Für Übernahme und Erfassung des Archivgutes stehen Ihnen Mitarbeiter der Rhenus zur Verfügung. Sie verpacken Ihre Akten und Ordner in Archivkartonagen und übernehmen die Erfassung der Archiveinheiten (Akten oder Kartons). Alternativ können diese Arbeitsschritte auch durch eigenen Mitarbeiter erfolgen. Die Erfassung bei Ihnen vor Ort hat den großen Vorteil, dass auftretende Klärfälle sofort behandelt werden können. Ihre Dokumente werden in Standard Rhenus-Kartonagen "groß" bzw. Standard Rhenus-Kartonagen "klein" verpackt. Sämtliche Kartonagen und Barcode-Labels erhalten Sie von uns. Zur anonymisierten Aufbewahrung sensibler Unterlagen im Sicherheitsarchiv liefern wir Ihnen barcodierte Plomben für die Kartonagen. Die Erfassung kann auf Einzelaktenbasis oder auf Kartonbasis erfolgen. Bei der Einzelaktenerfassung wird jede Akte mit einem Barcode versehen und anhand vorher festgelegter Erfassungsfelder, bspw. Akten-ID, Karton-ID, Kostenstelle, Abteilung, Inhaltsangaben etc. erfasst. Die Felder können von Ihnen individuell angepasst werden. Anschließend transportieren wir Ihre Dokumente mittels Sicherheitsfahrzeugen in eines unserer Sicherheitsarchive. Es besteht die Möglichkeit, die Fahrzeuge mittels Plomben während des Transports vor Fremdzugriff zu schützen.