Car Google Drive c’est aussi ça, une sélection d’outils bureautiques entièrement en ligne, ce qui vous permet de ne rien avoir à télécharger ni installer sur votre ordinateur. Vous avez ainsi accès à un traitement de texte (Google Docs) à un tableur (Google Sheets) et à un outil de présentation (Google Slides), ces trois outils sont également disponibles (toujours gratuitement) au téléchargement pour vos appareils mobiles Android et iOS via des applications dédiées, qui vous permettent également de travailler hors ligne.
Depuis ces outils bureautiques, vous allez pouvoir créer, donc, de nouveaux fichiers ou modifier des fichiers existants. Ils disposent de l'ensemble des fonctionnalités que les utilisateurs recherchent dans une suite bureautique. Vous y trouverez tous les outils d’une suite bureautique complète pour la création ou la modification de vos documents texte, vos tableaux et vos présentations. Google Drive propose même des modèles de documents.
Google Drive, et notamment Google Docs, propose la correction de grammaire et d’orthographe, qui sont d’ailleurs très efficaces. En effet, l’outil de correction de Google est capable de reconnaître un très grand nombre de noms propres, y compris des titres de films ou de jeux vidéo, des noms d’acteurs ou d’auteurs, des noms de société, etc. Il peut aussi réaliser une correction intelligente en repérant les mots qui sont dans une autre langue pour une bonne raison et, ainsi, ne pas les souligner comme étant des erreurs. Et si cela ne vous suffit pas, sachez que Google Drive accepte l’utilisation de l'extension pour navigateur LanguageTool en complément (vous pouvez activer l’un ou l’autre suivant votre besoin, les deux sont complémentaires).
Grâce au fonctionnement de Google Drive, vous pouvez partager facilement vos fichiers et dossiers. Les droits de partage (lecture seule ou écriture) vous permettent ainsi de travailler en collaboration avec vos contacts (pour éditer, ils devront avoir un compte Google). Un historique des modifications est disponible, ce qui permet de voir quelles modifications ont été réalisées, et il est toujours possible de revenir à des versions antérieures. Vous pourrez également laisser des commentaires au sein du fichier.
Particularité de Google Sheets : vous pouvez bloquer des cellules, lignes ou colonnes pour les protéger contre la modification même par les personnes ayant des droits d’édition. Pour cela, il vous suffit de sélectionner la ligne, la colonne ou le groupe de cellule que vous souhaitez bloquer (pour éviter l’effacement d’une formule par erreur par exemple) puis d’aller dans le menu Donnée et choisir de protéger la plage. De la même façon, vous pouvez également protéger une feuille complète. Lors de la mise en place de la protection, vous pouvez indiquer qui a les droits de modification.
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