Türkiye Ulusal Ajansı Çalışma Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik
YÖNETMELİKLER | 2022-10-18

18 Ekim 2022 SALI
Resmî Gazete
Sayı : 31987
YÖNETMELİK
Avrupa Birliği Eğitim ve Gençlik Programları
Merkezi Başkanlığından:
TÜRKİYE ULUSAL
AJANSI ÇALIŞMA USUL VE ESASLARI
HAKKINDA YÖNETMELİK
BİRİNCİ BÖLÜM
Başlangıç Hükümleri
Amaç ve kapsam
MADDE 1- (1) Bu Yönetmeliğin amacı; Avrupa Birliği Eğitim
ve Gençlik Programları Merkezi Başkanlığının (Türkiye Ulusal Ajansı),
çalışma usul ve esasları ile hizmet birimleri ve bu birimlerin görev, yetki
ve sorumluluklarının belirlenmesidir.
Dayanak
MADDE 2- (1) Bu Yönetmelik, 4 sayılı Bakanlıklara Bağlı,
İlgili, İlişkili Kurum ve Kuruluşlar ile Diğer Kurum ve Kuruluşların
Teşkilatı Hakkında Cumhurbaşkanlığı Kararnamesinin 68 inci maddesine
dayanılarak hazırlanmıştır.
Tanımlar
MADDE 3- (1) Bu Yönetmelikte geçen;
a) Ajans: Avrupa Birliği Eğitim ve Gençlik
Programları Merkezi Başkanlığını (Türkiye Ulusal Ajansı),
b) Avrupa Birliği Başkanı: Dışişleri Bakanlığının bağlı kuruluşu
Avrupa Birliği Başkanlığının Başkanını,
c) Bakan:
Dışişleri Bakanını,
ç) Başkan: Ajans Başkanını,
d) Genel koordinatör: Ajansta genel koordinatör
olarak istihdam edilen ve kendisine bağlı birimlerin koordinasyonundan
sorumlu personeli,
e) Komisyon: Avrupa Komisyonunu,
f) Koordinatör: Başkana veya genel koordinatöre bağlı
olarak program alanlarındaki faaliyetler ile Ajansın bilişim, bütçe ve
finansman, hukuk işleri, idari işler, iletişim, insan kaynakları, muhasebe,
veri analizi, izleme, değerlendirme, denetim, satınalma ve benzeri
hizmetlerinin yürütülmesinden ve koordine edilmesinden sorumlu birim yöneticisi
olan Ajans personelini,
g) Program: Avrupa Birliği eğitim, gençlik ve spor
programlarını,
ğ) Proje: Avrupa Birliği eğitim, gençlik ve spor
programları kapsamında Ajansa ve/veya Komisyona sunulacak ülke merkezli, yarı
ülke merkezli ve Komisyon merkezli projeleri ve faaliyetleri,
h) Ulusal Ajans: Avrupa Birliği eğitim, gençlik ve
spor programlarından yararlanan ülkelerde, programların yürütülmesi
amacıyla ve Komisyon ile imzalanan anlaşmaların hükümleri doğrultusunda,
ulusal düzeyde yetkili makamlar tarafından tesis edilmiş kuruluşu,
ı) Ulusal otorite: Avrupa Birliği eğitim, gençlik
ve spor programlarından yararlanan ülkelerde Komisyona karşı, Ulusal Ajans
tarafından programların yürütülmesini denetlemekten ve izlemekten sorumlu
yetkili makamları,
i) Yararlanıcı: Avrupa Birliği eğitim, gençlik ve
spor programları kapsamında yürütülen projelerden ve/veya bu kapsamda
yapılan faaliyetlerden yararlanan kişi ve kuruluşları,
ifade eder.
Ajansın
çalışma ilkeleri
MADDE 4- (1) Ajans, Ülkemizin Avrupa Birliği eğitim,
gençlik ve spor programlarından azami düzeyde faydalanmasını sağlamak üzere
yürütülen programların kurucu belgeleri tarafından belirlenmiş öncelik ve
hedeflerle, Ülkemizin plan ve programlarıyla uyumlu, ilgili tüm kurum ve
kuruluşlarla koordinasyon içerisinde, verimlilik, açıklık, şeffaflık ve
tarafsızlık ilkelerine bağlı olarak faaliyet gösterir.
(2) Ajans, çalışmalarını iç mevzuatı ve Komisyon
ile yapılan anlaşmaları dikkate almak suretiyle yürütür.
İKİNCİ BÖLÜM
Ajansın Görevleri, Teşkilatı ve Birimlerinin Görev
ve Yetkileri
Ajansın
görevleri
MADDE 5- (1) Ajansın görevleri şunlardır:
a) Avrupa Birliği eğitim, gençlik ve spor
programlarını Ülkemizde duyurmak ve tanıtmak.
b) Programlara katılım çalışmalarını yürütmek,
koordine etmek ve izlemek.
c) Ajansın gerçekleştirdiği çalışmalar hakkında
Komisyona ve ulusal otoriteye raporlar sunmak.
ç) Program uygulamaları hakkında Avrupa Komisyonu
ile gerekli görüşmeleri yapmak, uygulama sözleşmelerini imzalamak.
d) Programlar kapsamındaki ülke merkezli
faaliyetleri, söz konusu faaliyetler için yapılan anlaşmalar ve ilgili
diğer mevzuat çerçevesinde idare etmek.
Ajansın
teşkilatı
MADDE 6- (1) Ajans; Başkanın başkanlığında genel
koordinatörlükler, koordinatörlükler ve denetçilerden oluşur. Ajansa
verilen görevlerin yerine getirilmesini sağlamak üzere yeterli sayıda genel
koordinatör, koordinatör, uzman, uzman yardımcısı, mütercim, denetçi,
avukat, büro görevlisi, sekreter ve diğer personel istihdam edilir.
(2) Ajansın teşkilat şeması EK-1’de yer alır.
Başkan
MADDE 7- (1) Başkan, Ajansın sevk ve idaresi ile programlar
için kullanılacak Avrupa Birliği fonlarının Komisyon tarafından belirlenen
program kurallarına uygun şekilde yönetilmesinden sorumludur. Ajansın
harcama yetkilisi Başkandır. Başkan, yapılan anlaşmaların uygulanmasından
Avrupa Birliği Başkanına karşı sorumludur. Başkanın görev ve yetkileri
şunlardır:
a) Ajansa verilen görevlerin yerine getirilmesiyle
ilgili her türlü çalışmayı izlemek ve değerlendirmek.
b) Ajansın, mali ve idari sorumluluklarını yerine
getirebilecek yapıya ve donanıma sahip olmasını sağlamak.
c) Ajansın uygulayacağı genel politika önerileri
ile çalışma usul ve esaslarına dair kararlar almak.
ç) Avrupa Birliği fonlarının Ajans tarafından etkin
ve yerinde kullanılmasını sağlamak için gerekli tedbirleri almak.
d) Ajansın çalışma planını oluşturmak, proje
tekliflerini değerlendirmek ve seçilmesi ile ilgili usul ve esasları tespit
etmek.
e) Avrupa Birliği eğitim, gençlik ve spor
programlarına katılıma ilişkin engelleri ve riskleri tespit ederek bunları
ortadan kaldıracak ve/veya riskleri asgari seviyeye indirecek tedbirleri
almak.
f) Avrupa Birliği eğitim, gençlik ve spor
programlarının uyumlu bir şekilde yürütülmesini sağlamak.
g) Komisyon ile uygulama anlaşmaları ve ülke
merkezli faaliyet anlaşmaları imzalamak ve bu anlaşmaların Ajans tarafından
uygulanmasını sağlamak.
ğ) Programlar çerçevesinde Ajans tarafından
yararlanıcılarla gerekli sözleşmeleri imzalamak ve programlardan yararlanma
hakkını kazananlara hibe ödemesi yapılmasını sağlamak.
h) Avrupa Birliği fonlarının yönetilmesinde ve
programlarının uygulanmasında ortaya çıkabilecek çıkar çatışmalarının
önlenmesi amacıyla Avrupa Birliği mevzuatı ve Komisyon ile yapılan anlaşma
hükümleri çerçevesinde gerekli tedbirleri almak.
ı) Genel koordinatörlükler ve koordinatörlüklerin
uyumlu, verimli, disiplinli ve düzenli biçimde çalışmasını temin etmek.
i) Ajansta istihdam edilen ve edilecek personel ile
ilgili olarak Bakana teklif sunmak.
j) Ajansı, yararlanıcılar ile Komisyon nezdinde
temsil etmek, Ajansın görev alanına giren konularda söz konusu kişi ve
kuruluşlarla, Komisyonla ve programlara katılan ülkelerin programları
yürüten ulusal ajanslarıyla iş birliğini sağlamak.
k) Ajans personelinin yurt içi geçici
görevlendirmelerini yapmak.
l) Ajans personelinin mali, sosyal ve özlük hakları
ile ilgili her türlü belgeyi hazırlamak, onaylamak ve ilgili mercilere
göndermek veya sevk etmek.
m) Ajansın faaliyetleri ile ilgili olarak, gerekli
görüldüğünde teknik, mali ve hukuki danışmanlık hizmeti almak.
(2) Başkan, gerektiğinde sınırları açıkça
belirlenmek kaydıyla yetkilerinin bir kısmını yazılı olarak astlarına
devredebilir.
Genel
koordinatörlükler
MADDE 8- (1) Genel koordinatörlükler, Ajansın Avrupa
Birliği eğitim, gençlik ve spor programları ile ilgili faaliyetlerini ve
destek hizmetlerini yürüten ana hizmet birimleridir. Her bir genel
koordinatörlük bir genel koordinatörden, ihtiyaca göre belirlenen sayıda
koordinatörlüklerden, yeterli sayıda uzman, uzman yardımcısı ve diğer
görevlilerden oluşur. Genel koordinatörlüklerin görevleri şunlardır:
a) Koordinatörler, uzmanlar ve diğer personel
arasındaki iş bölümünü yapmak ve gerekli koordinasyonu sağlamak.
b) Komisyon tarafından düzenlenen resmi ve gayri
resmi toplantılara iştirak etmek, toplantılarda görüş bildirmek ve bu
amaçla toplantıdan makul bir süre öncesinde görüş ve önerilerin
oluşturulmasını sağlamak.
c) Programlarla ilgili seminer, konferans ve
eğitimlere katılım konularını organize ve koordine etmek.
ç) Program çalışmalarının, ulusal düzeydeki eğitim,
gençlik ve spor programları ile koordinasyon içinde yürütülmesini sağlamak.
d) Programların potansiyel yararlanıcılarının
bilgilendirilmesi, koordine edilmesi ve eğitimleri gibi hususları organize
etmek.
e) Komisyon tarafından istenen yıllık çalışma
planının hazırlanması ile ilgili çalışmaları koordine etmek.
f) Ülke merkezli projeler ve faaliyetlerle ilgili
her türlü dokümanın ve harcamanın usulüne uygun ve doğru yapıldığını
kontrol etmek ve gerektiğinde onaylamak.
g) Program ve proje sonuçlarının yaygınlaştırılması
ile ilgili çalışmalar yapmak.
ğ) Proje başvurularının değerlendirilmesine ilişkin
bağımsız dış uzman görevlendirmek ve gerektiğinde bu dış uzmanlara ödeme
yapılması ile ilgili çalışmaları yürütmek.
h) Proje başvurularını almak, değerlendirilmesini
sağlamak ve değerlendirme sonuçları hakkında karar alınmak üzere
değerlendirme komitesine sunmak.
ı) Gerekli görüldüğünde proje başvurularının
değerlendirilmesi aşamasında mali yeterliliğinin incelenmesi amacıyla
tedbirler almak.
i) Başvurulardan kabul edilmiş olanların sözleşme
sürecini takip etmek.
j) Her bir proje seçim dönemi için projelerin
yerinde incelenmesini içeren bir plan ile denetim planını, Ajansın izleme
ve denetimden sorumlu birimi ile koordinasyon halinde oluşturmak.
k) Proje başvurularının mali, teknik ve idari
işlemlerini kontrol etmek.
l) Birimler tarafından hazırlanan teknik ve mali
raporları kontrol ve kabul etmek.
m) İnternet sayfası da dâhil, Ajansın yayınladığı
tüm belgelerde genel koordinatörlük ilgi alanına giren bilgilerin
doğruluğunu ve güncelliğini sağlamak ve korumak.
n) Genel koordinatörlük bünyesinde bulunan
programların yürütülmesine yönelik destek hizmetlerinin yerine
getirilmesini sağlamak.
o) Başkan tarafından verilecek diğer görevleri
yapmak.
Bilişim
Koordinatörlüğü
MADDE 9- (1) Bilişim Koordinatörlüğü, bir koordinatör ve
yeterli sayıda uzman, uzman yardımcısı ile diğer personelden oluşur ve bir
genel koordinatöre bağlı olarak çalışır. Bilişim Koordinatörlüğünün görevleri
şunlardır:
a) Ajansın görevlerini etkin, verimli ve güvenli
biçimde yerine getirebilmesini temin etmek amacıyla gerekli bilişim
sistemlerini tasarlamak, geliştirmek, yürütmek ve teknolojik gelişmelere
uyumlu olacak şekilde güncellemek.
b) Programların ve faaliyetlerin sözleşmeye ilişkin
yönetimi ile mali ve idari yönetimi için Komisyon tarafından sağlanan ortak
yönetim araçlarının kullanımını ve bakımını tesis etmek ve desteğini
sağlamak.
c) Ajansın internet ağı üzerinden bilgi akışını
düzenli bir şekilde yapmak, internet sitesi oluşturmak ve güncellenmesini
sağlamak.
ç) Birimlerden gelen yazılım ihtiyaçlarını
değerlendirerek gerçekleştirilmesi için planlama yapmak ve projeler
hazırlamak.
d) Gelişen teknolojilerin takibini yapmak ve yeni
teknolojiler aracılığı ile veri toplama süreçlerini organize etmek.
e) Veri ambarı, veri madenciliği ve iş zekâsı
çalışmaları için gerekli olan bilişim altyapısını kurmak.
f) Geliştirilen ve dışarıdan temin edilen
yazılımların kullanıcı eğitimlerini vermek.
g) Elektronik Belge Yönetim Sistemi ve e-imza
kullanımını sağlamak.
ğ) Yazılımların bakım, destek, güncelleme ve
uyarlama süreçlerini yönetmek.
h) Veri merkezinin tüm altyapısını planlamak,
kurmak ve işletmek.
ı) Sistemin ve ağların 7 gün 24 saat kesintisiz
çalışmasını sağlamak.
i) Sunuculara erişim denetimini ve ağ güvenliğini
sağlamak.
j) 4/5/2007 tarihli ve 5651 sayılı İnternet
Ortamında Yapılan Yayınların Düzenlenmesi ve Bu Yayınlar Yoluyla İşlenen
Suçlarla Mücadele Edilmesi Hakkında Kanun ve ilgili diğer mevzuat hükümleri
gereğince internet trafiğini izlemek ve kaydını tutmak.
k) Ajansın görev alanına giren konularda, müstakil
veri tabanı veya Komisyon ve programlara katılan ülkelerle ortak veri
tabanları ve yazılımlar oluşturmak ve kullanılmasına ilişkin işlemleri yürütmek.
l) Tüm bilgi sistemlerinin veri tabanı
performansını ölçmek, değerlendirmek ve bakımlarını yapmak.
m) Felaket kurtarma merkezi kurulum ve yerleşim
planlarını hazırlamak, revize etmek, kurmak ve yönetmek.
n) Bilgi güvenliği yönetim sistemini kurmak,
sürdürülebilirliğini sağlamak, iyileştirmek ve geliştirmek.
o) Başkan veya ilgili genel koordinatör tarafından
verilecek diğer görevleri yapmak.
Bütçe ve
Finansman Koordinatörlüğü
MADDE 10- (1) Bütçe ve Finansman Koordinatörlüğü bir
koordinatör ve yeterli sayıda uzman, uzman yardımcısı ile diğer personelden
oluşur ve bir genel koordinatöre bağlı olarak çalışır. Bütçe ve Finansman
Koordinatörlüğünün görevleri şunlardır:
a) Ajansın gelir-gider tahminlerini yapmak ve
bütçesini hazırlamak.
b) Doğru mali yönetimin sağlanması amacıyla
8/5/2021 tarihli ve 31478 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanan Türkiye Ulusal
Ajansı Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği, Komisyon ile Ajans arasında imzalanan
anlaşmalardan kaynaklanan sözleşme yükümlülükleri ve ülke merkezli
faaliyetlerin yürütülmesine ilişkin Avrupa Birliği mali mevzuatı
çerçevesinde bütçe tahsisatını yapmak ve denetlemek.
c) Bütçe tahsisatının kullanımını takip etmek ve
detaylı bir denetime elverişli analitik bir muhasebe sistemini tesis etmek.
ç) Ajansın bütçesine, yıllık iş programına,
gelir-gider kesin hesaplarına, yıllık raporuna ve diğer raporlarına ilişkin
işlemlerini yapmak, gerekli hallerde sözleşme sınırları dâhilinde bütçe
kalemleri arasında aktarma yapılmasına ilişkin çalışmaları yürütmek.
d) Bir önceki mali yıla ait konsolide edilmiş gelir
tablolarını, bilançoları ve yıllık faaliyetleri esas alan kapsamlı mali
tabloları içeren yıllık raporun hazırlanarak, en geç bir sonraki yılın
Şubat ayının sonuna kadar bilgi için ilgili yerlere gönderilmesine ilişkin
çalışmaları yapmak ve bütçenin ibrası ile ilgili işlemleri yapmak.
e) Programlarla ilgili mali raporların zamanında
Komisyona sunulmasını ve kesin mali hesapların bağımsız ve yetkili kişi
ve/veya kuruluşlar tarafından tasdik edilmesini sağlamak.
f) Ajansın hesap planları ve muhasebe kayıtlarıyla
ilgili işlemleri yürütmek.
g) Ajans gelirlerinin tahsili ve takibine ilişkin
işlemleri yürütmek, nakit varlığını yönetmek ve muhafaza etmek.
ğ) Ajans harcamalarının ve gelirlerinin, bütçe
doğrultusunda, Komisyon ile Ajans arasında yapılan anlaşma metinlerinden
kaynaklanan sözleşme yükümlülüklerine ve bu çerçevede Avrupa Birliği mali
mevzuatına ve ilgili iş programında belirtilen harcama usul ve esaslarına
uygun olarak gerçekleştirilmesini sağlamak.
h) Ajansın mali işleri ile ilgili arşiv
faaliyetlerini yürütmek.
ı) Planlanan işlerin bütçeye ve finansman
imkânlarına uygunluğunu kontrol etmek ve bütün harcama beyanlarının usulüne
uygun şekilde düzenlenmiş olmasını sağlamak.
i) Başkan veya ilgili genel koordinatör tarafından
verilecek diğer görevleri yapmak.
Hukuk
İşleri Koordinatörlüğü
MADDE 11- (1) Hukuk İşleri Koordinatörlüğü, Başkana bağlı
olarak çalışır. Hukuk İşleri Koordinatörlüğü, bir koordinatör ve yeterli
sayıda uzman, uzman yardımcısı, avukat ve diğer personelden oluşur. Hukuk
İşleri Koordinatörlüğünün görevleri şunlardır:
a) Ajansa hukuki danışmanlık yapmak, Ajansın
menfaatlerini koruyucu ve anlaşmazlıkları önleyici hukuki tedbirleri
zamanında almak.
b) Ajansla ilgili her türlü uyuşmazlığı adli ve
idari merciler ile icra dairelerinde takip etmek, savunmak ve çözülmesi
amacıyla Ajansı temsil etmek, gerektiğinde yasal yollara başvurulmasına
ilişkin işlemleri yürütmek.
c) Ajansın üçüncü kişilerle olan alacak, hak ve
borçları hakkındaki işlemleri yürütmek.
ç) Ajansın görev alanıyla ilgili mevzuata ilişkin
hazırlık ve değişiklik çalışmaları yapmak, programları ilgilendiren
konularda diğer kurum ve kuruluşlarca hazırlanan hukuki düzenlemelere
yönelik Ajans görüşünü oluşturmak.
d) Ajansın görev alanına giren hususlarla ilgili
mevzuatı derlemek ve değerlendirmek.
e) Hukuki konularda araştırma ve incelemeler
yapmak.
f) Ajansın birimlerince talep edilen ve Başkanın
uygun gördüğü konularda hukuki görüş vermek.
g) Diğer birimler tarafından hazırlanan hukuki
düzenlemeleri incelemek ve ilgili birimlere görüş bildirmek.
ğ) Ajansın yapacağı sözleşmeler ile ilgili gerekli
çalışmaları yapmak.
h) Başkan tarafından verilecek diğer görevleri
yapmak.
İdari
İşler Koordinatörlüğü
MADDE 12- (1) İdari İşler Koordinatörlüğü bir koordinatör,
yeterli sayıda uzman, uzman yardımcısı ve diğer personelden oluşur ve bir
genel koordinatöre bağlı olarak çalışır. İdari İşler Koordinatörlüğünün
görevleri şunlardır:
a) Ajansın genel arşiv hizmetlerini yapmak.
b) Ajansın hizmetleri için gerekli araç, gereç,
malzeme, gayrimenkul ve diğer ihtiyaç ve hizmetleri kiralamak ve satın
alınması ile ilgili hazırlık, talep ve gerçekleştirme işlemlerini yürütmek.
c) Temizlik, aydınlatma, ısıtma, bakım, tamir,
güvenlik, ulaşım ve yemek gibi hizmetleri sağlamak.
ç) Genel evraka ilişkin işlemleri ve arşivleme
faaliyetlerini yürütmek.
d) Ajansa ait demirbaş kayıtlarını ve diğer
kayıtları tutmak.
e) Santral ve danışma hizmetlerini yürütmek.
f) Başkan veya ilgili genel koordinatör tarafından
verilecek diğer görevleri yapmak.
İletişim
Koordinatörlüğü
MADDE 13- (1) İletişim Koordinatörlüğü, bir koordinatör ve
yeterli sayıda uzman, uzman yardımcısı ile diğer personelden oluşur ve bir
genel koordinatöre bağlı olarak çalışır. İletişim Koordinatörlüğünün
görevleri şunlardır:
a) Ajansın kurumsal iletişim kapsamındaki
faaliyetlerini yürütmek.
b) Programlardan yararlanma düzeyinin ve
yararlanıcı çeşitliliğinin artırılması için programların hedef kitlesindeki
kişi ve kurumları tespit ve analiz etmek,
çeşitli iletişim kanalları kullanılarak programların tanıtımı ile
programlara başvuru aşamasına kadar olan bilgilendirme, yönlendirme, destek
süreçleri de dâhil olmak üzere gerekli çalışmaları genel koordinatörlükler
ve koordinatörlükler ile iş birliği içerisinde yapmak.
c) Programlar kapsamında uygulanmakta olan veya
uygulanmış projelerin sonuçlarının yaygınlaştırılması ve kullanılması
konusunda iyi uygulama olacak projelerin belirlenmesi ile ilgili
çalışmaları ve seminer, etkinlik, sektörel toplantı, fuar, yerinde izleme,
kurum ve kuruluşlarla görüşmeler gibi faaliyetleri yürütmek.
ç) Genel koordinatörlükler ve koordinatörlükler ile
iş birliği içerisinde, programlara ilişkin bilgiler ile proje sonuçlarının
yaygınlaştırılması ve sonuçların kullanımına yönelik bilgileri içeren
basılı, görsel, işitsel ve dijital tanıtım, bilgilendirme, yaygınlaştırma
dokümanları ile diğer uygun içerik ve malzemeleri hazırlamak, oluşturmak ve
üretimlerini sağlamak.
d) Ajansın sosyal medya hesaplarını yönetmek.
e) Çağın gereklerine uygun olarak yeni medyayı da
içeren iletişim araçlarını kullanmak.
f) Komisyonun programlar hakkında düzenlediği
bilgilendirme etkinlikleri ile iletişim, yaygınlaştırma ve sonuçların
kullanımı ile ilgili düzenlediği toplantı, seminer, bilgilendirme gibi
çalışmalara katılım olmasını sağlamak.
g) Ajansın kişi, kurum, kuruluş ve basın
organlarıyla ilişkilerini yürütmek.
ğ) Ajansın faaliyetleri hakkındaki görsel ve yazılı
medyayı izlemek, derlemek ve değerlendirmek, Başkan tarafından gerekli
görülenler için cevap hazırlamak.
h) Ajansın faaliyetleriyle ilgili olarak Başkanın
izni ve talimatıyla kamuoyunu bilgilendirmek.
ı) Ajansın faaliyetleri ile ilgili olarak
kamuoyundan gelen talepleri Başkana iletmek.
i) Başkan veya ilgili genel koordinatör tarafından
verilecek diğer görevleri yapmak.
İnsan
Kaynakları Koordinatörlüğü
MADDE 14- (1) İnsan Kaynakları Koordinatörlüğü bir
koordinatör, yeterli sayıda uzman, uzman yardımcısı ve diğer personelden
oluşur ve bir genel koordinatöre bağlı olarak çalışır. İnsan Kaynakları Koordinatörlüğünün
görevleri şunlardır:
a) Ajansın iş ve insan kaynakları planlaması ve
personel politikasıyla ilgili çalışmaları yapmak.
b) Ajanstaki personelin görevlerini ve iş
tanımlarını hazırlamak.
c) Ajansın hizmetlerinin daha etkin ve verimli bir
şekilde yürütülmesini sağlayacak personel sayılarını tespit etmek üzere iş
yükü analizlerini yapmak.
ç) Ajansın iş akışının rasyonel bir şekilde
gerçekleştirilmesinin sağlanması için üstlenilen görevler ile bunların
dağılımı ve kaynakların kullanılış şekilleri ve metotları konusunda
inceleme ve araştırmalar yapmak.
d) Ajansın organizasyon yapısını kaliteli hizmet
yürütülmesini sağlayacak düzeyde geliştirmeye yönelik çalışmaları yapmak.
e) Performans değerlendirme kriterleri tespitine
yönelik çalışmalar yapmak ve kriterleri güncellemek, bu çerçevede hizmet
içi eğitim verilmesini sağlamak.
f) Ajans bünyesinde görev yapan personelin
sözleşme, görevde yükselme, görevlendirme, izin, özlük işlemleri gibi
personel ile ilgili her türlü hizmeti yürütmek.
g) Ajans personelinin ücretleri, sağlanacak sosyal
ve mali yardımlarla ilgili hususlarda araştırma ve çalışmalar yapmak.
ğ) Personelin seçilme usul ve esasları, disiplin ve
sicil amirlerinin tespiti ile personele ilişkin diğer mevzuat çalışmalarını
yürütmek ve uygulanmasını sağlamak.
h) Ajans personelinin ve bakmakla yükümlü oldukları
kişilerin sağlık hizmetlerinden yararlanmalarını sağlamak.
ı) Ajans personeli özlük dosyaları ile ilgili
arşivleme hizmetlerini yapmak.
i) Başkan veya ilgili genel koordinatör tarafından
verilecek diğer görevleri yapmak.
İzleme ve
Denetim Koordinatörlüğü
MADDE 15- (1) İzleme ve Denetim Koordinatörlüğü, bir
koordinatör ve yeterli sayıda uzman, uzman yardımcısı ile diğer personelden
oluşur ve Ajans Başkanına bağlı olarak çalışır. İzleme ve Denetim
Koordinatörlüğünün görevleri şunlardır:
a) Hibe desteği alan projelerin program kurallarına
uygun şekilde yürütülmesi için projelerin izlenmesi, yerinde kontrolü,
denetimi ve benzeri faaliyetleri, program birimleri ve gerektiğinde Bütçe
ve Finansman Koordinatörlüğü ile iş birliği halinde gerçekleştirmek.
b) Projelerin izlenmesi, yerinde kontrolü ve
denetimine ilişkin rehber ve dokümanları hazırlamak, analiz ve
değerlendirme çalışmalarını yapmak.
c) Projelerin kalitesinin artırılmasına yönelik
çalışmalara katkı sağlamak.
ç) İletişim Koordinatörlüğü ve program birimleri
ile eşgüdüm halinde tespit edilen öncelikli hedef gruplarına, devam etmekte
olan projelerin izleme ve denetim faaliyetlerinden elde edilen sonuçlar
doğrultusunda, kaliteli proje hazırlama konusunda gerekli yardım ve desteği
sağlamak.
d) Başkan tarafından verilecek diğer görevleri
yapmak.
Program
Koordinatörlükleri
MADDE 16- (1) Program Koordinatörlükleri, Avrupa Birliğinin
eğitim, gençlik ve spor alanlarındaki programlarının yürütülmesi için gençlik
çalışmaları, gençlik hareketlilik, mesleki eğitim, okul eğitimi, yetişkin
eğitimi ve yükseköğretim koordinatörlükleri ile programların gerektirmesi
durumunda kurulması gerekebilecek koordinatörlükleri kapsar. Her bir
koordinatörlük, bir koordinatör ve yeterli sayıda uzman, uzman yardımcısı
ile diğer personelden oluşur ve bir genel koordinatöre bağlı olarak
çalışır. Koordinatörlüklerin görevleri şunlardır:
a) Görev alanına giren faaliyetleri yürütmek ve
ilgili her türlü çalışmayı koordine etmek.
b) Programlar ve faaliyetler hakkında seçim
kıstasları, başvuru süreci ve yararlanma konularında ilgili taraflara bilgi
sağlamak.
c) Komisyon tarafından düzenlenen resmi ve gayri
resmi toplantılara iştirak etmek ve toplantılarda görüş bildirmek, bu
amaçla toplantıdan makul bir süre öncesinde görüş ve önerilerin
oluşturulmasını sağlamak.
ç) Programlarla ilgili seminer, konferans ve
eğitimlere katılım konularını organize ve koordine etmek.
d) Faaliyet alanına ilişkin yıllık çalışma planı
ile genel koordinatörlük tarafından istenen diğer çalışma planlarını
hazırlamak.
e) Faaliyet alanına ilişkin hibe desteği
başvurularının tüm işlemlerini, Komisyon tarafından sağlanan yönetim
araçlarında tutmak.
f) Komisyon tarafından belirlenen esaslara göre proje
başvurularının mali yeterliliğini incelemek.
g) Faaliyet alanı kapsamındaki başvuruların teknik
ve/veya ön değerlendirilmesi ile ilgili her türlü çalışmayı sonuçlandırmak.
ğ) Kabul edilen veya reddedilen başvuruların kabul
edildiğine ve reddedildiğine dair gerekçeli bildirim yapmak.
h) Faaliyet alanı kapsamında desteklenmek üzere
seçilen başvuru sahipleri ile hibe sözleşmesi yapılmasına yönelik her türlü
çalışmayı sonuçlandırmak.
ı) Hibe desteği verilen projelerin Komisyon
tarafından belirlenen esaslara göre işlemlerini takip etmek.
i) Hibe desteği verilen projelerin izlenmesi,
teknik kontrolü, raporlanması ve değerlendirilmesi ile ilgili her türlü
çalışmayı sonuçlandırmak.
j) Faaliyet alanı ile ilgili örnek projeler
konusunda kurumsal çalışmalara ve potansiyel proje başvurusu sahiplerine
destek sağlamak.
k) Özellikle başarılı projelerin sonuçlarının yurt
içinde ve yurt dışında yaygınlaştırılmasına, İletişim Koordinatörlüğü ile
iş birliği içinde destek vermek.
l) Devam etmekte olan projelerin yerinde incelenmesi
kapsamında İzleme ve Denetim Koordinatörlüğü ile koordinasyon içinde
çalışmak.
m) Faaliyet alanı kapsamındaki projeler ve
faaliyetler hakkında istatistik ve raporlama çalışmalarına Veri Analizi
Koordinatörlüğü ile iş birliği içinde katkı sağlamak.
n) Faaliyet alanlarının tanıtımı ile ilgili
broşürlerin ve süreli yayınların hazırlanması çalışmalarını İletişim Koordinatörlüğü
ile iş birliği halinde koordine etmek.
o) İnternet sayfası da dâhil, Ajansın yayınladığı
tüm belgelerde programla ilgili bilgilerin güncelliğini sağlamak.
ö) Başkan veya ilgili genel koordinatör tarafından
verilecek diğer görevleri yapmak.
Satınalma
Koordinatörlüğü
MADDE 17- (1) Satınalma Koordinatörlüğü, bir koordinatör ve
yeterli sayıda uzman, uzman yardımcısı ile diğer personelden oluşur ve bir
genel koordinatöre bağlı olarak çalışır. Satınalma Koordinatörlüğünün
görevleri şunlardır:
a) 10/11/2012 tarihli ve 28463 sayılı Avrupa
Birliği Eğitim ve Gençlik Programları Satınalma Yönetmeliği ve ilgili diğer
mevzuat doğrultusunda harcama birimleri adına ilgili birimlerin,
ihtiyaçları olan mal, hizmet ve yapım işleri ile ilgili satınalma
işlemlerini yerine getirmek.
b) Alım işlemlerinin tamamlanması akabinde gerekli
evrakları harcama birimlerine teslim etmek.
c) Harcama birimleri adına, iş bitiminde,
teminatların iadesini ve isteklilerin iş deneyim belgelerini düzenlemek.
ç) Başkan veya ilgili genel koordinatör tarafından
verilecek diğer görevleri yapmak.
Veri
Analizi Koordinatörlüğü
MADDE 18- (1) Veri Analizi Koordinatörlüğü, bir koordinatör
ve yeterli sayıda uzman, uzman yardımcısı ile diğer personelden oluşur ve
Ajans Başkanına bağlı olarak çalışır. Veri Analizi Koordinatörlüğünün
görevleri şunlardır:
a) Programlara başvuranlar, hibe desteği alan
yararlanıcılar ve katılımcılar için bir takip sistemi geliştirmek, takip
sistemindeki sonuçları kayıt altına almak, analiz etmek ve programlara
yönelik değerlendirme ve etki analizi çalışmaları düzenlemek,
yararlanıcılara yönelik genel araştırmalar yapmak.
b) Ajans faaliyetleri ile ilgili diğer bilgi ve
verileri toplamak, tasnif etmek, istatistiki kayıt işlemlerini yapmak,
analiz etmek ve yorumlamak.
c) Programlara yönelik diğer kurum ve kuruluşlar
veya gerçek kişiler tarafından talep edilen istatistiki verileri, kurumun
veri paylaşımı konusundaki politikalarına ve kişisel verilerin korunmasına
yönelik Avrupa Birliği Komisyonunun ve ülke mevzuatlarının gerekliliklerine
uygun olarak hazırlamak ve paylaşmak.
ç) İş programı, yıllık rapor ve benzeri raporları
diğer ajans birimleri ile birlikte hazırlamak, raporların hazırlanmasında
gerekli koordinasyonu sağlamak, iş programı kapsamında belirlenen hedefleri
takip etmek ve kurum içi raporlama yapmak.
d) Proje yönetim sürecinde Avrupa Birliği Komisyonu
sistemlerinde takip edilmesi gereken prosedürleri izlemek, süreçte yaşanan
gecikmeleri veya hatalı uygulamaların tespit edilerek ilgili birimlere
raporlama yapmak.
e) Görev alanı ile ilgili konularda diğer ulusal
ajanslarla gerçekleştirilecek iş birliği kapsamında yürütülecek proje ve
faaliyetlere katılım sağlamak.
f) Ülke ihtiyaçlarına ve kalkınma programlarına
destek sağlayacak saha araştırmaları, sektörel analiz çalışmaları da dâhil
olmak üzere, Ajansın görev alanıyla ilgili araştırma ve geliştirme
faaliyetlerini yürütmek.
g) Ajansın risk yönetimi sürecine katkı sağlamak.
ğ) Ajansa mali katkı ve hibe desteği sağlayacak
projelere yönelik çalışmaları yürütmek.
h) Ajans tarafından yürütülen programlara yönelik
politika yapıcı otoriteler ile iş birliğini sağlamak, politikaları takip
ederek raporlamak ve programlardan elde edilen sonuçların politika
yapıcılar ve paydaşlarla paylaşılmasına yönelik faaliyetleri planlamak.
ı) Ajansın görev alanına giren konularda Avrupa
Birliği Komisyonu başta olmak üzere diğer kurum ve kuruluşlar tarafından
hazırlanan raporlara katkı sağlamak.
i) Ajans birimlerince yapılan her türlü toplantı,
dokümantasyon hazırlama, sunum, değerlendirme, politika belirleme gibi
çalışmalarda gerekli veri desteğini sağlamak.
j) Ajans tarafından ihtiyaç duyulan belgelerin
çevirilerini yapmak, yapılan çevirilerin uygunluğunu denetlemek ve ilgili
altyapı ve envanter çalışmalarını yürütmek.
k) Başkan tarafından verilecek diğer görevleri
yapmak.
Denetçiler
MADDE 19
- (1) Başkana bağlı olarak çalışan
denetçiler iç denetim, inceleme, ön inceleme ve soruşturma faaliyetini
yerine getirirler. Denetçilerin görevleri şunlardır:
a) Ajansın tüm birimlerinin çalışmaları ve
işlemleriyle ilgili olarak denetim, inceleme, ön inceleme ve soruşturma
işlemlerini yapmak.
b) Ajansın faaliyet ve işlemlerinin ilgili
kanun, tüzük, yönetmelik ve diğer
düzenlemelere uygunluğunu denetlemek.
c) Ajansın iç kontrol süreçlerinin sistem
denetimini yapmak.
ç) Ajansın risk yönetimini yapmak.
ÜÇÜNCÜ BÖLÜM
Çeşitli ve Son
Hükümler
Yürürlükten
kaldırılan mevzuat
MADDE 20- (1) 14/1/2004 tarihli ve 25346 sayılı Resmî
Gazete’de yayımlanan Avrupa Birliği Eğitim ve Gençlik Programları Merkezi
Başkanlığı Çalışma Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik yürürlükten
kaldırılmıştır.
Yürürlük
MADDE 21
- (1) Bu Yönetmelik yayımı
tarihinde yürürlüğe girer.
Yürütme
MADDE 22- (1) Bu Yönetmelik hükümlerini Avrupa Birliği
Eğitim ve Gençlik Programları Merkezi Başkanı yürütür.
Eki için tıklayınız