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Titolo: distribuzione "informatica" dei document

  ......si può “prevenire l’uso involontario” (4.2.3) della
documentazione obsoleta, nel caso in cui il supporto essa sia
distribuita in forma cartacea, ritirandola al momento della
distribuzione della nuova revisione. Il controllo sui destinatari è
assicurato dalla numerazione delle copie e dall’inserimento del 
destinatario nella prima pagina della procedura/istruzione/….  Nel caso
si decidesse di passare alla distribuzione la documentazione in modo
informatico (collocazione su un sito aziendale, invio email ai
destinatari…) come si potrebbe fare a mantenere lo stesso livello di
controllo applicato sopra?  L’inserimento su sito aziendale di fatto
impedisce la numerazione delle copie e la consegna “nominativa”. L’invio
per email consente questo ma sarebbe impossibile la distinzione tra
“copie” ed “originale”. Entrambe non tranquillizzano sul proliferare di
stampe identiche del documento e sulla possibile presenza di versioni
obsolete non ritirate. In sostanze si corre il pericolo di perdere il
controllo sulla diffusione del documento….  La vecchia copia cartacea
con il nome e la copia scritta a penna rende il documento decisamente +
tranquillizzante circa la sua natura di versione “originale attualmente
in vigore”….  Tutte sciocchezze? Che suggerimenti potete darmi sulle
possibilità di controllo sulla distribuzione “informatica” dei
documenti?  Grazie! Nicco

 documenti?  Grazie! Nicco
Noi da circa 3 anni usiamo questo metodo:
- tutti i docs sotto controllo sono archiviati on line in un archivio
protetto (ogni docs può essere letto da tutti ma modificato solo da chi è
autorizzato)
- l'accesso all'archivio è possibile per tutti dalla intranet
- sul Manuale Q e su ogni documento è riportata la seguente frase: "LA COPIA
VALIDA DI QUESTO DOCUMENTO E' QUELLA ON LINE. LE COPIE CARTACEE HANNO SOLO
VALORE INDICATIVO. PRIMA DI USARE UNA COPIA CARTACEA CONTROLLA CHE SIA
VALIDA"
- "Controllare che sia valida" significa confrontare la versione della copia
cartacea e quella della copia on line, verificando che siano uguali
I concetti di copia ed originale etc. perdono significato
Il sistema funziona, è stato certificato 3 volte in 3 diverse aziende del
gruppo ed è ben accetto dagli utenti, non più oberati da cartaccia e firme
su roba che non leggono.
La consultazione dei documenti è molto più snella.
Il fatto che la mia azienda, di 140 persone, non abbia una fotocopiatrice mi
sembra un risultato incoraggiante, oltre che un piccolo apporto alla
salvezza degli alberi del pianeta...
Ora voglio mettere su un sistema per riciclare la carta, se ne spreca
comunque troppa.
Spero di averti dato qualche spunto.
ciao a tutti,
Luca A.

Salve Nicco
Prioprio la soluzione informatica (anche web oriented)
potrebbe evitare i problemi cui accennavi.
Si, perchè se dai modo di accedere all' "originale/ ultima versione" di
un documento mediante web/ FTP (o altro meccanismo), ti garantisci la
possibilità di
- notificare/attingere al documento anche all'ultimo momento prima del 
suo utilizzo (il web è facilmente accessibile)
- la possibilità di evitare di ritirare le copie non più allineate con
l'ultima (quella che fa fede è sempre pubblicata).
In merito alla numerazione, anch'esso è gestibile mediante opportuni
accorgimenti, come ad es. sistemi di tipo Contenr management System, che 
supportano sia l'esperto di contenuti, che il tecnico che segue 
l'implementazione.
Come ultimo elemento, aggiungerei il discorso della firma digitale, con
doppia chiave di crittografia (ad es. quella possibile con PGP o
simili). Mediante questo semplice accorgimento posso notificare
documenti facendo in modo che
- solo gli autorizzati li leggano
- si riconosca in modo incontrovertibile l'autore del documento
Alberto
nicc...@excite.it
 wrote:
 >   ......si può "prevenire l'uso involontario" (4.2.3) della
 > documentazione obsoleta, nel caso in cui il supporto essa sia
 > distribuita in forma cartacea, ritirandola al momento della
 > distribuzione della nuova revisione. Il controllo sui destinatari è
 > assicurato dalla numerazione delle copie e dall'inserimento del
 > destinatario nella prima pagina della procedura/istruzione/....  Nel caso
 > si decidesse di passare alla distribuzione la documentazione in modo
 > informatico (collocazione su un sito aziendale, invio email ai
 > destinatari...) come si potrebbe fare a mantenere lo stesso livello di
 > controllo applicato sopra?  L'inserimento su sito aziendale di fatto
 > impedisce la numerazione delle copie e la consegna "nominativa". L'invio
 > per email consente questo ma sarebbe impossibile la distinzione tra
 > "copie" ed "originale". Entrambe non tranquillizzano sul proliferare di
 > stampe identiche del documento e sulla possibile presenza di versioni
 > obsolete non ritirate. In sostanze si corre il pericolo di perdere il
 > controllo sulla diffusione del documento....  La vecchia copia cartacea
 > con il nome e la copia scritta a penna rende il documento decisamente +
 > tranquillizzante circa la sua natura di versione "originale attualmente
 > in vigore"....  Tutte sciocchezze? Che suggerimenti potete darmi sulle


Grazie, Luca. Mi hai persuaso...i dubbi mi venivano da cattivi incontri
con auditor pignoli, gli stessi che avrebbero potuto leggere la
"prevenzione dall'uso involontario delle copie obsolete" in modo
"tradizionale" (i.e. cartaceo) e restrittivo.	Ciao! Buon Lavoro!  N

 ) come si potrebbe fare
[cut]
Anche noi (azienda certificata DNV) da due anni utilizziamo un sistema molto
simile a quello suggerito da Luca:
- originale cartaceo (con le firme) conservato presso RGQ (questo evita
gestione di firme elettroniche);
- sull'intranet aziendale è presente un sito (in cui solo RGQ può scrivere)
dove si possono consultare gli elenchi aggiornati e i documenti (in pdf)
che, se vengono stampati, riportano una dicitura "copia di lavoro..." su
tutte le pagine (sarebbe meglio con la data di stampa, ma non l'ho ancora
implementato);
- comunque ad ogni modifica gli utenti vengono avvisati con e-mail (con
conferma di lettura);
- la modulistica è scaricabile dal sito.
Ciao
Maurizio
--------------------------------
Inviato via 
http://usenet.libero.it

 
Aggiungerei il fatto, ancor più importante in un Sistema qualità, che la 
firma elettronica permette di garantire che il file non sia stato 
minimamente alterato da quando la firma è stata emessa.
Saluti
Stefano
-- 
Strategy:
        A long-range plan whose merit cannot be evaluated until sometime
        after those creating it have left the organization.
--
Stefano Gelati
Via Gonin, 34 - 20147 Milano
Tel. 02-4152487
mailto:
stefano...@fastwebnet.it

nicc...@excite.it
 wrote:

Toglimi la curiosità... scommetto che ciò che ti ha affascinato è la 
"sparizione" della fotocopiatrice. :-)
Buon lavoro anche a te
Stefano
-- 
"A child is a person who can't understand why someone would give away a 
perfectly good kitten."
-- Doug Larson


> Lavoro!  N
ciao mi intrometto per dire che nel nostro caso abbiamo fatto sparire gli
"armadi" di documenti cartacei inutili e creati solo per fare bella figura
con l'auditor, abbiamo mantenuto in cartaceo solo progetti o documenti che
prevedevano diffusione controllata con firme originali (anche solo la
copertina... visto che si firma solo quella) e abbiamo messo tutto in
formato elettronico in intranet, dove l'accesso in scrittura è definito solo
per alcuni personaggi di riferimento per ogni funzione (" pubblicatori")
E' chiaro che non esiste modo perfetto per garantire univocità ,ultima
versione etc.. ma per noi vale il detto:
la copia cartacea NON è mai controllata a meno della golden copy che è
nell'armadio del proprietatio del documento.
Quando si stampa o si salva il documento presente sulla intranet si crea un
duplicato NON controllato. Quindi si deve sempre e solo leggere documenti
sulla intranet che sono per forza di cose l'ultima versione approvata,
L'approvazione avviene senza firme: basta registrare le e.mail delle persone
presenti in verifica ed approvazione e il gioco è fatto, si evita giri di
posta interna.
Il volume dei piani/progetti/etc,, di cui parlo si aggira in termini di 2000
oggetti emessi o aggiornati all'anno
Saluti
p.s. mei sento meglio anche per l'ambientale 14001, avendo eliminato carta,
fotocopie e soprattutto avendo salvato una FORESTA !!!!
:-)
b...@libero.it
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