Aktuell brodelt es in der digitalen Medienwelt bezüglich der Nutzung von Microsoft Office 365. Ausgangspunkt ist ein Beschluss der Datenschutzkonferenz von Bund und Ländern, die zurzeit keinen datenschutzkonformen Einsatz des Clouddienstes für möglich erachtet. Die aktuelle Entscheidung kam nur knapp zustande. Bereits kurz danach regte sich Kritik aus den eigenen Reihen hinsichtlich einer zu undifferenzierten Betrachtung. Zumal Microsoft selbst noch keine Gelegenheit hatte, sich dazu vor den Teilnehmern zu äußern.
Dass die Gesetzgebung innerhalb der EU zum Thema Datenschutz mehr Fragen als Sicherheiten gibt, ist inzwischen bekannt. Ebenso nichts Neues: Auch die Landesdatenschützer sind sich im Umgang mit diversen Digitallösungen uneins. Wo manch einer Kalkül zur Stärkung europäischer Angebote erkennen will, sehen viele Experten eher Unvermögen und Aktionismus bei den Gesetzgebern. Nichtsdestotrotz ist es für Unternehmen keine Kleinigkeit, denn Auswahl, Einführung und Etablierung eines Dienstes sind oftmals zeit- und kostenintensiv. Insbesondere bei einem so relevanten Tool wie MS Office, mit Einsatz in sämtlichen Abteilungen.
In Thüringen existiert inzwischen eine Verbotsliste für Videokonferenzsysteme, die vom Landesdatenschützer Dr. Lutz Hasse als Maßgabe ausgegeben wurde - zumindest für das Bildungsministerium, die Schulämter, Studienseminare und Schulen in freier Trägerschaft. Hierin sind Tools wie Zoom, GoToMeeting, Blizz aber auch Cicso WebEx und Cisco WebEx über Telekom zu finden. Ebenfalls darunter: Microsoft Teams, Microsoft Skype und Microsoft Skype for Business. Die zugelassenen Varianten sind im Praxisvergleich - gelinde gesagt - nicht adäquat!
Doch keine Panik, denn es gibt sie: Die ebenso guten und gelungen Alternativen zu Microsoft. Und diese haben den entscheidenden Vorteil einer DSGVO-konformen Datenverarbeitung. Doch Vorsicht, denn Alternative ist nicht gleich Alternative! Wer also nicht nur einen Word-Ersatz sucht, sondern die gesamte Breite des Office-Spektrums benötigt, sollte bei der Auswahl nicht nur auf den Funktionsumfang achten, sondern auf in strukturierte Arbeitsprozesse integrierte Lösungen setzen.