質問: 監査時にカルテに保存しておくべき書類 通所リハビリに勤務しており、マネージメント加算IIIを算定しています。リハビリ計画書、ケアプラン、リハビリ指示書、訪問調査、ニーズ把握、HDS-R、リハビリ記録を保存していますが、監査の際にはこれらがあれば大丈夫でしょうか? これとは別の質問ですが、リハビリ計画書等は、10年以上前から利用を継続している利用者がいたとするなら、何年前までのリハビリ計画書まで保存しておかなければならないのでしょうか?カルテの中から出して段ボール等に入れて別に保存するとしても、利用を継続している方の書類は全て保存しておかなければならないのでしょうか?マネジメント加算の要件に利用開始時のリハビリ計画書・原案、2週間後の見直しが必要なのでそれはカルテに保存すべきだと言う人もいますが、10年以上も前の計画書をカルテに保存しておくべきなのでしょうか? 経験ある先生方に教えていただければと思います。よろしくお願いします。
回答: 実地調査のテクニックとして、余分な物(過去の記録)はカルテに挟まないことに尽きると思います。期間も私は1年間分(加算要件が確認できる程度)で十分だと思います。過去のものを持ってきてと言われたら、その部分(言われたもの)だけを、倉庫のカルテから引き抜いて持ってくる。とにかく、余分な物をみられ、そこを指摘されないようにすることに気を付けていました。 もちろん、違法なことはしないとか、加算要件を守ることとかは当然ですけどね。我々も人間ですから、誤って一部が紛失していたり、サイン漏れとかが絶対にないとは言い切れないので。