Payhawk hilft Ihnen, die mit der Herausgabe von Firmenkarten verbundenen Risiken auf vielfältige Weise zu reduzieren:
1. Definieren Sie klare Richtlinien und nutzen Sie eine Spend Management Software wie Payhawk, um diese Richtlinien durch integrierte Kartenkontrollfunktionen wie Tageslimits, Geldautomatensperren und Pauschalbeträge umzusetzen.
2) Monitoren Sie Ihre Transaktionen: Ihre Karten sind direkt mit Ihrer Software verbunden, sodass Sie in Echtzeit sehen können, wer was wo ausgibt. So erhalten Sie den Einblick, den Sie benötigen, um Richtlinien anzupassen und zu aktualisieren oder sogar direkt auf einzelne Mitarbeiter oder Teams einzuwirken.
3) Ausgabenlimits festlegen: Legen Sie Ausgabenlimits für jede einzelne Karte oder für mehrere Karten fest, um das Risiko von Mehrausgaben zu verringern.
4. Workflows nutzen: Erstellen Sie Genehmigungsworkflows innerhalb des Tools, um Ausgaben zu genehmigen. Sie können sogar Karten ohne Guthaben ausgeben und die Karteninhaber auffordern, bei jeder Ausgabe ein Guthaben anzufordern. Je nach Höhe des beantragten Betrags kann die Genehmigung dann automatisiert oder durch eine Reihe von Genehmigern erfolgen.
5. Implementierung von Maßnahmen zur Betrugserkennung und -prävention: Setzen Sie Tools zur Betrugserkennung und -prävention ein und nutzen Sie Kartenkontrollen wie Kartensperren.
6. Benutzerfreundlichkeit: Bieten Sie Ihren Karteninhabern Karten und Tools, die sie mögen. Payhawk-Karteninhabern fällt es leicht, die Richtlinien einzuhalten, da sie die Karten und das Spesenmanagement-Tool gerne nutzen (was bedeutet, dass es Fälle gibt, in denen Ausgaben außerhalb der Richtlinien getätigt werden).
7) Implementieren Sie Abstimmungsprozesse: Payhawk extrahiert automatisch Daten aus Ihren Belegen, hilft Ihnen bei der Kategorisierung und synchronisiert diese nahtlos mit Ihrer Buchhaltungssoftware.