Voordat een ondernemer aangifte omzetbelasting doet, moet de ondernemer zijn omzetbelasting berekenen. Er zijn verschillende btw-tarieven die een ondernemer kan rekenen op zijn producten en diensten. (Het standaard btw-tarief is 21%.) Met die btw-tarieven kan de ondernemer zijn btw berekenen over zijn goederen en diensten. Alle btw-bedragen die een onderneming in rekening brengt bij zijn klanten en opdrachtgevers telt de ondernemer bij elkaar op. In de administratie houdt de ondernemer bij hoeveel btw hij bijvoorbeeld heeft berekend aan klanten en hoeveel btw hij heeft betaald aan leveranciers. De btw die hij heeft betaald aan leveranciers mag de ondernemer in mindering brengen. Dit heet aftrekken als voorbelasting. De ondernemer berekent de aftrek op basis van de ontvangen facturen die hij in een aangiftetijdvlak heeft gekregen. Het bedrag dat overblijft, is het totale bedrag aan btw die een ondernemer moet betalen of terugkrijgt.