כדי לבחור את המערכת המתאימה, חשוב להגדיר את הצרכים של העסק: כמות הלקוחות, סוג השירותים, התקציב, ואילו פונקציות נדרשות. עסקים קטנים עשויים להסתפק במערכות פשוטות, בעוד שעסקים גדולים צריכים לשקול מערכות מתקדמות שמציעות גמישות ואפשרויות התאמה אישית.