ثبت اسناد و املاک به استناد ماده 47 قانون ثبت اسناد و املاک در صورت وجود دو شرط الزامی می باشد.
شرط اول: بایستی در محل وقوع مال غیر منقول، اداره ثبت اسناد واملاک وجود داشته باشد.چنانچه در محلی اداره ثبت اسناد واملاک وجود نداشته باشد در این صورت  ثبت معاملات راجع به عین و منافع مال غیر منقول و یا ثبت هبه نامه و شرکت نامه و صلح نامه ضروری نمی باشد.
شرط دوم : لازم است که، وزارت دادگستری ثبت اسناد و املاک را در محل ضروری بداند و آگهی نماید و در چنین مواقعی از زمانی که در آگهی قید شده است بایستی نسبت به ثبت موارد گفته شده در ماده 47 قانون ثبت اسناد و املاک اقدام شود.