Viele Unternehmen setzen bei der Umsetzung der gegenständlichen Verpflichtungen auf „Altbewährtes“ und vermeinen, der Schutz von Hinweisgeber:innen sowie die Erfüllung entsprechender Prozesse kann durch E-Mail, Briefkasten, open-door – als Meldemöglichkeiten – gewährleistet werden. Diesem Irrglauben wird durch § 9 HinweisgeberInnen­schutzgesetz in Österreich ein Riegel vorgeschoben.
In dieser Bestimmung werden Unternehmen verpflichtet, alle Hinweise zu dokumentieren und zugleich die erforderlichen Fristen zu erfüllen. In § 9 Abs. 6 sieht das Gesetz ausdrücklich vor: „Interne und externe Stellen haben die Aufzeichnungen gemäß Abs. 1 bis 5 in einem vertraulichen und sicheren System zu speichern und den Zugang zu diesem System zu protokollieren und so zu beschränken, dass die darin gespeicherten Daten nur den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern zugänglich sind, die den Zugriff auf die Daten zur Bearbeitung des Hinweises benötigen.“
Die rechtsrichtige Umsetzung der rechtlichen Verpflichtungen erscheint sohin ausschließlich durch ein digitales Hinweisgebersystem erfüllt.