Een gebruiker is niet per definitie een werknemer. Een gebruiker is de persoon die kan inloggen in Exact en gegevens kan bekijken en eventueel wijzigen. Dat wordt door de instelling van rechten bepaald.
Een werknemer is de persoon van wie informatie is opgeslagen. Denk hierbij aan gegevens zoals naam, adres en woonplaats maar ook aan de nodige informatie voor de salarisverwerking en het personeelsdossier. Heeft een werknemer rechten om zelf informatie in te kijken en eventueel andere acties uit te voeren met Exact, dan is hij ook een gebruiker.