Voor werknemers die niet direct zicht hebben op de periodes waarin zij vakantiedagen willen opnemen, is het vervelend als collega’s direct aan het begin van het jaar vrij vragen. Als u wilt instellen dat werknemers niet eerder dan een half jaar voor de start van hun vakantie de vakantiedagen kunnen aanvragen, is dit in theorie mogelijk. De wet verbiedt zo’n regel niet, zolang dit in de arbeidsovereenkomst of de cao is afgesproken.
Instemming nodig van de ondernemingsraad
Heeft uw organisatie een ondernemingsraad (OR), dan moet u deze benaderen, want de OR heeft instemmingsrecht op een wijziging van een vakantieregeling. U kunt de regel bijvoorbeeld in het personeelsreglement opnemen.Zorg in ieder geval dat u de wijziging goed kunt onderbouwen en controleer wat een eventueel van toepassing zijnde cao bepaalt voor de vakanties.
De vraag is wel of u het probleem oplost met het instellen van zo’n wachttijd voor een vakantieaanvraag. Dezelfde werknemers die nu aan het begin van het jaar een aanvraag indienen, kunnen in juni op de halfjaartermijn anticiperen door gelijk een aanvraag te doen voor de feestdagen in december.
Laat leidinggevenden het tijdig aankaarten
Mogelijk helpt het meer als de leidinggevenden van afdelingen waarop dit probleem speelt met de werknemers in gesprek gaan. Onder het mom van elkaar wat gunnen, zou hij er met de werknemers uit moeten kunnen komen. Eventueel kan er voor populaire periodes geloot worden.
Wettelijk gezien kan uw organisatie een vakantieaanvraag niet zomaar weigeren. U behoort een vakantieaanvraag te accepteren, tenzij er ‘gewichtige redenen’ zijn om dat niet te doen. Die redenen moet u binnen twee weken na ontvangst van de aanvraag schriftelijk aan de werknemer overbrengen. Doet u dit niet, dan geldt de aanvraag als geaccepteerd.