این موضوع بستگی به زمان شروع سال تحصیلی دارد. معمولا برای شروع تحصیل در ترم سپتامبر، بیشتر دانشگاه ها بین سپتامبر تا دسامبر سال قبل از آن  پرونده های بورس را پذیرش و بررسی می کنند و برخی تا ماه فوریه نیز این فرایند را ادامه می دهند. علاوه براین برای شروع تحصیل در ترم ژانویه دانشگاه‌ها بین ماه‏‌های آپریل تا جولای سال قبل از آن درخواست‌های بورسیه را می‌پذیرند. به طور کلی توصیه می شود ۸ تا ۱۲ ماه قبل از شروع ترم تحصیلی مکاتبه با اساتید را انجام دهید و پس از پیدا کردن سوپروایزر، برای اپلای اقدام نمائید.