# 국방부 특수기록관 보유기록물 열람 및 이용 예규
(행정규칙구분=예규, 공포일자=20250723, 시행일자=20250723, 소관부처=국방부)
행정규칙번호: 670
출처: 국가법령정보센터

행정규칙명: 국방부 특수기록관 보유기록물 열람 및 이용 예규
행정규칙종류: 예규
발령일자: 20250723
발령번호: 670
시행일자: 20250723
소관부처: 국방부
담당부서기관: 국방부(운영지원과)
현행여부: Y

조문내용:
['제1조(목적) 이 예규는 「공공기록물 관리에 관한 법률」(이하 "공공기록물법"이라 한다)에 따라 국방부 특수기록관(이하 "기록관"이라 한다) 보유기록물에 대한 열람 및 이용에 관하여 필요한 사항을 정함을 목적으로 한다.', '제2조(적용범위) 이 예규는 국방부 본부(소속기관을 포함한다. 이하 같다), 국방부 직할기관ㆍ부대, 합동참모본부, 각 군의 직원이 국방부 특수기록관 보유기록물을 열람 또는 대출하는 경우에 한정하여 적용한다.', '제3조(정의) 이 예규에서 사용하는 용어의 정의는 다음과 같다.1."보유기록물"이란 국방부 본부 및 국방부 관할 기록관 미설치 국직부대ㆍ기관에서 기록관으로 이관 받아 보존중인 전자ㆍ비전자기록물(이하"기록물"이라 한다)을 말한다.2."열람"이란 정보통신망을 통한 전자기록물 검색ㆍ활용 및 지정된 열람공간에서 비전자기록물을 보며 활용하는 것을 말한다.3."보존서고"란 기록물을 보존하고 있는 공간을 말한다.4."대출"이란 보존서고에서 국방부 영내의 지역으로 가지고 나가는 것을 말한다.5."지출"이란 보존서고에서 국방부 영외나 타 기관(부대)로 가지고 나가는 것을 말한다.', '제4조(기록관 기록물의 종류 등) 국방부 기록관은 기록물을 일반기록물, 비밀기록물, 마이크로필름 등의 보존매체별로 구분 관리하고 기록물을 항상 열람 및 이용할 수 있도록 기록물 종류별로 색인목록을 갖춰두어야 한다.', '제5조(기록물의 열람신청) 기록물의 열람은 방문, 공문서, 유선전화, 정보통신망 등의 방법으로 신청할 수 있다.', '제6조(기록물의 열람) ① 기록물을 열람하고자 하는 자는 보존서고를 방문하여 직접 열람하거나, 정보통신망을 통하여 기록관이 제공하는 기록물을 열람할 수 있다.② 열람은 담당직원의 안내에 따라 지정된 열람석에서 실시하며, 정보통신기기의 휴대는 금지한다.③ 기록물의 원본을 열람하는 자는 기록물의 멸실, 손상, 문자의 가감 및 변경 등을 해서는 안되며, 기록물 편철상태 등이 훼손되지 않도록 하여야 한다.④ 담당직원은 열람자가 제2항 또는 제3항을 위반하거나 위반할 우려가 있다고 판단될 시에는 열람중지, 기록물 회수 및 열람자에 대한 퇴실 등의 조치를 할 수 있다.⑤ 보존매체별 기록물 열람 절차는 다음 각 호와 같다.1. 전자기록물은 「공공기록물법 시행령」 제25조에 따라 기록관리기준표상의 접근권한이 있는 자가 정보통신망을 통해 열람 및 이용할 수 있다. 다만, 기록관리기준표상 접근권한이 없는 자도 업무상 필요가 인정될 떄에는 정보통신망을 통해 생산부서의 승인을 얻은 후 열람할 수 있다.2. 비공개기록물은 생산부서의 동의하에 반드시 기록관 담당직원의 입회하에 지정된 열람석에서 열람하는 것을 원칙으로 한다.3. 비전자 일반기록물의 열람은 별지 제1호서식에 필요한 사항을 기재한 후 기록관 내의 지정된 열람석에서 실시한다.4.  30년 경과 비밀기록물은 해당 비밀취급인가를 받은 자로서 그 비밀과 업무상 직접 관련 있는 경우에 한정하여 「국방부본부 보안업무 및 청사출입관리 예규」 및 국가기록원의「비밀기록물 관리 실무지침」에 따라 비밀이력카드 및 별지 제2호서식에 필요한 사항을 기재 후 비밀전담요원 입회하에 지정된 열람석에서 열람하여야 한다.5. 일반문서로 재분류되지 않은 예고문 경과 비밀기록물은 그 비밀과 업무상 직접 관련 있는 경우에 한정하여 생산부서의 동의를 받아 비밀이력카드 및 별지 제2호서식에 필요한 사항을 기재 후 담당자 입회 하에 지정된 열람석에서 열람하여야 한다.6. 일반문서로 재분류된 비밀기록은 제3호의 절차에 따라 기록물을 열람ㆍ이용한다.7. 마이크로필름은 복제본이 있는 경우 원본의 열람을 원칙적으로 금지하며 마이크로필름실에 비치된 별지 제3호서식에 필요한 사항을 기재한 후 담당직원의 안내에 따라 신청 필름을 열람ㆍ복사할 수 있다.', '제7조(기록물의 대출) ① 「공공기록물법 시행규칙」 제32조에 따라 보존기간이 30년 이상인 기록물은 보존서고 외의 지역으로 반출할 수 없다. 다만, 업무상 필요성이 인정되는 경우 대출할 수 있으며, 별지 제4호 서식에 따라 반출ㆍ반입 이력을 남겨 관리해야 한다.② 대출자는 기록물의 멸실, 손상, 문자의 가감 및 변경 등을 해서는 안 되며, 기록물 편철상태 등이 훼손되지 않도록 하여야 한다.③ 대출자는 대출받은 기록물을 타인 또는 다른 기관에 반출할 수 없다.④ 담당직원은 대출자가 제3항 또는 제4항을 위반하거나 위반할 우려가 있다고 판단될 시에는 대출하지 않을 수 있다.⑤ 보존매체별 기록물 대출 절차는 다음 각 호와 같다.1. 비전자기록물 열람 후 업무수행 상 대출이 필요한 경우 별지 제4호 서식 및 별지 제5호 서식에 필요한 사항을 기재한 후 담당직원에게 요청하여야 하며 대출기간은 10일 이내로 한다. 다만 특별한 사유가 인정되는 경우에는 1회에  한정하여 10일을 연장할 수 있다.2. 비밀기록물의 대출은 해당 비밀취급 인가자로서 그 비밀기록과 업무상 직접 관련이 있는 경우에 한정하되 비밀이력카드와 별지 제4호 서식 및 별지 제6호 서식에 필요한 사항을 기재 후 담당직원에게 요청하여야 하며 대출기간은 당일 일과 시간 내로 함을 원칙으로 한다. 다만 업무상 불가피한 경우에는 비밀기록실 관리책임관의 승인을 얻어 대출기간을 연장할 수 있으나, 대출기간은 필요한 최단기간으로 하여야 한다.⑥ 대출자는 대출기록물을 반납하면서 기록관 담당직원과 기록물의 이상 유무를 확인한 후, 별지 제 4호 서식에 따른 기록물 반입서를 작성하여야 한다.⑦ 대출기록물이 반납되면 기록관 담당직원이 기록물 대출부의 반납란에 기재 후 서고에 기록물을 재배치한다.', '제8조(기록물의 이용제한) 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 경우 열람ㆍ대출을 제한할 수 있다.1. 당해기록물과 관련이 없는 자가 열람ㆍ대출하고자 하는 경우2. 다른 법령에서 기록물의 열람 또는 대출을 제한하고 있는 경우3. 기록물의 훼손ㆍ멸실의 위험이 있어 보호가 필요한 경우4. 대출로 인하여 업무수행에 지장을 초래하는 경우5. 그 밖에 기록의 성질상 열람 및 대출에 부적합하다고 판단되는 경우', '제9조(기록물의 복사) ① 비전자기록물을 복사할 때에는 기록물의 멸실ㆍ손상 및 편철상태 등이 훼손되지 않도록 하여야 한다.② 비전자기록물 열람 후 복사를 요청할 때에는 기록관 담당직원의 승인을 받은 후 기록관에  설치된 복사기를 이용하여 직접 복사함을 원칙으로 한다. 다만, 담당직원이 기록물의 보존상 필요하다고 판단하는 경우에는 이를 대행할 수 있으며, 심각한 훼손 등의 사유가 있을 시 복사를 불허할 수 있다.③ 비밀기록물에 관한 복사는 국가기록원의 「비밀기록물 관리 실무지침」에 의한다.④ 기록관 담당직원은 기록물 열람인이 제1항을 위반하거나 위반할 우려가 있는 경우에는 복사중지 등 적절한 조치를 하여야 한다.', '제10조(기록물 사본의 원본확인 표시) ① 기록물의 사본을 교부할 때 신청자가 기록관 담당직원에게 원본확인 표시를 요청할 경우에는 다음 각 호에 따라 원본확인 표시를 한다.1. 원본 기록물부터 복사하는 경우에는 복사물의 앞면 여백 또는 바로 뒷면에 별지 제7호 서식의 고무인 등을 날인하여 표시한다.2. 마이크로필름으로부터 기록물을 복사하는 경우에는 복사대상 기록물의 시작과 끝 부분에 별지 제8호 서식의 고무인 등을 날인하여 표시한다.']


별표

별표 0001: 열람 기록부

  ■ 국방부 특수기록관 기록물 열람 및 이용 예규(별지 제1호서식)                   

  열람 기록부                                                                     

   기 관 명                                                                       

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│일련│열람│열람 기록물                     │열람자│소속│직급│복사  │비고│

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│    │    │생산연도│기록물 제목 │열람내용│처리과│    │    │      │    │

│    │    │        │            │        │담당자│    │    │      │    │

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  297㎜×210㎜[백상지 80g/㎡ 또는 중질지 80g/㎡]                                  

별표 0002: 비밀기록 열람 기록부

  ■ 국방부 특수기록관 기록물 열람 및 이용 예규(별지 제2호서식)                             

  비밀기록 열람 기록부                                                                      

   기 관 명                                                                                 

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│일련│일자│관리│비밀│제목│열람자│소속 및 │인가│계급│생년│성명│서명│전화│비고│

│번호│    │번호│등급│    ├───┤직책    │등급│    │월일│    │    │번호│    │

│    │    │    │    │    │처리과│        │    │    │    │    │    │    │    │

│    │    │    │    │    │담당자│        │    │    │    │    │    │    │    │

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  297㎜×210㎜[백상지 80g/㎡ 또는 중질지 80g/㎡]                                            

별표 0003: 마이크로필름 열람ㆍ복사기록부

  ■ 국방부 특수기록관 기록물 열람 및 이용 예규(별지 제3호서식)                       

  마이크로필름 열람·복사 기록부                                                      

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│년월│필름번호│기록건명(제목)│방법      │수량│신청인          │전화번호│비고│

│일  │        │              ├──┬──┤(매)├──┬──┬──┤        │    │

│    │        │              │열람│복사│    │소속│직급│성명│        │    │

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  297㎜×210㎜[백상지 80g/㎡ 또는 중질지 80g/㎡]                                      

별표 0004: 기록물 반출ㆍ반입서

  ■ 국방부 특수기록관 기록물 열람 및 이용 예규(별지 제4호서식)   

  기록물 반출·반입서                                             

   (앞쪽)                                                         

  1. 기록물철 단위로 반출·반입하는 경우                          

   제       호                                                    

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│구    분    │일 자 │반출/반입자 인적사항          │확인    │

│(반출/반입) │      ├─────┬───┬─────┤        │

│            │      │소속기관명│직 급 │성 명     │        │

├──────┼───┼─────┼───┼─────┼────┤

│            │      │          │      │          │        │

├──────┼───┼─────┼───┴─────┴────┤

│반출기간    │      │사유      │                            │

└──────┴───┴─────┴──────────────┘

┌───────────────────────────────┐

│기 록 물 목 록                                                │

├────┬─────┬──────┬─────┬──┬────┤

│일련번호│분류번호  │제  목      │기록물형태│수량│확인    │

├────┼─────┼──────┼─────┼──┼────┤

│        │          │            │          │    │        │

├────┼─────┼──────┼─────┼──┼────┤

│        │          │            │          │    │        │

├────┼─────┼──────┼─────┼──┼────┤

│        │          │            │          │    │        │

├────┼─────┼──────┼─────┼──┼────┤

│        │          │            │          │    │        │

├────┼─────┼──────┼─────┼──┼────┤

│        │          │            │          │    │        │

├────┼─────┼──────┼─────┼──┼────┤

│        │          │            │          │    │        │

├────┼─────┼──────┼─────┼──┼────┤

│        │          │            │          │    │        │

├────┼─────┼──────┼─────┼──┼────┤

│        │          │            │          │    │        │

├────┼─────┼──────┼─────┼──┼────┤

│        │          │            │          │    │        │

├────┼─────┼──────┼─────┼──┼────┤

│        │          │            │          │    │        │

├────┼─────┼──────┼─────┼──┼────┤

│        │          │            │          │    │        │

├────┼─────┼──────┼─────┼──┼────┤

│        │          │            │          │    │        │

├────┼─────┼──────┼─────┼──┼────┤

│        │          │            │          │    │        │

├────┼─────┼──────┼─────┼──┼────┤

│        │          │            │          │    │        │

├────┼─────┼──────┼─────┼──┼────┤

│        │          │            │          │    │        │

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│        │          │            │          │    │        │

├────┼─────┼──────┼─────┼──┼────┤

│        │          │            │          │    │        │

├────┼─────┼──────┼─────┼──┼────┤

│        │          │            │          │    │        │

└────┴─────┴──────┴─────┴──┴────┘

  210㎜×297㎜[백상지 80g/㎡ 또는 중질지 80g/㎡]                  

  기록물 반출·반입서                                         

   (뒤쪽)                                                     

  2. 개별관리기록물(건) 단위로 반출·반입하는 경우            

   제       호                                                

┌──────┬───┬───────────────┬──┐

│구    분    │일 자 │반출/반입자 인적사항          │확인│

│(반출/반입) │      ├─────┬───┬─────┤    │

│            │      │소속기관명│직 급 │성 명     │    │

├──────┼───┼─────┼───┼─────┼──┤

│            │      │          │      │          │    │

├──────┼───┼─────┼───┴─────┴──┤

│반출기간    │      │사유      │                        │

└──────┴───┴─────┴────────────┘

┌─────────────────────────────┐

│기 록 물 목 록                                            │

├────┬─────┬──────┬─────┬──┬──┤

│일련번호│등록번호  │제  목      │기록물형태│수량│확인│

├────┼─────┼──────┼─────┼──┼──┤

│        │          │            │          │    │    │

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│        │          │            │          │    │    │

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│        │          │            │          │    │    │

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│        │          │            │          │    │    │

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│        │          │            │          │    │    │

├────┼─────┼──────┼─────┼──┼──┤

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│        │          │            │          │    │    │

├────┼─────┼──────┼─────┼──┼──┤

│        │          │            │          │    │    │

├────┼─────┼──────┼─────┼──┼──┤

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├────┼─────┼──────┼─────┼──┼──┤

│        │          │            │          │    │    │

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│        │          │            │          │    │    │

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│        │          │            │          │    │    │

├────┼─────┼──────┼─────┼──┼──┤

│        │          │            │          │    │    │

└────┴─────┴──────┴─────┴──┴──┘

  210㎜×297㎜[백상지 80g/㎡ 또는 중질지 80g/㎡]              

별표 0005: 대출 기록부

  ■ 국방부 특수기록관 기록물 열람 및 이용 예규(별지 제5호서식)                                     

  대출 기록부                                                                                       

   기 관 명                                                                                         

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│일련│대출│대출 기록물                             │대출자│소속│직급│반납            │비고│

│번호│일자├──┬──┬──┬──────┬────┼───┤    │    ├──┬─────┼──┤

│    │    │생산│분류│보존│기록물 제목 │수량(권)│처리과│    │    │일자│보관책임자│    │

│    │    │연도│번호│기간│            │        │담당자│    │    │    │(서명)    │    │

├──┼──┼──┼──┼──┼──────┼────┼───┼──┼──┼──┼─────┼──┤

│    │    │    │    │    │            │        │      │    │    │    │          │    │

│    │    │    │    │    │            │        ├───┼──┼──┤    │          │    │

│    │    │    │    │    │            │        │      │    │    │    │          │    │

├──┼──┼──┼──┼──┼──────┼────┼───┼──┼──┼──┼─────┼──┤

│    │    │    │    │    │            │        │      │    │    │    │          │    │

│    │    │    │    │    │            │        ├───┼──┼──┤    │          │    │

│    │    │    │    │    │            │        │      │    │    │    │          │    │

├──┼──┼──┼──┼──┼──────┼────┼───┼──┼──┼──┼─────┼──┤

│    │    │    │    │    │            │        │      │    │    │    │          │    │

│    │    │    │    │    │            │        ├───┼──┼──┤    │          │    │

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│    │    │    │    │    │            │        │      │    │    │    │          │    │

│    │    │    │    │    │            │        ├───┼──┼──┤    │          │    │

│    │    │    │    │    │            │        │      │    │    │    │          │    │

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│    │    │    │    │    │            │        │      │    │    │    │          │    │

│    │    │    │    │    │            │        ├───┼──┼──┤    │          │    │

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│    │    │    │    │    │            │        │      │    │    │    │          │    │

│    │    │    │    │    │            │        ├───┼──┼──┤    │          │    │

│    │    │    │    │    │            │        │      │    │    │    │          │    │

├──┼──┼──┼──┼──┼──────┼────┼───┼──┼──┼──┼─────┼──┤

│    │    │    │    │    │            │        │      │    │    │    │          │    │

│    │    │    │    │    │            │        ├───┼──┼──┤    │          │    │

│    │    │    │    │    │            │        │      │    │    │    │          │    │

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  297㎜×210㎜[백상지 80g/㎡ 또는 중질지 80g/㎡]                                                    

별표 0006: 비밀기록 대출 기록부

  ■ 국방부 특수기록관 기록물 열람 및 이용 예규(별지 제6호서식)                                         

  비밀기록 대출 기록부                                                                                  

   기 관 명                                                                                             

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│일련│일자│관리│비밀│제목│대출자│소속 및 │인가│계급│성명│생년│서명│반납            │전화│

│번호│    │번호│등급│    ├───┤직책    │등급│    │    │월일│    ├──┬─────┤번호│

│    │    │    │    │    │처리과│        │    │    │    │    │    │일자│보관책임자│    │

│    │    │    │    │    │담당자│        │    │    │    │    │    │    │(서명)    │    │

├──┼──┼──┼──┼──┼───┼────┼──┼──┼──┼──┼──┼──┼─────┼──┤

│    │    │    │    │    │      │        │    │    │    │    │    │    │          │    │

│    │    │    │    │    ├───┼────┼──┼──┼──┼──┼──┤    │          ├──┤

│    │    │    │    │    │      │        │    │    │    │    │    │    │          │    │

├──┼──┼──┼──┼──┼───┼────┼──┼──┼──┼──┼──┼──┼─────┼──┤

│    │    │    │    │    │      │        │    │    │    │    │    │    │          │    │

│    │    │    │    │    ├───┼────┼──┼──┼──┼──┼──┤    │          ├──┤

│    │    │    │    │    │      │        │    │    │    │    │    │    │          │    │

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│    │    │    │    │    │      │        │    │    │    │    │    │    │          │    │

│    │    │    │    │    ├───┼────┼──┼──┼──┼──┼──┤    │          ├──┤

│    │    │    │    │    │      │        │    │    │    │    │    │    │          │    │

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└──┴──┴──┴──┴──┴───┴────┴──┴──┴──┴──┴──┴──┴─────┴──┘

  297㎜×210㎜[백상지 80g/㎡ 또는 중질지 80g/㎡]                                                        

별표 0007: 원본대조필

  ■ 국방부 특수기록관 기록물 열람 및 이용 예규(별지 제7 서식)    

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││┌───────┬┐                                    │  │

│││원 본 대 조 필││                                    │  │

││└───────┴┘                                    │  │

││  국방부 특수기록관 보존문서 원본과 상위 없음을 증명함  │  │

││                                                        │  │

││  20   .     .     .                                    │  │

││                                                        │  │

││  국방부 운영지원과장                                   │  │

│└────────────────────────────┘  │

│  85mm × 35mm[백상지 80g/㎡ 또는 중질지 80g/㎡]              │

│                                                              │

│                                                              │

└───────────────────────────────┘

별표 0008: 원본대조필

  ■ 국방부 특수기록관 기록물 열람 및 이용 예규(별지 제8호서식)     

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││                                                  │          │

││┌───────┬┐                              │          │

│││원 본 대 조 필││                              │          │

││└───────┴┘                              │          │

││  국방부 특수기록관 보존문서 원본으로부터 촬영된  │          │

││  마이크로 필름으로부터 복사되었음을 증명함.      │          │

││                                                  │          │

││  20   .     .     .                              │          │

││                                                  │          │

││  국방부 운영지원과장                             │          │

│└─────────────────────────┘          │

│  85mm × 35mm[백상지 80g/㎡ 또는 중질지 80g/㎡]                │

│                                                                │

│                                                                │

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부칙

['부칙 이 예규는 발령한 날부터 시행한다. ', '        부칙 이 예규는 발령한 날부터 시행한다. ', '        부칙 이 예규는 발령한 날부터 시행한다. ']

부칙 공포정보: ['20140522', '20220221', '20250723'] (공포번호: ['550', '638', '670'])