Er zijn vele redenen om te beginnen met archiveren. Zo schept archiveren orde in de chaos. Het is niet handig om grote onoverzichtelijke stapels papier op je bureau te hebben. Door te archiveren vind je onder meer sneller en makkelijker informatie terug. Door bijvoorbeeld te archiveren op klanten kun je een offerte van een klant snel terugvinden. Een andere reden om te archiveren is het voorkomen van dataverlies. Zo kan informatie die in eerste instantie niet meer nuttig blijkt, in de toekomst nog wel belangrijk blijken. Door het archief goed op te bergen, kun je er ook voor zorgen dat alleen de juiste mensen bij bepaalde documenten kunnen. Daarnaast is het in sommige gevallen voor bedrijven verplicht om bepaalde documenten voor langere tijd te bewaren. Denk hierbij aan de belastingaangifte of notariële akten.