Bei Nachrücken können Sie die Ersatztmitglieder dem Team hinzufügen. Dann haben diese Zugriff auf alle in den Kanälen abgelegten Dateien.
Alternativ können Sie auch nur die für die Sitzung bzw. den Tagesordnungspunkt benötigten Dateien (in Teams oder im Sharepoint) freigeben, wie Sie es grundsätzlich aus Teams kennen.