Talvolta il software di contabilità online viene indicato con il termine "software basato su cloud". Consente agli utenti di creare, archiviare e inviare fatture da qualsiasi dispositivo. Non richiede il salvataggio di file sul computer o il caricamento di unità disco. Per accedere all'account di QuickBooks Online è sufficiente effettuare l'accesso da un browser Web. I dati personali e le impostazioni dell'utente restano archiviati in modo sicuro nel cloud.