Het formatieplan wordt in eerste instantie gemaakt door het schoolbestuur. Het wordt dan aan de medezeggenschapsraad gepresenteerd. De personeelsleden in deze raad hebben instemmingsrecht, en de ouders worden geïnformeerd. Zij hebben immers baat bij een goede indeling, en kunnen bijvoorbeeld adviseren een uitgebreider zorgteam aan te stellen, zoals het aannemen van een remedial teacher of IB’er. In dit laatste geval zou dat ingevuld worden door een leerkracht minder lesgevende uren te geven, maar dan moeten die natuurlijk wel door iemand anders worden opgepakt. Wanneer iedereen akkoord is, kunnen de roostermakers aan de slag, want nu ze weten welke leraren beschikbaar zijn voor welke klassen en voor hoeveel lesuren in de week.