Seit den 2000er-Jahren ist kollaboratives Arbeiten an Dokumenten und Verfügbarkeit der Daten an jedem Ort eine Selbstverständlichkeit – oder zumindest eine wesentliche Anforderung. Einfach zu bedienende Anwendungen wie Google Docs haben diesen Trend aufgenommen und beschleunigt, verzichteten aber zugunsten der Usability auf einen großen Funktionsumfang. Bald stellte sich die Frage, ob das klassische On-premises-Office hier mithalten kann. Heute lässt sich klar sagen, das Microsoft mit Office 365 die technischen Rahmenbedingungen für eine produktive Zusammenarbeit deutlich weiterentwickelt hat.
Das Programmpaket ist webbasiert und fördert dadurch zeit- wie ortsunabhängiges Arbeiten über alle Devices hinweg. Klassische Office-Anwendungen wie Word, Excel und PowerPoint sind nun über jedes Gerät aufrufbar und können zeitgleich mit anderen Nutzern direkt verwendet werden. Die Freigabe der Dokumente kann an Mitglieder innerhalb und außerhalb der Organisation erfolgen. Der jeweilige Projekt-Administrator bestimmt über ein Rechte- und Freigabesystem, welche Inhalte von welchem Teammitglied gelesen bzw. bearbeitet werden dürfen.
Auch das Webkonferenz-Modul Microsoft Teams ist heute für viele Nutzer als Kollaborationsanwendung unverzichtbar geworden. Gruppenchats, Videokonferenzen oder einfache Telefonanrufe – in Zeiten der Pandemie ist das (im Wettbewerbsvergleich) größte Kommunikationstool des Jahres 2020 zu einem elementaren Begleiter geworden. Und das senkt sogar Kosten: Laut einer Forrester-Studie aus dem Jahr 2019 werden jährlich ca. 6,9 Millionen Dollar eingespart, weil dank Microsoft Teams weniger bzw. weniger lange Präsenzmeetings stattfinden.