Durante molte tappe del processo produttivo viene generata molta documentazione cartacea come piani di produzione, ordini o operazioni. La sovrapproduzione di documentazione contribuisc agli errori umani e allo stesso tempo prolunga il flusso cartaceo dei dati. Per questo motivo la digitalizzazione dei documenti costituisce uno dei metodi per aumentare il controllo dell’accesso ai dati, e per mettere al sicuro le informazioni eliminando il rischio di distruzione o perdita. Ciò facilita e accelera l’intero processo di circolazione dei dati e allo stesso tempo permette di eliminare tutti i costi relativi alla gestione della documentazione cartacea.