質問: 電子保管について 会計システムの構築における電子承認・電子保存について教えてください。 現在のフローは以下のようになっております。 (1)コンピュータシステムにて精算者が情報入力を行う。 (2)入力情報をプリントアウトし、領収書等を添付し、上席に押印・承認後、経理部門に回付。 (3)経理部門は回付された伝票・領収書を内容確認し、システムの承認を行う。 (4)伝票・領収書は紙ベースで書庫等で保管される・・・ 次期システムでは。。。 (2)の作業においてワークフロー化 (3)の作業において電子データ化 (4)の作業において電子保存化 を行いたいのですが、どうしても領収書等は紙ベースでの 補完が会計上、税法上、義務付けられているのでしょうか? 補完を含めて完全に電子化するのは不可能なのでしょうか? ちなみに一部、電子帳簿保存は適用し実施しているのですが どうしても保管帳票が目に見えて減らないため、更なる電子化を 検討している次第でございます。。。 私のところは零細ですが、大手になると補完資料も半端なく多いと思うのですが、どのように対応してるのでしょうか? ご存知の方、教えて下さい。
回答: 国税関係書類では、 帳簿、決算関係書類、契約書・領収書等一部を除いてスキャナで読み取って電子保存できるます。 契約書や領収書についても、3万円以下の物は、スキャナで読み取ってイメージ文書で保存okという事です。 契約書や領収書がだめな理由として、脱税の摘発等のために、筆跡、筆圧、メモ書き、下に写っている、紙質や紙の古さ加減等紙特有の改ざんを見破る立体的証拠となるので電子保存が認められない。 電子保管には税務署長の承認がいります 弊社はこのようなやり方で電子保管しますと申請して承認を受ける必要があり、合わせてプログラム仕様書や操作説明書等の保管が必要です 詳しくは管轄の税務署又は税理士に確認して下さい