Zeitgemäße Dokumentenmanagementsysteme helfen dabei, sowohl Prozesslaufzeiten wie auch die Zeit bis zur Bereitstellung von Dokumenten in Unternehmen erheblich zu verkürzen. Damit unterstützt ein DMS-System Geschäftsprozesse beliebiger Art. Dies setzt natürlich ein datenbankgestütztes DMS voraus. Bestimmte Nutzergruppen besitzen unabhängig vom jeweiligen Standort Zugriff auf die für sie relevanten Dokumente im DMS.
Ferner soll ein Dokumentenmanagementsystem auch andere Geschäftsprozesse flankieren, verbessern und vereinfachen. Man denke hier an Personalprozesse, an die Eingangsrechnungsverarbeitung, P2P-Prozesse etc. Das passende Stichwort hierzu ist „DMS-Workflow“. Im Grunde genommen bezeichnet der Terminus Workflow dabei den Sachverhalt, dass das Dokumentenmanagement weitere Aufgaben vereint und automatisiert, wie zum Beispiel Terminüberwachung, Eskalationsmanagement, Urlaubsvertretungen etc.