Le VDR sono più adatte delle cartelle condivise quando la sicurezza e la privacy sono importanti. Le VDR sono la scelta migliore per archiviare e accedere a file sensibili che devono essere utilizzati regolarmente da parte di un gruppo selezionato. Le VDR sono la scelta migliore anche quando sono importanti funzionalità come autorizzazioni, dati analitici o la collaborazione, in quanto le app per la condivisione file solitamente non ne dispongono.