Institutionen, die das Findbuch für amtliche oder wissenschaftliche Zwecke nutzen wollen, haben die Möglichkeit einer institutionellen Registrierung. Dadurch können Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ohne Angabe von persönlichen Daten das Findbuch nutzen. Dazu ist es erforderlich, das Registrierungsformular für Institutionen auszufüllen und die Haftungs- und Datenschutzerklärung von einer vertretungsbefugten Person unterzeichnen zu lassen. Dieses Formular sowie die erforderlichen Nachweise können postalisch oder elektronisch an den Nationalfonds für Opfer des Nationalsozialismus der Republik Österreich zurückgesendet werden.
Die E-Mail-Adressen, für die ein Zugang zum Findbuch beantragt wird, werden nach Prüfung der übermittelten Unterlagen vom Findbuch-Team freigeschalten. Die Benutzerinnen und Benutzer erhalten eine Benachrichtigung über die Freischaltung. Um sich im Findbuch anmelden zu können, müssen die Benutzerinnen und Benutzer zunächst ein neues (persönliches) Passwort anfordern. Mit diesem Passwort und der E-Mail-Adresse als Benutzername können sich Benutzerinnen und Benutzer anschließend im Findbuch anmelden.