Besonders bewährt ist das Dateiformat PDF/A das seit 2005 als offener ISO-Standard allen Branchen etabliert und komplett plattformunabhängig ist. Der PDF/A-Standard beinhaltet alle relevanten Informationen (Metadaten) zu einem Dokument, ist kompatibel zu den Metadaten anderer Formate, unterstützt eine Volltextsuche, spart Speicherplatz und bietet zudem umfassenden Schutz vor Manipulationen – ein bedeutender Aspekt in Sachen revisionssicherer Aufbewahrung.
Übrigens: Unternehmen mit eher mangelhafter Buchführung (ein Beispiel aus dem DAX-Bereich ist aktuell in den Medien zu verfolgen) sollten noch weitere Vorgaben hinsichtlich der Archivierung von Dokumenten kennen: Für Prozessakten und Urteile ist eine deutlich längere Aufbewahrungsfrist vorgesehen – nämlich 30 Jahre.