質問: 納品書(仕入・売上)に保存義務がありますか? 従来、売掛帳や買掛帳に加えて、販売時の納品書控や仕入先から発行された納品書までダンボールに入れて保管してきました。近年、取引量が増加したこともあり、上記書類の保管スペースの確保が困難になってきました。 販売の納品書については月に一度、得意先に請求書を発行してお客の承認も得て入金されます。 仕入の納品書は仕入先からの請求書の内容と照合し、相違なければ支払いをします。 そのような運用の中で、何年も納品書を自社で保管する必要がありますか? 過去の取引の中で取引先から問い合わせがあれば、コンピュータの記録を参照して、それで納得できなければ保管してある請求書控や仕入先の請求書を確認する事で問題は解決できています。 税法や商法では納品書の一定期間の保存義務がありますか? 知り合いの会社(複数)では、納品書の保管はしていないという事ですが、違法でなければ当社でも不要な納品書は廃棄したいと考えています。
回答: 原則は5年間の保存義務があります。 タックスアンサーより 「■帳簿等の保存 収入金額や必要経費を記載した帳簿のほか、取引に伴って作成した帳簿や受け取った請求書・領収書などの書類を保存する必要があります。 【帳簿・書類の保存期間】 ・帳簿 収入金額や必要経費を記載した帳簿(法定帳簿) 7年 ・業務に関して作成した上記以外の帳簿(任意帳簿) 5年 ・書類 決算に関して作成した棚卸表その他の書類 5年 業務に関して作成し、又は受領した請求書、納品書、送り状、領収書などの書類 」 http://www.nta.go.jp/tetsuzuki/shinkoku/shotoku/kojin_jigyo/index.htm ただ、請求書、領収書等で確認できる納品書等の書類については、 破棄できるという風に言われることもあります。 (と、自分も税理士に確認をとったことはありますが、 あくまでも、税務署の公式な見解が最も適切とはいえます。)