Damit ein digitaler Dokumentenmanager für das Personalmanagement in Ihrem Unternehmen seinen Zweck erfüllt, muss dieser zunächst einige grundlegende Anforderungen erfüllen: Ihr Dokumentenmanager sollte mit der Software, die Sie für die Verwaltung von Abwesenheiten der Mitarbeiter nutzen, synchronisiert sein. So werden Abwesenheiten, Krankmeldung sowie weitere Mitarbeiterdokumente, die sich auf die Fehlzeiten der Mitarbeiter beziehen, direkt gespeichert. Für jeden Mitarbeiter muss ein individueller Bereich verfügbar sein, in dem seine/ihre Verträge, Abrechnungen und Ausweisdokumente etc. gespeichert werden können. Der Dokumentenmanager sollte auf jedem Gerät verfügbar sein, ohne dass zusätzliche Programme heruntergeladen werden müssen. Zudem sollte dieser mit jeglichen Dateitypen kompatibel sein. Der Dokumentenmanager sollte als internes Werkzeug fungieren, um Dokumente und interne Ankündigungen mit dem gesamten Unternehmen zu teilen. Muss mit den Sicherheitsstandards sowie mit dem Datenschutzgesetz (DSGVO) vereinbar sein.