Vastaus julkaistu: 12/2021 Vastaaja: Terveyden ja hyvinvoinnin laitos THL
Jos virka-apupyyntö tehdään poliisille, kannattanee käyttää poliisin määrittelemää rakennetta. En osaa vastata siihen, mitä poliisi hyväksyy, mutta jos ja kun heillä on sitä varten määriteltynä lomake, sitä lienee syytä käyttää.
Meillä on nyt selvitettävänä STM:n kanssa se, tallennetaanko virka-apupyyntöjä Kanta-arkistoon. Terveydenhuollossahan näin ei tehdä. Jos linjaus on, että niitä ei tallenneta Kantaan, Sosmetasta poistetaan virka-apupyynnön rakenne.
Jos tällaista linjausta ei tehdä, niin poliisille tehdyn virka-apupyynnön voi skannata ja tallentaa Kanta-arkistoon ei-rakenteisessa muodossa. Se on tällöin tyyppiä "muu sosiaalihuollossa laadittu asiakirja". Toinen vaihtoehto on tehdä kertomusmerkintä siitä, että virka-apupyyntö on tehty (+muut oleelliset tiedot) ja jättää lomake tallentamatta. Tällöin ei tulisi ongelmaksi se, mitä voi näyttää asiakkaalle/hänen huoltajalleen. Te toki arvioitte sen, mikä on oikea ratkaisu missäkin tilanteessa. Eli mitkä ovat ne tarpeelliset ja riittävät tiedot, jotka asiakkaista tulee asiakasasiakirjalain mukaan kirjata/tallentaa.
Asiakirjat, jotka tallennetaan Kanta-arkistoon, tulevat näkymään asiakkaan Omakannassa, jos näkymisen rajoittamista ei tehdä erikseen. Tämä tilanne on myös näiden "muu sosiaalihuollossa laadittu asiakirja" -tyyppiä olevien asiakirjojen kohdalla. Jos asiakirjan ei haluta näkyvän Omakannassa, sen näkymistä voidaan viivästää tai se voidaan jättää kokonaan näyttämättä asiakkaalle ja huoltajalle. Asiakirjoja voidaan rajata myös pelkästään huoltajan Omakannasta. Katso lisää täältä: https://yhteistyotilat.fi/wiki08/display/JULSOSK/5+Sosiaalihuollon+Omakanta
Kysymykseen siitä, mitä saa kirjata ja mitä saa luovuttaa, en pysty vastaamaan, koska nämä on arvioitava tapauskohtaisesti. Toki poliisille lähetettävään virka-apupyyntöön on kirjattava kaikki tiedossa olevat asiaan vaikuttavat seikat. Ja esim. osoite, missä lapsi oleskelee, on ihan asiakasta koskevaa tietoa ja se pitää voida kirjata asiakasasiakirjaan. Sitten on arvioitava tapauskohtaisesti, voiko asiakirjaa näyttää/luovuttaa asiakkaalle tai asiakkaan huoltajalle. Esim. julkisuuslaissa ja tietosuojalaissa säädetään tilanteista, joissa tietoja ei voi luovuttaa (esim. on lapsen edun vastaista, tai siitä aiheutuu vaaraa asiakkaan tai muun henkilön terveydelle). Eli arvioidaan tapauskohtaisesti, tehdään tarvittaessa rajoitusmerkinnät, että asiakirja ei näy Omakannassa, ja jos huoltaja pyytää erikseen tietoja nähtäväkseen, toimitaan kuten julkisuuslaki/tietosuojalaki/asiakaslaki säätää.
Täydennys 8.10.2021: STM:n kanssa käydyn keskustelun perusteella virka-apupyyntöä ei poisteta asiakastietomallista. Kuitenkin jatkossakin, jos virka-apupyyntö tehdään poliisille, lienee järkevintä käyttää poliisin määrittelemää rakennetta. Asiakastietomallissa olevaa rakennetta voidaan käyttää muissa tilanteissa.