Für die Berechnung des Tagesgeldes ist grundsätzlich die 24-Stunden-Regel vorgesehen. Es kann allerdings unter bestimmten Voraussetzungen auch eine Berechnung nach Kalendertagen erfolgen.
Es sind jedenfalls die Bestimmungen des anzuwendenden Kollektivvertrages zu beachten und es ist immer zu unterscheiden, wieviel Taggeld einem Arbeitnehmer arbeitsrechtlich zusteht und wieviel davon steuerpflichtig ist.
Taggeld
Das Taggeld für Inlandsreisen beträgt ab einer Reisedauer von mehr als 3 Stunden für jede angebrochene Reisestunde ein Zwölftel von € 26,40, d. h. € 2,20 pro angebrochene Stunde. Dauert eine Reise mehr als 11 Stunden, so steht der volle Tagessatz von € 26,40 zu.
Das lohnsteuerfreie Taggeld für Inlandsdienstreisen beträgt unter bestimmten Voraussetzungen ab einer Reisedauer von mehr als 3 Stunden für jede angebrochene Reisestunde ein Zwölftel von € 26,40, d. h. € 2,20 pro angebrochene Stunde. Dauert eine Reise mehr als 11 Stunden, so steht der volle Tagessatz von € 26,40 zu.
Nächtigungsgeld
Lohnsteuerfreies Nächtigungsgeld steht unter bestimmten Voraussetzungen nur dann steuerfrei zu, wenn tatsächlich genächtigt wird. Der Umstand der Nächtigung ist grundsätzlich belegmäßig nachzuweisen. Bei Entfernungen von mindestens 120 Kilometern können ohne Nachweis pauschal € 15,00 pro Nacht als steuerfrei behandelt werden. Werden die Nächtigungskosten sowie die Kosten des Frühstücks nachgewiesen, so können diese vom Arbeitgeber voll lohnsteuerfrei ersetzt werden. Sieht bei Dienstnehmern der Kollektivvertrag höhere Tag- oder Nächtigungsgelder vor, sind diese zur Gänze Betriebsausgaben.
Ein Beispiel zur Veranschaulichung:
Eine Dienstreise beginnt um 8 Uhr des ersten Tages und endet um 16:30 Uhr des zweiten Tages. Neben dem Taggeld von € 26,40 für 24 Stunden und von € 19,80 (= 9/12 von € 26,40) ist ein nachgewiesener Nächtigungsaufwand einschließlich Frühstück Betriebsausgabe bzw. steuerfrei. Wird der Nächtigungsaufwand nicht nachgewiesen, so sind € 15,00 Betriebsausgabe bzw. steuerfrei.