7. ΑΠΟΦΑΣΗ ΥΠΟΥΡΓΟΥ ΠΡΟΕΔΡΙΑΣ  ΚΥΒΕΡΝΗΣΕΩΣ Αριθ. Σ42/1/15285 της 16/29 Σεπτ. 1980 (ΦΕΚ Β΄975) Περί τηρήσεως ατομικών φακέλων για το με σύμβαση εργασίας ιδιωτικού δικαίου ειδικό επιστημονικό, τεχνικό και βοηθητικό προσωπικό του Δημοσίου, των ΟΤΑ και των λοιπών Ν.Π.Δ.Δ. Έχοντας υπόψη τις διατάξεις του άρθρ.29 του Νόμ. 993/1979 «περί του επί συμβάσει εργασίας ιδιωτικού δικαίου προσωπικού του Δημοσίου, των Οργανισμών Τοπικής Αυτοδιοικήσεως και των λοιπών Νομικών Προσώπων Δημοσίου Δικαίου», αποφασίζουμε: Καθορίζουμε το περιεχόμενο και τα της τηρήσεως των ατομικών φακέλων του με σύμβαση εργασίας ιδιωτικού δικαίου ειδικού επιστημονικού, τεχνικού και βοηθητικού προσωπικού του Δημοσίου, των ΟΤΑ και των λοιπών Ν.Π.Δ.Δ. που διέπεται από τις διατάξεις του Γ΄Κεφαλαίου του Νόμ. 993/1979, ως ακολούθως: Άρθρ.1.-1.Η αρμόδια για θέματα προσωπικού υπηρεσιακή μονάδα Δημόσιας Υπηρεσίας ή Οργανισμού Τοπικής Αυτοδιοικήσεως ή Νομικού Προσώπου Δημοσίου Δικαίου υποχρεούται να τηρεί ατομικό φάκελο για κάθε ένα μισθωτό που ανήκει σε μια από τις τρεις, κατά το άρθρ.9 του Νόμ. 993/79, κατηγορίες προσωπικού, δηλαδή ειδικού επιστημονικού, τεχνικού και βοηθητικού προσωπικού. 2.Οι προϊστάμενοι των κατά την προηγουμένη παράγραφο υπηρεσιών προσωπικού ευθύνονται και μεριμνούν για την ασφαλή φύλαξη των ατομικών φακέλων και συνεχή ενημέρωσή τους καθώς και για την τήρηση εχεμύθειας επί των χαρακτηριζομένων και υπαρχόντων σ’ αυτούς εγγράφων εμπιστευτικού περιεχομένου. Άρθρ.2.-1.Ο ατομικός φάκελος μισθωτού (Α.Φ.Μ.) περιλαμβάνει, σε πρωτότυπο, με επιφύλαξη της παρ.2 του άρθρ.4 της παρούσης, όλα τα έγγραφα που αφορούν ατομικά στον υπάλληλο και τα οποία αναφέρονται στην υπηρεσιακή, οικογενειακή και περιουσιακή κατάσταση αυτού. «Στοιχεία που αναφέρονται στο φρόνημα και στις πολιτικές πεποιθήσεις του προσλαμβανόμενου μισθωτού απαγορεύεται να τεθούν στον ατομικό φάκελό του». Το δεύτερο μέσα στα « » εδάφιο προστέθηκε από την παρ.1 της Φ.42/25/13133/22 Οκτ.-19 Δεκ. 1985 (ΦΕΚ Β΄759) απόφ. Υπ. Προεδρίας της Κυβέρνησης, Εσωτερικών και Δημ Τάξης. 2.Όλα τα έγγραφα ταξινομούνται σε υποφακέλους, οι οποίοι τοποθετούνται στον ατομικό φάκελο με τα εξής στοιχεία και τίτλους: Α:Τυπικά προσόντα. Β:Αστική, Οικογενειακή, Περιουσιακή Κατάσταση. Γ:Υπαλληλική σταδιοδρομία. Δ:Πειθαρχικό. Ε:Εκθέσεις ουσιαστικών προσόντων. ΣΤ:Άδειες. Ζ:Διάφορα. Προσωπικό με σχέση ιδιωτικού δικαίου 2.Ε.μ.7 3.Στον ατομικό φάκελο και επί της προσόψεως αναγράφεται, στο μέσο, το επώνυμο, όνομα, πατρώνυμο και ο τίτλος της θέσεως του μισθωτού. Ομοίως σε κάθε υποφάκελο αναγράφονται ο τίτλος αυτού και τα προαναφερόμενα στοιχεία. Άρθρ.3.-1.Στον υποφάκελο με στοιχ. Α΄ «Τυπικά προσόντα», ταξινομούνται τα αποδεικτικά σπουδών, γλωσσομάθειας, μετεκπαιδεύσεως, εμπειρίας, προϋπηρεσίας, που απαιτείται ως προσόν προσλήψεως ή άλλα προσόντα, που έχει ο μισθωτός. 2.Στον υποφάκελο με στοιχ. Β΄ «Αστική, προσωπική και οικογενειακή, περιουσιακή κατάσταση», ταξινομούνται όλα τα λοιπά δικαιολογητικά (πιστοποιητικά) και υπεύθυνες δηλώσεις, που υποβλήθηκαν κατά την πρόσληψη, καθώς επίσης και τα μεταγενέστερα υποβαλλόμενα έγγραφα για την αστική, στρατολογική, οικογενειακή και περιουσιακή κατάσταση του μισθωτού. 3.Στον υποφάκελο με στοιχ. Γ΄ «Υπαλληλική σταδιοδρομία» ταξινομούνται όλα τα έγγραφα που αφορούν στην υπαλληλική σταδιοδρομία του μισθωτού, δηλαδή: α)απόφαση προσλήψεως, βεβαίωση αναλήψεως υπηρεσίας κλπ., β)μεταβολές (τοποθέτηση, μετάθεση, απόσπαση, μετακίνηση), γ)λύση της συμβάσεως εργασίας (θάνατος, έκπτωση, απόλυση, καταγγελία και λήξη του χρόνου της διάρκειας της συμβάσεως). Στον υποφάκελο αυτόν τοποθετούνται και τα στοιχεία του μισθωτού, που αφορούν προϋπηρεσίες αυτού. 4.Στον υποφάκελο με στοιχ. Δ΄ «Πειθαρχικό», ταξινομούνται όλα τα έγγραφα που αναφέρονται στην πειθαρχική και ποινική κατάσταση του μισθωτού. 5.Στον υποφάκελο με στοιχ. Ε΄ «Εκθέσεις ουσιαστικών προσόντων», ταξινομούνται όλες οι κατ’ έτος συντασσόμενες εκθέσεις ουσιαστικών προσόντων καθώς και κάθε συναφές έγγραφο στοιχείο, που αναφέρεται στις εκθέσεις αυτές. 6.Στον υποφάκελο με στοιχ. ΣΤ΄ «Άδειες», ταξινομούνται όλα τα έγγραφα, που αναφέρονται στις άδειες με αποδοχές ή χωρίς αποδοχές, στις ασθένειες, στις άδειες κυήσεως και τοκετού, καθώς και στις εκπαιδευτικές άδειες του μισθωτού. 7.Στον υποφάκελο με στοιχ. Ζ΄ «Διάφορα», ταξινομούνται όλα τα άλλα έγγραφα, που δεν ανήκουν σ’ έναν από τους προηγούμενους υποφακέλους Α΄ΣΤ΄. Άρθρ.4.-1.Κάθε έγγραφο καταχωρίζεται στον οικείο υποφάκελο και στη δεύτερη (εσωτερική σελίδα) του περιβλήματος αυτού, αφού προηγουμένως καταγραφεί σ΄ αυτόν, σε κατακόρυφες στήλες: α)ο αύξοντας αριθμός της σειράς ταξινομήσεως, β)ο αριθμός πρωτοκόλλου και η χρονολογία του ταξινομουμένου εγγράφου της υπηρεσίας του μισθωτού, γ)ο εκδότης αυτού και δ)σύντομη ένδειξη για το περιεχόμενό του. (Αντί για τη σελ.358,637) Σελ.358,637(α) Τεύχος Η53-Σελ.69 2.Εάν το ταξινομούμενο έγγραφο αφορά ατομικά περισσότερους μισθωτούς, τοποθετείται σε φωτοτυπία στον οικείο υποφάκελο του καθένα, με σημείωση του αρμόδιου υπαλλήλου πάνω στο φωτοαντίγραφο σε ποιό φάκελο έχει ταξινομηθεί το πρωτότυπο έγγραφο. 3.Σε περιπτώσεις διαγραφής πειθαρχικών ποινών, κατά τις κείμενες διατάξεις, τα στον υποφάκελο Δ΄ έγγραφα, που είναι σχετικά με τις διαγραφόμενες ποινές, αποσύρονται και τοποθετούνται στο Γενικό Αρχείο της Υπηρεσίας του μισθωτού. Αποσύρεται επίσης το περίβλημα του υποφακέλου αυτού και τοποθετείται στο ίδιο Αρχείο. Το αποσυρόμενο περίβλημα αντικαθίσταται με νέο, στο οποίο καταχωρίζονται, κατά τα στις παρ.1 και 2 του παρόντος άρθρου οριζόμενα, τα εναπομείναντα στοιχεία. Άρθρ.5.-1.Σε περίπτωση μεταθέσεως ή αποσπάσεως του υπαλλήλου, η Υπηρεσία στην οποία μετατίθεται ή αποσπάται δύναται να τηρεί ίδιο ατομικό φάκελο, που να περιέχει τα αναγκαία γι’αυτή υπηρεσιακά έγγραφα. 2.Σε περίπτωση λύσεως της συμβάσεως εργασίας του μισθωτού ο οικείος φάκελος αποσύρεται από τη δύναμη του υπηρετούντος προσωπικού. Άρθρ.6.-Η παρούσα απόφαση να δημοσιευθεί στην Εφημερίδα της Κυβερνήσεως.