Untuk memenuhi azas keterbukaan, dokumen yang tertulis memungkinkan semua pihak (termasuk masyarakat) untuk mengetahui proses pengadaan secara rinci dan lintas waktu
Untuk membantu penyiapan dan pelaksanaan audit (pemeriksaan dari pihak-pihak terkait), maka perlu pendokumentasian/ pengarsipan proses pengadaan.
Sebagai penguatan transparansi dan akuntabilitas informasi → mengurangi resiko KKN.
Yang harus diperhatikan terkait dengan Dokumen Proses Pengadaan adalah:
Memastikan proses pengadaan barang dan jasa, dilaksanakan dengan mengacu kepada Pedoman Teknis/Juknis (Peraturan dan Undang-undang yang berlaku) → perencanaan (RKM) dan pelaksanaan pengadaan (Implementasi oleh Tim Pengadaan).
Memastikan pengadaan barang dan jasa dilaksanakan sesuai tahapan yang benar. Dibuatkan Ceklist Dokumen Proses Pengadaan → Dokumen Proses Pengadaan yang dibukukan dan tersimpan di KKM.
Memastikan substansinya benar → mengacu kepada Juknis Pengadaan Barang dan Jasa Tingkat Masyarakat,             edisi 2018