Das Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten in der jeweils eigenen Verantwortung dient vor allem der internen Dokumentation und der Erfüllung von Nachweispflichten gegenüber den Aufsichtsbehörden. Die inhaltlichen Anforderungen (Datenarten, Zwecke, Zugriffsberechtigungen, Weitergaben, gesetzliche Grundlagen, Löschfristen u.a.) sind in Art.30 DSGVO geregelt.
Die Erstellung des Verzeichnisses ist für die meisten Unternehmen Pflicht.