Zuallererst sollte die suchende Person immer die Suche in WIVIO nutzen, um an das benötigte Wissen zu kommen. Anderer­seits kennen die Mit­arbeiter mit der Zeit auch die relevanten Wissens­dokumente in ihren Arbeits­bereichen und können somit auf ihre Erfahrungen zählen. Zudem erhalten sie von ihren Kollegen und Vorgesetzten immer wieder Hinweise auf andere wichtige Wissens­dokumente, da diese im Berufsalltag zur Informations­gewinnung oder für Schulungen herangezogen werden.