Newsgroup: it.discussioni.iso9000
Titolo: Evidenza delle offerte.

Buongiorno a tutti,
vi chiedo una opinione riguardo ad un problema semplice, ma riguardo al
quale ho potuto constatare ci sono sempre opinioni molto discordanti.
In azienda, il nostro sistema informatico permette di inserire offerte
a video, e di mandarle direttamente via mail, via fax, o di stamparle.
Inoltre il sistema collega indissolubilmente l'offerta , all'ordine, se
c'e'.
Fino ad ora ne è sempre stata stampata una versione cartacea da
archiviare.
Quello che mi chiedo è: si può fare a meno secondo voi di archiviare
l'offerta cartacea?
A livello operativo infatti gli operatori non vanno mai e poi mai a
guardare l'offerta cartacea; vanno sempre a cercare l'ultima modifica a
video nel sistema informatico, che riporta sempre e comunque chi l'ha
modificata e quando.
Che requisito della norma vado a violare se non archivio l'offerta
cartacea?
Vi ringrazio per le vostre opinioni.
Lux

Ciao.
premesso che occorrerebbe analizzare il problema più in dettaglio, così su
due piedi direi che non dovrebbe esserci alcun problema circa la "non
cartaceità" del documento di registrazione.
su questo credo sia chiara la UNI EN ISO 9000:00 nella definizione di
documento (3.7.2), ed in particolare la nota 1. del punto suddetto, ove è
scritto che "il mezzo di supporto può essere carta, nastro magentico, disco
elettronico o ottico, fotografia, campione di riferimento o una loro
combinazione."
ciò che rileva, insomma, non è tanto il "media" della registrazione, ma la
gestione completa, tracciabile e verificabile del processo, in questo caso
della gestione dell'offerta.
ovviamente, dette modalità dovranno essere opportunamente descritte sia
nelle procedure (obbligatorie) previste al punto 4. della 9001 in relazione
a documenti e registrazioni, nonchè nella eventuale procedura specifica che
descrive l'attività di cui abbiamo parlato.
per esperienza diretta posso aggiungere che, nei casi a me noti, l'unico
problema che si può presentare in una gestione solo informatica di attività
come quella descritta è la difficoltà di tenere traccia della evoluzione del
progetto/offerta, nel caso di modifiche od altre variazioni.
di solito, nei gestionali viene tenuta traccia solo dell'ultima versione, e
questo non è bellissimo in ottica 9001, 7.3.7 modifiche alla progettazione.
Buon lavoro.


Concordo pienamente con le riflessioni di Andrea. Aggiungerei due quesiti di
base: "la registrazione cartacea dà valore aggiunto al cliente finale? dà
valore aggiunto al processo a valle delle vendite?" Se entrambe le risposte
sono negative, a mio avviso puoi evitare di stampare le offerte.
Buon lavoro
Sax
 
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Inviato via 
http://arianna.libero.it/usenet/

 ha scritto nel messaggio 
news:1137575964.7...@g14g2000cwa.googlegroups.com...


cartacea?
Nessuno.
Non ti complicare la vita.
In funzione anche di ciò che hai stabilito tu in procedura, possono essere 
importanti solo la tracciabilità (chi l'ha fatta?) e l'evidenza del riesame 
del contratto (sicuro di quello che c'è scritto sopra?), ma ambedue le cose 
possono essere agevolmente svincolate dall'esistenza del cartaceo..
Sli 

. provo a provocare.. un nuovo 3d..
Se non abbiamo versioni cartacee e l'azienda subisce un black.out di due
ore come facciamo a recuperare le informazioni dai PC spenti, andiamo
tutti a casa in ferie ?
Soluzione . Gruppo di continuità o Gruppo Elettrogeno sul server e sui PC
"importanti"
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Se stampiamo inutilmente carta (costo, dimensioni del documento) e siamo
ISo14001 come facciamo a dimostrare attenzione per l'ambiente ? 
Soluzione : stampiamo il minimo indispensabile su carta riciclata.
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Se il fornitore ci rifila solo montagne di manuali trilingue cartacei
perchè dobbiamo pure sobbracarci l'onere della gestione del rifiuto?
SOluzione: pretendere a contratto solo manuali elettronici PDF suddivisi
per lingua su 2 CDROM.  Stamperemo solo se necessario una copia e solo per
documenti che possono essere consultati in cartaceo (es PLOT A0)
ciao e notte... !
bob
-- 
bob.geko
merend or NOT merend, this is the problem!
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