Ein Arbeitszeugnis folgt in seiner Form stets demselben Aufbau:
Einleitung: Ein, zwei einleitende Sätze enthalten den vollen Namen und das Geburtsdatum des Mitarbeiters, dessen Stellenbezeichnung sowie den Beginn des Arbeitsverhältnisses.
Firmenvorstellung: Eine knappe Vorstellung des Arbeitgebers zeigt anderen Unternehmern, die das Arbeitszeugnis lesen, um welche Branche, welche Firmengröße und welche Organisationsform es sich bei dem Unternehmen handelt.
Beschreibung der Tätigkeiten: Die Beschreibung der Tätigkeiten erfolgt meist stichpunktartig, vom Wichtigen zum Unwichtigen gegliedert, aber auch Fließtext ist in Ordnung. Beschränken Sie sich auf Aufgaben, die wirklich relevant sind.
Personalverantwortung: Hatte der Mitarbeiter eine leitende Funktion inne, sollten Sie hierzu Angaben machen (z. B. Anzahl der unterstellten Kollegen, Umfang der Verantwortung).
Leistungsbeurteilung: Bewerten Sie die Arbeitsweise, Arbeitsbereitschaft (das „Wollen“), Arbeitsbefähigung (das „Können“), Fachwissen, Arbeitserfolg und ggf. Führungsverhalten. Auch weitere Punkte wie die Eigeninitiative, die Sorgfalt bei den Tätigkeiten oder die Qualität der Arbeitsergebnisse können zur Sprache kommen. Erwähnen Sie besondere Erfolge. Am Ende dieses Bereichs steht die abschließende Gesamtbeurteilung.
Sozialverhalten: Bewerten Sie das Verhalten des Mitarbeiters, also zum Beispiel den Umgang mit Kollegen, Vorgesetzten, Kunden und/oder Geschäftspartnern.
Schlussformel: Drücken Sie Ihr Bedauern über das Ausscheiden des Mitarbeiters aus und wünschen Sie ihm beruflich und privat alles Gute.