Die Anwender eines Dokumentenmanagement-Systems profitieren von einer Reihe von Vorteilen gegenüber Anwendungen mit papierbasierten Strukturen. Dazu gehören eine spürbare Beschleunigung der Arbeitsprozesse sowie ein schnellerer Zugriff auf Informationen für alle Beteiligten. Arbeitsabläufe werden transparenter, was wiederum die Controlling-Möglichkeiten verbessert. Durch die einheitliche zentrale Plattform eines DMS werden Medienbrüche vermieden und Fehler minimiert. Neben einem signifikanten Beitrag zum Umweltschutz durch die Reduzierung von Papier und anderen Verbrauchsmaterialien werden Ausgaben z.B. durch die Einsparung von Archivflächen sowie die Reduzierung von Druck- und Versandkosten gesenkt.