Vastaus julkaistu: 12/2021 Vastaaja: Terveyden ja hyvinvoinnin laitos THL
Kirjaamisvelvollisuus koskee sekä palvelunjärjestäjän että palveluntuottajan asiakastyöhön osallistuvaa henkilöstöä. Asiakastyöstä kirjataan tarpeelliset ja riittävät tiedot asiakasasiakirjalain 4 §:n mukaisesti.
Paras ratkaisu olisi, että kunta ja ostopalvelun tuottaja kävisivät yhdessä läpi sen, mitä kirjataan, ts. mitä palvelun halutaan sisältävän.
Ohjenuoraa löytyy alla olevasta asiakasasiakirjalain 4 §:stä ja sen perusteluista: kirjattavien asiakastietojen olisi oltava tarpeellisia ja riittäviä asiakkaan sosiaalihuollon toimenpiteiden tai sosiaalipalvelujen tarpeen arvioimiseksi, niiden järjestämiseksi ja toteuttamiseksi sekä seurannan ja valvonnan kannalta.
Mikäli kysymyksessä olevalle päivittäiskertomukselle ei löydy yllä olevaa perustetta (ei siis päällekkäistä kirjaamista tai kirjaamista kirjaamisen vuoksi. Kirjaamisella pitää olla jokin peruste, miksi kirjataan) niin silloin ei tarvitse kirjata.  Jos taas esimerkiksi päivittäiskertomus on tarpeen palvelun seurannan ja valvonnan kannalta, pitää päivittäiskertomus kirjata.
Asiakasasiakirjalaki 4 § Asiakastietojen kirjaaminen
Sosiaalihuollon ammatillinen henkilöstö sekä avustava henkilöstö, joka osallistuu asiakastyöhön, ovat velvollisia kirjaamaan sosiaalihuollon järjestämisen, suunnittelun, toteuttamisen, seurannan ja valvonnan kannalta tarpeelliset ja riittävät tiedot määrämuotoisina asiakirjoina ja tallettamaan ne 5 §:n mukaisesti.
Pykälän perustelut:
4 §. Asiakastietojen kirjaaminen. Pykälän 1 momentissa säädetään sosiaalihuollon ammatilliselle henkilöstölle sekä asiakastyössä toimivalle avustavalle henkilöstölle velvollisuus kirjata tarpeelliset ja riittävät asiakastiedot aina, kun sosiaalihuoltoa järjestetään, tuotetaan tai toteutetaan. Asiakastietojen olisi oltava tarpeellisia ja riittäviä asiakkaan sosiaalihuollon toimenpiteiden tai sosiaalipalvelujen tarpeen arvioimiseksi, niiden järjestämiseksi ja toteuttamiseksi sekä seurannan ja valvonnan kannalta. Hallintolain 42 §:n mukaan kirjaamisvelvoitteen piiriin kuuluvia tietoja ovat myös suullisesti esitetyt vaatimukset ja selvitykset, jotka saattavat vaikuttaa asian ratkaisuun. Kirjaaminen tietojenkäsittelyn keinoin voi olla myös osin automaattista, jolloin osa merkinnöistä syntyy automaattisesti järjestelmästä. Tyypillisesti tällainen tieto voisi olla palvelunantajaa koskevat yhteystiedot.
Asiakastiedot kirjattaisiin ja tallennettaisiin määrämuotoisiin asiakasasiakirjoihin siten kuin jäljempänä tässä laissa säädetään tai THL 5 §:n nojalla määräisi. Asiakasasiakirjat tallennettaisiin sosiaalihuollon asiakasrekisteriin palvelutehtävittäin. Asiakastietojen kirjaaja vastaisi asiakasasiakirjoihin tehdyistä merkinnöistä. Asiakkaan tietoja käsittelee myös esimerkiksi hallinnossa tai laskutuksessa toimiva henkilöstö, mutta sen laatimat asiakirjat eivät ole sosiaalihuollon asiakasasiakirjoja, vaan hallinnollisia asiakirjoja.)