質問: 電話対応。電話を取り次げない理由の伝え方 社会人3年目の事務職です。 私の部署では、取引業者から電話がかかって来た際、担当者にすぐ繋げないときは、状況によって「席を外している」とか「来客中」とか「打合中」と伝えて、折り返す等の対応をしています。 今日も業者からの電話に、「来客中なので折り返します」とお伝えしたところ、それを聞いていた他部署の先輩から、「来客中と言わないほうがいい。全部打合せ中と伝えるように」と言われました。 なんですが、ちょっとスッキリしません。 個人的には、「来客中」も、「打合せ中」も、電話相手よりも優先している点ではあまり変わらないのでは?と思うんです。 新入社員のときに受けた研修では、会議中、と言うのは社内の用事を優先してるようで好ましくない、「来客中」か「打合せ中」と言うように、と教わりました。同じ部署の先輩も、「来客中」は使っています。なので、私の感覚としては「来客中」はokなつもりでいました。 そこで、ネットで調べたんですが、もっと色々な意見があって、余計訳が分からなくなりました。 他部署の先輩と同じ意見、わたしと同じ意見、電話を繋げない理由を言う必要はなく、全て「席を外している」とだけ伝えればいい、等々。。。。。。。 私としては、「席を外している」というのは、すぐ戻ります、ってニュアンスを含んでる気がするんです。 「打合せ中」とか言われれば、ちょっと時間かかりそうだな、って思います。 そこでお聞きしたいのですが、皆さんは電話を取り次げない理由をどう伝えていますか?また、「会議中」「来客中」「打合中」と言われたら、不愉快になるものでしょうか? 別に私の考えが断固正しい!!!と思っているわけではないです。他の方の対応や、捉え方を参考にしたいんです。 よろしくお願いします。
回答: 「あいにくただ今所要にて席を外しております。 1時間後には戻りますが、お急ぎでしょうか?」 と尋ねて、大至急だと言われれば、 「わかりました、至急連絡するよう○○に伝えます。 外出しておりますので念のため、お電話番号をお教え願います。」 急ぎでなければ、 「戻りましたら、ご連絡差し上げるように、○○に伝えます。」 という受け答えでいいと思います。