Tutti i movimenti di spesa o di incasso vengono registrati in partita doppia anche se, al fine di semplificare e alleggerire il lavoro dell'amministratore (che raramente è un contabile "nativo") tale meccanismo viene celato all'operatore.
Di fatto, quando si inserisce una fattura, si genera un debito dei condòmini e contemporaneamente un credito del fornitore. Quando paghiamo la fattura, il credito viene chiuso e contemporaneamente viene segnata l'uscita dal conto della banca. Allo stesso modo il versamento di rate condominiali riduce il debito di un condòmino (oppure origina un suo credito) e contemporaneamente incrementa il conto della banca.
L'uso appropriato della partita doppia permette di ottenere i prospetti della situazione contabile: conto economico, stato patrimoniale, situazione debiti e crediti, etc.