37. ΒΑΣΙΛΙΚΟΝ ΔΙΑΤΑΓΜΑ υπ’ αριθ. 541 της 4/25 Αυγ. 1962 (ΦΕΚ Α΄ 132) Περί διαιρέσεως και υποδιαιρέσεως του αρχείου των κεντρικών και περιφερειακών υπηρεσιών του Υ.Ε.Ν. και περί περιοδικής εκκαθαρίσεως αυτού. Έχοντες υπ’ όψιν τας διατάξεις του άρθρ. 8 παρ. 1 του Ν.Δ. 3983/1959 «περί μέτρων τινών προς βελτίωσιν της λειτουργίας των δημοσίων υπηρεσιών» (ΦΕΚ 197 Α΄) και την υπ’ αριθ. 816/1961 γνώμην του Συμβουλίου της Επικρατείας,  προτάσει του Ημετέρου επί της Εμπορικής Ναυτιλίας Υπουργού, απεφασίσαμεν και διατάσσομεν: Υποδιαίρεσις αρχείου Άρθρ.1.-1.Το αρχείον εκάστης Διευθύνσεως Υ.Ε.Ν. Υπηρεσίας Υ.Ε.Ν. και Λιμενικής Αρχής διαιρείται εις δύο κατηγορίας: α)Το Μόνιμον αρχείον και β)το Γενικόν αρχείον. 2.Η περαιτέρω υποδιαίρεσις εκάστης κατηγορίας του αρχείου εις θυρίδας αναλόγως προς τα αντικείμενα αρμοδιότητος εκάστης Διευθύνσεως, Υπηρεσίας και Λιμενικής Αρχής γίνεται δι’ οργανωτικών διαταγών δια των οποίων καθορίζονται και άπασαι αι αναγκαίαι λοιπαί λεπτομέρειαι τηρήσεως αυτού. 3.Αι οργανωτικαί διαταγαί υποδιαιρέσεως του αρχείου, των Διευθύνσεων και Υπηρεσιών Υ.Ε.Ν. εκδίδονται παρ’ εκάστης εξ αυτών κοινοποιούμεναι και εις το ΥΕΝ/ΔΔ 2ον. Αι οργανωτικαί διαταγαί υποδιαιρέσεως του αρχείου των Λιμενικών Αρχών εκδίδονται παρά του ΥΕΝ/ΔΔ 2ον, κοινοποιούμεναι εις τας Λιμενικάς Αρχάς προς εφαρμογήν. Αύται δύναται να καθορίζωσι διάφορον διαίρεσιν δια τα Κεντρικά Λιμεναρχεία, Λιμεναρχεία, Υπολιμεναρχεία, Λιμενικούς Σταθμούς και υπαλλήλους Λιμένων. Περιεχόμενον Μονίμου αρχείου. Άρθρ.2.-1.Εις το μόνιμον αρχείον τίθενται, η νομοθεσία, αι δικαστικαί αποφάσεις αι θεσπίζουσαι νομολογίαν, αι γνωμοδοτήσεις Νομικών Συμβούλων Υπουργείων, Νομικού Συμβουλίου του Κράτους, του Συμβουλίου Επικρατείας και Δικαστικών Αρχών, αι μόνιμοι εγκύκλιοι, αι οργανωτικαί διαταγαί και διαταγαί μονίμου φύσεως, τα βιβλία ειδών απογραφής, στοιχεία αφορώντα τα πλοία και τους λιμένας, τα πρωτόκολλα παραδόσεως και παραλαβής Υπηρεσιών, εκδόσεις, δημοσιεύσεις ενδιαφέρουσαι και γενικώς έγγραφα, βιβλία ή έτερα στοιχεία άτινα δέον να παραμείνωσιν ως χρήσιμα μελλοντικώς. 2.Εις το μόνιμον αρχείον περιλαμβάνονται ωσαύτως και τα επί μακρόν διατηρητέα έγγραφα, παραστατικά οικονομικών διαχειρίσεων και λοιπά στοιχεία, ως ναυτολόγια πλοίων υπό Ελληνικήν σημαίαν, φάκελλοι επιτάξεων πλοίων, στελέχη αποδεικτικών ναυτικής ικανότητος, άτινα δυνάμει ειδικών διατάξεων πρέπει να διατηρούνται πλέον της πενταετίας. Περιεχόμενον Γενικού αρχείου Άρθρ.3.-1.Εις το Γενικόν αρχείον τίθεται η αλληλογραφία επί τρεχούσης φύσεως υπηρεσιακών υποθέσεων, ήτις δεν περιλαμβάνει στοιχεία δυνάμενα να χρησιμεύσωσι μελλοντικώς. (Αντί των σελ. 33(α)-36,01(γ) Σελ. 33(β) Τεύχος 350Α –211  Υπουργείον Εμπορικής Ναυτιλίας 20.Α.α.35-37 2.Αι Διευθύνσεις και τα Τμήματα του Υ.Ε.Ν. παραδίδωσι το Γενικόν αρχείον μετά παρέλευσιν ενός έτους από της λήξεως του έτους εις ο αναφέρεται, εις το Γενικόν αρχείον Υ.Ε.Ν. προς φύλαξιν. Περιοδική εκκαθάρισις αρχείου Άρθρ.4.-1.Το Γενικόν αρχείον άμα τη παρόδω πενταετίας από της λήξεως του έτους εις ο αναφέρεται εκκαθαρίζεται υπό Επιτροπών συγκροτουμένων: α)Προκειμένου περί των κεντρικών υπηρεσιών υπό του ΥΕΝ/ΔΔ 2ον. β)Προκειμένου περί Λιμενικών Αρχών ων προΐστανται αξιωματικοί δια διαταγής του προϊσταμένου, αυτών. γ)Προκειμένου περί των λοιπών Λιμενικών Αρχών, δια διαταγής του εις ον υπάγεται εκάστη εξ αυτών Λιμενάρχου αξιωματικού, δι’ ης θα παρέχωνται λεπτομερείς επί του θέματος οδηγίαι. Ειδικώς προκειμένου περί του αρχείου του Υ.Ε.Ν. συνιστώνται ισάριθμοι προς τας διευθύνσεις Επιτροπαί, εις ας μετέχη απαραιτήτως εις τουλάχιστον αξιωματικός. Εις απάσας τας περιπτώσεις (α, β, γ) αι Επιτροπαί συντάσσωσι λεπτομερές πρακτικόν. 2.Ωσαύτως ανά τριετίαν Επιτροπαί συνιστώμεναι κατά τα εν τη ανωτέρω παραγράφω οριζόμενα προβαίνωσιν εις την εκκαθάρισιν και του Μονίμου αρχείου. 3.Τα κρινόμενα ως ακυρωτέα ή καταργητέα και εν γένει μη χρήσιμα προς περαιτέρω διατήρησιν έγγραφα και λοιπά στοιχεία του Γενικού και Μονίμου αρχείου καταστρέφονται δια πυράς. 4.Τα κατά την εκκαθάρισιν των αρχείων επιλεγόμενα υπό των Επιτροπών δι’ ιστορικάς ερεύνας και μελέτας έγγραφα διαβιβάζονται εις την αρμοδίαν υπηρεσίαν του Υπουργείου Παιδείας. Αρχεία Ν.Α.Τ.Ο.-Υ.Π.Κ.-Ν.Α.Τ.Τ.Π.Ε.Ν. Γ.Ε.Ν.Ε.-Ο.Ν. Άρθρ.5.-Αι παρούσαι διατάξεις δεν αφορούν το αρχείον Ν.Α.Τ.Ο., της Υπηρεσίας Πολιτικής Κινητοποιήσεως (Υ.Π.Κ.), του Ναυτικού Απομαχικού Ταμείου, του Ταμείου Προνοίας Αξιωματικών και Κατωτέρω Πληρωμάτων Ε.Ν. του Γραφείου Ευρέσεως Ναυτικής εργασίας (ΓΕΝΕ) και του Οίκου Ναύτου (Ο.Ν.). Σελ. 34(β) 350Α-212 Εις τον αυτόν επί της Εμπορικής Ναυτιλίας Υπουργόν αντίθεμεν την δημοσίευσιν και εκτέλεσιν του παρόντος.