Le  fonctionnement des cartes essence est très simple. Cette carte à puce et à code PIN permet aux collaborateurs d’une entreprise de régler leurs dépenses professionnelles de carburant dans toutes les stations partenaires. Une réduction de prix des carburant est généralement incluse dans les offres des différents fournisseurs. C’est vrai par exemple pour les cartes carburant pro E. Leclerc, Intermarché ou encore Total GR.
Le tarif des cartes carburant pro est modique : le prix de ces cartes carburant est nul la première année et ne dépasse pas ensuite les 5 euros par mois et par carte.
Les cartes s’utilisent comme des cartes de paiement à puce classiques, avec un code PIN :
-  Chacune porte une durée de validité, inscrite sur la carte,
-  Cette date peut être celle de la fabrication ou d’expédition à l’entreprise,
-  Au terme de cette période de validité, qui va de 12 mois à 48 mois, le renouvellement automatique de la carte intervient. Il est généralement signalé soit par voie de courrier électronique, soit via une alerte via la plateforme en ligne, soit sur l’application mobile fournie avec la carte.
Ces outils numériques permettent à l’entreprise un pilotage très fin de sa flotte automobile, un suivi précis de sa consommation globale de carburants. Des données très précieuses si l’on tient compte de l’importance du poste carburant et de l’entretien des véhicules dans les charges de l’entreprise.
Le renouvellement de carte essence peut être fait à la demande, en cas de perte ou de vol de cette dernière. Selon les fournisseurs, ce renouvellement sera gratuit ou payant. Au préalable, la carte initiale doit être bloquée. Cette opération se réalise sur la plateforme de gestion en ligne en quelques clics, et évite toute utilisation frauduleuse.