Met Yuman CMMS kunt u formulieren, certificaten en vragenlijsten op maat maken, maar ook toegang krijgen tot de reglementaire formulieren die vooraf in de software zijn opgenomen, specifiek voor uw bedrijf.
Deze functionaliteit is toegankelijk via de parameters van de software, tabblad "Formulieren". Bij het aanmaken van een bezoek aan een klant selecteert de beheerdergebruiker het juiste formulier.
Een andere mogelijkheid is dat de technicus het formulier rechtstreeks vanuit zijn mobiele applicatie aan de interventie toevoegt. Om dit te doen, moet hij het formulier in de lijst met sjablonen selecteren en op de +-knop drukken om de toevoeging te valideren.
Hij kan dan de velden en gegevens invullen die vereist zijn voor de reglementaire, administratieve en gepersonaliseerde formulieren.
Als het een formulier is dat bij elk bezoek van de klant moet worden opgestuurd en als het al is ingevuld op de software, kan de technicus de inhoud van het formulier dupliceren en alleen de noodzakelijke gegevens bijwerken, zonder dat hij alle informatie hoeft in te voeren.
Nadat de gegevens zijn ingevoerd, kan de klant het digitale formulier valideren en eventueel ondertekenen, waarna het wordt toegevoegd aan de werkopdracht, in de vorm van een PDF-document. Het kan dan per e-mail naar de klant of naar de administratie worden gestuurd en voor archivering worden bewaard.
De formulieren zijn toegankelijk vanuit de "klant"- en "site"-bestanden van de software.
Voor een optimaal beheer kunt u ook de lijst met ingevulde formulieren vinden in het menu "Interventies > Formulieren". U kunt ze dan gemakkelijk raadplegen, downloaden of het betreffende interventieformulier openen.