در واقع برای استفاده از این ابزار ها در ابتدا باید نیاز و هدف سازمان خود را به خوبی مشخص کنید. سپس با توجه به این موضوع می توانید از وبینار و یا ویدئو کنفرانس استفاده کنید. در واقع می توان گفت باید به سراغ ابزار هایی باشید که دارای برخی ویژگی ها از جمله کنترل قوی، امکان ضبط و اشتراک گذاری داده ها و اطلاعات، تجزیه و تحلیل، ویژگی های تعاملی، ویژگی های مشارکتی و.. باشند.