Die Bewerbung und Abstimmung über das Sponsoring wird durch einen Beirat begleitet. Er setzt sich aus Vertretern der Kirchen, der Gewerkschaften, dem Stadtsportbund, den Ausschüssen für Kultur und Sport, der Arbeitsgemeinschaft der Bochumer Wohlfahrtsverbänden, Bochumer Kulturschaffender und Bochumer Bürgern zusammen. Im Falle von Streitigkeiten über das Verfahren dient der Beirat als Schiedsstelle. Zu den weiteren Aufgaben des Beirats zählen: Formale Prüfung der Projekte, Formulieren schriftlicher Begründungen bei Ablehnungen, Verfahrensaufsicht während des Voting-Verfahrens und Bekanntgabe der geförderten Projekte. Im Nachgang zur Abstimmung kann der Beirat weitere sponsoringwürdige Bürgerprojekte benennen.