Document ID: ec43376c-1893-4447-9167-07df6896a89a

956.126   1   Ordonnance de la FINMA  sur la protection des données personnelles de son personnel   (Ordonnance sur les données du personnel de la FINMA)   du 25 août 2021 (Etat le 1er octobre 2021)     Le conseil d’administration de l’Autorité fédérale de surveillance des marchés  financiers (FINMA),   vu l’art. 13a, al. 3, de la loi du 22 juin 2007 sur la surveillance des marchés  financiers1,   arrête:   Section 1 Dispositions générales   Art. 1 Objet et champ d’application   La présente ordonnance règle le traitement, par la FINMA, des données personnelles  des candidats, des collaborateurs, des anciens collaborateurs et des apprentis (don- nées du personnel).    Art. 2 Compétences    1 La division Ressources humaines est responsable des données du personnel ainsi  que de leur traitement.   2 La division Technologies de l’information et de la communication assure  l’exploitation technique des systèmes d’information.   3 La direction de la FINMA fixe dans un règlement:   a. les mesures techniques et organisationnelles requises pour garantir la sécuri- té des données;   b. le contrôle du traitement des données;   c. les droits d’accès et de lecture des différentes catégories de collaborateurs de  la FINMA.   Art. 3 Sécurité des données   1 Les données du personnel sur support papier doivent être conservées sous clef.   2 Les collaborateurs de la FINMA chargés du traitement des données prennent des  mesures techniques et organisationnelles propres à garantir la sécurité des données  du personnel dans leur domaine d’activité.        RO 2021 552  1  RS 956.1   956.126      Surveillance des marchés financiers   2   956.126   Art. 4 Droit d’accès, de rectification et d’effacement   Les personnes concernées peuvent exercer leur droit d’accès, de rectification et  d’effacement auprès de la division Ressources humaines.   Art. 5 Publication et communication à des tiers   1 La division Ressources humaines informe préalablement les collaborateurs dont les  données liées à l’activité professionnelle sont publiées sur Intranet, dans un organe  de publication interne ou sur un tableau d’affichage. Les données sensibles ne sont  pas publiées.    2 L’information porte sur la nature de la publication prévue et mentionne que les  collaborateurs qui s’opposent à la publication peuvent le signifier à tout moment par  écrit.    3 Des données du personnel ne peuvent être communiquées à des tiers, notamment à  de nouveaux employeurs qu’avec le consentement écrit de la personne concernée ou  si une base légale le prévoit.    Section 2 Dossier de candidature   Art. 6 Candidature   Les candidats remettent leur candidature sous forme électronique.   Art. 7 Contenu   Le dossier de candidature peut contenir les données indiquées à l’annexe 1.   Art. 8 Traitement des données   1 La division Ressources humaines et les personnes responsables du recrutement  traitent les données des dossiers de candidature dans la mesure où cela se révèle  nécessaire pour mener à bien la procédure de recrutement.   2 À la fin de la procédure de recrutement, les données des candidats engagés sont  transférées dans leur dossier personnel et dans les systèmes d’information pour la  gestion des données du personnel.   3 Les données des candidats qui ne sont pas engagés par la FINMA sont détruites au  plus tard trois mois après la clôture de la procédure de recrutement. Le délai de  conservation peut être prolongé si les données sont nécessaires au traitement de  recours selon l’art. 13, al. 2, de la loi du 24 mars 1995 sur l’égalité2. Sont réservés  les accords spéciaux conclus avec les candidats.       2  RS 151.1     O sur les données du personnel de la FINMA   3   956.126   Art. 9 Tests de personnalité et d’intégrité   1 Les clarifications suivantes requièrent le consentement exprès du candidat:   a. la réalisation de tests de personnalité et d’intégrité;   b. l’obtention de références.   2 Avant d’effectuer des tests de personnalité ou d’intégrité, les candidats doivent être  informés:   a. du but des tests;   b. de l’usage qui sera fait des résultats des tests;   c. du cercle des personnes qui seront informées des résultats des tests.   3 Les tests d’intégrité ne sont réalisés que s’ils sont nécessaires à la protection des  intérêts de la FINMA.    Section 3  Système d’information pour le recrutement des collaborateurs   Art. 10 But   Le système d’information pour le recrutement des collaborateurs (système  d’information E-Recrutement) sert à mettre au concours des postes et à réaliser le  processus de candidature par voie électronique.   Art. 11 Contenu   Le système d’information E-Recrutement comprend les postes à mettre au concours  ainsi que les informations nécessaires et les données des dossiers de candidature  conformément à l’annexe 1.   Art. 12 Accès aux données   La division Ressources humaines octroie au cas par cas les droits d’accès aux per- sonnes responsables du recrutement.   Section 4 Dossier du personnel   Art. 13 Contenu   Le dossier du personnel peut contenir les données indiquées à l’annexe 2.   Art. 14 Traitement des données   1 La division Ressources humaines et les supérieurs hiérarchiques traitent les don- nées des dossiers du personnel dans la mesure où l’exécution de leurs tâches l’exige.     Surveillance des marchés financiers   4   956.126   2 Les divisons Audit interne et Droit et compliance traitent les données en fonction  du cas et dans la mesure où l’exécution de leurs tâches l’exige. Le droit de consulter  ces données est octroyé par la division Ressources humaines au cas par cas.   Art. 15 Conservation et destruction   1 Les données du dossier du personnel sont conservées durant les dix ans qui suivent  la fin des rapports de travail, puis détruites.    2 Les résultats des tests de personnalité et d’intégrité, de même que les évaluations  du potentiel, sont conservés durant cinq ans après obtention des données, puis dé- truits.   3 Les évaluations de prestations et les décisions reposant sur ces évaluations ainsi  que les données sur la santé, sur les mesures sociales et sur les mesures administra- tives, de poursuite et pénales sont conservées au maximum durant les cinq ans qui  suivent la fin des rapports de travail, puis détruites.   4 Les données visées à l’al. 3 peuvent, à titre exceptionnel, être conservées plus  longtemps si un litige concernant les droits découlant des rapports de travail le  justifie. Dans de tels cas, elles sont conservées au plus jusqu’à la fin de la procédure,  puis détruites.   Section 5  Système d’information concernant les dossiers du personnel   Art. 16 But   Le système d’information concernant les dossiers du personnel (système  d’information E-Dossier personnel) sert à la gestion, à l’exploitation et à l’archivage  électroniques des données du personnel.   Art. 17 Interfaces   Les données du personnel peuvent être transférées de manière automatisée des  systèmes d’information pour la gestion des données du personnel au système  d’information E-Dossier personnel via des interfaces.   Art. 18 Accès aux données   Les droits d’accès sont octroyés comme suit:   a. la division Ressources humaines a un droit d’accès à tous les dossiers du  personnel;   b. les collaborateurs ont un droit d’accès à leur propre dossier personnel;   c. les supérieurs hiérarchiques ont un droit d’accès aux données des dossiers du  personnel de leurs collaborateurs nécessaires à l’exécution de leurs tâches.      O sur les données du personnel de la FINMA   5   956.126   Section 6  Systèmes d’information pour la gestion des données du personnel   Art. 19 But   Les systèmes d’information pour la gestion des données du personnel servent à gérer  et exploiter ces données dans les domaines suivants:   a. recrutement;    b. affectation du personnel et fidélisation;   c. développement du personnel et de l’organisation;   d. planification du personnel;   e. controlling du personnel;   f. administration du personnel et des salaires;   g. libération du personnel.   Art. 20 Contenu   Les systèmes d’information pour la gestion des données du personnel peuvent con- tenir les données indiquées à l’annexe 3.   Art. 21 Traitement des données   Les divisions Ressources humaines, Finances, Audit interne et les supérieurs hiérar- chiques traitent les données contenues dans les systèmes d’information pour la  gestion des données du personnel dans la mesure où l’exécution de leurs tâches  l’exige.   Art. 22 Interfaces   Des données du personnel peuvent être transférées de manière automatisée via les  interfaces au sein des systèmes d’information pour la gestion des données du per- sonnel et du système d’information E-Dossier personnel.   Art. 23 Accès aux données   1 Les droits d’accès sont octroyés comme suit:   a. la division Ressources humaines a un droit d’accès à toutes les données;   b. la division Finances a un droit d’accès aux données relevant des domaines  du controlling du personnel et de la planification du personnel;   c. les collaborateurs ont un droit d’accès à leurs données personnelles relatives  au temps de travail, au salaire et aux frais, ainsi qu’à leurs données person- nelles relevant de l’évaluation de prestations et du développement du per- sonnel;     Surveillance des marchés financiers   6   956.126   d. les supérieurs hiérarchiques ont un droit d’accès aux données relatives au  temps de travail, au salaire et aux frais de leurs collaborateurs, ainsi qu’aux  données de ces derniers relevant de l’évaluation de prestations et du déve- loppement du personnel.    2 La division Ressources humaines octroie au cas par cas à l’Audit interne un droit  d’accès limité dans le temps aux données nécessaires à l’exécution de ses tâches.    Art. 24 Communication de données   Des données du personnel peuvent être transférées de manière automatisée via des  interfaces au sein des systèmes d’information pour la gestion des données du per- sonnel, pour exécuter des obligations légales, notamment à:   a. la Centrale de compensation de la Confédération, à des fins de vérification,  de détermination et de décompte des droits aux assurances sociales décou- lant de l’assurance-vieillesse et survivants, de l’assurance-invalidité et du  régime des allocations pour perte de gain;   b. la Caisse fédérale de pensions à des fins d’annonce, d’administration et de  décompte des cotisations de prévoyance;   c. la Caisse nationale suisse d’assurance en cas d’accidents à des fins  d’annonce, d’administration et de décompte des droits en cas d’accident;   d. les autorités fiscales compétentes pour que l’employeur puisse s’acquitter de  ses obligations de communication en matière fiscale;   e. l’Office fédéral de la statistique pour que l’employeur puisse s’acquitter de  ses obligations de communication en matière de statistiques.   Art. 25 Conservation et destruction   Les données sont conservées durant les dix ans qui suivent la fin des rapports de  travail dans les systèmes d’information pour la gestion des données du personnel,  puis détruites.   Section 7 Entrée en vigueur   Art. 26   La présente ordonnance entre en vigueur le 1er octobre 2021.     O sur les données du personnel de la FINMA   7   956.126   Annexe 1  (art. 7)   Données du dossier de candidature   Titre de civilité   Titre   Prénom   Nom   Date de naissance   Nationalités   Rue   NPA   Localité   Pays   Adresses électroniques   Numéros de téléphone   Langue de correspondance   Photographie   Lettre de candidature   Curriculum vitae   Certificats   Diplômes   Données relatives au canal via lequel le candidat a été informé du poste   Données relatives au délai de congé auprès de l’ancien employeur   Données relatives aux attentes en matière de salaire   Informations relatives aux procédures pénales, de poursuite et de faillite pouvant  être pertinentes pour établir l’adéquation pour le poste à pourvoir    Données concernant les procédures ou clarifications de la FINMA   Consentement relatif aux tests de personnalité et d’intégrité   Résultats des tests de personnalité et d’intégrité   Autres données et documents mis à disposition de la FINMA par le candidat.     Surveillance des marchés financiers   8   956.126   Annexe 2  (art. 13)   Données du dossier du personnel   1  Recrutement   1.1  Données provenant du dossier de candidature conformément à l’annexe 1   1.2  Contrat de travail et documents relatifs à l’engagement   1.3  Document concernant la sécurité    2  Gestion du personnel   2.1  Données personnelles et données relatives à la famille et aux proches   2.2  Copie d’une pièce d’identité    2.3  Descriptions de postes et/ou de fonctions   2.4  Évaluations de prestations   2.5  Conventions d’objectifs   2.6  Certificats   2.7  Temps de travail   2.8  Affectation    2.9  Mesures disciplinaires   2.10  Autorisations   2.11  Charges publiques et activités accessoires    3  Rétribution du personnel   3.1 Salaire / allocations   3.2  Frais   3.3  Primes spontanées   3.4  Prestations salariales accessoires / avantages sociaux   3.5  Accueil extra-familial d’enfants   3.6  Impôts à la source   3.7  Coordonnées bancaires    4  Assurances sociales   4.1 Assurance-vieillesse et survivants / assurance-invalidité / assurance pour les  allocations pour perte de gain / assurance-chômage   4.2  Caisse nationale suisse d’assurance en cas d’accidents / assurance-accidents   4.3  Allocations familiales     O sur les données du personnel de la FINMA   9   956.126   4.4  Caisse fédérale de pensions PUBLICA   4.5  Assurance militaire    5  Santé et gestion des cas   5.1  Certificats médicaux   5.2  Levée du secret médical des médecins et des assurances   5.3  Demandes / prises de position du service médical   5.4  Durée des absences dues à une maladie ou un accident   5.5 Données relatives aux mesures sociales   5.6. Données relatives aux mesures administratives, de poursuite et pénales    6  Assurances de manière générale   6.1  Documents concernant des cas de responsabilité civile   6.2  Dommages matériels    7  Développement du personnel   7.1  Formations et perfectionnements   7.2  Mesures de développement   7.3  Qualifications   7.4  Compétences comportementales et techniques   7.5  Résultats des tests de personnalité et des évaluations du potentiel   7.6  Développement des cadres   7.7  Formation professionnelle de base    8  Départ    8.1  Résiliation par l’employeur   8.2  Résiliation par l’employé   8.3  Départ à la retraite   8.4  Décès   8.5  Formalités de départ    9  Autres données nécessaires pour mettre fin   aux rapports de travail     Surveillance des marchés financiers   10   956.126   Annexe 3  (art. 20)   Données contenues dans les systèmes d’information  pour la gestion des données du personnel    1  Recrutement    Données sur le début des rapports de travail     2  Affectation du personnel et fidélisation    Données sur le déroulement des rapports de travail    Données relatives aux prestations et aux compétences    Évaluations et rapports en lien avec les rapports de travail   Documents de procédures et décisions d’autorités en lien avec le travail   Données relatives à l’état de santé en relation avec la capacité de travail   Données de la gestion des cas et des absences, y compris notes et procès-verbaux.    3  Développement du personnel et de l’organisation   Données relatives au potentiel, aux qualifications et à la planification du dévelop- pement    Mesures de développement, y compris formations et perfectionnements    4  Planification du personnel, controlling du personnel,   administration du personnel et des salaires   Données sur la planification organisationnelle et l’attribution des postes    Données personnelles et données relatives à la famille et aux proches   Données relatives au salaire, aux impôts et à la prévoyance professionnelle   Données relatives à la gestion du temps, y compris temps de travail et absences   Données nécessaires en exécution du droit des assurances sociales    5  Licenciement   Données relatives à la fin des rapports de travail     6  Autres données nécessaires pour mettre fin   aux rapports de travail    	Section 1 Dispositions générales 	Art. 1 Objet et champ d’application 	Art. 2 Compétences 	Art. 3 Sécurité des données 	Art. 4 Droit d’accès, de rectification et d’effacement 	Art. 5 Publication et communication à des tiers  	Section 2 Dossier de candidature 	Art. 6 Candidature 	Art. 7 Contenu 	Art. 8 Traitement des données 	Art. 9 Tests de personnalité et d’intégrité  	Section 3 Système d’information pour le recrutement des collaborateurs 	Art. 10 But 	Art. 11 Contenu 	Art. 12 Accès aux données  	Section 4 Dossier du personnel 	Art. 13 Contenu 	Art. 14 Traitement des données 	Art. 15 Conservation et destruction  	Section 5 Système d’information concernant les dossiers du personnel 	Art. 16 But 	Art. 17 Interfaces 	Art. 18 Accès aux données  	Section 6 Systèmes d’information pour la gestion des données du personnel 	Art. 19 But 	Art. 20 Contenu 	Art. 21 Traitement des données 	Art. 22 Interfaces 	Art. 23 Accès aux données 	Art. 24 Communication de données 	Art. 25 Conservation et destruction  	Section 7 Entrée en vigueur 	Art. 26  	Annexe 1 	Données du dossier de candidature  	Annexe 2 	Données du dossier du personnel 	1  Recrutement 	2  Gestion du personnel 	3  Rétribution du personnel 	4  Assurances sociales 	5  Santé et gestion des cas 	6  Assurances de manière générale 	7  Développement du personnel 	8  Départ 	9  Autres données nécessaires pour mettre fin aux rapports de travail   	Annexe 3 	Données contenues dans les systèmes d’information pour la gestion des données du personnel 	1  Recrutement 	2  Affectation du personnel et fidélisation 	3  Développement du personnel et de l’organisation 	4  Planification du personnel, controlling du personnel, administration du personnel et des salaires 	5  Licenciement 	6  Autres données nécessaires pour mettre fin aux rapports de travail