Die Wahl des Termins sollte auf den betrieblichen Ablauf und die Verfügbarkeit der Mitarbeiter abgestimmt sein. Es ist sinnvoll, einen Termin zu wählen, an dem keine wichtigen Projekte oder Deadlines anstehen. Auch die Präferenzen der Mitarbeiter sollten berücksichtigt werden, zum Beispiel durch eine Umfrage.