Kalustohankehaussa kaluston voi hankkia aikaisintaan sinä vuonna, kun kalustoavustus myönnetään. Kalustohankehaussa on mahdollista siis hakea avustusta ainoastaan kalustoon, jota ei ole maksettu ennen avustuksen myöntövuotta.
Rakennushankeavustuksia ei myönnetä hankkeisiin joiden peruskorjaus tai uudisrakentaminen on aloitettu ennen avustuspäätöksen saamista. Rakentamisen saa aloittaa vasta avustuspäätöksen saamisen jälkeen. Rakentaminen katsotaan aloitetuksi, kun rakentamiseen liittyvää toimintaa on aloitettu. Hankkeen kustannusarvio ja rahoitussuunnitelma tulee olla valmiina jo ennen avustushakemuksen lähettämistä.
Sopimuspalokuntien pienavustusta, jonka hankintahinta on alle 12 500 euroa (sis. alv), haetaan takautuvasti jo hankittuun kalustoon vuoden sisällä hankinnan maksamisesta.