Document ID: 9af3aa80-7109-4024-8121-910fc78c4a66

1     441.212    1     Ordonnance  concernant l’administration des archives communales1)     du 6 décembre 1978    L'Assemblée constituante de la République et Canton du Jura,    vu l'article 3 des dispositions finales et transitoires de la Constitution  cantonale,   vu l'article 137, alinéa 2, lettre b, de la loi du 9 novembre 1978 sur les  communes2),    arrête :      Article premier  1 Chaque commune aménage pour ses archives un  local sec, clair, facile à aérer et à l'épreuve du feu, qui doit en outre être  d'un accès facile et pouvoir se fermer à clef.   2 Toutes ouvertures servant à l'aération sont pourvues d'un treillis  métallique.      Art. 2  1 L'agencement intérieur des archives doit être conçu de manière  à présenter la plus grande garantie possible quant à la conservation bien  ordonnée des pièces déposées et à leur préservation de tout dommage  ou détérioration.   2 Pour autant que cela se puisse, il y aura une armoire en fer, à l'épreuve  du vol et du feu, destinée principalement à la garde des titres et autres  pièces et documents importants.      Art. 3  Les archives communales servent à conserver les registres et  autres livres de la commune qui ne sont pas d'un emploi courant, ainsi  que ses procès-verbaux, ses titres (en tant qu'ils ne sont pas déposés  dans une banque), la correspondance, etc.      Art. 4  On y verse et garde dès lors en particulier :   1. les titres et autres pièces et documents importants;  2. les anciens registres des bourgeois ou des ressortissants;  3. les anciens registres des domiciles;  4. les anciens procès-verbaux de délibérations;  5. les anciens recueils de comptes;  6. les anciens registres de l'impôt et rôles de perception;       441.212    2        7. les anciens comptes communaux, avec les recueils de pièces   justificatives;  8. toutes les anciennes pièces en matière tutélaire et les anciens   recueils des comptes de tutelle;  9. les anciens règlements communaux, s'il y en a;  10. toutes autres pièces présentant pour la commune une valeur ou un   intérêt quelconque.        Art. 5  1 Les pièces des archives sont classées clairement d'après la  matière qu'elles concernent, de façon que même les personnes  étrangères à l'administration puissent en tout temps s'y reconnaître  promptement.   2 Les divers casiers, tablettes, les dos de registres, cartons, etc., sont  pourvus d'une suscription appropriée ou de numéros correspondant au  répertoire des archives.      Art. 6  1 Il est établi et tenu à jour, pour l'ensemble du contenu des  archives, un répertoire exact, indiquant d'une manière claire,  compréhensible à chacun et avec classement selon la matière, toutes les  pièces conservées aux archives. On mentionne l'entrée et le cas échéant  la sortie de toute pièce, de telle sorte que l'endroit où elle se trouve  puisse être déterminé en tout temps, même si elle n'est momentanément  pas dans les archives.   2 Ledit répertoire demeure toujours aux archives.      Art. 7  Le préposé aux archives communales tient également un état  spécial des titres et autres pièces ou documents de valeur conservés aux  archives. Cet état, établi conformément au répertoire, ne doit jamais être  déposé aux archives, le préposé devant pouvoir le présenter en tout  temps.      Art. 8  1 Le conseil communal détermine au moins une fois chaque  année ce qui doit être versé aux archives.   2 La correspondance des autorités, des commissions et des divers  services (notamment du secrétariat) de la commune est déposée aux  archives tous les ans sans décision spéciale, classée par ordre  chronologique et séparément pour chacun de ces organes.       441.212    3         Art. 9  Les pièces conservées dans les archives communales ne peuvent  être mises au rebut qu'avec le consentement de l'Office du patrimoine  historique, en collaboration avec le Service des communes. Ce dernier,  dans les cas douteux, demande des instructions au Département de la  Justice et de l'Intérieur.      Art. 10  1 Le règlement communal désigne l'organe de la commune qui  administre les archives.   2 Le préposé répond personnellement en première ligne du bon  agencement et de la tenue correcte des archives.      Art. 11  1 L'Office du patrimoine historique a en tout temps la faculté  d'inspecter les archives de communes et de corporations, en vertu de la  loi du 9 novembre 1978 sur la conservation des objets d'art et  monuments historiques3), aux fins de constater si les documents  historiques qu'elles renferment sont dûment conservés.   2 Pareils documents peuvent d'ailleurs être remis en garde à l'Office du  patrimoine historique.      Art. 12  1 Le Service des communes est tenu de veiller à la stricte  observation des dispositions qui précèdent.   2 Dans le cas où des autorités communales enfreignent les dispositions  de la présente ordonnance, il est fait application des articles 53 et  suivants de la loi sur les communes.      Art. 13  Le Gouvernement fixe la date de l'entrée en vigueur4) de la  présente ordonnance.      Delémont, le 6 décembre 1978      AU NOM DE L'ASSEMBLEE CONSTITUANTE  DE LA REPUBLIQUE ET CANTON DU JURA    Le président : François Lachat  Le secrétaire général : Joseph Boinay       441.212    4        ANNEXE   Délais pour la conservation des pièces      Objet  Délai      I. Généralités      Règlements, cahiers des charges, etc.,  abrogés    1 pièce en permanence le  reste libre     Anciens recueils de lois  libre     Feuilles officielles  10 ans     Feuilles d'avis  libre     Procès-verbaux de délibérations  en permanence     Registres des autorités et  fonctionnaires    en permanence     Actes de classification, pièces y  relatives et autres contrats importants    en permanence     Vieux documents et autres pièces ayant  une valeur historique locale    en permanence     Polices d'assurance, titres de créances  et de dettes    libre, dès que les droits  garantis sont éteints     Rapports d'inspection des préfets  libre, dès que les   observations sont  liquidées     Correspondance, pétitions, requêtes,  actes de procédure et autres    selon le contenu et  l'importance, en tenant  compte des délais de  conservation des objets  auxquels ces pièces se  rapportent      II. Domicile, indigénat, droit de vote      Anciens registres des domiciles,  contrôles des certificats de domicile et  contrôles des étrangers    en permanence       441.212    5     Avis d'inscription  10 ans     Dossiers de radiation  10 ans     Anciens registres des ressortissants et  rôles des bourgeois    en permanence     Anciens contrôles des actes d'origine  délivrés    10 ans     Anciens registres des votants  en permanence      III. Affaires de tutelle et de succession     Anciens registres des tutelles et  curatelles    en permanence     Inventaires et registres des partages  en permanence     Comptes et rapports de tutelle  30 ans après la levée de   la tutelle     Correspondance, dossiers de procès et  autres pièces en matière de tutelles, de  curatelles et de conseils légaux    30 ans après la levée de  la tutelle, de la curatelle  ou du conseil légal     Dispositions testamentaires  en permanence     Documents concernant des  successions en déshérence    en permanence      IV. Assistance      Etats des assistés  30 ans     Comptes d'assistance  30 ans     Comptes concernant d'autres  institutions d'aide sociale (par exemple :  pour chômeurs âgés, aide à la vieillesse  et aux personnes dans la détresse,  caisse d'assurance-chômage  communale)    30 ans     Doubles de la commune des cartes de  contrôle de l'assurance-chômage    10 ans       441.212    6        Cartes d'indemnités des communes  ayant leur propre caisse d'assurance- chômage    5 ans selon l'art. 9 de la  décision du DFEP du 8  janvier 1943     Pièces de l'assurance fédérale  vieillesse et survivants    Selon prescriptions  fédérales     Dossiers des offices communaux de la  caisse de compensation    10 ans après liquidation  du cas     Service de placement  10 ans     Création de possibilités de travail  30 ans     Encouragement à la construction de  logements    30 ans      V. Travaux publics, routes et affaires cadastrales     Plans concernant les constructions de  la commune    en permanence     Autres pièces concernant les travaux  publics de la commune    en permanence     Plans d'alignement abrogés  en permanence     Documents cadastraux  en permanence     Avis de mutation  10 ans     VI. Instruction publique      Registres d'école  10 ans     Feuille officielle scolaire  10 ans      VII. Police locale      Anciens registres disciplinaires  10 ans après la dernière   inscription     Anciens registres des mandats de  répression    10 ans après la dernière  inscription     Contrôles des industries, des maisons  de commerce, des foires et marchés,  des visas de colportage    en permanence s'ils  présentent un intérêt  historique local       441.212    7     Anciens contrôles concernant la police  des auberges    10 ans     Contrôles concernant la police de santé  (logements)5)    10 ans; cependant le  dernier certificat doit être  conservé     Contrôle des décès  en permanence     Contrôle des permis de bâtir et pièces y  relatives    en permanence     Documents concernant la protection  des ouvriers (protection des ouvriers  adolescents et des ouvrières, repos  hebdomadaire, travail en fabrique,  travail à domicile)    10 ans     Anciens contrôles de l'inspecteur du feu  10 ans     Dossiers concernant la défense contre  le feu    Selon l'importance, de 10  ans jusqu'en permanence     Doubles de la commune des  autorisations pour l'acquisition ou la  conservation d'explosifs    10 ans     Anciens contrôles de l'assurance du  mobilier    10 ans    Assurance immobilière contre l'incendie     Rôles de perception des contributions  10 ans          Registres matricules  libre, dès que la commune  possède pour chaque  bâtiment un double du  procès-verbal de la  nouvelle estimation     Contrôles des changements    Registres des assurances          VIII. Militaire et protection aérienne      Logement de la troupe et autres  dossiers concernant les affaires  militaires    ceux du service actif en  permanence, les autres 10  ans     Documents concernant les places de tir  en permanence     Documents concernant la protection  aérienne    selon l'importance, de 10  ans jusqu'en permanence       441.212    8      IX. Impôts      Registres des impôts sur le revenu et la  fortune    en permanence     Rôles de l'impôt foncier  en permanence     Rôles de l'impôt des capitaux  en permanence      Registres des défalcations de dettes  en permanence     Registres d'impôts spéciaux et rôles de  perception des impôts    en permanence     Rapports et communications de  l'Intendance des impôts qui ne  contiennent pas d'instructions durables    10 ans      X. Comptabilité communale      Comptes communaux  en permanence, sous   réserve des dispositions  spéciales au chapitre IV.  Assistance     Registres des comptes communaux  en permanence     Livres de caisse et livres de rubriques,  rentiers, contrôles du compte de  chèques, et autres livres auxiliaires    30 ans     Etats des titres et valeurs  30 ans     Procès-verbaux de revision  30 ans     Pièces justificatives comptables  celles concernant des   évènements importants  pour l'histoire locale en  permanence; les autres  10 ans     Correspondance concernant la  comptabilité    10 ans      XI. Statistique      Recensement de la population  en permanence       441.212    9     Recensement des exploitations  en permanence     Recensement des logements  en permanence     Recensement du bétail  en permanence      XII. Services communaux       Service des eaux   Service du gaz   Service de l'électricité, éclairage public   Canalisations d'égouts   Service des balayures   Abattoirs   Service des transports      Documents importants  pour l'histoire locale, par  exemple ceux ayant trait  à la création et à  l'organisation de ces  services et exploitations,  en permanence; les  autres documents selon  leur importance, de 10 à  30 ans      XIII. Economie de guerre      Rationnement  10 ans pour les   documents qui peuvent  servir de moyens de  preuve dans des  enquêtes administratives  ou pénales; les autres,  libre     Extension des cultures   Approvisionnement en foin et paille   Réserve obligatoire de bois      en permanence pour les  pièces qui peuvent être  utiles pour des  recherches ultérieures; le  reste, libre      L'expression "libre" utilisée dans les instructions ci-dessus signifie  qu'aucun délai de garde n'est prescrit, par conséquent l'objet peut être  détruit dès que l'affaire est liquidée.       441.212    10         Les présentes instructions ne contiennent que des exigences minimales.  Chaque commune est libre de conserver les documents plus longtemps.  Ceci est même recommandable, lorsque la place est suffisante, pour  différents documents, comme par exemple pour les contrôles des actes  d'origine, lorsqu'ils renferment des indications ne figurant pas dans le  registre des ressortissants ou dans le rôle des bourgeois, ainsi que pour  les avis d'inscription et les dossiers de radiation.                              1) Ordonnance du 26 novembre 1918 concernant l'administration des archives   communales  2) RSJU 190.11  3) RSJU 445.1  4) 1er janvier 1979  5) Nouvelle teneur selon le ch. I de l'ordonnance du 28 février 2012, en vigueur depuis   le 1er avril 2012      http://rsju.jura.ch/fr/viewdocument.html?IdcService=Cote&Cote=190.11 http://rsju.jura.ch/fr/viewdocument.html?IdcService=Cote&Cote=445.1