Έχω κληθεί να σχολιάσω όπου χρειάζεται τα βήματα 1-25 της παρακάτω διαδικασίας από πλευράς Operational Risk, παρέχοντας προτάσεις/τροποποιήσεις όσο αναφορά την αποτύπωση της (σχολιασμό ανά βήμα). Θα πρέπει να προτείνω βελτιώσεις στα βήματα της διαδικασίας ή τροποποιήσεις όπου είναι αναγκαίο δηλαδή στα σημαντικά βήματα της διαδικασίας. Επίσης θα ήθελα να σταθούμε σε σημεία ελέγχου και στο τρόπο που είναι αποτυπωμένη ώστε να είναι κατανοητή σε κάποιον να την καταλαβαίνει. Η διαδικασία είναι η εξής: ΑΝΑΛΥΤΙΚΗ ΠEPIΓΡΑΦΗ ΕΝΕΡΓΕΙΩΝ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑΣ 

Η διαδικασία περιγράφει τον τρόπο με τον οποίο γίνεται η πληρωμή τοκομεριδίων Ομολογιών εισηγμένων στο Χρηματιστήριο Αθηνών, στους δικαιούχους Ομολογιούχους, από την εκδότρια Εταιρεία μέσω του Ελληνικού Κεντρικού Αποθετηρίου Τίτλων (ΕΛ.Κ.Α.Τ.).
 
Στις περιπτώσεις που η Εκδότρια παρεκκλίνει από την προκαθορισμένη ημερομηνία πληρωμής τοκομεριδίου, είναι υποχρεωμένη να ενημερώσει το επενδυτικό κοινό για το νέο χρονοδιάγραμμα πληρωμής και εν τέλει για τυχόν νέα ημερομηνία. 

Α/Α	ΠΕΡΙΓΡΑΦΗ	ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΚΟΣ ΡΟΛΟΣ	ΣΥΣΤΗΜΑ/ΕΝΤΥΠΑ
1	Λήψη ανακοίνωσης πληρωμής τοκομεριδίου και μηνύματος Swift
Λαμβάνει, από την επίσημη ιστοσελίδα της ΕΧΑΕ (www.athexgroup.gr), την ανακοίνωση της εκδότριας για την πληρωμή τοκομεριδίου, τον τρόπο και την ημερομηνία πληρωμής των δικαιούχων μέσω των Συμμετεχόντων τους.
Επίσης, λαμβάνει ενημέρωση για την πληρωμή τοκομεριδίου και μέσω swift με MT564.	Αρμόδιος Υπάλληλος - Εταιρικές Πράξεις σε
Ελληνική Αγορά / 
Διεθνείς Αγορές	Έντυπα:
- Ανακοίνωση εκδότριας για πληρωμή τοκομεριδίων Ομολογιών
- Μήνυμα Swift MT564

2	Συμπλήρωση στοιχείων εταιρικής πράξης & προώθηση σε Μονάδες προς ενημέρωση
Συμπληρώνει τα στοιχεία της εταιρικής πράξης σε εσωτερικό έντυπο και το προωθεί ηλεκτρονικά (με e-mail) στις Μονάδες: 
- Μετοχές Δικτύου (Ομάδα Ενεχύρων) 
- Υποστήριξη ΑΕΔΑΚ - Ασφαλιστικών Εταιρειών (μόνο για ενημέρωση) 
 
προκειμένου να λάβουν ενημέρωση για τους δικαιούχους Πελάτες τους.	Αρμόδιος Υπάλληλος - Εταιρικές Πράξεις σε
Ελληνική Αγορά / 
Διεθνείς Αγορές	Έντυπα:
- Έντυπο εταιρικών πράξεων

3	Ενημέρωση αρχείου παρακολούθησης πληρωμών
Ενημερώνει σχετικό αρχείο excel μέσω του οποίου παρακολουθούνται όλες οι πληρωμές τοκομεριδίων ομολογιών για στατιστικούς λόγους.

Σημείωση: Τα στοιχεία που τηρούνται είναι τα εξής:
α) Ονομασία Εταιρείας και Ομολογίας
β) Ημερομηνία πίστωσης 
γ) Πλήθος δικαιούχων
δ) Αριθμός Τοκομεριδίων
ε) Ποσό πληρωμής
στ) Τοκοφόρος περίοδος	Αρμόδιος Υπάλληλος - Εταιρικές Πράξεις σε
Ελληνική Αγορά / 
Διεθνείς Αγορές	Ηλεκτρονικά αρχεία:
- Αρχείο παρακολούθησης πληρωμών/ Έτος_Τοκομερίδια

4	Δημιουργία εταιρικού γεγονότος
Μία εργάσιμη ημέρα πριν την ημερομηνία αποκοπής δικαιώματος (Τ=ημερομηνία συναλλαγής) δημιουργεί στο σύστημα Θεματοφυλακής (AIS) το εταιρικό γεγονός της είσπραξης τοκομεριδίου, καταχωρώντας τους όρους της εταιρικής πράξης όπως αναφέρονται, τόσο στην ανακοίνωση της εκδότριας, όσο και στο μήνυμα Swift (MT564).
Αυτόματα δημιουργείται εταιρικό γεγονός και στο σύστημα της Τράπεζας (Brokerage), λόγω επικοινωνίας των δύο συστημάτων και με την ολοκλήρωση των βραδινών ροών δημιουργούνται οι θέσεις των δικαιούχων (πελάτες retail, private banking, θεσμικοί πελάτες και πελάτες ΑΕΠΕΥ).	Αρμόδιος Υπάλληλος - Εταιρικές Πράξεις σε
Ελληνική Αγορά / 
Διεθνείς Αγορές	Σύστημα:
- AIS (CUSTODY CORPORATE ACTIONS)
- BROKERAGE - Σύστημα διαχείρισης μετοχών (ΕΤΑΙΡΙΚΕΣ ΠΡΑΞΕΙΣ)
5	Έλεγχος εταιρικού γεγονότος
Ελέγχει την ορθότητα των καταχωρημένων στοιχείων του εταιρικού γεγονότος με οπτική αντιπαραβολή αυτών, τόσο με την ανακοίνωση της εκδότριας, όσο και με το μήνυμα Swift (MT564) και εφόσον είναι σωστά τα οριστικοποιεί.	Εξουσιοδοτημένος Υπάλληλος - Εταιρικές Πράξεις σε
Ελληνική Αγορά / 
Διεθνείς Αγορές	Σύστημα:
- AIS (CUSTODY CORPORATE ACTIONS)
- BROKERAGE - Σύστημα διαχείρισης μετοχών (ΕΤΑΙΡΙΚΕΣ ΠΡΑΞΕΙΣ)
Έντυπα:
- Μήνυμα Swift MT564
- Ανακοίνωση εκδότριας για πληρωμή τοκομεριδίων Ομολογιών

6	Ενημέρωση εταιρικού γεγονότος
Την ημερομηνία αποκοπής δικαιώματος (Τ+1) ενημερώνει το εταιρικό γεγονός με τους δικαιούχους και τις θέσεις αυτών [μετά την ολοκλήρωση των βραδινών ροών την ημερομηνία συναλλαγής (Τ)].	Αρμόδιος Υπάλληλος - Εταιρικές Πράξεις σε
Ελληνική Αγορά / 
Διεθνείς Αγορές	Σύστημα:
- AIS (CUSTODY CORPORATE ACTIONS > Import position from Brokerage)
7	Συγχρονισμός δικαιούχων
Δημιουργεί Script συγχρονισμού των δικαιούχων του συγκεκριμένου εταιρικού γεγονότος, προκειμένου να επικαιροποιηθούν τα στοιχεία των πελατών και κυρίως η φορολογική κατηγορία στην οποία ανήκουν.	Αρμόδιος Υπάλληλος - Εταιρικές Πράξεις σε
Ελληνική Αγορά / 
Διεθνείς Αγορές	Σύστημα:
- AIS (SYSTEM UTILITIES)
8	Δημιουργία ενημερωτικών ηλεκτρονικών μηνυμάτων (robo-mailers)
Την ίδια ημερομηνία (ημερομηνία αποκοπής δικαιώματος Τ+1) δημιουργεί αυτόματα ενημερωτικά ηλεκτρονικά μηνύματα (robo-mailers) με τους όρους της εταιρικής πράξης, τους δικαιούχους και τις θέσεις αυτών.	Αρμόδιος Υπάλληλος - Εταιρικές Πράξεις σε
Ελληνική Αγορά / 
Διεθνείς Αγορές	Σύστημα:
- AIS (CUSTODY CORPORATE ACTIONS)
9	Έλεγχος ενημερωτικών  ηλεκτρονικών μηνυμάτων ( robo-mailers)
Ελέγχει την ορθότητα των στοιχείων των ενημερωτικών (robo-mailers) και εφόσον είναι σωστά τα οριστικοποιεί.	Εξουσιοδοτημένος Υπάλληλος - Εταιρικές Πράξεις σε
Ελληνική Αγορά / 
Διεθνείς Αγορές	Σύστημα:
- AIS (CUSTODY CORPORATE ACTIONS)
10	Αποστολή ενημερωτικών ηλεκτρονικών μηνυμάτων ( robo-mailers)
Αποστέλλει αυτόματα τα ενημερωτικά ηλεκτρονικά μηνύματα (robo-mailers) στο Δίκτυο Καταστημάτων, ανάλογα με το κέντρο κόστους του εκάστοτε δικαιούχου, στο Private Banking, στους θεσμικούς πελάτες και στους πελάτες ΑΕΠΕΥ.	Αρμόδιος Υπάλληλος - Εταιρικές Πράξεις σε
Ελληνική Αγορά / 
Διεθνείς Αγορές	Σύστημα:
- AIS

11	Ενημέρωση εταιρικού γεγονότος με τις δεσμευμένες θέσεις
Τη δεύτερη εργάσιμη ημέρα (T+2 = Record Date) μετά την ημερομηνία συναλλαγής (T), επαναδημιουργεί τις θέσεις των δικαιούχων και ενημερώνει το εταιρικό γεγονός  με τις δεσμευμένες θέσεις.	Αρμόδιος Υπάλληλος - Εταιρικές Πράξεις σε
Ελληνική Αγορά / 
Διεθνείς Αγορές	Σύστημα:
- AIS (CUSTODY CORPORATE ACTIONS)
- BROKERAGE - Σύστημα διαχείρισης μετοχών (ΕΤΑΙΡΙΚΕΣ ΠΡΑΞΕΙΣ)
12	Παραλαβή αρχείου προσδιορισμού δικαιούχων μερίσματος από ΕΛ.Κ.Α.Τ.
Την τρίτη εργάσιμη ημέρα (T+3) μετά την ημερομηνία συναλλαγής (T) υπολογίζονται αυτόματα τα ποσά στις θέσεις των δικαιούχων και παραλαμβάνει, από την ΕΛ.Κ.Α.Τ, αρχείο προσδιορισμού δικαιούχων τοκομεριδίου με τις εκκαθαρισμένες θέσεις αυτών (Τ+2=Record Date) καθώς και αλφαβητική κατάσταση χρηματικής διανομής.	Αρμόδιος Υπάλληλος - Εταιρικές Πράξεις σε
Ελληνική Αγορά / 
Διεθνείς Αγορές	Σύστημα:
- AIS (CUSTODY CORPORATE ACTIONS)
- Σύστημα Άυλων Τίτλων (Σ.Α.Τ.) της Ε.Λ.Κ.ΑΤ.
Ηλεκτρονικά αρχεία:
- Κατάσταση χρηματικής διανομής (pdf)
- Αρχείο χρηματικής διανομής (txt)

13	Εισαγωγή αρχείου δικαιούχων στο σύστημα
Εισάγει το αρχείο των δικαιούχων τοκομεριδίου που δημιουργήθηκε από το Σ.Α.Τ. στο σύστημα AIS, ώστε να γίνει αυτόματα από το σύστημα η αντιπαραβολή των δικαιούχων και των προς είσπραξη μικτών ποσών. Δηλαδή: Δικαιούχοι αρχείου Σ.Α.Τ. = Δικαιούχοι αρχείου Brokerage + Δικαιούχοι αρχείου AIS.	Αρμόδιος Υπάλληλος - Εταιρικές Πράξεις σε
Ελληνική Αγορά / 
Διεθνείς Αγορές	Σύστημα:
- AIS (CUSTODY CORPORATE ACTIONS)
- Σύστημα Άυλων Τίτλων (Σ.Α.Τ.) της Ε.Λ.Κ.ΑΤ.
Ηλεκτρονικά αρχεία:
- Αρχείο χρηματικής διανομής (txt)

14	Παραγωγή & επεξεργασία κατάστασης ελέγχου και συμφωνίας αρχείου
Παράγει από το σύστημα AIS κατάσταση με τα αποτελέσματα της αυτόματης συμφωνίας (δικαιούχοι, ποσότητα ομολογιών, μικτό ποσό προς είσπραξη).
 
Επεξεργάζεται την κατάσταση ελέγχου, στην οποία εμφανίζονται successful και unsuccessful μηνύματα και
προβαίνει στις ανάλογες διορθώσεις για την ολοκλήρωση της πληρωμής του τοκομεριδίου.
 
- Τα unsuccessful μηνύματα μπορεί να αφορούν περιπτώσεις 
όπου οι δικαιούχοι είσπραξης μερίσματος στο Σ.Α.Τ. είναι διαφορετικοί > ή < από τους δικαιούχους Brokerage + AIS, κυρίως λόγω συναλλαγών πώλησης/αγοράς/μεταφοράς τεμαχίων μεταξύ της ημερομηνίας  αποκοπής και της ημερομηνίας πληρωμής . 
  
Μετά τις απαραίτητες, κατά περίπτωση,  διορθώσεις  παράγεται εκ νέου κατάσταση ελέγχου και συμφωνίας.
	Αρμόδιος Υπάλληλος - Εταιρικές Πράξεις σε
Ελληνική Αγορά / 
Διεθνείς Αγορές	Σύστημα:
- AIS (CUSTODY CORPORATE ACTIONS)
Ηλεκτρονικά αρχεία:
- Αρχείο χρηματικής διανομής (txt)
- Έλεγχος και συμφωνία αρχείων/reconciliation (csv)

15	Έλεγχος διορθώσεων
Ελέγχει την ορθότητα των διορθώσεων και τη νέα κατάσταση συμφωνίας.	Εξουσιοδοτημένος Υπάλληλος - Εταιρικές Πράξεις σε
Ελληνική Αγορά / 
Διεθνείς Αγορές	Ηλεκτρονικά αρχεία:
- Αρχείο χρηματικής διανομής (txt)
- Έλεγχος και συμφωνία αρχείων/reconciliation (csv)

16	Παραλαβή ποσού τοκομεριδίου και καταχώρηση λογιστικών εγγραφών
Την ημέρα της πληρωμής του τοκομεριδίου παραλαμβάνει το αντίστοιχο ποσό από την ΕΧΑΕ και προβαίνει σε πίστωση του εσωτερικού λογαριασμού συγκέντρωσης.

Σημείωση: Με την ολοκλήρωση της καταχώρησης παράγεται αυτόματα το 'Παραστατικό Ολοκληρωμένης Καταχώρησης'.	Αρμόδιος Υπάλληλος - Εταιρικές Πράξεις σε
Ελληνική Αγορά / 
Διεθνείς Αγορές	Σύστημα:
- EQUATION (XXG)
- Σύστημα Άυλων Τίτλων (Σ.Α.Τ.) της Ε.Λ.Κ.ΑΤ.
Έντυπα:
- Παραστατικό ολοκληρωμένης καταχώρησης - Προς Επαλήθευση

17	Έλεγχος, επαλήθευση και υπογραφή καταχωρημένων εγγραφών
Ελέγχει στο σύστημα την ορθότητα των καταχωρημένων λογιστικών εγγραφών, τις οριστικοποιεί και παράγεται αυτόματα το παραστατικό 'Παραστατικό Επαληθευμένης Καταχώρησης'.
Ελέγχει ότι η επαλήθευση είναι επιτυχής και υπογράφει το παραστατικό επαλήθευσης των λογιστικών εγγραφών, στο οποίο λαμβάνει τις υπογραφές του Αρμόδιου Υπαλλήλου καταχώρησης και του Επικεφαλής / Υπευθύνου της Οργανωτικής Μονάδας (εφόσον απαιτείται πχ. για το ύψος του ποσού).	Εξουσιοδοτημένος Υπάλληλος - Εταιρικές Πράξεις σε
Ελληνική Αγορά / 
Διεθνείς Αγορές	Σύστημα:
- EQUATION (XXH)
Έντυπα:
- Παραστατικό ολοκληρωμένης καταχώρησης - Προς Επαλήθευση
- Παραστατικό Επαληθευμένης Καταχώρησης

18	Δημιουργία αυτόματων λογιστικών εγγραφών
Εκκινεί τη ροή δημιουργίας αυτόματων λογιστικών εγγραφών. 
Δημιουργούνται  οι εξής εγγραφές:
- χρέωση ενδιάμεσου λογαριασμού της Μονάδας Εταιρικές Πράξεις σε Ελληνική Αγορά / Διεθνείς Αγορές με το μικτό ποσό κάθε δικαιούχου
- πίστωση του λογαριασμού εξυπηρέτησης του δικαιούχου με το μικτό ποσό
- χρέωση του λογαριασμού εξυπηρέτησης του δικαιούχου με το ποσό το φόρου, το οποίο υπολογίζεται αυτόματα από το σύστημα, σύμφωνα με την ένδειξη φορολόγησης της φύλαξης του δικαιούχου
- πίστωση του λογαριασμού φόρων
- εγγραφές τάξεως	Αρμόδιος Υπάλληλος - Εταιρικές Πράξεις σε
Ελληνική Αγορά / 
Διεθνείς Αγορές	Σύστημα:
- AIS (CUSTODY CORPORATE ACTIONS > Create Cash Movement Accounting Entries)
19	Πίστωση ποσών στους λογαριασμούς εξυπηρέτησης των πελατών
Εκκινεί την ροή αυτόματων πιστώσεων των ποσών (Posting) στους λογαριασμούς εξυπηρέτησης των πελατών, οι οποίοι είναι συνδεδεμένοι με τη φύλαξη στην οποία απεικονίζονται οι ομολογίες.	Εξουσιοδοτημένος Υπάλληλος - Εταιρικές Πράξεις σε
Ελληνική Αγορά / 
Διεθνείς Αγορές	Σύστημα:
- AIS (CUSTODY CORPORATE ACTIONS)
- EQUATION

20	Πίστωση ποσού σε περίπτωση ανύπαρκτου ή κλειστού λογαριασμού του δικαιούχου
Τα ποσά οδηγούνται αυτόματα σε εσωτερικό λογαριασμό (ΜΗΤΡΩΟ ΑΠΛΗΡΩΤΩΝ) του Custody (2910-599890-004) προς διευθέτηση από το αρμόδιο Κατάστημα με την εμφάνιση του δικαιούχου.		Σύστημα:
- AIS
- EQUATION

21	Δημιουργία ενημερωτικών ηλεκτρονικών μηνυμάτων ( robo-mailers)
Δημιουργεί αυτόματα ενημερωτικά ηλεκτρονικά μηνύματα (robo-mailers) με τους όρους της εταιρικής πράξης, τους δικαιούχους, τις θέσεις αυτών και τα ποσά πληρωμής.	Αρμόδιος Υπάλληλος - Εταιρικές Πράξεις σε
Ελληνική Αγορά / 
Διεθνείς Αγορές	Σύστημα:
- AIS

22	Έλεγχος ενημερωτικών ηλεκτρονικών μηνυμάτων ( robo-mailers)
Ελέγχει την ορθότητα των στοιχείων των ενημερωτικών ηλεκτρονικών  μηνυμάτων(robo-mailers) και εφόσον είναι σωστά τα οριστικοποιεί.	Εξουσιοδοτημένος Υπάλληλος - Εταιρικές Πράξεις σε
Ελληνική Αγορά / 
Διεθνείς Αγορές	Σύστημα:
- AIS

23	Αποστολή ενημερωτικών ηλεκτρονικών μηνυμάτων ( robo-mailers)
Αποστέλλει αυτόματα τα ενημερωτικά ηλεκτρονικά μηνύματα (robo-mailers) στο Δίκτυο Καταστημάτων, ανάλογα με το κέντρο κόστους του εκάστοτε δικαιούχου, στο Private Banking, στους θεσμικούς πελάτες και στους πελάτες ΑΕΠΕΥ.

Σημείωση: Ειδικά για τους πελάτες Private Banking, εκτός των ηλεκτρονικών ενημερωτικών μηνυμάτων, παράγει αυτόματα από την εφαρμογή AIS και αποστέλλει ηλεκτρονικά, με e-mail, 
αρχείο txt με τα στοιχεία των πελατών, τα ποσά και τον λογαριασμό πίστωσης, σύμφωνα με τις οριζόμενες προδιαγραφές της Μονάδας Back Office  Private Banking.
 	Αρμόδιος Υπάλληλος - Εταιρικές Πράξεις σε
Ελληνική Αγορά / 
Διεθνείς Αγορές	Σύστημα:
- AIS
Ηλεκτρονικά αρχεία:
- ΑΡΧΕΙΟ ΠΛΗΡΩΜΗΣ ΠΕΛΑΤΩΝ PB (TXT)

24	Ηλεκτρονική αρχειοθέτηση 
Αρχειοθετεί όλα τα σχετικά έγγραφα με την πληρωμή των τοκομεριδίων, ανά ημερομηνία πληρωμής.	Αρμόδιος Υπάλληλος - Εταιρικές Πράξεις σε
Ελληνική Αγορά / 
Διεθνείς Αγορές	Έντυπα:
- Έντυπο εταιρικών πράξεων
- Παραστατικό Επαληθευμένης Καταχώρησης
- Μήνυμα Swift MT564
- Παραστατικό ολοκληρωμένης καταχώρησης - Προς Επαλήθευση
- Ανακοίνωση εκδότριας για πληρωμή τοκομεριδίων Ομολογιών
Ηλεκτρονικά αρχεία:
- Κατάσταση χρηματικής διανομής (pdf)
- Έτος_Τοκομερίδια (ηλεκτρονικός φάκελος)
- Αρχείο χρηματικής διανομής (txt)
- Έλεγχος και συμφωνία αρχείων/reconciliation (csv)
- ΑΡΧΕΙΟ ΠΛΗΡΩΜΗΣ ΠΕΛΑΤΩΝ PB (TXT)
- Αρχείο παρακολούθησης πληρωμών/ Έτος_Τοκομερίδια

25	Φυσική αρχειοθέτηση λογιστικών εγγραφών	Αρμόδιος Υπάλληλος - Εταιρικές Πράξεις σε
Ελληνική Αγορά / 
Διεθνείς Αγορές	Έντυπα:
- Παραστατικό Επαληθευμένης Καταχώρησης
- Παραστατικό ολοκληρωμένης καταχώρησης - Προς Επαλήθευση
Αρχεία:
-Έτος_Τοκομερίδια


Εφόσον η αρχειοθέτηση πραγματοποιήθηκε, η διαδικασία ολοκληρώνεται.