Resolución   7 / 2016
SECRETARIA DE MODERNIZACION ADMINISTRATIVA
Fecha de publicación: 2016-06-06

Secretaría de Modernización Administrativa  MINISTERIO DE MODERNIZACIÓN  Resolución 7/2016  Gestión Documental Electrónica.  Bs. As., 02/06/2016  VISTO el Expediente Nº Nº EX-2016-00009438- -APN-SECMA#MM del Registro del MINISTERIO DE MODERNIZACIÓN, la Ley N° 25.506, los Decretos 434 del 1º de marzo de 2016 y 561 del 6 de abril de 2016, la Resolución N° 65 del 21 de abril de 2016 del MINISTERIO DE MODERNIZACIÓN, las Resoluciones Nros. 3 del 21 de abril de 2016 y 4 del 9 de mayo de 2016 de la SECRETARÍA DE MODERNIZACIÓN ADMINISTRATIVA del MINISTERIO DE MODERNIZACIÓN, y  CONSIDERANDO:  Que la Ley N° 25.506 de Firma Digital, reconoce la eficacia jurídica del documento electrónico, la firma electrónica y la firma digital, y en su artículo 48 establece que el Estado Nacional, dentro de las jurisdicciones y entidades comprendidas en el artículo 8° de la Ley N° 24.156, promoverá el uso masivo de la firma digital de tal forma que posibilite el trámite de los expedientes por vías simultáneas, búsquedas automáticas de la información y seguimiento y control por parte del interesado, propendiendo a la progresiva despapelización.  Que el Decreto Nº 434/16, que aprueba el PLAN DE MODERNIZACIÓN DEL ESTADO, contempla como uno de sus cinco ejes al PLAN DE TECNOLOGÍA Y GOBIERNO DIGITAL, proponiendo implementar una plataforma horizontal informática de generación de documentos y expedientes electrónicos, registros y otros contenedores que sea utilizada por toda la administración a los fines de facilitar la gestión documental, el acceso y la perdurabilidad de la información, la reducción de los plazos en las tramitaciones y el seguimiento público de cada expediente.  Que el Decreto Nº 561/16 aprueba la implementación del sistema de GESTIÓN DOCUMENTAL ELECTRÓNICA (GDE) como sistema integrado de caratulación, numeración, seguimiento y registración de movimientos de todas las actuaciones y expedientes del Sector Público Nacional, actuando como plataforma para la gestión de expedientes electrónicos.  Que el Artículo 6 del Decreto Nº 561/16, faculta a la SECRETARÍA DE MODERNIZACIÓN ADMINISTRATIVA del MINISTERIO DE MODERNIZACIÓN a dictar las normas complementarias, aclaratorias y operativas necesarias para la implementación del sistema de GESTIÓN DOCUMENTAL ELECTRÓNICA (GDE) y el funcionamiento de los sistemas informáticos de gestión documental.  Que la Resolución N° 65/16 del MINISTERIO DE MODERNIZACIÓN estableció el cronograma de implementación de los módulos de Comunicaciones OFICIALES (ccoo), GENERADOR ELECTRÓNICO DE DOCUMENTOS OFICIALES (GEDO) y de Expediente Electrónico (EE), todos parte del sistema de Gestión Documental Electrónica (GDE).  Que la Resolución N° 4/16 de la SECRETARÍA DE MODERNIZACIÓN ADMINISTRATIVA dispone en su artículo 2 que los organismos comprendidos en el artículo 2 de la Resolución N° 65/16 del MINISTERIO DE MODERNIZACIÓN deberán tramitar a través del módulo GENERADOR ELECTRÓNICO DE DOCUMENTOS OFICIALES (GEDO) del Sistema de GESTIÓN DOCUMENTAL ELECTRÓNICA los proyectos de Decreto y de Decisión Administrativa a partir del 15 de junio de 2016.  Que, asimismo, la mencionada Resolución N° 4/16 de la SECRETARÍA DE MODERNIZACIÓN ADMINISTRATIVA establece en su artículo 3 que los organismos comprendidos en el artículo 2 de la Resolución N° 65/16 del MINISTERIO DE MODERNIZACIÓN deberán tramitar a través del módulo GENERADOR ELECTRÓNICO DE DOCUMENTOS OFICIALES (GEDO) del Sistema de GESTIÓN DOCUMENTAL ELECTRÓNICA los proyectos de Resolución y de Disposición a partir del 15 de julio de 2016.  Que la DIRECCIÓN GENERAL DE ASUNTOS JURÍDICOS de la SUBSECRETARÍA DE COORDINACIÓN ADMINISTRATIVA del MINISTERIO DE MODERNIZACIÓN ha tomado la intervención que le compete.  Que la presente medida se dicta en virtud de las facultades conferidas por el Decreto Nº 561/16.  Por ello,  EL SECRETARIO DE MODERNIZACIÓN ADMINISTRATIVA DEL MINISTERIO DE MODERNIZACIÓN  RESUELVE:  Artículo 1° — Todos los documentos que formen parte de un expediente electrónico tendrán que ser previamente generados en forma electrónica a través de los módulos de Comunicaciones Oficiales (CCOO), Generador ELECTRÓNICO de Documentos Oficiales (GEDO), EXPEDIENTE ELECTRÓNICO (EE), o bien, si existieran en papel u otro formato, deberán ser digitalizados a través de GEDO.  El módulo EE solicita a GEDO la generación de los siguientes documentos en forma automática:  a) Carátula: Todo expediente electrónico debe caratularse conforme al Nomenclador de Tratas.  b) Trata: Término utilizado para demandar la definición sucinta del trámite que origina la apertura de un expediente. Es uno de los elementos informativos que integra la carátula.  c) Providencia: intervención administrativa de remisión y/o elevación de un expediente o documento. Se utiliza para intervenciones que no requieren fundamentación o cuestiones de mero trámite. La providencia no puede originarse por sí sola, sino que debe responder a un trámite previo. Se debe aclarar cuál es el documento que da origen al escrito. Se genera cada vez que se realiza un pase.  Art. 2° — Los funcionarios y agentes de los Organismos comprendidos en los artículos 1°, 2° y 3° de la Resolución N° 65/16 del MINISTERIO DE MODERNIZACIÓN deberán solicitar su usuario y clave al administrador local del sistema de GESTIÓN DOCUMENTAL ELECTRÓNICA (GDE) de su organismo.  Art. 3° — Los usuarios del sistema de GESTIÓN DOCUMENTAL ELECTRÓNICA (GDE) que utilicen el módulo Expediente Electrónico (EE) deben registrar previamente sus “Datos Personales” en el módulo de Comunicaciones Oficiales (CCOO).  Art. 4° — El acceso al sistema de GESTIÓN DOCUMENTAL ELECTRÓNICA (GDE) se realiza a través de un navegador, por medio de la siguiente dirección: http://eu.gde.gob.ar.  Art. 5° — Los documentos electrónicos oficiales generados en el sistema de GESTIÓN DOCUMENTAL ELECTRÓNICA (GDE) serán archivados en el REPOSITORIO DE DOCUMENTOS OFICIALES (RUDO), en un formato que garantice su perdurabilidad, autoría, integridad, inalterabilidad y accesibilidad.  Art. 6° — El sistema de GESTIÓN DOCUMENTAL ELECTRÓNICA (GDE) será el único sistema integrado de caratulación, numeración, seguimiento y registración de movimientos de todas las actuaciones y expedientes del Sector Público Nacional, de acuerdo a lo establecido en el artículo 1° del Decreto N° 561/16.  Art. 7° — Los responsables de las unidades de DESPACHO Y MESA DE ENTRADAS de los organismos comprendidos en el artículo 3° de la Resolución N° 65/16 del MINISTERIO DE MODERNIZACIÓN procederán a la caratulación de expedientes en el módulo de EXPEDIENTE ELECTRÓNICO (EE) exclusivamente, con prescindencia de cualquier otro programa de gestión documental en uso.  Art. 8° — Establécese que los responsables de las Unidades de Mesa de Entradas y Despacho de los Organismos comprendidos en el artículo 2° de la Resolución N° 65/16 del MINISTERIO DE MODERNIZACIÓN deberán cerrar los registros de los actos administrativos instrumentados en soporte papel, de acuerdo al cronograma establecido en los artículos 2° (para Decretos y Decisiones Administrativas) y 3° (para Resoluciones y Disposiciones) de la Resolución N° 4/16 de la SECRETARÍA DE MODERNIZACIÓN ADMINISTRATIVA, y deberán informar, mediante el módulo de COMUNICACIONES OFICIALES (CCOO), a la DIRECCIÓN NACIONAL DE GESTIÓN DOCUMENTAL ELECTRÓNICA, dependiente de la SUBSECRETARÍA DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA de la SECRETARÍA DE MODERNIZACIÓN ADMINISTRATIVA, el último número asignado a dichos actos administrativos obrante en sus respectivos registros, a los fines de proceder a la continuación de la numeración correspondiente en el sistema de GESTIÓN DOCUMENTAL ELECTRÓNICA (GDE).  Art. 9° — Los usuarios del sistema de GESTIÓN DOCUMENTAL ELECTRÓNICA (GDE) podrán solicitar asistencia técnica a la Mesa de Ayuda disponible en http://intranet.gde.gob.ar  Art. 10. — Los usuarios del sistema de GESTIÓN DOCUMENTAL ELECTRÓNICA (GDE) podrán inscribirse en los cursos de capacitación GDE a través de los coordinadores técnicos de capacitación de su organismo o bien por correo electrónico a la siguiente dirección: capacitació[email protected]  Art. 11. — Comuníquese la presente medida a la SINDICATURA GENERAL DE LA NACIÓN - SIGEN.  Art. 12. — Comuníquese, publíquese, dése a la Dirección Nacional del Registro Oficial y archívese. — Eduardo N. Martelli.