Po vytvoření motivačního dopisu ho můžete jednoduše stáhnout do svého počítače. PDF dokument pak nahrajete do přílohy e-mailu, který pošlete personalistovi. Případně můžete PDF nahrát i do online aplikace, kterou zaměstnavatel používá pro příjem žádostí. Všeobecně se doporučuje dopis stahovat ve formátu PDF, protože tento formát je schopný zachovat jeho formátování na nejrůznějších zařízeních.  Nepoužívejte formát DOCX, který způsobí, že se váš dopis tzv. rozsype a může se stát nečitelným na některých zařízeních. Takový dopis by neudělal dobrý dojem na potenciálního zaměstnavatele.