Der Letter of Intent ist eine Absichtserklärung des nationalen Verbandes oder Verbandsmitgliedes, der oder das sich als „Local Chair“ darum bewirbt, einen Kongress  an seinem Standort zu hosten. Dieser eröffnet häufig das Bid Book. Der Letter of Recommendation ist ein offizielles Zugeständnis, diesen Verband bei seinem Vorhaben zu unterstützen. Diesen Letter of Recommendation können neben branchenrelevanten Unternehmen und Institutionen auch Convention Bureaus ausstellen. Mit diesem Schreiben sichert der Absender dem „Local Chair“ seine individuelle Unterstützung bei der Organisation und Durchführung der Verbandsveranstaltung oder des Kongresses am Standort zu.