Mit der Übernachtungspauschale werden sämtliche für die reine Übernachtung anfallenden Kosten abgedeckt. Auf diese Weise erhalten Angestellte die Möglichkeit, die im Zuge ihrer Dienstreise für die Übernachtung entstandenen Auslagen ohne den Nachweis von Belegen zumindest teilweise erstattet zu bekommen. Während die Pauschale in Deutschland mit 20 Euro pro Nacht relativ gering ausfällt, kann sie bei Reisen ins Ausland mitunter im mittleren dreistelligen Bereich liegen.
Nicht enthalten in der Übernachtungspauschale sind Kosten für die Verpflegung. Wenn Reisenden Kosten für Frühstück oder Abendessen entstehen, können diese zusätzlich beansprucht werden. Dies kann zum einen durch die Einreichung der entsprechenden Belege geschehen. Eine weitere Möglichkeit ist die Abrechnung über die Pauschale für den Verpflegungsmehraufwand. Auch für diese hat der Gesetzgeber nach Reiseziel und -dauer gestaffelte Pauschalen eingerichtet.
‍