Σε απάντηση του ανωτέρω αιτήματός σας και λαμβάνοντας υπόψη την εξυπηρέτηση της διαφανούς διαδικασίας και παράλληλα την προστασία των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα των υποκειμένων τα οποία εμπλέκονται στην εν λόγω διαδικασία γνωμοδοτούμε τα ακόλουθα:
Τόσο το δικαίωμα περιφρούρησης των προσωπικών δεδομένων όσο και αυτό της πληροφόρησης του εργοδότη προστατεύονται συνταγματικά. Συγκεκριμένα, το άρθρο 9Α του Συν/τος ορίζει ότι „καθένας έχει δικαίωμα προστασίας από τη συλλογή, επεξεργασία και χρήση, ιδίως με ηλεκτρονικά μέσα, των προσωπικών του δεδομένων, όπως νόμος ορίζει. Η προστασία των προσωπικών δεδομένων διασφαλίζεται από ανεξάρτητη αρχή, που συγκροτείται και λειτουργεί όπως νόμος ορίζει“. Το άρθρο 5Α του Συν/τος ορίζει τα εξής: „1. Καθένας έχει δικαίωμα στην πληροφόρηση, όπως νόμος ορίζει. Περιορισμοί στο δικαίωμα αυτό είναι δυνατόν να επιβληθούν με νόμο μόνο εφόσον είναι απολύτως αναγκαίοι και δικαιολογούνται για λόγους εθνικής ασφάλειας, καταπολέμησης του εγκλήματος ή προστασίας δικαιωμάτων και συμφερόντων τρίτων. 2. Καθένας έχει δικαίωμα συμμετοχής στην Κοινωνία της Πληροφορίας. Η διευκόλυνση της πρόσβασης στις πληροφορίες που διακινούνται ηλεκτρονικά, καθώς και της παραγωγής, ανταλλαγής και διάδοσής τους αποτελεί υποχρέωση του Κράτους, τηρουμένων πάντοτε των εγγυήσεων των άρθρων 9, 9Α και 19“.
Πρέπει εντούτοις να ληφθεί περαιτέρω υπόψη ότι, ενόψει της θέσης σε ισχύ του νέου Κανονισμού της Ευρωπαϊκής Ένωσης 679/2016 για την Προστασία Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα, το δικαίωμα προστασίας των προσωπικών δεδομένων έχει αποκτήσει αυξημένη τυπική ισχύ.
‘Όπως έχει γίνει δεκτό και από την Αρχή Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα σε σχετική γνωμοδότησή της, (4/2013), στις περιπτώσεις όπου δεν υπάρχει σαφής, ρητή και ειδική νομοθετική πρόβλεψη για την απουσία ποινικής καταδίκης για συγκεκριμένα εγκλήματα, η συλλογή και επεξεργασία πληροφοριών δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα από υποψήφιους προς εργασία ή προς κατάληψη θέσης σχετικά με απουσία ποινικής καταδίκης είναι δυνατό να γίνει ανεκτή. Προκειμένου, ωστόσο, να πληρούται και η θεμελιώδης αρχή της αναλογικότητας της προστασίας των δεδομένων εν όψει του προβαλλόμενου σκοπού επεξεργασίας, δηλαδή της διαφύλαξης των εννόμων συμφερόντων της εργοδότριας εταιρείας, πρέπει να πληρούνται οι ακόλουθες προϋποθέσεις: (1) Οι πληροφορίες σχετικά με την απουσία ποινικής καταδίκης πρέπει να συλλέγονται απευθείας και μόνον από τον εκάστοτε ενδιαφερόμενο εργαζόμενο ή υποψήφιο. (2) Αποκλείεται η συλλογή και περαιτέρω επεξεργασία αντιγράφων ποινικού μητρώου γενικής χρήσης, καθόσον υπερβαίνει τον προβαλλόμενο σκοπό επεξεργασίας. Και τούτο, ιδίως διότι τοιαύτη επεξεργασία δύναται να αποκαλύψει την ύπαρξη ποινικών καταδικών, που δεν έχουν σχέση με την κύρια οικονομική και παραγωγική δραστηριότητα της εργοδότριας εταιρείας, ως υπευθύνου επεξεργασίας. (3) Επιτρέπεται η συλλογή και περαιτέρω επεξεργασία υπεύθυνων δηλώσεων από τους υποψήφιους προς εργασία ή κατάληψη θέσης, με τις οποίες θα δηλώνεται η απουσία ποινικών καταδικών για συγκεκριμένα εγκλήματα, που έχουν σχέση με την κύρια οικονομική και παραγωγική δραστηριότητα της εργοδότριας εταιρείας, ως υπευθύνου επεξεργασίας (ήτοι οικονομικά εγκλήματα, όπως κλοπή, υπεξαίρεση, τοκογλυφία, αισχροκέρδεια, απάτη, εκβίαση, πλαστογραφία, δωροδοκία, δόλια χρεοκοπία, λαθρεμπορία). (4) Η συλλογή και περαιτέρω επεξεργασία των ως άνω υπεύθυνων δηλώσεων επιτρέπεται όχι για όλες τις κατηγορίες προσωπικού, αλλά μόνο για εκείνες που έχουν σχέση με την κύρια οικονομική και παραγωγική δραστηριότητα της εργοδότριας εταιρείας, ως υπευθύνου επεξεργασίας, όπως τα καθήκοντα των εργαζομένων των κατηγοριών αυτών προκύπτουν από τις συμβάσεις εργασίας τους και καθορίζουν το κύριο επάγγελμά τους, λαμβανομένων υπόψη και των διατάξεων του ΠΔ 156/1994 για την υποχρέωση του εργοδότη να ενημερώνει τον εργαζόμενο για τους όρους που διέπουν τη σύμβαση ή τη σχέση εργασίας. Οι εν λόγω κατηγορίες μπορεί να οριοθετηθούν ως εξής: Διευθυντικά Στελέχη, Προϊστάμενοι Τμημάτων και οι γραμματείς τους, Αναλογιστές, Compliance Officer, Φύλακας, Υπάλληλος Λογιστηρίου, Υπάλληλος Ταμείου: διαχείριση χρημάτων, Υπάλληλος Τμήματος Management Control, Υπάλληλος Τμήματος ORM, IRM και Physical & Personal Security, Υπάλληλοι Τμήματος Εσωτερικού Ελέγχου, Υπάλληλοι Τμήματος Μηχανογράφησης, Υπάλληλοι Διεύθυνσης Marketing, Υπάλληλοι Διεύθυνσης Πωλήσεων, Υπάλληλοι Τμήματος Agent Services, Υπάλληλοι Διεύθυνσης Operations, Υπάλληλοι Τμήματος Brokerage, Υπάλληλοι Τμήματος CCS & Credits, Υπάλληλοι Τμήματος Operations Controlling, Υπάλληλοι Τμήματος Project Management Office, Υπάλληλοι Τμήματος Procurement, Γραμματείς υποκαταστημάτων. (5) Ο χρόνος τήρησης των δεδομένων για τους ήδη εργαζομένους πρέπει να προσδιοριστεί στα πέντε έτη από τη λήξη της εργασιακής σχέσης, ενώ για τους υποψήφιους προς εργασία στους έξι μήνες από την ολοκλήρωση της διαδικασίας πρόσληψης (ανακοίνωση προσληφθέντων).
Συμπερασματικά,
Α) Για τον κλάδο του αυτοκινήτου εφ’ όσον πληρούνται οι ανωτέρω προϋποθέσεις και ειδικότερα για τα ανωτέρω αναφερόμενα επαγγέλματα μπορεί να κριθεί νόμιμη η αίτηση προσκόμισης αντιγράφου ποινικού μητρώου από τον υποψήφιο εργαζόμενο
Β) Για κάθε άλλη πέραν των αναφερθέντων περίπτωση θέσης εργασίας απαιτείται ξεχωριστή τεκμηρίωση της νομιμότητας και αναγκαιότητας της αίτησης προσκόμισης αντιγράφου ποινικού μητρώου από τον υποψήφιο εργαζόμενο