren kun skal konsumere rapporten(e) i workspacen er Viewer rett rolle
Hvis brukeren skal publisere modeller i workspacen i tillegg til å konsumere allerede publiserte modeller er Contributor rett rolle
Hvis brukeren skal kunne gi tilgang til workspacen i tillegg til ovenfor nevnte rettigheter er Member rett rolle
Hvis brukeren skal ha full kontroll over workspacen, f.eks legge til nye Admins, endre på innstillinger eller slette workspacen i tillegg til ovenfornevnte rettigheter er Admin rett rolle