通知文においては、事情の知らない第三者が見てもその内容から不当性を理解してもらえるような内容で書きましょう。具体的には、当該クレーマーの要求行為や要求内容と共に、会社として要求に応じることはできないことを再三再四にわたり説明・回答している事実を記載します。その上で、これ以上対応できない旨を明言します。ただし、事実よりも、こう考えるなどという意見や評価を盛り込んでしまうと、今度は通知文の内容についてクレームを言いたい、という事態も発生し得ます。そのため、第三者から見ても不当性が分かるような内容にしながらも、事実を記載して、「議論する意思も、交渉する意思もない」ことを端的に記載すれば良いと考えます。