De OR heeft instemmingsrecht op de vaststelling of wijziging van de regeling die de positie van de vertrouwenspersoon beschrijft, inclusief de keuze voor de vertrouwenspersoon zelf. Belangrijk is dat de vertrouwenspersoon zijn functie onafhankelijk kan uitoefenen en beschikt over de vereiste deskundigheid. Soms zie je dat de functie van vertrouwenspersoon wordt uitgeoefend door een medewerker van HR. Hoewel dat niet verboden is kan het de onafhankelijkheid van de functie wel nadelig beïnvloeden.