L'IBP n'est pas seulement une série de réunions, c'est un processus continu qui comprend certains forums de prise de décision formels et calendaires. Elle doit également être adaptée à la structure organisationnelle et aux droits de décision. Toutefois, il existe des caractéristiques communes à l'ensemble du processus.
Chaque mois, les principaux décideurs se réunissent pour examiner ce qui a changé de manière significative depuis le cycle précédent, comment cela affecte leur capacité à réaliser le plan d'affaires et les objectifs stratégiques et, surtout, ce qu'il faut faire. Ces forums de prise de décision sont regroupés autour des principaux domaines d'activité : gestion des produits et du portefeuille, gestion de la demande (commerciale) et gestion de la chaîne d'approvisionnement. Dans la mesure du possible, les décisions sont prises dans ces forums. Lorsque cela n'est pas possible, les problèmes et les opportunités sont transmis par un processus appelé réconciliation intégrée qui rassemble et hiérarchise les décisions qui sont ensuite présentées à la revue de direction, qui est le forum de leadership.
Les organisations doivent disposer de la structure, des personnes et des flux d'informations appropriés, au bon niveau d'altitude et de matérialité. Les responsabilités et les droits de décision doivent être clairs. Les examens devraient durer de 2 à 3 heures et être axés sur la prise de décisions concernant des questions et des opportunités importantes, et pas seulement sur le partage d'informations ; la préparation est donc cruciale. Chaque activité et toutes les revues, ainsi que leurs entrées et sorties, doivent se dérouler "à l'heure", c'est-à-dire selon le calendrier convenu chaque mois. Le schéma de processus apporte l'efficacité, le contenu apporte l'efficience, la prise de décision apporte la valeur.