למערכת SAP Business One יש ארבעה סוגי רישיונות משתמש מקצועי - Professional User- משתמש המורשה לבצע פעולות במערכת ניהוליות במערכת כמו הקמת משתמשים, שינוי מסכים וכדומה. משתמש CRM מוגבל - Limited CRM User- בדרך כלל איש שירות או ספק חיצוני החשוף רק למידע ופעולות במסגרת הסמכויות המוגדרות לו משתמש לוגיסטי מוגבל- Limited Logistics User- בדרך כלל מלקט, מחסנאי או כל איש שירות לוגיסטי אחר, שחשוף רק לביצוע או צפייה בפעולות במסכים שהוגדרו לתפקיד שלו. משתמש פיננסי מוגבל - Limited Financial User- מנהל ספרים, מנהל יחידת תקציב או כל איש במחלקת הכספים בעל סמכות לבצע שינויים או לצפות בנתונים במסכי המערכת המוגדרים לתפקיד שלו