Ein korrektes Briefing ist die Grundvoraussetzung für ein erfolgreiches Event. Der Kunde muss der Eventagentur exakt vermitteln, wie die Veranstaltung ablaufen soll. Ein wichtiger Zeitpunkt für das Briefing ist das erste Meeting. Hier müssen alle wesentlichen Informationen fließen, damit die Agenturmitarbeiter ein passendes Konzept und ein Angebot erstellen können. Das Veranstaltungsziel wird besprochen und eindeutig festgelegt. Während der gesamten Planungsphase stehen Eventmanager und Kunde miteinander in Kontakt. Alle Abläufe und Details werden unter Berücksichtigung der Kundenwünsche gemeinsam geplant. Treten Probleme auf oder sind Änderungen erforderlich, hat der Kunde stets die Möglichkeit, seine Vorstellungen und Präferenzen einzubringen.