متى أردت رفض طلب استرداد، فينبغي التصرف كما لو أنك ترد على شكوى أحد العملاء. قم باستلام طلبهم، وأظهر لهم الشعور بالاهتمام، وقم بتقديم شرح مقتضب عن سبب عدم مقدرتك على الموافقة على طلب الاسترداد (سواء كانت ضمانات قديمة، أو تفويت الموعد النهائي، أو حالة المنتج المرجع، إلخ.)، وقم بتقديم حل بديل، إذا كان ممكنًا.