Was eine CRM Software funktional leistet, ist am Ende individuell anhand des Bedarfs bzw. der Anforderungen zu klären. Es gibt jedoch wichtige Grundfunktionen, die jedes CRM abdecken muss. Hierzu zählen: zentrale Kundendatenbank mit sämtlichen Kontaktdaten, die Abbildung und Zuordnung aller Kundenaktivitäten (z. B. die Kommunikation via E-Mail, Anrufe oder der Terminkalender) projekt- und kundenbezogenes Task-Management gut geordnetes Dokumentenmanagement (DMS) mit schneller Volltextsuche. Ergänzt wird der Standard durch sinnvolle Automatisierungsmechanismen und Kollaborationsfunktionen für ein effizientes Teamwork über Abteilungen oder Standorte hinaus. Im ERP-Umfeld wird es möglich, den Prozess von der ersten Leadanfrage bis hin zur Kundenrechnung abzubilden sowie eine übersichtliche Ressourcen- und Personalplanung durchzuführen.