Serie Generale n. 27 del 3-2-2004
DECRETI, DELIBERE E ORDINANZE MINISTERIALI
MINISTERO DELL'ECONOMIA E DELLE FINANZE
MINISTERO DELL'ECONOMIA E DELLE FINANZE
DECRETO 23 gennaio 2004
Modalita' di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione in diversi tipi di suppporto. (GU Serie Generale n.27 del 03-02-2004)

IL MINISTRO DELL'ECONOMIA
E DELLE FINANZE
Visti gli articoli da 2214 a 2220 del codice civile in materia di
scritture contabili, nonchè l'art. 2712 dello stesso codice in
materia di validità probatoria delle riproduzioni meccanografiche;
Visto il decreto del Presidente della Repubblica 26 ottobre 1972,
n. 642, concernente la disciplina dell'imposta di bollo;
Visto il decreto legislativo 9 luglio 1997, n. 237, recante
«Modifica della disciplina in materia di servizi autonomi di cassa
degli uffici finanziari»;
Visto il decreto del direttore del Dipartimento delle entrate del
Ministero delle finanze 31 luglio 1998, e successive modificazioni,
concernente «Modalità tecniche di trasmissione telematica delle
dichiarazioni e dei contratti di locazione e di affitto da sottoporre
a registrazione, nonchè di esecuzione telematica dei pagamenti»;
Visto il decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri
8 febbraio 1999, recante «Regole tecniche per la formazione, la
trasmissione, la conservazione, la duplicazione, la riproduzione e la
validazione, anche temporale, dei documenti informatici ai sensi
dell'art. 3, comma 1, del decreto del Presidente della Repubblica
10 novembre 1997, n. 513»;
Visto il decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000,
n. 445, recante «Testo unico delle disposizioni legislative e
regolamentari in materia di documentazione amministrativa» e, in
particolare, l'art. 10, comma 6, in materia di forma ed efficacia del
documento informatico, come sostituito dall'art. 6 del decreto
legislativo 23 gennaio 2002, n. 10, concernente «Attuazione della
direttiva 1999/93/CE relativa ad un quadro comunitario per le firme
elettroniche», che prevede l'emanazione di un decreto del Ministro
dell'economia e delle finanze per definire le modalità di
assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici
ed alla loro riproduzione su diversi tipi di supporto;
Vista la deliberazione dell'Autorità per l'informatica nella
pubblica amministrazione n. 42 del 13 dicembre 2001, che detta le
regole tecniche per la riproduzione e la conservazione di documenti
su supporto ottico idoneo a garantire la conformità dei documenti
agli originali;
Ritenuta la necessità di stabilire le modalità di attuazione
degli obblighi fiscali inerenti ai documenti informatici e alla loro
riproduzione su diversi tipi di supporto ottico o altro tipo di
supporto idoneo;
Sentito il Centro nazionale per l'informatica nella pubblica
amministrazione;
Decreta:
Art. 1.
Definizioni
1. Ai fini del presente decreto, conformemente a quanto previsto
dal decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445,
dal decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 8 febbraio 1999
e dalla deliberazione dell'Autorità per l'informatica nella pubblica
amministrazione n. 42 del 13 dicembre 2001, in seguito denominata
AIPA, si intende per:
a) «documento»: rappresentazione analogica o digitale di atti,
fatti e dati, intelligibili direttamente o attraverso un processo di
elaborazione elettronica, che ne consenta la presa di conoscenza a
distanza di tempo;
b) «documento analogico»: si distingue in originale e copia ed è
formato utilizzando una grandezza fisica che assume valori continui,
come le tracce su carta, le immagini su film, le magnetizzazioni su
nastro;
c) «documento analogico originale»: documento analogico che può
essere unico e non unico se, in questo secondo caso, sia possibile
risalire al suo contenuto attraverso altre scritture o documenti di
cui sia obbligatoria la conservazione, anche in possesso di terzi;
d) «documento digitale»: testi, immagini, dati strutturati,
disegni, programmi, filmati formati tramite una grandezza fisica che
assume valori binari, ottenuti attraverso un processo di elaborazione
elettronica, di cui sia identificabile l'origine;
e) «documento informatico»: rappresentazione informatica di atti,
fatti o dati giuridicamente rilevanti;
f) «firma elettronica»: l'insieme dei dati in forma elettronica,
allegati oppure connessi tramite associazione logica ad altri dati
elettronici, utilizzati come metodo di autenticazione informatica;
g) «firma elettronica avanzata»: firma elettronica ottenuta
attraverso una procedura informatica che garantisce la connessione
univoca al firmatario e la sua univoca identificazione, creata con
mezzi sui quali il firmatario può conservare un controllo esclusivo
e collegata ai dati ai quali si riferisce in modo da consentire di
rilevare se i dati stessi siano stati successivamente modificati;
h) «firma elettronica qualificata»: firma elettronica avanzata
che sia basata su un certificato qualificato e creata mediante un
dispositivo sicuro per la creazione della firma;
i) «firma digitale»: particolare tipo di firma elettronica
qualificata basata su un sistema di chiavi asimmetriche a coppia, una
pubblica e una privata, che consente al titolare tramite la chiave
privata e al destinatario tramite la chiave pubblica,
rispettivamente, di rendere manifesta e di verificare l'autenticità
e l'integrità di un documento informatico o di un insieme di
documenti informatici;
l) «certificato qualificato»: certificato elettronico conforme ai
requisiti di cui all'allegato I della direttiva 1999/93/CE,
rilasciato da certificatore rispondente ai requisiti fissati
dall'allegato II della medesima direttiva;
m) «impronta»: sequenza di simboli binari (bit) di lunghezza
predefinita generata mediante l'applicazione alla prima sequenza di
un'opportuna funzione di hash;
n) «funzione di hash»: funzione matematica che genera, a partire
da una generica sequenza di simboli binari, un'impronta in modo tale
che risulti di fatto impossibile, a partire da questa, determinare
una sequenza di simboli binari (bit) che la generi, ed altresì
risulti di fatto impossibile determinare una coppia di sequenze di
simboli binari per le quali la funzione generi impronte uguali;
o) «evidenza informatica»: sequenza di simboli binari (bit) che
può essere elaborata da una procedura informatica;
p) «riferimento temporale»: informazione, contenente la data e
l'ora, che viene associata ad uno o più documenti informatici;
l'operazione di associazione deve rispettare le procedure di
sicurezza definite e documentate, a seconda della tipologia dei
documenti da conservare, dal soggetto pubblico o privato che intende
o è tenuto ad effettuare la conservazione digitale ovvero dal
responsabile della conservazione nominato dal soggetto stesso;
q) «marca temporale»: evidenza informatica che consente di
rendere opponibile a terzi un riferimento temporale;
r) «processo di conservazione»: processo effettuato con le
modalità di cui agli articoli 3 e 4 della deliberazione dell'AIPA n.
42 del 2001;
2. Ai fini del presente decreto, inoltre, si intende per:
a) «documento statico non modificabile»: documento informatico
redatto in modo tale per cui il contenuto risulti non alterabile
durante le fasi di accesso e di conservazione nonchè immutabile nel
tempo; a tal fine il documento informatico non deve contenere
macroistruzioni o codice eseguibile, tali da attivare funzionalità
che possano modificare gli atti, i fatti o i dati nello stesso
rappresentati;
b) «sottoscrizione elettronica»: apposizione della firma
elettronica qualificata.

Art. 2.
Emissione, conservazione ed esibizione
1. Ai fini tributari, fatto salvo quanto previsto dal comma 2,
l'emissione, la conservazione e l'esibizione di documenti, sotto
forma di documenti informatici, nonchè la conservazione digitale di
documenti analogici avvengono in applicazione delle disposizioni del
decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445, del
decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 8 febbraio 1999,
della deliberazione dell'AIPA del 13 dicembre 2001, n. 42, e secondo
quanto previsto dal presente decreto.
2. Il presente decreto non si applica alle scritture e ai documenti
rilevanti ai fini delle disposizioni tributarie nel settore doganale,
delle accise e delle imposte di consumo di competenza dell'Agenzia
delle dogane.

Art. 3.
Obblighi da osservare per i documenti informatici rilevanti ai fini
delle disposizioni tributarie
1. I documenti informatici rilevanti ai fini tributari:
a) hanno la forma di documenti statici non modificabili;
b) sono emessi, al fine di garantirne l'attestazione della data,
l'autenticità e l'integrità, con l'apposizione del riferimento
temporale e della sottoscrizione elettronica;
c) sono esibiti secondo le modalità di cui all'art. 6;
d) sono memorizzati su qualsiasi supporto di cui sia garantita la
leggibilità nel tempo, purchè sia assicurato l'ordine cronologico e
non vi sia soluzione di continuità per ciascun periodo d'imposta;
inoltre, devono essere consentite le funzioni di ricerca e di
estrazione delle informazioni dagli archivi informatici in relazione
al cognome, al nome, alla denominazione, al codice fiscale, alla
partita Iva, alla data o associazioni logiche di questi ultimi.
2. Il processo di conservazione dei documenti informatici avviene
mediante le modalità di memorizzazione previste al comma 1, lettera
d), e secondo il procedimento indicato nell'art. 3 della
deliberazione dell'AIPA n. 42 del 2001 e termina con la
sottoscrizione elettronica e l'apposizione della marca temporale, in
luogo del riferimento temporale, sull'insieme dei predetti documenti
ovvero su un'evidenza informatica contenente l'impronta o le impronte
dei documenti o di insiemi di essi da parte del responsabile della
conservazione di cui all'art. 5 della deliberazione dell'AIPA n. 42
del 2001. Il processo di conservazione è effettuato con cadenza
almeno quindicinale per le fatture e almeno annuale per i restanti
documenti.
3. La riproduzione dei documenti informatici, su supporto idoneo,
avviene secondo le modalità di cui all'art. 1, lettere o) e p) della
deliberazione dell'AIPA n. 42 del 2001.

Art. 4.
Conservazione digitale delle scritture contabili e dei documenti
analogici rilevanti ai fini tributari
1. Il processo di conservazione digitale di documenti e scritture
analogici rilevanti ai fini tributari avviene mediante memorizzazione
della relativa immagine, secondo le modalità di cui all'art. 3,
commi 1 e 2.
2. Il processo di conservazione di cui al comma 1 può essere
limitato a una o piu tipologie di documenti e scritture analogici,
purchè sia assicurato l'ordine cronologico delle registrazioni e non
vi sia soluzione di continuità per ogni periodo di imposta.
3. Il processo di conservazione digitale di documenti analogici
originali avviene secondo le modalità di cui al comma 1 e si
conclude con l'ulteriore apposizione del riferimento temporale e
della sottoscrizione elettronica da parte di un pubblico ufficiale
per attestare la conformità di quanto memorizzato al documento
d'origine.
4. La distruzione di documenti analogici, di cui è obbligatoria la
conservazione, è consentita soltanto dopo il completamento della
procedura di conservazione digitale.

Art. 5.
Comunicazione alle Agenzie fiscali dell'impronta relativa ai
documenti informatici rilevanti ai fini tributari
1. Entro il mese successivo alla scadenza dei termini stabiliti dal
decreto del Presidente della Repubblica n. 322 del 1998, per la
presentazione delle dichiarazioni relative alle imposte sui redditi,
all'imposta regionale sulle attività produttive e all'imposta sul
valore aggiunto, il soggetto interessato o il responsabile della
conservazione, ove designato, al fine di estendere la validità dei
documenti informatici trasmette alle competenti Agenzie fiscali,
l'impronta dell'archivio informatico oggetto della conservazione, la
relativa sottoscrizione elettronica e la marca temporale.
2. Con provvedimento le Agenzie fiscali indicano gli ulteriori dati
ed elementi identificativi da comunicare unitamente a quelli del
precedente comma.
3. Le stesse Agenzie rendono disponibile per via telematica la
ricevuta della comunicazione effettuata ed il relativo numero di
protocollo.

Art. 6.
Esibizione delle scritture e dei documenti rilevanti ai fini
tributari
1. Il documento di cui all'art. 3 è reso leggibile e, a richiesta,
disponibile su supporto cartaceo e informatico presso il luogo di
conservazione delle scritture, in caso di verifiche, controlli o
ispezioni.
2. Il documento conservato può essere esibito anche per via
telematica secondo le modalità stabilite con provvedimenti dei
direttori delle competenti Agenzie fiscali.

Art. 7.
Modalità di assolvimento dell'imposta di bollo sui documenti
informatici
1. L'imposta di bollo sui documenti informatici è corrisposta
mediante versamento nei modi di cui al decreto legislativo 9 luglio
1997, n. 237. L'interessato presenta all'Ufficio delle entrate
competente una comunicazione contenente l'indicazione del numero
presuntivo degli atti, dei documenti e dei registri che potranno
essere emessi o utilizzati durante l'anno, nonchè l'importo e gli
estremi dell'avvenuto pagamento dell'imposta.
2. Entro il mese di gennaio dell'anno successivo è presentata
dall'interessato all'Ufficio delle entrate competente una
comunicazione contenente l'indicazione del numero dei documenti
informatici, distinti per tipologia, formati nell'anno precedente e
gli estremi del versamento dell'eventuale differenza dell'imposta,
effettuato con i modi di cui al comma 1, ovvero la richiesta di
rimborso o di compensazione. L'importo complessivo corrisposto,
risultante dalla comunicazione, viene assunto come base provvisoria
per la liquidazione dell'imposta per l'anno in corso.
3. L'imposta sui libri e sui registri di cui all'art. 16 della
tariffa, allegata al decreto del Presidente della Repubblica
26 ottobre 1972, n. 642, tenuti su supporto di memorizzazione ottico
o con altro mezzo idoneo a garantire la non modificabiità dei dati
memorizzati, è dovuta ogni 2500 registrazioni o frazioni di esse ed
è versata nei modi indicati nel comma 1.
Il presente decreto sarà pubblicato nella Gazzetta Ufficiale della
Repubblica italiana.
Roma, 23 gennaio 2004
Il Ministro: Tremonti