質問: 管理組合委託契約書の管理員業務に係わる仕様書について マンションに住んでいます。 今、管理組合として住民の方の氏名などの情報が把握できていません。 管理会社との契約で 管理組合委託契約書にて 管理員業務として管理員業務に係わる仕様書 に書かれていて (1)受付等の業務 二 甲が定める組合員等移動届出書の受理と報告 となっていますが、 管理会社は組合員のデータについては把握していますが、報告が 管理組合にないため、分からなくなっています。 管理組合に報告することは必要だと思いますが、 個人のデータとはどこまでのことでしょうか? 住民の氏名、電話番号 までは管理組合でも知っていていいと 思うのですが、 通常、マンション管理組合では 個人データの扱いなど どのようにされているのでしょうか? 管理会社(管理員)は理事会でも役員の名前までで、住所(外部に住んでいる方)電話番号は個人情報と言って、記載しません。 宜しくお願いします。
回答: 私の属する管理組合では、個人情報は、最近までまったく持っていませんでした。今は、災害時の避難状況を確認する、避難をスムーズにするという名目で、部屋番号と氏名と年齢を集めました。アンケート形式で集めたため、本人が承諾した世帯のみ持っています。 個人情報保護法施行のため、個人情報に誰も彼もが敏感になったからです。管理会社のフロントマンも、個人情報を持っていない組合も多いといっています。 下手に個人情報を持っていると管理が大変です。集めるのは目的、管理方法を定めた上、気をつけて集めたほうがよろしいかと思います。個人情報を持っていないても、ポストへの手紙の投函、eメール、管理組合ホームページ、掲示板で情報は伝わるので理事会としても問題ないと思います。