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Titolo: Quando usare Excel e quando Access

Per favore desidererei sapere, da chi lavora in pratica con Access e Excel,
quando usare un foglio elettronico e quando usare un database, sono
un'insegnante e vorrei fornire ai miei alunni informazioni sull'office
automation che fossero il più possibile attinenti con la realtà.
Grazie a tutti per la gentile collaborazione.
Anna
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Inviato via 
http://usenet.libero.it

 ha scritto nel messaggio
news:62Z211Z255Z25Y1...@usenet.libero.it...

La risposta al quesito non è così semplice. Dal mio punto di vista (utilizzo
sia Access che Excel, sia come ingegnere, che come insegnante, che come
sviluppatore) l'uso di Excel è consigliabile per effettuare calcoli e
verifiche in modo veloce ed immediato, ma Excel comincia a perdere la sua
efficacia quando si tratta di archiviare, filtrare e lavorare sui dati
soprattutto quando gli stessi dati cominciano ad essere numerosi (se non
sbaglio, dopo 5.000 righe Excel non è più in grado di effettuare in modo
attendibile i filtri automatici). E' un ottimo strumento didattico
(soprattutto, ovviamente, nelle materie che richiedono l'impostazione di
formule matematiche) ed ha un vantaggio di partenza rispetto ad Access: è
immediatamente pronto per l'uso (nel senso che chiunque si trovi davanti ad
un foglio elettronico per la prima volta, riesce comunque ad effettuare
qualche azione con successo; chi, invece, apre Access da "esordiente" si
trova in grosse difficoltà, senza un manuale o un istruttore, a capire che
ccome bisogna comportarsi con un database).
Il grosso pregio di Access è, invece,  secondo me, la sua programmabilità
(o, meglio, sviluppabilità -non so, però, se la parola sia corretta-) e la
capacità di elaborazione dati (dai semplici archivi anagrafici ai dati di
tipo scientifico o tecnologico).
Ciao
Salvatore


Grazie per la tua risposta l'ho trovata veramente molto utile!


 automation che fossero il più possibile attinenti con la realtà.
Quando ho fatto l'obiettorino di coscienza ho avuto modo di usare access per
archiviare dati in maniera ordinata, in modo tale poi da poter avere in mano
una qualsiasi informazione al momento giusto "interrogando" il database. Ad
esempio, mi chiedevano tutti i residenti ultrasessantacinquenni per un extra
sul contributo... io ero là che gli stampavo solo i record che rispondevano
alle richieste. Di norma uso excel quando devo avere tutti i dati davanti
(quindi pochi) e devo fare dei grafici o roba matematico/statistica... (è
comunque molto facile trasbordare i dati da access a excel e viceversa)
La cosa più comoda è l'uso del VBA sia in access sia in excel (in tutto
office credo) con il quale mi sono sbizzarrito a fare dei veri e propri
programmini semplici e subito pronti.
Io non sono un insegnate, sono fresco (bé 3 anni :) di superiori, ma è una
buona cosa far vedere anche un pò di VBA agli alunni, anche solo per fargli
vedere che esiste... anche se so bene che access sql e tutto il programma
dei database è abbastanza ampio e complesso.
Spero di essere stato di aiuto.
Rex.
P.S.
Piccolo sfogo : se negli uffici si sapessero usare bene gli strumenti
office, basterebbe un impiegato anziché tre! :)


Quando nel mio piccolo mi è capitato di spiegarne la distinzione ho usato
queste similitudini:
Un foglio elettronico (d'ora in poi F.E.) è paragonabile ad una lavagna
vuota, nella quale buttare giù appunti, inserire contenuti di varia natura,
porre istantaneamente in relazione celle con delle formule, visualizzare
immediatamente e con buona grafica risultati e schemi.
Insomma è uno strumento immediato per dar corpo in maniera repentina alle
proprie idee.
Per non parlare della grande capacità intrinseca di calcolo, con l'impiego
delle innumerevoli funzioni disponibili per ogni esigenza.
Un F.E. normalmente lavora in RAM e quindi ha una capacità limitata di
memorizzare elenchi di informazioni.
Per la grande flessibilità che un F.E. consente nella manipolazione delle
informazioni e della struttura che le contiene, di solito la fase di
progettazione coincide con l'implementazione del foglio stesso.
Un gestore di database (di seguito DBMS) è uno strumento con cui creare
archivi su disco, messi in relazione tra loro e definiti secondo regole
ferree, nei quali le diverse informazioni contenute sono a loro volta
memorizzate e gestite secondo regole altrettanto ferree.
Questo porta ad avere un' enorme capienza, unita ad una grande sicurezza nel
trattamento delle informazioni
Per la progettazione di un database è necessaria un'attenta analisi dei
requisiti che l'applicazione da realizzare deve soddisfare.
Certamente un F.E. mette a disposizione alcune funzionalità proprie di un
DBMS, altrettanto un DBMS mette a disposizione alcune funzionalità proprie
di un F.E., così che in molte situazioni è sufficiente scegliere se
privilegiare le caratteristiche dell'uno o dell'altro e realizzare in toto
l'applicazione con un'unico strumento.
Per applicazioni un pochino più complesse vale la pena di gestire la base di
dati e le operazioni ben definite (stampe interrogazioni, ecc...) con il
DBMS, ed ogni qualvolta si ha necessità di avere rapporti, statistiche,
schemi particolari e personalizzati su cui intervenire con modifiche
istantanee, si può filtrare le informazioni necessarie e passarle al F.E.
per elaborarle.
Osservazioni.
Premesso che uso Access ed Excel, seppure con modesta perizia, comunque con
grande soddisfazione, trovo che in un ambiente scolatico sarebbe almeno
opportuno gettare uno sguardo al mondo del software libero per i seguenti
motivi.
- Per fare esperienza uno studente non sempre può permettersi l'acquisto di
una licenza commerciale (anche se credo che Microsoft come altri produttori
faccia degli sconti per studenti).
- Dal momento che tutti i software della stessa categoria + o - si
assomigliano (addirittura ci sono dei veri e propri cloni di Excel),
l'esperienza maturata verrà comunque riciclata.
- La gente, ed i giovani in particolare, hanno diritto di essere informati
che c'è dell'altro oltre a Microsoft, conseguentemente ci sarà + pluralità
nel mondo del software e questo porterà ad avere maggiore qualità dei
prodotti.
Mi rendo conto dello sforzo che ciò possa comportare per un'insegnante,
oltretutto senza disponibilità di supporto da chi dovrebbe darglielo per
istituzione.
Fai tu Anna, già l'esserti porta la domanda in oggetto è indice di una
grande consapevolezza.
Ciao.


Concordo!
SunRex

 Ringrazio tutti per i contributi inviati e per aver messo a disposizione
la vostra competenza in materia, tanta disponibilità vi assicuro non si
trova nemmeno tra i colleghi tutti impegnati come sono a nascondere i loro
materiali, non sia mai detto che possa sfuggire loro qualche informazione
segreta, io invece do tutto a tutti anche se i vili non ti chiederanno mai
niente per paura di dover contraccambiare, ti accorgi però che usano
ugualmente il tuo materiale magari sottratto dall'archivio informatico dei
tuoi alunni, in uno dei tanti laboratori che frequentiamo ogni giorno.
Vorrei da qui rispondere a Francesco R. il quale mi chiede perché quegli
applicativi (Excel e Access) e non altri, innanzitutto dovendo scegliere un
foglio elettronico e un database per scopi didattici la scelta ricade su
Microsoft essendo questi tra i più usati, inoltre la scuola dispone di
quelle licenze, naturalmente parliamo anche di altri software e in
particolare del software libero, non dando però seguito alle nostre
informazioni, i ragazzi invece sono molto bravi a cogliere al volo le
opportunità che sono loro offerte.
Ciao Anna


 Ciao Anna
SunRex