Sowohl Digital Asset Management-Systeme (DAM) als auch Shared Drives ermöglichen den Nutzern den Zugriff, die Speicherung und die Verwaltung digitaler Dateien in allen Größen. DAM-Software ist eine hervorragende Alternative zu Shared Drives. Sie bietet darüber hinaus viele bedeutende zusätzliche Vorteile. Dazu gehören:
Die Möglichkeit zu kontrollieren, wie Dateien im Laufe der Zeit freigegeben werden. DAM-Benutzer können Berechtigungen für digitale Dateien festlegen, damit sie nur von bestimmten Personen für bestimmte Zwecke verwendet werden können. Wenn eine Marke beispielsweise einer Agentur für die nächsten sechs Monate nur begrenzten Zugriff auf ein Logo gewähren möchte, kann sie ein Ablaufdatum und eine Only-Read-Berechtigung für die Datei festlegen. Der Ablauf erfolgt automatisch am Ende des Zeitraums. Dies hilft den Marketern, die Markenidentität zu schützen und den Wiedererkennungswert der Marke zu steigern.
DAM unterstützt die Versionierung von digitalen Dateien. Die Verfolgung von Änderungen und Beiträgen zu einem Dokument oder einer digitalen Datei kann verwirrend werden. Ohne eine gute Versionskontrolle laufen Unternehmen Gefahr, Feedback zu verpassen, die falschen Inhaltselemente zu verwenden oder die falsche Version zu veröffentlichen. Die Verwendung eines Digital Asset Management-Systems mit Versionskontrolle spart Zeit und Geld und verringert die Fehlerquote. Auch Ihr Team und Ihre Freelancer werden es Ihnen danken.
DAM hilft internen und externen Teams bei der Verbesserung der Kollaboration. Shared Drives sind sehr nützlich, um Dateien sicher zu speichern, aber DAM-Software hat den zusätzlichen Vorteil, dass sie es mehreren Teams ermöglicht, gemeinsam an digitalen Dateien zu arbeiten und Projekte durchgängig zu verwalten. DAM-Benutzer können an allen oder verschiedenen Teilen von Projekten zusammenarbeiten, sofortiges Feedback und Updates geben und Versionen verwalten - alles über ein sicheres Portal.
DAM hat bessere Möglichkeiten zur Organisation. Je nachdem, welches gemeinsam genutzte Online-Laufwerk Sie verwenden, können Sie wahrscheinlich nach Namen oder Dateityp oder manchmal auch nach Schlüsselwörtern suchen. Mit DAM können Sie nach Autor, verschiedenen Datumsbereichen, Berechtigungen, Dateityp, Größe und einer Reihe anderer nützlicher Metadaten suchen. DAM bietet außerdem eine hervorragende Dateispeicherung, die es den Benutzern ermöglicht, Hierarchien einzurichten, die ihren geschäftlichen Anforderungen entsprechen.