質問: 現金出納帳 立替金 児童クラブでお仕事をしています。 夏休みの行事費は、子供の参加した行事に応じて費用を計算し、夏休みの終わりに親に請求します。それまでの間、担当者が立て替えてましたが、金額も5万を超えますので、他の予算(会計)から出して、集金後戻すようにしたいと思うのですが、会計をどうのように処理すればよいのか分かりません。 立替金として処理できますか? 立替金としたとき、会計簿への記入の仕方や領収書の扱いはどのようにしたらよいでしょうか? 決算報告書を作成するとき、立替金はどのように記入すればいいでしょうか? 児童クラブの会計は自治会の会計程度だと思います。 会計に不慣れで、立替金という項目が適切なものかどうかも分かりません。どなたかよい処理の仕方を教えて下さい。よろしくお願いします。
回答: 立替金は「あなたお金がないの。ちょっと貸して融通してあげるわ」という相手が使う科目。 そのお金を受け取った方は、借入金です。 費用の支出をして、その後親御さんから集金した際には、単純に現金が増えるだけです。 最後に残った現金から「借入金」を借りた部署に返すだけです。 企業であれ、今回のような「児童クラブの会計」であれ、現金について「立て替える」ことは多いのですが、そのお金を払ってる人から見ると「立替金」ですが、お金を受け取ってる人にすれば「借入金」です。 これを誤ると「クラブのお金をどこかに立て替えているのだから、それを返してもらわないといけない」という話になってしまいます。 借りたお金を「貸付金」としたら、あべこべですよね。これと同じです。 いっとう初めに「なんらかの現金がないと、費用の支払いができない」ので、その現金をどこかから借りてきていると考えればよいのです。 会計を担当してる人が立て替えて払ってる場合に「立替金」としてしまうとあきません。 児童クラブからみたら「〇〇さんからの借入金」です。 ここで用意できたお金をあれこれ払って、領収書が残ります。 これを「あれこれ支払があったので、親御さんが費用負担をしてください」という費用割り振りをするのです。 百円均一などで買ったりしたさいには「消耗品」です。 これを、これまた「立替金」で処理してしまうと、すべての支払いと受け取りが「立替金」になってしまうので、わけがわからなくなります。 最後には親御さんから貰うから「立て替えておく」という考え方をしてしまうと、クラブが親御さんに貸付してる話になってしまいます。 クラブで払った総費用がこれだけあると領収書をそえて証明して、それを親御さんが負担するというだけの話です。 間違っても「親への立替金」としないように。 ウダウダになってしまいます。