الواقعة هي حصول الميلاد أو الزواج أو الطلاق أو فقد الجنسية أو استردادها أو الوفاة، وكل حادثة يوجب هذا النظام أو لائحته التنفيذية تسجيلها، وكذلك جميع ما يتفرع عما سبق من طوارئ وحوادث وما يستلزم تعديلا في تسجيلاتها.