Document ID: 9c5f24a9-3ac0-4de7-b641-57e9974369dc

211.435.11   1   Ordonnance du DFJP  sur l’établissement d’actes authentiques électroniques  et la légalisation électronique   (OAAE-DFJP)   du 8 décembre 2017 (Etat le 15    mars 2022)     Le Département fédéral de justice et police (DFJP),   vu les art. 10, al. 5, 19, al. 3, 20, al. 2, et 26 de l’ordonnance du 8 décembre 2017 sur  l’établissement d’actes authentiques électroniques et la légalisation électronique  (OAAE)1,   arrête:   Section 1 Objet   Art. 1   1 La présente ordonnance règle les aspects techniques et organisationnels de l’éta- blissement des actes authentiques électroniques et des légalisations électroniques.   2 Elle règle en particulier:   a. les exigences techniques imposées aux interfaces par l’intermédiaire des- quelles les données relatives aux officiers publics provenant d’autres sys- tèmes sont livrées au Registre suisse des officiers publics (RegOP);   b. l’établissement de documents et l’apposition de formules de verbalisation;   c. la représentation de la signature qualifiée de l’officier public et la procédure  de signature;    d. la forme et le contenu de la confirmation d’admission;   e. l’obtention en ligne et l’insertion de la confirmation d’admission;   f. la délivrance et l’insertion du cachet électronique du RegOP;   g. l’insertion d’un cachet électronique cantonal supplémentaire;   h. l’objet de la vérification opérée par le système de validation.        RO 2018 107  1 RS 211.435.1   211.435.11      Disp. complémentaires et d’exécution du code civil   2   211.435.11   Section 2  Livraison au RegOP des données relatives aux officiers publics  provenant d’autres systèmes au moyen d'une interface   Art. 2 Exigences techniques   (art. 8, al. 4, et art. 20 OAAE)   Les exigences techniques imposées aux interfaces par l’intermédiaire desquelles les  données relatives aux officiers publics provenant d’autres systèmes sont livrées au  RegOP sont indiquées dans l’annexe 1.   Art. 3 Demande d’autorisation pour la livraison des données   (art. 20 OAAE)   La demande d’autorisation pour livrer les données doit contenir la preuve que les  exigences techniques prévues à l’art. 2 sont remplies.   Section 3  Établissement de documents électroniques et formules de verbalisation   Art. 4 Numérisation d’un document sur papier   (art. 11, al. 2, let. a, 12, let. a, 13, let. a, et 15, let. a, OAAE)   Pour la numérisation d’un document sur papier, l’officier public choisit les équipe- ments, outils et configurations, y compris la résolution, de telle façon:    a. qu’aucune information essentielle ne soit perdue ou modifiée,    b. que ne soit sollicitée que la capacité de mémoire nécessaire.   Art. 5 Page et formule de verbalisation   (art. 10, al. 1, let. b, et e, ainsi qu’al. 3, OAAE)   1 La page de verbalisation doit respecter le format DIN A4 orientation portrait.   2 Le tiers supérieur de la page de verbalisation est destiné à la formule prévue pour  l’expédition ou pour la légalisation ainsi qu’à la signature électronique de l’officier  public. Le deuxième tiers de cette page est destiné à la confirmation d’admission. Le  tiers inférieur est libre pour un cachet cantonal supplémentaire en application de  l’art. 10, al. 3, OAAE.   3 L’Office fédéral de la justice (OFJ) peut établir des modèles de formules de verba- lisation en collaboration avec les organisations professionnelles d’officiers publics et  les publier.     Établissement d’actes authentiques électroniques   et légalisation électronique. O du DFJP   3   211.435.11   Art. 6 Formats de fichier des documents électroniques   (art. 10, al. 1, let. c, OAAE)   Les documents électroniques doivent être établis et sauvegardés dans un format de  fichier électronique reconnu. Les formats de fichier reconnus sont spécifiés dans  l’annexe 2.   Section 4  Représentation visible de la signature de l’officier public et  procédure de signature   Art. 7   1 La signature électronique de l’officier public peut être reliée à une représentation  visible dans le document. Dans ce cas, celle-ci doit contenir tous les noms et pré- noms de l’officier public dans le champ «Common Name» (CN) du certificat. Les  polices d’écriture utilisées dans ce cadre doivent être insérées dans le document.   2 La signature doit être insérée dans le document de telle manière que le cachet  électronique faisant partie de la confirmation d’admission puisse être ajouté par la  suite.   Section 5 Forme et contenu de la confirmation d’admission   Art. 8 Forme et contenu technique de la confirmation d’admission   (art. 10, al. 2, OAAE)   1 Le RegOP fait apparaître les éléments visibles de la confirmation d’admission en  tant qu'image graphique.   2 Le cachet électronique du RegOP contient, dans la déclaration de signature, le  numéro de série du certificat que l’officier public a utilisé pour signer.   Section 6  Obtention en ligne et insertion de la confirmation d’admission   Art. 9 Obtention en ligne de la confirmation d’admission   (art. 7, al. 1, let. i, 10, al. 1, let. e, et 20 OAAE)    1 L’officier public obtient en ligne la confirmation d’admission auprès du RegOP au  moyen d’un programme mis à disposition par l’OFJ ou par l’intermédiaire d’un tiers  autorisé par l’OFJ.   2 Il s’identifie au moyen d’un instrument d’identification conformément à l’art. 7,  al. 1, let. i, OAAE basé sur des certificats délivrés par un fournisseur reconnu au     Disp. complémentaires et d’exécution du code civil   4   211.435.11   sens de la loi du 18 mars 2016 sur la signature électronique (SCSE)2 ou par  l’intermédiaire d’une procédure d’identification reconnue au sens de la SCSE.   3 Le programme utilisé vérifie:   a. si le document correspond à un format de fichier reconnu conformément à  l’art. 6,    b.  si la page de verbalisation respecte le format DIN A4 (210 mm en largeur ×  297 mm en hauteur) avec une marge d’erreur de ± 10 mm en largeur et  ± 20 mm en hauteur, et    c. si la signature de l’officier public insérée dans le document est valable.    4 Il transmet ensuite à l’UPReg uniquement les informations suivantes:    a. la signature extraite du document avec le timbre horodateur;   b. le certificat de l’officier public à l’origine de la signature;   c. les données nécessaires à l’authentification de l’officier public.   Art. 10 Transmission des requêtes en ligne au RegOP par des tiers   (art. 10, al. 4, et 20 OAAE)    1 Les exigences techniques pour transmettre les requêtes en ligne au RegOP sont  spécifiées à l’annexe 3.   2 La demande de tiers les autorisant à transmettre les requêtes en ligne au RegOP  contient les indications permettant d’apprécier si les exigences de l’annexe 3 sont  remplies.   Art. 11 Conditions de délivrance de la confirmation d’admission   Le RegOP ne délivre la confirmation d’admission que si les conditions suivantes  sont remplies:    a. l’officier public est compétent au moment de l’obtention de la confirmation  d’admission conformément au RegOP pour établir des actes authentiques  électroniques ou des légalisations électroniques;   b. la personne s’identifie auprès du RegOP;   c.  la personne identifiée est identique à celle pour la signature de laquelle la  confirmation d’admission doit être obtenue.   Art. 12 Délivrance de la confirmation d’admission   Le RegOP délivre la confirmation d’admission en tant qu’image graphique ainsi que  sous une forme lisible par une machine.       2 RS 943.03     Établissement d’actes authentiques électroniques   et légalisation électronique. O du DFJP   5   211.435.11   Art. 13 Insertion de la confirmation d’admission   (art. 10, al. 1, let. e, OAAE)   1 Le programme utilisé par l’officier public insère l’image graphique délivrée par le  RegOP.   2 Il insère la partie de la signature lisible par une machine de la confirmation  d’admission dans le cachet électronique du RegOP.   3 Il établit un chiffre de contrôle cryptographique univoque pour le document et le  transmet au RegOP.   Section 7 Délivrance et insertion du cachet électronique du RegOP   Art. 14 Délivrance du cachet   1 Le RegOP signe le chiffre de contrôle cryptographique, y insère un timbre horoda- teur qualifié conformément à l’art. 2, let. j, SCSE3, et le restitue au programme  requérant.   2 Le cachet du RegOP repose sur un certificat établi au nom de l’organisation prove- nant d’un fournisseur reconnu de services de certification au sens de la SCSE; le  champ «Common Name» doit porter l’indication «Swiss Register of Notaries» en  tant qu’organisation.   Art. 15 Insertion du cachet dans le document   Le programme utilisé par l’officier public insère le cachet du RegOP dans le docu- ment et l’enregistre de cette façon.   Section 8 Certificats cantonaux   Art. 16   L’autorité compétente remet au RegOP les certificats réglementés qui sont ou ont été  utilisés pour l’établissement des cachets cantonaux conformément à l’art. 10, al. 3,  OAAE.       3 RS 943.03     Disp. complémentaires et d’exécution du code civil   6   211.435.11   Section 9  Objet de la vérification opérée par le système de validation   Art. 17   Le système de validation vérifie les propriétés techniques suivantes des actes authen- tiques électroniques et des légalisations électroniques en application des art. 10 à 16  OAAE:   a. le document est signé valablement par l’officier public, conformément à  l’art. 10, al. 1, let. d, OAAE; d’éventuelles signatures apposées précédem- ment ne sont pas prises en compte;    b. le document contient un cachet électronique valable du RegOP, conformé- ment à l’art. 10, al. 2, let. b, OAAE;    c. le cachet électronique du RegOP contient, dans la déclaration de signature,  le numéro de série du certificat qualifié de l’officier public;   d. le document n’a plus été signé ou modifié depuis l’insertion de la confirma- tion d’admission. L’éventuelle insertion d’un cachet cantonal, conformément  à l’art. 10, al. 3, OAAE, est exceptée;   e. les éventuels cachets cantonaux, conformément à l’art. 10, al. 3, OAAE, sont  valables et reposent sur un certificat du canton déposé auprès du RegOP.    Section 10 Dispositions finales   Art. 184   Art. 19 Disposition transitoire concernant la vérification des actes  authentiques électroniques et des légalisations électroniques sans  confirmation électronique d’admission    (art. 26 OAAE)   1 Pour les actes authentiques électroniques et les légalisations électroniques qui ont  été établis sans confirmation d’admission entre le 1er août 2013 et le 31 décembre  2013, les offices du registre du commerce et les offices du registre foncier vérifient  la validité de la signature électronique et la présence d’un timbre horodateur valable  au moyen du système de validation.   2 En outre, ils vérifient visuellement si:   a. la signature autographe ainsi que le sceau ou le timbre sont reproduits de  manière reconnaissable sur le document électronique;   b. le nom de l’officier public visible sur le document électronique concorde  avec celui figurant sur la signature électronique.       4 Abrogé par le ch. I de l’O du DFJP du 14 fév. 2022, avec effet au 15 mars 2022   (RO 2022 154).     Établissement d’actes authentiques électroniques   et légalisation électronique. O du DFJP   7   211.435.11   3 Si l’office compétent chargé de la tenue du registre a des doutes quant au droit de  l’officier public à dresser des actes authentiques, il vérifie lui-même ce droit ou  exige de l’officier public qu’il le prouve sur la base d’un répertoire cantonal ayant  un caractère obligatoire ou d’une attestation délivrée par l’autorité d’admission.   Art. 20 Abrogation d’un autre acte   L’ordonnance du DFJP du 25 juin 2013 sur l’acte authentique électronique5 est  abrogée.    Art. 21 Entrée en vigueur   La présente ordonnance entre en vigueur le 1er février 2018.       5 [RO 2013 2347]     Disp. complémentaires et d’exécution du code civil   8   211.435.11   Annexe 16  (art. 2)   Exigences techniques imposées aux interfaces par l’intermédiaire  desquelles les données relatives aux officiers publics provenant  d’autres systèmes sont livrées au RegOP (Version 2)7       6 Nouvelle teneur selon le ch. II de l’O du DFJP du 14 fév. 2022, en vigueur depuis le  15 mars 2022 (RO 2022 154).   7 Le texte de cette annexe n’est pas publié au RO. Il peut être consulté à l’adresse:  www.bj.admin.ch > Thèmes > Economie > Actes authentiques électroniques et légalisa- tions électroniques.     Établissement d’actes authentiques électroniques   et légalisation électronique. O du DFJP   9   211.435.11   Annexe 2  (art. 6)   Formats de fichiers électroniques reconnus   Désignation du format de fichier Norme technique de base8   PDF/A-1 SN EN ISO 19005-1, 2005, Gestion de  documents – Format de fichier des docu- ments électroniques pour une conserva- tion à long terme – Partie 1: Utilisation du  PDF 1.4 (PDF/A-1)   PDF/A-2 SN EN ISO 19005-2, 2011, Gestion de  documents – Format de fichier des docu- ments électroniques pour une conserva- tion à long terme – Partie 2: Utilisation de  l’ISO 32000-1 (PDF/A-2)           8 Les normes techniques peuvent être consultées gratuitement ou obtenues contre paiement  auprès de l’Association suisse de normalisation (SNV), Sulzerallee 70, 8404 Winterthour;  www.snv.ch ou consultées auprès de l’Office fédéral de la justice, Bundesrain 20, 3003  Berne.     Disp. complémentaires et d’exécution du code civil   10   211.435.11   Annexe 39  (art. 10, al. 1)   Exigences techniques pour la transmission des requêtes en ligne  au RegOP (Version 2)10       9 Nouvelle teneur selon le ch. II de l’O du DFJP du 14 fév. 2022, en vigueur depuis le  15 mars 2022 (RO 2022 154).   10 Le texte de cette annexe n’est pas publié au RO. Il peut être consulté à l’adresse:  www.bj.admin.ch > Thèmes > Economie > Actes authentiques électroniques et légalisa- tions électroniques.    	Section 1 Objet 	Art. 1  	Section 2 Livraison au RegOP des données relatives aux officiers publics provenant d’autres systèmes au moyen d'une interface 	Art. 2 Exigences techniques 	Art. 3 Demande d’autorisation pour la livraison des données  	Section 3 Établissement de documents électroniques et formules de verbalisation 	Art. 4 Numérisation d’un document sur papier 	Art. 5 Page et formule de verbalisation 	Art. 6 Formats de fichier des documents électroniques  	Section 4 Représentation visible de la signature de l’officier public et procédure de signature 	Art. 7  	Section 5 Forme et contenu de la confirmation d’admission 	Art. 8 Forme et contenu technique de la confirmation d’admission  	Section 6 Obtention en ligne et insertion de la confirmation d’admission 	Art. 9 Obtention en ligne de la confirmation d’admission 	Art. 10 Transmission des requêtes en ligne au RegOP par des tiers 	Art. 11 Conditions de délivrance de la confirmation d’admission 	Art. 12 Délivrance de la confirmation d’admission 	Art. 13 Insertion de la confirmation d’admission  	Section 7 Délivrance et insertion du cachet électronique du RegOP 	Art. 14 Délivrance du cachet 	Art. 15 Insertion du cachet dans le document  	Section 8 Certificats cantonaux 	Art. 16  	Section 9 Objet de la vérification opérée par le système de validation 	Art. 17  	Section 10 Dispositions finales 	Art. 18 	Art. 19 Disposition transitoire concernant la vérification des actes authentiques électroniques et des légalisations électroniques sans confirmation électronique d’admission 	Art. 20 Abrogation d’un autre acte 	Art. 21 Entrée en vigueur  	Annexe 1 	Exigences techniques imposées aux interfaces par l’intermédiaire desquelles les données relatives aux officiers publics provenant d’autres systèmes sont livrées au RegOP (Version 2)  	Annexe 2 	Formats de fichiers électroniques reconnus  	Annexe 3 	Exigences techniques pour la transmission des requêtes en ligne au RegOP (Version 2)