Um den Umgang mit Ausnahmen zu optimieren, verwenden Sie intelligent automatisierte Workflows mit detaillierten Ursachencodes. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass die Rechnungen mit genügend Informationen an die richtige Person geschickt werden, damit diese die Ausnahme schnell bearbeiten kann.
In manchen Fällen müssen die Benutzer der Accounts Payable-Abteilung einfach nur ein Detail auf der Rechnung korrigieren oder Belegdokumente anhängen. In anderen Fällen können Aktualisierungen der Stammdaten automatisch an einen Spezialisten zur Lösung weitergeleitet werden. Doppelte Rechnungen oder Rechnungen, bei denen wichtige Informationen fehlen, können sofort abgelehnt und zur Korrektur an den Lieferanten zurückgeschickt werden. Die Digitalisierung des Prozesses zum Umgang mit Ausnahmen stellt sicher, dass Sie über ein detailliertes Protokoll der Rechnungshistorie verfügen, in dem jede Ausnahme, der Grund und die damit verbundenen Aktionen, einschließlich der Benutzer-ID und des Zeitstempels, festgehalten werden. Durch die Analyse von Ausnahmen können Sie neue Wege aufzeigen, um eine schnellere und einheitlichere Bearbeitung von Rechnungen zu unterstützen, z. B. durch standardisierte Schreiben an Lieferanten, definierte Eskalationsstufen oder Abwesenheitsmanagement für Mitarbeiter.