Für die Beschäftigung als Sachbearbeiter ist formal kein bestimmter Abschluss oder eine bestimmte Ausbildung erforderlich. Unabdingbar sind allerdings fundierte EDV- und Deutschkenntnisse, ein Bewusstsein für Zahlen sowie kaufmännisches Hintergrundwissen. Diese Fertigkeiten werden vor allem an Handelsschulen sowie an Fachschulen für wirtschaftliche Berufe oder an einschlägigen berufsbildenden höheren Schulen (z. B. HAK, HLW) vermittelt. Daher setzen viele Arbeitgeber einen derartigen Schulabschluss voraus. Alles Wesentliche wird im Zuge einer Einarbeitungsphase direkt am Arbeitsplatz vermittelt. Somit steht der Beruf des Sachbearbeiters auch Quereinsteigern grundsätzlich offen.