Il costo della dematerializzazione dipende da vari fattori ed è importante considerare che la quantità di documenti da dematerializzare può sì influire sul costo finale, ma non è l’unico fattore.   I costi, infatti, dipendono più dalla complessità del progetto, dove le variabili sono numerose e comprendono la tipologia di documenti da dematerializzare, lo stato dell’archivio esistente, la creazione di un sistema di metadatazione, la normalizzazione dei fascicoli, l’attività di backoffice e data entry, le modalità di output e consultazione dei documenti, e l’eventuale necessità di equiparazione legale dei documenti dematerializzati.   Non esiste un progetto di dematerializzazione uguale per tutte le aziende; è invece indispensabile analizzare caso per caso per individuare la soluzione più idonea alle necessità.