Der Wiener Tourismusverband führt bei allen Anträgen eine Vorprüfung durch, im Anschluss an die Einreichung erfolgt eine vorläufige Förderentscheidung anhand der vorläufigen Kennzahlen inklusive einer vorläufigen Förderhöhe. Der Veranstalter erhält die Mitteilung über die Entscheidung für die vorläufige Gewährung einer Förderung in schriftlicher Form. In der Regel beträgt der Bearbeitungszeitraum vom Einlangen des Antrages bis zur Übermittlung der vorläufigen Förderungszusage bis zu zwei Wochen. Die tatsächliche Förderentscheidung und die tatsächliche Förderhöhe werden nach Durchführung der Veranstaltung und Einreichung aller Informationen durch den Wiener Tourismusverband festgelegt.