Μία δήλωση σήματος κατατίθεται στο Τμήμα Σημάτων του Οργανισμού Βιομηχανικής Ιδιοκτησίας (ΟΒΙ). Ο Ελεγκτής εξετάζει εάν η κατάθεση σήματος πληροί τις απαιτούμενες τυπικές προϋποθέσεις. Ακολούθως, ο Ερευνητής αναζητά ταυτόσημες ή παρόμοιες προγενέστερες καταθέσεις/καταχωρήσεις σημάτων και ο Εξεταστής ελέγχει εάν συντρέχουν απόλυτοι λόγοι απαραδέκτου. Ο Ερευνητής ενημερώνει τους κατόχους τυχόν προγενέστερων ταυτόσημων ή παρόμοιων καταθέσεων/καταχωρήσεων σημάτων για την περίπτωση που αυτοί επιθυμούν να ασκήσουν ανακοπή. Εάν δεν συντρέχουν απόλυτοι λόγοι απαραδέκτου, ο Εξεταστής δέχεται τη δήλωση σήματος και αυτή δημοσιεύεται εντός 50 ημερών από την ημερομηνία της κατάθεσης για την περίπτωση που τρίτος επιθυμεί να ασκήσει ανακοπή (τρίμηνη χρονική προθεσμία). Εάν δεν ασκηθούν ανακοπές ή εάν αυτές απορριφθούν, ο Καταχωρητής καταχωρεί τη δήλωση σήματος. Εάν η δήλωση του σήματος δεν πληροί τις τυπικές προϋποθέσεις που απαιτούνται, ο Ελεγκτής καλεί τον καταθέτη να διορθώσει τις παρατυπίες εντός προθεσμίας 30 ημερών (ή 60 ημερών για τους αλλοδαπούς καταθέτες). Αν ο καταθέτης δεν ανταποκριθεί σε αυτό, η δήλωση του σήματος μπαίνει στο αρχείο ή απορρίπτεται (ανάλογα με τις συγκεκριμένες παρατυπίες) και κοινοποιείται στον καταθέτη η σχετική απόφαση. Αν ο Εξεταστής διαπιστώσει ότι συντρέχει τουλάχιστον ένας λόγος απαραδέκτου, καλεί τον καταθέτη να ανακαλέσει τη δήλωσή του ή να περιορίσει την έκταση της προστασίας του σήματος ή να υποβάλλει τις παρατηρήσεις του εντός προθεσμίας 30 ημερών (ή 60 ημερών για τους αλλοδαπούς καταθέτες). Εάν ο καταθέτης περιορίσει την έκταση προστασίας του σήματος ή αν οι παρατηρήσεις κριθούν βάσιμες, η δήλωση γίνεται δεκτή και η σχετική απόφαση δημοσιεύεται εντός 30 ημερών από την ημερομηνία της αίτησης του περιορισμού ή από την ημερομηνία της υποβολής των παρατηρήσεων. Εάν ο καταθέτης δεν απαντήσει μέσα στην προθεσμία της παραγράφου 7 ή εάν δεν ανακαλέσει τη δήλωσή του ή εάν δεν περιορίσει την έκταση προστασίας του σήματος ή, τέλος, εάν οι παρατηρήσεις του κριθούν αβάσιμες, τότε ο Εξεταστής απορρίπτει πλήρως ή μερικώς τη δήλωση του σήματος και η σχετική απόφαση κοινοποιείται στον καταθέτη και δημοσιεύεται. Η απόφαση που απορρίπτει τη δήλωση σήματος (παράγραφος 8) υπόκειται σε προσφυγή ενώπιον της Διοικητικής Επιτροπής Σημάτων εντός προθεσμίας 60 ημερών (ή 90 ημερών για τους αλλοδαπούς καταθέτες). – Σε περίπτωση που η απορριπτική απόφαση ανατραπεί, η απόφαση που δέχεται το σήμα δημοσιεύεται για την περίπτωση που τρίτος επιθυμεί να ασκήσει ανακοπή. – Σε περίπτωση που η απορριπτική απόφαση διατηρηθεί, αυτή υπόκειται σε προσφυγή ενώπιον του Τακτικού Διοικητικού Δικαστηρίου α΄ βαθμού και, ακολούθως, σε έφεση ενώπιον του Διοικητικού Εφετείου.