En restituant par écrit, soit très fidèlement, soit de façon plus concise le contenu des discussions, la transcription, le compte rendu ou la synthèse permet de garder une trace des échanges. Ceux-ci peuvent aisément être diffusés aux absents, servir de base pour les échanges suivants, acter les décisions qui ont été prises. Ce genre de document peut également servir la bonne communication au sein d’une entreprise, apportant de la transparence sur les décisions prises par la hiérarchie. Aussi, dans le cas d’un nouvel arrivant au sein d’une organisation ou d’un projet, la lecture des échanges intervenus pendant les réunions précédentes facilite l’intégration et la prise en main du sujet.
De plus, dans le cas d’une entreprise ayant des bureaux dans différents pays, il peut être nécessaire pour les collaborateurs étrangers, n’ayant pas pu suivre une réunion se tenant exclusivement dans une langue, sans présence d’interprètes de conférence, de prendre connaissance et de s’assurer avoir compris l’ensemble des tenants et aboutissants du discours, des débats ou de la réunion.