Der Nachweis der Fahrtkosten kann mittels eines Fahrtenbuches bzw. durch andere Aufzeichnungen, die eine verlässliche Beurteilung ermöglichen, erbracht werden. Aus dem laufend geführten Fahrtenbuch müssen das Datum der betrieblichen Fahrt, Ort, Zeit und Kilometerstand jeweils am Beginn und am Ende der betrieblichen Fahrt, Zweck jeder einzelnen betrieblichen Fahrt und die Anzahl der gefahrenen Kilometer, aufgegliedert in betrieblich und privat gefahrene Kilometer, ersichtlich sein. Anhand der Aufteilung auf betriebliche und private Fahrten wird bei Geltendmachung der tatsächlichen Kosten ein Privatanteil ausgeschieden.
Wird kein Fahrtenbuch verwendet, steht es dem Steuerpflichtigen frei, seinen Privatanteil selbst zu schätzen. Eigene Schätzungen werden allerdings grundsätzlich angezweifelt. Die Finanzbehörde muss in jedem Einzelfall möglichst alle Umstände berücksichtigen, die zu einem möglichst richtigen Ergebnis einer Schätzung kommen.
Der Umstand, dass kein Fahrtenbuch geführt wurde, darf auch nicht zu einer „Strafschätzung“ führen bzw. rechtfertigt nicht die Annahme der Behörde, es habe überhaupt keine betriebliche Nutzung des Pkw stattgefunden.