Die interne  Meldestelle muss leicht zugänglich sein, sowohl für Angestellte des Unternehmens, als auch externe Dienstleister oder Lieferanten. Besonders wichtig ist hierbei die Zugriffskontrolle und Vertraulichkeit. Das bedeutet, dass nur die zuständigen Meldestellenbeauftragten Zugriff zu den eingehenden Hinweisen haben. Auch der Umgang mit Meldungen ist vom Gesetzgeber geregelt. Spätestens nach 7 Tagen muss eine Eingangsbestätigung an die hinweisgebende Person gesendet werden. Innerhalb von drei Monaten muss die interne Meldestelle eine Rückmeldung über getroffene Maßnahmen an die hinweisgebende Person übermitteln.