L'employeur doit tenir le document unique à disposition des salariés, des anciens salariés, y compris des prestataires intervenant dans l'entreprise, et à toute personne ou instance pouvant pouvant justifier d'un intérêt à y avoir accès. Un avis indiquant les modalités d'accès est affiché au même endroit que le règlement intérieur de l'entreprise.
Il doit également être tenu à la disposition du CSE, du médecin du travail et de l'ensemble du service de prévention et de santé au travail (SPST), de l'inspecteur du travail, des agents de prévention de la Carsat et des organismes professionnels d'hygiène, de sécurité et des conditions de travail constitués dans les branches d'activité à haut risque (ex. : OPPBTP).