Vastaus julkaistu: 12/2021 Vastaaja: Kansa-koulu III -hanke
Tulkitsimme kysymyksen siten, että kysyjä haluaa tietää mikä taho toimii rekisterinpitäjänä ja Kantaan liittyvänä osapuolena yksityisen palveluntuottajan tuottaessa palvelua julkiselle sektorille. Sosiaalihuollon Kanta-palvelujen määrittelyistä vastaavat Kela ja THL. Sote-organisaatio vastaa palvelun käyttöönotosta ja käyttöönottoprosessin toteuttamisesta. Tietojärjestelmätoimittajat vastaavat siitä, että tietojärjestelmät ovat Kanta-yhteensopivia.
Julkisessa sosiaalihuollossa asiakastietojen rekisterinpitäjänä toimii palvelujen järjestämisestä vastaava julkisen hallinnon organisaatio (myös ostopalvelusopimukset). Yksityinen palveluntuottaja voi toimia asiakastietojen rekisterinpitäjänä ainoastaan silloin, kun kyse on yksityisesti toteutettavista sosiaalipalveluista, jotka perustuvat palveluntuottajan ja asiakkaan väliseen sopimukseen ja kun asiakas itse maksaa saamastaan palvelusta. Jos asiakas käyttää palveluseteliä, palvelussa syntyvien asiakasasiakirjojen rekisterinpitäjä on julkisen hallinnon organisaatio.
Sosiaali- tai terveydenhuollon palvelunjärjestäjä voi hankkia sosiaali- ja terveyspalvelun ostopalveluna yksityiseltä palveluntuottajalta. Tässä tapauksessa palveluntuottajan laatimat asiakirjat arkistoidaan palvelunjärjestäjän asiakasrekisteriin. Sosiaalihuollon rekisterinkäyttöoikeuden ja terveydenhuollon ostopalvelunvaltuutuksen avulla palvelunjärjestäjä antaa palveluntuottajalle oikeuden käyttää rekisteriinsä kuuluvia asiakas- ja potilastietoja sähköisesti Sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston tai Potilastiedon arkiston kautta tallentaa asiakas- ja potilastietoja rekisteriinsä Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon tai Potilastiedon arkistoon sähköisesti. (THL 2021)
Vaikka asiakkuus päättyy, niin asiakkuus voidaan avata tarvittaessa uudestaan, jolloin arkistoidut asiakastiedot ovat käytössä, jos uusi asiayhteys edellyttää sitä ja työntekijän käyttöoikeudet sen sallii.