Eine Gruppe hat entweder eine*n Pfarreiverantwortlichen oder eine*n Verantwortlichen des Seelsorgebereichs. Dies hängt davon ab, ob alle Pfarreien des Seelsorgebereichs die Zeit in Rom unter einer Leitung mit einem gemeinsamen Programm verbringen (=> Verantwortliche des Seelsorgebereichs) oder jede Pfarrei/Filialkirche ein eigenes Besuchsprogramm verantwortet (=> Pfarreiverantwortliche). Je nach dem meldet dann auch der/die Pfarreienverantwortliche oder der/die Verantwortliche des Seelsorgebereichs die Gruppe beim Reiseveranstalter an.