Document ID: aed90a5f-df5d-4284-b401-845ff828c648

172.220.111.42   1   Ordonnance  sur le traitement des données personnelles sur l’Intranet  et l’Extranet du DFAE   (Ordonnance Web-DFAE)   du 5 novembre 2014 (Etat le 1er avril 2021)     Le Conseil fédéral suisse,   vu l’art. 57h, al. 3, de la loi du 21 mars 1997 sur l’organisation du gouvernement  et de l’administration (LOGA)1 ,   vu l’art. 27, al. 2, let. c, de la loi du 24 mars 2000 sur le personnel  de la Confédération (LPers)2 ,   arrête:   Section 1 Dispositions générales   Art. 1 Objet   1 La présente ordonnance réglemente le traitement des données personnelles sur les  sites Intranet et Extranet du Département fédéral des affaires étrangères (DFAE)  (Web-DFAE).   2 L’Intranet du DFAE (Intranet DFAE) est une plateforme d’information protégée  accessible à un cercle restreint de personnes autorisées.   3 L’Extranet du DFAE (Extranet DFAE) est une extension de l’Intranet; elle est  accessible aux personnes ayant accès à l’Intranet et, par mot de passe, à un cercle  restreint de personnes autorisées.   Art. 2 But du traitement des données dans le Web-DFAE   Le traitement des données personnelles dans le Web-DFAE sert à la formation de  réseaux et à la coopération en réseau de partenaires internes et externes, dans le  cadre des activités du DFAE.   Art. 3 Exploitation   Le Web-DFAE est exploité par le Secrétariat général du DFAE (SG-DFAE).        RO 2014 3795  1 RS 172.010  2 RS 172.220.1   172.220.111.42      Conseil fédéral et administration fédérale   2   172.220.111.42   Section 2 Données et traitement des données   Art. 4 Personnes   Les données des personnes suivantes sont traitées dans le Web-DFAE:   a. les employés du DFAE;   b. les autres employés de l’administration fédérale;   c. les tiers sous contrat avec le DFAE ou avec d’autres offices de l’admini- stration fédérale et ayant accès au réseau de l’administration fédérale (tiers  ayant accès au réseau de l’administration fédérale);   d. les tiers à qui le responsable de l’application a accordé les droits d’accès à  l’Extranet du DFAE (tiers ayant accès à l’Extranet du DFAE).   Art. 5 Catégorie, origine et modification des données personnelles   1 Les données des personnes visées à l’art. 4 sont traitées dans le Web-DFAE  conformément à l’annexe.   2 L’annexe précise les catégories de données des services d’annuaires pouvant être  reprises automatiquement et intégrées au Web-DFAE, conformément à l’art. 8 de  l’ordonnance du 6 décembre 2013 sur les services d’annuaires de la Confédération  exploités par l’OFIT3, ainsi que celles pouvant être saisies par les personnes con- cernées et celles attribuées automatiquement par le Web-DFAE.   3 Les données des services d’annuaires exploités par l’OFIT sont actualisées chaque  jour et ne peuvent pas être modifiées dans le Web-DFAE.   Art. 6 Droits d’accès individuels   1 Les personnes suivantes ont accès à l’Intranet du DFAE:   a. les employés du DFAE;   b. les autres employés de l’administration fédérale;   c. les tiers ayant accès au réseau de l’administration fédérale.   2 Les personnes suivantes ont accès à l’Extranet du DFAE:   a. les personnes visées à l’al. 1;   b. les tiers ayant accès au réseau de l’administration fédérale.   Art. 7 Attribution des droits d’accès individuels   1 Le responsable de l’application attribue des droits d’accès individuels aux utili- sateurs du Web-DFAE.   2 Il vérifie au moins une fois par an que les conditions sont toujours réunies pour  l’octroi des droits d’accès.       3 RS 172.010.59     O Web-DFAE   3   172.220.111.42   3 Les droits d’accès peuvent être limités.   Art. 8 Traitement des données   1 Les personnes visées à l’art. 6 ont des droits d’accès leur permettant de consulter  toutes les données du Web-DFAE (droit de lecture).   2 Le numéro personnel est invisible.   3 Chacun peut en tout temps modifier les données qu’il a lui-même introduites dans  le Web-DFAE.   4 Dans la mesure où l’accomplissement de ses tâches l’exige, l’unité Informatique  DFAE peut traiter toutes les données figurant dans le Web-DFAE.   5 Le droit de traitement des données s’exerce par la voie de la procédure d’appel en  ligne.   Art. 9 Administration du système   1 L’administrateur système gère les systèmes informatiques, les banques de données  et les applications du Web-DFAE.   2 Le responsable des applications joue le rôle d’interface entre l’administrateur  système et l’utilisateur. Il est employé du DFAE.   Section 3 Protection des données et sécurité informatique   Art. 10 Droit d’accès et droit de rectification   1 Toute personne peut, par écrit et en justifiant de son identité, demander au SG- DFAE de lui fournir des renseignements sur les données la concernant et de rectifier  les données incorrectes attribuées automatiquement par le Web-DFAE.   2 Les renseignements sont fournis gratuitement et par écrit.   Art. 11 Devoirs de diligence   1 Le SG-DFAE veille à ce que le traitement des données personnelles dans Web- DFAE respecte les dispositions en vigueur.   2 Il vérifie que les données personnelles du Web-DFAE sont correctes, complètes et  à jour.   Art. 12 Sécurité des données   1 La sécurité des données et la sécurité informatique sont régies par:    a. l’ordonnance du 14 juin 1993 relative à la loi fédérale sur la protection des  données4;       4  RS 235.11     Conseil fédéral et administration fédérale   4   172.220.111.42   b. l’ordonnance du 27 mai 2020 sur les cyberrisques5.6   2 Le SG-DFAE édicte un règlement relatif au traitement des données qui définit les  mesures techniques et organisationnelles requises pour assurer la sécurité des  données ainsi que le contrôle du traitement des données.   Art. 13 Journalisation   1 Les accès au Web-DFAE et les modifications apportées sont journalisés en  continu.   2 Les procès-verbaux de journalisation sont conservés pendant six mois.   Section 4 Conservation, archivage et destruction des données   Art. 14   1 Les données des employés dont les rapports de travail avec le DFAE sont terminés  sont détruites 30 jours après la fin des rapports de travail.   2 Les données de tiers ayant accès au réseau de l’administration fédérale et liés par  une relation contractuelle au DFAE sont détruites 30 jours après la fin des rapports  de travail.   3 Les données des autres employés de l’administration fédérale, des tiers liés par une  relation contractuelle à d’autres offices de l’administration fédérale et bénéficiant  d’un accès au réseau de l’administration fédérale, ainsi que celles de tiers ayant  accès à l’Extranet du DFAE sont détruites 180 jours après le dernier accès.   4 Les dispositions de la législation fédérale relative à l’archivage sont réservées.   Section 5 Entrée en vigueur   Art. 15   La présente ordonnance entre en vigueur le 1er décembre 2014.       5  RS 120.73  6 Nouvelle teneur selon l’annexe ch. 8 de l’O du 24 fév. 2021, en vigueur depuis le   1er avr. 2021 (RO 2021 132).      O Web-DFAE   5   172.220.111.42   Annexe  (art. 5, al. 1 et 2)   Origine et étendue des données   Légende:   A Services d’annuaires de l’OFIT (reprise automatique)  B Attribution automatique par le système Web-DFAE  C Saisie manuelle des données personnelles (facultative)  D Saisie manuelle des données personnelles (obligatoire)   A. Intranet DFAE:  origine et étendue des données des employés du DFAE, des autres  employés de l’administration fédérale et des tiers ayant accès au réseau  de l’administration fédérale     Données Origine   Nom A   Prénom A   Civilité A   Photo C   Numéro personnel (invisible) A   Initiales A   Numéro de bureau A   Département A   Unité d’organisation 1 A   Unité d’organisation 2 C   Unité administrative A   Fonction 1 A   Fonction 2 C   Téléphone 1 A   Téléphone 2 C   Téléphone portable professionnel C   Téléphone portable privé C   Adresse électronique A   Fax A   Adresse A   Lieu de travail A   Pays A   Charge de travail C   Horaires de travail C     Conseil fédéral et administration fédérale   6   172.220.111.42   Données Origine   Compétences C   Supérieur hiérarchique (nom / prénom) A   Suppléant (nom / prénom) C   Aptitudes (expérience professionnelle) C   Appartenance à un groupe B   Langue de correspondance A   Connaissances linguistiques C   B. Extranet DFAE:  origine et étendue des données des employés du DFAE, des autres  employés de l’administration fédérale et des tiers ayant accès au réseau  de l’administration fédérale     Données Origine   Nom C   Prénom C   Civilité C   Photo C   Département C   Unité d’organisation C   Unité administrative C   Fonction C   Téléphone C   Téléphone portable professionnel C   Téléphone portable privé C   Adresse électronique C   Fax C   Adresse C   Lieu de travail C   Pays C   Horaires de travail C   Supérieur hiérarchique (nom / prénom) C   Suppléant (nom / prénom) C   Aptitudes (expérience professionnelle) C   Appartenance à un groupe B   Langue de correspondance C   Connaissances linguistiques C      O Web-DFAE   7   172.220.111.42   C. Extranet DFAE:  origine et étendue des données de tiers ayant accès à  l’Extranet du DFAE     Données Origine   Nom D   Prénom D   Civilité D   Photo C   Adresse D   Lieu D   Pays D   Site Internet C   Fonction C   Téléphone D   Numéros de téléphones portables C   Adresse électronique D   Fax C   Entreprise (travaille pour …) D   Personne de référence au DFAE (nom / prénom) D   Suppléant (nom / prénom) C   Horaires de travail C   Aptitudes C   Appartenance à un groupe B   Langue de correspondance D   Connaissances linguistiques C     Conseil fédéral et administration fédérale   8   172.220.111.42       	Section 1 Dispositions générales 	Art. 1 Objet 	Art. 2 But du traitement des données dans le Web-DFAE 	Art. 3 Exploitation  	Section 2 Données et traitement des données 	Art. 4 Personnes 	Art. 5 Catégorie, origine et modification des données personnelles 	Art. 6 Droits d’accès individuels 	Art. 7 Attribution des droits d’accès individuels 	Art. 8 Traitement des données 	Art. 9 Administration du système  	Section 3 Protection des données et sécurité informatique 	Art. 10 Droit d’accès et droit de rectification 	Art. 11 Devoirs de diligence 	Art. 12 Sécurité des données 	Art. 13 Journalisation  	Section 4 Conservation, archivage et destruction des données 	Art. 14  	Section 5 Entrée en vigueur 	Art. 15  	Annexe 	Origine et étendue des données 	A. Intranet DFAE: origine et étendue des données des employés du DFAE, des autres employés de l’administration fédérale et des tiers ayant accès au réseau de l’administration fédérale 	B. Extranet DFAE: origine et étendue des données des employés du DFAE, des autres employés de l’administration fédérale et des tiers ayant accès au réseau de l’administration fédérale 	C. Extranet DFAE: origine et étendue des données de tiers ayant accès à l’Extranet du DFAE