Back-ups maken en bestanden synchroniseren zijn vergelijkbare functies, maar ze zijn voor verschillende doeleinden ingericht.
Door een back-up te maken van bestanden op je computer of externe schijf in Dropbox, beschik je over een veilige kopie voor het geval er iets misgaat. Back-upbestanden zijn niet bedoeld om te delen. Wijzigingen die je aanbrengt in bestanden waarvan je een back-up hebt gemaakt in Dropbox, worden niet bijgewerkt op je computer of harde schijf.
Door bestanden te synchroniseren met Dropbox zijn die bestanden beschikbaar om te bewerken en te delen, waar en wanneer je Dropbox ook gebruikt: onderweg met je mobiele apparaat, op kantoor of op afstand op je persoonlijke laptop. Telkens wanneer je een wijziging aanbrengt in een bestand dat je hebt gesynchroniseerd, worden die wijzigingen overal in Dropbox gesynchroniseerd.