Jeder Mensch freut sich auf den wohlverdienten Urlaub und einige freie Tage, an denen er nicht oder nur eingeschränkt per E-Mail erreichbar ist. Im beruflichen Umfeld können wichtige Besprechungen oder Dienstreisen die Erreichbarkeit ebenfalls eingrenzen. Gleichzeitig erwarten Freunde und Geschäftspartner eine kurzfristige Rückmeldung zu ihrem Anliegen. Die Lösung für ein schnelles Feedback bei zeitgleicher Abwesenheit ist der in Microsoft Outlook integrierte Abwesenheitsassistent.
Ein Abwesenheitsassistent wird eingesetzt, um ausgewählte oder alle eingehenden Nachrichten automatisch zu beantworten. Mit der automatisierten Abwesenheitsnotiz wird mitgeteilt, wie lange sich der Empfänger im Urlaub befindet. Ebenfalls möglich ist eine Information, welche alternativen Kontaktmöglichkeiten genutzt werden können.
Abwesenheitsnotizen aktivieren Sie in Microsoft Outlook über den folgenden Weg:
Klicken Sie in Outlook auf die Registerkarte „Datei.“ Unter „Informationen“ / „Kontoinformationen“ finden Sie im oberen Teil des Menüs den Button „Automatische Antworten (Außer Haus)“ Es öffnet sich ein Eingabefenster, in dem Sie festlegen können, ob eine automatische Abwesenheitsnotiz an alle Absender versandt wird oder ob bestimmte Kontakte informiert werden sollen. Im Unternehmen könnte man zum Beispiel ausschließlich die externen Kontakte über seinen Urlaub informieren. Die Abwesenheitsnotiz kann in Bezug auf Schriftarten und Formatierungen individualisiert werden. Darüber hinaus müssen Sie angegeben, in welchem Zeitraum die Abwesenheitsnotiz automatisch versandt wird. Unter Regeln können Sie benutzerdefinierte Ausnahmen einarbeiten. Schreibt Ihnen beispielsweise ein wichtiger externer Kontakt, könnten Sie diese E-Mail automatisch an ihren privaten Account weiterleiten lassen. Mit einem Klick auf „OK“ wird die Abwesenheitsnotiz aktiviert.