Grundsätzlich können wir für beglaubigte Übersetzungen alle Dateiformate verwenden. Da es sich in der Regel um Übersetzungen von offiziellen Urkunden und Zeugnissen handelt und diese üblicherweise nur in Schriftform vorliegen (im Gegensatz zur elektronischen Textform), erhalten wir meistens gescannte bzw. fotografierte Dateien zur Übersetzung. Dabei sollte auf Folgendes geachtet werden: Die Scan-Auflösung sollte mind. 150 dpi und max. 600 dpi betragen. Die Scans sollten möglichst in Farbe erstellt werden. Auch sollte darauf geachtet werden, dass die Dokumente möglichst gerade eingescannt werden und alle Textpassagen zu erkennen sind (auch etwa der Briefkopf und andere Elemente). Wenn uns Fotos für beglaubigte Übersetzungen geschickt werden, sollte darauf geachtet werden, dass ausschließlich das Dokument auf dem Bild zu sehen ist. Beim Fotografieren also bitte dafür sorgen, dass die Unterlage, auf der das Dokument liegt, (z. B. ein Tisch, auf dem noch weitere Dokumente liegen) nicht mit aufgenommen wird.   Je besser die Qualität der Übersetzungsvorlage ist, desto schneller und günstiger werden beglaubigte Übersetzungen. Schlechte, aber auch aufwendig formatierte Vorlagen hingegen verlängern die Bearbeitungszeit und können zusätzliche Formatierungskosten verursachen.