Tarvitsemme muokattavat tiedostot, jotta kääntäjät voivat hyödyntää työssään käännöstyökaluja. PDF-tiedostot eivät valitettavasti ole muokattavia. Voimme toki muuntaa PDF-tiedoston Word-asiakirjaksi, mutta tällöin lopputulos ei ole yhtä hyvä, koska rivin- ja sivunvaihdot eivät enää ole lähdetekstin mukaisia. Voimme valmistella PDF-tiedoston ja luoda ”uuden” alkuperäistiedoston, mutta se maksaa enemmän ja vie hieman pidempään. Kätevintä on, jos meille toimitetaan tiedosto sen alkuperäisessä muodossa (usein InDesign-muoto). Jos asiakirjan kuvat sisältävät tekstiä, myös nämä tekstit tulee toimittaa meille.