De boodschap is duidelijk: als er geen actie wordt ondernomen dan raakt de mailbox bij KPN op korte termijn vol en kan je geen e-mail meer ontvangen. KPN verstuurt dit bericht vroegtijdig (zodat er nog voldoende
tijd is om actie te ondernemen), bij menig andere e-mailprovider kom je er pas achter als er daadwerkelijk geen e-mail meer binnenkomt... Om te voorkomen dat je mail misloopt, is het essentieel dat je ruimte vrijmaakt door berichten van de mailserver te verwijderen (of door ruimte bij te kopen).
Bij een met het POP-protocol beheerd e-mailadres worden alle gedownloade berichten lokaal in het archief van Outlook opgeslagen, er hoeft dan ook geen kopie op de mailserver bewaard te worden. Heb je desondanks t�ch in Outlook ingesteld dat er
kopie�n op de server bewaard moeten worden, dan kan de online opslag op een gegeven moment vollopen. Deze instelling is te wijzigen via tabblad Bestand, knop Accountinstellingen, optie Accountinstellingen (bij Outlook 2019: optie Profielen beheren, knop E-mailaccounts), selecteer het betreffende e-mailaccount, knop
Wijzigen, knop Meer instellingen, tabblad Geavanceerd, deactiveer de optie Een kopie van berichten op de server achterlaten. Wil je de mail op meerdere apparaten downloaden, of nog
even via de webmail kunnen raadplegen, activeer dan optie Van server verwijderen na xx dagen zodat kopie�n van reeds gedownloade berichten nog een x aantal dagen online bewaard blijven voordat ze definitief van de server worden verwijderd.
Wordt het e-mailadres met het IMAP-protocol of via de webmail beheerd dan blijft de mail online op de mailserver van de provider staan. Het ruimtegebrek is dan alleen op te lossen door ontvangen en/of verzonden berichten
(met name die met een omvangrijke bijlage) simpelweg te verwijderen. Vergeet niet om daarna de map Verwijderde items nog even te legen! Wil je niets verwijderen dan zou je alle berichten naar de lokale opslag van Outlook kunnen verslepen, of eventueel tegen betaling het quotum bij je provider kunnen verhogen.