Il est possible de négocier sur les modalités de fonctionnement de la BDESE (anciennement BDES) et notamment ses modalités de consultation et d’utilisation.
L’employeur peut prévoir, par exemple, des plages horaires de consultation dans le cadre d’un accord.
En l’absence d’accord, c’est l’employeur qui fixe les modalités d’accès à la BDESE. Il doit uniquement veiller à ce que les règles fixées permettent aux représentants du personnel d’exercer utilement leurs compétences.
Le Code du travail prévoit un accès en permanence à la BDESE mais il ne faut pas l’interpréter comme un accès 24h/24 et 7 jours sur 7.
Certaines informations étant confidentielles, il est important que les droits d’accès à la base, fournis par l’employeur, soient strictement personnels et qu’ils ne puissent pas être transmis à un tiers.
Les représentants du personnel qui accèdent à ces données sont, dans le même temps, soumis à une obligation de discrétion et de confidentialité. L’employeur doit leur signaler les informations disposant d’un caractère confidentiel et la durée de cette confidentialité