質問: 初校と初稿の違い、ファイルの管理などについての質問です。 PTA広報委員長になりました。印刷のことは素人です。 流れとして 1.ページごとに作成担当者を割り振る 2.集めてきた原稿(主に原稿用紙に書かれたものやデジカメ写真)を担当者に渡す 3.担当者がPDFで委員長に原稿を渡す 4.委員長と副委員長で内容をチェック 5.印刷して学校にもって行って校正してもらう 6.赤ペンで書かれた修正部位を担当者に修正してもらう 7.再度印刷して学校に提出 8.OK貰ったら、印刷所に印刷を依頼する なのですが、連絡や引継ぎ資料に「一回目の修正」「一回目の修正した原稿」「二回目の修正した原稿」「学校提出原稿」(先生からもらう原稿用紙の原稿)「原稿締切」(担当者のPDFを提出してもらう締切)「原稿締切」...などと非常にどの段階の何を挿しているのかわかりにくい内容になっています。 また自分でももらったPDFが修正前のなのか、後のなのか、何回したものなのか、どれが現在の最終稿なのかわからなくなります。 とりあえずネットで見て印刷業界では「初校」など言い方があることは分かりましたが、どうもよくわかりません。 この流れだとどれが「初校」「初稿」なのでしょうか。 集めてきた原稿用紙手書きのものが「初稿」なのでしょうか。 最初に提出されたPDFが「初校」なのでしょうか。 一度学校から赤ペンで返ってきたものが「再校」なのでしょうか。 また、誰が校正しているなどの話をするときも「学校チェックした原稿」「委員長チェックの原稿で学校チェックまだ」みたいな呼び方になって面倒です。 委員長たちで先にチェックをするのは「内校」でいいのでしょうか。 また、このように修正を続けていく場合、どのファイルが最終稿なのかわかりやすく管理するためにファイル名のつけ方に規則をつけたりするのでしょうが、どのようにするとわかりやすいでしょうか。
回答: 過去の記憶を辿ると、4と5の間に役員、会長のチェックがありました。 フリーメールなどで委員長、役員、会長に同時に原稿が回され、それぞれでチェック。もちろん順番は暗黙のルールで決まっていました。改訂などかあると、必ずデータ名に日付と最終チェックをした人の名前を入れました。 PTA広報誌の責任者はPTA会長ですから、必ず会長もチェックします。 PTAでチェック終わった原稿を副校長に確認していただいていましたが、途中から役員メールに副校長も参加していただいて校正の手順や理由も全員で把握しながら進めました。 そこでできた原稿を印刷業者に送り、出来てきた印刷原稿を副会長、委員長がチェックして最終原稿を作成。印刷、配布。 こんな手順でした。 多くの目に入れることにより誤植などの確率はぐっと減ります。 初稿だろうが初校だろうが、必ずデータ名に日付を入れると、間違えが起こりにくいです。