質問: isoの電子文書管理について 現在、私の会社では、iso認定の取得を取る為に 品質に関するルールを文書化する作業に追われています。 そこで、問題になってきたのが、文書化したファイルの管理です。 電子文書管理システムをどのように運営・維持していくべきなのかが、勉強不足のゆえ、混乱しています。 私どもの会社は、中小企業の為、なかなか他の会社の運営状況の情報も入ってきません。 少ない人数で、円滑にisoを維持運営して行く為の 良い電子文書管理システムについて、何か情報・ヒント等ありましたら、是非、ご意見をお寄せ下さい。 みなさん!よろしくお願いします。
回答: isoコンサルタントをしています松元と申します(http://www.mjb.jp) 質問されている内容について回答になるかどうか分かりませんが、私の考えをまず書かせて頂きます。 最初に、isoの電子文書管理のシステムですが,その必要性です。 ”iso認定の取得を取る為に”と書かれていますので、まだisoの取得が済まれたか、まだ構築の段階のように思えます。 isoの運営には,社員全員の参加が、会社のisoの運営の成功のカギがかかっています。 よって私としては,取得後3年間ほどは,紙に印刷しての文書の運営が良いと思われます。 3年後頃から,isoが社内に浸透して慣れてこられましたら,,ペーパレスと紙ベースの折衷の文書管理をされることをお勧めします。 どうしても、会社のマニュアル規定は,電子媒体で読むのは,慣れるまで,頭の中に入りません。 また記録等の作成についても,パソコンで作成される方が多いのですが,手書きで作成されることをお勧めします。 どうしても,文書管理システムでされたいのなら,自社で簡単に構築できます。 他社のシステムをリース等で導入されるのは,やめるべきです。 まずは,isoを社内で一歩一歩無理なく構築されることに努力して下さい。 的をえない回答になってしまいましたが,ご参考としてご覧下さい。