Het advies is: maak geen gebruik van toestemming als rechtsgrond voor kernprocessen als het geven van onderwijs en de bijbehorende begeleiding. Dat is doorgaans ook niet nodig want voor je belangrijkste processen biedt de uitvoering van de (onderwijs)overeenkomst de meest voor de hand liggende rechtsgrond. Docenten mogen op basis hiervan informatie delen die nodig is voor een goede begeleiding van de student. Voor zaken die niet rechtstreeks met de studie, maar wel met de aanwezigheid op school te maken hebben kun je vaak een gerechtvaardigd belang aanvoeren. Denk daarbij aan cameratoezicht of het gebruik van de schoolpas. En in een aantal situaties hebben we te maken met een wettelijke verplichting om bepaalde gegevens te verwerken.
Voor medische gegevens (een beperking bijvoorbeeld) geldt wel dat deze alleen met toestemming van de student verwerkt mogen worden en dat de zichtbaarheid tot een minimum beperkt moet blijven. Richt je proces zodanig in dat dergelijke bijzonderheden uitsluitend met toestemming van de student worden geregistreerd en op verzoek ook weer verwijderd kunnen worden.
En verder gebruik je toestemming alleen als rechtsgrond voor niet essentiële toepassingen, zoals de foto’s van de excursie.
Het registreren van toestemming is vaak nog wel te doen in het SIS, de echte uitdaging zit hem in de naleving ervan door de onderwijsteams. Daarom bij deze nog eens benadrukt om zeer terughoudend om te gaan met toestemming als rechtsgrond.