Ondernemers met slechts een paar werknemers zouden de personeelsadministratie zelf kunnen doen. Het is daarbij belangrijk dat de werkgever zich houdt aan de wet- en regelgeving en dat alle informatie goed en overzichtelijk wordt bijgehouden. HRM-software kan dit vereenvoudigen door deze processen te automatiseren. Zodra een onderneming meer personeel heeft, kan het verstandig zijn om de administratieve werkzaamheden over te dragen aan een extern bedrijf of specialist. Zo worden fouten en consequenties voorkomen, doordat specialisten beschikken over de benodigde kennis en alle informatie altijd up-to-date is.