دلایلی که باعث جمع شدن، چروک شدن کاغذ و یا گیر کردن آن در دستگاه کپی می شوند، عبارتنداز:
مرطوب بودن کاغذ: مرطوب بودن یا نم داشتن کاغذ بیشترین تأثیر را در مچاله شدن و گیر کردن کاغذ دارد. گرمای زیاد دستگاه باعث از بین رفتن رطوبت کاغذ شده و آنها را چروک می‌کند. هماهنگ نبودن سایز کاغذ با ابعاد دستگاه کپی هم می‌تواند دلیل چروک و مچاله شدن کاغذ باشد. جنس کاغذ مورد استفاده نیز می‌تواند برای عملکرد دستگاه کپی مشکل ایجاد کند. خراب شدن غلتک‌های پیکاپ رولر دستگاه کپی، چسبناک بودن رولرها و خرابی درام کارتریج از جمله مهمترین قطعات سخت افزاری هستند که در صورت وقوع مشکل در آنها شاهد ایجاد اختلال در کاغذکش دستگاه کپی و مچاله کردن کاغذ خواهیم بود.
کاغذکش یکی از مهم‌ترین اجزای دستگاه کپی است که به سرعت در اثر استهلاک و استفاده‌ی بیش از حد از چاپگر کارایی خود را از دست می‌دهد. اغلب اوقات خرابی کاغذکش با ایراداتی نظیر: گیر کردن کاغذ و یا مچاله شدن آن همراه است. در عین حال برای جلوگیری از بروز چنین مشکلاتی باید سرویس دستگاه کپی را همواره مدنظر قرار داد.