Il flag "attrezzatura condivisa" viene utilizzato per indicare che l'attrezzatura può essere utilizzata (e quindi prenotabile) da tutto il personale, anche se non è stata assegnata a nessuno dei dipendenti in particolare o non è stata assegnata a nessuna mansione.
Il flag "attrezzatura prenotabile" invece identifica un'attrezzatura che può essere prenotata dal personale. Il flag non è di per sé sufficiente a rendere prenotabile un'automezzo/attrezzatura. Perchè sia prenotabile l'attrezzature deve essere:
o condivisa tra tutto il personale (flag "attrezzatura condivisa"): in questo caso può essere prenotata da tutti
o associata ad una mansione: in questo caso può essere prenotata solo dai dipendenti associati a quella mansione
o associata ad un dipendente: in questo caso può essere prenotata solo dai dipendenti a cui è associata l'attrezzatura/automezzo
Inoltre affinchè possa essere prenotabile, l'attrezzatura deve essere anche pubblicata in Ufficio Web,  spuntando la voce apposita.