Comunemente, i risponditori automatici telefonici sono dotati di interfacce simili tra loro, facili da comprendere, in modo tale che anche un utente con minima esperienza possa configurarlo. Il risponditore automatico funziona tramite uno schema ad albero (come l’albero genealogico per intenderci), la frase iniziale del risponditore automatico telefonico viene posizionata al vertice dello schema, e da quella frase (file audio registrato o tecnologia text to speak) si generano le varie ramificazioni. Prendiamo come esempio un call center che vuole dividere gli utenti inglesi da quelli italiani: come primo passo bisogna registrare il messaggio di benvenuto del risponditore automatico IVR in tutte e due le lingue, in modo tale da poter raggiungere qualsiasi utente.