Avant d'établir votre politique de dépenses, assurez-vous de bien connaître les besoins de votre entreprise et de vos salariés. Il faudrait également bien évaluer l'historique des dépenses, afin de faire une analyse judicieuse et voir où sont les gaspillages et où les dépenses sont réellement nécessaires.
Vous devez ensuite établir des catégories précises avec des règles bien précises. Ces catégories peuvent varier en fonction du secteur ou du niveau de l'employé dans votre entreprise mais veillez à ce que les règles soient bien respectées par tous.
Des exemples de règles dans une politique peuvent être des règles concernant le montant maximum à dépenser pour une nuit d'hôtel lors d'un voyage d'affaires, la catégorie de téléphone mobile mis à disposition d'un dirigeant, le budget pour les repas d'affaires alloué par individu suivant le poste, etc.