Sie haben das Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten (VVT) kontinuierlich zu pflegen. Es ist regelmäßig auf seine Aktualität zu überprüfen und ggf. zu ergänzen, insofern neue Verarbeitungen personenbezogener Daten hinzugekommen sind. In den meisten Praxen beschränkt sich die Verarbeitung grob auf zwei Fälle:
die Verarbeitung der Patientendaten inklusive der Patientenstammdaten zur Durchführung eines Behandlungsauftrages und zur Abrechnung
die Verarbeitung der Mitarbeiterdaten.
Somit ist das VVT – einmal fachgerecht angelegt – für lange Zeit aktuell. Da in Gemeinschaftspraxen Daten häufiger in einem größeren Ausmaß verarbeitet werden als in Einzelarztpraxen, unterliegt das VVT dort öfter einer Anpassung. In ein ordentliches VVT gehören übrigens auch die Speicherfristen bzw. wann die jeweiligen personenbezogenen Daten zum Löschen freigegeben werden können.