Het is aan de werkgever of hij de aanwezigheid van vaste medewerkers expliciet wil registreren. Als na een ontruiming moet worden bekeken of iedereen buiten is, is er geen aanwezigheidsregistratie om op terug te vallen. In die situatie kan aan de collega’s worden gevraagd of iedereen buiten staat die die dag aanwezig was.
Je kan afspreken dat bezoekers tijdens een ontruiming worden begeleid door degene bij wie ze op bezoek zijn. Voor externen die vast aanwezig zijn, kan je dezelfde regeling gebruiken als voor bezoekers. Degene met wie wordt samengewerkt, bijvoorbeeld de facilitaire afdeling, is verantwoordelijk voor de veiligheid van deze externen.