Damit ein Videomeeting erfolgreich durchgeführt werden kann, ist eine gute Vorbereitung wichtig. Der Gastgeber sollte die Software vorab testen und sicherstellen, dass die Technik des Videokonferenzsystems den Anforderungen gerecht wird. Außerdem müssen Teilnehmer rechtzeitig eingeladen werden, damit auch sie die Chance haben, vorab alles auszuprobieren. Dann kann die Videokonferenz pünktlich und ohne Störungen beginnen.