質問: 【メールの工夫】ネット中心で仕事をしている方に質問です。(ネットショップ運営、独立SOHOの方など)。 顧客と会わずに、メールだけで仕事をする際に、 メールの文面等で気をつけていることはありますか?特に「謝る」「断る」といったネガティブな内容をメールのみで伝えるときにしている工夫や実際の表現を教えてください。 役立つサイトや本もありましたら一緒にお願いします。
回答: 一般的な内容なのであまりご参考にならないかもしれませんが。 * 相手のメールソフトが対応しているかどうか不明なので HTML メールは使用しないようにしています。 * 気分を害する人もいらっしゃるかと思うので「開封通知の要求」機能は使用しないようにしています。 * 最新のウイルス対策ソフトウェアのウイルスチェックを通して送信しています。 * 最初の行に「~様」、一行空けて「お世話になっております」または「いつもお世話になっております」と書いています。 * 変換ミス、誤字脱字などのないように気をつけています。 * メッセージの最後に、住所、氏名、電話番号、ファックス番号の入った署名を入れています。 こんなところでしょうか。