Optimalerweise erfassen Mitarbeiter ihr Wissen aus eigener Motivation – also aus der sogenannten „intrinsischen Motivation“. Davon spricht man, wenn der Inhaltsverantwortliche um seiner selbst Willen ein WiDok erfasst. Er benötigt es selbst, sieht es als Herausforderung oder es bereitet ihm Freude, anderen mit seinem Wissen zu helfen. Die intrinsische Motivation ist wünschenswert. Im Gegensatz dazu steht die „extrinsische Motivation“, die auf externen, meist materiellen Anreizen basiert. Gerade diese führen jedoch oft dazu, dass Wissen aus den falschen Motiven und somit halbherzig erfasst wird. Die Qualität der WiDoks leidet maßgeblich unter solchen materiellen Anreizen, weshalb sich WBI bewusst von materiellen Anreizsystemen distanziert.