質問: 書類保存期限を過ぎた書類を破棄しても大丈夫ですか? 会社の倉庫に大量の書類が入っています。 古いものは昭和時代のものもあります。書類保存期限を参考に、処分しようと思っているのですが、 経営者がモノを捨てられないタイプの人で「もしかしたら何かの時に必要かもしれないから捨てるな」の一点張りです。 そう言われるとこちらも何も言えないのですが、かといってこのままではどうにもなりません。 そこでお聞きしたいのですが、平成15年以前のものは破棄したいのですが、こういった「保存期限」を過ぎて処分した書類が後になってやっぱり必要だったなんていうことがあるのでしょうか? 詳しい方、教えていただけると助かります。よろしくお願いいたします。 永久保存のものやそれに近いものは保存しています。それ以外のものです。
回答: こんにちは 質問文を拝見し、やや不安を覚えました 書類保存期限そのものはどうなっているのでしょうか? ある程度以上の規模の会社なら文書管理規定等により保存期限を定めているかと思います 規定がない場合は、それぞれの書類ごとに、保存の要否を確認する必要がありますよ 昭和に作成した書類だからと言ってやみくもに捨てていい物ばかりではありません 「定款」「労働団体との協定書」「株主名簿」など永久保存すべき書類も多々存在します また「帳簿類」特に「総勘定元帳」は会社法による保存期間が10年であったと記憶しております 平成24年現在で廃棄することができるのは平成13年以前のものです。 慣例的に5年で廃棄していたある文書が、7年に一度の所轄官庁の査察により必要となったケースを知っておりますし 会社の記念誌を作成するに当たり、古い業務記録が廃棄されていたため実のある誌面が作れなかったなどという事もありました 過去数年使わなかったから、といって保存の要なし、とする最近の風潮はいかがなものかと思います それと、そもそも論的な事で恐縮ですが、 各種の文書保存に関する法的根拠や決まりごとは、最低保存期間を定義しているにすぎません それを超えて保存する場合は会社の判断によります。 経営者が文書を廃棄しない、という意向を示されているようですね まず、ここを説得することが必要ですよ