Werden Dokumente digital organisiert, können sie automatisiert mit Metadaten abgespeichert, intelligent abgelegt, versioniert oder mit spezifischen Regeln freigegeben werden. Dadurch gestaltet sich unter anderem die Suche nach bestimmten Dokumenten extrem effizient und deutlich einfacher als zum Beispiel in Papierform. Dokumente sind im jeweils richtigen Kontext unmittelbar verfügbar.
Darüber hinaus spielen die kurzfristige Sicherung bei Bearbeitung der Dokumente, sowie die gesetzlich erforderliche langfristige Speicherung eine große Rolle: mit dem richtigen e-Archiv können alle Belege revisionssicher und damit gesetzeskonform abgespeichert werden. Hier bietet sich zum Beispiel SharePoint an.
Darüber hinaus gehören auch die Einhaltung von Compliance-Richtlinien, sowie die Reduzierung von Papierverbrauch und Archivierungskosten zu den wichtigsten Vorteilen.