Gemäß § 7 Abs. 3 GüKG hat der Unternehmer dafür zu sorgen, dass während einer Beförderung im gewerblichen Güterkraftverkehr ein Begleitpapier oder ein sonstiger Nachweis mitgeführt wird, in dem das beförderte Gut, der Be- und Entladeort und der Auftraggeber angegeben werden. Das Fahrpersonal muss das Begleitpapier oder den sonstigen Nachweis nach Satz 1 während der Beförderung mitführen und den Kontrollberechtigten auf Verlangen zur Prüfung aushändigen oder in anderer geeigneter Weise zugänglich machen.
Für das Begleitpapier oder den sonstigen Nachweis ist eine bestimmte Form nicht vorgeschrieben. Der sonstige Nachweis kann auch in Form eines elektronischen Lesegerätes erbracht werden. Erforderlich ist jedoch in jedem Fall, dass sich aus dem Nachweis die im Gesetz geforderten Angaben ermitteln lassen. Wird der Nachweis in elektronischer Form erbracht, ist sicherzustellen, dass einem Kontrolleur die Daten in geeigneter Form, beispielsweise durch Einblick in die elektronischen Daten eines Lesegerätes, zugänglich gemacht werden können.
Bei den vorgeschriebenen Angaben handelt es sich um Minimalanforderungen. Angaben im Begleitschein, die lediglich den angefahrenen Großraum angeben, genügen den Anforderungen des § 7 Abs. 3 GüKG nicht. Aus dem Nachweis muss neben dem beförderten Gut eindeutig der Auftraggeber, und nicht nur der Verweis auf verschiedene Absender, sowie der genaue Be- und Entladeort ersichtlich sein. Ausnahme: Beförderung von Postsendungen im Sinne von § 4 Nr.--Nummer 5, 1 Postgesetz.
Die genannten Anforderungen an die Begleitpapiere gelten für Binnenbeförderungen in Deutschland und für grenzüberschreitende Beförderungen auf dem deutschen Streckenanteil. Bezüglich der Regelungen im Ausland wenden Sie sich bitte an die jeweiligen Botschaften der Länder.