Ancora una volta, questo dipende interamente dal tipo specifico di email. I messaggi di promozione devono essere inviati subito dopo che il dipendente promosso è stato informato. Le e-mail di benvenuto e gli inviti alle riunioni devono essere inviati almeno una settimana prima dell’evento di un nuovo membro del team o di una discussione in corso. Le offerte di lavoro dovrebbero essere inviate prima – diversi mesi prima che quella posizione debba essere riempita e poche settimane prima che possa essere pubblicizzata esternamente.