محل اردوگاه، مسیر، وسیله نقلیه و راننده باید از نظر امنیت کاملا مورد تایید باشند. دانش‌آموزانی که بیماری خاصی دارند یا داروی خاصی مصرف می‌کنند باید با نظارت جدی‌تر و برنامه‌ریزی برای پیش‌بینی‌های احتمالی در اردو شرکت کنند. بهتر است همه دانش‌اموزان در یک مقطع تحصیلی باشند. بیمه کردن همه شرکت‌کنندگان در اردو، دریافت رضایت‌نامه کتبی و حضور والدین در زمان اعزام دانش‌آموز نیز ضرورت دارد.