Die folgenden zwei Punkte müssen erfüllt sein, damit ein Inkassoverfahren startet:
Die Forderung des Gläubigers gilt als berechtigt. Das bedeutet, dieser hat unbestritten eine Leistung erbracht. Problematisch wird es, wenn Käufer beispielsweise einen Mangel an einem erworbenen Produkt entdecken oder das Unternehmen eine Leistung nicht oder nicht vollständig erbringt. In einem solchen Fall tragen Gläubiger und Schuldner den Streit meist in einem gerichtlichen Verfahren aus. Ein Inkassounternehmen ist dann nicht mehr beteiligt.
Der Kunde befindet sich aktuell im Zahlungsverzug. Wer die Zahlungsfrist um 30 Tage überschreitet oder die Rechnung auch nach drei Mahnungen seitens des Gläubigers nicht begleicht, muss mit einem Inkassoverfahren rechnen.