Kun kemikaali poistuu markkinoilta, ilmoittaja passivoi kemikaali-ilmoituksen. Passivoitu ilmoitus jää järjestelmään ja se näkyy kyseiselle yritykselle itselleen passivoitu-tilassa ja viranomaisille.
Jos passivoitu ilmoitus on osana toisen yrityksen kemikaaliluetteloa, se säilyy luettelossa (tila vaihtuu passivoiduksi). Kemikaali voi olla muilla yrityksillä käytössä vielä sen jälkeen, kun esim. maahantuoja on kemikaalin markkinoille saattamisen lopettanut. Passivoitu ilmoitus ei kuitenkaan enää näy muille yrityksille silloin kun he tekevät kemikaaliluetteloa (he eivät voi valita luetteloonsa passivoituja ilmoituksia).