Weil ein objektiver Vergleich schwer fällt, wird oftmals das Kostenargument für die Entscheidung herangezogen. Dabei zieht die Cloud-Software oft den Kürzeren. Grund dafür ist die Kostentransparenz. Kostet eine HR-Software beispielsweise bei 500 Mitarbeitern 2.500 Euro im Monat, ein realistischer Preis, lassen sich die jährlichen Kosten von 30.000 Euro leicht ausrechnen. Stellt man, angenommen, einmalige Lizenzkosten von 20.000 Euro für den Kauf einer HR-Software dagegen, scheint die Entscheidung bereits getroffen. Dieser Vergleich ist aber nicht nur unfair, sondern auch gefährlich. Kosten für Wartung, Betrieb und Weiterentwicklung einer gekauften Software werden gerne außen vor gelassen. Das Argument dafür lautet, man müsse seine IT-Mitarbeiter ja sowieso bezahlen, die eigenen Server seien bereits gekauft und noch nicht ausgelastet. Diese Annahme stellt sich relativ schnell als falsch heraus. Oft werden Softwarefehler nicht behoben oder Fachabteilungen müssen monatelang auf benötigte Funktionen warten, weil die IT-Abteilung überlastet oder der Verantwortliche schlicht krank ist. Spätestens dann wird klar, dass interne IT-Ressourcen nicht zum Nulltarif zu haben sind. Nicht eingerechnet sind die Auswirkungen schlecht gewarteter HR-Software auf die Produktivität Ihrer Personalmanager oder auf die Dauer Ihrer Stellenbesetzungen. Zudem müssen Sie jedes Update auf eine neue Version extra bezahlen, sofern Sie denn das nötige Budget überhaupt bewilligt bekommen. Um einen seriösen Kostenvergleich zwischen Cloud- und On Premise Lösungen anzustellen, sollten Sie deshalb alle anfallenden Kosten berücksichtigen. Total Cost of Ownership (TCO) nennt sich dieser Ansatz im IT-Jargon. Grundsätzlich können Sie davon ausgehen, dass Cloud-Lösungen für kleine Unternehmen wirtschaftlicher sind. Mit zunehmender Unternehmensgröße wird es finanziell attraktiver, Software selbst zu betreiben.
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