يجب أن يكون كتبة الملفات على دراية بالبرامج المكتبية الأساسية مثل Microsoft Office (Word وExcel وOutlook). بالإضافة إلى ذلك، قد يحتاجون إلى تعلم واستخدام أنظمة متخصصة لحفظ السجلات أو برامج إدارة المستندات، اعتمادًا على تفضيلات صاحب العمل.