Là encore, restez simple. Une base de données documentaire n’est rien d’autre qu’un système d’organisation de l’information. Selon la nature de l’information et son appartenance à un sujet ou un objectif, son rangement pourrait être amené à changer.
Ce que la méthode GTD préconise, c’est de tenir une base documentaire indéfinie dans le temps, selon les différentes aires de votre vie : documents fiscaux à conserver, carnet de santé de votre chien, images de radiographie. Chaque élément à son espace selon son sujet. Vous pouvez tenir une base de données numérique et une autre physique (cette dernière vous permettra de stocker tous vos documents légaux notamment).
Ensuite, vous pouvez disposer d’une base de documentaire rattachée à un objectif : un dossier papier ou un dossier numérique sur votre ordinateur ou dans votre application de prise de notes. Ces informations n’existent qu’à travers un ensemble de tâches. Une fois l’ensemble des actions nécessaires à son accomplissement remplies, le dossier peut être archivé, supprimé ou déplacé dans votre base de données générale pour des informations dont vous pourriez avoir besoin plus tard.