Vergaderen en notuleren met een iPad gaat net even iets anders dan u gewend bent. Een groot voordeel ten opzichte van een laptop is het gebruiksgemak. Een iPad is relatief klein, licht en makkelijk mee te nemen. U heeft geen stroom of zware, warrige oplaadkabels nodig, want de accu gaat een aantal uren mee. Met het apparaat in sluimerstand hoeft u hem alleen aan te zetten en hij doet het direct. Ook kunt u met een iPad gemakkelijk direct het internet op.
Werken met vergaderapps
Om de voordelen van een iPad écht te benutten tijdens een vergadering, kunt u werken met een van de vele ‘vergaderapps’, zoals Evernote, Penultimate, Simplenote of Quip. Met zo’n applicatie kunt u meer doen dan alleen vergaderstukken lezen. Tijdens de vergadering kunt u bijvoorbeeld documenten, presentaties of plaatjes delen met andere deelnemers aan de vergadering. Met een simpele veeg over het scherm krijgt iedereen uw bijdrage of informatie. Tijdens het notuleren is de iPad erg handig om beknopte actielijstjes te maken. Die kunt u (geluidloos) intikken op een digitaal kladblok of in een tekstverwerkingsapp en na de vergadering direct aan alle vergaderdeelnemers sturen.
Uitgebreidere verslagen
Voor uitgebreidere verslagen kunt u toch beter terugvallen op de laptop. Dat typt net iets makkelijker: u heeft een groter scherm voor het overzicht, u kunt het verslag in Word maken en u slaat het gemakkelijk op. Dit is op een iPad nogal omslachtig; u heeft daar geen mappenstructuur en u moet er bovendien een speciale app voor gebruiken.Als u toch uitgebreide verslagen wilt maken op de iPad, schaf dan een extern toetsenbord aan en gebruik een vergaderapp om notulen te maken, te bewerken, op te slaan en te delen. Let op: een vergaderapp brengt door de abonnementsvorm vaak extra kosten met zich mee. Bovendien moeten alle deelnemers een iPad én dezelfde app hebben om documenten succesvol te delen.