Elektronische Rechnungen können als strukturierte Daten (rein maschinenlesbar, zum Beispiel XRechnung, EDI oder XML), als unstrukturierte Daten (von Menschen lesbar, zum Beispiel im TIF, JPG oder PDF-Format) oder in Hybrid-Formaten (als Kombination dieser Formate, z.B. ZUGFeRD, PDF/A3) vorliegen.
Im weiten Sinne sind elektronische Rechnungen alle Rechnungen, die in digitaler Form vorliegen und per Mail, Download, oder Fax übermittelt werden. Stimmen die Rechnungsempfänger dieser Form der Übermittlung zu, so sind elektronische Rechnungen grundsätzlich mit Papierrechnungen gleichgestellt.
Im engeren Sinne (nach EU-Norm EN-16931), vor allem in der Rechnungsstellung an den Bund bzw. in der öffentlichen Verwaltung gelten nur strukturierte Daten als elektronische Rechnung. In Österreich gilt hierfür ebInterface als Standard, in Deutschland die XRechnung. Übermittelt werden die Rechnungen via Weberfassung, Upload oder mittels zentraler Rechnungseingangsplattform (PEPPOL). Strukturierte Daten werden also direkt in das System des Empfängers übertragen, die manuelle Bearbeitung entfällt. Das Auslesen dieser Informationen ist für Menschen nur nach einem entsprechenden Training möglich. Aufgrund zahlreicher verschiedener Herangehensweisen und Schnittstellen, sowie der relativ hohen Kosten konnte sich – abgesehen von der B2G Rechnungsstellung an den Bund – im B2B/B2C Bereich kein einheitlicher Standard durchsetzen.
In der Praxis sind demnach oft Hybrid-Formate und PDF-Rechnungen im Einsatz. Vor allem für kleinere Unternehmen spielen PDF-Rechnungen nach wie vor die größte Rolle, weil sie kostengünstig sind und die Lösung sich flexibel an das Wachstum anpassen kann. Wenn man diese Rechnungen automatisch einlesen lässt, können sie anschließend effizient digital weiterverarbeitet werden.