Bevor es zur Abrechnung der Nebenkosten kommt, müssen gewisse Voraussetzungen erfüllt sein. So ist eine Abrechnung mit dem Mieter nur dann möglich, wenn im Vertrag vereinbart wurde, dass die Nebenkosten vom Mieter übernommen werden. Um die gängigen Nebenkosten im Vertrag zusammenzufassen, reicht die Formulierung „sämtliche Betriebskosten“. Werden jedoch einzelne Nebenkostenpositionen im Vertrag aufgeführt, kann der Vermieter auch nur die genannten Kosten abrechnen.