Het aanhouden van een zakelijk e-mailaccount na uitdiensttreding kan handig zijn, zodat relaties of klanten die het oude e-mailadres nog gebruiken alsnog geholpen kunnen worden door uw organisatie.
U zou hiervoor om toestemming kunnen vragen aan de werknemer voordat hij uit dienst treedt, maar vanwege de gezagsverhouding kan de werknemer niet rechtsgeldig toestemmen. De vraag is namelijk in hoeverre een werknemer uit vrije wil toestemming kan geven aan zijn werkgever. Weigeren kan nadelige gevolgen hebben voor de werknemer.
Zakelijk e-mailaccount nog zes maanden inzien
Het is daarom verstandiger om het aanhouden van het zakelijke emailaccount te baseren op het gerechtvaardigd belang van de organisatie. Het lijkt te rechtvaardigen voor het bedrijfsbelang dat u het zakelijke e-mailaccount in ieder geval voor een bepaalde periode (bijvoorbeeld zes maanden) na het dienstverband in mag zien voor mogelijk belangrijke mail. Hierbij moet u er wel rekening mee houden dat u geen persoonlijke e-mail van de werknemer mag lezen, ook niet als deze op zijn zakelijke e-mailadres binnenkomt.
Zet afspraken over e-mailaccounts in het personeelsreglement
Het is goed om de afspraken over het aanhouden van een e-mailaccount na uitdiensttreding op te nemen in het personeelsreglement, zodat werknemers dit van tevoren weten. Probeer uiteraard wel te voorkomen dat u of collega’s ook privémails van de werknemer inzien die op het zakelijke e-mailaccount nog eventueel binnenkomen.