Instrucción   8 / 2002
SUP. DE ADM. DE FONDOS DE JUBILACIONES Y PENSIONES
Fecha de publicación: 2002-01-21

(Norma abrogada por art. 17 de la Instrucción N°4/2005 SAFJP B.O. 15/2/2005. Vigencia: a partir del primer día hábil del mes siguiente al de su publicación en B.O.) SUPERINTENDENCIA DE ADMINISTRADORAS DE FONDOS DE JUBILACIONES Y PENSIONES Instrucción N° 8/2002 Bs. As., 15/1/2002 VISTO: el expediente N° 3377/01 de la SUPERINTENDENCIA DE ADMINISTRADORAS DE FONDOS DE JUBILACIONES Y PENSIONES, la Ley N° 24.241, el Decreto N° 932/95, la Instrucción SAFJP N° 52/94 sus modificatorias y complementarias y la Instrucción SAFJP N° 170/95 y, CONSIDERANDO : Que la experiencia recogida desde el inicio del SISTEMA INTEGRADO DE JUBILACIONES Y PENSIONES hasta la actualidad, aconseja rever las regulaciones vigentes en materia de archivo y resguardo de documentación, a los fines de evaluar su razonabilidad y eficacia. Que en función de ello, resulta conveniente establecer cuáles son los medios de almacenamiento y resguardo más adecuados para cada tipo de documentación o registro. Que a tal efecto, corresponde considerar la vida útil de los distintos documentos y la frecuencia de su consulta para decidir el respaldo más conveniente. Que un sistema de gestión documental adecuado requiere que la información se estructure de manera tal que asegure el acceso a ella en forma fácil, rápida y cómoda. Que el almacenamiento supone cualquier dispositivo o medio, capaz de recibir información y retenerla durante un período de tiempo, permitiendo su recuperación y empleo cuando sea necesario. Que el empleo de la digitalización como soporte alternativo de consulta facilita el acceso a la documentación, al tiempo que permite preservar y conservar los documentos originales durante largos períodos bajo condiciones de inalterabilidad, no obstante significar un alto impacto en los costos. Que en función de ello y a los fines de lograr una mejora en la eficiencia operativa que contemple además un razonable costo relacionado, resulta oportuno limitar la utilización del procedimiento de digitalización para resguardar los originales de las solicitudes de afiliación, las solicitudes de traspaso, los contratos de depósitos convenidos y los legajos de reclamos. Que en el mismo sentido, corresponde relevar a las Administradoras de Fondos de Jubilaciones y Pensiones de la obligatoriedad de microfilmar la información contenida en libros contables, registros informáticos y documentación que se encuentre en estas condiciones, para lo cual deberán adoptar otros medios de resguardo alternativo que aseguren la inalterabilidad, perdurabilidad y accesibilidad a los datos resguardados. Que es necesario autorizar a las Administradoras de Fondos de Jubilaciones y Pensiones a arbitrar dentro de un plazo máximo, los medios necesarios para adaptar sus estructuras a los fines de la aplicación de los nuevos requerimientos. Que la Gerencia de Asuntos Jurídicos ha emitido el correspondiente dictamen de legalidad.  Que la presente se dicta en uso de las facultades conferidas por los artículos 118, inc. b) y 119, inc. b) de la Ley N° 24.241. Por ello, EL SUPERINTENDENTE DE ADMINISTRADORAS DE FONDOS DE JUBILACIONES Y PENSIONES INSTRUYE: ARTICULO 1° — Sustitúyese el punto 8 del Capítulo I 'Archivo de Afiliados' del Anexo a la Instrucción SAFJP N° 52/94, el que quedará redactado de la siguiente manera: '8. El Archivo de Afiliados deberá respaldarse, al cierre de la actualización del patrimonio del fondo, de la siguiente forma: a) Mensualmente, las AFJP deberán resguardar los archivos computacionales mediante un backup integral de la totalidad de la información contenida en las Bases de Datos, conservando tres generaciones de los respectivos archivos, para asegurar más eficazmente las posibilidades de reconstrucción de la información. b) Anualmente, coincidiendo con la actualización del patrimonio del fondo inmediata posterior de ocurrido el cierre del ejercicio o, con carácter de excepción cuando se saque información de línea, las AFJP deberán efectuar una grabación de la información contenida en las Bases de Datos en discos ópticos de tecnología CD-W no regrabables, debiendo resguardar en el proceso los programas que permitan acceder a la información y los procesos de recuperación. Alternativamente, las AFJP podrán utilizar otro medio que asegure la inalterabilidad, perdurabilidad y accesibilidad a los datos resguardados, previendo su adaptación ante los avances tecnológicos.  Estos respaldos deberán resguardarse de manera permanente. c) Asimismo, las AFJP dispondrán de un Plan de Contingencias, formalizado por escrito, y firmado por el responsable del área de Sistemas, el Gerente General y el Contralor Interno de la AFJP, con sujeción a las pautas mínimas consignadas en los puntos precedentes, que garanticen la reconstrucción e inalterabilidad de la información. Como mínimo con frecuencia anual, este Plan de Contingencias deberá ser ratificado o rectificado'.  ARTICULO 2° — Sustitúyese el punto 8 del Capítulo II 'Archivo Físico Documental' del Anexo a la Instrucción SAFJP N° 52/94 el que quedará redactado de la siguiente manera: '8. Los libros contables exigidos por las disposiciones legales vigentes y toda la documentación respaldatoria de las operaciones de la AFJP y del Fondo de Jubilaciones y Pensiones, no regulada en otros puntos, serán conservados y resguardados por el plazo de DIEZ (10) años conforme a las disposiciones del Código de Comercio y restante legislación aplicable a las sociedades anónimas. Dicho plazo se contará a partir del primer día del año siguiente a aquel a que se refiere la última registración. Cumplido el plazo establecido precedentemente, y si existieran controversias judiciales o extrajudiciales sobre los registros o documentación mencionados, el plazo se extenderá hasta DOS (2) años después de su resolución definitiva. Los libros contables y la documentación respaldatoria de las operaciones de la AFJP y del Fondo de Jubilaciones y Pensiones deben ubicarse en la misma ciudad donde se encuentra la Sede Central de la Administradora'. ARTICULO 3° — Sustitúyese el punto 10 del Capítulo II 'Archivo Físico Documental' del Anexo a la Instrucción SAFJP N° 52/94, el que quedará redactado de la siguiente manera: '10. Los registros auxiliares de las cuentas de mayor del patrimonio del Fondo de Jubilaciones y Pensiones conformado por las cuentas de capitalización individual y los aportes pendientes, cuyos movimientos de ingresos, egresos y traspasos se encuentren detallados a nivel individual por cada trabajador, se actualizarán mensualmente y se respaldarán en la forma prevista en el punto 8 del Capítulo I 'Archivo de Afiliados' del Anexo a la presente instrucción'. ARTICULO 4° — Sustitúyese el punto 11 del Capítulo II 'Archivo Físico Documental' del Anexo a la Instrucción SAFJP N° 52/94, el que quedará redactado de la siguiente manera: '11. Las AFJP deberán digitalizar (imagen plana) los originales de las solicitudes de afiliación, de las solicitudes de traspaso, de los contratos de depósitos convenidos y los legajos de los reclamos.  En los casos de traspasos efectuados por apoderado, además del original de la solicitud de traspaso, las AFJP deberán digitalizar el testimonio original de la escritura de poder. El resguardo de las imágenes deberá efectuarse en un medio inalterable que permita reproducir en cualquier momento la imagen grabada. El proceso de digitalización deberá efectuarse dentro de los SEIS (6) meses posteriores al período de emisión del documento. En el caso de reclamos, el período se computará a partir de la emisión del dictamen'. ARTICULO 5° — Sustitúyese el punto 16 del Capítulo II 'Archivo Físico Documental' del Anexo a la Instrucción SAFJP N° 52/94, el que quedará redactado de la siguiente manera: '16. Transcurrido el plazo establecido en el punto 8 del presente capítulo, las administradoras podrán destruir los originales de los contratos de depósitos convenidos que hubieran digitalizado'. ARTICULO 6° — Sustitúyese el punto 13 del Capítulo III 'Cuenta de Capitalización Individual' del Anexo a la Instrucción SAFJP N° 52/94, el que quedará redactado de la siguiente manera: '13. El respaldo documental de cada uno de los movimientos registrados en las cuentas de capitalización individual que originen asientos contables en las cuentas de mayor del patrimonio del Fondo de Jubilaciones y Pensiones y en los registros auxiliares, constituyen un elemento integrante de la contabilidad, debiendo organizarse, conservarse y resguardarse conforme a lo establecido en los puntos 8 y 10 del Capítulo II 'Archivo Físico Documental' del Anexo a la presente instrucción.' ARTICULO 7° — Sustitúyese el punto 18 del Capítulo III 'Cuenta de Capitalización Individual' del Anexo a la Instrucción SAFJP N° 52/94, el que quedará redactado de la siguiente manera: '18. Las cuentas de capitalización individual se respaldarán en la forma prevista en el punto 8 del Capítulo I 'Archivo de Afiliados' del Anexo a la presente instrucción'. ARTICULO 8° — Sustitúyese el punto 12 del Capítulo V 'Actualización del Patrimonio del Fondo' del Anexo a la Instrucción SAFJP N° 52/94, texto según Resolución SAFJP N° 132/97, el que quedará redactado de la siguiente manera: '12. La acreditación de los aportes obligatorios y el respectivo cobro de comisiones, realizados dentro del mismo mes en que son pagados, no constituyen necesariamente la actualización del patrimonio del Fondo, sino que tienen la calidad de créditos parciales. La actualización patrimonial se entiende realizada sólo al término del día CINCO (5) con el registro de la totalidad de los movimientos del mes anterior, la realización de backup mensual integral como respaldo de los registros auxiliares, cuentas de capitalización individual y aportes pendientes y la emisión del Estado de Evolución del Patrimonio Neto definido como Anexo IV de la Instrucción N° 52/94 (texto según Resolución SAFJP N° 132/97)'.  ARTICULO 9° — Sustitúyese el punto 27 del Capítulo V 'Actualización del Patrimonio del Fondo' del Anexo a la Instrucción SAFJP N° 52/94, el que quedará redactado de la siguiente manera:  '27. El archivo Registro de Excesos de Aportes con su contenido deberá respaldarse en la forma prevista en el punto 8 del Capítulo I del Anexo a la presente instrucción'. ARTICULO 10. — Sustitúyese el punto 29 del Capítulo V 'Actualización del Patrimonio del Fondo' del Anexo a la Instrucción SAFJP N° 52/94, el que quedará redactado de la siguiente manera: '29. Los registros auxiliares deberán respaldarse en la forma prevista en el punto 8 del Capítulo I del Anexo a la presente instrucción'. ARTICULO 11. — Sustitúyese el punto 34 del Capítulo V 'Actualización del Patrimonio del Fondo' del Anexo a la Instrucción SAFJP N° 52/94, el que quedará redactado de la siguiente manera: '34. El Registro de Aportes Pendientes, por cada pago deberá contener la siguiente información: a) Fecha de pago al SUSS o a la AFJP, según corresponda. b) Fecha de depósito en las Cuentas Bancarias Tipo I. c) CUIL/CUIT d) Apellido y nombres. e) Remuneración imponible o renta de referencia. f) Mes de devengamiento de la remuneración. g) CUIT del empleador. En el caso del trabajador autónomo esta información estará en blanco. h) Nombre o razón social del empleador. En el caso del trabajador autónomo esta información estará en blanco. i) Monto en pesos y cuotas del pago. j) Intereses resarcitorios, en caso de corresponder. k) Tipo de ingreso (el dato se refiere a la naturaleza del aporte: obligatorio, imposición voluntaria o depósito convenido). l) Folio del documento de pago'. ARTICULO 12. — Sustitúyese el punto 23 del Capítulo VI 'Comisiones' del Anexo a la Instrucción SAFJP N° 52/94, el que quedará redactado de la siguiente manera: '23. Las AFJP en la misma oportunidad en que se efectúan los respaldos de los registros auxiliares Cuentas de Capitalización Individual y Aportes Pendientes, deberán respaldar de idéntica manera, el Registro Auxiliar de Comisiones Devengadas, que contendrá como mínimo la siguiente información:  a) Apellido y Nombre del afiliado b) CUIT/CUIL del afiliado c) Importe de las comisiones en pesos y cuotas d) Fecha de la operación Este Registro constituirá el respaldo oficial de las comisiones cobradas a las cuentas de los trabajadores. La sumatoria de los montos en pesos y cuotas que resulten de este registro deberá ser igual a las comisiones cobradas en el mes'. ARTICULO 13. — Disposiciones derogatorias. Deróganse los puntos 12 y 15 del Capítulo II, el punto 17 del Capítulo III, el punto 12 del Capítulo IV, los puntos 30, 35 y 36 del Capítulo V, el punto 24 del Capítulo VI, correspondientes al Anexo a la Instrucción SAFJP N° 52/94 y los puntos 2 y 8 del Capítulo I de la Instrucción SAFJP N° 170/95. ARTICULO 14. — Vigencia. La presente instrucción entrará en vigencia el día siguiente a su publicación en el Boletín Oficial. ARTICULO 15. — Disposiciones transitorias. Se autoriza a las Administradoras de Fondos de Jubilaciones y Pensiones a continuar la aplicación de los procedimientos establecidos en la Instrucción SAFJP N° 52/94, sus modificatorias y complementarias, referidos a resguardo y archivo físico de registros y documentación, hasta el plazo máximo de DOS (2) años contados a partir de la entrada en vigencia de la presente instrucción. Las Administradoras de Fondos de Jubilaciones y Pensiones deberán notificar en forma fehaciente a esta Superintendencia, la fecha a partir de la cual aplicarán las previsiones de los artículos 1°, 3°, 4°, 6°, 7°, 8°, 9°, 10 y 12 de la presente instrucción, la cual no podrá exceder el plazo de DOS (2) años establecido en el párrafo precedente. ARTICULO 16. — Comuníquese, publíquese, dése a la Dirección Nacional del Registro Oficial y archívese. — Lic. GUSTAVO DEMARCO, Gte. de Planeamiento y Regulación en ejercicio del cargo de Superintendente de AFJP Res. MTE y FRH N° 7/02. e. 21/1 N° 375.140 v. 21/1/2002