Naast de vraag of privacywetgeving een rol speelt, wil je natuurlijk ook weten wie zich vervolgens aan die regels moet houden bij een bepaalde verwerking. Dat is hoofdzakelijk één partij, namelijk degene die beslist over het doel van en de middelen voor die verwerking. We noemen deze partij de verwerkingsverantwoordelijke (of korter: verantwoordelijke). Je kunt de verantwoordelijke eigenlijk zien als de baas van een verwerking van persoonsgegevens: de verantwoordelijke bepaalt waarom en hoe bepaalde gegevens wel of juist niet worden gebruikt.
Voorbeeld van een verantwoordelijke
De tennisvereniging is in de praktijk verantwoordelijk voor vrijwel alle verwerkingen die zij uitvoert met de persoonsgegevens van haar leden. De vereniging bepaalt immers hoe en waarom bepaalde verwerkingen plaatsvinden (zoals ledenbeheer, facturatie en nieuwsvoorziening van leden, online publicaties door de vereniging, of de doorgifte van persoonsgegevens aan een sportbond of een sponsor).
Vaak worden dezelfde persoonsgegevens van een betrokkene door meerdere partijen verwerkt voor verschillende doeleinden. Deze partijen zijn doorgaans ieder zelfstandig verantwoordelijke voor wat zij zélf met die persoonsgegevens doen.
Voorbeeld
De persoonsgegevens van een lid (zoals een e-mailadres) zijn vaak niet alleen bekend bij de tennisvereniging, maar ook bij een sportbond of een koepelorganisatie. Deze organisaties streven vaak een eigen doel na bij het gebruik van die persoonsgegevens. Iedere partij blijft dan zelfstandig verantwoordelijk voor de naleving van privacywetgeving.
Let op: een sportbond is niet automatisch verantwoordelijk voor verwerkingen die plaatsvinden door derde partijen die dat doen voor hun eigen doeleinden, ook al heeft deze derde de persoonsgegevens wellicht verkregen via de sportbond.
Meestal kun je eenvoudig vaststellen wie verantwoordelijke is, maar er zijn ook complexere gevallen. Soms zijn er bijvoorbeeld meerdere organisaties betrokken bij dezelfde verwerking. Je bent dan ‘gezamenlijk verantwoordelijk’. Doet zo’n situatie zich voor en kun je niet vaststellen wat de rechten en plichten zijn van de vereniging, vraag dan om deskundig advies.;