Nach § 147 Absatz 6 AO hat die Finanzbehörde das Recht, die mit Hilfe eines Datenverarbeitungssystems erstellten und nach § 147 Absatz 1 AO aufbewahrungspflichtigen Unterlagen durch Datenzugriff zu prüfen. Das Recht auf Datenzugriff steht der Finanzbehörde nur im Rahmen steuerlicher Außenprüfungen zu.
Dabei hat der Betriebsprüfer Datenzugriff auf sämtliche elektronischen Belege in allen Stufen der Bearbeitung. Er darf auf die eingesetzten Datenverarbeitungssysteme und auf alle Verfahrensdokumentationen zugreifen. Der Zugriff kann dabei unmittelbar (Prüfer sitzt am EDV-System des Steuerpflichtigen), mittelbar (Prüfer verlangt vom Steuerpflichtigen die Auswertung anstelle des Finanzamts) oder durch Datenträgerüberlassung erfolgen.
Die Art des Datenzugriffs kann vom Betriebsprüfer frei gewählt werden und unvollständige oder falsche Daten sind auf sein Verlangen zu ergänzen bzw. zu berichtigen. Können elektronische Daten, Datensätze oder Dokumente nicht elektronisch bereitgestellt werden, ist die Finanzbuchhaltung nach Ansicht der Finanzverwaltung formell nicht mehr ordnungsmäßig, sodass Hinzuschätzungen drohen. Personenbezogene Daten oder Berufsgeheimnisse müssen vor der Herausgabe „digital” geschwärzt oder durch Zugriffsbeschränkungen geschützt werden.