Käytännössä vuosilomien pitämisestä usein sovitaan työnantajan ja työntekijän kesken.
Vuosiloman ajankohdan määrääminen kuuluu työnantajan toimivaltaan. Työnantaja voi määrätä vuosiloman ajankohdan vuosilomalaissa säädettyjen aikarajojen mukaisesti eli kesäloman kesälomakaudelle (2.5 – 30.9.) ja talviloman 1.10-30.4 väliselle ajalle. Joillakin aloilla on kesälomakauden osalta poikkeavia työ- tai virkaehtosopimusmääräyksiä. Kesäloma ja talviloma on annettava yhdenjaksoisena, jollei työn käynnissä pitämiseksi ole välttämätöntä jakaa sitä osaa kesälomasta, joka ylittää 12 arkipäivää, pidettäväksi yhdessä tai useammassa osassa.
Työnantajan määrätessä vuosiloman ajankohdan työnantajan on ilmoitettava siitä työntekijälle viimeistään kuukautta ennen vuosiloman alkamista. Tästä voidaan poiketa vain, jos kuukauden ilmoitusaikaa ei tosiasiallisesti ole mahdollista noudattaa. Tällöin vuosiloman ajankohdasta on ilmoitettava niin pian kuin mahdollista, mutta viimeistään kahta viikkoa ennen loman alkua.
Jos työnantaja on jo ilmoittanut vuosiloman ajankohdasta eli vahvistanut vuosiloman ajankohdan tai vuosiloman ajankohdasta on sovittu työnantajan ja työntekijän kesken, ei työnantaja voi yksipuolisesti muuttaa vahvistetun loman ajankohtaa. Jos työnantaja yksipuolisesti muuttaa vahvistetun loman ajankohtaa ja tästä aiheutuu työntekijälle vahinkoa, on työnantajan korvattava vahinko työsopimuslain mukaan. Työntekijän on kuitenkin noudatettava työnantajan määräystä uudesta vuosiloman ajankohdasta, vaikka työnantaja säännösten vastaisesti muuttaisi ilmoitetun vuosiloman ajankohtaa.
Työnantaja ei voi keskeyttää jo aloitettua vuosilomaa. Virkasuhteessa olevien osalta virkaehtosopimuksissa on määräyksiä vuosiloman keskeyttämisestä.
Vuosiloman ajankohtaa voidaan aina muuttaa työnantajan ja työntekijän välisellä sopimuksella.