Scan bedeutet, dass Sie ein Beleg oder ein anderes Papierdokument in einer Form zur Verfügung stellen, die Sie nutzen können, wenn Sie Ihre Dokumente digitalisieren. Der Digitalisierungsprozess ist praktisch die Fortsetzung des Scanvorgangs. Hier werden die Dokumente automatisch mit der unternehmensinternen Verschlagwortung in das System eingepflegt. Dieses erleichtert die Auffindbarkeit für jedes einzelne Schreiben.