La convention de formation est un contrat conclu entre un dispensateur de formation et un financeur. Le document indique les obligations des deux parties. En formation professionnelle, la convention de formation doit comporter certaines mentions : l’intitulé, l’objectif et le contenu de l’action, les moyens prévus, la durée et la période de réalisation, ainsi que les modalités de déroulement, de suivi et de sanction de l’action ainsi que le prix de l’action et les modalités de règlement.
La convention de formation est importante pour contractualiser la relation entre le prestataire et le stagiaire en formation professionnelle. L'organisme de formation émet le document, en tant que société collective ou professionnel indépendant. Pour bien gérer ses actions de formations, les formateurs individuels portent un intérêt particulier à ces documents administratifs essentiels.
La convention de formation sert au participant de la formation afin de prouver son action de formation. Néanmoins, le document n'atteste pas de la présence et ne remplace pas une feuille de présence ou un certificat de réalisation.
En cas de litige, la convention de formation peut servir de preuve. Elle est utile pour les organismes de formation. En effet, la convention permet de justifier de l'existence du stagiaire et de la formation pour obtenir le financement de ses formations. Ainsi, les OPCO, Pôle Emploi et autres financeurs peuvent demander ces documents. L'utilisation du CPF par un salarié pour ses formations est impossible sans ce document.