بسیاری از افراد مدیر اداری و مسئول دفتر را یکی می‌دانند، در حالی که این دو سمت شغلی، باهم تفاوت دارند و سمت‌های جداگانه‌ای هستند؛ مسئول دفتر معمولا مسئولیت‌های اجرایی و مدیریتی در یک بخش از سازمان را دارد، اما مدیر اداری مسئولیت مدیریت فعالیت‌ها و عملیات‌های اداری در سازمان را دارد، نه تنها یک بخش یا واحدی خاص از سازمان.