Die Erstellung des Protokolls erfolgt in der Regel durch die Verwalter:in, dem Verwaltungsbeirat oder einer Eigentümer:in. Das Protokoll muss innerhalb von maximal zwei Tagen geschrieben werden. Das Protokoll sollte Eigentümer:innen jedoch mindestens eine Woche vor Ablauf der Anfechtungsfrist vorliegen.