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Titolo: Gestione dei documenti

Intendo divulgare la documentazione del S.Q tramite la rete intranet
aziendale.
E' sostenibile che la distribuzione dei documenti (controllata) avvenga
tramite l'utilizzo della posta elettronica, e che il destinatario lo ha
ricevuto in base all'informazione di ritorno come messaggio "letto"?
Grazie

Giulia wrote:

Ciao Giulia,
E' una soluzione percorribile, ma poco pratica. Prima di tutto intaserai le
caselle di posta con gli allegati, secondo, non risolvi il problema di dare
evidenza della preparazione e verifica/approvazione dei documenti.
A mio parere è molto meglio mettere a disposizione i documenti in un disco
condiviso, nel quale abbiano permesso di scrittura coloro che devono
preparare e approvare il documento, e sola lettura tutti gli altri. Quando
prepari un documento, poi, avvisi per posta elettronica gli interessati,
spiegando le modifiche apportate (se è una variazione del documento), e non
ti serve più allegarlo.
Saluti
Stefano
-- 
"Non esistono innocenti: tutti abbiamo passato un raffreddore a qualcuno". 
Marcello Marchesi
--
Stefano Gelati
Via Gonin, 34 - 20147 Milano
Tel. 02-4152487
Cell. 348-5620381
mailto:
stefano...@fastwebnet.it

 Stefano
Mi trovo più o meno nella stessa situazione, mi piacerebbe poter eliminare
tutte le copie cartacee di manuale, procedure e moduli.
Il manuale, le procedure e i moduli li pubblico nell'intranet aziendale,
sono così consultabili liberamente da tutto il personale aziendale, sia in
azienda sia attraverso internet (gli utenti se ne avessero la necessita ne
possono scaricare una copia, per esempio per stamparla).
In linea di massima in questo modo tutte le volte che gli utenti consultano
un documento della qualità, ne consultano per definizione uno aggiornato.
Via mail, mando ai vari responsabili aziendali la comunicazione
dell'avvenuta pubblicazione e degli eventuali aggiornamenti (commentando
eventualmente le modifiche apportate).
Nel manuale vorrei poter dire che di copia controllata ce n'è una sola ed è
quella pubblicata nell'intranet, che solo io, responsabile della qualità
posso modificare.
Mi piacerebbe saper se questa strada è percorribile.
Il problema è quello delle firme per approvazione etc.
Non avendo la possibilità. almeno nel breve di utilizzare un sistema di
firma elettronica, vorrei sapere se c'è la possibilità di aggirare il
problema in qualche modo.
Questo stesso problema della firma, mi si ripropone anche in altri ambiti.
Stiamo realizzando un programma per la gestione delle registrazioni della
qualità integrato con gli altri software aziendali: contabilità e controllo
di gestione. L'unica cosa che ci impedisce di far sparire la carta
attualmente è la firma della registrazioni.
Per esempio: Scheda Valutazione fornitori, fino a ieri veniva compilata
manualmente su dei fogli di carta e il responsabile della logistica la
firmava. Ora viene compilata attraverso una maschera ad hoc.
Sono obbligata a stamparla periodicamente per farla firmare al responsabile?
E' necessaria la firma?
Ancora le idee non me le sono chiarite su questo argomento.
Se qualcuno sà darmi qualche dritta, gliene sarò immensamente grata
Saluti a tutti
e .... buone vacanze
PS: scusate se sono stata un pò confusionaria ma è la fretta di partire per
le vacanze!

E' necessaria la firma?
Secondo me no, la firma infatti è un'attribuzione di responsabilità e non
deve per forza essere sempre autografa, certo se firmi un contratto o un
assegno non è così ma per i documenti della qualità a mio avviso bastano
nome e cognome per dare validità ad un documento come una scheda di
valutazione, manuale o procedure. Se proprio ci tieni puoi conservare una
copia cartacea del M.Q. firmato in modo autografo dalla direzione e mettere
in rete tutto il resto, sono certo che nessuno metterà in discussione che è
un documento approvato a meno che non siano gli stessi attori a smentirlo.
l'unico difetto sono a volte le copie che gli utenti stampano e che
sfoderano davanti agli ispettori degli EdC e che risultano immancabilmente
obsolete in quanto non hanno stampato l'ultima versione e non essendo molto
avvezzi a consultare i documenti su Pc commettono queste leggerezze.
Ciao
--
Mauri
E-mail: 
mtu...@tin.it
"Cheggio" <che...@NO-SPAMvirgilio.it> ha scritto nel messaggio
news:bh0e4p$3sd$1...@newsreader.mailgate.org...


Susami Stefano ma forse non ho espresso bene quello che intendo fare:
1) stampo una copia del MQ e delle POI e le faccio approvare dalle varie
funzioni (copia originale firmata)
2) metto sulla intranet aziendale ( sul server centrale, area backuppata
quotidianamente),sia il MQ che le POI e relativi allegati in sola lettura
per qualsiasi funzione
   aziendale in possesso di un personal computer (alle funzioni sprovviste
viene data la copia cartacea)
3) utilizzo il servizio di posta elettronica come mezzo di comunicazione per
eventuali modifiche e per la distribuzione iniziale ( nel senso che tramite
posta avverto
    che la documentazione da quel momento è consultabile
all'indirizzo.............).
Evidenzio inoltre che  le modifiche dei documenti sono gestite dal RSQ (area
accessibile tramite password)
Tutti gli utenti della intranet hanno così la certezza di trovare sempre
l'ultima versione del MQ e delle POI sulla intranet stessa
Non ho abbattuto del tutto il cartaceo (copia originale ed eventualmente
copie per i reparti attualmente non dotati di un personal computer) ma
sicuramente ho diminuito le copie da circa 40unità a quasi 10 (numero che
andrà sempre a diminuire, visto che è un obbiettivo dell'azienda
informatizzare i reparti produttivi entro
l'anno 2003.
Buone ferie a tutti
"Cheggio" <che...@NO-SPAMvirgilio.it> ha scritto nel messaggio
news:bh0e4p$3sd$1...@newsreader.mailgate.org...


 ha scritto nel messaggio
news:T9BYa.232535$lK4.6...@twister1.libero.it...


 E' necessaria la firma?
secondo me no. non trovo nella norma nessun riferimento a firme...
-- 
Posted via Mailgate.ORG Server - 
http://www.Mailgate.ORG

 E' necessaria la firma?
piccolo suggerimento - la scheda valutazione fornitori, rendila in
scrittura
e lettura solo al Responsabile della logistica, mentre per gli altri la
lasci in sola lettura (proprio come hai fatto con manuale e procedure:
tu
le hai in modalità lettura e scrittura e tutti gli altri solo in
lettura).
Con tale modalità puoi trattare qualsiasi documento di registrazione in
formato elettronico, in vece della classica firma.
con affetto...quo


una copia controllata.
Anche noi facciamo cosě e funziona.