Naléhavé úkoly jsou ty, které vyžadují vaši okamžitou pozornost, protože bez jejich splnění se nelze pohnout dále, případně by jejich výsledky chyběly za několik hodin /dní. Důležité úkoly jsou naopak ty činnosti, které mají vliv na vaše dlouhodobé cíle, hodnoty a poslání, nicméně mohou chvilku počkat. Naléhavé úkoly byste měli provést okamžitě nebo mezi prvními, důležité úkoly naplánovat a splnit včas, naléhavé, ale jednodušší nebo specializované úkoly delegovat na správné osoby, a úkoly, které nejsou ani naléhavé ani důležité, vyřadit ze hlavního seznamu.