Da Ombudsleute unabhängig und unparteiisch sind, kann eine Meldung durch Dritte manchmal als externe Meldung missverstanden werden. Dies ist jedoch nicht der Fall, da ein Ombudsmann in der Regel von der Organisation ernannt oder unter Vertrag genommen wird, um die Meldung und Lösung von Anliegen innerhalb der Organisation zu erleichtern. Ihre Hauptaufgabe besteht darin, bei der internen Bearbeitung von Anliegen zu helfen, als unparteiischer Vermittler innerhalb der internen Verfahren der Organisation zu fungieren und Fälle im Namen des Unternehmens zu untersuchen. Folglich ist ihre Beteiligung am Meldeprozess rein interner Natur.