Die vom Gebäudeeigentümer (regelmäßig auch der Vermieter) oder Verwalter mitgeteilten Gesamtkosten der Heizanlage werden zunächst in die reinen Heizungskosten und in die Kosten für die Aufbereitung von Warmwasser aufgeteilt. Aus den Heizungskosten und aus den Warmwasserkosten werden jeweils zwei Kostenblöcke, die Grund- und die Verbrauchskosten gebildet:
Heizungs- und Warmwasserkosten müssen zu mindestens 50, höchstens jedoch 70 Prozent nach dem tatsächlichen Verbrauch der einzelnen Mieter abgerechnet werden. Dies schreibt die HKVO bindend vor. Warmmieten, Heizungspauschalen oder eine ausschließliche (100%) Heizkostenabrechnung nach qm Wohnfläche oder Nutzfläche sind folglich unzulässig.