Le processus de recrutement peut être divisé en deux étapes majeures :
la phase de sélection et
la phase de conclusion du contrat.
Si le recruteur collecte les données d’un (potentiel) candidat lors de ces deux phases, seules les données adéquates, pertinentes et strictement nécessaires à chacune d’entre elles pourront être collectées, et ce en vertu du principe de minimisation des données (Art. 5.1, c. du RGPD).
Lors de la phase de sélection, le recruteur pourra demander et récolter toutes les informations nécessaires à l’évaluation de l’aptitude du candidat au poste de travail proposé. Par contre, le recruteur se voit interdit de demander et de récolter certaines informations sans lien avec l'évaluation des aptitudes du candidat comme son numéro de sécurité sociale ou sa composition de ménage par exemple (page 26 du guide).
Lors de la phase de conclusion du contrat, les besoins d’informations évolueront afin que le recruteur puisse satisfaire les obligations légales, entamer les démarches administratives etc. Il ne sera alors plus interdit de demander au candidat de communiquer son numéro de sécurité sociale et toutes données nécessaires à la formalisation de son contrat de travail.