Zoals eerder gezegd: een ERP-systeem staat of valt met het gebruik ervan. Als het systeem niet “gevoed” wordt met actuele data, zal de meerwaarde ervan tegenvallen. Vaak zijn medewerkers jarenlang gewend aan een bepaalde manier van werken of aan vertrouwde (software-)systemen. Overstappen kost dan energie. Enkele tips om uw medewerkers mee te krijgen zijn:
Betrek invloedrijke medewerkers uit alle afdelingen bij de implementatie. Breng hun businessprocessen in kaart, vraag naar hun wensen en nodig hen uit om tussenstappen van feedback te voorzien. Wanneer zij zich eigenaar voelen van het systeem zullen zij enthousiaste gebruikers worden en anderen meenemen in hun enthousiasme.
Zorg dat het systeem terdege getest is voor de livegang. Live gaan kan je maar één keer doen. Als er allerlei fouten in het systeem zitten, verlies je veel goodwill in de eerste dagen.
Train je medewerkers in het gebruik vóór het systeem live gaat. Zorg dat je op de eerste dagen van het gebruik voldoende mankracht beschikbaar hebt voor het tackelen van opstartproblemen en hulp bij het gebruik.
Bouw enkele simpele functionaliteiten in die direct zichtbaar winst opleveren voor de gebruikers.
Blijf in de eerste maanden van het gebruik erop toezien dat je medewerkers het systeem gebruiken, zodat er routine komt en iedereen het maximale eruit kan halen.