Gegenüber Einzelplatz-Faxsoftware wie z.B. Fritz-Fax sendet und empfängt CapiFax Telefaxe im Netzwerk zentral auf einem Faxserver-PC. Es ist also weder eine ISDN-Karte in jeder Workstation noch eine virtuelle Netzwerk-CAPI o.ä. erforderlich. Es treten auch keine Konflikte bei gleichzeitiger Nutzung durch mehrere Workstations auf, da die abgehenden Faxe nacheinander auf die zur Verfügung stehenden ISDN-Kanäle verteilt werden.   Gegenüber anderen Faxserver-Lösungen besitzt CapiFax auch bereits in der preiswerten Pro-Version keine Einschränkung bei der Benutzerzahl oder bei der Anzahl der Rufnummern (MSNs), kann bis zu 8 Kanäle bedienen, ist neben herkömmlichen LAN-Workstations auch für Terminalserver geeignet und unterstützt Serienfaxe, Faxabruf und personalisiertes Senden.   Die Verbindung zwischen Client und Server erfolgt über normale Netzwerk-Dateizugriffe. Das erfordert auf der Faxserver-Seite entweder eine Windows-Serverlizenz, die für die erforderliche Workstation-Anzahl ausreicht (z.B. genügt Windows 7 Professional für bis zu 20 Workstations), oder man installiert den CapiFax-Server nicht auf der lokalen Festplatte, sondern auf einem Netzlaufwerk, das einem Fileserver zugeordnet ist.   CapiFax nutzt die ISDN-Möglichkeiten konsequent und deshalb nicht mit analogen Modems verwendet werden kann. Es spricht die CAPI-Schnittstelle direkt an und benötigt keinen virtuellen Modem-Treiber wie CFos oder CapiPort. Dadurch können z.B. beim Faxabruf unterschiedliche Dokumente auf hundert oder mehr Durchwahlnummern bereitgehalten werden. Ebenso ist anhand der gerufenen Rufnummer eine gezielte Weiterleitung von Telefaxen als E-Mail möglich. Unerwünschte Faxwerbung kann anhand der Absender-Rufnummer oder der Faxkennung gesperrt werden. Für die einzelnen Netzwerk-Clients sind unterschiedliche MSNs möglich, so dass jede Abteilung ihre eigene Faxnummer erhält. Aber auch eine gemeinsame Verwendung eines Faxkontos durch mehrere Arbeitsplätze ist möglich.   Statt über einen ISDN-Adapter können Faxe alternativ auch via Internet (T.37-Standard, TIFF oder PDF via SMTP) oder über einen Fax-Gateway-Provider versandt werden.