Na verschillende virtuele datarooms te hebben vergeleken, kiest u een virtuele dataroom dienstverlener. Maak vervolgens een lijst van vereiste documenten, geef uw bestanden en mappen een naam volgens een specifiek benamingssysteem, maak een structuur van mappen en submappen en stel toegangsrechten in voor verschillende gebruikersgroepen. Voordat u nieuwe gebruikers uitnodigt is het verstandig om het systeem te testen door zoekopdrachten uit te voeren. Als alles naar verwachting functioneert, is het tijd om gebruikers toe te voegen. Vergeet ook niet om bestanden regelmatig bij te werken.