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Titolo: Cercasi avvocato del diavolo

Ciao a tutti gli avvocati (del diavolo ovviamente)  ;-)
Vorrei che mi contestassi i difetti di una mia iniziativa di
trasfomazione informatica di SQ che mi gira in testa.
Spiegazionen :
Vorrei far passare su server di rete, in directory aperta a tutti, i
materiali Word
(IO, POI) ed Exel ( Moduli).
Il tutto avverrebbe inserendoli in un albero di directory attentamente
strutturato, salvando ogni documento con una password nota solo agli
addetti alla manutenzione file (2 segretarie e me).
Le nuove revisioni di  POI e IO sarebbero messe in rete subito dopo il
solito iter di approvazione cartaceo (carta che sarà disponibile presso
l'ufficio RSQ in archiviazione normale).
Gli interessati più diretti sarebbero avvertiti (per ora) con la
distribuzione controllata della sola pagina di guardia. Il passo
seguente è l'avviso via Email.
Confesso che ancora non vedo bene la gestione dei moduli (
p.es
. stampe
in fronte retro)
Vantaggi che vedo :
Tutti hanno a disposizione in tempo reale l'ultima versione di tutto
Il controllo della documentazione si concentra sulle tre figure che
gestiscono tale sistema.
La carta diminuisce del 80%
Semplicità di implementazione e di consultazione (conoscenza solo dei
percorsi e dei prodotti Office).
Svantaggi che vedo :
DITEMELI VOI
Nell'attesa che il 9/9 a Siena mi si chiariscano le idee ancor meglio,
aspetto intanto che mi riveliate la trave che ho nell'occhio.
Pendo dalle vostre labbra
HS
Gabriele Monciatti

 ha scritto nel messaggio
news:39AD08C2...@yahoo.com...


 wrote in message
39AD08C2...@yahoo.com...
Ciao a tutti gli avvocati (del diavolo ovviamente)  ;-)
Vorrei che mi contestassi i difetti di una mia iniziativa di
trasfomazione informatica di SQ che mi gira in testa.
[cut]
Gabriele Monciatti
Questa soluzione è stata da noi consulenti suggerita ed implementata in
svariate Aziende, ed è stata accolta sempre con favore dall'Ente di
Certificazione.
Nella sua versione più "spinta" prevede l'archiviazione cartacea della sola
pagina di guardia dei documenti, ove sono apposte le firme (il problema
della firma elettronica non è proprio di agevole soluzione....).
Comunque, siccome per l'audit documentale l'Ente preferisce lavorare su una
copia cartacea, viene mantenuta una unica copia cartacea del SQ: quella
riservata all'Ente di Certificazione.
Al limite, gli Ispettori dell'Ente pretendono solamente l'esistenza (in
forma cartacea e soggetta a distribuzione controllata) dei soli documenti:
1) Manuale Qualità
2) Catalogo del Sistema Qualità
su cui viene apposto il fatidico "timbro rosso" a valle dell'audit
documentale.
Per tutti gli altri documenti può essere sufficiente l'archiviazione
elettronica con la conservazione cartacea della sola pagina di guardia
firmata.
Indispensabile comunque l'informazione "proattiva" dell'entrata in vigore di
nuove versioni (es. mediante e-mail): non vale dire "andate sul server a
vedere se c'è qualcosa di nuovo...".
Parimenti indispensabile dichiarare che qualunque stampa o copia effettuata
dagli Utenti va considerata come copia di lavoro, e quindi non soggetta a
distribuzione controllata.
A questo punto inoltre è inutile creare liste di distribuzione
personalizzate: la documentazione del SQ, una volta sul server, è
disponibile a tutto il personale.
SVANTAGGI ?
un dipendente si copia su un dischetto tutto il tuo SQ,  poi lo rivende a
un'altra Azienda....
Comunque vi sono metodi per impedire copie, stampe e taglia/incolla: basta
usare ad es. Adobe Acrobat in modo "furbo".
Ciao Gabriele
(purtroppo non credo che potrò essere a Siena, ma a Parma sì: il 13.
Non mi piazzerò davanti allo Stand di DNV (come Alessandro Taddia) ma
seguirò il convegno del pomeriggio, in cui parla Grottola
--
Franco Tessarollo
Webegg SpA
http://www.webegg.it
T: 
+39 051 6587542
F: 
+39 051 6587560
C: +39 (0)335 5643163
E: mailto:
tessarol...@webegg.it

(IO, POI) ed Exel ( Moduli).
non so se ti puo' interessare, ma c'e' un modo per creare file PDF,
senza avere l'Acrobat Writer, se ti interessa fammelo sapere
che ti spiego come fare.
I documenti creati sono PDF, ma senza tutte le particolarita'
 dell'Acrobat Writer, certo c'e' che un PDF lo stampi e non lo 
puoi modificare... se la directory e' in sola lettura per i
non amministratori... beh potrebbe aiutare.
ciauz
Vincenzo 'lo sciamano'   Bologna (ITALIA-ITALY)
Homepage  
http://www.geocities.com/vincesalsero/
Membro Fondatore del CSM (Club Seghe Mentali)
http://www.freeweb.org/free/csm

 che ti spiego come fare.
Mi interessa senz'altro , grazie
Gabriele Monciatti


Percha' allora non passare a una gestione documentale con workflow completo (che
risolve i problemi dell'iter di stesura-approvazione) vera e
propria 8magari con firma digitale?
Saluti cordiali
Paolo Astorri

Noi lavoriamo così già da un anno e mezzo, il SQ è nato on line e funziona
bene.
Alcune considerazioni:
-------
Vorrei far passare su server di rete, in directory aperta a tutti, i
materiali Word
(IO, POI) ed Exel ( Moduli).
Il tutto avverrebbe inserendoli in un albero di directory attentamente
strutturato, salvando ogni documento con una password nota solo agli
addetti alla manutenzione file (2 segretarie e me).
-------
Non serve proteggere ogni documento, basta proteggere la sola directory in
modo che solo tu possa modificarla.
Ti conviene filtrare l'accesso a questa directory tramite un sistema di
link. Il modo + semplice è farlo tramite Excel o Access. Un html (sempre con
Excel sorgente) ha il vantaggio che i documenti si possono poi accedere come
bookmarks da Explorer, questo è stato molto apprezzato. Così prendere es.
un'offerta aggiornata è ancora + facile che prendere quella di 3 giorni fa e
fare SaveAs
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Le nuove revisioni di  POI e IO sarebbero messe in rete subito dopo il
solito iter di approvazione cartaceo (carta che sarà disponibile presso
l'ufficio RSQ in archiviazione normale).
--------
L'iter di aprovazione può anche essere elettronico, con i Voting Buttons di
outlook (spiegati poco tempo fa sul NG), le ricevute rimangono sul server in
un folder apposito. Non serve carta.
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Gli interessati più diretti sarebbero avvertiti (per ora) con la
distribuzione controllata della sola pagina di guardia. Il passo
seguente è l'avviso via Email.
---------
Noi abbiamo una segnalazione in tempo reale sulla Master List, poi un
bollettino via mail delle novità settimanali (semiautomatico), niente carta.
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Confesso che ancora non vedo bene la gestione dei moduli (
p.es
. stampe
in fronte retro)
-----------
Sgancia l'informazione dal supporto, cosa c'entra la stampa fronte-retro con
i dati trasportati dal modulo? ormai i nostri moduli stanno diventanto delle
mascherine che scricano direttamente i dati sui db che risiedono sui server.
Nella prima fase, invece, i moduli erano fatti in Word o Excel e ricalcavano
l'impostazione cartacea, ma non venivano stampati comunque, erano solo
pagine virtuali.
Anche i pdf hanno una funzione MODULO.
Un effetto perverso che ho notato in questo sistema è che, data la facilità
di accesso ai documenti, le persone stampano tutto per leggerlo più
comodamente, oppure per segnalare i cambiamenti da apportare alle procedure,
consumando enormi quantità di carta (su ogni documento c'è scritto che la
copia su carta è obsoleta per definizione, quella valida è quella on line,
ognuno è tenuto a verificare la corrispondenza della versione).
Purtroppo DNV ha voluto per forza una versione cartacea da timbrare e
firmare, che ora sta in bacheca.
Ciao e buon lavoro,
Luca


Ti ho spedito il tutto in email privata, se dovesse interessare
anche ad altri, me lo facciano presente, che al limite posso
fare una paginetta HTML da mettere sul sito del NG.


 wrote in message
39aea76b...@news.iol.it...



E' l'evoluzione naturale, stiamo per mandare in esercizio un prototipo
automatico che gestisce gli accessi, il versioning e le autorizzazioni
Considerazioni da fare:
1) il costo: un sistema di Integrated Document Management costa svariate
volte di più del sistema semi-automatico basato su Office+Exchange
2) l'efficacia: il sistema semiautomatico, pur casareccio, è funzionale e
regge bene tuttora. Stiamo passando al sistema IDM perche' comunque sono
prodotti che abbiamo in casa, ma un'analisi costi-benefici potrebbe
riservare delle sorprese
3) il tempo di sviluppo: per l'IDM ti servono settimane di un team di
progetto, per il semiautomatico ho fatto tutto io, che sono solo un utente
evoluto, in una settimana circa (creazione master list, templates,
infrastruttura)
Il passo ancora successivo è il workflow completo, che però è una strada
scivolosa.
Presuppone un'analisi ed un disegno dei processi aziendali completa ed
accurata, altrimenti è una macchina tritasoldi. Noi stiamo lavorando da + di
un anno sull'analisi dei nostri processi, ora stiamo per riunire tutti i
flussi in una Mappa Generale che sia l'architettura completa dell'azienda.
Come standard ci stiamo orientando su IDEF0, con una metodologia BPR di
base.
Dopo potremo implementare un workflow completamente automatico, ma è dura,
calcolando che siamo una risorsa e mezza, con tutti i servizi da fornire
all'azienda.
Per adesso abbiamo applicato il routing automatico ad alcuni docs
Word/Excel, automatizzando parte dei flussi.
L'argomento mi interessa molto, ma non so se stiamo andando OT, perchè
questo è molto oltre ISO9000.
Ci sono altri interventi su questo campo?
Non ho trovato risorse italiane sul BPR, qualcuno sa qualcosa?
ciao a tutti,
Luca