در ارگان‌های دولتی یک بخش به عنوان زیر مجموعه وجود دارد که وظیفه آن، بایگانی پرونده افراد استخدام‌شده در آن ارگان است که به آن بخش کارگزینی گویند. برای هرکسی با توجه به نوع قرارداد فرد با سازمان، حکم کارگزینی مخصوصی در پرونده فرد قرار دارد که نشان‌دهنده سمت شغلی، حقوق و مزایا، تحصیلات و مشخصات فردی درج شده است.