Data Herstel software werkt door gebruik te maken van de manier waarop moderne besturingssystemen gegevens verwijderen. Wanneer een besturingssysteem een bestand verwijdert, wordt dit niet onmiddellijk van de harde schijf. Het markeert de ruimte die eerder door de data werd ingenomen als beschikbaar voor gebruik. Totdat deze ruimte wordt hergebruikt en de gegevens worden overschreven, kan de software voor gegevensherstel de gegevens terug halen.