Um zu erreichen, dass möglichst viele der angemeldeten Teilnehmer auch tatsächlich zu einem Event erscheinen, haben sich verschiedene Maßnahmen bewährt. Ein inhaltlich attraktives Event sowie eine attraktive und gut erreichbare Event-Location sind sicherlich zwei der wichtigsten Punkte in diesem Zusammenhang.
Zudem sollten rechtzeitig ausführliche Informationen zur Anreise bereitgestellt werden. Für virtuelle Events gilt dies analog: Statt des Anfahrtsweges geht es hier jedoch darum, rechtzeitig und gut verständlich die Log-in-Prozedur zu erklären und alle notwendigen Zugangsdaten zur Verfügung zu stellen. Ein probates Instrument zur Senkung des Anteils nicht erscheinender Teilnehmer ist darüber hinaus die Preispolitik.
Die Erfahrung zeigt, dass die No Show Rate bei kostenlosen Events besonders hoch, bei Events mit hohen Ticketpreisen dagegen besonders niedrig ist. Das gilt umso mehr, wenn der Ticketpreis bereits vorab zu entrichten ist, um sich einen Platz sichern zu können. Ergänzt werden sollte die entsprechende Preispolitik durch klare Regelungen einer No Show Gebühr, welche Sie bei einem Now Show Teilnehmer in Rechnung stellen.
Im Vorfeld des Events empfehlen sich zudem Erinnerungen per E-Mail oder in anderer geeigneter Form, am besten in Kombination mit einem Check-in-Verfahren. Beispielsweise erhalten alle angemeldeten Teilnehmer kurz vor dem Event eine Nachricht mit der Aufforderung ihre Teilnahme zu bestätigen und damit offiziell einzuchecken oder einen deutlich sichtbaren Absagebutton zu betätigen.