יש להבדיל בין שלושה מצבים: מועמד במסגרת הליך לאיוש משרה במסגרת מימוש ההסכם לייצוג ההולם, נדרש בדרך כלל להצהיר על מוגבלותו ולהוכיח אותה כפי שייקבע. מובהר כי מדובר במשרות שמראש יוגדרו כמיועדות עבור אנשים עם מוגבלות. מועמד במסגרת הליך "רגיל" לאיוש משרה, או לקידום במשרה, שכישוריו דומים לכישורי יתר המועמדים, המעוניין לקבל העדפה מתקנת (כאמור בחוק השוויון), יצטרך להצהיר על מוגבלותו ולהוכיחה כפי שייקבע. עובדים קיימים – המעסיק יכול לפנות לכלל העובדים ולברר אם מי מהם הוא אדם עם מוגבלות. לצורך הברור שעורך לגבי עמידתו בחובת הייצוג ההולם, אך הוא אינו רשאי לחייבם להזדהות כאנשים עם מוגבלות ולהם אין כל מחויבות להזדהות כך. כאמור. בכל מקרה, הבירור חייב להיעשות כאמור תוך ציון המטרה שלשמה מתבקש המידע ותוך שמירה קפדנית על צנעת הפרט ושמירת המידע הנאסף ממנו בסודיות מוחלטת ומלאה.