תוכנת SAP Business One מציעה ארבעה סוגים נפרדים של השראות כדי לתת מענה למשתמשים שונים בתוך המערכת. רישיון משתמש מקצועי מעניקה למשתמשים יכולות ניהוליות, ומאפשרת פעולות כגון שינויי מסך ותוספות נתונים. רישיון משתמש CRM מוגבל מיועד לאנשי שירות או ספקים חיצוניים, והוא מגביל ומגדיר את המידע הנגיש להם ואת הפעולות שהם יכולים לבצע. רישיון משתמש לוגיסטי מוגבל מוענקת בעיקר לעובדי מחסנים או אנשי שירות לוגיסטי, כך שיוכלו לצפות או לבצע פעולות במסכים החיוניים לתפקידיהם הספציפיים. רישיון משתמש פיננסי מוגבל ניתנת לעובדים שונים במחלקת הכספים ומעניקה להם סמכות לבצע שינויים או לצפות בנתונים דרך מסכי המערכת הרלוונטיים לתפקידם.