申請者が所定の書式の理由書を作成して申請します。理由書には証明者の住所、氏名、会社名、役職名、電話番号、メールアドレス等の連絡先を記載します。 また証明の協力を得られない具体的な理由を記載する必要があります。 なお、現在は証明書の押印は不要になっています。