Newsgroup: it.discussioni.iso9000
Titolo: Formato elettronico documentazione

Ciao,
nella ditta in cui lavoro,della quale da poco seguo l'SGQ,è stato scelto il
formato cartaceo come formato dei documenti ufficiali (ossia quelli
contenenti le firme di approvazione).
Contemporaneamente,nella nostra LAN interna,manteniamo su un computer
centrale le corrispondenti versioni elettroniche,prive ovviamente di firma.
Ho però sentito parlare di firma elettronica e cose simili,e mi piacerebbe
sapere il vostro parere su un eventuale futuro passaggio alla gestione
interamnete elettronica dei documenti.
In particolare mi piacerebbe sapere se ci sono particolari adempimenti da
tenere in conto,e anche se ci sono delle controindicazioni. 

 tenere in conto,e anche se ci sono delle controindicazioni.
La firma elettronica ho ottenuto il riconoscimento della legge per quanto 
rigurda la documentazione fiscale ed amministrativa (tipicamente registri 
IVA, libro giornale, fatture). Il che significa che č ammessa dalla legge 
l'archiviazione in formato elettronico di tale documentazione (se firmata 
elettronicamente) in sostituzione dell'archiviazione cartacea.
Non mi risulta che la firma elettronica si impiegata per la gestione della 
documentazione di SQ, in quanto normalmente questa viene rilasciata 
all'azienda (o al suo rappresentante legale).
Credo che per l'approvazione dei documenti di SQ in formato elettronico 
possano essere implementate soluzioni software piů elementari (del tipo 
nomeutente, password) in sostituzione della firma calligrafa.
Ciao, moreno. 

 nomeutente, password) in sostituzione della firma calligrafa.
Confermo in pieno, per esperienza vissuta.
SLi 

 Ciao, moreno.
...scusate, ma ogni tanto mi imbatto anche io nel desiderio di 
eliminarre la carta!!
Come fate, in pratica, a gestire i documenti con nome utente psw??
Proteggete i file di word contro la modifica con Nome Utente psw?
usate altri tipi di file, ttipo PDF??
grazie per le risposte,
-- 
[ b a z ]
"Primo non devi contraddirlo mai,
due non devi mai disubbidire,
Terzo ricorda che ha sempre ragione,
Quarto di te sarà sempre migliore,
Quinto... vince lui!"
(Timoria - Il guardiano di cani)

Noi, ad esempio, facciamo così:
- i documenti approvati sono in rete solo in formato PDF
- l'approvazione di fa firmando solo la prima pagina che quindi è
l'unica ad essere conservata in forma cartacea
- per aggiornare i documenti usiamo il word con le revisioni attivate e
protette da password. In questo modo chiunque può contribuire e nel
file rimane scritto chi e quando ha fatto la modifica. Quando il doc è
pronto si discutono le revisioni e si fa il nuovo PDF.
Spero di essere stato utile.


 - i documenti approvati sono in rete solo in formato PDF
E chi deve per esempio compilare un modulo come fa?
Ci sono certi documenti in PDF e certi in .doc ?

 nomeutente, password) in sostituzione della firma calligrafa.
Innanzitutto grazie per la risposta Moreno.
Al riguardo posso dirti:nella nostra ditta l'archiviazione dei documenti in 
formato elettronico è affidata esclusivamente alla segretaria,la quale 
dispone della password di accesso al pc "archivio" e riceve i documenti da 
archiviare solo in seguito alla loro approvazione.
Su ogni documento è presente una pagina relativa alle autorizzazioni,in cui 
vi è un campo "autorizzato da" che viene ovviamente riempito col nome 
dell'autorizzatore e,allo stato attuale delle cose,con la firma.
Per il futuro,ai fini della gestione interamente elettronica,potrebbe 
bastare dire che se nel campo "autorizzato da" è presente il nome (senza 
tirare in ballo la firma) il documento è valido a tutti gli effetti?
Oppure è meglio avere un'evidenza maggiore dell'autorizzazione?
 

 Oppure è meglio avere un'evidenza maggiore dell'autorizzazione?
Opto per la prima, magari conservando da qualche parte la prima pagina del 
documento, ove siano evidenti:
a) data di emissione (e quindi validità)
b) titolo e revisione del documento
c) firma, con nome e ruolo di chi firma.
IMHO, questo trattamento è da riservarsi solo a documenti *veramente* 
importanti (come le Procedure di Sistema e il Manuale).
I moduli, le richieste etc. etc. sono solo cartaccia da lavoro.
SLi