Elektronische Archivierung bezieht sich auf die Verwendung von elektronischen Medien, um physische Dokumente oder Akten zu speichern. Hierbei werden Papierdokumente gescannt und als digitale Kopien gespeichert, um Platz zu sparen und den Zugriff zu erleichtern. Elektronische Dokumente und Informationen müssen so aufbewahrt werden, dass sie während der gesamten Aufbewahrungsfrist unverändert und jederzeit verfügbar bleiben. Sie müssen vor unbefugtem Zugriff geschützt und in einem Format gespeichert werden, das eine korrekte Wiedergabe ermöglicht. Auch der ursprüngliche Kontext, in dem das Dokument erstellt oder empfangen wurde, sollte beibehalten werden. Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff, kurz GoBD, regeln in Deutschland, wie elektronische Dokumente und Daten aufbewahrt werden müssen. Diese Vorschriften stellen sicher, dass elektronische Dokumente die gleiche Rechtsgültigkeit wie physische Dokumente haben und dass sie in Rechts- und Finanzprüfungen als Beweismittel dienen können. Die Einhaltung der GoBD ist daher entscheidend für die Einhaltung der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten. Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihre digitalen Aufbewahrungssysteme den Anforderungen der GoBD entsprechen und dass sie in der Lage sind, elektronische Dokumente und Daten ordnungsgemäß zu archivieren, zu schützen und bei Bedarf abzurufen.