L’employeur, ou son représentant, doit élaborer la BDESE en collaboration avec les représentants des employés. Cette base de données doit être actualisée fréquemment, au minimum annuellement. Les membres du comité social et économique (CSE) ainsi que les délégués syndicaux doivent avoir un accès constant à la BDESE. Sous certaines conditions, les salariés peuvent aussi y accéder.