Yra kelios esminės pokalbių taisyklės, kurių turėtumėtės laikytis. Pirmoji yra taisyklingos gramatikos ir rašybos palaikymas. Klaidos, klientų akyse, padaro jūsų klientų aptarnavimo komandą mažiau kompetetinga. Kita taisyklė yra greičiausias aptarnavimas, kurį tik galite pasiūlyti, todėl yra labai svarbu, kad pokalbio metu agentai greitai rašytų. Kita taisyklė - akronimų ir trumpinių nenaudojimas. Tokių formų naudojimas yra ne profesionalus. Tai yra panašu, kaip ir naudoti trumpus atsakymus "taip" arba "ne". Visada stenkitės naudoti pilnus sakinius. Paruošti atsakymai palengvina klientų aptarnavimo komandos darbą, tačiau nenaudokite jų neapgalvotai. Agentai turėtų visad suasmeninti atsakymus. Yra gerai, kai į klientą mes kreipiamės vardu. Klientui tai leidžia pasijausti, kad aptarnavimo komanda kreipiasi tiesiai į jį ir jis yra išskirtinis.