SAP ILM ergänzt die standardmäßige SAP-Datenarchivierung und ermöglicht es Unternehmen, personenbezogene Daten automatisiert zu sperren, zu archivieren oder zu löschen. Dafür werden entsprechende ILM-Regeln definiert. Diese legen beispielsweise die minimalen und maximalen Aufbewahrungsfristen von produktiven wie auch archivierten Daten fest und gewährleisten so, dass sie zum richtigen Zeitpunkt aus dem System entfernt und vernichtet werden. Bei Bedarf lassen sich ebenfalls rechtsfallbedingte Sperren auf Daten setzen, um eine vorzeitige Löschung zu verhindern.