Resmî Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik (Karar Sayısı: 2646)
YÖNETMELİKLER | 2020-06-10

10 Haziran 2020 ÇARŞAMBA 
Resmî Gazete 
Sayı : 31151
YÖNETMELİK 
Karar Sayısı: 2646
Ekli "Resmî Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik"in yürürlüğe konulmasına, 1 sayılı Cumhurbaşkanlığı Teşkilatı Hakkında CumhurbaşkanlığıKararnamesinin 6 ncı ve 7 nci maddeleri gereğince karar verilmiştir.
9 Haziran 2020
Recep Tayyip ERDOĞAN CUMHURBAŞKANI 

RESMÎ YAZIŞMALARDA UYGULANACAK  USUL VE ESASLAR HAKKINDA YÖNETMELİK 
BİRİNCİ BÖLÜM Genel Hükümler 
Amaç ve kapsam 
MADDE 1- (1) Bu Yönetmeliğin amacı; güvenli elektronik imza kullanılarak elektronik ortamda veya el yazısıyla atılan imza ile fiziksel ortamda yapılan resmîyazışmalara ilişkin kuralları belirlemek, bilgi veya belge alışverişini, hızlı ve güvenli bir biçimde yürütmek ve uygulama birliğini sağlamaktır.

(2) Bu Yönetmelik, bütün kamu kurum ve kuruluşlarını kapsar.
Dayanak 
MADDE 2- (1) Bu Yönetmelik, 1 sayılı Cumhurbaşkanlığı Teşkilatı Hakkında Cumhurbaşkanlığı Kararnamesinin 6 ncı ve 7 nci maddeleri hükümlerine dayanılarak hazırlanmıştır.

Tanımlar ve kisaltmalar 
MADDE 3- (1) Bu Yönetmelikte geçen;
a) Aidiyet zinciri: Belgenin hazırlanmasından tasfiyesine kadar olan sürecini,
b) Arşiv imza: Kriptografik metodların zaman içerisinde koruyucu özelliğini yitirmesine karşı, periyodik olarak alınan zaman damgası ile korunan elektronik imzayı,
c) Belge: Herhangi bir bireysel işlemin, kurumsal fonksiyonun veya kurumsal işlemin yerine getirilmesi için alınmış ya da idare tarafından hazırlanmış; içerik, ilişki ve formatı ile ait olduğu fonksiyon veya işlem için delil teşkil ederek aidiyet zincirini muhafaza eden, güvenli elektronik imza ya da el yazısıyla imzalanmış ve kayıt altına alınmış her türlübilgiyi,
c) Devlet Teşkilatı Merkezi Kayit Sistemi (DETSİS): Dijital Dönüşüm Ofisi Başkanlığı tarafından yürütülen ve idarelerin merkez, taşra ve yurt dışı teşkilatındaki birimlerinin Türkiye Cumhuriyeti Devlet Teşkilatı Numarası ile tanımlandığı sistemi,
d) Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS): İdarelerin faaliyetlerini yerine getirirken hazırladıkları ve faaliyetlerinin delili olabilecek e-Yazışma Teknik Rehberi'ne uygun belgelerin içerik, üstveri, format ve ilişkisel özelliklerini koruyan, belgelerin ait olduğu fonksiyon veya işlem için delil teşkil eden ve aidiyet zinciri içerisindeki yönetimini elektronik ortamda sağlayan sistemi,
e) Elektronik onay: Güvenli elektronik imza kullanılmayan durumlarda paraf yerine geçecek kaydın elektronik ortamda alınmasıni,
f) Elektronik ortam: EBYS içerisinde e-Yazişma Teknik Rehberi'ne uygun olarak güvenli elektronik imza ile imzalanmış belgelerin hazırlandığı, kayıt altına alındığı, saklandığıve gönderildiği ortamı,
g) e-Yazışma Teknik Rehberi: Elektronik ortamda yapılacak resmî yazışmalar kapsamında oluşturulan belgelerin yapısi, formati, imzalama ve şifreleme mekanizmaları gibi teknik hususları tanımlayan ve Dijital Dönüşüm Ofisi Başkanlığı tarafından yayımlanan güncel rehberi,

ğ) Fiziksel ortam: Kâğıt ortamında yapılan işlemleri,
h) Form: Biçimli belgeyi,
i) Format: Elektronik dosya türlerini,
i) Günlük rapor: EBYS'de yapılan ekleme, değiştirme, silme, arama, görüntüleme,gönderme ve alma gibi işlemlerin hangi EBYS elemanı üzerinde ve kim tarafindan gerçekleştirildiği ile işlemin gerçekleştirildiği tarih ve saat bilgisini ihtiva eden kayıtları,
j) Güvenli elektronik imza: Münhasıran imza sahibine bağlı olan, sadece imza sahibinin tasarrufunda bulunan güvenli elektronik imza oluşturma aracı ile oluşturulan,nitelikli elektronik sertifikaya dayanarak imza sahibinin kimliğinin ve imzalanmış elektronik veride sonradan herhangi bir değişiklik yapılıp yapılmadığının tespitini sağlayan elektronik imzayi,
k) İdare: Kamu kurum ve kuruluşlarınıi,
1) İmza sahibi: Güvenli elektronik imza oluşturmak amacıyla bir imza oluşturma aracını kullanan veya zorunlu hâllerde ya da olağanüstü durumlarda hazırlanan belgeyi el yazısıyla imzalayan gerçek kişiyi,
m) Kurumsal belge kayit sistemi: Mevzuatı sebebiyle EBYS kullanamayan idare tarafindan ya da “Çok Gizli" nitelikteki belgeler ile olağanüstü durumlarda hazırlanan belgelere sayı almak için kullanılan defter ve benzeri fiziksel veya EBYS harici tutulan elektronik kaydı,
n) Olağanüstü durum: Gerçekleşmesi hâlinde devleti veya kurumları olumsuz etkileyerek güvenlik zafiyeti oluşturabilecek veya uzun süreli elektrik kesintileri, donanım ve yazılım sorunları gibi teknik gerekçelerle EBYS'nin uzun süreli olarak çalışmamasından dolayı belgenin fiziksel ortamda hazırlanması gereken durumlari,
o) Resmî yazışma: İdarelerin kendi içlerinde, birbirleriyle veya gerçek ya da tüzel kişiler ile iletişim sağlamak amacıyla güvenli elektronik imza kullanarak elektronik ortamda ve zorunlu hâllerde veya olağanüstü durumlarda el yazısıyla atılan imza ile fiziksel ortamda yürüttükleri süreci,
ö) Standart dosya planı: Kurumsal işlemler ve bu işlemler sonucunda oluşturulan veya alınan belgelerin üretim yerleri ile olan ilişkisi belirtilerek konu veya fonksiyon esasına göre dosyalanmasını sağlamak amacıyla geliştirilen ve Devlet Arşivleri Başkanlığı tarafından yayımlanan sınıflama şemasını,
p) Üstveri: Bir belgeyi tanımlayan gönderici, konu, tarih, sayı ve benzeri tüm bilgileri,
r) Üst yazı: Belgenin, varsa ek veya ekleri hariç kısmını,
s) Yetkili makam: Mevzuatta belirtilen görevleri yerine getirme hususunda yürütme ve karar verme yetkisine sahip görevlileri,
s) Zaman damgası: Bir elektronik verinin üretildiği, değiştirildiği, gönderildiği,alındığı ve/veya kaydedildiği zamanın tespit edilmesi amacıyla elektronik sertifika hizmet sağlayıcısı tarafından güvenli elektronik imza ile doğrulanan zaman kaydını,
t) Zorunlu hâl: İlgili mevzuattaki özel hükümlere göre belgenin fiziksel ortamda hazırlanması gereken hâlleri,
ifade eder.

İKİNCİ BÖLÜM  Belgenin Özellikleri 
Resmî yazışma ortamları
MADDE 4- (1) Kamu kurum ve kuruluşlarınca resmî yazışmalar, elektronik ortamda e-Yazışma Teknik Rehberi'ne uygun olarak hazırlanan ve güvenli elektronik imza ile imzalanan belgelerle yapılır. Bu belgeler, elektronik ortamda muhatapları ile paylaşılır ve elektronik ortamda saklanır. Ayrıca güvenli elektronik imza ile imzalanan belgeler, çıktısıalınarak el yazısıyla atılan imza ile imzalanmaz ve fiziksel ortamda saklanmaz.
(2) Zorunlu hâllerde veya olağanüstü durumlarda resmî yazışmalar, el yazısıyla imzalanan belgelerle yapılır. Bu belgelerin gönderilmesi ve saklanması fiziksel ortam şartlarına göre gerçekleştirilir.

Nüsha sayısı
MADDE 5- (1) Elektronik ortamda güvenli elektronik imza ile imzalanan belgeler tek nüsha olarak hazırlanır.

(2) Zorunlu hâllerde veya olağanüstü durumlarda hazırlanacak belgeler, parafli nüshası hazırlayan idarede kalacak şekilde en az iki nüsha olarak düzenlenir.
Belgenin şeklî özellikleri 
MADDE 6- (1) Belgeler, A4 (210x297 mm) boyutu dikkate alınarak hazırlanır.
(2) Belge ekleri farklı form, format veya ebatlarda hazırlanabilir.
(3) Zorunlu hâllerde veya olağanüstü durumlarda hazırlanacak belgelerin üst yazılarıiçin kâğıdın bir yüzü kullanılır. Ancak üst yazının ekleri için kâğıdın her iki yüzü de kullanılabilir.

Yazı tipi ve harf büyüklüğü
MADDE 7- (1) Hazırlanan belgelerde “Times New Roman" veya “Arial" yazı tipi normal yazı stilinde kullanılır. Harf büyüklüğünün Times New Roman için 12 punto, Arial için 11 punto olması esastır. Ancak gerekli hâllerde yazı alanında harf büyüklüğü 9 puntoya,iletişim bilgileri kısmında ise 8 puntoya kadar düşürülebilir. Belge eklerinde farklı yazı tipi ve harf büyüklüğü kullanılabilir.

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM Belgenin Bölümleri 
Yazı alanı
MADDE 8- (1) Belgenin yazı alanı sayfanın üst, sol ve sağ kenarından 1,5 cm boşluk bırakılarak düzenlenir. İdare, logo kullanmak istediğinde sayfanın üst boşluğu 0,5 cm olarak düzenlenir.

Kurumsal logo 
MADDE 9- (1) İdareler, tercihen kurumsal logo kullanabilir. Logo, tek kullanıldığında belgenin en üst orta kısmında “T.C." ibaresini ortalayacak şekilde veya 

"Başlık" alanını ortalayacak şekilde belgenin üst sol kısmında yer alır (Örnek 1). Belge üzerinde iki ayrı logo kullanıldığında ise "Başlık" alanını ortalayacak şekilde hiyerarşi yönünden üst olan idareye ait logo solda, alt olan idareye ait logo sağda kullanılır. Bir kavram veya etkinlik gibi hususlarla ilgili logo kullanılmak istendiğinde, “Başlık" alanını ortalayacak şekilde idareye ait olan logo solda; diğer logo sağda kullanılır. Belge üzerinde en fazla iki logo kullanılabilir (Örnek 1).

Başlık 
MADDE 10- (1) Başlık (antet), belgeyi gönderen idarenin adının belirtildiği bölümdür.

(2) Başlık, belgenin yazı alanının üst kısmına ortalanarak yazılır. İlk satıra “T.C."kısaltması, ikinci satıra idarenin adı büyük harflerle, üçüncü satıra birimin adı ilk harfleri büyük diğerleri küçük harflerle ortalanarak yazılır. Ancak bağlı veya ilgili idarelerde ilk satıra “T.C." kısaltması, ikinci satıra bağlı veya ilgili olunan idarenin adı büyük harflerle, üçüncüsatıra idarenin adı ilk harfleri büyük diğerleri küçük harflerle ve dördüncü satıra da birimin adı ilk harfleri büyük diğerleri küçük harflerle ortalanarak yazılabilir (Örnek 2).
(3) İdarelerin il ve ilçe teşkilatlarında kullanılan başlıklar, 10/6/1949 tarihli ve 5442sayılı İl İdaresi Kanunu hükümlerine uygun olarak, ilk satıra “T.C." kısaltmasi, ikinci satıra bağlı olunan mülki idarenin adı büyük harflerle, üçüncü satıra ilgili birimin adı ilk harfleri büyük diğerleri küçük harflerle ortalanarak yazılır. Dış temsilciliklerde başlıklar, il ve ilçe teşkilatında olduğu gibi yazılır (Örnek 2).

(4) Bölge müdürlüklerinde hangi bölge teşkilatı olduğu yazılır (Örnek 2).
(5) Doğrudan merkezî teşkilata bağlı taşra birimlerinde, başlıkta merkezî teşkilat ve taşra teşkilatı adlarına yer verilir (Örnek 2).

(6) Başlığın yazımında DETSİS'te yer alan başlık kayıtları esas alınır.
Sayi 
MADDE 11- (1) Belgelerde sayı bulunması zorunludur. “Sayı:" sırasıyla; belgenin hazırlanma süreçlerini ifade eden elektronik ortam için “E", zorunlu hâller için “Z" veya olağanüstü durumlar için “O" ibarelerinden uygun olanıi, DETSİS'te belirtilen Türkiye Cumhuriyeti Devlet Teşkilatı Numarasi, standart dosya planı kodu ile kayıt numarasından oluşur ve bunların arasına kısa çizgi işareti (-) konulur (Örnek 3).

(2) “Sayı:" yan başlığı, başlığın son satırından itibaren iki satır boşluk bırakılarak ve yazı alanının solundan başlanarak yazılır (Örnek 3). Kayıt numarası, belge hazırlanırken EBYS üzerinden alınır ve belge üzerinde gösterilir (Örnek: E-67915368-903.07.02-4752).Zorunlu hâllerde hazırlanan belgenin kayıt numarası, el yazısıyla imzalandıktan sonra EBYS veya kurumsal belge kayit sistemi üzerinden alınır (Örnek: Z-67915368-804.02-4757).İdarece kullanılan EBYS veya kurumsal belge kayıt sistemi içerisinde her bir belgenin hazırlanma sürecine göre kayıt numarasının eşsiz olması zorunludur.
(3) Olağanüstü durumlarda belge, fiziksel ortam esaslarına uygun olarak hazırlanır ve belgeye yetkili birim tarafindan kurumsal belge kayit sisteminden kayit numarası alınır (Örnek: O-67915368-952.02.05-10). EBYS'ye erişim sağlandığında ise belge ve üstveri bilgileri EBYS'ye kaydedilir.


Tarih 
MADDE 12- (1) Tarih; sayı ile aynı satırda olmak üzere yazı alanının en sağında gün, ay, yıl olarak rakamla ve aralarına nokta işareti “." konularak yazılır (Örnek 3). Gün ve ay iki haneli, yıl ise dört haneli olarak düzenlenir (Örnek: 01.09.2019). Ay adlari, harfle de yazılabilir. Bu durumda gün, ay ve yıl arasına herhangi bir işaret konulmaz (Örnek: 10 Ekim 2019).
(2) Belgenin en son yetkili tarafindan güvenli elektronik imza ile imzalandığı zamanıgösteren zaman damgasındaki tarih bilgisi, belge tarihi olarak esas alınır ve tarih bilgisi üstveri alanında yer alır. Elektronik ortamdaki belgede, birinci fikrada belirtilen alanda tarih bilgisine belge görüntüsünde yer verilir.
(3) Zorunlu hâllerde veya olağanüstü durumlarda hazırlanan belgede tarih, belgenin imzalandığı zamanı belirtir ve belge imzalandığı tarihte kayıt altına alınır.
(4) Tutanak, rapor, tebliğ-tebellüğ belgesi ve benzeri belgelerde tarih, metnin bitiminde yer alabilir.
Konu 
MADDE 13- (1) “Konu:" yan başlığı, “Sayı:" yan başlığının bir alt satırına yazılır.Belgenin konusu, yazı alanının dikey orta hizasını geçmeyecek biçimde kelimelerin başharfleri büyük olarak ve sonuna herhangi bir noktalama işareti konulmaksızın yazılır (Örnek 3). Konu, bir satırı geçerse ikinci ve devamındaki satırlar “Konu:" yan başlığının altıboş bırakılarak yazılır.
(2) Konu, belgenin içeriği hakkında kısa ve öz bilgi barındırır (Örnek 3).
Muhatap 
MADDE 14- (1) Muhatap, belgenin gönderildiği idareyi veya kişiyi belirtir. Bu bölüm konunun son satırından itibaren, iki satır boşluk bırakılarak ve sayfa ortalanarak yazılır.
(2) Muhatabın idare veya özel hukuk tüzel kişisi olması durumunda, adı büyük harflerle ve sonuna yönelme hâl eklerinden uygun olanı getirilerek yazılır. Muhatap idarenin adının yazımında DETSİS'te yer alan kayıtlar esas alınır. İhtiyaç duyulması hâlinde muhataba ilişkin birim adı bilgileri parantez içinde ilk harfleri büyük diğerleri küçük harflerle bir alt satıra yazılır (Örnek 4). Cumhurbaşkanı Yardımcısı'nın muhatap olduğu belgelerde "CUMHURBAŞKANI YARDIMCISINA" ibaresi yazılır (Örek 4). CumhurbaşkanıYardımcısı'nın birden fazla olması hâlinde ilk satira “CUMHURBAşKANI YARDIMCISINA" ibaresi, bir alt satira ise parantez içinde “Sayın" ibaresinden sonra Cumhurbaşkanı Yardımcısı'nın adı ilk harfi büyük diğerleri küçük, soyadı ise büyük harflerle yazılır (Örnek 4).
(3) İdare dışına gönderilen belgelerde, gerekiyorsa belgenin gideceği yerin adresi,muhatap satırının altına, satır ortalanarak ilk harfleri büyük diğerleri küçük harflerle yazılır.Adres bilgisi uzun ise birden fazla satıra yazılabilir. Muhatap gerçek kişi ise muhatap bölümüne “Sayın" ibaresinden sonra muhatabın adı ilk harfi büyük diğerleri küçük harflerle,soyadı ise büyük harflerle yazılır (Örnek 5).
(4) Bağl, ilgili veya ilişkili idarelere gönderilecek belgeler doğrudan o idareye gönderilebilir. Ancak idarenin bağlı veya ilgili olduğu idarenin bilgi sahibi olmasının gerekli 

görüldüğü durumlarda belge, söz konusu bağlı veya ilgili olunan idare aracılığıyla gönderilir.(Örnek 6/A, 6/B).

(5) Mülki idareye veya dış temsilciliğe bağlı teşkilatlarda ilk satıra bağlı olunan mülki idarenin veya dış temsilciliğin adı büyük harflerle, ikinci satıra ilgili birimin adı ilk harfleri büyük diğerleri küçük harflerle ortalanarak parantez içerisinde yazılır. Ancak aynımülki idareye veya dış temsilciliğe bağlı birimler arasında gerçekleştirilen yazışmalarda, bağlıolunan mülki idarenin veya dış temsilciliğin bilgi sahibi olmasının gerekli görüldüğüdurumlar haricinde belge, doğrudan muhatap birime gönderilir.

(6) Birden fazla muhataba iletilecek dağitımlı belgelerin muhatap bölümüne “DAĞITIM YERLERİNE” ibaresi yazılır (Örnek 15, 16).

İlgi 
MADDE 15- (1) İlgi, belgenin bağlantılı olduğu diğer belge veya belgelerin belirtildiği bölümdür.

(2) “İlgi:" yan başlığı, muhatap bölümünün son satırından itibaren iki satır boşluk bırakılarak ve yazı alanının solundan başlanarak yazılır (Örnek 7).

(3) “Sayı”, “Konu” ve "İlgi” yan başlıklarından sonra kullanılan iki nokta “." işareti aynı hizada yazılır (Örnek 7)

(4) İlgide yer alan bilgiler bir satırı geçerse, devamı "İlgi:" yan başlığının ve sıralamayı gösteren harflerin altı boş bırakılarak alt satıra yazılır (Örnek 7).
(5) İlginin birden fazla olması durumunda, belgeler önceki tarihli olandan başlanarak tarih sırasına göre sıralanır. Sıralamada, Türk alfabesinde yer alan bütün küçük harfler,kendilerinden sonra kapama parantez işareti “)" konularak kullanılır (Örnek 7).
(6) İlgide, ilgi tutulan belgeyi gönderen idarenin adı ile belgenin tarihi ve sayısıbelirtilir. Ancak ilgi tutulan belgenin, muhatap idarenin daha önce gönderdiği bir belge veya muhatap idareye daha önce gönderilen bir belge olması durumunda idare adı belirtilmez (Örnek 7).

(7) İlgide, “.…. tarihli ve ... sayılı .” ibaresi kullanılır ve ilginin sonuna nokta (.)işareti konulur (Örnek 7).

(8) İlgide belirtilen belge, muhatapta bulunmadığı durumlarda söz konusu belge, ek olarak muhatabına iletilebilir (Örnek 7).

(9) İlgide belirtilen belge, gerçek kişiden geliyorsa ilgi bölümü “…'ın … tarihli başvurusu/dilekçesi." biçiminde yazılır (Örnek 9). Ancak belgenin muhatabi, ilgi tutulan başvurunun veya dilekçenin sahibi ise ilgi bölümünde gerçek kişinin isim bilgisine yer verilmez.

(10) Gerçek kişi ve tarih bilgisi bulunmayan başvuru/dilekçe ilgi tutulmak istendiğinde, ilgi bölümü “İsimsiz ve tarihsiz başvuru/dilekçe." biçiminde yazılır. Söz konusu başvurunun/dilekçenin işleme alınıp alınmayacağı ilgili mevzuat hükümlerine göre değerlendirilir.


Metin 
MADDE 16- (1) Metin alani, “Muhatap” veya varsa “Ilgi” ile “Imza” arasındaki kisimdır.

(2) “İlgi" ile metin başlangıcı arasında bir satır, “İlgi”" yoksa belgenin muhatabı ile metin başlangıcı arasında iki satır boşluk bulunur (Örnek 8).

(3) Metindeki kelime aralarında ve noktalama işaretlerinden sonra bir karakter boşluk bırakılır. Noktalama işaretleri kendinden önce gelen harfe bitişik yazılır.
(4) Paragrafa 1,25 cm içeriden başlanır ve metin iki yana hizalanır. Paragraflar arasında satır boşluğu bırakılmaz (Örnek 8). İhtiyaç duyulması hâlinde paragraflar harf veya rakam ile sıralanabilir.

(5) Birden fazla sayfa tutan üst yazılarda sayi, tarih, konu, muhatap ve ilgi bilgilerine sadece ilk sayfada; imza, ek ve dağıtım bilgilerine ise sadece son sayfada yer verilir (Örnek 9). İletişim bilgisine ve belge doğrulama bilgilerine her sayfanın en alt kısmında yer verilir (Örnek 9). Zorunlu hâllerde veya olağanüstü durumlarda hazırlanan ve birden fazla sayfadan oluşan belgelerde ise her sayfanın en alt kismında iletişim bilgisine yer verilir.
(6) Metin içinde geçen sayılar, rakamla veya harfle yazılabilir. Gerekli görülmesi hâlinde sayılar rakamla yazıldıktan sonra parantez içinde harfle de gösterilebilir.
(7) Dört ve dörtten çok haneli sayılar sondan sayılmak üzere üçlü gruplara ayrılarak yazılır ve araya nokta (.) işareti konulur (Örnek: 1.452; 25.126; 326.197). Sayılarda kesirler virgül (,) ile ayrılır (Örnek: 10.545,72).

(8) Belge, Türk Dil Kurumu tarafindan hazırlanan Yazım Kilavuzu ve Türkçe Sözlük'ün güncel yayımı esas alınarak dil bilgisi kurallarına göre anlamlı ve özlü olarak yazılır. Belge içinde zorunlu olmadıkça yabancı kelimeye yer verilmez, verildiği durumda ise parantez içinde anlamı belirtilir. Ancak muhatabı yabancı ülke veya uluslararası kuruluş olan resmî yazışmalarda yabancı dil kullanılabilir. Bu durumda belge varsa uluslararası yazışma usullerine göre hazırlanabilir. Ayrıca yabancı dille yazılan belgenin Türkçe tercümesi oluşturulur ve yabancı dille hazırlanan belge ile ilişkilendirilerek saklanır.
(9) Metin içinde yer alan alıntılar tırnak içinde ve/veya eğik (italik) olarak yazılabilir.
(10) Metin içinde harfler kullanılarak maddelendirmeye/numaralandırmaya ihtiyaçduyulduğunda, Türk alfabesinde yer alan bütün küçük harfler kendilerinden sonra kapama parantez işareti “)" konularak kullanılır.

(11) Metin içinde kısaltma kullanılacak ise ifadenin ilk kullanıldığı yerde açık biçimi, sonra parantez içinde kısaltılmış biçimi yazılır (Örnek: Türkiye Büyük Millet Meclisi (TBMM), Kayıtlıi Elektronik Posta (KEP)).

(12) Metnin son bölümü:
a) Yazışma yapan makamlar arasındaki hiyerarşi yönünden alt makamlara “... rica ederim.", üst ve aynı düzeydeki makamlara “... arz ederim." ibaresiyle bitirilir.
b) Üst, aynı düzey ve alt makamlara birlikte dağıtımlı olarak yapılan yazışmalar “...arz ve rica ederim." veya “... arz/rica ederim." ibaresiyle bitirilir.

c) Muhatap kismında ikinci satırda parantez içerisinde birim veya idare ismi belirtilen yazışmalar, birinci satırda yer alan muhatap idare dikkate alınarak arz veya rica ibarelerinden uygun olanı ile bitirilir.


c) 1 sayılı Cumhurbaşkanlığı Kararnamesinin 6 ncı maddesi gereğince bakanlıklarla yapılan yazışmalar, Cumhurbaşkanlığı İdari İşler Başkanı tarafından veya adına imzalandığında “Rica ederim." ibaresiyle bitirilir.

d) Belge, imza yetkisini devreden makam adına imzalandığında, yetkiyi devreden makamın hiyerarşik durumu dikkate alınarak arz veya rica ibarelerinden uygun olanı ile bitirilir.

e) Muhatabı gerçek kişi olan yazışmalar “Saygılarımla.", “İyi dileklerimle." veya “Bilgilerinize sunulur." ibareleriyle bitirilebilir.

Ímza 
MADDE 17- (1) Metnin bitiminden itibaren iki ilâ dört satır boşluk bırakılarak,belgeyi imzalayacak olan makam sahibinin adına, soyadına ve bunların altında unvanına, yazıalanının en sağında ortalanarak yer verilir (Örnek 9).

(2) Belgeyi imzalayanın adı ilk harfi büyük diğerleri küçük, soyadı ise büyük harflerle yazılır. Unvan, ad ve soyadın altına ilk harfleri büyük diğerleri küçük harflerle yazılır. Akademik unvanlar veya rütbeler adın ön tarafina ya da bir satır altına ilk harfleri büyük diğerleri küçük harflerle açık ya da kısaltılarak yazılabilir.

(3) Elektronik ortamda yapılacak resmî yazışmalarda, imza atmaya yetkili makam belgeyi güvenli elektronik imzası ile imzalar. Elektronik ortamda yapılan yazişmalarda,yetkili makamın ad ve soyad bilgilerinin üzerinde belgenin güvenli elektronik imza ile imzalandığına dair herhangi bir ibareye, şekle veya ifadeye yer verilmez.
(4) EBYS'ler, belgede yer alan imzanın dayanağı olan teknik standartta belirtilen arşivleme metodunu destekler, imzanın ilgili teknik standarda göre "arşiv imzası" tipine dönüştürülebilmesini ve uzun dönemli doğrulanabilmesini sağlar nitelikte olmalıdır.
(5) Resmî yazişma sürecinde, imza yetkisi bulunan görevlilere idarece güvenli elektronik imza temin edilir. Münhasıran şahsına ait özlük işlemleriyle ilgili yazışmalarda imzası aranan personelin güvenli elektronik imzasının bulunmadığı durumlarda, personelin özlük işlemine ilişkin talebi idarenin belirleyeceği usule göre alınır.
(6) Zorunlu hâllerde veya olağanüstü durumlarda imza, ad ve soyadın üzerinde bırakılan boşluğa el yazısıyla atılır. El yazısıyla atılan imza, kaybolmayacak ve kâğıda işlemesini sağlayacak mavi renkli kalemle atılır.

(7) İdareler arası yazışmalarda belgeyi imzalayacak olan makam, muhatap idarenin ast-üst ilişkisi, belgenin içeriği ve önem derecesi dikkate alınarak hazırlanacak olan ve yetkili makamlarca uygun görülen imza yetkileri ve/veya yetki devri yönergesine göre seçilir.
(8) Bakanlıklar ile bunlara bağli, ilgili ve ilişkili kurum ve kuruluşların Cumhurbaşkanlığı ile yapacakları yazışmalar, belgenin mahiyeti ve aciliyet durumu değerlendirilerek bakan veya ilgili bakan yardımcısı tarafindan imzalanır.Cumhurbaşkanlığına bağlı kurum ve kuruluşların Cumhurbaşkanlığı ile yapacaklarıyazışmalar ise en üst yönetici tarafindan imzalanır. Ancak 19/12/2005 tarihli ve 2005/9986sayılı Bakanlar Kurulu Kararı ile yürürlüğe konulan Mevzuat Hazırlama Usul ve EsaslarıHakkında Yönetmeliğin ilgili hükümleri saklıdır.

(9) Belgeyi imza yetkisi devredilen makam imzaladığında, imzalayanın adı ve soyadıbirinci satıra, yetki devreden makamı gösteren “Bakan a.", “İdari İşler Başkanı a.", “Vali a.","Belediye Başkanı a." “Başkan a." "Genel Müdür a." veya “Rektör a." biçimindeki ibare 

ikinci satıra, imzalayan makamın unvanı ise üçüncü satıra yazılır (Örnek 10). İdare birimleri arasındaki iç yazışmalarda yetki devredenin unvanı kullanılmaz.

(10) Belge vekâleten imzalandığında, imzalayanın adı ve soyadı birinci satıra,vekâlet olunan makam “Genel Müdür V.", “Başkan V.", “Belediye Başkan V." “Rektör V."veya “Dekan V." biçiminde ikinci satıra yazılır (Örnek 10).

(11) Belgenin iki yetkili tarafindan imzalanması durumunda üst unvan sahibinin adi,soyadı, unvanı ve imzası sağda yer alır. Belgenin ikiden fazla yetkili tarafindan imzalanmasıdurumunda en üst unvan sahibinin adi, soyadi, unvanı ve imzası en solda olmak üzere yetkililer unvan sırasına göre soldan sağa doğru sıralanır (Örnek 11).
(12) Elektronik ortamda hazırlanan rapor veya benzeri bir belge, sorumluluğu bulunan yetkili veya yetkililer tarafından güvenli elektronik imza ile imzalanır. Zorunlu hâllerde veya olağanüstü durumlarda rapor ya da benzeri bir belgenin hazırlanması hâlinde,belgede sorumluluğu bulunan yetkili veya yetkililer tarafindan son sayfa imzalanır, son sayfadan önceki sayfalar ise imza sahibi veya imza sahipleri tarafından ya imzalanır ya da paraflanır. Gerekli görülmesi hâlinde, fiziksel ortamda sayfalar ayrıca en az bir kişisel mühürle veya idare mührüyle mühürlenir. Imza, paraf veya mühür metin bölümünün okunmasını engellemeyecek şekilde sayfada yer alır.

(13) Zorunlu hâllerde veya olağanüstü durumlarda üst yazıya ilişkin olarak idare tarafindan hazırlanan ve on ikinci fikrada belirtilenler haricindeki ekler, imza sahibi veya imza sahiplerinden en az biri tarafindan imzalanır ya da paraflanır veyahut paraf zincirinde yer alanların en az biri tarafindan paraflanır. Gerekli görülmesi hâlinde ekler ayrica idare mührüyle mühürlenir. İmza, paraf veya mühür metin bölümünün okunmasını engellemeyecek şekilde sayfada yer alır.

(14) Zorunlu hâllerde veya olağanüstü durumlarda hazırlanan dağıtımlı belgelerde,nüshaların her biri ilgili makam tarafından imzalanabileceği gibi imzalanan bir nüsha,29 uncu maddedeki usule göre çoğaltılarak da muhataplara gönderilebilir.
Ek 
MADDE 18- (1) Belgede ek olması hâlinde “Ek:" başlığı imza bölümünden sonra uygun satır boşluğu bırakılarak ve yazı alanının solundan başlanarak yazılır. Olur belgelerinde ise “Ek:" başlığı oluru alınan makamın imza bölümünden sonra uygun satır boşluğu bırakılarak ve yazı alanının solundan başlanarak yazılır.

(2) Belgenin sadece bir eki olması durumunda “Ek:" başlığının sağında eki belirtecek ibareye yer verilir. Belgede birden fazla ek varsa "Ek:" başlığının altında ekler numaralandırılır ve ekleri belirtecek ibarelere yer verilir. Eklerin sayfa, adet, kişi sayısı gibi açıklayıcı ifadeleri parantez içinde belirtilir (Örnek 12). Birden fazla ek olması durumunda eklerin üzerinde ek numarası, yazı alanının sağ üst köşesinde belirtilir (Örnek: EK-1, EK-2).
(3) Elektronik ortamda hazırlanan belgelere ve zorunlu hâllerde veya olağanüstüdurumlarda hazırlanan belgelere veri depolama araçları ile eklenecek elektronik dosyalar uluslararası kabul görmüş, endüstri standardı niteliği taşiyan “Kamu Bilgi Sistemlerinde Birlikte Çalışabilirlik Esaslarının güncel sürümünde belirtilen formatlarda oluşturulur.
(4) Ek listesi yazı alanına sığmayacak kadar uzunsa ayrı bir sayfada, “EK LİSTESİ"başlığı altında yazılır ve üst yazıda “Ek: Ek Listesi” şeklinde gösterilir (Örnek 13).

(5) Belge eklerinin muhataba gönderilmediği durumlarda "Ek konulmadı" veya “Ek-.. konulmadı” ifadesi yazılır (Örnek 14).

(6) Güvenlik gerekçesi, teknik veya benzeri nedenlerle üst yazıyla birlikte gönderilemeyen veya alınamayan belge ekleri üst yazıyla ilişkilendirilmek suretiyle üst yazıdan ayrı olarak gönderilebilir veya alınabilir. Söz konusu nedenlerle alınan belge ekleri üst yazıyla ilişkilendirilmek şartıyla üst yazıdan ayrı olarak muhafaza edilebilir.
Dağıtim 
MADDE 19- (1) Belgenin birden fazla muhataba gönderilmesi durumunda dağıtım bölümüne yer verilir. “Dağıtım:" başlığı ek varsa “Ek:" bölümünden sonra, ek yoksa imza bölümünden sonra uygun satır boşluğu bırakılarak yazı alanının solundan başlanarak yazılır (Örnek 14).

(2) Belgenin gereğini yerine getirme durumunda olanlar “Gereği:" kismına, belgenin içeriği hakkında bilgi sahibi olması istenenler ise “Bilgi:" kısmına yazılır. "Gereği:" kısmıDağıtım:" başlığının altına, “Bilgi:" kısmı ise “Gereği:" kısmı ile aynı satıra ve yazı alanının ortasına doğru yazılır. “Bilgi:" kısmı yoksa muhatap adları doğrudan “Dağıtım:" başlığının altına yazılır (Örnek 14).

(3) Dağıtımlı belgeler, dağıtım bölümünde belirtilen muhataplara gönderilir. Dağıtım bölümü yazı alanına sığmayacak kadar uzunsa "Dağıtım:" başlığı altına "DAĞITIM LİSTESİ” yazılır ve ayrı bir sayfada “DAĞITIM LİSTESİ" başlığı altında gösterilir (Örnek 15). Ancak gerekli hâllerde dağıtım listesi “Ek” olarak da üst yazıya eklenebilir (Örnek 16).
Olur 
MADDE 20- (1) Makam oluru alınan belgeler, ilgili birimin yöneticisi tarafindan güvenli elektronik imza ile teklif edilir ve oluru alınan makam tarafindan güvenli elektronik imza ile imzalanır. Zorunlu hâllerde veya olağanüstü durumlarda ise imzalar el yazısıyla atılır.
(2) Belge, olur için makama sunulurken imza bölümünden sonra uygun boş satır bırakılarak yazı alanının ortasına büyük harflerle "OLUR" yazılır. “OLUR" ibaresinin alt satırına imzalayanın adı ilk harfi büyük diğerleri küçük, soyadı büyük ve bir alt satıra unvanıilk harfleri büyük diğerleri küçük harflerle ortalanarak yazılır. Oluru alınan makamın güvenli elektronik imza ile oluşturduğu imzaya ait tarih bilgisi, belge tarihi olarak esas alınır ve 12 nci maddenin birinci fikrasında belirtilen alanda belge görüntüsü üzerinde gösterilir (Örnek 17).
(3) Zorunlu hâllerde veya olağanüstü durumlarda hazırlanan olur yazılarında "OLUR" ibaresinden sonra tarih ve imza için uygun boş satır bırakılarak ilk satırda imzalayanın adı ve soyadına, ikinci satırda ise unvan bilgilerine yer verilir (Örnek 18/A).
(4) Oluru teklif eden birim ile olur alınan makam arasında başka makamlar varsa bunlar olura katılabilir. Teklif eden birim yetkilisinin imza bölümü ile “OLUR" ibaresinin bulunduğu bölüm arasına uygun boşluk bırakılarak yazı alanının solunda yer alacak şekilde "Uygun görüşle arz ederim." ibaresi yazılır ve bu ibarenin alt satırına imzalayanın adı ilk harfi büyük diğerleri küçük, soyadı büyük ve bir alt satıra unvanı ilk harfleri büyük diğerleri küçük harflerle ortalanarak yazılır (Örnek 18/A). Zorunlu hâllerde veya olağanüstü durumlarda hazırlanan olur yazılarında ise “Uygun görüşle arz ederim." ibaresinin altına ilgili makam tarafindan tarih yazılır (Örnek 18/B).


Paraf 
MADDE 21- (1) Paraf bölümünde tarih, unvan, ad ve soyad bilgileri kısaltma kullanılmadan ast-üst ilişkisine uygun olarak belirtilir. Güvenli elektronik imza ile imzalanan belgeye ait paraf bilgileri, belgenin üstverisinde tutulur (Örnek 19/A). Belge muhataba iletildiğinde, belgeye ait paraf bilgileri paylaşılmaz.

(2) Elektronik ortamda hazırlanan belgelerde paraf, güvenli elektronik imza veya elektronik onay ile atılır. Elektronik onaylar, EBYS'nin günlük raporlarında kayıt altına alınır.Günlük raporlar, günlük olarak zaman damgasıyla damgalanır ve günlük raporlarının saklama süresi ilişkili olduğu belgelerin saklama süresinden daha kısa olamaz.
(3) Zorunlu hâllerde veya olağanüstü durumlarda el yazısıyla atılan paraf,kaybolmayacak ve kâğıda işlemesini sağlayacak mavi kalemle atılır. Fiziksel ortamda hazırlanan belgelerde paraflar, belgenin sadece idarede kalacak nüshasında, yazı alanının sonunda ve sol kenarında yer alır (Örnek 19/B).

Koordinasyon 
MADDE 22- (1) İdare içinde birden fazla birimin iş birliği ile hazırlanan ve yetkili makamın imzasına sunulan belgelerde, belgeyi hazırlayan birime ait paraf hiyerarşisinden sonra “Koordinasyon" seçimi yapılır ve iş birliğine dâhil olan ilgililerin unvanları, adları ve soyadları belirtilir (Örnek 20).

Belge doğrulama bilgileri 
MADDE 23- (1) Elektronik ortamda güvenli elektronik imza ile imzalanan belgelerde, “İletişim bilgileri" alanının üst sınırını belirleyen çizginin üzerinde iki satırlık alanın ilk satırında “Bu belge, güvenli elektronik imza ile imzalanmıştır." ibaresi bulunur Belge doğrulama bilgilerini içeren “belge doğrulama kodu" ikinci satırda, “karekod" ise “İletişim bilgileri” alanının en sağ kısmında yer alır (Örnek 21).

(2) Belge doğrulama işlemi, doğrulama kodu ve karekod ile Dijital Türkiye (e-Devlet) üzerinden sağlanır.

İletişim bilgileri 
MADDE 24- (1) İletişim bilgileri; solda belgeyi gönderen idarenin adresini, posta kodunu, telefonunu, faks numarasıni, e-posta adresini, kayıtlı elektronik posta (KEP) adresini ve internet adresini; sağda bilgi alınacak kişinin adıni, soyadıni, unvanını ve telefon numarasını içerecek şekilde sayfa sonuna yazılır ve çizgi ile ayrılır (Örnek 21).
Gizlilik dereceli belgeler 
MADDE 25- (1) “Hizmete Özel” gizlilik derecesi bulunan belgelerin hazırlanmasi,kaydedilmesi, saklanmasi, gönderilmesi, alınması ve diğer işlemleri elektronik ortamda gerçekleştirilir.

(2) "Özel" ve üstü gizlilik dereceli belgelerin hazırlanmasi, kaydedilmesi,saklanmasi, gönderilmesi, alınması ve diğer işlemler ilgili mevzuatta belirtilen hükümlere uygun olarak fiziksel ortamda gerçekleştirilir.

(3) Belgenin imzacısı olan yetkili makam, belgeye ait gizlilik derecesinin belirlenmesinden sorumludur.


Süreli ve kişiye özel yazışmalar 
MADDE 26- (1) Güvenli elektronik imza ile imzalanan süreli belgelerde “ACELE”veya “GÜNLÜDÜR" ibaresine üstveride ve üst yazı üzerinde yer verilir. “GÜNLÜDÜR”ibaresi taşıyan belgelere cevap verilmesi gereken süre veya tarih, metin içinde ve ilgili üstveri alanında belirtilir.

(2) “ACELE" ibaresi taşıyan belgeye derhâl ve süratle; “GÜNLÜDÜR" ibaresi taşıyan belgeye belirtilen süre içinde cevap verilir.

(3) Elektronik ortamda veya zorunlu hâllerde ya da olağanüstü durumlarda hazırlanan süreli belgelerde “ACELE" veya "GÜNLÜDÜR" ibaresi yazı alanının sağ üst köşesinde kırmızı renkli olarak belirtilir (Örnek 19/A, 19/B). Birden fazla sayfalı belgelerde “ACELE" veya “GÜNLÜDÜR" ibaresi sadece birinci sayfada belirtilir (Örnek 9).
(4) “KİşİYE ÖZEL" ibaresi, belgenin ilgilisine teslim edilmesini ve sonrasında yürütülecek süreci ifade eder.

(5) “KİşİYE ÖZEL" ibaresi taşıyan belgenin zarfi açılmadan zarf üzerinde yer alan bilgiler, yetkili birimce EBYS'ye veya kurumsal belge kayit sistemine kaydedilir ve ilgilisine teslim edilir. “KİşİYE ÖZEL" ibaresi taşıyan belge üzerinde yalnızca ilgili kişi tasarruf hakkına sahiptir ve ilgilinin talebi ile EBYS'ye kaydedilir.

Sayfa numarası
MADDE 27- (1) Birden fazla sayfa tutan belgelere sayfa numarası verilir. Sayfa numarası, iletişim bilgilerinin altında ve sayfanın ortasında, toplam sayfa sayisının kaçıncısıolduğunu gösterecek şekilde belirtilir (Örnek 9).

Üstveri elemanları
MADDE 28- (1) Güvenli elektronik imza ile imzalanan belgelerde asgari olarak e-Yazışma Teknik Rehberi'nde belirtilen üstveri elemanları kullanılır. e-Yazışma Teknik Rehberi'nde belirtilen üstveri elemanları ile birlikte ilgili mevzuatta belirtilen standartlara uygun üstveri elemanları da kullanılabilir.

(2) İdare, ihtiyacına binaen birinci fikrada belirtilen üstveri elemanlarına ilave olarak üstveri elemanları kullanabilir.

(3) Elektronik ortamda güvenli elektronik imza ile imzalanan belgenin üstveri elemanlari, belgenin ayrılmaz bir bütünüdür. Tarih ve sayı gibi belge görüntüsü üzerinde yer alan bilgiler ile üstveride yer alan bilgiler arasında fark olamaz.

DÖRDÜNCÜ BÖLÜM Belgenin Çoğaltılması, Gönderilmesi, Alınması ve İade Edilmesi 
Belgenin çoğaltılması
MADDE 29- (1) Güvenli elektronik imza ile imzalanan belgenin çoğaltilmasi,yetkilendirilmiş görevliler tarafından çıktı alınarak gerçekleştirilir. Çoğaltılan güvenli elektronik imzalı belgenin doğrulama işlemi, 23 üncü maddenin ikinci fikrasında belirtildiği şekilde yapılır.

(2) Zorunlu hâllerde veya olağanüstü durumlarda ya da bu Yönetmeliğin yürürlüğe girdiği tarihten önce fiziksel ortamda hazırlanan bir belgeden örnek çıkartılması hâlinde,

çoğaltılan belgenin uygun bir yerine "ASLI GİBiDİR" ibaresi konulur ve yetkilendirilmişgörevli tarafindan ad, soyad, unvan ve tarih belirtilmek suretiyle imzalanır. Bu şekilde çoğaltılan belge, asıl belge gibi kabul edilir.

Belgenin elektronik ortamda gönderilmesi ve alınması
MADDE 30- (1) Güvenli elektronik imza ile imzalanan belgelerin gönderilmesi ve alınması işlemlerinin, elektronik ortamda ilgili mevzuatla yetki verilmiş üçüncü bir taraf aracılığıyla kayıt altına alınarak yapılması esastır. Ancak idareler arasında güvenli elektronik imzalı belgelerin gönderilmesi ve alınması işlemleri, taraflarca yapılacak anlaşmalar çerçevesinde ve kayıt altına alınmak kaydıyla başka bir iletim mekanizmasıyla da yapılabilir.
(2) Güvenli elektronik imza ile imzalanan belgeler, veri depolama araçlarıyla da iletilebilir. Bu durumda gönderme ve alma işlemine ilişkin kayıt tutulur.
(3) İdare, resmî yazışma kapsamında kendisine iletilen ve e-Yazışma Teknik Rehberi'ne uygun şekilde hazırlanmış belgeleri işleme koymakla yükümlüdür.
(4) İdare, başka bir idareden kendisine resmî yazışma kapsamında iletilen ve e-Yazışma Teknik Rehberi'nde tanımlanan kurallara uygun şekilde hazırlanmamış bir belgeyi reddetme hakkına sahiptir. Bu durumda, kendisine iletilen belgeyi reddeden idare, gönderen idareye bu durumu sebepleriyle birlikte belgenin kendisine ulaştiğı tarihi takip eden ikinci işgününün sonuna kadar bildirir.

(5) Resmî yazışma kapsamında idare dışına gönderilen güvenli elektronik imza ile imzalanan belgeler, gerekli hâllerde elektronik olarak şifrelenir. Elektronik belgelerin şifrelenmesi işlemi e-Yazışma Teknik Rehberi'nde tanımlandığı şekilde yapılır. Kullanılacak şifreleme sertifikaları yetkili elektronik sertifika hizmet sağlayıcılarından temin edilir.
(6) e-Yazişma Teknik Rehberi'nde tanımlanan şifreleme mekanizmasına uygun şekilde kendilerine şifreli belge iletilebilmesini talep eden idareler, kendileri için elektronik şifreleme sertifikası temin eder. İdareler için oluşturulan elektronik şifreleme sertifikalarıDETSiS üzerinden paylaşılır. İdareler, elektronik şifreleme sertifikasına sahip olması şartıyla diğer idarelerden resmî yazışma kapsamında kendilerine gönderilen ve e-Yazışma Teknik Rehberi'ne uygun şekilde şifrelenmiş belgeleri kabul etmekle yükümlüdür. İdareler, karşılıklıolarak üzerinde anlaşmak koşuluyla, e-Yazışma Teknik Rehberi'nde tanımlanan şifreleme mekanizmasından farklı şifreleme mekanizmaları kullanabilir.

(7) İdare, e-Yazışma Teknik Rehberinde tanımlandığı şekilde şifrelenerek kendisine gönderilen resmî yazışma kapsamındaki bir belgenin şifresini açamazsa veya belgenin şifresini açmakla birlikte belge içeriğinin e-Yazışma Teknik Rehberi'nde belirtilen şifreleme mekanizması için tanımlanan özellikleri taşımadığını belirlerse bu belgeyi reddeder ve durumu şifreli belgenin kendisine ulaştığı günü takip eden ikinci iş gününün sonuna kadar kendisine iletilen şifreli belgeyi tanımlayan bilgilerle birlikte, belgeyi gönderen idareye bildirir ve hem bu bildirimi hem de kendisine iletilen şifreli belgeyi kayıt altına alır. İdarenin bildirimde bulunmaması hâlinde, gönderilen şifreli belge açılmış, içeriğine erişilmiş ve bu belgenin e-Yazışma Teknik Rehberi'ne uygun şekilde hazırlandığı kabul edilmiş sayılır.
Belgenin fiziksel ortamda gönderilmesi ve alnması
MADDE 31- (1) Muhatabına elektronik olarak iletiminin mümkün olmadıği durumlarda, yetkilendirilmiş görevliler tarafindan çıktısı alınan güvenli elektronik imzalı

belge, elektronik ortamdaki aslına erişim amacı ile fiziksel ortamda gönderilir. Fiziksel ortamda alınan belgenin doğrulama işlemi, 23 üncü maddenin ikinci fikrasında belirtildiği şekilde gerçekleştirilir. Doğrulaması yapılan belge, muhatap idare tarafindan işleme alınır.
(2) Belge zarflanarak muhatabına iletildiğinde başlık bilgisi, ihtiyaç duyulmasıhâlinde gönderen idarenin adres bilgisi, belgenin tarihi ve sayısı zarfin sol üst köşesine;muhatabın adı ve adres bilgisi zarfin ortasına kisaltma kullanılmadan yazılır. Varsa süre ve kişiye özel bilgisi (ACELE, GÜNLÜDÜR, KİŞİYE ÖZEL), üstte olmak üzere, zarfin sağ üst köşesinde kırmızı renkli büyük harflerle belirtilir (Örnek 22).

(3) “Hizmete Özel” haricindeki gizlilik dereceli belgelerin gerekli güvenlik tedbirleri alınarak fiziksel ortamda gönderilmesi esastir. Ancak 23/10/2010 tarihli ve 27738 sayılıResmî Gazete'de yayımlanan “Kamu Kurum ve Kuruluşları ile Gerçek ve Tüzel Kişilerin Elektronik Haberleşme Hizmeti İçinde Kodlu veya Kriptolu Haberleşme Yapma Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik"in 2 nci maddesinde yetkili kılınan idareler, gizlilik dereceli belgeleri gerekli güvenlik tedbirlerini almak şartıyla güvenli elektronik imza ile imzalayarak elektronik ortamda da gönderebilir.

(4) Ídareye fiziksel ortamda gelen belgenin alındığı tarih ile belgeye ait üstveriler EBYS'ye veya kurumsal belge kayıt sistemine kaydedilir.

(5) İdareler, fiziksel ortamda alınan belgeler için gelen belge kaydında kullanacaklarıetikette/kaşede en az Örnek 23'te belirtilen unsurlara yer verir. Etiket/kaşe, üst yazının ilk sayfasının ön veya arka yüzüne basılır.

(6) Birime fiziksel ortamda gelen belgelerle ilgili havale, talimat ve benzeri işlemler,üst yazının ilk sayfasının ön veya arka yüzüne kaşe basılarak belge üzerinde gösterilebilir. Bu kaşenin şekli ilgili birimler tarafından belirlenir.

(7) Kişiler tarafindan idareye yazılan dilekçelerin; “.…. arz ederim." şeklinde bitirilmemesi veya “... rica ederim." ibaresiyle ya da başka ibarelerle bitirilmesi dilekçenin işleme alınmasına engel değildir.

Belgenin iade edilmesi 
MADDE 32- (1) Ídareye muhatabı olmadığı hâlde elektronik ortamda güvenli elektronik imzalı bir belge gelmesi durumunda, belgenin muhatabı olunmadığı bilgisi ve söz konusu belgeye ilişkin tanımlayıcı bilgiler, gönderene elektronik ortamda iletilir. Ancak asıl muhatabın açıkça belli olması durumunda, belge muhataba iletilebilir ve gönderen idareye bilgi verilebilir. Bu durumda belgenin bir kopyası elektronik ortamda muhafaza edilir.
(2) İdareye muhatabı olmadığı hâlde fiziksel ortamda gelen bir belgenin asıl muhatabı anlaşılamıyorsa gönderene iade edilir. Ancak asıl muhatabın açıkça belli olmasıdurumunda, gerektiğinde belgenin bir sureti alınarak aslı muhatabına gönderilir ve belgeyi gönderene de bilgi verilir.


BEŞİNCİ BÖLÜM  Çeşitli ve Son Hükümler 
Görüş, bilgi ve belge taleplerinde süre 
MADDE 33- (1) İdare içi ve idare dışı görüş, bilgi ve belge talep yazıları günlüyazılır. İdareler, ilgili mevzuattaki özel hükümler saklı kalmak kaydıyla süre belirtilmeyen belge taleplerini, talebin kendilerine ulaşmasından itibaren en geç beş is günü; süre belirtilmeyen bilgi ve görüş taleplerini ise talebin kendilerine ulaşmasından itibaren en geç on beş iş günü içinde yerine getirir. Talebin ulaştığı tarih, elektronik ortamda gelen talepler için ilgili yazının EBYS'ye giriş kaydının yapıldığı zamanı; fiziksel ortamda gelen talepler için ise ilgili yazının EBYS'ye veya kurumsal belge kayıt sistemine girdiği zamanı ifade eder.
Tekit yazısı
MADDE 34- (1) Belgeye süresi içinde cevap verilmemesi durumunda muhataba tekit yazısı yazılabilir (Örnek 24).

Uygun yazılmayan belgeler 
MADDE 35- (1) Bu Yönetmeliğe uygun olarak yazılmayan belgelere verilecek cevabî yazılarda, bu Yönetmeliğin ilgili maddeleri belirtilmek suretiyle muhatap uyarılabilir.Söz konusu durumun devam etmesi hâlinde, süreli belgeler hariç müteakip belgeler gerekçesi belirtilerek iade edilebilir.

Düzenleme yetkisi ve kılavuz hazırlanması
MADDE 36- (1) Cumhurbaşkanlığı İdari İşler Başkanlığınca, bu Yönetmeliğin uygulama birliğinin sağlanması ve idari işleyişin verimli yürütülebilmesi amacıyla “ResmîYazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik Kılavuzu" hazırlanır ve duyurulur.

(2) İdareler, resmî yazışmalarla ilgili olarak bu Yönetmeliğe aykırı olmamak kaydıyla ek düzenleme yapabilir.

(3) Bu Yönetmelik ile ilgili eğitim stratejilerini belirlemeye ve koordinasyonu sağlamaya, ortaya çıkabilecek tereddütleri gidermeye ve gerektiğinde uygulamaya yönelik esasları düzenlemeye Cumhurbaşkanlığı İdari İşler Başkanlığı yetkilidir.
Yürürlükten kaldırılan mevzuat ve atıflar 
MADDE 37- (1) 15/12/2014 tarihli ve 2014/7074 sayılı Bakanlar Kurulu Kararı ile yürürlüğe konulan Resmî Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik yürürlükten kaldırılmıştır.

(2) Diğer mevzuatta, birinci fikrada belirtilen mülga yönetmeliğe yapılan atiflar bu Yönetmeliğe yapılmış sayılır.

EBYS'lerin uyumlu hale getirilmesi 
GEÇİCİ MADDE 1- (1) Bu Yönetmeliğin yürürlüğe girdiği tarihten önce kurulan EBYS'ler, idarelerce altı ay içinde bu Yönetmelik hükümlerine uyumlu hâle getirilir. Bu 

Yönetmeliğin yürürlüğe girdiği tarihten sonra kurulacak olan EBYS'ler, bu Yönetmelik hükümlerine uyumlu şekilde kurulur.

(2) 30 uncu maddenin birinci fikrasında belirtilen güvenli elektronik imza ile imzalanan belgelerin, elektronik ortamda gönderilmesi ve alınması işlemlerini sağlamak amacıyla yetki verilmiş üçüncü taraf aracılığıyla oluşturulacak kullanıcı hesaplarını temin etmeyen idareler, bu Yönetmeliğin yürürlüğe girdiği tarihten itibaren üç ay içinde kullanıcıhesaplarını temin ederek DETSiS'e kaydeder ve faal olarak kullanımını sağlar.
Yürürlük 
MADDE 38- (1) Bu Yönetmelik yayımını takip eden ayın birinci günü yürürlüğe girer.

Yürütme 
MADDE 39- (1) Bu Yönetmelik hükümlerini Cumhurbaşkanı yürütür.

ÖRNEK 1
KURUMSAL LOGO ÖRNEKLERİ
Tek Logonun Ortalı Olarak Kullanılması Örneği:
A 
0,5 cm.

* **

X 
*

* *

*+

N II 
W   d 

  o 
e 0,5 cm.

1,5 cm.1,5 cm.

T.C.

SAĞLIK BAKANLIĞI 

İki Logonun Kullanılması Örneği:
0,5 cm.1,5 cm.
ENERJİ VE TABİİ KAYNAKLAR BAKANLIĞI T.c.MTA 1,5 cm.Maden Tetkik ve Arama Genel Müdürlüğü1,5 cm.
0,5 cm.1,5 cm.

T.C.

TARIM VE ORMAN BAKANLIĞI 
1,5 cm.Orman Genel Müdürlüğü1,5 cm.


ÖRNEK 2
BAŞLIK ÖRNEKLERİ
Merkez Teşkilatı Örneği:
T.C.
CUMHURBAŞKANLIĞI 
T.C.

CUMHURBAŞKANLIĞI İDARİ İŞLER BAŞKANLIĞI 
Destek ve Mali Hizmetler Genel Müdürlüğü

T.C.
ADALET BAKANLIĞI Ceza İşleri Genel Müdürlüğü
Bağlı İdare Örneği:
T.C.
CUMHURBAŞKANLIĞI İletişim Başkanlığı
T.C.
TARIM VE ORMAN BAKANLIĞI Orman Genel Müdürlüğü
İlgili İdare Ömeği:
T.C.

ENERJİ VE TABİİ KAYNAKLAR BAKANLIĞI 
Eti Maden İşletmeleri Genel Mūdürlüğü

İliskili İdarę Örneği:
T.C.

REKABET KURUMU BAŞKANLIĞI 
Kararlar Dairesi Başkanlığı

Yerinden Yönetim İdaresi Örneği:
T.C.

KOCAELİ BÜYÜKŞEHİR BELEDİYE BAŞKANLIĞI 
Yazı İşleri ve Kararlar Dairesi Başkanlığı

T.C.

HACETTEPE ÜNİVERSİTESİ REKTÖRLÜĞÜ
Edebiyat Fakültesi Dekanlığı


Taşra Teşkilatı İl İdaresi Örneği:
Taşra Teşkilatı İlçe İdaresi Örneği:
Dış Temsilcilik İdaresi Örneği:
Bölge Teşkilatı İdaresi Örneği:
T.C.
ERZURUM VALİLİĞİİl Emniyet Müdürlüğü
T.C.
ÇAYCUMA KAYMAKAMLIĞI İlçe Sağlık Müdürlüğü
T.C.
FATSA KAYMAKAMLIĞI İlçe Milli Eğitim MüdürlüğüDumlupınar İlkokulu 
T.C.
LONDRA BÜYÜKELÇİLİĞİ
T.C.
LEFKOŞA BÜYÜKELÇİLİĞİ
Basın Müşavirliği 
T.C.
TARIM VE ORMAN BAKANLIĞI Orman Genel MüdürlüğüAnkara Orman Bölge Müdürlüğü
T.C.
ORMAN GENEL MÜDÜRLÜĞÜAnkara Orman Bölge MüdürlüğüKızılcahamam Orman İşletme Müdürlüğü
Doğrudan Merkezi Teşkilata Bağlı Taşra Teşkilatı İdaresi Örneği:
T.C.
HAZİNE VE MALİYE BAKANLIĞI Gelir İdaresi BaşkanlığıDiyarbakır Vergi Dairesi Başkanlığı

ÖRNEK 3
21.08.2019
Türkiye Cumhuriyeti Devlet Teşkilatı NumarasıStandart Dosya Planı Kodu Belge Kayıt Numarası
Belgenin hazırlanma süreci 

(Elektronik Ortam, Zorunlu Hâl 

veya Olağanüstü Durum)

E-68103562-823.02-138739
Z-68103562-804.02-138740
O-68103562-823.02-1


ÖRNEK 4
MUHATAP ÖRNEKLERİ
Cumhurbaskanlığına Hitap Durumu:
CUMHURBAŞKANLIĞINA 
CUMHURBAŞKANLIĞI İDARİ İŞLER BAŞKANLIĞINA 
Tek Cumhurbaşkanı Yardımcısı Olması Durumu:
CUMHURBAŞKANI YARDIMCISINA 
Birden Fazla Cumhurbaşkanı Yardımcısı Olması Durumu:
CUMHURBAŞKANI YARDIMCISINA  (Sayın Adı SOYADI)
İdare Biriminin Belirtilmemesi Durumu:
MİLLİ EĞİTİM BAKANLIĞINA 
YÜKSEKÖĞRETİM KURULU BAŞKANLIĞINA 
Îdare Biriminin Belirtilmesi Durumu:
CUMHURBAŞKANLIĞI İDARİ İŞLER BAŞKANLIĞINA  (Hukuk ve Mevzuat Genel Müdürlüğü)
İÇİŞLERİ BAKANLIĞINA (Hukuk Hizmetleri Genel Müdürlüğü)
ANKARA VALİLİĞİNE (İl Milli Eğitim Müdürlüğü)

ÖRNEK 5
MUHATAP ÖRNEKLERİ
 (Adres Bilgisine, Kiși Adına ve Unvanına Yer Verilmesi Durumu)
Muhatabin Adresine Yer Verilmesi Durumu:
METEOROLOJİ GENEL MÜDÜRLÜĞÜNE Kütükçü Alibey Caddesi No:406120 Kalaba, Keçiören/ANKARA 
TÜRKİYE FUTBOL FEDERASYONUNA  TFF Hasan Doğan Milli Takımlar Kamp ve Eğitim Tesisleri  Çayağzı Köyü Riva/ Beykoz/ İSTANBUL 
Muhatabın Gerçek Kişi Olması Durumu:
Sayın Adı SOYADI Devlet Denetleme Kurulu Başkanı
Sayın Adı SOYADI Cumhuriyet Mah. Adakale Sokak No: 6/A 06430 Çankaya/ANKARA 

ÖRNEK 6/A 
MUHATAP ÖRNEKLERİ
 (Belgenin Doğrudan Bağlı/İlgili/İlişkili İdarelere Gönderilmesi Durumunda)
Bağlı İdare Örneği:
DEVLET ARŞİVLERİ BAŞKANLIĞINA 
VAKIFLAR GENEL MÜDÜRLÜĞÜNE 
İlgili İdare Örneği:
SOSYAL GÜVENLİK KURUMU BAŞKANLIĞINA 
TÜRKİYE PETROLLERİ ANONİM ORTAKLIĞI GENEL MÜDÜRLÜĞÜNE 
İlişkili İdare Örneği:
KAMU İHALE KURUMU BASKANLIĞINA 
ÖRNEK 6/B 
MUHATAP ÖRNEKLERİ
(Belge Hakkında Bağlı veya İlgili Olunan İdarenin Bilgilendirilmesi Durumunda)
Bağlı İdare Örneği:
KÜLTÜR VE TURİZM BAKANLIĞINA (Vakıflar Genel Müdürlüğü)
İlgili İdare Ömeği:
SANAYİ VE TEKNOLOJİ BAKANLIĞINA (Küçük ve Orta Ölçekli İşletmeleri Geliştirme ve Destekleme İdaresi Başkanlığı)
ENERJİ VE TABİİ KAYNAKLAR BAKANLIĞINA (Türkiye Petrolleri Anonim Ortaklığı Genel Müdürlüğü)

ÖRNEK 7
İLGİ ÖRNEĞİ
T.C.
 AİLE, ÇALIŞMA VE SOSYAL HİZMETLER BAKANLIĞI  Çalşma Genel Müdürlüğü
Sayı: E-41515602-902.02-1045421Konu : Personel Alımı Hakkında Görüş Talebi 
04.10.2019
CUMHURBAŞKANLIĞI İDARİ İŞLER BAŞKANLIĞINA (Personel ve Prensipler Genel Müdürlüğü)
..
2 satır boşluk ..
flgi 1042579 sayılı yazısı.
b) 12.09.2019 tarihli ve E-41515602-902.02-1014125 sayılı yazımiz.
c) Sosyal Güvenlik Kurumu Başkanlığının 20.09.2019 tarihli ve E-13930610-902.02-1458755 sayılı yazısi.
¢) 30.09.2019 tarihli ve E-74073113-902.02-159789 sayıl yazıniz.

………………………………
…………………………………………………………
…………………
……………………………………………………………
…

…………………………………
…
…

FEE 
-l İlgi (a) Yazı (2 Sayfa)2- İlgi (c) Yazı (1 Sayfa)
RASSOAI ere Erred 
Bu belge, güvenli elektronik imza ile imzalanmıstır.
Belge Doğrulama Kodu: ABCDE-FGHIJ-KLMNO-PRSTUV Belge Doğrulama Adresi: https://www.turkiye.gov.tr/ailevecalisma-ebys Emek Mahallesi, 17. Cadde No:13 PK:06520 Çankaya-ANKARA Bilgi için:Adı SOYADI Telefon No: (0 312) 123 45 67 Faks No: (0 312) 123 45 68Unvan e-Posta:......@ailevecalisma.gov.trÎnternet Adresi: www.ailevecalisma.gov.tr/cgm Kep Adresi: [EMAIL] Telefon No: (0312) 1234567

ÖRNEK 8
METİN ÖRNEĞİ
İlgi Olmaması Durumunda Metnin Başlangıç Noktası:
T.C.
HAZİNE VE MALİYE BAKANLIĞI Muhasebat Genel Müdürlüğü
Sayı: E-25358323-843.03-141084514.09.2019
Konu : 2018 Yılı Kesin Hesap Çalışmaları

2 satır boşluk 

Paragraf BaşıSTRATEJİ VE BÜTÇE BAŞKANLIĞINA 
1,25 cm. boşluk 2 satır boşluk 
……
………………………………………………

Adı SOYADI Bakan a.Bakan Yardımcısı
İlgi Olması Durumunda Metnin Başlangıę Noktası:
T.C.
KÜLTÜR VE TURİZM BAKANLIĞI Kültür Varlıkları ve Müzeler Genel Müdürlüğü
Sayi : E-95245679-934.01.19-1319950Konu : Malzeme Alimi Ödemesi 
22.08.2019
Adı SOYADI Kültür Varlıkları ve Müzeler Genel Müdürü

ÖRNEK 9
BİRDEN FAZLA SAYFALI BELGE ÖRNEĞİ
T.C.
ADALET BAKANLIĞI Strateji Geliştirme Başkanlığı
Sayı: E-21509278-903.06.01-595742Konu : Emeklilik Talebi (Adı SOYADI)
GÜNLÜDÜR 20.08.2019
PERSONEL GENEL MÜDÜRLÜĞÜNE 
2 satır boşluk 

İlgi : a) Adı SOYADI'nın 10.08.2019 tarihli dilekçesi.

b) Hukuk Hizmetleri Genel Müdürlüğünün 12.08.2019 tarihli ve E-50316838-901-2568799 sayılı yazısı,
1 satır boşluk 
…………

……………………………
………………………………………………
…

…………
……………………………………………………………………
*……………
……………
……………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………
………
……………………………………………………………………………………………
……………………………
………………………………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………
……………
……………………………………
……………………………………………………………………………………………
……………………………………………

……
…………………………………………………………
…………
………………
……………………………

c AAOA Unvan 
Telefon No: (0312) 1234567
1/2

……
………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………………………
……………………
………
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
…
…………………………………………………………………………………
…………………
………………………………………………
……………………………………………………………………………
……………………………

2 - 4 satır boşluk 

Adi SOYADI 
Strateji Geliştirme Başkanı

Ek:1-İlgi (a) Dilekçe (2 Sayfa)2-İlgi (b) Yazı (1 Sayfa)
Telefon No: (0312) 1234567
2/2

ÖRNEK 10
İMZA ÖRNEKLERİ
İmza Yetkisi Devrinde İmza Örneği:
Adı SOYADI Bakan a.Bakan Yardımcısı
Adı SOYADI 
Îdari İşler Başkanı a.

Destek ve Mali Hizmetler Genel Müdürü

Adı SOYADI 
Nüfus ve Vatandaşlık İşleri Genel Müdürü a.
Kimlik Kartları Daire Başkanı

Adı SOYADI Vali a.Vali Yardımcısı
Adı SOYADI Büyükşehir Belediye Başkanı a.Genel Sekreter 
Prof. Dr. Adi SOYADI Rektör a.Rektör Yardımcısı
Vekâlet Durumunda Imza Örneği:
Adı SOYADI Temel Eğitim Genel Müdür V.
Adı SOYADI Strateji Geliştirme Başkan V.
Adı SOYADI Belediye Başkan V.
Prof. Dr. Adı SOYADI Rektör V.

ÖRNEK 11
İKİ YETKİLİNİN BİRLİKTE İMZALADIĞI BELGE ÖRNEĞİ
…

…
……………
………

Adı SOYADI Genel Müdür Yardımcısı
Adı SOYADI Devlet Malzeme Ofisi Genel Müdürü
İKİDEN FAZLA YETKİLİNİN BİRLİKTE İMZALADIĞI BELGE ÖRNEĞİ
……
………………………………………
……………………………
………………………………………………………………
…………………………………………………………………
………………………


AS C Cet  n d 
RASAAA II Ihtlrred mpn Iut 
SaAO I Kalite Kontrol Daire Başkanı

ÖRNEK 12
EK ÖRNEKLERİ
Bir Adet Ek Olması Durumu:
Ek: Kararname Taslağı (13 Sayfa)
Birden Fazla Ek Olması Durumu:
Ek:
1- Yönetmelik Taslağı (12 Sayfa)
2- Dosya (1 Adet)


Ekin Liste Olarak Düzenlenmesi Durumu:
Ek: Ek Listesi (10 Adet)
Adı SOYADI Bakan 
Adi SOYADI Halk Sağlığı Genel Müdürü
Adı SOYADI Güvenlik İşleri Genel Müdürü

ÖRNEK 13
EK LİSTESİ ÖRNEĞİ
X 
*

T.C.


CUMHURBAŞKANLIĞI İDARİ İŞLER BAŞKANLIĞI Destek ve Mali Hizmetler Genel Müdürlüğü
Sayı: E-67915368-645-141116
Konu : Ulusal Elektronik Tebligat Sistemi (UETS)
Süreçleri 


26.08.2019
POSTA VE TELGRAF TEŞKİLATI ANONİM ŞİRKETİ GENEL MÜDÜRLÜĞÜNE 
İlgi : a) 14.06.2019 tarihli ve E-39998445-123.09-1963 sayılı yazınız.b) 28.06.2019 tarihli ve E-[KART_NO]sayılı yazımız.c) 18.07.2019 tarihli ve E-39998445-123.09-2463 sayılı yazınız.
……………………………

…………
……
…
…………


E: Ek Listesi (7 Adet)
Adı SOYADI 
İdari İşler Başkanı a.

Destek ve Mali Hizmetler Genel Müdürü

Bu belge, güvenli elektronik imza ile imzalanmıştır.
Belge Doğrulama Kodu: ABCDE-FGHIJ-KLMNÖ-PRSTUV Belge Doğrulama Adresi: https://www.turkiye.gov.tr/tccb-ebys Cumhurbaşkanlığı Külliyesi 06560 Beştepe-ANKARA Bilgi için:Adi SOYADI Telefon No: (0 312) 123 45 67 Faks No: (0 312) 123 45 68Unvan e-Posta: ........@tccb.gov.tr Intermet Adresi: www.tceb.gov.tr Kep Adresi: [EMAIL] Telefon No: (0312) 1234567
1/2

EK LİSTESİ
1- Ílgi (a) Yazı (3 Sayfa)

2- İlgi (b) Yazı (5 Sayfa)

3- İlgi (c) Yazı (2 Sayfa)

4- Başvuru Formu (1 Sayfa)

5- Aktivasyon Formu (1 Sayfa)

6- API Desteğine Îlişkin Taahhütname (1 Sayfa)
7- Entegrasyon Desteğine İlişkin Taahhütname (3 Sayfa)

2/2

ÖRNEK 14
DAĞITIM ÖRNEKLERİ
Ek ve Dağıtım Başlığının Birlikte Olması Durumu:
Adı SOYADI Cumhurbaşkanı Yardımcısı
Ek: İlgi (a) Yazı (1 Sayfa)
Dağıtım:
Adalet Bakanlığına 
Hazine ve Maliye Bakanlığına 

Sadece Dağıtım Başlığının Olması Durumu:
Adi SOYADI İdari İşler Başkanı
Dağıtım:Dışişleri Bakanlığına Hazine ve Maliye Bakanlığına Milli Savunma Bakanlığına 
Dağıtımın Gereği ve Bilgi Şeklinde Olması Durumu:
Adı SOYADI Bakan 
Dağıtım:
Gereği:
Hazine ve Maliye Bakanlığına 
İçişleri Bakanlığına 

Bilgi:Türkiye Büyük Millet Meclisi Başkanlığına 
Bazı Dağıtım Yerlerine Ek Konulmaması Durumu:
Adı SOYADI Sosyal Güvenlik Kurumu Başkanı
Ek:1- İlgi Yazı (1 Sayfa)2- Dosya (1 Adet)
Dağıtım:
Dışişleri Bakanlığına (Ek-1 Konulmadı)
Hazine ve Maliye Bakanlığına 
Milli Savunma Bakanlığına (Ekler Konulmadi)


ÖRNEK 15
DAĞITIM LİSTESİ ÖRNEĞİ
Dağıtımın Üst Yazının Devamında Kullanılmas: Durumu:
*

+

.

4

T.C.

CUMHURBAŞKANLIĞI İDARİ İŞLER BAŞKANLIĞI 
Destek ve Mali Hizmetler Genel Müdürlüğü

Sayı: E-67915368-010.03-141842Konu : Yönetmelik Taslağı Değerlendirme Toplantısı
28.08.2019
DAĞITIM YERLERİNE 
…………………
……………………………
…………………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………………………………
……………
…………………………………
…………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
t  e 
d 
t 
ROO  
Telefon No: (0312) 1234567
1/2

DAĞITIM LİSTESİ
Adalet Bakanlığına 

Aile, Çalışma ve Sosyal Hizmetler Bakanlığına 
Çevre ve Şehircilik Bakanlığına 
Dışişleri Bakanlığına 

Enerji ve Tabii Kaynaklar Bakanlığına 
Gençlik ve Spor Bakanlığına 
Hazine ve Maliye Bakanlığına 
Milli Eğitim Bakanlığına 

Milli Savunma Bakanlığına 
Sağlık Bakanlığına 

Sanayi ve Teknoloji Bakanlığına 
Tarım ve Orman Bakanlığına 
Ticaret Bakanlığına 

Ulaştırma ve Altyapı Bakanlığına 
Devlet Denetleme Kurulu Başkanlığına 
Milli İstihbarat Teşkilatı Başkanlığına 
Bilgi Teknolojileri ve İletişim Kurumu Başkanlığına 
Emniyet Genel Müdürlüğüne 
Gelir İdaresi Başkanlığına 
Sosyal Güvenlik Kurumu Başkanlığına 
Türkiye İş Kurumu Genel Müdürlüğüne 

Telefon No: (0312) 1234567
2/2

ÖRNEK 16
Dağıtımın Belge Eki Qlarak Kullanılması Durumu:
*

2


T.C.

CUMHURBAŞKANLIĞI İDARİ İŞLER BAŞKANLIĞI 
Destek ve Mali Hizmetler Genel Müdürlüğü

Sayı: E-67915368-010.03-141842Konu : Yönetmelik Taslağı Değerlendirme Toplantısı
28.08.2019
DAĞITIM YERLERİNE 
…………………………
.……..........…....……….…….…..
………………………………
……………………………

………
…………
……………………………………………
………………………………………
……………
……………

……………………………………………………………
……………………………
FRE 
  e (dett 
ASOI Tss c 
Bilgi için:Adı SOYADI Unvan 
CdRT-G-re Brce Cumhurbaşkanlığı Külliyesi 06560 Beştepe-ANKARA Telefon No: (0 312) 123 45 67 Faks No: (0 312) 123 45 68e-Posta: ........@tccb.gov.tr Internet Adresi: www.tccb.gov.tr Kep Adresi: [EMAIL] 
Telefon No: (0312) 1234567

EK-2
DAĞITIM LİSTESİ
Gereği:
Adalet Bakanlığına 

Aile, Çalışma ve Sosyal Hizmetler Bakanlığına 
Çevre ve Şehircilik Bakanlığına 
Dışişleri Bakanlığına 

Enerji ve Tabii Kaynaklar Bakanlığına 
Gençlik ve Spor Bakanlığına 
Hazine ve Maliye Bakanlığına 
Milli Eğitim Bakanlığına 

Milli Savunma Bakanlığına 
Sağlık Bakanlığına 

Sanayi ve Teknoloji Bakanlığına 
Tarım ve Orman Bakanlığına 
Ticaret Bakanlığına 

Ulaştırma ve Altyapı Bakanlığına 
Devlet Denetleme Kurulu Başkanlığına 
Milli İstihbarat Teşkilatı Başkanlığına 
Bilgi Teknolojileri ve İletişim Kurumu Başkanlığına 
Emniyet Genel Müdürlüğüne 
Gelir İdaresi Başkanlığına 
Sosyal Güvenlik Kurumu Başkanlığına 
Türkiye İş Kurumu Genel Müdürlüğüne 

Bilgi:Türkiye Büyük Millet Meclisi Başkanlığına 

ÖRNEK 17
OLUR ÖRNEĞİ
4***.

Sayı: E-33397501-903.07.02-141868Konu : Yurt Dışı Gõrevlendirme (Adı SOYADI)
28.08.2019
İDARİ İSLER BASKANLIĞI MAKAMINA 
ASO r  d 
OORE Adı SOYADI İdari İşler Başkanı
Ek : Davet Mektubu (2 Sayfa)
Bu belge, güvenli elektronik imza ile imzalanmıştır.
Bilgi için: Adı SOYADI Unvan 
Telefon No: (0312) 1234567

ÖRNEK 18/A 
FİZİKSEL ORTAMDA HAZIRLANAN OLUR ÖRNEĞİ GİZLİ

T.C.
İÇİŞLERİ BAKANLIĞI Emniyet Genel Müdürlüğü
Sayı: Z-11837526-951.01.01-23453211Konu : İç Güvenlik 
24.08.2019
BAKANLIK MAKAMINA 
Uygun görüşle arz ederim.
(Tarih)

Îmza 

Adı SOYADI Bakan Yardımcısı
Ímza Adı SOYADI Emniyet Genel Müdürü
OLUR (Tarih)Imza 
Adı SOYADI Bakan 
20.08.2019 Şube Müdürü: Adı SOYADI (Paraf)20.08.2019 Daire Başkanı: Adı SOYADI (Paraf)
Ayrancı Mahallesi Dikmen Caddesi No:11 06100Telefon No: (0 312) 123 45 67 Faks No: (0 312) 123 45 68e-Posta:@egm.gov.tr Internet Adresi: www.egm.gov.tr 
Bilgi için:Adi SOYADI Unvan Telefon No:(0312) 1234567
GİzLİ

ÖRNEK 18/B 
ARA KADEMELERİ İÇEREN OLUR ÖRNEĞİ
T.C.
İÇİŞLERİ BAKANLIĞI Strateji Geliştirme Başkanlığı
Sayı: E-48154937-602.02-2587945Konu : Orta Vadeli Program Hazırlanması
21.08.2019
BAKANLIK MAKAMINA 
……………………………
…………………………
………………………………………………………………………

Adi SOYADI Strateji Geliştirme Başkanı
Uygun görüşle arz ederim.Adı SOYADI Bakan Yardımcısı
OLUR Adı SOYADI Bakan 
Ek: Komisyon Üyeleri Listesi (43 Kişi)
Bu belge, güvenli elektronik imza ile imzalanmıştır.
Belge Doğrulama Kodu: ABCDE-FGHIJ-KLMNO-PRSTUV Belge Doğrulama Adresi: https://www.turkiye.gov.tr/icisleribakanligi-ebys İçişleri Bakanlığı Ek Bina Libya Cad. Becerikli Sok. No:16 06427 Ahmetler-ANKARA Bilgi için:Adi SOYADI Telefon No: (0 312) 123 45 67 Faks No: (0 312) 123 45 68Unvan e-Posta: ......@icisleri.gov.tr Internet Adresi: www.strateji.gov.tr Kep Adresi: [EMAIL] Telefon No: (0312) 1234567

ÖRNEK 19/A 
ELEKTRONİK BELGENİN YAZDIRILMASI DURUMUNDA PARAF ÖRNEĞİ
*4*A *,*

CUMHURBAŞKANI İDARİ İŞLER BAŞKANLIĞI  Hukuk ve Mevzuat Genel Müdürlüğü
Sayı: E-68244839-170.01-159411Konu : Cumhurbaşkanı Kararı
GÜNLÜDÜR 01.10.2019
DIŞİŞLERİ BAKANLIĞINA 
…………………………………
………………………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………
……………………………………………………………………………
…………………………………………………
……………………………

Adı SOYADI İdari İşler Başkan V.
Ek: Karar Sureti (1 Sayfa)
Bilgi için: Adi SOYADI Unvan 
Belge Doğrulama Kodu: ABCDE-FGHIJ-KLMNO-PRSTUV Cumhurbaşkanlığı Külliyesi 06560 Beştepe-ANKARA Telefon No: (0 312) 123 45 67 Faks No: (0 312) 123 45 68e-Posta: ........@tccb.gov.tr Internet Adresi: www.tccb.gov.tr Kep Adresi: [EMAIL] 
Telefon No: (0312) 1234567

T.C.
 CUMHURBAŞKANLIĞI İDARİ İŞLER BAŞKANLIĞI  Hukuk ve Mevzuat Genel Müdürlüğü
BELGE ÜSTVERİLERİ
Üstveri Detayları
Tarih: BelgeNo
01.10.2019: E-68244839-170.01-159411

Tarih: Belge ID
01.10.2019: FD0ED29F-BD59-424C-9257-FD1C0CDAD662

Tarih: Konu
01.10.2019: Cumhurbaşkanı Kararı

Tarih: DagitimListesi
01.10.2019: Dışişleri Bakanlığı

Tarih: Ekler
01.10.2019: Karar Sureti (1 sayfa)

Tarih: Ilgiler
01.10.2019: -

Tarih: Olusturan
01.10.2019: DETSİS Kodu: 68244839 Adı: Hukuk ve Mevzuat Genel Müdürlüğü

Tarih: DosyaAdi
01.10.2019: E-68244839-17001-159411.eyp

Tarih: SdpBilgisi
01.10.2019: Kod: 170.01 Ad: Mevzuat İşleri
Belge İmzacıları
Kişi: Adı SOYADI
Görev: İdari İşler Başkan V.
Amaç: Onay
Yetki Devreden: -
Vekalet Veren: Adı SOYADI İdari İşler Başkanı
Tarih: 01.10.2019 19:51:21
Belge Parafçıları
Kişi: Adi SOYADI
Görev: Uzman
Amaç: Paraf
Yetki Devreden: -
Tarih: 01.10.2019 09:06:27

Kişi: Adı SOYADI
Görev: Daire Başkanı
Amaç: Paraf
Yetki Devreden: -
Vekalet Veren: •
Tarih: 01.10.2019 10:41:35

Kişi: Adı SOYADI
Görev: Hukuk ve Mevzuat Genel Müdürü
Amaç: Paraf
Yetki Devreden: .
Vekalet Veren: •
Tarih: 01.10.2019 14:48:44

Kişi: Adı SOYADI
Görev: Güvenlik İşleri Genel Müdürü
Amaç: Koordinasyon
Tarih: 01.10.2019 15:34:21

ÖRNEK 19/B 
FÍZİKSEL BELGEDE PARAF ÖRNEĞİ
•4**+
*
T.C.
CUMHURBAŞKANLIĞI İDARİ İŞLER BAŞKANLIĞI Personel ve Prensipler Genel Müdürlüğü
Sayı: O-43807551-903.07.02-12Konu : Kurum Dışı Görevlendirmeler 
ACELE 20.08.2019
SAĞLIK BAKANLIĞINA 
……………………………………………………………
………
……………………
………………

……
………………………………………
…………………………………………………………………………………

Ímza Adı SOYADI Îdari İşler Başkanı
Ek: Personel Listesi (10 Kiși)
20.08.2019 Uzman : Adı SOYADI (Paraf)20.08.2019 Daire Baskanı: Adi SOYADI (Paraf)20.08.2019 Genel Müdür : Adi SOYADI (Paraf)
Cumhurbaşkanhığı Külliyesi 06560 Beştepe-ANKARA Telefon No: (0 312) 123 45 67 Faks No: (0 312) 123 45 68e-Posta: @tccb.gov.tr Internet Adresi: www.tccb.gov.tr Kep Adresi: [EMAIL] 
Bilgi için:Adi SOYADI Unvan Telefon No:(0312) 1234567

ÖRNEK 20
KOORDİNASYON ÖRNEĞİ GİZLİ

4•*
a 

Sayı: Z-41654118-951.02.02-133496Konu : Güvenlik Eylem Planı
08.08.2019
İDARİ İŞLER BAŞKANLIĞI MAKAMINA 
Ímza 
Adı SOYADI 
Güvenlik İşleri Genel Müdürü

OLUR (Tarih)
Ímza Adı SOYADI İdari İşler Başkanı
Ek : Eylem Planı (56 Sayfa)
07.08.2019Mühendis : Adi SOYADI (Paraf)07.08.2019Şube Müdürü: Adi SOYADI (Paraf)07.08.2019Daire Başkanı: Adi SOYADI (Paraf)
Koordinasyon :08.08.2019Daire Başkani : Ad: SOYADI (Paraf)
Cumhurbaşkanlığı Külliyesi 06560 Beştepe-ANKARA Telefon No: (0 312) 123 45 67 Faks No: (0 312) 123 45 68e-Posta: .............@tecb.gov.trInternet Adresi: www.tccb.gov.tr Kep Adresi: [EMAIL] TY 
GizLİ
Bilgi için:Adi SOYADI Unvan Telefon No: (0312) 1234567

ÖRNEK 21
BELGE DOĞRULAMA VE İLETİŞİM BİLGİSİ ÖRNEKLERİ
İletişim Bilgisi Bölümünde Bir Kişiye Yer Verilmesi:
Bu belge, güvenli elektronik imza ile imzalanmıştır Belge Doğrulama Kodu: GHFZE-COPSG-XOTDZ-GYKOX Belge Doğrulama Adresi: https://www.turkiye.gov.tr/tcb-ebys Cumhurbaşkanlığı Külliyesi 06560 Beştepe-ANKARA Bilgi için:Adı SOYADI Telefon No: (0 312) 123 45 67 Faks No: (0 312) 123 45 68Unvan e-Posta:......@tccb.gov.tr Internet Adresi: www.tccb.gov.tr Kep Adresi: [EMAIL] Telefon No: (0312) 1234567
İletişim Bilgisi Bölümünde Birden Fazla Kişiye Yer Verilmesi:
Bu belge, güvenli elektronik imza ile imzalanmıştır.: Belge Doğrulama Kodu: GHFZE-COPSG-XOTDZ-GYKQX

Bu belge, güvenli elektronik imza ile imzalanmıştır.: Cumhurbaşkanlığı Külliyesi 06560 Beştepe-ANKARA

Bu belge, güvenli elektronik imza ile imzalanmıştır.: Telefon No: (0 312) 123 45 67 Faks No: (0 312) 123 45 68

Bu belge, güvenli elektronik imza ile imzalanmıştır.: e-Posta: .@tcc.b.gov.tr Inte.met.Adresi: ww.tccb.gov.tr

Bu belge, güvenli elektronik imza ile imzalanmıştır.: Kep Adresi: [EMAIL]
Karekodda Bulunması Gereken Asgari Alanlar:
Belgeyi Üreten İdare: Cumhurbaşkanlığı İdari İşler BaşkanlığıBelge Sayısi: E-XXXXXXX-XXX-XXXXXX Belge Doğrulama Adresi: https://www.turkiye.gov.tr/tccb-ebys Belge Doğrulama Kodu : ABCDE-FGHIJ-KLMNO-PRSTUV 

ÖRNEK 22
BELGENİN GÖNDERİLMESİNE İLİŞKİN ZARF ÖRNEĞİ
Süreli Belge Gönderiminde Zarf Örneği:
T.C.ACELE 
CUMHURBAŞKANLIĞI İDARİ İŞLER 

BAŞKANLIĞI 

Tarih 

Sayi 

EMNİYET GENEL MÜDÜRLÜĞÜ

Devlet Mah. Înönü Bulvarı No:2
Bakanlıklar/ Çankaya/ ANKARA 

Kişiye Özel Belge Gönderiminde Zarf Örneği:
T.C. CUMHURBAŞKANLIĞI İDARİ İŞLER BAŞKANLIĞI: Tarih

T.C. CUMHURBAŞKANLIĞI İDARİ İŞLER BAŞKANLIĞI: Sayi

Kişiye Özel ve Süreli Belge Gönderiminde Zarf Örneği:
T.C.KİŞİYE ÖZEL CUMHURBAŞKANLIĞI İDARİ İŞLER Adı SOYADI BAŞKANLIĞI 
ACELE Tarih 
Sayi 
EMNİYET GENEL MÜDÜRLÜĞÜ
Devlet Mah. İnönü Bulvarı No:2
Bakanlıklar/ Çankaya/ ANKARA 
Gizlilik Dereceli Belge Gönderiminde Zarf Örneği:
İç Zarf:
GİZLİ

T.C.

CUMHURBAŞKANLIĞI İDARİ İŞLER 

BAŞKANLIĞI 

Tarih 

Sayi 

EMNİYET GENEL MÜDÜRLÜĞÜ

Devlet Mah. Înönü Bulvarı No:2
Bakanlıklar/ Cankaya/ ANKARA 
GİZLİ


Dış Zarf:
T.C.

CUMHURBAŞKANLIĞI İDARİ İŞLER 
BAŞKANLIĞI 

EMNİYET GENEL MÜDÜRLÜĞÜDevlet Mah. Inönü Bulvarı No:2Bakanlıklar/ Çankaya/ ANKARA 

ÖRNEK 23
FİZİKSEL ORTAMDA GELEN BELGENİN ETİKET/KAŞE ÖRNEĞİ
Etiket Örneği:
T.C. CUMHURBAŞKANLIĞI İDARİ İŞLER BAŞKANLIĞI Bilgi ve Belge Yönetimi Daire Başkanlığı: Belgenin Kayıt Sayısı

T.C. CUMHURBAŞKANLIĞI İDARİ İŞLER BAŞKANLIĞI Bilgi ve Belge Yönetimi Daire Başkanlığı: Belgenin Kayıt Tarihi ve Saati

T.C. CUMHURBAŞKANLIĞI İDARİ İŞLER BAŞKANLIĞI Bilgi ve Belge Yönetimi Daire Başkanlığı: HAVALE EDİLEN BİRİM/BİRİMLER
Karekodda Bulunması Gereken Asgari Alanlar:
Belgeyi Kaydeden Birim: Bilgi ve Belge Yönetimi Daire BaşkanlığıBelgenin Kayıt Sayısı: XXXXXX Belgenin Kayıt Tarihi ve Saati: XX.XX.20XX - XX:XX Havale Edilen Birim/Birimler:
Kaşe Örneği:
T.C. CUMHURBASKANLIĞI İDARİ İSLER BASKANLIĞI Bilgi ve Belge Yönetimi Daire Başkanlığı: Belgenin

T.C. CUMHURBASKANLIĞI İDARİ İSLER BASKANLIĞI Bilgi ve Belge Yönetimi Daire Başkanlığı: Kayıt Tarihi

T.C. CUMHURBASKANLIĞI İDARİ İSLER BASKANLIĞI Bilgi ve Belge Yönetimi Daire Başkanlığı: Kayıt Saati

T.C. CUMHURBASKANLIĞI İDARİ İSLER BASKANLIĞI Bilgi ve Belge Yönetimi Daire Başkanlığı: HAVALE EDİLECEK BİRİM/BİRİMLER

T.C. CUMHURBASKANLIĞI İDARİ İSLER BASKANLIĞI Bilgi ve Belge Yönetimi Daire Başkanlığı: Gereği

ÖRNEK 24
TEKİT YAZISI ÖRNEĞİ
x •,**•4
T.C.
Sayı: E-69471265-903.04-142006Konu : Tekit Yazısı

ACELE 29.08.2019
SOSYAL GÜVENLİK KURUMU BAŞKANLIĞINA 
Îlgi : 29.07.2019 tarihli ve E-69471265-903.04-134867 sayılı yazımız.
İlgi yazımıza beş gün içinde cevap verilmesi hususunda gereğini tekiden rica ederim 
Adı SOYADI İdari İşler Başkanı
Bilgi için:Adi SOYADI Unvan 
Telefon No: (0312) 1234567