Bij het gebruik van een 360 graden feedback rapport is een goede voorbereiding essentieel. Voordat je het rapport in een functioneringsgesprek bespreekt, is het handig om er genoeg tijd voor uit te trekken en het idealiter eerst met een coach of HR-expert door te nemen. Als je de feedback als leidinggevende behandelt, laat de medewerker dan eerst zelf het rapport grondig bekijken, misschien met een handleiding als begeleiding. Zo voorkom je dat je beiden overweldigd raakt door de veelheid aan informatie.Voor leidinggevenden met een groot team kan het uitdagend zijn om elk gedetailleerd rapport door te nemen. Daarom is het belangrijk om een goede training in het terugkoppelen van 360 graden feedback rapporten te volgen.Het uiteindelijke doel is om tot een duidelijke conclusie te komen die zowel de sterke als de aandachtspunten van de medewerker belicht. Het is cruciaal om samen te verkennen waarom bepaalde vaardigheden of gedragingen opvallen. Vervolgens kan de feedback worden besproken in het kader van persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling. Het gaat erom de medewerker te ondersteunen en te begeleiden in zijn of haar ontwikkelingsreis.