Das Ziel jeder E-Mail-Archivierung ist in erster Linie die Wiederauffindbarkeit und dauerhafte Verfügbarkeit von E-Mail-Daten. Ein Backup hingegen soll eine kurz- bis mittelfristige und regelmäßige Speicherung von Daten sicherstellen und stellt eine Momentaufnahme der gesicherten Daten dar. Es dient primär der Disaster Recovery.