質問: Outlook 2013を使って受注メールを上手く管理する方法があれば教えて下さい。 最近、物を購入する部署に就きました。(社内で使う事務用品等ではありません) 社内の各部署から注文メールが来るのですが、上手く管理する方法を探しております。 今まで受注関係の仕事をした事がないので、同じような業務をしている方に分かりやすいメール管理の方法があれば教えていただきたいと思います。 (1)まず各部署から注文メールが来たら、発注、未発注という感じで単純にフォルダ分けするのが一番良いのでしょうか? 受信トレイにあればすぐ目につきますが、フォルダに分けてしまっていたらメールが来ていた事を忘れそうです。 ●一応エクセルでも管理をしており、受注メールがきたらすぐつけるようにはしています。 現在、〇〇課フォルダ内→〇月〇日受注という感じで細かく分けてしまっています。 今のところは大丈夫ですが、いつか発注漏れなどしそうで怖いです。 皆さんどのようにしているのでしょうか。 (2)outlookにアーカイブ機能があるようですが、経過したメールに対してのようで分かりにくく、使っておりません。 Gメールのように簡単にに手動でアーカイブできる方法があれば教えていただきたいです。 (3)受信トレイのメールが全て表示されない時があります。他のフォルダをみて再度見ると表示されています。 反応が遅いのでしょうか。 ●後で探しやすく、見やすい方法、またメールと併用に管理している方法等、良い方法があれば教えて下さい。 よろしくお願いします。
回答: 後で探しやすく、見やすい方法、またメールと併用に管理する方法は、Outlook 2013ではフォルダ分けせずに、メールを別のフォルダに保管(名前はそのままで名前を付けて専用に作った別の「注文メール」というフォルダに保存)することをお勧めします。なお、できれば、エクセルのハイパーリンクでクリックしたら「注文メール」フォルダから閲覧できるようにすることをお勧めします。