Ένας καλός εμπειρικός κανόνας είναι να το κρατάτε σύντομο και επίκαιρο. Γενικά, θα πρέπει να στοχεύσετε να ενημερώσετε τις επαφές σας ότι είστε εκτός γραφείου και πότε μπορούν να περιμένουν απάντηση από εσάς. Μπορείτε επίσης να τους παρέχετε ένα εναλλακτικό μέσο επικοινωνίας σε περίπτωση που χρειαστεί να επικοινωνήσουν μαζί σας επειγόντως.