Document ID: 8e749ab0-3731-48db-a486-6f2ae3b3502c

431.021   1   Ordonnance   sur l’harmonisation de registres   (OHR)   du 21 novembre 2007 (Etat le 1er janvier 2022)     Le Conseil fédéral suisse,   vu les art. 10, al. 2, 14, al. 1 et 2, 15, al. 2, 19 et 20 de la loi du 23 juin 2006 sur  l’harmonisation de registres (LHR)1,   arrête:   Section 1 Dispositions générales   Art. 1 Objet   1 Dans le cadre de l’harmonisation de registres, la présente ordonnance règle   a. la tenue des registres officiels de personnes (registres);   b. l’échange de données entre les registres;   c. la livraison à l’Office fédéral de la statistique (OFS) de données en prove- nance de ces registres.   2 Elle règle par ailleurs la plateforme centrale informatique de communication de la  Confédération (sedex).   3 Elle contient des dispositions complémentaires sur le numéro AVS2.   Art. 2 Définitions   Au sens de la présente ordonnance, on entend par:   a.3 ménage privé: l’ensemble des personnes qui occupent le même logement  dans le même bâtiment;   abis.4 ménages collectifs:   1. les homes pour personnes âgées et les établissements médico-sociaux,   2. les foyers et les maisons d’éducation pour enfants et adolescents,   3. les internats et les foyers d’étudiants,   4. les établissements pour handicapés,        RO 2007 6719  1 RS 431.02  2 Nouvelle expression selon l’annexe ch. II 14 de l’O du 17 nov. 2021, en vigueur depuis le   1er janv. 2022 (RO 2021 800). Il a été tenu compte de cette mod. dans tout le texte.  3 Nouvelle teneur selon l’annexe ch. 3 de l’O du 19 déc. 2008 sur le recensement, en   vigueur depuis le 1er fév. 2009 (RO 2009 241).  4 Introduit par l’annexe ch. 3 de l’O du 19 déc. 2008 sur le recensement, en vigueur depuis   le 1er fév. 2009 (RO 2009 241).   431.021      Statistique   2   431.021   5. les hôpitaux, les établissements de soins et autres institutions dans le  domaine de la santé,   6. les établissements d’exécution des peines et mesures,   7. les centres d’hébergement de requérants d’asile,   8. les monastères et les établissements d’hébergement de congrégations et  autres associations religieuses;   b. sedex: plateforme centrale informatique de communication que la Confédé- ration met à la disposition des services autorisés pour la transmission sécuri- sée de données (secure data exchange);   c. jeton («token»): élément unique, non falsifiable, qui sert à identifier un par- ticipant ou une participante au sein d’un réseau informatique (p. ex. au sein  d’Internet).    Section 2 Tenue des registres   Art. 3 Modifications   1 L’OFS doit être préalablement informé de toute modification substantielle ou  suppression de registre au sens de l’art. 2 LHR.   2 Est substantielle toute modification qui affecte les objectifs de la statistique fédé- rale, en particulier lorsque les identificateurs, les caractères requis ou le rythme  d’actualisation sont touchés.   Art. 4 Protection des données   Les services qui tiennent les registres visés à l’art. 2 LHR sont personnellement  responsables de la protection des données dans le cadre de la tenue de ces registres.   Section 3 Transmission de données   Art. 5 Principes   1 L’échange de données entre les registres visés à l’art. 2 LHR et la livraison de  données à l’OFS se font via sedex ou au moyen de supports électroniques de don- nées selon les directives de l’OFS.   2 L’échange de données au sein d’un canton peut avoir lieu par l’intermédiaire de  systèmes mis en place à cet effet par ledit canton et ses communes.   3 La Confédération met sedex gratuitement à la disposition des services qui tiennent  des registres. Elle prend à sa charge les coûts de développement, d’exploitation et  d’entretien de cette plateforme.   4 L’OFS est l’unité responsable de sedex à la Confédération. Il peut en confier  l’exploitation à des tiers.     Harmonisation de registres. O   3   431.021   Art. 6 Échange de données entre les registres des habitants   1 L’échange de données entre les registres des habitants lors d’arrivées et de départs  se fait de manière continue.   2 L’échange intercantonal de données se fait sous forme cryptée.   3 L’OFS coordonne la préparation de la mise en œuvre de l’échange de données via  sedex, d’entente avec les cantons et l’Association eCH.   Art. 7 Livraison de données des registres fédéraux à l’OFS   1 Les données des registres visés à l’art. 2, al. 1, LHR sont livrées gratuitement à  l’OFS.   2 L’OFS peut contrôler la qualité des données livrées. S’il constate que celles-ci sont  incomplètes ou erronées, il peut ordonner une nouvelle livraison pour le même jour  de référence; il précise alors quelles données doivent lui être livrées encore une fois  et la date de leur livraison.   3 Le contenu et la périodicité des livraisons de données sont réglés par l’ordonnance  du 30 juin 1993 concernant l’exécution des relevés statistiques fédéraux5.   Art. 8 Livraison de données des registres cantonaux à l’OFS   1 Les services qui tiennent les registres visés à l’art. 2, al. 2, LHR livrent quatre fois  par an à l’OFS les données au sens de l’art. 6 LHR. Le canton désigne le service  responsable de la livraison de ces données.   2 Les données livrées se rapportent successivement au 31 mars, au 30 juin, au  30 septembre et au 31 décembre. Les données doivent parvenir à l’OFS au plus tard  le dernier jour du mois suivant le jour de référence. Le premier jour de référence est  le 31 mars 2010.   3 Les données livrées à l’OFS doivent chaque fois être complètes. Elles doivent  contenir au minimum les informations suivantes:   a. les personnes annoncées dans la commune le jour de référence, indépen- damment de la relation d’annonce conformément au catalogue des carac- tères;   b. les personnes décédées au cours des douze mois précédant le jour de réfé- rence;   c. les personnes ayant quitté la commune au cours des douze mois précédant le  jour de référence.   4 Si les données sont livrées régulièrement au moyen d’un support électronique,  l’OFS doit en être avisé au plus tard trois mois avant le premier jour de référence.       5 RS 431.012.1     Statistique   4   431.021   Art. 9 Ménages collectifs   Les cantons s’assurent que les personnes vivant dans des ménages collectifs sont  inscrites dans les registres visés à l’art. 2, al. 2, LHR.   Art. 10 Validation des données pour la statistique   1 L’OFS exploite un service de validation afin de garantir que les données livrées par  les registres visés à l’art. 2, al. 2, LHR remplissent les critères de qualité requis.   2 Ce service de validation contrôle que:   a. les données livrées sont complètes;   b. le contenu du registre au sens de l’art. 6 LHR y figure;   c. les identificateurs sont appliqués correctement et que les exigences du cata- logue des caractères sont respectées;   d. l’identificateur fédéral de bâtiment (EGID) est correct et que l’identificateur  fédéral de logement (EWID) est plausible, après comparaison avec le re- gistre fédéral des bâtiments et des logements (RegBL);   e. les informations relatives à une personne donnée sont plausibles compte tenu  des règles de plausibilité.   3 L’OFS fixe les règles de plausibilité dans une directive et publie cette dernière sur  Internet.   4 Il communique les erreurs constatées au service chargé de la livraison des données  selon l’art. 8, al. 1. Ce service fait le nécessaire pour que les erreurs soient corrigées.   5 Si les données livrées sont incomplètes ou erronées, l’OFS peut ordonner une  nouvelle livraison pour le même jour de référence. Il précise alors quelles données  doivent lui être livrées encore une fois et fixe la date de livraison.   6 Le service de validation répertorie dans un protocole le nombre et le type des  erreurs constatées de telle manière qu’il ne soit pas possible de faire des recoupe- ments avec des données personnelles.   Section 4 Utilisation de sedex   Art. 11 Raccordement des registres cantonaux   1 Le service compétent au sens de l’art. 9 LHR indique à l’OFS quels sont, sur le  territoire cantonal, les services tenant des registres visés à l’art. 2, al. 2, LHR qui  sont raccordés à sedex.   2 Ces derniers sont eux-mêmes responsables de leur raccordement à sedex.   Art. 12 Adaptateur de raccordement   1 La transmission de données via sedex se fait exclusivement par l’intermédiaire  d’un adaptateur de raccordement à sedex.     Harmonisation de registres. O   5   431.021   2 La Confédération développe cet adaptateur et le met gratuitement à la disposition  des services qui tiennent les registres. Elle prend à sa charge les coûts d’optimisation  de cet adaptateur.   3 Les services qui tiennent les registres visés à l’art. 2, al. 2, LHR prennent à leur  charge les frais d’installation et d’exploitation de l’adaptateur, ainsi que les coûts  d’adaptation de leur logiciel et de leur matériel.   Art. 13 Certification   1 Le logiciel du registre doit être certifié pour l’utilisation de sedex.   2 La certification se fait par déclaration spontanée du donneur de licence au service  de certification. Par cette déclaration, le donneur de licence confirme que son logi- ciel peut communiquer avec sedex par l’intermédiaire de l’adaptateur de raccorde- ment conformément aux prescriptions de la Confédération.   3 L’OFS fait office de service de certification. Il tient une liste des logiciels de  registre autorisés par déclaration spontanée.   Art. 14 Transmission de données   1 Les données sont transmises via sedex sous forme cryptée dans une enveloppe  électronique.   2 Chaque transmission fait l’objet d’un protocole. Les données transmises ne peu- vent être lues que par le destinataire qui y est autorisé.   3 Pour chaque transmission effectuée avec succès, sedex envoie une confirmation à  l’émetteur.   4 Si le service autorisé ne prend pas livraison de l’enveloppe dans un délai d’un  mois, celle-ci est effacée avec son contenu.   Art. 15 Utilisation de sedex à d’autres fins officielles   1 Toute transmission de données via sedex effectuée à d’autres fins officielles doit se  faire conformément aux directives de l’OFS.   2 La perception d’émoluments par l’OFS est réglée par l’ordonnance du 25 juin 2003  sur les émoluments et indemnités perçus pour les prestations de services statistiques  des unités administratives de la Confédération6.   Art. 16 Protection des données   Les autres utilisateurs qui ont recours à sedex doivent prendre les mêmes mesures de  protection des données que les services qui tiennent les registres.       6 RS 431.09     Statistique   6   431.021   Art. 17 Identité numérique   1 Une identité numérique est attribuée gratuitement aux services qui tiennent les  registres et qui sont raccordés à sedex.   2 L’OFS tient une liste de ces services et de leur identité numérique.   3 L’Office fédéral de l’informatique et de la télécommunication délivre à chacun de  ces services ainsi qu’à chacun des autres utilisateurs de sedex un certificat servant:   a. à vérifier leur signature électronique;   b. à les authentifier;   c. à crypter les données électroniques qui leur sont destinées.7   4 …8   Section 5 Numéro AVS   Art. 18 Annonce d’utilisation systématique du numéro AVS à la Centrale de  compensation (CdC)   Le service compétent au sens de l’art. 9 LHR annonce collectivement, pour tous les  services du canton qui tiennent les registres visés à l’art. 2, al. 2, LHR, l’utilisation  systématique du numéro AVS, conformément à l’art. 134ter du règlement du  31 octobre 1947 sur l’assurance-vieillesse et survivants (RAVS)9, à la Centrale de  compensation (CdC).   Art. 19 Première mise à jour complète des registres au sein du canton   1 Le service compétent au sens de l’art. 9 LHR s’assure que tous les services au sein  du canton qui tiennent les registres visés à l’art. 2, al. 2, LHR demandent la première  attribution globale et la communication du numéro AVS.   2 La procédure pour l’attribution et la communication du numéro est faite selon les  art. 133bis et  134quater du RAVS10.   3 L’OFS coordonne l’attribution et la communication d’entente avec la CdC et les  services compétents au sens de l’art. 9 LHR.   4 D’entente avec les services compétents au sens de l’art. 9 LHR, l’OFS fixe com- ment, à partir de quelle date et par rapport à quel jour de référence les données  cantonales nécessaires à l’attribution et à la communication peuvent être livrées à la  CdC.       7 Nouvelle teneur selon l’annexe ch. II 7 de l’O du 23 nov. 2016 sur la signature électro- nique, en vigueur depuis le 1er janv. 2017 (RO 2016 4667).   8 Abrogé par l’annexe ch. II 7 de l’O du 23 nov. 2016 sur la signature électronique, avec  effet au 1er janv. 2017 (RO 2016 4667).   9 RS 831.101  10 RS 831.101     Harmonisation de registres. O   7   431.021   5 La CdC transmet le numéro AVS aux services qui tiennent les registres et leur  redonne les informations qu’ils avaient livrées en vue de l’attribution ou de la com- munication. Elle fournit de plus les données personnelles officielles provenant des  systèmes d’information Infostar et SYMIC.   Art. 20 Communication au sein du canton   1 Les services qui tiennent les registres visés à l’art. 2, al. 2, LHR peuvent commu- niquer le numéro AVS aux services et institutions qui sont autorisés en vertu de lois  fédérales ou cantonales à utiliser systématiquement le numéro AVS pour accomplir  leurs tâches légales.   2 Dans ce cas, la perception d’émoluments relève du droit cantonal.   Art. 21 Mise à jour des registres fédéraux   1 La première attribution globale et la communication du numéro AVS aux registres  visés à l’art. 2, al. 1, LHR sont réglées par les art. 133bis et 134quater du RAVS11.   2 L’OFS coordonne la communication d’entente avec la CdC et les services chargés  de tenir ces registres.   3 L’OFS fixe comment, à partir de quelle date et par rapport à quel jour de référence  les données nécessaires à l’attribution et à la communication peuvent être livrées à la  CdC.   Art. 22 Mise à jour du numéro AVS   Les registres tiennent le numéro AVS à jour.   Section 6 Services cantonaux   Art. 23   1 Le service compétent au sens de l’art. 9 LHR coordonne la procédure et veille au  respect des délais d’exécution de l’harmonisation des registres, d’entente avec  l’OFS.   2 Il peut, pour contrôler l’exécution et la qualité de l’harmonisation dans son canton,  demander le protocole établi par le service de validation conformément à l’art. 10,  al. 6.   Section 7 Répertoire d’adresses   Art. 24 Banque de données   1 L’OFS exploite le répertoire d’adresses au sens de l’art. 16, al. 3, LHR comme  banque de données.       11 RS 831.101     Statistique   8   431.021   2 Il met cette banque de données à jour une fois par trimestre.    Art. 25 Utilisation    L’OFS utilise le répertoire d’adresses uniquement à des fins statistiques, de re- cherche et de planification.   Art. 26 Utilisation statistique par les cantons et les communes   1 Les services cantonaux et communaux compétents en matière statistique peuvent  demander à l’OFS de leur communiquer les données relatives à leur territoire con- formément à l’art. 17, al. 2, LHR. Ils doivent lui adresser leur demande par écrit.   2 L’OFS livre ces données au maximum une fois par trimestre et au plus tôt un mois  après avoir reçu la dernière livraison de données du canton. Les données sont livrées  sous forme cryptée.   3 Ces données peuvent uniquement être utilisées comme base d’échantillonnage en  vue de la réalisation par les cantons et les communes de leurs propres relevés statis- tiques.   Art. 27 Règlement d’utilisation   1 L’OFS définit les conditions d’utilisation du répertoire d’adresses dans un règle- ment.   2 Le répertoire d’adresses ne peut pas être transmis à des tiers.   Section 8 Dispositions finales   Art. 28 Délais   1 L’harmonisation des registres et l’inscription du numéro AVS dans les registres  visés à l’art. 2 LHR sont achevées au plus tard le 15 janvier 2010.   2 L’EGID est géré dans tous les registres des habitants au plus tard à partir du  15 janvier 2010, l’EWID au plus tard à partir du 31 décembre 2012.   3 La Confédération met sedex et l’adaptateur de raccordement à la disposition des  exploitants de registres à partir du 15 janvier 2008.   4 Elle met sedex à la disposition des services chargés de transmettre les données sur  les arrivées et les départs d’habitants à partir du 15 janvier 2010.   5 L’OFS met le service de validation à disposition à partir du 15 janvier 2008.   Art. 29 Exécution   L’OFS exécute la présente ordonnance.     Harmonisation de registres. O   9   431.021   Art. 30 Modification du droit en vigueur   La modification du droit en vigueur est réglée dans l’annexe.   Art. 31 Entrée en vigueur   La présente ordonnance entre en vigueur le 1er janvier 2008.     Statistique   10   431.021   Annexe  (art. 30)   Modification du droit en vigueur   …12       12 Les mod. peuvent être consultées au RO 2007 6719.    	Section 1 Dispositions générales 	Art. 1 Objet 	Art. 2 Définitions  	Section 2 Tenue des registres 	Art. 3 Modifications 	Art. 4 Protection des données  	Section 3 Transmission de données 	Art. 5 Principes 	Art. 6 Échange de données entre les registres des habitants 	Art. 7 Livraison de données des registres fédéraux à l’OFS 	Art. 8 Livraison de données des registres cantonaux à l’OFS 	Art. 9 Ménages collectifs 	Art. 10 Validation des données pour la statistique  	Section 4 Utilisation de sedex 	Art. 11 Raccordement des registres cantonaux 	Art. 12 Adaptateur de raccordement 	Art. 13 Certification 	Art. 14 Transmission de données 	Art. 15 Utilisation de sedex à d’autres fins officielles 	Art. 16 Protection des données 	Art. 17 Identité numérique  	Section 5 Numéro AVS 	Art. 18 Annonce d’utilisation systématique du numéro AVS à la Centrale de compensation (CdC) 	Art. 19 Première mise à jour complète des registres au sein du canton 	Art. 20 Communication au sein du canton 	Art. 21 Mise à jour des registres fédéraux 	Art. 22 Mise à jour du numéro AVS  	Section 6 Services cantonaux 	Art. 23  	Section 7 Répertoire d’adresses 	Art. 24 Banque de données 	Art. 25 Utilisation 	Art. 26 Utilisation statistique par les cantons et les communes 	Art. 27 Règlement d’utilisation  	Section 8 Dispositions finales 	Art. 28 Délais 	Art. 29 Exécution 	Art. 30 Modification du droit en vigueur 	Art. 31 Entrée en vigueur  	Annexe 	Modification du droit en vigueur