Bevor Sie eine Mahnung schreiben, sollten Sie den Unterschied zwischen der Fälligkeit und dem Verzug einer Zahlung kennen: Die Fälligkeit definieren Sie in der Rechnung selbst – sie tritt ein, sobald das Zahlungsziel erreicht wurde. Die Fälligkeit bedeutet jedoch noch keinen Verzug:
"Der Schuldner einer Entgeltforderung kommt spätestens in Verzug, wenn er nicht innerhalb von 30 Tagen nach Fälligkeit und Zugang einer Rechnung oder gleichwertigen Zahlungsaufstellung leistet; dies gilt gegenüber einem Schuldner, der Verbraucher ist, nur, wenn auf diese Folgen in der Rechnung oder Zahlungsaufstellung besonders hingewiesen worden ist."
Im Klartext bedeutet das, dass der Verzug erst dann eintritt, wenn der Kunde bei Fälligkeit einer Rechnung trotz Eingang von einer Rechnung nicht zahlt. Der Verzug tritt allerdings nicht ein, wenn die Zahlung unverschuldet ausbleibt, wenn der Kunde die Rechnung bspw. nie erhalten hat.