Da heutzutage immer mehr Unternehmen danach streben, gewisse Vorgänge und Prozesse zu digitalisieren, greifen nur noch wenige nach den tatsächlichen Akten in Papierform. Ein Mitarbeiterverzeichnis kann also zunächst dazu dienen, die Informationen, die sich bislang auf viele Ordner oder Systeme verteilen, an einem Ort zu sammeln. Somit wird das Ganze durch die Personaldatenbank nicht nur übersichtlicher, sondern auch leichter zugänglich. Der Zugriff zu den Personaldaten wird durch die Datenbank stark vereinfacht.