Het aanstellen van een FG is in drie situaties verplicht:
– Overheidsinstanties en publieke organisaties (o.a. gemeenten, zorg, onderwijs) zijn altijd verplicht een FG aan te stellen;
– organisaties die op grote schaal individuen volgen of diens activiteiten in kaart brengen moeten ook een FG aanstellen. Hierbij is wel relevant hoeveel mensen worden gevolgd, hoeveel gegevens worden verwerkt en hoe lang deze mensen worden gevolgd
– een FG is verplicht voor organisaties die op grote schaal bijzondere persoonsgegevens verwerken.
Organisaties die een Functionaris Gegevensbescherming hebben aangesteld moeten deze ook melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens.