Je nach Software-Anbieter unterscheiden sich die Anforderungen an den Nutzer. So sind einige Videokonferenz-Softwares Browser-basiert und erfordern weder eine Installation noch einen Login für die Teilnehmer, während andere Tools Teil eines Programmpakets sind, was einen Download und teils auch eine gewisse Einarbeitungszeit erfordert.
Alle Videokonferenz-Interessierten sollten jedoch sicherstellen, dass sie folgende Grundvoraussetzungen mitbringen:
Hardware: Smartphone oder Desktop-Computer
Internetzugang (per WLAN) oder vorab erhaltene Einwahlnummer
Kamera (Smartphone-Kamera oder Webcam)
Möglichkeit, Ton aufzuzeichnen (Audio-Recorder, Headset oder Kopfhörer mit Mikrofon)
Möglichkeit, Ton abzuspielen (Lautsprecher oder Kopfhörer)