Tiedonhallintalain soveltamisalasta on säädetty lain 3 §:ssä, jonka mukaisesti lakia sovelletaan yliopistoihin organisaatioina ja siten myös yliopistojen kirjastoihin. Yliopisto on tiedonhallintayksikkö ja kirjasto osa yliopistoa.
Yliopiston ja yliopiston kirjaston käsittelemät asiat vaikuttavat lain asiallisen soveltamisalan määräytymiseen: Tiedonhallintalaki tulee sovellettavaksi, kun kirjasto käsittelee julkisuuslain (621/1999) mukaisia viranomaisen asiakirjoja. Kun kirjasto käsittelee muuta aineistoa ja asiakirjoja, ei tiedonhallintalaki tule sovellettavaksi. Esimerkiksi kirjaston asiakastietojärjestelmässä olevat tiedot ovat yliopiston hallussa olevia tallenteita ja niiden käsittelyyn sovelletaan tiedonhallintalakia.