Bei der elektronischen Rechnungsstellung oder E-Invoicing handelt es sich um ein standardisiertes System zur Erstellung von Rechnungen, bei dem Rechnungen, die von einer Software erstellt wurden, von jeder anderen Software gelesen werden können, so dass keine erneute Dateneingabe mehr nötig ist und Fehler vermieden warden können.
Einfacher ausgedrückt handelt es sich um eine Rechnung, die in einem standardisierten Format erstellt wird, und alle elektronischen Daten der Rechnung mit anderen geteilt werden können, wodurch Interoperabilität der Daten gewährleistet werden kann.
Die elektronische Rechnungsstellung kann verschiedene Technologien umfassen, mit denen eine Rechnung eingereicht wird.
Eine E-Invoice kann als strukturierter Datensatz definiert werden, der als EDI-Nachricht (Electronic Data Interchange) gesendet wird.
Als Reaktion auf die europäische Richtlinie 2014/55/EU definiert der deutsche Gesetzgeber im Gesetz zur Förderung der elektronischen Verwaltung (E-Government-Gesetz – EgovG) eine elektronische Rechnung wie folgt:
Eine Rechnung ist elektronisch, wenn:
1. sie in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und
2. Das Format ermöglicht die automatische und elektronische Verarbeitung der Rechnung.
§4a Para.2 German EGovG
Der einfache Versand von Rechnungen als PDF-Dateien erfüllt diese Anforderungen nicht, da die Empfänger solche PDF-Dateien nicht automatisch verarbeiten können. Stattdessen erwarten die Empfänger, dass elektronische Rechnungen in einem strukturierten, und maschinenlesbaren Format vorliegen, das automatisch verstanden werden kann.