بیشتر نامه‌ها سه بخش دارند: یک بیانیه آغازین که پروژه/ برنامه‌ای را که در آن بودجه جستجو می‌شود، مشخص می‌کند. یک یا دو پاراگراف میانی که نشان‌دهنده رابطه نویسنده با تلاش برای جستجوی بودجه است و بیانیه پایانی. مطمئن شوید که همه حامیان شما یک شخص را در یک آدرس خطاب می کنند.