Moderne Zeiterfassungssysteme bieten in der Regel auch die Möglichkeit, den Urlaub der Arbeitnehmer im Vorfeld einzutragen. Vorteil dieser nützlichen Funktion ist zum Einen ein Überblick bei der Planung von Urlaub und sonstigen Abwesenheiten. Zum Anderen werden Sollarbeitsstunden während des Urlaubs oder anderer Abwesenheiten korrekt ausgeglichen, so dass der wöchentliche oder monatliche Saldo korrekt berechnet und ausgewiesen wird.
Darüber hinaus sind somit alle An- und Abwesenheiten sowie Arbeitszeiten präzise dokumentiert, wovon sowohl Arbeitnehmer als auch Arbeitgeber profitieren. Auch zu späteren Zeitpunkten können diese Daten problemlos über Auswertungen und Protokolle nachvollzogen werden.