3a Serie Speciale - Regioni n. 22 del 16-6-2001
REGIONE TRENTINO-ALTO ADIGE
REGIONE TRENTINO-ALTO ADIGE
DECRETO DEL PRESIDENTE DELLA GIUNTA REGIONALE 10 luglio 2000, n. 1634
Modificazioni al decreto del presidente della giunta provinciale 20 novembre 1992, n. 17-70/Leg., concernente la disciplina della spesa provinciale tramite i servizi di cassa ed economato. (GU 3a Serie Speciale - Regioni n.22 del 16-06-2001)

(Pubblicato nel Bollettino ufficiale della Regione Trentino-Alto
Adige n. 35 del 22 agosto 2000)
IL PRESIDENTE DELLA GIUNTA PROVINCIALE

Vista la legge provinciale 14 settembre 1979, n. 7;
Vista la deliberazione della giunta provinciale n. 1686 di data 7
luglio 2000;
Visto il decreto del Presidente della Repubblica 31 agosto 1972,
n. 670 ed in particolare gli articoli 53 e 54;
Visto il decreto del presidente della giunta provinciale 20
novembre 1992, n. 17-70/Leg.;
Decreta: 1) di emanare la nuova versione del regolamento per la
disciplina della gestione contabile della spesa tramite i servizi di
cassa ed economato emanato con decreto del presidente della giunta
provinciale 20 novembre 1992, n. 17-70/Leg., così come dal testo
allegato al presente decreto, che ne forma parte integrante e
sostanziale.
Il presente decreto sarà pubblicato nel Bollettino ufficiale
della Regione.
È fatto obbligo a chiunque spetti di osservarlo e farlo
osservare.
DELLAI
Registrato alla Corte dei conti il 21 luglio 2000
Registro n. 1, foglio n. 14

Regolamento per la disciplina della gestione contabile dei servizi di
cassa ed economato

Titolo I
Oggetto

Art. 1.
Oggetto del regolamento
1. Il presente regolamento disciplina le modalità e le procedure
per il funzionamento dei servizi economali della provincia ai sensi
dell'art. 66 della legge provinciale 14 settembre 1979, n. 7.
2. Stabilisce in particolare i compiti rientranti nei servizi
economati, gli uffici presso i quali possono funzionare detti
servizi, il limite massimo di ciascun fondo di cassa, le spese che
con lo stesso possono essere effettuate, nonchè le modalità e le
condizioni di funzionamento.

Titolo II
Cassa ed economato centrale

Art. 2.
Istituzione del servizio "Cassa ed economato centrale"
1. Presso il servizio organizzazione finanziaria è istituita la
"Cassa ed economato centrale" della provincia, alla direzione della
quale è preposto, con deliberazione della giunta provinciale, un
incaricato scelto fra i dipendenti assegnati al predetto servizio.
Con il medesimo provvedimento è determinato l'ammontare del fondo
cassa da assegnare all'incaricato, entro il limite massimo di lire 3
miliardi.
2. In caso di assenza o impedimento dell'incaricato del servizio
economale, il dirigente del Servizio organizzazione finanziaria
nomina, su proposta dell'incaricato medesimo, un sostituto. Copia del
provvedimento di nomina è inviata al Tesoriere provinciale.
3. L'incaricato è scelto fra dipendenti appartenenti ad un
livello non inferiore al VII e gli eventuali sostituti fra i
dipendenti di livello non inferiore al VI.

Art. 3.
Pagamenti effettuabili tramite la "Cassa ed economato centrale"
1. L'incaricato del servizio "Cassa ed economato centrale" della
provincia provvede al pagamento di spese per le quali sono necessarie
procedure di pagamento più tempestive o comunque idonee a garantire
la puntuale effettuazione del pagamento medesimo entro scadenze
predeterminate; sono tuttavia escluse tutte le spese per le quali
siano state stabilite diverse modalità di pagamento.
2. Fatto salvo quanto stabilito al precedente comma, possono
essere pagate attraverso la "Cassa ed economato centrale" le seguenti
spese:
A) Spese da sostenere in via anticipata con successiva approvazione
su resa di conto:
A.1) spese postali e di spedizione;
A.2) spese relative alla stipula di contratti da porsi a carico
sia della provincia che dei terzi contraenti;
A.3) altre spese per le quali si renda necessario il pagamento
immediato;
B) Spese già autorizzate da deliberazioni della giunta provinciale o
da determinazioni dirigenziali:
con deliberazioni della giunta provinciale ovvero con
determinazioni dirigenziali può essere stabilito che talune spese
possano essere pagate attraverso l'incaricato del servizio "Cassa ed
economato centrale", sempre che si verifichino i presupposti di cui
al comma 1. Tale forma è in ogni caso consentita per i pagamenti da
effettuarsi in valuta estera, nonchè per i pagamenti per i quali il
dirigente, sotto propria responsabilità, ritenga, per oggettive
ragioni d'urgenza, indispensabile il ricorso all'incaricato del
servizio economale, anche se non espressamente previsto nel
provvedimento di spesa.
3. Al pagamento delle predette spese l'incaricato del servizio
"Cassa ed economato centrale" provvede sulla base di specifica
richiesta firmata dal dirigente della struttura organizzativa
interessata, con la quale lo stesso deve dichiarare la sussistenza
dei presupposti ai fini della liquidazione della spesa. La firma
della richiesta medesima presuppone altresì la positiva verifica
dell'esistenza di fondi disponibili sul budget di competenza e di
cassa di riferimento e vale quale attestazione di tale
disponibilità.
4. Qualora al pagamento delle spese provveda direttamente
l'incaricato del servizio "Cassa ed economato centrale", la richiesta
di cui al precedente comma và corredata della documentazione di
spesa.
5. Nel caso in cui le somme necessarie al pagamento vengano
affidate a personale appartenente alle varie strutture provinciali,
lo stesso deve essere appositamente incaricato dal rispettivo
dirigente mediante autorizzazione scritta. È responsabilità del
dirigente medesimo fare in modo che le operazioni di pagamento siano
correttamente assolte e successivamente rendicontare la spesa al
servizio "Cassa ed economato centrale".

Titolo III
Cassa ed economato periferici

Art. 4.
Istituzione dei servizi "Cassa ed economato" periferici
1. Possono essere istituiti servizi "Cassa ed economato"
periferici presso le seguenti strutture:
Servizio relazioni istituzionali della provincia per la sede di
Roma;
Servizio attività socio-assistenziali per il centro per
l'infanzia;
Commissariato usi civici;
Servizio centri di formazione professionale per le sedi di
Trento, di Levico e di Rovereto.
2. Con deliberazione della giunta provinciale, su proposta
dell'assessore per le finanze, possono essere inoltre individuate
altre strutture provinciali che necessitano dell'istituzione di un
servizio "Cassa ed economato", in dipendenza della loro collocazione
periferica ovvero per eventuali particolari esigenze di autonomia
gestionale. La medesima deliberazione provvede anche ad indicare il
dipendente incaricato del servizio "Cassa ed economato" e le spese
che lo stesso può effettuare. Il servizio può essere istituito
anche presso altre pubbliche amministrazioni che, in relazione alle
loro funzioni, assumono spese che competono alla provincia.
3. Alla nomina del sostituto dell'incaricato del servizio di
"Cassa ed economato" si provvede con le modalità previste dall'art.
2, comma 2, intendendosi sostituito il servizio di appartenenza al
servizio organizzazione finanziaria.
4. Con deliberazione della giunta provinciale è determinato
l'ammontare del fondo cassa da assegnare ad ogni singolo incaricato,
entro il limite massimo di lire 100 milioni.
5. L'incaricato del servizio deve essere scelto fra dipendenti
provinciali o di altre pubbliche amministrazioni appartenenti ad un
livello o qualifica equiparata non inferiore al sesto.

Art. 5.
Compiti degli incaricati dei servizi "Cassa ed economato" periferici
1. Agli incaricati dei servizi "cassa ed economato" periferici
sono attribuiti i seguenti compiti:
a) ordinazione e pagamento di spese per minute forniture di
beni e servizi necessari per il regolare funzionamento dei servizi e
delle attività relativi alla struttura di appartenenza. Le predette
spese devono riferirsi a beni non facilmente reperibili presso i
magazzini di distribuzione centralizzati della provincia ed essere di
importo non superiore, per ciascun atto di spesa, a L. 2.000.000,
elevato a L. 5.000.000 in caso di spese obbligatorie indilazionabili
ed indifferibili. I predetti limiti non si applicano nel caso di
pagamento di spese per utenze, imposte o tasse;
b) ordinazione e pagamento delle eventuali spese previste nelle
deliberazioni della giunta provinciale o nelle determinazioni
dirigenziali che espressamente prevedano tale possibilità, o che
comunque siano spese da effettuarsi in economia ai sensi dell'art. 32
della legge provinciale 19 luglio 1990, n. 23, fino al limite
massimo, per ciascun atto di spesa, di L. 10.000.000.
2. Gli incaricati dei servizi economati prima di effettuare
qualsiasi pagamento accertano la relativa disponibilità sul fondo
cassa, tenuto conto delle spese il cui pagamento dovrà avvenire
obbligatoriamente entro scadenze prefissate.
3. Per ogni pagamento effettuato è conservata adeguata
documentazione concernente la spesa e le operazioni di pagamento,
munita del visto di regolarità apposto dall'incaricato del servizio
economale. Nel caso il pagamento risulti effettuato tramite personale
incaricato vale quanto previsto al comma 5 dell'art. 3.
4. Per i servizi di cassa ed economato periferici, ad ogni atto
di spesa è allegato il buono di ordinazione debitamente vistato dal
responsabile della struttura, ovvero altra documentazione
contrattuale prevista dalle disposizioni in vigore e parimenti
vistata. Nel caso in cui, per motivi di urgenza, non sia possibile
predisporre la suddetta documentazione contrattuale, il responsabile
della struttura provvede, in alternativa, a vistare il documento di
spesa.
5. Il visto del dirigente sulla documentazione di cui al comma 4
vale quale ordine all'economo di eseguire la prestazione, nonchè
quale richiesta di pagamento della stessa.

Titolo IV
Disposizioni comuni

Art. 6.
Somministrazione dei fondi cassa e loro utilizzo
1. All'incaricato del servizio "Cassa ed economato centrale" ed
agli incaricati dei servizi "Cassa ed economato" periferici è
somministrato all'inizio dell'incarico un fondo cassa nella misura
determinata ai sensi rispettivamente dell'art. 2, comma 1, e
dell'art. 4, comma 4.
2. Il fondo di cassa è reso disponibile in conto corrente
bancario presso l'istituto di credito che gestisce la tesoreria
provinciale o presso altro istituto di credito eventualmente
individuato dalla giunta provinciale. Titolare del conto è la
provincia che abilita ad operare sullo stesso il singolo incaricato.
A tal fine l'incaricato e il suo sostituto sono tenuti a depositare
presso l'istituto di credito la propria firma su apposito "specimen".
Gli interessi netti maturati sul conto sono versati al bilancio
provinciale direttamente a cura dell'incaricato alla scadenza del
periodo di maturazione e, in ogni caso, all'estinzione del conto
corrente.
3. Il fondo cassa reso disponibile su conto corrente è
utilizzabile tramite prelievi in contanti, assegni bancari e
circolari non trasferibili, bonifici, secondo le modalità previste
dall'art. 60 della legge provinciale 14 settembre 1979, n. 7 e
successive modificazioni.

Art. 7.
Rendicontazione degli incaricati
1. Periodicamente, in relazione all'esigenza di conservare una
disponibilità sul fondo cassa congrua rispetto alle necessità, gli
incaricati dei servizi economali predispongono il rendiconto delle
spese effettuate.
2. Il rendiconto è comunque presentato nel caso di cessazione
delle funzioni di incaricato.
3. Il rendiconto, compilato articolando le spese per capitoli di
bilancio, è corredato di tutta la documentazione giustificativa
della spesa e dei pagamenti effettuati prevista dal presente
regolamento ed è inviato alla struttura organizzativa competente al
controllo dello stesso, secondo quanto previsto ai commi successivi.
4. Nel caso di pagamenti sostenuti in via anticipata con
successiva approvazione su resa di conto, ai sensi dell'art. 3, comma
2, lettera A) e dell'art. 5, comma 1, lettera a), l'incaricato del
servizio economale predispone il rendiconto e lo presenta al proprio
dirigente, che lo approva con propria determinazione o, se
necessario, lo sottopone all'approvazione della giunta provinciale.
Tale provvedimento, assieme al rendiconto ed alla relativa
documentazione giustificativa, è inviato al competente servizio del
Dipartimento affari finanziari per gli adempimenti di cui all'art. 56
della legge provinciale di contabilità. Ai fini del reintegro delle
somme lo stesso dirigente di cui sopra provvede agli adempimenti
previsti dall'art. 57 della medesima legge.
5. Nel caso di pagamenti di spese già autorizzate da
provvedimenti della giunta provinciale o da determinazioni
dirigenziali, ai sensi dell'art. 3, comma 2, lettera B) e dell'art.
5, comma 1, lettera b), l'incaricato del servizio economale
predispone il rendiconto dei pagamenti effettuati, che invia al
proprio dirigente, il quale, verificatolo, dispone, ai fini del
reintegro delle somme agli incaricati medesimi, gli adempimenti di
cui all'art. 57 della legge provinciale di contabilità.
6. Qualora dal controllo di cui ai precedenti commi 4 e 5
emergessero irregolarità l'incaricato del controllo ne dà
comunicazione al dirigente interessato.
7. Agli incaricati dei servizi economati è dato discarico delle
spese effettuate con l'approvazione dei relativi rendiconti.
8. Nel caso di economo esterno all'Amministrazione provinciale
gli adempimenti di cui ai precedenti commi sono effettuati dal
dirigente individuato nel provvedimento di nomina dell'economo.

Art. 8.
Responsabilità e obblighi degli incaricati
1. Gli incaricati ed i loro sostituti sono personalmente
responsabili del funzionamento del servizio e dell'osservanza delle
disposizioni di cui al presente regolamento per tutto il periodo
della gestione economale dal momento dell'assunzione dell'incarico
fino alla revoca del medesimo. In particolare gli stessi sono
responsabili dell'effettuazione della spesa in conformità all'ordine
del dirigente responsabile, nonchè della regolarità, sia della
documentazione di spesa, che del relativo pagamento.
2. Qualora l'economo provveda ad effettuare i pagamenti tramite
personale incaricato, è responsabile altresì della consegna delle
somme allo stesso.
3. La provincia provvede secondo le disposizioni previste dalle
leggi in vigore ad assicurare i rischi derivanti da furto, incendio e
rapina di denaro e valori custoditi dagli incaricati dei servizi
economati. È altresì assicurato il rischio per l'attività di
portavalori, svolta dai dipendenti provinciali sulla base del
presente regolamento, ivi compresi i rischi derivanti da infortunio.
È fatto comunque obbligo agli incaricati di assumere le necessarie
cautele onde evitare la perdita dei valori in custodia, da detenere
in contanti presso l'ufficio in apposite casseforti, nei limiti delle
somme assicurate e comunque in misura non superiore a L. 5.000.000,
ovvero, se superiore, al 10 per cento del fondo economale.

Art. 9.
Scritture contabili
1. Gli incaricati tengono un libro giornale di cassa, nel quale
sono registrate cronologicamente, entro la settimana successiva,
anche con sistemi informatici, tutte le operazioni di pagamento
effettuate. Al fine della predisposizione delle operazioni connesse
al passaggio d'esercizio, per il servizio di Cassa ed economato
centrale, le registrazioni delle operazioni di inizio anno possono
essere effettuate entro le due settimane successive.
2. Dal giornale di cassa deve sempre potersi desumere quanto
residua del fondo di cassa inizialmente somministrato.
3. Sul giornale di cassa sono pure registrati i reintegri del
fondo cassa, nonchè l' incasso ed il relativo versamento degli
interessi netti maturati.

Art. 10.
Passaggio di gestione
1. Gli incaricati dei servizi economati che cessano dalle
relative funzioni compilano il rendiconto delle spese effettuate
secondo le modalità previste all'art. 7.
2. Provvedono inoltre a consegnare, redigendone verbale vistato
dal competente dirigente, i contanti ed i valori all'incaricato
subentrante. Sovraintende al passaggio di gestione un funzionario del
Servizio organizzazione finanziaria.
3. Del passaggio di gestione è data comunicazione al Servizio
organizzazione finanziaria e all'istituto di credito presso il quale
è acceso il conto corrente ai sensi dell'art. 6, provvedendo anche
al deposito dei nuovi specimen di firma.

Art. 11.
Verifiche
1. Il dirigente del Servizio organizzazione finanziaria,
attenendosi ad eventuali direttive del dirigente del Dipartimento
affari finanziari, al fine di garantire la regolarità del servizio,
può disporre accertamenti periodici per riscontrare l'esistenza
presso gli incaricati delle somme prelevate, la regolarità dei
pagamenti disposti, la regolare tenuta delle scritture e dei registri
previsti e l'osservanza delle altre disposizioni stabilite dal
presente regolamento.