De bepaling uit het voorbeeldreglement ondernemingsraden van de Sociaal- Economische Raad (SER), dat werknemersorganisaties in de gelegenheid worden gesteld om kandidatenlijsten aan te leveren voor de OR-verkiezingen, is inderdaad verplicht. U mag deze bepaling dus niet uit het OR-reglement schrappen. Vakbonden hebben het wettelijke recht om kandidaten te stellen.
Ledenbestand
Meestal zijn het de ondernemingsraden die de vakbonden inlichten over de naderende verkiezingsdatum en de datum waarop de procedure voor kandidaatstelling sluit. Vakbonden vragen dan regelmatig om de namen van verkiesbare werknemers. Die leggen ze naast hun ledenbestand om te kijken wie ze kunnen benaderen om zich namens de vakbond kandidaat te stellen. De vakbonden schrijven de leden aan met de mededeling dat ze zich via de vakbond kandidaat mogen stellen. Als vakbondsleden zich kandidaat hebben gesteld, ontvangt de verkiezingscommissie de kandidatenlijst van de vakbond. Het is de vakbond die de volgorde van de kandidaten bepaalt, maar soms laten de bonden dat ook aan de kandidaten over.
Persoonsgegevens
Namen van verkiesbare werknemers zijn persoonsgegevens. Daarop is de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) van toepassing. De vervallen Wet bescherming persoonsgegevens bevatte een vrijstelling voor het verstrekken van gegevens aan vakbonden. De AVG kent deze vrijstelling niet. Onder de AVG geldt een documentatieplicht. Werkgevers moeten documenteren welke gegevens ze verwerken, met welk doel, waar ze die gegevens vandaan halen en met wie ze deze gegevens delen. Ook moeten de verkiesbare werknemers ‘ondubbelzinnig’ toestemming geven voor het verwerken van hun persoonsgegevens. Dat gaat dus verder dan dat uw bestuurder de werknemers alleen maar vertelt dat hun persoonsgegevens worden verwerkt en met welk doel.
Datum
Het voorbeeldreglement van de SER legt overigens geen verplichting op om vakbonden een voorsprong te geven bij het campagne voeren voor de OR-verkiezingen. Een OR kan er altijd voor kiezen om de namen van georganiseerde en ongeorganiseerde kandidaten op dezelfde datum bekend te maken.
OR-verkiezingen in de Wet op de ondernemingsraden
De artikelen 9, 10 en 11 van de Wet op de ondernemingsraden (WOR) bevatten de verplichtingen voor OR-verkiezing. De OR-leden moeten bij geheime schriftelijke stemmen worden gekozen, aan de hand van één of meer kandidatenlijsten. Een kandidatenlijst kan bestaan uit leden van een bepaalde vakbond of uit werknemers die geen lid zijn van een vakbond. Werknemers die geen lid zijn van een vakbond kunnen zich ook individueel verkiesbaar stellen. Uw OR moet zorgen voor representatieve vertegenwoordiging van de achterban. Hiervoor kan het nodig zijn om kiesgroepen in te stellen, bijvoorbeeld per afdeling of per functiegroep. Uw OR neemt in het OR-reglement op welke regels gelden voor de verkiezing: hoe de lijsten van kiesgerechtigden en verkiesbare werknemers worden vastgesteld, welke termijnen gelden voor het indienen van de lijsten, hoe uw OR bepaalt of een kandidatenlijst geldig is en hoe uw OR de definitieve kandidatenlijsten vaststelt en bekendmaakt.