Der größte Vorteil eines cloudbasierten PMS ist, dass man jederzeit und überall über das Internet darauf zugreifen kann. In der Regel gibt es verschiedene Ebenen innerhalb eines PMS-Systems, z. B. bekommt ein Rezeptionist vor allem Daten zum Aufenthalt eines Gastes zu sehen, und Hotelmanager können vollständige Berichte über den gesamten Verlauf der Ereignisse im Hotel einsehen.