Für die kostendeckende Verteilung werden Lizenzen vom RRZE nur noch für den Zeitraum abgegeben, für den die Verfügbarkeit und der Preis garantiert werden können. Das bedeutet, dass Nutzungsverträge nicht über das Fristende des Rahmenvertrags hinaus abgeschlossen werden können. Mit diesem Verfahren sind die Softwareangebote des RRZE immer aktuell und die Preise sind so kalkuliert, dass der RRZE-Haushalt für die Softwarebeschaffung ausgeglichen wird. In der Anleitung zum Kundenportal gibt es auch den Hinweis auf die Verlängerung von Lizenzen. Sollten Lizenzen nicht verlängerbar sein, dann prüfen Sie bitte, wieviel Zeit noch bis zum Ablaufdatum ist. Steht der Ablauf einer Lizenz innerhalb der nächsten 3 Monate an, so wird das mit einem Ausrufezeichen angezeigt. Gleichzeitig gibt es dann die Möglichkeit, die Lizenz zu verlängern, oder zurückzugeben. Lassen sich verlängerbare Lizenzen nicht bearbeiten, dann greift das Ablaufdatum des Rahmenvertrags. Artikel werden erst zur Bestellung und Verlängerung freigegeben, wenn dem RRZE eine Lieferbestätigung des Softwarelieferanten vorliegt. Obwohl sich das RRZE stets um frühzeitige Beschaffung und ununterbrochene Versorgung kümmert, kann es gelegentlich zu Verzögerungen kommen.