Document ID: ba7a2f7a-8a5d-4172-badf-91ce8ffb14e0

RS 221.431   1   Ordonnance  concernant la tenue et la conservation des livres de comptes  (Olico)   du 24 avril 2002 (Etat le 1er janvier 2013)     Le Conseil fédéral suisse,  vu l’art. 958f, al. 4, du code des obligations1,2  arrête:   Section 1 Livres   Art. 1  1 Toute personne astreinte à tenir des livres doit tenir un grand livre et, selon la na- ture et la taille de l’entreprise, des livres auxiliaires.  2 Le grand livre se compose:   a. des comptes (structuration par regroupements logiques et thématiques de  toutes les transactions enregistrées), sur la base desquels sont établis le  compte d’exploitation et le bilan;   b. du journal (saisie chronologique de toutes les transactions enregistrées).  3 Les livres auxiliaires doivent contenir, en complément du grand livre, les données  nécessaires pour établir la situation financière de l’entreprise, l’état des dettes et des  créances se rattachant à l’exploitation, et le résultat des exercices annuels. En font  partie notamment la comptabilité des salaires, la comptabilité des débiteurs et des  créanciers, et l’inventaire mis à jour en continu des stocks de marchandises ou des  prestations qui n’ont pas encore été facturées.   Section 2 Principes généraux   Art. 2 Comptabilité et conservation conformes au principe de régularité  1 La tenue des livres et la saisie des pièces comptables doivent être conformes aux  principes commerciaux reconnus (comptabilité conforme au principe de régularité).   2 Lorsque les livres sont tenus et conservés par un moyen électronique ou par un  moyen comparable, et lorsque les pièces comptables sont saisies et conservées par        RO 2002 1399   1 RS 220  2 Nouvelle teneur selon l’annexe à l’O du 21 nov. 2012 sur les normes comptables recon-  nues, en vigueur depuis le 1er janv. 2013 (RO 2012 6709).   221.431    Dispositions complémentaires et d’exécution du CO   2   221.431   un moyen électronique ou par un moyen comparable, le traitement des données sera  conforme au principe de régularité.3  3 La régularité de la tenue et de la conservation des livres est régie par les normes  comptables reconnues dans la mesure où la législation notamment le titre trente- deuxième du code des obligations et la présente ordonnance n’en disposent pas  autrement.4   Art. 35 Intégrité (authenticité et infalsifiabilité)  Le mode de tenue, de saisie et de conservation doit garantir que les livres et les  pièces comptables ne puissent être modifiés sans que la modification soit apparente.   Art. 4 Documentation  1 En fonction de la nature et de la taille de l’entreprise, l’organisation, les  compétences, les modes de travail et les procédures, ainsi que l’infrastructure  (matériel et logiciels) utilisés pour la tenue et la conservation des livres sont con- signés dans des instructions de travail de manière à ce que les livres et les pièces  comptables puissent être compris.6  2 Les instructions de travail sont actualisées et conservées selon les même principes  – et pour une période équivalente – que les livres qu’elles ont servi à établir.   Section 3 Conservation conforme au principe de régularité   Art. 57 Devoir général de diligence  Les livres et les pièces comptables doivent être conservés avec soin et ordre, et tenus  à l’abri des effets dommageables.   Art. 6 Disponibilité  1 Jusqu’à la fin du délai de conservation, toute personne autorisée doit pouvoir, en  tout temps et dans un délai raisonnable, consulter et vérifier les livres et les pièces  comptables.8       3 Nouvelle teneur selon l’annexe à l’O du 21 nov. 2012 sur les normes comptables recon- nues, en vigueur depuis le 1er janv. 2013 (RO 2012 6709).   4 Nouvelle teneur selon l’annexe à l’O du 21 nov. 2012 sur les normes comptables recon- nues, en vigueur depuis le 1er janv. 2013 (RO 2012 6709).   5 Nouvelle teneur selon l’annexe à l’O du 21 nov. 2012 sur les normes comptables recon- nues, en vigueur depuis le 1er janv. 2013 (RO 2012 6709).   6 Nouvelle teneur selon l’annexe à l’O du 21 nov. 2012 sur les normes comptables recon- nues, en vigueur depuis le 1er janv. 2013 (RO 2012 6709).   7 Nouvelle teneur selon l’annexe à l’O du 21 nov. 2012 sur les normes comptables recon- nues, en vigueur depuis le 1er janv. 2013 (RO 2012 6709).   8 Nouvelle teneur selon l’annexe à l’O du 21 nov. 2012 sur les normes comptables recon- nues, en vigueur depuis le 1er janv. 2013 (RO 2012 6709).     Tenue et conservation des livres de comptes   3   221.431   2 Le personnel, les appareils et les instruments auxiliaires sont mis à disposition en  tant qu’ils sont nécessaires à la consultation et à la vérification.  3 Dans le cadre du droit de consultation, la possibilité doit être offerte, à la personne  autorisée qui le demande, de rendre les livres lisibles sans l’aide d’instruments auxi- liaires.   Art. 7 Organisation  1 Les informations archivées sont séparées des informations actuelles, ou sont  signalées de telle manière que la distinction soit possible. La responsabilité des don- nées archivées doit être clairement réglée et consignée dans un document.  2 L’accès aux données archivées doit être possible dans un délai raisonnable.   Art. 8 Archives  Les informations sont inventoriées systématiquement et protégées contre les accès  non autorisés. Les consultations et les accès sont enregistrés. Ces enregistrements  sont soumis à la même obligation de conservation que les supports de données.   Section 4 Supports d’information   Art. 9 Supports d’information autorisés  1 Sont autorisés pour la conservation de documents:   a. les supports d’information non modifiables, notamment le papier, les sup- ports d’images et les supports de données non modifiables;   b. les supports d’information modifiables si:   1. des procédés techniques (p. ex. signature électronique) sont utilisés, qui   garantissent l’intégrité des informations enregistrées,   2. le moment où les informations ont été enregistrées peut être prouvé   sans possibilité de falsification (p. ex. grâce à un système d’horo- datage),   3. les autres prescriptions relatives à l’utilisation du procédé en question  qui existent au moment de l’enregistrement sont respectées, et   4. les procédures et les modes d’utilisation de ces supports sont consignés  et les informations nécessaires (protocoles, journal de bord des con- nexions [log files]) sont également conservées.   2 Les supports d’information sont réputés modifiables lorsqu’ils peuvent être modi- fiés ou effacés sans que l’opération soit détectable sur le support de données lui- même (p. ex. bandes magnétiques, disquettes magnétiques ou optico-magnétiques,  disques durs ou disques amovibles, disques à l’état solide [solid-state]).     Dispositions complémentaires et d’exécution du CO   4   221.431   Art. 10 Contrôle et migration des données  1 L’intégrité et la lisibilité des supports d’information sont régulièrement contrôlées.  2 Le format des données peut être modifié et les données peuvent être transférées sur  d’autres supports d’information (migration), s’il est garanti:   a. que les informations restent complètes et exactes, et   b. que la disponibilité et la lisibilité continuent de satisfaire aux exigences lé- gales.   3 Le transfert des données d’un support d’information à un autre doit faire l’objet  d’un procès-verbal. Ce dernier est conservé avec les informations.   Section 5 Dispositions finales   Art. 11 Abrogation du droit en vigueur  L’ordonnance du 2 juin 1976 concernant l’enregistrement des documents à conser- ver9 est abrogée.   Art. 12 Entrée en vigueur  La présente ordonnance entre en vigueur le 1er juin 2002.       9 [RO 1976 1334]