إذا كانت مؤسستك تعتمد بشكل أساسي في تواصلاتها مع الجهات والمؤسسات الأخرى على الخطابات أو المراسلات الورقية، سواء بإنشاء الخطابات الصادرة أو باستقبال الخطابات الواردة، فإنك في الغالب ستحتاج إلى نظام اتصالات إدارية لتنظيم وتتبع تلك الخطابات وإنشاء المهام وطلب الاعتمادات من المستخدمين المعنيين.
وعدم وجود نظام لإدارة المعاملات في تلك الحالة قد يؤدي لعدة مخاطر، مثل، تأخّر الرد على الخطابات الواردة ومعالجتها، وصعوبة البحث في المراسلات القديمة، وضياع الأصول الورقية للوثائق أو تلفها، ممّا قد يترتب عليه في كثير من الأحيان خسائر مالية.
أيضا إذا كانت مؤسستك تعاني من تأخر المعاملات الداخلية وصعوبة تعاملها، أو عدم شمول الأنظمة الأخرى، مثل نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP)، لكل الإجراءات في مؤسستك، فأنت تحتاج إلى نظام معاملات إلكترونية لإدارة سير العمليات لديك بشكل فعّال.