Dicesi “spesa documentata” qualsiasi spesa di cui il dipendente o il libero professionista sia in grado di fornire una documentazione da inserire come giustificativo della spesa. In generale è meglio, dal punto di vista sia del dipendente sia dell’azienda, gestire delle spese documentate e conservare scontrini e ricevute. Per evitare di gestire la riconciliazione rendicontazione dettagliata, si può ricorrere a uno strumento di pagamento digitale come le carte prepagate Soldo, collegate a una web console in grado di monitorare in tempo reale le spese affrontate dai singoli dipendenti.