L'archivage d'emails relève de la responsabilité des entreprises et il est d'usage que la personne en charge de l'archivage fasse partie de l'entreprise et soit un spécialiste de gestion de l'information. Elle pourra ainsi évaluer s'il est nécessaire de procéder à un encodage ou de sécuriser les données sensibles . D'une façon générale, mettre en place un programme d'archivage des emails est une bonne occasion, pour les entreprises, de redéfinir la politique d'utilisation de la messagerie électronique qu'elles mettent à la disposition de leurs employés. Afin qu'ils comprennent les enjeux de l'archivage d'emails et y participent au mieux, il est essentiel que tous les collaborateurs soient informés des risques liés à l'utilisation d'une messagerie électronique.