Vastaus päivitetty: 1/2023 Vastaaja: Terveyden ja hyvinvoinnin laitos THL & Kansa-koulu
Lähtökohtaisesti asiakastietoja voi kirjata silloin, kun palvelunantajan ja asiakkaan välillä on asiayhteys. Asiayhteys on olemassa, kun on käsiteltävänä sosiaalihuollon asia. Kun asian käsittely alkaa palveluyksikössä, henkilölle muodostetaan palveluyksikön asiakkuus, joka toimii asiayhteyden todentamisen välineenä. Henkilötietojen käsittely on siis mahdollista, kun asia on avoinna ja asiayhteys on todennettu
Henkilötietojen käsittely edellyttää siis sosiaalihuollon asian vireilletuloa. Sosiaalihuoltolain 34 §:n mukaan "sosiaalihuoltoasia tulee vireille hakemuksesta tai kun kunnan sosiaalihuollon työntekijä on muutoin tehtävissään saanut tietää mahdollisesti sosiaalipalvelujen tarpeessa olevasta henkilöstä".
Saman pykälän 2. momentin mukaan "sosiaalihuollon asiakkuus alkaa hakemuksesta tai kun muulla tavoin vireille tullutta asiaa ryhdytään käsittelemään tai henkilölle annetaan sosiaalipalveluja. Asiakkuus päättyy, kun sosiaalihuollon asiakasasiakirjaan merkitään tiedoksi, että sosiaalihuollon järjestämiselle ei ole perustetta." Toisin sanoen asian vireilletulo ja asiayhteyden syntyminen tarkoittaa sosiaalihuoltolain mukaan myös asiakkuuden syntymistä
Esimerkki: laissa kuntouttavasta työtoiminnasta säädetään TE-toimistolle ja hyvinvointialueelle velvollisuus laatia aktivointisuunnitelma. Laissa ei ilmaista, että kyse olisi sosiaalihuollosta, mutta 12 §:n mukaan "aktivointisuunnitelma talletetaan kunnan sosiaalihuollon henkilörekisteriin ja työ- ja elinkeinotoimiston asiakastietojärjestelmän henkilöasiakasrekisteriin."  Tietojen tallentaminen sosiaalihuollon henkilörekisteriin edellyttää siis asian avaamista, asiayhteyden todentamista ja samalla asiakkuuden perustamista. Jos esim. sosiaalityöntekijä osallistuu aktivointisuunnitelman laatimiseen, tallentaa sen sosiaalihuollon henkilörekisteriin ja kirjaa tapaamisesta henkilötietoja, tämä edellyttää asiakkuuden aloittamista. Jos sosiaalihuollolle ei sen jälkeen ole tarvetta, asiakkuus päätetään.