Serie Generale n. 234 del 5-10-2004
DECRETI E DELIBERE DI ALTRE AUTORITA'
ISTITUTO SUPERIORE DI SANITA'
ISTITUTO SUPERIORE DI SANITA'
DECRETO 16 settembre 2004
Regolamento concernente le modalita' di funzionamento dell'Ufficio per le relazioni con il pubblico presso l'Istituto superiore di sanita'. (Decreto n. 3). (GU Serie Generale n.234 del 05-10-2004)

IL PRESIDENTE

Visto l'art. 6 del decreto del Presidente della Repubblica
26 giugno 1992, n. 352, concernente l'istituzione, presso le
pubbliche amministrazioni, di un ufficio per le relazioni con il
pubblico;
Visto l'art. 11 del decreto legislativo 30 marzo 2001, n. 165,
sull'individuazione degli uffici per le relazioni con il pubblico;
Vista la circolare del Ministero per la funzione pubblica 27 aprile
1993, n. 17, riguardante «Istituzione dell'ufficio per le relazioni
con il pubblico e disciplina dell'attività di comunicazione
pubblica»;
Considerate le direttive del Presidente del Consiglio dei Ministri
del 27 gennaio 1994 e dell'11 ottobre 1994 relative ai principi
generali dei rapporti tra le pubbliche amministrazioni e utenza;
Visto l'art. 8 della legge 7 giugno, n. 150, riguardante la
«disciplina delle attività di informazione e di comunicazione delle
pubbliche amministrazioni»;
Visto il decreto del Presidente della Repubblica del 20 gennaio
2001, n. 70, concernente l'organizzazione strutturale dell'Istituto
superiore di sanità ed in particolare l'art. 13, comma 1, lettera
h), il quale prevede l'istituzione presso l'Istituto superiore di
sanità di un ufficio per le relazioni con il pubblico, ai sensi
dell'art. 13, comma 1, lettera m), del decreto legislativo 29 ottobre
1999, n. 419;
Visto il decreto presidenziale del 24 gennaio 2003 con il quale è
stato emanato il regolamento recante norme per l'organizzazione
strutturale e la disciplina del rapporto di lavoro dei dipendenti
dell'Istituto superiore di sanità ed in particolare l'art. 24, il
quale ha previsto l'istituzione dell'Ufficio VII - Affari
amministrativi e relazioni con il pubblico;
Considerata l'esigenza di assicurare un collegamento funzionale tra
gli utenti, le strutture amministrative e le strutture
tecnico-scientifiche dell'Istituto, anche attraverso l'attività
istituzionale cui è deputato il predetto ufficio per le relazioni
con il pubblico;
Recepite le osservazioni formulate dal Ministero della salute e
dalla Presidenza del Consiglio dei Ministri - Dipartimento della
funzione pubblica in qualità di Dicasteri vigilanti, ai sensi e per
gli effetti dell'art. 13, comma 2, del decreto del Presidente della
Repubblica 20 gennaio 2001, n. 70;
Vista la deliberazione n. 4 del 9 luglio 2004 adottata dal
consiglio di amministrazione dell'Istituto, con la quale è stato
approvato il regolamento concernente le modalità di funzionamento
dell'ufficio per le relazioni con il pubblico presso l'Istituto
superiore di sanità;
Vista la nota del Ministro della salute del 6 settembre 2004 con la
quale, previo parere favorevole della Presidenza del Consiglio dei
Ministri - Dipartimento della funzione pubblica, è stata comunicata
l'approvazione della deliberazione n. 4 del 9 luglio 2004 adottata
dal consiglio di amministrazione dell'Istituto;
Emana:
Il seguente regolamento concernente le modalità di funzionamento
dell'Ufficio per le relazioni con il pubblico presso l'Istituto
superiore di sanità.
Il presente decreto sarà pubblicato nella Gazzetta Ufficiale della
Repubblica italiana.
Roma, 16 settembre 2004
Il presidente: Garaci

Allegato
Art. 1.
Individuazione
1. L'Ufficio per le relazioni con il pubblico (U.R.P.)
dell'Istituto superiore di sanità, di cui all'art. 24 del
regolamento di organizzazione del personale approvato con decreto
ministeriale del 12 novembre 2002, opera nell'ambito dell'Ufficio VII
- Affari amministrativi e razioni con il pubblico.
Art. 2.
Struttura dell'U.R.P.
1. Il responsabile dell'U.R.P., organizza le risorse umane e
strumentali destinate all'Ufficio.
2. L'U.R.P. è coadiuvato da referenti incaricati nei singoli
uffici amministrativi, Dipartimenti e servizi che saranno individuati
dai rispettivi direttori, sulla base di indicazioni fornite
dall'U.R.P. al fine di assicurare uniformità e coordinamento nello
svolgimento delle attività di competenza.
Art. 3.
Compiti dell'U.R.P.
1. L'U.R.P. svolge i seguenti compiti:
attività di accoglienza per il rapporto diretto con l'utenza
(front-office);
relazioni con il pubblico, anche mediante l'utilizzo di
tecnologie informatiche;
ricerche ed analisi finalizzate alla conoscenza dei bisogni
dell'utenza;
informazioni agli utenti sugli atti e sullo stato dei
procedimenti;
coordinamento dell'applicazione della normativa contenuta nella
legge 7 agosto 1990, n. 241, e successive modificazioni ed
integrazioni;
verifica dell'attuazione degli adempimenti relativi
all'applicazione del decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196,
recante il codice in materia di protezione dei dati personali;
coordinamento funzionale con i referenti degli uffici
amministrativi, dei Dipartimenti, dei Servizi e dei Centri
dell'Istituto superiore di sanità;
formazione del personale U.R.P.;
progettazione e realizzazione di strumenti informativi per il
pubblico, in collaborazione con le strutture all'uopo interessate;
promozione di collegamenti con gli U.R.P. del Servizio
sanitario nazionale e delle altre strutture sanitarie;
miglioramento della conoscenza dell'Istituto, delle sue
attività e delle sue funzioni;
informazioni su aree e progetti dell'Istituto;
informazioni su convegni, corsi e seminari organizzati
dall'Istituto superiore di sanità;
informazioni sulla documentazione prodotta dall'Istituto;
informazioni su bandi gestiti dall'Istituto superiore di
sanità;
informazioni su tematiche di interesse istituzionale;
feedback con l'utenza per suggerimenti in ordine alla
possibilità di procedere al miglioramento di alcune strutture e/o
servizi e valutazione degli interventi proposti;
analisi e verifica della qualità del servizio offerto
all'utenza e comunicazione delle risultanze ai settori interessati.
2. L'U.R.P., inoltre, fornisce le informazioni richieste nel
rispetto dei limiti di cui al decreto ministeriale 27 luglio 1997, n.
353, e del decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196.
Art. 4.
Compiti dei referenti dell'U.R.P.
1. I referenti designati dagli uffici amministrativi, dai
dipartimenti, dai servizi, dai centri svolgono i seguenti compiti:
front-office nelle materie di competenza, in assenza di dati
informativi in possesso dell'U.R.P.;
collegamento con i responsabili dei procedimenti della
struttura di appartenenza, al fine di garantire continuità e
tempestività nell'informazione all'utenza;
comunicazione all'U.R.P. dell'esito delle richieste
direttamente riscontrate.
Art. 5.
Orario di apertura
1. L'orario di apertura al pubblico è di quattro ore al giorno
dal lunedì al venerdì, da articolarsi in modo da rispondere
funzionalmente alle esigenze dell'utenza e dell'Ufficio preposto.
2. Durante l'orario di apertura dell'Ufficio deve essere
assicurata la reperibilità dei referenti o di loro sostituti.
3. In assenza dei referenti di cui al comma 2, l'U.R.P. farà
riferimento alle segreterie delle strutture competenti.
Art. 6.
Diritti dell'utente
1. L'URP ha il dovere di fornire con la massima tempestività le
informazioni, ove possibile.
2. Qualora non si possa provvedere immediatamente, per la natura
della richiesta o per circostanze contingenti, la risposta verrà
fornita nel rispetto dei termini di cui al decreto ministeriale
18 novembre 1998.
3. I dati personali contenuti nelle richieste di informazioni
verranno utilizzati esclusivamente ai fini istituzionali dell'U.R.P.,
nel rispetto delle disposizioni normative di cui al decreto
legislativo 30 giugno 2003, n. 196.