Über jedes mit öffentlichen Mitteln finanzierte Projekt muss nach Abschluss ein Verwendungsnachweis erstellt und an die fördernde Institution gesendet werden. Meist erfolgt erst dann die Auszahlung der Fördergelder. Durch den Verwendungsnachweis zeigt die antragstellende Person/das antragstellende Unternehmen, wie hoch die tatsächlichen Kosten des Projektes sind und dass die beantragten Gelder wie geplant eingesetzt wurden. Zur Belegung der Mittelverwendung sind üblicherweise die Originalbelege der Maßnahme einzureichen. Darüber hinaus muss eine Erklärung hinzugefügt werden, die bestätigt, dass die eingereichten Belege mit dem Vorhaben in Verbindung stehen und die Daten der Bezahlung korrekt sind.
Hintergrund ist die Vermeidung von Subventionsbetrug. Dieser liegt vor, wenn Fördergelder zweckentfremdet und für andere Anschaffungen verwendet werden, als im Förderantrag angegeben.