Serie Generale n. 74 del 31-3-2005
SUPPLEMENTI ORDINARI
PRESIDENZA DEL CONSIGLIO DEI MINISTRI COMMISSIONE PER LE ADOZIONI INTERNAZIONALI
PRESIDENZA DEL CONSIGLIO DEI MINISTRI COMMISSIONE PER LE ADOZIONI INTERNAZIONALI
DELIBERAZIONE 1 marzo 2005
Linee Guida per l'Ente autorizzato allo svolgimento di procedure di adozione di minori stranieri. (Deliberazione n. 3/2005/SG). (GU Serie Generale n.74 del 31-03-2005 - Suppl. Ordinario n. 55)

LA COMMISSIONE PER LE ADOZIONI INTERNAZIONALI

Letta la legge 31 dicembre 1998, n. 476, di ratifica ed
esecuzione della Convenzione per la tutela dei minori e la
cooperazione in materia di adozione internazionale, fatta a L'Aja il
29 maggio 1993;
Letto l'art. 39 della legge 4 maggio 1983, n. 184, come
sostituito dalla richiamata legge 31 dicembre 1998, n. 476, che al
comma 1, lettera c) prevede che la Commissione per le adozioni
internazionali autorizzi associazioni aventi i requisiti richiesti
dall'art. 39-ter della medesima legge n. 184/1983 allo svolgimento
per conto terzi di pratiche di adozione internazionale;
Lette le proprie delibere n. 1/2002 del 9 gennaio 2002, n.
39/2003 del 20 marzo 2003 e n. 172/2003 del 17 dicembre 2003,
relative all'approvazione dei documenti di indirizzo denominati
«Linee Guida per l'ente autorizzato allo svolgimento di procedure di
adozione di minori stranieri», pubblicate nella Gazzetta Ufficiale
della Repubblica italiana;
Considerato che, per il corretto svolgimento dell'attività di
vigilanza in Italia e all'estero, la Commissione è tenuta ad
informare gli enti che assistono le coppie nelle procedure di
adozione sugli elementi in base ai quali saranno svolte le verifiche
sul loro operato ai fini dell'eventuale limitazione, sospensione o
revoca dell'autorizzazione;
Considerata l'opportunità di fornire agli enti autorizzati
precise indicazioni in materia di organizzazione e di adempimenti
amministrativi ai fini di assicurare sul territorio nazionale
uniformità di comportamenti e omogeneità nell'offerta dei servizi;
Ravvisata la necessità di armonizzare e semplificare le
indicazioni che di anno in anno sono state date, riunendo in un unico
documento le disposizioni fin qui emanate e tuttora valide e
conseguentemente di provvedere alla abrogazione delle delibere sopra
indicate per esigenza di coordinamento;
P.Q.M.

Delibera:

1. È approvato il documento di indirizzo denominato «Linee Guida
per l'ente autorizzato allo svolgimento di procedure di adozione di
minori stranieri» che forma parte integrante della presente
deliberazione.
2. Sono abrogate le disposizioni di cui ai documenti di indirizzo
allegati alle delibere di seguito indicate:
delibera n. 1/2002 del 9 gennaio 2002 - pubblicata nella
Gazzetta Ufficiale del 16 gennaio 2002;
delibera n. 39/2003 del 20 marzo 2003 - pubblicata nella
Gazzetta Ufficiale del 4 aprile 2003;
delibera n. 172/2003 del 17 dicembre 2003 - pubblicata nella
Gazzetta Ufficiale del 16 gennaio 2004.
Dispone

la pubblicazione della presente delibera e dell'allegato documento
denominato «Linee Guida per l'ente autorizzato allo svolgimento di
procedure di adozione di minori stranieri» nella Gazzetta Ufficiale
della Repubblica italiana e sul sito della Commissione,
www.commissioneadozioni.it
Roma, 1° marzo 2005
La presidente: Cavallo

ALLEGATO

LINEE GUIDA
per l'ente autorizzato allo svolgimento di procedure
di adozione di minori stranieri

PREMESSA

La Commissione, ai fini di armonizzare e semplificare le
indicazioni che di anno in anno sono state date attraverso le "Linee
Guida", ha ritenuto utile riunire in un unico documento le
disposizioni tuttora valide e quelle rispondenti alle esigenze emerse
nell'ultimo periodo.
A tal fine è sembrato opportuno, per esigenza di chiarezza,
schematizzare L'attività degli enti nelle fasi più importanti delle
procedure di adozione internazionale di un bambino straniero.
Tali fasi sono riportate in schede-tipo pubblicate sul sito della
Commissione, www.commissioneadozioni.it. Ogni scheda compilata,
oscurati i dati sensibili, potrà essere utilizzata anche per
informazione, nonchè pubblicata su testi esemplificativi riguardanti
la materia delL'adozione internazionale.
Gli enti autorizzati alla data del 31 dicembre 2004 sono 70 e sono
operativi su 65 paesi. Il numero è significativamente lievitato
divenendo per alcuni paesi non equilibrato in rapporto a quello pur
elevato dei minori disponibili per L'adozione internazionale, specie
se confrontato con il numero degli enti autorizzati dagli altri paesi
di accoglienza. Essi appaiono tuttavia concentrati su aree
specifiche, quali l'Europa dell'Est ed il Sud America.
Autorizzare nuove associazioni su paesi già congruamente coperti
non aiuta più bambini ad essere adottati dalle famiglie italiane e
da quelle residenti in Italia, perchè il numero dei bambini che il
paese di origine destina ai vari paesi di accoglienza non dipende dal
numero degli enti da questi ultimi autorizzati, ma è dettato da
equilibri politici volti a bilanciare il numero delle adozioni tra i
vari paesi, laddove non sussistano particolari rapporti di amicizia
che spiegano situazioni privilegiate. Alcuni tra i paesi di origine
dei bambini seguono sempre più la prassi, non condivisa dalla
Commissione, ma di fatto esistente, di destinare una quota-parte dei
bambini disponibili per L'adozione internazionale a ciascun paese di
accoglienza operativo nel proprio territorio. Ne consegue che
eventuali ulteriori autorizzazioni di enti produrrebbero soltanto una
redistribuzione dello stesso numero di bambini tra un numero maggiore
di enti e nel contempo la lievitazione dei costi delL'adozione,
perchè L'ente su quel paese straniero sarebbe, comunque, costretto
ad affrontare i costi fissi relativi alL'organizzazione ed al
mantenimento della sede.
L'Autorità straniera di riferimento chiede, d'altronde, a volte
informalmente, a volte espressamente, di limitare il numero degli
enti autorizzati, in quanto preferisce interagire con pochi enti per
ciascuno dei paesi di accoglienza.
La Commissione, pertanto, per evitare che gli enti sostengano
inutilmente i costi inerenti alla sede, alle attrezzature ed ai
referenti ritiene opportuno, prima di concedere L'autorizzazione,
consultare in merito la competente Autorità straniera.
Quanto esposto viene confermato dal fatto che gli enti autorizzati
dalla Commissione, ove ritenuti in soprannumero, non vengono
accreditati dal paese straniero per il quale hanno ottenuto
L'autorizzazione.

1. AUTORIZZAZIONE - Modalità e termini di presentazione dell'istanza

L'ente che vuole estendere la sua operatività su nuovi paesi,
così come le associazioni che vogliono presentare istanze per essere
iscritte all'Albo degli enti autorizzati a svolgere procedure di
adozione internazionale, devono ponderare attentamente le proprie
capacità organizzative e di gestione e orientare preferibilmente le
proprie scelte in paesi della stessa area geografica, affinchè nel
tempo si possa pervenire alla specializzazione degli enti per area
continentale.
In considerazione inoltre di quanto indicato in premessa e con
particolare riferimento all'attuale numero di enti autorizzati e di
paesi coperti, le istanze di autorizzazione per il 2005 dovranno
orientarsi verso paesi asiatici e/o africani dove milioni di bambini
vivono in condizioni di abbandono e dove la presenza degli enti è
ancora limitata.

Documentazione da allegare

La richiesta di iscrizione all'Albo degli enti autorizzati a
svolgere procedure di adozione internazionale deve essere presentata
utilizzando l'apposita modulistica pubblicata sul sito della
Commissione.
In particolare, all'atto della richiesta di autorizzazione ad
operare in un determinato paese straniero, l'ente deve corredare
l'istanza:
a) di un approfondito studio-paese affinchè possa evincersi
livello di conoscenza della realtà locale, specificatamente in
ordine alle condizioni dell'infanzia ed al sistema giuridico e
sociale di protezione della famiglia, ed in particolare all'aspetto
procedurale dell'istituto dell'adozione. Lo studio-paese deve
descrivere l'organizzazione dell'Autorità straniera competente in
materia, le modalità di abbinamento della coppia con il bambino, la
preparazione del bambino, i tempi di permanenza della coppia
all'estero, i tempi di invio delle relazioni post-adottive;
b) dell'indicazione precisa, in caso si tratti di Federazione
di Stati (es. Brasile), dello Stato ove intende operare;
c) dell'ubicazione della sede operativa, la quale potrà anche
essere messa a disposizione dell'ente da organismi localmente
riconosciuti e dei nominativi dei referenti corredati dei rispettivi
curricula;
d) di un dettagliato progetto sull'attività di cooperazione
che si propone di avviare nel paese straniero, con descrizione della
metodologia individuata per la sua realizzazione, il contesto
territoriale e i beneficiari.

Termine di presentazione delle domande

Le istanze di autorizzazione o di estensione dovranno essere
presentate dal 1° gennaio al 31 marzo di ogni anno. Per l'anno 2005,
tali istanze dovranno essere presentate entro il 31 maggio 2005.
L'istanza di autorizzazione o di estensione a nuovi paesi
presentata incompleta o fuori termine sarà immediatamente respinta
senza ulteriore istruttoria.

2. OBBLIGHI DELL'ENTE

A) Accreditamento nel paese straniero, capacità di gestione e
accettazione dell'incarico, casi di incompatibilità, nomina dei
referenti all'estero

L'Ente è tenuto a provvedere al proprio accreditamento presso le
competenti Autorità del paese straniero

È specifico compito dell'ente autorizzato provvedere al proprio
accreditamento presso le competenti Autorità del paese straniero,
essendo condizione indispensabile per l'accettazione del mandato.
Come disposto nella Delibera n.11/2004 del 16 marzo 2004 è fatto
divieto all'ente autorizzato di assumere incarichi per il paese in
cui non ha ottenuto formale accreditamento ad operare.
Per i paesi non ratificanti la Convenzione de L'Aja, per i quali
può non essere previsto un formale accreditamento, si invita l'ente
a sollecitare un'attestazione, da cui risulti il gradimento ovvero la
volontà non ostativa all'attività dell'ente in quel territorio da
parte dell'Autorità di riferimento. La Commissione, comunque, si
riserva la facoltà di svolgere, su richiesta dell'ente, gli
opportuni accertamenti presso le competenti Autorità del paese
straniero, per consentire all'ente autorizzato di operare anche in
mancanza di formale accreditamento, se gradito alle Autorità di
riferimento.
La Commissione si impegna, nel quadro delle intese bilaterali e
nell'ambito dei rapporti internazionali, a concordare le procedure
per l'accreditamento.
L'accreditamento deve essere espletato entro il più breve tempo
possibile. Decorsi 18 mesi dalla data di inserimento dell'ente
autorizzato nell'Albo, senza che esso abbia ottenuto l'accreditamento
o il gradimento, l'autorizzazione potrà essere revocata, salvo nel
caso in cui si sia verificato un arresto - rallentamento, sospensione
o blocco - nelle procedure di adozione riferibile a decisioni di
politica generale delle competenti Autorità straniere.
Se trattasi di rinnovo dell'accreditamento, la cancellazione
avverrà dopo un anno dalla richiesta di rinnovo rimasta senza esito
o rigettata.
L'ente è temuto a documentare con tempestività alla Commissione
l'avvenuto accreditamento presso ogni singolo paese per il quale è
stato autorizzato, ai fini della pubblicazione sull'Albo, ovvero i
motivi del diniego.
Per quanto attiene alle residue limitazioni regionali
all'operatività dell'ente, perduranti per quegli enti che ne hanno
fatto specifica richiesta, nonostante la Delibera n. 77/02 del 17
luglio 2002, con la quale la Commissione ha riconosciuto
l'operatività su tutto il territorio nazionale agli enti aventi
almeno una sede in due macro-aree, va precisato che l'eventuale presa
in carico da parte di enti con limitazioni di operatività a livello
regionale di coppie residenti in regioni diverse da quelle in cui
l'ente opera, dovrà essere autorizzata dalla Commissione.

Capacità di gestione dell'ente e accettazione dell'incarico

L'ente non può accettare un numero di procedure superiore a
quello determinato, in un intervallo di tempo, dai seguenti
parametri:
a) capacità di gestione e cioè il numero delle procedure di
adozione contemporaneamente in corso che l'ente riesce a supportare
in modo adeguato;
b) previsione del numero di procedure che si definiranno
nell'intervallo di tempo considerato.
Il numero dei conferimenti incarico accettabili in
quell'intervallo di tempo deve essere tale da non superare la
capacità di gestione, tenendo conto delle procedure in corso e di
quelle che si definiscono in quell'intervallo di tempo.
L'ente, una volta definita la propria capacità di gestione, ed
elaborando l'esperienza di anni di lavoro in un determinato paese,
dovrebbe individuare con sufficiente approssimazione il tempo medio
per la definizione di una procedura di adozione in ognuno dei paesi
in cui opera, tenuto conto dell'età e delle caratteristiche della
coppia; tale tempo medio deve essere comunicato alla coppia al
momento della presa in carico e dalla stessa l'informazione ottenuta
deve essere sottoscritta.

Casi di incompatibilità del personale dell'ente

L'ente, nella scelta del personale, per non incorrere in
situazione di incompatibilità o di conflitto d'interessi, non può -
come previsto dalla normativa - avvalersi di dipendenti di
amministrazioni pubbliche o di professionisti che abbiano incarichi
riguardanti la tutela dei minori, l'affidamento familiare e
l'adozione nazionale ed internazionale in particolare; in caso di
dipendenti part-time, il lavoro privato deve riguardare materia
diversa da quella svolta nell'ufficio di appartenenza nelle ore di
lavoro.
Si ritiene altresì non corretto, sotto il profilo deontologico,
che coloro i quali rivestono cariche sociali nell'ambito dell'ente -
presidente, vicepresidente, consigliere, tesoriere, altro - emettano
parcelle a fronte di prestazioni, fornite nell'ambito della
realizzazione dell'iter adozionale (informazione, colloqui,
traduzioni, consulenze e relazioni post-adozione); chi ricopre una
carica nell'organizzazione dell'ente può offrire la prestazione a
titolo puramente gratuito.

Segnalazioni alla Commissione dei referenti all'estero

Si sottolinea che è compito esclusivo dell'ente individuare i
propri rappresentanti, referenti e collaboratori, nonchè
formalizzare con gli stessi, attraverso un accordo scritto, le
modalità di assistenza e i servizi che dovranno essere forniti alle
coppie in loco, nonchè le condizioni economiche sulle quali il
rapporto di collaborazione si fonda.
Per esigenza di trasparenza, si evidenzia l'inopportunità di
delegare ad altri soggetti, anche istituzionali, la scelta dei
referenti. In linea generale si ritiene preferibile che ogni ente
utilizzi un proprio referente, a meno che più enti, avendo la stessa
metodologia operativa, non concordino preventivamente le modalità di
impiego della medesima persona.
La Commissione, all'atto della comunicazione del nominativo del
referente e del suo curriculum, disposti gli opportuni accertamenti
attraverso i canali istituzionali competenti, ne autorizza l'impiego
nell'attività di assistenza alle coppie durante il percorso
adottivo.
Il referente deve seguire un numero limitato di coppie, tale da
consentire un servizio di qualità.
Si richiama l'attenzione degli enti sull'importanza di vigilare
sul comportamento dei propri referenti configurandosi, in caso di
irregolarità, responsabilità del legale rappresentante dell'ente.
Le condizioni di rapporto con i referenti dell'ente devono essere
trasmesse alla Commissione compilando per ciascun paese e realtà
locale, in cui l'ente opera, una breve nota contenente gli elementi
dell'accordo di collaborazione.
Si richiamano gli enti ad avvalersi solo ed esclusivamente delle
persone da loro nominate e indicate come referenti nell'apposita
scheda e a non consentire ad essi la delega a terzi di adempimenti
riguardanti le procedure.

B) Assunzione dell'incarico e i suoi contenuti, comunicazioni, tenuta
del registro, adozione di più fratelli, revoca dell'incarico

L'ente, prima di accettare l'incarico, ai fini di conoscere la
coppia e farsi conoscere dalla coppia, può richiedere a quest'ultima
la relazione redatta dai servizi socio-sanitari e, ove detta
relazione non sia in loro possesso, previo consenso espresso dei
coniugi, può richiederla al tribunale per i minorenni (o alla
sezione minorenni della Corte d'appello) che ha dichiarato
l'idoneità. E ciò perchè dalla relazione potrebbero più
chiaramente emergere le reali aspettative della coppia, al di là
delle eventuali indicazioni contenute nel decreto di idoneità, alle
quali nei fatti l'ente potrebbe non essere in grado di dare una
risposta, ad esempio perchè nel paese in cui la coppia intende
adottare non sono disponibili per l'adozione internazionale bambini
di quella età o con quelle caratteristiche.

L'ente può orientare la coppia verso un determinato paese

L'ente può orientare la coppia verso un paese straniero in
relazione alle disponibilità manifestate dalla stessa ed alle
indicazioni eventualmente contenute nel decreto di idoneità, ma non
può rifiutare la scelta operata dalla coppia, in quanto la normativa
espressamente riconosce agli aspiranti genitori adottivi la facoltà
di individuare il paese in cui adottare.
L'ente, in particolare, nell'assolvimento dei compiti inerenti la
presa in carico delle coppie aspiranti all'adozione di un minore
straniero, è tenuta a verificare, insieme con loro, le concrete
possibilità di realizzazione del progetto adottivo, fornendo loro
tutte le informazioni necessarie sullo svolgimento della procedura.

L'ente può presentare la disponibilità della coppia su due paesi

L'ente può, ove la coppia lo richieda, presentare la
disponibilità degli aspiranti genitori su due paesi di origine,
affinchè un cambio di Governo e/o l'eventuale atteggiamento politico
contrario all'adozione non pregiudichi la coppia in attesa, come si
è verificato, nell'anno 2004, per la Romania. Va da sè che l'ente,
ad un certo punto del percorso procedurale, lascerà che prosegua
esclusivamente la procedura prossima alla proposta di abbinamento,
ritirando l'altra.

L'ente è tenuto a richiedere alla coppia di sottoscrivere all'atto
del conferimento dell'incarico l'impegno a rendersi disponibile a
dare informazioni per la stesura delle relazioni post-adozione

La Commissione invita gli enti a richiedere alle coppie, all'atto
del conferimento del mandato, di sottoscrivere un'apposita
dichiarazione, indirizzata alla Commissione, con la quale essi si
impegnano, al fine dell'espletamento delle relazioni post-adozione,
per l'intero arco di tempo previsto dal paese di origine del loro
figlio adottivo, a rendersi disponibili a dare informazioni all'ente
che ha seguito la procedura adottiva, circa il suo sviluppo
psico-fisico e la sua vita di relazione familiare, scolastica e
sociale. Gli adottanti prendono contemporaneamente atto che, in caso
di mancata osservanza dell'impegno assunto, saranno dalla Commissione
stessa segnalati all'ufficio giudiziario minorile territorialmente
competente per eventuali provvedimenti limitativi della potestà,
potendosi nella mancata trasmissione delle notizie richieste
ravvisare condotta pregiudizievole verso il figlio, cittadino non
solo italiano ma, fino alla maggiore età, anche del paese di
origine.
La relazione post-adozione seguirà ad uno o più incontri con
l'ente, che avrà verificato l'effettivo buon inserimento del bambino
e potrà così documentarlo all'Autorità straniera; in caso
contrario, segnalerà la situazione al servizio territoriale per
quanto di competenza e si limiterà a comunicare all'Autorità
straniera l'intervento in corso.

L'ente deve comunicare il conferimento incarico

L'ente appena ottenuto l'incarico deve darne comunicazione alla
Commissione, al tribunale per i minorenni ed ai servizi
socio-sanitari; un'eventuale revoca va parimenti comunicata,
indipendentemente dalle motivazioni e dalla parte che l'ha messa in
atto.

L'ente organizza percorsi informativi

L'ente, utilizzando momenti d'incontro anche in collaborazione con
i servizi territoriali, come previsto nei protocolli regionali, deve
far sì che le coppie prese in carico raggiungano un buon livello di
consapevolezza del significato profondo dell'adozione internazionale
e, parimenti, delle molteplici responsabilità che da essa
conseguono, così da farle aprire all'accoglienza di uno o più
minori, superando ogni pregiudizio, specialmente quelli inerenti la
diversità etnica.
L'ente nel corso dell'iter adozionale deve periodicamente tenere
informate le coppie sull'andamento della procedura nel paese
straniero.

L'ente deve rispettare le indicazioni contenute nel decreto di
idoneità

I decreti di idoneità molto frequentemente contengono indicazioni
per il migliore incontro, ed altrettanto frequentemente, nonostante
il limite di età tra adottanti e adottando sia stato stabilito dal
legislatore, queste indicazioni riguardano l'età del minore, il
numero degli stessi, il loro stato di salute fisico e psicologico.
Tali indicazioni, per espressa disposizione di legge, devono essere
rispettate, pena il mancato ordine di trascrizione, da parte del
tribunale per i minorenni, del provvedimento di adozione nei registri
dello stato civile. Ove, però, nel percorso di accompagnamento la
coppia abbia maturato, grazie agli stimoli ricevuti nei ripetuti
incontri, la consapevolezza di problematiche fino ad allora
sconosciute, alla quale è conseguita una più ampia disponibilità
nella realizzazione del progetto adottivo, l'ente autorizzato, al
termine del percorso, deve sollecitare la coppia a presentare presso
il competente tribunale per i minorenni, un'istanza per la modifica
delle indicazioni contenute nel decreto di idoneità. La domanda
sarà corredata da adeguata documentazione fornita dall'ente stesso.
E infatti inaccettabile la prassi di fare richiesta di estensione, in
via urgente, soltanto a seguito della proposta di abbinamento
effettuata dall'Autorità straniera, in quanto non rispettosa delle
indicazioni contenute nel provvedimento giudiziario italiano.

L'ente comunica ai tribunali per i minorenni, dinanzi ai quali sia in
corso il procedimento di adozione nazionale, l'adesione alla proposta
di abbinamento della coppia con il minore straniero

Si ritiene necessario che l'ente debba comunicare al tribunale per
i minorenni presso il quale o presso i quali la coppia abbia dato
disponibilità per l'adozione nazionale, l'avvenuto abbinamento in
sede internazionale. Ciò affinchè il tribunale per i minorenni
interessato possa fare le sue valutazioni avendo piena conoscenza
delle tappe procedurali svoltesi in sede internazionale.
L'ente, pertanto, all'atto dell'accettazione del conferimento del
mandato deve richiedere alla coppia in quali uffici giudiziari ha
presentato dichiarazione di disponibilità per un bambino dichiarato
adottabile sul territorio nazionale. Ciò al fine di evitare che la
coppia già in rapporto con un bambino straniero per averne accettato
la proposta di adozione sia successivamente individuata dal tribunale
per i minorenni come idonea all'affidamento preadottivo di un minore
adottabile e possa preferire l'adozione nazionale. È anche
condivisibile che gli enti chiedano alla coppia, successivamente al
deposito del dossier "tradotto e legalizzato" presso la competente
Autorità del paese straniero individuato, di rinunciare alla
procedura in corso per l'adozione nazionale, in quanto è accaduto
che l'ente abbia dovuto continuamente ritirare e sostituire dei
dossier, creando così alle competenti Autorità del paese straniero
incertezze e difficoltà. E ciò perchè coppie aventi in corso una
procedura di adozione all'estero vi rinunziano per proseguire quella
nazionale, accettando dal tribunale per i minorenni una proposta di
abbinamento.

L'ente è tenuto a dare alla coppia notizie dettagliate sulla
condizione del bambino

L'ente, all'atto della proposta di abbinamento, deve comunicare
agli aspiranti genitori le cause dell'abbandono, le abitudini del
bambino in istituto o nella eventuale famiglia affidataria, le
malattie sofferte o i traumi subiti.
Si lamenta da parte delle coppie molto diffusamente, infatti,
l'assenza e la non attendibilità di notizie sullo stato di salute
fisico e psicologico dei bambini e sul loro vissuto.
Il bisogno informativo è essenziale e deve essere soddisfatto sia
per quanto riguarda gli aspetti sanitari, sia per quanto attiene agli
aspetti psicologici, entrambi parte integrante della vita del
bambino, in particolare se grandicello. La Commissione s'impegna a
segnalare, e ora dà atto di averlo fatto, alle competenti Autorità
straniere la necessità di mettere a disposizione dell'ente tutte le
notizie utili a favorire una corretta informazione.
Tenuto però conto che non tutti i paesi sono in grado di
acquisire e mettere a disposizione quel bagaglio di informazioni
utili, anzi indispensabili a preparare gli aspiranti genitori
adottivi al miglior incontro con il minore, è auspicabile che dopo
l'accettazione della proposta di abbinamento l'ente, ove ne abbia la
possibilità, integri le informazioni in suo possesso utilizzando i
propri professionisti in loco, in uno spirito squisitamente
collaborativo che permetta anche di preparare concretamente il minore
aiutandolo a superare le iniziali difficoltà incontrate nella
reciproca conoscenza.
Le informazioni dettagliate sul bambino e sul suo vissuto saranno
raccolte nell'apposita scheda pubblicata sul sito della Commissione.
Tale scheda deve essere consegnata alla coppia e trasmessa alla
Commissione insieme alla documentazione prevista per l'autorizzazione
all'ingresso.

L'ente deve curare la fase dell'incontro fra la coppia e il bambino
nel paese straniero, tempi di permanenza all'estero

L'età dei bambini è sempre più elevata; si rende perciò
necessaria, unitamente ad una sempre maggiore attenzione alle
competenze degli aspiranti genitori adottivi, un'adeguata assistenza
ed un significativo sostegno nei loro confronti durante il periodo di
conoscenza del bambino, specie se preadolescente; gli incontri tra
adottanti e adottando si auspicano perciò frequenti e ripetuti nel
tempo di permanenza nel paese straniero. Tale permanenza, ove il
paese straniero non preveda tempi più lunghi, la Commissione ritiene
non possa essere inferiore a 10 giorni per i bambini sotto i 5 anni e
a 20 giorni per i bambini di età superiore. La recente ricerca
promossa dalla Commissione su "Percorsi problematici dell'adozione
internazionale" rivela chiaramente come il periodo della
preadolescenza e quello dell'adolescenza rappresentano uno stato
evolutivo importante e problematico, soprattutto in considerazione
del mutamento repentino dei riferimenti affettivi cui sarà esposto
cambiando paese e stile di vita. Si chiede, pertanto, che l'ente
autorizzato si assicuri presso le competenti Autorità e presso
l'istituto di accoglienza che il minore proposto in adozione sia
stato adeguatamente preparato ai nuovi genitori e che questi ultimi
siano sufficientemente sensibilizzati ad accoglierne la storia
personale e familiare per ricucirla con il futuro che andranno
insieme a costruire.

L'ente deve tenere un registro informatico

L'ente per motivi di trasparenza deve essere fornito di un
registro anche informatico ove devono essere registrati i dati di
seguito indicati:
1. generalità degli adottanti e luogo di residenza
2. data e luogo di emissione del decreto di idoneità
3. data del conferimento dell'incarico
4. data in cui la coppia consegna i documenti
5. date degli incontri con annotazione del nominativo
dell'operatore che li ha tenuti
6. individuazione del paese e data di invio dei documenti nel
paese medesimo
7. data del ricevimento della proposta di abbinamento del/i
minore/i
8. data della comunicazione della proposta di abbinamento alla
coppia interessata e ricezione dell'eventuale accettazione o rifiuto
9. generalità del/i minore/i, sesso, luogo e data di nascita
10. data della trasmissione del consenso alla proposta di
abbinamento alle competenti Autorità nel paese d'origine
11. data di partenza della coppia per il paese straniero e data
del suo rientro in Italia
12. data relativa ad un eventuale secondo viaggio, quando
previsto o se necessario
13. costo complessivo dell'adozione certificato dall'ente
14. spazio per annotazioni relative a fatti di rilievo emersi
durante l'iter adottivo (individuazione di un secondo paese,
estensione a più fratelli, revoca della proposta di abbinamento,
sospensione della procedura opposizione all'adottabilità del minore
proposto.

Adozione di più fratelli

Si raccomanda di dare la massima attenzione e la più accurata
assistenza alle coppie che si dichiarano disponibili a più fratelli
per l'impegno che tale adozione richiede di sostenere in modo
particolare la capacità di accoglienza di queste coppie sia nel
percorso pre-adozione che in quello post-adozione, avendo riguardo a
renderle consapevoli che, ove abbiano adottato bambini appartenenti
ad un nutrito gruppo di fratelli, questi ultimi, anche se in diversi
nuclei familiari, ove grandicelli, devono mantenere fra loro rapporti
stabili e continuativi nel rispetto della loro identità e del legame
affettivo preesistente.
Nel caso di segnalazione di un gruppo di fratelli, il cui numero o
caratteristiche non consentano l'inserimento in un'unica famiglia,
l'ente dovrà adoperarsi affinchè i minori siano collocati in nuclei
familiari preferibilmente residenti nella stessa regione, così da
favorire il mantenimento dei rapporti affettivi e sociali della
comunità fraternale. Se ciò non è realizzabile con la
disponibilità delle famiglie in attesa presso l'ente, quest'ultimo
è tenuto a chiedere la collaborazione di altri enti autorizzati per
lo stesso paese per ottenere che i fratelli siano adottati in regioni
limitrofe.

Revoca dell'incarico

Nel caso di revoca concordata dell'incarico conferito dagli
aspiranti genitori adottivi ad un ente e successivamente affidato ad
un altro ente, quest'ultimo può chiedere agli adottanti la
partecipazione ai propri percorsi di informazione, ma può anche
tenere conto del percorso già seguito; pertanto l'ente è libero di
riconoscere il percorso effettuato o di richiedere che i coniugi
seguano il percorso specifico ritenuto adeguato al paese cui si
indirizza la nuova disponibilità. Qualora il rapporto tra ente ed
aspiranti genitori adottivi si interrompa a procedura inoltrata e a
fronte di somme versate l'ente potrà trattenere solo l'importo
relativo ai servizi effettivamente resi; ove la coppia non abbia
versato alcuna somma di danaro è tenuta a rimborsare l'ente per le
prestazioni svolte in suo favore adeguatamente documentate.
La Commissione ritiene che, ove la coppia all'atto del
conferimento dell'incarico abbia espressamente accettato un
determinato tempo di attesa, sottoscrivendo il mandato in cui sia
indicato detto periodo di tempo come quello di presumibile durata
della procedura, la stessa abbia la facoltà, trascorsi 6 mesi dal
termine indicato, di revocare l'incarico e cambiare ente, previa
autorizzazione della Commissione al nuovo ente. L'ente potrà, ove il
decreto di idoneità sia stato rilasciato in data antecedente a 3
anni, richiedere alla coppia un aggiornamento della relazione, in
quanto l'Autorità straniera non accetta il deposito di documenti
risalenti a più di un anno.

3. SOSPENSIONE DELLE PROCEDURE

Sospensione delle procedura su decisione della Commissione

La sospensione delle procedure di adozione da parte della
Commissione in riferimento ad un paese straniero non pregiudica le
coppie che hanno già ottenuto l'abbinamento di un bambino o che, al
fine di ottenerlo, hanno consegnato la documentazione richiesta: esse
potranno, comunque, portare a termine l'adozione assistite dalla
Commissione.
Le coppie, invece, che hanno soltanto iniziato la procedura presso
l'ente hanno facoltà - ove quest'ultimo sia autorizzato
esclusivamente per il paese in questione ed ove non intendano
attendere la revoca della disposta sospensione- di richiedere alla
Commissione l'autorizzazione a conferire un secondo mandato ad altro
ente. La Commissione ritenendo tale sospensione dettata da causa di
forza maggiore autorizza il secondo ente ad assumere il mandato
mantenendo ferma l'efficacia del decreto, ove sia decorso l'anno
dalla comunicazione dello stesso agli interessati.
In difetto della predetta autorizzazione, pertanto, l'ente non
potrà prendere in carico la coppia il cui decreto di idoneità ha
perso la sua efficacia per decorso del termine di un anno
dall'avvenuta comunicazione. L'autorizzazione dovrà essere
rilasciata esclusivamente dalla Commissione, restando il tribunale
per i minorenni competente per l'eventuale modifica, estensione o
revoca del decreto di idoneità.

Sospensione delle procedure disposta dal paese straniero

La sospensione delle procedure di adozione disposta dal paese
straniero nei confronti dell'Italia parimenti non pregiudica le
coppie che abbiano in corso una procedura di adozione; esse, ove non
intendano attendere la revoca della disposta sospensione da parte del
paese straniero, potranno essere autorizzate dalla Commissione alla
revoca del mandato all'ente autorizzato per quel paese, in quanto
detta sospensione configura forza maggiore, non potendosene prevedere
la durata; le coppie potranno, pertanto, individuare altro ente per
conferire mandato e la Commissione autorizzerà questo secondo ente
ad assumere l'incarico, ferma restando l'efficacia del decreto di
idoneità, ove la sua comunicazione agli interessati sia precedente
all'anno.

4. LA RICHIESTA DI AUTORIZZAZIONE ALL'INGRESSO

L'ente è tenuto ad inviare la documentazione relativa alla richiesta
di autorizzazione all'ingresso completa e corretta

La Commissione richiama l'attenzione degli enti autorizzati sulla
necessità, allorquando inoltrano la richiesta di autorizzazione
all'ingresso, di far pervenire la documentazione completa e corretta
essendosi verificato frequentemente che la richiesta viene trasmessa
corredata da una documentazione priva di atti essenziali o i cui atti
presentano errori nei dati anagrafici o addirittura sono mancanti
della legalizzazione o delle apostille. La coppia interessata imputa
alla Commissione il ritardo nel rilascio dell'autorizzazione
all'ingresso, avendo ricevuto da parte dell'ente, assicurazione
sull'inoltro della richiesta. La Commissione è in grado di
rilasciare il provvedimento di autorizzazione all'ingresso entro due
giorni lavorativi, qualsiasi ulteriore ritardo non è quindi ad essa
addebitabile, per cui i solleciti provenienti dalle coppie o da loro
familiari non informati sulla causa del ritardo provocano solo
disturbo alla normale attività.
I documenti necessari per ottenere l'autorizzazione all'ingresso
sono di seguito indicati:
1. Richiesta di autorizzazione all'ingresso e residenza
permanente in Italia del minore secondo Mod. E/32 pubblicato sul sito
della Commissione.
2. Decreto di idoneità dei coniugi rilasciato dal TM
3. Copia del conferimento dell'incarico all'ente
4. Provvedimento dichiarativo dello stato di abbandono
5. Attestazione del principio di sussidiarietà rilasciata
dalla competente autorità straniera
6. Proposta di abbinamento comprensiva di scheda sanitaria e
profilo psico-sociale del minore
7. Dichiarazione di accettazione della proposta firmata dai
coniugi adottanti
8. Sentenza di adozione e certificazione del suo passaggio in
cosa giudicata
9. Certificato di nascita emesso in conformità del
provvedimento che dichiara l'adozione e quello originario, se non
vietato dalla legislazione del paese di origine
10. Per i paesi Aja certificato di conformità alla Convenzione
ex art. 23 comma 1.

5. IL POST-ADOZIONE

L'ente deve assistere la coppia dopo l'ingresso del minore in Italia

La Commissione sottolinea agli enti la particolare complessità
della seconda adozione e dell'adozione di più fratelli, essendo
emerso in questi anni di esperienza che talvolta la seconda adozione,
spesso raffrontata dai coniugi alla prima esperienza, rischia di
scatenare dinamiche di rigetto al rientro in Italia, non appena il
confronto tra i due bambini tradisce le aspettative. E necessario
quindi seguire in modo particolare la coppia.

L'ente è tenuto a trasmettere al paese straniero le relazioni
post-adozione

Con la presa in carico della coppia, l'ente resta vincolato anche
al rispetto della normativa prevista dal paese straniero nel quale la
coppia ha scelto di adottare. Ne consegue che l'ente sarà, tra
l'altro, tenuto ad inviare le relazioni sull'avvenuta integrazione
del minore nella famiglia adottiva per i tre, o più anni, successivi
alla avvenuta adozione, come previsto dalla legislazione del paese di
provenienza del minore.
Continuano purtroppo ad insorgere problemi circa il mancato invio
delle relazioni post-adottive alle competenti Autorità, in
particolare quelle inerenti i bambini bielorussi ed ucraini. Le
Autorità di questi due Paesi hanno richiesto, tra l'altro, agli enti
autorizzati di trasmettere relazioni post-adottive riferite a minori
adottati non attraverso la loro intermediazione. Trattasi di dati
sensibili e giustamente sia gli enti autorizzati da una parte e le
poche coppie da questi ultimi contattate dall'altra si sono
risentiti, i primi perchè si ritengono incompetenti a fame
richiesta, le seconde perchè reputano trattarsi di una violazione
della loro privacy. È opportuno, pertanto, che gli enti inviino tali
richieste alla Commissione che provvederà a diramarle ai servizi
competenti per territorio.
Laddove i protocolli regionali prevedano che i report
post-adottivi siano redatti dai servizi socio-sanitari, ma per un
numero di anni minore rispetto a quello richiesto dal paese
straniero, l'ente autorizzato è tenuto alla stesura e alla
trasmissione dei report per gli anni a seguire. Il costo dei report
aggiuntivi potrà essere conteggiato nel costo della procedura di
adozione o erogato successivamente all'atto della redazione del
report.
Particolare attenzione richiede la Commissione agli enti che
lavorano con la Bielorussia affinchè il bambini adottati,
provenienti dai percorsi di risanamento, godano di tutte le garanzie
e la tutela dei bambini adottati dagli altri paesi. Sembra, infatti,
che per questi bambini tutte le coppie siano adeguate solo perchè li
hanno accolti e che non ci sia bisogno neppure di un'informazione
completa al riguardo; è accaduto, invece, che ragazzi accolti per
anni, una volta adottati, abbiano evidenziato difficoltà
comportamentali e incompatibilità alla convivenza: un conto è
essere ospiti un conto è essere figli. Bisogna che queste coppie lo
comprendano bene e, quindi, si sollecitano gli enti a raccordarsi fra
loro per incontrare le coppie prese in carico al fine di sottolineare
i problemi che sia ai loro uffici sia alla Commissione vengono
segnalati una volta conclusa l'adozione.

6. GESTIONE CONTABILE, CERTIFICAZIONE DELLE SPESE E ONERI DEDUCIBILI

L'ente deve tenere una gestione contabile trasparente

Nel corso dell'attività di controllo svolta sull'operato degli
enti autorizzati sono emerse talune deviazioni rispetto al prescritto
iter operativo che meritano di essere poste debitamente in rilievo al
fine di richiamare l'attenzione degli interessati sulla necessità di
conformarsi puntualmente al dettato normativo.
Il fondamentale criterio cui deve informarsi la gestione contabile
degli enti autorizzati è quello della trasparenza, consacrato
nell'articolo 39 ter, lettera d), della legge 476/1998 che impone
agli enti, al fine di ottenere il rilascio dell'autorizzazione a
curare lo svolgimento delle procedure di adozione, l'obbligo di
"assicurare una gestione contabile assolutamente trasparente, anche
sui costi necessari per l'espletamento della procedura... ".
Affinchè tale requisito possa ritenersi sussistente è, quindi,
necessario che la contabilità degli Enti risulti organizzata in modo
che qualunque somma di danaro percepita o erogata in relazione ad un
incarico conferito trovi piena ed esatta corrispondenza nelle
annotazioni figuranti nelle scritture contabili e sia predisposta in
modo tale da consentire in qualunque momento la ricostruzione della
situazione contabile delle singole coppie conferenti l'incarico.
È stato, invece, di frequente rilevato che la metodologia seguita
non risulta pienamente rispondente a tale principio, non essendo
stato sempre predisposto il piano dei conti e dei sottoconti
necessario per la individuazione delle singole operazioni, sia per le
uscite che per le entrate, nonchè quelle relative alle transazioni
finanziarie effettuate in contanti o mediante assegni bancari, spesso
annotate in modo cumulativo nei sottoconti delle attività e delle
passività dello stato patrimoniale e nei sottoconti delle uscite e
delle entrate del conto economico.
Tale sistema, non rendendo visibili le operazioni eseguite, non
consente di rilevare i costi effettivi nelle varie fasi riferibili ad
ogni singola coppia.
E inoltre emerso in taluni casi che gli enti, nell'intento di
evitare un aggravio dei costi bancari o comunque per esigenze di
carattere pratico, non provvedono direttamente al pagamento delle
spese sostenute all'estero per la procedura adottiva, lasciando che
siano gli aspiranti genitori a provvedervi personalmente, versando
nelle mani del referente la somma dovuta per le prestazioni rese da
quest'ultimo, senza poi annotare successivamente sulle proprie
scritture contabili l'importo oggetto di tale versamento.
Tale condotta, oltre a non consentire alcun riscontro obbiettivo
in ordine alla effettività ovvero alla reale entità del pagamento
eseguito, risulta in aperto contrasto con la lettera e con lo spirito
della normativa vigente, determinando il venir meno del requisito
della trasparenza contabile, anche perchè l'omessa annotazione
dell'avvenuto pagamento di tali somme non consente in alcun modo di
ricostruire, sulla base dell'esame della documentazione contabile,
l'effettivo costo complessivo della singola procedura.
Un'ulteriore notazione attiene al luogo prescelto dagli enti per
la conservazione della documentazione amministrativa e contabile che
gli stessi sono tenuti ad esibire in occasione dell'espletamento
delle verifiche ispettive disposte dalla Commissione. In numerosi
casi tale documentazione non è stata rinvenuta presso la sede
legale, risultando custodita presso la sede operativa o comunque
presso una sede diversa da quella legale.
E di tutta evidenza che in tali casi la scelta operata dall'ente,
pur non potendo formare oggetto di rilievi, ha generato considerevoli
problemi operativi e perdita di tempo, non avendo reso possibile
l'espletamento del controllo a causa della mancanza della necessaria
documentazione. Al fine, pertanto, di assicurare la migliore
efficienza nella organizzazione dell'attività di controllo, si
invitano gli enti che intendano custodire la documentazione
amministrativa e contabile presso una sede diversa da quella legale a
comunicare preventivamente alla Commissione tale circostanza,
indicando con la massima precisione il luogo prescelto per tale
scopo.
Gli enti autorizzati sono invitati a prestare la doverosa
collaborazione in occasione della visita ispettiva, predisponendo
tutta la documentazione da esibire in visione e compiendo ogni altra
attività volta a facilitare l'espletamento della verifica.

L'ente deve curare la certificazione delle spese attenendosi alla
risoluzione n. 77 del 2004 delle Agenzia delle Entrate

Per quanto attiene ai problemi applicativi relativi alle
disposizioni in tema di deducibilità fiscale delle spese inerenti la
procedura di adozione, si richiama l'attenzione sulla specifica
risoluzione n. 77 del 2004 emanata, in argomento, dalla Agenzia delle
entrate, la quale costituisce utile parametro di riferimento, cui gli
adottanti e gli enti autorizzati - ognuno per la parte di rispettiva
competenza - si atterranno.
Per comodità di esame e di acquisizione del dato, la risoluzione
viene altresì inserita per esteso nel sito della Commissione.
Può essere utile rammentare, inoltre, che le coppie adottive, in
qualità di contribuenti, possono sempre rivolgersi, per la
risoluzione interpretativa dei loro casi concreti e dubbi, alla
Agenzia delle entrate territorialmente competente, che risponderà
loro in applicazione della specifica norma prevista dall'articolo 11
della legge 27 luglio 2000, n. 212, recante lo statuto dei diritti
dei contribuenti.

Oneri deducibili

L'elargizione in denaro, nonchè le donazioni e/o richieste di
partecipazione a programmi di cooperazione e solidarietà, potranno
essere corrisposti all'ente dalle coppie solo dopo la conclusione
dell'iter adottivo, in considerazione che esse non possono essere
ricomprese tra i costi procedurali, ma rappresentano l'espressione di
un coinvolgimento negli obiettivi perseguiti dall'ente. Tutte le
elargizioni in denaro in favore delle ONLUS sono peraltro a loro
volta deducibili indipendentemente dalla procedura di adozione in
atto.

7. COSTI IN ITALIA E ALL'ESTERO

L'ente è tenuto ad osservare le indicazioni sui costi contenute
nella Direttiva del Presidente del Consiglio dei Ministri 4 aprile
2003

La Commissione in collaborazione con gli enti autorizzati ha
proceduto ad un approfondimento dei costi applicabili per i servizi
resi alle coppie in Italia ed all'estero.
Sono state predisposte le tabelle MOD. E3 e MOD. E4, secondo le
modalità ed i parametri approvati dalla Commissione ed inseriti nel
sito www.commissioneadozioni.it
Si ribadisce infine che, per esigenze di trasparenza, è
necessario che sia l'ente a provvedere, nei modi e nei tempi
concordati, al trasferimento all'estero delle somme necessarie
all'avvio e al completamento della pratica. È inoltre opportuno che
tra la data in cui vengono effettuati i versamenti dai coniugi e
l'utilizzo delle somme non intercorra un lungo arco di tempo.

8. CODICE DEONTOLOGICO

L'ente deve rispettare la normativa di settore e i principi
deontologici a fondamento di ogni attività o prestazione
professionale

Gli enti sono tenuti a rispettare non solo la normativa di settore
ma anche i principi deontologici alla base di tutte le professioni,
pena la sospensione o la revoca dell'autorizzazione, in quanto le
qualità morali sono espressamente richieste dalla legge all'atto del
rilascio dell'autorizzazione e devono continuare a sussistere nel
corso dell'operatività dell'ente; l'ipotesi quindi di concorrenza
sleale non è sicuramente espressione di "idonee qualità morali".

9. COLLABORAZIONE ISTITUZIONALE

Con i servizi territoriali

L'ente deve relazionarsi con i servizi del territorio secondo le
modalità previste e regolamentate dai protocolli regionali.
La Commissione nell'ambito delle sue attività continuerà a
promuovere incontri affinchè si realizzi un maggior coordinamento
tra regioni e tra regioni ed enti, impegnandosi, altresì, in
collaborazione con la Conferenza Stato - Regioni e la Conferenza
Unificata Regioni - Autonomie Locali, a promuovere iniziative
finalizzate allo scambio di informazioni e di esperienze lavorative.

Con i tribunali per i minorenni

L'ente - per la rilevanza pubblica riconosciutagli dalla normativa
- ha l'obbligo di segnalare alla Procura della Repubblica presso i
tribunali per i minorenni tempestivamente, e in qualsiasi momento,
fatti, notizie e cambiamenti sostanziali della realtà personale e/o
familiare riguardante gli aspiranti genitori adottivi di cui è
venuto a conoscenza e che possono richiedere l'intervento dei servizi
territoriali o del tribunale per i minorenni in relazione
all'idoneità, alla sua eventuale modifica o revoca.

Con le Autorità straniere

L'ente deve essere in grado di relazionarsi con le competenti
Autorità del paese straniero ai fini di acquisire tutte le
informazioni che riguardano il bambino proposto, unitamente ad un suo
profilo psico-fisico-sociale, che tenga conto anche del livello di
socializzazione raggiunto nella struttura di accoglienza, delle sue
necessità, aspettative e capacità di affrontare l'inserimento in
una nuova realtà familiare, scolastica e sociale.
Va precisato che alle competenti Autorità straniere dovrà essere
inviato il decreto di idoneità congiuntamente alla relazione
psico-sociale predisposta dal servizio pubblico; l'ente ha la
facoltà di allegare una comunicazione, redatta dai propri
consulenti, a carattere integrativo rispetto a quella predisposta dai
servizi del territorio, mandandone a questi ultimi copia. Tale
integrazione avrà lo scopo di arricchire e completare la relazione
psico-sociale, rendendola così conforme allo standard richiesto dal
singolo paese.
È invalsa la prassi che la Commissione, in occasione di visite in
Italia di rappresentanti di istituzioni straniere, crea occasioni di
incontro con tutti gli enti che operano sul paese di provenienza
delle Autorità. Ciò al fine, da una parte di consentire a questi
enti di approfondire tematiche inerenti l'adozione e di incontrare i
servizi territoriali, i giudici minorili, di visitare le
case-famiglia. per una piena comprensione del funzionamento delle
strutture e delle istituzioni coinvolte nel percorso procedurale di
adozione; dall'altra per consentire agli enti di intensificare i
rapporti di collaborazione all'estero.

Con le Ambasciate d'Italia

Si richiama l'attenzione degli enti sul dovere di collegarsi con
le Rappresentanze italiane all'estero nel pieno rispetto dei ruoli
istituzionali, presentando al Consolato i propri referenti con
l'indicazione dei compiti loro attribuiti, non eccedendo nelle
richieste, stante l'abituale esiguità degli organici di tali
strutture, evitando pressioni e solleciti se non nei casi di
effettiva necessità ed urgenza. La Rappresentanza italiana
all'estero non è soltanto parte del territorio Italiano, ove vengono
svolti adempimenti e procedure, ma è anche un organo preposto a
svolgere sotto alcuni aspetti un ruolo di vigilanza. È anche
necessario che l'ente faccia conoscere i propri riferimenti nel paese
straniero, specie per quanto attiene le iniziative di cooperazione;
ciò potrà tradursi anche in un reale sostegno per lo svolgimento
dell'attività nel suo complesso, nell'interesse dei cittadini che
l'ente assiste e che, in quanto italiani, hanno il diritto di
ottenere adeguate risposte istituzionali.
Sarà compito della Commissione inviare alle Rappresentanze
italiane all'estero e alle Autorità straniere ogni utile
informazione riguardante ciascun ente autorizzato. Il rappresentante
legale dell'ente avrà cura di presentare direttamente alle
Rappresentanze italiane i propri collaboratori.

10. COOPERAZIONE E SUSSIDIARIETÀ

Nel quadro della politica di cooperazione promossa dal Governo e
dagli altri organismi competenti si invitano gli enti, che operano
nello stesso paese o area geografica, ad individuare obiettivi
comuni, o comunque collegabili fra loro, così da non disperdere e
vanificare gli interventi di cooperazione. Ancora più produttiva
risulterà la collaborazione e la concreta attuazione del principio
di sussidiarietà se i contributi sono concentrati su obiettivi
condivisi fra gli enti che operano nella stessa area.

La Commissione, come ha sottolineato in varie occasioni di confronto,
ritiene che un'efficace politica di cooperazione e sussidiarietà
possa essere realizzata con l'impegno comune di tutti coloro che, in
un'area geografica ben definita, operano a vario titolo in favore
della salvaguardia dei diritti del bambino nello spirito delle
Convenzioni Internazionali. Ed è in questa direzione che
prioritariamente ha inteso e intende proseguire la propria attività.
La Commissione, in sinergia con le amministrazioni competenti, si
farà carico, nell'individuazione degli obiettivi, di verificare che
non vi siano sovrapposizioni di interventi per lo stesso progetto,
oppure di individuare le modalità per la convergenza di risorse di
più amministrazioni o organismi pubblici o privati che intendono
concorrere alla realizzazione dei progetti individuati.
A tal fine la Commissione - nell'ambito dello stanziamento di
bilancio di competenza - tenendo presenti le priorità ed i bisogni
individuati d'intesa con gli enti, può finanziare progetti di
sussidiarietà per le aree di provenienza dei bambini, rendendo
preventivamente pubblici i requisiti, gli obiettivi in base ai quali
saranno prescelti progetti, il termine per la presentazione degli
stessi, nonchè la quantità delle risorse impegnate.
I progetti, valutati ed approvati dalla Commissione, saranno resi
pubblici e saranno monitorati con la collaborazione degli enti che
concorrono alla realizzazione dei medesimi, onde finalizzare al
meglio le risorse impegnate nell'arco temporale previsto per gli
interventi progettati.

11. ACCORDO DI PROGRAMMA QUADRO PER IL SOSTEGNO A DISTANZA

La Commissione, come è noto, ha promosso, nell'anno 2003, un
Accordo di Programma Quadro per il sostegno a distanza, sottoscritto
inizialmente soltanto da alcuni enti in possesso dei requisiti
previsti dalla delibera n. 70/2003 del 25 luglio 2003, e che
precedentemente alla citata delibera avevano fatto pervenire il
proprio curriculum di esperienze in tale campo e presentato proposte
e piani di intervento.
L'Accordo di Programma Quadro è, comunque, aperto all'adesione di
tutti gli enti autorizzati in possesso dei requisiti individuati
nella richiamata delibera e/o di quelli successivamente indicati dal
Comitato paritetico previsto dall'Accordo ed approvato dalla
Commissione. Gli enti in possesso dei requisiti richiesti al momento
della domanda di adesione dovranno presentare piani di intervento
secondo le modalità e i contenuti individuati dall'Accordo. Essi
saranno solo parzialmente finanziati dalla Commissione, nei limiti
delle disponibilità di bilancio e potranno essere presentati e
sostenuti da altri organismi pubblici e privati, e dalla
collettività.

12. COMUNICAZIONE DIGITALE - WEB SICURO.

Nell'ambito del proprio programma di attività del 2004, la
Commissione ha realizzato, fra le priorità individuate, un sistema
di comunicazione digitale sicura in armonia con i programmi di
E-governament ed in attuazione delle disposizioni di legge in materia
di semplificazione, trasparenza ed economicità di gestione.
A tal fine è stato promosso, sperimentato e, quindi, approvato un
Portale web sicuro, che si integra con i sistemi di workflow già
esistenti ed utilizzati dalla Commissione, grazie al quale si sta
pervenendo ad una completa informatizzazione delle procedure
adottive, del sistema di autorizzazione degli Enti, dell'attività di
pianificazione, gestione e programmazione delle risorse finanziarie
attribuite dalla legge.
La realizzazione del Portale web sicuro persegue l'obiettivo di
semplificazione e di economicità non soltanto per gli attori
istituzionali interessati, ma anche e, soprattutto, per gli utenti,
cioè le coppie interessate all'adozione internazionale, che vedono
ridotti i tempi di attesa e nel medio e lungo periodo, la
possibilità di una ricaduta in termini di economicità delle
procedure.
Il Portale web sicuro è dotato dei più alti standard tecnologici
in termini di sicurezza e funzionalità. Grazie all'uso di
certificati digitali in grado di garantire la sicurezza della
comunicazione e la certezza dell'identità del mittente e del
ricevente, l'invio di documenti cartacei viene sostituito
completamente da procedure informatiche. Per il rilascio del
certificato di firma digitale occorre rivolgersi agli Enti
certificatomi riconosciuti dal CNIPA. Tali Enti rilasciano una coppia
di "chiavi digitali di cifratura" con le quali si riconosce che tutti
gli atti che pervengono da parte dell'utente sono effettivamente
stati da lui trasmessi e non hanno subito modificazioni o
alterazioni; ciò significa che tutti i documenti in originale o in
copia autenticata non avranno bisogno di ulteriore legalizzazione, se
non nei casi espressamente previsti dalla legge (per es. apostille di
atti destinati ad essere prodotti davanti ad Autorità straniere).
Il piano attuativo, nella sua prima fase di realizzazione, ha come
interlocutori gli enti autorizzati, ai quali va riconosciuto lo
spirito di collaborazione espresso nel corso dei 6 mesi di
sperimentazione, ma prevede nel breve, medio e lungo termine, il
coinvolgimento degli altri soggetti istituzionali che interagiscono
con la Commissione: Tribunali per i minorenni, Ministero
dell'Interno, Ministero degli Esteri e Rappresentanze diplomatiche
all'estero, Regioni, Amministrazioni Pubbliche in generale ed
Autorità straniere.
È evidente che, in attesa che il Ministero dell'Interno adegui le
proprie procedure alle disposizioni governative inerenti l'attuazione
di un sistema di comunicazione digitale sicura, è ancora necessario
presentare presso le Prefetture, competenti per l'apostilla degli
atti destinati all'estero, l'originale firmato dalla Commissione. A
riguardo sono stati presi contatti affinchè quanto prima si possa
presentare, contestualmente alla comunicazione agli enti, il
provvedimento da apostillare.
Gli enti finora autorizzati, già interlocutori ed utilizzatori
del portale, hanno potuto verificare l'avvenuta riduzione dei tempi
complessivi necessari al rilascio delle autorizzazioni ed una
riduzione dei costi di spedizione dei dossier.
Allorchè la rete informatizzata sarà completa e comprenderà
anche gli atti degli anni precedenti - se ne prevede la conclusione
entro il 2005 - gli enti autorizzati al momento della presentazione
delle varie richieste di autorizzazione saranno esonerati dal
produrre tutti quegli atti che già hanno inviato nelle varie fasi
della procedura adottiva.
Analoga semplificazione sarà realizzata anche per il rilascio
delle attestazioni ai fini dell'accreditamento all'estero,
dell'autorizzazione dei referenti, delle istanze di estensione etc.
Sarà compito della Commissione informare periodicamente gli enti
sull'evoluzione dei collegamenti a mezzo comunicazione digitale
sicura. La Commissione sta operando per ridurre i tempi di sviluppo
del sistema.
Si evidenzia, inoltre, che la possibilità di verifica della
procedura in tutte le sue fasi, sia da parte delle Istituzioni, sia
da parte degli enti, si inquadra nell'obiettivo di partecipazione al
procedimento e di trasparenza voluto dal legislatore moderno che si
traduce in efficienza ed efficacia dell'erogazione dei servizi in
favore della collettività.
Ciò premesso ed in attesa del completamento
dell'informatizzazione dei vecchi documenti, si impone la necessità
di presentare ai fini del rilascio delle Autorizzazioni all'ingresso,
mediante un unico invio, i documenti di cui al punto 4.
Il Portale web sicuro ha una ricaduta immediata anche
sull'attività di vigilanza che potrà essere esercitata in tempo
reale e con il pieno coinvolgimento dell'ente, che ancora una volta
diviene partner delle istituzioni nell'erogazione di servizi per la
collettività.

13. NOTIZIARIO CAI - COMUNICARE ASCOLTARE INFORMARE

La Commissione ha ritenuto di dare inizio ad una pubblicazione
quadrimestrale che raccoglie ogni utile notizia inerente il tema
della adozioni internazionali e rende nota la complessa attività
dell'Autorità Centrale italiana e presentare, attraverso la lettura
di interessanti questionari, particolari aspetti del fenomeno
adottivo. Gli enti sono invitati a collaborare trasmettendo ogni
notizia degna di nota.

14. UN DVD PER CONOSCERE L'ADOZIONE INTERNAZIONALE

La Commissione ha nel suo programma la produzione di DVD di
presentazione dei paesi di origine, in termini storici culturali e
sociali, per facilitare la conoscenza e la comprensione della realtà
locale, così che la coppia possa meglio comprendere come accogliere
un bambino da un determinato paese significhi accettare una persona
che ha quelle abitudini di vita e quella lingua, della quale sarebbe
bene apprendere le parole più importanti per una comunicazione
diretta, anche se minimale.