Open by design en schrijven voor openbaarheid zijn twee termen die betrekking hebben op maatregelen die je aan het begin van de levenscyclus van een document kunt nemen om openbaarmaking (verderop in die cyclus) makkelijker te maken.
‘Schrijven voor openbaarheid’ houdt in dat de opsteller van een document, bij het schrijven van de tekst, rekening houdt met toekomstige openbaarmaking. Bijvoorbeeld: het document leesbaarder te maken voor een extern publiek door afkortingen de eerste keer voluit te schrijven. Maar ook door het onnodig vermelden van persoonsgegevens te vermijden; rekening te houden met digitale toegankelijkheid in de documentstructuur, tabellen en afbeeldingen; en af te stemmen met andere departementen wanneer hun standpunten in de tekst genoemd worden.
Open by design wil zeggen: het borgen van toekomstige openbaarmaking in (technische) hulpmiddelen en werkprocessen. Bijvoorbeeld door gebruik te maken van een sjabloon dat niet-openbare informatie apart zet in het document en dat het document de juiste metadata meegeeft voor publicatie. Of door niet-openbare informatie al bij het opstellen van het document te markeren, al dan niet in een aparte publicatieversie.
Open by design en schrijven voor openbaarheid vullen elkaar aan; in praktijk heb je beide nodig om toekomstige openbaarmaking efficiënt in te regelen. Beslisnota’s zijn een voorbeeld van teksten die open by design worden opgesteld en die worden geschreven voor openbaarheid. Zie deze animatie en deze infographic voor meer informatie.