質問: ビジネスメールで添付のzipファイルを送付する際にパスワードをつける理由について 上司の行動が理解できないため、質問させて下さい。その上司からメールで添付ファイルが送られてくる際にパスワード付きzipファイルで送られてくるのですが、パスワードを添付ファイルが付いているメールに書くんです。 弊社では「添付ファイルを送る際にパスワードを付ける決まり」はありません。 添付ファイルがあるメールと、パスワードが記載されているメールを分けて送るのであれば理由はわかります。 有効であるかは微妙ではありますが、もし誤って無関係の人に添付ファイルのメールを送信してしまった場合でもパスワードが設定されていることでパスワードが記載されているメールさえ送っていなければ、添付ファイルを閲覧されてしまう恐れを防ぐことができます。 しかし、添付ファイルとパスワードが記載されているメールが1通にまとめられて送られてきても全く意味がないかと思います。 上司から頻繁にメールが来ることはありませんが、何度もそうなのでとても気になっています。 役員などからはその上司は頭が悪い人だと思われている事もあり、おそらく正当な理由ではないと思いますので、いつかは突っ込もうと思います。 (人事異動でその上司が直属となる時に、社長はじめいろんな役員から頭が悪い人だと私に話がありました) ただ、万が一のことを考えて、何か正当な理由が考えられるか、教えて頂きたいです。 恐れ入りますが、よろしくお願いいたします。
回答: 私も意味ないとは思いますが、万一の正当な理由は社外に送る時に、 パスワード付きzipファイルとパスワードを別で送らなければならない時に、 パスワードを別のメールにするだけで送信できるとかでしょうか。 社内ではメール一通で、社外では二通に分けて送信する。 パスワードを自分も理解できるので、聞かれたときに答えられるとか...。 すみません、理由をひねり出したのですが...。メリットかと聞かれると...。