Serie Generale n. 83 del 9-4-2002
SUPPLEMENTI ORDINARI
GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI
GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI
PROVVEDIMENTO 31 gennaio 2002
Autorizzazione al trattamento dei dati sensibili nei rapporti di lavoro. (Autorizzazione n. 1/2002). (GU Serie Generale n.83 del 09-04-2002 - Suppl. Ordinario n. 70)

IL GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI

In data odierna, con la partecipazione del prof. Stefano Rodotà,
presidente, del prof. Giuseppe Santaniello, vicepresidente, del prof.
Gaetano Rasi e del dott. Mauro Paissan, componenti e del dott.
Giovanni Buttarelli, segretario generale;
Vista la legge 31 dicembre 1996, n. 675, e successive modificazioni
ed integrazioni, in materia di tutela delle persone e di altri
soggetti rispetto al trattamento dei dati personali;
Visto, in particolare, l'art. 22, comma 1, della citata legge n.
675/1996, il quale individua i dati personali "sensibili";
Considerato che i soggetti privati e gli enti pubblici economici
possono trattare i dati sensibili solo previa autorizzazione di
questa Autorità e, ove necessario, con il consenso scritto degli
interessati;
Considerato che il trattamento dei dati in questione può essere
autorizzato dal Garante anche d'ufficio con provvedimenti di
carattere generale, relativi a determinate categorie di titolari o di
trattamenti (art. 41, comma 7, legge n. 675/1996);
Considerato che le autorizzazioni di carattere generale sinora
rilasciate sono risultate uno strumento idoneo per prescrivere misure
uniformi a garanzia degli interessati, rendendo altresì superflua la
richiesta di singoli provvedimenti autorizzatori da parte di numerosi
titolari del trattamento;
Ritenuto opportuno rilasciare nuove autorizzazioni in sostituzione
di quelle in scadenza il 31 gennaio 2002, armonizzando le
prescrizioni già impartite alla luce dell'esperienza maturata;
Ritenuto opportuno che anche tali nuove autorizzazioni provvisorie
siano a tempo determinato ai sensi dell'art. 14 del decreto del
Presidente della Repubblica 31 marzo 1998 n. 501, in relazione alla
prevista emanazione del testo unico della normativa in materia di
protezione dei dati personali, in attuazione della legge n. 127 del
2001;
Considerata la necessità di garantire il rispetto di alcuni
principi volti a ridurre al minimo i rischi di danno o di pericolo
che i trattamenti potrebbero comportare per i diritti e le libertà
fondamentali, nonchè per la dignità delle persone;
Considerato che un elevato numero di trattamenti di dati sensibili
è effettuato nell'ambito dei rapporti di lavoro;
Visto l'art. 35 della legge n. 675/1996;
Visto il regolamento recante norme sulle misure minime di sicurezza
adottato con decreto del Presidente della Repubblica 28 luglio 1999,
n. 318;
Visto l'art. 14 del decreto del Presidente della Repubblica
31 marzo 1998, n. 501;
Visti gli atti d'ufficio;
Viste le osservazioni dell'Ufficio formulate dal segretario
generale ai sensi dell'art. 15 del regolamento del Garante n. 1/2000;
Relatore il prof. Stefano Rodotà;

Autorizza

il trattamento dei dati sensibili di cui all'art. 22, comma 1, della
legge n. 675/1996, finalizzato alla gestione dei rapporti di lavoro,
alle condizioni di seguito indicate.

1) Ambito di applicazione.

La presente autorizzazione è rilasciata:
a) alle persone fisiche e giuridiche, alle imprese, agli enti,
alle associazioni e agli organismi che sono parte di un rapporto di
lavoro o che utilizzano prestazioni lavorative anche atipiche,
parziali o temporanee, o che comunque conferiscono un incarico
professionale alle figure indicate al successivo punto 2, lettere b)
e c);
b) ad organismi paritetici o che gestiscono osservatori in
materia di lavoro, previsti dalla normativa comunitaria, dalle leggi,
dai regolamenti o dai contratti collettivi anche aziendali.
L'autorizzazione riguarda anche l'attività svolta dal medico
competente in materia di igiene e di sicurezza del lavoro, in
qualità di libero professionista o di dipendente dei soggetti di cui
alla lettera a) o di strutture convenzionate.

2) Interessati ai quali i dati si riferiscono.

Il trattamento può riguardare i dati sensibili attinenti:
a) a lavoratori dipendenti, anche se prestatori di lavoro
temporaneo o in rapporto di tirocinio, apprendistato e formazione e
lavoro, ovvero ad associati anche in compartecipazione e, se
necessario in base ai punti 3) e 4), ai relativi familiari e
conviventi;
b) a consulenti e a liberi professionisti, ad agenti,
rappresentanti e mandatari;
c) a soggetti che effettuano prestazioni coordinate e
continuative o ad altri lavoratori autonomi in rapporto di
collaborazione con i soggetti di cui al punto 1);
d) a candidati all'instaurazione dei rapporti di lavoro di cui
alle lettere precedenti;
e) a persone fisiche che ricoprono cariche sociali nelle persone
giuridiche, negli enti, nelle associazioni e negli organismi di cui
al punto 1);
f) a terzi danneggiati nell'esercizio dell'attività lavorativa o
professionale dai soggetti di cui alle precedenti lettere.

3) Finalità del trattamento.

Il trattamento dei dati sensibili deve essere neces-sario:
a) per adempiere o per esigere l'adempimento di specifici
obblighi o per eseguire specifici compiti previsti dalla normativa
comunitaria, da leggi, da regolamenti o da contratti collettivi anche
aziendali, in particolare ai fini del rispetto della normativa in
materia di previdenza ed assistenza anche integrativa, o in materia
di igiene e sicurezza del lavoro o della popolazione, nonchè in
materia fiscale, di tutela della salute, dell'ordine e della
sicurezza pubblica;
b) anche fuori dei casi di cui alla lettera a), in conformità
alla legge e per scopi determinati e legittimi, ai fini della tenuta
della contabilità o della corresponsione di stipendi, assegni,
premi, altri emolumenti, liberalità o benefici accessori;
c) per il perseguimento delle finalità di salvaguardia della
vita o dell'incolumità fisica dell'interessato o di un terzo;
d) per far valere o difendere un diritto anche da parte di un
terzo in sede giudiziaria, nonchè in sede amministrativa o nelle
procedure di arbitrato e di conciliazione nei casi previsti dalle
leggi, dalla normativa comunitaria, dai regolamenti o dai contratti
collettivi, semprechè, qualora i dati siano idonei a rivelare lo
stato di salute e la vita sessuale, il diritto da far valere o
difendere sia di rango pari a quello dell'interessato;
e) per l'esercizio del diritto di accesso ai documenti
amministrativi, nel rispetto di quanto stabilito dalle leggi e dai
regolamenti in materia;
f) per adempiere ad obblighi derivanti da contratti di
assicurazione finalizzati alla copertura dei rischi connessi alla
responsabilità del datore di lavoro in materia di igiene e di
sicurezza del lavoro e di malattie professionali o per i danni
cagionati a terzi nell'esercizio dell'attività lavorativa o
professionale;
g) per garantire le pari opportunità.

4) Categorie di dati.

Il trattamento può avere per oggetto i dati strettamente
pertinenti agli obblighi, ai compiti o alle finalità di cui al punto
3), che non possano essere adempiute, caso per caso, mediante il
trattamento di dati anonimi o di dati personali di natura diversa, e
in particolare:
a) nell'ambito dei dati idonei a rivelare le convinzioni
religiose, filosofiche o di altro genere, ovvero l'adesione ad
associazioni od organizzazioni a carattere religioso o filosofico, i
dati concernenti la fruizione di permessi e festività religiose o di
servizi di mensa, nonchè la manifestazione, nei casi previsti dalla
legge, dell'obiezione di coscienza;
b) nell'ambito dei dati idonei a rivelare le opinioni politiche,
l'adesione a partiti, sindacati, associazioni od organizzazioni a
carattere politico o sindacale, i dati concernenti l'esercizio di
funzioni pubbliche e di incarichi politici (semprechè il trattamento
sia effettuato ai fini della fruizione di permessi o di periodi di
aspettativa riconosciuti dalla legge o, eventualmente, dai contratti
collettivi anche aziendali), ovvero l'organizzazione di pubbliche
iniziative, nonchè i dati inerenti alle attività o agli incarichi
sindacali, ovvero alle trattenute per il versamento delle quote di
servizio sindacale o delle quote di iscrizione ad associazioni od
organizzazioni politiche o sindacali;
c) nell'ambito dei dati idonei a rivelare lo stato di salute, i
dati raccolti in riferimento a malattie anche professionali,
invalidità, infermità, gravidanza, puerperio o allattamento, ad
infortuni, ad esposizioni a fattori di rischio, all'idoneità
psico-fisica a svolgere determinate mansioni o all'appartenenza a
categorie protette.

5) Modalità di trattamento.

Fermi restando gli obblighi previsti dagli articoli 9, 15 e 17
della legge n. 675/1996 e dal decreto del Presidente della Repubblica
n. 318/1999, il trattamento dei dati sensibili deve essere effettuato
unicamente con logiche e mediante forme di organizzazione dei dati
strettamente correlate agli obblighi, ai compiti o alle finalità di
cui al punto 3).
I dati sono raccolti, di regola, presso l'interessato.
La comunicazione di dati all'interessato deve avvenire di regola
direttamente a quest'ultimo o a un suo delegato (fermo restando
quanto previsto dall'art. 23, comma 2, della legge n. 675/1996), in
plico chiuso o con altro mezzo idoneo a prevenire la conoscenza da
parte di soggetti non autorizzati, anche attraverso la previsione di
distanze di cortesia.
Restano inoltre fermi gli obblighi di informare l'interessato e di
acquisirne il consenso scritto, in conformità a quanto previsto
dagli articoli 10 e 22 della legge n. 675/1996.

6) Conservazione dei dati.

Nel quadro del rispetto dell'obbligo previsto dall'art. 9, comma 1,
lettera e) della legge n. 675/1996, i dati sensibili possono essere
conservati per un periodo non superiore a quello necessario per
adempiere agli obblighi o ai compiti di cui al punto 3), ovvero per
perseguire le finalità ivi menzionate. A tal fine, anche mediante
controlli periodici, deve essere verificata costantemente la stretta
pertinenza e la non eccedenza dei dati rispetto al rapporto, alla
prestazione o all'incarico in corso, da instaurare o cessati, anche
con riferimento ai dati che l'interessato fornisce di propria
iniziativa. I dati che, anche a seguito delle verifiche, risultano
eccedenti o non pertinenti o non necessari non possono essere
utilizzati, salvo che per l'eventuale conservazione, a norma di
legge, dell'atto o del documento che li contiene. Specifica
attenzione è prestata per l'essenzialità dei dati riferiti a
soggetti diversi da quelli cui si riferiscono direttamente le
prestazioni e gli adempimenti.

7) Comunicazione e diffusione dei dati.

I dati sensibili possono essere comunicati e, ove necessario
diffusi, nei limiti strettamente pertinenti agli obblighi, ai compiti
o alle finalità di cui al punto 3), a soggetti pubblici o privati,
ivi compresi organismi sanitari, casse e fondi di previdenza ed
assistenza sanitaria integrativa anche aziendale, agenzie di
intermediazione, associazioni di datori di lavoro, liberi
professionisti, società esterne titolari di un autonomo trattamento
di dati e familiari dell'interessato.
Ai sensi dell'art. 23, comma 4, della legge n. 675/1996, i dati
idonei a rivelare lo stato di salute possono essere diffusi, solo se
necessario per finalità di prevenzione, accertamento o repressione
dei reati, con l'osservanza delle norme che regolano la materia.
I dati idonei a rivelare la vita sessuale non possono essere
diffusi.

8) Richieste di autorizzazione.

I titolari dei trattamenti che rientrano nell'ambito di
applicazione della presente autorizzazione non sono tenuti a
presentare una richiesta di autorizzazione a questa Autorità,
qualora il trattamento che si intende effettuare sia conforme alle
prescrizioni suddette.
Le richieste di autorizzazione pervenute o che perverranno anche
successivamente alla data di adozione del presente provvedimento,
devono intendersi accolte nei termini di cui al provvedimento
medesimo.
Il Garante non prenderà in considerazione richieste di
autorizzazione per trattamenti da effettuarsi in difformità dalle
prescrizioni del presente provvedimento, salvo che il loro
accoglimento sia giustificato da circostanze del tutto particolari o
da situazioni eccezionali non considerate nella presente
autorizzazione.

9) Norme finali.

Restano fermi gli obblighi previsti da norme di legge o di
regolamento, ovvero dalla normativa comunitaria, che stabiliscono
divieti o limiti in materia di trattamento di dati personali e, in
particolare, dalle disposizioni contenute:
a) nell'art. 8 della legge 20 maggio 1970, n. 300, che vieta al
datore di lavoro ai fini dell'assunzione e nello svolgimento del
rapporto di lavoro, di effettuare indagini, anche a mezzo di terzi,
sulle opinioni politiche, religiose o sindacali del lavoratore,
nonchè su fatti non rilevanti ai fini della valutazione
dell'attitudine professionale del lavoratore;
b) nell'art. 6 della legge 5 giugno 1990, n. 135, che vieta ai
datori di lavoro lo svolgimento di indagini volte ad accertare, nei
dipendenti o in persone prese in considerazione per l'instaurazione
di un rapporto di lavoro, l'esistenza di uno stato di
sieropositività;
c) nelle norme in materia di pari opportunità o volte a
prevenire discriminazioni.

10) Efficacia temporale e disciplina transitoria.

La presente autorizzazione ha efficacia a decorrere dal 1 febbraio
2002 fino al 30 giugno 2003.
Qualora alla data della pubblicazione della presente autorizzazione
il trattamento non sia già conforme alle prescrizioni non contenute
nella precedente autorizzazione n. 1/2000, il titolare deve adeguarsi
ad esse entro il 31 maggio 2002.
La presente autorizzazione sarà pubblicata nella Gazzetta
Ufficiale della Repubblica italiana.
Roma, 31 gennaio 2002

Il presidente
Rodotà

Il relatore
Rodotà

Il segretario generale
Buttarelli