質問: 私は5年兼務秘書をやっています。 具体的には通常の一般的な事務(業務)をやりながら 役員秘書の仕事を兼務しています。 兼務秘書を始めた時、秘書としての実績も知識もなく とりあえずスケジュール管理だけ指示されました。 現在も身の回りのこまごまとした庶務の他スケジュール 管理のみで多くは求められていません。 そのスケジュール管理に関し、最近悩んでいます。 役員とスケジュールの確認をしあうのですが、その後 追加されたスケジュールに対し、私には連絡が何もないのです。 (スケジュール確認は月中の内容を毎週月曜確認 翌週には「追加ありませんか?」と確認・追加変更) 急な追加スケジュールや外出、会議、来客などしょっちゅうで いちいち言うのが面倒なのかもしれません、、、 本人は一応「言うことを心がけている」というスタンスですが 私に伝えていないことを「言った」と思い込んでいたり、 応接の予約がなされぬままの急な来客等とてもこまって しまっています。 急な会議で離席することもしばしば。 役員が席を立つたびに「会議ですか??」と聞くと たんに「トイレ」だったり・・・ 役員に用事のある社員が毎日たくさんいて、(決裁印や確認印等) 「どこへ行ったの?いつ帰るの??今日の予定は??」 「少し離席しているだけだと思ったのですが、所在不明で・・・」 「○○時にお戻りになる予定だったのですが、まだ連絡がなく・・」 毎日毎日こんな会話の繰り返しです。。。 タイミング?感の悪い私も悪いのですが、この状況は ストレスがたまって仕方ありません。 なんとか打開策を模索しています。 行き先など役員が自ら告げぬ場合は、無理に聞かない事を 原則としてきましたが、それもよくなかったのでしょうか? 今とても役員とは息が合わない状態で、なんとか改善 したいのです。。 何かいいお知恵があればご教授お願いいたします。
回答: スケジュールの確認はその日の朝、行うのがいいと思います。 「本日は、午後から会議の予定ですが、その他ご予定はありますか?」 「昨日、○○部長が決裁印をいただきたいとおっしゃっていました。 何時ごろにお越しいただきますか?」 あるいは、前日の夕方。 「明日は、午前中から○○へ外出と伺っています。お戻りは16時頃でよろしいですか?」 また、役員の方も確認できるようなスケジュール表を用意し(社内秘)、 鉛筆で(←訂正できるように)スケジュールを入れていきます。 スケジュール帳と言ってもノートタイプではなく、 A4サイズ、日曜や月曜はじまりのカレンダータイプでいいかもしれません。 あるいは、時間の記入もできるタイムテーブルのあるスケジュール表も使いやすいです。 役員さんが席を立たれる時も、「お戻りは?」と尋ねれば、 「トイレ」だったら「すぐ戻る」だろうし、「1~2時間」と答えれば、 「会議ですか?お出かけですか?」と尋ねられます。 あなたが「言ってくれない」と思っていらっしゃることは、 役員さんには「聞いてくれない」ことかもしれませんから、 あなたの方で、歩み寄ってあげてください。 多分、役員の方も秘書の扱い方に戸惑っていらっしゃるのかもしれません。