Die Auslagenerstattung ist steuerfrei, wenn sie die in Paragraph 3 des Einkommensteuergesetzes festgelegten Regelungen befolgt. Die Aufwendungen dürfen zum Beispiel nicht zum privaten Vorteil der Mitarbeiter gekauft werden. Sie müssen zudem durch Rechnungen und Quittungen belegt werden (bei Ausgaben bis zu einer Höhe von 250 Euro reicht ein einfacher Kaufbeleg). Auslagen verbleiben außerdem im Besitz des Unternehmens und nicht im Besitz des Mitarbeiters, der den Kauf getätigt hat.