このコラム「「ご足労」の意味と使い方」にもあるように、目上の人にお願いやお断りを伝えるときに使います。取引先や顧客など社外に向けて使うのが一般的なため、上司など社内の人間に対して使うのは避けましょう。また、クッション言葉として使うことも可能です。ほかのクッション言葉を知りたい人は「その敬語間違ってない？正しいビジネスメールのマナーとは」でご紹介しているのでチェックしてみてください。