Die GOBD regelt die rechtlich korrekte Handhabung elektronischer Daten. Die wichtigste Vorschrift für die Rechnungsvorlage ist: Eine mit einer Vorlage erstellte elektronische Rechnung darf nicht manipulierbar sein. Damit fallen gespeicherte Rechnungen in Word oder Excel aus. Wer eine Vorlage in Word oder Excel verwendet, muss die Rechnung in Papierform drucken und im Pendelordner ablegen.
GOBD-konform sind nur Vorlagen, die aus einem geprüften Rechnungs- oder Buchhaltungsprogramm stammen. Solche Rechnungen darf der Unternehmer auch digital speichern.