Einerseits kommen bereits unzählige Dokumente/Einkaufsrechnungen in digitalisierter Form (PDF) in den Unternehmen an. Andererseits gibt es noch recht viele gedruckte Belege, die weiterhin in Papierform bei den Unternehmen eingehen. Je nach Funktionalität der eingesetzten DMS-Lösung können die PDF-Dokumente problemlos in das vorhandene Dokumentenmanagement-System eingelesen und verarbeitet werden.
Sollte das allerdings noch nicht möglich sein, hilft eine OCR-Schnittstelle aus. Alle gewünschten und relevanten Dokumente können optisch (etwa mit einem Dokumentenscanner) erfasst und in digitaler Form gespeichert respektive an eine DMS-Lösung übertragen werden. Die weitere Bearbeitung des Dokuments in den betrieblichen Prozessen (zum Beispiel Prüfung, Freigabe und Zahlung) hängt wiederum von den Workflows, den Berechtigungen, aber auch der eingesetzten DMS-Lösung ab. Nicht alle Systeme können solche internen Prozesse erfolgreich abbilden. Hier könnte auch eine Microsoft SharePoint-Lösung eine sehr gute Ergänzung oder Alternative sein.