ابتدا پروپوزال مربوطه را از طریق سامانه پژوهان ( آدرس: http://vdresearch.arakmu.ac.ir/general/login.action ) به مرکز تحقیقات بیماری های عفونی ارسال نموده و پس از بررسی اولیه توسط معاون علمی مرکز و کارشناس مرکز در جلسه شورای پژوهشی مطرح  و در مورد آن تعیین تکلیف می گردد. در صورت تصویب برای شورای پژوهشی دانشگاه ارسال می گردد تا مراحل بعدی را طی کند و در صورت نیاز به اصلاحات به مجری برای انجام اصلاحات برگشت داده می شود.