Spesen können sowohl angestellte Außendienstmitarbeiter von Unternehmen für dienstliche Fahrten außer Haus als auch Selbstständige abrechnen.
Angestellte Außendienstmitarbeiter, welche dienstlich außer Haus für ihr Unternehmen tätig werden, rechnen ihre Spesen in der Regel über vorgedruckte Formulare des jeweiligen Unternehmens als Spesenabrechnung ab.
Selbstständige haben die Möglichkeit, ihre Spesen als Werbungskosten in ihrer Steuererklärung zur Einkommenssteuer abzurechnen.
Für beide Personenkreise ist jedoch für eine korrekte Spesenabrechnung ein sorgfältig geführtes Belegmanagement Voraussetzung für einen reibungslosen Ablauf ohne Ablehnungen der Spesen durch das Finanzamt.