Als een werknemer zijn beoordelingsformulier niet tekent, hoeft dat geen probleem te zijn. Zolang u maar de juiste stappen zet om de gevolgen van het niet-tekenen te ondervangen. De handtekening heeft bewijswaarde: daardoor kan de werknemer later niet ontkennen dat hij niets wist van de beoordeling.
Voor gezien, niet voor akkoord
Allereerst kunt u de werknemer de mogelijkheid aanbieden om het verslag 'voor gezien' te tekenen en niet voor akkoord. Als u hem daarnaast ook de mogelijkheid biedt om op het formulier aan te geven waarom hij het niet met zijn beoordeling eens is, zal hij wellicht toch tekenen.
Ontvangstbevestiging
Weigert de werknemer alsnog om te tekenen, dan is het aan te bevelen dat u het beoordelingsformulier aan hem toestuurt en zorgt voor een ontvangstbevestiging. Dit kan via aangetekende post, maar ook via een e-mail met ontvangstbevestiging of WhatsApp (maak dan een screenshots van de twee blauwe vinkjes die aangeven dat de werknemer het bericht heeft ontvangen én geopend).
Belang van de handtekening of de ontvangsbevestiging
Een werknemer die niet functioneert moet van zijn werkgever een redelijke kans en voldoende tijd en ondersteuning krijgen om zijn functioneren te verbeteren. Lukt dat ondanks alle inspanningen niet, dan wilt u de werknemer mogelijk ontslaan vanwege disfunctioneren.
U moet dan aantonen dat de werknemer bekend was met zijn disfunctioneren, dat hij exact wist op welke punten hij moest verbeteren en hoe. De bewijslast hiervoor ligt dus bij u, als werkgever.
De handtekening en de ontvangstbevestiging geven de zekerheid dat u kunt bewijzen dat de werknemer de plannings-, voortgangs- en beoordelingverslagen heeft gezien. Uiteraard geldt hetzelfde voor alle andere documentatie van stappen die u met de werknemer heeft gezet in het verbetertraject.