Task significa in questo caso "compito", "attività ", in questo contesto ha una valenza come unità  di sviluppo delle attività .
Ad esempio, posso andare dal programmatore ed assegnargli il task di correggere dei bug in un sito; posso poi chiedere al copy di scrivere le schede prodotto di un cliente, posso chiedere di rinnovare SSL a chi dovrà  acquistarlo e cosà¬ via. La principale cosa che evitano i task è l'accumulo di email, una sorta di incubo che mi porto dietro dai tempi in cui lavoravo in ambito universatario: il lunedà¬ mattina era noto perchè, di fatto, si sorseggiava un caffè nell'attesa di finire di scaricare email con allegati giganteschi, in cui chiunque metteva becco e creava di fatto una gran confusione (soprattutto se un interessato la riceveva mentre la "discussione" era in corso). Se conosco almeno un caso in cui questo uso scellerato delle email aziendali ha portato addirittura a mettere in blacklist l'IP del mail server, si capisce bene che i task aiutino a tenere le cose un po' più strutturate ed ordinate.
Di fatto, il task non è solo un'attività  "atomica" (nel senso di non ulteriormente scomponibile) che mettiamo in lista per il gusto di ritrovarci con n-mila cose da fare, ma serve a dare un'idea soprattutto agli altri (che lavorano con noi) di quello che stiamo facendo.
Non mi meraviglia, peraltro, che molte persone non vedano di buon occhio questi strumenti (alcuni miei colleghi li percepivano come "strumenti di sorveglianza aziendale"), ma dovrebbe (in teoria...) essere compito di chi coordina comprendere (e se possibile, essere empatico) con i motivi per cui ciò avvenga: alla base c'è una questione di metodo, senza dubbio, ed uno sforzo di abitudine richiesto a tutto, ma c'è anche un calcolo molto più brutale.
L'uso di task in ambito lavorativo, infatti, se non adeguatamente introdotto (benedetta teoria...) rischia di far passare idee poco funzionali, dato che misura indirettamente la produttività  delle persone e questa cosa, per inciso, a molti non piace - e non è detto che siano per forza pigroni o sfaccendati, per quanto in vari casi sia sostanzialmente questo, il problema. Alla fine dei conti, il task è utile perchè è una traccia di quello che si sta facendo, ma anche di quello che si sta provando a fare, volendo: e se un collega è bloccato su un task, posso pensare di risolvere la questione intervenendo per fargli dare una mano. Questa ottica cooperativa del task è alla base del suo funzionamento ideale, per quanto purtroppo mal si coniughi (passatemi la sociologia spicciola), in certi casi, con la natura umana "in media".