Spätestens mit dem Inkrafttreten der Datenschutzgrundverordnung sollte den Mitarbeitern untersagt sein, private Nachrichten über das geschäftliche E-Mail Konto zu senden. Da mit der Einführung eines E-Mail-Archivs der gesamte E-Mail Verkehr manipulationssicher gespeichert wird, wird empfohlen die Mitarbeiter dahingehend regelmäßig zu sensibilisieren und zu schulen.