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Titolo: gestione elettronica della documentazione

un saluto a tutti i raq,
ho avuto da poco l'incarico di passare da una gestione della
documentazione di tipo cartaceo ad una di tipo elettronico.
vorrei studiare un metodo semplice ma nello stesso tempo rigoroso e
corretto utilizzando i classici software di Office.
Pensavo di relizzare una cartella protetta con file in formato pdf e di
avvisare tramite e-mail delle varie modifiche e di chiedere risposta come
evidenza della distribuzione.L'unico dubbio è come gestire eventuali
stampe che possono eseguire i vari utenti che diventano in realtà
ingestibili da futuri aggiornamenti, pensavo di inserire in stampa una
nota "non controllata" ma attualmente non ho trovato una funzione che mi
può risolvere il problema.
Un grazie x un parere.
fausto
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Credo che la migliore soluzione sia l'utilizzo di un server web dopo
aver trasformato magari  i doc in pdf...orma una rete aziendale è
presente ovunque...basta un pc con xp professional su cui installare
IIS, MySQL come database e il gioco è quasi fatto:D

 IIS, MySQL come database e il gioco č quasi fatto:D
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 essere sicuro che si faccia sparire le copie precedentemente stampate ?
questa certezza non potevi averla nemmeno "prima" in gestione cartacea, 
salvo numerazione delle copie o altro.
io credo che se tu:
a. metti a disposizione su intranet versione pdf della ultima revisione 
della procedura (indice progressivo)
b. informi via mail dell'aggiornamento
c. hai definito a monte una procedura di gestione della documentazione che 
prevede la intranet come unica fonte di prelevamenteo delle versioni 
aggiornate
ha più che rispettato il 4.2.3 della 9001.
poi, se un tuo collega si vuole "inciampare" su una versione vecchia che ha 
conservato nel cassetto, carta o informatica cambia poco.
piuttosto, ti posso dire (dato che combatto con la gestione informatizzata 
dei documenti qualità quasi quotidianamente in varie imprese) che i problemi 
che trovo sono solo di due tipi:
1. fragilità intrinseca di win nella gestione e protezione delle cartelle, 
salvo soluzioni più avanzate, come ti propone jake_cz
2. scaricare un modulo (word, excel o altro) su cui gestire una 
registrazione implica che l'utente lo possa modificare, dal che la fantasia 
si scatena
per il punto 1., e se l'organizzazione è "webbizzata", io sto trovando utile 
creare cartelle su uno spazio web esterno (esempio 
www.box.net
, fino a 1gb 
gratuito), linkando poi l'indirizzo agli utenti del sistema qualità.
in questo modo, ti crei la cartellona del sgq in locale, quando ok la 
carichi sullo spazio web, e dal link gli utenti vedono solo la versione 
aggiornata, e non possono modificarla.
buon lavoro!
ciao.

 salvo numerazione delle copie o altro.
Sinceramente prima l'avevo ( la certezza) perchè provvedevo io alla
distribuzione e mi occupavo anche di distruggere le superate.
Grazie 1000 x la chiaccherata che mi ha permesso di chiarirmi le idee e
anche di capire che "forse" consumeremo meno carta ma non è detto che con
la gestione elettronica la gestione diventerà più sicura e rigorosa (4.2.3
a parte )
buon fine settimana
Fausto
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