質問: 注意点をまとめたものが欲しいのですが。
回答: 注意点をまとめました。参考にお使いください。 【事前準備】 ●ご利用可能なオンラインミーティングツールをお使いください。(zoom、skype等) ●出席者全員での事前テストをお願いします。 ●インターネット環境やマイクの位置・精度等により、個々の音声の聞こえ方に違いが出ます。出席者全員の声がはっきり、途切れなく録音できているかご確認ください。 ●資料がある場合、オンラインで共有できることもご確認ください。 【1カ所に数名が集まり、ほかにオンラインでの参加者もいる場合】 ●集まった方々も、それぞれ個室等で一人ずつの参加とするのをおすすめします。 ●多人数対応のweb会議用スピーカー機能付きマイクを使用すれば録音可能ですが、「マイクと席に距離がある」「発言者の声が小さい」「部屋自体が音の反響しやすい環境」などの場合、聞き取れない音質となったり、声が突然小さくなる、音声がブツブツと途切れる等の現象が通常と比べ起こりやすくなる可能性があります。不明瞭な音声となる場合、複数台のマイク設置をおすすめします。できる限りサブ録音も行ってください。 【録音について】 ●パソコンのスピーカーから聞こえてくる音声をicレコーダーやスマートフォン等で間接的に録音した音声は、非常に聞き取りづらくなります。メイン録音としてのご利用はご遠慮ください。 ●ご利用のオンラインミーティングツールの録音機能をメイン録音とし、icレコーダーやスマートフォンでの録音はサブ録音としてのご利用をおすすめします。 ●icレコーダーやスマートフォン等をメイン録音機として使用する場合は、パソコンと録音機器をコードで接続した録音をおすすめします。 ●録音方法が一つしかない場合、録音の失敗や不慮のアクシデントなどで聴取不能箇所が多く出る可能性があります。できる限りサブ録音も行い、可能ならば参加者それぞれが録音を行うことをおすすめします。 ●窓やドアを開放したままの場合、外部の音もそのまま録音されノイズとなります。パソコンなどの機器類やエアコン、空気清浄機等の作動音などもノイズとなる可能性があります。その場では気にならない音でも、録音機器を通すと非常に大きなノイズとなる場合があります。ご注意ください。 ●紙をめくる音等もノイズとなりますので、資料はデータでの共有をおすすめします。 〈推奨〉 メイン録音:オンラインミーティングツールの録音機能、またはicレコーダーやスマートフォン等外部機器をコードで接続しての録音 サブ録音:開催側による、icレコーダーやスマートフォン等外部機器をコードで接続しての録音+参加者各自での録音 【会議中・ミーティング中の注意】 ●オンラインミーティングでは、発言が不明瞭に聞こえる可能性があります。「いつもよりはっきりと、簡潔に、ゆっくり話す」ことを心掛けてください。 ●インターネット環境により、発言にタイムラグが発生します。ほかの人が話し終わってから話すようにしてください。 ●発言が重なると特に聞き取りづらくなります。発言が重ならないよう、議長や司会者は「発言の交通整理」にご留意ください。 ●あいづちやひとり言により主となる会話が遮られると、ほかの参加者にとっても聞き取りづらい状況となってしまいます。発言していないときは音量をミュートにしておくよう事前に周知し、「同調を示したいときはうなずく」「順番を待って発言する」など、声の重なりを防ぐことをおすすめします。 ●声質が普段と違うため、誰の声か分かりづらくなります。発言ごとに自分の名前を名乗ったり、議長や司会者が「○○さん、いかがですか」と指名してから発言を振るなど、後から録音を聞き返したときに発言者が分かるようご注意ください。 ●「発言メモ」の記録をおすすめします。 参考pdfをご覧ください。 ・記入例:1ページ目参照 ・メモフォーマット:2~3ページ目参照 ●動画で発言者を特定することも可能です。ご依頼時にご提供ください。(動画割増料金が加算されます) ●発言途中に音声が不明瞭であったり、途切れてしまった場合は、議長や司会者が「聞き返す・繰り返す」ことを心掛けてください。 【事前に決めておくルール例】 ●発言の際は必ず名乗る。 ●議長、司会者が話題を振る際に、「○○さん、いかがですか」など指名する。 ●自分が発言する時以外は「ミュート」に設定する。 ●基本的な発言は順番を決めておく。 ●順番外で発言したい際は、挙手をする等のジェスチャーでその旨を議長、司会者に伝える。 ●事前に注意事項を参加者全員に伝える。