Une demande de subvention distincte doit être déposée pour chaque phase de projet et pour chaque rencontre. Une phase de projet se distingue des autres phases de projet par un écart temporel, des lieux de nuitées différents ou des formats de rencontre différents (présence, hybride, en ligne). Les coûts du projet peuvent être subventionnés pour un maximum de 10 jours par phase de projet.