חשוב מאוד לדעת בדיוק מה יכינו עבורכם באולם ולאלו דברים אתם צריכים לדאוג בעצמכם. בעת שמסכמים את פרטי האירוע מול האולם יש לנסח את הדברים בכתב ולוודא שנציג האולם מבין מה אתם מצפים לקבל והוא מתחייב שאכן כך יהיה. לאחר שיש הסכם כתוב יש לעבור יחד על כל הסעיפים כדי למנוע תקלות.