- S'il y a un grand volume de documents à gérer Lorsqu'une entreprise se trouve submergée par la quantité croissante de documents physiques ou électroniques à gérer, tels que contrats, factures, bulletins de paie, rapports et autres, cela peut être révélateur d'un besoin. Une solution GED permettra de stocker, organiser et accéder efficacement à ces documents, évitant ainsi la perte d'informations cruciales et réduisant le temps passé à la recherche. Si vous numérisez un document, la technologie de reconnaissance optique de caractères (OCR) permet de rechercher une information sur l’ensemble du document par mot-clé, tandis que l’indexation des métadonnées ajoutera une organisation logique à tous ces fichiers avec le nom du créateur du document, sa date de création, sa dernière mise à jour, etc. - S'il y a difficultés à collaborer/ échanger des documents entre les équipes Dans le cas où les employés consacrent trop de temps à envoyer des demandes de validation, de signature ou à chercher la bonne version des documents, il est temps de considérer une solution de GED. Elle permet de mettre en place un circuit de validation pour l’automatisation de tâches. Grâce à la traçabilité, il est possible d’avoir un historique de toutes les modifications réalisées sur un document. Cela rend facile la récupération des données perdues ou supprimées par erreur. La GED propose aussi des espaces de travail partagés, pour commenter, suggérer des modifications de document visible par l’ensemble des équipes. - S'il est nécessaire de partager et sécuriser des documents sensibles Si une entreprise doit partager des informations confidentielles ou des documents sensibles avec des tiers, une solution GED garantissant une certification ISO peut vous rassurer sur ce point-là. La sécurité se décline selon différentes méthodes propres à un éditeur de GED, telles que le cryptage des données, le double facteur d’authentification (2FA), et la séparation logique des données, garantissent la confidentialité et la traçabilité lors du partage de documents.