Wenn betriebliche Dokumente eingescannt werden, muss eine GoBD-konforme Verfahrensdokumentation angefertigt werden. Aus der geht hervor, wer welches Dokument zu welchem Zeitpunkt eingescannt hat und ob das Dokument lesbar und vollständig digitalisiert wurde. Erst dann gilt das digitale Dokument als Ersatz für das Papierdokument. Das Original kann anschließend vernichtet werden.