Een betalingsherinnering is geen juridisch document, u mag dus zelf kiezen hoe u een herinneringsbrief wil versturen. Sterker nog, u hoeft een betalingsherinnering niet eens schriftelijk te doen, het is ook prima om dit telefonisch te doen. Het nadeel is dan dat u geen bewijzen heeft van de betalingsherinnering.
Wanneer u de betalingsherinnering schriftelijk verstuurt, kan dat zowel per e-mail als per aangetekende post. Bij een aangetekende brief biedt u de zekerheid dat uw factuur wordt ontvangen. Het is echter niet echt gebruikelijk meer om de brief per post te sturen, aangezien veel communicatie tegenwoordig per e-mail verloopt. U kunt dus de betalingsherinnering ook per e-mail, of zelfs via WhatsApp naar uw klant sturen.