Zunächst gilt es, zwei grundsätzliche Arten von Software zu unterscheiden:
Adressverwaltung: Eine Adressverwaltung bietet Ihnen die Möglichkeit, wichtige Kundendaten wie Name, Anschrift, Telefon und Fax, E-Mail- und Webadresse, Ansprechpartner zu erfassen. Eine reine Adressverwaltung können Sie mit verschiedensten Softwareprodukten diverser Anbieter realisieren, beispielsweise als Bestandteil Ihrer Rechnungssoftware, als Kontakte in MS Outlook, über kostenfreie Cloud-Dienste (z. B. Kylook) usw.
CRM (Customer Relationship Management): Das sogenannte Kundenbeziehungsmanagement geht über eine reine Adressverwaltung weit hinaus. Wichtige Basis dieser vollständigen Ausrichtung Ihres Unternehmens auf Ihre Kunden ist die umfangreiche Dokumentation der gesamten Kundenbeziehung und Prozesse. Neben Adress- und Kontaktdaten gehören dazu auch viele weitere Informationen, wie Geburtstag, weitere Familienmitglieder, berufliche Situation, Einkommenshöhe, Bildungsgrad, sozialer Status, persönliche Vorlieben und Hobbys, frühere Reklamationen, Bestellhistorie oder Umsätze. Diese Daten helfen Ihnen oder Ihren Vertriebs- und Servicemitarbeitern, noch besser auf Ihre Kunden und die Beziehung zu ihnen einzugehen.
Welche dieser Varianten für Sie die richtige Wahl ist, hängt davon ab, wie Sie die gespeicherten Informationen nutzen möchten und welchen Preis Sie bezahlen können oder wollen.
Im Idealfall wird eine CRM-Software über entsprechende Schnittstellen mit Ihrem Telefon und Ihrer E-Mail-Software sowie dem Warenwirtschafts- und Rechnungssystem verbunden. Erhalten Sie einen Anruf von einem Kunden, öffnet sich am Computer automatisch eine Maske, die alle relevanten Daten zu genau dieser Person anzeigt.