質問: 他部署の依頼 よろしくお願いします。 弊社には5つの部署があります。 その1つの営業部署の課長「aさん」の依頼の方法に、 大変迷惑しています。 具体的には、「そうお願いしていたはず」、「そちらがやるべき」など 何も事前に話し合いもしていないのに、さも責任が私の所属部署に あるように押し付けたり、 押し付けた挙句、「きちんと報告しろ」、「早くしろ」など 上から目線であったり、下請けのような文面をメールで送られ、気分が悪くなります。 ※aさんは、メールばかりで直接話をしようともしません 言った言わないの話ですが、その責任の一端はaさんにもあります。 aさんとしては、自身の利害しか考えておらず、こちらの業務状況など 考慮されていません。 私の部署もそう言われて慌てて着手してしまうところが、良くないと感じます。 (人の良い、おとなしい人が多いのです) 今後は、以下のように交渉し合意の上で、期限や計画を決めて 着手する、という方法に変えていきたいと考えております。 ・着手前に「言った言わない」となった経緯や原因を双方で整理する ・双方の業務状況を踏まえ、作業計画を調整し合意する ・そもそも依頼や調整内容はメールなどに残して頂く ・期限に対し間に合わないようであれば、代替え案を双方で検討する など考えておりますが、上記の経緯もふまえ、客観的に 「こうしてはどうか」などアドバイスを頂けますと助かります。 先ずは一方的な言われ方を辞めさせ、会話や調整ができる関係にしたいと考えています。 こうした部署間のいがみ合いのある会社は、周囲のモチベーションも 下がりますのでなんとか改善したいです。
回答: 「言った/言わない」は、いわゆる「水掛け論」で、答えは得られません。 従い、成果などの答えを要求するビジネスや職場で、「言った/言わない」の口論を仕掛けるヤツは、「バカ」「無能」の類いと考えて下さい。 「当方は聞いていません。これ以上、その話しをしても『水掛け論』で、生産性は皆無です」と打ち切れば良いです。 また、「アナタは『言った/言わない』の話しが多過ぎます。今後もそう言う状況が継続するなら、甚だ不毛・非効率なので、これからは、こちらへの要求事項は、全てメールか、書類化して下さい。」で終わりです。 「〇〇すべき」などと言う「べき論」も、複数部署間では禁句で、ご質問の状況の如く、対立構造の原因になります。 対立構造になる理由は、一方の当事者が「越権行為」をしているからです。 そもそも「〇〇すべき」などと言えるのは、たとえば両部署を所管する役員や部長などであって、一方の当事者の意見は、相手の合意が得られなければ、たちまち対立するのは自明の理です。 本来、職場とは「自分の責任を全うする」人間が集うべき場所ですが、その課長さんの根底は、質問者さんの仰る「自身の利害」とか「責任転嫁」であって、職場にはふさわしく無い人物ですからね。 会社組織などは、そう言う個人の性格や資質に帰属する悪性(属人性)は、排除せねばなりません。 問題解決は、部署間を横断する業務においては、「その課長を外す」が最も簡単で有効な手段かと思いますが、管理職を名指しで「外れろ!」なんてことは言えませんし、会社の中にはいろんな人が居ますので、それらの属人性や多様性を排除するのが、「ルール化」や「フォーマット化」です。 質問者さんの考えておられることも、それに該当します。 ただ、それらを進める上で、最も問題なのは、その課長自身が抵抗するであろうことです。 その課長こそが、属人性で何とか仕事をこなして来たワケで、それを排除され、責任所在の明確化などをされたら、一番困るからです。 中身は、質問者さんが考えている様なコトで概ね良いのですが、それを押し進めるのが難しいと思いますよ。 それをやるためには、現状の問題点などを明確に整理し、その対策として用いる新しいルールやフォーマットが優れていることは無論のこと、何よりは、やはり本来「〇〇すべき」などと判断する立場の、賛同や許可が必要かと思います。 尚、質問者さん案の骨子は良いですが、ちょっと「双方」が多過ぎる様に感じます。 たとえば、要求部署の希望納期が対応可能な場合、双方での検討は不要だし、対応不能な場合、揉めるに決まってますので・・。 たとえば標準的な納期設定などを決め、標準納期以内での緊急時のみ、別ルール,別フォーマットで運用するみたいなやり方にすれば良いと思います。 そうすると、別に急ぎでも無いモノまで、緊急フォーマットで指示してきたりしますので、その場合は「部長印を貰う」みたいにして、ハードルを上げておけばokです。 双方の話し合いも大事ですが、最も大事な話し合いは、ルール化などに際し、お互いが納得することで、日々はなるべく連絡が少なく済む様にして、後は月次の連絡会議くらいで済ませる方が理想では?と思います。