Führungskräfte können jederzeit und so oft sie wollen Mitarbeitergespräche führen. Theoretisch ist jedes noch so kleine Gespräch zwischen Chef und Angestelltem ein Mitarbeitergespräch. Wenn es um eine Einschätzung und Feedback geht, haben sich Jahresgespräche etabliert. Allerdings können Führungskräfte durchaus öfter nachforschen, ob es Verbesserungsmöglichkeiten im Alltag gibt. Die Zeiträume für solche Beurteilungsgespräche können auch in Betriebsvereinbarungen festgehalten werden.