Um eine sichere Organisation unserer Sprachreisen gewährleisten zu können, müssen wir dem Alter entsprechende Rückkehrzeiten festlegen, die auch mit den gesetzlichen Bestimmungen konformgehen.
Diese werden an die Gastgeber weitergegeben, damit sie eine Orientierung haben. Zudem gibt es Vorgaben, die Abläufe festlegen, wenn die Zeiten nicht eingehalten werden. Beispielsweise müssen die Gastgeber dann die Notfallrufnummer kontaktieren.
Eltern unserer Teilnehmenden können diese Zeiten nicht ändern, da wir uns als Veranstalter in der Verantwortung sehen und unserer Aufsichtspflicht vollumfänglich nachkommen wollen und müssen. Bei Schulen und deren Verantwortlichen nennt sich das „in Loco Parentis“ (lat. für „anstelle eines Elternteils“), weshalb bei Schulfahrten die Regelung klar ist. Wir, als Kinder- und Jugendreiseveranstalter, sind während der Sprachreise insofern mit unseren Betreuern den Verantwortlichkeiten von Lehrern einer Schule gleichgestellt. Dieses "in Loco Parentis" wird regelmäßig vom British Council und FELTOM angesprochen. Es ist im Prinzip nichts anderes, als wenn ein Schüler mit seiner Schule auf Klassenfahrt fährt. Da können die Eltern meist auch nicht Ausnahmeregelungen festlegen, sondern es gelten die Regeln für alle gleichermaßen.
Ergänzend zu erwähnen ist, dass viele Gastgeber auch mal früher ins Bett gehen möchten. Sie sollen aber so lange aufbleiben, bis die Teilnehmenden zurück sind.