Für jedes Datenverarbeitungssystem muss eine übersichtlich gegliederte Verfahrensdokumentation vorliegen, aus der Inhalt, Aufbau, Ablauf und Ergebnisse des Verfahrens vollständig und schlüssig ersichtlich sind. Inhalt, Aufbau, Ablauf und Ergebnisse des Datenverarbeitungsvorgangs müssen vollständig und schlüssig nachvollziehbar sein. Der Umfang der Dokumentation richtet sich danach, was im Einzelfall zum Verständnis des Datenverarbeitungsvorgangs notwendig ist.
Die Verfahrensdokumentation besteht in der Regel aus einer allgemeinen Beschreibung, einer Anwenderdokumentation, einer technischen Systemdokumentation und einer Betriebsdokumentation. Während der Aufbewahrungsfrist muss nachweisbar sein, dass das Verfahren in der Dokumentation dem Verfahren in der Praxis entspricht. Bei Änderungen müssen neue Versionen der Dokumentation erstellt und die Änderungshistorie vorgehalten werden.