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Titolo: Registrazioni...

 
          Buongiorno,
mi è stato chiesto di trovare un metodo per eliminare le moduistiche
predefinite per le registrazioni e lasciare che ciascun dipendente le
raccolga come meglio crede, è possibile?
Avete avuto esperienze in merito? Si può rispettare comunque i requisiti
della norma 9001:2000?
Grazie
Dalila
--------------------------------
Inviato via 
http://arianna.libero.it/usenet/

 Grazie
Ciao,
come richiesta č un tantino singolare...
Comunque la norma non ti impone alcun tipo di modulistica predefinita.
Potrebbe essere che la modulistica sia differente anche in base al soggetto 
che la utilizza.
A mio avvivo devi perņ essere in grado di dimostrare che, sempre e comunque, 
in ogni modulo utilizzato ci siano tutti gli elementi necessari e/o 
obbligatori.
Se dai direttive precise agli utilizzatori degli elementi che devono 
riportare, non credo ci siano particolari problemi...
...salvo smentita... :-)
-- 
Ciao
Piero
Leva LEDITADALNASO prima di mandarmi una e-mail 

                    Il 21 Mar 2006, 09:07, "Piero" <pier...@hotmailLEDITADALNASO.com> ha
scritto:

          Grazie, sei stato molto gentile a rispondere, il problema che mi trovo ad
affrontare č che proprio il personale che deve compilare la modulistica non
lo fa e quindi io stessa mi domando se sarą mai in grado di produrre
registrazioni valide, visto che probabilmente non si č ben intuito lo scopo
del modulo.
Io penso sia una follia e per questo volevo sapere se qualcuno aveva gią
percorso questa via e quali erano stati i risultati.
Ciao


                    Il 21 Mar 2006, 09:07, "Piero" <pier...@hotmailLEDITADALNASO.com> ha
scritto:

          Grazie, sei stato molto gentile a rispondere, il problema che mi trovo ad
affrontare č che proprio il personale che deve compilare la modulistica non
lo fa e quindi io stessa mi domando se sarą mai in grado di produrre
registrazioni valide, visto che probabilmente non si č ben intuito lo scopo
del modulo.
Io penso sia una follia e per questo volevo sapere se qualcuno aveva gią
percorso questa via e quali erano stati i risultati.
Ciao
--------------------------------
Inviato via 
http://arianna.libero.it/usenet/

 del modulo.
Visto che non lo hanno "intuito", prova a spiegarlo, soprattutto all'autore 
della singolare richiesta iniziale.
Il problema non è il modulo, ma la necessità di registrare le informazioni, 
obbiettivo per cui il modulo costituisce un aiuto e non una palla al piede.
Non è che per caso per eccesso di zelo hai esagerato in moduli...?
SLi 


    No, non ho esagerato con i moduli, io ho solo ereditato una "patata
bollente", i moduli che non vengono compilati sono quelli delle
registrazioni della progettazione e sviluppo e sono in tutto tre, ridotti ai
minimi termini.
Ho provato a spiegare al mio superiore che il problema non sono i moduli, ma
qualcos'altro che deve essere studiato....ma non ci sente e quindi mi ha
proposto questo viaggio nell'ignoto.
Mi domandavo e mi piacerebbe sapere che ne pensate: può la precarietà dei
dipendenti incidere sulla partecipazione al discorso della qualità?
Caratteristica di questa società è che più del 50% dei dipendenti sono
precari...
Grazie
Dalila


 dipendenti incidere sulla partecipazione al discorso della qualità?
purtroppo incide, dovresti (ma non è facile) trovare il modo perché non lo
faccia. potresti fare addestramenti al momento dell'assunzione e poi
incentivi/disincentivi.
comunque non è obbligatorio che il modulo sia standard, tanto sarà poi
ricevuto da qualcuno. quel qualcuno al momento di riceverlo dovrà
identificare il modulo improvvisato come modulo x e costringere l'autore a
completarlo delle informazioni necessarie, se non è completo.
buona fortuna
-- 
questo articolo e` stato inviato via web dal servizio gratuito 
http://www.newsland.it/news
 segnala gli abusi ad 
ab...@newsland.it

 Grazie
Prego.
Ciao. Steve 

 rintracciabilita'.
Perchč?
Dove trovo la parola e, soprattutto, la sua interpretazione "autentica"?
Predisposte puņ anche voler dire che dņ solo una traccia sulle informazioni 
che *necessariamente* devono essere presenti
sulla registrazione.  Devo fare fare anche il Riesame della Direzione su un 
modulo?
SLi

 Devo fare fare anche il Riesame della Direzione su un modulo?
No, un modulo non e' una registrazione.
Ciao. Steve 

 di Dalila se tolgono i moduli cosa resta?
Non resta nulla, ma probabilmente non c'era nulla neanche con i moduli!
Nel caso di Dalila, penso che il problema non sia prevedere gli elementi
(es. in procedura) che necessariamente devono essere registrati, ma:
- far conoscere a tutti che questi elementi devono essere presenti (il
modulo mi sembra effettivamente un modo "comodo");
- far fare le registrazioni: l'attacco al modulo è in realtà un attacco
alla registrazione in sè.
Una registrazione comunque non è necessario che sia su un modulo e nemmeno
cartacea, l'importante che "fornisca evidenza" di qualcosa (un'attività,
un requisito). Magari i dati che devono essere registrati sono presenti
già in certi documenti (es. email, disegni, registrazioni prodotte in
automatico da un impianto) e basta archiviarli o aggiungere qualche
informazione in più in essi.
In sintesi, già non hanno voglia di registrarli, stai attenta a non fargli
scrivere delle cose già presenti da qualche altra parte! :-)
Paolo


 alla registrazione in sè.
Su questo penso non ci fossero dubbi. ;-)
L'attacco al modulo e' probabilmente un attacco a tutto il sistema: 
direzione che ha comprato un "oggetto misterioso", sistema alieno calato 
sulla testa, personale poco motivato/incentivato (1 su 2 e' precario) che si 
vede arrivare moduli da riempire fatti da altri, ...
Ciao. Steve 

 questo caso (es. 
http://www.aicq.it/pdfdoc/V2000Docn.PDF
). ;-)
A regà, mica voglio farmi le p....mentali. ;-)
Io uso i moduli e alla via così. Pochi, solo il minimo necessario e amen.
Discuto solo sulla equazione "registrazione = modulo ", che a mio avviso non 
è vera, al punto che sulle mie 16 registrazioni
di qualità vi sono meno del 50% di moduli.  E nessuno ha eccepito nulla.
Concordo che la questione di Dalila è semplicemente: come posso essere 
conforme alla norma facendo sempre e comunque quello che mi pare, ovvero 
senza registrare niente?
Altro che moduli...Non è un caso che il "casus belli" venga dalla 
Progettazione.
SLi

 Progettazione.
E non a caso la progettazione e' la parte meno riuscita della norma.
Ciao. Steve 


     Grazie a tutti per gli spunti che mi avete fornito su cui riflettere per
poter dare una spiegazione al superiore. Stamane ho presenziato ad una
verifica ispettiva di prima parte in una sezione e per quello che ho
constatato non è il momento di eliminare i moduli, probabilmente non sono
state recepite molte cose e fra le tante come l'SGQ si integra ed alle volte
faciliti il lavoro di tutti. Non sembrano capire la necessità di produrre
delle evidenze oggettive, continuano a dire "ma quella cosa ce la siamo
detta al telefono" oppure "era scontato".
Ci sono molti provvedimenti da prendere e adesso devo farmi venire in mente
qualcosa.
Se qualcuno ha altro da dire o suggerimenti, pareri, punti di vista,
continui a scrivere qui, io leggo sempre.
Grazie ancora


 vede arrivare moduli da riempire fatti da altri, ...
Sottoscrivo.


> La seconda ipotesi č la piů plausibile, ovviamente! ;-)
Si', si' ... concordo! E' bello vedere che in un settore dove si trova 
*veramente* tutto e il contrario di tutto anche le alte sfere nel loro 
girare si inceppano (facendo girare a noi qualcosina d'altro...) :-)
Ciao. Steve 

 di qualità vi sono meno del 50% di moduli.  E nessuno ha eccepito nulla.
Giusto. Ma andando al caso in questione, se non ci sono moduli, il
verificatore per valutare la conformità (o semplicemente, chiunque voglia
capire se il sistema funziona) dovrebbe chiedere ai dipendenti se
conoscono quali sono *tutti i dati necessari* da inserire nelle
registrazioni (se vogliamo un SGQ "leggero" può darsi che la risposta non
sia scritta nemmeno in una procedura/istruzione operativa, d'altronde non
è obbligatorio) e come le archiviano/rintracciano. 
Mi sembra di difficile attuazione, ma con adeguata esperienza/formazione
di tutti, ci si fa. Ma in un'azienda in cui gli amministratori se ne
fregano del SGQ, i dipendenti sono ostili ad esso, sono per metà a termine
e quindi probabilmente cambiano in continuazione, ... complimenti a chi ci
riesce!
Il modulo in questo caso mi sembra un modo "comodo" (come dice Steve) per
standardizzare un minimo il comportamento delle persone, dargli delle
linee guida su cosa è veramente importante, fargli insomma un po' di
formazione in modo indiretto.
Paolo
P.S.
SLi aspetto sempre un tuo suggerimento in merito al sondaggio sugli
interessi/curiosità relativi ai sistemi di gestione aziendale!


 interessi/curiosità relativi ai sistemi di gestione aziendale!
Ops, avevi già risposto. 
Non me ne ero accorto!
Paolo


 Non me ne ero accorto!
Finito il marasma, riacchiappato per un altro triennio il bollino, eccomi 
anora qui.
In realtà, mi interesserebbe anche la Scorecard, ma in priorità c'è il RM.
SLi 

 E non a caso la progettazione e' la parte meno riuscita della norma.
Ho seguito un po' disordinatamente il thread, ma interengo lo stesso, 
dichiarandomi "pippa" della qualità in anticipo:
Nel trattare un'analoga querelle con l'unico mio cliente per la qualità, ho 
scoperto che le registrazioni relative alla progettazione sono tre: (7.3.4, 
7.3.5, 7.3.6). Due si riferiscono ad azioni (7.3.4 risultati dei riesami, 
7.3.5 risultati delle verifiche) devono essere effettuate in "fasi 
opportune", mentre l'ultima (7.3.6 risultati della validazione) tipicamente 
può essere fatta una tantum per tutti i progetti se lo faccio sempre con lo 
stesso metodo (questo lo dico io, non ISO), oppure alla fine, prima della 
consegna e utilizzazione del prodotto.
Ergo, una firma di riesame e una di verifica (anche coincidenti, quando 
"opportuno") sui documenti finali di progetto (elementare: lo prevedono 
anche gli ordini professionali di architetti/ingegneri/geometri), "se 
opportuno", basta.
Un documento che giustifichi le scelte progettuali sulla base di esperienze 
o letteratura o calcoli potrebbe essere una validazione?
Scopro poi anche che non esistono registrazioni obbligatorie per la 
produzione (tranne le registrazioni di danni alla proprietà del cliente e di 
taratura verifica dei dispositivi di monitoraggio). Vero?
Grazie.
--
as

 Grazie.
Prego
Ciao. Steve 

 Falso. 7.5.2, 7.5.3, 8.2.4, 8.3 (e volendo anche 8.5.2, 8.5.3).
EEhm..... Su questo siamo un po' in disaccordo con Steve, che vedo molto 
lanciato sull'abbondanza di registrazioni.
Anche sugli obblighi la norma è a mio avviso un po' troppo generica.
SLi 

 Anche sugli obblighi la norma è a mio avviso un po' troppo generica.
E' un bel sollievo sentire qualcuno che la pensa così: massimo rispetto per 
chi non è d'accordo, ma stavo cominciando a pensare di aver cannato su tutta 
la linea!
Grazie per ora.
--
as 

 [CUT] che vedo molto lanciato sull'abbondanza di registrazioni.
Tutt'altro. Io amo l'equilibrio secondo l'equazione:
registrazioni presenti = registrazioni richieste + registrazioni "comode" + 
registrazioni che servono
Ciao. Steve 

 Grazie per ora.
Prego.
Ciao. Steve 

 tutta la linea!
Sono un RAQ atipico.....
SLi 

 + registrazioni che servono
Anch'io, ma per me significa
registrazioni presenti = registrazioni richieste = registrazioni comode = 
registrazioni che servono.
E non è una battuta.
SLi 

 E non è una battuta.
Infatti, questo rientra nell'ambito di manovra concesso all'organizzazione.
Ciao. Steve 

 Sono un RAQ atipico.....
L'avevo notato! :-))
Ciao Racquatipico SLi.
Grazie. E anche a Steve.
--
as 

 E non è una battuta.
Eh eh, il cambio di operatore fa brutti scherzi. Io sono d'accordo. Altro 
che battuta. E' proprio tutta un'altra cosa.
--
as 

 E non è una battuta.
Mi sembra che tu abbia detto che hai previsto 16 registrazioni (quindi 5
di quelle necessarie sono state unificate, es. 8.5.2 e 8.5.3 immagino),
quindi forse è più giusto:
registrazioni presenti (16) = registrazioni comode = 
registrazioni che servono <= registrazioni richieste (21)?  ;-)
A parte questo, a priori non credo che non si possano escludere
registrazioni non ISO-necessarie ma comunque utili.
Passando ad alcuni (forse molti?) casi reali (tra cui anche il mio),
l'introduzione del SGQ in azienda è spesso fatta da un consulente esterno
che dà la propria impronta al sistema, nel bene e nel male. Alcune
prescrizioni del consulente sono poi successivamente considerate
inderogabili (spesso la ISO 9001 si "applica", ma non si legge!), tra cui
anche molte registrazioni! Quindi ringrazio SLi che cerca di far capire al
gruppo "pippe della qualità", di cui faccio parte di diritto, qual è il
minimo necessario, che poi a complicarsi la vita siamo capaci tutti!
Arrivo al mio punto dolente (nel senso di procedura che funziona male): la
"Progettazione", che poi da me è solo "Sviluppo" ed è gestita
essenzialmente da un'unica persona. Non ho ben chiaro:
- il riesame del progetto: deve coinvolgere *per forza* più funzioni? Es.
il venditore comunica le richieste del cliente a chi si occupa dello
sviluppo, poi quest'ultimo fa (di solito DA SOLO, raramente chiede aiuti)
un riesame iniziale dei dati, e richiama il venditore solo se ci sono
problemi. O questa è una "verifica" (in questo caso non ho capito la
distinzione tra riesame e verifica)?
- la validazione: se possibile, andrebbe fatta prima del giudizio del
cliente. Nel mio caso (stampa su film plastici), il risultato è purtroppo
molto soggettivo e un risultato "tecnicamente" buono può dispiacere al
cliente, così come il contrario. Il cliente, se soddisfatto, ci firma un
pezzo di film con questa stampa che poi diventerà il campione di
riferimento. Questa firma vale come validazione? 


 riferimento. Questa firma vale come validazione?
La firma vale come evidenza dell'accettazione da parte del cliente del 
campione di riferimento e puo' essere considerata come un *momento* (di 
solito quello finale) della validazione che tipicamente avra' a monte tutta 
una serie di attivita' che ti permettono di garantire che l'oggetto della 
progettazione soddisfi i requisiti specificati o previsti per l'uso (ad 
esempio requisiti cogenti che il cliente puo' non averti detto perche' non 
li conosce e che tu invece devi avere ben chiari). Di queste attivita' la 
norma prevede che tu registri i risultati ed eventuali azioni conseguenti.
Ciao. Steve

 esempio requisiti cogenti ...
A monte ci sono delle verifiche tecniche ed un riesame finale prima di
andare in produzione.
Secondo me, qui la validazione non può essere data *prima* del giudizio
del cliente. E anche in questo caso, comunque, la validazione precede la
"consegna o l'utilizzazione del prodotto", dato che solo dopo l'assenso
del cliente si passa alla produzione vera e propria.
Quindi io prenderei come registrazione della validazione la firma del
cliente sul campione, accompagnata da *eventuali* (non è detto che ci
siano) commenti e valutazioni interne in merito al risultato finale.


 siano) commenti e valutazioni interne in merito al risultato finale.
... scusa, non insistero' piu' ma la firma del cliente sul campione da' 
evidenza che un elemento in uscita (il campione) soddisfa i requisiti in 
ingresso (almeno alcuni, quelli specificati dal cliente o da lui ritenuti 
importanti). Giudichi "valido" un campione che, pur accettato dal cliente 
perche' ad esempio ha verificato visivamente che gli piace o perche' 
soddisfa i suoi requisiti, e' composto di sostanze tossiche vietate?
Ciao. Steve 

 Ciao. Steve
Ciao e grazie della pazienza. 
Se vuoi "insistere" su qualche altro aspetto, non ti fare scrupoli! 


 ISO 9001.
Per me, la finalità del riesame è:
a) garantire che il progetto stia conseguendo gli obbiettivi (temporali, di 
prodotto etc) pianificati.
b) registrare l'accordo tra le funzioni partecipanti e l'accettazione del 
cliente per eventuali scostamenti e/o
    modifiche degli obbiettivi sopra citati.
In generale, è giusto siano presenti sempre gli stessi enti nelle grandi 
milestone di progetto (si comincia, siamo a metà, si finisce). Nelle fasi 
intermedie, la presenza è legata al tipo di obbiettivi che si stanno 
riesaminando.
Il rischio di "deviazioni" nelle fafsi intermedie deve essere gestito e 
ridotto al massimo dall'operato del capo progetto. Gran parte dei suoi 
attributi IMHO si vedono proprio lì.
SLi 

 cliente per eventuali scostamenti e/o modifiche degli obbiettivi sopra
citati.
Giusto. E' sul carattere interfunzionale che ho sollevato il problema.
Un aspetto che ritengo "debole" (nel senso che mi aspetto contestazioni
del verificatore) della mia procedura è che nella quasi totalità dei
progetti, i due riesami (iniziale e finale) sono svolti dalla solita
persona che segue tutto il progetto.
Ragionando per analogia, il RIESAME dell'ordine del cliente può essere
fatto dalla stessa persona che l'ha ricevuto? Da noi lo fa un'altra
persona e tutti (verificatori, consulenti) hanno sempre "consigliato" di
fare così, anche se magari non è obbligatorio. 
Non so se per la progettazione, riesco a fargli digerire questa cosa. Come
attenuante ho il fatto che è uno "sviluppo", cioè una progettazione molto
semplice e limitata.


 Non so se per la progettazione, riesco a fargli digerire questa cosa.
A chi? Se la cosa diventa indigesta, fatti spiegare con calma a quale 
requisito non stai ottemperando e perche' (cioe' dove la tua soluzione 
contrasta o e' incompleta rispetto a quanto richiesto): potresti vederne (o 
sentirne) delle belle :-).
Ciao. Steve 

 semplice e limitata.
Sono anni che ci provo. Ho quasi perso la speranza.
SLi 

 Sono anni che ci provo. Ho quasi perso la speranza.
Quest'anno ci provo anch'io, poi ti faccio sapere.


 sentirne) delle belle :-).
Non mi resta che provare!


 Non mi resta che provare!
A questo punto sono curioso ed attendo notizie. ;-)
Ciao. Steve 

 A questo punto sono curioso ed attendo notizie. ;-)
Farň sapere l'esito!


 funzioni, le stesse funzioni dovranno partecipare al riesame finale.
Ok.
Ciao. Steve 

 Ok.
E vai! Intanto una prima verifica l'ho passata! :-)
Grazie dei suggerimenti.
