Resolución   1953 / 2023
INSTITUTO NACIONAL DE CINE Y ARTES AUDIOVISUALES
Fecha de publicación: 2023-12-07

INSTITUTO NACIONAL DE CINE Y ARTES AUDIOVISUALES  Resolución 1953/2023  RESOL-2023-1953-APN-INCAA#MC  Ciudad de Buenos Aires, 06/12/2023  VISTO el EX-2023-105241104-APN-GA#INCAA del Registro del INSTITUTO NACIONAL DE CINE Y ARTES AUDIOVISUALES, la Leyes N° 17.741 (t.o. 2001) y sus modificatorias, N° 19.549 y sus decretos reglamentarios, N.º 27.275, N° 25.188, N° 24.156, Nº 25.506, Nº 27.446, los Decretos N.º 1536 de fecha 20 de agosto de 2002, N°1344 de fecha 4 de octubre de 2007, N° 434 de fecha 1º de marzo de 2016, N° 561 de fecha 6 de abril de 2016, N° 1131 de fecha 28 de octubre de 2016, N° 178 de fecha 03 de abril de 2023, las Resoluciones de la entonces SECRETARÍA DE MODERNIZACIÓN ADMINISTRATIVA del MINISTERIO DE MODERNIZACIÓN N° 44-E de fecha 30 de diciembre de 2016, Nº 32-E de fecha 28 de marzo de 2017, Nº 7-E de fecha 6 de febrero de 2018, las Resoluciones de la entonces SECRETARÍA DE MODERNIZACIÓN ADMINISTRATIVA de la JEFATURA DE GABINETE DE MINISTROS Nº 10 de fecha 8 de noviembre 2018 y N° 18 de fecha 26 de febrero de 2018, y;  CONSIDERANDO:  Que mediante el Decreto N° 1344/2007 se aprobó el Reglamento de la Ley de Administración Financiera y de los Sistemas de Control del Sector Público Nacional Nº 24.156.  Que mediante el Decreto N° 434/2016 se aprobó el Plan de Modernización del Estado en cuyo marco, mediante el Decreto N° 561/2016, se estableció la implementación del Sistema de Gestión Documental Electrónica (GDE) como sistema integrado de caratulación, numeración, seguimiento y registración de movimientos de todas las actuaciones y expedientes del Sector Público Nacional, actuando como plataforma para la implementación de gestión de expedientes electrónicos, a partir de la generación de los distintos documentos electrónicos que forman parte de los mencionados expedientes, y que son firmados digitalmente y archivados en dicho sistema.  Que consecuentemente, por el Decreto N° 1131/2016 se reguló la digitalización y archivo de documentos en formato electrónico, facultando a la entonces SECRETARÍA DE MODERNIZACIÓN ADMINISTRATIVA del MINISTERIO DE MODERNIZACIÓN a dictar las normas operativas, aclaratorias y complementarias relativas a la conservación y plazos de guarda de los documentos electrónicos y expedientes en el Sistema de Gestión Documental Electrónica (GDE), así como para el proceso de digitalización, archivo y conservación de documentos de gestión en soporte papel en el ámbito del Sector Público Nacional.  Que a su vez, el artículo 5° del Decreto N° 1131/2016 establece que las entidades y jurisdicciones contempladas en el artículo 8° de la Ley N° 24.156 deberán digitalizar los documentos y expedientes en soporte papel siguiendo el procedimiento que fije la entonces SECRETARÍA DE MODERNIZACIÓN ADMINISTRATIVA del MINISTERIO DE MODERNIZACIÓN y perderán su condición jurídica de original, pudiendo ser destruidos u otorgarse a los mismos el destino que la autoridad competente determine.  Que en ese sentido, mediante Resolución SMA N° 44/2016, se aprobó la “Tabla de plazos mínimos de conservación y guarda de actuaciones administrativas” y el “Procedimiento de guarda temporal, archivo y recuperación de expedientes electrónicos· y el “Protocolo de escaneo” que deberá ser utilizado para la digitalización de documentos originales en soporte papel cuya tramitación continuará por expediente electrónico, habilitándose el procedimiento de depuración del expediente en soporte papel.  Que posteriormente, por Resolución SMA Nº 32/2017, se aprobó el procedimiento de depuración de actuaciones administrativas cumplidos los plazos establecidos en las tablas de plazos mínimos de conservación y guarda de las mismas así como la intervención de la DIRECCIÓN GENERAL DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN, dependiente de la SUBSECRETARÍA DE INTERIOR del MINISTERIO DE INTERIOR para la evaluación documental del valor histórico de las actuaciones administrativas  Que por la Resolución SMA Nº 7/2018 se aprobó otra Tabla de plazos mínimos de conservación y guarda de actuaciones administrativas.  Que mediante la Resolución SMA N° 10/2018 se aprobó la “Tabla de Plazos Mínimos de Conservación y Guarda de Documentos”, aplicable a los memos, notas y remitos que no estén incorporados a procedimientos que tramiten tanto por expedientes en soporte papel como electrónico.  Que a su vez, mediante la Resolución SMA N° 18/2018 se aprobó el “Procedimiento de Digitalización de Documentación Administrativa por Lotes” en soporte papel estableciendo que los documentos administrativos digitalizados de acuerdo a lo establecido en dicha norma y en la Resolución SMA N° 44/2016, son considerados originales y tienen idéntica eficacia y valor probatorio que sus equivalentes en soporte papel, en los términos del artículo 293 y concordantes del Código Civil y Comercial de la Nación.  Que la Ley N° 25.188 - ÉTICA EN EL EJERCICIO DE LA FUNCIÓN PUBLICA - establece un conjunto de deberes, prohibiciones e incompatibilidades aplicables, sin excepción, a todas las personas que se desempeñen en la función pública en todos sus niveles y jerarquías, en forma permanente o transitoria, por elección popular, designación directa, por concurso o por cualquier otro medio legal, extendiéndose su aplicación a todos los magistrados, funcionarios y empleados del Estado, entendiendo por función pública, toda actividad temporal o permanente, remunerada u honoraria, realizada por una persona en nombre del Estado o al servicio del Estado o de sus entidades, en cualquiera de sus niveles jerárquicos.  Que la Ley N° 25.506 - FIRMA DIGITAL - y su modificatoria N° 27.446 - LEY DE SIMPLIFICACIÓN Y DESBUROCRATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA NACIONAL - reconoció la eficacia jurídica del documento electrónico, la firma electrónica y la firma digital, y en su artículo 48 estableció que el Estado Nacional, dentro de las jurisdicciones y entidades comprendidas en el artículo 8° de la Ley N° 24.156, promoverá el uso masivo de la firma digital de tal forma que posibilite el trámite de los expedientes por vías simultáneas, búsquedas automáticas de la información y seguimiento y control por parte del interesado, propendiendo a la progresiva despapelización.  Que asimismo mediante la Ley N° 27.446 se establece que los documentos oficiales electrónicos firmados digitalmente, expedientes electrónicos y comunicaciones oficiales generados en el Sistema GDE tienen para el Sector Público Nacional idéntica eficacia y valor probatorio que sus equivalentes en soporte papel o cualquier otro soporte que se utilice a la fecha de entrada en vigencia de la presente medida, debido a su interoperabilidad que produce su reconocimiento automático en los Sistemas de Gestión Documental.  Que la Ley N° 27.275 garantiza el efectivo ejercicio del derecho de acceso a la información pública, la promoción de la participación ciudadana y la transparencia de la gestión pública, mediante los principios de presunción de publicidad; transparencia y máxima divulgación; informalismo; máximo acceso; apertura; disociación; no discriminación; máxima premura; gratuidad; fiscalización permanente; responsabilidad; alcance limitado de las excepciones que deben establecerse previamente conforme a lo estipulado por la ley, y formuladas en términos claros y precisos, quedando la responsabilidad de demostrar la validez de cualquier restricción al acceso a la información a cargo del sujeto al que se le requiere la información.  Que el DEPARTAMENTO DE GESTIÓN DOCUMENTAL, dependiente de la GERENCIA DE ADMINISTRACIÓN, como responsable de la tramitación, archivo y expurgo de la documentación, ya sea en papel o electrónico a través del sistema de gestión documental vigente así como de la digitalización de aquella en soporte papel y su catalogación, propone proceder a iniciar el proceso de digitalización de los documentos y expedientes producidos en primera generación en soporte papel, implementar los pasos correspondientes para la depuración de actuaciones así como la realización de la evaluación documental de las actuaciones administrativas propias del INSTITUTO NACIONAL DE CINE Y ARTES AUDIOVISUALES dando cumplimiento a las normas antes mencionadas.  Que la GERENCIA DE ADMINISTRACIÓN en el marco de sus competencias confeccionó el correspondiente Informe Técnico fundamentando la implementación del procedimiento propuesto para la digitalización de manera de propiciar una administración pública moderna, ágil y eficiente garantizando mayor perdurabilidad de los documentos, la utilización de menor espacio físico, la recuperación permanente de los contenidos con pleno valor jurídico y probatorio y la simplificación de su búsqueda y consulta.  Que el artículo 101 del Reglamento de la Ley de Administración Financiera N° 24.156, aprobado mediante Decreto N° 1344/2007, afirma que “la autoridad superior de cada jurisdicción o entidad dependiente del PODER EJECUTIVO NACIONAL requerirá opinión previa favorable de la correspondiente Unidad de Auditoría Interna para la aprobación de los reglamentos y manuales de procedimientos, los cuales deberán incorporar instrumentos idóneos para el ejercicio del control previo y posterior. Asimismo, deberá requerir la opinión previa de la Unidad de Auditoría Interna correspondiente para todas las modificaciones que se proyecte realizar a los mismos”.  Que la UNIDAD DE AUDITORÍA INTERNA ha tomado la intervención de su competencia, conforme lo dispuesto por el artículo 101 del Decreto Nro. 1.344/2007, sin encontrar objeciones que formular al procedimiento que por la presente se aprueba, conforme IF-2023-131414911-APN-UAI#INCAA.  Que la GERENCIA GENERAL y la GERENCIA DE ASUNTOS JURÍDICOS han tomado la intervención que les compete.  Que las atribuciones para la emisión de este acto se encuentran previstas en la Ley N° 17.741(t.o. 2001) y sus modificatorias, los Decretos N° 1536/2002 y N° 178/2023.  Por ello,  EL PRESIDENTE DEL INSTITUTO NACIONAL DE CINE Y ARTES AUDIOVISUALES  RESUELVE:  ARTICULO 1°.- Aprobar el “Procedimiento de Digitalización y Preservación de Documentación del INSTITUTO NACIONAL DE CINE Y ARTES AUDIOVISUALES” que como Anexo I (IF-2023-126215125-APN-GA#INCAA) forma parte integrante de la presente resolución.  ARTICULO 2°.- Aprobar el INSTRUCTIVO para La digitalización de los documentos o expedientes producidos en primera generación en soporte papel, regulado por el Anexo III de la Resolución N° 44/2016 de la ex SECRETARÍA DE MODERNIZACIÓN ADMINISTRATIVA, sus modificatorios y complementarios, que como Anexo II (IF-2023-126193547-APN-GA#INCAA) forma parte integrante de la presente resolución.  ARTÍCULO 3°.- Los documentos y expedientes generados en soporte electrónico y los reproducidos en soporte electrónico a partir de originales de primera generación en cualquier otro soporte, digitalizados de acuerdo al procedimiento establecido en el artículo precedente, son considerados originales y tienen idéntica eficacia y valor probatorio que sus equivalentes en soporte papel, conforme lo establecido en la normativa nacional vigente, en los términos del artículo 293 y concordantes del Código Civil y Comercial de la Nación.  ARTÍCULO 4°.- La digitalización de los documentos o expedientes originales de primera generación en soporte papel podrá ser realizada por el DEPARTAMENTO DE GESTIÓN DOCUMENTAL del INSTITUTO NACIONAL DE CINE Y ARTES AUDIOVISUALES o, en caso de ser necesario, por un externo conforme acuerdos que se celebren o contrataciones que a tal fin se aprueben.  ARTICULO 5°.- Regístrese, comuníquese, notifíquese, publíquese, dese a la DIRECCIÓN NACIONAL DEL REGISTRO OFICIAL y oportunamente archívese.  Nicolas Daniel Batlle  NOTA: El/los Anexo/s que integra/n este(a) Resolución se publican en la edición web del BORA -www.boletinoficial.gob.ar-  e. 07/12/2023 N° 100142/23 v. 07/12/2023   (Nota Infoleg: Los anexos referenciados en la presente norma han sido extraídos de la edición web de Boletín Oficial)    ANEXO I   Procedimiento de Digitalización y Preservación de Documentación del “INSTITUTO NACIONAL DE CINE Y ARTES AUDIOVISUALES'  El DEPARTAMENTO GESTIÓN DOCUMENTAL dependiente de la GERENCIA DE ADMINISTRACIÓN procederá a:  1. Identificar y clasificar los expedientes y documentos producidos en primera generación en soporte papel que se encuentran archivados en las instalaciones de las distintas áreas internas del INSTITUTO NACIONAL DE CINE Y ARTES AUDIOVISUALES.  2. La clasificación procederá de manera de separar aquellos de carácter estándar ya tabulados en cuanto a los plazos mínimos de guarda por las Resoluciones de la ex SECRETARIA DE MODERNIZACIÓN ADMINISTRATIVA vigentes y aquellas que en el futuro pudieran ser establecidas durante el proceso que dé cumplimiento al presente procedimiento.  3. En el caso de expedientes y documentos propios del INSTITUTO NACIONAL DE CINE Y ARTES AUDIOVISUALES que no se encuentran comprendidos en las tablas de las Resoluciones antes señaladas, deberá tramitar ante la Secretaría de Innovación Pública, dependiente de la Jefatura de Gabinete de Ministros, competente en la materia, la Resolución que apruebe las Tablas de Plazos Mínimos de Conservación y Guarda de dichas actuaciones administrativas propias del Instituto.  4. Verificar el estado de los expedientes y documentos en cuanto a sus condiciones físicas y de correcta tramitación antes de ser digitalizados.  Si se identificaran anomalías en dicha documentación, las mismas serán observadas por el DEPARTAMENTO GESTIÓN DOCUMENTAL, a fin de elaborar un informe de las mismas, el cual deberá ser posteriormente refrendado mediante firma por el responsable del área (o persona autorizada a tal fin) a la que correspondiere dicha documentación.  Dicho informe deberá incluirse como última foja en los expedientes y/o documentos en soporte papel previo a su digitalización.  5. Listar los expedientes y/o documentos clasificados previamente a los fines de ser incluidos en la base de datos del DEPARTAMENTO GESTIÓN DOCUMENTAL de manera de consignar sus datos específicos previo a la digitalización.  6. El DEPARTAMENTO GESTION DOCUMENTAL del INSTITUTO NACIONAL DE CINE Y ARTES AUDIOVISUALES deberá extremar los recaudos en cuanto a la seguridad para preservar la documentación y el cumplimiento del Protocolo de Digitalización establecido por el Anexo III de la Resolución SMA N° 44/2016 de la entonces SECRETARÍA DE MODERNIZACIÓN ADMINISTRATIVA del MINISTERIO DE MODERNIZACIÓN que se incorpora como Anexo II (IF-2023-126193547-APN-GA#INCAA) a la presente Resolución.  El DEPARTAMENTO GESTION DOCUMENTAL del INSTITUTO NACIONAL DE CINE Y ARTES AUDIOVISUALES procederá de igual manera en el caso que la digitalización de expedientes y documentos sea realizada por un externo.  7. El DEPARTAMENTO DE GESTIÓN DOCUMENTAL efectuará un control de la calidad de las imágenes digitalizadas a través de una muestra por lote escaneado tanto en el caso de digitalización realizada en el Instituto o por un externo al mismo.  8. El DEPARTAMENTO GESTIÓN DOCUMENTAL registrará los archivos digitales mediante Informes gráficos (IFGRA) generados en el módulo GEDO incorporándolos a los Expedientes Electrónicos correspondientes en el Sistema GDE.  9. El DEPARTAMENTO GESTIÓN DOCUMENTAL convocará a la DIRECCIÓN GENERAL DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN, dependiente de la SUBSECRETARÍA DE INTERIOR del MINISTERIO DE INTERIOR para la evaluación documental del valor secundario de las actuaciones administrativas y habilitación del posterior proceso de depuración siguiendo la normativa pertinente según tipo de actuación y plazos normados.       ANEXO II   Instructivo del Proceso de Digitalización de Documentos y Expedientes en Soporte Papel para su Archivo Electrónico e Incorporación al Repositorio Único de Documentos Oficiales - RUDO del sistema de Gestión Documental Electrónica - GDE - según lo normado en el Anexo III de la Resolución 44E-E2016.  Los documentos y expedientes originales en soporte papel deberán ser digitalizados e incorporados al Repositorio Único de Documentos Oficiales -RUDO- según el procedimiento que se detalla a continuación:  1. - Revisar los documentos y expedientes: En orden a elegir y definir el medio apropiado para su escaneo , revise el documento/expediente respecto al estado físico, tamaño, plegado, encuadernación y calidad.  2. - Desarmar el expediente: Despojar la documentación que conforma el expediente de todo componente metálico, gomoso, y/o cualquier otro material que altere la documentación original o el escaneo.  3. - Seleccionar dispositivo (escáner): Seleccione el dispositivo que mejor se ajuste a las características del expediente, definido en el punto 1.  a) Si se trata de documentos/expedientes en buen estado de conservación, con características de tamaño de hoja (máximo A3/A4 según el dispositivo) y de impresión (simple/doble faz) similares para todas sus hojas, deberá escanearse el lote utilizando el mecanismo de alimentación automático.  b) Si el documento/expediente, tamaño máximo A3/A4 (según admita el dispositivo) por su estado de conservación debe ser tratado con cuidado, o el cuerpo documental presenta hojas de características disímiles, deberá usarse la pantalla fija del escáner.  c) Si el tamaño de alguna parte del documento/expediente es mayor al admitido en los dispositivos de escritorio, deberán utilizarse dispositivos de escaneo de gran formato.  d) Si el documento/expediente por el estado de conservación no admite su manipulación, deberá utilizarse un escáner de tipo “satelital”  4. - Configurar el dispositivo (escáner) y verificar superposición de márgenes: Configure el dispositivo (escáner) de digitalización teniendo en cuenta los documentos/expedientes a ser escaneados (conforme la tarea definida en los puntos 1 y 2); según los valores indicados a continuación:  a) Verifique la adecuada superposición de márgenes. En caso de escaneo en secciones, se sugiere UN (1) centímetro de cada borde.  b) Valores estándar de configuración de los dispositivos de escaneo:  .- Resolución: 150 ppp (píxeles por pulgada).  .- Densidad: 300 dpi (puntos por pulgada)  c) Alimentación: manual, simple/doble faz, o automático, simple/doble faz (según lo definido en el punto 3).  d) Tamaño de la hoja: respetar el tamaño real de los documentos que componen el expediente.  e) Color: escala de grises 8 bits (256 niveles), salvo que en el expediente figuren textos en colores claros en cuyo caso deberá utilizarse la escala de color 32 bits.  5. - Escanear el documento/expediente y revisar el contenido: Escanee el documento/expediente con el fin de obtener una imagen íntegra y revise que todo el expediente fue escaneado, sin omisión alguna. En caso de omisiones, deberán incorporarse las mismas.  6. - Comprobar el orden: Compruebe que se respetó el orden de todas las piezas documentales aun cuando se trate de notas adjuntadas o pegadas y que todas las hojas estén orientadas en el mismo sentido. En caso de detectarse alguno de estos errores, re-escanear las partes que contengan el defecto, reemplazando la versión incorrecta por la correcta.  7. - Verificar la calidad de las imágenes: Verifique la calidad de las imágenes obtenidas de modo que todo el contenido del expediente se pueda apreciar correctamente.  a) Criterios generales de calidad a tener en cuenta:  - Legibilidad del expediente en general.  - Claridad en la captura de detalles (texto de tamaño tipográfico pequeño, diferenciación de comas, puntos decimales en las cifras numéricas, líneas segmentadas en gráficos y la existencia de textos con colores claros).  - Ausencia de manchas o motas presentes en el expediente original, producidas por el dispositivo de escaneo (por suciedad en la pantalla, por ejemplo).  - Completitud de la imagen, verificando especialmente la zona de bordes.  - Densidad de las zonas negras sólidas similar al documento original.  b) En caso de que el resultado obtenido no se ajuste a los criterios enunciados y se dificulte su visualización,  optimice las imágenes seleccionando:  - Ajuste de contraste y/o brillo.  - Aumento de resolución.  - Cambio de color del escaneo.  8. - Almacenar temporariamente el documento/expediente en el dispositivo (computadora): Almacene el expediente o cuerpo de documentos en un archivo digital con formato que crea conveniente (se aconseja pdf con texto, tif, pdf, jpg, jpeg, bmp, gif), en un directorio que pueda ser accedido mediante el Módulo Generador Electrónico de Documentos Oficiales (GEDO).  9. - Incorporar el documento/expediente digital al Repositorio Único de Documentos Oficiales (RUDO):  a) Seleccionar el tipo de documento, cargar referencia y adjuntar documento: ingrese al módulo “Generador Electrónico de Documentos Oficiales” -GEDO- del Sistema de Gestión Documental Electrónica -GDE.  b) Cargar datos o metadatos: En caso que corresponda, según el tipo de documento, cargue los datos o metadatos predefinidos para esta instancia.  Realizadas las acciones descriptas anteriormente, el documento/expediente obtenido quedará almacenado en el Repositorio Único de Documentos Oficiales -RUDO-.  10. - Registrar datos del sistema en el documento/expediente en soporte papel que se remita al ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN: En aquellos casos en que se remite el documento/expediente al ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN, se deberá:  a) Elaborar el Acta de Transferencia por el GEDO.  b) Agregar el Acta de Transferencia al expediente en soporte papel.  c) Digitalizar el documento/expediente con el Acta de Transferencia incluida.  d) A fin de facilitar la búsqueda del documento/expediente digitalizado y almacenado en el RUDO, y permitir una sencilla auditoría de los mismos, registre en el documento/expediente en papel el número y fecha consignado por el Sistema de Gestión Documental Electrónica -GDE- al documento digital, y el nombre, apellido y firma ológrafa del operador que ha realizado la tarea o por cualquier otro medio de identificación que estuviere integrado con el Modulo “Generador Electrónico de Documentos Oficiales” (GEDO).