ECM, DAM et GED sont trois types de systèmes de gestion des données qui peuvent être utilisés pour les stocker et les gérer. Ils présentent des différences importantes entre eux qu’il convient de prendre en compte lors du choix de celui qui est adapté à votre organisation.
ECM est l’abréviation de Enterprise Content Management (gestion de contenu d’entreprise). Ce type de système est utilisé pour organiser et stocker tous les fichiers et documents dans un environnement d’entreprise. L’objectif d’un système ECM est d’aider les utilisateurs à trouver rapidement leurs informations grâce à un moteur de recherche. Ensuite, cela leur permet de partager facilement des fichiers avec d’autres membres de leur organisation.
DAM est l’abréviation de Document and Application Management. Il gère les documents créés au sein d’une organisation ainsi que les applications utilisées par ses employés. Un système de gestion des documents et des applications doit inclure diverses fonctionnalités. Par exemple, le versionnage des documents, la gestion des droits, le partage des fichiers et des capacités de collaboration, etc. Elles permettent ainsi aux utilisateurs d’accéder facilement à ces documents depuis n’importe quels appareils ou emplacements au sein de l’entreprise.
GED est l’abréviation de gestion électronique des documents ou aussi sous son abréviation en anglais EDM (Electronic Document Management) ou encore DMS (Document Management System). Dans tous les cas, les systèmes GED sont conçus spécifiquement pour la gestion des documents électroniques (messages électroniques, documents Word, feuilles de calcul Excel, etc.). Ils permettent à ses utilisateurs de créer des vues personnalisées en fonction de divers critères tels que le nom de l’expéditeur, l’objet, etc., tout en conservant la trace des modifications apportées.