Das kommt immer darauf an. Wenn Sie Platz schaffen wollen oder müssen, können Sie mit dem Scannen der Archivdokumente und Archivakten anfangen. Diese dann durch eine Texterkennung laufen zu lassen und idealerweise noch eine Dokumentenklassifizierung durchzuführen, ist ratsam. Dann können die Dokumente samt Metadaten in ein DMS geladen werden und Sie haben quasi jederzeit Zugriff auf die Daten, die Sie Dank der Volltextsuche auch schnell finden.
Möchten Sie Ihre Geschäftsprozesse optimieren ist es in der Regel ratsam, mit der Digitalisierung der aktuellen Dokumente zu beginnen. Die meisten Verwaltungsprozesse werden heute in der Poststelle eines Unternehmens angestoßen; daher ist es wichtig, an genau dieser Stelle mit der Optimierung der Geschäftsprozesse zu beginnen. Sind die neuen Prozesse gut implementiert, können die Alt- bzw. Bestandsakten folgen.