Comunicación A 3035 / 1999
BANCO CENTRAL DE LA REPUBLICA ARGENTINA (B.C.R.A.)
Fecha de publicación: 1999-12-23

BANCO CENTRAL DE LA REPUBLICA ARGENTINA  COMUNICACION "A" 3035 (14/12/99) Ref.: Circular RUNOR 1 - 370. Normas sobre conservación y reproducción de documentos. Texto ordenado.  A LAS ENTIDADES FINANCIERAS:  Nos dirigimos a Uds. para hacerles llegar el texto ordenado a la fecha de las normas dictadas por esta Institución que son de aplicación sobre el tema de la referencia.  Asimismo, se acompaña un cuadro indicativo del origen de las disposiciones incluidas en dicho ordenamiento.  ANEXO:    B.C.R.A   TEXTO ORDENADO DE LAS NORMAS SOBRE CONSERVACION Y REPRODUCCION DE DOCUMENTOS    — Indice —  1. Conservación de documentos.  2. Régimen de reproducción.  2.1. Disposiciones generales. 2.2. Tipo de documentos. 2.3. Procedimiento de reproducción. 2.4. Certificación de las reproducciones. 2.5. Conservación.    B.C.R.A.   NORMAS SOBRE CONSERVACION Y REPRODUCCION DE DOCUMENTOS    1. Conservación de documentos.  Las entidades financieras pueden, bajo su exclusiva responsabilidad, optar por los procedimientos y términos que estimen más conveniente para la conservación, guarda o archivo de los comprobantes vinculados a su operatoria.  Toda documentación original cuya reproducción se admite o admita, que efectivamente haya sido realizada según lo establecido en el presente régimen, previo a su destrucción física deberá ser puesta a disposición de los interesados, mediante notificación fehaciente, por el plazo de 6 meses a contar desde dicha notificación.  En el caso de los cheques, dicha puesta a disposición deberá verificarse en las sedes sucursales, o agencias donde los libradores tengan abiertas sus cuentas corrientes.  2. Régimen de reproducción.  2.1. Disposiciones generales.  Las entidades financieras pueden conservar en sustitución de los originales —en la medida en que no se opongan a ello disposiciones legales— fotografías, microfilmaciones o reproducciones digitalizadas de los comprobantes vinculados a su operatoria.  Toda tecnología a aplicar se encuadra como válida, siempre y cuando se establezcan métodos adecuados de certificación de autenticidad de las copias reproducidas en los soportes de información utilizados.  2.2. Tipo de documentos.  2.2.1. Documentación interna, a partir de los 2 años de su registración contable.  2.2.2. Documentación suscripta por terceros, excepto cheques, a partir de los 2 años de concluida la operación a la que se refiere, vincula o accede, bajo responsabilidad de las entidades financieras por el mantenimiento de los originales, excepto aquella documentación respecto de la cual existiera actuación administrativa o judicial en trámite, en cuyo caso deberá conservarse.  2.2.3. Información remitida al Banco Central de la República Argentina, a partir de los 30 días corridos de recibida por éste.  2.2.4. Cheques pagados (comunes o de pago diferido) a partir de la fecha de pago. Una vez efectuada su reproducción los bancos podrán:  2.2.4.1. Devolverlos a los libradores en las condiciones que libremente se convengan.  2.2.4.2. Proceder a su destrucción una vez transcurrido un año contado a partir de la fecha de pago, plazo dentro del cual operará su puesta a disposición establecida con carácter general.  2.2.5. Otros documentos.  El Banco Central de la República Argentina considerará las solicitudes planteadas en tal sentido, a través de las asociaciones o cámaras que nuclean a las entidades financieras.  2.3. Procedimiento de reproducción.  2.3.1. Requisitos mínimos.  Sin perjuicio de la adopción de otros que juzguen más apropiados a sus necesidades el proceso de reproducción deberá ajustarse a los siguientes recaudos mínimos:  2.3.1.1. Acta de apertura.  Al momento de procederse a la iniciación del proceso de reproducción de los documentos originales, se deberá formalizar un acta de apertura del proceso que contenga los siguientes datos:  i) número de acta de apertura (correlativa en forma diaria desde 01 en adelante).  ii) fecha de proceso.  iii) cantidad de originales a procesar.  iv) breve descripción de la información contenida en tales originales.  v) denominación y firma responsable de la dependencia remitente de los originales a procesar.  vi) firma responsable de la recepción de los originales por parte de la dependencia que tiene a su cargo el proceso de reproducción.  2.3.1.2. Acta de cierre.  Cuando se produzca el cierre del proceso de reproducción, se deberá emitir en la dependencia que tenga a su cargo tal proceso un acta de cierre que contenga los siguientes datos:  i) número de acta de apertura que dio origen al proceso.  ii) fecha y hora de finalización del proceso.  iii) cantidad de originales procesados.  iv) número de soporte que contiene la información procesada.  v) aclaraciones adicionales en el caso de existir soportes de continuación.  vi) firma del operador que realizó el proceso.  vii) firma certificante de la reproducción de documentos realizada.  2.3.2. Conformación del lote.  Cada lote de documentos a reproducir incluirá como cabecera el acta de apertura y como final el acta de cierre pertinentes, en el soporte de información utilizado, una vez concluido el proceso.  2.4. Certificación de las reproducciones.  2.4.1. Designación de funcionarios certificantes.  Las reproducciones deberán ser autenticadas por 2 funcionarios designados por el directorio o autoridad equivalente de la entidad financiera.  2.4.2. Requisitos mínimos.  En la certificación se mencionará el número de soporte de información generado en el proceso de reproducción.  2.4.3. Registro.  Se llevará un registro de las reproducciones realizadas —que deberá mantenerse en adecuadas condiciones de seguridad— a cargo de los funcionarios certificantes designados, los que serán responsables de su custodia.  2.4.4. Certificación de copias.  Las copias en papel efectuadas a partir de los soportes de información, deberán certificarse por los funcionarios designados según lo previsto en el punto 2.4.1. dejándose constancia del elemento en el cual se origina, a tenor de lo dispuesto en el punto 2.4.2.  2.5. Conservación.  Los soportes de información que contienen las reproducciones deberán ser conservados por las entidades financieras hasta el cumplimiento del plazo de diez años determinado por el artículo 67 del Código de Comercio.