De notulen van een vergadering staan in een gestructureerd schriftelijk document dat bepaalde specifieke informatie moet bevatten (datum, doel van de vergadering, namen van deelnemers, enz.) De notulen kunnen verschillende vormen hebben (beknopte notulen, volledige notulen, notulen van acties, enz.), maar de notulen moeten altijd in een formele en neutrale stijl opgesteld worden. De notulen mogen immers uitsluitend feiten bevatten (zoals sommige journalistieke teksten bijvoorbeeld).