Le RGPD exige que les responsables facilitent l’exercice de leurs droits auprès des personnes concernées. Ce mandat suppose que les procédures et les formulaires doivent être visibles, accessibles et simples. Cette obligation exige l'articulation de procédures permettant facilement aux personnes concernées de prouver qu'elles ont exercé leurs droits par des moyens électroniques, ce qui n'est actuellement souvent pas possible.
L'exercice des droits sera gratuite pour la personne concernée sauf :
Dans les cas de demandes de caractère manifestement infondé ou excessif, surtout les demandes répétitives, le responsable pourra exiger le paiement de frais pour compenser les coûts administratifs pour répondre à la demande, ou alors refuser d'agir (les frais ne peuvent pas impliquer un revenu supplémentaire pour le responsable, mais doit correspondre efficacement au coût réel du traitement de la demande).
Le responsable doit informer la personne concernée des actions découlant de sa demande dans un délai d'un mois (qui peut être prolongé à deux mois pour les demandes particulièrement complexes et le responsable doit notifier la personne concernée de cette extension au cours du premier mois). Si le responsable décide de ne pas donner suite à une demande, il doit en informer la personne concernée, en justifiant son refus, dans un délai d'un mois à compter de la date de sa présentation.
Conformément au RGPD, les responsables devront prendre toutes les mesures raisonnables pour vérifier l’identité de ceux qui demandent l’accès et, en général, de ceux qui exercent le reste des droits ARCO (droit d'accès, de rectification, d’effacement ou d'opposition).
Le responsable qui manipule une grande quantité d’informations d’une personne concernée peut demander à ce dernier de spécifier les informations visées dans sa demande d’accès.
Le responsable pourra compter sur la collaboration des sous-traitants pour veiller à l’exercice des droits des personnes concernées, et il peut inclure cette collaboration dans le contrat de cession de traitement.