Nur die Arbeitgeber:innen, die Personalverantwortlichen dürfen auf die Personalakten zugreifen. Die betreffenden Mitarbeiter:innen selbst sind ausdrücklich berechtigt, zu erfahren, welche personenbezogenen Daten zu ihnen erfasst werden, zu welchem Zweck die jeweiligen Personaldaten verarbeitet werden, und ihre eigenen Personaldaten ebenfalls einzusehen.
Personaldaten dürfen auch an Steuerberater:innen oder ein Lohnbüro weitergeleitet werden, wenn vorab ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) geschlossen wurde.
Gesundheitsdaten sind besonders sensibel und bedürfen einem besonderen Schutz. Sie dürfen nur den jeweiligen Vorgesetzten und den Arbeitgeber:innen zugänglich sein.