質問: 事務職:業務の指示を部下にメモですることについて(組織管理・チームワーク) 私は事務職です。 「メモで業務を指示する」ということは、避けるべきかどうか、皆様の経験等に基づいたご意見・ご指導をお待ちしています。 以前、ある職場の管理職のとき、自分自身も徹夜がつづき昼食もとれないほどの多忙状況が恒常的であり、業務を口頭で直接指示する時間すらなく、特に不在中(休暇等でのすれ違いも含む)の職員にはメモでよく業務を指示していました。 あるとき、組織上では部下になりますが年上の職員に「メモの指示は最低だ」と心から言われたことがありました。一般的にはどうなのでしょう?ご意見・ご指導をお待ちしています。
回答: 逆に口頭での指示は、うまく指示が伝わらなかった場合に、「言った、言わない」などともめる原因になりますので、メモという表現が適切がどうかは別として、文書で指示を出すということは大事かと思います。 ただし、指示する上で大事なのは、指示する側の意図を正確に伝えるということなので、メモだけで不充分な点などあれば、あとで、口頭で補足説明するとかそういう事も大事だと思います。 更に、上司と部下であっても人間対人間なので、指示したことに対し、指示通りの業務が行われた場合には、それなりのレスポンスも大事だと思います。