質問: 社員調査書を記入して貰うのは個人情報保護に引っかかる? こんにちは。 私は会社で総務事務をしているものです。 従業員に提出をして頂いている“社員調査書”についてお伺いしたく、質問させて頂きました。 当社は社員・パート問わず、従業員の入社時に労働者名簿や身元保証書と一緒に“社員調査書”を記入して貰っています。 内容としては労働者名簿と重複する部分があるのですが、主には ・現住所(本籍の都道府県名含む) ・緊急連絡先 ・家族構成(生年月日・同別居の有無・扶養の有無・職業) ・自宅付近の地図 ・通勤方法(車体番号と車種等) です。 人を雇い入れるのに、履歴書や労働者名簿だけでは分からない個人の情報を、少しでも多く認知しようと、この書類を3年前から導入しました。 この度、長期在職者に再提出をお願いしました。 会社としては今後3年毎にお願いする予定です。 労働者名簿の更新にも利用します。 実は今回、一人の従業員から、 「何のためにこのような個人情報を収集するのか? 使用目的は何?」 と聞かれました。 会社としては、従業員の現在の状況を把握するために提出を...と思ったのですが、確かに昨今の“個人情報の保護”が謳われはじめてから、何かと前面に押し出してくる方も多い問題です。 この従業員も入社の際にはすんなり記入した書類なのに、なぜ今回このような事を聞いてくるのかな?とは思いました。 ちなみにこの書類は、履歴書等と一緒に個人毎にファイリングして、鍵のかかる保管庫にて管理しています。 長くなりましたが、このような書類の提出をお願いするのは“個人情報保護法”等に違反するのでしょうか? もともとは当社の親会社が従業員に記入して貰っていた書類の引用で、当社社長は「あると便利だから」と、特に何も考えずに導入を決めました。 総務をしている私としましても、日々変わる状況の把握にこういった書類は仕事にも使えて便利なのですが...。 ご指導お願いします。
回答: 個人情報保護法の条文を読んだのですが、個人情報を扱う事業所が情報を漏らす事を罰しているだけで、個人情報を集めては違法であるとは述べていないと私は思います。 (例外を除いて予め本人の了解を得て第三者に情報を提供出来無い) 質問文にある情報は会社にとっては必要である事と、従業員を雇い入れる会社(社長)としては知る権利がある事だと思います。 >・現住所(本籍の都道府県名含む) どこの誰であるか知る権利は有りで、架空の住所の場合地方税の問題も絡みます。 >・緊急連絡先 従業員が会社で万が一の事故があった場合知らないと困るでしょう。 >・家族構成(生年月日・同別居の有無・扶養の有無・職業) 扶養手当て・税金の問題もあります。 社会保険の問題もあります。 成人した従業員の子供は社会保険の扶養を外れる事になります。 知らないと困ります。 また扶養家族の人数・年齢等も社会保険料の算定の計算も出来ません。 扶養者の職業は、会社員・パートであるかは必要と思いますが、会社名までは必要ないと思います。 >・自宅付近の地図 これもゼンリンの地図からわかるので必要は無いと思います。 >・通勤方法(車体番号と車種等)です。 通勤交通費の支給に関し必要と思います。 通勤距離で交通費を支払うか?公共交通機関での定期代として支払うかによって知る権利はあると思います。 車体番号で管理している会社は少ないと思います。 車種や、車のナンバー程度でしょうか? 車の情報に関しては、車通勤を許可しているなら、許可権者である経営者は知る必要はあると思います。 任意保険に加入の有無。 そして任意保険の金額も一定の補償額以上を加入しているか知る事は必要と思います。 通勤途中の事故に関して、最悪の状況の時、本人の賠償保険が少なく被害者が車通勤を許した会社を相手取って訴訟を起こさないとは限りません。 専門家では有りませんので、この法律の解釈は難しいと思います。 企業や会社でもこの法律の拡大解釈で名簿を作れない問題も生じているそうです。 会社の顧問弁護士さんはいないと思いますが、法律に関する専門の仕事をしている方とお付き合いはあると思います。 その方にこれらの質問を聞いてみる事をお勧めします。