Diese Frage muss zunächst einmal gemeinsam mit dem Kunden definiert werden, da es hierbei verschiedene Geschmäcker und/oder Anforderungen gibt. Manche Planungsbüros nehmen die E-Mail-Organisation projektorientiert und andere wiederum kundenorientiert vor. Essentiell ist auf alle Fälle die Ordner-/Ablagestruktur, da sie das Wiederauffinden von Mails beziehungsweise Dokumenten erleichtert.