Mit einer Beispielrechnung wie oben genannt und durch die Durchsicht der Belege ermitteln Arbeitnehmer und Arbeitgeber gemeinsam die Kosten. Dies geschieht möglichst auf monatlicher Basis. Diese Kosten erstattet der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer dann pauschal. So entfällt der große Aufwand, die Kosten monatlich neu zu berechnen. Manche Firmen haben bereits Pauschalsätze errechnet, die für alle Beteiligten fair sind und somit Rechenaufwand und Konfliktpotenzial minimieren.