בעיקרון, מעצב פנים יכול להשתלב בנקודות שונות בתהליך העבודה. הוא יכול להשתלב כיועץ חיצוני בכל שלב בו הלקוח מבקש, וכן הוא יכול להשתלב כמעצב מן המניין, כבר בשלב התכנון של הפרויקט, זאת על מנת שיהיה ניתן להחליט באילו רכיבים וחומרים להשתמש.  אפשר לשכור את שירותיו של מעצב פנים גם אחרי שהפרויקט הושלם, במידה ומעוניינים לבצע בו שינויים, אך אז יש לקחת בחשבון שהתהליך יעכב את הכניסה למבנה ועלול לגבות עלויות כפולות.