Resolución   98 / 2018
AUTORIDAD DE CUENCA MATANZA RIACHUELO
Fecha de publicación: 2018-12-21

AUTORIDAD DE CUENCA MATANZA RIACHUELO  Resolución 98/2018  RESOL-2018-98-APN-ACUMAR#SGP  Ciudad de Buenos Aires, 17/12/2018  VISTO el Expediente EX-2018-41871493-APN-SG#ACUMAR, las Leyes N° 26.168, N° 19.549 y N° 27.446, los Decretos N° 1759/72 - T.O. 2017-, N° 434/2016, N° 561/2016, N° 1131/2016, las Resoluciones N° 44/2016 y N° 18/2018 de la SECRETARÍA DE MODERNIZACIÓN ADMINISTRATIVA DEL MINISTERIO DE MODERNIZACIÓN, la Resolución N° 10/2018 de la SECRETARÍA DE MODERNIZACIÓN ADMINISTRATIVA DE LA JEFATURA DE GABINETE DE MINISTROS, las Resoluciones Presidencia ACUMAR N° 852/2012, N° 125/2016, N° 5/2017, N° 419/2017, y  CONSIDERANDO:  Que la Ley N° 26.168 creó la AUTORIDAD DE CUENCA MATANZA RIACHUELO (ACUMAR) como ente de derecho público interjurisdiccional, con competencias en el área de la Cuenca Matanza Riachuelo en el ámbito de la Ciudad Autónoma de Buenos Aires y los partidos de Lanús, Avellaneda, Lomas de Zamora, Esteban Echeverría, La Matanza, Ezeiza, Cañuelas, Almirante Brown, Morón, Merlo, Marcos Paz, Presidente Perón, San Vicente, y General Las Heras, de la Provincia de Buenos Aires.  Que la citada Ley de creación establece en su artículo 2° in fine que ACUMAR dictará sus reglamentos de organización interna y de operación.  Que mediante el Decreto N° 434/2016 el PODER EJECUTIVO NACIONAL aprobó el Plan de Modernización del Estado en cuyo marco, mediante el Decreto N° 561/2016, se estableció la implementación del Sistema de Gestión Documental Electrónica (GDE) como sistema integrado de caratulación, numeración, seguimiento y registración de movimientos de todas las actuaciones y expedientes.  Que en ese marco ACUMAR aprobó las Resoluciones Presidencia ACUMAR N° 125/2016 y N° 419/2017 mediante las cuales estableció la implementación en el organismo del Sistema GDE y la obligatoriedad del uso de diferentes módulos en todos los trámites y actuaciones de ACUMAR.  Que a su vez, el artículo 5° del Decreto N° 1131/2016 establece que las entidades y jurisdicciones contempladas en el artículo 8° de la Ley N° 24.156 deberán digitalizar los documentos y expedientes en soporte papel siguiendo el procedimiento que fije la SECRETARÍA DE MODERNIZACIÓN ADMINISTRATIVA del MINISTERIO DE MODERNIZACIÓN y perderán su condición jurídica de original, pudiendo ser destruidos u otorgarse a los mismos el destino que la autoridad competente determine.  Que en ese sentido la mencionada Secretaría aprobó la Resolución N° 44/2016 mediante la cual aprobó como ANEXO I la Tabla de plazos mínimos de conservación y guarda de actuaciones administrativas, como ANEXO II el Procedimiento de guarda temporal, archivo y recuperación de expedientes electrónicos y como ANEXO III el Protocolo de escaneo que deberá ser utilizado para la digitalización de documentos originales en soporte papel cuya tramitación continuará por expediente electrónico, habilitándose el procedimiento de depuración del expediente en soporte papel.  Que a su vez, mediante la Resolución N° 18/2018, dicha Secretaría aprobó el “Procedimiento de Digitalización de Documentación Administrativa por Lotes” en soporte papel estableciendo que los documentos administrativos digitalizados de acuerdo a lo establecido en dicha norma y en la Resolución N° 44/2016, son considerados originales y tienen idéntica eficacia y valor probatorio que sus equivalentes en soporte papel, en los términos del artículo 293 y concordantes del Código Civil y Comercial de la Nación.  Que mediante la Resolución N° 10/2018 de la Secretaría de Modernización Administrativa de la Jefatura de Gabinete de Ministros se aprobó la “Tabla de Plazos Mínimos de Conservación y Guarda de Documentos”, aplicable a los memos, notas y remitos que no estén incorporados a procedimientos que tramiten tanto por expedientes en soporte papel como electrónico.  Que asimismo mediante la Ley N° 27.446 se establece que los documentos oficiales electrónicos firmados digitalmente, expedientes electrónicos y comunicaciones oficiales generados en el Sistema GDE, tienen para el sector público nacional idéntica eficacia y valor probatorio que sus equivalentes en soporte papel.  Que esta situación también es reconocida en la reciente reforma al Reglamento de Procedimientos Administrativos Decreto 1759/72 - T.O. 2017, reglamentario de la Ley Nacional de Procedimiento Administrativo N° 19.549, el cual en el inciso e) del artículo 15 reconoce el valor de originales de los documentos electrónicos firmados digitalmente en el Sistema GDE y de aquellos que sean reproducidos en soporte electrónico a partir de originales de primera generación en cualquier otro soporte, digitalizados según la normativa aplicable.  Que una administración pública moderna, ágil y eficiente es determinante para lograr los objetivos para los cuales el organismo fue creado.  Que la digitalización de documentos y expedientes posee ventajas jurídicas y administrativas que garantizan, entre otras cuestiones, su mayor perdurabilidad, la utilización de menor espacio físico, la recuperación permanente de los contenidos con pleno valor jurídico y probatorio y la simplificación de su búsqueda y consulta.  Que en virtud de lo expuesto y en el marco de las normas mencionadas anteriormente, resulta necesario iniciar en ACUMAR el proceso de digitalización de los documentos y expedientes producidos en primera generación en soporte papel, estableciendo las pautas aplicables.  Que en ese sentido corresponde modificar la Resolución Presidencia ACUMAR N° 852/2012 mediante la cual se aprueba el Manual de Procedimiento Administrativo Interno de ACUMAR, a fin de adecuar los artículos referidos al archivo de las actuaciones a lo regulado en la presente norma.  Que la DIRECCIÓN DE ASUNTOS JURIDICOS de ACUMAR ha tomado la intervención de su competencia.  Que el CONSEJO DIRECTIVO aprobó la presente resolución e instruyó a esta PRESIDENCIA a proceder a la suscripción del acto administrativo correspondiente.  Que la presente se dicta en uso de las facultades conferidas por la Ley N° 26.168 y la Resolución Presidencia ACUMAR N° 5/2016.  Por ello,  LA PRESIDENTA DE LA AUTORIDAD DE CUENCA MATANZA RIACHUELO  RESUELVE:  ARTÍCULO 1°.- Los documentos o expedientes producidos en primera generación en soporte papel, serán digitalizados conforme el procedimiento regulado en la Resolución N° 44/2016 de la SECRETARÍA DE MODERNIZACIÓN ADMINISTRATIVA DEL MINISTERIO DE MODERNIZACIÓN o aquella que en el futuro la reemplace. En aquellos casos de digitalización de documentación o expedientes por lotes será de aplicación lo regulado en la Resolución N° 18/2018 de la SECRETARÍA DE MODERNIZACIÓN ADMINISTRATIVA DEL MINISTERIO DE MODERNIZACIÓN o aquella que en el futuro la reemplace.  ARTÍCULO 2°.- Los documentos y expedientes generados en soporte electrónico y los reproducidos en soporte electrónico a partir de originales de primera generación en cualquier otro soporte, digitalizados de acuerdo al procedimiento establecido en el artículo 1° de la presente, son considerados originales y tienen idéntica eficacia y valor probatorio que sus equivalentes en soporte papel, conforme lo establecido en la normativa nacional vigente, en los términos del artículo 293 y concordantes del Código Civil y Comercial de la Nación.  ARTÍCULO 3°.- La digitalización de los documentos o expedientes originales de primera generación en soporte papel, se llevará a cabo conforme lo establecido en el Diagrama de Flujo que se aprueba como ANEXO I (IF-2018-48343376-APN-SG#ACUMAR) de la presente. La digitalización podrá ser realizada por áreas internas de ACUMAR o, en caso de ser necesario, por un externo conforme los acuerdos celebrados con ACUMAR.  ARTÍCULO 4°.- En el caso de digitalización de documentos o expedientes por lotes, la UNIDAD DE AUDITORIA INTERNA de ACUMAR, efectuará un control de la calidad de las imágenes digitalizadas a través de una muestra del lote escaneado. En caso de advertirse deficiencias en el lote digitalizado se procederá a remitir el mismo para su corrección.  ARTÍCULO 5°.- En el caso de los documentos y expedientes reproducidos en soporte electrónico a partir de originales de primera generación en soporte papel, el número de página conferido por el Sistema GDE, reemplazará al número de fojas del foliado original. En aquellos casos que resulte necesario citar un documento contenido en un expediente electrónico, además de su identificación, se deberá consignar el número de orden asignado por el Sistema GDE teniendo en cuenta todos los documentos (con pases incluidos).  ARTÍCULO 6°.- Una vez que los documentos o expedientes originales de primera generación en soporte papel sean reproducidos en soporte electrónico conforme lo establecido en la presente norma, quedará habilitada su depuración.  ARTÍCULO 7°.- A fin de proceder a la depuración el responsable del área de origen, con rango no inferior a Director, deberá informar a la SECRETARÍA GENERAL que no encuentra objeciones a fin de que se proceda a la depuración del documento expediente en soporte papel. Asimismo en dicha oportunidad el área de origen podrá solicitar la conservación del documento o expediente a depurar, en su totalidad o en alguna de sus partes, por presentar un valor histórico o significativo para el organismo.  ARTÍCULO 8°.- A fin de proceder a la depuración, la SECRETARÍA GENERAL deberá:  a. Verificar que la UNIDAD DE AUDITORIA INTERNA, haya intervenido en el control de calidad indicado en el artículo 4° de la presente;  b. Verificar que el documento o expediente se encuentre creado en soporte electrónico en el Sistema GDE;  c. Separar, en caso de haber sido solicitado por el área de origen, aquellos documentos o expedientes que deban conservarse;  d. Confeccionar y suscribir un Acta en la cual se deberá identificar lugar, fecha, hora y los documentos o expedientes a depurar, incluyendo como mínimo los siguientes datos necesarios a los fines de su correcta identificación (número, año y cantidad de cuerpos). Asimismo el Acta deberá determinar el método de depuración y el destino que tendrán los documentos o expedientes depurados. En caso de tratarse de documentos o expedientes que contengan información sensible deberá asegurarse su trituración o inutilización en forma previa a su donación o entrega para depuración.  ARTÍCULO 9°.- El proceso de depuración regulado en la presente norma será de aplicación en aquellos casos de documentos o expedientes originales en soporte papel, cuyo plazo mínimo de conservación se encuentre cumplido, conforme lo establecido en la Resolución Presidencia ACUMAR N° 852/2012 o aquella que en el futuro la reemplace.  ARTÍCULO 10.- Sustitúyase el artículo 27 del ANEXO I de la Resolución Presidencia ACUMAR N° 852/2012 MANUAL DE PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO INTERNO DE LA AUTORIDAD DE CUENCA MATANZA RIACHUELO, por el siguiente:  “ARTÍCULO 27.- COMPETENCIA  Es función de la MESA GENERAL DE ENTRADAS Y ARCHIVO, organizar y resguardar el archivo de los expedientes de ACUMAR.”  ARTÍCULO 11.- Sustitúyase el artículo 28 del ANEXO I de la Resolución Presidencia ACUMAR N° 852/2012 MANUAL DE PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO INTERNO DE LA AUTORIDAD DE CUENCA MATANZA RIACHUELO, por el siguiente:  “ARTÍCULO 28.- ARCHIVO Y DEPURACIÓN DE LAS ACTUACIONES ADMINISTRATIVAS DE ACUMAR  Las actuaciones administrativas en soporte papel que no tengan trámites pendientes, serán conservadas en archivo físico el cual podrá ser contratado en dependencias externas al organismo. Una vez vencido el plazo mínimo establecido de conservación, conforme lo establecido en el artículo siguiente, quedará habilitado el proceso de depuración regulado en la normativa vigente de ACUMAR.”  ARTÍCULO 12.- Sustitúyase el artículo 29 del ANEXO I de la Resolución Presidencia ACUMAR N° 852/2012 MANUAL DE PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO INTERNO DE LA AUTORIDAD DE CUENCA MATANZA RIACHUELO, por el siguiente:  “ARTÍCULO 29.- PLAZOS MÍNIMOS DE CONSERVACIÓN Y GUARDA DE ACTUACIONES ADMINISTRATIVAS  Las actuaciones administrativas de ACUMAR serán conservadas por los plazos mínimos de conservación y guarda establecidos en la Tabla aprobada como ANEXO I (IF-2016-05338122-APN-SSGA#MM) de la Resolución N° 44/2016 de la SECRETARÍA DE MODERNIZACIÓN ADMINISTRATIVA del MINISTERIO DE MODERNIZACIÓN, o aquella que en el futuro la reemplace.  Las Notas, Memorandos, Providencias o documentación interna generada por ACUMAR que no queden encuadradas dentro de los trámites incluidos en la Tabla mencionada, serán conservados por los plazos mínimos de conservación y guarda establecidos por la Tabla aprobada como Anexo I (IF-2018-56823915-APN-SSGA#JGM) de la Resolución 10/2018 de la SECRETARÍA DE MODERNIZACIÓN ADMINISTRATIVA DE LA JEFATURA DE GABINETE DE MINISTROS, o aquella que en el futuro la reemplace. En caso de tratarse de expedientes que no se encuentren incluidos en la Tabla aprobada como Anexo I de la Resolución N° 44/2016 de la SECRETARÍA DE MODERNIZACIÓN ADMINISTRATIVA del MINISTERIO DE MODERNIZACIÓN, serán conservados por un plazo mínimo de DIEZ (10) años.”  ARTÍCULO 13.- La presente entrará en vigencia al día siguiente de su publicación en el Boletín Oficial de la República Argentina.  ARTÍCULO 14.- Comuníquese, publíquese, dese a la DIRECCIÓN NACIONAL DEL REGISTRO OFICIAL y archívese. Dorina Bonetti  NOTA: El/los Anexo/s que integra/n este(a) Resolución se publican en la edición web del BORA -www.boletinoficial.gob.ar-  e. 21/12/2018 N° 98171/18 v. 21/12/2018  (Nota Infoleg: Los anexos referenciados en la presente norma han sido extraídos de la edición web de Boletín Oficial)   ANEXO I  DIAGRAMA DE FLUJO DE DIGITALIZACIÓN DE EXPEDIENTES EN SOPORTE PAPEL     IF-2018-48343376-APN-SG#ACUMAR