Patiënten kunnen niet voor de tweede keer op dezelfde dag worden aangemeld in de ION-database als daar al een actieve relatie bestaat. Een patiënt wordt namelijk op de dag van aanmelding ingeschreven bij de nieuwe huisarts en de voorgaande dag uitgeschreven bij de voormalige huisarts. Dat kan niet als de datum van aanmelding dezelfde is als de datum van afmelding. Via de software vindt deze datumcontrole plaats.
Patiënten kunnen slechts één actieve relatie tegelijk hebben met één huisarts. Daarom is het ook niet mogelijk om patiënten in te schrijven als er al een actieve relatie bestaat in de ION-database op een datum in het verleden. Daarom luidt het advies om nieuwe patiënten direct in te schrijven. U kunt dat voor individuele patiënten dagelijks doen via de ION-module van uw HIS of via het ION-deel van de Vecozo-website. U kunt er ook voor kiezen om dat een keer per week batch-gewijs te doen via de ION-software van uw HIS of VIP Calculus. Kies dan altijd voor de actuele datum.
Het is niet mogelijk om patiënten alvast aan te melden op een datum die in de toekomst ligt.
Let op! Verwerk uw aanmeldingen voordat het kwartaal ten einde loopt. De eerste dag van een kwartaal is de peildatum voor de inschrijftarieven. Om onzuivere declaraties te voorkomen worden mutaties die op de laatste of op de eerste dag van een kwartaal worden aangeboden pas op de tweede dag van het kwartaal verwerkt en op naam ingeschreven. Patiënten, waarvan op de kwartaalovergang nog geen actieve relatie in ION bestaat, kunt u wel gewoon op de die geblokkeerde dagen (zelfs nog met terugwerkende kracht) in ION aanmelden.