Eine der grundlegenden Funktionen der Dokumentation besteht darin, eine objektive Aufzeichnung von Ereignissen, Informationen oder Zuständen zu schaffen. In Konfliktsituationen bietet die Dokumentation eine klare Basis für die Analyse und Lösungsfindung. Wenn alle beteiligten Parteien Zugang zu denselben dokumentierten Informationen haben, wird das Verständnis gefördert und Missverständnisse können vermieden werden.