“Protocollare” un documento vuol dire registrare tale documento in un registro, ovvero il Registro di Protocollo e associare ad esso, in maniera immodificabile, informazioni univoche che possano identificarlo in maniera certa. Tali informazioni, c.d. metadati, sono (come da art. 53 comma 1 del DPR 445/20000 TU):
numero di protocollo del documento;
data di registrazione di protocollo;
mittente per i documenti ricevuti o, in alternativa, il destinatario o i destinatari per i documenti spediti;
oggetto del documento;
l'impronta del documento informatico, se trasmesso per via telematica, costituita dalla sequenza di simboli binari in grado di identificarne univocamente il contenuto;
data e protocollo del documento ricevuto, se disponibili.