De kosten van workflow software zijn afhankelijk van het aantal werknemers dat in de workflow werkt. Je ziet dat – naarmate er meer werknemers in werken – de prijzen per pakket meestal oplopen bij aanbieders. Als je een freelancer bent, kan je sommige van de genoemde workflow software gratis gebruiken. Je ziet wel dat de prijzen van de gemiddelde workflow software erg bij elkaar liggen. Het kost gemiddeld rond de €10 per gebruiker per maand.