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Titolo: Rispetto delle procedure

Salve a tutti,
vorrei leggere il parere del NG su questo tema caldo.
Abbiamo scritto tante procedure fatte bene (revisionate + volte con i gruppi
di lavoro, per cui dovrebbero essere aderenti alla realta'), ma stiamo
notando che a volte non vengono seguite.
Nello specifico, le procedure che descrivono processi primari, che hanno un
evento di attivazione chiaro, vengono eseguite. Esempio, arriva un ordine e
chi lo riceve sa che scatta la procedura X.
I processi secondari (di supporto, che non influenzano direttamente la
qualità fornita al cliente, non strettamente necessarie a ISO9001) a volte
non sono svolti secondo procedura, perche' l'evento di attivazione e'
eventuale o casuale, e magari le persone non sanno che una data attivita' e'
regolata da una procedura.
La discriminante sembra essere la casualita' o ripetitivita' irregolare
dell'evento di attivazione.
Esempio, abbiamo una procedura che governa le dimissioni del personale, con
intervista in uscita etc. La gente continua ad andarsene senza essere
intervistata perche' nessuno mi avvisa che quello si dimette, ed io mi
incazzo. Risposta: "ah, non sapevo che ci fosse una procedura per le
dimissioni"
Direte voi: elementare, bisogna fare + formazione.
Ma noi la facciamo, solo che non si puo' andare ad insegnare TUTTO a tutti,
NELL'EVENTUALITA' che gli si presenti quel dato caso. Sarebbe uno spreco
notevole.
Stavo allora pensando a come passare da un approccio push (ti farcisco di
informazioni come un hot dog, ben sapendo che probabilmente la maggior parte
non ti servira' mai) ad un approccio di tipo pull (ti spingo a cercare e
tirare fuori le informazioni che ti servono, e prima ancora a SAPERE che ti
servono delle informazioni).
Qualche idea mi e' gia' venuta, volevo pero' le vostre opinioni ed idee al
proposito.
Avete incontrato anche voi questo problema? come l'avete risolto?
ciao, Luca
--
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via Mailgate.ORG Server - 
http://www.Mailgate.ORG

servono delle informazioni).
Nel tuo esempio, se il responsabile del Personale ha dimenticato di
fare l'intervista, probabilmente dipende dal fatto che tale intervista
non viene utilizzata all'interno dell'azienda, ma rimane solo negli
archivi. E' cosi'?
E' solo un'ipotesi, ma la risposta vera potrai averla facendo due
chiacchiere amichevoli ed aperte con il responsabile, cercando di
capire il suo punto di vista e spiegandogli il tuo.
Comunicazione, insomma!
Cordialmente
GB

 wrote in message
2DF26DE1A3844C438FD...@cl1-exch.spin.dom...
Salve a tutti,
vorrei leggere il parere del NG su questo tema caldo.
[CUT]
Esempio, abbiamo una procedura che governa le dimissioni del personale, con
intervista in uscita etc. La gente continua ad andarsene senza essere
intervistata perche' nessuno mi avvisa che quello si dimette, ed io mi
incazzo. Risposta: "ah, non sapevo che ci fosse una procedura per le
dimissioni"
[CUT]
Avete incontrato anche voi questo problema? come l'avete risolto?
ciao, Luca
---------------------------------------------------------------------
Supponendo che l'utilità della procedura in questione sia effettivamente
condivisa da chi deve applicarla e che quindi il suo mancato innesco dipenda
effettivamente da una dimenticanza, la soluzione può essere ricercata nella
introduzione nel workflow del processo di appositi "punti-chiave".
Mi spiego con un esempio:
quando uno si dimette, l'Uff. del Personale gli deve consegnare il libretto
di lavoro, prima che se ne vada.
se subordini la consegna del libretto di lavoro alla effettuazione
dell'intervista, forse potrai evitare che qualcuno "si dimentichi" di
farla....
Concordo comunque sull'approccio PULL alla gestione delle informazioni
Aziendali (il SQ è solo una di queste....).
L'utilizzo della Intranet Aziendale può adeguatamente servire allo scopo.
--
Franco Tessarollo
Webegg SpA
http://www.webegg.it
T: 
+39 051 6587542
F: 
+39 051 6587560
C: +39 (0)335 5643163
E: mailto:
tessarol...@webegg.it







 




Claudio Vitali
 ha scritto nel messaggio <


trim


Non so quale "peso" abbia il RAQ nella tua 
    azienda, ma, a casa mia "ora" cerco "solo" di 
    sopravvire.


trim


 


Claudio! Con questa frase mi hai aperto 
    ilcuore! Non sono l'unico a vivere malissimo in qsto periodo, spero di 
    trovare un alterantiva molto presto.


Riguardo all'argomento, 
    devo dire che da noi il rispetto delle procedure sembra personalizzato, 
    dipende da coem sei visto da dg!!


Es. ritardo di 2 (Due!) mesi su di una riaparazione, 
    l.time 12gg lavorativi, risultato:


non si permetta di richiamare!


Es. altro capo reparto, 1 giorno di anticipo sulla 
    consegna interna di pezzi semilavorati ad altro caporeparto: dica che non 
    può anticipare le commesse..............!


 


vedete voi...


 


ciao fausto oggionni


 



 GB
Consordo con l'acuto GB!
Questo e' un tipico: 'mi avete appioppato una procedura e io cerco di
svicolare con le scuse + assurde....come se non mi avessero mandato per
approvazione la procedura che riguarda il mio servizio.......poi magari
scopriamo che la ha stesa proprio lui stesso.....'
Quindi il propbelma si risolve cercando di capire perche' non va bene la
procedura.
Chia la ha pensata? Chi la ha stesa? Chia la ha approvata?
NB Una procedura si puo' anche cambiare............
Saluti cordiali
Paolo Astorri

Avete incontrato anche voi questo problema? come l'avete risolto?
Fin troppo spesso (anche se diverso, molteplice e di altra natura)
Non so quale "peso" abbia il RAQ nella tua azienda, ma, a casa mia "ora"
cerco "solo" di sopravvire.
Se "davvero ti servono questi dati prova ad "imporre" la procedura con
processi automatici.
Se no.......CUT!....
Il 100% dei dimissionari (a casa mia) se ne va per contrasti (motivati) con
la Direzione. Che fai? Azione correttiva! :-)))
Fatto....ma non paga.
Ciao
Claudio
cld...@tin.it

 NB Una procedura si puo' anche cambiare............
E si può anche eliminare. Se l'intervista non serve, non si fa! O è
obbligatorio?
Eliminare un'attività, poi, non significa che non possa istituirla di nuovo.
Fino a che non è chiaro a cosa serva, e non la si rende utile veramente, non
la si fa. Poi, quando è tutto chiaro e me ne sono fatto una ragione,
riprendo a farla (e la procedurizzo ... con le idee più chiare).
O no?
Abbracci.
--------------------------
Alessandro Seno
--------------------------
a.s...@ecopractice.com
http://www.ecopractice.com
--------------------------

Ciao a tutti,
vedo che il thread non ha suscitato un vespaio, vuol dire che questo
problema ce l'abbiamo in pochi.. ;-))))) sono contento, significa che le
procedure sono religiosamente osservate quasi ovunque :-P   -- ROTFL?
Il senso del mio msg era più generale, non strettamente legato alla
procedura di intervista in uscita, in quanto il problema si presenta spesso,
specie sulle procedure ed istruzioni minori, in particolare quando non
esiste un evento di attivazione a cadenza regolare o prevedibile.
Noi qui abbiamo procedurizzato quasi tutto, stiamo per iniziare a
procedurizzare anche i processi direzionali strategici, ma l'effetto
collaterale perverso è stato che è difficile orientarsi nella selva di
documenti, istruzioni, flowcharts etc. che abbiamo creato.
Avevo ideato un sistema di scomposizione dei processi in cui, attraverso un
codifica di indici a più livelli, il lettore poteva capire con una query in
quale processo si trovava e rintracciare tutti i documenti (moduli inclusi)
collegati a quel processo, i quali sono collegati coerentemente.
Il sistema funziona, ma l'hanno capito in 3, e la gente non riesce a
navigare, per cui non riesce neanche a capire dove deve andare a leggere le
istruzioni, ad es. per richiedere del materiale, o cosa deve fare quando il
cliente fa una richiesta X, e per molti di questi eventi va a braccio perchè
non sa che è già stato codificato.
Anche inserire delle trap nel workflow non è facile, perchè il processo non
viene neanche iniziato in modo standard.
Questo è il problema, non capire se la procedura è condivisa o realmente
utile.
Io stavo pensando ad un sistema di help on line, con ricerca di parole
chiave, tipo pupazzetto di Office, ma questo vorrebbe dire rifare,
riscrivere e riaggiornare ogni volta che cambia qualcosa e non è fattibile.
Oppure stavo pensando ad una mappa dei processi/funzioni in html sulla
intranet.
Voi che ne pensate?
A proposito della procedura intervista in uscita, fa parte del nostro
programma di riduzione del turnover, i dati raccolti sono poi presentati
alla direzione e fanno parte del riesame del sistema Q semestrale, non lo
abbiamo fatto per la 4.20, ce la saremmo cavata con molto meno, ma perche'
ci serviva!
Forse le persone non la attivano perche' non ne vedono l'utilità nei 10
minuti successivi, ma se una procedura non è "condivisa" ma utile, deve
essere imposta, o no?

 essere imposta, o no?
Fresco reduce da una riunione pesante con l'UT ti rispondo che qui siamo
arrivati proprio a questo.
Dopo i tentativi di coinvolgimento, di spiegazione, di richiesta di
collaborazione, di richiesta di proposte alternative, oggi gli abbiamo detto SI
FA COSI.
Ci sono delle volte (purtroppo) dove ti scontri con persone cosi poco
....(motivate ? intelligenti ?  volenterose ? disponibili ? ....  boh) in cui
non resta altro da fare che imporsi, per cercare di fare almeno il primo passo
verso la razionalizzazine di processi altrimenti governati solo dal caos.
Si perde cosi tutta la potenzialità di persone che saprebbero esattamente cosa
va e cosa non va, ma....... alternative ?
Ti resta poi sul gobbo (cosa da non trascurare) la successiva futura revisione
della procedura per verificarne l'effcienza e le possibilità di miglioramenti,
cose che, se i soggetti collaborassero, sarebbero frutti spontanei, gratuti (e
graditi !!).
Ok mi sono sfogato, mi tappo il naso  e mi ributto nella mischia
HS
Gabriele Monciatti

Giustissimo!!!!!!!!
Saluti cordiali a tutti
Paolo Astorri

 ha 
  scritto nel messaggio 
news:8qv8gg$7k1$1...@nslave1.tin.it
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