VDR lebih baik daripada folder bersama ketika keamanan dan privasi adalah hal yang mendesak. VDR adalah pilihan terbaik untuk menyimpan dan mengakses file sensitif yang memerlukan penggunaan rutin oleh kelompok tertentu. VDR juga merupakan pilihan yang lebih baik ketika fitur seperti izin, analitik, atau kolaborasi penting—karena aplikasi berbagi file biasanya tidak memiliki kemampuan ini.