Office 365 conserva i messaggi di posta elettronica nelle cassette postali degli utenti finché all'account è associato un piano di abbonamento attivo. Inoltre, la disponibilità delle e-mail dipende dai criteri di conservazione dell'organizzazione. Per l'account Exchange Online, il criterio di conservazione predefinito viene applicato automaticamente. Se abiliti la casella di posta di archiviazione, le e-mail dalla casella di posta principale verranno spostate nell'archivio dopo 2 anni. L'amministratore può anche modificare il criterio di conservazione e spostare in precedenza le e-mail nella cassetta postale condivisa.