質問: 「別紙」の意味 よく「別紙参照」という表現が使われているのを見ますが、 書類aに別紙参照と書かれている場合、 1.書類aとは別に別紙がある。 2.書類aと別紙は一緒に綴じられている。 のどちらでしょうか? それともどちらでも間違いではないのでしょうか?
回答: ご質問の「別紙参照」のほかに「別添参照」というのもあってややこしいですね。 「別紙」と「別添」の使い分けについて、以下の通り説明します。 【別紙】は、文書(書類a)の内容を別の用紙に記載した方が、見やすく、分かりやすいときに用いられ、一般的に「別紙」と表示します。 【別添】は、文書の内容の資料的なもの、あるいは参考的なものに用いられますが、この場合は、特に「別添」の表示はしません。 また、「別添」として添付されるものとしては、冊子及び編さんされたものなどが挙げられます。 言い方を変えれば、「別紙」は主として数頁程度 までのものが多く、本紙(書類a)の説明的なものになります。 「別添」は別冊子になっているものが多いです。 さて、そこでご質問の場合ですが、1.2.のどちらのケースもあると思います。 書類aが紙1枚で、別紙が数頁以上になるときは一緒にホッチキスで綴じこむこともあると思いますが、一般的には別綴じのほうが多いでしょう。 そして、「別紙」には、右肩(または左肩)に【別紙】と書くことが大切です。別紙の種類が多いときは【別紙ー1】、【別紙ー2】という具合になります。no.2さんのおっしゃる通りです(「別添」の場合は、別冊子であることが多く、肩に「別添」と書く慣行はないようです)。 役所でも会社でも、概ね以上のような慣行になっています。 参考url:http://www.pref.hokkaido.lg.jp/sm/bsh/words/yougo.htm