وظایف مسئول دبیرخانه عبارتند از:
بررسی امضا و صحت تعداد پیوستها در تمامی نامه ها و مراسلات و دستورالعمل و بخشنامه های ارسالی و دریافتی.
تفکیک نامه‌ها، دستورالعمل‌ها و بخشنامه‌ها و سپس توزیع و پخش آنها منطبق با ضوابط و همچنین گیرندگان آنها.
تمامی نامه ها و مراسلات و بخشنامه ها و دستورالعمل هایی که به سازمان وارد می شوند و از سازمان خارج می گردند بایستی در اندیکاتور ثبت گردند.
پیگیری سوابق نامه‌ها، پرونده ها و مستندات مورد درخواست واحدها و ارسال برای آن واحدها.
از دیگر وظایف واحد دبیرخانه، پیگیری و ثبت نامه ها و اسناد دریافتی سازمانها هست که به دستشان می رسد.