Jede Person im Unternehmen sollte in WIVIO jene Wissensdokumente verantworten, für deren operative Umsetzung diese Person im Berufsalltag verantwortlich ist. Dadurch wird mit WBI sichergestellt, dass die Praxis (Arbeitsalltag) und die Theorie (Wissensdokument in WIVIO) eng aufeinander abgestimmt sind und nicht auseinanderlaufen. Zudem ist der Inhaltsverantwortliche ein Experte auf seinem Gebiet und kann somit bei tiefergehenden Fragen kontaktiert werden. Sie identifizieren sich in der Regel sehr stark mit ihren Wissensdokumenten und sorgen für die Aktualität und Weiterentwicklung der Inhalte. Die Führungsebene erhält durch die klare Regelung der Inhalts­verantwortung einen optimalen Überblick über alle Themen im Unternehmen und sieht auf einen Blick, wer bei welchem Thema „den Hut auf hat“.