Der Arbeitnehmer entscheidet sich dafür, einen Teil seines Brutto-Monatslohnes umzuwandeln. Dieser Teil entspricht beim Dienstrad der monatlichen Leasing- bzw. Mietkaufrate und wird dem Arbeitnehmer üblicherweise in Form einer sogenannten Gehaltsumwandlung vom Brutto-Monatslohn abgezogen (1,5 – 2,5 % des Nettopreises). Somit finanziert der Arbeitnehmer sein Dienstrad selbst.
Diese Gehaltsumwandlung funktioniert ausschließlich bei einer bestehenden Überzahlung des Kollektiv-Vertrages; das heißt nach Abzug der Leasing- bzw. Mietkaufrate vom Brutto-Monatslohn des Mitarbeiters, darf dessen Gehalt nicht unter dem Kollektiv sein. Die Überzahlung muss mindestens der Höhe der monatlichen Finanzierungsrate entsprechen.
Der Bezug und die Nutzung des Rades ist zur Gänze sachbezugs- und somit ertragssteuerfrei!
Der Arbeitgeber spart durch die reduzierten Brutto-Löhne bei den Lohnnebenkosten. Somit stellt die Gehaltsumwandlung für den Arbeitgeber eine steuerlich wesentlich günstigere Alternative zur Gehaltserhöhung dar.
Die Leasingraten können als Betriebsausgabe über die Laufzeit abgeschrieben werden. Bei der Mietkaufvariante werden die Diensträder buchhalterisch im Anlagevermögen aktiviert und abgeschrieben (wie ein Kopierer, Computer etc.).