La direction de l’organisme prestataire doit être représentée. L’auditeur doit par ailleurs être accompagné par un membre de l’organisme tout au long de l’audit. Ce représentant de l’organisme aura plusieurs missions : aider l’auditeur à se repérer dans les lieux, veiller à ce que le plan d’audit se déroule comme prévu, expliciter les termes techniques pouvant être employés lors des entretiens. Tous les niveaux hiérarchiques de l’organisme sont concernés par l’audit.
L’auditeur doit en effet s’assurer que les processus sont définis et pilotés (rôle de la direction) mais aussi et surtout connus et appliqués (rôle des salariés de l’organisme, quelle que soit sa taille).
De la même manière, toutes les fonctions exercées au sein de l’organisme sont mobilisées lors de l’audit, car les processus de l’organisme s’adressent à tous les métiers qui y sont représentés (fonction commerciale, administrative, logistique, etc.).
Il n’est pas nécessaire de mobiliser l’intégralité du personnel le jour J lorsque l’organisme dispose d’effectifs conséquents. En revanche, tout le personnel doit être en mesure de répondre aux questions de l’auditeur, qui visite les locaux et peut s’adresser à toute personne qu’il rencontre, même si cette dernière n’est pas indiquée sur le plan d’audit initial.