Zum einen muss der Datenschutzbeauftragte (DSB) aufgrund der gesetzlichen Verschwiegenheitsverpflichtung für Kunden, Beschäftigte oder die Datenschutzaufsichtsbehörde immer unmittelbar per E-Mail erreichbar sein, und zwar unter einer E-Mail-Adresse, die nur er abrufen und einsehen kann (z. B. datenschutz@musterfirma.de).
Zum anderen muss jedes Unternehmen eine E-Mail-Adresse bereitstellen, an die sich externe und interne Personen bei Datenschutzproblemen oder -fragen wenden können. Dies sollte keine der derzeit bestehenden, offiziellen E-Mail-Adressen sein.
Das DDI übernimmt bei Beauftragung die Überwachung dieser Datenschutz-Mailadresse. So kann garantiert werden, dass beispielsweise bestehende gesetzliche Fristen eingehalten werden.