قد يكون المسؤول التنفيذي الأول الذي يكتب خطاب التقديم أي شخص ، اعتمادًا على طبيعة دور الموظف الجديد في المنظمة. أيضًا ، قد يكتب أحد أعضاء الموارد البشرية خطاب ترحيب ، ولكن قد يرسل المديرون أو الرئيس التنفيذي أيضًا خطابًا.