Canali di segnalazione interna e procedura di segnalazione interna adottati da AKU ITALIA S.R.L. Le segnalazioni potranno essere effettuate con le seguenti modalità: - contattando telefonicamente il Gestore della Segnalazione al numero 328/9165275 per concordare un appuntamento telefonico, in videoconferenza o in presenza, al fine di riferire oralmente l’oggetto della segnalazione, che viene registrata con il consenso del segnalante o della quale viene redatto verbale; - attraverso la posta raccomandata , inserendo la segnalazione in due buste chiuse, includendo, nella prima, i dati identificativi del segnalante ed i suoi recapiti, unitamente a un documento di identità; nella seconda, l’oggetto della segnalazione; entrambe le buste dovranno poi essere inserite in una terza busta riportando, all’esterno, la dicitura “riservata al gestore della segnalazione di Aku Italia srl” e indirizzandola a: Avv. Luca Bandiera Via Giacomo Camillo De Carlo, 3 31100 Treviso Al Gestore della segnalazione deve essere trasmessa, per le valutazioni di competenza, anche l’eventuale documentazione sui fatti segnalati, nonché gli esiti degli accertamenti eventualmente già svolti in merito. TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI – INFORMATIVA PRIVACY Ogni trattamento di dati personali delle persone coinvolte nella segnalazione interna (quali ad esempio Persone Segnalanti, Facilitatore, gestore della segnalazione e persone fisiche menzionate nella segnalazione interna come persone alle quali la violazione oggetto di segnalazione è attribuita oppure come persone comunque implicate nella violazione segnalata) verrà effettuato da AKU ITALIA S.R.L, in qualità di titolare del trattamento, a norma del regolamento (UE) 2016/679 (di seguito il “Regolamento”), del decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196 (di seguito il “Codice privacy”) e della normativa applicabile in materia di protezione dei dati personali, e, in particolare, nel rispetto dei principi di cui agli articoli 5 e 25 del Regolamento. DATI PERSONALI TRATTATI In particolare, potranno essere trattati con l’ausilio di strumenti automatizzati sia, eventualmente, su supporto cartaceo, dalle persone competenti a ricevere o a dare seguito alle segnalazioni interne, espressamente autorizzate/incaricate da AKU ITALIA S.R.L a trattare tali dati ai sensi degli articoli 29 e 32, paragrafo 4 del Regolamento e dell’art. 2-quaterdecies del Codice privacy, dati personali della Persona Segnalante e/o forniti dalla Persona Segnalante relativi ad altri soggetti coinvolti nella segnalazione interna, quali dati personali comuni, dati personali appartenenti a particolari categorie (art. 9 del Regolamento) e, nei limiti di legge, dati personali relativi a condanne penali e reati (art. 10 del Regolamento), fermo restando che i dati personali che manifestamente non sono utili al trattamento di una specifica segnalazione interna non saranno raccolti da AKU ITALIA S.R.L, o, se raccolti accidentalmente, saranno cancellati immediatamente. A titolo esemplificativo, che possono essere trattate le seguenti categorie di dati personali: • dati anagrafici della Persona Segnalante (es. nome, cognome); • dati di natura professionale della Persona Segnalante (es. ruolo aziendale); • ogni informazione che si riferisca alla persona segnalata, o agli altri soggetti interessati, che la Persona Segnalante decide di condividere nella segnalazione per meglio circostanziarla; • le informazioni che la persona segnalata, o gli altri soggetti interessati, condividono nell’ambito della gestione della segnalazione. Si precisa che, in caso di segnalazione in forma anonima, non saranno trattati dati relativi alla Persona Segnalante. FINALITA’ E BASE GIURIDICA DEL TRATTAMENTO I predetti dati verranno trattati esclusivamente al fine di ricevere e di gestire le segnalazioni interne e ogni ulteriore attività a ciò necessaria (es. raccolta degli elementi utili al fine di verificare che il fatto oggetto di segnalazione sia fondato), in ottemperanza e nei limiti degli obblighi di cui al Decreto 24/2023, che rappresenta la base giuridica del trattamento. Il conferimento dei dati personali è, pertanto, obbligatorio e la mancata comunicazione comporterà l’impossibilità di gestire la segnalazione interna. Alla Persona Segnalante potrà essere richiesto uno specifico consenso, nei seguenti casi: • ai sensi dell'art. 12, c. 2 del Decreto, per autorizzare il Gestore a comunicare la sua identità e qualsiasi altra informazione da cui possa evincersi, direttamente o indirettamente, tale identità a soggetti diversi dal Gestore stesso al solo fine della gestione della segnalazione; • ai sensi dell’art. 14, c.4 del Decreto, qualora la segnalazione sia effettuata oralmente nel corso di un incontro con il Gestore, ai fini della documentazione mediante registrazione su un dispositivo idoneo alla conservazione e all'ascolto oppure mediante verbale. Inoltre, ai sensi dell’art. 12, c.5, alla Persona Segnalante può essere chiesto specifico consenso alla rivelazione della propria identità al fine di utilizzare la segnalazione nell’ambito di un procedimento disciplinare, se la contestazione è fondata in tutto o in parte sulla segnalazione e la conoscenza dell’identità della Persona Segnalante sia indispensabile per la difesa del soggetto a cui viene contestato l’addebito disciplinare. MODALITA’ DEL TRATTAMENTO AKU ITALIA S.R.L, per la gestione delle segnalazioni, ha adottato misure tecniche e organizzative che garantiscono, indipendentemente dal canale utilizzato, la tutela e la riservatezza della Persona Segnalante, delle persone coinvolte nella segnalazione, nonché del contenuto della segnalazione e della relativa documentazione. I dati personali che manifestamente non sono utili al trattamento di una specifica segnalazione, se accidentalmente raccolti, sono cancellati una volta esclusa la loro rilevanza. COMUNICAZIONE DI DATI Nel rispetto della suddetta procedura, i dati personali oggetto delle segnalazioni interne saranno trattati esclusivamente dal Gestore e non saranno comunicati a soggetti terzi, fatto salvo l’accesso da parte del fornitore del canale di segnalazione interno, che agirà in qualità di responsabile del trattamento ai sensi dell’art. 28 del Regolamento, e la comunicazione alle autorità amministrative o giudiziarie competenti, nel rispetto della normativa applicabile. Come sopra specificato, solamente con il consenso espresso della Persona Segnalante, l’identità e qualsiasi altra informazione da cui possa evincersi, direttamente o indirettamente, tale identità potranno essere rivelate a persone diverse da quelle competenti succitate. I dati personali oggetto delle segnalazioni interne, salvo obblighi normativi in tal senso, non saranno diffusi, né trasferiti in paese terzo al di fuori dell’Unione europea. PERIODO DI CONSERVAZIONE I dati personali oggetto delle segnalazioni interne e della relativa documentazione saranno conservati per il tempo necessario a gestire la segnalazione interna e comunque non oltre 5 (cinque) anni a decorrere dalla data di comunicazione dell’esito finale della procedura di segnalazione, nel rispetto di cui all’art. 12 del Decreto e del principio di cui all’articolo 5, par. 1, lett. e) del Regolamento, fermo restando che i dati personali che manifestamente non sono utili al trattamento di una specifica segnalazione interna non saranno raccolti da AKU ITALIA S.R.L, o, se raccolti accidentalmente, saranno cancellati immediatamente. DIRITTI Le persone coinvolte nella segnalazione interna, in qualità di soggetti interessati, possono esercitare scrivendo all’indirizzo email info@aku.it i diritti di cui agli articoli da 15 a 22, nei limiti di quanto previsto dall’art. 2-undecies del Codice privacy del Regolamento: Diritto di accesso: è il diritto di ottenere la conferma che sia in corso un trattamento di dati personali che li riguardano, e, in caso di riscontro positivo, di ottenere copia dei dati personali trattati e le seguenti informazioni: le finalità del trattamento, le categorie dei dati trattati, i destinatari dei dati, il periodo di conservazione dei dati, l’origine dei dati, i diritti previsti dal GDPR, l’esistenza di un processo decisionale automatizzato; Diritto di rettifica: è il diritto di ottenere la rettifica o l’aggiornamento dei dati personali che li riguardano; Diritto alla cancellazione: è il diritto di ottenere la cancellazione dei dati personali che li riguardano; Diritto di limitazione del trattamento: è il diritto di ottenere la limitazione del trattamento dei dati personali, in uno dei seguenti casi: i) l’interessato ha contestato l’esattezza dei dati personali; ii) il trattamento è illecito, e l’interessato ha richiesto la limitazione del loro utilizzo; iii) i dati personali sono necessari all’interessato per accertare, esercitare o difendere un diritto; Diritto di opposizione: è il diritto di opporsi al trattamento dei dati personali che li riguardano; Diritto di revocare il consenso: è il diritto a revocare in ogni momento il consenso prestato, in relazione ai trattamenti che si fondano sullo stesso, senza che ciò pregiudichi la liceità del trattamento basato sul consenso prestato prima della revoca; Diritto alla portabilità: è il diritto di ricevere i dati personali in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da un dispositivo automatico, e di richiederne la trasmissione a un altro destinatario. Qualora, inoltre, gli interessati ritengano che i loro dati siano trattati in violazione del Regolamento, hanno il diritto di proporre un reclamo a un’autorità di controllo competente in materia di protezione dei dati personali. DATI DI CONTATTO DEL TITOLARE E DEL RESPONSABILE DELLA PROTEZIONE DEI DATI Per qualsiasi ulteriore informazione inerente il trattamento di dati personali, AKU ITALIA S.R.L può essere contattata scrivendo una e-mail all’indirizzo info@aku.it.