質問: 身上異動届の添付書類 お世話になっております。 身上異動届の手続きについてご助言いただきたくお願いいたします。 現在の弊社の運用では、住所変更があった場合は、 身上異動届と共に住民票記載事項証明書の提出を 従業員にお願いをしております。 今回社内で議題に上がったのは、 居所を変更したが住民票を移していないケースでした。 その場合、住民票等で証明していただくことが出来ませんので、 身上異動届の自己申告だけでも手続きすることになりますが それだけで通勤費を確定させるのはリスクが伴います。 また、代用のものを出していただくとなっても、 どういったものが適切なのか具体案が全く出ませんでした。 この件に関して、代用書類あるいは運用変更のアドバイスを頂戴できればと思います。 よろしくお願いいたします。
回答: 住所を変更したからといって、生活に支障がなければ住民票を異動するか、しないかは本人の自由であり、通勤費を確定させたいからという理由で会社が異動を強制することはできません。 身上異動届の備考欄に、例えば「今回住所を上記のとおり移転しましたが、諸事情により住民票の異動は完了しておりませんが、通勤経路、通勤費等は、申告したとおりで間違いありません。」といった内容で制約をさせ、サインをもらっておけばいいでしょう。 社員の良心を信じるしかありません。