Mithilfe eines Krisenkommunikationsplans, der mehrere Elemente umfasst, kannst du deine Krisenkommunikation nahtlos ablaufen. Er sollte aber so einfach wie möglich gehalten werden, denn in Krisenzeiten brauchen Menschen ein leicht verständliches Dokument, wie zum Beispiel unsere Social Media Guidelines zum Download.
Halte den Plan sauber und einfach, sprich nur die kritischen Punkte an und platziere alle unterstützenden Informationen in eigenständigen Anhängen. Integriere das Datum, an dem das Dokument zuletzt bearbeitet wurde, oder in einen Index, der den Planinhabern mitteilt, welcher Abschnitt wann aktualisiert wurde.
Formatiere den Plan so, dass Abschnitte bei Bedarf abgetrennt werden können. Bereite Hard- und Soft-Kopien des Plans vor und fordere die Mitglieder des Krisenteams auf, eine Kopie an ihrem Wohnort aufzubewahren. Während einer Krise wird nicht jeder Zugang zu einem Computer haben und Papier kann mitgenommen und kopiert werden.
Ein Krisenkommunikationsplan lässt sich in sechs Elemente unterteilen:
1. Detaillierter Plan
2. Krisenkommunikationsteam
3. Kernbotschaften
4. Interne Kommunikationsverfahren
5. Kontakte und Medienliste
6. Anhänge