Il processo che fa funzionare la fotocopiatrice varia in base alla tecnologia impiegata. Nei modelli laser attualmente in commercio è una coppia di strumenti a ricreare la copia dei documenti. Infatti le nuove tecniche di stampa prevedono un lavoro congiunto di scanner e stampante laser.
L’immagine viene acquisita in formato digitale e quindi il laser pulsante, a volte anche un Led, consente l’esposizione al materiale fotoconduttivo che si spegne lì dove i pixel devono trattenere l’immagine. Quindi di fatto l’impulso luminoso o la sua mancanza, indica per difetto dove deve trasferirsi il colore dal toner verso il foglio.
Le stampanti inkjet, invece, hanno un getto d’inchiostro emesso dagli ugelli delle cartucce che ricopre il foglio di minuscoli punti fino a ottenere la gradazione di colore che riproduce l’originale.