L’entreprise titulaire de l’attestation de capacité doit déclarer tous les ans ses flux de fluides frigorigènes à son organisme agréé (déclaration du 1er au 31 janvier pour l’année n-1).
Pour ce faire elle doit procéder à la consolidation de ses mouvements de fluides frigorigènes et ce, par type de fluide frigorigène (synthèse des fiches d’intervention pour les quantités chargées, récupérées, consolidation des stocks au 1er janvier et au 31 décembre, des quantités achetées, cédées, remises au distributeur).
L’étape de consolidation se fait généralement en fin d’année pour préparer la campagne de déclaration.
Les distributeurs et les producteurs de fluides frigorigènes sont soumis à l’obligation de déclaration des fluides frigorigènes (déclaration du 1er janvier au 31 mars pour l’année n-1).
La déclaration par type de fluides frigorigènes s’effectue directement auprès de l’ADEME (Agence de l’environnement et de la maîtrise de l’énergie) dans le portail internet SYDEREP.
Pour les entreprises disposant de plusieurs activités (manipulation et distribution ou manipulation et production), autrement dit si l’opérateur est également distributeur ou producteur, il est soumis à l’obligation de double déclaration (déclaration à l’organisme agréé pour ses activités d’opérateur et déclaration dans le site SYDEREP pour les activités de distribution ou de production).
Pour les opérateurs de la catégorie V et V (vhu) DEKRA Certification met à disposition son portail internet www.dekrafluides.fr, portail internet dédié pour la gestion des attestations de capacité et la déclaration des bilans de fluides frigorigènes.