Prinzipiell werden gelöschte E-Mails zuerst in den Papierkorb oder den Aufbewahrungsort für gelöschte Objekte gelegt. Erst nach Ablauf der Aufbewahrungsrichtlinien werden diese Ordner danach automatisch geleert. Um ein „Löschen“ zu verhindern, können eingehende und ausgehende E-Mails auch in separate Archiv-Mailordner geschrieben werden, die nicht durch Benutzer direkt gelöscht werden können.