質問: マイナンバーの取扱いについて お世話になります。 以下、相談しますのでよろしくお願いします。 弊社では従業員からのマイナンバー取得は、ほぼ全員マイナンバーカード未作成だったため、 通知カードのコピーを提出してもらっています。 1従業員がマイナンバーカードを作成した場合、通知カードは回収されます。この場合、 改めて従業員からマイナンバーカードのコピーを提出してもらうべきでしょうか? 22020年5月25日以降に住所変更した場合、通知カードは無効になると認識しております。 その場合は従業員にマイナンバーカードを作成してもらいカードのコピーを提出させなけ ればならないでしょうか? よろしくお願いします。
回答: ▼ご質問、1・2 は、ご理解の通りです。今日の日経の目玉記事になっていますが、今回のコロナ・10万円給付問題で、腐りかけた問題が息を吹き返した感じです。 ▼現時点で、マイナンバーカード取得率、2割未満、弊職が取得したのは、16年、有効期間 10年間、一度も使ったことのない唯一のカードです。 解説しては、順次アップデートされている、内閣府・マイナンバー(https://www.cao.go.jp/bangouseido/faq/faq4.html)が参照お薦め処ですが、「マイナンバーのコピーの会社への提出」に関するコメントを下記致します。 ▼番号法では、法令で定められている場合を除き、他人にマイナンバーの提供を求めてはならないとされています。会社が従業員等に対しマイナンバーの提供を求めることができるのは、法律で定められた社会保障、税および災害対策に関する特定の事務を行う場合に限られています。 ▼たとえば、会社は、給与所得の源泉徴収票を作成する目的で従業員などに対しマイナンバーの提供を求めることはできますが、従業員等の営業成績などを管理する目的でマイナンバーを利用することはできません。 ▼会社が従業員等からマイナンバーを収集する際に、たとえば、対面で本人確認を行う場合には、マイナンバーカードや通知カードなどの本人確認書類の現物の提示を受けることが原則ですが、のちの行政機関からの問い合わせに備えるために、本人確認書類のコピーを収集する会社もあると思います。 ▼また、本社と離れている支店・事業所の従業員や遠隔地の個人支払先などから、郵送によりマイナンバーを収集する場合には、マイナンバーカードや通知カードなどの本人確認書類のコピーが必須です。 ▼このように、会社は、社会保障および税に関する手続書類の作成事務を行う必要がある場合に限り、マイナンバーが記載された本人確認書類(マイナンバーカード、通知カードなど)のコピーを保管することが認められています。 ▼なお、社会保障および税に関する手続書類の作成事務を処理する必要がなくなった場合で、所管法令等において定められている保存期間などを経過した場合には、当該特定個人情報をできるだけ速やかに廃棄又は削除することとされています。