Damit eine elektronische Rechnung auch vom Finanzamt als absolut gleichwertig zu einer Papierrechnung behandelt werden kann, sind neben den grundsätzlichen Anforderungen an eine Rechnung auch die folgenden Richtlinien einzuhalten:
Der Rechnungsempfänger muss der elektronischen Rechnung zustimmen.
Die E-Rechnung muss in einem elektronischen Format (wie dem PDF-Format) ausgestellt, gesendet, empfangen und verarbeitet werden.
Die elektronische Rechnung muss für einen Menschen lesbar sein.
Die Echtheit der Herkunft der E-Rechnung muss garantiert sein (beispielsweise durch ein internes Kontrollverfahren).
Die Unversehrtheit der elektronischen Rechnung muss garantiert sein.
Allerdings sind diese Vorgaben in der Praxis der elektronischen Rechnungsstellung recht einfach zu erfüllen. Indem der Gesetzgeber sowohl den Sender als auch den Empfänger der Rechnung zur Kontrolle anhält, fallen technische Mängel schnell auf. Sind all diese Kriterien erfüllt, eignet sich die elektronische Rechnung beispielsweise auch zum Vorsteuerabzug. Im Folgenden ein Beispiel, um die Praxis zu verstehen.