Lorsque vous ajoutez vos contacts dans votre outil de newsletter, assurez-vous que votre fichier de contacts soit correctement formaté avant de l'importer et qu'il contienne toutes les informations de contact qui vous sont utiles. Selon le nombre de groupes cibles que vous souhaitez atteindre avec votre newsletter marketing, il peut être intéressant de travailler avec une seule grande liste de contacts ou de créer une liste de destinataires pour chaque groupe cible. Au sein d'une liste de destinataires, vous pouvez répartir les contacts de votre newsletter en différents segments, par exemple en fonction du lieu de résidence, de la tranche d'âge ou des informations enregistrées dans les champs supplémentaires. Il est également possible de regrouper vos contacts à l'aide de mots-clés (tags) qui leur sont attribués. Vous pouvez ainsi envoyer aux différents groupes des contenus différents correspondant à leurs habitudes.
Un contact peut avoir différents statuts de destinataire dans votre compte de newsletter : actif (en cas de double opt-in confirmé), non confirmé (pas encore de double opt-in confirmé), rejeté (échec de la livraison), indésirable (en cas de marquage spam) ou désinscrit. Avec rapidmail, vous pouvez filtrer et afficher vos contacts en fonction de leur statut et ainsi toujours garder une vue d'ensemble.