Ein Dokumentenmanagementsystem und eine Archivierungslösung sind beides Methoden zum Speichern und Verwalten von Dokumenten, sie unterscheiden sich jedoch in ihrer Ausrichtung und Funktion.
Ein DMS ist ein Instrument zur Speicherung, Katalogisierung, Suche und Bearbeitung von Dokumenten - in den häufigsten Fällen elektronisch, als Cloud oder On-Premise Lösung Eine derartige Software unterstützt die Benutzer bei der Erstellung und Bearbeitung der Geschäftsdokumente. Sie können verschiedene Versionen verarbeiten und eine Zusammenarbeit in Echtzeit ermöglichen. Mit den Funktionen wie z.B. die Volltextsuche lassen sich wichtige elektronische Dokumente auf der Datenbank einfach und schnell auffinden. Das spart Zeit und erleichtert das Verarbeiten großer Datenmengen.
Archivierung hingegen konzentriert sich auf die langfristige, sichere Aufbewahrung von Dokumenten, die nicht mehr aktiv verwendet oder geändert werden, aber aus rechtlichen oder geschäftlichen Gründen revisionssicher archiviert werden müssen. Eine Archivierungslösung kann Metadaten für die vereinfachte Suche erfassen und speichern, sie bietet jedoch normalerweise keine Bearbeitungsfunktionen. Archivsysteme sorgen für die Unveränderbarkeit der aufbewahrten Dokumente und stellen sicher, dass sie über viele Jahre hinweg lesbar und rechtskonform abrufbar bleiben.