Instrucción   8 / 1998
SUP. DE ADM. DE FONDOS DE JUBILACIONES Y PENSIONES
Fecha de publicación: 1999-01-11

SUPERINTENDENCIA DE ADMINISTRADORAS DE FONDOS DE JUBILACIONES Y PENSIONES Instrucción Nº 8/98 Bs. As., 30/12/98 VISTO la Norma Marco sobre Control Interno; y CONSIDERANDO: Que por la respectiva norma marco se dispone la obligación de las Administradoras de Fondos de Jubilaciones y Pensiones de diseñar e implementar un sistema de Control Interno. Que el control interno es un proceso que involucra a todos los integrantes de la organización y de manera particular al Directorio de la AFJP. Que se hace necesaria la constitución de un órgano dentro de las AFJP, que tenga a su cargo la responsabilidad de vigilar el cumplimiento de las leyes y normas que regulan la actividad de las Administradoras de Fondos de Jubilaciones y Pensiones, y del monitoreo y evaluación del control interno. Que se estima necesario establecer que dicho órgano cumpla el rol de enlace entre la Administradora y la SUPERINTENDENCIA DE ADMINISTRADORAS DE FONDOS DE JUBILACIONES Y PENSIONES, teniendo entre otras funciones hacer conocer al Comité de Control Interno todas las comunicaciones, observaciones, indicaciones que remita la autoridad de aplicación de la Ley 24.241, de manera que las acciones correctivas que sea menester implementar se produzcan con la celeridad que la administración del sistema requiere. Que el desafío y rol del Comité de Control Interno debe ser activo y participativo, a efectos de: • Concientizar a la alta gerencia y directorio de la importancia de comenzar la planificación de las tareas de control interno y los perjuicios que la inactividad trae aparejados. • Contribuir activamente en la creación de un clima interno proclive al cumplimiento de las normas en toda la Administradora. • Planificar y ejecutar el plan anual de control interno tendiente a certificar el correcto funcionamiento del mismo. • Identificación de los riesgos y áreas críticas a ser atacadas en primera instancia. Que no obstante la constitución de esta nueva figura dentro de la A.F.J.P., la aplicación de los métodos y procedimientos al igual que la calidad, eficiencia y eficacia del Control Interno, también será responsabilidad de todos los niveles de la organización; Que la presente se dicta en virtud de las facultades conferidas por el inciso b) del artículo 119 de la Ley Nº 24.241. Por ello, EL SUPERINTENDENTE DE ADMINISTRADORAS DE FONDOS DE JUBILACIONES Y PENSIONES  INSTRUYE: ROLES - MISIONES - INTEGRACION ARTICULO 1º — Las Administradoras de Fondos de Jubilaciones y Pensiones deberán contar dentro de su estructura orgánica con un funcionario denominado 'Contralor Interno', quien será designado por el Directorio de la AFJP. El Contralor Interno dependerá directamente y reportará al Directorio.  La misión del Contralor Interno será de velar por el cumplimiento de las leyes y normas que regulan la actividad de la entidad, para lo cual tendrá a su cargo el monitoreo y evaluación de su sistema de control interno, sin perjuicio de las actividades de auditoría que se desarrollen en la AFJP y que guarden relación con los objetivos societarios de la misma. ARTICULO 2º — Las AFJP deberán constituir un 'Comité de Control Interno', integrado por el Contralor Interno y al menos dos miembros del Directorio que no revistan cargos gerenciales en la organización. El número de miembros del Comité deberá ser impar. Los directores que integren el Comité permanecerán en esas funciones por un período mínimo de dos años (siempre que su mandato no expire antes) y un máximo de tres años. Su renovación deberá efectuarse en forma parcial asegurando la continuidad de al menos uno de ellos dentro del Comité.  ARTICULO 3º — El Comité de Control Interno deberá, como mínimo, establecer y supervisar el mantenimiento del sistema de control interno, analizar las observaciones emanadas del Contralor Interno y realizar el seguimiento de la implementación de los procesos correctivos y de las recomendaciones de modificación a los procedimientos. ARTICULO 4º — El Directorio de la AFJP es el responsable de definir la política de control interno a aplicar en el ámbito de la Administradora y aprobar las normas y procedimientos correspondientes.  REQUISITOS ARTICULO 5º — La persona que cumpla la función de Contralor Interno deberá reunir los siguientes requisitos: • Acreditar idoneidad para la función. • No desarrollar tareas de auditor externo de la administradora ni formar parte del estudio de auditoría al que pertenece el mismo. • Acreditar iguales requisitos que Directores y Gerentes de las Administradoras. RESPONSABILIDADES Y FUNCIONES ARTICULO 6º — El Contralor Interno deberá: • Participar en el diseño y monitoreo de la implementación de la política de control interno para asegurar el cumplimiento de la legislación, normas regulatorias externas, políticas y procedimientos internos y Códigos de Etica. • Ser el nexo en la relación de la administradora a los fines de Control Interno, con la Superintendencia de AFJP, coordinando las actividades necesarias para facilitar las tareas de supervisión por parte de ésta. A tales fines, el enlace por parte de la Superintendencia será el Gerente General. • Analizar las políticas, sistemas y procedimientos internos en vigencia y los que estén en la etapa de diseño para asegurar la adhesión a las normas. • Proponer y efectuar el seguimiento de las acciones correctivas que correspondan en caso de detectarse irregularidades. • Elaborar el Plan Anual de Control Interno y efectuar un seguimiento, elaborando los informes a ser presentados ante el Comité de Control Interno a fin de evaluar el grado de cumplimiento del mismo.  • Proponer modificaciones al Plan Anual de Control Interno y a las normas y procedimientos a fin de fortalecer el Sistema de Control Interno. • Coordinar las funciones de control interno y externo que interactúan en la AFJP, tales como auditoría interna, externa y sindicatura o comisión fiscalizadora. • Colaborar con los funcionarios de la administradora, en los distintos niveles, en la superación de las falencias detectadas. • Informar al Comité de Control Interno de la Administradora las observaciones y/o medidas que efectúe o indique esta Superintendencia. ARTICULO 7º — El Comité de Control Interno tendrá a su cargo: • Proponer la política de Control Interno a aplicar en el ámbito de la Administradora. • Vigilar el adecuado funcionamiento de los sistemas de control interno a través de su evaluación periódica. • Analizar y evaluar el Plan Anual de Control Interno elaborado por el Contralor Interno, efectuar las observaciones necesarias, en caso de corresponder, y aprobar el mismo. • Tomar conocimiento del planeamiento de la auditoría externa y manifestar en esa oportunidad los comentarios que contribuyan a una mejor definición del mismo en relación a la naturaleza, alcance y oportunidad de los procedimientos de auditoría a efectuar. • Analizar y revisar los informes emitidos por el Contralor Interno con el propósito de evaluar el grado de cumplimiento del Plan Anual de Contralor Interno. • Realizar el seguimiento de las observaciones efectuadas por los auditores externos y por el Contralor Interno, acerca de las debilidades de control interno encontradas durante la realización de sus tareas. • Efectuar el seguimiento de las observaciones y/o medidas correctivas emanadas de la Superintendencia de Administradoras de Fondos de Jubilaciones y Pensiones. • Evaluar las acciones correctivas que se hubieren implementado por la Gerencia General, tendientes a regularizar o minimizar las debilidades de Control Interno. REUNIONES ARTICULO 8º — A fin de llevar a cabo las tareas asignadas, el Comité de Control Interno deberá reunirse como mínimo una vez al mes. Los temas a tratar en las reuniones del comité serán, entre otros: 1. El Plan Anual de Control Interno elaborado por el Contralor Interno, su seguimiento y control. 2. Los informes emitidos por la Sindicatura o Comisión Fiscalizadora según corresponda. 3. Los informes elaborados por el Contralor Interno. 4. Los estados contables mensuales, trimestrales y anuales de la AFJP y del Fondo de Jubilaciones y Pensiones, con sus respectivos informes de auditoría y toda otra información contable relevante. 5. El resultado de la comunicación mantenida con los funcionarios de la SAFJP, sobre todo en cuanto a las observaciones realizadas por las fiscalizaciones. El Comité deberá confeccionar un Acta donde se detallen los temas tratados en cada reunión como así también aquellos que requerirán su posterior seguimiento. Dichas actas deberán mantenerse en un archivo ordenado cronológicamente, garantizando la integridad de la información. El archivo contendrá, asimismo, el Plan Anual de Control Interno, los informes sobre los relevamientos y revisiones de control interno efectuados por el Contralor Interno de la administradora, y los informes de control interno preparados por las auditoría externas. PRESENTACION DE INFORMACION EN LA SAFJP ARTICULO 9º — Las AFJP deberán comunicar a esta SAFJP, mediante una nota firmada por el Presidente, los datos personales de los integrantes del Comité de Control Interno y antecedentes laborales de la persona que ejercerá la función de Contralor Interno, dentro de los 10 (diez) días hábiles posteriores a sus designaciones, con idéntico procedimiento al establecido en la Res. SAFJP Nº 317/97. En ningún caso la posición de Contralor Interno podrá quedar vacante. El Comité de Control Interno podrá designar un reemplazante interino por un plazo máximo de 30 días. La SAFJP podrá vetar la designación de la persona propuesta para la función de Contralor Interno cuando se verifique la falta de alguno de los requisitos previstos a tal efecto. También deberán comunicar, mediante nota a esta Superintendencia, las remociones —en dicho caso indicando las causas— o renuncias que se produzcan dentro de los 10 (diez) días hábiles de ocurridas a fin de mantener actualizado los registros de esta Superintendencia. PLAN ANUAL DE CONTROL INTERNO ARTICULO 10 — El Contralor Interno deberá presentar al Comité de Control Interno para su aprobación, el Plan Anual de Control Interno para el ejercicio siguiente, con sujeción a las pautas mínimas que pueda fijar esta Superintendencia. El Plan Anual de Control Interno deberá contener, como mínimo: • Plan de tareas y actividades de evaluación del control interno. • Obligaciones de los funcionarios responsables de la administración y operación de las AFJP relacionadas con las actividades de control interno. • Pruebas sustantivas que se aplicarán. Para determinar el alcance de los procedimientos a aplicar el Contralor Interno podrá coordinar las tareas con el auditor externo. • Acciones preventivas y aplicables en caso de incumplimiento. • Medidas de apoyo institucional del Contralor Interno. Una vez aprobado el Plan por el Comité, éste lo remitirá al Directorio de la Administradora, el que tomará conocimiento y resolverá sobre su aprobación dejando constancia de ello en el Libro de Actas del Directorio. El acta respectiva deberá ser transcripta dentro de los tres días hábiles. El Plan Anual de Control Interno se deberá presentar en esta Superintendencia hasta las 17.00 horas del 5 de junio de cada año o día hábil siguiente. Las modificaciones al Plan Anual de Control Interno deberán informarse a la SAFJP, con idéntico procedimiento a la presentación del Plan Anual, en un plazo de 5 días hábiles contados a partir de su aprobación por el Directorio acompañando una nota explicativa de las razones que las originaron. INFORME MENSUAL DEL CONTRALOR INTERNO ARTICULO 11. — El Contralor Interno deberá elaborar mensualmente un informe acerca de las actividades llevadas a cabo durante el mes calendario inmediato anterior. Dicho informe deberá ser presentado ante el Comité de Control Interno y contendrá, como mínimo, la siguiente información:  1. El estado de cumplimiento del Plan Anual de Control Interno. 2. Las medidas correctivas adoptadas ante situaciones irregulares, su seguimiento y grado de cumplimiento. 3. Las medidas preventivas deberán adoptarse para evitar eventuales incumplimientos a las normas mínimas de control interno. 4. El resultado de la evaluación de los informes presentados por la Sindicatura o Comisión fiscalizadora, auditores externos y Superintendencia de AFJP. 5. Todos los aspectos relacionados con el cumplimiento de la normativa aplicable, en especial en las siguientes materias: Afiliaciones y traspasos, Información al usuario, Beneficios y Seguros, Recaudación y administración de la CCI e Inversiones. DOCUMENTACION DEL PROCESO DE CONTROL ARTICULO 12. — Las AFJP deberán desarrollar y documentar los procedimientos administrativos y contables necesarios para el procesamiento y control de las operaciones. Se requiere especialmente que la documentación mencionada especifique claramente los procesos de afiliaciones y traspasos, recaudación y administración de la CCI, inversiones, beneficios y atención al afiliado que, entre otros, abarcan las funciones que caracterizan a las Administradoras de Fondos de Jubilaciones y Pensiones. Se deberán indicar las técnicas utilizadas para asegurar un adecuado control interno de las operaciones efectuadas y su registración contable, las que se ajustarán a las normas emanadas de esta Superintendencia. Se documentará además el organigrama de la AFJP con indicación de los grados de responsabilidad a nivel de funcionarios. Será privativo de cada AFJP la forma en que se configurará la documentación, la que podrá hacerse a través de manuales narrativos y o instrucciones y mediante la utilización de cursogramas o de flujogramas que permita apreciar claramente el proceso seguido, con especial énfasis en los controles existentes (de monitoreo, de las aplicaciones y de tecnología informática), y de los sectores administrativos, cargos y puestos responsables de cada paso en el flujo y control de las operaciones. La mencionada documentación deberá mantenerse actualizada y podrá ser solicitada en cualquier momento por la Superintendencia de AFJP. El Contralor Interno deberá mantener a disposición de la SAFJP los papeles de trabajo de las pruebas sustantivas y de cumplimiento de los procedimientos de control interno efectuadas en el marco del Plan Anual de Control Interno. INCUMPLIMIENTOS ARTICULO 13. — Sin perjuicio de la responsabilidad que le cabe al Contralor Interno, el directorio será responsable por los incumplimientos a las normas de control interno haciéndose de las sanciones correspondientes a los incumplimientos previstos en los artículos 136 y 137 de la ley 24.241. ARTICULO 14. — Regístrese, comuníquese, publíquese, dése a la DIRECCION NACIONAL DEL REGISTRO OFICIAL y archívese. — Lic. HECTOR ARMANDO DOMENICONI, Superintendente de A.F.J.P. e. 11/1 Nº 262.600 v. 11/1/99