אם מדובר בפעילות לקבוצה קטנה כמו סיור או יום כיף מחוץ למשרד אז בדרך כלל מספיק מספר שבועות מראש. אם מדובר בהפקת אירוע למאות או אלפי עובדים, ערב מושקע עם הופעה של אמן מוכר או קונספט ייחודי אחר ברמת החברה אז מומלץ ליצור קשר כחודש ואפילו חודשיים לפני תאריך האירוע.