Im Rahmen der D&O-Versicherung sind Pflichtverletzungen versichert, die innerhalb der Laufzeit des Versicherungsvertrages gemeldet werden. Wird eine D&O-Versicherung zu einem Termin in der Zukunft beendet oder angepasst und stehen zu diesem Zeitpunkt Umstände im Raum, die eine Inanspruchnahme wahrscheinlich erscheinen lassen (z.B. der Wirtschaftsprüfer hat bei der letzten Bilanz den Bestätigungsvermerk versagt), besteht die Möglichkeit vorsorglich diesen Umstand zu melden. Zum Zeitpunkt der Schadenmeldung gilt dann die gegenwärtige Versicherungssumme und die vereinbarten Versicherungsbedingungen (Sicherung des Status Quo der aktuellen Deckung). Diese Umstandsmeldung wird auch als Notice of Circumstance-Regelung bezeichnet. Die Umstandsmeldungen können während der Vertragsdauer und innerhalb der ersten 36 Monate der Nachmeldefrist an den Versicherer erfolgen. Die Anzeige muss dabei Folgendes umfassen: die angebliche oder tatsächliche Pflichtverletzung, den Namen des tatsächlichen oder potenziellen Anspruchstellers sowie den Namen des tatsächlichen oder potenziellen Anspruchsgegners. Es gelten dann alle später auf diesen Umständen beruhenden Versicherungsfälle als innerhalb der Versicherungsperiode eingetreten, in der die Umstände angezeigt wurden; bei Meldung innerhalb der Schadennachmeldefrist gelten sie als innerhalb der letzten Versicherungsperiode eingetreten.