Die Möglichkeit des universellen Zugriffs stellt einen erheblichen Vorteil der Digitalen Personalakte dar. Aber auch weitere Nutzen sind gegeben: Sie spart Raum, ermöglicht den Verzicht auf Papier und erübrigt die Notwendigkeit von Aktenordnern. Darüber hinaus werden Prozesse gestrafft, der Zugang ist schneller (keine zeitaufwendige Suche notwendig), Umlagerungen werden vermieden und die Verwaltungskosten sinken.