Als het goed is, is de geheimhouding al geregeld in de medezeggenschapsregeling of in een samenwerkingsovereenkomst. Daarin is bepaald dat de raad van bestuur geheimhouding kan opleggen.
De raad van bestuur moet de vraag om geheimhouding voorafgaand aan het bespreken van het geheim te houden onderwerp stellen. De cliëntenraad kan dan beslissen of hij de geheim te houden informatie wel wil ontvangen. Ook worden er dan afspraken gemaakt over de duur van die geheimhouding, over welke mondelinge of schriftelijke informatie het precies gaat en of er personen zijn waarvoor de geheimhouding niet geldt (bijvoorbeeld de personeelsfunctionaris).
Houdt een lid van de cliëntenraad zich vervolgens niet aan die afspraken dan kan dat voor de cliëntenraad een reden zijn om de betreffende persoon te ontslaan. De geheimhoudingsverklaring is dus overbodig omdat geheimhouding al in de medezeggenschapsregeling of samenwerkingsovereenkomst is geregeld en ontslag als lid van de cliëntenraad een afdoende sanctie is op schending van de geheimhoudingsplicht.
Is de geheimhouding niet beschreven of geregeld, dan adviseren we dit hierin op te nemen. Als de bestuurder dit wil opnemen heeft de cliëntenraad hier instemmingsrecht over. Wil de cliëntenraad iets wijzigen in de medezeggenschapsregeling kan hij een ongevraagd advies indienen (Wmcz 2018 artikel 9).