Die wenigsten Angaben in den Dokumenten haben die Betroffenen selbst eingetragen. Fast alle Papiere der Konzentrationslager, Behörden oder Besatzungsverwaltungen basieren auf mündlichen Angaben oder Abschriften. Aufgrund der jeweiligen Sprach- und Schriftkenntnisse des Schreibers kam es so zu verschiedenen Schreibweisen. Auch nach Kriegsende wurden Daten oft nach Gehör erfasst oder von schwer leserlichen Handschriften und Vorlagen abgeschrieben beziehungsweise kopiert. Die Zentrale Namenkartei der Arolsen Archives basiert daher auf einer alphabetisch-phonetischen Sortierung, die auch den Klang der Namen berücksichtigt.
Manchmal haben aber auch die NS-Verfolgten selbst Varianten ihrer Namen oder Geburtsdaten angegeben. So konnte eine angenommene Identität oder das Geburtsdatum entscheidend für das Überleben sein. Nach dem Krieg wurden Namen und Daten oft beibehalten oder dem neuen Lebensziel angepasst.
Diese Ursachen und Hintergründe können wir heute nicht mehr rekonstruieren. Deshalb übertragen wir die Schreibweisen in den Original-Dokumenten auch in unsere Archivdatenbank und ändern sie nicht, denn sie haben historischen Wert.