xSuite Archive bietet verschiedene Möglichkeiten, den Zugriff auf Dokumente zu beschränken. Dafür gibt es ein differenziertes Regel- und Berechtigungskonzept. Zum einen bietet die Software die Funktion „Legal Hold". Diese sperrt Dokumente, sodass sie nicht mehr verändert oder gelöscht werden können, der Zugriff aber weiterhin möglich ist. Die Option „Löschen" hingegen entfernt das Dokument dauerhaft aus dem Archiv. Aus diesem Grund sollte die Berechtigung zum Löschen nur sehr selektiv erteilt werden.