Rechtsabteilungen von Unternehmen sind nur dann zur Vertretung anderer Unternehmen berechtigt, wenn eine geschäftliche Verbindung zwischen ihnen besteht (d. h. die Unternehmen gehören derselben Gruppe an) und die Rechtsabteilung, die vor dem Amt als Vertreter handeln möchte, sich im Europäischen Wirtschaftsraum befindet. Falls keine solche Verbindung besteht, wäre ein einzelner Mitarbeiter der Rechtsabteilung eines Unternehmens, der als Rechtsanwalt zugelassen ist oder auf der Liste der zugelassenen Vertreter des EUIPO geführt wird (dies gilt nicht für angestellte Vertreter), dazu berechtigt, das Unternehmen in seiner Funktion als privater Anwalt und nicht als Mitglied der betreffenden Rechtsabteilung zu vertreten.
Sie können in der Datenbank eSearch plus nach Vertretern suchen. In den Fällen, in denen die erforderliche wirtschaftliche Verbindung zwischen dem Unternehmen und der Rechtsabteilung eines verbundenen Unternehmens besteht, muss jedes Schriftstück von dem Mitglied der Rechtsabteilung unterzeichnet werden, das in der vom EUIPO geführten Liste der Vertreter als angestellter Vertreter eingetragen ist. Falls dies nicht zutrifft, kann die Rechtsabteilung den Anmelder/Inhaber der Marke bzw. des Geschmacksmusters natürlich weiterhin beraten, doch müssen alle an das EUIPO gerichteten Schreiben vom Anmelder/Inhaber persönlich unterzeichnet werden.