La Pubblica Amministrazione è obbligata a conservare tutti i documenti formati nell’ambito della loro azione amministrativa. Inoltre, a partire dall’11 ottobre 2015, le pubbliche amministrazioni sono tenute a inviare in conservazione il registro giornaliero di protocollo entro la giornata lavorativa successiva.
Conservazione del registro protocollo
Il processo di conservazione del registro protocollo si compone dei seguenti steps:
Creazione del file “registro giornaliero di protocollo” secondo una struttura che ne garantisca immodificabilità e staticità (es.pdf/A)
Associazione al file dei metadati, ossia un insieme di dati (ergo, informazioni) associati a un documento informatico utili per identificarlo e descriverne il contesto, il contenuto e la struttura, nonché per permetterne la gestione nel tempo nel Sistema di Conservazione
Produzione del pacchetto di versamento, ossia di un pacchetto costituito dai file da conservare e dai metadati ad essi relativi)
Invio del pacchetto di versamento al sistema di conservazione
Ricezione del rapporto di versamento, ossia l’attestazione dell’avvenuta presa in carico da parte del sistema di conservazione dei pacchetti di versamento
Verifica del buon esito del versamento
Arancia ICT, conservatore accreditato AgID, può sostenere la PA nella gestione dell’intero processo di implementazione del protocollo informatico, grazie al nostro servizio di Gestione documentale, e alla conservazione digitale a norma. Due soluzioni integrate tra loro per semplificare il processo di produzione e conservazione del registro giornaliero di protocollo.