Zunächst erfährt die Versicherung anhand sogenannter Gesundheitsfragen, die sie im Antrag stellt, ob sich der Kunde in laufender Behandlung befindet oder Vorerkrankungen am Zahn bestehen. Die Auskunft fußt hier auf Patientenangaben. Gelegentlich kommt es im eintretenden Versicherungsfall dann zu weiteren Ermittlungen der Versicherung. Vor allem bei Zahnbeschwerden, die aufgrund ihrer Symptomatik klar erkennbar schon längere Zeit bestehen müssen, kann es zur Prüfung des Versicherungsfalls kommen. Im Rahmen dessen verschafft sich der Versicherer entweder über den Versicherten selbst oder im direkten Kontakt mit dem behandelnden Arzt die notwendigen Informationen zur Klärung des Falls in der Regel durch einen Einblick in die Patientenakte. Die Akte zeigt detailliert, wann welche Maßnahmen eingeleitet wurden und ob der Patient sich aktuell in Behandlung befindet. So macht die Versicherung aus, ob ein Anspruch auf Leistungen und somit die Übernahme der Kosten besteht.