Kaikkia järjestelmän tietoja ei avata kaikille, vaan joihinkin pääsevät käsiksi vain viranomaiset, jotka tarvitsevat tietoa tehtävissään. Jokaisella on oikeus hyötyä viranomaisen julkisesta tiedosta, mutta oikeutta rajoittavat esimerkiksi salassapito, kolmansien tahojen immateriaalioikeudet ja henkilötietojen suoja.
Tiedon avoimella saatavuudella on paljon hyötyjä, mutta kaikkea tietoa ei voi avoimesti jakaa saataville. Julkisuuden rajoja määriteltäessä on otettava huomioon esimerkiksi kansallinen turvallisuus sekä yksityiselämän ja henkilötietojen suoja. Esimerkiksi rakennustieto voi olla henkilötietoa.
Rakennetun ympäristön tietojärjestelmässä tunnistetaan yhteiskunnan kannalta tarpeelliset ja merkittävät tiedot, joiden tulee olla saatavilla valtakunnallisesti. Jos kyse on tiedoista, jotka eivät ole merkittäviä ja tarpeellisia yhteiskunnalle, valtio ei lähtökohtaisesti kerää tietoja. Näiden tietojen avaamisesta päättävät kohteiden omistajat.
EU-lainsäädäntö ohjaa julkisen tiedon avoimuuteen ja maksuttomuuteen. Euroopan Unionin avoimen datan direktiivi on tullut Suomessa voimaan vuonna 2021. Siinä rajoitetaan viranomaisten oikeutta hyötyä tuottamastaan tiedosta taloudellisesti. Kaava-aineistot määritellään direktiivin täytäntööpanoasetuksessa avoimeksi dataksi.