Belege in Papierform oder in elektronischer Form sind möglichst unmittelbar nach Eingang oder Entstehung gegen Verlust zu sichern. Das kann bei Papierbelegen durch laufende Nummerierung der eingehenden und ausgehenden Lieferscheine und Rechnungen, durch laufende Ablage in besonderen Mappen und Ordnern, durch zeitgerechte Erfassung in Grund(buch)aufzeichnungen oder durch laufende Vergabe eines Barcodes und anschließendes Scannen erfolgen. Bei elektronischen Belegen kann die laufende Nummerierung automatisch vergeben werden, zum Beispiel durch eine eindeutige Belegnummer.