Als Orientierungsgröße gilt bei mesh:a die Anzahl der Lizenzen, die mit den im Smart-Fit-Modell verknüpften Stellen übereinstimmt. Dies gilt jedoch nicht für Partner-Module, bei denen die Lizenzierung direkt zwischen Software-Herstellern und Kunden abgerechnet wird. Wenn ein Rechtskataster in der mesh:a Cloud verwaltet wird, erfolgt die Lizenzierung über die eco COMPLIANCE GmbH und ist einer konkreten Person mit individueller E-Mail-Adresse zugeordnet. Diese Person kann im System eine oder mehrere Rollen und Funktionen bekleiden und hat daraus Aufgaben in der Datenbank zu erfüllen.
Im Fokus auf das Rechtskataster können Lizenzen gleichgesetzt werden mit aktiv arbeitenden Stellen im Compliance-Management. Wer Maßnahmen mit Handlungsempfehlungen nach Rechtsänderungen von eco COMPLIANCE zugeteilt bekommt, bewertet und umsetzt, gilt als aktive Stelle. Auch eine Führungskraft als Pflichtenträger wird als aktive Stelle betrachtet, wenn sie die Pflichten im System bewertet und den Status rückmeldet. Gleiches gilt für Anlagenbetreiber und andere Rollen.
Wenn es um zusätzliche Aspekte von mesh:a geht (z.B. Gefährdungsbeurteilungen), wird derjenige als aktiv betrachtet, der diese oder einen der anderen Aspekte ebenfalls mit einer Lizenz nutzt. In den Basisdaten der Organisation können Stellen und ihre Besetzung inklusive Verantwortungen auch ohne eine für sie ausgestellte Lizenz angelegt werden. Diese Stellen können über das offene System mit E-Mails und PDFs zu Maßnahmen und anderen Aspekten versorgt werden. Ohne Lizenz kann diese Stelle jedoch keine persönlich rechtsentlastende, rechtskonforme Dokumentation im System vornehmen.