De kantoorfunctie is gedefinieerd in het Bouwbesluit 2012 als 'gebruiksfunctie voor administratie'. Een gebruiksfunctie bestaat uit de gedeelten van een of meer bouwwerken die eenzelfde gebruiksbestemming hebben en die samen een gebruikseenheid vormen. In een gebruiksfunctie vinden de voor die gebruiksfunctie kenmerkende activiteiten plaats. Elk bouwwerk heeft ten minste één gebruiksfunctie. Er zijn 12 (hoofd)gebruiksfuncties (artikel 1.1 lid 2 Bouwbesluit 2012). Een gebruiksfunctie bestaat daarnaast uit een of meer niet-gemeenschappelijke ruimten. Soms deelt een gebruiksfunctie bepaalde ruimten, routes of voorzieningen met andere gebruiksfuncties. Dit zijn dan gemeenschappelijke ruimten, routes respectievelijk voorzieningen. In een bouwwerk kunnen zich verschillende gebruiksfuncties bevinden. Een kantoorfunctie is bijvoorbeeld een gebouw of een deel daarvan waar een adviesbureau, een administratie- of advocatenkantoor of een verzekeringsmaatschappij is gevestigd.