Iemand valt onder de regeling voor het gebruikelijk loon als hij een aanmerkelijk belang (meer dan 5% van de aandelen) heeft in een onderneming en ook werkzaamheden verricht voor die bv. Diegene moet voor de loonaangifte een salaris hanteren dat 'gebruikelijk' is voor het werk. Volgens de vuistregel is dat het loon dat een werknemer in de 'meest vergelijkbare dienstbetrekking' verdient. Over dit loon moeten dus de loonheffingen worden afgedragen, óók als de aanmerkelijkbelanghouder het salaris niet daadwerkelijk krijgt uitbetaald.
Uitzondering voor start-ups afgeschaft
Startende ondernemingen hebben lang niet altijd de financiële ruimte om een loon te hanteren dat gebruikelijk zou zijn voor een functie. Aanvankelijk gold er daarom een bijzondere regeling voor directeuren-grootaandeelhouders (dga's) van start-ups. Zij mochten onder voorwaarden 3 jaar lang het wettelijk minimumloon hanteren als gebruikelijk loon. Eén van de voorwaarden was dat de start-up een zogeheten S&O-verklaring moest hebben, een verklaring dat de onderneming zich bezighoudt met speur- en ontwikkelingswerk.
Van deze regeling werd echter zo weinig gebruikgemaakt, dat het kabinet de uitzondering met ingang van 2023 heeft afgeschaft. Ondernemingen die de regeling in 2021 of 2022 al gebruikten, mogen als overgangsrecht wel nog de volle drie jaar benutten.
Startende ondernemingen en gebruikelijk loon
Ondanks het verdwijnen van deze uitzonderingsregeling, zijn er mogelijk nog wel andere wegen om het gebruikelijk loon lager vast te stellen. In het Handboek Loonheffingen 2022 staat namelijk dat álle startende ondernemingen tijdelijk mogen uitgaan van een loon dat lager is dan wat daadwerkelijk gebruikelijk zou zijn. Uitgangspunt daarbij is dat het gebruikelijk loon niet lager is dan het wettelijk minimumloon dat past bij het aantal uren dat de dga voor de onderneming werkt.
Startende ondernemingen mogen volgens het handboek uitgaan van een lager loon als zij het gebruikelijk loon niet kunnen betalen, bijvoorbeeld omdat er veel kosten zijn gemaakt voor het opstarten van de onderneming. Of als de onderneming nog een lage cashflow heeft. Dit mag maximaal 3 jaar. Als de onderneming eerst een eenmanszaak was op naam van de dga die is ingebracht in de bv, telt de periode van de eenmanszaak mee voor de 3 jaar. Het is nog wel even afwachten of deze uitleg ook in de 2023-versie van het handboek gehandhaafd blijft.
Lager gebruikelijk loon onderbouwen
Verder geldt in het algemeen dat de onderneming een lager gebruikelijk loon mag hanteren als zij kan aantonen dat een werknemer in de meest vergelijkbare dienstbetrekking ook een lager loon heeft. Maar het zal bij een functie als directeur van een onderneming - ook al is het directeur van een start-up - waarschijnlijk niet meevallen om de Belastingdienst daarvan te overtuigen.