質問: 仕事で秘密情報を含むワードやPDFのファイルをメールで送るときは、パスワードを付けて送り、その後のメールでパスワードのみをメールで送ることが一般です。 この、秘密情報を含む1-2個のワード、1-2個のPDFのファイルをメールで送るときのやり方について質問します。 ワードやPDFのファイルの数が5-6個などと多い場合は、それらの個々のファイルにはパスワードは付けないで全部をZipファイルにして、そのZipファイルにパスワードを付けてメールで送ると思います。 これに対して、ワードやPDFのファイルの数が1-2個と少ない場合、迷うのでお教え下さい。この場合、 (1)ファイルの数が1-2個でも個々のファイルにはパスワードは付けないで全部をZipファイルにしてZipファイルにパスワードを付けてメールで送る、 (2)個々のファイルにパスワードを付けてそのまま(Zipファイルにしないで)メールで送る、 という2つのやり方があると思いますが、どちらが一般的でしょうか? (私の取引先の中には、ワード・ファイル(テキストだけの容量は少ないファイルです)が1個だけでも、そのワード・ファイルにはパスワードを付けないで、その1個のファイルをZipファイルにして、そのZipファイルにパスワードを付けて送ってくる方もいます。)
回答: 同じ宛先に、複数のファイルを添付送信する際には、宛先側の手間も考慮して、フォルダに入れて一括圧縮ファイルにして送信するのがベストです。 (複数のファイルを送るときは、ファイルを圧縮して送ろう!) 従って、パスワードも1つで済むので、複数のファイルの入っている圧縮ファイルにパスワードを付けて添付送信するのがよいと思います。 なお、ファイルにパスワードを掛けるツールもあるようですから、手間を減らすことにもなるようです。 (メール添付ファイルの暗号化は必須!パスワードを設定する方法を解説)