Vastaus julkaistu: 12/2021 Vastaaja: Terveyden ja hyvinvoinnin laitos THL
Kun käydään keskustelua mahdollisesta asiakkuuden alkamisesta yksityisellä palveluntuottajalla, on mahdollista tehdä henkilökohtaisia muistiinpanoja hyödynnettäväksi siinä tapauksessa, että asiakkuus sittemmin alkaa. Henkilökohtaiset muistiinpanot eivät ole sosiaalihuollon asiakastietoja. Jos asiakkuus sitten alkaa, muistiinpanojen sisältö voidaan tarvittavassa määrin kirjata asiakasasiakirjoihin.
Jos päädytään siihen, että asiakkuus ei ala, muistiinpanot pitää hävittää. Asiakastietoja ei voi kirjata henkilöstä, joka ei ole asiakkaana kyseisessä yksikössä, ellei siihen ole erityistä syytä. Asiayhteyden tekninen todentaminen edellyttää palveluyksikön asiakkuutta siinä yksikössä, jossa asiakastietoja käsittelevä ammattihenkilö työskentelee. Jos asiayhteyttä ei voi teknisesti todentaa, tietojen käsittely on voitava perustella asiakastietojen katselun erityinen syy -luokituksen avulla.