عند اختيار برنامج سجلات الدوام للعاملين الميدانيين، يجب أن تنظر في الخصائص والعوامل الرئيسية التالية:
إمكانية الوصول عبر الهاتف: تأكد من أن البرنامج لديه تطبيق للهاتف، أو يستجيب للهاتف، مما يتيح للعاملين الميدانيين إمكانية الوصول السهل، واستخدام وظائف سجلات الدوام على هواتفهم أو الأجهزة اللوحية. يتيح ذلك لهم تتبع الوقت وتسجيل الأنشطة أثناء التنقل، حتى في المواقع البعيدة عن العمران.
تحديد أو تتبع الموقع الجغرافي (GPS): ابحث عن برنامج يتضمن ميزات تتبع أو تحديد الموقع الجغرافي. حيث يسمح لك ذلك بالتحقق من موقع العمال في الميدان عندما يسجلون الحضور أو الانصراف، وإنشاء حدود افتراضية حول مواقع العمل (سياج جغرافي)، مما يضمن تتبعًا دقيقًا للوقت وسجلات الحضور.
وضع عدم الاتصال بالإنترنت: غالبًا ما يعمل العاملون الميدانيون في مناطق ضعيفة أو منعدمة الاتصال بالإنترنت. لذلك من الضروري أن يشتمل برنامج سجلات الدوام على وضع عدم الاتصال بالإنترنت. تسمح هذه الميزة للموظفين بمواصلة تتبع وقتهم حتى عندما لا يكونون متصلين بالإنترنت. وتتم مزامنة البيانات تلقائيًّا عندما يعود الاتصال بالإنترنت.
حقول وتدفقات عمل قابلة للتخصيص: غالبًا ما تتضمن العمليات الميدانية أنشطةً أو مهامًّا أو مشاريع فريدةً. ابحث عن برنامج يتيح لك تخصيص الحقول وسير العمل لتتناسب مع احتياجاتك المحددة. حيث تضمن لك هذه المرونة إمكانية تسجيل المعلومات الضرورية وتكييف برنامج سجلات الدوام الزمنية مع عمليات عملك.
قدرات التكامل: ضع في اعتبارك ما إذا كان برنامج سجلات الدوام يتكامل مع الأنظمة أو الأدوات الأخرى التي تستخدمها، مثل: برامج إدارة المشاريع، أنظمة الرواتب، أو منصات المحاسبة. التكامل السلس يبسط تدفق البيانات، ويقلل من الإدخال اليدوي، ويحسن الكفاءة العامة.
التقارير والتحليلات: تعد قدرات إعداد التقارير والتحليلات القوية ضروريةً لمراقبة الإنتاجية وتتبع تكاليف المشاريع، وتحليل أداء القوى العاملة. ابحث عن برنامج سجلات الدوام الذي يوفر ميزات تقارير شاملةً، بما في ذلك القدرة على إنشاء تقارير مخصصة وتصدير البيانات بتنسيقات مختلفة.
واجهة سهلة الاستخدام: يجب أن يتمتع البرنامج بواجهة سهلة الاستخدام وواضحة ليسهم للعاملين الميدانيين التصفح وتسجيل وقتهم. التصميم الواضح والبسيط يقلل من وقت تعلم كيفية الاستخدام ويشجع على اعتماد التطبيق من قبل المستخدمين.