Kepala Desa/Lurah yang menerbitkan surat ini bukan menjadi dokumen final untuk menentukan status lahir atau kematian seseorang. Akan tetapi, sifatnya hanya sebagai pelaporan yang pertama terkait peristiwa tersebut. Surat dari Kepala Desa/Lurah kemudian menjadi persyaratan untuk melakukan pencatatan peristiwa kematian.