Asana associe donc gestionnaire de projets professionnels et gestionnaire de tâches. Il permet, en quelques clics, de créer un espace de travail collaboratif dans lequel vous pouvez inviter tous les membres de votre équipe, créer autant de projets que nécessaires et lister l’ensemble des tâches à effectuer.
Pour chaque tâche, il est possible d’attribuer un projet, d’assigner un ou plusieurs membres de votre équipe, d’indiquer une date d’échéance, une description détaillée, un niveau de priorité, un responsable de projet, d’ajouter des pièces jointes, de créer des sous-tâches, etc.
Une fois que la liste des tâches est établie, vous pouvez la visualiser sous différents modes, afin d’afficher toutes les informations en un clin d’œil : liste, Kanban, chronologie, calendrier, etc. L’affichage Kanban propose de consulter les tâches selon leur niveau de réalisation : “à faire”, “en cours” ou “terminée”. Ce système de suivi permet d’améliorer la productivité des équipes en permettant à chacun de savoir ce qui a déjà été réalisé, sans avoir à poser la question. Les utilisateurs peuvent programmer des rappels, alertes et autres notifications lorsque la date limite est proche, lorsqu’une tâche est achevée, lorsqu’une tâche change de statut, etc.
Asana intègre également des outils de communication audio et vidéo à deux ou plusieurs interlocuteurs. Vous pouvez créer des discussions de groupe sous forme de messagerie instantanée, mais aussi des visioconférences.
Notez que toutes les données sont synchronisées sur tous vos appareils. Toutes les modifications effectuées depuis l’application mobile se retrouveront sur l’interface du service en ligne et inversement.
Un système d’automatisation propose aux administrateurs de créer des règles pour automatiser certaines tâches récurrentes. Ils peuvent par exemple ajouter de nouveaux abonnés lorsqu’une tâche change de statut ou de priorité.
Asana intègre également des modèles de processus prédéfinis pour vous faciliter la mise en place des tâches à réaliser. Selon le type de projet en cours, des tâches et des étapes de validation sont communes et il vous suffit d’utiliser le modèle adapté et de le personnaliser. Par exemple, lorsqu'un article doit être publié, des étapes de relecture et de validation doivent être respectées. Asana va créer automatiquement ces tâches avec des dates d’échéance programmées. Il ne vous reste plus qu’à attribuer les tâches et à changer quelques éléments. Vous retrouvez des modèles notamment pour les demandes de travail, l’accueil des nouveaux employés, l’organisation d’événements, les plans de projet marketing, etc.
Pour finir sachez qu’Asana permet l’intégration d’autres outils professionnels comme Zoom, Google Agenda, DropBox, Gmail, Microsoft OneDrive, Google Sheets, Microsoft Teams, etc.
La version Basic d’Asana est gratuite, mais limitée. Elle reste toutefois suffisante pour une petite entreprise (15 personnes). Seule la vue calendrier est accessible, mais le nombre de créations de tâches et de projets est illimité. D’autres formules d’abonnement payantes vous proposent de disposer de l’ensemble des fonctionnalités du service et de les tester gratuitement pendant 30 jours.