# 외교행낭 및 신서사 운영에 관한 예규
(행정규칙구분=예규, 공포일자=20231204, 시행일자=20231204, 소관부처=외교부)
행정규칙번호: 247
출처: 국가법령정보센터

행정규칙명: 외교행낭 및 신서사 운영에 관한 예규
행정규칙종류: 예규
발령일자: 20231204
발령번호: 247
시행일자: 20231204
소관부처: 외교부
담당부서기관: 외교부(운영지원담당관)
현행여부: Y

조문내용:
['제1장 총칙', '제1조(목적) 이 예규는「보안업무규정」,「보안업무규정 시행규칙」,「외교부 보안업무규정 시행세칙」과「비엔나 외교관계 협정」및 국제외교 관례에 따라 외교부 본부와 재외공관 간의 외교행낭 및 신서사의 운영과 비밀문서 수발에 필요한 사항을 규정한다.', '제2조(적용 범위) 외교행낭 및 신서사의 운영은 다른 법령에 정해진 경우를 제외하고는 본 예규를 적용하며, 세부 사항은 별도로 정한다.', '제2장 외교행낭 운영', '제3조(정의) 외교행낭은 국제협약에 따라 국제적으로 공인된 외교 통신의 한 방식으로 외교부 본부와 재외공관 간 공문서 및 공용물품을 운송하기 위한 수단이며, 목적국과 경유국 통과 시 불가침의 특권을 향유한다.', '제4조(내용물의 제한) ① 외교행낭의 내용물은 공용에 한한다.② 공용이라 함은 다음 각 호에 해당하는 경우에 사용되는 것을 의미한다.1. 재외공관 운영 및 대외교섭 업무수행 상 필요한 공문서 및 자료2. 보안유지 상 필요한 서신 및 공용품3. 업무 연락 서신4. 기타 외교부장관 및 재외공관장이 필요하다고 인정한 사항', '제5조(내용물 제한의 예외) ① 기후, 생활 여건 등이 현저히 불리하다고 외교부장관이 인정한 지역의 공관 운영 및 직원 근무에 필요한 의약품과 필수품에 대하여는 제4조 제2항의 규정에 준하여 외교행낭으로 발송할 수 있다.② 제1항의 의약품 및 필수품 발송 대상공관, 연간 이용한도량 등 지원 기준은 외교부장관이 정한다.', '제6조(외교행낭의 등급 분류) ① 외교행낭은 내용물에 따라 다음 각 호의 등급으로 분류한다.1. 가등급 : 제23조 제2항 신서사 휴대문건에 준한 내용물2. 나등급 : 가등급을 제외한 비밀문건 및 기타 보안 유지가 필요한 물품3. 다등급 : 일반 공문서 및 자료, 기타 물품② 가등급에 해당하는 내용물은「보안업무규정 시행규칙」제31조(비밀의 접수ㆍ 발송) 제1항 제2호에 따라 취급자의 직접 접촉에 의해 수발한다. 다만 직접 접촉으로 수발하지 못할 경우 특수 제작된 백을 이용하거나, 제13조 제1항에 따라 보안 조치를 강화하여 포장 후 수발한다.③ 나, 다등급에 해당하는 내용물은 제13조(외교행낭 및 문서 포장)에 따라 처리하여 수발한다.④ 본부 운영지원담당관과 재외공관장은 정기 외교행낭 발송 시 항공 운송장 번호, 중량 및 수량 등을 회계행정포탈 시스템에 등록하여 접수처에 미리 통보한다.', '제7조(행낭담당관, 확인관, 취급자) ① 행낭담당관은 외교행낭 취급 및 수발업무에 대한 책임을 지며, 행낭문서목록표에 등재된 내용을 확인ㆍ서명하고 외교행낭 관련 물품을 제14조(외교행낭 물품 취급 및 보안관리)에 따라 관리한다.② 행낭확인관은 외교행낭 수발업무 및 내용물을 심사 감독한다.③ 행낭취급자는 외교행낭 수발업무를 직접 수행하는 자로서, 수발업무 시 취급 부주의로 인한 사고에 대한 책임을 지며, 재외공관장은 행낭취급자를 지정하여야 한다.④ 재외공관장은 행낭담당관 및 확인관을 임명 또는 교체할 경우 동 명단(대외직명, 성명, 전화번호, 임명일자 등을 포함한다)을 회계행정포탈 시스템에 등록하여야 한다.', '제8조(외교행낭 수발) ① 외교행낭은 소속 공관원 중 지명된 자가 행낭취급자로서 직접 수발하여야 하며, 반드시 외교관 신분 직원 1인 이상이 동행하여야 한다. 다만, 본부는 국제항공운송협회(IATA)에 가입한 운송회사 중 외교부장관이 선정한 회사로 하여금 외교행낭 수발에 따르는 수송 및 통관 업무를 대행시킬 수 있다.② 재외공관에서 비밀문건이 없는 외교행낭 수발은 비밀취급인가를 받은 한국적 행정직원 1인을 포함한 2인 이상이 동행하여 수발할 수 있다.③ 재외공관에서 외교행낭 수령은 공항 도착 후 행낭백의 포장상태의 이상 유무를 확인하고 최단 시간 내에 수령 하여야 하며 통상적 수령 시간 대비 지체 수령 시 사유를 본부에 보고하여야 한다.', '제9조(외교행낭 이용 및 제한) ① 본부 또는 재외공관 이외의 타 정부기관(이하 "타기관"이라 한다) 및 사인은 외교행낭을 이용할 수 없다. 다만, 외교문서 및 외교 업무와 관련된 공문 또는 자료로서 그 중요성을 관련 실ㆍ국(과ㆍ팀)장 및 재외공관장이 인정하여 공문으로 협조 요청한 경우에는 외교행낭을 이용할 수 있다.② 타 기관(외교부 산하기관 포함)으로서 계속적(정기ㆍ부정기)으로 외교행낭을 이용하고자 하는 경우에는 운영지원담당관실(외교행낭ㆍ문서팀)에 요청하여 별도의 외교부장관 승인을 받아야 한다. 이 경우 타 기관은 자체적으로 외교행낭 수발신 업무를 수행하기 위한 필요 조치를 취하여야 한다.③ 재외공관 및 타 기관(외교부 산하기관 포함)이 제②항에 의하여 문서 등을 외교행낭을 통하여 상호 수발하는 경우에는 본부 내 관련 실ㆍ국(과ㆍ팀)에 문서 사본을 배포하여야 한다.④ 외교행낭 편으로 문서 등을 재외공관으로 발송할 본부 실ㆍ국(과ㆍ팀)은 당해 문서 및 자료를 외교행낭발송 일정표상의 대상 공관별 발송일 오전 11시30분(비밀문건은 11시)까지 운영지원담당관실(외교행낭ㆍ문서팀)에 접수하여야 한다.⑤ 제1항의 경우 소요 운송료를 포함한 해당 경비는 원칙적으로 의뢰기관이 부담한다.', '제10조(임시 외교행낭) ① 본부 실ㆍ국(과ㆍ팀) 및 재외공관장은 긴급하고 중요한 사안이 있을 경우 정기 외교행낭 이외의 임시 외교행낭을 발송할 수 있으며, 세부 사항은 별도로 정한다.② 임시 외교행낭발송 시 운영지원담당관실(외교행낭ㆍ문서팀) 및 재외공관은 항공편, 운송장 번호, 목적지 및 도착 일시 등을 회계행정포탈 시스템에 미리 등록하여야 한다.③ 중량 또는 용적이 큰 화물로서 긴급을 요하지 않는 것은 선편 외교화물로 발송할 수 있으며, 이 경우 외교화물임을 표시하여야 한다.', '제11조(국제특송업체 이용) 본부 실ㆍ국(과ㆍ팀) 및 재외공관장은 일반 문서 및 자료는 봉투에 넣어 봉인한 후 국제항공운송협회(IATA)에 가입한 국제특송 업체를 이용하여 발송할 수 있으며, 이 경우 외교행낭임을 표시하여야 하고 운영지원담당관실(외교행낭ㆍ문서팀)에 통보해야 한다.', '제12조(외교행낭의 심사와 내용물 검사) ① 본부 운영지원담당관과 재외공관 행낭확인관은 제4조에 따라 외교행낭의 내용물을 심사하며, 필요한 경우 내용물을 개봉검사 할 수 있다. 다만, 특수 업무지원을 이유로 관계기관의 별도 협조 요청이 있는 경우에는 내용물의 개봉검사를 생략할 수 있다.② 전항에 따라 내용물의 개봉검사를 생략할 때는 발송의뢰기관 취급자가 별지 제1호 서식에 작성한 내용물 확인서로 개봉검사를 대신할 수 있다. 이 경우 실제 내용물과 확인서상의 내용이 상이하면 확인서 작성자가 이에 대한 책임을 지며 행낭담당관은 당해 내용물을 발송하지 않는다.', '제13조(외교행낭 및 문서 포장) ① 외교행낭은 포장하여 번호식 자물쇠로 잠근 후 외부에 보안스티커를 부착하고 봉인물로 봉인한다.② 일반문서가방과 비밀문서가방은 봉인물로 봉인하며, 이 경우 비밀문서가방은 일반문서가방에, 일반문서가방은 외교행낭에 넣는다.③ 본부 운영지원담당관 및 재외공관장은 비밀문건 외 일반문건 중 상기 제1항의 절차에 따른 포장이 필요치 않다고 판단될 경우 외교행낭은 약식 포장하여 수발할 수 있다.④ 외교행낭 포장 시 분실 예방을 위해 행낭백에 여유 공간이 있을 때는 반드시 외교행낭용 스펀지를 투입하여야 한다.', '제14조(외교행낭 물품 취급 및 보안관리) ① 본부 운영지원담당관은 외교행낭 용품(외교행낭가방, 일반문서가방, 비밀문서가방, 자물쇠, 보안스티커, 봉인물, 태그 등) 취급담당자를 지정하여 관리한다.② 재외공관 행낭담당관은 외교행낭 관련 용품을 제1항에 따라 관리하여야 하며, 사용된 봉인물과 보안스티커를 별도 수거하여 관리 및 보관하고, 본부 지시에 따라 이를 처리한다.', '제15조(미도착 외교행낭의 조회와 추적) ① 재외공관장은 외교행낭 도착이 지연되는 경우 즉시 본부에 보고하고 환적지 공관과 해당 항공사에 추적을 요청하여야 한다.② 행낭취급자는 접수 외교행낭의 잠금장치, 봉인물 및 보안스티커 등에 이상이 있는 경우 증거를 확보하고, 당해 항공사에 사유 파악 등 선 조치 후 본부에 보고하여야 한다.', '제16조(외교행낭 일정 변경) 재외공관은 공관발 정기 외교행낭 일정 변경 시 항공편, 출발 및 도착 일시 등을 본부에 즉시 보고하여야 하며, 본부발 공관행 정기 외교행낭 일정을 변경(순연 등)하고자 할 때는 공문으로 요청하여야 한다.', '제17조(문서목록표 작성) 행낭을 발송할 때는 회계행정포탈 시스템에서 출력한 외교행낭문서목록표 2부를 출력하여 1부는 발송처에 보관, 나머지 1부는 접수처로 발송한다. 접수처에서는 이를 내용물과 대조 확인한 후 이상이 없으면 1년간 보관한다. 단, 비밀문서 목록표는 3년간 보관한다.', '제18조(목록과 내용물의 대조) ① 접수된 외교행낭의 목록에는 기재되었으나 실물이 없을 때는 즉시 그 사실을 발송처에 조회하여야 하며, 착오로 수신처가 아닌 기관에 접수되었을 때는 지체없이 발송처에 통보하고 반송하여야 한다.② 다만, 재외공관이 거리 관계로 당해 내용물을 수신처에 직송하는 것이 유리하다고 판단될 때는 그 부피 및 성질에 따라 외교행낭 또는 국제항공운송협회(IATA)에 가입한 국제특송 업체를 이용, 직접 발송하고 그 사유를 본부에 보고하여야 한다.', '제19조(외교행낭 환적담당관) ① 외교행낭의 안전 수송을 위하여 주요 환적지 소재 공관에 환적담당관을 임명하고, 그 임무 수행을 위한 사항은 별도로 정한다.② 외교행낭 환적 공항 소재 각 재외공관장은 본부 또는 타 공관의 요청이 있으면 외교행낭 추적 임무를 수행하여야 한다.③ 환적담당관의 원활한 업무수행을 위하여 소요 경비를 지원할 수 있다.', '제3장  외교신서사 운영', '제20조(임명) 외교통신용 암호자재와 주요 비밀문건 및 물품의 안전 수송을 위해 본부와 재외공관은 외교행낭 운영과 병행하여 외교신서사(이하 "신서사"라 한다)를 임명, 그 임무를 수행시킬 수 있다.', '제21조(임명 절차) ① 신서사는 외교부 및 관계기관 소속 공무원 중에서 운영지원담당관의 건의에 따라 장관이 임명하되, 수송 문건의 양과 출장지의 치안 상황 등을 고려하여 필요시 보조요원을 임명할 수 있다.② 재외공관 간의 신서사는 본부의 운영계획에 따라 해당 재외공관장이 임명한다.', '제22조(운영 관할부서) 신서사 운영에 관한 사항은 운영지원담당관이 관할한다.', '제23조(운영방법, 휴대문건 및 대상공관) ① 신서사 운영은 정기 및 비정기로 구분하여 시행하되 정기 신서사 운영은 전재외공관 대상 연 3회 이상 시행함을 원칙으로 하고(단, 예산 부족 시 조정 가능), 비정기 신서사 운영은 대통령, 국무총리 외국 순방 시 또는 외교부장관이 특별히 필요하다고 인정하는 경우에 시행한다.② 신서사 휴대 문건(이하 "수하물"이라 한다)은 다음과 같이 정한다,1. 외교통신 보안 자재(정기 시행 대상)2. 대통령 및 국무총리 외국 순방 관련 자료, 자재3. 기타 장관이 국가보안에 필요하다고 인정하는 중요 수하물③ 운영지원담당관은 구체적인 신서사 파견시기 및 대상공관 선정 등에 관하여 관계 실ㆍ국장과 필요한 사항을 협의할 수 있다.', '제24조(신서사증) 신서사는 업무수행 중 공무목적 여권과 신서사증을 상시 휴대하고, 임무종료 후 신서사증을 운영지원담당관에게 반납하여야 한다.', '제25조(신서사 교육) 관할부서는 임명된 신서사에게 파견 최소 1주일 전 신서사 임무, 수하물의 보안 유지 및 안전 운송, 출장 여정 등 관련 사항에 대한 교육을 실시한다.', '제26조(사전 준비) ① 관할부서는 신서사의 효율적인 업무수행을 위하여 사증발급, 예방접종 및 기타 출장 준비에 관하여 지원한다.② 신서사는 업무수행과 관련된 출장 목적지 및 경유지 국가의 특수사정 등을 숙지하고, 필요한 대비를 하여야 한다.', '제27조(수하물 포장 방법 등) ① 휴대문건, 수하물을 발송처가 규정에 따라 봉인하며, 외부에 신서사의 수하물임이 표시되어야 한다.② 수하물은 반드시 신서사용 문서가방 등에 넣어서 휴대하여야 한다.③ 신서사가 휴대하는 문서가방 등에는 다른 물품을 혼합할 수 없다.', '제28조(수하물의 양도 및 보관) ① 관할부서는 신서사로 임명된 자에게 수하물, 신서사증, 신서사 수칙 등을 교부하고 수령증을 받아야 한다.② 신서사는 수하물을 가장 안전한 상태로 상시 휴대하여야 하며, 항공 일정상 우리 재외공관 주재지에서 숙박하게 될 때는 동 주재지에 도착하는 즉시 해당 공관에 수하물을 안전하게 보관하여야 한다.', '제29조(신서사 수칙) 신서사는 수하물 등의 안전 수송을 위하여 「신서사 수칙」을 숙지하고 이를 준수하여야 한다.', '제30조(재검토 기한) 외교부 장관은 이 예규의 시행일을 기준으로 3년마다 그 타당성을 검토하여 개정 등의 조치를 하여야 한다.']


별표


부칙

        부칙 1. (시행일)이 예규는 2023. 12. 4.부터 시행한다.2. (종전 훈령의 폐지) 종전의 외교부 훈령 제16호는 폐지한다.

부칙 공포정보: 20231204 (공포번호: 247)