Bei einem Einzelnachweis ist die Auslagenerstattung steuerfrei und wird zusätzlich zum Lohn gezahlt. In besonderen Fällen kann aber auch einer pauschaler Auslagenersatz regelmäßig als steuerfreier Lohn gezahlt werden. Die Auslage muss dabei laufend wiederkehren. Mitarbeiter:innen sind dazu verpflichtet, die pauschal gezahlten Auslagen für eine repräsentative Periode von drei Monaten einzeln nachzuweisen. Der pauschale Auslagenersatz bleibt im Allgemeinen so lange steuerfrei und kann ohne Nachweis regelmäßig gezahlt werden, bis wesentliche Änderungen im Aufwand eintreten. Grundsätzlich darf der gezahlte pauschale Auslagenersatz nicht maßgeblich vom eigentlichen Aufwand abweichen.