Functioneel beheer is ontstaan uit een behoefte vanuit de business. De applicatiebeheerder configureert en onderhoudt de ‘set-up’ van de applicatie. In de praktijk bleek binnen veel organisaties behoefte aan een profiel dat dichter op de operatie zit. Het resultaat: de functioneel beheerder. Minder technisch aangelegd, met meer vaardigheden op het gebied van communicatie en presentatie. De functioneel beheerder richt zich primair op het gebruikersgemak, en beïnvloedt in principe niet zelfstandig de werking van systemen. De functioneel beheerder zorgt er vooral voor dat de users de juiste informatie, mogelijkheden en bevoegdheden hebben qua functionaliteit van de applicatie. Andersom monitort de functioneel beheerder ongevraagd of de applicatie nog wel alles doet wat de business nodig heeft. Op technisch vlak schakelt hij de specialist in, de applicatiebeheerder. De functioneel beheerder zit vaak (gedecentraliseerd) tussen de gebruikers.