Joistakin rajoitustoimenpiteistä (esimerkiksi kiinnipitämisestä, henkilöntarkastuksesta ja lyhytaikaisesta erillään pitämisestä) tehdään ei-kirjallinen ratkaisu, joka kirjataan ao. henkilön asiakasasiakirjoihin. Joistakin rajoitustoimenpiteistä (esimerkiksi päivittäisissä toiminnoissa käytettävien rajoittavien välineen tai asusteiden säännönmukaisesta ja pitkäkestoisesta käytöstä ja valvotusta liikkumisesta) tehdään kirjallinen päätös. Kummassakin tapauksessa jokainen käytetty rajoitustoimenpide kirjataan lisäksi asiakkaan asiakasasiakirjoihin siten kuin kehitysvammalain 42 o §:n 2 momentissa säädetään. Välttämättömän terveydenhuollon antamista koskevasta rajoitustoimenpiteestä (42 j §) tehdään merkintä ao. henkilön potilasasiakirjoihin.
Lain 42 o §:n 2 momentin mukaan asiakas- tai potilasasiakirjoihin on kirjattava
käytetyn rajoitustoimenpiteen käyttö ja sen perusteet (ts. mistä rajoitustoimenpiteestä on kysymys ja syy, minkä vuoksi sitä on jouduttu käyttämään)
ao. asiakkaan oma näkemys rajoitustoimenpiteen käytöstä ja sen perusteista
rajoitustoimenpiteen vaikutukset ao. asiakkaaseen
rajoitustoimenpiteen alkamis- ja päättymisajankohta (kellonaika ja päivämäärä)
rajoitustoimenpidettä koskevan ratkaisun tai päätöksen tehnyt ja toimenpiteen suorittanut henkilö
Asianmukainen kirjaaminen on välttämätöntä paitsi yksikön omavalvonnan ja viranomaisvalvonnan kannalta, myös sekä työntekijän että asiakkaan oikeusturvan kannalta. Asianmukaiset kirjaukset varmistavat sen, että tapahtumien kulku voidaan tarvittaessa selvittää jälkikäteen.
Terveyden ja hyvinvoinnin laitos laatii kehitysvammalain uudistukseen liittyvät asiakasasiakirjarakenteet.