質問: 会社の緊急連絡網の作成について 総務では現在、従業員の連絡先(自宅、又は自宅+携帯電話)を把握している状態です。 他は、各従業員の意思により個人、又は上長に連絡先を教えあっている状態で、 会社としての連絡網は作成していません。 新任の部門中の発案で、会社としての緊急連絡網を作成して配布するよう指示がきたのですが、 総務で把握している連絡先で連絡網を作成し、全従業員に(各部門単位で)配布することは 個人情報に反しますでしょうか。 やはり事前に連絡網作成用途のためと通知、合意をもらった上で作成する必要がありますでしょうか。 (仮にngの意思表示をされた場合は連絡網に掲載する事は違反でしょうか) 上記の携帯電話は、会社支給ではなく個人携帯になります。 よろしくお願い致します。
回答: 緊急連絡網作成については、利用目的を説明し、個別に合意をもらうことが必要です。 また掲載を拒否をされた場合に、強制的に掲載することは避けたほうが良いでしょう。 拒否されない方法としては、社内規程への明記や、入社時に緊急連絡網へ掲載させる旨を通知し、 個人情報に関する同意書を記入してもらうことが、導入しやすい方法だと思われます。 経済産業省「個人情報保護ガイドライン等に関するq&a」によると 「緊急連絡網等は、それを取り扱うことが必要な関係者に限定して共有するのが原則であると考えられます。そのためには、それを取り扱うことが必要な従業者以外の不特定多数の目に付く場所に備え置くことを避けるなど、盗難や紛失といったリスクに対する合理的な対策が求められます。 」 上記のように掲載されています。 全従業員へ合意を得た上ならば、各部門単位で配布することに問題はないでしょう。 ただし、会社として配布後の情報管理の徹底や、情報漏えいのリスクを 全従業員へ理解させる必要があります。 外部への情報漏えいだけではなく、社内での私用目的による利用なども 発生する可能性がありますので、利用目的の説明と管理の徹底は不可欠です。 また、上記ガイドラインの「取り扱うことが必要な関係者」という判断は会社の判断によると思いますが、 管理監督者以上に限定して共有すれば、緊急連絡網の必要性や情報漏えいのリスクについても理解が早いでしょうし、 情報の管理もしやすいのではないでしょうか。 紙で配布することについても、リスクが高いということで、印刷を禁止し、 メールやアクセス制限がかかったweb上にて関係者へ限定公開している企業や、 緊急時の利便性を重視し、一斉配信ができるシステムを導入している企業も増えてきているようです。 個人情報保護について対策を立てなければならないのはもちろんですが、 緊急時にいかに効率的に従業員へ連絡が取れるかを、検討されてみてはいかがでしょうか。