Når man skal indsamle data til LCA-beregningen, som ligger til grund for EPD’en, kan man typisk opdele processen i tre faser:
I den første fase laver man en udspecificeret liste over alle de materialer, der indgår i produktionen af selve produktet og produktemballagen samt de individuelle materialers vægt. Denne del af dataindsamlingsprocessen håndteres ofte af en produktspecialist i samarbejde med medarbejdere fra indkøbsafdelingen. Det er vigtigt, at de indsamlede data er specifikke for det pågældende produkt.
Den udspecificerede stykliste kaldes ofte en 'BOM” (Bill of Materials). En BOM udformes i de fleste tilfælde i et Excel-ark af producenten, hvor samtlige komponenter og materialer, som indgår i byggevaren, oplistes sammen med den specifikke vægt. Listen anvendes efterfølgende i kombination med data for eventuelle komponenter og materialer fra underleverandører (pkt. 3) til at udarbejde den samlede LCA. Det vil være LCA-konsulenten eller den interne LCA-ekspert, som udfører den beregning. BOM’en skal i princippet omfatte 100 pct. af produktet, og alle afvigelser skal forsvares i verifikationen. Det er dog ofte muligt at gruppere lignende eller identiske materialer. Har man fx 10 forskellige typer stålskruer, kan disse normalt indgå som én gruppe skruer.
Nogle virksomheder har vægtdata for hvert materiale eller hver komponent i et kvalitetsstyringssystem eller designsoftware, men det er ikke ualmindeligt at bruge en vægt og faktisk veje komponenter manuelt for en del af produktet.
I denne fase indsamles data om selve produktionsprocessen. Data dækker her fx over forbrug af elektricitet og gas, generering af affald og diverse udledning/miljøpåvirkning af luft, jord og vand. Data skal indsamles så detaljeret som muligt. Hvis der fx produceres flere produkter ved brug af de samme ressourcer, skal der udregnes data for det pågældende produkts andel. Disse data kan typisk indsamles af produktionsmanageren i samarbejde med medarbejdere fra indkøbsafdelingen. Data skal så vidt muligt være specifikke for det pågældende produkt, selvom det ikke altid er muligt i denne del af dataindsamlingen. Desuden skal de indsamlede data dække over et års produktion for at sikre en repræsentativitet hen over et helt år og derved sikre, at der ikke er en årstidsvariation.
Det er således ikke nødvendigt at måle energiforbrug og hjælpematerialer for hvert enkelt produkt/produktionslinje, hvis dette ikke er muligt. Det er dog nødvendigt at se på enten vægt, volumen eller omsætning fra alle produkter, der deler energiforbrug eller hjælpestoffer på fabrikken. LCA-konsulenten kan derefter bestemme, hvordan de ressourcer, der bruges til hvert produkt, skal allokeres. I de fleste tilfælde er disse data indsamlet i en Excel-skabelon, men det kan også være fra aflæsninger i kvalitets- eller miljøstyringssystemer for faciliteterne.
I denne fase indsamles der data for de materialer, der købes af underleverandører, og som indgår i produktionen af det pågældende produkt. Disse data skal for så vidt muligt indhentes fra underleverandørerne. Hvis dette ikke er muligt, kan man bruge generiske data i stedet. Denne del af dataindsamlingen udføres oftest af en LCA-konsulent, som fremskaffer data fra kommercielle databaser. Denne fase kan opleves besværlig og være langvarig, da ikke alle brancher og leverandører har mulighed for at levere disse data.
Anvendes generiske data, udvælges disse ud fra størst teknologisk, geografisk og tidsmæssig lighed med det materiale, der faktisk benyttes i produktionen af produktet.
Denne del af dataindsamlingen foregår normalt i specialiseret LCA-software, som allerede indeholder generiske data for byggematerialer. LCA-software og de inkluderede data er i de fleste tilfælde dækket af licensbetingelser. Dette betyder, at man ikke kan eksportere data til Excel eller anden software uden tilladelse fra databaseejerne. Man vil samtidig typisk skulle betale et større gebyr. Det er en af grundene til, at LCA’er primært opstilles og modelleres i værktøjerne, hvorefter de komplette resultattabeller overføres til et andet software og til selve udarbejdelsen af EPD’en.