لازم است اصل مدارک به همراه پیش نیازهای ترجمه رسمی (مانند کدصحت برای ترجمه دانشنامه) را به همراه داشته باشید. همینطور توصیه می‌کنیم برای نگارش صحیح اسامی پاسپورت یا کپی آن را نیز با مدارک ارسال نمایید. برای اطلاع دقیق از پیش نیازهای ترجمه رسمی مدارک به زبان آلمانی بهتر است قبل از مراجعه حضوری به دفتر یا ارسال مدارک با پشتیبانی همان دفتر هماهنگی لازم را انجام دهید تا از اتلاف وقت و تاخیر در شروع کار جلوگیری شود.