La problématique des comptes d'utilisateur unique au sein des grandes entreprises est multiple :
Avec un compte mono-utilisateur, les formulaires, ainsi que les données collectées, appartiennent techniquement à l'utilisateur. Si et quand cette personne quitte votre organisation, les formulaires et les données ne vous seront donc plus accessibles. Ces données doivent appartenir à l'organisation, mais avec un compte mono-utilisateur, ce n'est pas le cas. Avec Jotform Entreprise, l'administrateur peut simplement attribuer le siège à un autre utilisateur, garantissant que les données restent au sein de votre organisation.
De plus, un compte mono-utilisateur est déconnecté des autres comptes Jotform. Cela signifie qu'il n'y a aucune possibilité de partager et de collaborer sur des formulaires déjà créés ou d'accéder aux données sur les comptes d'autres utilisateurs.
Chaque accès unique aux données de soumission doit être traçable à une personne unique avec ses propres identifiants de connexion identifiables, à des fins d'audit informatique. Avec les forfaits mono-utilisateur, comme il n'y a aucun moyen de partager des données, les utilisateurs peuvent décider de partager leurs informations de connexion, ce qui constitue une violation des conditions d'utilisation de Jotform.
Veuillez noter que ce dernier élément devient un problème juridique encore plus important car les réglementations HIPAA exigent que chaque accès unique aux PHI (Protected Health Information) doive être traçable à une personne unique avec ses propres identifiants de connexion identifiables.