Debiteurenbeheer kan zowel manueel als automatisch via een specifieke software. Het al dan niet gebruik van een software voor debiteurenbeheer verschilt van onderneming tot onderneming en is vaak afhankelijk van de grootte van het bedrijf. Bij kleine en middelgrote ondernemingen die op jaarbasis een beperkt aantal facturen opmaken of niet voldoende debiteuren hebben, volstaat het gebruik van een boekhoudpakket of ERP-systeem. Een software voor debiteurenbeheer heeft voor veel KMO’s nog geen toegevoegde waarde of bij velen is het gebruik ervan nog in onderzoek.
Grotere ondernemingen daarentegen hebben meer nood aan het gebruik van een professionele software voor debiteurenbeheer. Gezien de grote hoeveelheid facturen is het manueel opvolgen en beheren voor hen onbeheersbaar en een haast onmogelijke opdracht. Bovendien is het gebruik van een ERP-systeem niet altijd even gebruiksvriendelijk en biedt het onvoldoende mogelijkheden en flexibiliteit voor een efficiënt debiteurenbeheer.
Er zijn veel voordelen verbonden aan het gebruik van een software voor debiteurenbeheer. Automatische opvolging is een must om het overzicht te bewaren en doelgericht te werken. Ook is het een makkelijke en snelle manier om klanten en leveranciers op te volgen en ervoor te zorgen dat deze tijdig hun facturen betalen, wat toch het uiteindelijke doel is van een software voor debiteurenbeheer. Bovendien is zo’n software belangrijk voor een goede cashpositie van het bedrijf en om leveranciers op tijd te kunnen betalen, want als het openstaande saldo van klanten boven de kredietlimiet is, worden er vaak gewoonweg geen leveringen uitgevoerd. Verder kan er meer volume afgehandeld worden zonder aanwerving van bijkomend personeel. Voor sommige bedrijven is een software voor debiteurenbeheer een wettelijke verplichting. Ten slotte zorgt het voor een professionelere aanpak richting management, klanten en leveranciers .