Vastaus julkaistu: 12/2021 Vastaaja: Terveyden ja hyvinvoinnin laitos THL
Asiakasasiakirjalain mukainen kirjaamisvelvollisuus koskee sekä palvelunjärjestäjää, palveluntuottajaa että palveluntoteuttajaa. Kirjaamisvelvollisuus on sosiaali- ja terveydenhuollon ammattihenkilöillä ja niillä henkilöstön jäsenillä, jotka osallistuvat asiakastyöhön. Henkilökohtainen avustaja on usein yksityishenkilö, ei sosiaalihuollon ammattihenkilö tai muu henkilöstön jäsen. Käytännössä hänellä ei usein ole edes pääsyä asiakastietojärjestelmään, jotta pystyisi laatimaan vaatimusten mukaisia asiakasasiakirjoja. Jos henkilökohtaista apua tuottaa palveluntuottajaorganisaatio, jolla on henkilöstöä, kirjaamisvelvollisuus on olemassa.
Palvelunjärjestäjä toimii rekisterinpitäjänä sosiaalihuollon henkilörekistereille. Kirjaamisen käytännöistä on sovittava palvelunjärjestäjän ja palveluntuottajan kesken. Samoin palveluntuottajan tehtävänä on huolehtia siitä, että jos palvelun toteuttaa käytännössä muu kuin palveluntuottajan oma henkilöstö, kirjaamisvelvoite tulee täytettyä.
Jos palveluntoteuttaja ei pääse kirjaamaan asiakastietojärjestelmään, on sovittava siitä, miten asiakirjalain mukaiset asiakasasiakirjat tuotetaan. Oleellista on, että "sosiaalihuollon järjestämisen, suunnittelun, toteuttamisen, seurannan ja valvonnan kannalta tarpeelliset ja riittävät tiedot" tulevat kirjatuiksi, kuten asiakirjalaki edellyttää. (THL 4.4.2018).