Pour collaborer sur des fichiers, il vous suffit de le partager depuis l’interface de gestion de fichiers de Google Drive, vous pouvez également partager des dossiers complets, chaque fichier qui s’y trouve ou que vous y créez, aura les mêmes droits de partage que l'ensemble du dossier. Les droits de partage sont de deux types : lecture ou modification. Les personnes avec lesquelles vous réalisez le partage seront soit lecteurs, soit éditeurs. Pour que ces personnes puissent éditer les documents, elles doivent cependant avoir un compte Google.
Particularité des tableaux dans Google Sheets : vous pouvez bloquer des cellules, des lignes ou des colonnes complètes contre la modification, cela permet par exemple de créer des tableaux à remplir en protégeant les informations qui s’y trouvent déjà contre la suppression. Vous pouvez aussi sécuriser l’accès à certains onglets. Dans tous les cas, vous pouvez choisir qui peut modifier quoi dans la liste des personnes avec lesquelles vous avez partagé votre fichier.
L'historique des modifications est disponible à tout moment avec le nom de la personne qui les a réalisées, il est même possible de revenir en arrière à une version antérieure. Bien entendu, il est également possible de laisser des commentaires aux autres rédacteurs.
Pour finir, si quelqu’un a qui vous n’avez pas donné l’accès essaie d’ouvrir le fichier (car une personne lui a donné le lien par exemple), il ne pourra pas. La page qui s'affiche sur son écran lui proposera de vous envoyer un email pour vous demander l'accès. Vous recevrez alors le message sur votre compte Gmail, et vous pourrez accepter si vous êtes d’accord.