In den meisten Fällen reicht es aus, wenn eine gut lesbare Kopie oder ein Scan des Originaldokuments an den Übersetzer gesendet wird. Der Übersetzer fertigt dann die beglaubigte Übersetzung an und bestätigt, dass diese mit dem Original übereinstimmt. Allerdings verlangen einige Behörden oder Institutionen unter bestimmten Umständen die Vorlage des Originals. Es ist daher ratsam, sich im Voraus bei der jeweiligen Behörde zu erkundigen, ob eine einfache Kopie genügt oder ob das Original eingereicht werden muss. Besonders bei internationalen Anträgen, wie etwa Visa- oder Gerichtsverfahren, kann es vorkommen, dass das Original nachträglich verlangt wird.