Der Gesellschafter einer (gemeinnützigen) GmbH kann sich grundsätzlich bei der Stimmrechtausübung durch jedermann in der Gesellschafterversammlung vertreten lassen. Das ergibt sich aus § 47 Abs. 3 GmbHG. Allerdings muss dazu eine textliche Vollmacht vorliegen (z.B. E-Mail oder Fax). Aber auch eine nachträgliche Genehmigung des Vertreterhandels ist möglich. Diese gesetzliche Freiheit zur Vertreterauswahl kann aber durch eine Satzungsregelung eingeschränkt sein.
Bei Vereinen und Stiftungen hingegen ist die Stimmrechtausübung für Organmitglieder durch einen Vertreter nur wirksam möglich, wenn die Vereinssatzung (§§ 32, 40 BGB) oder Stiftungssatzung (§ 84b BGB i.V.m. § 32 BGB) einen solchen Fall regelt und dadurch erlaubt. Ist die Vertretung erlaubt, ist auch zulässig, dass ein Organmitglied an einem Beschluss zugleich im eigenen Namen und im Namen und mit Vollmacht eines anderen mitwirken.
Das Gesetz (BGB) enthält keine eigene Vertreterreglung zur Erlaubnis der Stimmrechtausübung durch einen Vertreter für Vereinsorgane oder Stiftungsorgane (Vorstände, Beiräte, Kuratorien, Ausschüsse, Stiftungsräte etc.). Ohne Satzungsregelung sind Stimmrechtübertragung und Stimmrechtsausübung unwirksam und die abgegebene Stimme darf bei der Auszählung nicht berücksichtigt werden, da das eigentliche Organmitglied nicht anwesend und nicht wirksam vertreten ist.