De oorsprong van de scanner dateert uit 1984, toen Microteck de eerste scanner ontwikkelde. De werking van een scanner bestaat uit de ontvangst door spiegels van het licht dat wordt gereflecteerd in een sensor. De sensor zet de lichtenergie om in elektrische signalen. Deze signalen worden omgezet in een digitaal formaat dat het ontvangende apparaat leest en omzet naar een digitaal plaatje.
De werking van een scanner is eigenlijk heel eenvoudig. Met een flatbed scanner hoef je alleen maar het document onder het deksel te leggen en op een knop te drukken. Deze stappen herhaal je met iedere pagina die je wilt scannen. Bij documentenscanners kun je alle pagina’s in één op de daarvoor bestemde lade leggen en afwachten tot alle documenten automatisch gedigitaliseerd worden. Mobiele scanners hebben een gleuf waardoor je de documenten moet laten gaan.