La loi impose aux entreprises la dématérialisation de leurs factures lorsqu’elles sont adressées à l’Administration Publique. Cette obligation, issue de l'ordonnance du 26 juin 2014, relative au développement de la facturation électronique, s’est appliquée de façon progressive, depuis le 1er janvier 2017, en fonction de la taille de l’entreprise. Depuis le 1er janvier 2020, toutes les sociétés, quelle que soit leur taille, sont concernées par cette législation.
D’ici 2023, toutes les entreprises du secteur privé devront avoir recours à la facturation électronique (voir question suivante)
De façon simplifiée, on peut dire que le procédé fonctionne de la manière suivante : une demande de signature vers un service de signature électronique est déclenchée par une application. Dans le cadre d'une signature à distance, un email d'invitation à signer est envoyé au signataire. Cet email contient un lien web (URL) permettant d'accéder au document à signer. Après relecture du document le signataire donne son consentement, puis le processus continue, et le workflow passe au rang suivant.
Trois éléments sont nécessaires pour mettre en place la signature électronique : un document PDF, un outil de signature (PAAS Plateform as a Service) et un certificat électronique provenant d'un tiers de confiance (véritable carte d'identité numérique).
La signature électronique, nécessite par ailleurs la mise en place d'un coffre-fort d'archivage électronique, permettant de conserver légalement les documents signés, ainsi que les fameuses pistes d'audit pouvant être produites devant un juge.