Die Aufbewahrungspflicht von geschäftsrelevanten Unterlagen ist gesetzlich geregelt. Die vom Gesetzgeber festgelegten Löschfristen müssen genau eingehalten werden. Ein DMS hilft dabei, Daten nicht vorzeitig zu löschen, aber auch löschbare Dokumente nicht länger als unbedingt notwendig aufzubewahren. Anhand des Erstellungsdatums oder des Dokumenttyps ermittelt das System automatisch das individuelle Verfallsdatum des Dokuments für eine selbständige Löschung. Optional kann auch eingestellt werden, dass das DMS den Benutzer rechtzeitig über die bevorstehende Löschung informiert, sofern der Benutzer die Löschung manuell vornehmen möchte.