Der verantwortliche Halter hat dafür zu sorgen, dass die eingesetzten Fahrzeuge stetig verkehrstüchtig sind und alle Vorschriften eingehalten werden. Dies muss er auch regelmäßig überprüfen. So müssen beispielsweise regelmäßig die Profiltiefe und der Luftdruck der Reifen, die Beleuchtung und die Bremsen kontrolliert werden. Zwar kann die entsprechende Kontrolle auch an den jeweiligen Fahrer delegiert werden, in diesem Fall muss die Durchführung der Kontrollen jedoch auch kontrolliert werden.
Auch muss vor der Übergabe des Firmenfahrzeugs sichergestellt werden, dass alle notwendigen Utensilien der Sicherheitsausstattung wie Warndreieck, Verbandskasten und Sicherheitsweste mit an Bord sind.
Wird das Firmenfahrzeug regelmäßig nur an einen bestimmten Arbeitnehmer überlassen, sollten im Rahmen eines Überlassungsvertrages detaillierte Regelungen getroffen werden.