Newsgroup: it.discussioni.iso9000
Titolo: Gestione dei Fornitori - Contratti - Lungo

Signori Guru della Qualità
ecco il tema che sta stressando da mesi il team Q per il quale non vedo
soluzioni a breve termine:
Forti della Norma ISO, in Azienda ci siamo resi conto che la gestione dei
Contratti è alquanto **strana** (per dire messa male)
Sarò **breve** :-)
Un ente tecnico (tipicamente Ingegneria o Assistenza tecnica) sviluppa un
insieme di requisiti e di specifiche tecniche **generiche** che permettono
di selezionare un fornitore per l'acquisto di un prodotto (o servizio, o
servizio di manutenzione) oppure sviluppano un insieme di allegati tecnici
che servono al fornitore a sviluppare un intero progetto "chiavi in mano".
Il processo è quindi
Ente tecnico -> RFI, RFQ -> Fornitori - > Proposte, Listini, Roadmap -> Ente
Tecnico
Ente Tecnico ->Allegati tecnici, Specifiche -> Ufficio Acquisti (Buyer)
Uff. Acquisti- > Contratto Quadro -> Fornitore, Uff Acquisiti, Committente
tecnico
Ente Tecnico -> Emissione Richiesta di Acquisto , etc....
L'uff Acquisti sviluppa una selezione (spesso inutile, visto che alcuni
fornitori sono praticamente predefiniti per scelte tecnologiche
irrinunciabili o per accordi quadro stabili) e definisce un documento :
Accordo Quadro + Listini Prezzo + COndizioni di Pagamento + Allegati tecnici
Il tutto viene controfirmato da
Referente Fornitore
Referente Ufficio Acquisti
Referente Committente (Uff Tecnico)
A questo punto questo malloppo diventa di solito una copia cartacea "Golden
Copy" presso Ufficio Acquisti che per **storica consuetudine** evita di
diffondere alle persone interessate, cioè l'ente tecnico, oppure diffonde in
modo non controllato, con fotocopie o con copie non controllate.
I motivi reali potrebbero essere, il potiere lo detiene chi ha le
informazioni oppure nel passato vi sono state fughe di informazioni
riservate, etc. etc.
Risultato dal nostro punto di vista????
Uff Acquisti si prende una NC per mancata diffusione dei documenti, gestione
errata dei documenti obsoleti, mancanza di revisione di contratti scaduti,
mancata definizione delle politiche di diffusione controllata di documenti
riservati, etc..
Uff Tecnico si prende una NC perchè non ha sotto mano i contratti relativi a
fornitori che deve gestire e per i quali deve valutare la fornitura e
monitorare eventuali SLA, e se ha documenti non sono ufficiali ne
controllati ne recenti o peggio li riceve dal fornitore.
In sostanza non ha gli elementi ufficiali per verificare la fornitura e
tutto quello che segue.
Team Qualità si prende una NC perchè non è riuscito a "costringere" Uff
acquisti a definire un processo controllato di diffusione delle copie
controllate dei Contratti (attenzione, un contratto non è fatto di 10 fogli,
ma di interi Binder e di planimetrie o di foglio A1 fatti con Autocad) e
perchè non ha definito un processo dove è "interfaccia" ufficiale tra tutti
gli enti tecnici Aziendali e l'Uff Acquisti (un rapporto pari a 1:20)
Non volendo arrivare  a questi estremi (probabili) volevo sapere COME avete
risolto questo problema.
Cosa succede in altre Aziende ?
Sono all'interno di un processo troppo burocraticizzato ?
Gli aspetti relativi alle GOlden Copy sono ancora così attuali almeno per i
contratti ?
Grazie a tutti per la pazienza e per le vostre proposte (anche piccole cose
che a questo punto non riusciamo più a partorire per stanchezza mentale
.....)  per la risoluzione di questo conflitto veramente complesso e
stressante.
Ciao
bob

"bob" ha scritto
| Signori Guru della Qualità
| ecco il tema che sta stressando da mesi il team Q per il quale non vedo
| soluzioni a breve termine:
|
| Forti della Norma ISO, in Azienda ci siamo resi conto che la gestione dei
| Contratti è alquanto **strana** (per dire messa male)
|
================cut
E' chiaro che il tuo post non è rivolto a me, che tutto sono, fuorché guru.
Tento comunque una risposta, in chiave logica.
 Ipotesi ( condizioni al contorno )
1 - Non è pensabile diffondere copie di ogni aggiornamento di un documento
grande come Golden Copy
2 - Uff Tecnico deve avere le informazioni necessarie per monitorare la
conformità delle forniture ai contratti ed alle specifiche
3 - Non si devono sottovalutare i rischi legati alla riservatezza
4 - Contabilità deve avere le informazioni per monitorare le fatture dei
fornitori ed i relativi pagamenti
Tesi
1 - Rispetto dei requisiti ISO 9001
2 - Fattibilità e convenienza della procedura
Soluzione
Si spezzi la golden copy in cinque documenti, ognuno con una sua propria
regola di gestione.
Accordo Quadro + Listini Prezzo + COndizioni di Pagamento + Allegati tecnici
+ *Specifiche di monitoraggio e controllo*
L'ultimo documento ( Specifiche di controllo ) sarà approntato da Uff
Tecnico in sede di definizione delle specifiche e sarà, come gli altri,
sottoscritto dal fornitore.
La diffusione, al di fuori dell'uff acquisti, sarà limitata a
1 - accordo quadro, listini e condizioni di pagamento alla contabilità
2 - Spec di monitoraggio e controllo all'Uff Tecnico ( si tratta dello
stesso documento preparato da Uff tecnico con la firma del Fornitore ). In
termini reali non ci saranno problemi di aggiornamento. Il doc non dovrebbe
superare le due pagine
3 - Il Dossier completo sarà disponibile, in visione, su richiesta, presso
Acquisti.
PS
Mi permetto un piccolo consiglio: quando sottoponi queste questioni al di
fuori delle funzione qualità, l'ultima cosa che devi fare è agitare lo
spauracchio delle NC rilevate o rilevabili dall'Ente di certificazione.
Per indurre qualcuno a cambiare qualcosa, questa è una motivazione troppo
debole.
Se usate questa motivazione come metodo, IMO, come QTeam, siete alla frutta.
Devi, in primo luogo, porre questioni di convenienza, di sicurezza, di
comodità, di semplicità, di efficienza, ....
Lascia perdere al ISO.
Ti confido che ho imparato questo dai consulenti con cui ho lavorato,
tre\quattro anni fa, per fare il sistema qualità della mia banca.
Abbiamo costruito l'intero sistema, molto studiato e condiviso, senza citare
una volta la ISO 9001.
Solo a due mesi dalla certificazione i consulenti hanno prodotto una
notevole mole di formazione, a tutti, sui requisiti della norma.
La risposta generale a questa presa di coscienza interna ( che stavamo per
certificarci, che esisteva una norma di assicurazione qualità, che gli audit
interni, già realizzati, erano addirittura descritti in un modello, ecc ) è
stata: tutto qui?
E' esattamente quello che stiamo facendo o che abbiamo già deciso di fare.
Per me, e per i consulenti, sono stati momenti di soddisfazione. ( per i
consulenti anche perchè, verso di loro, è stato fatto meritato e sostanzioso
bonifico )
Nel tempo, ho conservato, rispetto alle altre funzioni, lo stesso approccio
di allora.
Ciao, fammi sapere.
Piero