Für die Auslagenabrechnung sind Kaufbelege die Voraussetzung. Ist nach dem Kauf kein Beleg vorhanden, gibt es jedoch einen Ausweg. In diesem Fall muss als Ersatz für die Rechnung ein Eigenbeleg erstellt und eingereicht werden. In diesem müssen neben dem exakten Betrag und den Daten des Zahlungsempfängers die Art der Aufwendung und der Grund für die Erstellung des Eigenbelegs angegeben werden. Allerdings sollte der Eigenbeleg die Ausnahme bleiben und auf keine zu hohen Summen ausgestellt sein. Ansonsten kann es zu Problemen bei der steuerlichen Anerkennung durch das Finanzamt kommen.