Der Speicherplatz, der benötigt wird, ist bei jedem Kunden individuell, da er vom Dokumentenaufkommen des jeweiligen Unternehmens abhängt. Grundsätzlich kann man folgende Formel heranziehen:
Datengröße Altbestand + neue Dokumente pro Jahr ˣ n-Jahre* + Puffer
* die Anzahl der Jahre hängt davon ab, für wie viele Jahre man vorausplanen möchte.