Pour protéger la boîte aux lettres contre la perte de ses données, Office 365 utilise une fonctionnalité appelée groupes de disponibilité de base de données, dans laquelle la boîte aux lettres est répliquée sur plusieurs centres de données. En cas d'échec, lorsque la boîte aux lettres principale est corrompue ou supprimée, les données sont récupérées à partir des autres copies des boîtes aux lettres de différents centres de données. Mais cela ne garantit pas qu'il fournira une récupération à un moment donné. Ainsi, Microsoft recommande fortement d'utiliser un service ou une application tiers pour effectuer la sauvegarde d'Office 365.