Per proteggere la cassetta postale dalla perdita dei dati, Office 365 utilizza una funzionalità denominata Gruppi di disponibilità del database, in cui la cassetta postale viene replicata in più data center. In caso di errore, quando la cassetta postale principale viene danneggiata o eliminata, i dati vengono recuperati dalle altre copie delle cassette postali di data center diversi. Ma non garantisce che fornirà un ripristino point-in-time. Pertanto, Microsoft consiglia vivamente di utilizzare un servizio o un'applicazione di terze parti per eseguire il backup di Office 365.