Un software gestionale è uno strumento organizzato di acquisizione informazioni per generare documenti (es. fatture), calcolare costi e fare contabilità. Le diverse fonti di dati aziendali restano tra di loro scollegate.
Un sistema ERP, invece, collega e analizza tutti i dati aziendali con un approccio unitario. Il management può, così, monitorare costantemente e tempestivamente le performance aziendali in tutte le funzioni aziendali.
Ecco perché l'ERP costituisce uno strumento indispensabile per assumere decisioni corrette in contesti complessi e mutevoli.
Il funzionamento dell'ERP, inoltre, si basa sui processi organizzativi aziendali.
Introdurre un ERP in azienda significa, quindi, anche rivedere i processi organizzativi interni.
L'ERP verrà poi configurato in base a tali processi, e sarà in grado di suggerire le azioni da svolgere a ogni reparto aziendale e in quali tempistiche.
Per questo sono previste fasi di controllo e approvazione dei documenti, di liste documenti da emettere per data, e flussi di lavoro in base al tipo documento.