A pénztárgép napló a pénztárgép elválaszthatatlan tartozéka. Ebbe kerül bejegyzésre a pénztárgép minden adata, az esetleges javítások is a pénztárgépnaplóba kerülnek dokumentálásra. Szintén a pénztárgépnaplóba kerülnek bevezetésre az éves felülvizsgálatok is. A pénztárgép naplót mindig a pénztárgép üzemeltetési helyén kell tartani, és az egy esetleges ellenőrzéskor be kell tudni mutatni a hatóság munkatársainak. Amikor a pénztárgépet szervizbe hozza, akkor mindenképp a pénztárgép naplót is hozza magával, ennek hiányában a havítás nem kezdhető meg.
Minden új pénztárgéphez pénztárgép napló is készült az üzembe helyezéssel egy időben. A pénztárgépnaplót sorszámmal rendelkezik, úgynevezett szigorúszámadású bizonylatnak minősül, ezért BE KELL vezetni a szigorú számadású bizonylat nyilvántartásba. Jellemzően a pénztárgép AP száma azaz egyedi azonosító, amit be kell írni a nyilvántartásba.