Een “roomsystem” is een compleet systeem met daarin de videoconference camera, microfoon, PC en bedieningsscherm. De PC wordt alleen gebruikt om het videoconferencing systeem aan te sturen. Het systeem wordt vooraf voorzien van een specifiek videoconference platform, meestal Microsoft Teams of Zoom. Het systeem wordt gekoppeld aan de betreffende ruimte/vergaderzaal. U kunt deze ruimte dan uitnodigen via uw Outlook kalender. Op het moment dat de geplande meeting start staat alles klaar om direct deel te nemen aan de vergadering. Het is niet nodig om eigen apparatuur mee te nemen. Het is wel mogelijk om een eigen laptop te koppelen en zo eigen content toe te voegen aan de videovergadering. Het is ook mogelijk om zelf vanuit de ruimte/vergaderzaal direct handmatig een videogesprek op te starten.