Die Aufbewahrung der Unterlagen kann mittels Datenträger erfolgen, wenn die Aufzeichnungen nicht in einer Weise verändert werden können, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr ersichtlich ist. Die Geschäftsvorfälle müssen vollständig, richtig und lückenlos erfasst sein. Die Überprüfung soll insbesondere bei der Losungsermittlung durch entsprechende Protokollierung der Datenerfassung und nachträglicher Änderungen möglich sein. Die geordnete, inhaltsgleiche und vollständige  Wiedergabe ist bis zum Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist jederzeit zu gewährleisten.
Jedoch sind Sie verpflichtet, innerhalb einer angemessenen Frist jene Hilfsmittel der Finanzverwaltung zur Verfügung zu stellen, die nötig sind, um die Unterlagen lesbar zu machen. Auch die Kosten dafür sind von Ihrer Seite zu tragen.
Für Registrierkassen gelten zudem besondere Vorschriften.