Eine gute Teilnehmermanagement-Software zeichnet sich dadurch aus, dass alle Event-Management-Funktionen von einem zentralen Punkt aus gesteuert werden können. Dazu gehören unter anderem das Anlegen von Teilnehmern, die Kommunikation über verschiedene Kanäle, das Erstellen und Versenden von Einladungen sowie das Verwalten und Auswerten von Teilnehmerdaten. Die Software sollte zudem anpassbar an das Corporate Design des Unternehmens sein und automatisierte Prozesse zur Steigerung der Effizienz bieten. Eine tiefgreifende Auswertung der Teilnehmerdaten sollte ebenfalls möglich sein.