Το άτομο το οποίο θα γράψει τη συστατική επιστολή πρέπει να γνωρίζει λεπτομερώς την περίσταση για την οποία χρειάζεστε την επιστολή. Στη προκειμένη περίπτωση για μεταπτυχιακό.
Είναι σημαντικό να τους δώσετε το βιογραφικό σας σημείωμα για να είστε σίγουροι ότι γνωρίζουν όλες σας τις ικανότητες, τις δραστηριότητες και οτιδήποτε θα θέλατε να τονιστεί ιδιαιτέρως στην επιστολή.
Όσο πιο γρήγορα ζητήσετε τη συστατική επιστολή από το άτομο που έχετε συνεργαστεί μαζί τόσο το καλύτερο. Διότι, θα έχει τη πιο πρόσφατη εικόνα της συνεργασίας σας και των επιδόσεων σας.
Το πιο συνετό χρονικό περιθώριο που μπορείτε να δώσετε στο συγγραφέα της επιστολής είναι μία με δύο εβδομάδες.