On considère deux cas de figure pour la création du carnet numérique du logement. Si la construction est neuve, ce sera au promoteur immobilier ou au vendeur de créer le carnet, qui sera ensuite transmis au propriétaire.  Pour les logements existants, c’est à l'agent immobilier ou au propriétaire de créer et de tenir le carnet à jour. Pour les copropriétés, le syndicat de copropriétaires sera chargé de remplir les informations concernant les parties communes.  Bien sûr, il n’y a pas que les agents immobiliers, le propriétaire ou le promoteur qui s’occupent du carnet du logement. Des professionnels (entretien de la chaudière, du toit, etc) pourront modifier le carnet en ajoutant des documents précis concernant l’entretien du logement. Le locataire doit également avoir accès aux informations du carnet et les mettre à jour, notamment pour ce qui concerne l’entretien du logement et des équipements. Attention : les données du locataire devront être supprimées par le propriétaire à la fin de son contrat de location.