Die zentrale Verwaltung bietet den Vorteil, dass sich alle Dateien auf einem Server befinden, auch wenn ein Unternehmen mehrere Filialen oder Standorte besitzt. So können den Mitarbeitern oder externen Unternehmen die benötigten Assets schnell und unkompliziert in der von ihnen gewünschten Qualität zur Verfügung gestellt werden. Die zentrale Verwaltung verhindert zudem einen Wildwuchs an Schlagworten und Kategorien und vermeidet eine doppelte Lagerung sowie Mehrfacheinkäufe gleicher Assets. Auch die Verwaltung der Lizenzen kann mühelos von einem zentralen Ort erfolgen, da die nötigen Informationen in der PANBASE-Datenbank hinterlegt werden können. Läuft z. B. eine Lizenz ab, werden autorisierte Personen automatisch per E-Mail benachrichtigt.