Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik
YÖNETMELİKLER | 2019-10-18

YÖNETMELİK 
Cumhurbaşkanlığı (Devlet Arşivleri Başkanlığı)’ndan:
DEVLET ARŞİV HİZMETLERİ HAKKINDA YÖNETMELİK 
BİRİNCİ BÖLÜM Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar 
Amaç
MADDE 1- (1) Bu Yönetmeliğin amacı; kamu kurum ve kuruluşlarının iş ve işlemleri sonucunda oluşan belgelerin; düzenlenmesine, gerekli şartlar altında korunmalarının teminine,herhangi bir sebepten dolayı kaybının engellenmesine, Devletin, gerçek ve tüzel kişilerin ve bilimin hizmetinde değerlendirilmelerine, kurum ve kuruluşlar ile şahıslar elinde bulunan arşiv belgeleri ve ileride arşiv belgesi haline gelecek arşivlik belgelerin tespit edilmesine,saklanmasına gerek görülmeyen belgelerin ayıklanmasına, imhasına ve arşiv belgelerinin Devlet Arşivleri Başkanlığına devrine ilişkin usul ve esasları düzenlemektir.
Kapsam 
MADDE 2- (1) Bu Yönetmelik, 11 sayılı Devlet Arşivleri Başkanlığı Hakkında Cumhurbaşkanlığı Kararnamesinin 2 nci maddesinde belirtilen kurum ve kuruluşları kapsar.
Dayanak 
MADDE 3- (1) Bu Yönetmelik, 11 sayılı Devlet Arşivleri Başkanlığı Hakkında Cumhurbaşkanlığı Kararnamesi hükümlerine dayanılarak hazırlanmıştır.
Tanimlar 
MADDE 4- (1) Bu Yönetmelikte geçen;
a) Arşiv: Kamu kurum ve kuruluşlarında yapılan iş ve işlemler, haberleşmeler ile gerçek veya tüzel kişilerin gördükleri hizmetler neticesinde oluşan belgelerin barındırıldığı yerleri,
b) Arşiv belgesi: Son işlem tarihi üzerinden yirmi yıl geçmiş veya on beş yıl geçtikten sonra kesin sonuca bağlanmış bulunan ve günlük iş akışı içinde işlevi bulunmayan, varsa tâbi olduğu diğer mevzuatlar ile saklama planlarındaki saklama sürelerini tamamlayan, üretim piçimleri, donanım ortamları ne şekilde olursa olsun geleceğe, tarihi, siyasi, sosyal, kültürel,nukuki, idari, askeri, iktisadi, dini, ilmi, edebi, estetik, biyografik, jeneolojik ve teknik nerhangi bir değer olarak intikal etmesi gereken ve bir bilgiyi içeren yazılmış, çizilmiş,esmedilmiş, görüntülü, sesli veya elektronik ortamlarda üretilmiş belgeyi,
c) Arşivlik belge: Süre bakımından arşiv belgesi vasfını kazanmayan veya bu süreyi doldurmasına rağmen güncelliğini kaybetmeyen, hizmetin yürütülmesi açısından işlevi olan elgeyi,
ς) Ayıklama: Arşiv belgesi ile cari işlemleri devresinde bir değere sahip olduğu halde ukuki değerini ve delil olma özelliğini kaybetmiş, gelecekte herhangi bir nedenle ullanılmasına ve saklanmasına gerek görülmeyen her türlü belgenin birbirinden ayrımı ile leride arşiv belgesi vasfinı kazanacak olan arşivlik belgenin tespiti işlemini,
s ftiDot Asoiel-si Deol-orlXess 

e) Belge: Kamu kurum ve kuruluşlari ile gerçek ve tüzel kişilerin iş ve işlemleri neticesinde oluşan, üretim biçimleri ve donanım ortamları ne şekilde olursa olsun bir bilgiyi içeren yazılmış, çizilmiş, resmedilmiş, görüntülü, sesli veya elektronik kaydı,
f) Belge hiyerarşisi: Belgenin ait olduğu kurum, birim, klasör, dosya ile belge bileşenlerinin genelden özele doğru bütününü,
g) Belge yöneticisi: Belgelerin dosyalanmasi, saklanmasi, ayıklanmasi, tasfiyesi,hizmete sunulması ve transferi işlemlerini kurumu veya birimi adına yöneten kişiyi,
ğ) Belge yönetimi: Belgelerin üretiminden itibaren belirlenen ölçütler çerçevesinde değerlendirme, düzenleme, ayıklama ve hizmete sunma faaliyetlerinin tümünü,
h) Birim arşivi: Kamu kurum ve kuruluşlarında yapılan iş ve işlemler, haberleşmeler ile gerçek veya tüzel kişilerin gördükleri hizmetler neticesinde oluşan, güncelliğini kaybetmemişolarak aktif bir biçimde ve günlük iş akışı içinde işlevi bulunan ve kullanılan belgelerin ilgili pirimlerince belirli bir süre saklandığı arşivi,
i) Değerlendirme: Belgelerin; idari, yasal, mali, tarihi ve oluşturma süreçlerindeki raştırma durumları dikkate alınarak kurum yetkilileri ile belge yöneticisi ve arşivciler arafindan karar verilmesi işlemini,
i) Dijitalleştirme: Kağıt ortamındaki belgelerin tarayıcı, kamera gibi cihazlar veya yenilikçi teknikler kullanılarak sayısal ortama aktarılmasını,
j) Dosya kodu: Belgenin hangi dosya ile ilişkili olduğunu veya işlemi biten belgenin nangi dosya/klasöre konulacağını gösteren alfabetik, sayısal, alfa-nümerik tanımlamayı,
k) Dosya planı: Belgelerin etkin bir şekilde kullanılabilmesi, yönetilebilmesi,depolanabilmesi ve erişimi için hazırlanan ve genellikle alfabetik, sayısal, alfa-nümerik ve benzeri simge türlerine göre adlandırılan sınıflamayı,
1) Dosyalama: Belgenin kaydedilmesi, işleme alınması ve gerektiğinde tekrar aşvurulmak üzere belli bir düzen içinde saklanması işlemini,
m) Elektronik belge yönetim sistemi: İdarelerin faaliyetlerini yerine getirirken luşturdukları her türlü dokümantasyonun içerisinden, idare faaliyetlerinin delili olabilecek elgelerin ayıklanarak bunların içerik, üstveri, format ve ilişkisel özelliklerini koruyan,elgelerin ait olduğu fonksiyon veya işlem için delil teşkil eden ve aidiyet zinciri içerisindeki yönetimini elektronik ortamda sağlayan sistemi,
n) İmha: İleride kullanılmasına ve saklanmasına gerek görülmeyen, arşiv belgesi veya rşivlik belge dışında kalan, hukuki kıymetini ve bir delil olma vasfinı kaybetmiş belgelerin vok edilmesi işlemini,
o) Kurum arşivi: Yükümlülerin merkez teşkilatlarında yer alan, belgelerin birim rşivlerine ve merkezi arşivlere nazaran daha uzun süreli saklandığı arşivleri,
ö) Merkezi arşiv: Yükümlülerin merkez teşkilatı dışında taşra, bölge, yurt dışı ve enzeri yerlerde oluşturulan ve belgelerin birim arşivlerine nazaran daha uzun süreli aklandığı arşivleri,
p) Özel arşivler: Bu fikranın (b) bendinde belirtilen muhtevada olup da, yükümlüler lışında kalan gerçek ve tüzel kişilerin elinde bulunan belgelerin meydana getirdiği arşivleri,
r) Saklama planı: Belgelerin ne kadar süre ile saklanacaklarını ve bu süreler sonunda angi işleme tâbi tutulacaklarını gösteren değerlendirmeleri,

olduğu halde, ileride kullanılmasına gerek görülmeyen, arşiv belgesi ile arşivlik belge dışında kalan, hukuki kıymetini ve bir delil olma vasfiını kaybetmiş belgeyi,
ş) Standart dosya planı: Kurumsal işlemler ve bu işlemler sonucunda oluşturulan veya alınan belgelerin üretim yerleri ile olan ilişkisi belirtilerek konu veya fonksiyon esasına göre dosyalanmasını sağlamak amacıyla geliştirilen sınıflama şemasını,
t) Tasnif: Arşivciliğin temel ilke ve teknikleri uygulanarak arşiv belgelerinin düzenlenmesi çalışmalarını,
u) Üstveri: Belgeyi tanımlayan veya herhangi bir özelliğini belirten unsurların her birini,
ü) Vaka dosyası: Her bir işlem için açılan, yürütülen iş ve faaliyet ile ilgili tüm belgelerin bir arada tutulduğu dosyayı,
v) Yükümlüler: 11 sayılı Cumhurbaşkanlığı Kararnamesi kapsamındaki kurum ve kuruluşları,
ifade eder.
İKİNCİ BÖLÜM 
Belgelerin Korunması, Belge Yöneticileri, Belgelerin Gizliliği ve Yararlanma ile Arşivlerin Oluşturulması

Belgelerin korunması
MADDE 5- (1) Yükümlüler;
a) Ellerinde bulundurdukları her türlü belgenin yangın, hırsızlık, rutubet, sıcaklık, su paskını, toz ve her türlü hayvan ve haşeratın tahribatına karşı korunmasından ve mevcut asli düzenleri içerisinde muhafaza edilmesinden,
b) Elektronik ortamda teşekkül eden ve/veya depolanan belgeler için her türlü afet, siber saldırı, yazılım/donanım kaynaklı veya olası diğer tehditlere/risklere karşı gerekli güvenlik 5nlemlerinin alınması ve olası belge kayıplarının engellenmesi amacıyla felaket kurtarma planlaması yapılması ve yürütülmesi ile yedekleme ünitelerinin tesis edilmesinden,
sorumludur.
Belge yöneticileri ve arşiv personeli 
MADDE 6- (1) Yükümlüler, kurumlarının belge yönetimi ve arşiv hizmetlerini ürütmekle sorumlu olacak “Kurum Belge Yöneticileri" ile her birim için “Birim Belge Yöneticileri”ni belirler. İhtiyaç halinde alt birimler için de “Belge Yöneticisi” belirlenebilir.
(2) Belge yönetimi ve arşiv hizmetlerinin, bu Yönetmelik hükümleri ile arşivcilik metot e tekniklerine uygun olarak yürütülebilmesi için yeterli nitelik ve sayıda personel görevlendirilir.

(3) Belge yönetimi ile arşiv hizmetlerinin yürütülmesinde görev alacak personelde nesleki eğitim almış olanlara öncelik verilir.

(4) Yükümlüler, belge yönetimi ve arşiv hizmetlerinde görev alacak personelin mesleki ilgi ve becerilerinin geliştirilmesine yönelik tedbirler alır.


MADDEai halen bu özelliklerini koruyan belgeler gizlilikleri kaldırılmadıkça bu özelliğini muhafaza eder._
cuen.arşiv belgesinin gizliliğinin kaldırılmasına, yükümlülerin görüşü alındıktan sonra Başkanlıkça karar verilir. Gizliliği kaldırılan arşiv belgelerine, “... tarih ve .. sayılı karar ile gizliliği kaldırıldı’ ibaresi düsülür.cYanalauu.lowb 
Belgelerin gizliliği ve gizliligin kaldirımasi 
can aoaeo aaqaaee aşığain ğin kşyönelik hususlar, Başkanlıkça çıkartılacak yönerge ile belirlenir.

eseuen vaassuu 
MADDE 8- (1) Birimler, gerektiğinde görülmek veya incelenmek üzere kurum dışına ıkarılmamak kaydıyla arşivlerden belge alabilir. İncelemelerin ardından alınan belgeler alındığı arşive iade edilir.eow 
o,(Arşivlerden belge talebi, bu Yönetmeliğin ekinde yer alan (EK-1) “Belge/Dosya Istek Formu" düzenlenmek suretiyle yapılır.T'oaauzo-...
cYanmelowb belirlenir. Belirlenen sürenin yeterli olmadığı durumlarda süre uzatılabilir.comnono,e 
v bes kzş ei u vn veya bulundukları yerlerden dışarıya verilemez. Ancak Devlete, gerçek ve tüzel kişilere ait bir hizmetin görülmesi, bir hakkın korunması ve ispatı gerektiğinde usulüne göre örnekler verilebilir. Yahut mahkemelerce tayin edilecek bilirkişiler veya ilgili dairelerince görevlendirilecek yetkililerce yerinde incelenebilir.Iorene.
Elektronik ortamda teşekkül eden belgelerden erişim yetkisi çerçevesinde yararlanılır. Erişim yetkisi bulunmayan belgelerden yararlanma talepleri ise birim amirinin zni alınmak kaydıyla belge yöneticisi marifetiyle yapılır.

--...
Aaştımayaaık arv belgleinden ye v yabanı grçek vaüzel kşin vararlanması, yükümlülükleri, arşiv belgesinin örneklerinin verilmesi hususunda Başkanlıkça nazırlanacak ve Cumhurbaşkanı Kararı ile yürürlüğe konulacak usul ve esaslara riayet edilir.
Arşivlerin oluşturulması
MADDE 9- (1) Yükümlüler; merkez teşkilatında “Kurum Arşivi”, taşra, bölge ve yurt lısı teşkilatlarında ise “Merkezi Arşiv’ler kurmakla yükümlüdür..,.
(Birimler, ihtiyaç halinde güncelliğini kaybetmemiş olarak aktif bir biçimde ve günlük iş akışı içerisinde kullanılan belgelerin belirli bir süre muhafaza edileceği birim rşivlerini oluşturabilir.

(3) Arşiv mekanlarının oluşturulması ve düzenlenmesinde TS13212 numaralı “Arşiv Mekanlarının Düzenlenmesi” standardı dikkate alınır.

(4) Belgelerin, kurum arşivi, merkezi arşiv ve varsa birim arşivlerinde bekletilme ve aklama süreleri, saklama planlarında belirtildiği şekilde uygulanır.

...:...ransfer edilebilecek şekilde elektronik arşivlerde tutulur.


ÜÇÜNCÜ BÖLÜM  Dosyalama İşlemleri 
MADDE 10- (1) Dosya kodu, kurumsal dosya planına göre dosya planı kurallarına uygun olarak belirlenir.

Belgelere dosya kodu verilmesi 
(2) Belge, birden çok konuyu ihtiva etmesi durumunda yazının dosya kodu olarak ağırlıklı olan konuya ait dosya kodu tercih edilir. Bu gibi durumlarda yazının bir örneği ilgili oulunduğu diğer dosyaya da konulabilir.

(3) Gelen belgelerin ihtiva ettiği dosya kodları, hazırlanacak cevabi yazılarda ve pelgenin dosyalanmasında doğrudan referans alınmaz.

(4) Dosya planlarında, ayrıca tanımlanmış olsa dahi bir işlemin devamı veya parçasıconumundaki yazılara, işlem bütünlüğünün bozulmaması amacıyla farklı bir dosya kodu verilemez.

(5) Elektronik belge yönetim sistemlerinde dosya kodu, zorunlu üst veri elemanı olarak oulundurulur.

Belgelerin dosyalanması
MADDE 11- (1) Konu dosya/klasörleri, her yıl kendi dosya kodlarını taşıyan belgelerin eşekkül etmesi halinde açılır ve yıl bitiminde kapatılır. İşlemleri uzun yıllar sürecek vaka dosyalarının kapatılmasında ise işlemin tamamlandığı yıl esas alınır.
(2) Bir işlemle ilgili olarak oluşan tüm belgeler, işlemin başladığı belgeden sonuçlandığıpelgeye kadar tarihsel bir düzen içinde ilgileri ve ekleri ile birlikte dosyalanır.
(3) Aynı dosya kodunu taşıyan belgelerin yoğunluğundan dolayı erişimin daha etkin sağlanabilmesi amacıyla dosya planında herhangi bir istisna getirilmemiş ise coğrafik,alfabetik veya kronolojik dosyalama yapılabilir.

(4) Kendi özel koduyla açılan dosya/klasörlerde az sayıda belge birikmesi halinde, bu losya/klasördeki belgeler, dosya kodunun bağlı olduğu üst dosya seviyelerinde veya “Genel”dlı dosya/klasörlerde birleştirilir. Birleştirme yapılan dosya/klasörlerin dosya etiketleri,vapılan işlem dikkate alınarak yeniden düzenlenir.

(5) Her dosya/klasör içerisine, içeriği belirlemeye ve belgelere hızlı erişimi sağlamaya önelik olarak bu Yönetmeliğin ekinde yer alan (EK-2) "Dosya/Klasör İçerik Listesi"azırlanarak konulur.

(6) Dosya/klasör içerik listesinin hazırlanmasında, her bir işlem bütününün en son işlem ören belgesi dikkate alınır. Listeleme işlemine, tarihsel sıralaması tamamlanmışlosya/klasörün en eski tarihli belgesinden başlanır.

(7) Elektronik belge yönetim sistemlerinde ise belgeler, tanımlandığı hiyerarşik yapı ve losya kodlarına göre ait olduğu dosya/klasörlerde saklanır.

(8) Dosya kodları, dosyanın konusunu belirlemenin yanı sıra, depolandığı ortamlardaki verini de belirleme özelliğine sahiptir.

(9) Film, fotoğraf, plak, ses ve görüntü bandı ve benzeri değişik tür ve çeşitteki elgelerin düzenlenmesi, farklı sistem ve işlemlere göre yapılabilir.


Dosya etiket 
D alan “Dosya/Klasör Etiketi”nde, “kurum adı/logosu”, “birim adı/kodu", “dosya kodu", “konu adı”, “yılı” ve varsa “özel bilgi/özel kod” gibi unsurlar bulunmalıdır.
DÖRDÜNCÜ BÖLÜM Belge Devir İşlemleri 
Arşivlere devredilecek belgelerin hazırlanması
MADDE 13- (1) Her yılın ocak ayı içerisinde, önceki yıla ait dosya/klasörler uygunluk kontrolünden geçirilir. Uygunluk kontrolünde;
a) Dosya/klasör içerisinde bulunan belgelerin, dosyalama kurallarına uygun olarak dosyalanip dosyalanmadığı,
b) Dosya/klasör içerisinde bulunan her ayrı işleme ilişkin belgenin, ekleri ile bir araya getirilip getirilmediği,
c) Dosya/klasör içerisinde bulunan her ayrı işleme ilişkin belgelerin, en son işlem görmüş belge tarihi dikkate alınarak küçük tarihten büyük tarihe doğru tarihsel sıralamasının yapılıp yapılmadığı,
c) Dosya/klasör etiketlerinin düzenlenip düzenlenmediği,
d) Dosya/klasör içerik listelerinin hazırlanıp hazırlanmadığı,
kontrol edilerek eksikleri varsa tamamlanır.
(2) İçerisinde tamamen veya kısmen gizlilik derecesi taşıyan dosya/klasör etiketi izerine en yüksek gizlilik dereceli belgenin ibaresi yazılır. Gizlilik dereceli dosya/klasörler,arşivlerde tasnif ve yerleştirme sırasında normal belgeler gibi işleme tâbi tutulur.
(3) Uygunluk kontrolü, ilgili birim personeli ve birim belge yöneticisi ile müştereken yapılır.

(4) Elektronik belge yönetim sistemlerinde oluşan belgelerin doğru dosya ile lişkilendirilip ilişkilendirilmediği, belge yöneticisi tarafından kontrol edilir, hatalı verilen dosya kodlarının doğru dosya ile ilişkilendirilmesi sağlanır.

Belgelerin arşivlere devri 
MADDE14- (1)İşlemi tamamlanmış ve uygunluk kontrolüyapılarak eksiklikleri giderilmiş dosya/klasörler, müteakip takvim yılının ilk üç ayı içerisinde arşivlere devredilir.
(2) Bir belgenin eki olmayan kitap, broşür, boş form, doküman ve benzeri materyal irşivlere devredilmez.

(3) Belgelerin devir işlemlerinde, birimlerle mutabakat sağlanarak belirli bir sıra ygulanır.

(4) Devir işlemlerinde dosya/klasör içerik listeleri referans alınır.
Arşivlerde düzenleme 
MADDE 15- (1) Belgeler, arşivlerde işlem gördüğü tarihte meydana gelen yapısına ygun olarak asli düzeni bozulmadan muhafaza edilir.

(2) Arşivlerde birimlere, belge yoğunluğu ve saklama sürelerinin uzunluğu dikkate lınarak yer ayrılır.


çıkartılır.


(4 Dosya/klasörlerin yerleştirilmesinde raflarda soldan sağa, gözlerde ise yukarıdan aşağıya doğru sıra uygulanır.

(5) Arşivde yerleştirme işlemi, sol taraftaki ilk rafin sol üst köşesinden başlanmak üzere yapılır. Bu işlem, her raf grubu için tekrarlanır.

(6) Yerleştirme işlemlerinde dosya kodları ve serileri dikkate alınarak, dosya/klasörler küçük numaradan büyük numaraya doğru yerleştirilir.

(7) Bu yerleştirme işlemi, yalnızca klasik tip belge için söz konusu olup film, fotoğraf,plak, ses ve görüntü bandı ve benzeri değişik tür ve çeşitteki belgelerin türüne göre raf sistemleri kurularak yerleştirme işlemi yapılır.

(8) Elektronik belge yönetim sistemlerinde belgeler, belge hiyerarşisi ve dosya bütünlüğü dikkate alınarak saklanır.

Başkanlığa devredilecek arşiv belgelerinin hazırlanması ve teslimi 
MADDE 16- (1) Yükümlülerin arşivlerinde bulunan arşiv belgelerinin Başkanlığa devri nususunda Başkanlıkça karar verilir.

(2) Kurum arşivi veya merkezi arşivlerde yapılacak ayıklama işlemlerini müteakip,saklama planında arşiv belgesi olarak değerlendirilen belgeler Başkanlığa devredilmek üzere ayrılır.

TY (3) Ayıklama işlemleri neticesinde yapısal bütünlükleri bozulan dosya/klasörler, dosya codları dikkate alınarak yeniden dosyalanır.

(4) Başkanlığa devredilecek arşiv belgeleri, 13 üncü maddede gösterilen biçimde ygunluk kontrolünden geçirilir.

(5) Başkanlığa devredilmek üzere hazırlanan arşiv belgeleri, bu Yönetmeliğin ekinde ver alan (EK-4) "Arşiv Belgesi Devir-Teslim ve Envanter Formu"na kaydedilerek, devir tarihi ve şekli belirlenmek üzere Başkanlığa bildirilir. Devredilecek belgeler Başkanlıkça yerinde ncelenebilir.

() Devir işlemi kesinlik kazanan arşiv belgeleri, varsa özel tutulmuş kayıtları ve dijital çörüntüleri ile birlikte en geç bir yıl içinde Başkanlığa devredilir.

(7) Arşiv belgeleri, mevcut düzeni doğrultusunda sıra numarası verilmiş özel kutulara onulmak suretiyle her türlü koruma ve güvenlik önlemleri dikkate alınarak kurum belge öneticisi koordinasyonunda Başkanlığa teslim edilir.

(8) Elektronik ortamdaki arşiv belgelerinin belge hiyerarşisi ve üstverileri ile bağıorunur. Bu bağ oluşum aşamasında sağlanamamış ise sonradan kurulur. Konu dosyası olarak luşturulanlar, konu kodları ve bu kodlar altında bulunan dosya serilerine göre, vaka dosyasılarak oluşturulanlar ise vaka dosya kodları ve klasör serilerine göre hazırlanarak Başkanlığın elirleyeceği usul ve esaslara uygun devredilir.


BEŞİNCİ BÖLÜM  Ayıklama ve İmha İşlemleri 
Kurum arşivi ve merkezi arşivlerde ayıklama ve imha 
MADDE 17- (1) Kurumun özelliği sebebiyle yönerge ile ayrıcalık sağlanan yükümlüler nariç olmak üzere birim arşivlerinde ayıklama ve imha işlemi yapılmaz. Ayıklama ve imha şlemleri Kurum arşivleri ve merkezi arşivlerde yapılır.

(2) Ayıklama ve imha işlemlerinde, eski yıllara ait belgelerin ayıklanmasına öncelik verilir.

(3) Saklanmasına gerek görülmeyen her türlü belgenin imhasi, Ayıklama ve İmha Komisyonlarının nihai kararı ile yapılır. Ancak 21 inci madde hükümleri saklıdır.
(4) e-Arşivlerde saklanan belgelerin tasfiye işlemleri, saklama planlarina bağlı olarak,ou Yönetmelik hükümleri kapsamında sistem üzerinden yapılır.

Ayıklama işlemine tâbi tutulmayacak belgeler 
MADDE 18- (1) Cari işlemlerde fiilen rolü bulunan, mevzuat hükümleri ve saklama planlarına göre saklama süresini tamamlamayan, herhangi bir davaya konu olan belgeler,ngörülen saklama süresi tamamlanıncaya ve/veya dava sonuçlanıncaya kadar, ayıklama ve mha işlemine tâbi tutulamaz.

Ayıklama ve İmha Komisyonlarının oluşturulması
MADDE 19- (1) Kurum arşivi ve merkezi arşivlerde yapılacak ayıklama ve imha şlemleri için; arşiv hizmet ve faaliyetlerinin düzenlenmesi ve yürütülmesinden sorumlu birim mirinin veya ilgili belge yöneticisinin başkanlığında, arşivden görevlendirilecek iki personel le belgeleri ayıklanacak ve imha edilecek ilgili birim amiri tarafindan görevlendirilecek, bağlılduğu birimin verdiği hizmetlerde bilgi ve tecrübe sahibi iki temsilci olmak üzere beş kişilik ir Ayıklama ve Ímha Komisyonu kurulur.

(2) Taşra, bölge ve yurt dışı teşkilatlarında yeterli personelin bulunmaması halinde bu comisyonlar en az üç kişiden oluşur.

Ayıklama ve İmha Komisyonlarının çalşma esasları
MADDE 20- (1) Ayıklama ve Îmha Komisyonlari, her yılın mart ayı başında çalışmaya aşlar.

(2) Komisyonlar üye tam sayısı ile toplanır ve kararlarını oy çokluğu ile alır. Tereddüt alinde söz konusu belgelerin saklanmasına karar verilmiş sayılır.

(3) İmhası reddedilen belgeler sonraki yıllarda ilgili komisyonlarca yeniden leğerlendirilir.

İmha listelerinin düzenlenmesi ve kesinlik kazanması
MADDE 21- (1) İmha edilecek belgeler için bu Yönetmelik ekinde yer alan (EK-5)‘İmha Listesi” hazırlanır. Aynı tür ve vasifları haiz belge için, örneklerini saklamak suretiyle ür ve yılları gösteren imha listeleri düzenlenebilir.

(2) İmha listelerinin her sayfası, Ayıklama ve İmha Komisyonunun başkan ve üyeleri arafindan imzalanır.


a) Merkez teşkilatlarında, Başkanlığın uygun görüşü alındıktan sonra, kurum ve (3) Hazirlanan imha listeleri;kk usun en ust amirinin veya yetkr verdrg* *aq*a saj -„ „.,, ._
v sonra, bu birimlerin en üst amirinin veya yetki verdiği kişinin onayını müteakip,
seouunr raza.
maraa,ow 
ka akaaak imha işlemleri kesinlik kazanıncaya kadar düzenli bir şekilde muhafaza edilir.
(6) İmha islemi, düzenlenecek tutanakla tespit edilir.
.,owb 
muhafaza edilir.


İmha şekilleri 
MADDE 22- (1) İmha edilecek belgeler, başkaları tarafindan görülüp okunmasımümkün olmayacak şekilde parçalanır ve geri dönüşümde kullanılmak üzere değerlendirilir.
(2) Özelliği gereği imha şekli kendi mevzuatında belirlenmiş belgenin imhası hakkında ilgili mevzuat hükümleri uygulanır.na.w 
e-Arşivlerde tutulan belgelerin imhası, görülüp okunması ve kullanılması mümkün olmayacak şekilde sistemden çıkarılarak tasfiye edilir.

ALTINCI BÖLÜM Çeşitli, Geçici ve Son Hükümler 
Belgelerin dijitalleştirilmesi 
MADDE 23- (1) İşlem görmek üzere kağıt ortamında gelen belgeler, işlem ve dosya bütünlüklerinin korunması maksadıyla ekleri ile birlikte taranarak elektronik belge yönetim sistemine dahil edilir.

(2) Dijitalleştirilen belgelerin elektronik ve fiziki belgeler ile ilişkileri korunur.
(3) Yükümlüler, gerekli görüldüğü durumlarda ellerinde bulunan kağıt ortamındaki pelgelerden arşiv belgesi niteliği taşıyanları, tek nüsha olma özelliğinden kurtarmak, arşiv belgesi dışında kalan ve sıklıkla kullanılan belgeleri ise yıpranmasını engellemek ve etkin bir piçimde kullanabilmek gayesiyle dijitalleştirebilirler.

(4) Sık kullanılmayan ve saklama planlarında öngörülen saklama süreleri sonunda aklanmasına gerek görülmeyip de imha edilecek belgeler, dijitalleştirme işlemine tâbi utulmaz.

(5) Dijital görüntüler ile görüntülere ait üstverilerin ilişkisi korunur.
(6) Dijitalleştirme işlemleri, birimlerin önerileri doğrultusunda, belge yönetimi ve arşiv izmetlerinden sorumlu birimin bilgisi veya koordinesinde, kurumsal bütünlük içerisinde vapılır. Birimlerin bağımsız uygulamalarına izin verilmez.

(7) Yapılacak her türlü dijital görüntüleme işlemlerinde TS13298 numaralı “Elektronik Belge ve Arşiv Yönetim Sistemi” standardı dikkate alınır.

(8) Belgelerin dijitalleştirilmesi, Başkanlıkça belirlenen usul ve esaslara göre yerine etirilir.


Dosya planları ve saklama planlari MADDE 24- (1) Yükümlüler; dosya planları ile saklama planlarını, belge yönetimi ve arşiv hizmetlerinden sorumlu birimin koordinesinde hazırlamak ve Başkanlığın uygun görüşünümüteakip uygulamaya koymakla yükümlüdürler.unu muteakip uygulamaya koymakia yukanmaat... .. ,.. _lerel.. al.leme 
planları ise belgelerin idari, mali, hukuki ve tarihsel açıdan değerlendirilmesi neticesinde hazırlanır.cYaalowb 
_DoamaşeinSandarDoP yguama zou dosya planına konu edilmeyen film, fotoğraf, plak, ses, görüntü ve sair belgeler için ayrıca saklama planı hazırlanır.

Denetim 
MADDE 25- (1) Başkanlık, yükümlülerin belge yönetimi ve arşiv hizmetlerinin yürürlükteki mevzuat ve düzenlemelere uygunluğu ile elektronik belge yönetim sistemlerinin oelge yönetimi ve arşiv süreçlerine uygunluğunu denetler.ana.4-..
(2)Yükümlülerin teftiş ve denetim birimleri ile kurum belge yöneticileri, yürürlükteki nevzuat ve düzenlemeler çerçevesinde kurum ve kuruluşlarının belge yönetimi ve arşiv süreçleri ile uygulamalarıni denetler.

Belge yönetimi ve arşiv hizmetleri faaliyet raporları
MADDE 26- (1) Yükümlüler, yıl içerisindeki belge yönetimi ve arşiv faaliyetleri ile lgili bilgileri, Başkanlığın belirleyeceği form ve formatlara uygun olarak müteakip takvim yılının ocak ayında Başkanlığa bildirirler 

Özel arşivlerin satın alınması
MADDE 27- (1) Başkanlık, yükümlüler dışında kalan gerçek ve tüzel kişilerin elinde oulunan arşiv belgelerini gerektiğinde tespit edeceği değer üzerinden satın alabilir.
Özel arşivlerin yurt dışına izinsiz çıkarılamayacağı
MADDE 28- (1) Özel arşivler veya arşiv belgesi hüviyetindeki belgeler, her ne sebep ve suretle olursa olsun, toplu veya ayrı parçalar halinde yurt dışıa izinsiz çıkarılamaz. Bu eşit arşiv belgelerinin yurt dışına çıkarılabilmesi için gerekli izin, gerçek ve tüzel kişilerin alebi üzerine Başkanlıkça verilir.

Tereddütlerin giderilmesi ve iş birliği 
MADDE 29- (1) Yükümlüler, bu Yönetmelik hükümlerinin uygulanması ile ilgili larak tereddüt ettikleri konularda Başkanlığın görüşünü talep eder.

İlga edilen, yetkisi devredilen ve özelleşen kurum ve kuruluşların belgeleri 
MADDE 30- (1) Bu Yönetmelik kapsamında olup da faaliyeti sonlandırılarak belgeleri Başkanlığa devredilmiş kurum ve kuruluşların, ayıklama ve imha işlemlerine yönelik süreçBaşkanlıkça yerine getirilir.


  d  r d d   a  e  rr 

     t    e      a de   t   e   deed m a d 

Müsadere olunan belge 
MADDE 31- (1) Bu Yönetmelik kapsamına giren ve ilgili kanunlara göre suçta kullanıldığı anlaşılarak müsaderesine dair kararı kesinleşen her türlü belge, hükmün kesinleşmesini takip eden altı ay içinde Başkanlığa teslim edilir.

Yürürlükten kaldırılan hükümler 
MADDE 32- (1) 16/05/1988 tarihli ve 19816 sayılı Resmî Gazete'de yayımlanan Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik yürürlükten kaldırılmıştır.
Yönerge 
MADDE 33- (1) Yükümlüler, kurum veya kuruluşlarının hususiyeti ve ürettiği evrakın 5zelliğinden kaynaklanan durumlarda, bu Yönetmelik hükümlerine aykırı olmamak kaydı ile Başkanlığın uygun görüşünü alarak, bu Yönetmeliğin yürürlüğe girdiği tarihten itibaren 6 ay içerisinde kendi arşiv yönergelerini hazırlarlar ve 32 nci maddede belirtilen yürürlükten kaldırılan yönetmeliğe dayanılarak hazırlanan yönetmelik ve yönergelerini yürürlükten kaldırırlar.

Osmanlıca arşiv belgelerinin devri 
GEÇİCİ MADDE 1- (1) Yükümlülerin elinde bulunan arşiv belgesi niteliğini kazanmışOsmanlıca (eski harfli Türkçe) belgeler mevcut düzeni içerisinde, ayıklama ve tasnif işlemlerine tâbi tutulmaksızın ve devir teslim ve envanter formu hazırlanmaksızın, devir teslim tutanağı ile birlikte bu Yönetmeliğin yürürlüğe girdiği tarihten itibaren iki ay içinde Başkanlığa devredilir.

Yürürlük 
MADDE 34- (1) Bu Yönetmelik yayımı tarihinde yürürlüğe girer.
Yürütme 
MADDE 35- (1) Bu Yönetmelik hükümlerini Devlet Arşivleri Başkanı yürütür.

BELGE/DOSYA İSTEK FORMU: BELGE/DOSYAYA AİT BİLGİLER

BELGE/DOSYA İSTEK FORMU: BELGENİN AİT OLDUĞU BİRİMİN ADI

BELGE/DOSYA İSTEK FORMU: KONUSU

BELGE/DOSYA İSTEK FORMU: DOSYA NO

BELGE/DOSYA İSTEK FORMU: YER BİLGİSİ

BELGE/DOSYA İSTEK FORMU: BİRİM ÂMİRİNİN ADI VE SOYADI

BELGE/DOSYA İSTEK FORMU: UNVANI

BELGE/DOSYA İSTEK FORMU: GÖREVLİ PERSONELİN ADI VE SOYADI

BELGE/DOSYA İSTEK FORMU: BELGENİN VERİLİŞ ŞEKLİ

BELGE/DOSYA İSTEK FORMU: ASIL

BELGE/DOSYA İSTEK FORMU: BELGE/DOSYANIN SAYFA SAYISI/ADEDİ

BELGE/DOSYA İSTEK FORMU: TESLİM EDEN

BELGE/DOSYA İSTEK FORMU: ONAY

BELGE/DOSYA İSTEK FORMU: İADE EDEN

BELGE/DOSYA İSTEK FORMU: ACIKLAMALAR 1- İstek, belgenin ait olduğu birim amirinin imzası ile yapılır. 2- İstek Formunda belirtilen görevli dişındakilere belge teslim edilmez. Îstek Formu, belge asllarnın talebi halinde iki nüsha, diğerleri için ise tek nüsha düzenlenr. 4- Asıl nüshası teslim edilmiş belgelerin iade süresi 7 gündür. 5- Telefonla yapılacak istekler dikkate alınmaz.

Adedi Açıklamalar Konusu Sayi Tarih No Sira Dosya No:
Birimi:
DOSYA/KLASÖR İÇERİK LİSTESİ

DOSYA/KLASÖR ETİKETİ
2019: 2019/1
A-F: 19/1-25
FAALİYET RAPORLARI: İÇ GENELGELER
040.05: 010.06.01
72424901: 72424901
Devlet Arşivleri Başkanlığı K: Devlet Arşivleri Başkanlığı

2019: DOSYANIN YILI
A-F: ÖZEL BİLGİ ALANI
FAALİYET RAPORLARI: DOSYANIN KONUSU
040.05: DOSYA KODU
72424901: BİRİM KODU BİRİM ADI/
Devlet Arşivleri Başkanlığı K: ADI/LOGOSU KURUM

ARŞİV BELGESİ DEVİR-TESLİM VE ENVANTER FORMU 
Kurumu:Birimi/Alt Birimi:
Aanaa SsS: Kutu
Tarihi/Yili: Dosya
Sayısı/ Dosya Kodu: Belge

!! Pe: -***
eylet Arsivleri Baskanlıäi Tarafından Doldurulacaktır.

İMHA LİSTESİ