Office 365 conserve les e-mails dans les boîtes aux lettres des utilisateurs tant qu'un plan d'abonnement actif est associé au compte. De plus, la disponibilité des e-mails dépend de la politique de conservation de l'organisation. Pour le compte Exchange Online, la stratégie de rétention par défaut est appliquée automatiquement. Si vous activez la boîte aux lettres d'archivage, les e-mails de la boîte aux lettres principale seront déplacés vers l'archive après 2 ans. L'administrateur peut également modifier la politique de rétention et déplacer les e-mails vers la boîte aux lettres partagée plus tôt.