Im deutschen Sprachgebrauch werden die Begriffe „Workflow“ und „Geschäftsprozess“ häufig synonym verwendet. Geschäftsprozesse beschreiben die Konzeption und Analyse von Arbeitsabläufen. Sie sind eng mit Unternehmensstrategie und -zielen verbunden und umfassen Kern- sowie Hilfsprozesse. Der Begriff „Workflow“ hingegen beschreibt aus operativer Sicht die technische Ausführung von Geschäftsprozessen. Sie setzen sich aus einer Vielzahl konkreter Arbeitsschritte und Aufgaben zusammen, beachten personelle ebenso wie technische Ressourcen und unterstützen Geschäftsprozesse, indem Sie diese mithilfe von Anwendungen und Systemen digital abbilden.