Matkakuluja laskettaessa on hyvä ottaa huomioon välittömät ja välilliset kustannukset. Matkojen ja majoituksen lisäksi on hyvä tutkia etukäteen paikallista hintatasoa ja määritellä päiväbudjetti sen perusteella. Päiväbudjettiin voi kuulua esimerkiksi ruokailut, pääsyliput, julkisen liikenteen kustannukset. Lisäksi yllättäviä menoja varten on hyvä varata 10-15 prosenttia budjetin päälle.