In der Regel spricht bzw. schreibt man kurz vor der Anreise mit dem Vermieter der Unterkunft. Dieser erwartet Dich und Deine Reisegruppe dann zur angegebenen Zeit vor Ort.
Inzwischen gibt es aber auch schon Wohnungen, die in einem Komplex von Wohnungen sind. Da kann es auch schon mal vorkommen, dass es dort so eine Art von Rezeption gibt, wo Du Dich bei deiner Ankunft melden sollst. Aber auch dies teilt Dir der Vermieter vor ab ganz Gewiss mit.