Vienkāršā atbilde uz šo jautājumu ir – pēc iespējas ātrāk, bet mēs zinām, ka to ir vieglāk pateikt nekā izdarīt. Laiks, kas nepieciešams, lai atbildētu uz klienta pieprasījumu, klientu apkalpošanas komandā ir jānosaka iekšēji un, ja iespējams, jāapstiprina ar pakalpojumu līmeņa līgumu (SLA) ko paraksta klientu apkalpošanas aģenti. Reakcijas laiks dažādās nozarēs un uzņēmumu vidū var atšķirties atkarībā no daudziem mainīgajiem faktoriem.
Šie faktori var būt aģentu skaits klientu apkalpošanas komandā, noteiktā laika periodā iesniegto palīdzības dienesta pieteikumu daudzums, klientu pieprasījumu sarežģītība, palīdzības dienesta operāciju automatizācijas līmenis un klientu apkalpošanas programmatūras kvalitāte, mēs nosaucām tik dažus.
Neatkarīgi no jūsu komandas iekšējiem apstākļiem klientu apkalpošanas aģentiem ir jācenšas atbildēt uz klientu pieprasījumu, tiklīdz tas ir iesniegts, liekot klientu intereses pirmajā vietā.