Serie Generale n. 80 del 4-4-1996
ESTRATTI, SUNTI E COMUNICATI
ISTITUTO NAZIONALE DI PREVIDENZA PER I DIPENDENTI DELL'AMMINISTRAZIONE PUBBLICA
ISTITUTO NAZIONALE DI PREVIDENZA PER I DIPENDENTI DELL'AMMINISTRAZIONE PUBBLICA
COMUNICATO
Approvazione del regolamento per la disciplina dell'esercizio del diritto di accesso ai documenti amministrativi (GU Serie Generale n.80 del 04-04-1996)

Con deliberazione del consiglio di amministrazione dell'INPDAP 21
febbraio 1996, n. 257, è stato approvato il seguente regolamento per
la disciplina dell'esercizio del diritto di accesso ai documenti
amministrativi ai sensi degli articoli 1, comma 1, e 22, comma 1,
della legge 7 agosto 1990, n. 241:
Art. 1.
Finalità del regolamento
1. Il presente regolamento disciplina le modalità di esercizio ed
i casi di esclusione del diritto di accesso ai documenti
amministrativi dell'Istituto ed ha lo scopo di dare attuazione ai
principi di pubblicità e di trasparenza dell'azione amministrativa,
di cui all'art. 1, comma 1, e all'art. 22, comma 1, della legge 7
agosto 1990, n. 241.
2. Per la nozione di documento amministrativo si rinvia a quanto
stabilito dall'art. 22, comma 2, della legge 7 agosto 1990, n. 241.

Art. 2.
Soggetti legittimati all'accesso
1. Il diritto di accesso è riconosciuto:
a) ai soggetti privati portatori di interessi personali e
concreti per la tutela di situazioni giuridicamente rilevanti;
b) ai soggetti pubblici che abbiano uno specifico interesse per
lo svolgimento delle funzioni ad essi attribuite;
c) ai portatori di interessi diffusi, costituiti in associazioni
o comitati, quali organizzazioni sindacali e istituti di patronato,
previo accertamento della natura dell'interesse di cui sono portatori
e della legittimazione del soggetto richiedente.
2. Possono esercitare il diritto di accesso:
il soggetto privato titolare del relativo diritto o il suo legale
rappresentante o mandatario;
il titolare dell'ufficio procedente o il responsabile del
procedimento amministrativo per le pubbliche amministrazioni;
i portatori di interessi diffusi nei termini di cui al comma 1,
lettera c).
3. L'identificazione del richiedente va effettuata mediante un
documento di riconoscimento valido, sia all'atto della richiesta sia
al momento dell'accesso.

Art. 3.
Oggetto del diritto di accesso
1. L'ammissione ad esercitare il diritto di accesso ai documenti
amministrativi comporta la conoscenza delle informazioni in essi
contenute, nonchè la facoltà di accesso agli altri documenti nello
stesso richiamati e appartenenti al medesimo procedimento.
2. La richiesta di accesso può riguardare anche più documenti,
in originale e in copia, singole parti di uno stesso documento,
nonchè copie parziali.

Art. 4.
Procedimento
1. Il diritto di accesso si esercita, ai sensi degli articoli 3 e
4 del decreto del Presidente della Repubblica 27 giugno 1992, n. 352.
Competente ad esaminare la richiesta è l'ufficio che ha formato il
documento o lo detiene stabilmente.
2. Ricevuta la richiesta, l'ufficio competente:
accerta le condizioni di ammissibilità e i requisiti di
legittimazione ai fini dell'eventuale accoglimento;
decide, nel termine di trenta giorni dalla richiesta di accesso,
ponendo a disposizione dell'interessato, in caso di accoglimento
totale o parziale, i relativi documenti, ovvero procedendo al
rifiuto, al differimento o alla limitazione dell'accesso.
3. Trascorso inutilmente il termine sopra indicato, la richiesta
si intende rifiutata ai sensi dell'art. 25, comma 4, della legge 7
agosto 1990, n. 241.
4. L'accesso ad informazioni mediante strumenti informatici e
telematici avviene con le modalità e nel rispetto dei principi
fissati dal presente regolamento, fornendo al richiedente istruzioni
sull'uso dei predetti strumenti e sulle procedure per l'acquisizione
dell'informazione.
5. Nei casi in cui debba essere tutelata la segretezza o la
riservatezza di talune informazioni ai sensi delle vigenti
disposizioni legislative e di quelle previste dal presente
regolamento, l'accesso è consentito attraverso specifici sistemi
idonei ad effettuare l'identificazione personale del richiedente,
della categoria di appartenenza, nonchè a selezionare le
informazioni di cui debba essere assicurata la disponibilità.
6. Quando il diritto di accesso si esplica mediante la presa
visione di atti o documenti, viene redatto apposito processo verbale
sottoscritto dal richiedente e dal funzionario che ha esibito la
documentazione. L'eventuale consegna di copia del documento
direttamente al richiedente dovrà essere attestata da dichiarazione
per ricevuta sottoscritta dal richiedente medesimo.

Art. 5.
Responsabile del procedimento d'accesso
1. Responsabile del procedimento di accesso è il dirigente o, su
designazione di questi, altro dipendente addetto all'ufficio
competente a formare l'atto ovvero a detenerlo stabilmente. Il
diritto di accesso agli atti degli organi collegiali viene esercitato
nei confronti dell'ufficio che lo ha istruito.
2. Il dirigente dell'ufficio di cui al precedente comma provvede,
secondo quanto previsto dall'art. 5, della legge 7 agosto 1990, n.
241, ad assegnare a sè, o ad altro dipendente addetto all'unità,
l'istruttoria ed ogni altro adempimento inerente al procedimento di
accesso, operando secondo le modalità indicate nell'art. 6 della
legge 7 agosto 1990, n. 241.
3. Ove i documenti oggetto del diritto di accesso siano
provvisoriamente detenuti presso altro ufficio, il responsabile del
procedimento dovrà richiedere la restituzione dei documenti medesimi
o copia autentica degli stessi per consentire l'esercizio del
predetto diritto. L'ufficio detentore è tenuto a provvedere entro
cinque giorni.

Art. 6.
Deposito e pubblicità dei documenti
Modalità di accesso
1. Il diritto di accesso si intende realizzato con l'integrale
pubblicazione nel Bollettino ufficiale dell'Istituto o altra adeguata
forma di pubblicità dei documenti, comprese quelle attuabili
mediante strumenti informatici, elettronici e telematici. Alla
pubblicazione di cui all'art. 34 della legge 20 marzo 1975, n. 70, si
provvede mediante l'affissione del predetto Bollettino negli appositi
albi dell'Istituto.
2. Il diritto di accesso si può esercitare attraverso la visione
dei documenti, l'estrazione di copie o l'esperimento congiunto di
tali operazioni.
3. La visura dei documenti amministrativi deve essere effettuata,
con le modalità indicate nell'art. 5 del decreto del Presidente
della Repubblica 27 giugno 1992, n. 352, a pena di decadenza, entro
sessanta giorni dalla data della comunicazione di accoglimento della
richiesta di accesso. Tale termine è raddoppiato per i residenti
all'estero.
4. L'interessato, nei modi e con i limiti previsti dalle norme
legislative e regolamentari, può ottenere copia, anche autentica,
dei documenti depositati. Il rilascio di copia è subordinato al
rimborso del costo di riproduzione, fissato in lire 300 per facciata,
salve le disposizioni vigenti in materia di bollo. Il predetto costo
di riproduzione potrà essere aggiornato con determinazione del
direttore generale.

Art. 7.
Compilazione e presentazione della richiesta di accesso
Archivio delle istanze
1. La domanda di accesso, compilata in duplice copia, secondo
l'allegato modello (allegato A), deve essere presentata all'ufficio
competente per l'esame.
2. La richiesta deve indicare:
generalità del richiedente, indirizzo, codice fiscale, telefono
e/o fax;
documento oggetto della richiesta con i dati utili per la sua
identificazione;
informazione richiesta;
eventuale necessità di rilascio della copia in bollo (in tal
caso, va allegata il relativo valore bollato);
interesse personale e concreto per la tutela di situazioni
giuridicamente rilevanti;
motivazione ai sensi dell'art. 25, comma 2, della legge 7 agosto
1990, n. 241;
data e sottoscrizione.
3. Ove la richiesta di accesso risulti incompleta, il responsabile
del procedimento ne dà comunicazione al richiedente, entro dieci
giorni, al fine di consentirne il perfezionamento. In tal caso, il
termine di trenta giorni previsto per la conclusione del procedimento
di accesso ricomincerà a decorrere dalla presentazione della
richiesta perfezionata.
4. L'istanza deve essere protocollata a cura dell'ufficio
ricevente in apposito registro con l'indicazione della data di
presentazione, del nome del richiedente, del tipo di documento
richiesto e dell'ufficio competente per l'esame della domanda. Il
duplo della richiesta, munito della data di presentazione, del timbro
dell'ufficio competente per la ricezione e della controfirma del
ricevente, va restituito al richiedente per ricevuta.
5. Le richieste di accesso sono raccolte, ai sensi e con le
modalità di cui all'art. 11 del decreto del Presidente della
Repubblica 27 giugno 1992, n. 352, in appositi archivi automatizzati.
In attesa della realizzazione degli archivi automatizzati, saranno
utilizzati archivi cartacei.

Art. 8.
Risposta alla richiesta di accesso
1. La risposta dell'ufficio competente per l'esame della richiesta
di accesso deve essere inviata agli interessati nei termini di cui
all'art. 4, comma 2, del presente regolamento.
2. Fermo restando il diritto del richiedente di impugnare dinanzi
al tribunale amministrativo regionale territorialmente competente la
comunicazione di rifiuto, di differimento o di limitazione, ovvero il
silenzio-rifiuto eventualmente formatosi sull'istanza avanzata, è in
facoltà dello stesso inoltrare domanda di riesame al dirigente
competente a definire la richiesta di accesso. L'esercizio di tale
facoltà non interrompe i termini di impugnativa in sede
giurisdizionale.
3. In tema di partecipazione al procedimento amministrativo si
applicano le disposizioni contenute nell'art. 7 della legge 7 agosto
1990, n. 241.

Art. 9.
Documenti sottratti all'accesso
1. Sono in ogni caso da considerarsi sottratti all'accesso i
documenti di cui all'art. 24, comma 1, della legge 7 agosto 1990, n.
241. In particolare, per quanto riguarda i documenti coperti da
segreto professionale, si rinvia all'elencazione, da considerarsi non
tassativa, contenuta nell'allegato B-I, al presente regolamento.
2. L'accesso ai documenti di cui al comma precedente sarà
consentito nei casi espressamente previsti dalla legge.
3. Ai sensi dell'art. 8, comma 5, lettera d), del decreto del
Presidente della Repubblica 27 giugno 1992, n. 352, in relazione
all'esigenza di salvaguardare notizie concernenti la vita privata o
la riservatezza di persone fisiche e giuridiche, di gruppi, di
imprese e di associazioni, sono sottratti all'accesso le categorie di
documenti indicativamente elencati nell'allegato B-II, al presente
regolamento.
4. La deroga al vincolo di riservatezza è consentita - ai sensi
dell'art. 24, comma 2, lettera d), della legge 7 agosto 1990, n. 241
e dell'art. 8, comma 5, lettera d), ultimo periodo, del decreto del
Presidente della Repubblica 27 giugno 1992, n. 352 - per gli atti
relativi ai procedimenti amministrativi la cui conoscenza sia
indispensabile per curare o difendere gli interessi giuridici del
richiedente. In tal caso, l'accesso è limitato alla semplice visione
degli atti.
5. Quando la richiesta di accesso riguarda documenti di cui al
precedente comma 3, il responsabile del procedimento di accesso
informa immediatamente della richiesta pervenutagli il titolare
dell'interesse alla riservatezza dell'informazione, anche al fine di
un suo intervento nel procedimento, ai sensi dell'art. 10 della legge
7 agosto 1990, n. 241.

Art. 10.
Differimento dell'accesso
1. Il differimento dell'accesso è disposto - ai sensi dell'art. 7
del decreto del Presidente della Repubblica 27 giugno 1992, n. 352 -
con atto che ne indica la durata, nei casi in cui sia necessario
assicurare la temporanea tutela degli interessi di cui all'art. 24,
comma 2, della legge 7 agosto 1992, n. 241, ovvero salvaguardare le
esigenze di riservatezza dell'amministrazione soprattutto nella fase
preparatoria dei provvedimenti, in relazione a documenti la cui
conoscenza possa compromettere il buon andamento dell'azione
amministrativa. Qualora il termine finale del rinvio sia individuato
con riferimento alla conclusione di procedimenti amministrativi,
l'ufficio competente è tenuto a dare comunicazione di tale
conclusione.
2. Il differimento dell'accesso è, fra l'altro, disposto
relativamente ai documenti indicativamente elencati nell'allegato
B-III.

Art. 11.
Istituzione bollettino ufficiale
È istituito il Bollettino ufficiale dell'INPDAP.
Alla pubblicazione del predetto Bollettino ufficiale provvede la
direzione centrale del provveditorato la quale ne cura altresì la
redazione.

Art. 12.
Contenuto
Il Bollettino ufficiale è suddiviso in tre parti.
Nella prima vanno pubblicati:
i regolamenti adottati dal consiglio di amministrazione ai sensi
dell'art. 3, comma 5, del decreto legislativo n. 479/1994;
l'ordinamento dei servizi;
i regolamenti interni degli organi collegiali;
le deliberazioni del consiglio di indirizzo e vigilanza con le
quali si individuano le linee di indirizzo generale dell'ente, si
delineano gli obiettivi strategici pluriennali, si approvano i piani
pluriennali ed i criteri generali dei piani di investimento e di
disinvestimento, nonchè le direttive di carattere generale relative
all'attività istituzionale;
le delibere del consiglio di indirizzo e vigilanza con cui si
approvano il bilancio preventivo ed il conto consuntivo e i relativi
documenti contabili;
le delibere del consiglio di amministrazione concernenti i piani
di impiego dei fondi disponibili nonchè quelle concernenti
l'attività istituzionale conformemente a quanto previsto dall'art.
34 della legge 20 marzo 1975, n. 70.
Nella seconda vanno pubblicati:
le circolari concernenti le attività istituzionali, gli aspetti
organizzativi e gestionali, nonchè quelle attinenti al rapporto di
lavoro del personale dipendente;
i bandi di concorso per l'erogazione delle prestazioni e
l'assunzione di personale e le relative graduatorie finali;
i bandi di gara per l'appalto dei lavori, delle forniture e dei
servizi nonchè gli atti conclusivi delle predette procedure;
gli atti costitutivi di commissioni, gruppi di lavoro e comitati
scientifici;
gli atti ufficiali del personale con particolare riferimento alle
assunzioni, ai conferimenti di ufficio per le qualifiche
dirigenziali, ai conferimenti di incarichi di rilievo, agli
inquadramenti ed agli avanzamenti di qualifica, alle idoneità
conseguite a seguito di espletamento di concorsi o di corsi di
formazione, ai trasferimenti, alle aspettative, ai comandi, ai
collocamenti fuori ruolo, alle sanzioni disciplinari, alle cessazioni
dal servizio ed alle riammissioni.
Nella terza vanno pubblicati:
le leggi, i decreti-legge, i decreti legislativi e gli atti
regolamentari che riguardano l'attività dell'Istituto;
gli atti di organi statali o di altri enti pubblici la cui
pubblicazione, ritenuta di particolare interesse per l'Istituto, sia
disposta dal direttore generale.

Art. 13.
Efficacia della pubblicazione
La pubblicazione degli atti dell'Istituto nel Bollettino
ufficiale, produce nei confronti degli impiegati in servizio, effetto
di conoscenza legale.

Art. 14.
Pubblicazione
Il Bollettino ufficiale è pubblicato con cadenza mensile. È
fatta salva la pubblicazione di eventuali supplementi straordinari.

Art. 15.
Norme di rinvio
1. Per quanto non previsto dalle disposizioni del presente
regolamento, si applicano le norme della legge 7 agosto 1990, n. 241,
e del decreto del Presidente della Repubblica 27 giugno 1992, n. 352.

Art. 16.
Entrata in vigore e forme di pubblicità
1. Il presente regolamento entra in vigore il giorno successivo
alla data della sua pubblicazione nella Gazzetta Ufficiale.

ALLEGATO A
Al dirigente dell'ufficio
.......................
Sede I.N.P.D.A.P.
Via ...................
(c.a.p.) ..............
OGGETTO: Richiesta di accesso a documenti amministrativi.
... sottoscritt .. ...............................................
nat .. a ..................................... il ...................
residente a ................ via/piazza .............................
codice fiscale ..................... telef o fax ....................
Chiede (1)
di prendere visione
di ottenere copia semplice
di ottenere copia autenticata
di ottenere copia in bollo (2)
del seguente documento (dati per la identificazione del documento):
Altri dati utili:
allegato alla domanda di ....... n. .......... del ..............
inoltrata alla sede di .................... ufficio .................
Motivi della richiesta (3):
(Data) ...................
(Firma) ...................
Nota: Nel caso in cui la presente domanda venga trasmessa all'INPDAP
con raccomandata con avviso di ricevimento o tramite fax, è
necessario allegare ad essa copia di un documento di identità.
------------
(1) Barrare la voce che interessa.
(2) Allegare il relativo valore bollato.
(3) Illustrare i motivi della richiesta che servono a dimostrare
la sussistenza dei presupposti dell'accesso ai documenti e, quindi, a
consentirne l'accesso.

ALLEGATO B
I - ATTI E DOCUMENTI SOTTRATTI ALL'ACCESSO
IN QUANTO COPERTI DA SEGRETO PROFESSIONALE
1. Documentazione e atti sanitari contenenti anamnesi e/o diagnosi
(quali certificazioni, referti, documentazioni relative ad esami
specialistici), anche se conservati in fascicoli amministrativi o su
supporti informatici, relativi ad aventi diritto a prestazioni
istituzionali, a dipendenti o ad altri soggetti che intrattengono
rapporti con l'Istituto, nonchè ad atti, documentazione e dati che
ne riferiscono risultanze o contenuti.
2. Atti e documenti contenenti perizie, stime e valutazioni quando
siano coperti dal segreto professionale.
3. Accertamenti ispettivi attinenti alla documentazione di cui ai
punti precedenti.
II - ATTI E DOCUMENTI SOTTRATTI ALL'ACCESSO
A TUTELA DELLA RISERVATEZZA (*)
1. Deliberazioni degli organi collegiali nel caso in cui l'accesso
possa recare danni all'Istituto o a terzi, secondo i principi
enunciati dall'art. 34 della legge 20 marzo 1975, n. 70.
2. Processi verbali relativi alle sedute degli organi collegiali e
di commissioni attinenti agli atti di cui al punto 1.
3. Documentazione e pareri concernenti gli atti di cui ai
precedenti punti 1 e 2.
4. Documentazione attinente ad inchieste ed ispezioni.
5. Atti riferiti a procedimenti disciplinari.
6. Relazioni ispettive relative a verifiche svolte presso sedi
strutture dell'Istituto e rapporti alla procura generale della Corte
dei conti.
7. Atti e documenti contabili, finanziari e fiscali concernenti
l'Istituto.
8. Documenti contenenti progetti o studi presentati nel corso
delle procedure di acquisizione di beni mobili, immobili e servizi.
9. Documenti contenenti notizie inerenti alla sfera privata del
soggetto e dei suoi familiari, anche se contenute in documenti o
certificazioni provenienti da altre amministrazioni o enti.
10. Documenti contenenti notizie circa lo stato di pensionato
ovvero inerenti ai dati retributivi e agli importi delle prestazioni.
11. Verbale del comitato tecnico delle pensioni di privilegio.
12. Atti o documenti desumibili dal fascicolo personale del
dipendente attinenti alla sua sfera personale (quali lettere,
corrispondenza privata e documenti il cui contenuto possa ledere
l'onorabilità del dipendente e/o della sua famiglia) ovvero
documenti relativi alla condizione patrimoniale, finanziaria o
economica del dipendente e dei suoi familiari (mod. 101, mod. 201,
mod. 740, mod. 730, cedolino dello stipendio, ecc.).
13. Documenti contenenti giudizi o valutazioni relativi a
procedure non concorsuali concernenti il personale destinatario delle
attività di formazione.
14. Rapporti informativi sul personale dell'Istituto, nonchè note
caratteristiche a qualsiasi titolo compilate sul predetto personale.
15. Accertamenti medico-legali e relativa documentazione, nonchè
documentazione di carattere tecnico attestante la sussistenza di
condizioni psico-attitudinali.
16. Documenti ed atti relativi alla salute di persone.
17. Documentazione matricolare.
18. Documentazione attinente a provvedimenti di dispensa dal
servizio.
19. Segnalazioni ed atti istruttori conseguenti ad esposti
informali di privati, di organizzazioni sindacali, di patronati, di
categorie, ecc., nelle materie attinenti a procedimenti riservati ai
sensi del presente regolamento.
20. Atti interni attinenti alla materia istituzionale - quali
pareri, appunti, corrispondenza interna - e corrispondenza con organi
esterni all'Istituto.
21. Documentazione relativa alla situazione finanziaria, economica
e patrimoniale di persone, gruppi e imprese comunque utilizzata ai
fini dell'attività amministrativa.
22. Elaborati relativi a procedure concorsuali.
------------
(*) Gli atti e documenti di cui ai punti da 8 a 22 sono sottratti
all'accesso ove riguardino soggetti diversi dal richiedente.
III - ATTI E DOCUMENTI PER I QUALI NON È CONSENTITO L'ACCESSO
PER TUTTA LA DURATA DELLA RELATIVA PROCEDURA
1. Atti e documenti relativi ad acquisizioni in locazione o in
proprietà di immobili per uffici dell'Istituto.
2. Atti e documenti relativi ad alienazioni, cessioni in comodato,
ecc., per asta pubblica o per trattativa privata di immobili di
proprietà dell'Istituto.
3. Atti e documenti relativi a procedure per forniture di beni e
servizi.
4. Atti e documenti relativi a procedure per appalti di opere e di
lavori.
5. Atti e documenti relativi all'assegnazione degli appartamenti
da reddito di proprietà dell'Istituto a persone colpite da
provvedimento di sfratto esecutivo ai sensi dell'art. 17, della legge
25 marzo 1982, n. 94.
6. Documenti attinenti ai lavori delle commissioni giudicatrici di
concorso o di procedimenti di selezione del personale, nonchè atti e
documenti comunque oggetto di dette procedure ed, in particolare, gli
elaborati afferenti allo stesso richiedente.