質問: 3階建てのビルの3階のワンフロアを会社として借りているのですが、大家さんが1階に住んでいて、勝手に鍵を開けて社内に侵入している事が多々あります。 そういう事はやめて欲しい旨伝えたところ、本人は悪気がないようです。 ただ、弊社ではお客様の個人情報等も多く扱いますので、このような環境は会社の存続に関わってくる問題です。 円満に解決するためにはどのようにすればよろしいでしょうか・・・
回答: この様な場合、法律を持ち出すと気分を害したりすねたりする場合や、それが高じて嫌がらせに発展する場合が有りますので、あくまで「理解していただく」為の話し合いが良いと思います。 取引先や社外の方に社外の人間が自由に出入りしている事が広まると、取引上や防犯の部分で障害が出る事を例を挙げて説明する。 例 外部の人間が自由に出入りしている事が取引先や顧客に知れ渡った場合「情報管理が出来ない会社」「警備上問題が有る会社」と思われてしまい、取引や業務に支障が出る。 個人情報保護法も有りまして、この業界は一度この様な噂が立つと信頼回復が難しいのです。 私は大家さんの人柄は存じておりますが、他人(外部)から見れば部外者が自由に立ち入りしているとしか思われないのですみませんが噂が立つ前に許可の無い出入りを止めていただけませんか。 もちろん、出入りが必要なときには連絡を頂ければ特別の場合(理由は御自分で考えてください)を除いて大丈夫ですが。 それともう一つですが もし、何か有った場合(情報漏洩、物品盗難その他)外部の人間(大家)が真っ先に疑われ、状況によっては犯人にされてしまう、もしくは犯人の行動を幇助(鍵を開ける等)したと見なされた場合は会社としては大家さんを訴えなければならない場合が出る可能性があるのです。 もちろん個人的にはお世話になっている方を訴える気は無いのですが、会社になってしまうと被害が出た場合、その責任を追求しなければならなく、当然私も「出入りしている状況を放置」で責任を取らされますし、損害を回収する為に会社的に訴えなければならない事も十分考えられます。 私としては大家さんに御迷惑が掛かってしまうと心苦しいので、何とかご理解をいただけないでしょうか? 言い訳としては上記のような感じが良いと思います。 ポイントは 「大家さんに迷惑を掛けたくない」:大きくアピール 「業務上支障が出る事が予想される」:普通にアピール 「自分にも責任がある」:申し訳なく程度にアピール です。 大家さんとの関係がどの程度か判らないので、言葉遣いや言い回し等、具体的な例は状況に合った物に変更してください。 注意ですが 説得はあくまで「自分の言葉」で行ってください。 「原稿の暗記」だと誠意が伝わらない場合が多いです。 もう一つの解決方法ですが、大家さんの許可をもらえるならば、「セコム」や「総警」等のセキュリティーを導入する事が考えられます。 その場合も「大家さんに入って欲しくない」事は悟られずに、「取引先との関係上断りにくい」、「新しいクライアントがその辺を気にする人」等の言い訳を考えたほうが得策かと思います。