Nein, Sie müssen Ihre Rechnungen nicht ausdrucken. Viele Unternehmer drucken die von ihnen geschriebenen Rechnungen doppelt aus, um ein Exemplar zu verschicken und ein Exemplar für die eigene Buchhaltung abzuheften. Manche tun das sogar, wenn sie die Rechnungen digital versenden. Dabei gibt es dafür keinen vernünftigen Grund. Nicht nur, dass das Ausdrucken unnötig Ressourcen verschwendet, Kosten verursacht und die Aufbewahrung in Ordnern Platz wegnimmt – auch der Aufbewahrungsfrist wird damit nicht Genüge getan. Bei einer Betriebsprüfung beispielsweise müssen die Originalbelege vorgezeigt werden. Und das sind ja schließlich nicht die Ausdrucke, sondern die am Computer oder sogar online erstellten Rechnungen.
Wer Rechnungen nicht ausdruckt, muss trotzdem sicherstellen, dass diese auch über die gesamte Aufbewahrungsfrist abrufbar sind. Die Datensicherung ist deshalb unerlässlich. Wer sich dabei auf ein Rechnungsprogramm eines Dienstleisters verlässt und zum Beispiel die Cloud nutzt, muss darauf achten, dass dieser GoBD konform archiviert und mit ihm eine Auftragsverarbeitungsvereinbarung (AVV) abgeschlossen wird, die die DSGVO fordert.