Mitarbeiter: Der erste Schritt einer Reise ist stets die Buchung. Diese wird teilweise von den Mitarbeitern selbst oder aber von Assistenten bzw. einem Reisebüro vorgenommen. In jedem Fall müssen bereits zu diesem Zeitpunkt Belege (Papierform oder digital) gesammelt werden. Während der Reise muss der Mitarbeiter selbst alle Quittungen und Rechnungen aufbewahren, um schlussendlich alle Unterlagen in der Reisekostenabrechnung zusammenzutragen und seinen Reiseverlauf darzulegen.
Manager / Führungskräfte: Teilweise kommt es zu einer Prüfung durch Führungskräfte, damit diese ihr Reisebudget im Blick behalten können.
Servicecenter / Rechnungswesen: Bei manchen Unternehmen kommt es direkt zur Rechnungsprüfung. Diese kann intern oder auch extern durch ein Servicecenter erfolgen.
HR-Mitarbeiter / Entgeltdienstleister: Im nächsten Schritt wird die Reisekostenabrechnung über die Personalabteilung und/oder externe Entgeltabrechnungsstellen, wie z. B. Steuerkanzleien, verarbeitet und die Auszahlung angestoßen. Die Erstattung erfolgt entweder direkt nach der Prüfung oder aber jeweils mit der monatlichen Gehaltsabrechnung des Mitarbeiters. Die Gehaltsabrechnungsspezialisten sind hierbei besonders gefragt, auf länderspezifische Vorgaben zu achten. Beispielsweise müssen Verpflegungspauschalen und auch die Drei-Monats-Regel bei der deutschen Lohnsteuerbescheinigung berücksichtigt werden.