Nahezu jedes Unternehmen ist bereits Inhaber von wenigstens einem (Firmenname, geschäftliche Bezeichnung) und zumeist einem gewissen Bündel von weiteren potentiellen IP-Rechten (z. B. Firmenlogo, Werbematerialien, Geschäfts- und Betriebsgeheimnisse, sonstigen kulturellen oder technischen Lösungsansätzen usw.).
Das Management der IP-Rechte umfasst die Erfassung sämtlicher Rechte oder potentieller Rechte, die Klärung der Inhaberschaften (Unternehmen/ Inhaber des Unternehmens/ Arbeitnehmer/ freie Mitarbeiter/ Auftrggeber/ Auftragnehmer usw.), in zeitlicher Hinsicht die Erfassung der (möglichen) Schutzdauer, die Erfassung der räumlichen Ausdehnung des Schutzes (typischerweise Deutschland, deutschsprachiger Raum, Europa, usw.), Verwertungsmöglichkeiten (Eigenherstellung/ Eigenvertrieb/ Lizenzvergabe – nicht ausschließlich/ ausschließlich) und viele weitere Aspekte. Als erster Schritt ist also typischerweise die Erfassung sämtlicher vorhandenen Rechte und deren Prüfung unter vorstehenden Prämissen erforderlich. In einem zweiten Schritt sollte im Zusammenhang mit vorhandenen IP-Rechten die Frage geklärt werden, ob bestehende Rechte durch flankierende Maßnahmen umfassender abgesichert werden sollten.
So kann bspw. der europaweite Vertrieb eines bestimmten Produktes, das – in Deutschland auf Grund eines deutschen Patentes – geschützte Elemente enthält durch die Verbindung mit einer europäischen Gemeinschaftsmarke abgesichert werden. Sobald nämlich der Markt die Marke als Qualitätsangabe begreift, spielt häufig – insbesondere langfristig – die Frage des Bestehens eines Patentschutzes eine eher untergeordnete Rolle. Hinzu kommt in derartigen Fällen, dass der Patentschutz nach 20 Jahren ausläuft.
Würde jedoch in diesen 20 Jahren das Produkt stets unter derselben (europäischen) Marke vertrieben, so können Konkurrenten trotz Wegfalls des Patentschutzes in der Regel nur mit erheblichen Anstrengungen überhaupt auf diesem Markt tätig werden. Derartige flankierende Maßnahmen sind insbesondere in solchen Geschäftsfeldern sinnvoll, die das Kerngeschäft darstellen.
Mit Absicherung bestehender Schutzrechte geht die Frage einher, ob weitere Schutzrechte bspw. angemeldet werden sollen bzw. ob potentielle Schutzrechte vorhanden sind, deren Verwertung durch Absicherung des potentiellen Rechts auf der Grundlage einer Kosten-/Nutzenanalyse sinnvoll ist.
Eine weitere Frage des Managements betrifft die Verwaltung der IP-Rechte. Professionelle Verwaltungsfirmen, Patentanwälte und Rechtsanwälte haben den Vorteil für den Inhaber, dass die Aufrechterhaltung und Überwachung der Schutzrechte nicht bereits an Fristversäumnissen oder verspäteten Zahlungen etwaiger Verlängerungsgebühren scheitert. Andererseits bedürfen einige Schutzrechte nahezu keines laufenden Verwaltungsaufwandes, sodass sich dann eine professionelle Verwaltung von der Kostenseite her nicht sinnvoll gestalten lässt und statt dessen die Eigenverwaltung so professionalisiert werden kann, dass bspw. geeignete Mitarbeiter entsprechend (z. B. bei einem Rechtsanwalt oder Patentanwalt) geschult werden.
Ein zentraler Aspekt der Frage der wirklich benötigten IP-Rechte eines Unternehmens oder Individualperson stellen die Kosten dar. Zudem wächst zwar typischerweise die Anzahl der Rechte mit der Größe des Unternehmens, gleichwohl wächst dabei gerade auch der Anteil der Rechte, die nie einer Verwertung zugeführt werden. Für mittelständische Unternehmen oder Einzelpersonen ist es in der Regel nicht sinnvoll, eine Vielzahl brachliegender IP-Rechte zu halten. In Ausnahmefällen kann gleichwohl die Anmeldung eines bestimmten Schutzrechtes im Bewusstsein der Nichtverwertung sinnvoll sein, nämlich dann, wenn hiermit einem Konkurrenten zuvor gekommen werden soll. IP-Rechte, die keiner amtlichen Anmeldung und Eintragung unterliegen, wie Urheberrechte, Leistungsschutzrechte und Know-How produzieren weitaus geringere Kosten der Entstehungskosten und Folgekosten. Demgegenüber sind bei anmeldepflichtigen IP-Rechten neben Recherchenkosten stets Anmeldegebühren sowie teils Prüfungsgebühren nebst entsprechenden Anwaltsgebühren die Regel. Müssen darüber hinaus Korrespondenzanwaltskosten, etwa für eine Markenanmeldung in den USA oder Japan (nationale Zustellungsanschrift), so muss diese Kostenseite möglichst frühzeitig in die Frage des Ob der Anmeldung einbezogen werden – Folgekosten wie weitere Anwaltsgebühren, Jahresgebühren bzw. Verlängerungsgebühren, u. U. Reisekosten und viele andere kostenauslösende Maßnahmen sind ebenfalls möglichst frühzeitig einzubeziehen. Einfache Anmeldungen eines Patents verursachen Anwalts- und Patentamtsgebühren von ca. EUR 2000, mittlere Angelegenheiten liegen typischerweise bei EUR 3000 und Patentanmeldungen mit schwierigen Sachverhalten können durchaus einen Kostenbetrag von EUR 5000 erreichen. All dies gilt für ein deutsches Patent. Internationale oder europäische Patente erfordern ein vielfaches dieser Kosten.
Demgegenüber kann ein sog. “kleines Patent” in Deutschland bei einfachen Sachverhalten bereits bei Kosten in der Größenordnung von etwa EUR 600 in Deutschland eingetragen sein (aber: Das Gebrauchsmuster ist ein sog. ungeprüftes Schutzrecht, das Patentamt prüft also nicht die Neuheit usw).