Nachdem Sie verschiedene virtuelle Datenräume verglichen haben, entscheiden Sie sich für einen Anbieter eines virtuellen Datenraums. Erstellen Sie eine Liste der benötigten Dokumente, benennen Sie Ihre Dateien und Ordner nach einem bestimmten Dateibenennungssystem, legen Sie eine Struktur mit Ordnern und Unterordnern an. Legen Sie Zugriffsrechte für Benutzergruppen fest. Bevor Sie neue Benutzer einladen, testen Sie das System, indem Sie Suchvorgänge starten. Wenn alles so funktioniert, wie Sie es sich vorgestellt haben, laden Sie Benutzer ein. Denken Sie daran, Dateien regelmäßig zu aktualisieren.