Je třeba doložit podklady k jednomu společnému setkání všech projektových partnerů, anebo dvěma společným jednáním vedoucího partnera s jednotlivými projektovými partnery.
Dokládají se prezenční listiny a zápisy z jednání, fotodokumentace atd.
Vzhledem k aktuální situaci spojené s šířením onemocnění COVID-19, která neumožňuje osobní setkání partnerů, není nutné dokládat prezenční listiny a fotodokumentaci ze společných osobních setkání. Pro splnění podmínky společné přípravy stačí doložit zápis z jednání, ze kterého je zřejmá účast všech partnerů, případně fotografii obrazovky z on-line setkání.