מומלץ להתחיל בתכנון לפחות 6-12 חודשים מראש לאירועים גדולים, ו-3-6 חודשים לאירועים קטנים יותר. זה מאפשר זמן מספיק לתכנון, הזמנת ספקים ומקום, ופתרון בעיות בלתי צפויות.