In jeder Schule gibt es für gewöhnlich einen zentralen Ort, an dem alle Klassenbücher aufbewahrt werden, wenn sie gerade nicht in Gebrauch sind. Das ist entweder das Sekretariat oder ein anderer Raum. Dort wird das Klassenbuch vor Unterrichtsbeginn am Morgen abgeholt und nach dem Unterrichtsende wieder abgelegt.
Ein Klassenbuch ist immer für die Dauer eines Schuljahres ausgelegt. Alte Klassenbücher werden von der Schule archiviert. Da es sich dabei um wichtige Dokumente handelt, gibt es bestimmte Aufbewahrungsfristen. Diese können je nach Bundesland variieren. In Schleswig-Holstein muss ein Klassenbuch zum Beispiel noch drei Jahre nach Entlassung des Schülerjahrgangs aufbewahrt werden.