تشریفات رسمی با توجه به حضور و مقام و مرتبه افراد فرق می‌کند، اما فرآيند کلی تشريفات رسمی معمولا بشرح موارد زیر است:
مرحله استقبال از مهمانان تدارک حمل ونقل و انتقال مهمانان تدارک محل اسكان تدارک پذيرايي بدرقه مهمانان و مقامات دعوت شده