質問: 県に提出の申請書の提出方法について おはようございます。 先日、県に申請書をだすものがあり、県の出先機関に届けました。 a.申請書は2部届けることになっていましたが、 その2部には、2者の署名、捺印と収入検印が押され ました。 b.出先機関は、本科に送り、本科の方で再度、その書類 をチェックする c.会社の控えは?と聞かれ、持ってきていませんと答え ましたら、本来は、3部同じものをつくり、それぞれ に、2者の署名、捺印と収入検印を押すものです、と いわれました。 d.会社に戻ったら、控えの書類の順番や、内容を、正本 のとおりにしておいてください、といわれました。 e.書類は、別紙資料を含め50枚程度です。 私が疑問に思う点は以下の点です。 1.会社の控えに、2者の署名、捺印と収入検印が必要か どうか。私は、不要で、領収書だけでよいとおもいま す。なぜなら、控えにもし、差し替えや乱丁があった 場合、正本との整合性がとるのに時間がかかると思う からです。 しかも、実印を押すともなると、正本との区別(主 張)に時間がかかると思うからです。 2.本科の方で再度、その書類をチェックするのであれ ば、控えの書類の順番や、内容が変更される場合が、 ありえるので、会社の控えを今の段階で、順番や内容 に同期をとるのは、どうかと思います。実際、資料5 0枚の正確な順番は覚えていません。 3.正式に申請書が受理された場合、会社の控えと同期を とる方法を、改めて、出先機関と相談する、というほ うが正しいのではないかと思います。 4.現段階での、正本と会社の控えの同期率は99%だと 思いますが、100%にするには、改めてその方法 を、県に教えてもらうというのが得策だと思います。
回答: お役所に出す書類はふつう控えにも捺印や捨て印を押して出すのが慣例で、あれこれと文句を言っても心象を害するだけで得にはなりませ。 正本はくまでも提出した書類です。ただ、収入印紙などは正本にしか貼付しませんが。また、社外からもらった添付文書などは正本に正本をつけて出しますので、副本や控えにはコピーをつけていますのでそれで正本と副本や控えとの違いがわかりますが。