Das Prozessmanagement kann aus zwei Perspektiven betrachtet werden: der Geschäftsprozessoptimierung und dem sogenannten Business Process Reengineering (BPR).
Die Geschäftsprozessoptimierung basiert auf der Methode der ARIS-Software, die um das Jahr 1991 von August-Wilhelm Scheer entwickelt wurde. Diese Art des Prozessmanagements setzt auf die datenbasierte Beschleunigung geschäftlicher Abläufe, also die Rationalisierung von Prozessen durch Automatisierung. Häufig spricht man in diesem Zusammenhang deshalb auch von IT-Geschäftsprozessmanagement. Seit der Entwicklung in den 1990er Jahren gab es in der Geschäftsprozessoptimierung Vorstöße in Richtung Robotic Process Automation, die die Notwendigkeit manueller Bearbeitungsschritte minimieren sollen.
Die Geschäftsprozessoptimierung ist eine recht radikale Methode, die dazu dient, Geschäftsprozesse neu zu gestalten. Häufig scheitert diese Form des Prozessmanagements am Fehlen eines ganzheitlichen Ansatzes, was sich zum Beispiel in Widerständen im Unternehmen und mangelnder Kommunikation äußert.
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Die Anpassung und Optimierung von Prozessen im Unternehmen sollte stets von einer passenden Mitarbeiterkommunikation gekennzeichnet sein.
Das Business Process Reengineering dagegen geht auf Michael Hammer und James Champy zurück, die Anfang der 1990er Jahre erstmals die Notwendigkeit von Prozessorientierung in Unternehmen erkannten. In ihren Veröffentlichungen beschrieben sie, dass die Unternehmensorganisation, wie sie im 19. und 20. Jahrhundert vorherrschend war, für das 21. Jahrhundert nicht mehr geeignet sein würde. Statt funktionsorientiert in Abteilungen müsse stattdessen in Prozessen gearbeitet werden. Den Ausgangspunkt der neuen Unternehmensorganisation bilden demnach strategische Überlegungen der Führungsebene, die konsequent in Prozesse übersetzt werden.
Das Business Prozess Reengineering setzt dem funktional hierarchischen Ansatz der Vergangenheit einen modernen prozessorientierten Ansatz gegenüber. Im Gegensatz zum Konzept der Geschäftsprozessoptimierung erfordert dieses kooperative Vorgehen allerdings eine grundlegende Kultur– und Strukturveränderung. Erst auf dieser Grundlage lassen sich können Prozesse anschließend durch den Einsatz von IT beschleunigt werden.