Die Lohnbuchhaltung basiert auf drei verschiedenen Gesetzen:
Gewerbeordnung (GewO) Entgeltbescheinigungsverordnung (EBV) Lohnsteuer-Durchführungsverordnung (LStDV)
GewO: Arbeitgeber muss Entgeltabrechnungen erstellen
§ 108 der Gewerbeordnung bestimmt, dass dem Arbeitnehmer eine Bescheinigung seines Entgelts zu erstellen ist. Dies ist besonders relevant, da bspw. bei der Beantragung von Krediten oder der Wohnungssuche Einsicht in die Lohnabrechnung als Nachweis eines geregelten Einkommens verlangt wird.
EBV: regelt Bestandteile der Entgeltabrechnung
Die Entgeltbescheinigungsverordnung regelt, welche Bestandteile verpflichtend in jeder Lohn- und Gehaltsabrechnung enthalten sein müssen. So gehören bspw. Informationen zur Steuerklasse, dem Beginn und Ende der Beschäftigung sowie Steueridentifikations- und Sozialversicherungsnummer zu den Pflichtangaben einer jeden Lohnabrechnung.
LStDV: gibt vor, wie Lohnkonten zu führen sind
§ 4 der Lohnsteuer-Durchführungsverordnung gibt Unternehmern Kriterien an die Hand, wie Lohnkonten geführt werden und welche Informationen enthalten sein müssen. Zu den Angaben, die in Lohnkonten gespeichert werden, gehören unter anderem die elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM), der Freibetrag für die Lohnsteuer und Vorsorgefreibeträge. Hinzu kommt, dass Lohnkonten bei jeder Abrechnung aktualisiert werden müssen.