Erstellung der Dokumente durch unser ERP oder CRM Bei der Erstellung eines Dokumentes durch unser ERP-System kann dieses gemeinsam mit den Verschlagwortungstermen effizient und automatisiert übergeben werden. Hierbei spielt es keine Rolle, ob das Dokument (z. B. Angebot, Auftragsbestätigung, Lieferschein, Rechnung …) tatsächlich auf einem Drucker gedruckt wurde oder nicht. Schließlich werden mittlerweile zum Glück die meisten Dokumente per E-Mail versendet. Denn das Vermeiden von Papierdokumenten spart Porto, Papier und schont die Umwelt.  Erstellung der Dokumente durch ein anderes System oder andere Software Hier können wir entweder einen PDF-Drucker verwenden oder das Dokument in ein Verzeichnis schieben, welches unser DMS-System automatisch durchsucht. In beiden Fällen kann dem Dokument auch ein Index zugeordnet werden, damit die Anwender das nicht manuell erledigen müssen. Einscannen von einzelnen Papierdokumenten oder ganzen Akten Nach dem Einscannen der Dokumente liegen diese zur Verschlagwortung im Verschlagwortungscockpit und können verschlagwortet werden. Die Dokumente werden dabei je nach Dokumenttyp, der vorher einmalig definiert werden kann, unterschieden.  Eingang per E-Mail Alle und ein- und ausgehenden E-Mails können je nach Einstellung grundsätzlich oder nach Bedarf an ein E-Mail Archivierungspostfach gesendet werden. Und landet im integrierten Cockpit. Hiermit kann das DMS auch von verschiedensten Systemen an jedem Ort flexibel und effizient gefüttert werden.