اپراتورهای وب سایت های کوچکتر با پیشنهادات کمتر باید قبل از پذیرش هزینه های یک سیستم مدیریت محتوا، فکر کنند. با این حال، برای وب سایت هایی که محتوای زیادی ارائه می دهند، معرفی یک CMS می تواند ارزشمند باشد. برخی از مهم ترین سیستم ها منبع باز و در نتیجه رایگان هستند. آنها می توانند بهره وری یک شرکت را افزایش دهند، زیرا محتوا را می توان به سرعت و انعطاف پذیر مدیریت کرد. کاربران به دانش برنامه نویسی کمی نیاز دارند و مجبور نیستند در کد یک وب سایت دخالت کنند. در عوض، آنها اغلب می توانند در صورت نیاز از تجربه یک جامعه بزرگ استفاده کنند. به طور خاص، به‌روزرسانی‌های (امنیتی) به‌طور قابل اعتماد توسط بسیاری از جوامع توسعه‌دهنده ارائه می‌شوند و بنابراین بخشی از کار توسعه را برای کاربران ذخیره می‌کنند. علاوه بر این، بزرگترین CMS را می توان تقریباً به میل خود با مؤلفه ها (که برخی از آنها مشمول هزینه هستند) گسترش داد، به طوری که می توان دامنه عملکردها را به سرعت و به راحتی افزایش داد.