اسناد مثبته مرتبط با فرآیند گمرکی و ترخیص کالاها هستند، در حالی که اسناد راکد دولتی به تمام اسنادی اطلاق می‌شود که توسط دستگاه‌ها و مقامات دولتی در جهت اجرای وظایف قانونی نگهداری می‌شوند.