Les rencontres ont pour vocation de rapprocher les photographes et les experts du monde de la photographie et de créer un espace unique d’échange.  Il est important d’être présent géographiquement sur le lieu des rencontres .
Cependant si vous souhaitez postuler pour les bourses et que vous ne pouvez pas vous déplacer, vous avez la possibilité de  trouver une personne de confiance qui connaît bien votre travail qui peut vous représenter et défendre votre dossier .
Exceptionnellement en période de crise sanitaire, des rencontres en visioconférence pourront être mises en place soit avec la totalité des experts, soit avec une partie des experts seulement.