حفظ سجلات دقيقة هام جدا لعملية الشراء، وهذا تتيح لنا تتبع الإنفاق والمدفوعات، كما تعد هذه السجلات أساسية لعمليات التدقيق والامتثال القانوني، وهي مهمة كذلك لإدارة التقارير المالية في الشركة.