Die gesetzliche Aufbewahrungs- und Archivierungspflicht durch die GoBD betrifft jeglichen digitalen Geschäftsverkehr. Dazu gehören Angebot, Lieferschein, Auftragsbestätigung und Handelsbriefe. Für steuerlich relevante Daten muss sichergestellt sein, dass diese manipulationssicher sind. Das heißt, dass diese E-Mails nachträglich nicht durch den User veränderbar sein dürfen. Hinsichtlich der DSGVO sollte die gesamte E-Mail Kommunikation der Mitarbeiter archiviert werden, damit die Data Governance Regeln eingehalten werden können.