כלים לניהול פרויקטים צריכים לשרת את המתודולוגיה לניהול פרויקטים ולהיות מוטמעים בצורה אפקטיבית בארגון, כך שייתנו ערך גם לדרג המבצע את העבודה וגם לדרך המבקר אותה. כלי אינו רק ביטוי טכני של העבודה אלא דרך לעשות טרנספורמציה של נתונים למידע איכותי על בסיסו ניתן לקבל החלטות טובות. לשם כך נדרשת בחירה מושכלת של כלים מתאימים.