Document ID: 0dd71390-18fe-41f7-a947-a44c64916f29

Ordonnance de Direction sur la gestion des archives de l'administration décentralisée de la Direction de la justice, des affaires communales et des affaires ecclésiastiques (ODArch JCE)   1  152.315  Ordonnance de Direction sur la gestion des archives de l'administration décentralisée de la  Direction de la justice, des affaires communales et des affaires  ecclésiastiques (ODArch JCE)  du 13.11.2009 (état au 01.08.2018)  La Direction de la justice, des affaires communales et des affaires ecclésias- tiques du canton de Berne,  vu l’article 11 de la loi du 31 mars 2009 sur l’archivage (LArch)1) et l'article 1, alinéa  2,  lettre  a  de  l’ordonnance  du  4  novembre  2009  sur  l’archivage (OArch)2),  arrête:  1 Dispositions générales  Art.  1 Objet et champ d’application 1 La présente ordonnance règle *  a * la gestion des archives des préfectures, des autorités de protection de l'enfant et de l'adulte (APEA), des bureaux du registre foncier, des offices des poursuites et des faillites et de l’Office du registre du commerce,  b * la conservation des documents de personnes privées dans la mesure où elles  accomplissent  des  tâches de droit  public  que  les  APEA leur  ont confiées.  2 Les dispositions prévues pour l’administration centrale s’appliquent par analo- gie à l’archivage des données électroniques. 3 La présente ordonnance s’applique *  a aux documents des APEA à partir du 1er janvier 2013, b aux documents relatifs aux procédures ordonnant des mesures closes à  partir du 1er janvier 2013 dans le domaine de la protection de l’enfant et de l’adulte.  1) RSB 108.1 2) RSB 108.111  * Tableaux des modifications à la fin du document  09-144      152.315  2  2 Archives  Art.  2 Division 1 Les archives de l’administration décentralisée antérieures à 1831 (à l’exclu- sion de l’ancien registre foncier cantonal) constituent le fonds d’archives A. 2 Les archives inventoriées des préfectures pour la période allant de 1831 à 1950, des bureaux du registre foncier pour celles allant de 1803 à 1911 et des offices des poursuites et des faillites pour celles allant de 1892 à 1950 consti- tuent le fonds d’archives B. 3 Le fonds d’archives C inclut les archives des préfectures, des bureaux du re- gistre foncier et des offices des poursuites et des faillites générées dans le cadre de l’organisation de l’administration décentralisée de la Direction de la justice, des affaires communales et des affaires ecclésiastiques en vigueur jus- qu’au 31 décembre 2009 à partir du moment où elles ne sont plus incluses dans le fonds d’archives B. 4 Les archives des préfectures, des bureaux du registre foncier et des offices des poursuites et des faillites à partir du 1er janvier 2010 constituent le fonds d’archives D.  Art.  2a * Autorités de protection de l’enfant et de l’adulte 1 Les archives des APEA ne sont pas divisées en fonds d’archives. 2 Les délais de conservation minimaux sont fixés dans l’annexe 1. 3 Les documents peuvent être éliminés à l’expiration des délais de conserva- tion minimaux. 4 Les documents qui sont conservés par des personnes privées doivent être transmis à l’APEA compétente en vue de leur élimination.  Art.  3 Registre du commerce 1 Les archives du registre  du commerce dès 1883 ne sont pas divisées en fonds d’archives.  Art.  4 Délai de conservation des fonds d’archives A et B 1 Tous les documents des fonds d’archives A et B doivent être conservés défini- tivement.       3  152.315  Art.  5 Délai de conservation des fonds d’archives C et D 1 La Direction de la justice, des affaires communales et des affaires ecclésias- tiques règle le délai de conservation des documents des fonds d’archives C et D dans une instruction. 2 Les documents des fonds d’archives C et D sont répartis en deux classes. La classe 1 contient les documents qui doivent être conservés définitivement, la classe 2 ceux pour lesquels l’obligation de conservation est  limitée dans le temps.  Art.  6 Tri des fonds d’archives C et D 1 La Direction de la justice, des affaires communales et des affaires ecclésias- tiques précise dans l'instruction prévue à l’article 5, alinéa 1 quelles catégories de documents de la classe 2 doivent être triés avant d’être détruits. 2 Lors du tri, il convient d’examiner si les documents fournissent  a des informations sur des personnalités importantes, b des informations  sur  des  procédures  qui  se  modifient  au fil  du temps  (changements politiques et sociaux), c des informations sur des événements importants (p.ex. des catastrophes)  ou d des informations permettant de décrypter le quotidien (aspects d’histoire  sociale et économique). 3 Les  documents  qui  présentent  un  intérêt  historique  au sens  de  l’alinéa  2 doivent être conservés définitivement.  Art.  7 Echantillonnage des fonds d’archives C et D 1 Lorsque le tri des archives est disproportionné, il convient de procéder à un échantillonnage. 2 Cet échantillonnage est effectué conformément aux directives concernant le tri des documents pour les archives de l’administration cantonale décentralisée émises le 1er juillet 2008 par les Archives de l’Etat.  3 Gestion des archives  Art.  8 Responsabilité 1 Les chefs et les cheffes des services administratifs décentralisés de la Direc- tion de la justice, des affaires communales et des affaires ecclésiastiques s’as- surent que le traitement et le rangement de leurs documents sont effectués se- lon les règles.       152.315  4  Art.  9 Surveillance 1 La surveillance des archives de l’administration cantonale décentralisée de la Direction de la justice, des affaires communales et des affaires ecclésiastiques est régie par l’article 20, alinéa 1 OArch.  Art.  10 Organisation de l’archivage 1 Les articles 4 ss OArch s’appliquent à l’organisation de l’archivage des docu- ments de l’administration décentralisée de la Direction de la justice, des af- faires communales et des affaires ecclésiastiques.  Art.  11 Plans d’archivage 1 Les directoires des services de l’administration décentralisée de la Direction de la justice, des affaires communales et des affaires ecclésiastiques veillent à l’uniformité des plans d’archivage de leurs unités administratives. 2 Les dispositions de l’article 6, alinéa 1 et alinéa 2, lettres a à c OArch s’ap- pliquent par analogie à l’élaboration des plans d’archivage. 3 Le classement des documents se fait selon les plans d’archivage.  Art.  12 Lieu de conservation 1. Archives cantonales  1 Le contenu du fonds d’archives A de l’administration décentralisée de la Di- rection de la justice, des affaires communales et des affaires ecclésiastiques est conservé aux Archives de l’Etat. 2 Le contenu des autres fonds d’archives est conservé dans les Archives de l’administration décentralisée de la Direction de la justice, des affaires commu- nales et des affaires ecclésiastiques, pour autant qu’il n’ait pas été versé aux Archives de l’Etat avant l’entrée en vigueur de la présente ordonnance et que l'annexe 1 ne contienne pas d'autres dispositions à cet égard. * 3 Le versement de documents à des entreprises privées au sens de l’article 15 est réservé.  Art.  13 2. Registre des régimes matrimoniaux 1 Le registre des régimes matrimoniaux tenu jusqu’au 31 décembre 1987 est conservé à l’Office du registre du commerce.       5  152.315  Art.  14 3. Conservation par des entreprises privées 1 La Direction de la justice, des affaires communales et des affaires ecclésias- tiques peut charger contractuellement des entreprises privées de conserver et de gérer des archives de son administration décentralisée. 2 Les entreprises privées doivent garantir que les documents seront conservés et gérés de manière sûre, conformément à la législation sur l’archivage. 3 Les documents entreposés auprès d'entreprises privées ne peuvent être dé- placés qu’avec l’accord de la Direction de la justice, des affaires communales et des affaires ecclésiastiques. 4 La Direction de la justice, des affaires communales et des affaires ecclésias- tiques réglemente l’accès aux documents conservés par des entreprises pri- vées, en accord avec les autorités versantes et avec les Archives de l’Etat.  Art.  15 4. Versement de documents à des entreprises privées 1 Il convient de consulter la Direction de la justice, des affaires communales et des affaires ecclésiastiques avant de procéder au versement de documents à des entreprises privées. 2 La Direction de la justice, des affaires communales et des affaires ecclésias- tiques peut ordonner la conservation de documents de son administration dé- centralisée par une entreprise privée. Elle tient compte dans ce cas des be- soins des unités administratives concernées.  Art.  16 Archivage de données personnelles 1 L’archivage de données personnelles est régi par l’article 14 LArch. 2 La contestation au sens de l’article 14, alinéa 4 LArch doit être adressée par écrit à l’autorité chargée de la gestion des archives auprès de laquelle les do- cuments ont été consultés.  4 Accès aux archives  Art.  17 1 L’accès du public aux archives de l’administration décentralisée de la Direc- tion de la justice, des affaires communales et des affaires ecclésiastiques est régi par les articles 16 ss LArch.       152.315  6  5 Entrée en vigueur  Art.  18 1 La présente ordonnance entre en vigueur le 1er janvier 2010.  Berne, le 13 novembre 2009 Le directeur de la justice, des affaires com- munales et des affaires ecclésiastiques: Neuhaus       7  152.315  Tableau des modifications par date de décision  Décision Entrée en vi- gueur  Elément Modification Référence ROB  13.11.2009 01.01.2010 Texte législatif première version 09-144 09.05.2018 01.08.2018 Art. 1 al. 1 modifié 18-037 09.05.2018 01.08.2018 Art. 1 al. 1, a introduit 18-037 09.05.2018 01.08.2018 Art. 1 al. 1, b introduit 18-037 09.05.2018 01.08.2018 Art. 1 al. 3 introduit 18-037 09.05.2018 01.08.2018 Art. 2a introduit 18-037 09.05.2018 01.08.2018 Art. 12 al. 2 modifié 18-037 09.05.2018 01.08.2018 Annexe 1 introduit 18-037       152.315  8  Tableau des modifications par disposition  Elément Décision Entrée en vi- gueur  Modification Référence ROB  Texte législatif 13.11.2009 01.01.2010 première version 09-144 Art. 1 al. 1 09.05.2018 01.08.2018 modifié 18-037 Art. 1 al. 1, a 09.05.2018 01.08.2018 introduit 18-037 Art. 1 al. 1, b 09.05.2018 01.08.2018 introduit 18-037 Art. 1 al. 3 09.05.2018 01.08.2018 introduit 18-037 Art. 2a 09.05.2018 01.08.2018 introduit 18-037 Art. 12 al. 2 09.05.2018 01.08.2018 modifié 18-037 Annexe 1 09.05.2018 01.08.2018 introduit 18-037       1  152.315-A1       Annexe 1 aux articles 2a, alinéa 2 et 12, alinéa 2   (état au 01.08.2018)   Protection de l’enfant et de l’adulte       Objet Délai de conser- vation minimal   Début Lieu de conserva- tion   1 Dossiers des autorités concernant les  curatelles (protection de l’adulte),  rapports et factures inclus   30 ans Levée de la mesure  APEA concernée   2 Dossiers des autorités concernant les  curatelles de portée générale, rap- ports et factures inclus   Définitivement Levée de la mesure  APEA concernée   3 Dossiers des autorités concernant le  placement à des fins d’assistance et  les mesures ambulatoires    30 ans  Levée de la mesure  APEA concernée   4 Dossiers des autorités concernant les  curatelles et les tutelles (protection de  l’enfant), rapports et factures inclus    Définitivement  Levée de la mesure  APEA concernée   5 Dossiers des mandataires privés  (sans justificatifs de factures)   10 ans  Levée de la mesure  Mandat en cours:   mandataires privés     Mandat achevé:  APEA concernée   6 Justificatifs de factures relevant de  mandataires privés    10 ans  Approbation par l’APEA  Mandat en cours:   mandataires privés     Mandat achevé:  APEA concernée   7 Documents sur le placement  d’enfants    30 ans  Fin du placement  APEA concernée   8 Conventions d’entretien, documents  relatifs à l’autorité parentale   30 ans  Clôture de la procédure  APEA concernée   9 Dossiers d’adoption  Définitivement Clôture de la procédure  APEA concernée     2  152.315-A1        Objet Délai de conser- vation minimal   Début Lieu de conserva- tion   10 Procès-verbaux, ordres du jour, notes  des autorités    30 ans    APEA concernée   11 Avis de la police, avis de détresse,  correspondance, communications,  placements à des fins d’assistance  ordonnés par un médecin, dossiers  d’enquêtes préliminaires, etc. (sans  ouverture de dossiers ou sans prise  de mesures)    10 ans    APEA concernée   12 Dossiers généraux et correspon- dance de l’APEA    10 ans    APEA concernée   13 Communications des tribunaux, des  offices de l’état civil et des communes   (sans ouverture de dossiers)   10 ans    APEA concernée   14 Finances et comptabilité, débiteurs,  créanciers, justificatifs comptables et  de caisse, coûts des mesures    10 ans  Fin du placement  APEA concernée   15 Procès-verbaux, ordres du jour, notes  du Directoire des APEA   30 ans   APEA de Berne   16 Dossiers généraux et correspon- dance du Directoire des APEA    10 ans    APEA de Berne