La sauvegarde des emails est une fonction incluse dans tous les services de messagerie qui consiste à créer un nouveau compte dans lequel sont rassemblés l'ensemble des messages de l'utilisateur. C'est une opération utile mais qui, dans le cadre des emails professionnels, peut s'avérer limitée. L' archivage des emails est une fonctionnalité à part, qui consiste à copier un email depuis la boîte de réception vers une localisation externe, facilement accessible par l'utilisateur et où il pourra être conservé à long terme. Une fois archivé, l'email est supprimé de la boîte de réception. Le principal avantage de l'archivage des mails est qu'il permet de réduire le volume de messages et de pièces jointes.