Abhängig von der Größe und der Branche (z. B. Produktionsbetrieb vs. Dienstleistungsunternehmen) ist die Anzahl der Inhaltsverantwortlichen unterschiedlich. Generell ist ein hoher Anteil von Wissensarbeitern bzw. Inhaltsverantwortlichen vorteilhaft, da mehr Wissen gesammelt und Wissensmanagement dadurch breiter genutzt wird. Insbesondere die Führungskräfte sollten Anfangs mit gutem Beispiel vorangehen und ihr Wissen in Form von Wissensdokumenten teilen. Die neue wissensorientierte Arbeitsweise wird dadurch forciert und die Mitarbeiter werden zur Mitarbeit angeregt. Später können die Führungskräfte die erstellten WiDoks an ihr Team delegieren.