Die Frage nach den Kosten, die mit der Einführung eines DMS verbunden sind, hängt natürlich von den jeweiligen Anforderungen und unternehmensinternen Gegebenheiten ab. Die Frage, ob sich ein DMS überhaupt rechnet, stellt sich aber eigentlich nicht. Denn das Kostenrisiko und die Umsatzeinbußen, die mit dem Fehlen eines Dokumentenmanagementsystems verbunden sein können, sind in der Regel um ein Vielfaches höher als die Ausgaben für ein DMS. Die Einführung eines entsprechenden Systems ist ohnehin unumgänglich, wenn behördliche Vorgaben und gesetzlich vorgeschriebene Datenformate erfüllt bzw. eingehalten werden sollen und man alle Vorteile der digitalen Automatisierungsoptionen nutzen möchte.