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Titolo: DISTRIBUZIONE DELLE PROCEDURE???

Vorrei avere un confronto con i Responsabili Sistema Qualità che
distribuiscono le procedure con posta interna.
Come vengono distribuite?
Quali software usate?
Come avete l'evidenza che la persona la ha ricevuta?
Deve esserci per forza la firma elettronica??
GRazie mille!!
--
Posted from [151.4.12.220]
via Mailgate.ORG Server - 
http://www.mailgate.org

 wrote in message
37F53E60...@inputdata.it...
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Sono RAQ di una società che oper nel campo elettromeccanico. Io distribuisco
a tutti gli utenti via e-mail solo l'avviso che è disponibile su server
documenti un nuovo documento o revisione. Il documento è in formato Acrobat
(.pdf) pertanto non modificabile.
L'evidenza che la persona ha ricevuto il messaggio sta nel software di
gestione della posta elettronica (che nel mio caso è MS Outlook ma penso che
ogni altro progrmma faccia lo stesso) che mi indica se la posta è stata
ricevuta e letta. Infine il documento non ha la firma elettronica ma essendo
io in azienda l'unico ad avere accesso in scrittura (server NT) al server
dei documenti non vi sono possibilità per altri di modifcare o cancellare
documenti. Inoltre esiste una versione cartacea dello stesso documento,
assolutamente fedele a quella sul file, che è solo a mia disposizione e
consultabile a richiesta, sulla quale c'è la firma in originale.

 ogni altro progrmma faccia lo stesso)
Come gestisci la posta elettronica con Outlook? Quali sono le funzionalità
per la posta elettronica interna?
Grazie
Francesco

Secondo me non conviene usare acrobat. Noi abbiamo implementato un
"intranet" con tutte le dovute password di accesso a seconda dell'importanza
dei documenti. A questo punto abbiamo semplicemente trasformato i documenti
scritti in ".doc" in documenti ".html". Il risultato è una enorme comodità
di utilizzo da parte degli utenti grazie a tutti i link che si possono
creare all'interno dei singoli documenti (... e alla gente viene anche più
voglia di leggere i documenti aziendali...). Inoltre l'accesso e la
consultazione sono molto più veloci.
Per quanto riguarda la distribuzione, puoi decidere di madare una mail a
tutti gli enti in lista di distribuzione ad ogni emissione o revisione (con
messaggio di ricevuto). Nella nostra realtà, arealmente non molto estesa e
con un numero di enti a cui distribuisco procedure e manuale relativamente
limitato, faccio firmare (al momento - ma voglio pensare a qualcosa che
elimi anche questa "carta") un documento in cui informa della nuova
emissione o revisione.
saluti
gigi

rilancio la domanda su un tema comune alle risposte precedenti: la conferma della
ricezione.
se non sbaglio il punto 4.5.2  a) della UNI EN ISO 9001 dice che i documenti devono
essere disponibili nei luoghi dove sono necessari per lo svolgimento delle
attività: è troppo ottimistico pensare che, in sede di verifica ispettiva,  aver
definito un buon sistema di distribuzione (es. intranet ) possa essere equivalente
ad una firma di ricezione formale - che di per se potrebbe anche non garantire la
reale disponibilità del documento (leggi smarrimenti!)- ??
c'è qualche valutatore (abilitato o meno dall'AICQ!!! - per non scatenare
polemiche) che mi vuole dare un parere?
grazie
Danilo BRUNO
--
Posted from 
venere.inet.it
 [194.20.8.4]
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...
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Da quanto ho potuto vedere, gli Enti di Certificazione non solo accettano di
buon grado, ma anzi INCORAGGIANO la gestione della distribuzione della
documentazione del Sistema Qualità mediante l'utilizzo di strumenti
informatici.
Cercando di dare maggior importanza alla sostanza che alla forma, inoltre ho
potuto constatare che il requisito sulla DISPONIBILITA' dei documenti nei
luoghi dove sono necessari è in genere considerato adeguatamente soddisfatto
dall'evidenza della loro presenza su un server di rete e dalla disponibilità
nei diversi luoghi di postazioni atte alla loro consultazione.
(ATTENTI però alle DATE associate ai file in rete ! Dovrebbero essere
congruenti con le date di pubblicazione !)
Normalmente in questi casi non si predispongono "liste di distribuzione", ma
si "pubblica" il documento sulla rete rendendolo disponibile a tutta
l'Azienda.
Eventuali copie cartacee sono considerate copie di lavoro (quindi non
soggette a distribuzione controllata).
Non mi pare che venga chiesta evidenza di "ricevute" per documenti che non
sono di fatto "trasmessi" da Assicurazione Qualità ad una lista di
destinatari, ma semplicemente "pubblicati" sulla rete.
Invece viene suggerito di notificare (via e-mail o altro mezzo) ogni
successiva emissione dei documenti, in modo da assicurare che ogni
variazione sia posta tempestivamente all'attenzione degli interessati.
L'evidenziazione nel testo del documento delle modifiche effettuate (con
barre o altro) può poi servire a indirizzare l'attenzione di chi legge sugli
aspetti modificati, facilitandone l'individuazione.
--> Franco Tessarollo [
tessarol...@logicasiel.it
]
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 smarrimenti!)- ??
Sono un valutatore, (ma non ti dico se abilitato o
no....)
Scherzi a parte,
1) Se i documenti vengono smarriti sono affari di chi
li ha persi !
2) I luoghi dove devono essere presenti li scegli tu
(e quindi usi una certa parsimonia)
3) Tutti i documenti sono disponibili presso di te,
tutti lo sanno e quindi in pratica sono in grado di
approvvigionarsi di ciò che a loro manca (tra quelli a
cui possono accedere !!!)
4) Detto tutto questo, condivido la perplessità sulla
dimostrabilità della ricezione se effettuata in
intranet.
Mi risulta però che esiste un software molto complesso
e costoso che ti da la conferma della avvenuta
apertura del documento (e quindi effettiva lettura).
Purtroppo il costo è tale che non me la sono sentita
neanche di proporlo alla direzione.
Saluti
Gabriele Monciatti
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 per quanto costoso,  può confermarti l'effettiva lettura del documento!
ancora grazie
saluti
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