تعد إدارة الزوار أمرًا مهمًا للشركات والمؤسسات، حيث يتم تنظيم العديد من الفعاليات والمعارض والمؤتمرات لتوفير بيئة للتفاعل بين الشركات والعملاء وزيادة الوعي بالمنتجات والخدمات التي يقدمونها.
وتعتبر إدارة الزوار جزءًا من عملية التخطيط والتنظيم والتنفيذ لأي فعالية، حيث يتم تخصيص موارد الشركة وتحديد الميزانية وتحديد الأهداف وتصميم الفعالية واختيار المكان المناسب وتحديد جدول الأعمال والجلسات والمحاضرات والورش العمل والأنشطة الأخرى التي ستقام في الفعالية.