Eingehende Belege wie Angebote, Aufträge, Rechnungen oder Verträge auf Papier werden über einen leistungsfähigen Scanner digitalisiert und gehen in ein Scanner-Postfach ein. Erhalten Sie bereits viele Dokumente digital, z. B. als E-Mail-Anhang oder als Abruf-Link, können auch diese in ein zentrales Dokumenten-Postfach geschoben werden.
Von dort machen sich die Dokumente auf vorab definierten und standardisierten Workflows auf die digitale Reise durch das Unternehmen: Die beteiligten Kollegen erhalten einen Hinweis auf das Dokument, die To-Dos und die dazugehörigen Termine. Für Berechtigte ist einsehbar, wo und in welchem Bearbeitungsstatus sich ein Beleg aktuell befindet. Auch Rückfragen sind möglich.
Darüber hinaus ist es möglich, die Daten in den Dokumenten automatisch in die zentralen Systeme bzw. Felder zu überführen. Dabei hilft eine gute Vorbereitung. Zudem "lernt" das System und optimiert sich im Zeitverlauf. Auch die Digitalisierung von Archiven ist sinnvoll und lässt sich mit DMS/ECM-System erfolgreich gestalten.
Welche Schritte automatisiert oder halb-automatisch, z. B. mit manueller Prüfung und Freigabe erfolgen, entscheiden Sie. In jedem Fall erleichtern digitale Dokumentenmanagement-System die Arbeit Ihrer Teams enorm. Vom ersten Tag an.