Obwohl die Begriffe “elektronisches” und “digitales” Dokumentenmanagement oft synonym verwendet werden, gibt es einen subtilen Unterschied zwischen den beiden. Elektronisches Dokumentenmanagement (EDM) bezieht sich in erster Linie auf die Umwandlung von Papierdokumenten in elektronische Formate, wie zum Beispiel das Scannen von Papierdokumenten und deren Speicherung in einer elektronischen Datenbank. EDM beinhaltet auch die Verarbeitung von elektronischen Dokumenten, wie zum Beispiel E-Mails, die in einem Unternehmen empfangen und bearbeitet werden. Auf der anderen Seite bezieht sich digitales Dokumentenmanagement (DDM) auf die vollständige Verwaltung von Dokumenten in elektronischer Form, einschließlich der Erfassung, Speicherung, Suche und Bearbeitung von Dokumenten in einem Dokumentenmanagementsystem (DMS). Im Gegensatz zum EDM können bei DDM Dokumente von Anfang an in elektronischer Form erstellt werden und der gesamte Lebenszyklus der Dokumente wird in einem digitalen Format verwaltet.