Ausgabenmanagement und Spesenmanagement sind ähnlich, aber es gibt einen Unterschied zwischen den beiden Bereichen. Das Ausgabenmanagement umfasst die übergreifende Managementstrategie, den Prozess und die Tools zur Verwaltung von Rechnungen/Lieferantenrechnungen, Firmenkarten sowie Ausgaben und Erstattungen von Mitarbeitern. Es umfasst spezifische Methoden zur Verwaltung und Kontrolle von Ausgaben, einschließlich Genehmigungsworkflows, Buchhaltungsintegrationen und -automatisierung sowie Echtzeitberichte. Das Spesenmanagement umfasst jedoch nur Spesen. Dennoch deckt die Spesenverwaltung viele Formate ab, darunter Tagegelder, Kilometergeld und mehr.