Resolución   15 / 2002
GRUPO DEL MERCADO COMUN
Fecha de publicación: 2002-05-22

MERCOSUR/GMC/ RES. N° 15/02  "ESTRUCTURA Y MANUAL DE CARGOS Y FUNCIONES DE LA SECRETARIA ADMINISTRATIVA DEL MERCOSUR"  VISTO: El Tratado de Asunción, el Protocolo de Ouro Preto, la Decisión N° 24/00 del Consejo del Mercado Común y las Resoluciones N° 67/96, 42/97, 74/98, 92/00 y 93/00 del Grupo Mercado Común.  CONSIDERANDO:  La conveniencia de fortalecer la Secretaría Administrativa del MERCOSUR con vistas a obtener un mejor desempeño de las tareas que le fueran atribuidas por el Protocolo de Ouro Preto.  La necesidad de adaptar la estructura inicial básica de la Secretaría Administrativa del MERCOSUR, aprobada por la Resolución N° 67/96 del Grupo Mercado Común, a las necesidades actuales del proceso de integración.  Lo resuelto por la XXIV Reunión Extraordinaria del GMC que decidió, transformar un cargo de Asistente de Apoyo del Sector Documentación y Divulgación en Técnico de Divulgación, sin que ello tenga incidencia sobre el Presupuesto total de la SAM.  EL GRUPO MERCADO COMUN RESUELVE:  Art. 1.- Aprobar la "Estructura y Manual de Cargos y Funciones de la Secretaría Administrativa del MERCOSUR". El Manual de Cargos y Funciones de la SAM figura como Anexo y forma parte de la presente Resolución.  Art. 2.- Quedan derogadas las Resoluciones GMC N° 92/00 y 93/00.  Art. 3 - Quedan derogadas todas las disposiciones de las Resoluciones N° 67/96, 42/97 y 74/98 que se opongan a la presente Resolución.  Art. 3 - Esta Resolución no necesita ser incorporada al ordenamiento jurídico de los Estados Partes, por reglamentar aspectos de organización o funcionamiento del MERCOSUR.    ESTRUCTURA DE LA SECRETARIA ADMINISTRATIVA DEL MERCOSUR     01. ESTRUCTURA ORGANIZATIVA Y DISTRIBUCION DE CARGOS  La estructura organizativa de la Secretaría Administrativa del MERCOSUR consta de una Dirección y cuatro Sectores, a saber:  Dirección (2 cargos):  a) Director de la SAM b) Secretaria  Sector de Normativa (7 cargos): a) Jefe del Sector de Normativa b) Técnico en Normativa c) Técnico en Normativa d) Asistente de Apoyo e) Asistente de Apoyo f) Asistente Técnico en Normativa g) Asistente Administrativo  Sector de Documentación y Divulgación (7 cargos) a) Jefe del Sector de Documentación y Divulgación b) Técnico en Documentación c) Técnico de Divulgación d) Asistente de Apoyo e) Asistente de Apoyo f) Asistente Técnico en Documentación y Divulgación g) Asistente Administrativo  Sector de Informática (3 cargos): a) Jefe del Sector de Informática b) Técnico en Informática c) Asistente Administrativo  Sector de Administración (8 cargos): a) Jefe del Sector de Administración b) Técnico en Contabilidad c) Técnico en Presupuesto d) Técnico en Recursos Humanos e) Recepcionista f) Recepcionista g) Operador de Fotocopiadora h) Mensajero  Estructura de la Secretaría Administrativa del MERCOSUR    Director Secretaria  Dirección      Normativa  Documentación y Divulgación  Administración  Informática   Jefe de Sector  Jefe de Sector  Jefe de Sector  Jefe de Sector   Técnico en Normativa  Técnico en Documentación  Técnico en Contabilidad  Técnico en Informática   Técnico en Normativa  Técnico de Divulgación  Técnico en Presupuesto  Asistente Administrativo   Asistente de Apoyo  Asistente de Apoyo  Técnico en Recursos Humanos  .   Asistente de Apoyo  Asistente de Apoyo  Recepcionista  .   Asistente de Técnico en Normativa  Asistente Técnico en Documentación y Divulgación  Recepcionista  .   Asistente Administrativo  Asistente Administrativo  Operador de Fotocopiadora  .   .  .  Mensajero  .    02. APOYO LOGISTICO A REUNIONES:  La organización del apoyo logístico a las reuniones del MERCOSUR incumbirá a una coordinación inter-sectorial, bajo la responsabilidad del Jefe del Sector de Administración.  Para facilitar la movilización de los recursos humanos necesarios para el adecuado desempeño de esa tarea, los Sectores de Documentación y Normativa, contarán con Asistentes de Apoyo los cuales serán especialmente entrenados para atender a las necesidades corrientes de las reuniones negociadoras.  El número y el perfil de los funcionarios que integrarán los equipos de apoyo de la SAM a cada reunión serán definidos por la Presidencia Pro Tempore, cabiendo al Director de la SAM, con base a esos parámetros y respetadas las limitaciones presupuestarias formar el equipo de apoyo, integrado por funcionarios de los cuatro sectores, designando, en todos los casos, un Jefe de equipo, a fin de facilitar la coordinación con la Presidencia Pro Tempore.  03. RESPONSABILIDAD DE LOS SECTORES  Los cuatro Sectores de la Secretaría Administrativa del MERCOSUR tendrán las siguientes responsabilidades:  Sector de Normativa (SN)  El SN será responsable por todas las actividades de apoyo requeridas por la Presidencia Pro Tempore durante el proceso de elaboración, aprobación e implementación de las normas emanadas de los órganos del MERCOSUR, desde su negociación hasta la notificación de la plena incorporación de las mismas a los ordenamientos jurídicos de los Estados Partes.  Será responsable, además, por la sistematización, compilación y gerenciamiento de informaciones en apoyo a los demás órganos del MERCOSUR, así como por el acompañamiento de la tramitación de Consultas, Reclamaciones y Controversias y por la elaboración del Boletín Oficial del MERCOSUR.  Cabrá al SN, especialmente asistir al Director de la SAM en el cumplimiento de las tareas atribuidas a la Secretaría en el procedimiento de Solución de Controversias del MERCOSUR (Protocolo de Brasilia), en el Procedimiento General para Reclamaciones ante la Comisión de Comercio del MERCOSUR (Anexo al Protocolo de Ouro Preto) y en los procedimientos de Solución de Controversias acordados en los acuerdos firmados por el MERCOSUR con terceros países, grupos de países u organismos internacionales.  Apoyo al proceso de elaboración e implementación de normas en el MERCOSUR:  1) Análisis de los proyectos y propuestas de normas elevados por los foros técnicos a consideración de los órganos decisorios del MERCOSUR:  El SN deberá asegurar la calidad formal y lingüística de los proyectos y propuestas de normas a ser sometidos a consideración del Consejo del Mercado Común, del Grupo Mercado Común y de la Comisión de Comercio del MERCOSUR.  2) Traducciones:  El SN deberá proceder a la revisión de las versiones en idiomas español y portugués de los proyectos de norma, así como asegurar la efectiva correspondencia de los textos en los dos idiomas, antes de su consideración por los órganos decisorios del MERCOSUR.  El SN deberá además realizar, en coordinación con los Estados Partes, las traducciones auténticas para los idiomas español y portugués de todas las decisiones adoptadas por los órganos de la estructura institucional del MERCOSUR.  3) Incorporación de las normas del MERCOSUR al ordenamiento jurídico de los Estados Partes:  El SN deberá ejecutar las siguientes tareas:  • Registrar las notificaciones de los Estados Partes relativas a la incorporación de las normas del MERCOSUR a los ordenamientos jurídicos nacionales;  • Archivar las normas nacionales por medio de las cuales los Estados Partes hayan incorporado a sus respectivos ordenamientos jurídicos las normas del MERCOSUR;  • Comunicar a los Estados Partes la conclusión del proceso de incorporación de las normas del MERCOSUR al ordenamiento jurídico de los cuatro países;  • Mantener actualizada una lista con el estado de incorporación de las normas del MERCOSUR en los Estados Partes.  4) Intervención en los procedimientos de solución de controversias y de Reclamaciones ante la Comisión de Comercio del MERCOSUR:  El SN deberá ejecutar las siguientes tareas:  • Asistir al Director de la SAM en la ejecución de las tareas relativas a la intervención de la Secretaría en el procedimiento de Solución de Controversias del MERCOSUR, en el procedimiento general para Reclamaciones ante la Comisión de Comercio del MERCOSUR y en los procedimientos de solución de controversias acordados en los acuerdos firmados por el MERCOSUR con terceros países, grupos de países u organismos internacionales;  • Registrar las listas nacionales de árbitros y especialistas, así como desempeñar otras tareas determinadas en el Procedimiento de Solución de Controversias del MERCOSUR:  • Registrar las listas de especialistas nacionales y extranjeros previstas en el régimen de solución de controversias en los acuerdos firmados por el MERCOSUR con terceros países, grupos de países u organismos internacionales.  Elaborar el Boletín Oficial del MERCOSUR en los términos establecidos en el Protocolo de Ouro Preto  Apoyo logístico a las reuniones  El SN deberá prestar apoyo a las reuniones del MERCOSUR, en especial en lo que concierne a la elaboración y traducción de la normativa en examen.  Sector de Documentación y Divulgación (SDD):  El SDD será responsable por la formación, organización y mantenimiento del archivo oficial de la documentación del MERCOSUR, en medio físico y magnético, así como por la adopción de las medidas necesarias de difusión de los documentos y normas aprobados por los órganos de la estructura institucional del MERCOSUR.  Archivo y difusión de la documentación y de las normas del MERCOSUR:  1) Archivo oficial de la documentación (medios físico y magnético):  El SDD deberá ejecutar las siguientes tareas:  • Organizar y mantener actualizado el archivo oficial del MERCOSUR, el que deberá estar conformado por toda la documentación emanada de los órganos de la estructura institucional del MERCOSUR, así como por todos los instrumentos firmados por el MERCOSUR con terceros países, grupos de países u organismos internacionales;  • Mantener actualizada la Base de Datos de la SAM, la que deberá estar estructurada de manera de viabilizar consultas por tema, órgano emisor o tipo de norma;  • Cotejar las versiones en medio físico y magnético de las actas y de sus anexos y, en caso de discrepancia entre las mismas, proceder a la corrección pertinente en la versión en medio magnético;  • Mantener actualizada la lista de Decisiones, Resoluciones y Directivas, así como de proyectos de normas elevados por los foros técnicos a consideración de los órganos decisorios del MERCOSUR;  2) Divulgación:  El SDD deberá ejecutar las siguientes tareas:  • Editar y divulgar el Boletín Oficial del MERCOSUR, elaborado por el Sector de Normativa  • Mantener actualizada la lista de destinatarios del Boletín Oficial del MERCOSUR y responsabilizarse por la divulgación y distribución del mismo;  • Seleccionar y encaminar al Sector de Informática, para su incorporación en la página WEB, toda la documentación de carácter público emanada de los órganos de la estructura institucional del MERCOSUR;  • Velar, en los casos pertinentes, por la confidencialidad de la documentación del MERCOSUR:  • Atender las consultas internas y externas sobre la documentación emanada del proceso negociador y las normas adoptadas en el ámbito del MERCOSUR.  Apoyo logístico a las reuniones  El SDD deberá prestar apoyo operativo a las reuniones de los órganos MERCOSUR, en especial en lo que concierne a la organización de la documentación en examen.  Sector de Informática (SI)  El SI será responsable por la prestación de asistencia técnica informática al conjunto de la SAM, por la seguridad del sistema informático de la SAM, por el perfeccionamiento técnico de la Base de Datos de la Secretaría y por la actualización de la página WEB del MERCOSUR.  El SI deberá ejecutar las siguientes tareas:  • Prestar asistencia técnica informática a todos los sectores de la SAM, incluso en la organización logística de las reuniones  • Definir e implementar los métodos de seguridad del sistema de informática de la SAM;  • Responsabilizarse por el perfeccionamiento técnico y por la seguridad de la Base de Datos de la SAM;  • Mantener actualizada la página WEB del MERCOSUR, mediante la incorporación de las informaciones provistas por el Sector Documentación y Divulgación;  • Mantener actualizado el calendario de reuniones del proceso negociador en la página WEB del MERCOSUR, mediante la incorporación de las informaciones específicas provistas por el Sector Documentación y Divulgación.  Sector de Administración (SA).  El SA será responsable por todas las actividades relativas a la administración financiera, patrimonial y de recursos humanos de la SAM. El SA será responsable, además, de los servicios concernientes al mantenimiento de la SAM.  1. Administración financiera y patrimonial:  El SA deberá ejecutar las siguientes tareas:  • Elaborar el proyecto de presupuesto de la SAM, a ser aprobado por el Grupo Mercado Común;  • Practicar todos los actos necesarios para la correcta ejecución del presupuesto de la SAM y mantener los registros contables correspondientes;  • Preparar la Rendición de Cuentas anual de la SAM, a ser aprobada por el Grupo Mercado Común;  • Asistir al Director de la SAM en el establecimiento del Plan Anual de Compras e Inversiones de la Secretaría;  • Ejecutar los actos de compra y venta de bienes y contratación de servicios para la SAM, de conformidad con las normas y procedimientos establecidos;  • Efectuar pagos a acreedores, registrar y controlar la liquidación de créditos y débitos, emitir documentos de pago y recibos, hacer transferencias y responsabilizarse por la custodia de fondos y valores de la SAM;  • Mantener actualizado, correctamente evaluado e identificado el inventario de bienes de la SAM;  • Mantener el sistema de registro y control de proveedores  2. Administración de recursos humanos:  El SA deberá ejecutar las siguientes tareas:  • Administrar los recursos humanos de la SAM;  • Planificar e implementar, en coordinación con los demás sectores de la Secretaría, planes de capacitación del personal de la SAM;  • Asegurar el adecuado registro de asistencias, ausencias y alejamientos del personal de la SAM;  • Asistir al Director de la SAM en la aplicación del régimen disciplinario de los funcionarios de la Secretaría.  3. Servicios:  El SA deberá ejecutar las siguientes tareas:  • Funcionar como centro de comunicaciones de la SAM (teléfono, fax y correo electrónico);  • Funcionar como centro de recepción, distribución y expedición de correspondencia de la SAM;  • Planear y supervisar la ejecución de los servicios de portería, limpieza y seguridad de la SAM;  • Ejecutar los servicios de fotocopia y mensajería de la SAM;  • Asistir al Director de la SAM en cuestiones de protocolo. XLV GMC - Buenos Aires, 18/IV/02