Ohjesäännön mukaisesti HTT-tavarantarkastuksesta ilmoitetaan kaikille välittömille osapuolille hyvissä ajoin siten, että tarkastuksen ajankohta sovitellaan osapuolille sopivaksi, aikaisintaan viikon päähän tarkastajan ensimmäisestä yhteydenotosta. Tarkastus on mahdollista pitää nopeamminkin, mikäli se sopii kaikille osapuolille.
Tarkastuksesta laaditaan ja toimitetaan osapuolille vakiomuotoisesti otsikoitu, puolueeton tarkastuskertomus viimeistään neljän viikon kuluessa tehdyn tarkastuksen jälkeen, tai erikseen sovittaessa viimeisen tarkastukseen liittyvän tarpeellisen aineiston toimittamisen jälkeen.