Geschäftsprozessmanagement erfolgt schrittweise. Während man zunächst eine Definition und Beschreibung der Prozesse vornimmt, werden sie im nächsten Schritt modelliert, um Verbesserungspotenziale besser erkennen zu können. Außerdem geht es beim Prozessmanagement um die Entwicklung, Einführung und Steuerung neuer, verbesserter Prozesse. So kann man beispielsweise einen HR-Prozess wie das Onboarding neuer Mitarbeiter mit dem passenden Tool realitätsgetreu abbilden und anschließend zu einem digitalisierten Workflow umgestalten. Im Tool zeigt sich dann, ob die Verbesserung tatsächlich taugt – also beispielsweise inwiefern die Prozessbeteiligten zeitlich entlastet würden.
Hinzu kommt die kontinuierliche Analyse und Überprüfung aller umgesetzten Prozesse und deren Steuerung. Aus den Beobachtungen lassen sich dann erneut Optimierungsmaßnahmen ableiten.