در دعوی ابطال سند رسمی بر اساس درخواست شخص مدعی و وکیل دعوی ابطال سند رسمی ملک در دادگاه ثبت و رسیدگی می شود و سپس به دفتر ثبت اسناد و املاک ارجاع داده می شود. سپس مرحله احراز هویت متقاضی صورت می گیرد (در این مرحله شخص مدعی باید از تمام مدارک شناسایی خود کپی بگیرد و به دادگاه ارائه دهد). مدارک پس از بررسی اولیه به همراه سایر ضمیمه ها به بایگانی منتقل می شوند و پرونده دعوی ابطال سند رسمی جهت بررسی در قسمت بایگانی تشکیل می شود. در مرحله پایانی، پس از بررسی های لازم برای دعوی ابطال سند رسمی ملک یک پیش نویس تهیه می شود. سپس شماره نامه، حکم یا سند انتقال دراین پیش نویس درج می شود و پیش نویس سند مالکیت رسمی جدید به شخص مدعی داده می شود.