Grundsätzlich benötigt jedes buchführungs- und aufzeichnungspflichtige Unternehmen eine Verfahrensdokumentation. Das ergibt sich aus den „Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form, sowie zum Datenzugriff“, kurz GoBD genannt. Die Finanzämter fragen zumeist bereits bei Versendung der Prüfungsanordnung, spätestens aber bei Beginn der Betriebsprüfung nach einer Verfahrensdokumentation.