De aanstellingsprocedure wordt bepaald door de organisatie. Soms is het een aanwijzing door het management, soms zijn er verkiezingen, nadat medewerkers zichzelf kandidaat konden stellen voor de functie. In alle gevallen is het belangrijk dat de vertrouwenspersoon onafhankelijk en neutraal is en beschikt over de juiste kennis, vaardigheden en de juiste attitude om de rol adequaat te kunnen vervullen.