Die praktische Anwendung des Projektmanagements erfolgt im Rahmen verschiedener Phasen. Hier existieren zwar einige Richtlinien, jedoch ist es möglich zu einem gewissen Grad eigenständige Definitionen vorzunehmen – solange dieser Prozess auch stattfindet. Gehst du diesen Schritt nur halbherzig an, sinken die Chancen auf einen erfolgreichen Projektabschluss rapide. Die Vorteile sind dabei auf der Hand abzulesen.
Unterstützung zur Kommunikation: Damit eine plangemäße Durchführung garantiert ist, müssen du und deine Kollegen jederzeit auf dem aktuellsten Stand sein. Wird Projektmanagement angewendet, ist ein jederzeitiges Abrufen dieser Informationen anhand von Grafiken möglich. Visualisierungen werden in der Regel besser wahrgenommen und können in jedem Fall als Orientierungshilfe dienen.
Überprüfung des Erfolges: Damit das Arbeiten mit Projektmanagement nicht zur lästigen Pflicht verkommt, wird jede Projektphase im Normalfall mit einem wichtigen, übergeordneten Ziel versehen. Diese sogenannten Meilensteine schließen nicht nur ein wesentliches Kapital ab, sondern können auch als Motivator für das zuständige Team dienen.
Jederzeitige Steuerung: Die Erstellung von Projektphasen macht auch eine aktive Steuerung in Echtzeit wesentlich einfacher. Aktuelle Fortschritte können mit errechneten „Soll“-Werten abgeglichen werden. Bestehen hier Diskrepanzen, sind entsprechende Anpassungen nötig. Da die Einteilung in Phasen selbst aufwendigere Projekte weniger kompliziert erscheinen lässt, ist eine kontinuierliche Anpassung keine Herausforderung.