For at lave et realistisk budget skal virksomheden først indsamle og analysere historiske data om indtægter og udgifter. Det er vigtigt at identificere både faste omkostninger, som er de samme hver måned (f.eks. husleje og forsikringer), og variable omkostninger, som varierer afhængigt af aktivitetsniveauet (f.eks. materialer og løn). Derudover bør virksomheden gennemgå tidligere regnskaber for at få indsigt i udgifts- og indtægtsmønstre over tid.