質問: 受注処理の効率化について いつもお世話になっております。初期のころより徐々に注文が増えてきまして、受注業務が煩雑になってきており、どうにか効率化できないかと思い質問させていただきました。現在楽天のみに出店しており、受注は日に最大20件ほどです。受注処理・発送業務を他の通常業務(ecではない卸業)の合間に行っており、それぞれ毎日1時間半ほどかかっております。既に負担が大きく注文数が増えると対処できなくなるだろうという状況です。現在以下のように受注・発送作業を行っております。 rms上ですべての注文を1件ずつ確認。 手書きのリストを作りながら注文確認・サンクスメールの送信・受注明細書を印刷。 発送担当に受注明細書を回す。 (※手書きのリストとは、お客様ごとにどの手順まで終わっているかをチェックするための一覧表) ↓ 発送担当は明細書を元に商品を探しに行き、梱包。 明細書を見ながらクリックポスト用に名前・住所などを1件ずつ手入力し、印刷・貼付・発送。 (注文の9割以上がクリックポストを使ったメール便です) 受注担当に明細書を回す。 ↓ 受注担当が明細書に手書きされた追跡番号を1件ずつ手打ちし、発送完了メールを送信。手書きでリストを作っている理由は、複数人で受注を行うので引継ぎをしないで済むからです。csvデータダウンロードの契約もしておらず、csvデータを使うとどのようなことが出来るのかということもいまいちわかっておりません。ネクストエンジンは調べてみたのですが、メインで使っているクリックポストに対応していないようでした。r-とるくがクリックポストにも対応しているのでちょうどよさげでは?と思っております。百件以上の注文があるわけでもなく、また多店展開しているわけでもないのですがおなじような状況でうまく回しておられる方がおられましたらどのようにしているかを教えていただけないでしょうか。分からないことだらけですが、よろしくお願いいたします。
回答: kami-kyoto様同じような境遇でしたので、一人で様々な兼務していると、どちらかの業務が忙しくなった時に回るか・・・と不安になるお気持ちもすごくわかりますし、何かのお役に立てるかなぁと思ったので少しでも何かイメージできたのでしたら、よかったです。システム化できるところはシステム化したりして自分が病気とかで急に抜けても業務が回るような仕組みづくりを私は目指しています。エンパワーメントプランとかだと楽天のコンサルもつかないですし業務をどう回すのが良いかとか、rmsの機能で便利になることなどを知る機会も極端に少ないですものね。ecマスターズさんのこういった情報共有できる場があることが大変ありがたいなと改めて思いました。入会してよかったです。