Er is geen algemeen antwoord op de vraag, wanneer een bureaustoel moet worden vervangen. In fiscaal opzicht wordt echter uitgegaan van een gemiddelde levensduur van 13 jaar. Als een bureaustoel in professioneel wordt gebruikt, moet hij uiterlijk worden vervangen als hij niet meer volledig aan de veiligheids- en ergonomische eisen voldoet. Tekenen hiervan kunnen zijn: slijtage van de bekleding, slecht verende kussens en stroeve mechaniek.