Die Digitalisierung von Akten ist eine Digitalisierung, allerdings in einem viel größeren Maßstab.
Im Wesentlichen findet die Digitalisierung auf Organisations- oder Unternehmensebene statt: Ein Unternehmen kann sich dafür entscheiden, seine Prozesse und Arbeitsabläufe zu digitalisieren und sich dem Digitalisierungsprozesses zu unterziehen, um sein Geschäft ohne ein breiteres Ökosystem zu erweitern.
Bei der Digitalisierung von Unterlagen findet die Digitalisierung(und in der Regel auch die Digitalisierung) auf Branchen- oder vertikaler Ebene statt. Es geht darum, ein digitales Ökosystem und eine Infrastruktur aufzubauen und dann massenhaft Akten zu digitalisieren, um eine ganze Branche zu verändern.
Eine gute Analogie ist Schweden, das 1967 die Straßenseite wechselte, auf der jeder fährt.
Der Wert des Wechsels kann nur erfasst werden, wenn alle auf einmal wechseln. In ähnlicher Weise ist die Digitalisierung von Aufzeichnungen nur möglich, wenn sich alle im Ökosystem daran beteiligen.
Wenn beispielsweise eine kleine Klinik über digitale Gesundheitsakten verfügt, ist das nicht besonders nützlich, weil die Patienten zur Verarbeitung dieser Daten andere Labors, Krankenhäuser und Spezialisten aufsuchen müssen.
Wenn aber alle eine digitale Gesundheitsakte bekommen und es Digitalisierungsprozesse gibt, die den Umgang mit digitalen Akten verändern, und wenn es eine Digitalisierung auf organisatorischer Ebene gibt, dann profitieren alle davon.