Voordat lading geïmporteerd of geëxporteerd kan worden, moet een invoer- of uitvoeraangifte worden gedaan bij de Douane. Nadat deze aangifte gedaan is, moeten deze documenten via Portbase worden voorgemeld bij de ferry- of shortsea-terminal. Als deze formaliteiten niet op orde zijn, kan de chauffeur zijn lading niet verder transporteren.
Er zijn dan twee opties:
1. De chauffeur neemt contact op met zijn eigen planner of opdrachtgever. Die zal moeten zorgen dat alle benodigde handelingen alsnog verricht worden.
2. Er wordt contact gezocht met een bedrijf dat reeds is aangesloten bij Portbase, zoals een expediteur of douaneagent, die de meldingen alsnog kan doen.