Die Unterschiede von einer internen und externen technischen Dokumentation im Maschinenbau bestehen in der Herausgabe der Inhalte an Dritte. Die interne technische Dokumentation wie Risikobeurteilung, Konstruktionszeichnungen usw. verbleibt im Unternehmen. Externe technische Dokumentation ist dafür vorgesehen, an Dritte Personen zu gehen. Dazu zählen unter anderem Schaltpläne oder die Betriebsanleitung.