法定調書の作成などに際し、従業員等からマイナンバー（個人番号）の提供を受けられない場合でも、安易に法定調書等にマイナンバー（個人番号）を記載しないで税務署等に書類を提出せず、従業員等に対してマイナンバー（個人番号）の記載は、法律（国税通則法、所得税法等）で定められた義務であることを伝え、提供を求めてください。
それでもなお、提供を受けられない場合は、提供を求めた経過等を記録、保存するなどし、単なる義務違反でないことを明確にしておいてください。従業員等との間でマイナンバー（個人番号）の提供の有無を判別できますので、特定個人情報保護の観点からも経過等の記録を行うことが望ましいものと考えられます。
なお、税務署では、社会保障・税番号＜マイナンバー＞制度に対する国民の理解の浸透には一定の時間を要する点などを考慮し、マイナンバー（個人番号）・法人番号の記載がない場合でも書類を収受することとしていますが、マイナンバー（個人番号）・法人番号の記載は、法律（国税通則法、所得税法等）で定められた義務であることから、今後の法定調書の作成などのために、今回マイナンバー（個人番号）の提供を受けられなかった方に対して、引き続きマイナンバーの提供を求めていただきますようお願いします。
（注）　マイナンバー（個人番号）の提供を受けられない場合における、「提供を求めた経過等の記録、保存」は法令上の義務ではありません。「いつ提供を求め、その結果として提供を受けられなかった事実」を事後的に明らかにすることが可能であればよく、提供を受けることができなかった個別の事情までは記録する必要はありません。