Nella redazione di una richiesta di rimborso spese vanno innanzitutto indicati i propri dati personali, corredati di codice fiscale e/o partita IVA. Poi occorre specificare le attività svolte e come queste ricadano tra gli interessi del destinatario della richiesta. Vanno quindi dettagliate le singole voci di spesa e vanno allegate le relative ricevute (scontrini, fatture, ecc.). Va poi inserita la richiesta esplicita di rimborso e le coordinate bancarie a cui ricevere le somme da rimborsare