Power BI est conçu comme un outil self-service, accessible à tous les membres d'une organisation. Toutefois, tout le monde n'est pas forcément autorisé à exporter les données depuis la plateforme. Par défaut, Power BI réserve l'exportation du dataset sous-jacent aux administrateurs et aux créateurs de rapports. Si le propriétaire de l'ensemble de données ne définit pas de permissions spécifiques pour l'exportation, les simples utilisateurs ne peuvent exporter de données depuis un rapport ou un tableau de bord.