Spor Kulüplerinin Genel Kurul ve Yönetim Kurulu Toplantılarının Elektronik Ortamda Yapılmasına İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik
YÖNETMELİKLER | 2022-11-10

10 Kasım 2022 PERŞEMBE
Resmî Gazete
Sayı : 32009
YÖNETMELİK
Gençlik ve Spor Bakanlığından:
SPOR KULÜPLERİNİN GENEL KURUL VE YÖNETİM KURULU
TOPLANTILARININ ELEKTRONİK ORTAMDA YAPILMASINA
İLİŞKİN USUL VE ESASLAR HAKKINDA YÖNETMELİK
BİRİNCİ BÖLÜM
Başlangıç Hükümleri
Amaç
MADDE 1- (1) Bu Yönetmeliğin amacı, spor kulüplerinin genel
kurul ve yönetim kurulu toplantılarının elektronik ortamda yapılmasına
ilişkin usul ve esasları düzenlemektir.
Kapsam
MADDE 2- (1) Bu Yönetmelik, Gençlik ve Spor Bakanlığı
nezdinde tescilli spor kulüplerini kapsar.
Dayanak
MADDE 3- (1) Bu Yönetmelik, 22/4/2022 tarihli ve 7405 sayılı
Spor Kulüpleri ve Spor Federasyonları Kanununun 7 nci maddesinin üçüncü
fıkrasına dayanılarak hazırlanmıştır.
Tanımlar
MADDE 4- (1) Bu Yönetmelikte geçen;
a) Bakanlık: Gençlik ve Spor Bakanlığını,
b) CISA (Certified Information Systems Auditor):
Bilgi Sistemleri Denetim ve Kontrol Birliği (ISACA) tarafından verilen
Bilgi Sistemleri Denetçi Sertifikasını,
c) Elektronik ortamda katılma: Spor kulüplerinin
genel kurul veya yönetim kurulu toplantılarına elektronik sistem üzerinden
katılma, öneride bulunma, görüş açıklama ve oy kullanmayı,
ç) Elektronik sistem: Spor kulüplerinin genel kurul
ve yönetim kurulu toplantılarına elektronik ortamda katılmayı teminen Bakanlık
veya Merkezi Kayıt Kuruluşu Anonim Şirketi tarafından sağlanan elektronik
platformu veya spor kulüpleri tarafından kurulan ya da destek hizmeti
alınan bilişim sistemini,
d) En az iki faktörlü kimlik doğrulama sistemi:
Kullanıcı adı, şifre, kısa mesaj formatında gönderilen tek seferlik şifre,
Türkiye Cumhuriyeti kimlik kartı, yabancı kimlik kartı ve parmak izi, yüz
tanıma ve benzeri biyometrik kimlik doğrulama yöntemleri ile diğer kimlik
doğrulama faktörlerinden en az ikisinin doğrulama zorunluluğunu sağlayan
kimlik doğrulama sistemini,
e) Güvenli elektronik imza: 15/1/2004 tarihli ve
5070 sayılı Elektronik İmza Kanununun 4 üncü maddesinde tanımlanan
elektronik imzayı,
f) İl müdürlüğü: Gençlik ve spor il müdürlüğünü,
g) Kanun: 22/4/2022 tarihli ve 7405 sayılı Spor
Kulüpleri ve Spor Federasyonları Kanununu,
ğ) Merkezi Kayıt Kuruluşu Anonim Şirketi: 6/12/2012
tarihli ve 6362 sayılı Sermaye Piyasası Kanununun 81 inci maddesi uyarınca
kurulmuş Merkezi Kayıt Kuruluşu Anonim Şirketini,
h) Spor kulübü: Bakanlık ve spor federasyonlarının
faaliyetlerine katılmak amacıyla Bakanlığa tescilini yaptıran özel hukuk
tüzel kişilerini,
ı) Temsilci: Spor kulübü üyesi tüzel kişilerin
temsilcilerini,
i) Tüzük: Spor kulübü tüzüğünü,
j) Üye: Spor kulübünün genel kuruluna katılma hakkı
bulunan spor kulübü üyeleri ile yönetim kurulu üyelerini,
ifade eder.
İKİNCİ BÖLÜM
Genel Esaslar
Elektronik
ortamda yapılan toplantıların niteliği ve sonuçları
MADDE 5- (1) İlgili mevzuat ve spor kulüplerinin
tüzüklerinde yer alan genel kurul ve yönetim kurulu toplantılarının fiziki
ortamda gerçekleştirilmesine yönelik bütün usul ve esaslar, bu Yönetmelik
hükümlerine aykırı olmamak kaydıyla elektronik ortamda yapılan toplantılar
için de geçerlidir.
(2) Fiziki ortamda gerçekleştirilen genel kurul ve
yönetim kurulu toplantılarının ilgili mevzuata aykırı yapılması durumunda
uygulanan yaptırımlar elektronik ortamda yapılan toplantılar için de
geçerlidir.
(3) Elektronik ortamda yapılan genel kurul ve
yönetim kurulu toplantılarına elektronik ortamda katılma, öneride bulunma,
görüş açıklama ve oy verme, fiziki katılma ve oy vermenin bütün hukuki
sonuçlarını doğurur.
(4) Toplantıya elektronik ortamda katılan üye,
elektronik sisteme giriş yapılması aşamasından toplantının sona ermesine
kadar geçen süre içerisinde güvenli elektronik imzasının kullanılmasından
ve iki faktörlü kimlik doğrulama sistemi için kullanılan verilerin
muhafazasından sorumludur.
(5) Elektronik ortamda gerçekleştirilen
toplantılara ilişkin her türlü bilgi, belge ve kayıt spor kulübü tarafından
24/3/2016 tarihli ve 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ile bu
Kanuna dayanılarak yürürlüğe konulan mevzuata uygun olarak işlenir ve
muhafaza edilir.
Genel
kurul ve yönetim kurulu toplantılarının elektronik sistemde yapılabilmesi
için gerekli şartlar
MADDE 6- (1) Spor kulüplerinin genel kurul ve yönetim kurulu
toplantıları;
a) Spor kulübünün bu amaca özgülenmiş bir internet
sitesine sahip olması,
b) Üyenin elektronik ortamda katılmak için istemde
bulunması,
c) Elektronik ortam araçlarının etkin katılmaya
elverişliliğini ispatlayan teknik bir raporun spor kulübünün merkezinin
bulunduğu il müdürlüğüne sunulması ve sunulan bu raporun Bakanlık
tarafından uygun görülmesi,
ç) Oy kullananların kimlik bilgilerinin saklanması,
şartlarının birlikte sağlanması kaydı ve yönetim
kurulu kararıyla kısmen veya tamamen elektronik ortamda yapılabilir.
(2) Genel kurulun hangi yöntemle yapılacağı, genel
kurul yapılmasına ilişkin alınan yönetim kurulu kararında ve genel kurul
ilanında belirtilir.
ÜÇÜNCÜ BÖLÜM
Elektronik Ortamda Yapılan Toplantılar
Genel
kurula ilişkin bilgi ve belgelere erişim sağlanması
MADDE 7- (1) Spor kulüplerinin elektronik ortamda
yapacakları genel kurul toplantılarına ilişkin olarak ilgili mevzuat ve
tüzük uyarınca yapılması zorunlu olan çağrılar, genel kurul öncesinde
üyelerin incelemesine sunulması zorunlu olan belgeler ve toplantı gündemine
ilişkin belgeler, güvenli elektronik imzalı olarak ilgili mevzuatta öngörülen
süreler içinde 6698 sayılı Kanun ve ilgili diğer mevzuat hükümlerine uygun
bir biçimde elektronik sistemde üyelerin erişimine açılır.
Genel
kurula katılma bildirimi
MADDE 8- (1) Genel kurul toplantısına elektronik ortamda
katılmak isteyen gerçek kişi üyeler ile temsilcileri aracılığıyla katılmak
isteyen tüzel kişi üyeler, bu tercihlerini genel kurul tarihinden beş gün
öncesine kadar elektronik sistemde bildirmek zorundadır.
(2) Genel kurul toplantısına elektronik ortamda
katılacağını bildiren üye bu tercihini genel kurul tarihinden iki gün
öncesine kadar elektronik sistemde geri alabilir. Elektronik ortamda
katılma yönündeki bu talebini geriye almayan üyenin kendisi veya temsilcisi
genel kurul toplantısına fiziki olarak katılamaz.
(3) Genel kurul toplantısına temsilcinin katılması
durumunda temsilcinin kimlik bilgisinin elektronik sisteme kaydedilmesi
zorunludur.
(4) Tüzel kişi üyeler adına elektronik sistemde
yapılacak bildirimlerin tüzel kişi imza yetkilisince tüzel kişi üye namına
kendi adlarına üretilen güvenli elektronik imzayla imzalanması gerekir.
Genel
kurula katılma
MADDE 9- (1) Elektronik ortamda yapılacak genel kurul
toplantısına katılacak üyeler ve temsilciler tarafından sisteme güvenli
elektronik imza veya en az iki faktörlü kimlik doğrulama sistemi
kullanılarak giriş yapılır.
(2) Genel kurul toplantısına elektronik ortamda
katılım için sisteme giriş, genel kurulun ilan edilen başlama saatinden bir
saat öncesinde başlar, genel kurulun başlama saatinden beş dakika öncesine
kadar sürer. Katılımcıların sisteme giriş zamanının tespitinde 5070 sayılı
Kanunun 3 üncü maddesinin birinci fıkrasının (h) bendinde tanımlanan zaman
damgası kullanılır.
(3) Elektronik ortamda toplantıya katılan üyeler ve
temsilcilere ilişkin liste toplantı başlamadan önce elektronik sistemden
alınır. Bu liste, toplantıda hazır bulunanlar listesinin oluşturulmasında
kullanılır.
Genel
kurulun açılması
MADDE 10-
(1) Genel kurul toplantısı fiziki
ve elektronik ortamda aynı anda açılır. Toplantının açılabilmesi için
ilgili mevzuatta yer alan şartların yerine getirildiğinin divan heyeti
tarafından tespiti zorunludur. Elektronik sistemdeki teknik işlemlerin
toplantı anında yerine getirilmesi için divan heyeti tarafından uzman
kişiler görevlendirilebilir.
Elektronik
ortamda görüş açıklama
MADDE 11-
(1) Genel kurul toplantısına
elektronik ortamda katılan üye veya temsilci, görüşülmekte olan gündeme
ilişkin görüşünü elektronik sistemde yazılı olarak iletir. Üye veya
temsilci her bir gündem maddesi için en fazla iki adet görüş iletebilir.
Her bir görüş en fazla 1000 karakter olabilir.
Oy
kullanma ve süresi
MADDE 12-
(1) Genel kurul gündeminde yer
alan her bir gündem maddesine ilişkin oylama, divan başkanı tarafından
fiziki ve elektronik ortamda katılan üyeler için aynı anda başlatılır.
(2) Genel kurul toplantılarına elektronik ortamda
katılanlar, divan heyetinin ilgili gündem maddesine ilişkin oylamaya
geçildiğini bildirmesinden sonra oylarını elektronik sistem üzerinden
kullanır. Üyeler ve temsilciler oylarını bu bildirimden itibaren iki dakika
içerisinde kullanır. Seçimli genel kurullarda ise spor kulübü başkanı ve
organlarının seçimlerine elektronik ortamda katılanlar, oylarını tüzükte
belirlenen süre içerisinde, tüzükte düzenleme bulunmaması halinde divan
heyeti tarafından belirlenen süre içinde kullanabilirler.
(3) Her gündem maddesinin divan heyetinin oylamaya
geçildiğini bildirmesinden sonra ayrı ayrı oylanması zorunludur. Üyeler ve
temsilciler ilgili gündem maddesine ilişkin olarak verdikleri oyu
değiştiremezler. Oylama sonucu, elektronik sistem üzerinden divan heyetine
iletilir. Divan heyeti bu sonucu ve varsa elektronik ortamda gönderilen
muhalefet şerhini tutanağa işletir.
(4) Gizli oylamalarda kullanılan elektronik oyların
gizliliğini koruyacak her türlü tedbir alınır.
Yönetim
kurulu toplantıları
MADDE 13-
(1) Bu Yönetmelik kapsamındaki
toplantılara elektronik ortamda katılmaya imkan tanıyan spor kulüpleri,
toplantı çağrılarını elektronik sistem üzerinden de yapabilir.
(2) Yönetim kurulu üyeleri, öncesinde spor kulübüne
ayrıca bildirimde bulunmaya gerek olmaksızın, güvenli elektronik imzaları
ile giriş yaparak elektronik sistem üzerinden toplantıya katılabilirler.
Yönetim kurulu toplantılarına elektronik ortamda katılma, öneride bulunma,
görüş açıklama ve oy verme, fizikî katılmanın bütün hukuki sonuçlarını doğurur.
(3) Yönetim kurulu üyeleri katıldıkları
toplantılarda alınan yönetim kurulu kararlarını elektronik sistem üzerinden
de imzalayabilirler.
(4) Yönetim kurulu üyelerinden birinin belirli bir
konuda yaptığı karar şeklinde yazılmış önerisine üyelerce elektronik sistem
üzerinden güvenli elektronik imza ile onay verilebilir. Bunun için söz
konusu önerinin elektronik sistemde de erişime açılması şarttır.
(5) Elektronik ortamda alınacak yönetim kurulu
kararları, elektronik sistemden alınacak elektronik imzaları gösterir belge
ile birlikte fiziksel ortamda tutulan yönetim kurulu karar defterine
yapıştırılır. Elektronik ortamda alınan bu kararlar ayrıca tarih ve sıra
sayısı ile elektronik ortamda saklanır.
DÖRDÜNCÜ BÖLÜM
Elektronik Sistem
Elektronik
sistemin temini
MADDE 14-
(1) Spor kulüplerinin genel kurul
ve yönetim kurulu toplantıları, Bakanlık veya Merkezi Kayıt Kuruluşu Anonim
Şirketi tarafından sağlanan elektronik platform veya spor kulüpleri
tarafından kurulan ya da destek hizmeti alınan bilişim sistemi üzerinden
elektronik ortamda yapılabilir.
Elektronik
sistemin uygunluğunun tespiti ve teknik raporun ibrazı
MADDE 15-
(1) Elektronik sistemin Kanun ve
bu Yönetmelik hükümlerine uygunluğunun tespitine ilişkin olarak ikinci
fıkrada belirtilen kurumlardan alınan teknik raporun spor kulübünün
merkezinin bulunduğu il müdürlüğüne ibraz edilmesi ve ibraz edilen bu
raporun Bakanlık tarafından uygun görülmesi zorunludur.
(2) Elektronik sisteme ilişkin teknik rapor;
Türkiye Bilimsel ve Teknolojik Araştırma Kurumu veya bünyesinde asgari CISA
sertifikası bulunan personele sahip ve bu alanda denetim yapmaya
yetkilendirilmiş şirketler ile sermaye piyasasında bilgi sistemleri
bağımsız denetim yetkisini haiz bağımsız denetim kuruluşlarından
alınabilir. Bu raporun üç yılda bir yenilenmesi zorunludur. Bakanlık
gerekli gördüğü hallerde bu süreyi kısaltmaya veya uzatmaya yetkilidir.
(3) Teknik raporda, elektronik sistemin asgari
olarak;
a) ISO 27001’e uygun bir bilgi güvenliği ve kişisel
verilerin korunması altyapısına sahip olduğu,
b) Güvenli elektronik imza oluşturma ve doğrulama
araçlarının, 5070 sayılı Kanuna ve ilgili diğer mevzuatta belirlenen
standartlara uygun olduğu,
c) 5070 sayılı Kanun ve ilgili diğer mevzuatla
belirlenen standart ve kriterlere uygun olarak verilerin uzun dönemli
arşivlenmesine imkan tanıdığı,
ç) İlgili diğer veri tabanlarına entegrasyonu
sağlayacak yeterlikte olduğu,
d) 16 ncı maddede yer alan güvenlik kriterlerini ve
teknik özellikleri taşıdığı,
hususlarının yer alması zorunludur.
Elektronik
sistemin güvenlik kriterleri ve teknik özellikleri
MADDE 16-
(1) Elektronik sistemin asgari
olarak; bu Yönetmelikte belirtilen tüm işlemlerin yapılabilmesini sağlayan
tasarım ve kapasiteye, yedekleme ve felaketten kurtarma planlarına,
yetkisiz erişimlere ve saldırılara karşı gerekli ağ ve sistem güvenliğine
sahip olması zorunludur.
(2) Elektronik sistemin; sisteme güvenli elektronik
imza veya en az iki faktörlü kimlik doğrulama sistemi kullanılarak giriş
yapılmasını sağlayacak, toplantı yerinden elektronik ortamda ses ve görüntü
aktarımını sağlayacak, mesajlaşma gerçekleştirecek, birden çok güvenli
elektronik imzanın seri ve paralel olarak atılabilmesini destekleyecek,
sisteme erişim taleplerine mümkün olan en kısa sürede cevap verebilecek,
elektronik sisteme yapılacak kayıtların gizliliğini, bütünlüğünü ve
erişilebilirliğini sağlayacak ve bu Yönetmelikte yer alan güvenli
elektronik imzayla imzalanacak işlemleri destekleyecek altyapıya sahip
olması gerekir.
BEŞİNCİ BÖLÜM
Çeşitli ve Son Hükümler
Elektronik
sistem üzerinden oluşturulan belgelerin imzalanması
MADDE 17-
(1) Elektronik sistem üzerinden
oluşturulan belgeler, divan heyetini oluşturan üyeler ve yönetim kurulu
üyeleri tarafından güvenli elektronik imza ile de imzalanabilir.
Spor
kulüpleri ve destek hizmeti sağlayıcılarının yükümlülükleri
MADDE 18-
(1) Spor kulüpleri ve destek
hizmeti sağlayıcıları, elektronik sistem üzerinden yapılan tüm işlemlere
ilişkin kayıtları ve toplantılara elektronik ortamda katılan üyelerin ve
temsilcilerin kimlik bilgilerini, gizlilik, erişilebilirlik ve bütünlüğünü
sağlayacak şekilde on yıl süreyle elektronik ortamda saklamak zorundadır.
(2) Üyelerin kendi kusurlarından kaynaklanan
sorumluluk hali hariç olmak üzere, elektronik sistemden kaynaklanan
nedenlerle üyelerin uğrayacağı zararlardan spor kulübü ve destek hizmeti sağlayıcıları
genel hükümlere göre sorumludur.
(3) Spor kulüpleri ve destek hizmeti sağlayıcıları,
ilgili mevzuata aykırı olarak kişisel verilerin işlenmesini ve bu verilere
erişilmesini önlemek amacıyla gerekli her türlü teknik ve idari tedbirleri
almak zorundadır.
Bakanlığın
düzenleme yetkisi
MADDE 19-
(1) Bakanlık, bu Yönetmeliğin
uygulanması ile ilgili tereddütleri gidermeye, uygulamayı düzenlemeye ve bu
Yönetmeliğin uygulanmasını sağlamak üzere alt düzenleyici işlemleri yapmaya
yetkilidir.
Hüküm
bulunmayan haller
MADDE 20-
(1) Bu Yönetmelikte hüküm
bulunmayan hallerde, spor kulüplerinin genel kurul ve yönetim kurulu
toplantılarına ilişkin diğer mevzuat hükümleri uygulanır.
Yürürlük
MADDE 21-
(1) Bu Yönetmelik yayımı tarihinde
yürürlüğe girer.
Yürütme
MADDE 22-
(1) Bu Yönetmelik hükümlerini
Gençlik ve Spor Bakanı yürütür.