So muss ein Verein die Vereinsmitglieder und die Beschäftigten über die Datenverarbeitungen informieren. Weiter muss definiert werden, welche Daten an wen und unter welchen Voraussetzungen übermittelt werden. Ein Löschkonzept darf nicht fehlen und sollte unter anderem festlegen, wie lange personenbezogene Daten nach dem Vereinsaustritt gespeichert werden.
Auch für regelmäßige Prozesse wie die Mitgliederverwaltung und die Beitragsabrechnung muss ein Eintrag im Verarbeitungsverzeichnis erfolgen.