Viranomaisen käsitettä ei ole mahdollista määritellä tyhjentävästi.
Viranomaisella tarkoitetaan tiedonhallintalaissa ainakin
1) valtion hallintoviranomaista
2) tuomioistuinta ja muuta valitusasioiden käsittelyä varten perustettua lautakuntaa
3) valtion liikelaitosta
4) kunnallista viranomaista (kunnanhallitus, lautakunnat, kunnalliset liikelaitokset ja joissakin tilanteissa yksittäiset viranhaltijat)
5) itsenäistä julkisoikeudellista laitosta
6) eduskunnan virastoa
Lisäksi viranomaiseen rinnastuvat yliopistot, ammattikorkeakoulut sekä julkista hallintotehtävää hoitavat toimijat.