Paradoxalement aux idées reçues, il n'y a aucune obligation à signer (électroniquement ou manuellement) son offre lors de la remise de celle-ci à l'entité adjudicatrice. Effectivement, les textes de loi permettent les signatures une fois le marché accordé, toutefois, nous recommandons vivement à nos clients de signer leurs offres afin de valider leur engagement contractuel. L’Acheteur peut également demander à ce que votre offre soit signée, dans ce cas là vous n’avez pas le choix il faut le faire manuellement ou électroniquement, comme c’est imposé par l’Acheteur.
Depuis le 1er Octobre 2018, les marchés publics supérieurs à 25 000€ doivent être obligatoirement dématérialisés (sauf exception). Les potentiels candidats doivent obligatoirement télécharger les dossiers de candidature des entreprises sur les "profils acheteurs" et ce gratuitement. Ensuite, ils ont également l'obligation de déposer leur dossier de candidature sur cette même plateforme. Il existe différentes plateformes en fonction des régions ou de l'entité adjudicatrice Quelques exemples : PLACE, E-territoire bourgogne, profil acheteur de la Meuse, etc.
La signature électronique, quant à elle, devient une nécessité à partir du moment où vous dématérialisée votre offre. Une signature électronique engage le représentant légal de la société, elle est délivrée en main propre (ou via un mandataire) à une personne physique après vérification de son identité. Il est donc important de la garder précieusement et de ne pas en divulguer le code Pin. Elle vous permettra de signer vos marchés sans imprimer tous les documents, de façon simplifiée, c'est un vrai gain de temps si vous y êtes préparé !
Nos conseils pour être prêt le jour J
Nous vous recommandons vivement d'anticiper l'achat de votre signature électronique, les délais de livraison variant de 3 jours à 1 mois. Les tarifs et les durées d'engagement varient en fonction du degré d'urgence de votre commande. Si vous commandez une clef de signature en urgence (genre super urgence:)), vous n'aurez pas d'autres choix que de prendre un abonnement sur 3 ans à un tarif plus élevé.
Les signatures électroniques valident sur les marchés publics doivent respecter la norme eIDAS ou RGS2*. Les entreprises qui ont déjà acheté des signatures RGS peuvent néanmoins les utiliser jusqu'à leur expiration. Faites attention à bien acheter une signature utilisable sur les marchés publics. Renseignez-vous auprès des différents fournisseurs, les partenaires référencés se trouvant sur ce site.
Il est primordial de choisir votre prestataire assez rapidement, certains sont à l'étranger, d'autres sont difficilement joignables par téléphone et d'autres vous renvoient vers des prestataires tiers. Nous vous conseillons vivement d'anticiper l'achat, vous permettant de gérer la situation sereinement et de pouvoir commander votre clef sur Internet. En sélectionnant le bon prestataire, vous pourrez également récupérer votre signature électronique pas très loin de chez vous, dans l'urgence vous n'aurez pas d'autres solutions que d'aller sur Paris.
Une fois récupérée, il vous faudra installer votre signature sur votre ordinateur. Là encore vérifiez bien que votre PC ou Mac est compatible avec la signature électronique retenue. Certaines signatures ne sont pas compatibles avec Mac ou Linux par exemple. Certains profils acheteurs ne supportent pas Mac et Linux non plus, ou des versions anciennes de Windows.
Pour résumer ANTICIPEZ et vous ne rencontrerez aucun problème à la commande ou à l'utilisation de votre signature électronique. Si besoin, nous sommes là pour vous accompagner dans la réalisation de votre dossier de candidature et la signature électronique de celui-ci.