जब कोई इमेल किसी स्कूल, कार्यालय, संस्थान, कंपनी, संगठित क्षेत्र के प्रमुख (Head) या पदाधिकारी या कर्मचारी को लिखा जाता है, इस मेल की विषय वस्तु व्यक्तिगत न होकर संस्थान के बारे में होता है, तो इस तरह के ईमेल को औपचारिक इमेल कहते हैं। ईमेल लेखन भी दो तरह के होते हैं- औपचारिक ई मेल लेखन और अनौपचारिक ईमेल लेखन। जब किसी कर्मचारी, अधिकारी, कंपनी, प्रकाशक, विक्रेता इत्यादि को कोई मेल लिखा जाता है तो ऐसा इमेल औपचारिक इमेल कहलाता है।