Per inviare newsletter con la massima efficacia, è essenziale un software per la creazione e l’invio. Altri strumenti online come web.de, Gmail o Outlook offrono l’invio di email ma non le funzioni necessarie per pianificare e inviare newsletter in modo flessibile. rapidmail è il software per l'invio di newsletter, che invece vi supporta con una comoda funzione di pianificazione, l’invio di follow-up automatici, le più alte percentuali di recapitabilità (deliverability), i test A/B, lo scoring dell'oggetto e i test antispam prima dell'invio. Inoltre, rapidmail permette di inviare newsletter a diversi segmenti di destinatari, di selezionare diversi indirizzi di mittente e di memorizzare chiavi DKIM e record SPF. Tutte queste funzioni sono di norma disponibili solo in un software professionale per newsletter.