質問: 飲み会、当日キャンセルの人へメールでの対応の仕方 今日、私が幹事をつとめる飲み会があります。今朝、参加予定の1人から体調不良で欠席したいとメールがありました。 文章には当日連絡や欠席に関しての謝罪がありましたが、料金については触れられていませんでした。以前、体調がすぐれないので、前日に様子を見て連絡しますとメールは貰っていましたが、実際メールが来たのは当日でした。 店は料理7品+飲み放題コースで予約しており、人数変更は前日までとなっています。店の予約後、参加者全員に日時・時間の連絡をメールした際、「コースで予約しました。キャンセルは前日までにお願いします。」とは書きましたが、ハッキリと「当日キャンセルは料金の支払をお願いします。」とは書きませんでした。 私の説明不足もありましたが、ネットで色々調べると「当日キャンセルの料金支払は常識」とあります。やはり全額(1人分)を支払って貰うべきでしょうか?それとも、1人分多くなった料理はみんなで食べる訳ですから、料理分の料金はこっちで負担した方がよいのでしょうか? その方は女性で付き合いは短いのですが、謙虚な方というイメージがあります。メールなので断定はできませんが文章からしても、当日キャンセルは料金発生することを「本当に知らない」か「入力が漏れていた」可能性もあるかと思います。 相手の出方にもよりますが、できるだけトラブルは避けたいと思っています。結果的に私が負担になってもしょうがないとも思っています(自分にも落ち度はありますので)。 とりあえず早めに返信はしないといけないとは思いますが、どう書いてよいか困っています。電話番号を聞いてなかったので連絡手段はメールしかありません。似た経験をされた方、アドバイス頂けるとありがたいです。
回答: 料理を全員で食べないのなら ○○さん、おつかれさまです 飲み会のキャンセル、承りました。 お身体大事にしてください、なお当日キャンセルなので○○○○円が掛かりますので 後日、お支払いをお願いします。 とccで全員に転送しておいてください、全員に知らせておいて証拠とします。 全員で食べて割り勘とするのなら、キャンセルの受付と身体の事を心配するメールを出しましょう どちらになるかは、まず店に電話してキャンセルがどちらになるか聞いてから判断しましょう 社会人ならドタキャンしたら費用が掛かることは理解してますので説明は不要です。 幹事だけの責任にならないように、全員に知っておいてもらってくださいね。