質問: どなたかご教示ください。 アシスタントの仕事を始めた者です。 このたび、上司の代理で、複数の相手(会社としてはなじみがあるのですが、上司と私は、はじめてコンタクトをとる相手です)に、アポを取るためのメールを送ることになりました。 アポは、対談や取材、表敬訪問のためのアポです。 その場合の、メールの文面について教えてください。 (例として、上司の名前が山田太郎で、部下の私の名前が田中花子とさせていただきます。) 下記のような書き方でよいのでしょうか? 何か良い書き方がありましたら教えてください。 ------------------------------------------ ○○事務所 ○○様 ○○株式会社の田中と申します。 (突然のメールで失礼致します。) このたびは~(以下本文) よろしくお願い申し上げます。 ○○株式会社 ○○課 主任 山田太郎 (アシスタント 田中花子) **************************** ○○株式会社 ○○課 田中花子 tel.00-0000-0000 e-mail:******@****** **************************** ------------------------------------------
回答: 補足読みました。 私はメールで完結してました。 メールで始めた打診を電話に変えるのは???なので。 相手から電話が来た場合はそこでスケジュール調整します。 メールの返信で候補を上げてくれて、その中で予定が合うものがあれば 「9月2日(火)14時はいかがでしょうか。山田がお伺い致します。宜しくお願い申し上げます。」 と返してました。 万が一こちらが返信する前に相手に予定が入ってしまっていたら、そのように返信が返って来ますので、またリスケです。 (ですから、候補が来たらすぐに返信したほうがいいです) 返信なければそれでOKですし、 大抵は「では9月2日に待ってます」という旨の返信がありますが、それにはいちいち返すと向こうもチェックするのが面倒だと思いますので、返してません。 改めて地図の添付などを送ってくれた場合のみ「わざわざありがとうございます」と返信してました。 もし相手からのスケジュール候補が全てこちらと合わない場合、こちらの予定を伝えます。 「頂いたお時間の中でスケジュールが調整できず、恐れ入りますが下記のご予定はいかがでしょうか。 9月2日(火)10時~15時 9月3日(水)15時~16時 9月4日(木)11時~15時 お話を伺うのに1時間程頂けましたら幸いです。」 というように、 こちらの空いている時間を2、3あげ、アポイントに必要な時間(1時間とか1時間半とか)を明記すると良いと思います。 全く返信がない場合は、アポイント拒否かと...(元々お付き合いのある取引先ならあまりないですが)。 その場合は上司に指示を仰ぎましょう。