Zur Präqualifizierung reichen Unternehmen bei der zuständigen Präqualifizierungsstelle einen Antrag mit den vorgesehenen Dokumenten entsprechend der Liste für Eignungsnachweise ein.
Bei positiver Prüfung wird das Unternehmen in der Datenbank registriert und erhält ein Zertifikat mit Zugangscode. Nimmt das Unternehmen an einem Vergabeverfahren teil, so muss es nur noch den Zugangscode angeben bzw. das Zertifikat als Kopie beifügen.
Während das Verzeichnis der präqualifizierten Unternehmen (Grunddaten) allgemein zugänglich ist, können die überprüften Nachweise (zum Beispiel Bescheinigung des Finanzamts, Referenzliste etc.) nur von demjenigen öffentlichen Auftraggeber eingesehen werden, dem der Zertifikatscode vorliegt.