In DocuWare werden Bearbeitungsschritte mithilfe von digitalen Stempeln dokumentiert. Dies wird zum Beispiel im digitalen Rechnungseingang deutlich. Die einzelnen Rechnungen werden von unterschiedlichen Mitarbeitern bearbeitet. Verschiedene Verantwortliche müssen nacheinander die Dokumente prüfen und weitergeben. Damit keine Rechnung verloren geht oder übersehen wird, werden diese mit DocuWare im Archiv abgelegt und ein digitaler Workflow zur Prüfung und Bearbeitung gestartet. Über digitale Stempelsetzung können die verschiedenen Bearbeitungsschritte auf der Rechnung dokumentiert und festgehalten werden. So weiß jeder, wie der aktuelle Bearbeitungsstand ist.
Im JobRouter werden keine digitalen Stempel eingesetzt, der Bearbeitungsstatus wird hier über eine Art Protokoll nachvollzogen.