Zahlungsnachweise sind alle Nachweise oder Belege, in denen der tatsächliche Geldfluss vom Antragsteller zum Zahlungsempfänger nachgewiesen wird (Geldfluss i.V.m. einem Bankkonto).
Der Zahlungsnachweis kann somit durch Vorlage eines Kontoauszuges oder eines Einzelnachweises (Quittung/Einzelüberweisungsbestätigung) erfolgen. Hier muss eindeutig erkennbar sein, dass Zahlungen per Bankverbindung geleistet worden sind. Die Bezeichnung der Bank und die Kontoangaben müssen ersichtlich sein. Eine Sollbuchung muss vorliegen.
Im Online-Banking werden Kontoauszüge von der Bank zur Verfügung gestellt. Sie sind als Kontoauszug oder z.B. als „Quittung für eine geleistete Überweisung“ bezeichnet. Damit werden sie als Nachweis anerkannt (z.B. im PDF-Format).
Aus einem Buchungsprogramm heraus erzeugte bankenspezifische Kontoauszüge werden dann anerkannt, wenn die Zahlung von einem Bankkonto (Girokonto) eindeutig zu erkennen ist. Dies trifft zu, wenn auf dem erzeugten Kontoauszug die Zahlung von dem Bankkonto des Antragstellers in Abgang gestellt worden ist; aus diesem müssen ersichtlich sein: Name des Kreditinstituts IBAN Zahlungsbetrag Zahlungsdatum Zahlungsempfänger Einzahler Zahlungsgrund (Verwendungszweck)
Umsatzaufstellungen oder -anzeigen werden unter den oben genannten Voraussetzungen ebenfalls anerkannt.
Über Zahlungsverkehrssysteme (z.B. Paypal) können Zahlungen an Dritte ausgeführt werden. Dabei fungieren die Anbieter als Dienstleister für den Geldtransfer und übernehmen lediglich die Zahlungsabwicklung. Bei jeder einzelnen Zahlung autorisiert der angemeldete Kunde den Zahlungsdienstleister zur Zahlung des Betrags direkt von einem Bankkonto (meist Lastschriftverfahren). Der Zahlungsnachweis ist daher erst dann erbracht, wenn die Belastung auf einem Bankkonto eindeutig ersichtlich ist. Eine Buchungsübersicht über ein virtuelles Konto (Verrechnungskonto des Dienstleisters) ohne Angabe des belasteten Bankkontos reicht nicht aus.
Für alle Belege gilt, dass diese nicht gestückelt oder „zusammenkopiert“ anerkannt werden können. Der jeweilige Nachweis oder dessen Inhalte müssen erkennbar zusammengehören. Sie müssen auch nach dem Abdecken einzelner Positionen im Gesamtbild bestehen bleiben.
Zahlungsnachweise sind in Kopie und ausschließlich nach Aufforderung durch das Bundesamt vorzulegen. Ausnahme: Es wurde etwas anders gefordert.