Jedes Eisenbahnfahrzeug muss einer ECM zugewiesen werden. Wenn ein Fahrzeug im NVR registriert ist, muss auch die zuständige ECM eingetragen werden. Unabhängig von der Zuständigkeit der Eisenbahnunternehmen und Infrastrukturbetreiber für den sicheren Zugbetrieb, muss jede ECM sicherstellen, dass die von ihr instandgehaltenen Fahrzeuge in einem sicheren Betriebszustand sind, indem sie ein Instandhaltungssystem einsetzt.