Mit dem Begriff Einladungsmanagement werden alle Aktionen rund um die Gästekommunikation einer Veranstaltung zusammengefasst.‍‍Vor der Veranstaltung: Teilnehmer- vs. EinladungsmanagementDas Gästemanagement ist ein wichtiger Bestandteil des Eventmanagements. Hierunter werden alle Maßnahmen zusammengefasst, die im Zusammenhang mit der Kommunikation aller Gäste einer Veranstaltung stehen.Das erhalten die Teilnehmer unter anderem die ersten E-Mails, welche auf die Veranstaltung aufmerksam machen oder grundlegenden Informationen enthalten. Oftmals sind es auch die offiziellen Einladungen per Email oder früher per Post inklusive eines festen Datums, Zeit und der Location.Mögliche Bestandteile einer digitalen Veranstaltung können dabei das Mailing, QR Codes, eine Seite für die Registrierung und das Branding sein.‍‍Während der Veranstaltung: Digitale Teilnehmermanagement SystemeWährend der Veranstaltung kann die Teilnehmermanagement-Software den Einlass erleichtern. Ob über „Check-In“-Apps, wie https://www.passcreator.com/, oder der schnellen Erstellung von Namensschildern – je effizienter das Management, desto besser.Die Navigation durch das Event kann durch Event-Apps vereinfacht werden. Auch Anmeldungen zu bestimmten Teilen der Veranstaltungen können so für Teilnehmer und Veranstalter leicht gehandhabt werden.
Nach der Veranstaltung: Feedback und DatenerfassungNach der Veranstaltung beschäftigt sich das Management dann mit Dankesschreiben, dem Feedback der Teilnehmer und der Datenerfassung im CRM-System (Customer-Relationship-Management). Zudem hat die Nachbereitung eine zusätzliche rechtliche Bedeutung, sofern es sich um Mitglieder- oder Vertreterversammlungen handelt, die juristisch beschlussfähig sind.