Sigortacılık ve Özel Emeklilik Sektörlerinde İç Sistemlere Dair Yönetmelik
YÖNETMELİKLER | 2021-11-25

25 Kasım 2021 PERŞEMBE
Resmî Gazete
Sayı : 31670
YÖNETMELİK
Sigortacılık ve Özel Emeklilik Düzenleme ve
Denetleme Kurumundan:
SİGORTACILIK VE
ÖZEL EMEKLİLİK SEKTÖRLERİNDE
İÇ SİSTEMLERE DAİR YÖNETMELİK
BİRİNCİ BÖLÜM
Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar
Amaç ve
kapsam
MADDE 1 –
(1) Bu Yönetmeliğin amacı;
sigorta, reasürans ve emeklilik şirketlerinin,
sigortacılık ve özel emeklilik sektörlerinde faaliyet gösteren özellikli
kuruluşların ve tüzel kişiliği haiz sigorta ve reasürans brokerlerinin
kuracakları iç kontrol, risk yönetimi, aktüerya
ve iç denetim sistemlerine ve bunların işleyişine ilişkin usul ve esasları
düzenlemektir.
(2) Bu Yönetmelik; Türkiye’de kurulu sigorta, reasürans ve emeklilik şirketlerini, yabancı sigorta ve
reasürans şirketlerinin Türkiye’deki teşkilatlarını, Güvence Hesabını,
Sigorta Bilgi ve Gözetim Merkezini, Emeklilik Gözetim Merkezini, Sigorta
Tahkim Komisyonunu, Türkiye Motorlu Taşıt Bürosunu, Doğal Afet Sigortaları
Kurumunu, Özel Riskler Yönetim Merkezini ve tüzel kişiliği haiz sigorta ve
reasürans brokerlerini kapsar.
Dayanak
MADDE 2 –
(1) Bu Yönetmelik; 3/6/2007 tarihli ve 5684 sayılı Sigortacılık Kanununun 4
üncü, 14 üncü, 21 inci, 28 inci, 30 uncu, 31/B inci, 32 nci,
33/A ıncı ve ek 1 inci maddeleri; 9/5/2012
tarihli ve 6305 sayılı Afet Sigortaları Kanununun 6 ncı
maddesi ile 28/3/2001 tarihli ve 4632 sayılı Bireysel Emeklilik Tasarruf ve
Yatırım Sistemi Kanununun 1 inci ve 20/A maddelerine dayanılarak
hazırlanmıştır.
Tanımlar
MADDE 3 –
(1) Bu Yönetmelikte geçen;
a) Ana hizmetler: Kuruluşların esas faaliyetlerini
icra edebilmeleri amacıyla yürütülen ve devamlı olarak sürdürülmesi zorunlu
olan hizmetleri,
b) Bilgi sistemleri: Bilginin toplanması,
işlenmesi, saklanması, dağıtımı, kullanımı ve paylaşımına yönelik insan
kaynağı, operasyonel faaliyetler ve süreçler ile
bunlarla etkileşim içinde bulunan bilgi teknolojilerini,
c) Birincil sistemler:
Sigortacılık ve özel emeklilik faaliyetlerinin yürütülmesi ve Kanunda,
Kanuna ilişkin alt düzenlemelerde ve ilgili diğer mevzuatta bu kuruluşlar
için tanımlanan esas faaliyet konusuyla ilgili tüm sorumlulukların yerine
getirilmesi açısından gerekli olan bütün bilgilerin, elektronik ortamda
güvenli ve istendiği an erişime imkân sağlayacak şekilde kaydedilmesini ve
kullanılmasını sağlayan altyapı, donanım, yazılım ve veriden oluşan
sistemin tamamını,
ç) Birlik: Türkiye Sigorta Reasürans ve Emeklilik
Şirketleri Birliğini,
d) COBIT: Bilgi Sistemleri Denetim ve Kontrol
Birliği (ISACA) Bilgi Teknolojileri Yönetişim Enstitüsü (ITGI) tarafından
yayımlanmış olan Bilgi Teknolojilerine İlişkin Kontrol Hedefleri (COBIT)’nin güncel versiyonu veya
Kurumca kabul edilen versiyonlarını,
e) Denetim komitesi: Asgari olarak icrai görevi bulunmayan iki yönetim kurulu üyesinden
oluşan ve denetim ve gözetim faaliyetlerinin yerine getirilmesinde yönetim
kuruluna yardımcı olmak üzere kurulan komiteyi,
f) Finansal grup: Hukuksal yönden birbirinden
bağımsız olsa bile; sermaye, yönetim ve denetim açısından birbiriyle
ilişkili ve içlerinden en az bir tanesi sigorta, reasürans
veya emeklilik şirketi olmak şartıyla ortaklıklarının tümü veya çoğunluğu
finansal kuruluş olan şirketler bütününü,
g) İcrai birim: Doğrudan
gelir getirici, harcama yapıcı veya operasyonel
faaliyetlerin icra edildiği birimi,
ğ) İç sistemler: 5684 sayılı Kanunun 4 üncü
maddesinde belirtilen sistemler ile aktüerya
fonksiyonunu,
h) İkincil sistemler: Birincil
sistemler dışında kalan faaliyetlerin yürütüldüğü sistemler ile tüm
sistemler aracılığı ile yürütülen faaliyetlerde bir kesinti olması halinde,
bu faaliyetlerin iş sürekliliği planında belirlenen kabul edilebilir
kesinti süreleri içerisinde sürdürülür hale getirilmesini ve Kanunda,
Kanuna ilişkin alt düzenlemelerde ve ilgili diğer mevzuatta kuruluşlar için
tanımlanan tüm sorumlulukların yerine getirilmesi açısından gerekli olan
bütün bilgilere kesintisiz ve istendiği an erişilmesini sağlayan birincil
sistem yedeklerini,
ı) İş sürekliliği planı: İş sürekliliği yönetiminin
bir parçası olan ve bir kesinti durumunda kuruluşların öncelikleriyle uyumlu
olarak faaliyetlerin sürdürülmesine ve mevzuata uyum sağlanmasına yönelik
politika, standart ve prosedürlerden oluşan yazılı
plan veya planlar bütününü,
i) İş sürekliliği yönetimi: Savaş, terör olayları,
grev, lokavt, kargaşalık, salgın hastalıklar, yangın ve doğal afetler ve
bilişim tabanlı saldırılar ile iş ortaklarındaki iş kesintileri gibi
nedenlere bağlı olarak oluşabilecek bir kesinti veya kriz durumunda etkin
önlem alınabilmesi; itibarın, marka değerinin, değer katan faaliyetlerin ve
paydaşların çıkarlarının korunabilmesi amaçlarıyla belirlenen
operasyonların sürekliliğinin temin edilmesi veya hedeflenen zaman
diliminde kurtarılabilmesinin sağlanması ile kriz öncesi duruma dönülmesine
yönelik, potansiyel risklerin belirlenmesini de içeren politika, standart
ve prosedürleri kapsayan bütünsel yönetim
sürecini,
j) Kanun: 3/6/2007 tarihli
ve 5684 sayılı Sigortacılık Kanunu ile 28/3/2001 tarihli ve 4632 sayılı
Bireysel Emeklilik Tasarruf ve Yatırım Sistemi Kanununu,
k) Kesinti: Kuruluşların faaliyetlerinde veya bir
sistemin fonksiyonlarında sürekliliğin, planlı geçişler haricinde mücbir
sebeplerle sekteye uğramasını,
l) Konsolidasyona tabi ortaklık: Türkiye finansal
raporlama standartları kapsamında tanımlanan kontrol gücüne sahip olunan
tüm ortaklıkları,
m) Kurul: Sigortacılık ve Özel Emeklilik Düzenleme
ve Denetleme Kurulunu,
n) Kuruluş: Bu Yönetmelik kapsamında tanımlanan
şirketler, özellikli kuruluşlar ve tüzel kişiliği haiz sigorta ve reasürans brokerlerinin tamamını,
o) Kurum: Sigortacılık ve Özel Emeklilik Düzenleme
ve Denetleme Kurumunu,
ö) Özellikli Kuruluşlar: Güvence Hesabını, Sigorta
Bilgi ve Gözetim Merkezini, Emeklilik Gözetim Merkezini, Sigorta Tahkim
Komisyonunu, Türkiye Motorlu Taşıt Bürosunu, Doğal Afet Sigortaları
Kurumunu ve Özel Riskler Yönetim Merkezini,
p) Rehber: T.C. Cumhurbaşkanlığı Dijital Dönüşüm
Ofisi tarafından yayımlanan bilgi ve iletişim güvenliği rehberini,
r) Sigorta grubu: Hukuksal yönden birbirinden
bağımsız olsa bile; sermaye, yönetim ve denetim açısından birbiriyle
ilişkili sigorta, reasürans ve emeklilik
şirketleri bütününü,
s) Şirket: Türkiye’de kurulmuş sigorta, reasürans ve emeklilik şirketleri ile yabancı ülkelerde kurulmuş
sigorta ve reasürans şirketlerinin Türkiye’deki şubelerini,
ş) Üst düzey yönetim: Kuruluşun icra kurulu başkan
ve üyeleri ile genel müdür ve genel müdür yardımcıları, iç sistemler
kapsamındaki birimlerin yöneticileri ile başka unvanlarla istihdam edilseler
dahi danışmanlık birimleri dışındaki birimlerin yetki ve görevleri
itibarıyla genel müdür yardımcısına denk veya daha üst konumlarda görev
yapan yöneticileri,
t) Üst yönetim: Kuruluş yönetim kurulu ile üst
düzey yönetimi,
ifade eder.
İKİNCİ BÖLÜM
İç Sistemlerin Kurulması ve Üst Yönetimin
Sorumlulukları
İç
sistemlerin kurulması
MADDE 4 –
(1) Kuruluşlar, maruz kaldıkları
risklerin izlenmesi ve kontrolünün sağlanması amacıyla, faaliyetlerinin
kapsamı ve yapısıyla uyumlu, değişen koşullara uygun varsa bölge
müdürlüklerini, şubelerini, birimlerini, temsilciliklerini ve konsolidasyona tâbi ortaklıklarını kapsayacak şekilde bu
Yönetmelikte öngörülen usul ve esaslar çerçevesinde yeterli ve etkin iç
sistemler kurmak, işletmek ve geliştirmekle yükümlüdür.
(2) İç sistemlerin kurulmasında ve etkin şekilde
işletilmesinde nihai sorumluluk yönetim kurulunda veya her ne ad altında
olursa olsun yönetim kurulu görevini sürdüren organdadır. Özellikli
kuruluşların mevzuatları gereğince yönetim komitesi, komisyon veya benzeri
isimlerle adlandırılmakla birlikte yönetim kurulu görev ve yetkilerini haiz
yapılar da bu Yönetmelik kapsamında yönetim kurulu olarak değerlendirilir. Limited şirket şeklinde kurulan ve bu Yönetmelik
kapsamındaki brokerler için tanımlanan iç sistemleri kurmak ve işletmekle
mükellef olan tüzel kişiliği haiz sigorta ve reasürans
brokerlerinde ise nihai sorumluluk genel kurula aittir.
(3) Şirketlerde yönetim kurulu, iç sistemler
kapsamındaki görev ve sorumluluklarının sağlıklı bir biçimde yerine
getirilmesini teminen iç sistemler sorumluluğu
görevini denetim komitesi aracılığıyla ifa eder.
(4) İç sistemler kuruluş organizasyonu içerisinde
yapılandırılır. Bu Yönetmelik kapsamındaki özellikli kuruluşlar ile
şirketler kendi örgüt yapıları içerisinde ayrı bir iç kontrol birimine,
risk yönetim birimine, iç denetim birimine ve bu birimlere ilişkin
fonksiyonlara yer verir. Şirketler, Doğal Afet Sigortaları Kurumu, Özel
Riskler Yönetim Merkezi ve Türkiye Motorlu Taşıt Bürosu tanımlanan birim ve
fonksiyonlara ek olarak aktüerya birimi ve
fonksiyonu oluşturmak zorundadır. Ancak, bu Yönetmelik kapsamında aktüerya birimi oluşturma zorunluluğu bulunmayan özellikli
kuruluşlar ile tüzel kişiliği haiz sigorta ve reasürans
brokerlerinin, aktüerya fonksiyonunu işletmeleri
veya aktüerya birimi oluşturmaları halinde bu
Yönetmelik hükümlerine uygun olarak bu faaliyetleri yürütmesi gerekmektedir.
Kuruluşların faaliyet konuları, faaliyetlerinin karmaşıklığı ve
büyüklükleri dikkate alınarak iç denetim birimi hariç diğer birimlerin
tamamının veya bazılarının birlikte yapılandırılabilmesine ilişkin usul ve
esaslar Kurumca belirlenir.
(5) Mevzuatta belirlenen istisnalar ile iç
sistemlerle ilgili faaliyetler hariç olmak üzere, Kuruluş nezdindeki diğer birim yapılanmalarında iç sistem
birimlerinin isimleri kullanılamaz; bu isimleri çağrıştıran ifadelere yer
verilemez.
Yönetim
kurulunun yetki ve sorumlulukları
MADDE 5 –
(1) İç sistemlerin oluşturulması,
etkin, yeterli ve uygun bir şekilde işletilmesi, geliştirilmesi, muhasebe
ve finansal raporlama sisteminden edinilen bilgilerin doğruluğunun
sağlanması ve muhafaza edilmesi hususunda gerekli tüm tedbirlerin alınması
başta olmak üzere güvence altına alınması, kuruluş içindeki yetki ve
sorumlulukların belirlenmesi nihai olarak yönetim kurulunun
sorumluluğundadır.
(2) Yönetim kurulu,
birinci fıkra çerçevesinde;
a) Kuruluşun organizasyon yapısını ve insan
kaynakları politikası başta olmak üzere mevzuatla yönetim kurulunun sorumlu
kılındığı politika metinlerini oluşturmak, üst düzey yönetimin atanmasında
aranılacak kriterleri belirlemek,
b) İç sistemlere ilişkin strateji ve politikalar
ile uygulama usullerini yazılı olarak belirlemek, bunların etkin bir
şekilde uygulanmasını, idame ettirilmesini ve birbirleri ile
koordinasyonunu sağlamak,
c) İç sistemler kapsamındaki birim yöneticileri ile
iç denetim birimi personelinin seçimine ve görevden alınmasına karar
vermek, bunların görev, yetki ve sorumluluklarını açık ve görev çatışmaları
olmayacak şekilde belirlemek, konu ile ilgili personelin çalışma usul ve
esaslarını onaylamak ve gerekli kaynakların tahsisini sağlamak,
ç) Kuruluşun faaliyetlerinden ve varsa
konsolidasyona tabi ortaklıklarından kaynaklanan tüm risklerin yönetilmesi
için risk yönetim birimi ve ilgili birimler tarafından genel ve her bir
risk türü itibarıyla konsolide ve konsolide
olmayan bazda hazırlanan risk yönetimine ilişkin politika ve stratejiler
ile uygulama usullerini onaylamak, üst düzey yöneticiler itibarıyla azami
risk limitleri tahsis etmek,
d) Kuruluşun acenteleri ve temsilcilikleri ile
dışarıdan hizmet alımı yoluyla temin edilen hizmetlerin gözetimini uygun
bir şekilde sağlamak,
e) İç denetim birimi tarafından hazırlanan ve
denetim komitesi tarafından incelenen iç denetim planlarını onaylamak,
f) Hak sahiplerinin
şikâyetlerinin ve uyuşmazlıkların incelenerek sonucu hakkında hak
sahiplerine ve gerektiği durumlarda Kurum başta olmak üzere ilgililere
zamanında ve doğru şekilde cevap verilmesini sağlayacak bir sistemin
geliştirilmesini; söz konusu şikâyet ve uyuşmazlıkların belirlenecek içerik
ve formatta kendisine düzenli olarak raporlanmasını ve şikâyet edilen
hususlara ilişkin gerekli tedbirlerin alınmasını sağlamak,
zorundadır.
(3) Yönetim kurulu,
kuruluş iç sistemleri hakkında güvence veren yönetim beyanını denetim
dönemi itibarıyla bağımsız denetçiye sunmakla yükümlüdür. Bu Yönetmelik
kapsamında sunulacak yönetim beyanına ilişkin usul ve esaslar Kurum
tarafından belirlenebilir.
(4) Yönetim kurulu
kararlarının etkilenmemesini ve çıkar çatışmasının önlenmesini teminen, kuruluşun genel müdürü hariç olmak üzere
yönetim kurulu üyelerinden kendileri, aralarındaki evlilik bağı kalkmış
olsa dahi eşleri ya da ikinci dereceye kadar (bu derece dâhil) kan ya da
sıhri hısımları, son iki yıl dâhil olmak üzere kuruluşta veya konsolidasyona
tabi ortaklıklarda veya kuruluşun hizmet aldığı ya da kuruluşun acentesi
olan kurum ve kuruluşlarda görevi bulunanlar; söz konusu hizmetin alındığı
veya acentelik ilişkisi bulunan kurum ve kuruluşlar hakkında yahut kendi
görevleriyle ilgili iç sistemlere ilişkin birimler tarafından hazırlanan
rapor ve değerlendirmelerin görüşüldüğü yönetim kurulu toplantılarına
katılamaz. Hizmet alınan veya aracılık hizmeti temin edilen kuruluş aynı
zamanda kuruluşun yönetimine etkili ortağı ise söz konusu yasak yalnızca
yönetime etkili ortağın kuruluşa sunduğu hizmetten sorumlu olan
yöneticileri bakımından uygulanır.
Denetim
komitesi üyelerinin nitelikleri
MADDE 6 –
(1) Denetim komitesi üyelerinin;
a) Atamanın yapıldığı tarihten önceki son iki yıl
dâhil olmak üzere;
1) Kuruluşta icrai görevi
bulunan yönetim kurulu üyelerinden olmaması,
2) Kendilerinin veya aralarındaki evlilik bağı
kalkmış olsa dahi eşlerinin, ikinci dereceye kadar (bu derece dâhil) kan
veya sıhri yakınlarının kuruluşun ve
konsolidasyona tabi ortaklıklarının, iç sistemler birimlerinde çalışanlar
hariç, personeli olmaması,
3) Kendilerinin, aralarındaki evlilik bağı kalkmış
olsa dahi eşlerinin veya ikinci dereceye kadar (bu derece dâhil) kan veya sıhri yakınlarının kuruluşun ve konsolidasyona tabi
ortaklıklarının bağımsız denetimini, derecelendirmesini veya değerlemesini
yapan işletmelerin veya bu işletmeler ile hukuki bağlantısı bulunan yurt
dışındaki işletmelerin ortağı veya bu işletmelerin kuruluşa hizmet sunan
birimlerinin personeli olmaması veya bağımsız denetim, derecelendirme ya da
değerleme sürecinde yer almaması,
4) Kendilerinin, aralarındaki evlilik bağı kalkmış
olsa dahi eşlerinin veya ikinci dereceye kadar (bu derece dâhil) kan veya sıhri yakınlarının kuruluş ve konsolidasyona tabi
ortaklıklarına, iç sistemlerle ilgili hususlar haricinde, danışmanlık veya
destek hizmeti veren kişilerden olmaması,
b)
Kendilerinin, aralarındaki evlilik bağı kalkmış olsa dahi eşlerinin veya
ikinci dereceye kadar (bu derece dâhil) kan veya sıhri
yakınlarının kuruluşta ve konsolidasyona tabi ortaklıklarda nitelikli pay
sahibi olmaması,
c)
Kuruluşların acenteliği veya temsilciliği şeklinde ticari bağlantıları
bulunan hakim ortağının icrai
görevi bulunan yönetim kurulu üyesi veya genel müdürünün aralarındaki
evlilik bağı kalkmış olsa dahi eşi veya bunların ikinci dereceye kadar (bu
derece dâhil) kan veya sıhri hısmı olmaması,
ç) Bu Yönetmeliğin yürürlük tarihinden itibaren
geçerli olmak üzere birbirini izleyen dokuz yıldan fazla süreyle aynı
kuruluşun denetim komitesinde görev yapmamış olması veya azami görev
süresinin tamamlanması halinde aynı kuruluşun denetim komitesinde tekrar
görev yapabilmek için iki yıllık bekleme süresinin tamamlanmış olması,
d) Yönetim kurulu
üyelerine yapılan huzur hakkı ödemeleri ile sözleşme ile belirlenen sabit
ödemeler ve esas sözleşme hükmüne veya genel kurul kararına dayalı olarak
yönetim kurulu üyelerine kârdan yapılan ödemeler hariç olmak üzere,
kuruluştan ve konsolidasyona tabi ortaklıklardan, bunların kârlılığına veya
performansına dayalı olarak herhangi bir ad altında ücret veya benzeri bir
gelir sağlanmaması,
e) En az lisans düzeyinde öğrenim görmüş olması ve
sigortacılık, özel emeklilik, finans, iç kontrol, risk yönetimi, aktüerya ve denetim alanlarından birinde yahut bu
alanlara ilişkin hukuk işlerinde en az on yıllık deneyime sahip olması,
f) Bu maddedeki diğer hususlar
saklı olmak kaydıyla; kuruluşta doğrudan ya da dolaylı pay sahibi olan yurt
içinde ya da yurt dışında kurulu tüzel kişiliğe sahip ortaklıklar ve bu
ortakların veya kuruluşun gerçek kişi ortaklarının birlikte veya tek
başlarına, doğrudan ya da dolaylı olarak kontrol ettikleri ya da sınırsız
sorumlulukla katıldıkları yurt içinde ya da yurt dışında kurulu kredi
kuruluşları ile finansal kuruluşlar ile sigorta sözleşmesi veya bireysel
emeklilik sözleşmesinin düzenlenmesi hariç olmak üzere kuruluş ile çıkar
çatışması olmayan ticari kuruluşlar dışında başka bir ticari kuruluşta
görev almaması,
g) Kuruluşun faaliyet alanına ve özellikli durumuna
göre Kurum tarafından gerekli görülecek diğer nitelikleri taşıması,
şarttır.
(2) Denetim komitesi üyelerinin seçiminde aranan
nitelikler üyelerin söz konusu görevleri süresince aranır. Komite
üyelerinden en az birinin yurt içinde yerleşik olması zorunludur.
(3) Denetim komitesinde yönetim kurulu üyesi olan
üye sayısının herhangi bir nedenle ikinin altına düşmesi halinde, yönetim
kurulu en geç bir ay içerisinde bu maddede aranan nitelikleri haiz yeter
sayıda üyesini denetim komitesine atamak zorundadır. Yönetim kurulunda bu
maddede aranan nitelikleri haiz üye bulunmaması halinde icrai
görevi bulunmayan yönetim kurulu üyeleri geçici süreyle denetim komitesine
atanabilir. Geçici süreli atamalarda, atama tarihinden itibaren icrai görevi bulunmayan üye niteliğini haiz olması
şartı aranır. Yönetim kurulu, geçici görevle atanan denetim komitesi üyesi
yerine iki ay içerisinde bu maddede belirtilen nitelikleri haiz birini
geçici olarak yönetim kurulu üyeliğine seçip ilk genel kurulun onayına
sunar. Ayrıca bu kapsamda ortaya çıkabilecek sorunların çözülebilmesini teminen yönetim kurulu genel kurulun olağanüstü
toplantıya çağrılması da dahil olmak üzere her
türlü tedbiri almakla yükümlüdür.
(4) Yurt dışında kurulu şirketlerin şubelerinde
denetim komitesininin görevleri, icrai faaliyet gösteren birimlerin kendisine tabi
olmadığı müdürler kurulu üyelerinden biri tarafından gerçekleştirilir. Bu
üyede, birinci fıkranın (a) bendinin (3) ve (4) numaralı alt bentleri ile
(ç), (d) ve (e) bentlerinde belirtilen nitelikler aranır. Bu üyenin eş ve çocuklarının; şirkette kendisine bağlı icrai mahiyette faaliyet gösteren bir birim bulunmayan
müdürler kurulu üyesi, merkez şubesi müdürü, merkez şubesi müdür yardımcısı
ve dengi pozisyonda yönetici olmaması, atamanın yapıldığı tarihten önceki
son iki yıl da dâhil olmak üzere, şirketin bağımsız denetimini,
derecelendirmesini ya da değerlemesini yapan kuruluşların ortağı veya
personeli olmaması veya bağımsız denetim, derecelendirme ya da değerleme sürecinde
yer almaması, atamanın yapıldığı tarihten önceki son iki yıl da dâhil olmak
üzere danışmanlık veya destek hizmeti veren kuruluşların ortağı veya
personeli olmaması veya bu hizmeti veren kişilerden olmaması şarttır.
(5) Organizasyon yapısında genel
müdürle hiyerarşik bağı bulunmayan, performans ile mali ve özlük haklarına
ilişkin değerlendirmeleri yönetim kurulu ya da denetim komitesi tarafından
yapılan ve yetkileri itibarıyla asgari olarak genel müdür yardımcısına denk
pozisyonlarda bulunan üst düzey yöneticilerin, icrai
görevi bulunmayan asgari iki yönetim kurulu üyesinden oluşan denetim
komitesinde yönetim kurulu üyesi harici üye olarak görevlendirilmesi
mümkündür. Bu durumda iç
kontrol, risk yönetimi veya aktüerya birimlerinin
idari ve fonksiyonel açıdan belirtilen üst yöneticilere bağlı olarak
çalışması mümkündür. Denetim komitesinde görevlendirilen söz konusu üyeler
de yönetim kurulu üyesi olma hariç denetim komitesi üyelerinde aranan
nitelikleri taşımalıdır. İç kontrol, risk yönetimi veya aktüerya
birimlerinin kendisine bağlı olması halinde yönetim kurulu üyesi olmayan
denetim komitesi üyeleri, kendilerine bağlı birimler hakkında iç denetim
sisteminin çıktılarına ilişkin kararlara iştirak edemez.
Denetim
komitesi üyelerinin genel yetki ve sorumlulukları
MADDE 7 –
(1) Denetim komitesi; yönetim
kurulunun iç sistem faaliyetlerine ilişkin yükümlülüklerini etkin bir
şekilde yerine getirmesinde yönetim kuruluna yardımcı olmak adına kuruluşun
iç sistemlerinin etkinliğini ve yeterliliğini, bu sistemler ile muhasebe ve
raporlama sistemlerinin Kanun ve ilgili düzenlemeler çerçevesinde
işleyişini ve üretilen bilgilerin bütünlüğünü gözetmek, bağımsız denetim
kuruluşları ile derecelendirme, değerleme ve yönetim kurulu tarafından
belirlenecek önemlilik kriterleri göz önünde bulundurularak kuruluşun iç
sistemler kapsamında yürütülen faaliyetleri için hizmet alacağı kişi ve
kuruluşların belirlenmesinde gerekli ön değerlendirmeleri yapmak, sözleşme
imzalanması halinde bu kişi ve kuruluşların faaliyetlerini düzenli olarak
izlemek, Kanuna istinaden yürürlüğe giren düzenlemeler uyarınca
konsolidasyona tâbi ortaklıkların iç sistemlerine ilişkin faaliyetlerinin konsolide olarak sürdürülmesini ve eşgüdümünü sağlamakla
görevli ve sorumludur.
(2) Denetim komitesi, birinci fıkra kapsamında
belirtilen görevlerin yerine getirilmesini teminen
kuruluş iç sistemlerinin geneline ilişkin olarak aşağıdaki hususlarda
görevli ve yetkilidir:
a) İç sistemlere ilişkin konularda üst düzey
yönetimin görüş ve önerilerini almak ve bunları değerlendirmek.
b) Görev ve sorumlulukları kapsamındaki işlerin
gereğince yerine getirilmesi, etkinliğinin sağlanması ve geliştirilmesi
için ihtiyaç duyulan uygulamalar konusunda ilgili üst düzey yönetim, iç
kontrol, risk yönetimi, aktüerya ve iç denetimde
çalışan personel ile bağımsız denetim kuruluşunun görüş ve
değerlendirmeleri hakkında yönetim kurulunu bilgilendirmek.
c) Altı aylık dönemi aşmamak kaydıyla, dönem
içerisinde icra edilen faaliyetlere ve bu faaliyetlerin sonuçlarına,
kuruluşta alınması gereken önlemlere, yapılmasına ihtiyaç duyulan
uygulamalara ve kuruluş faaliyetlerinin güven içinde sürdürülmesi
bakımından önemli görülen diğer hususlara ilişkin yönetim kuruluna bilgi
vermek.
ç) İç sistemler kapsamındaki fonksiyonların
icrasında görevli kişilerin görevlerini bağımsız ve tarafsız bir şekilde
yerine getirip getirmediklerini izlemek.
d) İç sistemler kapsamındaki birimler tarafından
hazırlanan raporlarda tespit edilen hususlarda üst düzey yönetimin ve
bunlara bağlı birimlerin aldığı önlemleri izlemek.
e) Kuruluşun tüm iş süreçleri ve uygulamalarının
Kanuna ve ilgili diğer mevzuata uygunluğu kapsamında bağımsız denetim
kuruluşunun değerlendirmelerini gözden geçirmek, ilgili üst düzey yönetimin
tespit edilen tutarsızlıklar konusundaki açıklamasını almak.
f) İç sistemler kapsamındaki birimlerin
yöneticileri ve personeline ilişkin insan kaynakları prosedürlerini
hazırlamak; yönetim kuruluna iç sistemler kapsamındaki birim
yöneticilerinde aranması gereken nitelikler ile ilgili önerilerde bulunmak,
bu birimlerin yöneticilerinin seçimi ve görevden alınması esnasında yönetim
kuruluna görüş vermek, iç denetim hariç iç sistem birimleri yöneticilerinin
önerileri çerçevesinde bu birimlerin personelini atamak ve görevden almak.
g) İç sistemler kapsamındaki birimlerde görevli
yönetici ve personelin mesleki eğitim düzeylerini ve yeterliliğini
değerlendirmek.
ğ) Kuruluş personelinin karşılaştığı problemlerin,
şüpheli gördükleri hususların veya kuruluş içindeki usulsüzlüklerin
doğrudan kendisine, ilgili yönetim kademelerine, iç kontrol birimine, iç
denetim birimine veya ilgili diğer birimlere ulaşabilmesini sağlayacak
iletişim kanallarının tesis edilmesini sağlamak.
h) Kuruluşların finansal raporlarının gerçek ve
yansıtılması gereken tüm bilgileri kapsayıp kapsamadığını, Kanuna ve ilgili
diğer mevzuata uygun olarak hazırlanıp hazırlanmadığını gözetmek, tespit
edilen hata ve usulsüzlükleri düzelttirmek.
(3) Denetim komitesinin iki üyeden oluşması halinde
kararlar oy birliğiyle, üye sayısının ikiden fazla olması halinde ise
kararlar oy çokluğuyla alınır.
(4) Denetim komitesi, iç sistem birimlerinden
kendisine intikal ettirilen raporlardaki tespitlerin önemine ve aciliyetine binaen yönetim kurulunun acil gündemle
toplanmasını talep edebilir.
Denetim
komitesi üyelerinin iç kontrol fonksiyonuna ilişkin görevleri
MADDE 8 –
(1) Denetim komitesi, iç kontrol
fonksiyonuna ilişkin olarak aşağıdaki hususlarda görevli ve yetkilidir:
a) Bu Yönetmelikte yer alan iç kontrole ilişkin
düzenlemelere ve yönetim kurulunca onaylanan şirket içi politika ve
uygulama usullerine uyulup uyulmadığını gözetmek ve gerekli görülen
önlemler konusunda yönetim kuruluna önerilerde bulunmak.
b) İç kontrol birimi tarafından hazırlanan iç
kontrol birimi yönetmeliğine ilişkin değerlendirmelerde bulunmak.
c) İç kontrol birimi tarafından yıllık olarak
hazırlanan iç kontrol planlarını onaylamak.
ç) İç kontrol fonksiyonuna ilişkin dışarıdan hizmet
alınması halinde hizmet alınacak kuruluşlarla çalışma kapsamı ve süresini
belirlemek.
Denetim
komitesi üyelerinin risk yönetim fonksiyonuna ilişkin görevleri
MADDE 9 – (1) Denetim komitesi, risk yönetim fonksiyonuna
ilişkin olarak aşağıdaki hususlarda görevli ve yetkilidir:
a) Risk yönetim birimi tarafından hazırlanan risk
yönetim birimi yönetmeliğine ilişkin değerlendirmelerde bulunmak.
b) Risk yönetim fonksiyonuna ilişkin dışarıdan
hizmet alınması halinde hizmet alınacak kuruluşlarla çalışma kapsamı ve
süresini belirlemek.
c) Kuruluşun taşıdığı risklerin tespit edilmesi,
ölçülmesi, izlenmesi ve kontrol edilmesi için gerekli yöntem, araç ve
uygulama usullerinin mevcut olup olmadığını değerlendirmek.
Denetim
komitesi üyelerinin aktüerya fonksiyonuna ilişkin
görevleri
MADDE 10
– (1) Denetim komitesi, aktüerya fonksiyonuna ilişkin olarak; genel fiyatlama
politikasına uyum sağlamak, reasürans
anlaşmalarının yeterliliğini ve teknik karşılıkların güvenilirliğini
gözetmek, gerekli görülen önlemler ve şirket mali durumu hakkında yönetim
kuruluna tavsiyede bulunmakla görevli ve sorumludur.
(2) Denetim komitesi, birinci fıkra kapsamında
aşağıdaki hususlarda görevli ve yetkilidir:
a) Aktüerya fonksiyonunun
yerine getirilmesini teminen kendisine bağlı aktüerya birimi faaliyetlerinin etkin bir şekilde
sürdürülebilmesi için yönetim kuruluna önerilerde bulunmak.
b) Bu Yönetmelik kapsamında tanımlanan sorumlu
aktüeri belirlemek.
c) Şirket istatistiklerinin oluşturulması, ilgili
personelin erişiminin sağlanması ve uygun hesaplamalar yapılabilmesi için
gerekli bilgi sistemleri alt yapısının kurulması ile bilgi işlem desteğinin
sağlanmasını temin etmek.
ç) Faaliyetlerin etkin bir şekilde icra edilmesi
için gerekli nitelikleri haiz yeterli sayıda personel istihdam edilmesini
sağlamak.
d) Aktüerya fonksiyonuna
ilişkin dışarıdan hizmet alınması halinde hizmet alınacak aktüer veya
kuruluşla çalışma kapsamını ve süresini belirlemek.
Denetim
komitesi üyelerinin iç denetim fonksiyonuna ilişkin görevleri
MADDE 11
– (1) Denetim komitesi, iç denetim
fonksiyonuna ilişkin olarak aşağıdaki hususlarda görevli ve yetkilidir:
a) İç denetim biriminin bu Yönetmelik ve iç
politikalarla belirlenen yükümlülüklerini yerine getirip getirmediğini
gözetmek.
b) İç denetim fonksiyonunun kuruluşun mevcut ve
planlanan faaliyetlerini ve bu faaliyetlerden kaynaklanan risklerini
kapsayıp kapsamadığını gözetmek, yönetim kurulunun onayıyla yürürlüğe
girecek iç denetime ilişkin şirket içi düzenlemeleri incelemek.
c) İç denetim birimi tarafından hazırlanan iç
denetim planlarını inceleyerek yönetim kuruluna sunmak.
ç) Yılda en az iki kez olmak üzere iç denetçiler
ile düzenli aralıklarla belirlenecek program ve gündemler dâhilinde
görüşmelerde bulunmak.
Denetim
komitesi üyelerinin bağımsız dış denetim fonksiyonuna ve diğer hizmetlere
ilişkin görevleri
MADDE 12
– (1) Denetim komitesi, bağımsız dış
denetim fonksiyonu ve diğer hizmetlere ilişkin olarak aşağıdaki hususlarda
görevli ve yetkilidir:
a) Kuruluşun sözleşme
imzalayacağı derecelendirme kuruluşları, bağımsız denetim kuruluşları ve
değerleme kuruluşları ile bunların yönetim kurulu başkan ve üyeleri,
denetçileri, yöneticileri ve çalışanlarının kuruluş ile ilişkili
faaliyetlerinde bağımsızlığını ve tahsis edilen kaynakların yeterliliğini
değerlendirmek, değerlendirmelerini bir rapor ile yönetim kuruluna sunmak,
dışarıdan hizmet alınması halinde de sözleşme süresince denetim dönemleri
ile uyumlu olarak düzenli bir şekilde bu işlemleri tekrarlamak.
b) Finansal raporların mali
durumu, yapılan işlerin sonuçlarını ve kuruluşun nakit akımlarını doğru
olarak yansıtıp yansıtmadığı ve Kanunda ve ilgili diğer mevzuatta
belirlenen usul ve esaslara uygun olarak hazırlanıp hazırlanmadığı
konusunda üst düzey yönetim ve bağımsız denetçilerle görüşmek, bağımsız
denetim raporu sonuçları ile altı aylık ve yıllık mali tablolar ve bunlara
ilişkin dokümanları değerlendirmek ve bağımsız denetçinin tereddüt ettiği
diğer konuları çözüme kavuşturmak.
c) Yönetim kurulu tarafından
belirlenecek önemlilik derecesi göz önünde bulundurularak iç sistem
fonksiyonlarının yürütülmesine ilişkin olarak kuruluşun alacağı önemli
destek hizmetlerine ilişkin risk değerlendirmesi yapmak,
değerlendirmelerini bir rapor halinde yönetim kuruluna sunmak, hizmet
alınması halinde de sözleşme süresince destek hizmeti kuruluşunun sağladığı
hizmetlerin yeterliliğini düzenli olarak izlemek.
Denetim
komitesine ilişkin istisnalar
MADDE 13
– (1) Özellikli kuruluşların ve
tüzel kişiliği haiz sigorta ve reasürans
brokerlerinin denetim komitesi oluşturma zorunlulukları bulunmamaktadır.
Ancak bu durumda, özellikli kuruluşlar ile brokerlerde bu Yönetmelik ile
denetim komitesinin görev ve sorumlulukları arasında sayılan işlemlerin
yönetim kurulu tarafından yerine getirilmesi gerekir. Ayrıca yönetim kurulu
üyelerinden birinin belirtilen görevlerin icrası için görevlendirilmesi
mümkün olup bu durumda belirlenen üyenin denetim komitesi üyelerinde aranan
şartları taşıması gerekir.
(2) Tabi olduğu mevzuat çerçevesinde yönetim
kurulundan bağımsız olarak konumlandırılmış denetim kuruluna sahip
özellikli kuruluşlar ve brokerler açısından, söz konusu denetim kurulu bu
Yönetmelikte belirtilen denetim komitesi olarak kabul edilir. İlgili
mevzuatın gerektirdiği hususlar saklı olmak üzere, bu Yönetmelikte denetim
komitesi üyelerinin taşıması gereken şartlar mevcut denetim kurulu
üyelerinde de aranır.
(3) Tabi olduğu mevzuat çerçevesinde, bu
Yönetmelikte denetim komitesinin görevleri arasında sayılan görevlerin
tamamını veya bir kısmını yerine getiren icradan bağımsız olarak
konumlandırılmış ve denetim komitesi üyelerinin niteliklerini haiz
üyelerden müteşekkil bir veya birden fazla komitenin bulunduğu şirketlerde
denetim komitesinin görevleri bu komiteler eliyle yürütülebilir. Bu şekilde
birden fazla komite olması halinde, iç denetim sistemi ile diğer iç sistem
fonksiyonlarına ilişkin işlevsel görev ayrımı tesis edilerek ilgili
komitelerin görevlendirilmesi kaydıyla, denetim komitesinin görevleri bu
komiteler tarafından yerine getirilebilir.
ÜÇÜNCÜ BÖLÜM
İç Kontrol Sistemi
İç
kontrol sisteminin amacı ve kapsamı
MADDE 14 – (1) İç kontrol
sisteminin amacı, kuruluşun varlıklarının korunmasını, kuruluşun kontrol
ortamına ilişkin makul düzeyde güvence sağlanmasını, faaliyetlerin etkin ve
verimli bir şekilde Kanuna ve ilgili diğer mevzuata, kuruluşun iç
politikalarına ve sigortacılık teamüllerine uygun olarak yürütülmesini,
muhasebe ve finansal raporlama sistemi ile ana hizmetlerin yürütülmesinde
kullanılan tüm sistemlerin güvenilirliğini, bütünlüğünü ve bilgilerin
zamanında elde edilebilirliğini sağlamaktır.
(2) İç kontrol sisteminden beklenen amacın
sağlanabilmesi için;
a) Kuruluş bünyesinde işlevsel görev ayrımının
tesis edilmesi ve sorumlulukların paylaştırılması,
b) Sözleşme yapılması, prim üretimi, hasar ödeme ve
şikâyet süreçleri başta olmak üzere tüm hizmetlerin yürütülmesine ilişkin
sistemlerin, muhasebe ve finansal raporlama sisteminin, bilgi sisteminin ve
kuruluş içindeki iletişim kanallarının etkin çalışacak şekilde tesis
edilmesi,
c) Risklerle ilgili limit ve standartların
belirlenmesi,
ç) İş sürekliliği planı ve ilgili diğer planların
hazırlanması,
d) Kuruluşun iş süreçleri üzerinde kontrollerin ve
iş adımlarının gösterildiği iş akış şemalarının oluşturulması,
e) İç kontrol fonksiyonunun tanımlanması ve
oluşturulması,
zorunludur.
(3) İç kontrol sistemi kuruluşların genel müdürlük
birimlerini, bölge müdürlüklerini, şubelerini, temsilciliklerini, konsolidasyona tabi ortaklıklarını kapsayacak şekilde
yapılandırılır. Ayrıca, acentelik ilişkisi çerçevesinde acentelerin ve
destek hizmeti alınan firmaların kuruluşa sunduğu hizmetlerin de iç kontrol
sistemi kapsamında bulunması gerekir.
İşlevsel
görev ayrımı ve sorumlulukların tesisi
MADDE 15
– (1) Kuruluşlar nezdinde, hata ve
usulsüzlüğün, menfaat çatışmalarının, bilgi kirliliğinin ve kaynakların
kötüye kullanımının önlenmesi amacıyla aynı konudaki faaliyetlere ilişkin
görev ayrıştırması yapılarak kuruluş içindeki tüm birimlerin ve personelin
yetki ve sorumlulukları açıkça ve yazılı olarak belirlenir.
(2) Bir işlemin yapılmasına karar verilmesi,
işlemin kayda alınması ve muhasebeleştirilmesi ile işlemin fiilen
gerçekleştirilmesi işlevlerinin farklı personel sorumluluğuna verilmesi
sağlanır.
(3) Kuruluş için risk yaratabilecek işlevler tespit
edilerek mümkün olduğunca diğer işlevlerden ayrılır ve farklı yetkililerin
sorumluluğuna verilir. İcrai yetkileri olan
personelin sorumlulukları ve yetkileri dönemsel olarak incelenerek bunların
kuruluş için potansiyel risk oluşturmaması hususunda gerekli tedbirler
alınır.
Bilgi
sistemlerinin ve iş süreçlerinin tesisi
MADDE 16 – (1) Kuruluş
tarafından gerçekleştirilen faaliyetlerin veya verilen hizmetlerin etkin,
güvenilir ve kesintisiz bir şekilde yönetilmesine; mevzuattan kaynaklanan
yükümlülüklerin yerine getirilmesine, muhasebe ve finansal raporlama ile
ana faaliyetlerin yürütüldüğü sistemlerden sağlanan bilgilerin
bütünlüğünün, tutarlılığının, güvenilirliğinin, zamanında elde
edilebilirliğinin ve gereken durumlarda gizliliğinin sağlanmasına elverişli
ve aynı zamanda bilgi sistemlerinin kullanılmasından kaynaklı risklerin
izlenmesini, kontrolünü ve gerekli önlemlerin alınmasını sağlayan iş
süreçlerinin ve bilgi sistemlerinin tesisi zorunludur.
(2) Kuruluş içinde tesis edilecek iş süreçlerinin
ve bilgi sistemlerinin yapısının, şirketin ölçeği, faaliyetlerinin ve
sunulan ürünlerin niteliği ve karmaşıklığı ile uyumlu olması gerekir.
(3) Bilgi sistemleri asgari olarak;
a) Şikâyet, tahsilat,
hasar ve tazminat yönetim süreci başta olmak üzere, kuruluşun iş
süreçlerinin etkin ve verimli çalışmasının sağlanmasına, hak sahiplerinin
taleplerinin gecikmeksizin sonuçlandırılmasına, iş sürekliliğinin
sağlanmasına,
b) Bilgi sistemleri üzerinden gerçekleşen
işlemlerin, kayıtların ve verilerin doğruluğunun, bütünlüğünün ve
güvenilirliğinin sağlanmasına,
c) Bilgi sistemleri dâhilinde gerçekleşen işlem ve
olaylara ilişkin etkin bir iz kayıt mekanizması oluşturulmasına,
ç) Bilgi sistemleri kullanıcılarının görev ve
sorumlulukları gereği veri tabanlarına, uygulamalara ve sistemlere erişimi
için uygun bir yetkilendirme ile erişim kontrolünün oluşturulmasına ve
erişimin uygun bir kimlik doğrulama mekanizmasıyla sağlanmasına,
d) Kuruluşun faaliyetlerinin yürütülmesinde
kullanılan verilerin taşındığı, iletildiği, işlendiği, saklandığı ve yedek
olarak tutulduğu ortamlarda ve kendi nam ve hesabına veri işleyen kurum
veya kuruluşlarda 24/3/2016 tarihli ve 6698 sayılı
Kişisel Verilerin Korunması Kanunu kapsamındaki gerekliliklerin yerine
getirilmesini de sağlayacak şekilde veri gizliliğinin sağlanmasına,
e) Veri tabanlarının ve bilgi sistemlerinin;
sunulan ürünler, faaliyet türleri, coğrafi, demografik, ekonomik, operasyonel, stratejik veya benzeri risk doğuran
süreçler bazında analiz yapılabilecek şekilde kurgulanmasına,
f) Devlete, kamuoyuna, Sigorta Bilgi ve Gözetim
Merkezi ile Emeklilik Gözetim Merkezine ve ilgili diğer kişi ve kurumlara
yapılacak bildirim ve raporlamaların zamanında, eksiksiz ve hatasız
yapılabilmesine,
g) Herhangi bir denetim veya inceleme sırasında,
ilgili kişilerin ihtiyaç duyduğu bilgi ve belgelerin uygun biçimde ve kısa
süre içerisinde verilebilmesine,
ğ) Kurum tarafından belirlenecek diğer
gerekliliklerin sağlanmasına,
imkân verecek bir yapıda tesis edilir.
(4) Kuruluş, bilgi sistemlerinin güvenilirliğini
sağlamak, düzenli olarak güncelleyerek gerekli değişiklikleri yapmak ve
bilgi sistemlerinin kesintisiz olarak devam ettirilmesi ile ilgili
tedbirleri almakla yükümlüdür.
(5) Kuruluşların birincil ve ikincil sistemlerini
yurt içinde bulundurmaları zorunludur. Ancak, elektronik posta hizmetleri,
telekonferans veya video konferans gibi hizmetler birincil ve ikincil
sistemlerin yurt içinde bulundurulma zorunluluğundan istisnadır.
(6) Birincil ve ikincil sistemler kapsamında destek
hizmeti alınıp alınmadığına bakılmaksızın, bu sistemler için iş
sürekliliğini sağlamaya yetecek sayıda ve nitelikte kuruluş bünyesinde
personel istihdam edilmesi zorunludur.
(7) Üçüncü fıkranın (a) bendi kapsamında hasar ve
tazminat yönetim sistemi başta olmak üzere kuruluşun iş süreçlerinin ve
bilgi sistemlerinin asgari unsurları ile kontrolüne ilişkin usul ve esaslar
ile birincil ve ikincil sistemlerin yurt içinde bulundurulmasına ilişkin
esasları belirlemeye Kurum yetkilidir.
İletişim
yapısı ve etkin iletişim kanallarının tesisi
MADDE 17
– (1) Kuruluş, organizasyon yapısı
içinde bilginin, bilgi güvenliği dâhilinde ilgili tüm kişilere
ulaştırılmasını ve kuruluşun amaçları, stratejileri, politikaları, uygulama
usulleri ve beklentileri hakkında ilgili birim yöneticilerinin ve
operasyonda görevli personelin tam anlamıyla bilgi sahibi olmasını
sağlamakla yükümlüdür. Bu çerçevede, gerek yöneticilerden personele gerekse
personelden yöneticiye olacak şekilde kuruluş içinde etkin iletişim
akışının hem dikey hem de aynı düzeydeki personel ile birimler arasında
sağlanması anlamında yatay olarak tesis edilmesi gerekmektedir.
(2) Kuruluş personelinin karşılaştığı problemleri
ve mutat uygulamalara göre şüpheli gördükleri hususları ilgili birimlere,
yönetim kademelerine, iç kontrol birimine, iç denetim birimine veya denetim
komitesine gizlice raporlayabilmesi için denetim komitesinin gözetiminde
üst düzey yönetim tarafından uygun iletişim kanallarının tesisi ve idamesi
gereklidir.
İş
sürekliliği yönetimi ve planı
MADDE 18 – (1)
Kuruluşların, savaş, terör olayları, grev, lokavt, kargaşalık, salgın
hastalıklar, yangın ve doğal afetler ve bilişim tabanlı saldırılar ile iş
ortaklarındaki iş kesintileri gibi nedenlere bağlı olarak oluşabilecek bir
kesinti veya kriz anında faaliyetlerinin sürdürülmesini veya zamanında
kurtarılmasını sağlamak üzere operasyonel,
finansal, yasal ve itibari olumsuz etkileri en aza indirmeyi amaçlayan
yönetim kurulu tarafından onaylanmış bir iş sürekliliği yönetim yapısı
oluşturmaları zorunludur.
(2) İş sürekliliği yönetimi kapsamında, iş
sürekliliğinin gereklerini yerine getirmek üzere süreçler tesis edilir ve
uygun görülen tedbirler alınır.
(3) İş sürekliliği planlamasına yönelik olarak iş
etki analizi çalışmaları yapılır ve kurtarma stratejileri belirlenir. Bu
çalışmalar ışığında bir iş sürekliliği planı oluşturulur ve bu plan yönetim
kurulu tarafından onaylanır.
(4) İş etki analizi kapsamında, ilgili çalışanların
katılımıyla, iç ve dış bağımlılıklar belirlenir ve meydana gelebilecek bir
kesinti durumunda gereken faaliyet düzeyini ortaya koymak üzere
operasyonlar önem düzeyleri açısından sınıflandırılır. Farklı kesinti
senaryolarının faaliyetler üzerinde yaratabileceği muhtemel riskler ve
bunların potansiyel etkileri değerlendirilir.
(5) İş etki analizini temel alan, kurtarma
öncelikleri ve hedeflerini ortaya koyan bir kurtarma stratejisi geliştirilir.
Kurtarma stratejisinin uygulanması ile ilgili detaylara iş sürekliliği
planında yer verilir.
(6) İş sürekliliği planının kuruluşun hedefleri ve
öncelikleriyle uyumlu, güncel ve yeterli olması esastır. Risklerin açık ve
net olarak tanımlandığı bu planda, faaliyet kesintilerinin yönetilmesi için
görev ve sorumlulukların belirlenmesi, plan dâhilinde önemli göreve sahip
personele ulaşılamaması durumunda yetki ve karar verme yapısının sürdürülebilmesi
ve planın hangi koşullarda uygulamaya alınacağı hususlarına yer verilir.
Plan geliştirilirken, varsa destek hizmeti alınan kuruluşlar da dikkate
alınır. Personel, iş sürekliliği planı hakkında ilgileri çerçevesinde
bilgilendirilir, görev ve sorumlulukları konusunda eğitilir.
(7) Herhangi bir acil veya beklenmedik durumda
öncelikli gerçekleştirilecek eylemleri ve alınacak tedbirleri belirlemek üzere
iş sürekliliği planının bir parçası olarak acil ve beklenmedik durum planı
oluşturulur. Karşılaşılan durum bu plan kapsamında çözülemediği takdirde iş
sürekliliği planının diğer kısımları devreye alınır.
(8) Acil ve beklenmedik durum planı kapsamında,
ortaya çıkabilecek sorun ya da kriz ile başa çıkmak amacıyla gerekli
önlemler alınır, gerektiğinde kullanılmak üzere ana hizmetlerin verildiği
ortam ile aynı risklere maruz olmayan bir yönetim ve çalışma ortamı tesis
edilir.
(9) İş sürekliliği planı ve bu plan kapsamındaki
diğer planlar, ilgili tüm birimlere görev ve sorumlulukları çerçevesinde
belirlenmiş bir içerikle dokümante edilerek
iletilir. Personelin plan ve bu plan dâhilinde üstlendiği sorumluluk
hakkında alternatif iletişim kanalları üzerinden bilgi sahibi olması
sağlanır. Planda belirtilen hususların eşgüdümü için yetkili bir birim
belirlenir.
(10) Bilgi sistemlerinin sürekliliği, iş
sürekliliği planı kapsamında hazırlanan ve yönetim kurulu tarafından
onaylanmış bilgi sistemleri süreklilik planı ve acil ve beklenmedik durum
planında ele alınır. İş sürekliliği planı kapsamındaki planlar ayrı ayrı hazırlanabileceği gibi tek bir planın parçası da
olabilirler.
(11) İç kontrol birimi tarafından, iş sürekliliği
planı kapsamındaki planları gözden geçirecek bir sistem oluşturulması
sağlanır. Kuruluşun iş süreçlerini veya bilgi sistemlerini etkileyecek
değişikliklerden sonra planlar gözden geçirilerek güncellenir. Bu planlar,
otomatik ve manuel işleyen süreçlerde olası kısa
veya uzun süreli kesintiler dikkate alınarak genel müdürlük, seçilen bölge
müdürlükleri ve örnek aracılar ile diğer ilgili taraflarda yılda en az bir
kez test edilir. Testlere varsa kritik iş süreçlerine destek veren bilgi
teknolojileri sistemlerinin ayağa kaldırılmasında rol oynayacak destek
hizmeti kuruluşları da dâhil edilir. Test sonuçları uygun bir
değerlendirmeyi müteakip üst düzey yönetime ve yönetim kuruluna raporlanır,
gerekmesi halinde planın güncellenmesinde kullanılır.
İç
kontrol fonksiyonu
MADDE 19
– (1) İç kontrol fonksiyonu,
kuruluşun tüm faaliyetlerinin bir parçasını oluşturur. İç kontrole ilişkin
yazılı politika ve uygulama usullerinin, önce faaliyeti gerçekleştiren
personel, sonra iç kontrol faaliyetini yürüten personel tarafından icra
edilecek bir yaklaşımla geliştirilmesi sağlanır ve kuruluşun tüm personeli
gerçekleştirdikleri faaliyetlere ilişkin geliştirilen iç kontrol
faaliyetlerine dair politika ve uygulama usulleri hakkında bilgilendirilir.
(2) İç kontrol fonksiyonu asgari olarak aşağıdaki
kontrolleri kapsar:
a) Faaliyetlerin icrasına yönelik işlemlerin
kontrolü.
b) İletişim kanalları, ana hizmetlerin
sürdürülmesine ilişkin tüm sistemler ile bilgi sistemlerinin ve finansal raporlama
sisteminin kontrolü.
c) Uyum kontrolleri.
ç) Ana hizmetlerin uzantısı veya tamamlayıcısı
niteliğinde olan hizmet alımlarının kontrolü.
Faaliyetlerin
icrasına ilişkin kontroller
MADDE 20
– (1) Faaliyetlerin icrasına
yönelik işlemlerin kontrolü kapsamında kuruluş tarafından aşağıdaki
uygulamaların yapılması şarttır:
a) Raporlama: Üst yönetime sunulmak ve konusuna
göre altı ayı geçmemek üzere raporun sunulacağı birimin belirleyeceği periyotlarda, günlük, haftalık veya aylık bazda
olağanüstü durum, şüpheli işlem, aykırılık ve genel performans raporları
hazırlanır.
b) Onaylama ve yetkilendirme: Çift taraflı ve
çapraz kontrol ve imza usulleri tesis edilir, belirli limitlerin üzerindeki
işlemler için onay ya da yetki alınır.
c) Sorgulama ve mutabakat sağlama: İşlemlerin
detayları sorgulanır, hesaplar karşılaştırılır, düzenli aralıklarla
mutabakatlar gerçekleştirilir.
ç) Fiziki kontrol: Kuruluşa ait veya sigortalılar
ile katılımcılar ve diğer taraflar adına saklanan nakit para, finansal
varlıklar veya poliçeler de dâhil olmak üzere varlıklara erişilebilmesine,
bunların kullanılmasına ve saklanmasına yönelik kurallar ve sınırlar
belirlenir, tüm maddi varlıkların düzenli aralıklarla envanteri
çıkarılır.
d) Temel performans göstergelerine ilişkin
kontroller: Şirketlerde yönetim kurulu, özellikli kuruluşlarda ise Kurum
tarafından onaylanan temel performans göstergelerine ulaşma kapsamında
yapılan faaliyetlerin kontrolü.
e) Yetki ve risk limitlerine uygunluk incelemeleri
ile aşım ve aykırılıkların takibi: Genel ve özel risk limitlerine uyulup
uyulmadığının incelenmesi ve limit aşımlarının izlenmesi.
İletişim
sistemleri ile bilgi sistemlerine ilişkin kontroller
MADDE 21
– (1) İletişim kanallarının
kontrolü kapsamında aşağıdaki uygulamaların yapılması şarttır:
a) Kuruluşta üretilen bilgiye personelin erişim
imkânlarının oluşturulup oluşturulmadığının ve üretilen bilgiye erişimde
yetkilendirmelerin uygun seviyede yapılıp yapılmadığının kontrolü.
b) Kuruluşun, çalışılan birimin ve personelin
faaliyet performansına ilişkin personele düzenli bilgi verilip verilmediği
kontrolü.
c) Kanunda ve ilgili diğer mevzuatta yapılan
değişiklikler ile yeni ürün veya faaliyetler hakkında personelin
bilgilendirilip bilgilendirilmediği kontrolü.
ç) Kuruluş personelinin karşılaştığı problemleri ve
mutat uygulamalara göre şüpheli gördükleri hususları ilgili birimlere,
yönetim kademelerine, iç kontrol birimine, iç denetim birimine veya denetim
komitesine gizlice raporlamasına imkân tanıyan uygun araçların bulunup
bulunmadığının ve ihlaller konusunda raporlama yapılabiliyorsa ne kadar
sıklıkla raporlama yapıldığının kontrolü.
d) Kuruluş tarafından sunulan hizmetlerden
yararlanan sigortalıların, sigorta ettirenlerin, lehdarların
veya diğer hak sahiplerinin hizmetlere ilişkin şartlar, riskler ve istisnaî
durumlarla ilgili olarak açık bir şekilde bilgilendirilip
bilgilendirilmediğinin, bu kişilerin şikâyetlerini ulaştırmalarına imkân
sağlayacak mekanizmaların kurulup kurulmadığının ve kişilere ilişkin bilgi
mahremiyetinin sağlanıp sağlanmadığının kontrolü.
(2) Ana hizmetlerin icrasında kullanılan sistemlerin
kontrolü kapsamında aşağıdaki uygulamaların yapılması şarttır:
a) Kullanılan sistemlerin hizmetin içeriği ile
uyumluluğuna ve bütünlük oluşturup oluşturmadığına dair kontroller.
b) Kullanılan sistemlerden kaynaklı olarak
sigortalıların, sigorta ettirenlerin, lehdarların,
diğer hak sahiplerinin ve ilgili tarafların hak ve menfaatlerine zarar
gelmediğine ve bu kişilere karşı yükümlülüklerde gecikme yaşanmadığına dair
kontroller.
(3) Bilgi sistemlerinden beklenen fonksiyonların
doğru bir şekilde yerine getirilmesi, istenmeyen olayların engellenmesi,
belirlenmesi ve düzeltilmesi ile ilgili olarak yeterli derecede güvence
oluşturulmasını sağlamak üzere bilgi sistemlerinin kontrolü kapsamında
aşağıdaki uygulamaların yapılması şarttır:
a) Mevzuat, rehber veya COBIT kapsamında bilgi
sistemi ve yönetimine ilişkin faaliyetler ile bu faaliyetlerin süreçlerinin
kontrolüne ilişkin genel bilgi sistemi kontrolünün yapılması.
b) Veri oluşturma ve yetkilendirme, girdi, veri
işleme, çıktı kontrollerinden oluşan uygulama kontrollerinin yapılması.
c) Organizasyon içinde veya dışında üretilen,
telefon, sesli posta, kâğıt, faks veya e-posta ile alınmış verinin aslına
uygunluğu ve bütünlüğünün, veri üzerinde kritik bir işlem yapılmadan
kontrol edilmesi.
ç) Hassas bilginin saklanması, iletimi ve nakli esnasında,
yetkisiz erişim, değişiklik ve yanlış yönlendirmeye karşı korunup
korunmadığının kontrolü.
d) Bilgi sistemlerinin risk ölçüm yöntem veya
modelleri kullanılarak risklerin ölçülebilmesine, önceden belirlenen risk
limitlerine yaklaşılması halinde zamanında uyarıcı bilgiler
üretilebilmesine ve etkin bir şekilde raporlanabilmesine imkân tanıyıp
tanımadığının kontrolü.
(4) Finansal raporlama sisteminin kontrolü
kapsamında aşağıdaki uygulamaların yapılması şarttır:
a) Finansal raporların Kanuna ve ilgili mevzuata
uygun olarak hazırlanıp hazırlanmadığı ile zamanında ve eksiksiz
yayımlandığına ilişkin kontroller.
b) İşlemlerin kayda alınması ile finansal raporlara
yansıtılması arasında uygulanan sürecin, oluşabilecek hataların ve
eksikliklerin saptanabilmesine yönelik kontroller.
c) Finansal raporlardaki bilgilerin kontrolü ve
kontrol edilen bilgilere dayanak olan işlemlerin kontrolü.
Uyum
kontrolleri
MADDE 22
– (1) Uyum kontrolleriyle,
kuruluşun gerçekleştirdiği ve planladığı tüm faaliyetler ile yeni işlem ve
ürünlerin Kanuna ve ilgili diğer mevzuata, kuruluş politikalarına ve
sigortacılık teamüllerine uyumun sağlanması amaçlanır.
(2) Uyum kontrolleri kapsamında Kuruluş tarafından
aşağıdaki uygulamaların yapılması zorunludur:
a) Kanun ve ilgili diğer mevzuat ile kuruluş içi
politika ve kurallardaki değişiklikler hakkında, kuruluş personelinin en
kısa sürede bilgilendirilmesinin sağlanıp sağlanmadığı.
b) İç kontrol birimi veya uyum kontrolüyle
görevlendirilecek ve kuruluşun diğer faaliyetlerinden bağımsız olarak
örgütlendirilecek bir birim tarafından uyumun kesintisiz kontrolünün risk bazlı olarak gerçekleştirilip gerçekleştirilmediği.
c) Bağımsız bir uyum birimi kurulması halinde, iç
kontrol biriminin bağımsızlığı için aranan şartların uyum birimi için de
bulunup bulunmadığı.
ç) Yeni ürün ve işlemler ile gerçekleştirilmesi
planlanan faaliyetlerin Kanuna ve ilgili diğer mevzuata, kuruluş
politikalarına ve sigortacılık teamüllerine uygunluğunun, suiistimal,
kuruluşun ve çalışanların itibar kaybı gibi risklerin yönetiminin
sağlanması için uyumun kesintisiz kontrolü ile görevlendirilen birim ile
hukuk biriminden görüş alınıp alınmadığı.
(3) Uyum fonksiyonu kapsamında denetim komitesine
yapılan raporlamalarda kuruluşun iş birimlerinin uyum standartlarına göre
nasıl performans gösterdiği, uyum ihlallerine ve ilgili kamu otoritesi
tarafından verilen para cezaları veya disiplin işlemlerine yer verilir.
(4) Kuruluş yöneticilerinden
herhangi birinin uyum konusunda ihlallerde bulunduğunun ve üst düzey
yönetim ya da diğer yetkili kişilerce düzeltici herhangi bir önlem
alınmadığının tespit edilmesi ve gecikmenin kuruluşu yahut poliçe
sahiplerini zarara uğratacak nitelikte olduğunun düşünülmesi halinde, uyum
fonksiyonundan sorumlu yönetici denetim komitesine, denetim komitesinin
bulunmadığı kuruluşlarda yönetim kurulu başkanına bilgi vermekle yükümlüdür.
(5) Özellikle yüksek sorumluluk pozisyonunda olan
veya yüksek riskli faaliyetlerde bulunan çalışanlar için temel yasal ve
düzenleyici yükümlülükler hakkında düzenli eğitimler planlanır.
Hizmet
alımlarına ilişkin kontroller
MADDE 23
– (1) Ana hizmetlerin uzantısı
veya tamamlayıcısı olan hizmet alımlarının kontrolü kapsamında kuruluş
tarafından aşağıdaki uygulamaların yapılması şarttır:
a) Hizmet alımlarının mevzuata uygun yapıldığına ve
hizmet alınan alanlarla sınırlı olarak hizmet sağlayıcının veya
tedarikçinin faaliyetlerinin mevzuata uygun olduğuna dair kontroller.
b) Hizmet alımı yapılan kişi ve kuruluşların,
alınan hizmetle sınırlı olarak bilgi sistemleri, iş süreçlerinin tesisi ve
iş sürekliliği ile risk yönetimine ilişkin gerekliliklerin sağlanıp
sağlanmadığına dair kontroller.
c) Hizmet alımı yapılan kişi ve kuruluşa bağımlılık
ile bu ilişkisinin beklenmedik şekilde sona ermesi halinde, kuruluşun bilgi
kaybı yaşamaksızın faaliyetlerine devam edebilmesine ilişkin kontroller.
ç) Acentelik ilişkisiyle sınırlı olmak üzere
şirketin acenteleri nezdinde bilgi sistemleri, iş süreçlerinin tesisi ve iş
sürekliliği ile risk yönetimine ilişkin gerekliliklerin sağlanıp
sağlanmadığına ilişkin kontroller.
İç
kontrol birimi
MADDE 24
– (1) Faaliyetlerin icrasını
gerçekleştiren her bir birim iç kontrol politikaları oluşturmaktan ve bu
politikaların uygulanmasından birinci derecede sorumludur. Ancak, diğer birimler tarafından yürütülen süreçlerin veya
kullanılan kontrollerin tasarımında bu birimlere destek olmak, söz konusu
süreçlerin ve kontrollerin yeterliliğini, etkinliğini ve uygunluğunu bu
birimlerle birlikte değerlendirmek, bu Yönetmelikte tanımlanan iç kontrol
fonksiyonlarını yerine getirmek veya bu fonksiyonların yerine getirildiğini
kontrol etmek üzere, bu Yönetmelik kapsamında iç sistemler kurma ve işletme
yükümlüğü bulunan şirketler ve özellikli kuruluşlar tarafından, idari ve
fonksiyonel açıdan denetim komitesine bağlı iç kontrol birimi kurulması
zorunludur.
(2) İç kontrol birimi şirketlerin genel
müdürlüklerinde ve özellikli kuruluşlarda ise merkezlerde yer alır. Türkiye’de
şube açarak faaliyet gösteren yurt dışında kurulu şirketlerde iç kontrol
birimi, Türkiye’de bulunan merkez şubede tesis edilir. Bölge
müdürlüklerinin ve temsilciliklerinin büyüklüğü dikkate alınarak gerekmesi
halinde bölge müdürlüklerinde veya temsilciliklerinde de iç kontrol birim
personeli görevlendirilir.
(3) İç kontrol biriminde bir yönetici ile kuruluşun
ölçeği, faaliyetlerinin niteliği ve karmaşıklığına uygun yeterli sayıda ve
mesleki uzmanlığa sahip iç kontrol personeli görev yapar. Kuruluşun
faaliyetinin büyüklüğü ve karmaşıklığı dikkate alınmak suretiyle bu
Yönetmelikte iç kontrol biriminin görevleri arasında tanımlanan tüm
faaliyetlerin bir personel ile sürdürülmesinin mümkün olduğu kuruluşlarda,
yönetim kurulunun uygun görmesi ve Kuruma bildirim yapılması kaydıyla bu
görevlerin iç kontrol birimi yöneticisi tarafından yerine getirilmesi
mümkündür. Bu durumda yalnızca iç kontrol birimi yöneticisinin istihdamıyla
iç kontrol birimi kurulmuş kabul edilir.
(4) İç kontrol faaliyetini yürüten personele,
izledikleri, inceledikleri ve kontrol ettikleri hususlara ilişkin olarak
kuruluş personelinden ilave açıklama isteme ve bunların fikirlerine
başvurma yetkileri verilir.
(5) İç kontrol sistemi ile iç kontrol faaliyetleri
ve bunların nasıl icra edileceği, kuruluşun gerçekleştirdiği tüm
faaliyetlerin nitelikleri dikkate alınarak iç kontrol birimi, ilgili
birimlerin üst düzey yöneticileri ve personeli ile birlikte tasarlanır.
(6) İç kontrol faaliyetlerinin, kuruluşun operasyonel faaliyetlerini gerçekleştiren personel ile
iç kontrol personeli arasında dağılımına ilişkin usul ve esaslar ile hangi
kontrol mekanizma ve yöntemlerinin kullanılacağı, üst düzey yöneticilerin
ve ilgili personelin görüşleri alınmak suretiyle iç kontrol birimi
yöneticisinin önerisiyle denetim komitesi tarafından belirlenir.
(7) İç kontrol birimi tarafından hazırlanan,
denetim komitesinin görüşü alınmak suretiyle yönetim kurulu tarafından
onaylanarak kabul edilen iç kontrol birimi yönetmeliğinde, iç kontrol
biriminin çalışma usul ve esasları ile bu faaliyetleri yürütecek personelde
aranan öğrenim durumu, deneyim, bilgi ve beceri seviyeleri ile diğer
niteliklere yer verilir.
(8) Birimde çalışan personel
kuruluşun tüm faaliyetlerinin güvenli bir biçimde icra edilmesini izlemek,
incelemek ve kontrol etmek amacıyla ilgili birimlerden raporlamaya dayalı
bilgi talebinde bulunur; çeşitli kontrol dokümanları ve araçları üzerinden
genel veya özel gözlemlere ve izlemeye dayalı kontrol ya da inceleme yapar;
tespitlerini raporlara bağlar veya uyarı mesajları hazırlayarak ilgili
birimlere tebliğ eder.
(9) Kuruluş bünyesinde gerçekleştirilen iç kontrol
faaliyetlerinin sonuçları iç kontrol birimine raporlanır. İç kontrol birimine
raporlanan kontrol sonuçları bu birim bünyesinde muhafaza edilir.
Raporlamalar, operasyonel faaliyetleri yürüten
kuruluş personeli ve iç kontrol personeli tarafından yapılanlar olarak
ayrıştırılır ve bunlar da niteliklerine göre sınıflandırılır.
(10) İç kontrol faaliyetlerinin yerine getirilip
getirilmediği, kurallara ve sınırlamalara uyulup uyulmadığı, hedeflere
ulaşılıp ulaşılamadığı hususları, iç kontrol birimi yönetmeliğinde
belirlenen yönetim kademelerinde ve ilgili kontrol basamak ve noktalarında
kontrol edilerek tespitlerin niteliği de dikkate alınmak suretiyle normal
veya acil bir şekilde iç kontrol personelince denetim komitesine
bildirilir.
(11) İç kontrol birimi tarafından risk
değerlendirmelerine dayalı ve yıllık olarak iç kontrol planı hazırlanır.
Plan hakkında üst düzey yönetimin de görüşü alınır ve planlar en geç ilgili
yılın aralık ayı sonuna kadar denetim komitesinin onayıyla yürürlüğe
konulur. Gerekli hallerde, aynı prosedür takip
edilerek iç kontrol planları yıl içinde güncellenebilir.
(12) İç kontrol fonksiyonu kapsamında
gerçekleştirilen faaliyet ve bulgulara ilişkin olarak iç kontrol birimi tarafından
üçer aylık dönemler itibarıyla genel müdüre ve denetim komitesine raporlama
yapılır.
(13) İç kontrol fonksiyonu kapsamında yapılan raporlamada
iş birimlerinin iç kontrol standartlarına uyum konusunda gösterdikleri
performans değerlendirmelerine, tespit edilen eksiklik ve hatalar ile
bunlara ilişkin verilen yanıtlara yer verilir.
(14) İç kontrol fonksiyonunu ve iç kontrol
biriminin görevlerini yerine getirmeleri kaydıyla, iç kontrol birimi, uyum
birimi ve benzeri isimlerle de kurulabilir. Ayrıca, iç kontrol
fonksiyonlarını yerine getirmek için iç kontrol birimi altında, uyum
kontrolleri birimi, raporlama kontrolleri birimi gibi alt birimler
kurulabilir. 16/9/2008 tarihli ve 26999 sayılı
Resmî Gazete’de yayımlanan Suç Gelirlerinin Aklanmasının ve Terörün
Finansmanının Önlenmesine İlişkin Yükümlülüklere Uyum Programı Hakkında
Yönetmelik kapsamında kurulan uyum biriminin iç kontrol birimi altında
yapılandırılmasında veya iç kontrol biriminin ilgili yönetmelik kapsamında
belirtilen uyum görevlerini yerine getirmesinde sorumlu olunan mevzuattan
kaynaklanan gerekliliklerin yerine getirilmesi kaydıyla herhangi bir
sakınca bulunmamaktadır.
İç kontrol
birimi yöneticisi ve personelinin nitelikleri
MADDE 25
– (1) İç kontrol birimi
yöneticisinin atanması ve görevden alınması denetim komitesinin görüşü ile
yönetim kurulu tarafından; birim personelinin atanması ve görevden alınması
iç kontrol birimi yöneticisinin görüşü ile denetim komitesi tarafından
gerçekleştirilir.
(2) İç kontrol birimi yöneticisinin en az dört
yıllık üniversite mezunu olması ve sigortacılık, özel emeklilik, finans, iç
kontrol, risk yönetimi veya denetim alanlarında en az beş yıllık deneyime
sahip olması zorunludur. İç kontrol birim yöneticisinin sigortacılık
mevzuatına, ticaret hukukuna ve kuruluşun faaliyet alanı ile ilgili diğer
mevzuata hakim olması beklenir. İç kontrol birimi
yöneticisi, iç kontrol personelinin görev, yetki ve sorumluluklarının
gerektirdiği nitelikleri haiz olup olmadıklarını değerlendirir, mesleki
bilgi, beceri ve yeteneklerinin geliştirilmesine yönelik eğitim programları
hazırlar ve bunların görevlerini icrai birimlerin
etkisinde kalmaksızın tarafsız olarak icra edip etmediklerini izler.
(3) İç kontrol biriminde görevlendirilecek
personelin deneyim hariç birim yöneticisinin niteliklerini haiz olması
gerekir.
(4) İç kontrol biriminde görevli personel ve birim
yöneticisi, görevlerine ilişkin konularda kuruluşun diğer birimlerine
sağlayacakları teknik destek ve danışmanlık hizmeti haricinde kuruluş
bünyesinde icrai başka görevler ifa edemez. 4
üncü maddenin dördüncü fıkrası çerçevesinde bazı birimlerin birlikte
kurulması halinde, bu madde birlikte faaliyet gösteren birimlerin tamamını
kapsayacak şekilde uygulanır.
DÖRDÜNCÜ BÖLÜM
Risk Yönetim Sistemi
Risk
yönetim sisteminin amacı ve kapsamı
MADDE 26 – (1) Risk
yönetimi sisteminin amacı, faaliyetlerin sürekliliği ile kuruluşun
gelecekteki nakit akımlarının ihtiva ettiği risk ve getiri yapısını, buna
bağlı olarak faaliyetlerin niteliğini ve düzeyini izlemeye, kontrol altında
tutmaya ve gerektiğinde değiştirmeye yönelik olarak belirlenen politikalar,
uygulama usulleri ve limitler vasıtasıyla, maruz kalınan risklerin
tanımlanmasını, ölçülmesini, izlenmesini ve kontrol edilmesini sağlamaktır.
(2) Kuruluş içinde acentelerin ve destek hizmeti
alınan firmaların kuruluşa sunduğu hizmetleri de kapsayacak şekilde uygun
ve yeterli bir risk yönetim sisteminin tesis edilmesi için;
a) Faaliyetlerden kaynaklanan risklerin farklı
boyutlarını yönetmeye imkân verecek yeterli politikalar, uygulama usulleri
ve limitler,
b) Risk yönetimi faaliyetleri,
bu Yönetmelikte belirtilen usul ve esaslara uygun
olarak açıkça tanımlanır.
Risk
yönetimi politikaları
MADDE 27
– (1) Kuruluş faaliyetlerinden ve
varsa konsolidasyona tabi iştirakler, bağlı ortaklıklar, hizmet alınan
kuruluşlar ve acentelerden kaynaklanan tüm risklerin her birinin
yönetilmesi için ilgili birimler ile risk yönetim birimi tarafından konsolide ve konsolide olmayan bazda hazırlanan ve
yönetim kurulu tarafından onaylanan risk yönetim politika ve uygulama
usullerinin belirlenmesinde asgari olarak aşağıdaki hususlar dikkate
alınır:
a) Kuruluşun faaliyetlerine ilişkin stratejiler,
politikalar ve uygulama usulleri.
b) Kuruluşun faaliyetlerinin hacmine, niteliğine ve
karmaşıklığına uygunluk.
c) Kuruluşun alabileceği risk düzeyi.
ç) Kuruluşun risk izleme ve yönetme kapasitesi ile
risk yönetim araçlarının risklerin niteliğiyle uyumlu şekilde kullanımı.
d) Kuruluşun geçmiş deneyimi ve performansı.
e) Faaliyetleri yürüten birimlerin yöneticilerinin
alanları ile ilgili konulardaki uzmanlık düzeyleri.
f) Kanunda ve ilgili diğer mevzuatta öngörülen
yükümlülükler.
(2) Risk yönetimi politika ve uygulama usullerinin
değişen koşullara uyum sağlaması gerekir. Bu kapsamda risk yönetim birimi
iç kontrol sistemi ile iç denetim sistemi çıktılarından da yararlanarak ilgili
politikaların yeterliliğini düzenli olarak değerlendirir ve gerekli
değişiklikleri yaparak yönetim kurulunun onayına sunar.
Risk
limitleri
MADDE 28 – (1) Risk yönetim
birimi ve ilgili birimler tarafından hazırlanan ve yönetim kurulu
tarafından onaylanan risk yönetim politika ve strateji belgelerinde, genel
ve her bir risk türü itibarıyla üstlenilecek risk seviyesi ile yöneticiler
ve diğer personel için tahsis edilecek azami risk limitleri ve bunların
uygulama usulleri yazılı olarak belirlenir.
(2) Birinci fıkra kapsamında belirlenecek risk
limitleri; kuruluşun alabileceği risk düzeyine, faaliyetlerine, ürünlerinin
ve hizmetlerinin büyüklüğü ve karmaşıklığına uygun olarak asgari olarak
birim ve kuruluş geneli bazında belirlenir.
(3) Risk limitleri risk yönetimi politikalarına
uygun olarak gerekli sürelerde ve her hâlükârda azami iki yılda bir gözden
geçirilir ve piyasa koşulları ile kuruluş stratejisindeki değişmelere göre
uyarlanır.
(4) Risk limitlerinin ilgili birimlere iletilmesi
ve ilgili personelin bunları anlaması sağlanır.
(5) Mevcut risk düzeyini artırabilecek veya yeni
bir risk türü yaratabilecek yeni faaliyetler ve ürünler, üst düzey yönetim
veya yönetim kurulu tarafından onaylanır.
Risk
yönetim fonksiyonu
MADDE 29
– (1) Risk yönetim fonksiyonu
kuruluşun faaliyet dallarına göre asgari olarak aşağıda belirtilen risk
türlerini kapsar:
a) Yazım riski.
b) Sigortacılık faaliyetleri dışındaki varlık ve
yükümlülük yönetimi.
c) Sigorta poliçelerine bağlı olarak yapılan
yatırımlar hariç olmak üzere yatırım riski.
ç) Likidite riski.
d) Yoğunlaşma riski.
e) Operasyonel ve idari
riskler.
f) Yazılım ve bilgi güvenliği riski.
g) Karşı taraf ve üçüncü taraf riski.
ğ) Reasürans ve diğer risk azaltma teknikleri.
h) Uyum riski.
(2) Risk yönetim fonksiyonu asgari olarak şu
faaliyetleri kapsar:
a) Risk ölçümü, risklerin izlenmesi, risklerin
kontrolü ve raporlanması faaliyetlerinden oluşan risk yönetim sistemini
tasarlamak ve uygulamak.
b) Risk yönetim stratejileri esas alınarak risk
yönetim politikaları ve uygulama usullerini belirlemek.
c) Risk yönetimi politika ve uygulama usullerinin
uygulanmasını ve bunlara uyulmasını sağlamak.
ç) Yeni ürün ve işlemler ile gerçekleştirilmesi
planlanan faaliyetlerin, Kanuna ve ilgili diğer mevzuat ile kuruluş
politikalarına ve sigortacılık teamüllerine uyumu, suiistimal, kuruluşun ve
çalışanların itibar kaybı dahil tüm risklerin
anlaşılmasını ve yeterli seviyede değerlendirmenin yapılmasını sağlamak.
d) Risk ölçüm modellerinin tasarımı, seçilmesi,
uygulamaya konulması ve ön onay verilmesi sürecine katılmak, modelleri
düzenli olarak gözden geçirmek ve gerekli değişiklikleri yapmak.
e) Kuruluşun kullandığı risk ölçüm modellerinden
periyodik raporlar üretmek ve raporları analiz etmek.
f) Sayısallaştırılabilen risklerin belirlenen
limitler dâhilinde kalmasını sağlamak ve bu limitlerin kullanımını izlemek.
g) Kuruluşa özgü durumlardan kaynaklanabilecek veya
finansal piyasalarda ortaya çıkabilecek potansiyel riskler ile
kırılganlıkların ölçülmesi ve risk profilinin
ileriye dönük bir değerlendirmesini yapmak üzere stres testi programı
kurmak, işletmek ve senaryo analizleri yapmak.
ğ) Stres testi ve senaryo analiz sonuçları göz
önünde bulundurularak acil durum planları hazırlamak veya acil durum
planları hazırlanması için analiz sonuçlarını ilgili birimlere iletmek.
h) Riskin izlenmesi ve zamanında önlem alınmasını
sağlayan erken uyarı sistemleri kurmak ve işletmek.
ı) Her bir risk için birim bazında belirlenen
limitleri toplulaştırarak kuruluşun tümü bazında belirlenen limitlere
uyumunu izlemek.
i) Teşvik edici yapılar ile ödül düzenlemelerinden
kaynaklı riskleri takip etmek.
Risk
yönetim birimi
MADDE 30
– (1) Faaliyetlerin icrasını
gerçekleştiren her bir birim risk yönetim politikaları oluşturmaktan ve bu
politikaların uygulanmasından birinci derecede sorumludur. Potansiyel risklerin zamanında tanımlanmasının, değerlendirilmesinin
ve yönetilmesinin sağlanması ile bu Yönetmelik kapsamında tanımlanan risk
yönetim fonksiyonlarının yerine getirilmesinde ilgili birimlere destek
olmak ve bu birimlerle koordineli çalışarak risk yönetim fonksiyonunun
yeterliliğini ve etkinliğini sağlamak üzere şirketler ve özellikli
kuruluşlar tarafından idari ve fonksiyonel açıdan denetim komitesine bağlı
risk yönetim birimi kurulması zorunludur.
(2) Risk yönetim birimi şirketlerin genel
müdürlüklerinde, özellikli kuruluşlarda ise merkezlerde yer alır. Türkiye’de
şube açarak faaliyet gösteren yurt dışında kurulu şirketlerde risk yönetim
birimi, Türkiye’de bulunan merkez şubede tesis edilir.
(3) Risk yönetim biriminde bir yönetici ile
kuruluşun ölçeği, faaliyetlerinin niteliği ve karmaşıklığına uygun yeterli
sayıda ve mesleki uzmanlığa sahip risk yönetim birimi personeli görev
yapar. Kuruluşun faaliyetinin büyüklüğü ve karmaşıklığı dikkate alınmak
suretiyle bu Yönetmelikte risk yönetim biriminin görevleri arasında
tanımlanan tüm faaliyetlerin bir personel ile sürdürülmesinin mümkün olduğu
kuruluşlarda, yönetim kurulunun uygun görmesi ve Kuruma bildirim yapılması
kaydıyla bu görevlerin risk yönetim birimi yöneticisi tarafından yerine
getirilmesi mümkündür. Bu durumda yalnızca risk yönetim birimi
yöneticisinin istihdamıyla risk yönetim birimi kurulmuş kabul edilir.
(4) Denetim komitesinin uygun görüşü ve yönetim
kurulunun onayıyla kabul edilen, birimin çalışma usul ve esasları ile bu
faaliyetleri yürütecek personelde aranan öğrenim durumu, deneyim, bilgi ve
beceri seviyeleri ile diğer niteliklere yer verilen risk yönetimi birimi
yönetmeliği, birim tarafından hazırlanır.
(5) Risk yönetimi birimi yöneticisi tarafından
birim personelinin görevlerini icrai birimlerin
etkisinde kalmaksızın tarafsız olarak icra edip etmediklerinin takibi
yapılır.
(6) Risk değerlendirmesinde kapsanan risklerin
ayrıntılı açıklamaları, temel varsayımlar ve kullanılan yaklaşımları da
içeren risk ölçümü ve değerlendirme sonuçları risk yönetim birimi
tarafından genel müdüre ve denetim komitesine üçer aylık dönemler
itibarıyla düzenli olarak raporlanır.
(7) Risk yönetim sistemindeki önemli değişiklikler
risk yönetim birimi tarafından yönetim kurulunun onayına sunulur.
Değişikliklerin gerekçelerinin de yer aldığı belgeler iç denetim birimi,
bağımsız dış denetim ve Kurum denetçilerinin risk yönetimine ilişkin
değerlendirme yapabilmelerini sağlamak üzere denetimlerde hazır
bulundurulur.
Risk
yönetim birimi yöneticisi ve personelinin nitelikleri
MADDE 31
– (1) Risk yönetim birimi
yöneticisinin atanması ve görevden alınması denetim komitesinin görüşü ile
yönetim kurulu tarafından; birim personelinin atanması ve görevden alınması
risk yönetim birimi yöneticisinin görüşü ile denetim komitesi tarafından
gerçekleştirilir.
(2) Risk yönetim birimi yöneticisinin en az dört
yıllık üniversite mezunu olması ve sigortacılık, özel emeklilik, finans, iç
kontrol, risk yönetimi, aktüerya veya denetim
alanlarında en az beş yıllık deneyime sahip olması zorunludur. Risk
yönetimi birimi yöneticisi, birim personelinin görev, yetki ve
sorumluluklarının gerektirdiği nitelikleri haiz olup olmadıklarını
değerlendirir, bu kişilerin risk yönetimi faaliyetleri alanındaki mesleki
bilgi, beceri ve yeteneklerinin geliştirilmesine yönelik eğitim programları
hazırlar.
(3) Risk yönetim biriminde görevlendirilecek
personelin deneyim hariç birim yöneticisinin niteliklerini haiz olması
gerekir.
(4) Risk yönetim biriminde görevli personel ve
birim yöneticisi, aktüerya fonksiyonunun risk yönetimine
dair faaliyetleri ile görevlerine ilişkin konularda kuruluşun diğer
birimlerine sağlayacakları teknik destek ve danışmanlık hizmeti haricinde
kuruluş bünyesinde icrai başka görevler ifa
edemez. 4 üncü maddenin dördüncü fıkrası çerçevesinde bazı birimlerin
birlikte kurulması halinde, bu madde birlikte faaliyet gösteren birimlerin
tamamını kapsayacak şekilde uygulanır.
BEŞİNCİ BÖLÜM
Aktüerya Fonksiyonu ve Aktüerya
Birimi
Aktüerya fonksiyonunun amacı ve kapsamı
MADDE 32
– (1) Aktüerya
fonksiyonunun amacı kuruluşun genel fiyatlama politikası, reasürans anlaşmalarının aktüeryal
açıdan yeterliliği, kuruluş mali durumu, teknik karşılıkların güvenilirliği
ile yeterliliği, sigortacılık faaliyetleri ile ilgili varlık ve yükümlülük
riski yönetimi ve sigorta poliçelerine bağlı olarak yapılan yatırımlar için
yatırım riski konusunda kuruluş üst yönetimine ve Kuruma güvence
sağlamaktır.
Aktüerya fonksiyonu
MADDE 33
– (1) Aktüerya
fonksiyonu asgari olarak şu faaliyetleri kapsar:
a) Mevzuatta veya Kurum tarafından belirlenen
hususlar saklı olmak üzere, aktüerya
fonksiyonunun yerine getirilmesi adına kuruluş bilgi sistemlerinde tutulan
ve aktüeryal işlemler ile hesaplamalarda
kullanılan her türlü verinin asgari içeriğini belirlemek ve kuruluşun
ilgili birimleri tarafından kaydedilen verinin belirlenen asgari içeriğe
uygun olmasının temini için gerekli tedbirlerin alınmasını sağlamak.
b) Teknik
karşılıkların tahmininde ve fiyatlamada kullanılan verinin yeterliliği ve
niteliğinin hesaplamaya uygunluğunu takip etmek, gerekli hallerde
iyileştirici tedbirlerin alınmasını sağlamak, yeterli verinin bulunmadığı
veya bulunan verinin güvenilir olmadığı durumlarda uygulanacak politikaları
belirlemek ve ilgili birimlerle koordine etmek.
c) Teknik karşılıkların tahmininde kullanılan
metotlar ile bunlara ilişkin içsel aktüeryal
modelleri geliştirmek ve bu hesaplamalarda kullanılan varsayımların
uygunluğunu sağlamak, belirlenen güven aralığında teknik karşılıkları
tahmin etmek.
ç) Teknik karşılıklara ilişkin tahminlerin
gerçekleşmesini takip etmek ve periyodik olarak üst düzey yönetime
raporlamak, tahmin ile gerçekleşme arasında belirlenen güven aralığına
karşılık gelen anlamlılık seviyesinden fazla sapma olması durumunda üst
düzey yönetimi ve denetim komitesini bilgilendirmek ve uygulanan metot ve
modeller ile kullanılan varsayımlarda gerekli iyileştirmeleri yapmak.
d) Üçer aylık dönemler itibarıyla beklenen hasar
prim oranları ve tarife karlılığı başta olmak üzere portföy
analizi yapmak, analiz sonuçlarını ilgili birimlere ve üst düzey yönetime
raporlamak, bu tarifelerle ilgili olarak tarife değişikliği önerisinde
bulunmak, zarar eden tarifeler ile ilgili iyileşme olmaması halinde
müteakip raporlama dönemlerinde üst düzey yönetimle birlikte denetim
komitesine raporlama yapmak.
e) Asgari
olarak primlerin gelecekteki hasar ve masrafları karşılama yeterliliği;
enflasyon etkisi, uyum riskleri ve portföydeki
değişimlerin etkisini ve şirket portföyünün risk düzeyinin gelişimini ve
değişimini içerecek şekilde yazım ve fiyatlama politikası hakkında yazılı
olarak üst düzey yönetime görüş bildirmek.
f) Ürün geliştirmeye ilişkin olarak ürün fiyatı ve
ürünün sunumu için gerekli sermaye tutarı hakkında çalışmalar yaparak üst
düzey yönetime sunmak.
g) Reasürans anlaşmalarının aktüeryal
açıdan yeterliliği hakkında ilgili birime ve üst düzey yönetime görüş
bildirmek, gerekli tahmin çalışmalarını da içerecek şekilde yürürlükteki reasürans anlaşmalarının teknik sonuçları hakkında üst
düzey yönetime ve denetim komitesine raporlama yapmak.
ğ) Kuruluşun oluşturacağı etkin bir risk yönetimi
sistemine ve şirketin sermaye yeterliliğinin değerlendirilmesine katkı
sağlamak.
h) Sigortacılık faaliyetleri ile
ilgili varlık ve yükümlülük riski yönetimi ile sigorta poliçelerine bağlı
olarak yapılan yatırımlar için yatırım riski yönetimine ilişkin
politikaların belirlenmesine katkı sağlamak; emeklilik planlarına ilişkin
devamlılık ve karlılık analizi yapmak, belirlenen politikalar ve yapılan
analizlerin sonuçlarını üst düzey yönetime periyodik olarak raporlamak ve
yatırım gelirlerinin teknik kısmı ile teknik olmayan kısmı arasında
paylaşımı ile kar paylı poliçelerde karın dağıtımı hakkında değerlendirme
yapmak.
ı) Kapsamı ve gönderiliş biçimi Kurum tarafından
belirlenen aktüerya raporunu hazırlamak ve eşzamanlı
olarak yönetim kurulu ile Kuruma sunmak.
(2) Şirketler tarafından denetim
komitesine bağlı aktüerya biriminin haricinde,
kendisine bağlı icrai birim bulunan bir
yöneticiye bağlı aktüerya biriminin kurulması
halinde birinci fıkranın (e), (f) ve (g) bentlerinde belirtilen
fonksiyonların bu birim tarafından icra edilmesi; bu durumda denetim
komitesine bağlı faaliyet gösteren aktüerya
biriminin ise yapılan işlemlerin kontrolünü gerçekleştirmesi esastır. Bu durum söz konusu icrai
birimin diğer konularda faaliyet gösteremeyeceği anlamına gelmez. Ancak, bu
icrai birim belirtilen konularda faaliyet
gösterse dahi, aktüerya fonksiyonunun yerine
getirilmesinde nihai sorumluluk denetim komitesine bağlı faaliyet gösteren aktüerya birimindedir.
Aktüerya birimi
MADDE 34
– (1) Bu Yönetmelik kapsamında
tanımlanan aktüerya fonksiyonlarını yerine
getirmek, bu görevlerle ilgili şirket uygulamalarının takibini yapmak ve
gerekli hallerde iyileştirici tedbirlerin alınmasını teminen
üst yönetime ve ilgili birimlere düzenli raporlamalar yapmak üzere
kuruluşlar nezdinde, idari ve fonksiyonel açıdan denetim komitesine bağlı aktüerya biriminin kurulması zorunludur.
(2) Aktüerya biriminin
faaliyetlerini etkin bir şekilde yürütebilmesi için gerekli bilgi
sistemleri alt yapısı kurulur ve bilgi işlem desteği sağlanır. Bilgi
güvenliği ve iş sürekliliği kapsamındaki talepler, sigortalıların hak ve
menfaatlerini tehlikeye düşürecek konuların iyileştirilmesi kapsamındaki
talepler, iç denetim raporları çerçevesinde iyileştirme gereklilikleriyle
ilgili talepler ve mevzuata uyum kapsamında oluşturulan talepler hariç
olmak üzere, aktüerya biriminin bilgi işlem
sisteminden talepleri öncelikli talep olarak dikkate alınır.
(3) Aktüerya fonksiyonunun aktüerya
ve finansal matematik bilgisine sahip, sigorta ve reasürans
şirketlerinin doğası, ölçeği ve karmaşıklığına cevap verebilecek
nitelikteki kişiler tarafından icra edilmesi esastır. Bu kapsamda aktüerya biriminde kuruluşun ölçeği, faaliyetlerinin
niteliği ve karmaşıklığına uygun yeterli sayıda aktüer veya yardımcı aktüer
ile stajyer aktüer çalıştırılır. Belirtilen personelden yeterli sayıda kişi
bulunamaması halinde, gerekli nitelikleri haiz uzman veya diğer unvanlarda
personel de aktüerya biriminde çalıştırılabilir.
Ayrıca, yetiştirilmek üzere uzman yardımcısı istihdamı mümkündür. Kurumca
belirlenecek kriterlere göre Kurum asgari sayıda
aktüer veya yardımcı aktüer bulundurma zorunluluğu getirebilir.
(4) Aktüerya birimi
tarafından hazırlanan, denetim komitesinin görüşü alınmak suretiyle yönetim
kurulu tarafından onaylanarak kabul edilen aktüerya
birimi yönetmeliğinde, aktüerya biriminin çalışma
usul ve esasları ile bu faaliyetleri yürütecek personelde aranan öğrenim
durumu, deneyim, bilgi ve beceri seviyeleri ile diğer niteliklere yer
verilir.
(5) Aktüerya birimi
tarafından icra edilen faaliyetlerin bir personel ile sürdürülmesinin
mümkün olduğu kuruluşlarda yönetim kurulunun uygun görmesi, aktüerya birimi yöneticisinin aktüer olması ve Kuruma
bildirim yapılması kaydıyla aktüerya birimi
görevlerinin birim yöneticisi tarafından yerine getirilmesi mümkündür. Bu
durumda yalnızca aktüerya birimi yöneticisinin
istihdamıyla aktüerya birimi kurulmuş kabul
edilir.
Aktüerya birimi personelinin nitelikleri
MADDE 35
– (1) Aktüerya
birimi yöneticisinin atanması ve görevden alınması denetim komitesinin
görüşü ile yönetim kurulu tarafından; birim personelinin atanması ve
görevden alınması aktüerya birimi yöneticisinin
görüşü ile denetim komitesi tarafından gerçekleştirilir.
(2) Aktüerya birimi
yöneticisinin aktüer olması esastır. Ancak, istihdam edilecek aktüer
bulunamaması halinde Kuruluşta istihdam edilen ve 15/8/2007
tarihli ve 26614 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanan Aktüerler Yönetmeliği
gereğince aktüer unvanının kazanımı için aranan deneyim şartını haiz
yardımcı aktüerlerden veya bunların da yokluğunda belirtilen deneyim
şartını haiz stajyer aktüerler arasından, aktüerya
birimi yöneticisi yönetim kurulu tarafından belirlenir.
(3) Denetim komitesine bağlı aktüerya
biriminde istihdam edilecek aktüer, yardımcı aktüer veya stajyer aktüer
haricindeki personelin Aktüerler Yönetmeliği gereğince aktüer unvanının
kazanımı için aranan şartlardan aktüerlik sınavlarında başarılı olma şartı
hariç diğer nitelikleri taşıması gerekmektedir. Ancak uzman yardımcısı
unvanındaki personelde deneyim şartı da aranmaz.
(4) Aktüerya birimi
yöneticisi, birim personelinin görev, yetki ve sorumluluklarının
gerektirdiği nitelikleri haiz olup olmadıklarını değerlendirir; bu
kişilerin aktüeryal konulardaki mesleki bilgi,
beceri ve yeteneklerinin geliştirilmesine yönelik eğitim programları
hazırlar.
(5) Aktüerya biriminde
görevli personel ve birim yöneticisi, görevlerine ilişkin konularda
kuruluşun diğer birimlerine sağlayacakları teknik destek ve danışmanlık
hizmeti haricinde kuruluş bünyesinde icrai başka
görevler ifa edemez.
Sorumlu
aktüer
MADDE 36
– (1) Kapsamı ve gönderiliş biçimi
Kurum tarafından belirlenen aktüerya raporlarını,
mali tabloları ve tarife teknik esaslarını onaylamaktan ve aktüerya fonksiyonuyla ilgili Kuruma yapılacak diğer
raporlamalardan sorumlu olmak üzere aktüerya
biriminde istihdam edilen yahut dışarıdan hizmet alınan aktüerlerden biri
denetim komitesi tarafından sorumlu aktüer olarak belirlenir. Sorumlu
aktüer denetim komitesine bağlı aktüerya
biriminin parçasıdır ve aktüerya biriminin
görevlerini yerine getirmesinde ve aktüerya
fonksiyonunun icrasında birimle birlikte sorumludur.
(2) Aktüerya birimi
yöneticisi sorumlu aktüer olarak seçilebilir.
(3) Seçilen sorumlu aktüer, seçimi müteakip ay başında Kuruma bildirilir.
(4) Sorumlu aktüerin kuruluşta istihdam edilmemesi
halinde denetim komitesi, hizmet alımı yoluyla seçilen sorumlu aktüerin
kuruluşla olan ilişkisinde aktüerya fonksiyonu
kapsamına giren konular hariç olmak üzere herhangi bir çıkar çatışması olup
olmadığının takibini yapar. Hizmet alımı yoluyla seçilen sorumlu aktüerin
veya bu aktüerin çalıştığı firmanın, kuruluşla dış denetim veya başka bir
adla hizmet sunup sunmadığının takibi de bu kapsamda yapılır. Çıkar
çatışması bulunduğunun tespiti halinde denetim komitesi derhal sorumlu
aktüeri değiştirir.
(5) Kurum tarafından sorumlu aktüerin görevini
yerine getirmede gerekli yeterlilikleri sağlayamadığının veya sorumlu
aktüerin çıkar çatışmalarına konu olduğunun tespit edilmesi halinde Kurumun
sorumlu aktüerin değiştirilmesini talep etme yetkisi saklıdır.
Aktüerya fonksiyonuna ilişkin istisna
MADDE 37
– (1) Beşinci bölüm kapsamında aktüerya fonksiyonuna ilişkin faaliyetleri
gerçekleştirmek ve aktüerya birimi kurmak
yalnızca şirketler ile Doğal Afet Sigortaları Kurumu, Özel Riskler Yönetim
Merkezi ve Türkiye Motorlu Taşıt Bürosu için tanımlanmış bir görevdir.
Belirtilen özellikli kuruluşlar haricindeki kuruluşlar ile tüzel kişiliği
haiz sigorta ve reasürans brokerleri bu bölümden
istisnadır.
ALTINCI BÖLÜM
İç Denetim Sistemi
İç
denetim sisteminin amacı ve kapsamı
MADDE 38
– (1) İç denetim sisteminin amacı,
kuruluş faaliyetlerinin Kanun ve ilgili diğer mevzuat ile kuruluş içi
strateji, politika, ilke ve hedefler doğrultusunda yürütüldüğü ve iç
kontrol, risk yönetimi ve aktüerya sistemlerinin
etkinliği ile yeterliliği hususunda yönetim kuruluna makul bir güvence
sağlamaktır.
İç
denetim fonksiyonu
MADDE 39
– (1) İç denetim fonksiyonundan
beklenen amacın sağlanabilmesi için kuruluşun genel müdürlük birimleri, tüm
yurt içi ve yurt dışı şube, bölge müdürlüğü, konsolidasyona
tabi ortaklıkları ile acenteleri ve hizmet alınan kuruluşları nezdinde
yapılan dönemsel ve riske dayalı denetimlerde asgari olarak;
a) İç kontrol, risk yönetimi ve aktüerya
birimlerinin uygulamaları ile yeterlilik ve etkinliklerinin değerlendirilmesi,
b) Muhasebe kayıtları ile finansal raporların
doğruluğu ve güvenirliğinin incelenmesi,
c) Operasyonel
faaliyetlerin mevzuata ve belirlenmiş olan usullere uygunluğu ile bunlara
ilişkin iç kontrol uygulama usullerinin işleyişinin test edilmesi,
ç) Bilgi sistemi ile ana hizmetlerin yürütülmesinde
kullanılan tüm sistemlerin güvenilirliğinin gözden geçirilmesi,
d) İşlemlerin, Kanuna ve ilgili diğer mevzuata,
kuruluş içi strateji, politika ve uygulama usulleri ile diğer iç
düzenlemelere uygunluğunun denetlenmesi,
e) Kuruluş içi düzenlemeler çerçevesinde yönetim
kuruluna yapılan raporlamalar ile Kuruma yapılan raporlamaların doğruluğu,
güvenilirliği ve zaman kısıtlamalarına uygunluğunun denetlenmesi,
f) Eksiklik, hata ve suiistimalin ortaya
çıkarılması; sorunların yeniden ortaya çıkmasının önlenmesine ve kuruluş
kaynaklarının etkin ve verimli olarak kullanılmasına yönelik görüş ve
önerilerde bulunulması,
g) Acentelik ilişkisi ile sınırlı olmak üzere
acentenin bilgi sistemleri, iş süreçlerinin tesisi ve iş sürekliliği ile
risk yönetimine ilişkin yükümlülüklerinin denetlenmesi,
ğ) Yönetim kurulu
tarafından belirlenen önemlilik kriterleri göz önünde bulundurularak tüm
hizmet alımlarının denetlenmesi,
zorunludur.
İç
denetim birimi
MADDE 40
– (1) İç denetim biriminin
doğrudan yönetim kuruluna bağlı ve idari açıdan bağımsız olarak örgütlenmesi
sağlanır. Bununla birlikte iç denetim birimi fonksiyonel olarak yönetim
kurulana denetim komitesi aracılığıyla raporlama yapar.
(2) Kuruluşlarda iç denetim fonksiyonu, iç denetim
birimi ya da teftiş kurulu tarafından yürütülür. İç denetim biriminde
kuruluşun büyüklüğüne, faaliyetlerinin karmaşıklığına, yoğunluğuna,
kapsamına ve risk düzeyine bağlı olarak, Kanun ve ilgili mevzuat ile
kuruluş içi düzenlemelerde öngörülen denetim hizmetlerinin aksatılmadan ve
bu hizmetlerin gerektirdiği seviyede yerine getirilmesi amacıyla yeterli
sayıda iç denetçi çalıştırılır. Sigorta grubuna ait şirketlerde tek bir iç
denetim birimi sigorta grubuna dahil tüm
şirketlerin iç denetim faaliyetlerinde tamamen veya kısmen görev alabilir.
(3) Kuruluşun faaliyetlerinin kapsamı ve
karmaşıklığı dikkate alınarak, iç denetim faaliyetlerinin bir iç denetçi
ile sürdürülmesinin mümkün olduğu kuruluşlarda, yönetim kurulunun uygun
görmesi ve Kuruma bildirim yapılması kaydıyla denetim faaliyetlerinin, iç
denetim birimi yöneticisi tarafından yerine getirilmesi mümkündür. Bu
durumda yalnızca iç denetim birimi yöneticisinin istihdamıyla iç denetim
birimi kurulmuş kabul edilir.
(4) İç denetim birimi tarafından hazırlanan,
denetim komitesinin görüşü alınmak suretiyle yönetim kurulu tarafından
onaylanarak kabul edilen iç denetim birimi yönetmeliğinde, iç denetim
biriminin çalışma usul ve esasları ile bu faaliyetleri yürütecek personelde
aranan öğrenim durumu, deneyim, bilgi ve beceri seviyeleri ile diğer
niteliklere yer verilir.
(5) İç denetçi, iç denetim faaliyetlerini denetim
faaliyetlerine yönelik politika ve uygulama usulleri ile iç denetim
planları çerçevesinde yürütür.
(6) İç denetim birimi yöneticisi tarafından;
a) İç denetim faaliyetlerine yönelik politika ve
uygulama usulleri belirlenir, denetim komitesinin uygun görüşü alınır ve
yönetim kurulunun onayıyla politika ve uygulama usulleri yürürlüğe konur.
b) İç denetim faaliyetleri gözetlenir; denetim
politika, program, süreç ve uygulamaları izlenir ve yönlendirilir.
(7) İç denetim birimi yöneticisi, asgari üç ayda
bir denetim komitesine iç denetim birimi tarafından icra edilmiş
faaliyetlere ilişkin bir rapor sunar ve bunları denetim komitesi ile
birlikte mütalaa eder. Denetim komitesi gelen bu raporu, mütalaası ile
birlikte, en geç on iş günü içinde yönetim kuruluna iletir. Söz konusu
raporda asgari olarak aşağıdaki hususlara yer verilir:
a) Tamamlanan, devam eden, ertelenen ve iptal
edilen denetim faaliyetleri ve yıllık denetim planına uyum düzeyi.
b) İç denetçilerin raporlama döneminde aldıkları
eğitimler.
c) Önemli muhasebe sorunları ile Kuruma yapılan
raporlamalara ve denetim bulgularına ilişkin tereddütlü hususlar.
ç) Risk değerlendirmeleri ve bunların özeti.
d) Denetim bulguları.
e) Düzeltici önlemleri almaya yetkili yöneticilere
intikal ettirilen önemli zayıflıkların giderilmesine yönelik görüşler.
f) Kuruluş yönetiminin düzeltici ve risk azaltıcı
önlemlere uyma derecesi.
g) Denetim komitesi ve iç denetim birimi tarafından
yer alması uygun görülen diğer konular.
(8) Kuruluşların mali durumunu ciddi biçimde
zayıflatacak veya olağandışı sonuçlar doğuracak herhangi bir durumun
varlığının tespit edilmesi halinde iç denetim birimi hazırlayacağı raporu
en kısa zamanda kuruluş denetim komitesine ve yönetim kuruluna sunar.
Tespite yönelik en fazla bir ay içinde herhangi bir aksiyon alınmaması
halinde bu hususu Kuruma iletir.
İç
denetim birimi yöneticisi ve personelinin nitelikleri
MADDE 41
– (1) İç denetim birimi yöneticisi
ve personelinin atanması, performans değerlendirmesi ve görevden alınması
denetim komitesinin görüşü alınarak yönetim kurulu tarafından yapılır.
(2) İç denetim birimi yöneticisinin en az dört
yıllık üniversite mezunu olması ve sigortacılık, özel emeklilik, finans ve
denetim alanlarında en az yedi yıl deneyime sahip olması zorunludur. İç
denetim birimi yöneticisi ve personelinin kendileri ile aralarındaki
evlilik bağı kalkmış olsa dahi eşleri, ikinci dereceye kadar (bu derece
dâhil) kan veya sıhri hısımları, iç denetim birimi
hariç olmak üzere son iki yılda kuruluşta veya konsolidasyona tabi
iştiraklerinde çalışamaz; kuruluşla veya iştirakleriyle iş ilişkisinde
bulunan kurum ve kuruluşlarda kuruluşla ve iştirakleriyle maddi sonuç
doğuran işlemlerde karar alıcı olamaz veya yetkili pozisyonda bulunamaz.
(3) İç denetçilerin deneyim hariç birim
yöneticisinin niteliklerini haiz olması gerekir.
(4) İç denetçilerin mesleki bilgi, beceri ve
yeteneklerinin geliştirilmesi amacıyla genel kabul görmüş iç denetim
standartları çerçevesinde iç denetim birimi yöneticisi tarafından eğitim
programları hazırlanır ve bu programlar dahilinde
asgari olarak denetim tekniği, sigorta tekniği, sigorta hukuku ve ticaret
hukuku konularında personelin düzenli eğitimler almaları sağlanır.
(5) İç denetçiler görev ve sorumluluklarını
tarafsız ve bağımsız olarak icra eder. Bu amaçla iç denetçilerin iç denetim
birimi yöneticisi, denetim komitesi veya yönetim kurulu haricinde kuruluş
yönetiminde yer alan hiçbir kişiye karşı hesap verme sorumluluğu bulunmaz.
İç denetçilerin görevlerinin icrasında menfaat çatışmalarından uzak olmaları
sağlanır.
(6) Yönetim kurulunca, iç denetçilere görev ve
sorumluluklarını etkin bir şekilde yerine getirebilmeleri için, kuruluşun
tüm bölüm ve birimlerinde inisiyatif
kullanabilecek, tüm personelinden bilgi alabilecek ve tüm kayıt, dosya ve
verilerine ulaşabilecek yetkiyi haiz olmaları sağlanır.
(7) İç denetim biriminde görevli personel ve birim
yöneticisi, kuruluşta ve sigorta grubunda yeni ürünler, hizmetler veya
politika ve uygulama usulleri konusunda sağlayacakları danışmanlık hizmeti
haricinde kuruluşta ve sigorta grubunda başka görevler ifa edemez ve iç
denetim birimi haricinde herhangi bir birimde görevlendirilemez.
(8) Yedinci fıkra kapsamında iç denetim birimi
yöneticisi ve personeli tarafından verilen danışmanlık hizmetleri,
danışmanlık konusuna giren hususlara onay verildiği anlamına gelmez.
İç
denetim birimi çalışma esasları
MADDE 42
– (1) Kuruluşların dönemsel ve
riske dayalı iç denetim faaliyetleri iç denetim planının hazırlanması,
yürürlüğe konması, genel kabul görmüş iç denetim standartları esas alınarak
çalışma programları aracılığıyla icrası ve denetim raporları çerçevesinde
ilgili birim yönetimlerince alınan önlemlerin izlenmesi faaliyetlerini
kapsar.
İç
denetim planı
MADDE 43
– (1) İç denetim planı, risk
değerlendirmelerine dayalı ve yıllık olarak hazırlanır. Takip eden yıla ait
iç denetim planı hakkında üst düzey yönetimin ve denetim komitesinin görüşü
alınır ve planlar en geç içinde bulunulan yılın aralık ayı sonuna kadar
yönetim kurulunun onayıyla yürürlüğe konulur. Kuruluşların yıllık denetim
planlarının haricinde uzun dönemli denetim planları hazırlamaları
mümkündür.
(2) İç denetim planları dönem içerisinde
gerçekleştirilecek özel tahkikatlar, danışmanlık hizmetleri ve alınacak
eğitimler de dikkate alınarak hazırlanır. İç denetim planlarında;
a) Riske dayalı değerlendirmeler sonucunda önem ve
öncelik değerlendirmesine de yer verilerek dönem içerisinde denetlenecek
alanlara,
b) Denetimin amacına,
c) Denetlenecek her bir alan veya faaliyet ile
ilgili özet risk değerlendirmelerine, Kanun ve ilgili diğer mevzuata,
ç) Planlanan denetim çalışmasının
gerçekleştirileceği zamana ve denetim dönemine,
d) Denetim faaliyetleri için gerekli olan
kaynaklara ve kaynak kısıtlamalarının olası etkilerine,
yer verilir.
(3) İhtiyaç hasıl olması
halinde iç denetim birimi, tesis edilmiş politikalara uygun olarak denetim
planlarını günceller. Denetim planlarında yapılan önemli değişiklikler ve
güncellemeler, denetim komitesinin uygun görüşü ve yönetim kurulunun
onayıyla yürürlüğe konulur. Güncellenen planda, güncelleme tarihine kadar
gerçekleştirilmiş olan denetim çalışmaları ile bunlara ayrılan zamana ve
yapılan önemli değişikliklerin nedenlerine ilişkin açıklamalara yer
verilir.
Çalışma
programları
MADDE 44
– (1) İç denetim planında
belirlenen denetim alanları kapsamında verilen her bir denetim görevi için,
kuruluşun denetim alanındaki tüm işlemleri, kullanılacak denetim
teknikleri, bilgi elde etmede izlenecek yollar, belgelendirmeye ilişkin
uygulamalar ve ulaşılan sonuçlar ile denetim raporunun sunulmasını
kapsayacak şekilde bir çalışma programı hazırlanır. Çalışma programında
denetim hedefi ve bu hedefe ulaşılması için yapılacak çalışmalara ayrıntılı
olarak yer verilir.
(2) Denetimde kullanılan denetim usulleri çalışma
kâğıtları şeklinde belgelendirilir. Çalışma kâğıtlarının, denetim görevinin
çalışma programında öngörülen şekilde tamamlanıp tamamlanmadığını ve
görevin icra ediliş şeklini gösterecek mahiyette tutulması ve ilgili iç
denetçinin adı ve soyadı belirtilerek imzalanması esastır. Gerekli
tedbirler alınarak ve elektronik imza veya dijital imza kullanılarak bu
süreçler dijital olarak da yürütülebilir.
(3) Çalışma programları olağan koşullarda asgari
olarak aşağıdaki hususlara ilişkin uygulamaları içerir:
a) Gerek duyulması halinde yapılacak beklenmedik
denetimler.
b) Denetlenecek kayıtların kontrolü.
c) İç kontrol sistemlerinin, politikaların ve
uygulama usullerinin incelenmesi ve değerlendirilmesi.
ç) Risk değerlendirmeleri.
d) Kanunun ilgili maddesi ya da ilgili mevzuat,
düzenleme ve kuralların gözden geçirilmesi.
e) Örnekleme metot ve tekniklerinin kullanımı.
f) Seçilmiş işlemlerin ve hesap bakiyelerinin
aşağıdaki uygulamalar yoluyla teyidi:
1) Yardımcı hesaplar, büyük defter kayıtları ve
kontrol kayıtlarının birbirleriyle tutarlığının incelenmesi.
2) Kayıtlara esas belgelerin incelenmesi.
3) İstisnai uygulamaların doğrudan incelenmesi ve
uygun izleme faaliyetleri.
4) Fiziksel denetimler.
Denetim
dönemi
MADDE 45
– (1) Denetim dönemi, iç
denetimlerin sıklığını ifade eder. Denetim dönemini olağan koşullarda,
denetlenecek faaliyetler ve alanlar ile iç denetçiler ve denetimin
yapılabileceği zaman belirler. Risk değerlendirmeleri neticesinde daha
riskli olduğu değerlendirilen alanlar, diğer alanlara göre daha sık
denetlenir. Ancak her koşulda belirli bir alana ilişkin iki denetim dönemi
arasındaki süre 3 yılı geçemez.
(2) İlgili mevzuatta Kurum tarafından yıllık olarak
denetleneceği belirtilen alanların ve işlemlerin, iç denetim tarafından da
yıllık olarak denetime tabi tutulması gerekmektedir.
(3) İç denetim birimi tarafından;
kuruluş merkezi veya genel müdürlükteki tüm birimler, bölge müdürlükleri ve
şubeler ile taşra teşkilatları, acenteler ve anlaşmalı servisler de dâhil
olmak üzere tüm hizmet alımları yönetim kurulunca önemlilik dereceleri göz
önünde bulundurularak onaylanan iç denetim politikaları çerçevesinde gerek
yerinden gerekse uzaktan denetlenir ve ulaşılan sonuçlar raporlanır.
(4) Dönemsel ve riske dayalı denetimler haricinde,
yönetim kurulunun veya Kurumun talebi üzerine, iç denetimin amacına uygun
olarak özel denetimler de iç denetim birimi tarafından yerine getirilir.
İç
denetim raporları
MADDE 46
– (1) İç denetim raporlarında
denetim konusuyla ilgili olduğu ölçüde ve varsa;
a) Denetimin kapsam ve amaçlarına,
b) Önceki denetim sonrasında alınan önlemlere
ilişkin değerlendirmelere,
c) Tespit edilen sorunlar ve sonuçlara ilişkin
özete,
ç) Detaylı denetim sonuçlarına (tespit edilen
hususlar çerçevesinde denetlenen konuya verilen önem derecesi ve ayrıntılı
nedenleri),
d) Önerilere ve bunların faydalarına,
e) Çeşitli kontrol dokümanları ve araçları
üzerinden genel veya özel gözlemlere ve izlemeye dayalı kontrol ya da
incelemelere,
f) İzledikleri, denetledikleri ve kontrol ettikleri
hususlara ilişkin olarak kuruluş personelinden veya acentelerden istenen
ilave açıklamalara, bunların bilgi ve görüşlerine, gereken durumlarda
kuruluşta bulunan diğer birimlere yapılan uyarılara,
g) Üst yönetim tarafından ihtiyaç duyulabilecek
diğer bilgilere,
yer verilir.
(2) Denetim tamamlandıktan sonra, taslak denetim
raporunu müzakere etmek, yanlış bilgilerin düzeltilmesini sağlamak, ilgili
birim yönetiminin tespitlere ve alınacak önlemlere ilişkin
değerlendirmelerini almak üzere iç denetçiler ilgili birim yöneticisiyle görüşür.
Bu görüşmeden sonra denetim raporunda yer alan tespitlerin nihai hale
gelmesi için alınacak aksiyonlar ve tamamlanma tarihlerine yönelik ilgili
birimler ile mutabakat sağlanır. Nihai hale getirilen raporlar iç denetim
birimi tarafından denetim komitesine sunulur.
(3) Denetim komitesi gelen raporu mütalaası ile
birlikte 10 iş günü içerisinde yönetim kuruluna iletir. Rapor ilk yönetim
kurulunda gündeme alınır ve rapor sonuçlarına göre yapılacak işlemler
karara bağlanır.
İzleme
faaliyetleri
MADDE 47
– (1) İç denetçiler denetim
raporlarında önerdikleri ve yönetim kurulunca karara bağlanan konularda
düzeltici önlemleri almaya yetkili yöneticilere intikal ettirilen hususlara
yönelik uygulamaları izler.
(2) İç denetçiler izleme faaliyetlerinin
sonuçlarını ve değerlendirmelerini denetim komitesine iletilmek üzere
raporlar. Bu raporlar gelecek dönemlerde yapılacak iç denetim planlarında
dikkate alınır.
YEDİNCİ BÖLÜM
İç Sistemlere İlişkin Genel Hükümler
Dışarıdan
hizmet alımı ve faaliyetlerin birlikte yürütülmesi
MADDE 48
– (1) İç sistemlere ilişkin
birimlerin kuruluş organizasyonu içerisinde yapılandırılması, gerekli
personel istihdamının sağlanması ve çalışma planlarının ilgili birimler
tarafından hazırlanması koşuluyla; bu birimlerinin yetersiz kaldığı
konularda sınırlarının belirli olması kaydıyla iç kontrol, risk yönetimi, aktüerya ve iç denetim fonksiyonlarının yürütülmesinin
dışarıdan hizmet alımı yoluyla yerine getirilmesi mümkündür.
(2) İç denetim biriminde teknik yeterliliğe sahip
personelin bulunmaması halinde, bilgi sistemleri ile aktüerya
fonksiyonunun bulunduğu kuruluşlarda bilgi sistemlerine ve aktüerya fonksiyonuna ilişkin yürütülecek iç denetim
faaliyetlerinin dışarıdan hizmet alımıyla gördürülmesi zorunludur. Ancak 33
üncü maddenin ikinci fıkrasında belirtildiği şekilde kendisine bağlı icrai birim bulunan yöneticiye bağlı aktüerya biriminin kurulması ve denetim komitesine
bağlı faaliyet gösteren aktüerya biriminin ise
yapılan işlemlerin kontrolünü gerçekleştirmesi halinde, aktüeryal
faaliyetlerin denetiminde iç denetim biriminin dışarıdan hizmet alımı
zorunlu değildir.
(3) İç denetim kapsamında hizmet alınan kişi ve
kurumların, sigorta sözleşmesi veya bireysel emeklilik sözleşmesinin
düzenlenmesi hariç olmak üzere kuruluşla çıkar çatışması oluşturacak
şekilde iş ilişkisinin bulunmaması gerekir.
(4) İç sistemler kapsamında hizmet alınan
kuruluşlar tarafından, iş süreçlerinin tesisi ve bilgi sistemleri ile iş
sürekliliğinin sağlanması hususunda bu Yönetmelikte belirtilen nitelikler
ile hizmet alınan konuya ilişkin ilgili mevzuattan kaynaklanan diğer
gerekliliklerin yerine getirilmesi gerekmektedir.
(5) İç sistemler fonksiyonlarının yürütülmesinde
dışarıdan hizmet alınması halinde, hizmet alınacak kişi ve kuruluşlarla
çalışma kapsamı ve süresi yönetim kurulu veya denetim komitesi tarafından
belirlenir. Hizmet alınan kuruluşun nitelikleri ve hizmet alınan alanlara
ilişkin bilgiler Kuruma düzenli olarak raporlanır.
(6) Birden fazla şirketle iş ilişkisi bulunan
acentelerde yürütülecek iç kontrol, risk yönetimi ve denetim faaliyetlerinden
her şirket kendi acentelik ilişkisi kapsamında ayrı ayrı
sorumludur. Ancak, şirketin politikalarıyla uyumlu olması kaydıyla, bu
acenteler için belirtilen faaliyetlerin acentelik veren şirketlerce
koordinasyon halinde icra edilmesi veya diğer şirket tarafından yürütülen
bu konulardaki faaliyetlerin sonuçlarının kullanılması mümkündür.
(7) Finansal grup bünyesinde yer alan şirketlerde,
finans sektöründe faaliyet gösteren konsolidasyona
tabi ortaklıklar dışındaki bir ortağın iç sistemler kapsamında yürüttüğü
faaliyetler, üçüncü fıkra hariç olmak üzere bu maddede yer alan gerekliliklerin
sağlanması kaydıyla ve yönetim kurulunun uygun görmesi halinde, iç
sistemler kapsamında dışarıdan hizmet alımı olarak değerlendirilebilir.
(8) Sigorta grubuna ait şirketlerden birindeki
denetim komitesi ile iç sistemler kapsamında kurulan birimler sigorta
grubuna dahil tüm şirketlerin iç sistemler
kapsamında yürüteceği faaliyetlerde tamamen veya kısmen ortak olarak
kullanılabilir.
Önemlilik
seviyesi
MADDE 49
– (1) Açıkça belirtilmiş olsun
veya olmasın, bu Yönetmelik kapsamında yürütülen faaliyetler önemlilik
seviyesi gözetilerek yürütülür.
(2) Önemlilik seviyesinin belirlenmesine ilişkin
ilke ve esaslar yönetim kurulu tarafından belirlenir. Önemlilik seviyesinin
belirlenmesinde, işlemin finansal etkisi ile iş sürekliliği, bilgi
güvenliği ve kuruluş itibarına etkisi gibi hususlar birlikte dikkate
alınır.
(3) Kuruluşun genel ölçeğindeki önemlilik seviyesi
üst düzey yönetimin ve iç sistem birim yöneticilerinin görüşü alınarak
yönetim kurulu tarafından, icrai birimlerin her
birinin faaliyetlerindeki önemlilik seviyesi ise yönetim kurulu tarafından
belirlenen ilke ve esaslara uygun olarak ilgili üst düzey yöneticiler
tarafından belirlenir. Birimler için belirlenen önemlilik seviyesinin
uygunluğu, ilgisine göre iç kontrol, risk yönetimi ve iç denetim
birimlerince yürütülen faaliyetlerde kontrol edilir.
(4) Finansal tabloların yeniden yayımlanmasını
gerektirecek nitelikteki finansal etkiler ile hasar ödeme süreçlerinde veya
paydaşların kullandığı sistemlerde yarım iş gününü aşan kesintiler, aktif
azaltıcı işlem yasağı kapsamına giren hususlar, yatırım politikalarına dair
mevzuatta getirilen kısıtlamalar ve Kurum tarafından belirlenecek diğer
hususlar kuruluşun genel ölçeğinde her hâlükârda önemlidir.
Brokerlerin
iç sistemler kapsamındaki yükümlülükleri
MADDE 50
– (1) Tüzel kişiliği haiz sigorta
ve reasürans brokerleri bu Yönetmelikte tanımlanan
ve asgari olarak bilgi sistemleri, iş süreçlerinin tesisi ve iş sürekliliğini
kapsayan iç kontrol ve risk yönetimine ilişkin gereklilikleri sağlamak ve
iç denetim fonksiyonunu ifa etmekle yükümlüdür. Bu brokerlerin iç kontrol
ve risk yönetim fonksiyonlarının ifasında ayrı bir birim kurma yükümlülüğü
bulunmamakla birlikte, faaliyetlerinin nitelikleri ve işletme büyüklükleri
dikkate alınarak iç denetim birimi kurma zorunluluklarına ilişkin usul ve
esaslar Kurum tarafından belirlenir.
İç
sistemler birim yöneticisi ve personelinin mali ve sosyal hakları
MADDE 51
– (1) İç sistemler birim
yöneticisi ve personelinin mali ve sosyal hakları ile performans kriterleri denetim komitesi veya yönetim kurulu
tarafından belirlenir. Ancak, bu birimler için doğrudan kuruluşa kâr veya
gelir sağlama odaklı performans kriteri
belirlenemez. Doğrudan kuruluşa kâr veya gelir sağlama odaklı olmayan bu kriterlere göre yapılan ödemeler, esas sözleşme hükmüne
veya genel kurul kararına dayalı olarak tüm personele kârdan yapılan
ödemeler ve istihdam edilen biriminin faaliyetleri kapsamında sağlanan
haklar hariç olmak üzere, birim yöneticisi ve personeline performansa
dayalı olarak herhangi bir ad altında ücret veya benzeri bir gelir
sağlanamaz.
İç sistem
birim personelinin görevden alınması ve istifası
MADDE 52
– (1) İç sistem birimi
yöneticilerinin, sorumlu aktüerin ve iç denetim birimi personelinin
herhangi bir nedenle görevden alınması halinde söz konusu değişiklik
gerekçeleriyle birlikte kuruluş tarafından Kuruma yazılı olarak bildirilir.
Görevden almaya ilişkin kuruluşça yapılacak bildirimde birim yöneticileri
ve personelinin görevden alınması halinde görevden alınan kişilerin sorumlu
oldukları fonksiyonlara ilişkin konularda, sorumlu aktüerin görevden
alınması halinde ise sorumlu aktüerin aktüeryal
konularda kuruluşla anlaşmazlık yaşanıp yaşanmadığına ilişkin beyanına da
yer verilir.
(2) İç sistem birimi yöneticilerinin, iç denetim
birimi personelinin ve sorumlu aktüerin göreviyle ilgili nedenlerle veya
kuruluşun yönetimine ilişkin uygulamalar sebebiyle istifa etmesi halinde,
istifa gerekçesinin Kuruma yazılı olarak bildirilmesi gerekir.
Doğal
Afet Sigortaları Kurumu ve Özel Riskler Yönetim Merkezi hakkında özel hüküm
MADDE 53
– (1) Doğal Afet Sigortaları
Kurumu ve Özel Riskler Yönetim Merkezi için iç sistemlerin işletici
şirketler bünyesinde kurulması mümkündür.
(2) İşletici şirketler işlevsel görev ayrımını
tesis etmek kaydıyla iç kontrol, risk yönetimi ve aktüerya
fonksiyonunu, ayrı bir birim kurmaksızın kendi bünyelerinde kuracakları
birimler eliyle yürütebilir. Bu durumda, Doğal Afet Sigortaları Kurumu ve
Özel Riskler Yönetim Merkezi için bu Yönetmelik gereği yapılacak
faaliyetler kapsamında doğrudan bu kurumların yönetim kurullarına karşı
sorumlu olunur; işletici şirketlerin yönetim kuruluna karşı sorumlu
olunmaz.
(3) İşletici şirketler iç denetim fonksiyonunu
münhasıran Doğal Afet Sigortaları Kurumu ve Özel Riskler Yönetim Merkezi
için çalışan iç denetçiler eliyle yürütür. Bu kurumların birden fazlasının
faaliyetlerinin aynı işletici şirket tarafından yürütülmesi halinde, ilgili
kurumların yönetim kurullarınca uygun görülmesi şartıyla, görevlendirilen
iç denetçiler bu kurumların tümü adına görev yapabilir. Bu iç denetçiler
idari olarak işletici şirketin iç denetim biriminde çalışsa bile, seçiminde
ve görevden alınmasında işletici şirketin yetkisi bulunmaz.
SEKİZİNCİ BÖLÜM
Raporlamalar ve Kurumun Denetleyici Görevleri
Kuruma
yapılacak raporlamalar
MADDE 54
– (1) İç kontrol fonksiyonu
kapsamında aşağıdaki raporlar hazırlanır:
a) Kuruluş tarafından tanımlanan iş süreçlerinin ve
bu süreçlerde yıl içinde yapılan değişikliklerin açıklandığı ve güncel iş
akış şemaları ile bu şemalarda yıl içinde yapılan değişikliklerin verildiği
iş süreçleri hakkında rapor.
b) Bilgi sistemlerinin yapısı, bilgi sistemleri
kapsamında yapılan hizmet alımları, iş sürekliliğinin sağlanması konusunda
alınan tedbirler ve bu konularda planlanan ve yürütülen çalışmalar ile
yapılan testlere ilişkin bilgi sistemleri raporu.
c) İç kontrol fonksiyonu kapsamında yıl içinde
yapılan kontroller ve sonuçları hakkında rapor.
(2) Risk yönetim fonksiyonu kapsamında aşağıdaki
raporlar hazırlanır:
a) Risk yönetim politikaları ve bu politikalarda
yıl içinde yapılan değişiklikler ile risk limitleri ile ve bu limitlerde
yıl içinde yapılan değişikliklere ilişkin bilgiler.
b) Üstlenilen ve maruz kalınan risklerin uzun
vadeli olarak sermaye yeterliliğine ve şirket sürekliliğine etkilerinin
ölçüldüğü sermaye yeterliliği etki analiz raporu.
c) Kurumca belirlenen senaryolar altında
uygulanacak stres testi sonuçlarına ilişkin rapor.
ç) Risk yönetim fonksiyonunun icrası kapsamında yıl
içinde yapılan takip ve izleme faaliyetlerinin sonuçları hakkında rapor.
(3) Aktüerya fonksiyonu
kapsamında aşağıdaki raporlar hazırlanır:
a) Kapsamı Kurum tarafından belirlenen aktüerya raporu.
b) Tarife karlılığı tespit raporu ile tarife
karlılığının temini için yıl içinde yapılan önerilere dair özet rapor.
c) Şirket tarafından uygulanan aktüeryal
metotlar ile kullanılan modeller ve varsayımlar ile bu o modeller ve
varsayımlarda yıl içinde yapılan değişiklikler ile gerekçeleri hakkında
rapor.
ç) Aktüerya fonksiyonunun
icrası kapsamında yıl içinde yapılan işlemler hakkında rapor.
(4) İç denetim fonksiyonu kapsamında aşağıdaki
raporlar hazırlanır:
a) Yıl içinde yürütülen iç denetim faaliyetleri ile
bu denetim faaliyetlerindeki bulgular hakkında rapor.
b) Raporlama dönemine ait yıl için hazırlanan denetim
planı.
c) İlgili yıl için planlandığı halde
gerçekleştirilmemiş denetim faaliyetlerine ilişkin tamamlanmama gerekçelerine
dair rapor.
(5) Yönetim kurulu
tarafından aşağıdaki raporlar hazırlanır:
a) Yönetim kurulu üyeleri
ile iç denetim birim yöneticisinin ve personelinin kendileri ile ikinci
dereceye kadar (bu derece dâhil) kan veya sıhri hısımlarının; kuruluşla,
kuruluşun konsolidasyona tabi iştirakleriyle ya da kuruluşla acentelik veya
ticari temsilcilik şeklinde ticari bağlantıları bulunan kuruluşun hakim
ortaklarıyla iş ilişkisi veya ticari bir ilişkisinin bulunup bulunmadığına
dair rapor.
b) İç sistemler kapsamında kurulan birimlerin
yönetim kuruluna yaptığı raporlamalar kapsamında yapılan işlemler ve alınan
tedbirler hakkında rapor.
c) İç sistemler kapsamında yapılan dış hizmet
alımlarının kapsamı ve süresi ile hizmet alınan kişi veya kuruluşların,
kuruluşla diğer iş ilişkileri hakkında rapor.
(6) Yönetim kurulu
tarafından gönderilecek raporlar hariç olmak üzere, her yıla ilişkin
raporlar müteakip yılın Nisan ayı sonuna kadar, yönetim kurulunun
hazırladığı raporlar ise Mayıs ayı sonuna kadar Kuruma gönderilir. Birimler
tarafından hazırlanacak raporda birim yöneticisi ile en az bir denetim
komitesi üyesinin imzasının bulunması şarttır. Kurum, denetleyici
görevlerinin etkin şekilde yürütülmesini, kuruluşların iş yükünün dengeli
olmasını ve raporlama faaliyetlerinde yeknesaklığın sağlanmasını teminen raporların kapsamı ve gönderiliş biçimi ile
ilgili düzenleme yapabilir, her bir kuruluşa mahsus özel rapor isteyebilir.
Kamuoyuna
yapılacak raporlamalar
MADDE 55
– (1) Kuruluşlar tarafından her
hesap yılı itibarıyla düzenlenecek yıllık faaliyet raporunda, diğer
konulara ek olarak, iş sürekliliği yönetimi kapsamında yapılan
faaliyetlere, iç sistemler kapsamında kurulan birimlerin ayrı ayrı faaliyetlerine, şirket iç sistemleri ve iç
sistemler dışındaki bölümlerinin dış hizmet alımlarına ilişkin bilgilere
yer verilir.
(2) Ticari sır niteliğindeki
bilgiler hariç olmak üzere ve kişisel verilerin korunması kapsamındaki
hususlar dikkate alınmak suretiyle şirketler ve özellikli kuruluşlar,
kullanıcılar tarafından ana sayfa üzerinden kolayca ulaşılabilecek şekilde
kendi internet sitelerinde Ocak-Mart, Nisan-Haziran, Temmuz-Eylül,
Ekim-Aralık dönemleri için üçer aylık dönemler itibarıyla dönem bitimini
takip eden ay sonuna kadar;
a) Branşlar itibarıyla iptal gerekçeleri
belirtilerek poliçe iptal oranlarını,
b) Branşlar itibarıyla hasar ihbarından başlanarak
tazminat ödemesine kadar geçen gün sürelerini,
c) Hasar taleplerinin Sigorta Tahkim Komisyonu ile
mahkemeler nezdinde davalaşma oranlarını,
ç) Sigortalılar ve poliçe kapsamında hak sahipleri
tarafından şirkete intikal eden şikâyetlerin sayısını ve şikâyetlerin
poliçe sayısına oranını, şikâyetlerin çözümlenme süresini ve oranını,
d) Dış hizmet alımı yapılan alanlara ilişkin
bilgileri,
e) İş sürekliliğinde yaşanan kesintileri ve
kesintinin süresi ile türünü, kesintinin giderilmesi için yapılan işlemleri,
f) İlgili kamu otoritesi tarafından şirkete verilen
idari para cezalarını,
g) Kurum tarafından istenen diğer bilgileri,
yayımlar. Bu raporlar beş yıl boyunca yayımdan kaldırılmaz
ve dönemler itibarıyla karşılaştırılabilir olarak sunulur.
(3) İkinci
fıkrada belirtilen raporların yayımlanması Birlik tarafından takip edilir.
Her yayım dönemini takip eden hafta, raporları yayımlamayan şirketler ve
özellikli kuruluşlar Birlik tarafından uyarılır. Ek bir hafta içinde raporları
yayımlamayanlar ve normal süresinden geç yayımlayanlar bir liste ile Kuruma
bildirilir.
(4) Birlik,
şirketlerin ve özellikli kuruluşların raporlarından Kurum tarafından
belirlenenleri toplulaştırır ve şirketler itibarıyla karşılaştırma
yapılabilir şekilde kendi internet sitesinde yayımlar.
(5) Kurum kişisel verilerin korunmasını,
kuruluşların iş yükünün dengeli olmasını ve raporlama faaliyetlerinde
yeknesaklığın sağlanmasını teminen bu madde
kapsamında sunulacak raporların kapsamını ve içeriğini belirleyebilir.
DOKUZUNCU BÖLÜM
Çeşitli ve Son Hükümler
Yürürlükten
kaldırılan yönetmelik
MADDE 56
– (1) 21/6/2008
tarihli ve 26913 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanan Sigorta ve Reasürans ile
Emeklilik Şirketlerinin İç Sistemlerine İlişkin Yönetmelik yürürlükten
kaldırılmıştır.
Geçiş
hükümleri
GEÇİCİ
MADDE 1 – (1) Denetim komitesi
üyeleri için sayılan şartları sağlayan en az iki yönetim kurulu üyesi en
geç bu Yönetmeliğin yayımlanmasını takip eden iki yıl içinde atanır. Bu
süre içinde denetim komitesinin görevleri yönetim kurulu eliyle yürütülür.
Yönetim kurulu üyelerinden en az birinin belirtilen görevlerin icrası için
görevlendirilmesi mümkündür. Belirlenen bu üyenin görevini bağımsız ve
tarafsız olarak yürütmesi gerekir.
(2) 5 inci maddenin dördüncü fıkrasında belirtilen
iç sistemlere ilişkin konuların görüşüldüğü yönetim kurulu toplantılarına
katılacak yönetim kurulu üyelerinin, 6 ncı
maddenin birinci ve dördüncü fıkralarında tanımlanan denetim komitesi
üyelerinin ve 41 inci maddenin ikinci fıkrasında belirtilen iç denetim
birimi yöneticisi ile personelinin kendilerinin, aralarındaki evlilik bağı
kalkmış olsa dahi eşlerinin ya da ikinci dereceye kadar (bu derece dâhil)
kan ya da sıhri hısımlarının ilgili maddelerde
belirtilen görevlerde son iki yıllık sürede bulunmamasına ilişkin getirilen
sınırlama bu Yönetmeliğin yayımı tarihinden itibaren şirketler ve özellikli
kuruluşlar için üç yıl, brokerler için beş yıl uygulanmaz.
(3) İç sistemler birim yöneticileri; şirketlerde bu
Yönetmeliğin yayımlanmasını takip eden altı ay içinde, özellikli kuruluşlarda
bir yıl içinde, iç denetim birimi özelinde sigorta ve reasürans
brokerleri için ise beş yıl içinde atanır. Mevcut durumda, bu Yönetmelikte
belirtilen nitelikleri haiz birim yöneticileri bulunan kuruluşlarda atama
yapılmış kabul edilir.
(4) Bu Yönetmeliğin yayımı tarihinden itibaren 3
yıl süreyle aktüerya birimi yöneticisinde aktüer,
yardımcı aktüer veya stajyer aktüer olma şartı aranmaz.
(5) İç sistemler birimlerinin kuruluşu ve
organizasyonu birim yöneticilerinin atanmasından sonra bir yıl içinde
tamamlanır ve fonksiyonlar işlerlik kazanır. Mevcut durumda kuruluşlarda
kurulu bulunan birimlerin ise bir yıl içinde bu Yönetmelikte belirtilen
fonksiyonları icra edebilir hale getirilmesi gerekir. İç kontrol ve risk
yönetim faaliyetlerine ilişkin birim kurma zorunlulukları bulunmayan tüzel
kişiliği haiz sigorta ve reasürans brokerlerinin,
bu Yönetmeliğin yayımını takip eden beş yıl içinde iç kontrol ve risk
yönetim sistemlerini oluşturmaları gerekir.
(6) Bilgi sistemlerinin belirlenen standartlara uyumlu
hale getirilmesi için Kurumun üç yılı aşmayacak şekilde yayımlayacağı
uygulama planı esas alınır.
(7) 5 inci maddenin dördüncü fıkrasında yer alan
toplantılara katılma yasağı bir yıl boyunca uygulanmaz.
(8) İç sistemler kapsamında mevcut durumda Kuruma
yapılan raporlamalar ile yönetim kurulunun yapacakları dışında ilk kez
yapılacak raporlamalar iç sistemler birim yöneticileri atandıktan bir yıl
sonra yapılır. İlk raporlamalarda, yapılan faaliyetler yerine fonksiyonun
kuruluşu kapsamında yapılan işlemler ve birimin planlanan yapısı hakkında
özet bilgi verilir.
(9) Yönetim kurulu bu
Yönetmelikte öngörülen raporlama faaliyetlerini öngörüldüğü tarihte yapar.
Ancak, raporların içeriğinde bu maddede öngörülen geçiş süreleri kapsamında
yürütülen işlemler dikkate alınır.
(10) 55 inci madde kapsamında ilk raporlama 2023
yılının Ocak-Mart döneminde yürütülen faaliyetler için yapılır. Bu tarihten
önce yapılan faaliyetler için raporlama yapılması gerekmez.
(11) Kurum, kuruluş iç sistemlerinin kurulması ve
işletilmesine, denetim komitesinin, birim yöneticilerinin ve personelinin
atanmasına, bilgi sistemlerinin bu Yönetmelikte belirtilen standartlara
uyumlu hale getirilmesine, Kuruma ve kamuoyuna yapılacak raporlamalara
ilişkin bu maddede belirtilen geçiş sürelerini ihtiyaç duyulması halinde
bir yıl uzatabilir.
Yürürlük
MADDE 57
– (1) Bu Yönetmelik yayımı
tarihinde yürürlüğe girer.
Yürütme
MADDE 58
– (1) Bu Yönetmelik hükümlerini
Sigortacılık ve Özel Emeklilik Düzenleme ve Denetleme Kurumu Başkanı
yürütür.