Pour préparer un voyage scolaire à l'étranger ou en France, le plus important est de commencer à travailler le plus tôt possible sur le projet. La plupart du temps, ce sont les professeurs qui ont commencé un an à l’avance qui obtiennent la meilleure satisfaction, que ce soit sur le programme du séjour mûrement réfléchis ou sur le prix du voyage. Il faut aussi préparer les différentes personnes ayant un pouvoir de décision sur l’aboutissement du voyage, à savoir le chef d’établissement, les élèves et les familles. Réserver un voyage reste très simple dans les faits, mais dans la réalité, beaucoup de personnes vont influencer la vitesse à laquelle la réservation se fera et dans le cas d'un voyage en avion, on ne peut pas se permettre d’attendre quand le prix des billets d’avion augmente rapidement plus la date de départ s'approche. Toujours est-il que pour préparer et concrétiser votre projet, c’est votre conseiller voyage, fort de son expérience, qui saura au mieux vous guider.