Als uw organisatie tijdelijk buitenlandse werknemers op de werkvloer heeft rondlopen, maken zij vaak extra kosten voor hun verblijf in Nederland. Huisvestingskosten vallen daaronder, maar bijvoorbeeld ook de reiskosten voor familiebezoek in hun land van herkomst of het aanvragen of omzetten van officiële persoonlijke papieren. U mag die kosten onbelast vergoeden, omdat er een gerichte vrijstelling voor geldt.
Werkelijke kosten vergoeden
Als u de werkelijke kosten die de werknemer maakt, wilt vergoeden, moet u die kosten kunnen onderbouwen. De werknemer moet daarvoor bewijs bij u inleveren. Denk aan een bankafschrift waarop de huurprijs van de woning vermeld staat of een betalingsbewijs van vliegtickets of vergunningsaanvragen. Dit levert dus nogal wat administratieve rompslomp op voor uw organisatie en voor de werknemer. Bonnetjes bewaren en inleveren, elk tijdvak bepalen hoe hoog de extraterritoriale kosten zijn, daarvoor een vergoeding geven en die aanwijzen als eindheffingsloon: het is nogal wat!
Forfaitaire vergoeding via 30%-regeling
Om de administratieve lasten te verlichten, is de 30%-regeling in het leven geroepen. Als u die regeling toepast, mag u zonder verder bewijs tot 30% van het loon van de werknemer inclusief de vergoeding onbelast uitbetalen. Dit geldt per 2024 alleen voor het loon tot aan de balkenendenorm van de Wet normering topinkomens. Verder gelden de volgende voorwaarden:
De werknemer heeft van de twee jaar voor zijn eerste werkdag in Nederland, meer dan 16 maanden op meer dan 150 kilometer van de Nederlandse grens gewoond.
De werknemer heeft een specifieke deskundigheid die niet of nauwelijks is te vinden op de Nederlandse arbeidsmarkt. In de praktijk wordt deze eis vertaald naar een salarisnorm. De actuele bedragen vindt u in het overzicht Belastingtarieven.
U heeft een geldige beschikking van de Belastingdienst. U mag de 30%-regeling maximaal vijf jaar per werknemer toepassen.