Bij een veroordeling kijkt het ministerie ook naar andere factoren, zoals:
•De aard van de gegevens
•De ouderdom van de gegevens
•De ernst van de delicten en de zwaarte van de opgelegde straffen
•Het aantal geregistreerde feiten binnen een bepaalde tijdsspanne
•De leeftijd van de betrokkene ten tijde van het vastleggen van de gegevens
Als het ministerie voornemens is geen Verklaring te verstrekken, wordt de aanvrager hiervan op de hoogte gesteld en krijgt hij of zij de kans om een standpunt in te nemen. Vervolgens wordt een definitief besluit genomen. Tegen dit besluit kan bezwaar worden gemaakt bij het ministerie, en indien nodig kan er beroep worden aangetekend bij de rechtbank en de afdeling bestuursrechtspraak van de Raad van State.