Grundsätzlich liegt die Herausforderung darin, den Überblick über den Datenübermittlungsprozess zu behalten. Die Beurteilung des Schutzniveaus sowie die Erfüllung der Dokumentationspflichten erfordern ein strukturiertes Datenschutzmanagement, um den Aufsichtsbehörden die erforderlichen Nachweise vorlegen zu können.
Beim Datentransfer ist insbesondere wichtig, dass ein angemessenes Schutzniveau sichergestellt wird. Die Umstände des Einzelfalles und die Risiken in Drittländern erschweren die Abwägung, insbesondere durch die unterschiedlichen Interessen des Unternehmens auf der einen und den Datenschutzinteressen des Betroffenen auf der anderen Seite. Eine ausführliche Risikobewertung und deren Dokumentation sind daher unverzichtbar.
All diese Herausforderungen betonen die Dringlichkeit der Dokumentation aller Rahmenbedingungen und Abläufe, idealerweise in einem strukturierten Datenschutzmanagementsystem. Regelmäßige Neubewertungen können in diesem Falle auch direkt im System vorgenommen werden.