Nach Erhalt einer Meldung muss eine Eingangsbestätigung innerhalb von sieben Tagen erfolgen. Die interne Meldestelle bzw. der Vertrauensanwalt prüft, ob der gemeldete Verstoß unter den Anwendungsbereich des HinSchG fällt und bleibt mit der hinweisgebenden Person in Kontakt, um gegebenenfalls weitere Informationen zu erlangen. Die Stichhaltigkeit der Meldung wird überprüft und bei Bedarf werden angemessene Folgemaßnahmen ergriffen. Spätestens innerhalb von drei Monaten nach Eingangsbestätigung erhält die hinweisgebende Person eine Rückmeldung, die geplante und bereits ergriffene Folgemaßnahmen sowie die Gründe dafür enthält. Die Identität der hinweisgebenden Person sowie anderer betroffener Personen bleibt vertraulich, es sei denn, interne Untersuchungen oder Ermittlungen werden dadurch nicht beeinträchtigt und die Rechte der betroffenen Personen nicht gefährdet. Die Hinweise werden unter Beachtung des Vertraulichkeitsgebotes dokumentiert.