EU:n tietosuoja-asetuksen ja tiedonhallintalain mukainen pysyvä säilyttäminen tapahtuu alkuperäisiä käyttötarkoituksia varten, eikä tietoa missään vaiheessa siirretä arkistoon. Pysyvällä säilyttämisellä ei ole määräaikaa.
Arkistoinnilla tarkoitetaan tässä yhteydessä EU:n tietosuoja-asetuksen ja tiedonhallintalain mukaista arkistointia. Arkistointi tapahtuu tutkimustarkoituksia sekä yleisen edun mukaista arkistointitarkoitusta varten.
Tietojen pysyvä säilyttäminen tarkoittaa, että tiedot säilytetään alkuperäisessä käyttötarkoituksessa siten, ettei tietoja tuhota tai siirretä arkistoon. Tietojen säilyttämiselle pitää olla hyväksyttävä perusteensa, kuten asiakirjan pysyvä käyttötarve hallinnon asiakkaan etujen, oikeuksien tai velvollisuuksien todentamiseksi (Tiedonhallintalaki, HE 284/2018 vp, s. 98). Säilytysajan päättymisen jälkeen tietoaineistot on arkistoitava tai viipymättä tuhottava tietoturvallisella tavalla. (TiHL 906/2019, 21 §).
Nykyisessä arkistolaissa (1994/831) pysyvä säilyttäminen ja arkistointi tarkoittavat samaa asiaa. Viranomaisen on huolehdittava asiakirjojen arkistoimisesta ja arkistokelpoisuuden varmistamisesta, jos Kansallisarkisto on päätöksellään määrännyt asiakirjat pysyvästi säilytettäväksi (arkistoitavaksi).