A rendezvényszervező az előzetes tervezés megbeszélésével kezd, amely kötött ütemtervhez vezethet, meghatározza a lehetséges helyszíneket és a költségvetést. Majd gondoskodik a biztosításokról és az engedélyekről, kapcsolatba lép a helyi önkormányzattal vagy az irányító szervekkel. Az esemény koordinátora a média kommunikációt és a PR kampányokat is kezelheti, valamint marketing anyagokat készíthet, hogy az eseményre maximális figyelmet hívjon fel. Végül elkészít egy részletes menetrendet.