De hoofdregel is dat een e-mail een rechtsgeldige verklaring is. Wel moet de e-mail in de inbox van de ontvanger zijn aangekomen om rechtsgeldig te zijn. U kunt discussie hierover voorkomen door met de mail een ontvangstbevestigingsverzoek mee te sturen. Ook als de ontvanger antwoordt op de mail, is bewezen dat hij de mail gekregen heeft.
E-mail beveiligd versturen met elektronische handtekening
De ontvanger kan wel in twijfel trekken of de mail wel echt was en of die ook inderdaad van u kwam. Daarom is het handig om de mail beveiligd te versturen, bijvoorbeeld met een elektronische handtekening. U kunt het bericht ondertekenen met een e-mailcertificaat. Hierbij wordt een certificaat geïntegreerd in een mailprogramma, zoals Outlook. Vaak moet niet alleen de verzender, maar ook de ontvanger het certificaat integreren in zijn mailprogramma. Dat is lastig als één van de twee een webmaildienst gebruikt.
Ondertekende pdf als bijlage bij de mail
Een andere optie is dat u het bericht vastlegt in een pdf-bestand, dat u als bijlage bij de mail voegt. Dit bestand ondertekent u elektronisch met een certificaat en u beveiligt de pdf tegen wijzigen. Als u een door Adobe erkend certificaat gebruikt, hoeft de ontvanger alleen maar Adobe Reader op zijn computer te hebben om het bestand te kunnen lezen.