Het is mogelijk om een vervaltermijn te verbinden aan een reiskostendeclaratie. U moet wel goed controleren of zo'n regeling niet in strijd is met een eventuele toepasselijke collectieve arbeidsovereenkomst (cao). Ook kunt u (op basis van de cao) verplicht zijn om de ondernemingsraad erbij te betrekken.
Haalbare vervaltermijn afspreken
Vervolgens neemt u de regeling op in de arbeidsvoorwaardenregeling of arbeidsovereenkomst. Als u geen termijn afspreekt, mag de werknemer nog maximaal vijf jaar de reiskosten declareren. Zorg er wel voor dat de vervaltermijn haalbaar is voor de werknemer. Zo oordeelde de rechtbank Limburg in een zaak dat een periode van drie maanden een haalbare termijn was.
Download ook de tool Declaratieformulier kilometervergoeding
Niet meer dan het fiscale maximum onbelast laten
Houd er rekening mee dat er een maximum is voor het bedrag dat uw organisatie onbelast aan een werknemer kan geven. Dat is per 1 januari 2024 verhoogd naar € 0,23 per zakelijke kilometer. Vergoedt uw organisatie een hoger bedrag per kilometer, dan moet het meerdere bij het loon van de werknemer worden geteld of worden aangewezen als eindheffingsloon dat van de vrije ruimte van de werkkostenregeling snoept.