Document ID: f819db46-3463-4bf6-97c6-1a0c75050b5c

Définitions     441.211     1    Ordonnance  sur les archives publiques de la République et Canton du  Jura     du 7 avril 1988     Le Gouvernement de la République et Canton du Jura,     vu l'article 19, alinéa 1, de la loi du 11 octobre 1984 sur les archives  publiques de la République et Canton du Jura1),    arrête :       SECTION 1 : Dispositions générales    Définitions  a) documents   Article premier  1 Constituent des documents tous les supports de  l'information, notamment :    a) les actes officiels (conventions, accords, actes notariés et toute autre  pièce écrite par laquelle un état de chose reçoit force de loi);    b) les pièces écrites telles que correspondance, rapports, procès- verbaux, notes;    c) les documents comptables et les pièces à l'appui des comptes;   d) les porteurs de données électroniques;   e) le matériel visuel (cartes, plans, photographies, films, affiches, etc.);  f) les documents sonores (disques, bandes magnétiques);   g) les imprimés (livres, journaux, revues, etc.);   h) les instruments de recherche (plans de classement, registres,   fichiers).   b) dossiers 2 Un dossier est un ensemble de documents réunis pour le traitement  d'une affaire déterminée.   Archives de  district   Art. 2  1 Les archives de district font partie des archives publiques de la  République et Canton du Jura (ci-après "archives").   2 Elles sont constituées des documents et actes émanant du registre  foncier, du Tribunal de district, du registre du commerce, du registre des  régimes matrimoniaux, de l'Office des poursuites et faillites et de la  Recette et Administration de district.       441.211     2      Archives  communales   Art. 3  La conservation des documents dans les communes est  réglementée par l'ordonnance du 6 décembre 1978 concernant  l'administration des archives communales2).    Conservation Art. 4  Les délais et classes de conservation sont portés sur les états des  pièces figurant en annexe à la présente ordonnance.   a) délais Art. 5  Les documents sont conservés conformément à la loi pour un  temps limité ou illimité, en vue de leur utilisation par l'administration ou  de leur consultation par des particuliers.     b) classes Art. 6  Les trois classes de conservation sont les suivantes :    - classe No 1 : conservation de manière durable;  - classe No 2 : conservation limitée, avec destruction après tri;  - classe No 3 : conservation limitée, avec destruction automatique.         Qualité du  support   Art. 7  1 En règle générale, on veillera à conserver l'original du document  sur un bon support.    2 Si cela n'est pas possible, on utilisera une copie de qualité.   Destruction  d'archives   Art. 8  1 En application de l'article 8, alinéa 1, de la loi, il sera procédé à  une destruction complète des pièces, attestée par procès-verbal.    2 La remise d'actes à des tiers, à titre gracieux ou onéreux, est interdite.     SECTION 2 : Autorités compétentes    Office du  patrimoine  historique   Art. 9  Les dossiers clos sous souveraineté bernoise sont placés sous la  responsabilité de l'Office du patrimoine historique.     Service des  archives et de la  documentation   Art. 10  Les dossiers clos par un service de l'administration cantonale  sont placés sous la responsabilité du Service des archives et de la  documentation jusqu'à leur transfert.   Transfert Art. 11  Le transfert d'archives prescrit par l'article 7 de la loi sera  effectué en règle générale une fois par législature.        441.211     3      Dépôts  décentralisés   Art. 12  1 S'ils disposent de la place suffisante, les services et offices  décentralisés peuvent conserver leurs archives dans leurs locaux, avec  l'accord et sous la responsabilité du Service des archives et de la  documentation.    2 Les directives pour l'archivage sont applicables aux dépôts d'archives  décentralisés.    Visite des dépôts Art. 13  La commission des archives visite les grands dépôts en principe  une fois par législature.      SECTION 3 : Constitution et versement d'archives    Constitution des  archives   Art. 14  Chaque unité administrative constitue ses propres archives.   Plan de  classement   Art. 15  Chaque unité administrative établit un plan de classement de  ses dossiers, qu'elle transmet au Service des archives et de la  documentation.   Actes officiels Art. 16  1 Dans tous les cas, les actes officiels seront conservés sur leur  support original.    2 La Chancellerie d'Etat conserve tous les actes officiels et les messages  émanant du Gouvernement.    3 Les départements et la Chancellerie d'Etat détiennent les actes officiels  relevant de leur compétence.    4 Le Service des archives et de la documentation relie les procès- verbaux originaux du Gouvernement.     Circulaires Art. 17  Chaque unité administrative conserve les circulaires qu'elle  émet.   Publications  Art. 18  1 Toute publication officielle de l'Etat ou de ses services est  transmise, dès édition, en deux exemplaires au Service des archives et  de la documentation et à la Bibliothèque cantonale.   2 Lorsque les autorités cantonales contribuent à l'élaboration ou au  financement d'une publication, il est prescrit d'en verser trois exemplaires  au Service des archives et de la documentation.        441.211     4    3 Les imprimés tels que journaux, revues, etc. ne sont pas archivés.   Archives des  commissions   Art. 19  1 Les documents émis par les commissions et groupes de travail  dont le secrétariat est assumé par l'Etat sont versés aux archives.    2 Les représentants de l'Etat dans des commissions, groupes de travail  ou organismes divers peuvent verser aux archives les documents qu'ils  reçoivent dans le cadre de leur mandat.    Versement privé Art. 20  1 En règle générale, toute personne a la possibilité de déposer  des fonds d'archives privés aux archives.    2 Cette possibilité vaut notamment pour les professions soumises à une  patente de l'Etat.     Moment du  versement   Art. 21  1 D'entente avec le Service des archives et de la documentation,  les unités administratives décident du moment du versement de leurs  documents aux archives.    2 Les documents de valeur permanente ne doivent rester dans les  services qu'aussi longtemps que leur présence y est requise par les  besoins courants de l'activité administrative. Passé ce délai, ils sont  versés au Service des archives et de la documentation, en règle  générale tous les dix ans.   Bordereau de  versement   Art. 22  Tout versement d'archives est accompagné d'un bordereau.    Directives Art. 23  Le Service des archives et de la documentation élabore des  directives de versements des documents aux archives.    Destruction de  documents   Art. 24  Les unités administratives détruisent les documents qu'elles  reçoivent à "titre d'information" (doubles, copies de procès-verbaux,  rapports, etc.) s'ils ne les concernent pas directement ou s'ils sont sans  intérêt pour elles.      SECTION 4 : Administration, utilisation et consultation des archives    Documentation Art. 25  L'Office du patrimoine historique et le Service des archives et de  la documentation élaborent des inventaires et fournissent la  documentation et les rapports historiques demandés par les autorités et  les particuliers.        441.211     5   Locaux Art. 26  L'Office du patrimoine historique et le Service des archives et de  la documentation veillent à ce que les archives soient conservées dans  des locaux adéquats, à l'abri des éléments naturels tels que feu, eau,  lumière ou poussière.    Utilisation  a) par  l'administration   Art. 27  Chaque unité administrative a accès en tout temps aux  documents qu'elle a versés aux archives.    b) par le public Art. 28  1 L'Office du patrimoine historique édicte un règlement  d'utilisation des archives par le public.    2 L'usager qui ne respecte pas le règlement d'utilisation des archives  peut se voir interdire l'accès à ces dernières par le chef de l'Office du  patrimoine historique.    Photocopie Art. 29  En règle générale, la photocopie de documents d'archives est  autorisée s'il n'y a aucun risque de détérioration pour l'original.    Prêt à l'extérieur Art. 30  1 L'Office du patrimoine historique peut pratiquer le prêt à  l'extérieur.    2 Dans le Canton, les documents ne sont prêtés qu'aux services de l'Etat,  aux communes et aux musées.    3 Hors du Canton, les documents ne sont prêtés qu'aux archives et  bibliothèques suisses et étrangères qui usent de réciprocité envers les  archives jurassiennes.   4 L'Office du patrimoine historique tient un registre des prêts et se fait  délivrer un reçu des pièces sorties.    Emoluments Art. 31  1 La consultation des documents est en principe gratuite.   2 L'Office du patrimoine historique et le Service des archives et de la  documentation perçoivent les émoluments prévus par le décret fixant les  émoluments de l'administration cantonale3).      SECTION 5 : Dispositions finales    Abrogation du  droit en vigueur   Art. 32  L'ordonnance du 6 décembre 1978 concernant les archives de  district4) est abrogée.         441.211     6   Entrée en  vigueur   Art. 33  La présente ordonnance entre en vigueur le 1er mai 1988.     Delémont, le 7 avril 1988       AU NOM DU GOUVERNEMENT DE LA  REPUBLIQUE ET CANTON DU JURA    Le président : François Lachat   Le chancelier : Joseph Boinay                           1) RSJU 441.21   2) RSJU 441.212  3) RSJU 176.21  4) ROJU 1978 441.211      http://rsju.jura.ch/fr/viewdocument.html?IdcService=Cote&Cote=441.21 http://rsju.jura.ch/fr/viewdocument.html?IdcService=Cote&Cote=441.212 http://rsju.jura.ch/fr/viewdocument.html?IdcService=Cote&Cote=176.21     441.211     7     ANNEXE I   Publications officielles       Doivent être conservés de manière durable :        I. à l'Office du patrimoine historique, à la Bibliothèque cantonale et au  Service des archives et de la documentation :         1. le Recueil systématique du droit jurassien (RSJU);   2. le Recueil officiel du droit jurassien (ROJU);   3. le Journal officiel de l'Assemblée constituante de la République et   Canton du Jura;   4. le Journal des débats du Parlement de la République et Canton du   Jura;   5. le Journal officiel de la République et Canton du Jura;   6. le Journal officiel scolaire de la République et Canton du Jura;   7. les budgets de la République et Canton du Jura;   8. les comptes de la République et Canton du Jura;   9. l'Annuaire officiel de la République et Canton du Jura;   10. les programmes gouvernementaux de législature;   11. les rapports du Gouvernement sur la législature;   12. les circulaires imprimées;   13. les messages du Gouvernement;   14. les rapports annuels;   15. toutes les publications relevant de l'article 18 de la présente   ordonnance.       II. au greffe du Tribunal :        1. la Feuille officielle suisse du commerce.     Les publications officielles de la Confédération et du canton de Berne  (pour la période allant de 1815 à 1978) ne peuvent être détruites sans  l'autorisation des services d'archives.        441.211     8       Annexe ll   Actes judiciaires        A. Dispositions générales        Doivent être conservés les dossiers se rapportant :        1. aux grandes causes ayant fait sensation;   2. aux cas particulièrement caractéristiques du point de vue juridique;   3. aux affaires touchant des personnalités ou lieux qui présentent un   intérêt spécial;   4. aux causes qui comportent des indications précieuses en matière   culturelle (conditions sociales, époques caractéristiques, facteurs  d’évolution, etc.).         B. Tribunal cantonal              classe délai de  conservation           1. Généralités        Procès-verbaux des séances du plenum  du Tribunal cantonal 1       Circulaires du Tribunal cantonal et de ses  sections 1       Rapports annuels du Tribunal cantonal 1      Contrôles d’entrée et fichiers (toutes les   sections) 1      Collection des jugements et des décisions   mettant fin à l’instance (toutes les  sections) 1       Rapports annuels des présidents de  section, des tribunaux de première  instance, du ministère public, etc.  (y compris les statistiques) 3 10      Rapports sur les détenus 3 10     Liste des personnes autorisées à   représenter les parties en matière  administratives, devant les tribunaux des  baux à loyer et à ferme et les Conseils de  prud’hommes 1       Pièces concernant les nominations faites  par le Tribunal cantonal 2 30      Procès-verbaux d’assermentation par le  Tribunal cantonal 1        441.211     9      classe délai de  conservation           2. Cour constitutionnelle :        Dossiers 1           3. Cour civile :        Comme première instance (instructions) 2 50     Pourvois en nullité 3 10     Demandes en révision 2 50     Autres affaires civiles (assistances   judiciaires, prises à partie, mesures  provisoires de la compétence de la Cour  civile, etc.) 3 10           4. Cour administrative :        Dossiers de la Chambre administrative  2 30     Dossiers de la Chambre des assurances 2 10          5. Autorité cantonale de surveillance en  matière de poursuites et faillires :        Prolongations de délais 3 5     Plaintes (sur recours et comme première   instance) 2 30     Concordats 2 50     Pièces jointes aux concordats 2 10     Procédures disciplinaires 2 30          6. Chambre d’accusation :        Dossiers 2 10          7. Cour pénale :        Pourvois en nullité 3 10          8. Cour criminelle :        Révocation de sursis, radiations 2 30     Autres dossiers 1           9. Cour de cassation :        Dossiers 1           10. Chambre de révocation :        Dossiers 2 50       441.211     10         classe délai de  conservation           11. Chambre des avocats :        Dossiers 2 50     Fichiers et pièces concernant les avocats   (inscriptions au Tableau, autorisations, etc.) 1      Fichiers et pièces concernant les avocats et   notaires stagiaires 2 10          12. Commission des examens d’avocat et  Commission des examens des notaires :        Travaux écrits des candidats 2 30     Résultats des examens (notes) 2 30     Organisation des examens 3 10     Décisions de la commission 2 30           C. Ministère public :        Circulaires du procureur général 1      Décisions quant au for intercantonal 3 10           D. Tribunal des mineurs        Moyens de recherches (fichiers,  inventaires) 1       Affaires traitées par le juge unique 2 30     Affaires traitées par le Tribunal des mineurs 1            E. Tribunal de district        Contrôle d’entrée des affaires civiles et  pénales 1       Répertoire des commissions rogatoires 1      Répertoire des sentences arbitrales 1      Répertoire des plaintes portées contre le   préposé et les agents de poursuites 1      Collection des jugements 1      Dossiers des procès du ressort du Tribunal   civil 2 50     Dossiers du Tribunal correctionnel 1      Dossiers des affaires pénales du Juge   unique 2 30     Affaires suspendues (inconnus) 2 30     Enquêtes terminées par non-lieu 2 30     Dossiers des procès sommaires 2 30       441.211     11         classe délai de  conservation             Dossiers des affaires de la compétence du  président 3 10      Dossiers des tentatives de conciliation 3 5     Réquisitions de faillite liquidées par retrait 3 5     Ordonnances de séquestre 3 5     Mandats de répression 3 5     Dossiers de faillites 2 50          F. Président du Tribunal        Dossiers des concordats 2 50     Pièces jointes aux concordats 2 10          G. Registre du commerce        Journaux, livres analytiques, fichiers,  inventaires des archives 1       Pièces justificatives 2 10     Correspondance, après radiation 2 10          H. Registre des régimes matrimoniaux        Registre principaux, des réquisitions, des  personnes 1       Pièces justificatives, après radiation 2 10          I. Registre foncier        Actes 1           J. Juge administratif        Registres, fichiers 1      Décisions rendues en première instance   (assujettissement d’immeubles à la loi  fédérale sur le désendettement de  domaines agricoles et révocation,  autorisation de dépasser la charge  maximum, autorisation d’aliéner un  immeuble agricole) 3 10      Compétences de l’article 10 de la loi  d’introduction du Code civil suisse  (répudiation de successions, octroi du  bénéfice d’inventaire) 2 30       441.211     12         classe délai de  conservation             Décisions rendues sur recours (droit de  construction, oppositions du conservateur  du registre foncier, retraits de permis de  conduire et de circulation, affaires  communales, acquisition d’immeubles par  des étrangers, divers (améliorations  foncières)) 2 30           K. Conseil de prud’hommes        Fichiers, registres 1      Dossiers ayant abouti par procédure de   conciliation 3 10     Tous les autres dossiers 2 30          L. Tribunal des baux à loyer et à ferme        Fichiers, registres 1      Affaires de la compétence du président 3 10     Affaires en procédures sommaires 3 10     Toutes les autres affaires 2 30          M. Chambre cantonale de conciliation        Contrôle d’entrée des affaires 1      Dossiers 1           N. Commission cantonale des recours en  matière d’impôts        Dossiers 2 20     Etat des dossiers tenus 1      Recueil des décisions 1           O. Tribunaux arbitraux        Dossiers 2 30          P. Offices des poursuites et faillites         Répertoire des poursuites 1      Dossiers des ventes et réalisations   d’immeubles 1      Dossiers des ventes et réalisations de   mobilier 2 30     Livres et cartes des actes de défaut de   biens 2 50     Procès-verbaux de saisie, de séquestre ,   de rétention, état des biens 3 10       441.211     13         classe délai de  conservation      Livres de caisse avec pièces justificatives,  livres des comptes courants, carnets de  quittances postales 3 10      Commandements de payer, réquisitions de  poursuites, demandes de continuer la  poursuite, etc. 3 10      Réserves de propriété, pièces justificatives,  après radiation 3 5      Registre des faillites 1      Dossiers de faillites reliés (pièces   principales) 2 50     Pièces accessoires (dossiers entreprises) 2 10     Livres de caisse avec pièces justificatives,   livres de comptes courants, cahiers de  bilan, contrôle des ports 2 10       441.211     14       Annexe III   Classes de conservation         Conservation en classe 1 :  Dossiers contenant des informations   intéressantes relatives à des événements  marquants pour la vie sociale, politique,  économique et culturelle de la  République et Canton du Jura       Dossiers d’études ayant précédé des  décisions importantes       Dossiers illustrant l’activité du service      Dossiers touchant le droit des particuliers      Tout document de la 1ère année de   souveraineté (1979)      Actes officiels      Rapports et programmes d’activité      Rapports et messages occasionnels      Microfilms, microfiches, etc.      Procès-verbaux de séances      Circulaires émanant du service (collection   complète)      Imprimés officiels du service      Statistiques      Règlements, statuts      Registres, répertoires, inventaires, listes,   états      Cartes et plans      Documents iconographiques      «Echantillons» (au sens archivistique)          Conservation en classe 2 :  Tout document n’entrant ni dans la  classe 1, ni dans la classe 3           Conservation en classe 3 :  Enveloppes      Documents microfilmés (microfilms de   substitution)      Documents (circulaires, doubles, etc.)   reçus à titre d’information, s’ils ne  concernent pas le service       Solde des formules non utilisées       441.211     15          En général, manuscrits d’actes  dactylographiés (brouillons)       Imprimés, revues, prospectus que l’on  n’est pas chargé de conserver