Le responsable du traitement des données collectées dans le cadre du recrutement doit déterminer le temps de conservations de ces dernières, puisque le RGPD ne précise rien à propos de la durée de conservation.
Certaines données du candidat retenu peuvent être réutilisées après la décision d’embauche à des fins de gestion personnelle, ces données constituent la « base active ». D’autres données relatives au candidat se classeront dans la « base intermédiaire » lorsque l’objectif de la collecte sera considéré comme atteint : elles ne seront accessibles que pour des raisons probatoires pour une durée de 5 ans maximum à dater de la décision d’embauche et la demande d’accès devra être motivée. A l’issue du processus de recrutement, certaines données n’entreront dans aucun de ces deux cas de figures et devront être supprimées directement.
Dans le cas d’un candidat non retenu, seules les données en « base active » peuvent être conservées maximum deux ans à compter du dernier contact avec ce dernier et s’il y consent. Concernant les données en base intermédiaire, la durée de conservation des données devra être définie en amont par le recruteur responsable du traitement et ladite conservation devra être cohérente et justifiée suivant l’objectif du traitement de ces données personnelles. A l’expiration de la durée, les données devront être supprimées ou anonymisées.