Die herkömmliche Verwaltung von Reisekostenabrechnungen weist viele Mängel auf: Sie sind mühsam vom Arbeitnehmer auszufüllen, der dies im Allgemeinen an seinem Arbeitsplatz tut. Sie können verloren gehen (mit einem größeren Risiko, wenn sie in Papierform vorliegen). Selbst wenn sie in einem Excel-Format erstellt wurden, muss ihre Validierung ausgedruckt werden und eventuell fehlen Belege.