Άμεσος χρονικός προγραμματισμός
Ένας βασικός παράγοντας που εντείνει το άγχος, είναι ο χρονικός περιορισμός. Μην αφήνεις λοιπόν το χρόνο να σε πιέζει, αλλά κάνε τον προγραμματισμό της μετακόμισης, από τη στιγμή που έχεις πάρει την απόφαση να αλλάξεις γραφείο. Φτιάξε ένα πρόγραμμα και κλείσε την ακριβή ημέρα που θα γίνει η μετακόμιση. Ενδεικτικά, αναφέρουμε ότι συνηθίζεται να υπάρχει πολύ μικρή κίνηση σε αυτό τον κλάδο τις Κυριακές. Μπορείς να εξετάσεις το ενδεχόμενο να εκμεταλλευτείς το γεγονός αυτό. Αναμφίβολα, θα σε συνέφερε περισσότερο να κλείσεις μια μέρα που υπάρχει μεγαλύτερη πιθανότητα να είναι διαθέσιμη, και ταυτόχρονα δε στερεί εργάσιμες μέρες από την επιχείρηση σου. Όταν αποφασίσεις την ημερομηνία της μετακόμισης γραφείου, προσπάθησε να επιμείνεις σταθερά σε αυτή, αρκεί βέβαια να δίνει το περιθώριο για να γίνουν όλες οι απαραίτητες διαδικασίες. Επίσης, βεβαιώσου εξαρχής ότι οι εργαζόμενοι της επιχείρησης σου γνωρίζουν για τη μετακόμιση, ώστε να προετοιμάζονται ηθικά και υλικά.
2. Συμφωνία με μεταφορική εταιρία
Από τη στιγμή που έχεις πείρα στο χώρο των επιχειρήσεων, θα πρέπει να γνωρίζεις ως τώρα ότι ο κατάλληλος συνεργάτης είναι ίσως ο σημαντικότερος παράγοντας για να πετύχει ένα εγχείρημα. Με άλλα λόγια, θα ήταν καλό να κλείσεις συμφωνία με μεταφορική εταιρία από νωρίς. Τακτοποίησε θέματα εγγύησης, σε περίπτωση φθοράς, ή απώλειας αντικειμένων και βεβαιώσου ότι η μετακόμιση θα γίνει την ημέρα που έχεις επιλέξει. Κάποιες μεταφορικές εταιρίες προσφέρουν και υπηρεσίες συσκευασίας αντικειμένων και βοηθούν στην εγκατάσταση στο νέο χώρο εργασίας. Συνεπώς, προτείνεται να κάνεις τη σχετική έρευνα και να πάρεις αρκετές προσφορές, πριν καταλήξεις στον άνθρωπο σου και υπογράψεις συμβόλαιο.
3. Απογραφή των αντικειμένων προς μετακόμιση
Αποφάσισες λοιπόν την ημερομηνία για τη μετακόμιση γραφείου και έκλεισες συμφωνία με μεταφορική εταιρία. Το επόμενο βασικό βήμα, είναι να καταγραφεί μια λίστα με τα αντικείμενα που πρέπει να μεταφερθούν. Αν υπάρχουν στο χώρο αντικείμενα που χρειάζονται επισκευή, ή που δεν είναι απαραίτητα για τα νέα γραφεία, τώρα είναι η στιγμή να τα ξεχωρίσεις. Ιδιαίτερα αν υπάρχουν πράγματα που δε θα χρειαστείς με την αλλαγή γραφείου, μην αμελήσεις να τα αφήσεις εκτός της μετακόμισης. Σκέψου πως η μεταφορά τους θα σου κοστίσει σε χρόνο και χρήμα. Επισκεύασε ό, τι χρειάζεται επισκευή, για να είναι τα πάντα λειτουργικά στο καινούριο γραφείο. Αυτό θα σε γλυτώσει από περιττά άγχη που θα σε ακολουθούν και μετά τη μετακόμιση γραφείου.
4. Πακετάρισμα
Μερικές μέρες πριν την προγραμματισμένη μέρα της μετακόμισης, ξεκίνα με το πακετάρισμα των αντικειμένων που δεν είναι απαραίτητα για τις τελευταίες μέρες στο παλιό γραφείο. Βεβαιώσου ότι έχεις όλα τα απαραίτητα υλικά για να πακετάρεις τα αντικείμενα με ασφάλεια. Ειδικά οι υπολογιστές και οι λοιπές ηλεκτρονικές συσκευές της επιχείρησης, θα πρέπει να φτάσουν στο καινούργιο γραφείο σε άριστη κατάσταση. Προμηθεύσου με αρκετές κούτες, κολλητικές ταινίες καλής ποιότητας και προστατευτικά περιτυλίγματα για τα εύθραυστα αντικείμενα. Επίτρεψε στους εργαζομένους να πακετάρουν μόνοι τους τα προσωπικά τους αντικείμενα, αν το επιθυμούν. Ο σκοπός είναι να είναι σίγουροι ότι τίποτα δε θα χαθεί. Το πιο σημαντικό, όμως, είναι να αναγράφεται ξεκάθαρα σε κάθε κούτα το περιεχόμενο της, για να είναι πιο εύκολη η επανατοποθέτηση στον καινούριο χώρο, μετά τη μετακόμιση γραφείου.
5. Ενημέρωση ενδιαφερομένων
Πριν τη μέρα της μετακόμισης, είναι σημαντικό να έχουν ενημερωθεί όλα τα ενδιαφερόμενα μέρη για την αλλαγή διεύθυνσης της επιχείρησης. Τα βασικά ενδιαφερόμενα μέρη είναι, φυσικά, οι εξωτερικοί συνεργάτες της επιχείρησης, οι εργαζόμενοι και οι πελάτες. Μια καλή συνεργασία, συνεπάγεται καλή επικοινωνία. Η συνεργασία υποβοηθάται αρκετά από το να υπάρχει ένα αίσθημα σιγουριάς ότι όλοι γνωρίζουμε κάποιες βασικές κινήσεις των συνεργατών μας. Μην αμελήσεις αυτό το βήμα, και η επικοινωνία της επιχείρησης δε θα παρουσιάσει κανένα πρόβλημα. Όταν φτάσει η μεγάλη μέρα, διατήρησε την ψυχραιμία σου και απλά επίβλεψε τη μεταφορική εταιρία, αν το επιθυμείς, για να έχεις τη σιγουριά ότι όλα γίνονται όπως τα θέλεις. Δείξε ενθουσιασμό για αυτή τη μεγάλη αλλαγή και προσπάθησε να τη μεταδόσεις και στους υπόλοιπους εργαζομένους. Θα είναι πολύ χρήσιμο για να προσαρμοστείτε όλοι γρήγορα και ομαλά στο νέο εργασιακό περιβάλλον.