Die Kommunikation mit den Patienten bei der Anmeldung oder am Empfang in der Praxis ist an datenschutzrechtliche Anforderungen geknüpft. So haben Sie sicherzustellen, dass andere Patienten im Wartezimmer keine sensiblen Informationen mithören können.
Die direkte Kommunikation per Telefon ist grundsätzlich sicher und unbedenklich, sowohl das einfache Anfragen als auch die Übermittlung von Befunden. Bei anderen elektronischen Kommunikationsmitteln nimmt die Unbedenklichkeit jedoch ab. Hinterlassen Sie oder Praxismitarbeiter Sprachnachrichten auf der Mailbox oder dem Anrufbeantworter eines Patienten, müssten Sie sicherstellen, dass neben der Patientin keine weitere Person (Dritte) mithören oder das Band später abhören kann. Dasselbe Prinzip trifft auch auf den Faxversand zu.
Mit der Digitalisierung im Gesundheitswesen nimmt die E-Mail-Kommunikation zwischen Arztpraxis und Patienten zu. Diese muss prinzipiell Ende zu Ende verschlüsselt sein. In den meisten Fällen ist die Ende-zu-Ende-Verschlüsselung – zumindest bei einem der Kommunikationsteilnehmer – nicht richtig eingerichtet. Die Kommunikation per E-Mail mit Ihren Patientinnen ist daher in den meisten Fällen nicht datenschutzkonform.
Bei der praxisinternen Nutzung von WhatsApp muss vorab sichergestellt sein, dass jeder im Adressbuch gespeicherte Kontakt auf jedem Smartphone der Mitarbeiter der Übermittlung seiner Kontaktdaten an die WhatsApp-Server zugestimmt hat. Da dies mit sehr hoher Wahrscheinlichkeit nicht erfolgt, ist die Nutzung des Dienstes unzulässig. Zudem ist die Übermittlung von Patientendaten in die USA, dorthin werden Daten laut Datenschutzbestimmung des Unternehmens übermittelt, datenschutzrechtlich an sehr hohe Anforderungen gebunden, die sehr wahrscheinlich nicht erfüllt werden. Zu guter Letzt müssten Sie als Verantwortliche mit WhatsApp zuerst einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung schließen, bevor Sie den Messengerdienst beruflich nutzen können.
Übrigens muss das Speichern von Patientenstammdaten im Handy auch im Verarbeitungsverzeichnis dokumentiert werden, inklusive einer Ausführung der Zweckbindung bis hin zu Speicherfristen. Dasselbe gilt, wenn ein Kontakt-/Datenabgleich mit einem Clouddienst passiert.