就労ビザは、外国人本人（申請人）が現地の在外公館（日本大使館または領事館）にて申請を行います。その際に必要となる最も重要な書類が、「在留資格認定証明書」です。この在留資格認定証明書は、日本の受け入れ機関の関係者が代理人となり、日本の出入国在留管理庁へ申請します。申請を受けた出入国在留管理庁は、申請人の経歴・日本での滞在歴等の本人情報や、日本での勤務先の情報、職務内容が定められた在留資格に合致しているか等の審査を行います。審査が完了し、無事に在留資格認定証明書が発行されたら、代理人の元に郵送され、原本を国際郵便にて申請人に送付します。申請人は、その他の必要書類とともに、在外公館において就労ビザを申請し、取得後、来日が可能となります。