Yksittäisten käyttäjätilien ongelmana isoissa organisaatiossa on:
Yhden käyttäjän tilillä lomakkeet ja lomakevastaukset kuuluvat kaikki tälle kyseiselle käyttäjälle. Jos henkilö esimerkiksi lähtee organisaatiostasi, käyttäjän lomakkeet ja tiedot poistetaan käyttäjätunnuksen mukana. Vaikka tietojen pitäisi kuulua organisaatiollesi, käytännössä tässä tapauksessa niin ei ole. Jotform Enterprisen järjestelmänvalvojana voit valtuuttaa lomakkeita käyttäjillesi, huolehtien että tiedot pysyvät aina organisaatiosi sisällä ja omistukssessa.
Lisäksi, yksittäisen käyttäjän käyttäjätiliä ei voi yhdistää muihin Jotformin käyttäjätileihin. Tämä tarkoittaa sitä, että käyttäjät eivät voi jakaa lomakkeita tilien välillä, tai käsitellä toisen luoman lomakkeen vastaustietoja.
Jokainen yksittäinen lomakevastausten tai tietojen käsittely täytyy pystyä jäljittämään käyttäjätunnuksiin ttarkastusmahdollisuusten vuoksi. Yksittäiset käyttäjätunnukset eivät voi jakaa tietoja keskenään, joten käyttäjät saattavat mahdollisesti jakaa käyttäjätunnukset käsitelläkseen samaa dataa. Tämä taas on Jotformin käyttöehtojen vastaista.
Huomaa että kyseinen viimeinen kohta on laillisesti vielä merkittävämpi tekijä, sillä HIPAA-asetukset määräävät, että jokainen arkaluontoisen tiedon käsittelytapahtuma tulee pystyä jäljittämään yksittäiseen henkilöön tunnistettavilla käyttäjätunnuksilla.