# 국립환경과학원 기록물 관리 및 기록관 운영에 관한 규정
(행정규칙구분=예규, 공포일자=20250224, 시행일자=20250225, 소관부처=국립환경과학원)
행정규칙번호: 885
출처: 국가법령정보센터

행정규칙명: 국립환경과학원 기록물 관리 및 기록관 운영에 관한 규정
행정규칙종류: 예규
발령일자: 20250224
발령번호: 885
시행일자: 20250225
소관부처: 국립환경과학원
담당부서기관: 국립환경과학원(연구지원과)
현행여부: Y

조문내용:
['   제1장 총칙', '제1조(목적) 이 규정은 「공공기록물 관리에 관한 법률」(이하 "공공기록물법"이라 한다) 제13조 및 같은 법 시행령 제10조, 「환경부 기록물 관리 및 기록관 운영에 관한 규정」제5조에 따라 국립환경과학원 기록관(이하 "기록관"이라 한다)을 설치하고, 그 운영에 관하여 필요한 사항을 정함을 목적으로 한다.', '제2조(정의) 이 규정에서 사용하는 용어의 정의는 다음 각 호와 같다.1. "기록물"이란 국립환경과학원에서 업무와 관련하여 생산 또는 접수한 문서, 대장, 카드, 도면, 시청각물, 간행물, 전자문서 등 모든 형태의 기록정보 자료와 행정박물을 말한다.2. "기록물관리"란 기록물의 생산, 등록, 분류, 정리, 이관, 수집, 평가, 폐기, 보존, 공개, 활용 및 이에 부수되는 제반업무를 말한다.3. "기록관"이란 기록물을 체계적으로 보존ㆍ관리하고, 효율적 활용을 위하여 필요한 보존서고, 열람공간, 사무공간, 작업공간, 보존시설 및 장비, 기록관리시스템, 기록물관리 전문요원 및 전문인력 등을 갖추고 기록물관리를 수행하기 위해 설치한 기구를 말한다.4. "전자기록생산시스템"이란 「행정 효율과 협업 촉진에 관한 규정」제3조제10호부터 제12호까지의 규정에 따른 전자문서시스템, 행정정보시스템 및 업무관리시스템을 말한다.5. "기록관리시스템"이란 기록관에서의 기록물의 수집, 보존(복제본 제작 및 이중보존매체의 제작을 포함한다), 활용, 이관, 폐기 등 기록관에서 기록물 관리를 전자적으로 수행하는 시스템을 말한다.6. "처리부서"란 국립환경과학원의 업무처리를 주관하는 각 부ㆍ과ㆍ센터를 말한다.', '제3조(적용범위) 기록관 운영에 관하여 다른 법령에 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 이 규정이 정하는 바에 따른다. 다만, 간행물 관리는 「국립환경과학원 간행물 관리지침」이 정하는 바에 따른다.', '   제2장 기록관 구성 및 업무', '제4조(소속 및 인원구성) ① 국립환경과학원 기록관은 연구지원과에 설치하고, 연구지원과장이 기록관의 장(이하 ‘기록관장’이라 한다)이 된다.② 기록관장은 기록관의 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 기록물관리 전문요원(이하 "전문요원"이라 한다)과 기록물의 정리ㆍ기술, 기록정보 관리, 보존업무, 기록관리시스템 운영, 그밖에 기록물관리의 업무수행에 필요한 인력을 배치하여야 한다.③ 기록관장은 기록물관리 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 처리부서의 장으로 하여금 기록물관리담당자를 지정하여 처리부서의 기록물관리 업무를 수행하도록 하여야 한다.', '제5조 삭제', '제6조(자문위원의 위촉 등) ① 기록관장은 기록관의 기록물관리를 위한 조사, 연구, 분석, 평가, 정리, 목록기술 등의 전문적인 사무를 수행하기 위하여 자문위원을 위촉할 수 있다.② 자문위원은 해당분야 연구자, 교수, 기록관리 업무 유경험자 등 제1항의 업무를 수행하는데 필요한 전문성을 갖춘 자로서 2명 이내의 범위에서 자문위원을 위촉할 수 있다.③ 자문위원을 소집하거나 자료검토 의뢰 시 예산의 범위 안에서 수당, 여비, 그 밖에 필요한 경비를 지급할 수 있다.', '제7조(업무) 기록관장은 다음 각 호의 사항에 관한 업무를 총괄한다.1. 기록물관리에 관한 기본계획 수립ㆍ시행2. 기록물관리에 관한 규정 및 지침 등 제ㆍ개정3. 기록관리기준표의 관리4. 기록물생산현황 취합 및 국가기록원으로의 통보5. 처리과 보관 기록물의 인수 및 보존기간 30년 이상 기록물의 국가기록원으로의 이관6. 주요 회의록, 조사ㆍ연구ㆍ검토 기록물, 비밀기록물, 행정박물, 시청각기록물의 관리7. 현용기록물 관리 및 미등록 기록물의 수집ㆍ등록관리8. 기록물평가심의회 운영 및 기록물 폐기 관리9. 기록물 보존서고, 작업실, 열람실 등의 기록관 시설 및 장비 관리10. 기록물 정수점검 및 실태조사, 목록 및 통계의 작성ㆍ관리11. 기록물관리 지도ㆍ교육 운영계획의 수립 및 시행12. 처리부서 기록물관리에 대한 지도ㆍ감독 및 지원13. 중요기록물의 재난대비 계획 수립14. 전자기록물 포맷변환 및 기록관리시스템의 운영15. 활용대상 주요 기록물의 디지털자료 변환 및 검색ㆍ열람제공16. 소관 비전자기록물의 전자화 계획 수립 및 시행17. 보존가치가 높은 준영구 이상 기록물의 보존매체 수록18. 소관 비공개 기록물의 공개 재분류19. 한시 기록물의 보존기간 재분류20. 소관 기록물의 검색ㆍ열람제공21. 기록물 편찬ㆍ전시ㆍ홍보22. 그 밖에 기록물관리에 관한 사항', '   제3장 처리부서의 기록물관리', '제8조(기록물의 생산) 처리부서의 장은 해당 부서가 수행하는 업무의 입안단계부터 종결단계까지의 모든 업무수행 과정 및 결과가 기록물로 생산ㆍ등록되도록 관리하여야 한다.', '제9조(기록물의 생산의무) ① 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 사항을 추진하는 과정에서 조사ㆍ연구 또는 검토한 내용 및 결과를 기록물로 생산ㆍ관리해야 한다.1. 환경정책, 제도, 계획의 결정에 참고한 각종 조사ㆍ연구서 또는 검토서 작성이 필요하다고 인정하는 사항2. 국가환경연구사업 및 연구용역사업에 관한 사항3. 환경관련 국제공동연구 및 업무협약(MOU)에 관한 사항4. 「행정절차법」에 따라 행정예고를 하여야 하는 사항5. 그 밖에 기록관장이 조사ㆍ연구 또는 검토한 내용 및 결과를 기록물로 생산할 필요가 있다고 인정하는 사항② 제1항에 따른 기록물을 생산할 때에는 조사ㆍ연구 또는 검토의 배경, 제안자 등 관련자의 소속ㆍ직급 및 성명, 관련 책임자의 지시ㆍ지침이나 의견, 관련 현황과 검토내용, 각종 대안과 조치의견, 예상되는 효과 또는 결과의 분석 등이 포함되도록 한다.③ 다음 각 호의 회의를 개최하는 경우에는 별지 제1호서식의 회의록을 작성하여야 하며, 전자기록생산시스템을 통하여 회의록을 생산 또는 등록하여 관리하여야 한다.1. 주요 정책의 심의 또는 의견조정을 목적으로 국립환경과학원장이 참석하는 회의2. 한ㆍ중ㆍ일 환경과학원장회의 등 환경 관련 국제협력을 목적으로 국립환경과학원장이 참석하는 회의3. 개별법 또는 특별법에 따라 구성된 위원회 또는 심의회 등이 운영하는 회의4. 제9조제1항 각 호의 어느 하나에 해당하는 사항에 관한 심의 또는 의견조정을 목적으로 국립환경과학원장이 참석하는 회의5. 그 밖에 회의록의 작성이 필요하다고 인정되는 주요회의④ 제3항에 따른 회의록을 생산할 때에는 회의명, 개최기관, 일시 및 장소, 참석자 및 배석자 명단, 진행순서, 상정안건, 발언요지, 결정사항 및 표결내용에 관한 사항 등이 포함되도록 한다.⑤ 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 사항에 대하여는 시청각기록물을 생산하여야 하며, 시행 전, 시행과정 및 시행 후의 주요상황을 체계적으로 파악할 수 있도록 생산하여야 한다.1. 국립환경과학원장의 업무 관련 활동과 인물사진2. 국립환경과학원의 주요행사3. 국민생활과 밀접히 연관된 환경문제, 주요 사건 또는 사고로 시청각기록물의 작성ㆍ보존이 필요하다고 인정되는 사항4. 역사적ㆍ증명적 가치가 매우 높아 그 현장 또는 형상을 시청각기록물로 보존할 필요가 있는 사항5. 국내 최초의 출현물로서 사료적 가치가 높은 사항6. 그 밖에 시청각기록물의 생산이 필요하다고 인정되는 사항', '제10조(기록물의 등록) ① 처리부서의 장은 업무수행과 관련하여 생산ㆍ접수한 모든 유형의 기록물을 전자기록생산시스템에 등록하여 생산 또는 접수등록번호가 부여되도록 하여야 한다.② 시청각기록물의 등록 시기는 다음 각 호와 같고, 행사ㆍ회의ㆍ사안 등 하나의 주제 하에 일관성이 유지되도록 정리한 후 등장인물 및 상황에 대한 설명을 기재하여 등록한다.1. 사진ㆍ필름류 : 촬영물 가운데 보존대상물로 적합한 작품을 선정한 후에 등록2. 녹음ㆍ동영상류 : 촬영물을 편집하여 완성된 후 등록', '제11조(기록물의 생산현황 통보) 처리부서의 장은 전년도에 생산완결된 기록물을 단위과제별로 분류ㆍ정리하여 그 결과를 5월31일까지 전자기록생산시스템을 통해 기록관장에게 통보하여야 한다.', '제12조(기록물의 보관) 처리부서의 장은 일반문서 및 카드류, 도면류, 사진ㆍ필름류 등의 기록물이 훼손 또는 멸실되지 않도록 공공기록물법 시행규칙 제9조부터 제12조까지의 규정에 따라 기록물 종류별로 적합한 보존용 파일 및 용기에 넣어 편철한 후 안전한 장소를 지정하여 보관ㆍ관리하여야 한다.', '제13조(보관기록물의 이관) ① 처리부서의 장은 해당 부서의 업무수행과정에서 생산ㆍ종결된 기록물을 보존기간 기산일부터 2년의 범위 이내에 기록관 보존서고로 이관하여야 한다. 단, 업무관리시스템에서 생산ㆍ접수한 기록물은 매 1년 단위로 기록관리시스템으로 이관한다.② 처리부서의 장은 제1항에 따라 해당부서 보관 기록물을 기록관 보존서고로 이관할 때에는 반드시 공공기록물법과 기록물 이관 지침에 따라 정리ㆍ분류ㆍ편철 등을 선행하고, 이관에 따른 일정, 절차, 장소 등을 기록관장과 협의하여야 한다.③ 기록관으로 기록물을 이관하고자 하는 때에는 별지 제2호서식의 이관목록을 작성하여야 한다.④ 처리부서에서는 보존기간이 경과한 기록물이라 하더라도 임의로 폐기할 수 없으며, 반드시 기록관으로 이관하여야 한다.⑤ 처리부서의 장은 제1항에도 불구하고 업무참고 등의 활용을 목적으로 이관을 연기하고자 할 경우 사전에 별지 제3호서식의 이관연기신청서를 기록관장에게 제출하여야 한다. 이 경우, 이관연기가 결정된 기록물은 활용목적이 달성될 때까지 처리부서에서 보관ㆍ관리하고, 활용 목적이 달성된 후에는 지체 없이 기록관으로 이관하여야 한다.⑥ 직제개편, 한시조직의 해산 등에 따라 해당 부서의 기록물을 인계인수하는 경우 인계인수 부서 간에 기록물인계인수서를 작성하여야 하며, 업무승계부서가 없는 경우에는 즉시 기록관으로 이관하여야 한다.', '   제4장 기록관의 기록물관리', '제14조(기록물의 생산관리) 기록관장은 국립환경과학원에서 수행하는 모든 업무의 과정과 결과가 기록물로 생산ㆍ등록ㆍ관리ㆍ보존ㆍ활용될 수 있도록 교육, 지도, 점검 등 필요한 조치를 마련하여야 한다.', '제15조(기록물의 수집ㆍ등록관리) ① 기록관장은 처리부서에서 이관된 모든 유형의 기록물을 기록관리시스템에 등록하여 전자적으로 관리되도록 하여야 한다.② 전자기록생산시스템에 등록되지 아니하고 기록관에서 수집한 기록물은 기록관의 기록관리시스템에 등록하여 관리하여야 하며, 비전자 기록물에 대하여는 기록정보의 신속한 검색ㆍ활용이 이루어 질 수 있도록 데이터베이스 구축 및 스캐닝 등의 전산화 작업을 추진하여야 한다.', '제16조(기록물의 정리) ① 기록관장은 처리부서의 전년도 생산ㆍ종결된 기록물의 체계적 분류 및 정리를 위하여 필요한 기준과 절차, 교육 계획 등을 매년 2월말까지 수립ㆍ시행하여야 한다.② 기록관장은 제1항에 따라 처리부서의 전년도 생산ㆍ종결 기록물의 체계적 분류 및 정리를 지원하고, 관리ㆍ감독하여야 한다.③ 기록관장은 처리부서의 전년도 생산ㆍ종결된 기록물의 생산현황 결과를 취합하여 매년 8월31일까지 국가기록원장에게 통보하여야 한다.', '제17조(기록관 기록물의 보존관리) ① 기록관장은 처리부서에서 이관된 비전자 기록물의 형태, 생산부서, 생산연도 등을 구분하여 서고에 배치하여야 한다.② 제1항에 따른 기록물의 서고배치와 관련하여 구체적인 배열방식은 기록관장이 정한다.③ 기록관장은 기록물의 안전한 보존을 위하여 서고관리책임자를 지정하여야 하며, 기록물의 정수점검 및 상태점검, 항온항습 환경 구축 등을 위하여 필요한 조치를 하여야 한다.', '제18조(기록관 기록물의 이관) 기록관장은 기록관 보유 기록물 중 보존기간 기산일부터 10년이 경과한 보존기간 30년 이상 기록물에 대하여 국가기록원으로의 이관계획을 수립ㆍ시행하여야 한다.', '제19조(기록물의 폐기) ① 기록물의 폐기는 기록관장의 책임 하에 실시한다.② 보존기간이 경과된 기록물 중 중요기록물의 멸실을 방지하기 위하여 처리부서의 의견조회, 전문요원의 폐기심사 및 기록물평가심의회의 심의를 거쳐 폐기를 결정하여야 한다.③ 제2항에 따른 처리부서의 의견조회 결과, 전문요원의 폐기심사결과 및 기록물평가심의회의 심의결과는 별지 제4호서식의 기록물평가심의서에 따라 작성ㆍ보존하여야 한다.④ 전자기록물을 폐기할 때에는 해당 기록물에 포함되어 있는 모든 정보를 물리적으로 복구할 수 없도록 완전히 삭제하여야 하고, 전자적인 형태가 아닌 기록물의 폐기는 파쇄 및 용해 등의 방식으로 하며, 폐기대상기록물이 유출되지 않도록 하여야 한다.⑤ 폐기대상 기록물선정, 폐기심사 및 심의, 폐기 집행 등 기록물 폐기와 관련된 일련의 과정을 기록으로 작성ㆍ보존하여야 한다.', '제20조(폐기 금지 기록물의 관리) ① 공공기록물법 시행령 제54조의4에 따라 기록물의 폐기 금지를 통보받았을 경우 국가기록원장이 정한 폐기 금지 기간까지 기록물을 관리하여야 한다.② 기록물평가심의회 심의를 거쳐 폐기하기로 결정된 기록물이라 하더라도 시행령 제54조의3제6항에 따라 폐기 금지 해제를 통보받은 후에 다시 기록물평가심의회 심의를 거쳐 기록물의 폐기 여부를 결정해야 한다.', '   제5장 기록물평가심의회 설치ㆍ운영', '제21조(심의회의 설치) 공공기록물법 시행령 제43조에 따라 기록관에 보존중인 기록물 중 보존기간이 경과한 기록물의 평가와 폐기 등에 대한 심의ㆍ조정을 위하여 기록물평가심의회(이하 "심의회"라 한다)를 둔다.', '제22조(심의회의 구성) ① 심의회는 위원장을 포함하여 5인 이내의 위원으로 구성하되, 위원장은 기록관장이 되고, 위원은 기록물의 보존가치 평가에 적합하다고 인정되는 외부 전문가, 소속공무원 등으로 구성한다. 이 경우 외부전문가의 수는 2인 이상으로 하여야 한다.② 심의회의 기록 및 회의 준비ㆍ관리 등 실무적인 업무처리를 위하여 간사를 두며, 간사는 전문요원이 담당한다.', '제23조(위원의 임기) ① 위원장의 임기는 그 직위에 재직하는 기간으로 하고, 내부위원은 심의회 개최 시 마다 지정한다.② 외부위원의 임기는 3년으로 하되 연임할 수 있다.', '제24조(심의회의 기능) 심의회는 기록관에서 보유중인 기록물 중 보존기간이 경과한 기록물에 대하여 다음 각 호의 사항을 심의ㆍ의결한다.1. 보존기간 10년 이하 기록물의 폐기와 관련한 사항2. 보존기간 경과 기록물의 보존기간 변경에 관한 사항3. 그 밖에 기록물의 평가와 관련하여 필요한 사항', '제25조(심의절차와 방법) ① 위원장은 심의회가 개최되기 1주일 전에 심의안건, 기록물폐기심사결과 등 필요한 자료를 위원들에게 송부하여야 한다.② 위원들은 영 제26조의 보존기간별 분류기준과 역사ㆍ사료ㆍ증빙ㆍ행정가치를 고려하여 책정된 보존기간, 보존방법 등의 타당성 여부를 심의한다.', '제26조(회의 및 결과조치) ① 심의회는 국립환경과학원장 또는 위원장이 필요하다고 인정하는 경우에 이를 소집한다.② 심의회는 재적위원 과반수의 출석으로 개의하고 출석위원 과반수의 찬성으로 의결한다.③ 위원이 부득이한 사유로 심의회에 참석할 수 없는 경우에는 별지 제5호서식에 따른 서면으로 의견을 제출할 수 있다. 이 경우 그 위원은 심의회에 참석한 것으로 간주한다.④ 간사는 심의회의 회의록을 작성ㆍ관리하고, 의결된 사항에 대하여 전자기록생산시스템에 등록해야 한다.', '제27조(수당) 심의회에 출석한 외부위원에 대하여는 예산의 범위 안에서 수당ㆍ여비 등 필요한 경비를 지급할 수 있다.', '   제6장 기록관리 시스템 관리', '제28조(보존시설 및 장비의 확보) ① 기록관장은 기록물의 안전한 보존ㆍ관리를 위하여 공공기록물법 시행령 제60조제1항에서 제시하는 기준에 따른 보존시설ㆍ장비 및 환경기준을 갖추어야 한다.② 기록관장은 기록물의 효율적인 관리 및 활용을 위하여 적정한 보존서고 공간, 작업공간, 열람공간 및 사무공간을 확보하여야 한다.', '제29조(기록관리시스템 및 장비 구축ㆍ운영) ① 기록관에는 문서, 대장, 카드, 도면, 시청각물, 전자문서 등 모든 기록물을 효율적으로 관리할 수 있도록 기록관리시스템과 관련 장비를 구축하여야 한다.② 기록관리시스템은 전자기록생산시스템 및 국가기록원의 기록관리시스템과 연동하여 기록물의 생산현황보고, 주요기록물에 대한 검색ㆍ활용 등이 가능하도록 구축ㆍ운영되어야 한다.', '제30조(기록관리시스템의 점검 및 유지보수) ① 기록관장은 기록관리시스템이 효율적으로 운영될 수 있도록 시스템 및 관련 장비에 대한 정기점검을 실시하여야 한다.② 기록관장은 기록관리시스템 및 관련 장비의 유지보수에 전문성이 요구될 경우에는 전문 업체와 계약을 체결하여 유지ㆍ보수할 수 있다.', '   제7장 보안관리 및 점검', '제31조(보안관리) ① 기록관장은「보안업무규정」에 따라 보존서고에 대한 보안관리를 철저히 해야 한다.② 기록관의 보존서고는 외부인의 출입을 원칙적으로 금지하며, 관람ㆍ견학 등 부득이하게 출입하고자 하는 자는 미리 기록관장의 허가를 받아야 한다. 단, 전문요원의 입회하에 관람ㆍ견학 등을 실시하는 경우 사후보고로 갈음할 수 있다.③ 기록관장은 기록관 보존서고의 출입통제를 위하여 별지 제6호서식의 문서고 출입대장을 갖추고 인적사항 등을 작성하여 관리한다.', '제32조(긴급사태 시의 대비) 기록관장은 기록관 보존서고의 화재 또는 천재지변 등 비상사태에 대비하여 긴급 재난대비시설 및 재난대비계획을 작성ㆍ운영하여야 한다.', '제33조(점검) 기록관의 서고관리자는 다음 각 호의 사항을 점검하여야 한다.1. 보존서고의 각종 전원 및 소화설비 시설물 작동상태와 보존 기록물의 오손여부 및 해충의 발생여부2. 보존 기록물의 열람 및 대출상황의 점검', '   제8장 기록물 대출 및 기록정보 활용', '제34조(기록관의 운영시간) 기록관의 운영시간은 당일 정규근무시간으로 한다. 다만, 기록관장이 필요하다고 인정하는 경우 이를 연장ㆍ단축 또는 변경하여 운영할 수 있다.', '제35조(열람 및 대출의 자격) ① 기록관의 기록물을 열람 및 대출할 수 있는 자의 자격은 다음 각 호와 같다.1. 국립환경과학원 직원2. 1호 외의 자로서 학술연구 또는 비영리 목적으로 기록물을 이용하기위해 기록관장의 승인을 받은 자② 제1항제2호의 경우 기록관 밖으로의 대출은 금지한다.', '제36조(열람 준수사항) ① 열람은 기록관 안에서 하여야 하며, 다음 각 호에 해당하는 행위를 하여서는 아니 된다.1. 기록물의 훼손ㆍ오손 또는 파기2. 열람실 외부로의 무단 반출3. 컴퓨터 등 기록관 시설의 훼손 또는 파괴4. 기록관 내로의 음식물 등 반입 행위5. 그 밖에 다른 사람의 열람에 방해가 되는 행위② 기록물을 열람하는 자는 기록관 담당 직원의 지시에 따라야 한다.', '제37조(대출의 한도 및 기간) 기록관의 기록물 대출은 다음 각 호의 사항에 따른다.1. 대출은 공무원의 근무시간 이내에 함을 원칙으로 한다.2. 기록물의 대출기간은 14일 이내로 한다. 다만, 특별한 사유가 인정되는 경우에는 1회에 한하여 연장할 수 있다.3. 기록물을 대출하고자 하는 자는 별지 제7호서식의 기록물 반출ㆍ반입서를 작성하여 제출하여야 한다.4. 기록관장은 제2호에도 불구하고 기록물의 보존 상태나 성격에 따라 대출의 범위와 조건을 달리할 수 있다.', '제38조(열람ㆍ대출의 제한) 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 경우 기록물의 열람 및 대출을 제한할 수 있다.1. 해당 기록물과 관련이 없는 자가 열람ㆍ대출하고자 하는 경우2. 다른 법령에서 기록물의 열람 또는 대출을 제한하고 있는 경우3. 기타 기록물의 열람 및 대출로 인하여 타인에게 손해를 끼치거나 정상적인 행정업무의 추진이 곤란하다고 인정되는 경우4. 관보 및 정기간행물 등 이미 공개되어 활용되고 있는 기록물5. 망실 또는 파손되기 쉬운 기록물6. 대출로 인하여 업무수행에 지장을 초래하는 기록물7. 그 밖에 기록물의 성질상 대출이 부적합하다고 인정되는 경우', '제39조(대출 기록물의 반납) ① 기록물을 대출받은 자는 정해진 기간 내에 기록물을 반납하되, 대출 기간의 연장이 필요한 경우에는 사전에 연장신청을 하여야 하며, 이를 이행하지 않을 경우에는 추가 대출을 금지할 수 있다.② 제1항에도 불구하고 다음 각 호의 사유가 발생한 경우에는 정해진 기간 전이라도 지체없이 대출 기록물을 반납해야 한다.1. 휴직, 퇴직, 파견, 전출 또는 대출기간을 초과하는 휴가, 병가, 장기 출장시2. 그 밖에 기록관장이 대출기간 전 반납을 요구하는 경우③ 기록물을 대출받은 자는 기록물의 망실 또는 파손에 주의해야 하며 반납 시에는 대출 당시의 상태를 유지하도록 하여야 한다.', '제40조(기록정보의 활용) ① 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 경우 기록관장은 기록관 보유 기록물을 이용하여 기록정보콘텐츠를 개발하고 이를 편찬 또는 전시 등 홍보에 활용할 수 있다.1. 주요 사건 또는 사고 등 사료적 가치가 있는 기록물을 보존하여야 하는 경우2. 기록물평가심의회의 권고가 있는 경우3. 기타 유사기관의 모범사례가 되는 사안 또는 기관의 홍보에 필요한 경우② 제1항의 업무추진 시에는 예산의 범위 안에서 경비 및 인력을 지원할 수 있다.', '   제9장 보칙', '제41조(기록물 관리실태 점검 및 교육) 기록관장은 소속 처리부서에 대하여 기록물 관리실태 점검 및 교육을 실시할 수 있다.', '제42조(세부사항) 이 규정의 운영에 관하여 필요한 세부사항은 기록관장이 따로 정할 수 있다.']


별표

별표 0001: 회의록

[별지 제1호서식]

┏━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━┓

┃회 의 록                                          ┃

┠────────┬────────────────┨

┃① 회 의 명     │                                ┃

┠────────┼────────────────┨

┃② 회의개최기관 │                                ┃

┠────────┼────────────────┨

┃③ 회의개최일시 │                                ┃

┠────────┼────────────────┨

┃④ 회의장소     │                                ┃

┠────────┼────────────────┨

┃⑤ 참석자명단   │                                ┃

┠────────┴────────────────┨

┃⑥ 회의진행순서                                   ┃

┃                                                  ┃

┃                                                  ┃

┃                                                  ┃

┃                                                  ┃

┠─────────────────────────┨

┃⑦ 상정안건                                       ┃

┃                                                  ┃

┃                                                  ┃

┠─────────────────────────┨

┃⑧ 발언내용(속기록 또는 녹음기록인 경우 별첨 표시)┃

┃                                                  ┃

┃                                                  ┃

┃                                                  ┃

┃                                                  ┃

┠─────────────────────────┨

┃⑨ 결정사항 및 표결내용                           ┃

┃                                                  ┃

┃                                                  ┃

┃                                                  ┃

┃                                                  ┃

┠────────┬────────────────┨

┃⑩ 비고         │                                ┃

┗━━━━━━━━┷━━━━━━━━━━━━━━━━┛

┌───────────────────────────────────┐

│※ 작성방법                                                           │

│                                                                      │

│① 회의명 : 000위원회 제0차 회의 / 000위원회 전원회의 등으로 기재     │

│② 회의개최기관 : 회의주관기관을 기재                                 │

│③ 회의개최일시 : 0000년 00월 00일 00:00～00:00 등 구체적 일시를 기   │

│재                                                                    │

│④ 회의장소 : 00 회의실 등                                            │

│⑤ 참석자명단 : 배석자가 있는 경우 배석자 명단도 포함                 │

│  - 회의록을 서면으로 작성하는 경우에는 참석위원의 서명을 받고, 전자문│

│서로 작성하는 경우에는 참석위원에게 공람하거나 결재를 받음            │

│⑥ 회의진행순서 : 아래의 예시를 참고하여 기재                         │

│ 1. 개회                                                              │

│ 2. 국민의례                                                          │

│ 3. 회의안건 상정 및 토의                                             │

│ 4. 폐회                                                              │

│⑦ 상정안건 : 안건명을 간략히 기재                                    │

│⑧ 발언내용 : 아래와 같이 발언자별 발언내용을 기재                    │

│ ○ 발언자성명(직위)                                                  │

│   - 발언내용                                                         │

│ ○ 발언자성명(직위)                                                  │

│   - 발언내용                                                         │

│⑨ 결정사항 및 표결내용 : 아래의 예시를 참고하여 기재                 │

│ ○ 결정사항                                                          │

│   - 안건 0에 대하여 000 결정함                                       │

│ ○ 표결내용                                                          │

│   - 안건 0에 대하여 000와 같이 표결함                                │

│⑩비고 : 기타 회의 운영과 관련하여 참고사항를 기재                    │

└───────────────────────────────────┘

별표 0002: 이관 목록

[별지 제2호서식]

이관 목록

                                                   기관명(처리과기관코드):┏━━┯━━━━┯━━━━┯━━┯━━┯━━┯━━┯━━┓

┃일련│기록물철│기록물철│시작│종료│보존│공개│비고┃

┃번호│분류번호│제    목│연도│연도│기간│구분│    ┃

┠──┼────┼────┼──┼──┼──┼──┼──┨

┃    │        │        │    │    │    │    │    ┃

┗━━┷━━━━┷━━━━┷━━┷━━┷━━┷━━┷━━┛

  ※ 엑셀로 작성할 수 있음                                

별표 0003: 기록물 이관 연장신청서

[별지 제3호서식]

기록물 이관 연장신청서

                                                   기관명(처리과기관코드): 

┏━━┯━━━━┯━━━━┯━━┯━━┯━━┯━━━━┯━━━━┯━━┓

┃일련│기록물철│기록물철│시작│종료│보존│이관희망│연장사유│비고┃

┃번호│분류번호│제    목│연도│연도│기간│연   도 │        │    ┃

┠──┼────┼────┼──┼──┼──┼────┼────┼──┨

┃    │        │        │    │    │    │        │        │    ┃

┗━━┷━━━━┷━━━━┷━━┷━━┷━━┷━━━━┷━━━━┷━━┛

  ※ 엑셀로 작성할 수 있음                                              

별표 0004: 기록물평가심의서

[별지 제4호서식]

기록물평가심의서

┏━━┳━━┳━━━━━┳━━━━┳━━━━━┳━━━━━━━━━┳━━━┳━━┓

┃일련┃생산┃기록물철  ┃보존기간┃처리과    ┃기록물관리전문요원┃심의회┃비고┃

┃번호┃연도┃제목      ┃만료일  ┣━━┳━━╋━━━━┳━━━━┫의견  ┃⑩  ┃

┃①  ┃②  ┃③        ┃④      ┃의견┃사유┃평가의견┃사유    ┃⑨    ┃    ┃

┃    ┃    ┃          ┃        ┃⑤  ┃⑥  ┃⑦      ┃⑧      ┃      ┃    ┃

┣━━╋━━╋━━━━━╋━━━━╋━━╋━━╋━━━━╋━━━━╋━━━╋━━┫

┃    ┃    ┃          ┃        ┃    ┃    ┃        ┃        ┃      ┃    ┃

┗━━┻━━┻━━━━━┻━━━━┻━━┻━━┻━━━━┻━━━━┻━━━┻━━┛

┏━            ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━┓

┃                                                                                              ┃

┃                                                                                              ┃

┃                                                                                              ┃

┃                                                                                              ┃

┃기록물평가심의서는 다음과 같이 작성한다.                                                      ┃

┃                                                                                              ┃

┃① 일련번호 : 순차적으로 번호를 기입한다.                                                     ┃

┃② 생산연도 : 기록물 생산연도를 기입한다. 단, 한 해를 넘어가는 경우에는 시작연도와 종결연도를 ┃

┃모두 기입한다.(예 : 2005~2007)                                                                ┃

┃③ 기록물철 제목 : 기록물철에 기입되어 있는 철명과 동일하게 기입하여야 한다.                  ┃

┃④ 보존기간 만료일 : 기록물의 보존기간 만료일을 기입한다.                                     ┃

┃⑤ 처리과 의견조회 결과 : 보존기간 재책정, 폐기 또는 보류 등의 의견조회 결과를 기입한다.      ┃

┃⑥ 처리과 의견조회 사유 : 의견을 제시한 사유를 기입한다.                                      ┃

┃⑦ 기록물관리전문요원 평가심사 의견 : 보존기간 재책정, 폐기 또는 보류 등의 평가심사의견을     ┃

┃기입한다.                                                                                     ┃

┃⑧ 기록물관리전문요원 사유 : 의견을 제시한 사유를 기입한다.                                   ┃

┃⑨ 심의회 의견 : 심의회 심의결과를 기입한다.                                                  ┃

┃⑩ 비고 : 그 밖에 필요한 사항을 기입한다.                                                     ┃

┃※ 엑셀로 작성할 수 있음                                                                      ┃

┗━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━┛

별표 0005: 기록물 심의의결서

[별지 제5호서식]

┏━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━┓

┃기록물 심의의결서                                                 ┃

┠────┬────────────────────────────┨

┃일    시│                                                        ┃

┠────┼────────────────────────────┨

┃안    건│                                                        ┃

┠────┼────────────────────────────┨

┃검토의견│                                                        ┃

┠────┼────────────────────────────┨

┃심의결과│                                                        ┃

┠────┴────────────────────────────┨

┃                    심의위원                       (서명 또는 인) ┃

┗━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━┛

별표 0006: 문서고 출입대장

[별지 제6호서식]

문서고 출입대장

┌─────┬───┬────────────┬───┬───┬───────┬────┬──┐

│결    재  │년월일│출    입    자          │용 무 │출입증│출 입 시 간   │ 안내자 │비고│

├──┬──┤      ├───┬────┬───┤      │      ├───┬───┼────┤    │

│과장│담당│      │소 속 │생년월일│성 명 │      │번  호│부 터 │까 지 │성명    │    │

├──┼──┼───┼───┼────┼───┼───┼───┼───┼───┼────┼──┤

│    │    │      │      │        │      │      │      │      │      │        │    │

├──┼──┼───┼───┼────┼───┼───┼───┼───┼───┼────┼──┤

│    │    │      │      │        │      │      │      │      │      │        │    │

├──┼──┼───┼───┼────┼───┼───┼───┼───┼───┼────┼──┤

│    │    │      │      │        │      │      │      │      │      │        │    │

├──┼──┼───┼───┼────┼───┼───┼───┼───┼───┼────┼──┤

│    │    │      │      │        │      │      │      │      │      │        │    │

├──┼──┼───┼───┼────┼───┼───┼───┼───┼───┼────┼──┤

│    │    │      │      │        │      │      │      │      │      │        │    │

├──┼──┼───┼───┼────┼───┼───┼───┼───┼───┼────┼──┤

│    │    │      │      │        │      │      │      │      │      │        │    │

├──┼──┼───┼───┼────┼───┼───┼───┼───┼───┼────┼──┤

│    │    │      │      │        │      │      │      │      │      │        │    │

├──┼──┼───┼───┼────┼───┼───┼───┼───┼───┼────┼──┤

│    │    │      │      │        │      │      │      │      │      │        │    │

├──┼──┼───┼───┼────┼───┼───┼───┼───┼───┼────┼──┤

│    │    │      │      │        │      │      │      │      │      │        │    │

├──┼──┼───┼───┼────┼───┼───┼───┼───┼───┼────┼──┤

│    │    │      │      │        │      │      │      │      │      │        │    │

├──┼──┼───┼───┼────┼───┼───┼───┼───┼───┼────┼──┤

│    │    │      │      │        │      │      │      │      │      │        │    │

├──┼──┼───┼───┼────┼───┼───┼───┼───┼───┼────┼──┤

│    │    │      │      │        │      │      │      │      │      │        │    │

├──┼──┼───┼───┼────┼───┼───┼───┼───┼───┼────┼──┤

│    │    │      │      │        │      │      │      │      │      │        │    │

├──┼──┼───┼───┼────┼───┼───┼───┼───┼───┼────┼──┤

│    │    │      │      │        │      │      │      │      │      │        │    │

└──┴──┴───┴───┴────┴───┴───┴───┴───┴───┴────┴──┘

  ※ 엑셀로 작성할 수 있음                                                                      

별표 0007: 기록물 반출·반입서

[별지 제7호서식]

기록물 반출ㆍ반입서

 제        호

┏━━━━━┯━━━━━━━┯━━━━━━━━━━━┯━━━━┯━━━┓

┃대출일자  │대출(예상)기간│대출자 인적사항       │반납일자│반  납┃

┃          │              ├───┬───┬───┤        │확  인┃

┃          │              │부  서│직  급│성  명│        │      ┃

┠─────┼───────┼───┼───┼───┼────┼───┨

┃          │___일         │      │      │      │        │      ┃

┠─────┴───────┴───┴───┴───┴────┴───┨

┃기    록    물    목    록                                          ┃

┠────┬────────┬───────────┬────┬───┨

┃일련번호│관리번호        │제    목              │수  량  │비  고┃

┠────┼────────┼───────────┼────┼───┨

┃        │                │                      │        │      ┃

┗━━━━┷━━━━━━━━┷━━━━━━━━━━━┷━━━━┷━━━┛

  ※ 엑셀로 작성할 수 있음                                              


부칙

['부칙 (시행일) 이 규정은 발령한 날부터 시행한다.', '        부칙 이 규정은 발령한 날부터 시행한다.', '        부칙 이 예규는 2025년 2월 25일부터 시행한다.']

부칙 공포정보: ['20151215', '20220817', '20250224'] (공포번호: ['692', '836', '885'])