Een deugdelijke projectadministratie is van cruciaal belang, dat blijkt ook uit de vorige alinea. Er zijn ondernemers die vinden dat het fysiek ontwikkelde product voldoende vertelt. Elke subsidieregeling heeft echter zijn verantwoordingseisen. Die zijn onderdeel van de regeling. Deze eisen staan vaak in de verleningsbeschikking vermeld (of daarin staat een link naar het document waarin de eisen staan).
Een niet deugdelijke projectadministratie kan ervoor zorgen dat je niet alleen je ontvangen subsidiebedrag terug moet betalen, maar ook een flinke boete die op kan lopen tot 100% van het subsidiebedrag en soms zelfs een uitsluiting van subsidieregeling voor meerdere jaren.