در زمان مناسب ایمیل را ارسال کنید
بهترین زمان برای ایمیل زدن به اساتید، روزهای کاری و در ابتدای ساعات کاری است.
۲. مدارک لازم را به ایمیل خود ضمیمه کنید
مدارک و فایل‌های لازم مانند رزومه، ریزنمرات، توصیه‌نامه و... را به ایمیل ضمیمه کنید و در بدنه‌ی ایمیل به ضمیمه کردن آن‌ها اشاره کنید.
۳. با ایمیل دانشگاهی خود ایمیل بفرستید
اگر یک ایمیل دانشگاهی به نام خود دارید؛ بهتر است ایمیل‌های تحصیلی خود را با آن بفرستید.
۴. کوتاه و واضح بنویسید
یکی از نکات مهم در نگارش ایمیل برای استاد، کوتاه نوشتن و مشخص بودن درخواست اصلی شما در کل متن است.