Tiedonhallintalain 3 §:n mukaisesti tiedonhallintalakia sovelletaan kunnallisiin viranomaisiin ja kuntaan. Tiedonhallintalaissa viranomaisella tarkoitetaan kunnallista viranomaista, joita ovat valtuusto, kunnanhallitus sekä muut kunnalliset toimielimet, kuten lautakunnat.
Tiedonhallintalakia sovelletaan myös yksityisoikeudellisiin organisaatioihin, kuten kunnallisiin osakeyhtiöihin silloin, kun ne hoitavat julkisia hallintotehtäviä. Tällöin sovellettavaksi tulevat tiedonhallintalain 4 luvun tietoturvallisuussäännökset sekä 22-27 §:n rajapintojen ja katseluyhteyksien käytöstä sekä asian ja palvelujen tiedonhallinnan toteuttamisesta. Jos kunnan omistamaan osakeyhtiöön sovelletaan julkisuuslakia muussa laissa erikseen säädetyn perusteella, tulee tiedonhallintalaista sovellettavaksi myös 4 § ja 28 §.
Kunnan omistama osakeyhtiö joutuu soveltamaan tiedonhallintalakia myös tilanteissa, joissa se toimii kunnan viranomaisen lukuun palveluja tuotettaessa, koska kunnan on huolehdittava, että sille säädetyt velvoitteet toteutetaan myös sen palvelujen tuottamisessa. Se, sovelletaanko tiedonhallintalakia kunnan omistaman yrityksen toimintaan, ratkaistaan yhtiön tehtävien kautta. Pelkkä kunnan omistus ei ole peruste tiedonhallintalain soveltamiselle, vaan se ratkaisee, mitä yhtiö tekee ja missä roolissa.