Per poter essere rimborsati delle spese di viaggio, è necessario fornire all’organizzazione ospitante tutti i documenti del viaggio. Ciò significa ad esempio tutti i biglietti del treno o dell’autobus (con prezzo e data), le fatture se il prezzo non è sul biglietto (ad esempio per i biglietti della metropolitana), le fatture dei voli e le carte d’imbarco, le ricevute della benzina se si viaggia in auto.