Kooperatiflerde Elektronik Ortamda Yapılacak Genel Kurullara İlişkin Yönetmelik
YÖNETMELİKLER | 2022-01-14

14 Ocak 2022 CUMA
Resmî Gazete
Sayı : 31719
YÖNETMELİK
Ticaret Bakanlığından:
KOOPERATİFLERDE
ELEKTRONİK ORTAMDA YAPILACAK
GENEL KURULLARA İLİŞKİN YÖNETMELİK
BİRİNCİ BÖLÜM
Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar
Amaç
MADDE 1 –
(1) Bu Yönetmeliğin amacı;
kooperatif genel kurul toplantılarına elektronik ortamda katılma, öneride
bulunma, görüş açıklama ve oy kullanmaya ilişkin usul ve esasların
düzenlenmesidir.
Kapsam
MADDE 2 – (1) Bu
Yönetmelik; kooperatif, kooperatif birlikleri, kooperatifler merkez
birlikleri ve Türkiye Milli Kooperatifler Birliği genel kurullarına
elektronik ortamda katılmaya, öneride bulunmaya, görüş açıklamaya ve oy
kullanmaya ilişkin usul ve esasları, genel kurullara elektronik ortamda
katılmaya ve oy vermeye ilişkin anasözleşme hükmünün örneğini, ortak ve
temsilci tarafından oy kullanılma esaslarını, Elektronik Genel Kurul Sisteminin
işleyiş esaslarını ve bu sistemin katılımcılarının yükümlülüklerini kapsar.
Dayanak
MADDE 3 –
(1) Bu Yönetmelik, 24/4/1969 tarihli ve 1163 sayılı Kooperatifler Kanununun
45 inci maddesinin yedinci fıkrasına dayanılarak düzenlenmiştir.
Tanımlar
MADDE 4 –
(1) Bu Yönetmelikte geçen;
a) Bakan: Ticaret Bakanını,
b) Bakanlık: Ticaret Bakanlığını,
c) Bakanlık temsilcisi: 1163 sayılı Kanunun 87 nci
maddesi uyarınca kooperatif, kooperatif birliği, kooperatif merkez birliği,
Türkiye Milli Kooperatifler Birliği genel kurullarında bulundurulması
gereken Bakanlık temsilcisini,
ç) Elektronik Genel Kurul Sistemi (EGKS): 1163
sayılı Kanunun 45 inci maddesinin yedinci fıkrası uyarınca elektronik
ortamda genel kurul yapacak kooperatiflerin kuracakları veya destek hizmeti
alabilecekleri bilişim sistemini,
d) Elektronik ortamda katılma: Kooperatif genel
kurul toplantılarına EGKS’den katılmayı, görüş açıklamayı, öneride
bulunmayı ve oy kullanmayı,
e) Güvenli Elektronik İmza: 15/1/2004
tarihli ve 5070 sayılı Elektronik İmza Kanununun 4 üncü maddesinde
tanımlanan elektronik imzayı,
f) Kanun: 24/4/1969
tarihli ve 1163 sayılı Kooperatifler Kanununu,
g) Kooperatif: 1163 sayılı Kanun, 18/4/1972 tarihli ve 1581 sayılı Tarım Kredi
Kooperatifleri ve Birlikleri Kanunu ve 1/6/2000 tarihli ve 4572 sayılı
Tarım Satış Kooperatif ve Birlikleri Hakkında Kanun kapsamında faaliyet
gösteren kooperatifleri, kooperatif birlikleri, kooperatifler merkez
birlikleri ve Türkiye Milli Kooperatifler Birliğini,
ğ) Kooperatif Bilgi Sistemi (KOOPBİS): Kanunun ek 5
inci maddesinin birinci fıkrası uyarınca oluşturulan bilgi sistemini,
h) Ortak: Kanun hükümleri uyarınca kooperatif genel
kurul toplantısına elektronik ortamda katılma hakkı olan gerçek veya tüzel
kişiyi,
ı) Temsilci: Kanunun 49 uncu maddesinde belirtilen
hususlara göre kooperatif ortağını temsil etmeye yetkili kişiyi,
ifade eder.
İKİNCİ BÖLÜM
Genel Kurul Öncesi İşlemler
Genel kurula katılmaya ve oy vermeye ilişkin
anasözleşme hükmü örneği ve uygulama
MADDE 5 –
(1) Kanunun 45 inci maddesinin
yedinci fıkrası uyarınca EGKS’yi uygulayacak kooperatif anasözleşmesinde,
Ek-1’de yer alan hükmün genel kurul toplantısının düzenlendiği bölüm
altında ayrı bir madde olarak değiştirilmeden yer alması zorunludur.
(2) Anasözleşmelerinde Ek-1’de yer alan anasözleşme
hükmü bulunan kooperatifler, yapacakları elektronik ortamdaki genel kurul
toplantısında, ortakların ve temsilcilerin genel kurula elektronik ortamda
katılabilmelerini ve oy verebilmelerini sağlamak zorundadır.
Genel
kurula ilişkin bilgi ve belgelere erişimin sağlanması
MADDE 6 –
(1) Kanunun 45 inci maddesinin
yedinci fıkrası uyarınca EGKS’yi uygulayacak kooperatiflerin, genel kurul
toplantılarına ilişkin Kanun ve anasözleşme gereği yapılması zorunlu olan
çağrıları, genel kurul öncesi ortakların incelemesine sunulması zorunlu
olan belgeleri ve toplantı gündemine ilişkin belgeleri güvenli elektronik
imzalı olarak Kanunda öngörülen süreler içinde 24/3/2016
tarihli ve 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ve ilgili mevzuat
hükümleri kapsamında EGKS’de ortakların erişimine sunar.
Genel
kurula katılma bildirimi
MADDE 7 –
(1) Genel kurula elektronik
ortamda şahsen veya temsilcileri aracılığıyla katılmak isteyen ortaklar bu
tercihlerini EGKS’den bildirir.
(2) Genel kurula temsilcinin katılacağı durumda
temsilcinin kimlik bilgisinin EGKS’ye kaydedilmesi zorunludur. Temsilcinin
toplantıya şahsen katılacağı durumlarda da yetkilendirme bu şekilde
yapılabilir. Ortak, temsilci tayin ederken temsilcisini genel olarak
yetkilendirebileceği gibi her bir gündem maddesine ilişkin ayrı ayrı da
yetkilendirebilir. Temsilci, temsil edilenin talimatına uygun oy kullanır.
Talimata aykırılık, oyu geçersiz kılmaz. Temsil edilenin temsilciye karşı
hakları saklıdır.
(3) Genel kurula elektronik ortamda katılımda
yalnızca ortaklar temsilci olarak tayin edilebilir ve bir ortak birden fazla
ortağı temsil edemez. Toplantıya şahsen katılımda Kanunun 49 uncu maddesi
çerçevesinde temsile ilişkin hükümler saklıdır.
(4) Tüzel kişi ortak adına, birinci ve ikinci
fıkralar uyarınca EGKS’de yapılacak bildirimlerin tüzel kişi imza
yetkilisince 13/1/2011 tarihli ve 6102 sayılı Türk
Ticaret Kanununun 1526 ncı maddesinin dördüncü fıkrası gereğince tüzel kişi
ortak namına kendi adlarına üretilen güvenli elektronik imzayla imzalanması
gerekir.
(5) Genel kurul toplantısına elektronik ortamda
katılacağını bildiren ortak bu tercihini EGKS’de geri alabilir. Elektronik
ortamda katılma yönündeki bu talebini geriye almayan ortağın kendisi veya
temsilcisi genel kurul toplantısına şahsen katılamaz.
ÜÇÜNCÜ BÖLÜM
Genel Kurul Anındaki İşlemler
Genel
kurula katılma
MADDE 8 –
(1) Genel kurula elektronik
ortamda katılım, ortakların ve temsilcilerin güvenli elektronik imzaları
ile EGKS’ye girmeleriyle gerçekleşir.
(2) Toplantıya elektronik ortamda katılan ortaklara
ve temsilcilere ilişkin liste toplantı başlamadan önce EGKS’den alınır. Bu
liste, toplantıda hazır bulunanlar listesinin oluşturulmasında kullanılır.
Genel
kurulun açılması
MADDE 9 –
(1) Genel kurul toplantısı fiili
ve elektronik ortamda aynı anda açılır. Toplantının açılabilmesi için
Kanun, ilgili mevzuat ve anasözleşmede yer alan şartların yerine
getirildiğinin Bakanlık temsilcisince de tespiti zorunludur. EGKS’deki
teknik işlemlerin toplantı anında yerine getirilmesi için toplantı başkanı
tarafından uzman kişiler de görevlendirilebilir.
Görüş
iletme
MADDE 10
– (1) Ortak ve temsilci,
elektronik ortamda katıldığı genel kurul toplantısında görüşlerini elektronik
olarak iletir.
Oy verme
MADDE 11
– (1) Genel kurul toplantılarına
elektronik ortamda katılanlar, toplantı başkanının ilgili gündem maddesine
ilişkin oylamaya geçildiğini bildirmesinden sonra, oylarını EGKS üzerinden
kullanır.
(2) Gizli oylamalarda kullanılan elektronik oyların
gizliliğini koruyacak her türlü tedbir alınır.
(3) Her gündem maddesinin toplantı başkanının
oylamaya geçildiğini bildirmesinden sonra ayrı ayrı oylanması zorunludur.
Ortak ve temsilci ilgili gündem maddesine ilişkin olarak verdiği oyu
değiştiremez. Oylama sonucu, EGKS üzerinden toplantı başkanına iletilir.
Toplantı başkanı bu sonucu ve varsa elektronik ortamda gönderilen muhalefet
şerhini tutanağa işletir.
DÖRDÜNCÜ BÖLÜM
Çeşitli ve Son Hükümler
Kooperatiflerin
yükümlülükleri
MADDE 12
– (1) Kanunun 45 inci maddesinin
yedinci fıkrası uyarınca genel kurul toplantısına elektronik ortamda
katılma ve oy kullanma sistemini uygulayacak kooperatifler ile bu amaçla
destek hizmeti sunacak şirketler aşağıda belirtilen yükümlülükleri de
yerine getirmek zorundadır:
a) Kooperatifler, kendi kuracakları EGKS'nin Kanun
ve bu Yönetmelik hükümlerine uygunluğunu Bakanlık tarafından belirlenip
Bakanlığın internet sayfasında yayımlanan usul ve esaslar doğrultusunda
tespit ettirip tescil ve ilan ettirmek zorundadır.
b) Kooperatiflerin kendisi ve varsa destek hizmeti
aldıkları şirketler, EGKS’de yapılan tüm işlemlere ilişkin kayıtları, genel
kurula elektronik ortamda katılan ortakların ve temsilcilerin kimlik
bilgilerini, elektronik ortamda, bunların gizliliğini ve bütünlüğünü
sağlayarak on yıl süreyle saklamak zorundadır.
c) Kooperatiflerin EGKS’yi kurmak yerine destek
hizmeti alımını tercih etmeleri durumunda destek hizmeti alınan şirket için
de (a) bendi hükmü uygulanır. EGKS’den kaynaklanan nedenlerle hak
sahiplerinin uğrayacağı zararlardan gerek destek hizmeti alan kooperatifin,
gerek destek hizmeti veren şirketin sorumluluğu genel hükümlere göre
belirlenir.
ç) Kooperatiflerin kendisi ve varsa destek hizmeti
aldıkları şirketler, hukuka aykırı olarak kişisel verilerin işlenmesini ve
bu verilere erişilmesini önlemek amacıyla gerekli her türlü teknik ve idari
tedbirleri alır.
Elektronik
genel kurul sistemindeki işlemler
MADDE 13
– (1) EGKS üzerinden oluşturulan
belgeler; toplantı başkanlığını oluşturan üyeler, kooperatif yönetim kurulu
üyeleri ve Bakanlık temsilcisi tarafından güvenli elektronik imza ile de
imzalanabilir.
Bakanlığın
düzenleme yetkisi
MADDE 14
– (1) Bu Yönetmeliğin uygulanması
ile ilgili tereddütleri gidermeye, uygulamayı düzenlemeye ve EGKS’nin
taşıması gereken teknik ve güvenlik kriterlerine
ilişkin usul ve esasları belirlemeye Bakanlık yetkilidir.
(2) Bu Yönetmelikte hüküm bulunmayan hallerde; kooperatif
ve üst kuruluşlarının genel kurul toplantılarına ilişkin diğer mevzuat
hükümleri kıyasen uygulanır.
Geçiş
hükmü
GEÇİCİ MADDE 1 – (1)
KOOPBİS’te EGKS’ler ile elektronik ortamda veri alışverişini mümkün kılan
altyapı kuruluncaya kadar genel kurul belgeleri toplantı bitiminde,
toplantı başkanı tarafından, Bakanlık temsilcisinin kurumsal elektronik
posta adresine veya Kayıtlı Elektronik Posta hesabına gönderilir ya da
elektronik belge taşımaya ve saklamaya elverişli bir ortam içinde Bakanlık
temsilcisine teslim edilir.
Yürürlük
MADDE 15
– (1) Bu Yönetmelik yayımı
tarihinde yürürlüğe girer.
Yürütme
MADDE 16
– (1) Bu Yönetmelik hükümlerini
Ticaret Bakanı yürütür.
Ek-1
Genel Kurula Katılmaya ve Oy Vermeye
İlişkin Anasözleşme Hükmü Örneği
Genel kurul toplantısına elektronik ortamda katılım
Kooperatifin genel kurul toplantılarına katılma
hakkı bulunan ortakları bu toplantılara, 24/4/1969
tarihli ve 1163 sayılı Kooperatifler Kanununun 45 inci maddesinin yedinci
fıkrası uyarınca elektronik ortamda da katılabilir. Yönetim kurulu
tarafından karar alınması veya genel kurul tarihinden 20 gün önce 4’ten az
olmamak üzere ortakların en az 1/10’unun yazılı olarak talep etmesi halinde
genel kurul toplantısı elektronik ortamda yapılır. Kooperatif, 14/1/2022 tarihli ve 31719 sayılı Resmî Gazete’de
yayımlanan Kooperatiflerde Elektronik Ortamda Yapılacak Genel Kurullara
İlişkin Yönetmelik hükümleri uyarınca ortaklarının genel kurul
toplantılarına elektronik ortamda katılmalarına, görüş açıklamalarına,
öneride bulunmalarına ve oy kullanmalarına imkan tanıyacak elektronik genel
kurul sistemini kurabileceği gibi bu amaç için oluşturulmuş sistemlerden de
hizmet satın alabilir. Yapılacak tüm genel kurul toplantılarında
anasözleşmenin bu hükmü uyarınca, kurulmuş olan sistem üzerinden ortakların
ve temsilcilerinin, anılan Yönetmelik hükümlerinde belirtilen haklarını
kullanabilmesi sağlanır.