Tiedonhallintalaki on yleislaki ja sitä sovelletaan organisatorisen ja asiallisen soveltamisalan perusteella laajasti viranomaisten toimintaan ja viranomaisten asiakirjoihin, ellei muualla ole toisin säädetty. Lakia sovelletaan potilasasiakirjoja ja asiakasasiakirjoja käsitteleviin julkisuuslaissa (621/1999) tarkoitettuihin viranomaisiin tai niiden lukuun toimiviin, ellei potilasasiakirjan tai asiakasasiakirjan käsittelystä ole säädetty erityislaissa tosin. Sääntelyä ei ole rajattu tiettyihin asiakirjaryhmiin.
Terveydenhuollon puolella tiedonhallintalakia sovellettaessa on syytä kiinnittää huomiota siihen, että potilasasiakirjojen käsittelystä on olemassa huomattava määrä täsmällistä sääntelyä erityislainsäädännössä. Samoin on syytä kiinnittää huomiota pääsääntöisesti palvelujen tuottamisen yhteydessä muodostuviin potilasasiakirjoihin, joiden osalta sovellettavaksi tulevat ainoastaan palvelujen tiedonhallintaa koskevat vaatimukset sekä erityislainsäädännössä säädetyt vaatimukset tiedonhallintalaissa säädettyjen asianhallintaa koskevien säännösten sijaan.
Sosiaalihuollon asiakasasiakirjojen tilanne on palvelujen tuottamisen osalta potilasasiakirjoja vastaava, mutta sosiaalihuollossa on myös asiankäsittelyprosesseja enemmän. Sovellettavaksi tulevat siis sekä palveluiden tiedonhallintaa että asianhallintaa koskevat vaatimukset. Sosiaalihuollossa on asiakasasiakirjalain lisäksi otettava huomioon, mitä asianhallinnan metatietojen rekisteröinnistä on säädetty tiedonhallintalaissa. Asiakasasiakirjalakia sovelletaan kuitenkin ensisijaisesti sosiaalihuollossa.
Vakiintuneen oikeuskäytännön ja laillisuusvalvojien ratkaisukäytännönkin perusteella julkisuuslaki tulee toissijaisesti sovellettavaksi potilas-ja asiakasasiakirjojen käsittelyssä, jos viranomaisen asiakirjan määritelmä täyttyy. Vastaavalla tavalla soveltaminen tapahtuu tiedonhallintalain osalta.