Een werkgever is niet wettelijk verplicht om een personeelsgids op te stellen. Toch beschikken de meeste bedrijven hier wel over. In een personeelsgids worden arbeidsvoorwaarden, onkostenregelingen en gedragsregels opgenomen die van toepassing zijn op alle medewerkers. Zou u dit via de arbeidsovereenkomst regelen, dan zou u met iedere werknemer afzonderlijk over deze onderwerpen in onderhandeling moeten treden. Door gebruik te maken van een personeelsgids zijn alle werknemers in één klap gebonden aan de hierin opgenomen voorschriften.Ook als op uw bedrijf een cao van toepassing is, is het handig om onderwerpen die in de cao zijn geregeld over te nemen in de personeelsgids. Veel werknemers nemen niet de moeite om de cao te lezen. Vaak is de taal van de cao ook te ingewikkeld om door iedereen begrepen te kunnen worden. U kunt dit probleem verhelpen door de moeilijke cao-tekst in een sterk vereenvoudigde vorm in de personeelsgids over te nemen.In de personeelsgids staan vaak regelingen die regelmatig geactualiseerd moeten worden. Denk bijvoorbeeld aan onkostenvergoedingen en andere financiële regelingen, die als gevolg van de steeds veranderende fiscale wetgeving elk jaar aangepast moeten worden. Zou er geen personeelsgids zijn, zou u met elke werknemer afzonderlijk over de aanpassing moeten onderhandelen. Als het in de personeelsgids staat, kunt u deze aanpassen en met één druk op de knop alle werknemers eraan binden.