Resolución   1472 / 2020
MINISTERIO DE CULTURA
Fecha de publicación: 2020-10-19

MINISTERIO DE CULTURA  Resolución 1472/2020  RESOL-2020-1472-APN-MC  Ciudad de Buenos Aires, 15/10/2020  VISTO el Expediente Nº EX-2020-53153823- -APN-CGD#MECCYT del registro del MINISTERIO DE CULTURA, la Ley Nacional de Procedimientos Administrativos N° 19.549, el Reglamento de Procedimientos Administrativos. Decreto 1759/72 – T.O. 2017, Ley N° 24.156 de Administración Financiera y de los Sistemas de Control del Sector Público Nacional y sus modificatorias, Ley Nº 25.506 – FIRMA DIGITAL y su modificatoria Ley Nº 27.446 - LEY DE SIMPLIFICACIÓN Y DESBUROCRATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA NACIONAL, los Decretos N°434 de fecha 1º de marzo de 2016, N° 561 del 6 de abril de 2016, N° 1131 del 28 de octubre de 2016, las Resoluciones de la entonces SECRETARÍA DE MODERNIZACIÓN ADMINISTRATIVA del MINISTERIO DE MODERNIZACIÓN N° 44 de fecha 30 de diciembre de 2016, Nº 32 de fecha 28 de marzo de 2017, Nº 7 de fecha 6 de febrero de 2018 y las Resoluciones de la entonces SECRETARÍA DE MODERNIZACIÓN ADMINISTRATIVA de la JEFATURA DE GABINETE DE MINISTROS Nº 10 de fecha 8 de noviembre 2018 y N° 18 de fecha 26 de febrero de 2018, y  CONSIDERANDO:  Que mediante el Decreto N° 434/16 se aprobó el Plan de Modernización del Estado en cuyo marco, mediante el Decreto N° 561/2016, se estableció la implementación del Sistema de Gestión Documental Electrónica (GDE) como sistema integrado de caratulación, numeración, seguimiento y registración de movimientos de todas las actuaciones y expedientes del Sector Público Nacional, actuando como plataforma para la implementación de gestión de expedientes electrónicos, a partir de la generación de los distintos documentos electrónicos que forman parte de los mencionados expedientes, y que son firmados digitalmente y archivados en dicho sistema.  Que consecuentemente, por el Decreto N° 1131/16 se reguló la digitalización y archivo de documentos en formato electrónico, facultando a la entonces SECRETARÍA DE MODERNIZACIÓN ADMINISTRATIVA del MINISTERIO DE MODERNIZACIÓN a dictar las normas operativas, aclaratorias y complementarias relativas a la conservación y plazos de guarda de los documentos electrónicos y expedientes en el Sistema de Gestión Documental Electrónica (GDE), así como para el proceso de digitalización, archivo y conservación de documentos de gestión en soporte papel en el ámbito del Sector Público Nacional.  Que a su vez, el artículo 5° del Decreto N° 1131/16 establece que las entidades y jurisdicciones contempladas en el artículo 8° de la Ley N° 24.156 deberán digitalizar los documentos y expedientes en soporte papel siguiendo el procedimiento que fije la entonces SECRETARÍA DE MODERNIZACIÓN ADMINISTRATIVA del MINISTERIO DE MODERNIZACIÓN y perderán su condición jurídica de original, pudiendo ser destruidos u otorgarse a los mismos el destino que la autoridad competente determine.  Que en ese sentido, mediante Resolución SMA N° 44/16, se aprobó la “Tabla de plazos mínimos de conservación y guarda de actuaciones administrativas” y el “Procedimiento de guarda temporal, archivo y recuperación de expedientes electrónicos· y “el Protocolo de escaneo” que deberá ser utilizado para la digitalización de documentos originales en soporte papel cuya tramitación continuará por expediente electrónico, habilitándose el procedimiento de depuración del expediente en soporte papel.  Que posteriormente, por Resolución SMA Nº 32/17, se aprobó el procedimiento de depuración de actuaciones administrativas cumplidos los plazos establecidos en las tablas de plazos mínimos de conservación y guarda de las mismas así como la intervención de la DIRECCIÓN GENERAL DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN, dependiente de la SUBSECRETARÍA DE INTERIOR del MINISTERIO DE INTERIOR para la evaluación documental del valor histórico de las actuaciones administrativas  Que por la Resolución SMA Nº 7/18 se aprobó otra Tabla de plazos mínimos de conservación y guarda de actuaciones administrativas.  Que mediante la Resolución SMA N° 10/18 se aprobó la “Tabla de Plazos Mínimos de Conservación y Guarda de Documentos”, aplicable a los memos, notas y remitos que no estén incorporados a procedimientos que tramiten tanto por expedientes en soporte papel como electrónico.  Que a su vez, mediante la Resolución SMA N° 18/18 se aprobó el “Procedimiento de Digitalización de Documentación Administrativa por Lotes” en soporte papel estableciendo que los documentos administrativos digitalizados de acuerdo a lo establecido en dicha norma y en la Resolución SMA N° 44/16, son considerados originales y tienen idéntica eficacia y valor probatorio que sus equivalentes en soporte papel, en los términos del artículo 293 y concordantes del Código Civil y Comercial de la Nación.  Que la Ley N° 25.506 - FIRMA DIGITAL y su modificatoria N° 27.446 - LEY DE SIMPLIFICACIÓN Y DESBUROCRATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA NACIONAL reconoció la eficacia jurídica del documento electrónico, la firma electrónica y la firma digital, y en su artículo 48 estableció que el Estado Nacional, dentro de las jurisdicciones y entidades comprendidas en el artículo 8° de la Ley N° 24.156, promoverá el uso masivo de la firma digital de tal forma que posibilite el trámite de los expedientes por vías simultáneas, búsquedas automáticas de la información y seguimiento y control por parte del interesado, propendiendo a la progresiva despapelización.  Que asimismo mediante la Ley N° 27.446 se establece que los documentos oficiales electrónicos firmados digitalmente, expedientes electrónicos y comunicaciones oficiales generados en el Sistema GDE tienen para el Sector Público Nacional idéntica eficacia y valor probatorio que sus equivalentes en soporte papel o cualquier otro soporte que se utilice a la fecha de entrada en vigencia de la presente medida, debido a su interoperabilidad que produce su reconocimiento automático en los Sistemas de Gestión Documental Electrónica, por lo que no se requerirá su legalización.  Que la DIRECCIÓN DE GESTIÓN DOCUMENTAL, dependiente de la SUBSECRETARIA DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA, como responsable de la tramitación y archivo de la documentación, ya sea en papel o a través del sistema de gestión documental vigente así como de la digitalización de aquella en soporte papel y su catalogación, por lo cual propone por NO-2020-58352102-APN-DGD#MC proceder a iniciar el proceso de digitalización de los documentos y expedientes producidos en primera generación en soporte papel, implementar los pasos correspondientes para la depuración de actuaciones así como la realización de la evaluación documental de las actuaciones administrativas propias del Ministerio dando cumplimiento a las normas antes mencionadas.  Que la SUBSECRETARIA DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA por PV-2020-58422815-APN-SSGA#MC encomienda a la DIRECCIÓN DE GESTIÓN DOCUMENTAL en el marco de sus competencias la prosecución del trámite para la implementación del procedimiento propuesto para la digitalización de manera de propiciar una administración pública moderna, ágil y eficiente garantizando mayor perdurabilidad de los documentos, la utilización de menor espacio físico, la recuperación permanente de los contenidos con pleno valor jurídico y probatorio y la simplificación de su búsqueda y consulta.  Que la UNIDAD DE AUDITORIA INTERNA ha tomado la intervención de su competencia en función del artículo 101 del Decreto Nº 1344/07.  Que la DIRECCIÓN GENERAL DE ASUNTOS JURÍDICOS ha tomado la intervención de su competencia.  Que la presente medida se dicta en uso de las facultades conferidas por la Ley de Ministerios 22.520 – texto ordenado por Decreto 438/92 - y sus modificatorios y Decreto Nº 1131/16.  Por ello,  EL MINISTRO DE CULTURA  RESUELVE:  ARTICULO 1°.- Aprobar el “Procedimiento de Digitalización y Preservación de Documentación del MINISTERIO DE CULTURA” que como Anexo I (IF-2020-58350362-APN-DGD#MC) forma parte integrante de la presente resolución.  ARTICULO 2°.- La digitalización de los documentos o expedientes producidos en primera generación en soporte papel, se llevará a cabo conforme al procedimiento regulado en la Resolución N° 44/2016 de la ex SECRETARÍA DE MODERNIZACIÓN ADMINISTRATIVA, sus modificatorios y complementarios.  ARTÍCULO 3°.- Los documentos y expedientes generados en soporte electrónico y los reproducidos en soporte electrónico a partir de originales de primera generación en cualquier otro soporte, digitalizados de acuerdo al procedimiento establecido en el artículo precedente, son considerados originales y tienen idéntica eficacia y valor probatorio que sus equivalentes en soporte papel, conforme lo establecido en la normativa nacional vigente, en los términos del artículo 293 y concordantes del Código Civil y Comercial de la Nación.  ARTÍCULO 4°.- La digitalización de los documentos o expedientes originales de primera generación en soporte papel podrá ser realizada por áreas internas del MINISTERIO DE CULTURA o, en caso de ser necesario, por un externo conforme acuerdos que se celebren o contrataciones que a tal fin se aprueben.  ARTÍCULO 5°.- La DIRECCIÓN DE GESTIÓN DOCUMENTAL dependiente de la SUBSECRETARIA DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA, efectuará un control de la calidad de las imágenes digitalizadas a través de una muestra por lote escaneado.  ARTICULO 6°.- La SUBSECRETARIA DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA dictará la reglamentación aclaratoria y modificatoria que resulte necesaria para la implementación del Plan aprobado por el artículo 1° de la presente.  ARTICULO 7°.- Comuníquese, publíquese, dése a la DIRECCIÓN NACIONAL DEL REGISTRO OFICIAL. Cumplido, pase a la DIRECCIÓN DE GESTIÓN DOCUMENTAL para su intervención y archívese.  Tristán Bauer  NOTA: El/los Anexo/s que integra/n este(a) Resolución se publican en la edición web del BORA -www.boletinoficial.gob.ar-  e. 19/10/2020 N° 47383/20 v. 19/10/2020   (Nota Infoleg: Los anexos referenciados en la presente norma han sido extraídos de la edición web de Boletín Oficial)     ANEXO I  'Procedimiento de Digitalización y Preservación de Documentación del MINISTERIO DE CULTURA'   La DIRECCIÓN DE GESTIÓN DOCUMENTAL dependiente de la SUBSECRETARIA DE GESTION ADMINISTRATIVA procederá a:  1. Identificar y clasificar los expedientes y documentos producidos en primera generación en soporte papel que se encuentran archivados en sus instalaciones de Sede Central, Avenida Alvear Nº 1690 en una 1º etapa. Posteriormente, en una 2º etapa procederá con los expedientes y documentos archivados en el Sector Archivo Central sito en la calle Alsina 1169, C.A.B.A.  2. La clasificación procederá de manera de separar aquellos de carácter estándar ya tabulados en cuanto a los plazos mínimos de guarda por las Resoluciones de la ex SECRETARIA DE MODERNIZACIÓN ADMINISTRATIVA vigentes y aquellas que en el futuro pudieran ser establecidas durante el proceso que dé cumplimiento al presente Procedimiento.  3. En el caso de expedientes y documentos propios del MINISTERIO DE CULTURA que no se encuentran comprendidos en las tablas de las Resoluciones antes señaladas, deberá tramitar ante la SUBSECRETARIA DE INNOVACIÓN ADMINISTRATIVA dependiente de la SECRETARIA DE INNOVACIÓN PUBLICA de la JEFATURA DE GABINETE DE MINISTROS, organismo competente en la materia, la Resolución que apruebe la Tabla propia de plazos mínimos de conservación y guarda de dichas actuaciones administrativas propias del Ministerio.  4. Verificar el estado de los expedientes y documentos a digitalizar en cuanto a sus condiciones físicas de ser digitalizados.  5. Listar los expedientes y/o documentos clasificados previamente a los fines de ser cargados en el sistema de manera de consignar sus datos específicos previo a la digitalización.  6. En el caso de digitalización de expedientes y documentos por un externo al MINISTERIO DE CULTURA, la DIRECCION DE GESTION DOUMENTAL deberá extremar los recaudos en cuanto a la seguridad para preservar la documentación y el cumplimiento del protocolo de digitalización establecido por el Anexo III de la Resolución SMA N° 44/16 de la entonces SECRETARÍA DE MODERNIZACIÓN ADMINISTRATIVA del MINISTERIO DE MODERNIZACIÓN.  7. La DIRECCIÓN DE GESTIÓN DOCUMENTAL efectuará un control de la calidad de las imágenes digitalizadas a través de una muestra por lote escaneado tanto en el caso de digitalización por áreas internas del Ministerio o por un externo al mismo.  8. La DIRECCIÓN DE GESTIÓN DOCUMENTAL registrará los archivos digitales mediante Informes gráficos (IFGRA) en el Sistema GDE.  9. La DIRECCIÓN DE GESTIÓN DOCUMENTAL convocará a la DIRECCIÓN GENERAL DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN, dependiente de la SUBSECRETARÍA DE INTERIOR del MINISTERIO DE INTERIOR para la evaluación documental del valor histórico de las actuaciones administrativas y habilitación del posterior proceso de depuración siguiendo la normativa pertinente según tipo de actuación y plazos normados.