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Titolo: Archiviazione posta

Salve a tutti.
In una piccola azienda tutta la posta aziendale (almeno da fine 2006 ad 
oggi) si trova in un account di un server Debian, al quale il client 
della segreteria (Outlook) accede tramite IMAP.
Nelle impostazioni di Outlook la segretaria ha selezionato quali 
cartelle IMAP vedere, in modo che quelle di posta vecchia, relativa a 
commesse ormai chiuse, non le intralcino la vista.
Se ha bisogno di consultare vecchia posta, può facilmente riattivare le 
relative cartelle.
La cosa in sé funziona bene, ma mi pongo il dubbio se possa durare: 
attualmente la cartella Maildir di quell'account è di ben 43 GB. Collasserà?
Esistono metodi di archiviazione più "eleganti", che permettano comunque 
una facile e veloce consultazione di tutti i vecchi messaggi?
Fra parentesi, se deve cercare un'email con una parola chiave o simili 
le faccio usare Thunderbird, perché Outlook - almeno la versione 2003 - 
effettua la ricerca solo nei messaggi che ha scaricato in locale :-P.
Grazie.
-- 
Ciao,
   Marco.

 una facile e veloce consultazione di tutti i vecchi messaggi?
Suddividere le cose per cliente/anno/commessa etc?
Davide
-- 
The secret of success is honesty and fair dealing. If you can fake
those, you've got it made. -- Julius Henry "Groucho" Marx
(
http://en.wikiquote.org/wiki/Groucho_Marx
)


Sì ma 43GB di mail!
Spaventoso :O

 una facile e veloce consultazione di tutti i vecchi messaggi?
Per esempio creare più account, suddividendo per anno.
-- 
Flavio Visentin
Scientists have finally discovered what's wrong with the female brain:
On the left side, there is nothing right, and on the right side, there
is nothing left.

 Suddividere le cose per cliente/anno/commessa etc?
Viene già fatto: due cartelle per commessa (in e out), ma a volte si 
rende comunque necessaria una ricerca.
-- 
Ciao,
   Marco.

 Per esempio creare più account, suddividendo per anno.
Hmm, non mi sembra particolarmente "elegante", alla fine non sarebbe 
molto diverso dalla situazione attuale... anzi, renderebbe ancora più 
difficile cercare un'email che non si sa a quale anno appartiene 8).
-- 
Ciao,
   Marco.

 effettua la ricerca solo nei messaggi che ha scaricato in locale :-P.
Avendo il tuo stesso problema (un 80 GB di email archiviate) ho cercato
un pochino e ho trovato come open source 
http://www.mailarchiva.com
 che
però non ho ancora avuto il tempo di testare.

 un pochino e ho trovato come open source 
http://www.mailarchiva.com
 che
Grazie, gli darò un'occhiata.
-- 
Ciao,
   Marco.

 come detto, funziona tutto benissimo così, almeno per ora.
Il problema è che ho trovato una situazione in cui ogni postazione aveva
il suo bravo Outlook con 10 - 15 GB di posta (divisa per anno) che *non*
viene backuppata. Per adesso ho spostato tutto su un server di posta
IMAP ma sono in ambiente Win e non mi fido...

 
comunque c'e' la sua bella differenza se le mail sono in formato maildir 
o mailbox.
Se sono in formato maildir (cioe' una directory in cui ogni messaggio e' 
un file) la cosa e' piu' sopportabile.
Ma ogni tanto la compattazione delle cartelle la fate?

 Ma ogni tanto la compattazione delle cartelle la fate?
Anche se hai usato una terminologia outlookkiana immagino tu intenda il 
"purge" delle cartelle IMAP per eliminare i messaggi contrassegnati per 
la cancellazione, giusto? Se è questo, sì, lo fa il server in automatico 
ogni notte.
-- 
Ciao,
   Marco.

 Spaventoso :O
Spaventoso? Io ne ho oltre 200 ed obbligo la gente a 1GB di quota, 
altrimenti sarebbero ancora di più.
Se quotassero decentemente e inviassero un po' meno allegati probabilmente 
con 200MB a testa ne avrebbero più che a sufficenza.
Comunque ormai al giorno d'oggi i giga di casella mail sono una cosa data 
per scontata, per cui ha ragione l'utente ed è il sysadmin che si deve 
adattare.
-- 
Vide

 Spaventoso? Io ne ho oltre 200 ed obbligo la gente a 1GB di quota, 
OK, ma i miei 43 GB sono tutti in un unico account.
-- 
Ciao,
   Marco.

 un pochino e ho trovato come open source 
http://www.mailarchiva.com
 che
Ho dato un'occhiata al sito ma vorrei capire una cosa fondamentale prima 
di perderci tempo: *come* funziona quel coso? Tecnicamente, intendo. Tu 
l'hai capito? Leggendone le caratteristiche sembra quasi che faccia lui 
stesso da mailserver, archiviando tutta la posta in automatico, ma non è 
questo che vorrei...
-- 
Ciao,
   Marco.

 
Ah interessante, come fai? Io ho dovecot ma non conosco la sintassi del 
comando.
Comunque "compatta" l'ho imparato su thund, non su outlook! :-)

 comando.
Dovecot anche qui, ma non uso nessun comando IMAP speciale, ci vado giù 
di maniere forti e rozze :)...
find /home/utente/Maildir -type f -name *:2,*T* -exec rm -f {} \;
Una "T" nel nome del file dopo la parte ":2," vuol dire che il messaggio 
è stato contrassegnato per la cancellazione, quindi trovo tutti i file 
il cui nome abbia questa caratteristica e li cancello.
-- 
Ciao,
   Marco.

 OK, ma i miei 43 GB sono tutti in un unico account.
Sì però perchè *tu* dall'inizio hai messo su il sistema perchè TUTTA la 
posta stesse in un unico posto. O è un'azienda di una sola persona?
-- 
Vide

 
Ah comunque io su quel server che amministro (anche li' non vogliono 
cancellare nessun messaggio, ma i GB sono solo 2) gli ho fatto due 
cartelle che si chiamano riveuti_vecchi e spediti_vecchi, in cui metto 
tutta la posta piu' vecchia di una certa data.
In questo modo sono solo dei file sul server, e dovecot non li deve 
andare a leggere tutte le volte che l'utente apre il client di posta, 
che per default all'avvio legge solo la posta in arrivo e le cartelle su 
cui cliccka l'operatore.

 cui cliccka l'operatore.
Infatti, credo sia grazie a quello che il mio sistema regge tutt'ora 
molto bene, perché come ho già scritto la posta è suddivisa in almeno 
due cartelle per commessa più molte altre, la suddivisione è maniacale 
(in senso buono), garantisco :).
Proviamo a vedere...
.../Maildir#>find ./ -type d ! -name tmp ! -name cur ! -name new | wc -l
3653
Niente male, no?
Nella cartella posta in arrivo rimangono sempre pochi messaggi.
Una scocciatura, dovuta a quello schifo di Outlook, è il fatto che lui 
comunque conserva nel suo file dati i messaggi che sono stati letti e 
quindi scaricati, e questo file dati ha un limite di 2 GB, quindi prima 
o poi si rende necessario cancellarlo e farglielo rifare.
-- 
Ciao,
   Marco.

 posta stesse in un unico posto. O è un'azienda di una sola persona?
Tutta la posta "ufficiale" dell'azienda viene gestita da un'unica 
persona, la segretaria. In questo account confluiscono in realtà diversi 
(pochi) indirizzi email, ma in sostanza quello veramente usato 
intensamente è uno solo, il classico info@, quindi anche suddividere i 
vari indirizzi in più account IMAP non cambierebbe niente.
-- 
Ciao,
   Marco.

Marco De Vitis ha scritto:

Da quello che ho capito penso che faccia da archivio andandosi a
prendere le mail con diversi sistemi (tra cui anche quello di farsela
inviare per copia) a seconda di quale sia il server mail che usi.
L'idea sarebbe che l'utente può cancellare i messaggi ricevuti con
tranquillità sapendo che esiste un sistema di archiviazione costruito
apposta per gestire grosse quantità di email, facilmente consultabile
dove andare a ricercare nel momento del bisogno.

 vari indirizzi in più account IMAP non cambierebbe niente.
43GB in quanto tempo? Comunque sembra essere un traffico generato da molti 
allegati, ergo qualcuno invia materiale (doc, pdf, immagini... non lo so). 
Potresti fare regole apposite lato server per mettere i doc da una parte, 
gli zip dall'altra e così via.
-- 
Vide

 gli zip dall'altra e così via.
Uhm, in che modo?
Esiste un modo "sano" di farlo, o dovrei greppare su tutti file della 
Maildir alla ricerca dei mimetype e spostare ciascun file in base a ciò 
che trovo? Oltretutto sarebbe drammatico organizzare questo spostamento, 
come già detto le email sono manualmente posizionate in una miriade di 
cartelle e sottocartelle, quindi dovrei spostarle cercando di non 
perdere questa organizzazione. E, per finire... ok, le sposto... ma 
dove? Devono comunque essere in un posto dove siano facilmente 
consultabili in caso di necessità, e se le devo mettere in un altro 
account IMAP allora torniamo al discorso che forse il gioco non vale la 
candela.
In effetti dalla discussione mi par di capire che un modo "elegante" e 
"standard" non esiste, a parte eventuali soluzioni da analizzare come 
mailarchiva, quindi mi sa che per ora continuo con il gigaaccount IMAP...
-- 
Ciao,
   Marco.

 Esiste un modo "sano" di farlo, o dovrei greppare su tutti file della
Meglio usare "corretto" che dare a "sano" un'accezione che in italiano non 
esiste ;)
Comunque per la roba che hai già credo che un find con grep -m1 + xargs + 
script magic dovresti risolvere. Io almeno lo farei così (ovviamente fai 
prove su piccola scala prima e poi mettilo di notte, ci metterà un bel po' 
di tempo)
Per le cose nuove un filtro lato MDA (maildrop per esempio) dovrebbe essere 
abbastanza, se non erro.
-- 
Vide

 che trovo? Oltretutto sarebbe drammatico organizzare questo spostamento,
lancio 2 monetine.
Un buon strumento č mime::tools di perl.
Con uno script, puoi fare il lavoro, magari per sicurezza su una copia.
oppure
Ricordo che eudora, rispetto a ms outlook/express normalmente conserva mail 
ed allegati in posizioni diverse.
Ciao,
ScriptJus 

 script magic dovresti risolvere. Io almeno lo farei così (ovviamente fai 
OK, ma rimane aperta la domanda principale: dove metto tutta questa 
roba? E i vantaggi ottenuti varranno il prezzo dell'aumentata 
complessità del sistema? Io ho i miei dubbi...
-- 
Ciao,
   Marco.

 complessità del sistema? Io ho i miei dubbi...
Se vuoi fare backup o cambiare di posto più in la nel tempo, secondo me sì 
che vale la pena.
Comunque parlando di IMAP più che la dimensione conta il numero dei 
messaggi.
-- 
Vide

 che vale la pena.
Per quali aspetti?
Il backup lo faccio già ora, semplicemente di tutta la Maildir, più 
volte al giorno, conservando uno storico di 6 mesi.
"Cambiare di posto più in là nel tempo"... cosa intendi dire?
-- 
Ciao,
   Marco.

 "Cambiare di posto più in là nel tempo"... cosa intendi dire?
Che vuoi migrare solo un tipo di mail (per esempio tutte quelle con Autocad) 
su un altro server, o magari un giorno ci possa essere un addetto mail 
autocad.
-- 
Vide