Microsoft Outlook bietet eine einfache Archivierungsfunktion, die es ermöglicht, ältere oder weniger häufig benötigte E-Mails, Kalendereinträge und andere Elemente in einem separaten Archiv-Ordner zu speichern. Dies hilft, den Posteingang übersichtlich zu halten und die Leistungsfähigkeit des Mail-Servers zu verbessern, indem der Speicherplatz im primären Postfach reduziert wird. Die Archivierungsfunktion in Microsoft Outlook an sich ist jedoch nicht revisionssicher im Sinne der gesetzlichen Anforderungen Revisionssicherheit erfordert unter anderem, dass Dokumente während der gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsfrist nicht verändert oder gelöscht werden können, dass alle Änderungen dokumentiert werden und dass die Dokumente jederzeit verfügbar und lesbar sind. Zudem müssen sie im Falle einer Prüfung schnell und geordnet vorgezeigt werden können. Outlook ist primär ein Kommunikationswerkzeug und nicht für die revisionssichere Archivierung von E-Mails konzipiert. E-Mails können in Outlook gelöscht, verändert oder verschoben werden und es gibt keine automatische Protokollierung aller Aktionen. Wenn Sie E-Mails oder andere Elemente aus Outlook revisionssicher archivieren müssen, sollten Sie eine spezielle E-Mail Archivierungssoftware in Betracht ziehen, die speziell für diesen Zweck entwickelt wurde. Solche Programme können in der Regel direkt mit Outlook oder dem Mailserver interagieren und sorgen dafür, dass alle eingehenden und ausgehenden E-Mails automatisch und unveränderlich archiviert werden.