Türkiye Ulusal Ajansı Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği
YÖNETMELİKLER | 2021-05-08

8 Mayıs 2021 CUMARTESİ
Resmî Gazete
Sayı : 31478
YÖNETMELİK
Avrupa Birliği Eğitim ve Gençlik Programları
Merkezi Başkanlığından:
TÜRKİYE ULUSAL
AJANSI BÜTÇE VE
MUHASEBE YÖNETMELİĞİ
BİRİNCİ BÖLÜM
Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar
Amaç
MADDE 1 –
(1) Bu Yönetmeliğin amacı, Avrupa Birliği
Eğitim ve Gençlik Programları Merkezi Başkanlığının (Türkiye Ulusal Ajansı)
gelir, gider ve muhasebe usulleri ile diğer mali konulara ilişkin usul ve
esasları düzenlemektir.
Kapsam
MADDE 2 –
(1) Bu Yönetmelik, satın alma ile
ilgili hususlar hariç olmak üzere Türkiye Ulusal Ajansı bütçesinin
hazırlanması ve Türkiye Ulusal Ajansı bütçesi ile program hesaplarının
uygulanması, kontrolü, muhasebesi ve raporlanmasına ilişkin usul ve esaslar
ile bunlara ilişkin görev, yetki ve sorumlulukları kapsar.
Dayanak
MADDE 3 –
(1) Bu Yönetmelik, 15/7/2018 tarihli ve 30479 sayılı Resmî Gazete’de
yayımlanan 4 sayılı Bakanlıklara Bağlı İlgili, İlişkili Kurum ve Kuruluşlar
ile Diğer Kurum ve Kuruluşların Teşkilatı Hakkında Cumhurbaşkanlığı
Kararnamesinin 68 inci maddesine dayanılarak hazırlanmıştır.
Tanımlar
MADDE 4 –
(1) Bu Yönetmelikte geçen;
a) Ajans: Avrupa Birliği Eğitim ve Gençlik
Programları Merkezi Başkanlığını (Türkiye Ulusal Ajansı),
b) Ajans bütçesi: Ajansın idari giderleri, Program
katılım bedelleri ve ilave Program katkılarına ilişkin giderler ile
karşılığı gelir tahminlerini gösteren ve bunların uygulanmasına izin veren
belgeyi,
c) Avrupa Birliği mali mevzuatı: Avrupa Birliği
genel bütçesine uygulanacak cari döneme ilişkin mali düzenlemeleri,
ç) Avrupa Birliği Başkanı: Dışişleri Bakanlığının
bağlı kuruluşu Avrupa Birliği Başkanlığının Başkanını,
d) Bakanlık: Dışişleri Bakanlığını,
e) Başkan: Ajans Başkanını,
f) Değerlendirme komitesi: Program kurallarına göre
uygunluk ve içerik değerlendirmesi yapılan hibe başvurularının nihai
değerlendirmesini yapan ve hibe tahsis tekliflerini Başkan onayına sunan
Ajans bünyesinde oluşturulmuş komiteyi,
g) Genel Koordinatör: Bütçe ve Finansman
Koordinatörünün bağlı olduğu Genel Koordinatörünü,
ğ) Genel Koordinatörlük: Bütçe ve Finansman
Koordinatörlüğünün bağlı olduğu Genel Koordinatörlüğü,
h) Gerçekleştirme görevlisi: Harcama yetkilisinin
talimatı üzerine, harcama sürecinde, her türlü gideri, kanıtlayıcı
belgelerine dayanarak ve usulüne uygun olarak gerçekleştirmekten sorumlu yönetici
ve harcama sürecinde yer alan personeli,
ı) Harcama yetkilisi: Harcamaların yapılması ile
yetkili kılınmış Başkan veya yetkisini devrettiği personeli,
i) Hibe tahsis kararı: Değerlendirme Komitesinin
hibe tahsis tekliflerine ilişkin Başkan onayını,
j) Komisyon: Avrupa Komisyonunu,
k) Koordinatör: Bütçe ve Finansman Koordinatörünü,
l) Koordinatörlük: Bütçe ve Finansman
Koordinatörlüğünü,
m) Muhasebe yetkilisi: Muhasebe hizmetlerinin
yönetimi ile kayıtların tutulmasından ve yetkili mercilere bilgi verilmesinden
sorumlu yöneticiyi,
n) Ödeme/iade emri belgesi (ÖEB/İEB): Ajans
bütçesinden ve program hesabından yapılacak ödemeleri veya daha önce
yapılan ödemelere ilişkin iade emirlerini düzenleyen belgeyi,
o) Program: Avrupa Birliği ile eğitim, gençlik ve
bunlarla ilgili diğer alanlarda iş birliğini geliştirmek amacıyla
düzenlenen ve kapsamı uluslararası anlaşma veya sözleşmelerle belirlenmiş
olan faaliyetleri,
ö) Program hesabı: Program faaliyetlerinin
yürütüldüğü, izlendiği ve raporlandığı hesapları,
p) Program hibe anlaşması: Komisyonca belirlenen
program dönemlerinde, ülke merkezli faaliyetlerin ve idari giderlere
yönelik katkıların yönetim usullerini belirleyen, Ajans ile Komisyon
arasındaki mutabakat çerçevesinde hükme bağlayan anlaşmayı,
r) Ulusal ajanslar rehberi: Komisyon tarafından
Avrupa Birliği Eğitim ve Gençlik Programlarına ilişkin ülke merkezli
faaliyetlerin yürütülmesinde ulusal ajansların uyması gereken usul ve
esasları içeren ve Komisyon ile imzalanan program hibe anlaşmalarının eki
olan rehberi,
ifade eder.
İKİNCİ BÖLÜM
Ajans Kaynaklarının Yönetimi ve Bütçe
Finansman
kaynaklarının yönetimi
MADDE 5 –
(1) Ajans faaliyetleri için tahsis
edilen kaynaklar; iktisadilik, etkinlik ve verimlilik ilkelerine uygun ve
hesap verilebilirlik esasına göre yönetilir.
(2) Ajansın faaliyetleri için ulusal katkı olarak
merkezi yönetim bütçesinden, uluslararası katkı olarak Avrupa Birliği
fonlarından idari giderlere tahsis edilmek üzere aktarılan kaynaklar ile
programların yürütülmesi ve yönetimi bu kaynakların gereklerine uygun
olarak ayrı esas ve usullere tabidir. Ajans faaliyetlerine ilişkin mali
işlemler, ulusal mevzuat ve Avrupa Birliğinden sağlanan hibe kaynaklarının
kullanımına yönelik düzenlemelere, program hesabına ilişkin tüm mali
işlemler ise program hibe anlaşmaları ve proje sözleşme hükümlerine göre
yürütülür.
Ajans
bütçe yapısı
MADDE 6 –
(1) Ajans bütçesi, Ajansın idari
giderleri, Program katılım bedelleri ve ilave Program katkılarına ilişkin
giderler ile karşılığı gelir tahminlerinden oluşur.
(2) Ajans faaliyetleri için tahsis edilen mali
kaynaklar, kurumsal, işlevsel ve ekonomik sonuçların görülmesini
sağlayacak, gelir ve giderlerin ekonomik ve mali analiz yapılmasına imkân
verecek, hesap verilebilirliği ve saydamlığı temin edecek şekilde finansmanın
kaynağına göre sınıflandırılır. Harcamalar finansman kaynağının tabi olduğu
düzenlemeler çerçevesinde gerçekleştirilir. Yabancı kaynağın harcama usul
ve esaslarının belirlenmediği hallerde Ajansın düzenleyici işlemlerine göre
uygulama yapılır.
(3) Finansman kaynağına göre sınıflandırma,
finansman kaynağının ulusal katkı veya Komisyon ile eş finansmandan oluşup
oluşmama esasına göre yapılır.
(4) Eş finansman esasına göre elde edilen gelirler,
münhasıran program faaliyetlerine yönelik giderler için kullanılır.
(5) Ajansın gelir ve gider bütçesi, analitik bütçe
sistemine paralellik arz eden finansman ve ekonomik sınıflandırmaya göre
hazırlanır ve uygulanır.
(6) Yabancı paraya endeksli bütçe gelir ve
giderleri, bütçede Türk Lirası olarak gösterilir. Bir sonraki yıla ait
bütçe teklifi için tutarların hesaplanmasında ilgili yıla ait yatırım
programı hazırlıkları ile ilgili Cumhurbaşkanlığı genelgesinde belirlenen
kur esas alınır.
Bütçe
ilkeleri
MADDE 7 – (1) Ajans bütçesinin hazırlanmasında ve
uygulanmasında aşağıdaki ilkelere uyulur:
a) Gelir ve gider denkliğinin sağlanması esastır.
b) Tüm gelir ve giderler bütçede gayri safi olarak
gösterilir.
c) Gelir ve gider tahminleri ile uygulama
sonuçlarının raporlanmasında açıklık, doğruluk ve mali saydamlık esas
alınır.
ç) Bütçe, yıllık çalışma programlarında yer alan
politika, hedef ve önceliklere uygun şekilde ve fayda-maliyet analizine
göre hazırlanır, uygulanır ve kontrol edilir.
d) Bütçede, bütçeyi ilgilendirmeyen hususlara yer
verilmez.
e) Bütçeyle verilen harcama yetkisi, ilgili
mevzuatta düzenlenen görev ve hizmetlerin yerine getirilmesi amacıyla
kullanılır.
f) Ödenekler, belirli amaçları gerçekleştirmek
üzere tahsis edilir. Tahsis edilen ödenekten fazla harcama yapılamayacağı
gibi ödeneği bulunmayan bir harcama da yapılamaz.
g) Bütçe, görevlilerin hesap verebilmelerini
sağlayacak şekilde uygulanır.
(2) Bütçe, yetkili organlarca kabul edilmedikçe
veya onaylanmadıkça uygulanamaz.
Bütçe
giderleri
MADDE 8 –
(1) Bütçe giderleri aşağıdaki
kalemlerden oluşur:
a) Personel giderleri.
b) Sosyal güvenlik kurumlarına Devlet primi
giderleri.
c) Mal ve hizmet alımı giderleri.
ç) Faiz giderleri.
d) Cari transferler.
e) Sermaye giderleri.
f) Sermaye transferleri.
g) Borç verme.
Bütçe
gelirleri
MADDE 9 –
(1) Bütçe gelirleri aşağıdaki
kalemlerden oluşur:
a) Merkezi yönetim bütçesi mali katkısı.
b) Komisyon mali katkısı.
c) Faiz gelirleri.
ç) Bağış ve yardımlar.
d) Geri kazanılan gelirler.
e) Ret ve iadeler.
f) Tahsil edilmesi gelir niteliğinde olan diğer
gelirler.
Bütçenin
hazırlanma süreci
MADDE 10
– (1) Bütçe tekliflerinin
zamanında hazırlanabilmesi için tüm hizmet birimleri, üç yıllık birim gelir
ve gider tahminlerini gerekçeleri ile birlikte Mayıs ayının sonuna kadar
Koordinatörlüğe bildirir. Gider tahmini bildiriminde, geçmiş yılın
gerçekleşmeleri ile talep edilen ödenek tutarları harcama kalemleri
itibarıyla gösterilir, ayrıca bütçe yılı ve önceki yıl bütçesi arasında
meydana gelen artış ve eksilişler gerekçeleri ile birlikte açıklanır.
(2) Koordinatörlük, Ajansın gelecek üç yıla ilişkin
gelir ve gider tahminlerini içeren çok yıllı bütçe taslağını hazırlar ve
Bakanlık bütçesine konacak merkezi yönetim bütçesi katkı tutarlarını, Orta
Vadeli Programın Resmî Gazete’de yayımlanmasını takiben Avrupa Birliği
Başkanlığına bildirir.
(3) Bütçe hazırlık sürecinde esas alınan kur ile
yabancı para cinsinden giderin gerçekleşmesi arasında olumsuz kur farkı
oluşması halinde ilave gider tutarı Avrupa Birliği Başkanlığından talep
edilir. Olumlu kur farkı neticesinde oluşan ilave gelir ise bir sonraki yıl
bütçesine devredilir.
(4) Koordinatörlük, cari hesap döneminin
gerçekleşmelerini, ilgili birimlerin önerilerini ve bütçe gelir kalemlerindeki
değişiklikleri de göz önünde bulundurarak bütçe teklifinde gerekli
düzeltmeleri yapar.
(5) Bütçe en geç 31 Aralık tarihine kadar Avrupa
Birliği Başkanı onayına sunulur. Ajans bütçesinin mali yılbaşında yürürlüğe
girmesi için Avrupa Birliği Başkanı onayının alınması gerekir.
(6) Ajans bütçesi uygulanmak üzere yılı bütçe
uygulama talimatı ile birlikte birimlere gönderilir.
Ödeneklerin
kullanımı
MADDE 11
– (1) Bütçedeki ödenekler, Ajansça
yapılacak nakit planına göre kullanılır. Personel giderleri dışındaki
harcama kalemlerinin ne kadarının ne zaman kullanılacağına, Ajansın gelir durumunu
göz önünde bulundurarak harcama yetkilisi karar verir.
(2) Ajans bütçesinde yer alıp, programlara katılım
payı olarak konulan ödeneklerden, hibe anlaşma ve sözleşmeleri gereğince
ilgili kurum veya kuruluşun hesabına aktarılacak olan tutarların süresi
içerisinde ödenmesi için gerekli tedbirler alınır.
(3) Programlara iştirak edilmesi halinde, yapılacak
ödemeler, bütçe gideri olarak muhasebeleştirilir. Program süresi sonunda
Ajans bütçesine iade edilen tutarlar ise, gelir olarak muhasebe kayıtlarına
yansıtılır.
(4) Bütçede ödeneği olmayan bir harcama yapılamaz
ve taahhüde girilemez.
Ödenek
aktarımları ve ek ödenek
MADDE 12
– (1) Bütçe kalemleri arasında
Başkana verilecek aktarma yetkisi, her yılın bütçesinde gösterilir.
(2) Ajans bütçesinde belirli bir amaçla konulmuş
ödeneğin bulunmadığı ya da ilgili harcama kalemlerine konulmuş ödeneklerin
yeterli olmadığı hallerde Başkan tarafından ek ödenek talebinde bulunulur.
Ek ödenek tahsisatı için Avrupa Birliği Başkanı onayının alınması esastır.
Zorunlu
giderlerdeki artışlar
MADDE 13
– (1) Mevzuattaki değişiklikler
veya düzenlemeler uyarınca Ajans personelinin ücretleri, ek ödemeleri,
sosyal yardımları ve diğer mali haklarında meydana gelecek farklılıkların
ve yeni yükümlülüklerin, doğrudan doğruya veya dolaylı olarak Ajans
personeline ve gider bütçesine yansıtılması işlemi Başkan onayıyla yerine
getirilir.
Gelecek
yıllara yaygın yüklenmeler
MADDE 14 – (1) Yılı
bütçesinde ödeneği bulunması kaydıyla satın alma suretiyle edinilmesi
ekonomik olmayan her türlü makine-teçhizat, cihaz ve taşıtların kiralanması
veya finansal kiralama suretiyle temini; temizlik, yemek, personel taşıma
hizmetleri, bilgisayar sistemlerine yönelik hizmetler ile plan, proje, etüt
ve müşavirlik hizmetleri, süreli ve süresiz yayın alımları, internet erişim
hizmetleri, elektrik ve doğalgaz alımları, süresi üç yılı geçmemek üzere
harcama yetkilisinin onayıyla gelecek yıllara yaygın yüklenmeye
girişilebilir.
Ödenemeyen
giderler ve emanet hesapları
MADDE 15
– (1) Mali yıl içinde ödeme emri
belgesine bağlandığı halde, hak sahibinin talep etmemesi veya başka
nedenlerle ödenemeyen tutarlar, bütçeye gider yazılarak emanet hesaplarına
alınır ve buradan ödenir. Ancak emanet hesaplarına alınmış ve 11/1/2011 tarihli ve 6098 sayılı Türk Borçlar Kanununun
genel hükümleri kapsamında zamanaşımı süresi dolmuş olanlar bütçeye gelir
kaydedilir. Bu şekilde gelir kaydedilen tutarlar geri ödenmez.
Bağış ve
diğer katkılar
MADDE 16
– (1) Ajansa yapılan nakdi
bağışlar, Başkanın uygun görüşü üzerine, Ajans bütçesinde açılacak bir
tertibe gelir, harcamalarda kullanılmak üzere açılacak bir tertibe de
ödenek kaydedilir. Yapılan bağışlar aynı zamanda belgelendirilmek suretiyle
muhasebe kayıtlarına alınır.
(2) Ajans faaliyetlerini desteklemeye yönelik
olarak yapılan ayni veya nakdi katkılar, katkıyı sağlayan taraf ile yapılan
protokol hükümleri çerçevesinde yürütülür.
Program
hesabı
MADDE 17
– (1) Program hesabı; hukuki
dayanağı, kapsamı, süresi, finansmanı, uygulama usul ve esasları imzalanan
program hibe anlaşması ile oluşur. Her bir program açılacak ayrı hesapta
izlenir. Program hesabı, sağlanan fonun kullanımı, hesabın işleyişi,
muhasebesi ve raporlanması amacına yöneliktir.
Program
hesabı ödeme ve iadeleri
MADDE 18
– (1) Program hesabı kapsamında
iki tür ödemenin yapılması esastır. Bunlar, hibe konusu faaliyetin
gerçekleşmesinden önce yapılan avans niteliğindeki ön ödeme ve faaliyet
sonrası ilgili raporların değerlendirilmesi neticesinde yapılan nihai
ödemedir. Ancak program kurallarında veya hibe yararlanıcısı ile yapılan sözleşmede
öngörülmesi halinde, yararlanıcıya program kurallarının öngördüğü şartlarda
ön ödeme niteliğinde ara ödeme yapılabilir.
(2) Hibe tahsis kararı ve sözleşmesi bulunmayan
hibelerin ön ödemesi ve yararlanıcı tarafından sunulması zorunlu raporları
sunulmayan hibelerin nihai ödemesi hiçbir şekilde yapılmaz; ön ödeme
yapılmış ise geri alınır.
(3) Nihai hibe tutarının gerçekleşen ön ödeme
tutarından az olması halinde aradaki fark yararlanıcıdan tahsil edilir.
İlave
program katkısı
MADDE 19
– (1) Program anlaşmaları ile
sağlanan fonlardan karşılanamayan hibe talepleri, bu amaçla Ajans bütçesine
konacak ilave program katkısı ödeneği ile karşılanabilir. Bu kapsamda
sağlanan katkı, ilgili program hesabına ilave edilir ve program hesabının
tabi olduğu usul ve esaslara göre yönetilir.
(2) Ajans bütçesinden programlara aktarılan ilave
katkı aktarıldığı sırada gider, harcanmayan kısmın ve faiz gelirinin Ajans
bütçesine iadesi işleminde ise gelir kaydedilir.
ÜÇÜNCÜ BÖLÜM
Harcama Süreci ve Ön Mali Kontrol
Harcama yetkisi
ve sorumluluk
MADDE 20
– (1) Ajans bütçesinden veya
program hesabından harcama yapılabilmesi için harcama talimatı verilmesi
gerekir. Harcama talimatlarında hizmet gerekçesi, yapılacak işin konusu ve
tutarı, süresi, kullanılabilir ödeneği, gerçekleştirme usulü ile
gerçekleştirmeyle görevli olanlara ilişkin bilgiler yer alır. Başkan
harcama yetkilisi olup, sınırlarını açıkça belirtmek kaydıyla harcama
yetkisini yazılı olarak birim yöneticilerine devredebilir. Harcama yetkisinin
devredilmesi, idarî sorumluluğu ortadan kaldırmaz.
(2) Harcama yetkilisi veya kendisine harcama
yetkisi devredilen birim yöneticileri, verecekleri harcama talimatlarının
bu Yönetmelik ve diğer düzenlemelere uygun olmasından, ödeneklerin etkili,
ekonomik ve verimli kullanılmasından sorumludur.
Giderin
gerçekleştirilmesi ve gerçekleştirme görevlileri
MADDE 21
– (1) Bütçeden bir giderin
yapılabilmesi için belirlenmiş usul ve esaslara uygun olarak işin yaptırıldığının
veya mal veya hizmetin alındığının veya gerçekleştirildiğinin, görevlendirilmiş
kişi veya komisyonlarca onaylanması ve gerçekleştirme belgelerinin
düzenlenmiş olması gerekir. Gerçekleştirme görevlileri, harcama talimatı
üzerine; işin yaptırılması, mal veya hizmetin alınması, teslim almaya
ilişkin işlemlerin yapılması, belgelendirilmesi ve ödeme için gerekli
belgelerin hazırlanması görevlerini yerine getirirler. Giderlerin
gerçekleştirilmesi; harcama yetkililerince belirlenen görevli tarafından
düzenlenen ödeme emri belgesinin harcama yetkilisince imzalanması ve
tutarın hak sahibine ödenmesiyle tamamlanır.
(2) Gidere konu tutarın hak sahibine ödenmesi için
harcamayı kanıtlayıcı belgelerin usulüne uygun olarak elde edilmesi ve
giderlerin hesaplanmasından gerçekleştirme görevlileri sorumludur.
(3) Gerçekleştirme görevlileri, program hesaplarına
ilişkin ödeme, iade ve diğer mali işlemler için gerekli belgelerin program
anlaşmaları ile belirlenen usul ve esaslarda hazırlanması görevini
yürütürler.
(4) Mali süreçte gerçekleştirme görevini yürütmekte
iken harcama yetkilisinin geçici görevlendirme, izin, rapor ve benzeri
gerekçelerle geçici olarak Ajans dışında bulunması sebebiyle kendisine
vekâlet eden personel, vekâlet süresince harcama yetkilisidir. Bu durumda
harcamaya konu işlemleri yürüten kendisine bağlı personel gerçekleştirme
görevlisi olur.
Ön mali
kontrolün kapsamı ve kontrol yetkisi
MADDE 22 – (1) Ön mali
kontrol; Ajans gelir, gider, varlık ve yükümlülükleri ile program hibe
anlaşmaları ile sağlanan fonlara ilişkin mali karar ve işlemlerinin, Ajans
bütçesi, bütçe tertibi, kullanılabilir ödenek tutarı, program hesapları,
program kuralları ve diğer mali mevzuat hükümlerine uygunluğu ve
kaynakların etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde kullanılması
yönlerinden yapılan kontroldür.
(2) Ön mali kontrol, harcamayı gerçekleştiren birim
tarafından yapılan kontroller ile Koordinatörlük tarafından yapılan
kontrollerden oluşur.
(3) Koordinatörlükte ön mali kontrol görevini
yürütenler, kontrolünü gerçekleştirdikleri mali işlem sürecinde görev
alamazlar.
(4) Program hibe anlaşmaları ile sağlanan mali
kaynaklara ilişkin işlemlerin ön mali kontrolü, ilgili program hibe
anlaşmaları ve ekleri ile belirlenen kurallar çerçevesinde düzenlenir.
(5) Ön mali kontrole tabi tutulacak mali karar ve
işlemler tür, tutar veya konu itibarıyla muhtemel riskler gözönüne alınarak
Ajans tarafından belirlenir.
Ön mali
kontrolün niteliği
MADDE 23
– (1) Ön mali kontrol sonucunda
uygun görüş verilip verilmemesi, danışma ve önleyici niteliği haiz olup,
mali karar ve işlemlerin harcama yetkilisi tarafından uygulanmasında
bağlayıcı değildir.
(2) Mali karar ve işlemlerin ön mali kontrole tâbi
tutulması ve ön mali kontrol sonucunda uygun görüş verilmiş olması, harcama
yetkilileri ve gerçekleştirme görevlilerinin sorumluluğunu ortadan
kaldırmaz.
Ön mali
kontrol süreci
MADDE 24
– (1) Ön mali kontrol harcamayı
gerçekleştiren birimde süreç kontrolü şeklinde yapılır. Süreç kontrolünde,
her bir işlem daha önceki işlemlerin kontrolünü içerecek şekilde tasarlanır
ve uygulanır. Mali işlemlerin yürütülmesinde görev alanlar, yapacakları
işlemden önceki işlemleri de kontrol ederler. Harcama yetkilileri
hiyerarşik olarak kendisine en yakın yöneticileri arasından bir veya daha
fazla sayıda gerçekleştirme görevlisini ödeme emri belgesi düzenlemekle
görevlendirir. Ödeme emri belgesini düzenlemekle görevlendirilen
gerçekleştirme görevlileri, ödeme emri belgesi ve eki belgeler üzerinde ön
mali kontrol yaparlar.
(2) Harcamayı gerçekleştiren birim dışında ön mali
kontrole tâbi mali karar ve işlemler, kontrol edilmek üzere Koordinatörlüğe
gönderilir. Görevli personel tarafından kontrol edilen işlemler hakkında
görüş yazısı düzenlenir ve harcamayı gerçekleştiren birime gönderilir.
(3) Harcamayı gerçekleştiren birimde ve
Koordinatörlükte yapılan kontrol sonucunda, mali karar ve işlemin uygun
görülmesi halinde, dayanak belgenin üzerine “Kontrol edilmiş ve uygun
görülmüştür” şerhi düşülür veya yazılı görüş düzenlenir.
(4) Mali karar ve işlemin uygun görülmemesi halinde
ise nedenleri açıkça belirtilen bir görüş yazısı yazılarak kontrole tâbi
karar ve işlem belgeleri eklenmek suretiyle ilgili birimine gönderilir.
DÖRDÜNCÜ BÖLÜM
Muhasebe ve Raporlama
Mali
işlem ve muhasebe yetkisi
MADDE 25
– (1) Tahsilatlar,
ödemeler, iadeler ve hesaben yapılan tüm mali işlemler ile bunların
belgelendirilmesi, hesaplara kaydı ve raporlanması muhasebe hizmetleridir.
(2) Koordinatör, muhasebe yetkilisi olarak muhasebe
hizmetlerine ilişkin bu Yönetmelikte belirtilen görevlerin yürütülmesinden
yetkili ve sorumludur. Koordinatör muhasebe hizmetlerinin yerine getirilmesinde
yeteri kadar muhasebe yetkili yardımcısı görevlendirir.
(3) Muhasebe yetkilisi yardımcıları, mali işlemlere
ilişkin kayıtlarının tam, doğru ve usulüne uygun olarak tutulmasını ve
raporlanmasını, bu bilgilerin saydam ve erişilebilir olmasını sağlamakla
görevlidir. Muhasebe yetkilisi yardımcıları koordinatör tarafından verilen
görevlerin zamanında, tam ve doğru olarak yapılmasından sorumludur.
(4) Koordinatör, muhasebe hizmetlerinin usulüne
uygun olarak yerine getirilip getirilmediğini gözetmekle yükümlüdür.
Görevler
ayrılığı
MADDE 26
– (1) Harcama yetkilisi ve
gerçekleştirme görevlisi ile muhasebe yetkilisi görevi aynı kişide birleşemez.
Muhasebe
yetkilisinin kontrol sorumlulukları
MADDE 27
– (1) Muhasebe yetkilisi ve
yardımcıları, ödemeye ilişkin belgeler üzerinde;
a) Yetkililerin imzalarını,
b) Ödemenin çeşidine göre ilgili mevzuatında
belirlenen belgelerin tamam olmasını,
c) Maddi hata bulunup bulunmadığını,
ç) Hak sahibinin kimliğine ilişkin bilgileri,
kontrol etmekle yükümlüdür.
(2) Muhasebe yetkilisinin, maddi
hataya ilişkin sorumlulukları, bir mali işlemin muhasebeleştirilmesine dayanak
teşkil eden karar, onay, sözleşme, hakediş raporu, nihai rapor, bordro,
fatura, alındı ve benzeri belgeler üzerinde gelir, alacak, gider ya da borç
tutarlarında hata olması, oransal veya aritmetik işlemlerde hata, ilgili
hesaplara noksan veya fazla kaydedilmek suretiyle yapılan ödeme ve
göndermelerle sınırlıdır.
(3) Belgelerde, alınan mal veya hizmet ya da
yapılan iş miktar veya tutarında veya kullanılan ödeneklerde, hata veya
eksiklik bulunması halinde durum, muhasebe birimince ilgili birime
iletilir, gerekli düzeltmeler yapıldıktan sonra ödeme yapılır.
(4) Herhangi bir nedenle, muhasebe açısından kaydın
uygun görülmediği hususlara ilişkin ihtilafın ilgili birimler arasında
çözülememesi halinde, harcama yetkilisi nihai kararını yazılı olarak
bildirir ve işlem buna göre gerçekleştirilir.
Ödemelerde
öncelik sırası
MADDE 28
– (1) Nakit mevcudunun tüm
ödemeleri karşılayamaması halinde ödemeler, muhasebe kayıtlarına alınma
sırasına göre gerçekleştirilir. Ancak bu ödemelerin yapılması sırasında
sırasıyla;
a) Kanunları gereğince ödenmesi gereken vergi,
resim, prim, fon kesintisi, pay ve benzeri tutarlara,
b) Tarifeye bağlı ödemelere,
c) İlama bağlı borçlara,
ç) Ödenmemesi halinde temerrüt faizi doğacak
ödemelere,
d) Ödenmesi talep edilen emanet hesaplardaki
tutarlara,
öncelik verilir.
Ödemelerde
işlem sırası
MADDE 29
– (1) Her türlü gider ve hibelere
ilişkin ödeme ve iade işlemleri aşağıda belirtilen biçimde yapılır:
a) Harcama yetkilisine en yakın üst kademe
yöneticileri arasından bir veya daha fazla sayıda gerçekleştirme görevlisi
ödeme/iade emri belgesini düzenler.
b) Gerçekleştirme görevlisinin imzaladığı
ödeme/iade talep belgesi harcama yetkilisinin onayına sunulur.
c) Harcama yetkilisi tarafından onaylanarak
kesinleşmiş olan ödeme emri, ödenmek, iade emri ise iade yazısı yazılmak ve
ilgili muhasebe kaydı yapılmak üzere Koordinatörlüğe gönderilir.
ç) ÖEB/İEB ve eki belgeler
üzerinde; gerçekleştirme görevlisi ve harcama yetkilisi ile diğer
görevlilerin imzası, ödemeye/iadeye ilişkin belgelerin tam olup olmadığı,
hesaplamalarda maddi hata bulunup bulunmadığı ve hak sahibinin/borçlunun
kimliğine ilişkin bilgilerin doğruluğu kontrol edilerek gerekli muhasebe
işlemi yapılır ve Banka Ödeme Emri/İade Bildirim Yazısı hazırlanır. Eksik veya hatalı olan talep ve eki belgeler,
düzeltilmek veya tamamlanmak üzere, gerekçeleriyle birlikte harcamayı
gerçekleştiren birime yazılı olarak gönderilir. Hata veya eksiklikleri
tamamlanarak tekrar muhasebe birimine gönderilenler, en kısa zamanda
incelenerek muhasebeleştirilir ve ödeme/iade işlemi gerçekleştirilir.
d) Banka Ödeme Emrinin/İade Bildirim Yazısının
muhasebe yetkilisi ve Genel Koordinatör tarafından imzalanması ve muhatabına
gönderilmesi ile ödeme/iade süreci tamamlanmış olur.
Ödeme
şekli
MADDE 30
– (1) Ajans tüm ödeme işlemlerini
banka hesap transferleri aracılığıyla yapar.
(2) Program hesabına ilişkin ödemeler program hibe
anlaşmaları ile belirlenen para birimi üzerinden yapılır. Ajans bütçesinden
yapılan harcamalarda ise harcamanın niteliğine göre Türk Lirası veya
yabancı para cinsinden ödeme yapılır.
(3) Türk Lirası hesaplarından yabancı para cinsine
dönüştürülerek yabancı para hesaplarına aktarılan ödemelerde, program hibe
anlaşmalarında farklı bir hüküm bulunmadığı durumda ilgili hesabın
bulunduğu bankanın ödeme tarihindeki döviz satış kuru esas alınır.
Ödemelerde
aranacak kanıtlayıcı belgeler
MADDE 31
– (1) Ajans bütçesinden yapılacak
giderlere ilişkin ödemelerin, ödeme karşılığında alınan fatura veya fatura
yerine geçen belgelere dayandırılması esas olup, bunun dışında 31/12/2005 tarihli ve 26040 üçüncü mükerrer sayılı Resmî
Gazete’de yayımlanan Merkezî Yönetim Harcama Belgeleri Yönetmeliği
hükümleri kıyasen uygulanır.
(2) Harcamaya esas teşkil eden Ajans onayı,
şartnameler, sözleşmeler, biniş kartları, görevlendirme yazıları, dekont, talimat, resmî yazı, vekaletname, senet ve
ödemeye ilişkin gerekli diğer yasal belgeler de ödeme emri belgesine
eklenir.
(3) Program faaliyetlerine ilişkin ÖEB ve İEB
ekinde bulunması gerekli belgeler hususunda program anlaşmaları ve
eklerinde belirtilen kurallar uygulanır.
(4) Kanıtlayıcı belgeler giderlere esas teşkil
eder; ancak bu belgelerin içeriğinden ve doğruluğundan muhasebe yetkilisi
sorumlu değildir.
Avans ve
kredi işlemleri
MADDE 32
– (1) Ödeme işlemlerinin
tamamlanması beklenemeyecek kadar ivedi olan giderler için harcama
yetkilisince belirlenen gerçek ya da tüzel kişiye avans verilebilir.
Avanslar mümkün olan en asgari seviyede belirlenir. Avansa ilişkin işlemler
ödeneğin finansman kaynağının tabi olduğu düzenlemeler çerçevesinde
gerçekleştirilir.
(2) Harcama yetkilisi tarafından adına veya
hesabına geçici olarak para ve diğer kıymetleri alma yetkisi verilen
mutemetler aldığı avansa ilişkin harcama belgelerini, en geç avansın
alındığı tarihi izleyen 45 gün içinde avans bakiyesini bekletmeksizin
nakden Ajansın ilgili hesabına iade etmek zorundadır. Ancak Ajansın veya
Ajans personelinin iştirak ettiği fuar, kongre, seminer, eğitim ve toplantı
gibi faaliyetlerde herhangi bir ödemenin avans şeklinde yapılmasının
zorunlu olması halinde, ilgili faaliyetin bittiği tarih itibarıyla bir ay
içerisinde avansın kapatılması gerekir.
(3) Süresi içinde iade edilmeyen avans bakiyeleri
geçici aktif hesaplara alınır ve ilgilinin ilk ücret ve ödeneğinden
kesilerek tahsil edilir.
(4) Süresinde mahsup edilemeyen avanslara ilişkin
alacakların yapılacak ödeme, hakediş veya teminattan karşılanamaması
halinde yasal takibat başlatılır.
(5) Bir iş için verilen avans, yalnız o iş için
harcanır.
(6) Kamu idarelerinden alınacak mal ve hizmetlerde
harcama yetkilisi tarafından kredi şeklinde ön ödeme yapılması uygun
görülen giderler için kredi açılabilir. Bu durumda, kredi tutarı doğrudan
ilgili kamu idaresinin banka hesabına aktarılır. Krediler ilgili birim
yöneticisinin talebi ve harcama yetkilisinin onayı ile ödenir. Verilen
kredilere ilişkin harcama belgeleri talep eden birim tarafından en geç 7 ay
içerisinde ödeme emri belgesi ekinde Koordinatörlüğe teslim edilerek, kredi
bakiyesi Ajansın ilgili hesabına iade edilir. Kredilere ilişkin işlemler
ödeneğin finansman kaynağının tabi olduğu düzenlemeler çerçevesinde
gerçekleştirilir.
(7) Program hesaplarından hibe olarak yapılan ön
ödemeler bu madde kapsamı dışındadır.
Kullanılacak
defterler ve kayıt düzeni
MADDE 33
– (1) Bu Yönetmeliğin
uygulanmasında aşağıdaki defterler kullanılır:
a) Yevmiye defteri.
b) Büyük defter.
c) Yardımcı hesap defterleri.
(2) Bu defterlerin tanımı ve işlevi aşağıdaki
şekildedir:
a) Yevmiye defteri: Yevmiye defteri, kayda
geçirilmesi gereken işlemlerin yevmiye tarihi, müteselsil numara sırasıyla
ve maddeler hâlinde düzenli olarak yazıldığı defterdir. Yevmiye defterine
açılış kaydı yapıldıktan sonra, günlük işlemler muhasebeleştirme belgelerine
dayanılarak kaydedilir.
b) Büyük defter: Büyük defter, yevmiye defterinde
kayda geçirilmiş olan işlemleri usulüne göre hesaplara dağıtan ve tasnifli
olarak bu hesaplarda toplayan defterdir. İşlemler yevmiye tarih ve numara
sırasına göre yevmiye defterine kaydedildikten sonra, aynı yevmiye tarih ve
numarası ile her bir hesap için açılan büyük defterin ilgili sayfalarına
tasnifli olarak kaydedilir.
c) Yardımcı hesap defterleri: Yardımcı hesap
defterleri, hesap planını oluşturan hesaplara ait bilgilerin ayrıntı
bazında kaydına mahsus olarak tutulan defterlerdir.
Yevmiye
sistemi, muhasebeleştirme belgeleri ve açılış kayıtları
MADDE 34
– (1) Muhasebe işlemleri, yevmiye
tarihi, müteselsil sıra numarasına göre ve maddeler hâlinde önce yevmiye defterine
kaydedilir; buradan da usulüne göre büyük defter ve yardımcı hesap
defterlerine sistemli bir şekilde dağıtılır.
(2) Muhasebe işlemleri tahakkuk esaslı muhasebe
sistemine göre gerçekleştirilir.
(3) Muhasebeleştirme belgelerinin yevmiye tarih ve
numarası sütunlarına, gerçekleşen işlemlerin kayda geçirildikleri tarih ile
hesap döneminin başında 1’den başlayıp, hesap döneminin sonuna kadar devam
eden birer numara verilir. Yevmiye defteri, büyük defter ve yardımcı hesap
defterleri kayıtlarında bu yevmiye tarih ve numaraları esas alınır.
(4) Gerçekleşen işlemler muhasebeleştirme
belgeleriyle ilgili hesaplara kaydedilir. Belge olmadan kayıt yapılmaz. Bir
hesabın borcuna kaydedilen tutar mutlaka başka bir hesap ya da hesapların
alacağına kaydedilir. Yevmiye defterinde her zaman borç-alacak eşitliği
bulunur.
(5) Ödeme ve iade emri belgeleri muhasebeleştirme
belgesi olarak kullanılır. Bunların dışındaki muhasebe işlemlerinde
yürürlükte olan Merkezî Yönetim Harcama Belgeleri Yönetmeliği ekinde
belirlenmiş olan belgelerden, Program kurallarına ve yürütülen mali iş ve
işlemler ile uygun olanlar kullanılır.
(6) Mali yılın başında, bir önceki hesap dönemi
kapanış bilançosu ve dipnotları esas alınarak açılış bilançosu düzenlenir.
Açılış bilançosuna dayanılarak, açılış yevmiyesinin kayıtlarını sağlamak
üzere bilançodaki tutarlar, düzenlenecek 1 yevmiye numaralı muhasebe işlem
fişiyle ilgili hesaplara borç ve alacak kaydedilir. Açılış kaydına ilişkin
muhasebe işlem fişine, açılış bilançosunun bir nüshası eklenir. Açılış
kaydına esas tutarlar, ilgili hesap için açılacak büyük defter ve yardımcı
hesap defterlerine aktarıldıktan sonra yılı işlemlerinin kaydına başlanır.
Hesap
planı
MADDE 35
– (1) Hesap planı, Ajansın
bünyesinde ve işlemlerine uygun hesapların bir sistem içinde gruplanmasıyla
oluşan cetveldir.
(2) Ajansta uygulanacak olan hesap planı, 3/12/2014 tarihli ve 2014/7052 sayılı Bakanlar Kurulu
kararı ile yürürlüğe konulan Genel Yönetim Muhasebe Yönetmeliğinde
öngörülen hesap planı esas alınarak düzenlenir. Ancak Avrupa Birliği
mevzuatının gerekleri ile Genel Yönetim Muhasebe Yönetmeliğinin çelişmesi
halinde Avrupa Birliği Komisyonuna rapor verilme zorunluluğu ve Ajansın
genel yönetim kapsamında olmaması nedeniyle Avrupa Birliği mali mevzuatı
uygulanır.
(3) Programlara ilişkin hesap planı Avrupa Birliği
mali mevzuatı ve program hibe anlaşmalarından kaynaklanan yükümlülüklere
uygun bir şekilde düzenlenir. Ajans, program kaynaklarının programlarla
ilgili işlemlerini, gelir kaynaklarını ve harcamaları yansıtmak için yeterli
kayıtları ve hesapları, Komisyonla imzalanan anlaşmalarda öngörülen
muhasebe sistemi ve hesap planına göre düzenleyerek bilgisayar ortamında
tutar.
Hesap
dönemi
MADDE 36
– (1) Ajans bütçesinde hesap
dönemi takvim yılıdır. Program hesaplarında ise hesap dönemi program hibe
anlaşmasında ilgili Program için açıkça belirtilen süredir. Ancak program
hesapları, hibe iadelerinin tamamı iade alınana veya ilgili alacaktan
feragat edilene kadar açık tutulur.
Mali
işlemlere ilişkin belgelerin muhafazası
MADDE 37 –
(1) Koordinatörlük, kendisine
teslim edilen ve muhasebeleştirilen belgeleri, bu işe uygun arşivlerde
düzgün olarak ilgili mevzuatının öngördüğü sürelerde muhafaza etmek ve
istendiğinde ibraz etmekle yükümlüdür.
Kayıt
şekli
MADDE 38
– (1) Ajans bütçesi kayıtları Türk
Lirası, program hesaplarının kayıtları ise, Program hibe anlaşmasında
öngörülen para birimi cinsinden tutulur.
(2) Muhasebe işlemlerine ilişkin tüm kayıtlar
bilgisayar ortamında tutulur.
Mali
raporlar
MADDE 39
– (1) Ajans bütçesi ve program faaliyetlerine
ilişkin program hibe anlaşması veya ilgili mevzuatı gereğince düzenlenmesi
zorunlu olan mali raporlar, Koordinatörlük tarafından hazırlanır ve
mevzuatında belirlenen sürelerde ilgili mercilere sunulur.
(2) Program faaliyetleri ile bütçe uygulama
sonuçlarının doğru ve güvenilir şekilde raporlanması ve izlemeye yönelik
araçların geliştirilmesi amacıyla Koordinatörlükte yönetim bilgi sistemleri
kurulması ve işletilmesi amacıyla gerekli önlemler alınır.
Kesin
hesap
MADDE 40
– (1) Ajans bütçesine ilişkin
olarak bilanço ve gelir tablosunun çıkarılmasından sonra, hesap dönemine
ilişkin kesin hesap cetveli, Koordinatörlük tarafından hazırlanır. Kesin
hesap cetveli, Başkan tarafından bir sonraki yılın bütçesi ile Avrupa
Birliği Başkanının onayına sunulur.
BEŞİNCİ BÖLÜM
Çeşitli ve Son Hükümler
Amortisman
MADDE 41
– (1) Ajans tarafından satın
alınan taşınmaz mallar, taşıtlar, demirbaş, mefruşat, araç-gereç ve
teçhizat gibi Kuruma ait iktisadi kıymetler için her yıl vergi kanunlarında
öngörülen usul ve esaslara göre amortisman
ayrılır.
(2) Kullanılamaz hale gelen, başka kurumlara tahsis
edilen ve her ne sebeple olursa olsun Ajansın kayıtlarından çıkarılan amortismana tabi maddi duran varlıkların muhasebe
kayıtlarına yansıtılması için ilgili birim tarafından yazılı olarak
Koordinatörlüğe bildirilmesi gerekir.
Banka
hesaplarının yönetimi
MADDE 42
– (1) Ajansın bütün kaynakları
bankalar nezdinde Ajans adına açılan hesaplarda tutulur.
(2) Bankada vadesiz hesapta tutulabilecek para miktarı,
cari ihtiyaçları karşılayacak ve asgari düzeyde olacak şekilde harcama
yetkilisi onayı ile belirlenir.
(3) Muhasebe yetkilisi, banka mevcudunun yapılacak
ödemelere uygunluğunu kontrol eder ve banka hesap bakiyeleri konusunda
harcama yetkilisini ve Genel Koordinatörü düzenli aralıklarla
bilgilendirir.
(4) Banka hesabı açılması, kapatılması ve hesaplar
arası aktarım işlemleri, muhasebe yetkilisi, Genel Koordinatör ve harcama
yetkilisinin imzası ile gerçekleştirilir.
Ajansın
ortak olduğu projeler
MADDE 43
– (1) Ajans, Komisyon veya
Komisyonun yetki verdiği kurumlar veya diğer kuruluşlar tarafından
gerçekleştirilen projelere ortak olabilir. Proje finansmanına ilişkin
olarak öngörülen eş finansman tutarı kadar Ajans Bütçesine ödenek konur.
(2) Proje kapsamındaki faaliyetler ile projenin
finansmanı, bütçesi, süresi, raporlaması ve uygulama esasları proje
anlaşması veya sözleşmesi ve eklerinde belirtilir.
Yurt içi
ve yurt dışı geçici görevlendirmelere ilişkin genel esaslar
MADDE 44
– (1) Yurt içi ve yurt dışı görevlendirmelere
ilişkin gündelik, yol ve konaklamada 10/2/1954 tarihli
ve 6245 sayılı Harcırah Kanunu kapsamında emsali personel için öngörülen
harcırah ve tazminat tutarları ödenir.
(2) Ajans tarafından organize edilen veya maliyeti
Ajans tarafından karşılanan her türlü toplantı veya eğitim faaliyeti
(hizmet içi eğitim dâhil) kapsamında personelin geçici görevli olarak
organizasyona iştirak etmesi ve bu kapsamda katılımcılara sunulan
hizmetlerden faydalanması halinde, almış olduğu konaklama hizmeti karşılığında
gündeliğinin yarısı oranında kesinti yapılır. Bunun dışında harcırahta
herhangi bir kesinti yapılmaz.
Katılımcıların
seyahat ödemelerine ilişkin genel esaslar
MADDE 45 – (1) Ajans
bütçesi, Program hesabı veya Ajansın dâhil olduğu diğer program ve projeler
kapsamında Ajans veya diğer kurumlar tarafından organize edilen toplantı,
eğitim, seminer gibi etkinliklere eğitmen, eğitmen yardımcısı veya dış
uzman olarak görevlendirilen kişilerin yanı sıra yararlanıcı olarak iştirak
eden kişilerin seyahatlerine ilişkin usul ve esaslar Ajans tarafından
yürürlüğe konulan yönerge çerçevesinde yürütülür.
Yürürlükten
kaldırılan yönetmelik
MADDE 46
– (1) 6/2/2013
tarihli ve 28551 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanan Avrupa Birliği Eğitim ve
Gençlik Programları Merkezi Başkanlığının Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği
yürürlükten kaldırılmıştır.
Yürürlük
MADDE 47
– (1) Bu Yönetmelik yayımı
tarihinde yürürlüğe girer.
Yürütme
MADDE 48
– (1) Bu Yönetmelik hükümlerini
Avrupa Birliği Eğitim ve Gençlik Programları Merkezi Başkanı yürütür.