Σε απάντηση του ανωτέρω αιτήματος και λαμβάνοντας υπόψη την εξυπηρέτηση της διαφανούς διαδικασίας και παράλληλα την προστασία των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα των υποκειμένων τα οποία εμπλέκονται στην εν λόγω διαδικασία γνωμοδοτούμε τα ακόλουθα:
Στην πράξη χορήγησης ή μη άδειας άνευ αποδοχών για προσωπικούς λόγους με την οποία μπορεί να ταυτοποιηθεί το φυσικό πρόσωπο που την αιτείται περιέχεται συνδυασμός στοιχείων που ενδεχομένως άπτονται του πυρήνα της προσωπικότητάς του και σε κάθε περίπτωση χρήζουν προστασίας βάσει των απαιτήσεων του Κανονισμού GDPR.
Για το λόγο αυτό συνιστάται η ανάρτηση στον ιστότοπο Διαύγεια της σχετικής διοικητικής πράξης με την μέθοδο του να γνωστοποιούνται τα αρχικά του ονόματος του υποκειμένου καθώς και ένας προσωπικός κωδικός ο οποίος θα ορίζεται από το αρμόδιο τμήμα. Παράλληλα, θα πρέπει να διατηρείται ένα αρχείο (το οποίο θα φυλάσσεται από τον αρμόδιο εργαζόμενο) όπου θα σημειώνονται τα αναλυτικά και ακριβή στοιχεία τα οποία αντιστοιχούν στον προσωπικό κωδικό που έχει δημοσιευθεί καθώς και στα αρχικά του ονόματος, προκειμένου να εξυπηρετείται η ταυτοποίηση και η διαφάνεια σε περίπτωση ελέγχου από τους αρμόδιους φορείς.
Ο κωδικός ο οποίος θα ορισθεί μπορεί να αποτελείται από αριθμούς/γράμματα, (π.χ. το πρωτόκολλο της αίτησης του υποκειμένου), ο οποίος όμως να είναι σαφής και όχι επαναλαμβανόμενος με κάποιον άλλο κωδικό. Με αυτόν τον τρόπο θα επιτευχθεί ο σκοπός της κοινοποίησης με την ελάχιστη δυνατή διακινδύνευση της ασφάλειας των προσωπικών δεδομένων του εκάστοτε σχετιζόμενου προσώπου.