質問: 大学の先生にお話ししましょうと言われたのでメールで互いの都合の良い日を決めなければならないのですが、どう聞けば失礼にならないのか考えています。 最初は、自分の都合の良い日をいくつか言って先生の都合に合うかどうか聞こうと思いましたが、自分のスケジュールを優先に合わせてもらうのは悪い気がしました。なので、逆に先生の都合の良い日を先に聞こうかと思ったのですが、もし自分の都合に合わなかった場合、結局自分のスケジュールに合わせることになるので、いったいどうすれば良いのか迷っています。 あまり関わりのない先生であることに加え、細かいことに厳しい人なので、とても気を遣います。 どうすれば一番失礼なく日程調整できるでしょうか...。
回答: 1.オフィスアワーが設定されていれば、「次回のオフィスアワーのときに伺ってよろしいでしょうか?」。 ただし、今の時期は定期試験や入試で授業時間帯が変則的になることが予想されますし、それまで(先生が)待てないということもあるかもしれません。 次のオフィスアワーのときで良いのならば、先生もお互いの都合を調整せずに「次のオフィスアワーに来なさい」とおっしゃるはずですから。 そこで、 2.1.に加えて、ある程度先の日にちまで、自分の空いている日時を、可能な限り候補に挙げる。 ただし、大学の授業が開講されていない曜日(土日祝)は挙げないこと。先生に休日出勤を要請していることになりますので。 その先生の授業がある曜日かどうかまでは気にしなくて良いです。授業はなくても研究や会議などで出勤しているはずですので。また、授業がある日は確かに必ず大学にいるわけですが、授業時間帯の前後は授業の準備等で忙しくて時間が取れない可能性もあります。先生の都合を考えて配慮したつもりが、かえって裏目に出ることもありますので、あまり余計な気は回さない方が良いでしょう。 3.先生に都合の良い日を先に挙げさせるのは、あなたの考えるとおり、あなたの都合が合わなかった場合に二度手間になるので、やめましょう。 No.2さんがおっしゃるように、先生の予定は授業以外にもいろいろと多く、また変則的なことが多いので(特にこれからは定期試験や入試、卒論指導などで忙しいはずです)、手帳を確認してこれから数日分の空いている時間をすべてチェックして列挙する、という手間をかけさせることになります。 メールの出し方の注意点としては、候補を小出しにせず、最初のメールで候補をすべて挙げておくことでしょうか。あと、挙げた候補日時は、先生からの返事があるまでは他の予定を入れないこと。もし先生からの返事がある前に候補日に大事な予定が入ってしまったら、すぐに連絡すること。 あと、メールの文面が、表現として、こちらから日時を指定するような文言になっていないか気をつける、くらいですかね。例えば「候補日の中から、先生のご都合が良い日をお選びください(お知らせください)」等は、一見丁寧なようでいてその実は、自分が挙げた候補以外の選択肢はないと言っているようなものです。 私の予定が空いている日はいついつですが、先生のご都合はいかがでしょうか、と尋ねる形式が良いでしょうね。 あとは、基本的なことなので既にご存じかもしれませんが、一般的なパソコンメールのマナーを守ること。 最近は携帯・スマホメールどころかLINE中心で、メールの基本マナーを知らない学生さんが増えているようです。適切な「件名」、本文中での「宛名(相手の名前)」(たまに宛先アドレスの間違いと思われる内容のメールを受け取ることがありますが、本文中に宛名が書かれておらず、誰かと間違ったのかどうかすらわからないことがあります)、冒頭での自己紹介、文末の「署名」など。もしよく知らなければ、調べてください。