Belanghebbenden kunnen van project tot project verschillen. Projectbelanghebbenden kunnen zowel de mensen zijn die het werk doen, als de mensen voor wie het werk gedaan wordt. Projectbelanghebbenden kunnen intern of extern zijn, en variëren van individuele medewerkers tot het topmanagement. Kortom: als de persoon het project kan beïnvloeden of er door beïnvloed kan worden, dan is zij/hij waarschijnlijk een projectbelanghebbende. De beste tijd om belanghebbenden te identificeren is voordat het project volledig van start is gegaan, meestal tijdens de belanghebbendenanalyse. Dit proces helpt je de juiste belanghebbenden te identificeren - en hun motieven en belangen te verduidelijken - vroeg, zodat je het project met de juiste informatie kunt beginnen.