Il était rare que les documents soient remplis par les personnes elles-mêmes, et la presque totalité des données portées dans les papiers des camps de concentration, des autorités publiques ou des administrations d’occupation étaient recueillies oralement ou recopiées à partir d’autres documents. Les variations orthographiques dépendaient des compétences rédactionnelles ou linguistiques des préposés chargés d’établir les papiers. Même après la guerre, les employés reportaient les informations qui leur étaient données oralement, ou reprenaient les données de documents manuscrits ou autres qui étaient difficilement déchiffrables. C’est pourquoi les Arolsen Archives ont mis au point, pour établir leur fichier central de noms, un système alphabético-phonétique qui prend également en compte la prononciation des noms.
Parfois, ce sont les victimes elles-mêmes qui donnaient différentes versions de leur nom de famille ou de leur date de naissance. Leur survie pouvait dépendre d’une identité fictive ou d’une fausse date de naissance. Souvent, les gens continuaient après la guerre d’utiliser ces faux noms ou dates, ou en choisissaient d’autres qui correspondaient à leurs nouveaux objectifs.
De nos jours, il est impossible de retrouver les raisons et circonstances qui étaient à l’origine de ces variations, et c’est pourquoi nous transposons dans notre base de données les orthographes utilisées dans les documents originaux sans les altérer, car ces variantes elles-mêmes ont une valeur historique.