質問: 内々定通知書のメール添付 内定者へ送付する書類に関してのご相談です。 毎年内定を承諾いただいた学生に、承諾いただいた時点で、 ・内々定通知書(社印を押印したもの) ・入社承諾書 を郵送し、その内入社承諾書を返送していただいております。 こちら現在簡易書留で自宅宛に郵送をしているのですが、 受け取り不在での返送が多発しております。 そのため、郵送でなくpdfデータでメール添付する案が出ているのですが、 問題ないでしょうか? その場合入社承諾書に関してはデータを印刷、郵送していただきます。 内定通知書は、別途内定式の際に改めて手渡しします。 恐れ入りますがご回答いただけますと幸いです。 よろしくお願いいたします。
回答: 貴社より学生側が真の内定の証拠として求めるものかと思います。 (内定取り消し防止のための)学生にとっての証拠能力は成立するでしょうから、pdfでも良いでしょうが、あまり印象の良いものでもないので、郵送と並行してはどうでしょうか。 それよりも気がかりなのは、内定通知を受け取らない学生の存在です。 内定時期を伝えているにもかかわらず、受け取りすらしないというのは、辞退をする可能性もあるのではないでしょうか。 内定伝達の際に、受諾書返信についても明確に伝え、受け取れない事情をあらかじめ伝えていない場合、期日までに受諾しないと内定不成立になることを理解させるなど、異常事態回避をまずすべきと思います。