De plus en plus d’entreprises ont recours à la dématérialisation pour simplifier leurs process métiers. À cet effet, il est important de prendre en considération le point de départ du processus. Soit l’information est d’origine papier. Dans ce cas, il conviendra de mettre en œuvre une opération de numérisation des documents via une imprimante multifonction (MFP) ou un scanner pour générer un (ou plusieurs) fichiers PDF qui seront ensuite gérés au format 100 % électronique. Soit l’information est d’origine électronique. Les modalités de dématérialisation consisteront alors à s’affranchir totalement (ou partiellement*) de la génération de documents papier. Ainsi, l’ensemble du processus se réalisera exclusivement via le format numérique. Prenons l’exemple d’une communication de factures de vente à des clients ou des bulletins de paie à des collaborateurs générés par un ERP, une gestion commerciale ou un SIRH. Dans ces cas de figure, la dématérialisation consistera à communiquer ces documents électroniques au moyen de solutions logicielles adaptées à ces tiers. Les versions papier n’existeront pas. *Une dématérialisation pourra être effectivement partielle, car à ce jour, la réglementation permet encore à des clients ou des salariés de recevoir un document au format papier.