Um Erbe zu werden, braucht es keinen Erbschein. Denn dies wird man durch gesetzliche Erbfolge oder Testament. Ein Erbschein kommt immer dann zum Einsatz, wenn der Erbe seine Rechtsstellung Dritten gegenüber nachweisen muss. Dies sind zum Beispiel: Mieter/Vermieter, Behörden, Banken (Stichwort: Kontoabwicklung), Grundbuchämter und Geschäftspartner. Der Erbschein dient der Sicherheit im Rechtsverkehr und unterliegt dem öffentlichen Glauben. Das heißt, es wird grundsätzlich unterstellt, dass der Erbschein richtig und die in dieser Bescheinigung genannte Person erbberechtigt ist.
Es gibt Ausnahmen, in denen die Erbenstellung auch anders nachgewiesen werden darf, sofern diese sich zweifelsfrei ergibt:
Bankkonten und Depots: In der Regel haben die Banken und Sparkassen in ihren AGB bestimmt, das Auszahlungen an Erben auch dann möglich sind, wenn diese sich durch ein privatschriftliches Testament einschließlich Eröffnungsprotokoll des Nachlassgerichts ausweisen können.
Grundbuchberichtigung: Wenn eine Immobilie in den Nachlass fällt, muss das Grundbuch entsprechend berichtigt werden. Hierzu genügt es ebenfalls, wenn der Erbe ein notarielles Testament oder einen Erbvertrag samt Eröffnungsprotokoll des Nachlassgerichts vorlegt.
Gesellschafterwechsel einer Personengesellschaft: Ändert sich der Gesellschaftsanteil einer KG oder OHG durch den Erbfall, darf dies auch durch ein notarielles Testament bzw. einen Erbvertrag mit Eröffnungsprotokoll des Nachlassgerichts dokumentiert werden.
Daher sollte grundsätzlich vor Beantragung eines Erbscheins geprüft werden, ob
es eine gültige Vollmacht des Erblassers,
ein eröffnetes notarielles Testament oder
ein Testamentsvollstreckerzeugnis
gibt, welche einen Erbschein mit den dadurch entstehenden Kosten überflüssig machen. Um dies beurteilen zu können, ist es zwingend nötig, sich als Erbe zunächst einen Überblick zu verschaffen, mit welchen Personen und Behörden man es zu tun haben wird.