Bij het samenvoegen van twee cliëntenraden is het goed om duidelijke afspraken te maken. En deze afspraken ook schriftelijk vast te leggen in een medezeggenschapsregeling van de nieuwe raad. Ook moeten beide achterbannen geïnformeerd worden over het samengaan van de raden en waar ze nu terecht kunnen met vragen of opmerkingen.Voor de samenstelling van de raad kan opgenomen worden dat cliënten uit beide locaties kunnen komen, zodat beide locaties vertegenwoordigd zijn.
De gesprekspartner (bestuurder) moet gemachtigd zijn om beslissingen te nemen over beide locaties zodat beslissingen genomen kunnen worden zonder dat het nog voorgelegd moet worden aan een ander.
Let op, voor de instellingen waar cliënten langdurig verblijven of bij cliënten thuis zorg laat verlenen, is de instelling verplicht om voor elk van die locaties een cliëntenraad in te stellen, tenzij de cliënten hier geen behoefte aan heeft of dit in redelijkheid voor die locaties niet aangewezen is (Wmcz 2018 artikel 3,4). Voor de cliëntenraad is het dus goed te controleren of en hoe deze behoefte gepeild is. Of helder te hebben dat de instelling hier zelf niet voor kiest, bijvoorbeeld omdat de manager voor beide locaties bevoegd is beslissingen te nemen.
Spreek af om na 1 jaar te evalueren of het samengaan van beide raden goed werkt en bevalt.