Auftraggeber geben entweder eine Vollmacht an ein Inkassobüro, das sich um den Einzug des offenen Rechnungsbetrags kümmert, oder sie verkaufen den Fall an das Inkassounternehmen. Es erfolgt also eine Forderungsabtretung. Das Inkassoverfahren erfolgt dabei grundsätzlich in drei Schritten:
Aussergerichtliches Inkassoverfahren: Im ersten Schritt mahnt das Inkassobüro den Schuldner mit einem Brief. Darin fordern sie den Schuldner dazu auf, den offenen Betrag samt Inkassokosten zu begleichen. Es kommt zu einer weiteren Mahnung, wenn der Schuldner die offene Forderung nicht begleicht. Es kann zum Telefoninkasso kommen, falls dieser nicht reagiert. In einem Telefongespräch weist das Unternehmen auf die offene Rechnung hin und klärt zum Beispiel auch, wie es um die Finanzen des Schuldners steht. Es ist oft möglich, eine Ratenzahlung zu vereinbaren.
Forderung durch das Betreibungsamt: Fruchtet das aussergerichtliche Verfahren nicht, kann es im nächsten Schritt zu einem Betreibungsverfahren durch das zuständige Betreibungsamt kommen. Das Amt schickt dem Schuldner dann einen Zahlungsbefehl. Der Schuldner zahlt den Betrag oder legt einen Widerspruch ein.
Fortsetzungsbegehren oder Rechtsöffnungsbegehren: Im letzten Schritt kann der Gläubiger ein Fortsetzungsbegehren, auch bekannt als Rechtsöffnungsbegehren, beim Betreibungsamt stellen. Dieses stellt dann eine Pfändungsandrohung oder gegebenenfalls eine Konkursandrohung aus, um die Beitreibung des Geldes zwangsweise fortzusetzen.