برای اینکه بدانید چگونه ایمیل خود را همگام سازی کنیم و یا همگام سازی ایمیل چیست ابتدا فرض کنید برنامه ی Outlook  را در محل کار خود دارید، و یک برنامه ی ایمیل دیگر در منزل دارید و یک  smartphone نیز همراه خود دارید. به صورت ایده آل همه دستگاه های شما با همگام سازی ایمیل خواهند توانست با یکدیگر ارتباط داشته باشند.زمانی پیامی را پاسخ می دهید بایستی در سایر دستگاهها نیز پاسخ داده شده مارک بگیرد. یک راه ساده استفاده از پروتکل Imap است که باعث می شود ارتبط بین حساب ایمیل و کامپیوتر شما به روز باشد و در واقع همگام سازی ایمیل انجام شده و تغییرات در هر دو مشاهده شود.