Здравейте, двете функционалности са различни и се допълват.
Папките може да достъпите и извън Outlook - например през браузър (телефон), т.е. те се запазват в пощенския сървър. Категориите от своя страна може да достъпите само от Outlook, като за сметка на това тези категории се запазват и ако създадете задача, събитие, контакт, и т.н. - всяка от функционалностите на Outlook поддържа категории.
Също така, на едно и също писмо можем да задаваме няколко различни категории, но освен ако не го копираме, няма как да го сложим в повече от една папка. Папките са удобен начин за подреждане и разчистване на входящата Ви пощенска кутия, докато категориите помагат за лесна ориентация, търсене според определена категория, синхронизация в календара и т.н.
Поздрави :)