Het aanstellen van een vertrouwenspersoon is (nog) niet verplicht. Wel heeft Tweede Kamerlid Renkema van GroenLinks in oktober 2020 een initiatiefwetsvoorstel ingediend om de vertrouwenspersoon in iedere organisatie verplicht te stellen. Kort gezegd is uw organisatie nu op basis van de Arbowet verplicht om werknemers te beschermen tegen ongewenst gedrag op de werkvloer en moet zij hierop beleid voeren. Een vertrouwenspersoon kan een belangrijke rol spelen in het tegengaan van ongewenst gedrag.
Onpartijdig
U kunt ervoor kiezen om, in overleg met de ondernemingsraad of personeelsvertegenwoordiging, een interne of een externe vertrouwenspersoon aan te stellen. Bij een externe vertrouwenspersoon huurt u iemand in van buiten de organisatie, bijvoorbeeld via de arbodienst of brancheorganisatie. Bij een interne vertrouwenspersoon leidt u een eigen werknemer specifiek op tot vertrouwenspersoon. Deze werknemer kan deze functie uitvoeren naast zijn reguliere functie of, met name in grotere organisaties, alleen nog de functie van vertrouwenspersoon vervullen.
Het is af te raden een HR-adviseur aan te stellen als vertrouwenspersoon. Dit kan conflicten in de reguliere taken van de HR-adviseur veroorzaken. Denk aan een situatie waarin de HR-adviseur als vertrouwenspersoon een gesprek voert met een werknemer over het gedrag van een bepaalde leidinggevende, en kort daarna dezelfde leidinggevende moet adviseren over bijvoorbeeld een functioneringstraject. Ook kan het voor werknemers een belemmering zijn om naar deze vertrouwenspersoon te stappen, omdat de HR-adviseur ook het management adviseert. Zij zullen dan sneller denken dat de vertrouwenspersoon ‘aan de kant’ van het management staat. Een interne vertrouwenspersoon met een andere functie, heeft hierin een onafhankelijke en onpartijdige rol.