質問: 自治会長の独断を阻止できないのか 自治会長が、自分が必要であり、また、デ-タ保護の観点からもバックアップを確保しておくことが必要とのことで、会員約3000名分の名簿(世帯ごとの住所、電話番号、家族全員の生年月日)をUSBに記憶させ、自宅に保管することにした。自治会の重要書類を保管する為に、貸金庫を自治会として確保しているが、そこに入れておくと不便だから、自宅に保管するとのことである。わが自治会は、法人であるので、民法に定めがある通り、自治会長(理事)が、規約にないことを、総会や、役員会に諮ることなく執行するすることを、とがめることはできるのではないでしょうか。また、自治会の規約には、役員としてふさわしくない行為をした場合、会員の1/3以上の署名請求により、役員を退任させることができる旨の条項があるので、それに当てはまる行為と言えるでしょうか。なお、USBは、私物です。
回答: 自治会長の業務として当該データを利用する必要があるのであれば、自治会長の裁量として不適切とまではいえない行為だと考えます。 規約にないというだけであれば、やっていいのかどうかは行為の性質から判断する必要があり、本件ではやっていけない行為とまで断定することはできないでしょう。 個人情報保護の観点から問題があると考えるのであれば、個人情報管理の規約を別途制定しなければ、自治会長の責任追及をしたりすることはできないと考えます。