Treten Sie mit der ProKoSi mittels E-Mail in Kontakt, so werden durch die ProKoSi und ihren Auftragsverarbeiter (goneo Internet GmbH, Marienwall 27, 2423 Minden) im Rahmen der Übermittlung und folgenden Verarbeitung die folgenden Daten verarbeitet: E-Mail-Adresse des Absenders, Name bzw. Alias des Absenders, gegebenenfalls abweichende Antwort-Adresse, für die Übermittlung der E-Mail genutzte Server (Name, IP-Adresse, Provider, etc.), Betreff der E-Mail und Inhaltsdaten (können weitere personenbezogene Daten, z.B. Kontaktdaten beinhalten). Vor der Zustellung einer E-Mail wird diese seitens des Auftragsverarbeiters hinsichtlich etwaiger Schadware untersucht und gegebenenfalls entsprechend gekennzeichnet. Eine automatische Löschung solcher gekennzeichneten E-Mails erfolgt jedoch nicht.E-Mails an die allgemeine E-Mail-Adresse der ProKoSi (info(at)prokosi.de) werden allen zuständigen Personen zugestellt. E-Mails, welche sich an einen bestimmten Adressaten richten, werden nur diesem zugestellt.E-Mails können im Rahmen der Geschäftsabwicklung sowohl innerhalb der ProKoSi als auch an externe Dritte (nur mit Ihrer Einwilligung und Kenntnis) weitergeleitet werden.Wir weisen darauf hin, dass eine Weiterleitung von E-Mails an Dritte durch die ProKoSi bzw. ihren Auftragsverarbeiter für den Fall möglicher strafbarer Handlungen vorgesehen ist.Da die ProKoSi E-Mails für den regulären Geschäftsverkehr, z.B. für die Abgabe bzw. den Empfang von Angeboten nutzt, wird die E-Mail-Nutzung gemäß den Vorgaben des Handelsgesetzbuchs (HGB) analog dem Handelsbrief gehandhabt. Die Aufbewahrungsfrist für geschäftswirksame E-Mails beträgt somit sechs Jahre mit Ablauf des Geschäfts- bzw. Kalenderjahres.Die Löschung von E-Mails erfolgt nach Fristablauf, nach Entfallen des Erfordernisses oder auf Wunsch des Absenders einer E-Mail, so dem keine gesetzlichen Regelungen entgegenstehen.Da E-Mail grundsätzlich ein unsicheres Medium ist, weisen wir ausdrücklich darauf hin, dass persönliche oder geschäftskritische Informationen nicht unverschlüsselt übermittelt werden sollten. Den öffentlichen Schlüssel der ProKoSi finden Sie hier. Alternativ können Sie uns vertrauliche Informationen in einer verschlüsselten Archivdatei zusenden und uns das Passwort über einen sicheren zweiten Kanal zukommen lassen.