Serie Generale n. 52 del 4-3-2014
DECRETI E DELIBERE DI ALTRE AUTORITA'
CONFERENZA UNIFICATA STATO-REGIONI E STATO-CITTA' ED AUTONOMIE LOCALI (EX ART. 8 DEL DECRETO LEGISLATIVO 28 AGOSTO 1997, N. 281)
CONFERENZA UNIFICATA STATO-REGIONI E STATO-CITTA' ED AUTONOMIE LOCALI (EX ART. 8 DEL DECRETO LEGISLATIVO 28 AGOSTO 1997, N. 281)
INTESA 6 febbraio 2014
Intesa, ai sensi dell'articolo 8, comma 6, della legge 5 giugno 2003, n. 131 tra il Governo, le regioni e gli enti locali per la disciplina unitaria in materia fieristica. (Rep. Atti n. 9/CU). (14A01648) (GU Serie Generale n.52 del 04-03-2014)

LA CONFERENZA UNIFICATA

Nell'odierna Seduta del 6 febbraio 2014
Vista l'intesa conclusa in sede di Conferenza nella Seduta dell'8
luglio 2010 (Rep. Atti n.52/CU), ai sensi dell'articolo 8, comma 6
della legge 5 giugno 2003, n.131, per promuovere il coordinamento del
sistema fieristico nazionale, disciplinando le forme e le modalità
della concertazione delle politiche per il settore fieristico e della
promozione delle attività utili all'armonizzazione delle normative
regionali in questo settore;
Considerato che l'intesa sopra indicata prevede, all'articolo 3,
che le finalità di coordinamento per il sistema fieristico nazionale
siano perseguite attraverso i lavori di un apposito Tavolo, cui
partecipano rappresentanti politici e tecnici delle amministrazioni
pubbliche interessate, nonchè rappresentanti delle categorie del
settore fieristico;
Considerato che nella stessa Seduta dell'8 luglio 2010 l'ANCI e
l'UPI, nell'esprimere l'avviso favorevole alla conclusione
dell'intesa, hanno raccomandato di integrare la composizione dl
Tavolo di coordinamento con propri rappresentanti, come indicato
dall'Atto sopra richiamato;
Vista la nota del Presidente della Conferenza delle Regioni e delle
Province autonome del 6 dicembre 2013, con la quale si chiede di
approvare con una apposita intesa in sede di Conferenza Unificata le
disposizioni relative alla disciplina unitaria in materia fieristica
elaborate dal Tavolo di coordinamento nazionale istituito ai sensi
dell'articolo 3 dell'intesa sancita nella Seduta dell'8 luglio 2010,
cui hanno partecipato anche rappresentanti dell'ANCI, trasmessa con
nota prot. CSR 5341 P-4.23.2.12 dell'11 novembre 2013, unitamente ad
una breve relazione illustrativa;
Visti gli esiti della riunione tecnica tenutasi in data 17 dicembre
2013, per discutere il documento sopra indicato, nel corso della
quale tutte le amministrazioni presenti hanno espresso l'avviso
favorevole alla conclusione dell'intesa in esame, comunicando che il
documento stesso è stato formalmente approvato dal Tavolo di
coordinamento presieduto dal Ministro dello sviluppo economico nella
riunione dell'11 dicembre 2013;
Visto l'articolo 8, comma 6 della legge 5 giugno 2003, n.131 che
prevede la facoltà del Governo di promuovere la stipula di intese in
sede di Conferenza, dirette a favorire l'armonizzazione delle
legislazioni statali e regionali o il raggiungimento di posizioni
unitarie o il conseguimento di obiettivi comuni;
Considerato che, nel corso della riunione tecnica sopra indicata è
stato concordato da tutte le amministrazioni presenti di trasmettere
nuovamente lo schema di intesa, con gli Allegati 1 e 2, apportando
alcune modifiche formali;
Visto il nuovo schema di intesa, che apporta le modifiche formali
concordate nel corso della riunione tecnica del 17 dicembre 2013,
diramato con nota del 7 gennaio 2014, prot. CSR 22 P-4.23.2.12
Considerato che il punto è stato iscritto all'o.d.g. della Seduta
del 23 gennaio 2014, che non si è tenuta;
Visti gli esiti dell'odierna Seduta nel corso della quale le
Regioni e gli Enti locali hanno espresso l'avviso favorevole alla
conclusione dell'intesa in esame, già trasmessa con la nota sopra
citata;

Sancisce intesa

ai sensi dell'articolo 8, comma 6 della legge 5 giugno 2003, n. 131
tra il Governo, le Regioni e gli Enti locali sul documento allegato
(All.1), relativo alla disciplina unitaria in materia fieristica.
Roma, 6 febbraio 2014

Il Presidente: Delrio
Il Segretario: Marino

Allegato 1

Proposta di intesa tra lo Stato e le regioni ai sensi dell'art. 8,
comma 6 della legge n. 131/2003

Disciplina unitaria in materia fieristica

LO STATO E LE REGIONI
SI IMPEGNANO

1. Requisiti di idoneità dei quartieri fieristici per lo svolgimento
delle manifestazioni fieristiche
I requisiti di idoneità dei quartieri fieristici per
l'autorizzazione allo svolgimento di manifestazioni fieristiche si
articolano come segue:
Manifestazioni internazionali
1. Presenza di servizi di collegamento funzionali al
raggiungimento del quartiere fieristico;
2. Disponibilità di parcheggi esterni;
3. Sicurezza degli impianti (dotazione di impianti e di servizio
antincendio; criteri per il materiale di allestimento; unificazione
dei requisiti richiesti agli espositori in termini di sicurezza;
servizio di vigilanza; impianti termici, aerazione, illuminazione);
4. Sale convegni;
5. Prenotazione viaggi ed alberghi;
6. Servizio telecomunicazioni e collegamenti informatici;
7. Servizi bancari;
8. Servizi di ristoro;
9. Servizio stampa;
10. Pronto soccorso;
11. Ordine pubblico;
12. Spedizioniere;
13. Centro affari (servizio informazioni in generale; centro
accoglimento operatori e delegazioni; servizio informazioni
import-export, assistenza operatori esteri; interpretariato; contatti
commerciali; domande e offerte);
14. Servizio informazioni (elenco espositori per: settore
merceologico, interesse commerciale, provenienza, programma convegni
e manifestazioni collaterali; stampa personal card);
15. Statistiche attinenti alle manifestazioni fieristiche;
16. Sistemi informatizzati;
Nel caso di manifestazioni fieristiche collocate in spazi
espositivi non permanenti, i suddetti servizi possono essere resi
disponibili nelle immediate vicinanze.
Manifestazioni nazionali
1) Presenza di servizi di collegamento funzionali al
raggiungimento del quartiere fieristico;
2) Disponibilità di parcheggi esterni;
3) Sicurezza degli impianti (dotazione di impianti e di servizio
antincendio; criteri per il materiale di allestimento, unificazione
dei requisisti richiesti agli espositori in termini di sicurezza;
servizio di vigilanza; impianti termici, aerazione, illuminazione);
4) Sale convegni;
5) Prenotazione viaggi ed alberghi;
6) Servizio telecomunicazioni e collegamenti informatici;
7) Servizi bancari;
8) Servizi di ristoro;
9) Servizio stampa;
10) Pronto soccorso;
11) Ordine pubblico;
12) Servizio informazioni (elenco espositori per: settore
merceologico, interesse commerciale, provenienza; programma convegni
e manifestazioni collaterali; stampa personal card);
13) Statistiche attinenti alle manifestazioni fieristiche.
Nel caso di manifestazioni fieristiche collocate in spazi
espositivi non permanenti, i suddetti servizi possono essere resi
disponibili nelle immediate vicinanze.
2. Criteri di riconoscimento della qualifica internazionale delle
manifestazioni fieristiche
a) In caso di auto rilevazione del dato, o di certificazione
effettuata da un organismo non riconosciuto da ACCREDIA o da
organismo europeo equivalente, relativo agli espositori e visitatori
è riconosciuta la qualifica «internazionale» alla manifestazione
fieristica quando si registri una partecipazione di almeno il 15% dei
numero totale degli espositori diretti ed indiretti provenienti
dall'estero ovvero almeno l'8% del numero complessivo delle visite o
dei visitatori generici ovvero professionali provenienti dall'estero.
b) In caso di certificazione del dato relativo agli espositori e
visitatori mediante organismi di certificazione riconosciuti da
Accredia per l'applicazione della norma ISO 25369-2008 ,è
riconosciuta la qualifica «internazionale» alla manifestazione
fieristica quando si registri una partecipazione di almeno il 10% del
numero totale degli espositori, diretti ed indiretti, provenienti
dall'estero, ovvero di almeno il 5% del numero complessivo delle
visite o dei visitatori generici ovvero professionali provenienti
dall'estero.
Per quanto riguarda i criteri di riconoscimento della qualifica
nazionale delle manifestazioni fieristiche si rinvia al documento in
materia della Conferenza delle Regioni e delle Province Autonome del
24 ottobre 2002.
3. Sistemi idonei ed oggettivi di rilevazione e certificazione dei
dati attinenti agli espositori ed ai visitatori delle manifestazioni
fieristiche di qualifica internazionale e nazionale
3.1. Disposizioni generali.
1.1. La certificazione dei dati delle manifestazioni fieristiehe
rappresenta una modalità attivabile su base volontaria da parte
degli organizzatori delle stesse.
1.2. La certificazione dei dati è effettuata da organismi di
certificazione, allo scopo tempestivamente incaricati dal soggetto
organizzatore della manifestazione. Tali organismi devono risultare
accreditati dall'Ente unico nazionale di accreditamento (ACCREDIA),
riconosciuto dal Governo con D.M. 22 dicembre 2009, sulla base dei
criteri e modalità stabiliti dalla Conferenza delle Regioni e delle
Province Autonome nella riunione del 25 luglio 2012 di cui
all'Allegato 1 della presente intesa. Accanto a tale modalità,
rimane ferma la possibilità di produrre a cura dell'organizzatore,
un'autodichiarazione sulla base della scheda di rilevazione dati di
cui all'Allegato 2 della presente intesa.
1.3. Le Regioni hanno individuato principi e criteri idonei ed
oggettivi di rilevazione e certificazione dei dati attinenti agli
espositori e visitatori di manifestazioni fieristiche internazionali
e nazionali, in applicazione della norma ISO 25639:2008. Le Regioni
si impegnano - sulla scorta degli esiti della verifica dell'efficacia
del progetto «valorizzazione all'estero dell'offerta fieristica
nazionale attraverso incentivi alla certificazione di qualita'»
-promosso dal MISE in accordo con le associazioni fieristiche
nazionali e la Conferenza delle Regioni, da effettuarsi nel corso del
2015 - a valutare, per le sole fiere internazionali la validità del
meccanismo dell'autodichiarazione. Ciò anche in relazione alla
verifica dei sistemi di premialità così come definiti al successivo
punto 4.
1.4 Gli organizzatori delle manifestazioni fieristiche al fine
dell'inserimento dei dati della propria manifestazione nelle
statistiche europee pubblicate da UFI, autodichiarano o fanno
certificare i dati attinenti agli espositori ed ai visitatori secondo
quanto previsto dal punto 1.2.
1.5. L'autodichiarazione dei dati o la certificazione degli
stessi va effettuata ad ogni edizione di manifestazione fieristica,
ed è condizione per l'attribuzione o il mantenimento della
qualifica.
1.6. L'autodichiarazione dei dati o la certificazione degli
stessi ad opera dell'ente accreditato deve essere effettuata nel
corso del periodo di svolgimento della manifestazione fieristica e
deve essere ultimata nei 40 giorni successivi al termine della
manifestazione stessa.
1.7. L'organizzatore della manifestazione fieristica è tenuto a
prestare la massima collaborazione per il migliore esito della
rilevazione e certificazione dei dati.
1.8. Il certificatore rilascia una copia dell'attestato di
certificazione al soggetto organizzatore della manifestazione che
provvederà a trasmetterlo all'Assessorato Regionale competente in
materia fieristica.
3.2. Definizioni
Si fa riferimento alle definizioni di cui alla norma ISO
25639:2008 parte 1 «Vocabolary».
3.3. Ambito del controllo
Si fa riferimento alle specifiche di cui alla norma ISO
25639:2008 - Parte 2 «Measurement procedures for statistical
purposes».
3.4. Oggetto della rilevazione dei dati
a) in caso di autodichiarazione del dato si fa riferimento alla
compilazione della scheda di rilevazione dati allegata alla presente;
b) in caso di certificazione del dato si fa riferimento ai dati
previsti dal certificato emesso da un istituto di certificazione
riconosciuto da Accredia per la norma ISO 25639:2008.
4. Meccanismi premiali della certificazione accreditata dei dati
Le manifestazioni fieristiche internazionali che si doteranno del
riconoscimento a mezzo di certificazione accreditata dei dati sono
consultabili costantemente sui siti:
www.calendariofiereinternazionali.it; www.sviluppoeconomicoit;
www.aefi.it e godranno, inoltre, di una serie di premialità
consistenti in:
1) procedure amministrative regionali più snelle relativamente
all'attribuzione della qualifica internazionale e all'inserimento nei
Calendari Fieristici regionali, come definito al punto 2 lett. b);
2) riconoscimento di priorità nel quadro delle attività
promozionali a favore dell'internazionalizzazione del Sistema
fieristico gestite dal Ministero dello sviluppo economico e dalle
Regioni;
3) riconoscimento di punteggi superiori a favore delle
manifestazioni certificate nell'accesso ai contributi finanziari
delle Regioni e delle Camere di commercio;
4) iniziative a sostegno delle start-up innovative o della
riconversione delle manifestazioni esistenti secondo linee di
sviluppo innovativo, nel quadro delle attività promozionali a favore
dell'internazionalizzazione del Sistema fieristico, gestite dal
Ministero dello sviluppo economico e dalle Regioni;
5) procedura semplificata ai fini della concessione del
patrocinio del Ministero dello sviluppo economico e della Conferenza
delle Regioni e delle Province autonome alla manifestazione
certificata;
6) evidenziazione degli eventi certificati nel Calendario
Fieristico Italiano e nelle statistiche annuali curate dalla
Conferenza delle Regioni e Province Autonome, nelle comunicazioni
all'UFI (Unione Fiere Internazionali) e nei rapporti annuali relativi
al settore;
7) dal 2015 previsione di una sezione dedicata del calendario
delle manifestazioni fieristiche internazionali;
8) mutuo riconoscimento della qualifica di fiera internazionale
«certificata» su tutto il territorio nazionale.
In via transitoria, entro e non oltre il 31 dicembre 2014, le
fiere che hanno scelto di certificarsi con Istituti di certificazione
non accreditati, possono accedere alle premialità di cui ai punti 2,
5 e 6, nelle more dell'avvenuto riconoscimento degli enti stessi
tramite ACCREDIA o organismo europeo equivalente, a condizione che
tali istituti dichiarino di applicare la norma ISO 25639:2008 e il
protocollo della Conferenza delle Regioni del 25 luglio 2012, di cui
all'Allegato 1 della presente Intesa.
5. Predisposizione del calendario fieristico italiano
1. Le istanze di riconoscimento delle manifestazioni fieristiche
internazionali e nazionali devono essere presentate alle Regioni o
Province Autonome di riferimento, o all'ente dalle stesse
individuato, entro i termini fissati da ciascuna disciplina normativa
regionale.
2. Ai fini della predisposizione del calendario delle
manifestazioni fieristiche internazionali e nazionali, le Regioni e
le Province Autonome, entro il 15 maggio dell'anno antecedente a
quello di svolgimento, trasmettono al coordinamento interregionale
l'elenco delle fiere con i relativi dati: qualifica, periodo di
svolgimento, denominazione, settori merceologici, sede e soggetto
organizzatore.
Il suddetto termine è da intendersi perentorio ai fini della
pubblicazione del calendario sul sito internet della Conferenza delle
Regioni - www.regioni.it - da effettuare, entro e non oltre il mese
di luglio dell'anno antecedente a quello di svolgimento delle
manifestazioni, a seguito della presa d'atto da parte della
Conferenza stessa.
3. Sul calendario fieristico è sentito il Coordinamento per il
sistema fieristico nazionale, istituito presso il Ministero dello
sviluppo economico.
4. Le Regioni e le Province autonome si impegnano a trasmettere
al coordinamento interregionale, entro il 15 maggio dell'anno
successivo a quello di svolgimento, i dati statistici relativi alle
manifestazioni fieristiche internazionali.
5. Le Regioni e le Province autonome si impegnano a darne la
massima diffusione agli organizzatori delle manifestazioni
fieristiche ai fini del rispetto dei termini ivi previsti.

Allegato 2

Scheda di rilevazione dati manifestazione fieristica

Parte di provvedimento in formato grafico

Allegato 3

Criteri e modalità per l'accreditamento di organismi operanti la
certificazione dei dati relativi agli eventi fieristici -
Protocollo proprietario per ACCREDIA

Introduzione
A seguito di quanto concordato in sede di Tavolo di Coordinamento
Nazionale sul sistema fieristico tra il MiSE, le Regioni e le
Associazioni di categoria, la Conferenza delle Regioni e delle
Province Autonome, di concerto con ACCREDIA, quale unico Ente
nazionale autorizzato a svolgere attività di accreditamento ha
definito il presente «protocollo Proprietario» per prescrivere
apposite regole e procedure intese ad ottimizzare l'attività di
Accreditamento degli Organismi di Certificazione (OdC) operanti la
certificazione dei dati relativi ad un evento fieristico, in accordo
alla norma UNI CEI EN 45011 (e futura ISO 17065) e relativi documenti
applicabili.
Per semplicità di consultazione, il presente documento è
strutturato, in linea di principio, secondo la numerazione della
Norma UNI CEI EN 45011 e fornisce precisazioni, commenti ed
integrazioni, ove applicabili, in ordine ai requisiti della norma
stessa, definendo un contesto di riferimento a cui gli Organismi di
Certificazione si devono conformare per conseguire e mantenere
l'accreditamento ACCREDIA, relativamente all'emissione delle
specifiche certificazioni in esame.
1. Scopo e campo di applicazione
Il campo di applicazione del presente documento è quello
dell'Accreditamento degli Organismi operanti la certificazione dei
dati relativi ad un evento fieristico.
La certificazione dei dati è effettuata da Organismi di
Certificazione, allo scopo tempestivamente incaricati dal soggetto
organizzatore della manifestazione. Questi Organismi di
Certificazione devono risultare accreditati dall'Organismo unico
nazionale autorizzato in Italia a svolgere attività di
accreditamento e vigilanza del mercato (ACCREDIA), sulla base dei
criteri e modalità stabiliti dal presente Protocollo.
La responsabilità di rilevare i dati rimane in capo al soggetto
organizzatore della manifestazione fieristica, che con mezzi,
strumenti e personali propri effettua la rilevazione delle presenze.
La certificazione va effettuata ad ogni edizione fieristica.
La certificazione degli stessi ad opera dell'OdC incaricato deve
essere effettuata nel corso del periodo di svolgimento della
manifestazione fieristica e deve essere ultimata nei 40 giorni
successivi al termine della manifestazione stessa.
L'organizzatore della manifestazione fieristica è tenuto a
prestare la massima collaborazione per il migliore esito della
rilevazione e certificazione dei dati.
Il certificatore rilascia una copia dell'attestato di
certificazione al soggetto organizzatore della manifestazione che
provvederà a trasmetterlo all'Assessorato Regionale competente in
materia fieristica.
2. Riferimenti normativi
2.1 Regolamenti comunitari e leggi
Art. 117, comma 4 della Costituzione
«Determinazione dei sistemi idonei ed oggettivi di rilevazione e
certificazione dei dati attinenti agli espositori ed ai visitatori
delle manifestazioni ,fieristiche di qualifica internazionale e
nazionale», documento approvato dalla Conferenza dei Presidenti delle
Regioni e delle Province Autonome il 21 giugno 2012;
«Criteri di riconoscimento della qualifica internazionale e
nazionale», documento approvato dalla Conferenza dei Presidenti delle
Regioni e delle Province Autonome il 24 ottobre 2002; - Requisisti di
idoneità dei quartieri fieristici per lo svolgimento di
manifestazioni fieristiche», documento approvato dalla Conferenza dei
Presidenti delle Regioni e delle Province Autonome il 24 ottobre
2002;
Regolamento (Ce) n. 765/2008 del Parlamento europeo e del
Consiglio del 9 luglio 2008 che pone norme in materia di
accreditamento e vigilanza del mercato per quanto riguarda la
commercializzazione dei prodotti e che abroga il regolamento (CEE) n.
339/93;
Decreto del 16 novembre 2009 per il riconoscimento di ACCREDIA
come unico organismo nazionale italiano autorizzato a svolgere
attività di accreditamento;
2.2 Norme e regolamenti tecnici per l'accreditamento
UNI CEI EN 45011:1999 Requisiti generali relativi agli Organismi
che gestiscono Sistemi di Certificazione di prodotti (ISO/IEC Guide
65) (di seguito denominata EN 45011);
IAF GD5:2006 Guidance on the Application of ISO/IEC Guide
65:1996;
ISO/IEC 17000:2004 Valutazione della conformità - Vocabolario e
principi generali;
RG-01 Regolamento per l'accreditamento degli Organismi di
Certificazione;
RG-09 Regolamento per l'utilizzo del Marchio.
2.3 Norme per la certificazione
ISO 25639-2:2008 Exhibitions, shows, fairs and conventions - Part
2: Measurement
procedures for statistical purposes.
3. Definizioni
Si applicano le definizioni riportate nella ISO 25639-1:2008
Exhibitions, shows, fairs and conventions Part 1: Vocabulary.
4. Organismo di certificazione
4.1 Disposizioni generali
Si applica il requisito di norma, con le specificazioni indicate
nei paragrafi seguenti.
L'Organismo di certificazione, di seguito OdC, deve avviare,
promuovere, mantenere e gestire un sistema di certificazione in
conformità alla norma EN 45011.
L'Organismo dovrà aver svolto attività di valutazione della
conformità (si veda il Regolamento (CE) n. 765/2008), anche in
ambiti differenti a quelli richiamati in questo Protocollo, da almeno
2 anni alla data di presentazione della richiesta di accreditamento,
e da almeno 2 anni non deve aver avuto rapporti commerciali, diversi
da quelli inerenti l'attività di certificazione o di semplice
fruitore dei servizi fieristici (partecipazione a fiere come
visitatore o espositore), con qualsiasi organismo organizzatore di
manifestazioni fieristiche.
L'OdC deve essere indipendente e imparziale nello svolgimento dei
suoi compiti; lo Statuto dell'OdC deve avere come oggetto prevalente
l'esercizio della valutazione della conformità, e non devono
figurare altre attività che possano far percepire l'OdC in conflitto
di interessi (attività di consulenza o di promozione nel settore
fieristico).
L'oggetto della certificazione è la manifestazione fieristica.
Perchè possa essere mantenuta la certificazione della
manifestazione fieristica, l'OdC ha il compito di rilasciare i
certificati dei dati ad ogni edizione di manifestazione fieristica.
L'OdC istituisce e applica le procedure per il rilascio, la
sospensione e il ritiro dei certificati, secondo un Regolamento che
disciplina i rapporti con le imprese, da sottoporre a valutazione da
parte di ACCREDIA e comunque in accordo alla norma EN 45011, al
Regolamento RG-01 e al presente Protocollo.
4.2 Organizzazione
Si applica il requisito di norma, con le seguenti precisazioni.
Imparzialita':
a. l'organismo di certificazione deve identificare un Comitato
per la Salvaguardia dell'Imparzialità in cui siano invitate a
partecipare tutte le parti interessate al processo di certificazione.
Sebbene tale comitato non possa rappresentare ogni interesse, un
organismo di certificazione dovrebbe identificare e sollecitare la
partecipazione degli interessi principali. Tali interessi possono
comprendere: quartieri fieristici, organizzatori fieristici,
espositori/visitatori professionali, autorità di regolazione,
Università o enti di ricerca, associazioni di professionisti, i
rappresentanti delle associazioni industriali e del commercio,
associazioni di consumatori. Qualora la composizione dell'organo di
cui trattasi non risulti pienamente rispondente alle disposizioni
sopra riportate, l'Organismo è comunque tenuto a dimostrare di aver
identificato ed invitato le parti medesime e ad impegnarsi a
completare le rappresentanze secondo quanto riportato sopra;
b. L'organismo deve garantire che ogni decisione circa la
certificazione sia presa da una persona o da più persone diverse da
quelle che hanno effettuato la valutazione;
c. Il direttore responsabile ed il personale deve essere libero
da ogni pressione di carattere commerciale, finanziaria o di altra
natura che possa influenzare i risultati del processo di
certificazione;
d. Anche l'attività di organismi correlati non deve
compromettere la riservatezza, l'obiettività e l'imparzialità delle
certificazioni. Nel caso in cui soggetti collegati svolgano attività
in conflitto di interessi, il personale di direzione, e chi svolge
attività di certificazione, deve essere differente dal soggetto
collegato;
e. Nel caso in cui personale dell'Organismo di certificazione
svolga un ruolo attivo in associazioni di categoria relativamente al
settore fieristico, deve essere fornita evidenza di non interferenza
nel processo di certificazione (queste persone fisiche non possono
svolgere attività di verifica e di delibera).
Il rispetto del principio dell'imparzialità comporta che
l'Organismo di certificazione (compreso altri dipartimenti con la
stessa entità legale, o altre società controllate) non deve:
a. fornire o progettare i servizi che certifica;
b. dare consigli o fornire servizi di consulenza al richiedente
la certificazione ivi compresi i metodi per risolvere gli ostacoli
all'ottenimento della certificazione richiesta;
c. fornire ogni altro tipo di prodotto o servizio che potrebbe
compromettere il carattere di riservatezza, obiettività o
imparzialità del processo di certificazione e delle relative
decisioni.
Eventuali rischi residui in tema di imparzialità devono essere
esaminati in una analisi dei rischi, così da identificare le
eventuali minacce, e l'adozione di adeguate contromisure.
4.3 Operatività
Si applica il requisito di norma, con le seguenti precisazioni.
L'OdC assume l'obbligo di rilevare e certificare i dati
fieristici, secondo la norma ISO 25639:2 ed il presente Protocollo,
nonchè le disposizioni di legge applicabili, comprese le pertinenti
decisioni della Conferenza delle Regioni e delle Province Autonome,
assicurando professionalità, integrità e veridicità.
L'OdC deve rendere noto di avere raccolto sufficienti evidenze
oggettive di conformità della manifestazione Fieristica alle
normative applicabili al punto 2.1.
Non rientrano nel campo di applicazione di questo schema di
certificazione le problematiche in tema di ambiente, privacy,
security e safety, nonchè ogni altro ambito di valutazione non
esplicitamente richiamato in questo Protocollo o nella norma. ISO
25639:2.
Di seguito i dati oggetto di valutazione.
Per i visitatori:
il numero;
la loro provenienza;
la tipologia (opzionale).
Per gli espositori:
il numero;
la loro provenienza;
la tipologia (opzionale).
Per le superfici espositive:
la misurazione della superficie espositiva netta;
la provenienza degli espositori diretti che le occupano;
la tipologia (opzionale).
Per l'attività convegnistica:
il numero degli eventi congressuali e similari (opzionale).
4.4 Subappalto
Si applica il requisito di norma.
4.5 Sistema qualità
Si applica il requisito di norma.
4.6 Condizioni e procedure per il rilascio, il mantenimento,
l'estensione, la sospensione e la revoca della certificazione
Si applica il requisito di norma.
4.7 Verifiche ispettive interne e riesami da parte della
direzione
Si applica il requisito di norma.
4.8 Documentazione
Si applica il requisito di norma, con le seguenti precisazioni.
L'OdC deve fornire informazioni dettagliate del processo di
certificazione e relative tariffe. Il tariffario dovrà riportare
separatamente i costi connessi, ove applicabile, a:
presentazione della domanda di certificazione;
esame della documentazione;
verifiche ispettive dettagliando le attività e il numero di
giornate che verranno condotte dall'OdC;
rilascio della certificazione;
criteri per determinare i costi per le attività di
sorveglianza e rinnovo;
spese extra (es: vitto, alloggio, spese auto).
4.9 Registrazioni
Si applica il requisito di norma, con le seguenti specificazioni.
L'organismo di certificazione deve disporre di una politica
documentata e di procedure documentate per la conservazione delle
registrazioni. Le registrazioni devono essere conservate per la
durata del ciclo in corso, più un intero ciclo di certificazione,
salvo quanto previsto dalla legge.
4.10 Riservatezza
Si applica il requisito di norma.
5. Personale dell'organismo di certificazione
5.1 Generalità
Si applica il requisito di norma.
5.2 Criteri di qualifica
Si applica il requisito di norma, con le seguenti precisazioni.
L'organismo deve prevedere metodi per valutare le conoscenze e
abilità del proprio personale, prevedendo una valutazione iniziale e
una rivalutazione periodica di tutto il personale coinvolto in
maniera diretta (es: gruppo di verifica, organo di delibera) e
indiretta (es: Comitato per la Salvaguardia dell'Imparzialità,
personale commerciale e di pianificazione) nel processo di
certificazione.
Profilo del Gruppo di Verifica
Il Gruppo di verifica, singolarmente o nel suo complesso, dovrà
soddisfare i seguenti requisiti:
1. Conoscenza e competenza specifica, documentata e comprovata
da un curriculum professionale e non solo formativo, dei meccanismi
organizzativi e di svolgimento di manifestazioni fieristiche di
livello internazionale, della norme amministrative locali, regionali
e nazionali che regolano tali manifestazioni;
2. Conoscenza dei principi di statistica e della norma ISO
25639;
3. Conoscenza di questo Protocollo;
4. Aver partecipato, anche in veste di osservatore, ad almeno
10 verifiche in questo od altri schemi settoriali di certificazione,
di prodotto o di sistema.
Non è ammissibile che lo stesso Gruppo di Verifica conduca la
verifica ispettiva per più di 2 edizioni consecutive della
manifestazione candidata alla certificazione.
Il personale ispettivo non dove aver avuto alcuna relazione
economica, negli ultimi 2 anni, con l'organizzatore della
manifestazione candidata alla certificazione.
Profilo del Comitato di Delibera
Il Comitato di Delibera deve esprimere adeguata professionalità
riferibili al mercato del sistema fieristico (quartieri fieristici,
organizzatori fieristici, espositori/visitatori professionali).
Il Comitato di Delibera, nel suo complesso, deve ricoprire le
stesse competenze previste dal Gruppo di Verifica.
6. Modifiche dei requisiti di certificazione
Si applica il requisito di norma.
7. Ricorsi, reclami e contenziosi
Si applica il requisito di norma.
8. Domanda per la certificazione
Si applica il requisito di norma.
8.1 Informazioni sulle procedure
Si applica il requisito di norma, con le precisazioni sotto
riportate.
Viene fornita all'organizzatore della manifestazione sottoposta a
certificazione la documentazione, a supporto della norma ISO 25639,
utile a comprendere le definizioni e le modalità di calcolo degli
elementi statistici fieristici oggetto di certificazione.
Obiettivo di questa fase è valutare la coerenza, alla norma ISO
25639, delle terminologie e delle procedure (amministrative e dei
sistemi informatici) di conteggio già utilizzate dall'organizzatore
al fine di evitare fraintendimenti, da parte dello stesso, nella
compilazione delle statistiche finali relative ad espositori,
visitatori e superfici.
In uno o più incontri con l'organizzatore si analizzano le
metodologie di classificazione e di calcolo da questo utilizzate per
gli espositori, visitatori e le superfici ed in particolare:
1. Si analizzano i processi amministrativi relativi
all'iscrizione e classificazione delle tipologie di espositori
(diretti, diretti in collettive, indiretti) sia esteri che italiani;
2. Si analizzano il layout espositivo e la classificazione
utilizzata dall'organizzatore per le aree espositive (interne e ed
esterne) nette e lorde, le aree mostra e/o prove, le superfici
dedicate a servizi;
3. Si analizzano le aree dedicate a convegni, congressi o
meeting collegate all'evento;
4. Si analizzano i sistemi di misurazione degli ingressi ed i
loro algoritmi di calcolo, i gate di accesso per visitatori,
espositori e personale tecnico; gli orari di accesso ed i flussi
giornalieri.
8.2 Domanda
Si applica il requisito di norma.
8.3 Tempi di sviluppo della certificazione
I tempi previsti sono applicabili per le attività di verifica
iniziale e di rinnovo.
Per le verifiche dì sorveglianza il tempo impiegato deve essere
pari almeno a 3/4 del tempo impiegato per la verifica iniziale /
rinnovo.
Per lo sviluppo della certificazione, al netto dei tempi
amministrativi per la definizione dell'incarico, l'OdC impiegherà,
con una tolleranza del 20% e per ciascuna fase, i seguenti tempi:
1. Fase riferita al paragrafo 8: 2 giornate uomo;
2. Fase riferita al paragrafo 9: 3 giornate uomo;
3. Fase riferita al paragrafo 10: 1 o 2 giornate in funzione
della numerosità del campione di espositori da ispezionare (a cui è
necessario almeno 4 minuti per ispezione) e delle dimensioni, in
superfici, dell'estensione della manifestazione;
4. Fase riferita al paragrafo 11: 4 giornate uomo;
5. Fase riferita al paragrafo 12: 1,5 giornata uomo (tenendo
conto dell'impegno dei membri del comitato di delibera).
Per eventuali aumenti / riduzione dei tempi sopra indicati (ci si
riferisce alla tolleranza del 20%) l'OdC dovrà giustificarne il
merito, e tenerne registrazione.
9. Preparazione della valutazione
Si applica il requisito di norma, con le precisazioni sotto
riportate.
Azioni preparatorie:
A. Entro 15 giorni dall'inizio della manifestazione, al fine di
predisporre la visita ispettiva, l'organizzatore deve inviare, via
PEC o sistema equivalente di riscontro di invio:
1. File, formato database, con tracciato record adeguato, per
la possibile estrazione secondo tutti i parametri (campi) che lo
compongono, anche provvisorio, contenente l'elenco degli espositori
classificati secondo le definizioni ISO, la posizione a loro
assegnata e la superficie occupata;
2. Planimetria, anche provvisoria, in scala, riportante tutti
gli stand, e loro relative assegnazioni, disposizione degli spazi
utilizzati per la Manifestazione (aree mostra, aree servizio, sale
convegni, etc.), gate di accesso;
3. Copia dei titoli di ingresso utilizzati da visitatori,
addetti allo stand espositivo e personale di servizio e indicazioni
su loro date e orari di validità.
B. Al fine di condurre una visita ispettiva che soddisfi alla
condizione di verificare l'effettiva presenza degli espositori, per
tutte le tipologie definite dalla norma ISO 25639-parte 1, viene
predisposto, a partire dal file di cui al punto 1 un campione,
stratificato secondo le classi di espositori (diretti Italiani,
diretti esteri, indiretti italiani, indiretti esteri),
statisticamente rappresentativo. Tale campione sarà composto da una
numerosità uguale o superiore al 5% del numero totale degli
espositori diretti italiani (inclusi i co-espositori); una
numerosità uguale o superiore al 10% del numero totale di espositori
diretti esteri; una numerosità uguale o superiore al 10% del numero
totale espositori indiretti italiani; una numerosità uguale o
superiore al 10% del numero totale espositori indiretti esteri. Tali
numerosità non potranno essere inferiori alle 15 unità per ogni
tipologia di espositore suddetta. Ove non possibile si considererà
l'intera popolazione di quella classe.
Per ciascuno degli espositori compresi nel suddetto campione
verrà predisposta una scheda di verifica che riporti: posizione
(padiglione, numero stand, area interna/esterna); superficie
occupata; tipologia di espositore; nazionalità; nota sulla presenza
in esposizione di prodotti; nota sulla presenza di materiale
informativo; nota sulla presenza di personale dedicato; nota per
annotazione eventuali anomalie riscontrate; data e orario visita
ispettiva, spazio firma per l'ispettore. Verranno inoltre predisposte
un numero adeguato di schede neutre (nel numero di almeno 5) utili a
riportare anomalie evidenti di altri stand espositivi (vuoti e/o
privi di personale) eventualmente riscontrate durante la ricognizione
ispettiva.
C. La visita ispettiva dovrà essere svolta da personale
specializzato e di comprovata esperienza e indipendenza come in
seguito specificati. La visita si svolgerà, durante l'orario di
svolgimento della manifestazione, in uno o più giorni, successivi al
primo, senza alcun vincolo di accesso a tutte le aree coinvolte nella
manifestazione. L'organizzatore avrà cura di: predisporre
un'informativa adeguata nei confronti di tutti gli espositori,
personale tecnico ed amministrativo; fornire l'ispettore dei pass di
accesso a tutte le aree espositive, dimostrative e congressuali
presenti.
D. Materiale che l'organizzatore consegna, redigendo apposito
verbale controfirmato da entrambi, all'ispettore prima dell'avvio
della ricognizione alle aree:
1. Planimetria definitiva della manifestazione in scala e
firmata da un responsabile dell'ente organizzatore (conforme a quella
prodotta in ottemperanza alle norme di sicurezza per eventi pubblici)
riportante la posizione definitiva di ogni espositore, le aree di
passaggio, le aree dimostrative/mostra, le aree di servizio e ogni
altra specifica utile a definire la superficie complessiva occupata
dalla manifestazione. Sempre su tale planimetria verranno indicate le
aree di accesso controllato per visitatori ed espositori;
2. Catalogo definitivo della manifestazione completo di
eventuali addendum;
3. Eventuale completamento dei titoli di ingresso utilizzati
e già forniti in fase di istruttoria;
4. Elenco ed orari degli eventi congressuali e collaterali
previsti durante i giorni di manifestazione;
5. Statistiche degli ingressi visitatori, suddivise secondo
le specifiche ISO, del giorno precedente alla visita ispettiva.
10. Valutazione
Si applica il requisito di norma, con le precisazioni sotto
riportate.
Ricognizione alle aree espositive:
1. L'ispettore visiterà ogni stand corrispondente all'elenco
espositori presente nel campione estratto di cui al punto 9 B
rilevando la conformità o meno di quanto riportato
dall'organizzatore dedicando a tale sopraluogo un tempo minimo di 4
minuti;
2. L'ispettore durante la ricognizione agli stand avrà
l'obbligo, qualora gli apparissero durante la ricognizione, di
censire, utilizzando le schede di rilevazione neutre di cui al punto
II C, eventuali stand non presidiati (senza personale o materiale);
3. L'ispettore visiterà ogni gate d'ingresso verificando la
metodologia di accesso adottata per visitatori, espositori, personale
tecnico e di servizio e annotando, per la relazione tali elementi;
4. L'ispettore verificherà la congruità alla norma ISO del
sistema di conteggio degli ingressi (automatico o manuale).
Richieste di approfondimenti in loco
L'ispettore avrà facoltà di richiedere al personale
(amministrativo o tecnico) dell'organizzatore approfondimenti o
chiarimenti in merito a dubbi o anomalie riscontrate.
L'organizzatore dovrà fornire adeguate garanzie in merito alla
riservatezza, integrità e disponibilità dei dati.
11. Rapporto sulla valutazione
Si applica il requisito di norma, con le precisazioni sotto
riportate.
Azione consuntiva e di verifica
A. Successivamente alla visita ispettiva l'ispettore avrà cura
di redigere un documento, da inviare all'organizzatore, in cui
verranno evidenziate eventuali anomalie riscontrate (Non conformita')
e ne verrà chiesta giustificazione. In conseguenza di tale azione di
chiarimento verrà dato il nulla osta alla redazione da parte
dell'organizzatore delle statistiche, secondo un formulario
opportunamente predisposto che riporti i dati relativi alla norma ISO
di riferimento, e all'invio del file relativo all'elenco completo e
definitivo degli espositori presenti alla manifestazione. Tali
documenti dovranno riportare la data di compilazione ed essere
firmati da responsabili/titolari dell'ente organizzatore.
B. Ricevuti tali formulari compilati e siglati dall'organizzatore
ed il suddetto file, l'ispettore avrà cura di verificarne la
coerenza con i materiali ricevuti durante la fase ispettiva ed in
particolare verifichera':
1. la presenza e la superficie occupata dagli espositori
tramite il riscontro sulla planimetria definitiva della
manifestazione;
2. la loro numerosità totale distinta nelle categorie indicate
da ISO 25639-2;
3. la superficie dedicata a mostre/dimostrazioni tramite il
riscontro sulla planimetria definitiva della manifestazione;
4. la superficie dedicata alle aree di servizio tramite il
riscontro sulla planimetria definitiva della manifestazione;
5. le superfici di transito tramite il riscontro sulla
planimetria definitiva della manifestazione.
Qualora, durante tale verifica, vengano rilevate anomalie,
verranno richieste all'organizzatore giustificazioni in merito ed
eventualmente, se necessario, la ricompilazione del formulario.
L'ispettore avrà cura di redigere un rapporto che riporti la
descrizione di tutte le fasi, i loro tempi e passaggi collegati alla
visita ispettiva e alleghi, i dati, i formulari e tutta la
documentazione di corredo utilizzata e prodotta dall'organizzatore.
Il rapporto di verifica dovrà includere un parere in merito al
rilascio o meno della certificazione.
Prima di procedere con la certificazione dovrà essere data
evidenza di chiusura di tutte le Non Conformità riscontrate
(trattamento e azione correttiva).
12. Decisione per la certificazione
Si applica il requisito di norma, con le specificazioni indicate
nei paragrafi seguenti.
Il Comitato di Delibera, composto da almeno 3 persone fisiche,
deve esaminare la relazione prodotta dall'ispettore e valutare che la
visita ispettiva sia stata condotta con prudenza, perizia e
diligenza.
Tale comitato avrà, altresì, l'obbligo di svolgere l'esame dei
materiali forniti dall'ispettore al fine di verificarne la
completezza e la coerenza con la norma ISO applicabile e, quindi,
porre il nulla osta all'emissione del certificato da parte
dell'organismo di certificazione.
Qualora tale Comitato verificasse delle incongruenze ha facoltà
di richiedere approfondimenti, per tramite dell'ispettore o
direttamente, all'organizzatore e, per situazioni non risolvibili,
porre un veto al rilascio del certificato.
Il certificato dovrà contenere almeno i seguenti dati:
a) nome dell'organismo di certificazione, numero di
certificato;
b) nome della manifestazione fieristica e del soggetto
giuridico responsabile della manifestazione fieristica;
c) data di primo rilascio, di emissione corrente, di scadenza e
firma del rappresentante legale dell'OdC che rilascia il certificato.
In occasione di ogni singola edizione della manifestazione
fieristica, l'OdC dovrà emettere un documento di certificazione che,
facendo riferimento al certificato di cui sopra, dettagli i dati
relativi all'edizione oggetto di valutazione.
Condizione per mantenere la certificazione della manifestazione
fieristica è che siano valutate tutte le edizioni fieristiche
nell'arco di validità della certificazione.
13. Sorveglianza
Si applica il requisito di norma, con le specificazioni di
seguito indicate.
La certificazione di una manifestazione fieristica ha una durata
di 3 anni.
Per manifestazioni fieristiche aventi cadenza superiore ai 3 anni
la durata del certificato si estende sino alla data di inizio
dell'edizione successiva.
Sorveglianza
Nell'arco dei 3 anni di validità della certificazione, l'OdC
dovrà verificare per tutte le edizioni fieristiche, previste nei 3
anni, con le stesse modalità descritte nei paragrafi (dal paragrafo
al 8 al 12). Durante l'attività di sorveglianza è però concessa
all'OdC la facoltà di non svolgere alcune attività, salvo
comunicazione specifica dell'organizzatore in merito ad avvenute
variazioni, relative ai seguenti paragrafi:
Paragrafo 8.1 Informazioni sulle procedure;
Paragrafo 10.3 e 10.4 con esclusione del caso di presenza di
sistemi manuali di conteggio.
Rinnovo
Il rinnovo della certificazione avviene previa esecuzione di un
nuovo iter completo di certificazione (paragrafi 8/12 completi).
Al termine degli accertamenti l'OdC deve deliberare il rilascio
della nuova certificazione.
L'OdC deve richiedere all'Organizzatore della Manifestazione
Fieristica di essere informato, prima di ogni verifica, circa ogni
variazione, a titolo esemplificativo ma non esclusivo, quali quelle
relative a procedure di conteggio amministrative e statistiche di
visitatori, espositori e superfici al volume di attività e di ogni
altro elemento che implichi il mutamento delle condizioni per il
mantenimento della certificazione.
14. Uso delle licenze, dei certificati e dei marchi di conformità
Ogni OdC deve prevedere regole per la concessione del proprio
Logo/Marchio di certificazione alle imprese certificate. Le regole
devono rispettare i requisiti delle norme di riferimento e del
Regolamento sull'uso del marchio di ACCREDIA (rif. RG-09).
Gli usi inappropriati della certificazione o l'uso ingannevole
dei certificati e marchi o loghi in pubblicazioni, cataloghi, ecc...
devono essere sanzionati tramite adeguati provvedimenti quali la
sospensione o la revoca della certificazione, la pubblicazione del
tipo di infrazione e, ove appropriate, anche azioni legali.
L'OdC deve sospendere e/o revocare la certificazione all'impresa
al verificarsi di una o più delle seguenti condizioni:
a) non osservanza delle prescrizioni previste dai documenti
contrattuali;
b) fondato reclamo scritto per inadempienze verso terzi;
c) mancato rispetto dei requisiti previsti per il mantenimento
e il rinnovo della certificazione;
d) mancato pagamento delle quote di iscrizione/mantenimento;
e) ogni altra carenza che derivi dal mancato rispetto di quanto
formalmente accettato dall'impresa all'atto della certificazione. In
tali carenze ricadono anche eventuali azioni che possano influenzare
in maniera negativa e/o ledere l'immagine dell'OdC e delle parti
coinvolte;
f) formale richiesta da parte dell'impresa certificata.
15. Reclami ai fornitori
Si applica il requisito di norma.