質問: 仕事のミスを防ぎたい 仕事のミスを防ぐため、卓上カレンダーとノートを駆使したいと思っています。 これからは聞いたことは何が何でもノートに書こうと決めました。 うっかりミス、聞いたことを忘れて伝え忘れるミスが多いので、なんとかしたいです。 皆さんは、ミスを防ぐためにどうされていますか? 参考に教えてください。
回答: カレンダーやノートへの記録はよくある方法です。 しかし、 ●情報が散逸する ●ノートでは、残件確認が面倒 ●パソコンでは、移動時に確認が煩雑 の問題があります。 即ち、「普通の対処」ではミスは防げないことを意味します。 特に困るのが、期限の長いジョブで例えば、3週間前に任され、経過報告を求められていない案件。これは、「カレンダーを見ればわかるじゃない?」と思いますが、カレンダーには優先順位がおそらく書かれていません。 例えば、「c社向け仕様書の改訂」と書かれていたとしても、複数の案件があれば混乱するだけです。また、付箋紙にメモして、机にいっぱい貼っている光景も目にしますが、その大半は「貼りっぱなし」。そうでなくても、パソコンの画面のメモでも形骸化しているのが実情です。 その観点で、「あえて」システム手帳を提案します。システム手帳のよいところは、 ●古い情報は捨てる ●優先度に応じて並び替えられる ●いつまでも使える でしょう。特に、紙を破っても製本していないので、バラけることはありません。これは、普通の手帳やノートにない便利さです。(おそらく、大学のとき1冊のルーズリーフでノートをまとめ、試験のとき清書なり編集をしていたと思いますが、この便利さです。)また、情報量の少なさが「簡潔に記録」するために、混乱が軽減されます。(情報が多ければ多いほど、整理するためのムダが発生します。)さらに、年度ごとの手帳と異なり、年をまたいでの情報が維持できますから、新しい手帳への転記は不要です。 即ち、 ●概要(ジョブの目的、内容、方法など) ●報告先(誰の発令に基づくジョブなのか、誰に報告するのか) ●期限(いつまでに-重要)、中間報告の記録(報告のエビデンス) で、完了すれば捨てます。(途中経過は、ジョブの財産ではありません。メモです。どんどん捨てる) 今更ながら、「システム手帳がダサイ」とお思いかも知れませんが、もともとは軍事用の情報管理ツールです。電源がなくとも使用できます。なんなら、トイレで神に見放されても助かります。 ノートの記録も結構ですが、情報の完了状況や優先度を変更できないのは、困ります。また、業務によっては、ノートの記録を許さない場合もありますので、「完了後」はメモしても捨てる習慣が必要と考えます。 (因みに、弊社では会議の議事録のためのメモは記録せず、すべてを理解し議事録を発行します。万が一でも、記録が抜けていても配信時にレスポンスがあり、情報共有できています。営業でも、メモばかりを取ることが美徳のような考えがありますが、メモよりお客様のご意見を聞き漏らさない、それを理解することを重視しております。議事録同様に、結果として営業報告書と見積書でお客様の要件は把握できています。)