Bruttotyövoimakustannusten osoittamiseksi tulee käyttää asiakirjaa tai asiakirjoja, joista voidaan todentaa tehtävän todelliset ja toteutuneet bruttotyövoimakustannukset. Palkkakuitti, joka sisältää tiedon myös tehtävän sivukuluista, on esimerkki tällaisesta asiakirjasta.
Muita asiakirjoja voi käyttää vain siinä tapauksessa, että kyseessä on tehtävä ja vaativuustaso, jota ei ole aikaisemmin organisaatiossa ollut käytössä eikä tästä syystä tehtävää vastaavia toteutuneita bruttotyövoimakustannuksia voida osoittaa. Tällöinkin bruttotyövoimakustannukset pitää osoittaa kyseistä tehtävää koskevilla asiakirjoilla kuten työsopimuksella, yleiset palkka- tai sivukulutaulukot eivät ole riittäviä asiakirjoja bruttotyövoimakustannusten osoittamiseen.
Jos hankkeeseen sisällytettävä tehtävä vastaa aiemmin organisaatiossa tehtyä tehtävää tai vaativuustasoa tai on lähellä niitä, tulee bruttotyövoimakustannus osoittaa asiakirjoilla, joista käyvät ilmi toteutuneet 12 kk jakson bruttotyövoimakustannukset.
Jos tehtävä hankkeessa on sama kuin aiemmin organisaatiossa hoidettu tehtävä, osoittamiseen käytetään kyseisen tehtävän hoitaneen toteutuneita bruttotyövoimakustannuksia.
Jos aivan vastaavaa tehtävää ei ole aiemmin ollut, mutta vaativuustaso on sama kuin muilla organisaatiossa työskentelevillä, lasketaan keskiarvo kolmen saman vaativuustason tehtävän toteutuneista kustannuksista.