Der Einsatz eines Rechnungsprogramms ist laut Gesetzgebung per se nicht verpflichtend. Was jedoch verpflichtend ist, ist die Einhaltung von GoBD – den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff. Diese gelten seit 1.1.2017 und geben vor, wie geschäftliche Dokumente erstellt und Daten und Dokumente aufbewahrt werden müssen. Rechnungen, die basierend auf den GoBD erstellt werden, müssen nachvollziehbar und nachprüfbar vollständig richtig zeitgerecht geordnet und unveränderbar sein. Insbesondere für die Unveränderbarkeit der Rechnungen ist der Einsatz einer Software erforderlich. Eine Rechnung, die in Word oder Excel erstellt wurde, ist leicht veränderbar. Die Umwandlung in ein PDF oder das Ausdrucken auf Papier stellt die Unveränderbarkeit auch noch nicht sicher. Stattdessen muss ein GoBD-konformes Dokumenten-Management-System (DMS) oder eine andere GoBD-konforme Software zur Online-Archivierung eingesetzt werden. Fazit: Am Einsatz einer Softwarelösung im Zusammenhang mit der Erstellung von Rechnungen führt kein Weg vorbei. Daher wählt man am besten eine Softwarelösung, die möglichst viele Funktionen rund um die Rechnungsstellung bereits bietet. Nachfolgend finden Sie eine Checkliste, was ein Rechnungsprogramm mindestens können sollte: Erstellung von Rechnungen in Ihrem individuellen Layout Zahlungsverwaltung, auch von Teilrechnungen Automatische Erstellung gesetzeskonformer Schlussrechnungen Überblick über Verbindlichkeiten und Forderungen Elektronische Rechnungen per Drag & Drop Lieferanten und Verbindlichkeiten zuweisen Bezahlungsvorgänge in einem elektronischen Kassenbuch erfassen Rabatte ausweisen und Kalkulation, Angebot & Rechnungen flexibel anpassen Rechnungsnummern automatisch führen