De vertrouwenspersonen van Jeugdstem maken afspraken met de instellingen, jeugd- en wijkteams en CJG’s en gezinshuizen waarvan zij de cliënten ondersteunen. Zo worden bijvoorbeeld afspraken gemaakt over de bezoekmomenten, met wie signalen besproken worden en aan wie de vertrouwenspersonen voorlichting geven over het vertrouwenswerk.
Daarnaast worden met instelling jaarlijks de activiteiten van de vertrouwenspersonen binnen de instelling op grote lijnen besproken. Hierbij wordt ook de samenwerking en de afspraken daarover geëvalueerd. Verder dan dat strekt de samenwerking niet. Zo wordt er geen informatie over cliënten gedeeld.
Wel brengen we periodiek rapportages uit met daarin de resultaten van ons werk en de tendensen die we signaleren. Instellingen ontvangen daarover een gedetailleerde jaarrapportage. Gemeenten ontvangen een jaarrapportage over de zogenaamde ’toegang tot jeugdhulp’, met andere woorden: alle jeugdhulpinstanties die onder de verantwoordelijkheid van de betreffende gemeente vallen.