بعدازاینکه فایل مناسبی را بر خرید یا فرد مناسبی را برای فروش کاشانه به او پیدا کردید در جلسه مذاکره و قبل از نوشتن قرارداد لازم است که دو طرف مدارک هویتی و مالکیتی یکدیگر را ازجمله کارت ملی، شناسنامه و سند ملک و بنچاق را ملاحظه کنند آن‌هم فقط از روی اصل مدارک نه کپی آن. اگر فروشنده گفت اصل مدارک همراهم نیست به‌هیچ‌وجه تا قبل از روئیت اصل سند مالکیت هیچ مبایعه‌نامه‌ای را امضاء نکنید چون ممکن است سند ملک مفقودشده باشد که کار انتقال سند ملک به تعویق می‌افتد و یا ملک شاید در رهن بانک باشد و کپی صفحهٔ نقل‌وانتقال را به شما نشان ندهد و یا شاید هم در بازداشت باشد. بنابراین اگر خریدار هستید حتماً به این موضوع توجه کنید که آیا سند ملک به نام خود فروشنده است و آیا مشخصات کارت ملی و شناسنامه با مشخصات درج‌شده در سند تطبیق می‌کند یا خیر. اگر ملک در رهن بانک یا در بازداشت مرجع قضایی باشد در صفحه نقل و انتقالات (در خصوص اسناد منگوله‌دار) و یا پشت اسناد تک‌برگی در قسمت توضیحات درج‌شده است. همچنین خریدار باید مدارک هویتی خریدار را ملاحظه کند و مطمئن باشد همان فردی که خریدار احتمالی است ذیل قرارداد را امضاء کند و ازنظر سنی و عقلی دو طرف باید شرایط عادی را داشته باشند و به سن بلوغ و رشد رسیده باشند.