Dies funktioniert mittels OCR. „OCR“ ist eine Abkürzung für „Optical Character Recognition“ und bedeutet ins Deutsche übersetzt „optische Zeichenerkennung“. Beim Rechnungen digitalisieren erfasst die OCR-Texterkennung alle Zeichen auf der vorliegenden Rechnung. Anhand von Regeln und Mustern werden das Rechnungsdatum, der Betrag, die Umsatzsteuer-ID und weitere relevante Eigenschaften aus den Zeichen extrahiert. Im Zusammenspiel mit einer künstlichen Intelligenz und unter Zuhilfenahme der Stammdaten können auf Basis dieser Eigenschaften weitere Daten ermittelt oder plausibilisiert werden.