1ـ بهتر است اسناد را به‌صورت محتوایی و نه فرمتی مرتب کنید. مثلا 
گزینه‌ها:
می‌توانید به پرونده‌های کاری خود در حالت ایستاده رسیدگی کنید، نه نشسته.
مایکروسافت ورد و اوپن آفیس، امکان خروجی گرفتن اسناد به صورت PDF را فراهم می‌ کنند.
اگر از یک سند دو نسخه‌ با فرمت‌های doc و pdf دارید، هر دو را کنار هم قرار دهید و نه در دو جای متفاوت.
برخلاف فایل‌های ورد، نمی‌توانیم راحت و بی‌دردسر آن‌ها را ویرایش کنیم، هرچند این کار ناممکن هم نیست.
جملهٔ کامل: 1ـ بهتر است اسناد را به‌صورت محتوایی و نه فرمتی مرتب کنید. مثلا اگر از یک سند دو نسخه‌ با فرمت‌های doc و pdf دارید، هر دو را کنار هم قرار دهید و نه در دو جای متفاوت.