Der Arbeitgeber ist nicht grundsätzlich dazu verpflichtet, Kosten auf Dienstreisen zu übernehmen. Welche Kosten er trägt und welche der Arbeitnehmer, muss im Vorfeld einer Dienstreise besprochen und im Idealfall schriftlich festgehalten werden. Nur so kann der Arbeitnehmer sicherstellen, dass er die von ihm ausgelegten Kosten später zurück erhält. In der Regel übernehmen Arbeitgeber aber die Reisekosten – oder zumindest einen großen Teil. Wichtig für den Arbeitnehmer ist, die Kosten zum Beispiel in Form von Rechnungen nachweisen zu können.