Für die Vorbereitung und Durchführung des Gespräches ist es wichtig, dass sich die Führungskraft einen konkreten Überblick über die Verantwortlichkeiten des Mitarbeitenden macht. Zudem sollte sich die Führungskraft einen Übersicht verschaffen, mit welchen Kollegen der Mitarbeiter zusammenarbeitet und wie es um seine sozialen Kompetenzen besteht.
Wenn bereits vor einiger Zeit ein Gespräch durchgeführt wurde, sollte sich die Führungskraft die Notizen noch einmal ansehen und sich überlegen, ob sich der Mitarbeiter in den verschiedenen Verantwortlichkeiten seit dem letzten Gespräch weiterentwickelt hat und in welchen Bereichen er noch Unterstützung benötigt.