Λαμβάνοντας υπόψη την εξυπηρέτηση της διαφανούς διαδικασίας και παράλληλα την προστασία των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα των υποκειμένων τα οποία εμπλέκονται στην εν λόγω διαδικασία γνωμοδοτούμε τα ακόλουθα:
Σύμφωνα με το άρθρο 6 του Γενικού Κανονισμού Προστασίας Δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα (ΕΕ 2016/679), η επεξεργασία των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα είναι νόμιμη εφόσον ισχύει τουλάχιστον μία από τις προϋποθέσεις που αναφέρονται στο εν λόγω άρθρο. Έτσι, εφόσον η επεξεργασία είναι απαραίτητη για την εκπλήρωση καθήκοντος που εκτελείται προς το δημόσιο συμφέρον ή κατά την άσκηση δημόσιας εξουσίας που έχει ανατεθεί στον υπεύθυνο επεξεργασίας (άρθρο 6 παρ. 1ε), αυτό συνιστά επεξεργασία ΔΠΧ, που στηρίζεται σε νόμιμη βάση.
Περαιτέρω, σύμφωνα με το άρθρο 5 του ιδίου Κανονισμού, μία από τις βασικές αρχές που διέπουν την επεξεργασία των δεδομένων είναι αυτή της ελαχιστοποίησης των δεδομένων, δηλαδή τα δεδομένα θα πρέπει να περιορίζονται στο αναγκαίο για τους σκοπούς για τους οποίους υποβάλλονται σε επεξεργασία (άρθρο 5 παρ. 1γ).
Επιπλέον σύμφωνα με την υπ’ αρ. 90/2009 απόφαση της Αρχής Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα: «……….απαραίτητος όρος για τη χορήγηση στοιχείων σε δημοτικούς συμβούλους είναι η χρήση των στοιχείων αυτών να γίνεται αποκλειστικά για την άσκηση των αρμοδιοτήτων τους και για την εκτέλεση των καθηκόντων τους, όπως αυτά προκύπτουν από τη θεσμική τους ιδιότητα, ως μελών του συλλογικού οργάνου του δημοτικού συμβουλίου.4. Τέλος επισημαίνεται ότι ο υπεύθυνος επεξεργασίας οφείλει πάντα να τηρεί τις γενικές αρχές του άρθρου 4 του Ν. 2472/1997 για τη νόμιμη επεξεργασία και τις διατάξεις του άρθρου 10 αυτού για το απόρρητο και την ασφάλεια της επεξεργασίας που εκτελεί………»
Κατόπιν των ανωτέρω και εν σχέσει με το ερώτημα που μας τέθηκε, δηλαδή αν πρέπει να γνωστοποιηθούν στα μέλη του δημοτικού συμβουλίου οι οφειλές αιρετού προς τον οικείο Δήμο, που ξεπερνούν το ποσό που τίθεται στο άρθρο 15 του ν. 3852/2010, ώστε να ληφθεί απόφαση για υποβολή σχετικής ένστασης κατ’ άρθρο 14 παρ. 4 του ν. 3852/2010, θεωρούμε ότι:
Η σχετική απόφαση από τους δημοτικούς συμβούλους είναι δυνατόν να ληφθεί, χωρίς να γνωστοποιηθεί το ονοματεπώνυμο του οφειλέτη αιρετού και το ύψος της οφειλής του (αρχή της ελαχιστοποίησης των δεδομένων), εφόσον η γνώση των πραγματικών περιστατικών, δηλαδή  ότι πρόκειται για αιρετό, με βεβαιωμένες και γνωστοποιημένες σε αυτόν οφειλές προς τον οικείο δήμο, δυνάμει συγκεκριμένης βεβαίωσης, ύψους άνω των 500 ευρώ, για τις οποίες αν και ενημερώθηκε, δεν προέβη μέχρι και σήμερα σε καμία ενέργεια, αρκεί για τη λήψη απόφασης εκ μέρους τους για την υποβολή ή όχι της ένστασης του άρθρου 14 παρ. 4 του ν. 3852/2010.
Η ανωτέρω προσέγγιση προστατεύει έτι περαιτέρω και την αξιοπρέπεια του υποκειμένου, δεδομένου ότι οι συνεδριάσεις του δημοτικού συμβουλίου είναι δημόσιες.
Αν παρόλα αυτά, θεωρείτε ότι τα μέλη του δημοτικού συμβουλίου δεν είναι δυνατόν να λάβουν τη σχετική απόφαση χωρίς να γνωρίζουν το σύνολο των δεδομένων της υπόθεσης, σε αυτή την περίπτωση θα πρέπει να ενημερωθεί το υποκείμενο των δεδομένων εκ των προτέρων και πριν εισαχθεί το θέμα προς συζήτηση στο δημοτικό συμβούλιο.