A számlajóváhagyás folyamata több lépésből áll, melyek fontosak az üzleti hatékonyság és átláthatóság szempontjából. Első lépésként a beszállító által kiállított számlát meg kell kapni és ellenőrizni annak helyességét majd tovább kell küldeni a Helpfordesk rendszerbe. Iktatás után a számla jóváhagyásra kerülhet , amely során az illetékes vezető vagy osztály jóváhagyja a fizetendő összeget.
A következő lépés a könyvelés, amikor a jóváhagyott számla bekerül a vállalat pénzügyi rendszerébe. Ezt követi maga az utalás vagy kifizetés, amikor a beszállítónak kifizetik az esedékes összeget.
Fontos megjegyezni, hogy ezeknek a lépéseknek az automatizálása jelentős előnyökkel járhat egy vállalat számára. Az elektronikus jóváhagyás és fizetési rendszerek segítségével gyorsabb folyamatokat érhetünk el, csökkentve ezzel az emberi hibák lehetőségét és optimalizálva az erőforrások felhasználását.