Als u persoonsgegevens van uw werknemers doorgeeft aan een ‘verwerker’ in de zin van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG), bent u verplicht om een verwerkersovereenkomst te sluiten. Een voorbeeld van een verwerker met wie u een verwerkersovereenkomst moet sluiten is een externe salarisadministrateur. U geeft de gegevens door met het enige doel de loonstrook op te maken en het salaris te bepalen. U bepaalt als verwerkingsverantwoordelijke welke persoonsgegevens u doorgeeft en wat daarmee gebeurt. De externe salarisadministrateur heeft daarover zelf geen zeggenschap. Ook organisaties die u helpen met de recruitmentsystemen, telefoon- of printdiensten, verzuimregistratie en organisaties die u inschakelt om gegevens op te slaan zoals externe servers of back-up diensten zijn verwerker. In al deze gevallen is een verwerkersovereenkomst verplicht.
Verwerkingsverantwoordelijke
Is de partij aan wie u de persoonsgegevens doorgeeft zelf verwerkingsverantwoordelijke, dan is het niet verplicht om een verwerkersovereenkomst te sluiten. Een verwerkingsverantwoordelijke is volgens de AVG degene die zelf het doel en de middelen voor de verwerking bepaalt.
Verschil
Het verschil is dat het verwerken van de persoonsgegevens niet de hoofdtaak van de verwerkingsverantwoordelijke is. U geeft de persoonsgegevens door in verband met de (andere) dienstverlening van de verwerkingsverantwoordelijke. Bijvoorbeeld het adviseren en bemiddelen bij financiële regelingen voor werknemers, zoals pensioen en verzuim. Ook pensioenuitvoerders en de arbodienst worden aangemerkt als verwerkingsverantwoordelijke. Het is dus niet nodig om een verwerkersovereenkomst met deze partijen te sluiten.