Ein DMS (Dokumentenmanagement-System) bietet eine Reihe von Funktionen, um die Verwaltung und den Zugriff auf Dokumente zu vereinfachen. Zu diesen Funktionen gehören unter anderem die Speicherung, Verteilung, Versionierung, Archivierung, Suche, Organisation und Sicherung von Dokumenten. Ein DMS hilft Unternehmen, die Kontrolle über ihre Dokumente zu behalten, indem es eine zentrale und sichere Umgebung zur Verfügung stellt, in der Dokumente gespeichert und verarbeitet werden können. Zusätzlich können über das DMS Vorschriften und Richtlinien für die Dokumentenbearbeitung und -verteilung festgelegt werden. Darüber hinaus bietet ein DMS Kollaborationstools, die verschiedenen Benutzern die gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten ermöglichen.