De definitie is voor e-mailmarketing zo wijd, dat gesteld kan worden dat iedere e-mail aan een potentiële klant (prospect) of een bestaande klant e-mailmarketing is. De opvatting van de marketingsector is dan ook veel specifieker. Volgens veel professionals moet e-mailmarketing voldoen aan drie voorwaarden. De onderstaande voorwaarden kunnen niet allemaal tegelijk de aanleiding voor het versturen e-mails zijn, maar als er aan geen van de voorwaarden voldaan wordt, dan spreekt ComBron niet van e-mailmarketing. Eerste voorwaarde e-mailmarketing: Het e-mailbericht moet de relatie tussen de klant en het bedrijf verbeteren. Door het stimuleren van de klantloyaliteit wil men de kans op herhaalaankopen vergroten. Tweede voorwaarde e-mailmarketing: Het verzenden van e-mails die nieuwe klanten moeten werven of huidige klanten moeten verleiden om iets te kopen. Derde voorwaarde e-mailmarketing: Reclame voor de eigen organisatie verwerken in e-mails die andere bedrijven naar hun klanten versturen. Op deze manier is e-mailmarketing een vorm van contentmarketing.   In de EU is voorwaarde nummer 2 niet zomaar mogelijk, omdat in Europa opt-in geldt. Dit betekent dat je (vooral) prospects alleen e-mail mag sturen als hiervoor toestemming is gegeven. E.e.a. is in Nederland geregeld in de Telecommunicatiewet.