Newsgroup: it.comp.appl.access
Titolo: Problema di carattere generale

Un saluto a tutti
Supponiamo di gestire una base di dati relativa ad una determinata azienda
che fornisce metano (o qualsiasi altro servizio) a degli utenti.
Supponiamo che il contratto (che chiameremo "ABC") abbia le seguenti
caratteristiche:
data attivaz.:  20/04/1990
data disdetta: 30/09/1995
Supponiamo anche che la fatturazione sia di tipo semestrale:
data fattura1: 30/06/1990
data fattura2: 31/12/1990
data fattura3: 30/06/1991
............
data ultima fatt: 31/12/1995  (riferita fino al periodo 30/09/1995)
Supponiamo che la base di dati gestica anche il saldo fattura (che
generalmente e' impostato a 30gg o 60gg dalla dati di emissione della
fattura).
Secondo voi quando e' possibile eliminare il contratto "ABC" (non
l'anagrafica ma solo il contratto per cui l'utente ha effettuato la
disdetta) dalla base di dati, tenendo conto che:
1) Supponendo che l'utente abbia regolarizzato l'ultima fattura emessa
Se elimino subito il contratto in caso di controversia potrei avere dei
problemi (ho l'anagrafica, ho i report delle fatture emesse, ma
effettivamente perdo la gestione automatica di quel contratto per le
necessarie verifiche ).
Mi date qualche consiglio in merito.......di solito come ci si
comporta......nel gestire i contratti disdettati (vengono per esempio
eliminati dalla base di dati dopo 5 anni dall'ultimo pagamento......oppure?)
grazie
e.

Non ho esperienze nel campo della gestione di contratti, ma comunque
la problematica è comune a tutte le aree di gestione
contabile/commerciale.
Premetto che sono contrario, per esperienze vissute, ad eliminare
dagli archivi i dati che il cliente dichiara non più utili per la sua
attività. Tanto succede che il giorno dopo che hai fatto pulizia
arriva la finanza, oppure arriva una citazione dal tribunale relativa
ad un contenzioso che si riteneva chiuso da due anni, oppure il
venditore ha bisogno di quell'offerta fatta qualche anno fa allo
stesso cliente ...
Insomma, come Murphy insegna, tutto ciò che può andare male lo farà.
Comunque il cliente (almeno i miei) di solito vorrebbe tutti i dati in
linea a partire dall'inizio dell'attività dell'azienda.
Questo comporta alcune conseguenze a livello di prestazioni e a
livello di dotazione hw, nonchè difficoltà nella gestione delle copie
di backup (un mio cliente ha in linea la contabilità, la fatturazione
ed il magazzino dal 1993, i cui file dei movimenti contengono
comlessivamente oltre 5 milioni di record).
Per ovviare a questi inconvenienti, una soluzione che costituisce un
buon compromesso tra le esigenze del cliente e i limiti tecnici,
consiste nella creazione di un ambiente identico a quello utilizzato
quotidianamente, destinato a contenere i dati "storici" che
periodicamente vengono trasferiti dall'ambiente "in linea".
Tali dati storici possono essere salvati su nastro o CD a cadenze
molto dilazionate nel tempo, per esempio ad ogni nuovo trasferimento
dall'ambiente "in linea". In questo modo il lavoro quotidiano non è
appesantito dall'eccessiva mole di dati ed il cliente può in qualsiasi
momento accedere  a tutta la storia dell'azienda.
L'inconveniente più grosso di questa soluzione, è costituito dal fatto
che tutte le modifiche apportate ai programmi ed alla struttura dei
dati nell'ambiente "in linea", devono obbligatoriamente essere
riportate anche nell'ambiente "storico"; c'è però da dire che
l'ambiente "storico" può essere maneggiato con più tranquillità perchè
non viene certo usato con la frequenza di quello "in linea" e quindi
certe operazioni possono essere condotte senza entrare in conflitto
con l'attività corrente dell'azienda.
Ci sono poi altri inconvenienti, che vanno risolti a priori in fase di
studio delle procedure di storicizzazione: per esempio non vanno
trasferiti i movimenti contabili di un cliente relativi a partite
ancora aperte.
Spero di averti dato qualche spunto utile.
Vincenzo Turturro
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Se no diventiamo tutti **** dai portatili o peggio ancora 
provetti poeti fiorentini come vturturro.
(Così disse Ivan Lelli Ven 25 Aug 2000 09:34:52 +0200)
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il sito comune di it.comp.appl.access:
http://www.sitocomune.com/
---------------------------------------------
... e quello di it.comp.as400:
http://www.faq400.com/
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 Vincenzo Turturro
Di sicuro hai fornito il tuo contributo, il problema e' proprio farlo capire
ai clienti......
Se per esempio in database ci sono 10000 contratti attivi (un contratto e'
attivo fin quando non viene disdettato....come nel caso della fornitura
dell'energia elettrica o dei servizi telefonici.....il rinnovo e'
praticamente automatico a meno di disdetta del cliente) nell'anno "X"  e
nell'anno "X+1" si hanno 100 nuovi contratti e 20 disdette (relative a
contratti attivi nell'anno "X") alla nel db saranno presenti:
10080 contratti attivi e 20 contratti sospesi per un totale di 10100 record
iterando il ragionamento in 10 anni si avranno
11000 contratti attivi e 200 contratti sospesi per un totale di 11200 record
(praticamente circa 1,8% dello spazio e' sprecato quindi secondo me se tale
percentuale non raggiunge valori attorno al 15% non dovrebbe essere
necessario uno storico nel vero senso della parola............correggimi se
sbaglio!!!)
ciao e grazie
e.

e.
Quello che proponi tu può essere un criterio per decidere se gestire o
meno uno strorico.
Ma non è il solo: bisogna tenere conto delle prestazioni del programma
di gestione in relazione alle caratteristiche dell'hw e del motore di
database utilizzato, per cui il 5% può essere già troppo, così come
potrebbe essere tollerabile il 50%.
Inoltre entrano in gioco anche fattori relativi a richieste
dell'utente che potrebbe volere la possibilità di selezionare a
richiesta solo i contratti attivi, solo quelli disdettati oppure
tutti.
E qui bisogna valutare se merita intervenire sull'applicazione per
implementare queste funzioni di filtro, oppure storicizzare, in modo
da non toccare i programmi, se non per aggiungere le funzioni di
storicizzazione.
Insomma, non esistono regole predefinite, in quanto il problema
dipende dalla particolare combinazione di gestione amministrativa dei
dati, dotazione hw, dotazione sw, flessibilità dell'utenza ....
Vincenzo Turturro
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(Così disse Ivan Lelli Ven 25 Aug 2000 09:34:52 +0200)
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