Als Arbeitgeber gibt es einige wichtige Punkte zu beachten, wenn Sie eine nachträgliche Korrektur der Entgeltabrechnung vornehmen müssen. Davon ausgehend, dass die nachträgliche Korrektur auf der Grundlage der geltenden arbeitsrechtlichen Bestimmungen und Steuervorschriften erfolgt, sollten Sie immer zunächst die Ursache des Fehlers analysieren, der zur Korrektur geführt hat. Dies könnte beispielsweise ein Fehler bei der Erfassung von Arbeitsstunden, Zulagen oder Abzügen sein. Je nach Land müssen Sie den zeitlichen Rahmen für die Korrektur beachten, denn in vielen Ländern gibt es Fristen, innerhalb derer Korrekturen vorgenommen werden müssen.
Neben der internen Dokumentation müssen Sie den/die betroffenen/e Mitarbeiter:in über die Korrektur der Entgeltabrechnung informieren. Erläutern Sie immer die Gründe der Korrektur, um für maximale Transparenz zu sorgen. Wenn die Korrektur Auswirkungen auf das Gehalt oder die Sozialversicherungsbeiträge des Mitarbeitenden hat, sollten Sie seine/ihre Zustimmung einholen, bevor Sie die Korrektur vornehmen.
Beachten Sie gesetzliche Meldepflichten (z. B. Steuer- oder Sozialversicherungsmeldungen) und stellen Sie sicher, dass Sie die korrigierten Daten ordnungsgemäß und rechtzeitig an die entsprechenden Behörden übermittelt werden.
Passen Sie die Entgeltbescheinigung an, wenn die Korrektur Auswirkungen auf die Besteuerung des Mitarbeitenden hat und stellen Sie sicher, dass das Entgeltabrechnungssystem oder die Buchhaltungssoftware die korrekten Daten und Änderungen enthält, um zukünftige Fehler zu vermeiden.
Überprüfen Sie Ihre internen Prozesse, um ähnliche Fehler in Zukunft zu minimieren und die Genauigkeit der Entgeltabrechnung zu verbessern.
Wenn Sie all diese Aufgaben bei der Korrektur der Entgeltabrechnung vermeiden möchten, können Sie Ihre Abrechnungsprozesse gern an FPA auslagern. Wir übernehmen neben der Erstausfertigung Ihrer Entgeltabrechnungen auch alle notwendigen Korrekturen, die Kommunikation mit Ihren Mitarbeitenden, aber auch Behörden und öffentlichen Stellen.