Die Verpflichtungen nach der DSGVO sind einzuhalten, sofern ganz oder teilweise personenbezogene Daten automatisiert verarbeitet oder nichtautomatisiert personenbezogene Daten verarbeitet werden und diese in einem Dateisystem gespeichert sind oder gespeichert werden sollen (vgl. Art. 2 DSGVO).
Sofern ein Unternehmen, Verein oder Freiberufler nicht nur gelegentlich personenbezogene Daten in einem Dateisystem speichert, sondern z.B. regelmäßig Kundendaten, Lieferantendaten, Beschäftigtendaten u.ä. in einem Dateisystem auf einem Computer speichert, ist der Anwendungsbereich der DSGVO eröffnet.
Der Verantwortliche für die Datenverarbeitung ist damit verpflichtet, sämtliche Vorgaben der DSGVO umzusetzen. Neben Kapitalgesellschaften sind damit in aller Regel auch kleine Unternehmen, Einzelunternehmer, Vereine und Freiberufler grundsätzlich verpflichtet, die Vorgaben der DSGVO umzusetzen und einzuhalten.