Ein ECM-System bietet zahlreiche Vorteile. Sie ermöglichen die digitale Verwaltung von Dokumenten, Dateien und Ordnern, was als sicher und zukunftsorientiert angesehen wird. Die Notwendigkeit, physische Dokumente zu suchen oder auf eine Akte zu warten, wird durch die Nutzung von Enterprise Content Management (ECM) eliminiert.
Ein ECM ermöglicht es, Dokumente mehrfach und gleichzeitig an verschiedenen Standorten zu verwenden. Darüber hinaus kann ein ECM bei der Planung und Umsetzung von Projekten und Workflows hilfreich sein, wobei mehrere Mitarbeiter gleichzeitig Zugangsberechtigungen erhalten können. Enterprise Content Management, auch bekannt als Content Services, kann unternehmensweit in jeder Abteilung eingesetzt werden.