یکی از بخش های مهم هر نرم افزار نگهداری و تعمیرات گردآوری داده های قابلیت اطمینان تجهیزات می باشد. این داده ها از روی وقایع و اتفاقاتی که بروی تجهیز رخ می دهد گردآوری خواهد شد. این وقایع شامل خرابی‌های اضطراری و فعالیت های برنامه ریزی شده می‌شوند. در نرم افزار مدیریت نگهداری و تعمیرات ماژول گردش کار نقش کلیدی در گردآوری این اطلاعات و داده ها را دارند.
لذا طراحی این ماژول بر اساس استانداردهای نگهداری و تعمیرات بسیار مهم است چون بیش از ۹۰ درصد گزارشات آتی حوزه مدیریت نگهداری و تعمیرات بر مبنای این داده ها تهیه خواهد شد. در این ماژول مشخص می‌کنید که چه فعالیت‌های تعمیراتی، در چه زمانی و به روی کدام تجهیزات باید انجام شود. همچنین در صورت خرابی هرکدام از تجهیزات، اطلاعات کامل خرابی و فعالیت‌های انجام گرفته به روی آن (مانند زمان انجام کار، قطعات مصرف شده، میزان وقت صرف شده، کارکنان انجام‌دهنده، تحلیل خرابی و غیره) در نرم افزار ثبت میشود.