Wichtig bei der Versionierung von Dokumenten ist ein strukturiertes System, das Änderungen an Dokumenten erfasst und nachvollziehbar macht. Bei jeder Änderung eines Dokuments wird dieses als neue Version in einem Archiv oder in einer Cloud abgelegt. Das kann manuell durch die Ablage unterschiedlicher Dokumentenversionen erfolgen oder automatisch durch den Einsatz eines Dokumentenmanagementsystems.