Een CRM-systeem is zo krachtig als de gegevens erin. CRM-software vertrouwt op gastgeschiedenis om uit een database met gastprofielen te halen, gastsegmenten te maken, gepersonaliseerde berichten te verzenden en het betrokkenheidsniveau en de omzetimpact van marketingcampagnes te meten. De gastgeschiedenis bevat belangrijke gegevens zoals verblijfsdatums, reserveringsbron en totale uitgaven.