Die Seminarorganisation läuft über die jeweiligen Guides oder deren OrganisatorInnen. In der Regel organisieren diese die Unterbringung nach Eingang der Teilnehmerwünsche (Einzelzimmer, Mehrbettzimmer etc.) und teilen dem Seminarhaus die Verteilung mit. Die Rechnung gibt es direkt vom Seminarhaus. In anderen Fällen weisen sie rechtzeitig auf die Notwendigkeit zur Selbstbuchung hin.