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Titolo: Revisione dei documenti

Ciao a tutti,
ho una domanda da porvi sull'indice di revisione.
La ISO al punto 4.2.3   c)    dice che dobbiamo assicurare l'identificazione 
dello stato di revisione corrente dei documenti.
la guida ISO/TR 100013:2001  sulla gestione della documentazione, al 
capitolo 4.5.3 riporta : evidence of review and approval, status and date of 
revisionof the documented procedure should be indicated
e al capitolo 6.4
... a document master list with revision level may be used to assure that 
they have the correct issue of authorized documents....
A parte che una bella data di aggiornamento secondo me risolveva tutto, 
posso accettare il fatto che usare la parola REVISIONE sia "necessario" 
perchè l'ispettore  di turno si ritrovi nel documento e non si trovi in 
difficoltà, poverello.
ma qualcno mispiega l'utilità di DATA e INDICE di revisione ?
Se io cambio oggi la revisione di un doc e la porto, poniamo, a revisione 4, 
poi che faccio, ci lascio la data di 2 mesi fa ?  O viceversa ?
aspetto i vostri illuminati pareri e ringrazio
vostro, dubbioso, Gabriele
ps ma perchè vedo solo gli ultimi 3 gruppi di messaggi ? 

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          A mio avviso la cosa è alquanto semplice: ad ogni aggiornamento o revisione
(sono sinonimi) di un documento indicherai su di esso: Rev. n - data (con: n
= ( vecchia revisione +1 ) ; data = data di emissione del documento).
Saluti
 
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Inviato via 
http://arianna.libero.it/usenet/

 ha scritto nel messaggio 
news:151Z26Z200Z201Y...@usenet.libero.it...
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 ho una domanda da porvi sull'indice di revisione.
Ciao Gabriele, che piacere ritrovarti qui!
Come sai, aborro citare norme, documenti, codicilli e quant'altro, quindi 
vado sul pratico.
Mi metto nei panni di chi legge/utilizza il documento; voglio sapere:
a) quando il documento è stato emesso
b) da quando il documento è vigente (in genere non prima dalla data di 
emissione, dappertutto tranne che in Parlamento...)
c) se esistono revisioni precedenti, ovvero se è la prima versione 
disponibile o ce ne sono altre.
Ne consegue che revisione e data sono IMHO inscindibili, perchè se trovo una 
revisione 4, chi mi dice da quando questa revisione è operante?  La parola 
REVISIONE. REV e quant'altro è universalmente nota, capita e conosciuta, 
ecco perchè forse i verificatori la cercano... Non mi complicherei la vita 
cercandone altre.
Nel mondo qualitese, invece, spesso mi si obbietta che data e revisione 
dovrebbero essere "di pagina" e non di documento. Io non concordo, perchè 
anche una sola riga cambiata può cambiare sostanzialmente un intero 
documento. Le varianti devono essere necessariamente identificate solo in 
fase di modifica e approvazione. Io gestisco infatti i paragrafi, non le 
pagine.
Certo, se parliamo dell'Enciclopedia Treccani...;-))
By the way, adesso capisci perchè in un'azienda di 250 persone nel mondo 
cerco di emettere il minor numero possibile di documenti.
Salutami la comune amica....
Essellei 

 Sono due cose che necessariamente devono andare di pari passo.
Mah......Nei miei documenti data di emissione e revisione coincidono, ovvero 
č presente solo l'ultima data di decorrenza.
Dall'esame dei documenti obsoleti archiviati sono sempre in grado di 
risalire alla data di emissione.
Chi ti ha chiesto il contrario e, soprattutto, perchč?
SLi 

 Chi ti ha chiesto il contrario e, soprattutto, perchè?
Grazie ancora e saluti
Gabriele 

 impedisca ;-))
No, ma non ti invidio quando dovrai riferirti alla revisione di un documento 
al telefono, magari con un collega cinese come capita a me....
SLi 

 sarà la solita data a rovescio.
buona idea, anche perchè può essere facilmente utilizzata per ordinamento
files con pc e sw vari. credo che la "prenderò a prestito"...
resta solo il problema di un ipotetico caso di due revisioni nello stesso
giorno, ma, al limite, aspetteremo la mezzanotte, oppure metteremo anche
l'orario nella stringa identificativa della revisione...
buon lavoro!

Ciao Egregi
noi si fa così
Bozza prima 0.1  ----- 0.9
Prima versione approvata 1.0
Successive bozze 1.1 - 1.2 ---
Seconda versione approvata 2.0
vengono archiviate e rintracciabili solo le versioni approvate, ovvero le
X.00) perchè su queste sono state prese decisioni (progetto, produzione,
soldi, etc..) e nel dubbio si può ricostruire il "danno" a posteriori.
In generale essendo il titolo del file/documento:
Progetto Pippo   ver 0.4 del 1-1-2006 
con la versione riesco facilmente ad indicare ai colleghi come siamo messi
(" hai presente il progetto PIPPO 2.3??) , con la data indico comunque un
riferimento temporale (da quanto ci si lavora, quando ho iniziato, etc..)
Nel caso il documento venga rigenerato più volte al giorno si salta solo
di versione es 0.11 in 0.12
Se l'azienda chiaramente inizia ad emettere versioni in grosse quantità
mandando mail a mezzo mondo con 0.11 -- 0.99 forse è meglio eliminare
tutto ed usare un sistema DMS (sempre sentito parlare, visti ben pochi...)
ciao
bob
-- 
bob.geko
merend or NOT merend, this is the problem!
questo articolo e` stato inviato via web dal servizio gratuito 
http://www.newsland.it/news
 segnala gli abusi ad 
ab...@newsland.it

 Seconda versione approvata 2.0
Pensa: faccio cosě anch'io!
Molto razionale e chiaro.
--
as

 Seconda versione approvata 2.0
Ottimo, efficiente ed efficace. Ho solo il dubbio che la questione posta dal 
Monciatti fosse leggermente diversa: dobbiamo "portarci dietro" sul 
documento da qualche parte anche la data di approvazione (=entrata in vigore 
della prima revisione), o basta tenerne traccia in archivio "gestione 
documenti"?
LA questione puň apparire lana caprina se ci riferiamo alle procedure 
generali del SGQ, ma assume un'importanza diversa in caso di documenti 
diversi (ad es., procedure di collaudo etc).
O no?
SLi 

 Seconda versione approvata 2.0
Ottimo, efficiente ed efficace. Ho solo il dubbio che la questione posta dal


 O no?
Sì, forse sì. Forse no.
Qualcuno, su questo NG, ebbe a dire che la questione è comunque 
irrisolvibile: nel senso che non esiste alcun metodo intrinsecamente sicuro 
che assicuri chiunque stia utilizzando una procedura, che quella sia in 
ancora vigore, ovvero non sia stata sostituita da una più recente, 
semplicemente avendo in mano solo quella procedura. E a me pare, nenache 
avendo l'elenco documenti, e l'elenco dell'elenco documenti. Mi sono 
spiegato?
Aggiungo io: a meno che la data (eh eh!) sia quella di ieri o di oggi, 
ipotizzando che sia assai raro avere 2 release in 2 giorni (... anche se 
Microsoft docet!!!).
Insomma, a me pare che l'utilizzo dei documenti aggiornati sia più una 
questione di comunicazione interna, e forse anche di "clima" interno (quello 
che fa trovare le nuove idee nella pausa caffè!), piuttosto che di 
codifiche. A meno di non ritornare al vecchio clima (nostalgia canaglia!) 
delle "copie controllate", dei ritiri delle copie superate, delle firme 
sulle distribuzioni, ecc.. Roba possibile anche col supporto magnetico, con 
qualche complicazione tecnologica. Il metodo giusto sarà quello che si 
rivela efficace nella pratica, pur se imperfetto nella teoria.
A proposito: sei sicuro, SLi, che il Gabriele che scrive sia quello che dici 
tu e che conosco io (se sei tu, Gabry, tieni l'olio, che arrivo!).
Salutoni.
--
as 

 ancora vigore,
per me esiste ed è basato sul buonsenso e sulla volontà assoluta di chi
utilizza il documento e di chi lo emette di essere sicuri della versione
in mano e che tale versione se erroneamente utilizzata porta un danno
economico, di immagine o di servizio scadente.
Immaginamoci che tale versione sia un back up di una base dati di conti
correnti di una banca.. cosa succederebbe?
Quindi
Chi emette il documento, ne metta copia elettronica in un server della
azienda, accessibile, con protezione PDF 
Chi emette effettui comunicazione (non spamming) ai clienti interessati
della nuova versione approvata inserendo nel server in modo evidente
sempre la versione più recente
Non penso che in un giorno possano uscire due versioni successive con due
cicli identici di approvazione. Sarebbe il sintomo della azienda "criceto
impazzito" che gira gira sulla ruota, emette nuove versioni e genera solo
calore ....
Chi riceve il documento e lo usa in modo attivo, si deve preoccupare di
avere la versione cartacea di lettura/lavoro sempre allineata al server.
Una rapida occhiata prima di usare i dati per cose importanti si fa. nel
dubbio si telefona se sta per uscire la prossima release. Se è ok si
lavora sulla propria cartacea o elettronica sul propio PC. Se invece è
vecchia si elimina o si scrive su "superata" mantenendo però i propri
appunti.
se cambia di poco si inseriscono le variazioni a mano.
Insomma, tante boiate di buon senso che solo pigri  non adotterebbero
;-)


Grazie a tutti della valanga di buon senso.
Il tentativo è sempre quello di "sfrondare" sistemi troppo macchinosi a 
favore di chiarezza e semplicità.
Riprendendo un po' in mano il sistema mi sono accorto che su certi doc 
c'erano addirittura tre date con funzioni diverse, un caos che capiva solo 
l'AQ (forse).
Da qui la velleità di ripensare il sistema di identificazione.
Ciao as, si sono io (alle volte ritornano!!)
per l'olio non ti preccupare, è li per te.
Ancora grazie a tutti, a presto
Gabriele
"essellei" <stelivo...@hotmail.com.invalid> ha scritto nel messaggio 
news:dr50mq$qji$1...@domitilla.aioe.org...


 Ciao as, si sono io (alle volte ritornano!!)
E' lui o non è lui?
Cerrrrrto che è lui!
E' persino riapparso MisteIso!
Ho provato a richiamare dal limbo il Moroni, emulando la sua risata 
satanica....Ma temo non sia sufficiente.
Sli