Die Organisation eines Krankenrücktransports wird in enger Absprache zwischen dem behandelnden Arzt vor Ort und einem Arzt der Reisekrankenversicherung getroffen. Nachdem entschieden wurde, ob der Patient transportfähig ist und inwiefern eine Rückholung notwendig und sinnvoll ist, wird über die besten Optionen für den Rücktransport beraten. Erst wenn die optimale Betreuung während des Transports und in der Klinik im Heimatland gewährleistet ist, wird der Krankenrücktransport eingeleitet. Dieser kann je nach Fall sowohl per Krankenwagen, Hubschrauber als auch per Flugzeug stattfinden.