Ein E-Mail-Archiv dient als Ergänzung zum bereits vorhandenen E-Mail-System. Der Administrator konfiguriert, welche E-Mails zu welchem Zeitpunkt in das Archiv übertragen werden und ob die E-Mails nach der Archivierung aus den Postfächern des E-Mail-Servers zu löschen sind. Das Archiv kann idealerweise auch sehr große Datenmengen effizient verwalten.