質問: 送別会の、お店や会費などのお知らせメールの出し方について
回答: 幹事さん,ご苦労様です。 以下は,私の職場のローカルルールですが...。 まずは参加の人数を確認するために参加しそうな方々に案内を送ることになります。 ※この時,Aさんには日時の都合の確認だけで開催メールは送りません。 これには「送別会を開催します」という意味合いのお知らせです。 記載に必要な事項は「日時」,「場所(決まっていなくても,○○駅前のあたり等大まかなで)」と「参加・不参加のお返事を○月○日までにお願いします」という内容です。 会費については,Aさんの参加費やのプレゼント代を頭割りにしなければいけませんから,「参加人数が決定」してからあらためて「会費は○○○○円です。この中には記念品代も含みます」とお知らせします。 もし,どのくらいかかるのかが心配する人がいそうた...という場合は,「会費は記念品代も含めて○○○○円前後を予定しています。参加人数によっての流動しますので,詳細は次回のご案内にてお知らせします」と添えます。 参加人数が把握できたら,その人数に見合ったお店を予約します。 ネットで検索すると,割引クーポン等を発行している店舗もありますからお得で便利ですよ。 そして,一人当たりの会費を決めます。 例えば宴会コース料理等が4000円であれば,(4000円×参加人数(Aさん含む)+記念品代)÷参加人数=一人の負担額となります。 宴会は「飲み放題コース」等の事前に金額が分かるようなものを選んでおいた方が,総額が読めるので過不足の心配がなく無難です。 また,参加者全員が同じ金額の会費ではなく,役職等によって金額が変る場合には,「案内状に役職は○○○○円,課員は○○○○円」と両方記載して全員に同じものを送信するか,「役職」と「課員」と言ったように金額ごとで分けてメールを送ります。 ここまでが決まりましたら,Aさん以外の「出席者」に対してあらためて「日時」「場所(店名+地図)」「会費(記念品代含む)」をお知らせします。 参加費用については,事前に徴収するのが原則です。 その場や後日では集め損ねたり,宴席で財布を取り出して...というのもスマートではありません。 払った払わないのトラブルはせっかくの良い気分を台無しにしてしまいますから,事前に徴収されることをオススメします。 ※Aさんには招待状として「送別会を開催させていただきますので,ご参加ください」という趣旨の文面を他の方々とは別におくります。 Aさんだけが違う文面であっても,これは「主賓宛」ですから,おかしなことではありません。 そして,当日の開始の挨拶,記念品を渡す係り,締めの挨拶等々の依頼や段取りを整えます。 また,送別会が終わってなるべく早めに「収支報告」を参加者に回します。 これをしない場合もありますが,お金の事はキチンとしておいた方がよいので簡単な収支の報告はされた方がよいと思います。 もし,残金が余ってしまった場合には「割り切れれば返金」「次回にまわす」または小額であれば「上司等と相談してお茶菓子代にする」と,行き先を明確にすることをオススメいたします。 ちなみに,「幹事の手間賃としてもらってもいいよ」と言われることがあるかもしれませんが,これはあまりオススメできません。 どこかで話に尾ひれがついて「あの人は送別会でお金を余らせて得をした」...などといわれては,割に合いませんから。