L’objectif est d’orienter  les candidats directement sur le site internet de la gérance pour soumettre leur dossier afin d’éviter qu’ils se présentent physiquement en l’agence . L’intérêt pour les candidats est réel, une bonne information est donc primordiale dès le début de la relation avec le client.
En pratique 3 moyens clés sont utilisés pour informer les candidats:
1) Flyer sur présentoir. Vous distribuez un flyer d’information aux candidats se présentant à l’agence spontanément. Disposez des flyers sur un présentoir devant votre bureau en libre service.
2) Flyer derrière les listes. Vous ajoutez aux listes un flyer d’information les invitant à soumettre leur candidature en ligne. Il est recommandé d’agrafer une copie du document derrière les listes en dernière page.
3) Flyers au locataire sortant. Vous ajoutez à la lettre au locataire sortant une note lui demandant de distribuer le flyer aux visiteurs et lui expliquant que les dossiers sont soumis en ligne. Le texte à ajouter à la lettre au locataire sortant est le suivant dans chaque courrier résiliation:
« Nous vous remercions de bien vouloir remettre à tous les intéressés le flyer joint au présent courrier. »
+ dans la partie engagement : « Annexes : flyer à distribuer«
Ces quelques outils de communication permettront d’informer les futurs candidats de la transmission en ligne de leur dossier réduisant ainsi le nombre de candidats se présentant en agence.
Dans les moments de doute, rappelez-vous des avantages de l’outil (24h sur 24, de chez vous, en 3 langues) et que 96% des candidats ayant soumis un dossier recommandent ce système à d’autres régies.