Instrucción   170 / 1995
SUP. DE ADM. DE FONDOS DE JUBILACIONES Y PENSIONES
Fecha de publicación: 1995-05-12

SUPERINTENDENCIA DE ADMINISTRADORAS DE FONDOS DE JUBILACIONES Y PENSIONES  INSTRUCCION Nº 170  ADMINISTRACION DE LA CUENTA DE CAPITALIZACION INDIVIDUAL  Normas aclaratorias  CAPITULO I  NORMATIVA GENERAL  1. El punto 6 del Capítulo II de la Instrucción Nº 52 establece el ordenamiento alfabético de los documentos de carácter previsional, criterio que cumple una incuestionable condición de universalidad. Podrán aplicarse otros criterios siempre que queden explicitados claramente en las normas de procedimiento interno de las Administradoras, resulten de fácil comprensión y garanticen un acceso expedito a la documentación.  2. Para la microfilmación y conservación de documentos (Capítulo II) y respaldo de los Registros Auxiliares (Capítulo V de la Instrucción Nº 52) deberán tenerse presentes las siguientes pautas:  a) Los registros auxiliares dispuestos por la superintendencia para Cuenta de Capitalización Individual y Aportes Pendientes, que se llevan mediante tecnología computacional deben respaldarse en un medio físico inalterable, a través de la emisión mensual de microfichas (u otro medio autorizado expresamente). Esta tarea deberá llevarse a cabo dentro de los primeros veinte (20) días de cada mes, luego de efectuada la actualización patrimonial del Fondo que debe estar concluida no más allá del 5 de ese mismo mes.  b) No resulta aplicable de oficio la legislación ordinaria y prácticas contables usuales para la conservación de documentación. El respaldo físico de los registros auxiliares del Fondo, los antecedentes previsionales del afiliado -definidos en el punto 3. del Capítulo II de la Instrucción Nº 52- y los libros contables y documentación respaldatoria de las operaciones de la AFJP y del Fondo deberán conservarse indefinidamente y ubicarse en la sede central de la Administradora o en ámbitos próximos al domicilio principal.  c) Deberán microfilmarse los antecedentes previsionales del afiliado, los libros contables y documentación respaldatoria de la contabilidad del Fondo.  Para realizar esta tarea se dispondrá de un plazo máximo de seis (6) meses contados desde el cierre del ejercicio contable anual (fecha según estatuto social).  Si después de transcurridos diez (10) años de realizada la microfilmación se optare por destruir los libros y documentos originales citados en el punto b) precedente, excepto las solicitudes de afiliación y traspaso, deberá mediar autorización previa y expresa de esta Superintendencia, luego de acreditarse los requisitos previstos en el punto 16 del Capítulo II.  d) Para la estructura de referencias de los archivos microfilmados y la documentación que los respalda, será ineludible la aplicación de los criterios cronológicos y numéricos que prevé el punto 12 a) del Capítulo II de la Instrucción Nº 52.  3. Los movimientos en la cuenta de capitalización individual originados en reversa de operaciones tanto sea por información de la D.G.I. como por errores de imputación podrán registrarse con el código original del movimiento incorrecto y signo contrario. No deberá imputarse por diferencia. Se reversará el movimiento original registrado y luego se asentará el correcto.  También podrán utilizarse los códigos de débito o crédito definidos en el Capítulo III punto 9, de la Instrucción Nº 52 y disposiciones complementarias siempre que se adapten al concepto del movimiento.  4. El modelo e instrucciones del formulario de recaudación de depósitos directos contenido en el Anexo 2 de la Instrucción Nº 52 constituye un formato de campos con datos mínimos. En el caso de depósitos convenidos, donde existe la posibilidad de concertar condiciones particulares con mayor abundancia de información, todo dato adicional al previsto en el formulario que facilite o mejore el control e imputación del pago puede agregarse y su formato y ubicación dentro del formulario quedan a criterio de la Administradora.  5. De acuerdo con lo dispuesto en los puntos 4. y 7. del Capítulo IV de la Instrucción Nº 52, los contratos de depósitos convenidos pueden prever el cobro de intereses resarcitorios. Para estos casos surgirán de tales cláusulas contractuales los criterios a emplear por la administradora acerca de forma y oportunidad del reclamo e ingreso de los fondos provenientes de esos conceptos.  6. Para la elaboración del Certificado de Conciliación Patrimonial del Fondo de Jubilaciones y Pensiones establecido en el punto 12 del Capítulo V de la Instrucción Nº 52, cuyo modelo se consigna en el Anexo Nº 4 de dicha norma, deberán observarse las pautas de integración que se indican a continuación, las que se describen tomando como ejemplo el mes de operaciones de Marzo de 1995:  a) Este CERTIFICADO debe emitirse el día 5 de cada mes. Para el ejemplo, sería el 5/4/95.  b) En los renglones 1 y 2 se consignan los saldos según registros auxiliares y en 3, y 4, los correspondientes a las cuentas de mayor de la contabilidad principal.  c) Para todos los renglones el SALDO AL CIERRE DEL MES INFORMADO, tanto en cuotas como en pesos, es el que se registra al 31/3/95.  d) Para todos los renglones el SALDO DE LA ACTUALIZACION DEL MES, tanto en cuotas como en pesos, es el que registre al día en que se completa la imputación en los registros auxiliares de la totalidad de los movimientos, operaciones y ajustes que se hubiesen producido hasta el último día del mes calendario anterior, tarea que deberá realizarse no más allá del día 5 de cada mes. Esta tarea podrá estar finalizada el día 5 u otro anterior. Para el ejemplo se supone que la actualización se concluye el 05/04. Este saldo debe ser contable, incluyendo en consecuencia todos los movimientos registrados hasta el 5/4/95, tanto por operaciones de marzo como aquellas producidas y registradas del 3 al 05/04. Ejemplo: si el 04/04 se acredita en las cuentas una recaudación recibida el 03/04 o si el 05/04 se paga un beneficio, estos movimientos deberá estar incluidos en el SALDO DE LA ACTUALIZACION DEL MES.  e) La conciliación se efectúa a partir de los SALDOS DE LA ACTUALIZACION DEL MES para cada renglón, a la que se le suman los débitos y se le restan los créditos para llegar a los SALDOS AL CIERRE DEL MES INFORMADO. Este último debe coincidir con los incluidos en las informaciones periódicas que las AFJP presentan a la Superintendencia. Si la Administradora completó la actualización del patrimonio del Fondo el 31/03/95, o genéricamente al último día del mes, no deberían existir partidas conciliatorias.  f) Las partidas conciliatorias, de existir, corresponden a los movimientos registrados entre el 03 y 05/04 debiendo consignarse los valores en pesos y cuotas de tales movimientos por los valores de contabilización, esto es, coincidentes con las cifras consignadas en los CERTIFICADOS DE MOVIMIENTOS EN LOS REGISTROS AUXILIARES -Anexo 5 de la Instrucción Nº 52- de los días citados.  En cuanto a la variación de cuota del período 1 al 5/4, debe incluirse en la columna otros. Para este concepto conciliatorio no hay partida en cuotas, sólo en pesos, y corresponde a la variación de cuota producida entre el 05/04 y la fecha de cada movimiento conciliatorio, multiplicada por las cuotas de cada uno de ellos.  g) Este certificado no tiene como objeto determinar las diferencias entre los registros auxiliares y los saldos de mayor, puesto que los movimientos en ambos deben estar perfectamente correspondidos, sino justamente, dejar constancia y asignar responsabilidad por el cumplimiento de tal correspondencia, así como reflejar los movimientos producidos entre el cierre de un mes y el día en que se realiza la actualización del patrimonio del Fondo (para el ejemplo entre el 31/3/95 y el 5/9/95).  7. La finalidad y forma de integrar el Certificado de Movimientos en los Registros Auxiliares, establecido por el punto 17. del Capítulo V de la Instrucción Nº 52, cuyo modelo se incluye como Anexo 5 de la misma se indica a continuación:  a) Este CERTIFICADO es el documento que acredita el movimiento efectuado en los registros auxiliares, y que por tanto habilita a emitir el comprobante contable para la imputación en la contabilidad del patrimonio del Fondo. Al igual que el Certificado de Conciliación Patrimonial sobre el que se contestó precedentemente, atribuye responsabilidad a quien lo suscribe y a quien se ve obligado a ejecutar una acción a partir de él.  b) El CONCEPTO del movimiento, por su naturaleza (Ver Códigos del punto 9 del Capítulo III de la Instrucción Nº 52 y disposiciones complementarias) determina la imputación contable, débito o crédito.  A nivel de cuenta individual o registro de aportes pendientes, cada movimiento actualiza el saldo y esto es lo que se refleja en el certificado. El equivalente en pesos de los movimientos en cuotas debe agregarse.  8. El dato relativo a Tipo de ingreso que debe contener el Registro Auxiliar de Aportes Pendientes según lo dispuesto en el punto 34. k) del Capítulo V de la Instrucción Nº 52 se refiere a la naturaleza del aporte: obligatorio, imposición voluntaria o depósito convenido.  9. Los datos personales del afiliado a incluir en el listado Registro de saldos de las Cuentas de Capitalización Individual, indicados en el punto 30. c) del Capítulo V de la Instrucción Nº 52 serán los siguientes: C. U. I. L./ C. U. I. T., apellido y nombres, tipo y número de documento y número de cuenta.  10. Los libros contables obligatorios que debe poseer el Fondo de Jubilaciones son el 'Diario' y el Inventario y Balance'. Su rubricación debe efectuarse en la Inspección General de Justicia y en su denominación debe constar su pertenencia al Fondo.  CAPITULO II  VIGENCIA  11. La presente instrucción tendrá vigencia a partir del día siguiente al de su publicación en el Boletín Oficial.  Bs. As., 8/5/95. — FELIPE R. MUROLO, Superintendente de A. F. J. P.  e. 12/5 Nº 1412 v. 12/5/95