Wenn man von "E-Invoicing" spricht, ist der Austausch von maschinenlesbaren Dokumenten im XML-Format gemeint. Dies kann entweder über ein E-Rechungs- oder Lieferantenportal oder einfach per E-Mail geschehen. Aus E-Rechnungen können die Daten direkt und automatisch an das ERP-System übergeben werden, eine Beleglesung ist nicht mehr notwendig. Damit wird eine der größten Fehlerquellen in der Rechnungsverarbeitung beseitigt. PDF-Dateien gelten nicht als E-Rechnungen im engeren Sinne, da sie noch eine OCR durchlaufen müssen.