De registratieplicht rust op de trustee/juridisch eigenaar/beheerder zelf. Het is echter voor trustees/juridische eigenaren/beheerders mogelijk om een ander een volmacht te geven op grond waarvan deze ander namens de volmachtgever de registratie kan verzorgen, mits:
(a) de trustee/juridische eigenaar/beheerder beschikt over een BSN en is ingeschreven op een Nederlands adres of beschikt over een (geactiveerde) non-EU trustee account;
(b) de gevolmachtigde beschikt over een Nederlandse DigiD;
(c) de volmacht schriftelijk is verleend;
(d) een afschrift van de (originele) volmacht wordt geregistreerd; en
(e) de gevolmachtigde wordt geregistreerd als een betrokkene (géén UBO), met betrokkenheid ‘gevolmachtigde’ en een afschrift van een (geldig) identiteitsdocument van de gevolmachtigde wordt geregistreerd.
De hierboven onder (d) en (e) bedoelde afschriften en andere gegevens van de gevolmachtigde worden uitsluitend gebruikt voor ondersteuning van het registratieproces en worden niet aan derden verstrekt.
Het is goed om te benadrukken dat ook bij een volmachtverlening de registratieplicht op de trustee/juridisch eigenaar/beheerder blijft rusten en dus ook de verantwoordelijkheid voor de naleving van die verplichting. Dat geldt ook ten aanzien van andere verplichtingen die op grond van wet- en regelgeving met betrekking tot dit register op de trustee/juridisch eigenaar/beheerder rusten.
Het verlenen van een volmacht voor het verzorgen van de registratie van een trust of een soortgelijke juridische constructie en de uiteindelijk belanghebbenden daarvan betekent niet dat de trustee/juridisch eigenaar/beheerder zelf niet langer een uiteindelijk belanghebbende is; de volmachtverlening betekent niet dat de gevolmachtigde als trustee/juridische eigenaar/beheerder geregistreerd mag worden. De gevolmachtigde moet met betrokkenheid ‘gevolmachtigde’ worden geregistreerd.