برآورده کردن الزامات نظارتی، کاهش هزینه‌ها، صرفه‌جویی در فضا، بهبود گردش کار و عملکرد و حفاظت از سرقت هویت فقط 5 مورد از دلایل متعددی است که بایگانی اسناد را برای مشاغل و افراد بسیار مهم می‌کند.