במהלך השנה השוטפת נרשמים במערכת הנהלת החשבונות ההכנסות וההוצאות, התוצאות מסתכמות בדוח שנקרא מאזן בוחן, בדוח מראים את כל התוצאות של ההכנסות וגם ההוצאות וגם את היתרות המאזניות של ספקים, לקוחות וכו', וזה מה שאפשר להפיק לבנקים ומוסדות במהלך השנה.
מאזן בוחן כמו שהוא נשמע, הוא בוחן את המצב הרגעי.
בסוף השנה לאחר שמסתיימת שנת המס בדצמבר, מתחילים לעבוד על הדוחות הכספיים ולאחר שמסיימים, רואה חשבון שהוא חיצוני , כלומר לא עובד חברה, מאשר שהמספרים נכונים.
הוא מפקח על המספרים מטעם רשויות המס, בודק שעשיתם את זה נכון ואז הוא אומר אם הוא מאשר את המספרים וחותם על המספרים.
ולכן הבנקים מתייחסים ביותר ודאות לדוח כספי / מאזנים / דוחות חתומים שלהם וכו', יותר מאשר למאזן בוחן שמופק מהנהלת החשבונות של החברה.
לסיכום - מאזן בוחן זה מאזן שנותן לכם את המצב נכון לעכשיו במהלך השנה הפעילה הזו, שהוא אומר זה המצב נכון לעכשיו בלי הרבה התאמות, אולי היו חסרים כמה מספרים אבל אפשר להפיק ממנו הרבה מאוד דברים.