質問: 内線電話の取次ぎマナーを教えてください。 内線電話のマナーで困っています。 後輩を教育する立場になり、たくさんことを毎日聞かれ、慣例で行っていたことの根拠が示せずに悩むことが増えてきています。 そのなかの一つ、内線電話対応 外線電話で相手から「○○さんおられますか?」問われたとき、社内の人間は呼び捨てにして、完結に相手に答えるようにしています。 内線電話の場合、自分より目上の人から内線電話がかかってきて、職場内の上司を呼んだとき 「○○課長はいますか?」 この後にどういう言葉で返すのが適切でしょうか? 「いらっしゃいます」「おられます」「います」 また、同じシチュエーションでお休みのとき、 「お休みをいただいています」「欠席です」 外線電話マナーは調べやすいのですが、内線電話では微妙なところで、職場内でもいろいろな意見があります。 みなさんのところではどうでしょうか? よろしくお願いいたします。
回答: 秘書してます。 社外の人は尊敬・丁寧語、社内の者を下として話すのが基本ですが、社内だと職場によって違ったりしますよね。うちでは以下のようにしています。 >明らかに自分より目上の人から内線電話がかかってきて、 取り次ぐ人(自分)とかかってきた方の順位は考えず、かかってきた方と取り次ぐ方の順位で考えるとわかりやすいです。 基本的に、 ・同じ部内で電話があったら、部長から順位をつける。 ・他の部の人から電話がかかってきたら、 (例え、他部社員→自分の部長であっても) 自分の部以外を上位、自分の部の者を下位とする。 というわけで、 >目上の人から内線電話がかかってきて、職場内の上司を呼んだとき >「○○課長はいますか?」 「はい、おります。少々お待ちくださいませ。」が適切です。 またお休みの場合は、お休みはその方から頂いてる訳ではないので 「申し訳ありません、本日休みを取っております。」となります。 ご参考になればと思います。