Document ID: 6298f27f-a30c-4cf6-ad76-3733a9d25639

RS 235.25   1   Ordonnance  sur le système de traitement des données «e-vent»  du Service des conférences du DFAE  (Ordonnance «e-vent»)   du 17 octobre 2018 (Etat le 1er décembre 2018)     Le Conseil fédéral suisse,  vu l’art. 57h, al. 3, de la loi du 21 mars 1997 sur l’organisation du gouvernement  et de l’administration (LOGA)1,   arrête:   Section 1 Dispositions générales   Art. 1 Objet  La présente ordonnance règle l’exploitation et l’utilisation du système de traitement  des données «e-vent» (système) du Service des conférences du Département fédéral  des affaires étrangères (Services des conférences DFAE), rattaché au Secrétariat  d’État du DFAE.   Art. 2 But  Le système permet au Service des conférences DFAE d’accomplir les tâches qui lui  incombent en matière de planification, d’organisation et de réalisation de confé- rences et d’autres événements.   Art. 3 Responsabilité  Le Service des conférences DFAE est responsable du système.   Art. 4 Structure  Le système se compose d’une base de données et de deux plateformes, dont l’une est  accessible depuis l’intérieur et l’autre depuis l’extérieur du DFAE.   Section 2 Données et traitement des données   Art. 5 Personnes et données traitées  1 Le système contient les données des participants aux conférences et aux événe- ments.        RO 2018 4021  1 RS 172.010   235.25    Protection des données   2   235.25   2 L’annexe à la présente ordonnance indique précisément les données qui sont sai- sies dans le système.   Art. 6 Provenance des données et droits de traitement  1 Les données sont saisies par les participants ou par le Service des conférences  DFAE.  2 Les participants disposent de l’intégralité des droits de traitement pour leurs don- nées personnelles saisies dans le système.  3 Le Service des conférences DFAE dispose de l’intégralité des droits de traitement  pour l’ensemble des données saisies dans le système.  4 Le secteur Informatique DFAE dispose des droits d’accès nécessaires à l’accom- plissement de ses tâches.  5 Les droits de traitement s’exercent au moyen d’une procédure d’accès en ligne.  6 Les données indiquées dans l’annexe à la présente ordonnance peuvent être com- muniquées à des tiers uniquement à des fins d’organisation ou de réservation.   Art. 7 Documents  Tout document relatif à une conférence, à un événement ou aux personnes y partici- pant peut être enregistré dans le système dans le cadre défini par la présente ordon- nance.   Art. 8 Conservation, archivage et destruction des données  1 Les données personnelles saisies dans le système sont détruites au plus tard à  l’expiration d’un délai de dix ans à compter de la date du dernier traitement.  2 Sont réservées les dispositions de la législation fédérale relative à l’archivage.   Section 3 Exploitation et droits d’accès   Art. 9 Exploitation technique et administration du système  1 Le secteur Informatique DFAE est responsable de l’exploitation technique du  système.  2 L’administrateur système est rattaché au secteur Informatique DFAE. Il gère le  système informatique, la base de données et les applications.  3 Le responsable du programme est rattaché au Service des conférences DFAE. Il  sert d’interface entre l’administrateur et les utilisateurs.   Art. 10 Attribution des droits d’accès  1 Le responsable du programme attribue les droits d’accès individuels aux utilisa- teurs du système.     O «e-vent»   3   235.25   2 Le Service des conférences DFAE vérifie une fois par an si les conditions relatives  aux droits d’accès sont toujours remplies.   Section 4 Sécurité des données   Art. 11 Devoir de diligence  1 Le Service des conférences DFAE veille à ce que le traitement des données dans le  système respecte les dispositions en vigueur.  2 Il s’assure que les données personnelles sont exactes, complètes et à jour.   Art. 12 Règlement relatif au traitement des données  Le Service des conférences DFAE édicte un règlement relatif au traitement des  données. Ce dernier contient les mesures techniques et organisationnelles requises  pour assurer la sécurité des données et le contrôle du traitement des données.   Art. 13 Journalisation  1 Les accès au système et les modifications qui y sont effectuées sont journalisés en  permanence.   2 Les procès-verbaux de journalisation sont conservés pendant un an.   Section 5 Entrée en vigueur   Art. 14  La présente ordonnance entre en vigueur le 1er décembre 2018.     Protection des données   4   235.25   Annexe  (art. 5, al. 2)   Données personnelles saisies dans le système   1. Nom(s)   2. Nom(s) figurant sur le passeport   3. Prénom(s)   4. Prénom(s) figurant sur le passeport   5. Titre (académique)   6. Titre (fonction professionnelle ou officielle)   7. Formule de civilité   8. Entreprise   9. Sexe   10. Date de naissance   11. Lieu de naissance   12. Nationalité(s)   13. Délégation / pays / organisation représentés   14. Adresse(s) électronique(s)   15. Numéro de téléphone fixe   16. Numéro de téléphone portable   17. Numéro de fax   18. Adresse (rue, numéro postal d’acheminement, localité)   19. Pays   20. Site web   21. Type de correspondance souhaité (lettre / courriel)    22. Adresse de facturation   23. Exigences alimentaires particulières (nourriture / boissons)   24. Rang militaire   25. Rang civil   26. Fonction occupée   27. Employeur   28. Date d’arrivée sur le lieu de l’événement / à l’hôtel   29. Date de départ du lieu de l’événement / de l’hôtel   30. Langue de correspondance     O «e-vent»   5   235.25   31. Informations sur les vols (dates et heures d’arrivée et de départ, numéro des  vols, temps de transfert)   32. Informations figurant sur le passeport (numéro, lieu et date de délivrance,  date d’expiration)   33. Visa nécessaire   34. Numéro et date d’expiration de la carte de crédit   35. Informations sur l’hôtel / le lieu du séjour (adresse, chambre, etc.)   36. Nom de l’accompagnant/e   37. Renseignements sur la participation (ateliers, repas officiels, petits déjeu- ners, déjeuners, dîners, excursions)   38. Thèmes des ateliers   39. Photo   40. Sponsoring: oui / non   41. Justification du sponsoring   42. Exigences particulières pour les personnes à mobilité réduite   43. Participation à des conférences organisées précédemment     Protection des données   6   235.25