質問: 入社時の提出書類について いつもお世話になっております。 先日こちらでも相談させていただきましたが 本採用しない予定である試用期間中の社員より 自主退職の申出がありました。 今は入社後4カ月ほどで、5月半ばに退職予定です。 退職届を提出する際、本人より下記の申出がありました。 ・退職にあたり、入社時に提出した書類を返してほしい。 (特に履歴書と、入社前健康診断証明書は必須) こちらとしてはいずれ廃棄するだけの書類ですし 返却しても良いとは思っています。 ただ、履歴書はともかく入社前健康診断については 会社が費用を支払っています。 本人は退職にあたって、ハローワークから指導を受けたとか 労基署に言われたなどと言いますが、そのような話は聞いたことがありません。 今まで退職した社員に求められたこともなく返却したこともありません。 ついては、返却を求める法的根拠はあるのかどうかお伺いいたしたく ご教示のほど、よろしくお願いいたします。 逆に、返却しないとした場合も、法的に問題ないか併せて ご教示ください。
回答: ▼人事・労務に関する書類の種類と期間は法定化されています。期間別に羅列すると次のようになります。 7年・源泉徴収簿、扶養・保険・配偶者特別控除に関わる書類 5年・従業員の身元保証書、誓約書 ・健康診断個人票 4年・雇用保険の被保険者に関する書類: 雇用保険被保険者資格取得等確認通知書、同転勤届受理通知書、同資格喪失確認通知書(離職証明書の事業主控)など 3年・賃金台帳、労働者名簿 ・給与明細 ・雇い入れ、退職に伴う書類 ・災害補償に関する書類 ※労働災害により負傷をして療養補償給付などの保険給付を受ける場合に提出する請求書等 ・身体障害者雇用関係書類 ※障害者手帳、診断書など、身体、知的、精神障害者であることを明らかにすることができる書類 ・労災保険に関する書類 ・労働保険の徴収・納付等の関係書類 ・派遣元、派遣先管理台帳 ・出勤簿 ・企画業務型裁量労働制についての労使委員会の決議事項の記録 ・労使委員会議事録 ・社内教育に関する文書 ・募集、採用試験の日程等実施に関する文書 ・賃金のその他労働関係の重要書類:タイムカードなどの勤怠記録、残業命令書、残業報告書など 2年・雇用保険に関する書類:雇用保険被保険者関係届出事務等代理人選任、解任届 ・健康保険・厚生年金保険に関する書類:健康保険・厚生年金保険被保険者資格取得確認通知書、同資格喪失確認通知書、標準報酬月額決定通知書、同改定通知書な 1年・休暇届、欠勤届、休暇使用記録票 ▼「ハローワークや労基署から指導」はあり得ないでしょう。尚、退職時に交付すべき書類は次の5種類です。 1 離職票・2 年金手帳・3 雇用保険被保険者証・4 源泉徴収票・5 健康保険資格喪失証明書