‘পসিবল ডুপ্লিকেট’ টি একই জেলায় হলে অথরাইজড ইউজার বা উপজেলা নির্বাহী অফিসার বা উপপরিচালক (স্থানীয় সরকার) প্রয়োজনীয় অনু্সন্ধান করে বিষয়টির নিষ্পত্তি করবেন। ‘পসিবল ডুপ্লিকেট’ টি একই জেলায় না হলে প্রথমে প্রশাসনিকভাবে ভিন্ন জেলার সাথে যোগাযোগ করে অনু্সন্ধান বা তদন্ত করতে হবে। এতে ডুপ্লিকেট হওয়ার অনুকুলে কোনো তথ্য পাওয়া না গেলে আবেদনকারীকে ভালোভাবে জিজ্ঞাসাবাদ করে তার কাছে থেকে অন্যত্র তার জন্ম নিবন্ধন করা হয়নি মর্মে লিখিত নিয়ে আবেদনটি মঞ্জুর করা হতে পারে। এ ক্ষেত্রে আবেদনের সঙ্গে সংশ্লিষ্ট সকল ডকুমেন্ট সংরক্ষণ করতে হবে। ৫টি ‘প্যারামিটার’ মিলে গেলে ‘পসিবল ডুপ্লিকেট’ ১০০% ‘ডুপ্লিকেট’ হিসাবে প্রতীয়মান হয়। প্যারামিটারগুলো হচ্ছে ক. আবেদনাধীন বাক্তির নাম, খ. পিতার নাম, গ. মাতার নাম, ঘ. নিবন্ধন কার্যালয়ের নাম, এবং ঙ. জন্ম তারিখ। ‘ডুপ্লিকেট’ হিসাবে চিহ্নিত ব্যক্তিগণের জন্ম তারিখের ব্যবধান ৮ /১০ বছর বা তার বেশি হলে বা স্থায়ী ঠিকানা না মিললে ‘ডুপ্লিকেট’ হবার সম্ভাবনা সাধারণত ০% হয়ে যায়।