# 국가기록원 교류협력 기록물관리 규정
(행정규칙구분=예규, 공포일자=20211215, 시행일자=20211215, 소관부처=국가기록원)
행정규칙번호: 203
출처: 국가법령정보센터

행정규칙명: 국가기록원 교류협력 기록물관리 규정
행정규칙종류: 예규
발령일자: 20211215
발령번호: 203
시행일자: 20211215
소관부처: 국가기록원
담당부서기관: 국가기록원(기록협력과)
현행여부: Y

조문내용:
['제1장 총칙', '제1조 (목적) 이 규정은 국가기록원 교류협력 사업의 효율적인 추진을 위해 체계적인 교류협력 기록물의 관리에 필요한 사항을 정함을 목적으로 한다.', '제2조 (적용범위) 이 규정은 국가기록원이 타 기관과의 교류협력 사업을 수행함에 있어 생산ㆍ취득한 기록물에 적용된다.', '제3조 (정의) 이 규정에서 사용하는 용어의 뜻은 다음과 같다.1. "협정서"는 국가기록원이 타 기관과의 교류협력에 관하여 협의한 사항을 기재하여 공적으로 증명하기 위한 문서를 말한다.2. "서한문"은 국가기록원이 기관장 명의로 타 기관에 발송한 서신 또는 타 기관의 기관장으로부터 수신한 서신을 말한다.3. "수집자료"는 국가기록원이 타 기관과의 상호방문 중 또는 우편송부의 방식으로 습득한 기관ㆍ사업ㆍ연구성과ㆍ홍보 자료 또는 간행물 등을 말한다.4. "기념품"은 국가기록원이 타 기관과의 교류협력 사업 추진 중 또는 상호방문 중에 기관 명의로 획득한 물품을 말한다.', '제2장 협정서의 관리', '제4조 (협정서의 작성) ① 타 기관과 교류협정을 체결하고자 하는 부서는 별지 제5호서식의 양식을 참고하여 협정서를 작성한다.② 협정서의 인쇄지는 특별한 사유가 없으면 복원관리과에서 지정한 한지를 사용한다.', '제5조 (협정서의 관리) ① 각 부서에서는 체결이 완료된 협정서 원본을 기록협력과로 이송하여야 한다.② 기록협력과는 별지 제1호서식에 따른 협정서 관리대장 및 별지 제2호 서식에 따른 교류협력 기록물 관리카드를 작성하고, 보존이 적합한 장소를 지정하여 협정서를 보관해야 한다.③ 기록협력과는 이송받은 협정서를 업무관리시스템에 등록하여 관리하여야 한다.', '제6조 (협정서의 열람) ① 각 부서는 업무상 필요에 따라 협정서 열람을 요청할 수 있고 기록협력과는 이에 적극 응해야 한다.② 기록협력과는 제1항에 따른 열람 시 별지 제4호서식에 따라 열람대장을 작성해야 한다.', '제3장 서한문의 관리', '제7조 (서한문의 작성) ① 타 기관과의 교류 시 서한문을 보내고자 하는 부서는 별지 제6호서식의 양식을 참고하여 서한문을 작성한다.② 제1항의 서한문을 작성할 경우 각 부서는 미리 기록협력과에 서한문 작성 사실을 통보하고 기록협력과로부터 별표1의 관리번호를 부여받아 서한문에 기재하여 발송해야한다.③ 서한문의 인쇄지는 특별한 사유가 없으면 복원관리과에서 지정한 한지를 사용한다.', '제8조 (서한문의 관리) ① 제7조에 따라 서한문을 발송한 경우 각 부서는 그 서한문의 사본 1부를 기록협력과로 이송하여야 한다.② 각 부서는 대외기관으로부터 서한문을 수신한 경우 원본을 기록협력과로 이송하여야 한다.③ 기록협력과는 별지 제1호서식에 따라 서한문 관리대장을 작성하고, 별도의 장소를 지정하여 서한문을 보관해야 한다.④ 기록협력과는 이송받은 서한문을 업무관리시스템을 통해 등록하여 관리하여야 한다.', '제9조 (서한문의 열람) 서한문의 열람은 제6조를 준용한다.', '제4장 수집자료 및 기념품의 관리', '제10조 (수집자료 요지의 작성) 각 부서는 타 기관과의 교류협력 사업 추진 중에 수집한 자료의 양이 방대하거나 외국어로 작성되어 열람ㆍ활용이 용이하지 않을 경우 국문으로 요지를 작성해야 한다.', '제11조 (수집자료의 관리) ① 각 부서는 타 기관과의 교류협력 사업 추진 중에 자료를 수집한 경우, 그 원본 및 제10조에 따라 작성한 수집자료 요지를 기록협력과로 이송하여야 한다.② 기록협력과는 별지 제1호 서식에 따른 수집자료 관리대장 및 별지 제2호 서식에 따른 교류협력 기록물 관리카드를 작성하고, 보존이 적합한 장소를 지정하여 수집자료를 보관해야 한다.', '제12조 (수집자료의 열람) 수집자료의 열람은 제6조를 준용한다.', '제13조 (기념품의 관리) ① 각 부서는 타 기관과의 교류협력 사업 도중 기관 명의로 기념품을 획득한 경우, 별지 제3호서식의 설명카드를 작성하여 기록협력과로 이송하여야 한다.② 기록협력과는 별지 제1호서식에 따른 기념품 관리대장 및 별지 제2호 서식에 따른 교류협력 기록물 관리카드를 작성하고, 보존이 적합한 장소를 지정하여 기념품을 보관해야 한다.③ 기념품은 제1항에 따라 작성한 설명카드와 함께 별도의 장소를 정하여 전시할 수 있다.④ 기록협력과는 이송 받은 기념품이 공공기록물 관리에 관한 법률 제24조 및 동법 시행령 제57조에 따라 관리해야하는 행정박물에 해당하는 경우 해당 기념품을 업무관리시스템을 통해 등록하여 관리하여야 한다.']


별표

별표 0001: 관리번호 체계

[별표 1] 관리번호 체계

1. 기본 체계

  ┌───┬─┬┬┬┬┬─┬┬─┐

│      │- │││││- ││  │

├───┼─┼┴┴┴┼─┼┴─┤

│기록물│  │연도  │  │연번│

│종류  │  │      │  │    │

└───┴─┴───┴─┴──┘

   ※ 기록물 종류 기호

  ┌──────┬───┬───┬───┬────┬───┐

│            │협정서│발신  │수신  │기타    │기념품│

│            │      │서한문│서한문│수집자료│      │

├──────┼───┼───┼───┼────┼───┤

│對 국내기관 │가    │나    │다    │라      │마    │

├──────┼───┼───┼───┼────┼───┤

│對 국외기관 │A     │B     │C     │D       │E     │

└──────┴───┴───┴───┴────┴───┘

2. 발신 서한문 본문에 기재되는 관리번호의 특례

  ┌──┬─┬┬┬┬┬─┬┬─┐

│NAK │- │││││- ││  │

├──┼─┼┴┴┴┼─┼┴─┤

│    │  │연도  │  │연번│

└──┴─┴───┴─┴──┘

   ※ 서한문 본문에는 기록물 종류 기호 대신 “NAK”를 사용하고 관리대장 등에는 기록물 종류 기호를 사용(“나” 또는 “B”)

별표 0001: 교류협력 기록물 관리대장 서식

[별지 제1호서식] 교류협력 기록물 관리대장 서식

1. 협정서

협정서 관리대장

┏━┯━━━━┯━━━━━━┯━━━━━━┯━━━┯━━┯━━━━┯━━━━┓

┃  │관리번호│체결국·기관│체결부서    │체결일│기한│문서요지│등록번호┃

┃  │        │            │(국가기록원)│      │    │        │        ┃

┠─┼────┼──────┼──────┼───┼──┼────┼────┨

┃1 │        │            │            │      │    │        │        ┃

┠─┼────┼──────┼──────┼───┼──┼────┼────┨

┃2 │        │            │            │      │    │        │        ┃

┠─┼────┼──────┼──────┼───┼──┼────┼────┨

┃  │        │            │            │      │    │        │        ┃

┃            │                          │            │                  ┃

┃            │                          │            │                  ┃

2. 발신 서한문

발신 서한문 관리대장

┏━┯━━━━┯━━━━━━┯━━━━┯━━━┯━━━┯━━━━┓

┃  │관리번호│수신국·기관│발신부서│담당자│발신일│문서요지┃

┠─┼────┼──────┼────┼───┼───┼────┨

┃1 │        │            │        │      │      │        ┃

┠─┼────┼──────┼────┼───┼───┼────┨

┃2 │        │            │        │      │      │        ┃

┠─┼────┼──────┼────┼───┼───┼────┨

┃  │        │            │        │      │      │        ┃

┃            │                      │              │          

┃            │                      │              │          

3. 수신 서한문

수신 서한문 관리대장

┏━┯━━━━┯━━━━━━┯━━━━┯━━━┯━━━┯━━━━┓

┃  │관리번호│발신국·기관│수신부서│담당자│수신일│문서요지┃

┠─┼────┼──────┼────┼───┼───┼────┨

┃1 │        │            │        │      │      │        ┃

┠─┼────┼──────┼────┼───┼───┼────┨

┃2 │        │            │        │      │      │        ┃

┠─┼────┼──────┼────┼───┼───┼────┨

┃  │        │            │        │      │      │        ┃

┃            │                      │              │          

┃            │                      │              │          

4. 수집자료

수집자료 관리대장

┏━┯━━━━┯━━━━━━┯━━━━┯━━━┯━━━━┯━━━━┓

┃  │관리번호│생산국·기관│수집부서│수집일│수집경위│자료요지┃

┠─┼────┼──────┼────┼───┼────┼────┨

┃1 │        │            │        │      │        │        ┃

┠─┼────┼──────┼────┼───┼────┼────┨

┃2 │        │            │        │      │        │        ┃

┠─┼────┼──────┼────┼───┼────┼────┨

┃  │        │            │        │      │        │        ┃

┃            │                      │                │          

┃            │                      │                │          

5. 기념품

기념품 관리대장

┏━┯━━━━┯━━━┯━━━━┯━━━┯━━━┯━━━┓

┃  │관리번호│건 명 │ 부서명 │경 위 │국 가 │날 짜 ┃

┠─┼────┼───┼────┼───┼───┼───┨

┃1 │        │      │        │      │      │      ┃

┠─┼────┼───┼────┼───┼───┼───┨

┃2 │        │      │        │      │      │      ┃

┠─┼────┼───┼────┼───┼───┼───┨

┃  │        │      │        │      │      │      ┃

┃            │                │              │        

┃            │                │              │        

별표 0002: 교류협력 기록물 관리카드 서식

[별지 제2호서식] 교류협력 기록물 관리카드 서식

1. 협정서 

    ┏━━━━━━┯━━━━━━┱────

┃관리번호    │            ┃↑      

┠──────┼──────┨      ┃

┃등록일자    │            ┃3.5cm   

┠──────┼──────┨      ┃

┃건    명    │            ┃↓      

┠──────┼──────┨      ┃

┃체결기관(국)│            ┃        

┡━━━━━━┷━━━━━━╃────

│←―――― 5cm ――――→ │        

2. 수집자료

    ┏━━━━━━┯━━━━━━┱────

┃관리번호    │            ┃↑      

┠──────┼──────┨      ┃

┃등록일자    │            ┃3.5cm   

┠──────┼──────┨      ┃

┃건    명    │            ┃↓      

┠──────┼──────┨      ┃

┃수집기관(국)│            ┃        

┡━━━━━━┷━━━━━━╃────

│←―――― 5cm ――――→ │        

3. 기념품   

        ┏━━━━┯━━━━━━━━┱────

┃관리번호│                ┃↑      

┠────┼────────┨      ┃

┃등록일자│                ┃3.5cm   

┠────┼────────┨      ┃

┃건    명│                ┃↓      

┠────┼────────┨      ┃

┃국    가│                ┃        

┡━━━━┷━━━━━━━━╃────

│←―――― 5cm ――――→ │        

별표 0003: 교류협력 관련 기념품 설명카드 서식

[별지 제3호서식] 교류협력 관련 기념품 설명카드 서식

┌─────┬─────┬──┐

│선물명    │수여 경위 │사진│

├─────┤          │    │

│수여자    │          │    │

│(수여일시)│          │    │

└─────┴─────┴──┘

별표 0004: 교류협력 기록물 열람대장 서식

[별지 제4호서식] 교류협력 기록물 열람대장 서식

교류협력 기록물 열람대장

┏━┯━━━━┯━━━━━┯━━━┯━━━━━━┯━━━━━┯━━━┓

┃  │등록번호│열람 부서 │성명  │열람요청일  │반납예정일│비 고 ┃

┠─┼────┼─────┼───┼──────┼─────┼───┨

┃1 │        │          │      │            │          │      ┃

┠─┼────┼─────┼───┼──────┼─────┼───┨

┃2 │        │          │      │            │          │      ┃

┠─┼────┼─────┼───┼──────┼─────┼───┨

┃  │        │          │      │            │          │      ┃

┃            │                  │                        │        

┃            │                  │                        │        

별표 0005: 교류협정서 표준서식

[별지 제5호서식] 교류협정서 표준서식

1. 국내기관용 협정서의 목적 및 성격에 따라 일정부분 변경 가능하나, 특별한 이유가 없는 한 위의 서식을 준수한다. 

(제목)

국가기록원-○○○○간

○○○○에 관한(을 위한)협약서(협정서)

(전문) 체결주체를 명시하고 약정체결의 필요성과 의의를 간략히 언급

국가기록원과 ○○○(이하‘양 기관’이라 한다)는 ---------------- 위하여 다음과 같이 협약을 체결한다.

(본문) 목적, 협력내용, 협의조정, 협약 효력, 협약서 개수 등을 기재 

제1조 (목 적) 

제2조 (협력 내용)  

1.

2.

제3조 (협의 조정) 

제4조 (협약 효력) 

(최종조항)

양 기관은 교류협력 협약서 ○부를 작성하여 상호 서명 후 각 ○부씩 보관한다. 

      ○○○○ 년  ○ 월  ○○ 일

                                (로고) 기관명                 

  원 장  ○ ○ ○               직 책  ○ ○ ○               

  (기관장서명)                  (기관장서명)                  

2. 국외기관용 협정서의 목적 및 성격에 따라 일정부분 변경 가능하나, 특별한 이유가 없는 한 위의 서식을 준수한다. 

(제목)

MEMORANDUM OF UNDERSTANDING 

ON COOPERATION IN THE FIELD OF ARCHIVES 

BETWEEN THE NATIONAL ARCHIVES OF THE REPUBLIC OF KOREA 

AND                         .

(전문) 체결주체를 명시하고 약정체결의 필요성과 의의를 간략히 언급

The National Archives of the Republic of Korea------------------------------ -------------------------------------------,designated hereafter as "the Sides",

--------------------------------------------------------------------------

Have reached the following understanding:

(본문) 조문형식을 취하되, paragraph를 사용하거나 숫자를 조문 앞에 기재하여 약정의 구체적인 내용을 열거

Paragraph 1

--------------------------------------------------------------------------

--------------------------------------------------------------------------

Paragraph 2

--------------------------------------------------------------------------

--------------------------------------------------------------------------

(최종조항) 장소, 일, 연, 월, 상대국언어, 효력 우위 언어, 효력기간, 협정문 수 기재

                                ○○○○○                      

  For the National Archives                                     

  of the Republic of Korea                                      

                                (기관장서명)                    

  (기관장서명)                                                  

                                (기관장성명)                    

  (기관장성명)                  Director General of ○○○○○  

  President fo the NAK                                          

별표 0006: 국가기록원 발신 서신 양식

[별지 제6호서식] 국가기록원 발신 서신 양식 서한문의 목적 및 종류에 따라 일정부분 변경 가능하나, 특별한 이유가 없는 한 위의 서식을 준수한다. 

  기관명, 도로명 주소, 구, 지역, 우편번호000-000                          

  Phone: +82(00)000-0000 Fax: +82(00)000-0000  E-mail: 0000@korea.kr      

┏━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━┓

┃                                                                      ┃

┗━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━┛

  (수신자) ○○○○○         (날짜) 월, 일, 연도                         

  (수신기관) ○○○○○                                                   

  (수신기관 주소) ○○○○○  (서신번호) Ref : NAK -○○○○-○           

  Dear           ,                                                        

  (인사말)                                                                

  (본문)                                                                  

  (끝맺는 말)                                                             

                                              Yours sincerely,            

                                              (기관장 서명)               

                                              (기관장 성명)               

                                              President                   

                                              National Archives of Korea  


부칙

['부칙 제1조(시행일) 이 규정은 발령한 날부터 시행한다.제2조(경과조치) 이 규정 시행 당시 기록관에 이관하지 않고 각 부서에서 직접 관리하고 있는 교류협력 기록물의 경우에도 이 규정을 적용한다.', '부칙 제1조(시행일) 이 규정은 발령한 날부터 시행한다.제2조(경과조치) 이 규정 시행 당시 기록관에 이관하지 않고 각 부서에서 직접 관리하고 있는 교류협력 기록물의 경우에도 이 규정을 적용한다.']

부칙 공포정보: ['20140512', '20190102'] (공포번호: ['9', '17'])