Es gibt gute Gründe, Daten schon nach zwei oder vier Jahren aus einem E-Akten-System herauszunehmen und zu archivieren: Entlastung des Systems, frühe Konversion in archivfähige Dateiformate, Auswahl zu archivierendem Dossier, solange das Personal die Geschäfte noch kennt usw. Zudem hat jeder Kunde zahlreiche Daten, die gar nie ins E-Akten-System importiert worden sind und trotzdem archivwürdig sind, beispielsweise Protokollserien, Fotos, digitalisierte Einwohnerkontrollkarten usw.