La canine territoriale dont dépend le club doit demander à la SCC de questionner et obtenir l'accord concernant ce juge. Pour cela il faut fournir; nom et prénom, nationalité, adresse mail. Dès l'accord écrit reçu par l'OCN (Organisation Cynophile Nationale), la SCC transmet à la territoriale qui prévient le club.
Ce n'est qu'à partir de ce moment là et seulement à partir de ce moment là que les organisateurs peuvent contacter le juge et définir les modalités d'invitation. Le club devra cependant savoir à quoi il s'engage au niveau des frais de déplacement, d'hébergement et de fonction et bien le définir par écrit avec le juge.
Cette procédure permet d'éviter bien des surprises.