Bij werken in de cloud zijn uw bestanden altijd en overal bereikbaar. De bestanden worden namelijk niet lokaal opgeslagen op bijvoorbeeld uw eigen computer, maar op een netwerk van computers dat op aanvraag te benaderen is. U bepaalt zelf wie er toegang heeft tot uw gegevens. U kunt bijvoorbeeld uw hele organisatie toegang geven, maar het is ook mogelijk om bepaalde bestanden alleen toegankelijk te maken voor specifieke medewerkers. De clouddienst is verantwoordelijk voor de hardware, software en het onderhoud van de computers waarop uw gegevens opgeslagen staan.