מערכת המידע צריכה להתאים לאופי הארגון ולסוג הפעילות שלו. לפני שבוחרים את המערכת חשוב להגדיר את הדרישות הבסיסיות, את הצרכים ואת התקציב. בשלב השני יש לבחון את הפונקציות שמציעה המערכת ולבדוק האם הן ידידותיות למשתמש וקלות להפעלה.