Jede Rechnungsfreigabe durchläuft einen Workflow, also eine Abfolge fester Schritte in festgelegter Reihenfolge. Je genauer die einzelnen Schritte durch das Unternehmen festgelegt sind, desto effizienter und schneller kann die Rechnungsfreigabe abgewickelt werden. Der größte Beschleunigungsfaktor liegt in der Umstellung von manueller zu digitaler Rechnungsfreigabe: In Verbindung mit einem digitalen Rechnungsmanagement-System können Rechnungen viel schneller bearbeitet und freigegeben werden.