Der Prozess der rechtlichen Aufbewahrung besteht in der Regel aus mehreren Schritten. Zunächst muss die Organisation die Hüter identifizieren und verfolgen, also die Personen, die im Besitz von potenziell relevanten elektronisch gespeicherten Informationen (ESI) sind. Zweitens muss die Organisation die ESI sammeln, bewahren und sichern. Drittens müssen Organisationen sicherstellen, dass alle erteilten rechtlichen Aufbewahrungsbefehle während der gesamten Dauer des Falles oder der Untersuchung in Kraft bleiben. Schließlich müssen Organisationen die ESI überprüfen und überwachen, um ihre Genauigkeit und Vollständigkeit sicherzustellen.