質問: 入社して一週間での相談 25歳、女性です。 転職しまして、農業系商品のメーカーの営業事務兼簡単な経理事務の正社員に就きました。 入社して一週間経ちました。 本社はまぁまぁ大きな会社ですが、私が入社した支店は男性の営業が3名と私だけです。 10年程前に事務員の方が退職してから営業の方だけで支店は回していました。 入社して2、3日目は本社で基礎的なことを教わりました。 とても親切な方々で、今後も電話でバックアップしていただけます。 本社の方は事務員は仕事内容が濃いので営業のみで2人体制です。 待望の支店の事務員とのことで、 大変だけど頑張って、辞めないで、何かあったら相談して、何でも何回でも聞いていいよ、無理はしないでね等と研修に行った際何度も言われました。 以上のことを踏まえ相談です。 支店の上司から 昼、夕方に当日受けた注文内容を全て担当者に電話してほしい。 夕方までには本社工場で当日引き取った商品を全て担当者に電話を入れてほしいと言われました。 そのような電話は本社の事務員の方は一度もやっていませんでした。 何でも支店の営業の方が注文状況を把握出来てないから電話がほしいそうです。 まだ入社して一週間の人間は文句はダメかと思うのですが、私の仕事の効率が悪くなると思いました。 事務所には1人でいるので注文を受けたり、手配したり、経理やったりと一つずつ覚えています。 まだ事務所は書類で溢れ返っているので整理、備品の購入などやりたい事が沢山あります。 ただどの書類を破棄していいかわからないし、備品の購入はまだしないでほしいと言われまだそこには手を付けられていません。 注文書は全て整理して担当者ごと受注残はファイルを見ればわかります。 夕方には本社から当日の出荷内容一覧表はfaxがきます。 地方に行くことも多く確認が大変なのはわかりますが、全ての内容を一人ずつ電話を入れるという方法は効率悪くありませんか? これって私のワガママですか?
回答: 効率が悪いのであれば、効率をよくするのも営業事務の仕事の範囲です。 営業事務だからと言って、言われたことだけをするのではなく、しっかり営業と打ち合わせをして初めてサポートができるのですから、具体的に何をするのかを話し合いましょう。 どれだけの受発注があるのかわかりませんが、普通に考えて営業所に入ってくるすべての受発注を口頭でそれぞれの営業に連絡しろというのは、事務員一人にやらせるようなものじゃないでしょう。 何故そんなリクエストが出ているのかを突き詰めれば、自然と「どこに相談するべきことか」が見えてくるはずです。 話を見る限り、営業所に対してカバーエリアが広く(例えば、仙台に営業所があって東北6県をカバーしている)、担当は直行直帰が多かったり、出張が多いと見受けられます。 それであれば、「営業所外にいる担当に現在状況を確認できるようにする」のがリクエストの根本にある要因でしょう。確かに、営業所に戻れないけど状況は確認したいから電話で・・・というのは営業の心理としてわかる話です。 なら、これは営業事務だけに負担させることではなく、営業が「業務効率の向上」を目的として本社にシステムの導入などを働きかけるべき案件になるはずです。もしくは、営業事務に話が持ち込まれたのであれば、明らかにキャパを超えるものであるなら本社に相談するべき案件です。 とにかく、自分の手に余る案件なら上司に「手に余るから本社に相談する」と投げ返してください。なんで手に余るのかを説明すれば、ワガママではありません。 効率悪いのにと思いながら仕事するぐらいなら、効率をよくするためにはどうするのかを上司と一緒に「別の着地点」を考えてください。 人を増やせばいいのか、システム導入をしてもらえばいいのか、連絡するにしてももっと絞れないのかなど・・・。検討することはたくさんあるはずです。