De jaarlijkse algemene vergaderingen van zowel vennootschappen en verenigingen als van mede-eigenaars worden veelal georganiseerd in de maanden april en mei. Door de huidige coronacrisis is het echter niet mogelijk om een fysieke vergadering te houden.
Om aan deze praktische moeilijkheden tegemoet te komen, werd er op 9 april 2020 in het Belgisch Staatsblad het Koninklijk Besluit nr. 4 houdende diverse bepalingen inzake mede-eigendom en het vennootschaps- en verenigingsrecht in het kader van de strijd tegen de Covid-19 pandemie gepubliceerd.
Dit volmachtbesluit voorziet voor vennootschappen en verenigingen in een twee opties voor de organisatie van alle algemene vergaderingen (zowel de gewone, buitengewone als bijzondere) die tussen 1 maart en 3 mei 2020 (deze periode kan door de Koning worden verlengd) worden bijeengeroepen.
De eerste optie bestaat erin de algemene vergadering schriftelijk of elektronisch te laten doorgaan. Sommige entiteiten hebben deze optie reeds in hun statuten opgenomen, doch ingevolge het bovenvermelde volmachtbesluit staat deze mogelijkheid open voor alle vennootschappen en verenigingen. Hierbij kan door het bestuursorgaan worden beslist dat de deelnemers van de algemene vergadering hun rechten uitsluitend zullen uitoefenen door vóór de algemene vergadering op afstand te stemmen door middel van een formulier of door een volmacht te verlenen.
Als tweede optie kan het bestuursorgaan beslissen om de algemene vergadering uit te stellen tot de toestand weer is genormaliseerd. Dit is ook toegelaten als de vergadering reeds is bijeengeroepen, op voorwaarde dat de aandeelhouders en leden daarover correct worden geïnformeerd. In dat geval krijgen de betrokken vennootschappen en verenigingen ook uitstel van tien weken voor een aantal wettelijke termijnen, zoals de verplichting om de algemene vergadering binnen zes maanden na afsluiting van het boekjaar te houden.
Dergelijk uitstel is echter niet toegelaten in geval van toepassing van de zogenaamde alarmbelprocedure of in geval van bijeenroeping op verzoek van 10% van de aandeelhouders of van de commissaris. In dit geval moet er gebruik worden gemaakt van de eerste optie.
Ook voor de mede-eigenaars bestaat nog steeds de mogelijkheid om de algemene vergadering schriftelijk te voeren, zoals reeds was voorzien in de wetgeving op mede-eigendom (artikel 577-6§11 Burgerlijk Wetboek). De organisatie van de vergadering via telefonische of videoconferentie kan deel uitmaken van deze schriftelijke procedure.
Daarnaast hebben de mede-eigenaars ook de optie om de algemene vergadering uit te stellen naar een later tijdstip, uiterlijk binnen de vijf maanden na het verstrijken van de crisisperiode. In het geval van een uitstel dienen er wel een aantal maatregelen worden getroffen om de continuïteit te verzekeren, zoals bijvoorbeeld de verlenging van de mandaten van de syndicus en de leden van de raad van mede-eigenaars tot de eerstvolgende algemene vergadering.
Voor de mede-eigenaars gelden de maatregelen van 10 maart tot 3 mei 2020 (deze periode kan door de Koning worden verlengd).
Indien u hieromtrent nog vragen heeft, kan u ons uiteraard steeds contacteren.