Voorafgaand aan het agendagesprek hebben de inspectie en het bestuur en de raad van toezicht thema’s geselecteerd die ze in het jaargesprek zouden willen bespreken. Het agendagesprek wordt gevoerd door de contactinspecteur van de inspectie, een vertegenwoordiger van het bestuur en een vertegenwoordiger van de raad van toezicht. Desgewenst kan de raad van toezicht zich laten vertegenwoordigen door het bestuur in het agendagesprek.
In het agendagesprek wordt doorgevraagd op waarom een thema wordt aangedragen en met welk doel. Dit om ervoor te zorgen dat de verwachtingen helder zijn en om ervoor te zorgen dat alle deelnemers het jaargesprek goed kunnen voorbereiden. Uit de pilot hebben we geleerd dat we de agenda voor het jaargesprek moeten beperken tot twee maximaal drie onderwerpen zodat er voldoende ruimte is voor uitwisseling van ieders perspectief.
In het agendagesprek wordt ook besproken (eventueel per onderwerp) wie van de gesprekspartners het proces bewaakt. Dat kan gezien de gedeelde verantwoordelijkheid voor de kwaliteit van het gesprek een bestuurder zijn, een inspecteur of een lid van de raad van toezicht. Vanuit het agendagesprek wordt een agenda gemaakt voor het jaargesprek die ofwel door de inspectie ofwel door het bestuur gedeeld wordt.