Der erste Schritt innerhalb eines E-Procurement-Systems ist die Bedarfsanforderung. Diese erfolgt entweder automatisch systemgestützt oder wird von einem Nutzer manuell ausgelöst. Von Vorteil ist, wenn die E-Procurement-Software diese Möglichkeit bietet, dass Vorlagen bzw. Bestellpläne für wiederkehrende Bestellungen vorgegeben werden können. Abhängig von der Procurement-Software kann es notwendig sein, dass die Bedarfsanforderung von einem Vorgesetzten freigegeben werden muss. Die Freigabe erfolgt dann ebenfalls digital über Workflows.
TIPP: Wird die Software so eingerichtet, dass bei der Bedarfsanforderung entsprechend der firmeninternen Vorgaben gleich eine Kontierung erfolgt, ist für die automatische Verbuchung der Rechnung keine erneute Freigabe notwendig.
Die Bestellung wird nun an das Lieferantensystem übergeben. Die Übergabe kann systemabhängig per Direktverbindung oder über einen Procurement-Anbieter erfolgen. Hier besteht auch die Möglichkeit, die Bestellung per E-Mail oder XML-Datei an den Lieferanten zu übermitteln, was den Versand einer Auftragsbestätigung auslöst. Diese kann ebenfalls von einem E-Procurement-System automatisch erfasst und zugeordnet werden. Wird die Waren angeliefert, gleicht die E-Procurement-Software den Wareneingang mit der Bestellung und/oder der Rechnung ab.
WISSENSWERT: Die meisten E-Procurement-Systeme bieten zusätzlich die Möglichkeit, Verträge und Kataloginhalte digital zu erfassen und zu verwalten.