Die Dokumentation von Prozessen, ihre kontinuierliche Beobachtung und Versbesserung ist eine wesentliche Voraussetzung für ein effektives Qualitätsmanagement. Nur wenn klar ist, wie Prozesse gestaltet sein sollen, werden Unregelmäßigkeiten im Prozessablauf und in der Prozessausführung erkennbar; Abweichungen vom definierten Soll-Zustand, der zur gewünschten Qualität von Ergebnissen führen soll, können identifiziert werden.