La gestion des temps intègre la notion de charge de travail sous différentes formes afin de réaliser un planning précis et cohérent :
Le Temps initial est la charge de travail prévisionnelle des travaux (le peintre aura 2 jours de travail pour passer les 2 couches de peinture ou le cabinet de conseil a vendu une mission de 2 jours pour un consultant).
Le Temps réalisé correspond au travail réellement effectué (le peintre ou le consultant a travaillé à hauteur d’1 journée).
Le Temps restant est le temps nécessaire pour finaliser les travaux. Celui-ci s’obtient normalement en soustrayant le temps de travail réalisé au temps de travail initial mais celui-ci peut varier pour faire suite à une mauvaise évaluation au départ ou à des imprévus opérationnels (le peintre ou le consultant s’aperçoit après la 1ère journée qu’il aura besoin d’une journée supplémentaire. Temps Initial = 2 ; Temps réalisé = 1 ; Temps restant = 2).
Le Temps total correspond à la somme du temps réalisé et du temps restant. Celui-ci peut être différent du temps initial en cas de mauvaise évaluation au départ ou d’imprévus opérationnels (Temps Initial = 2 ; Temps réalisé = 1 ; Temps restant = 2 ; Temps total = 3). Ce temps total doit alors être planifié (Temps planifié) pour une planification exhaustive et le bon déroulement du projet.
Très peu de solutions de gestion de projets offrent des fonctionnalités élaborées de gestion des temps en distinguant ces notions. La plupart des applications de gestion de projet proposent uniquement de saisir du temps mais cela est insuffisant si on veut notamment avoir une vision de la charge de travail restante afin de la planifier et d’identifier les impacts sur le planning du projet.