Orman Genel Müdürlüğü Verilerinin İşlenmesi ve Elektronik Ortamda Yapılacak İşlemler Hakkında Yönetmelik
YÖNETMELİKLER | 2024-03-01

1 Mart 2024 CUMA
Resmî Gazete
Sayı : 32476
YÖNETMELİK
Orman Genel Müdürlüğünden:
ORMAN GENEL MÜDÜRLÜĞÜ VERİLERİNİN İŞLENMESİ VE
ELEKTRONİK
ORTAMDA YAPILACAK İŞLEMLER HAKKINDA YÖNETMELİK
BİRİNCİ BÖLÜM
Başlangıç Hükümleri
Amaç
MADDE 1- (1) Bu Yönetmeliğin amacı, İdarece üretilen
verilerin işlenmesi ile iş ve işlemlerin elektronik ortamda yürütülmesi
için geliştirilen Orman Bilgi Sisteminin (ORBİS) hızlı ve güvenli bir
biçimde kullanılmasına, ORBİS üzerinde verilerin güvenilir ve doğrulanabilir
olarak üretilmesine, kullanılmasına ve paylaşılmasına ilişkin usul ve
esasları belirlemektir.
Kapsam
MADDE 2- (1) Bu Yönetmelik, ORBİS’in
hızlı ve güvenli bir biçimde kullanılmasına, ORBİS üzerinde verilerin
güvenilir ve doğrulanabilir olarak üretilmesine, kullanılmasına ve
paylaşılmasına ilişkin usul ve esasları kapsar.
Dayanak
MADDE 3- (1) Bu Yönetmelik, 4 sayılı Bakanlıklara Bağlı,
İlgili, İlişkili Kurum ve Kuruluşlar ile Diğer Kurum ve Kuruluşların
Teşkilatı Hakkında Cumhurbaşkanlığı Kararnamesinin 338 inci maddesinin
birinci fıkrasının (p) bendine dayanılarak hazırlanmıştır.
Tanımlar
ve kısaltmalar
MADDE 4- (1) Bu Yönetmelikte geçen;
a) Açık veri: Bilişim kaynaklarının kullanabileceği
şekilde derlenmiş, düzenlenmiş ve herkesin internet üzerinden
ulaşabileceği, serbestçe kullanabileceği veriyi,
b) Belge: Kurumsal süreç/faaliyet veya işlemin
yerine getirilmesi için ORBİS üzerinden gerçekleştirilen işlem sonucu
alınan ya da idare tarafından hazırlanan; içerik, ilişki ve format ile ait
olduğu süreç/faaliyet veya işlem için delil teşkil eden iş akış aşamalarını
ihtiva eden her türlü kayıtlı bilgiyi,
c) EBYS: Elektronik Belge Yönetim Sistemini,
ç) Elektronik onay: ORBİS’te
yapılan iş ve işlemler ile kayıtların elektronik ortamda onaylanmasını,
d) Elektronik ortam: Verilerin oluşturulabildiği,
okunabildiği, değiştirilebildiği ve yazılabildiği her türlü bilgi ve
iletişim teknolojilerini,
e) Erişim yetki matrisi: Kullanıcıların, ORBİS
üzerinde hangi modül ve ekranlara hangi yetki
düzeyinde erişim sağlayacağını belirleyen tabloyu,
f) Fiziksel ortam: Olağanüstü durumlarda veya
zorunlu hâllerde kâğıt ortamında yapılan işlemleri,
g) Format: Elektronik dosya türlerini,
ğ) Genel Müdürlük: Orman Genel Müdürlüğünü,
h) İdare: Orman Genel Müdürlüğü merkez ve taşra
teşkilatını,
ı) İzleme kaydı (log): ORBİS’te yapılan her türlü işlemin hangi ORBİS modülü üzerinde ve kim tarafından gerçekleştirildiği ile
işlemin gerçekleştirildiği tarih, işlemin türü ve zaman bilgisini ihtiva
eden kayıtları,
i) Kişisel veri: Kimliği belirli veya
belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgiyi,
j) Kullanıcı: ORBİS’i
kullanmak üzere yetkilendirilen İdare personeli ile İdareden hizmet alan
veya İdareye hizmet veren kişileri,
k) Kurum içi veri: İdare personelinin erişim
sağlayabileceği veriyi,
l) Modül: ORBİS kapsamında geliştirilmiş ve
birbirleriyle entegre olarak çalışan yazılım
uygulamalarını,
m) Modül komisyonu: Bilgi Sistemleri Dairesi
Başkanlığının görüşü alınarak ilgili modülden
sorumlu Daire Başkanlığı tarafından kurulan en az üç kişiden oluşan
komisyonu,
n) Olağanüstü durum: Gerçekleşmesi hâlinde Devleti
veya kurumları olumsuz etkileyerek güvenlik zafiyeti oluşturabilecek veya
uzun süreli elektrik kesintileri, donanım ve yazılım sorunları gibi teknik
gerekçelerle ORBİS’in uzun süreli olarak
çalışmasına engel teşkil edebilecek durumları,
o) ORBİS: Orman Bilgi Sistemini,
ö) Önemli veri: Yetkili kişiler dışında erişimine
izin verilmeyen veriyi,
p) Süreli veri: Belirli bir süre saklanma
zorunluluğu bulunan veriyi,
r) Süresiz veri: Süresiz olarak saklanma
zorunluluğu bulunan veriyi,
s) Üst veri: ORBİS’teki
verilere ait elektronik kaydı tanımlayan bilgileri,
ş) Veri: İdare tarafından üretilen veya arşivlenen
her türlü bilgi ve belgeyi,
t) Zorunlu hâl: İlgili mevzuattaki özel hükümlere
göre belgenin fiziksel ortamda hazırlanması gereken hâlleri,
ifade eder.
İKİNCİ BÖLÜM
ORBİS’e İlişkin Genel Esaslar
Verilerin
özellikleri
MADDE 5- (1) İdarenin faaliyet ve süreçlerindeki iş ve
işlemleri neticesinde elde ettiği verilerin elektronik ortamda üretilmesi,
iletilmesi, paylaşılması ve saklanması esastır. Ancak zorunlu hallerde
veriler, fiziksel olarak üretilir, iletilir ve saklanır.
(2) ORBİS’e uzun süreli
olarak erişimin mümkün olmadığı olağanüstü durumlarda veriler fiziksel
olarak üretilir, iletilir ve saklanır. Olağanüstü durumun ortadan kalkması
ile birlikte ORBİS üzerinden işlemlere devam edilir. Olağanüstü durum
süresinde fiziksel olarak üretilen veriler ORBİS’e
aktarılır. Verilerin aktarılması ile ilgili iş ve işlemlerin nasıl
yapılacağı hususunda Genel Müdürlük yetkilidir.
(3) ORBİS’te yapılan
işlemler oluşturulan modüller üzerinden
gerçekleştirilir. Modüllerin birbiriyle uyumlu çalışması esastır.
(4) ORBİS modüllerinin
düzgün çalışıp çalışmadığının kontrol edilmesinden ilgili Daire Başkanı
sorumludur.
Belge
özellikleri
MADDE 6- (1) Belgeler farklı format veya ebatlarda
hazırlanabilir.
(2) Belgelerde farklı yazı tipi, harf büyüklüğü ve
renk kullanılabilir.
(3) Belgelere sayfa numarası verilir. Birden fazla
sayfası olan belgelerde kaçıncı sayfa olduğu gösterilir.
(4) ORBİS verilerinden üretilen belgelerde “Bu
belge, ORBİS’te üretilmiştir.” ibaresi ile belgeyi
oluşturan İdare personelinin kurumsal e-posta adresi ve işlemin yapıldığı
tarih bilgisi yer alır.
Belge
doğrulama bilgileri
MADDE 7- (1) ORBİS üzerinde oluşturulan belgelerin güvenli
elektronik imza ile imzalanması esastır. Ancak güvenli elektronik imza ile
imzalamanın mümkün olmaması halinde belgeler ilgili mevzuatına uygun olarak
hazırlanır.
(2) ORBİS üzerinde oluşturulan belgelerin
elektronik onay sonrasında değiştirilemez şekilde kaydedilmesi esastır.
Ancak elektronik olarak onaylanan belgelerde değişiklik yapılması gereken
hallerde bu Yönetmelik hükümlerine göre işlem yapılır.
(3) ORBİS üzerinde oluşturulan belgelerde doğrulama
kodu yer alır. Üretilen belgelerin elektronik olarak doğrulanması için
Genel Müdürlük tarafından gerekli tedbirler alınır.
Üst veri
MADDE 8- (1) Genel Müdürlük ihtiyacı doğrultusunda üst veri
elemanlarını belirleyebilir.
(2) Elektronik ortamda üretilen belgelerin üst veri
elemanları, belgenin ayrılmaz bir bütünüdür. Belge görüntüsü üzerinde yer
alan bilgiler ile üst veride yer alan bilgiler arasında fark olamaz.
Verilere
ilişkin iş ve işlemler
MADDE 9- (1) Verilerin ORBİS üzerinde üretilmesi,
iletilmesi ve üretilen verilerin İdarenin iş ve işlemlerinde kullanılması
esastır.
(2) ORBİS üzerinden yapılan tüm işlemler için
izleme kaydı (log) tutulur. İzleme kayıtlarının
içeriği Genel Müdürlük tarafından belirlenir.
(3) ORBİS ile İdarenin kullandığı diğer elektronik
sistemlerin entegre çalışması esastır.
(4) ORBİS verileri kullanıcıların ünvan, birim ve paydaşlık durumuna göre İdarece yapılan
yetkilendirme ile üretilir, görüntülenir ve onaylanır.
(5) Kullanıcılar ORBİS’te
ürettikleri ve onayladıkları verilerin doğruluğundan sorumludur.
(6) Matematiksel işlemlerin ORBİS tarafından
otomatik olarak yapılması sağlanır.
(7) Genel Müdürlüğün faaliyet programında bulunan
işlere ait fiili gerçekleşmelerin, bu işlere ait ödeme belgelerindeki
verilerle uyumlu olması esastır.
(8) Genel Müdürlükçe belirlenen ve İdarenin tüm
birimlerince kullanılan ortak veriler Genel Müdürlükçe ORBİS’e
kaydedilir ve güncellenir. Tüm modüller bu ortak
verileri kullanır.
(9) Program, plan ve proje verileri ile fiili
olarak yapılan işlemlere ait veri girişleri ORBİS tarafından otomatik
olarak karşılaştırılır, çelişki olması halinde kullanıcılar uyarılır.
Verinin
düzeltilmesi ve pasife alınması
MADDE 10-
(1) ORBİS üzerinde verinin eksik,
hatalı veya yanlış olduğunun tespiti halinde düzeltme işlemi mevcut veriye
müdahale edilmeden yeni veri girişi yapılmak sureti ile gerçekleştirilir.
(2) ORBİS’e eksik, hatalı
veya yanlış veri girildiğinin tespiti halinde düzeltme işlemi modül komisyonunca yetkilendirilmiş kullanıcılar
tarafından elektronik onay ile gerçekleştirilir. Düzeltme işlemi sonunda
verinin eski ve yeni hali erişilebilir olarak saklanır, izleme kaydı (log) tutulur.
(3) ORBİS üzerindeki kayıtlar silinemez. Ancak,
ORBİS verisinin hatalı veya yanlış olduğunun tespit edilmesi halinde durum modül komisyonuna iletilir. Modül komisyonunca verilerin
silinmesinin gerekli olduğunun tespit edilmesi halinde modülden
sorumlu Daire Başkanının onayı ile veri pasife alınır ve kaydın yeniden
oluşturulması sağlanır. Pasife alma işlemi sonunda verinin eski ve yeni
hali erişilebilir olarak saklanır. Söz konusu verinin kişisel veri olması
halinde 24/3/2016 tarihli ve 6698 sayılı Kişisel
Verilerin Korunması Kanununun 7 nci maddesinin
birinci fıkrası hükmü uyarınca mezkur Kanun ve ilgili diğer kanun
hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren
sebeplerin ortadan kalkması hâlinde kişisel veriler resen veya ilgili
kişinin talebi üzerine veri sorumlusu tarafından silinir, yok edilir veya
anonim hâle getirilir, izleme kaydı (log)
tutulur.
(4) Onaylanmasını takiben hatalı olduğu anlaşılan
mali işlemler birinci fıkra kapsamında düzeltilir. Pasife alma işlemi
yapılmaz.
Verinin
paylaşılması
MADDE 11-
(1) ORBİS’e
kaydedilen verilerin İdare tarafından veri sınıflandırılması yapılır.
Sınıflandırmaya göre kişisel veriler dışında kalan paylaşılabilecek
nitelikteki veriler Genel Müdürlükçe belirlenir ve kamu kurum ve
kuruluşları, özel hukuk tüzel kişileri ve gerçek kişiler ile
paylaşılabilir. 6698 sayılı Kanun kapsamındaki kişisel veriler, ancak
ilgililerin vereceği açık rıza halinde paylaşılabilir.
(2) Genel Müdürlük; kamu kurum ve kuruluşları, özel
hukuk tüzel kişileri ve gerçek kişilerin ORBİS’ten
hangi sorgulamaları yapabileceklerini hazırlanacak sözleşme veya
protokoller çerçevesinde belirler.
(3) Kamu kurum ve kuruluşları, özel hukuk tüzel
kişileri ve gerçek kişiler ile yapılacak sözleşme veya protokollerde
aşağıda belirtilen hususlara yer verilir:
a) Paylaşıma sunulacak veriler.
b) Verilere erişimin şekli, kontrolü ve güvenliği.
c) Sözleşme/protokol süresi.
ç) ORBİS’i kullanma amacı
ve varsa yasal dayanağı.
d) Sorumluluk.
e) Sınırlamalar.
f) Eğitim.
g) Ücretlendirme.
ğ) Genel Müdürlükçe uygun görülecek diğer hususlar.
(4) Kamu kurum ve kuruluşları, özel hukuk tüzel
kişileri ve gerçek kişiler için her bir sorgulama, sorgu sonucu
gönderilecek internet servisleri ve internet sayfaları için yetkilendirme
yapılır. Günlük en fazla kaç defa sorgulama yapılabileceği, süreleri,
yapılan işlemler için ne düzeyde izleme bilgisi tutulacağı gibi bilgi ve
kısıtlamalar ile diğer hususlar sözleşme veya protokoller çerçevesinde
belirlenir.
(5) Genel
Müdürlük; ORBİS’i kullanacak kamu kurum ve
kuruluşları, özel hukuk tüzel kişileri ve gerçek kişileri sistemde
tanımlar. Tanımlanan her bir kullanıcının ORBİS’e
kendini tanıtabilmesi ve giriş yapabilmesi için Genel Müdürlük tarafından
kullanıcı adı ve şifre verilir.
(6) Kamu kurum ve kuruluşları ile özel hukuk tüzel
kişileri tarafından elektronik ortamda sunulan veriler, ORBİS’e
elektronik yolla alınabilir ve kullanılabilir.
Verinin
güvenliği, güvenilirliği ve doğruluğu
MADDE 12- (1) Genel Müdürlük, ORBİS’te
tutulan verilerin işlenmesinde ve paylaşılmasında gizlilik, bütünlük ve
erişebilirlik temel ilkelerine uygun olarak 6698 sayılı Kanun ve bu Kanuna
dayanılarak yürürlüğe konulan mevzuat hükümlerine uygun tedbirleri alır.
(2) ORBİS’te üretilen ve
saklanan verinin doğruluğundan, güncelliğinden ve güvenilirliğinden veriyi
kaydeden ve onaylayan kullanıcılar sorumludur.
(3) Kullanıcılara verilecek yetkiler, yürütülen
görevler ve ihtiyaçlar doğrultusunda belirlenir. En az yetki prensibi
uyarınca; işlemlerin yapılmasına imkan verecek
asgari yetkiler haricinde yetkilendirme yapılamaz.
(4) Kullanıcı erişim sağladığı veriyi yetkisiz
kişilerle paylaşamaz.
Veri
sınıflandırması
MADDE 13- (1) ORBİS verileri kişisel veri, önemli veri,
kurum içi veri, açık veri, süreli veri ve süresiz veri olarak
sınıflandırılır.
(2) Genel Müdürlük ihtiyaç duyulması halinde veri
sınıflandırmasında değişiklik yapabilir.
(3) Genel Müdürlük veriye erişim izni verilen
kullanıcılar haricindekilerin veriye erişimini engelleyecek şekilde
kullanıcı yetkilerini belirler. Yetkisiz kişilerin veriye erişimini
engeller. Bu amaçla erişim yetki matrisini hazırlar.
(4) Genel Müdürlük ORBİS uygulamasında bilgi
güvenliği politikasına uygun bir şekilde;
a) Verinin yetki matrisi ile erişimini ve
denetimini sağlayarak gizliliğine,
b) Verinin benzer ortamlarda tutulmasını sağlayarak
bütünlüğüne,
c) Yetkilendirilmiş kişilerin veriye istenildiğinde
ulaşılabilirliğine,
ç) Verinin siber saldırı ve ihlallere karşı
korunmasını sağlayarak güvenliğine,
ilişkin tedbirleri alır.
(5) Süreli verilerin saklama süreleri ile imha
şeklini Genel Müdürlük belirler.
İdare
kullanıcıları
MADDE 14- (1) İdare kullanıcılarının tanımlanması ve
yetkilendirilmesi modül komisyonu tarafından
erişim yetki matrisine göre yapılır.
(2) Yetkilendirilen kullanıcıların verilen yetki
çerçevesinde işlem yapabilmesi sağlanır. Kullanıcıların yaptığı her türlü
işlemin izleme kaydı (log) tutulur.
(3) Kullanıcı, ORBİS uygulamasına erişim için
verilen kullanıcı adı ve şifrenin başkalarının eline geçmemesi için gerekli
güvenlik tedbirlerini almak zorundadır.
İzleme
kaydının oluşturulması
MADDE 15- (1) ORBİS’te yapılan her
türlü işleme ait işlemin tarihi, saati, işlemi yapan kullanıcı bilgisi ve
yapılan sorgulama bilgileri izleme kaydı (log)
olarak tutulur ve bu bilgiler yedeklenir.
(2) Genel Müdürlük kullanıcıların izleme
kayıtlarına erişiminin engellenmesi için gerekli tedbirleri alır. İzleme
kayıtları ancak, soruşturma ve inceleme kapsamında yetki verilenler ile adli
makamlar tarafından istenildiğinde Bilgi Sistemleri Dairesi Başkanlığı
tarafından paylaşılır.
Yedekleme
MADDE 16- (1) ORBİS uygulamasında veri kaybı yaşanmaması
için Genel Müdürlükçe belli aralıklarla uygulama ve veritabanına ait
yedekleme işlemi gerçekleştirilir.
Donanım
güvenliği
MADDE 17- (1) ORBİS için kullanılan donanımın güvenlik
ihtiyaçlarının tespit edilmesi, sistem odasına veya sistem konsollarına
yetkisiz erişimin engellenmesi ve iş sürekliliğinin sağlanması için Genel
Müdürlük gerekli tedbirleri alır.
Eğitim
MADDE 18- (1) Genel Müdürlükçe ORBİS’in
kullanımı ile ilgili eğitim materyali hazırlanır ve kullanıcıların
hizmetine sunulur.
ÜÇÜNCÜ BÖLÜM
Çeşitli ve Son Hükümler
Düzenleme
yetkisi
MADDE 19- (1) Bu Yönetmeliğin uygulanması sırasında ortaya
çıkabilecek tereddütleri ve uygulamaya ilişkin aksaklıkları gidermeye, ilke
ve standartları belirlemeye, uygulama birliğini sağlayacak gerekli
düzenlemeleri yapmaya Genel Müdürlük yetkilidir.
Kayıtların
uyumlaştırılması
GEÇİCİ
MADDE 1- (1) Bu Yönetmeliğin
yayımı tarihinde mevcut olan ORBİS kayıtları, bu Yönetmeliğin yayımı
tarihinden itibaren bir yıl içinde bu Yönetmelik hükümlerine uyumlu hâle
getirilir.
Yürürlük
MADDE 20- (1) Bu Yönetmelik yayımı tarihinde yürürlüğe
girer.
Yürütme
MADDE 21-
(1) Bu Yönetmelik hükümlerini
Orman Genel Müdürü yürütür.