السجلات المادية هي مستندات مخزنة على ورق أو في تنسيقات تمثيلية أخرى ، بما في ذلك أشرطة الصوت أو الفيديو. يستثني المواد التي يتم الاحتفاظ بها بتنسيق رقمي على جهاز كمبيوتر أو خادم أو وسائط تخزين رقمية أخرى.