Der Ursprung von Kanban liegt in der Produktion. Hier wurde die Karte ursprünglich dafür genutzt, um anzuzeigen, dass Nachschub benötigt wird (Pull-Prinzip). Im Einsatz in wissensbasierten Kontext werden Kanban-Karten im Allgemeinen zur Visualisierung von Arbeitspaketen, Aufgaben oder Incidents eingesetzt. Die Weiterentwicklung der damit verbundenen Arbeiten wird durch das Weiterführen der Karten durch die einzelnen Spalten des Kanban-Boards, welche einzelne Arbeitsschritte oder Prozessschritte darstellen, visualisiert. Die dadurch erreichte Transparenz erlaubt es dem Team den Prozess besser und zielführender zu steuern und dabei bessere Resultate zu erzielen.