Damit die vorhandenen Daten konvertiert und richtig übertragen werden, ist eine entsprechende Infrastruktur notwendig. Diese wird von EDI-Dienstleistern bereitgestellt und die elektronische Datenübertragung abgewickelt.
Ein Unternehmen fungiert sowohl als Absender als auch Empfänger elektronischer Dokumente. Die elektronische Datenübertragung erfolgt anhand dieser einzelnen Schritte:
Ein Mitarbeiter erzeugt zu versendeten Daten im hauseigenen ERP-System (z.B. eine Rechnung)
Die Rechnungsdaten werden daraufhin automatisch aus dem ERP-System exportiert und in einem einheitlichen Nachrichtenformat bereitgestellt.
Hier kommt der EDI-Dienstleister zum Einsatz. Dieser konvertiert (automatisch) die exportierten Daten in ein einheitliches Austauschformat. Das Austauschformat ist ein EDI-Nachrichten Standard, wie zum Beispiel EDIFACT oder VDA.
Das Empfänger-Unternehmen hat ebenfalls einen EDI-Dienstleister, welcher die EDIFACT- oder VDA-Nachrichten in Empfang nimmt und daraufhin in ein Format konvertiert, welches mit dem im Unternehmen genutzten ERP-System kompatibel ist.
Die Daten werden daraufhin in das ERP-System importiert und stehen dem Empfänger-Unternehmen zur Bearbeitung bereit.