Office 365 bewaart e-mails in de mailboxen van gebruikers zolang er een actief abonnement aan het account is gekoppeld. Ook is de beschikbaarheid van e-mails afhankelijk van het bewaarbeleid van de organisatie. Voor het Exchange Online-account wordt het standaard bewaarbeleid automatisch toegepast. Zet je de archief mailbox aan, dan verhuizen de e-mails uit de primaire mailbox na 2 jaar naar het archief. De beheerder kan ook het bewaarbeleid wijzigen en de e-mails eerder naar de gedeelde mailbox verplaatsen.