Informationen können in Dateien schneller gefunden werden, wenn die Suche nicht nur über Verschlagwortung im DMS erfolgt, sondern auch direkt in den Dateien nach relevanten Begriffen gesucht werden kann. Dazu muss der sichtbare Text aber recherchierbar sein. Der Datenaustausch in Lieferantenketten bedingt, dass Dokumente nicht immer nur über ein DMS verwaltet werden können. Die Nutzbarkeit von Dateien wird deutlich erhöht, wenn man relevante Schlagworte zum Einordnen der Dateien direkt der Datei einnehmen kann.