ההנחיות להגשת ההצעה מנותחות על ידי Dubai Business Events יחד עם שגריר הכנסים של אל סאפיר, כדי להבין באופן מלא את תהליך הגשת ההצעה והגורמים העיקריים בקבלת ההחלטה. מוקמת ועדה להגשת הצעה, ובה חברים בעלי עניין כמו שגריר הכנסים של אל סאפיר, Dubai Business Events, מרכז הכנסים העולמי דובאי (Dubai World Trade Centre), מארגן הכנס המקצועי וצדדים קשורים אחרים.
לאחר מכן נכתב מסמך ההצעה, בהתאם לקווים המנחים להגשת הצעה. מסמך ההצעה כולל בדרך כלל מכתבי תמיכה מבעלי עניין רלוונטיים, מידע לגבי דובאי, מקום האירוע ואפשרויות לינה, הצעות לפעילויות חברתיות, תקציב הכנס ומידע רלוונטי אחר.