Anstatt auf eine veraltete Excel-Tabelle oder altmodische Aktenordner zu setzen, hilft eine Netzwerkdokumentations-Software auf digitale Weise dabei, Ihren internen IT-Prozessen eine Struktur zu verschaffen und durch die Steuerung verschiedener Dokumentationsaufgaben für mehr Sicherheit, Effizienz und Planbarkeit zu sorgen. Wer dagegen nur mit Inventory- oder Discovery-Programmen arbeitet, dem fehlt die funktionale Ebene einer IT-Dokumentation bzw. EDV-Dokumentation und er verfügt stattdessen nur über strukturelle Informationen, die für Betreiber nicht weiter nutzbar sind.
Bei der IT-Betriebsdokumentation findet also eine strategische Inventarisierung statt, die bei Änderungen der Technik, Prozesse und Verantwortlichkeiten zuverlässig angepasst wird. Anhand der Dokumentation wird ersichtlich, woraus sich die IT-Infrastruktur eines Unternehmens zusammensetzt, wie sie betrieben und auch wie sie geschützt wird. So können Betreiber oder auch Verantwortliche schnell auf Informationen zu Servern, Arbeitsplatzrechnern, Benutzern, Software-Lizenzen, Datensicherung etc. zurückgreifen.
Neben der Nutzbarmachung von Informationen bildet die IT-Dokumentation ebenso immer die Grundlage für die Umsetzung weiterer Prozesse wie eines Asset Managements, IT Infrastructure Managements, Service Catalog Managements oder auch einer Automation im eigenen Unternehmen.