Die genaue Vorgehensweise ist abhängig von dem gewählten Anbieter. Bei den softwarebasierten Videokonferenzsystemen muss das Programm gestartet und die Teilnehmer ausgewählt werden. Bei webbasierten Videomeetings wird zunächst ein Internetbrowser gestartet und anschließend die gewünschte Zahl Teilnehmer per E-Mail eingeladen.