Decreto   586 / 1981
PODER EJECUTIVO NACIONAL (P.E.N.)
Fecha de publicación: 1981-03-31

ADMINISTRACIÓN PÚBLICA NACIONAL  Decreto N° 586/1981  Normas para las adquisiciones o locaciones de inmuebles, asignación de espacio, provisión de equipamiento, formularios y sellos, y la locación de elementos para tareas administrativas que tramiten los organismos de la Administración Pública Nacional.  Bs. As., 23/3/81  VISTO la Ley N° 21.630 de creación del Sistema Nacional de la Reforma Administrativa; y  CONSIDERANDO:   Que por Decreto N° 3.981 del 29 de diciembre de 1977 se establecen las áreas de responsabilidad de las Unidades y Subunidades Sectoriales en materia de organización y y sistemas, recursos humanos y capacitación con las funciones que les son propias.   Que en las etapas de desarrollo del Sistema Nacional de la Reforma Administrativa, se hallan incluidos objetivos tendientes al óptimo rendimiento de los recursos económicos y a la flexibilización de los procedimientos en su obtención.  Que en virtud de ello las Unidades y Subunidades Sectoriales de la Reforma Administrativa deben intervenir y asesorar técnicamente a través de informes fundamentados en lo que se refiere a inmuebles, equipamiento y formularios.  Por ello,  EL PRESIDENTE DE LA NACIÓN ARGENTINA  DECRETA:  Artículo 1° - Los organismos de la Administración Pública Nacional (centralizados y descentralizados) tramitarán las adquisiciones o locaciones de inmuebles, asignación de espacio, provisión de equipamiento, formularios y sellos, y la locación de elementos para tareas administrativas, de acuerdo con las normas consignadas en los Anexos I, II, III y IV que forman parte integrante del presente.  Art. 2° - (Artículo derogado por art. 2° del Decreto Nº 336/2017 B.O. 16/05/2017)  Art. 3° - Por única vez, en el Ejercicio 1981, las Unidades Sectoriales intervendrán en igual forma que la que se viene desarrollando en la actualidad para aquellos casos cuya ejecución presupuestaria se efectúe dentro de dicho ejercicio.  Art. 4° - El Tribunal de Cuentas de la Nación, a través de sus delegaciones tendrá a su cargo el control del cumplimiento de las disposiciones contenidas en el presente.  Art. 5° - Facúltase al secretario general de la Presidencia de la Nación a determinar mediante resolución, las normas complementarias, aclaratorias, e interpretativas necesarias para el mejor cumplimiento de lo dispuesto por este decreto.  Art. 6° - Deróguese los Decretos N° 504 del 17 de enero de 1962, 6.595 del 18/08/1965, 239 del 13 de enero de 1966 y 969 del 23 de agosto de 1966.  Art. 7° - Comuníquese, publíquese, dése a la Dirección Nacional del Registro Oficial y archívese.   VIDELA  Jose A. Martínez de Hoz   ANEXO I   ESPACIO E INMUEBLES  ESPECIFICACIONES GENERALES   1. Comprenderá los siguientes temas:  - Transferencia de inmuebles.  - Asignación de espacio.  - Adquisición de inmuebles.  - Locación de inmuebles.  2. Los casos mencionados precedentemente, destinados al desarrollo de tareas administrativas y de apoyo técnico, será tramitados por los organismos de la Administración Pública Nacional (centralizados y descentralizados) exclusivamente cuando las actuaciones vengan acompañadas por la evaluación e informe técnico, fundamentado previo, justificando la necesidad, producido por la Unidad o Subunidad Sectorial de la Reforma Administrativa jurisdiccional o Unidades de Organización y Sistemas afectadas a funciones similares.  3. El informe a que se refiere el punto anterior, será producido en oportunidad de formularse las previsiones presupuestarias para el ejercicio financiero de su ejecución, con el objeto de incorporarse como monto resultante al Proyecto de Presupuesto General para la Administración Pública Nacional.  4. A tal efecto, los proyectos que deban someterse a la aprobación del Poder Ejecutivo Nacional o a resolución del Secretario General de la Presidencia de la Nación, deberán ser recibidos en la Secretaría General de la Presidencia de la Nación -Subsecretaría de la Función Pública- por lo menos 30 días antes de la fecha de formularse las previsiones presupuestarias en el ejercicio anterior al de su ejecución. Con la misma anticipación deberán recibirse en las Unidades Sectoriales, para evaluación e informe técnico, los casos a aprobar por la autoridad superior de la jurisdicción.  5. En casos de fuerza mayor, causas imprevistas, reajustes presupuestarios o circunstancias similares, el informe previsto en el pto. 2 se efectuará en oportunidad de producirse las causales señaladas, autorizado por un funcionario de jerarquía no menor a subsecretario o autoridad superior de un organismo descentralizado y con la correspondiente imputación presupuestaria.  6. El organismo peticionante deberá integrar la documentación necesaria para la producción del respectivo informe técnico jurisdiccional, incluyendo el correspondiente estudio de espacio y toda la información o documentación que se relacione con el caso.  7. Sobre la base es estos elementos el organismo jurisdiccional de la Reforma Administrativa correspondiente, efectuará su evaluación e informe técnico respectivo.  ESPECIFICACIONES PARTICULARES  I - Transferencia de inmuebles   1. Se relaciones con aquellos casos en que se le cede a un organismo el uso precario y gratuito de un inmueble de propiedad fiscal. Puede efectuarse entre entres de una misma o de distinta jurisdicción.  2. La transferencia de inmuebles será aprobada por la autoridad competente que corresponda (entre jurisdicciones o dentro de la jurisdicción), ajustándose su tramitación a las normas vigentes en la materia (Ley de Contabilidad, Arts. 51 y 53, y sus reglamentaciones).  3. Debe tomarse en consideración que, si bien la transferencia no origina erogaciones en materia inmobiliaria, puede incidir en el presupuesto en forma indirecta, ya que deberá atenderse el mantenimiento y los servicios del edificio cedido, así como todo otro gasto accesorio a que dé lugar. Su previsión y plazo se ajustarán a lo determinado en los puntos 3 y 4 de Especificaciones Generales.  II - Asignación de espacio   1. Comprende los casos en que le son cedidos en uso precario y gratuito a un organismo o a alguna de sus dependencias, locales no utilizados por otras dependencias dentro del mismo u otro edificio asignado a la jurisdicción a que pertenece o a otra jurisdicción.   2. La asignación de espacio será aprobada por la autoridad competente que corresponda (entre jurisdicciones o dentro de la jurisdicción, ajustándose su tramitación a las normas vigentes en la materia - Ley de Contabilidad, art. 51, y su reglamentación).   3. La asignación de espacio se producirá en virtud de reestructuraciones, cambio de modalidades de trabajo, instalaciones de nuevos equipos o maquinarias y toda otra situación que imponga la dinámica funcional del organismo y justifique una apropiada redistribución del recurso físico.   4. Debe tomarse en consideración que, si bien la asignación de espacio no origina erogaciones en materia inmobiliaria, puede incidir en el presupuesto en forma indirecta, ya que deberá atenderse el mantenimiento y los servicios de los locales cedidos, así como todo otro gasto, accesorio a que dé lugar. Su previsión y plazo se ajustarán a lo determinado en los ptos. 3 y 4 de Especificaciones Generales.    III - Adquisiciones de inmuebles    1. Corresponde a los casos en que el Estado, a través de alguno de sus organismos, incorpora el dominio de un inmueble a su patrimonio. Dicha adquisición puede ser hecha por:   - Compra   - Donación   - Expropiación   - Prescripción   - Accesión   - Avulsión   - Acto de última voluntad   - Herencia vacante   - Permuta   2. En todos los casos en que el Estado adquiera inmuebles por compra, donación o expropiación, deberá contar con la autorización expresa del Poder Ejecutivo, salvo cuando el organismo adquirente esté facultado expresamente para efectuar adquisiciones de inmuebles mediante cada una de las tres formas antedichas.   3. La documentación a elevar por el organismo peticionante estará constituida por el programa de necesidades e informe técnico que motive el estudio de factibilidad y aceptabilidad del inmueble.   4. Cuando se requiera la construcción de un nuevo edificio, las Unidades o Subunidades Sectoriales de la Reforma Administrativa jurisdiccional o unidades de Organización y Sistemas afectados a funciones similares, confeccionarán en coordinación con las dependencias usuarias, el respectivo programa de necesidades.    IV - Locación de inmuebles    1. Comprende los casos en que el Estado, a través de alguno de sus organismos, alquila un inmueble a un tercero por un monto mensual y suscribiendo el respectivo contrato de locación.   2. La locación de inmuebles (Estado locatario) será aprobado por la autoridad jurisdiccionalmente competente de acuerdo al monto de la contratación, ajustándose su tramitación a las normas vigentes en la materia (Ley de Contabilidad, art. 61 y su reglamentación).  ANEXO II     EQUIPAMIENTO    1. Los organismos de la Administración Pública Nacional (centralizados y descentralizados) tramitarán las adquisiciones o provisiones de equipamiento para oficinas, exclusivamente cuando conste la evaluación mediante informe técnico previo, justificando la necesidad, producido por la Unidad o Subunidad Sectorial de la Reforma Administrativa jurisdiccional o Unidad de Organización y Sistemas afectada a funciones similares.   2. La adquisición de equipos de procesamiento electrónico de datos, deberá contar con la aprobación expresa del Poder Ejecutivo Nacional.   3. El informe a que se refiere el pto. 1 será producido en oportunidad de formularse las previsiones presupuestarias para el ejercicio financiero de su ejecución, con el objeto de incorporarse como monto resultante al Proyecto de Presupuesto General para la Administración Pública Nacional.   A tal efecto, los requerimiento deberán ser recibidos en las Unidades o Subunidades Sectoriales agrupados por Dirección General o equivalente con asignación de prioridades por lo menos 30 días antes de formularse las previsiones presupuestarias en el ejercicio anterior al de su ejecución.   4. Las excepciones se encuadrarán en lo establecido en el ANEXO I -ESPECIFICACIONES GENERALES- Punto 5.   5. El informe técnico contendrá:   a) Detalle del equipamiento y sectores a que será destinado.   b) Justificación de la adquisición o provisión.   c) Especificaciones generales que deberá cumplir o individualización en catálogo de la jurisdicción, indicando la Dependencia que efectuará las especificaciones detalladas en caso de adquisición.   6. El listado adjunto comprende el equipamiento para oficinas en el que corresponde la intervención de las Unidades Sectoriales, el que será ampliado de ser necesario, por resolución del señor secretario general de la Presidencia de la Nación.   7. Las locaciones de elementos para el desarrollo de tareas administrativas, ajustarán su cometido a lo establecido en el presente para adquisición de equipamiento.    LISTADO DE EQUIPAMIENTO PARA OFICINAS    Abrochadoras para expedientes   Alfombras y alfombrados para oficinas y dependencias de apoyo técnico   Archivos de todo tipo   Armarios destinados para la guarda de elementos de oficina o apoyo técnico   Armarios ignífugos   Artefactos de iluminación para oficinas y dependencias de apoyo técnico   Balanzas para pesar correspondencia   Bancos y banquetas para manejo de archivos y mostradores   Bancos y sillas de dibujo   Bibliotecas   Butacas para salas de reunión   Cajas de seguridad   Cajas registradoras   Calculadoras a todo nivel   Cielorrasos   Cintotecas y discotecas   Copiadoras heliográficas   Cortadoras de planos   Cortinajes para oficinas y dependencias de apoyo técnico   Descarbonizadoras   Equipamiento para salas de computación   Equipos de computación a todo nivel con sus componentes y equipos periféricos   Equipos de intercomunicadores   Equipos de microfilmación con todos sus componentes   Equipos para encuadernación   Escritorios   Ficheros de todo tipo   Fotocopiadoras   Grabadores   Guardarropas para oficinas y dependencias de apoyo técnico   Guillotinas o cizallas   Impresoras   Lámparas de escritorio   Mamparas y entrepisos divisorios de oficinas   Máquinas de escribir   Máquinas de escribir repetidoras   Máquinas de registración contable a todo nivel   Máquinas separadoras y cortadoras de formularios de computación   Mesas de dibujo   Mesas para corte y armado de documentación o manipuleo de elementos de apoyo técnico   Mesas para dactilógrafos   Mesas para Directorio   Mesas para máquina de escribir   Mesas para salas de reunión   Mesas para teléfonos   Mesas ratonas para sala de espera de oficinas   Pantallas para proyecciones   Pantógrafos   Percheros   Pizarrones para salas de reunión   Planeras   Portasellos   Proyectores de diapositivas para salas de reunión   Proyectores de transparencias para sala de reunión   Pupitres para salas de reunión   Ribeteadoras de planos   Sellos   Sillas para oficinas o sala de espera de oficinas   Sillones para oficinas o salas de espera de oficinas   Sistemas de teletipo   Tableros de exposición para salas de reunión o situación   Tecnígrafos, paralelas o elementos similares   Teléfonos y líneas dependientes internos y externos   Trituradoras de documentos   Ventiladores, estufas, turbocirculadores y acondicionadores para oficinas y dependencias de apoyo técnico   Visores de microfichas     ANEXO III   FORMULARIOS Y SOBRES    I - Formularios   I. Intervención    1.1. Las Unidades y Subunidades Sectoriales de la Reforma Administrativa o Unidades de Organización y Sistemas afectadas a funciones similares, intervendrán jurisdiccionalmente en las 4 etapas que hacen a la temática de formularios.   - Análisis   - Diseño   - Implantación   - Control   1.2. Dichas dependencias darán su conformidad previa a la impresión o reimpresión de formularios en su aspecto funcional y necesidades.   1.3.  (Punto derogado por art. 2° del Decreto Nº 336/2017 B.O. 16/05/2017)   2. Clasificación   2.1. Los formularios serán clasificados en:   a) De uso general   b) De uso específico   2.2. Se denominan 'formularios de uso general' aquellos que son producidos para utilizarse en trámites de diversa índole para todas las dependencias como: Memorandos, papel para notas, decretos, resoluciones, etc. y todo otro similar.   2.3. Se denominan 'formularios de uso específico' aquellos diseñado por una dependencia para el sostén de una información determinada.   3. Formularios de uso general   Cumplimentarán los siguientes requisitos:   3.1. Normas   3.1.1. La totalidad de los formularios generales utilizados en los organismos de la Administración Pública Nacional (centralizado o descentralizados) se imprimirán respetando los formatos finales fijados por la Norma IRAM 3001.   3.1.2. Asimismo cumplimentarán lo establecido al respecto las 'Normas para la Redacción y Diligenciamiento de la Documentación Administrativa', aprobadas por el decreto 1666/1978.   3.1.3. Con respecto a los formularios para memorandos, informes, etc. de uso interno, llevará impreso solamente el diseño básico necesario propio del mismo, sin membrete, en igual tipo de papel que el de nota en blanco.   3.2. Registro y control:   3.2.1. Las Unidades y Subunidades Sectoriales de la Reforma Administrativa o Unidades de Organización y Sistemas afectadas a funciones similares llevarán un registro de los formularios generales de la repartición.   3.2.2. Las unidades mencionadas en 3.2.1 implantarán el sistema de control de consumo que consideren más adecuado.   3.2.3. A tal efecto, el órgano de Suministros jurisdiccional remitirá a las mencionadas dependencias los requerimientos, por lo menos 30 días antes de la fecha de formular las previsiones presupuestarias en el ejercicio anterior al de su ejecución, con el objeto de permitir su incorporación como monto resultante al Proyecto de Presupuesto General para la Administración Pública Nacional.   3.2.4. Las excepciones se encuadrarán en lo establecido en el Anexo I -Especificaciones Generales- Punto 5.  4. Formularios de uso específico:   4.1. Análisis y diseño:   4.1.1. La totalidad de los formularios utilizados en la Administración Pública Nacional (organismos centralizados y descentralizados), se realizarán respetando los formatos finales fijados por la Norma IRAM 3001.   4.1.2. Las mismas normas contemplarán la totalidad de papeles, cartulinas y cartones que se adquieran en todo el ámbito de la Administración Pública Nacional.   4.1.3. En el análisis de diseño se tomarán en consideración todos los elementos funcionales y de economicidad que correspondan de acuerdo a lo evaluado en la respectiva etapa de análisis.   4.2. Implantación:   4.2.1. El formulario podrá implantarse con carácter provisorio o permanente.   En el primer caso se incluirán formularios de un procedimiento de excepción, experimentación o prueba.   Corresponden al segundo grupo los que sirven de sostén de información en procesos o sistemas definitivos.   4.2.2. Las Unidades y Subunidades Sectoriales de la Reforma Administrativa coadyuvarán a la puesta en marcha de los formularios prestando la asistencia técnica necesaria para su correcta implantación y asesorando en su mejoramiento.   4.3. Control:   4.3.1. Las Unidades y Subunidades Sectoriales de la Reforma Administrativa o Unidades de Organización y Sistemas afectadas a funciones similares implantarán el sistema de registro y control que consideren más adecuado.   4.3.2. Se efectuará una revisión periódica para su mantenimiento, mejoramiento, supresión o reemplazo de modo que constituya en todo momento un óptimo medio y sostén de información.   4.3.3. A tal efecto, cada vez que se efectúe una impresión o reimpresión deberá ser intervenida por la Unidades y Subunidades Sectoriales de la Reforma Administrativa o Unidades de Organización y Sistemas afectada a funciones similares.   4.3.4. Para cumplir con lo establecido en el punto anterior dichas dependencias deberán recibir los respectivos requerimientos, agrupados por Dirección General o equivalente, por lo menos 30 días antes de la fecha de formularse las previsiones presupuestarias, en el ejercicio anterior al de su ejecución, con el objeto de permitir su incorporación como monto resultante al Proyecto de Presupuesto General para la Administración Pública Nacional.   4.3.5. Las excepciones se encuadrarán en lo establecido en el Anexo I -Especificaciones Generales- pto. 5.   II - Sobres   1. Normas   1.1. La totalidad de los sobre utilizados en los organismos de Administración Pública Nacional (centralizados y descentralizados) cumplirán con lo fijado en la Norma IRAM en todas sus partes.   1.2.  (Punto derogado por art. 2° del Decreto Nº 336/2017 B.O. 16/05/2017)   2. Registro   2.1. Las Unidades y Subunidades Sectoriales de la Reforma Administrativa o Unidades de Organización y Sistemas afectadas a funciones similares, llevarán un registro de los sobre que existan en la repartición.   3. Control   3.1. Las Unidades mencionadas en 2.1 implantarán el sistema de control de consumo que consideren más adecuado.   3.2. A tal efecto, el órgano de Suministros jurisdiccional remitirá a las mencionadas dependencias los requerimientos, por lo menos 30 días antes de la fecha de formularse las previsiones presupuestarias en el ejercicio anterior al de su ejecución, con el objeto de permitir su incorporación como monto resultante al Proyecto de Presupuesto General para la Administración Pública Nacional.   3.3. Las excepciones se encuadrarán en lo establecido en el Anexo I -Especificaciones Generales- Punto 5. ANEXO IV     SELLOS    1. Las Unidades y Subunidades Sectoriales de la Reforma Administrativa o Unidades de Organización y Sistemas afectadas a funciones similares, intervendrán jurisdiccionalmente en el análisis y diseño de los sellos no contemplados en las normas impuestas a través del decreto 1666/1978 .   2. Con respecto al diseño deberán tenerse en cuenta la funcionalidad en la distribución de los datos, que su dimensión sea compatible con la utilización y manipuleo, reduciéndose la inscripción al mínimo indispensable.   3.  (Punto derogado por art. 2° del Decreto Nº 336/2017 B.O. 16/05/2017)   4.  (Punto derogado por art. 2° del Decreto Nº 336/2017 B.O. 16/05/2017)