يعمل نظام إدارة الزوار عادة عن طريق استخدام التكنولوجيا الحديثة مثل الحواسيب والبرمجيات والأجهزة الإلكترونية المتنوعة لتسجيل وإدارة حركة الزوار في الفعاليات والمعارض والمؤتمرات.
عادة ما يتضمن نظام إدارة الزوار إصدار بطاقات الدخول الخاصة بالزوار، سواء كانت بطاقات مغناطيسية أو بطاقات ذكية أو بطاقات بصمة الإصبع أو بطاقات الاستجابة السريعة (QR)، وذلك لتسجيل دخول الزائرين وخروجهم من الفعالية.
يمكن استخدام البطاقات الذكية لتسجيل المعلومات الشخصية للزوار، مثل الاسم والعنوان ورقم الهاتف والبريد الإلكتروني، ويمكن استخدامها لتحديد المناطق التي يحق للزوار الدخول إليها والتي يحظر عليهم الدخول إليها.
بالإضافة إلى ذلك، يمكن استخدام نظام إدارة الزوار لتسجيل حضور الزوار في المحاضرات والجلسات والورش العمل والفعاليات الأخرى، وذلك عن طريق استخدام أجهزة البصمة أو البطاقات الذكية أو الرموز الخاصة.
يمكن لنظام إدارة الزوار أيضًا إصدار تقارير دقيقة ومفصلة عن حركة الزوار في الفعالية، مثل عدد الزوار والتفاصيل الشخصية والوقت الذي قضوه في الفعالية والمناطق التي زاروها، وذلك لتحليل بيانات الزوار وتحديد ما يحتاجون إليه وما يفضلونه، وتحسين تجربة الزائرين في المستقبل.