Η επίσημη μετάφραση παραδίδεται πάντα ως φυσικό έγγραφο ενώ πέρα από την ταχυδρόμησή της υπάρχει η δυνατότητα και ηλεκτρονικής αποστολής της (email, fax). Αυτό, διότι ιδίως τα πανεπιστήμια συνηθίζουν να ζητούν αρχικά την επίσημη μετάφραση σε ηλεκτρονική μορφή (σκαναρισμένο αντίγραφο), προκειμένου να εξετάσουν τα προσόντα του υποψηφίου, ενώ σε περίπτωση αποδοχής του ζητούν την ταχυδρομική αποστολή των φυσικών εγγράφων.