Julkisen hallinnon tiedonhallinnasta annetun lain (906/2019, tiedonhallintalaki) 2 §:n 1 kohdassa säädetty viranomaisen käsite viittaa viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain (621/1999, julkisuuslaki) 4 §:n 1 momentin luetteloon viranomaisista. Tiedonhallintalakia sovelletaan organisatorisesti niihin viranomaisiin, jotka on määritelty julkisuuslaissa. Asiallista soveltamisalaa määrittää puolestaan tiedonhallintalain 3 §:n 1 momentti, jonka mukaan lakia sovelletaan tiedonhallintaan ja tietojärjestelmien käyttöön, kun viranomaiset käsittelevät tietoaineistoja, jollei muualla laissa toisin säädetä. Koska tiedonhallintalain 2 §:n 5 kohdan mukaan tietoaineistolla tarkoitetaan asiakirjoista ja muista vastaavista tiedoista muodostuvaa tiettyyn viranomaisen tehtävään tai palveluun liittyvää tietokokonaisuutta, sovelletaan tiedonhallintalaki niihin tietojärjestelmiin, joissa käsitellään julkisuuslain 5 §:n 2 momentissa tarkoitettuja viranomaisen asiakirjoja.
Julkisuuslain 5 §:n 2 momentin mukaan viranomaisen asiakirjalla tarkoitetaan viranomaisen hallussa olevaa asiakirjaa, jonka viranomainen tai sen palveluksessa oleva on laatinut taikka joka on toimitettu viranomaiselle asian käsittelyä varten tai muuten sen toimialaan tai tehtäviin kuuluvassa asiassa. Viranomaisen laatimana pidetään myös asiakirjaa, joka on laadittu viranomaisen antaman toimeksiannon johdosta, ja viranomaiselle toimitettuna asiakirjana asiakirjaa, joka on annettu viranomaisen toimeksiannosta tai muuten sen lukuun toimivalle toimeksiantotehtävän suorittamista varten. Viranomaistoiminnassa henkilöstö- ja taloushallinnon asiakirjat ovat viranomaisen asiakirjoja. Ne ovat joko viranomaisen tai sen palveluksessa olevan laatimia taikka ne on toimitettu viranomaiselle joko asiankäsittelyä varten taikka muuten sen tehtävään tai toimialaan kuuluvassa asiassa. Myös oikeuskäytännön mukaan esimerkiksi ostolaskut ovat viranomaisen asiakirjoja (esimerkiksi KHO 25.5.2016 t. 2314, KHO 22.1.2001 t. 88).
Tiedonhallintalautakunta toteaa, että tiedonhallintalakia sovelletaan henkilöstö- ja taloushallinnon tietojärjestelmiin silloin, kun niissä käsitellään viranomaisen asiakirjoja. Pääosin viranomaisten henkilöstö- ja taloushallinnon tietojärjestelmät sisältävät viranomaisen asiakirjoja.