Vastaus julkaistu: 01/2022 Vastaaja:Kansa-koulu III -hanke
Asiakastietoja käsittelevällä työntekijällä tulee olla työtehtävien edellyttämät käyttöoikeudet asiakastietoihin ja todennettavissa oleva asiayhteys asiakkaaseen. Asiayhteydellä tarkoitetaan yhteyttä, joka perustuu sosiaalihuollon asian käsittelyyn. Asiayhteys on henkilöiden välinen: palvelunantajan työntekijä ja sosiaalihuollon asiakas tai henkilö, jota asia koskee. Asiayhteys perustuu sosiaalihuollon palveluyksikköön, jossa asiaa käsitellään. Jokaisella palveluyksikön työntekijällä on lähtökohtaisesti asiayhteys kyseisen palveluyksikön asiakkaaseen, jota asia koskee. Ilman asiayhteyttä asiakastietojen käsittely on mahdollista vain perustellusta syystä. Syy on yksilöitävä ennen käsittelytoimenpiteitä Koodistopalvelimella julkaistulla luokituksella (THL – Asiakastietojen katselun erityinen syy).
Kunta toimii palvelunjärjestäjänä ja yksityinen palvelunantaja palvelun toteuttajana. Palvelunjärjestäjä pitää henkilörekisteriä sosiaalihuollon asiakkaista. Toisin sanoen yksityinen palveluntuottaja tuottaa palvelua asiakkaalle kunnan lukuun ja asiakirjoja palvelunjärjestäjälle eli kunnalle.
Palveluntuottajan kirjaamat asiakastiedot kuuluvat palvelunjärjestäjän henkilörekisteriin. Tähän ei tarvita asiakkaalta suostumusta.
Vanhojen tietojen pyytämiseen asiakkaan vanhasta asuinkunnasta pyydetään ensisijaisesti asiakkaan lupa. Jos lupaa ei saada, voidaan hyödyntää sosiaalihuollon viranomaisen laajaa tiedonsaantioikeutta, josta on säädetty asiakaslain pykälässä 20.
Asiakaslain 20 §:n mukaan sosiaalihuollon viranomaisella on laajat tiedonsaantioikeudet eikä asiakkaalta ole syytä pyytää lupaa sellaisten tietojen hankkimiseen, jotka kuuluvat tiedonsaantioikeuden piiriin. Lain 20 §:n mukaan viranomaisella on oikeus saada käyttöönsä "sosiaalihuollon asiakassuhteeseen olennaisesti vaikuttavat tiedot ja selvitykset, jotka viranomaiselle laissa säädetyn tehtävän vuoksi ovat välttämättömiä asiakkaan sosiaalihuollon tarpeen selvittämiseksi, sosiaalihuollon järjestämiseksi ja siihen liittyvien toimenpiteiden toteuttamiseksi sekä viranomaiselle annettujen tietojen tarkistamista varten".