Eine Datenbank ermöglicht das Eintragen und Verknüpfen von Informationen, um so logische Kombination zu realisieren. Dazu wird jeder einzelne Datensatz mit einer Beschreibung und den erforderlichen Daten versehen. Mit diesen Informationen kann ein Datenbanksystem die Daten weiterverarbeiten.
Die meisten Datenbanksysteme ermöglichen jedem Benutzer Berechtigungen zu vergeben, um damit festzulegen wer mit welcher Anwendung auf die Datenbank zugreifen darf. Das erleichtert die Verwaltung der Datensätze und das Ermitteln von bestimmten Informationen ungemein, da jeder Nutzern und Anwendung nur die benötigte Befugnisse erhält und nur die notwendigen Daten abrufen darf. Dies erlaubt es den Zugriff auf die Inhalte entsprechend der Nutzerbedürfnissen anzupassen. Daraus resultiert für den Anwender eine übersichtliche und angemessene Darstellung der Informationen, die für ihn auch relevant sind.