Eine frühzeitige Planung ermöglicht zum Beispiel günstigere Tarife bei Bahntickets. Auch können Rahmenvereinbarungen wie das Veranstaltungsticket rechtzeitig genutzt und geplant werden. Eine weitere Möglichkeit ist es mit kleinen und regionalen Anbietern zusammenzuarbeiten, ggfls. Sponsoringmöglichkeiten abzuwägen. Viele lokale Unternehmen sind an nachhaltigen Eventkonzepten interessiert und durch entsprechendes Sponsoring entstehen Vorteile auf beiden Seiten. Eine bedachte Ressourcennutzung führt ganz automatisch zu Einsparungen. Der Verzicht auf Printmaterialien oder teure Give-Aways, sowie die Nutzung von wiederverwendbaren Komponenten für Folgeveranstaltungen sind dafür Beispiele.