質問: 目上の方へのメールでの敬語 目上の方へのメールでの文章で、以下の中に問題点はありますでしょうか? また、より良いものはありますでしょうか? 質問をし、返答をいただき、それに対する返信という状況でのことです。 (1)「在庫確認に時間がかかりますが、よろしいでしょうか?」と聞かれたので「在庫確認の件、承知いたしました。」と返す (2)「お手数をお掛けしますが」という「お」が2連続する言い回し (3)相手の方から頂いたメールに対して、こちらからの返信の文章量が圧倒的に少ない (4)質問への返答に対し「~とのことで嬉しいです」または「~とのことで安心しました」(何かをしてほしいわけではないので「幸いです」も違う気がしています) (5)「残念ながら~です」と言う返答に対し「~は残念ですが、致し方ありません。」または「~は残念ですが、承知いたしました。」と返す (6)「お手数お掛けしますが」や「承知いたしました」といった表現が短いメールの中に繰り返し出てくる 敬語がどうにも苦手なので、書いているとどれも問題がある気がしてくるのですが、何処がどう違うと分かるわけでもないので教えていただけると幸いです。
回答: ビジネスマナー講師をしております。その立場からご回答します。 (1)「在庫確認に時間がかかりますが、よろしいでしょうか?」と聞かれたので「在庫確認の件、承知いたしました。」と返す → 【改善文章例】 「ご配慮を賜りまして、誠にありがとうございます。お時間はどのくらい必要でいらっしゃいますでしょうか。所要時間をお聞かせいただきたく、ご返信をお待ちしております。」 (2)「お手数をお掛けしますが」という「お」が2連続する言い回し → 【ご回答】 問題ございません。 (3)相手の方から頂いたメールに対して、こちらからの返信の文章量が圧倒的に少ない → 【回答】 コミュニケーションのバランスとしては、あまり望ましくないです。好感度は低く、熱意も低いと先方に思われる可能性が、高くなります。 (4)質問への返答に対し「~とのことで嬉しいです」または「~とのことで安心しました」(何かをしてほしいわけではないので「幸いです」も違う気がしています) → 【ご回答】 相手とのご関係にもよります。 相手の方が、明らかに何歳も年上でいらっしゃる人生の先輩であれば、「安心しました」等は、生意気に思われるかもしれません。「嬉しいです」は「嬉しく存じます」くらいの丁寧さがあると、誤解されずにすむかもしれません。 (5)「残念ながら~です」と言う返答に対し「~は残念ですが、致し方ありません。」または「~は残念ですが、承知いたしました。」と返す → 【ご回答】 内容と関係によります。残念を繰り返すのは、少々違和感を覚える方も多いように思いますが、内容によっては、そうなるのかもしれませんね。 「承知いたしました」よりも「かしこまりました」のほうが、丁寧です。 (6)「お手数お掛けしますが」や「承知いたしました」といった表現が短いメールの中に繰り返し出てくる → 【ご回答】 気になる方は気になると存じます。 「お手数をおかけいたしますが」は、最後にひとつだけまとめて使うようにする。「承知いたしました」は、「かしこまりました」等のより丁寧な表現に置き換えるなど工夫をして、重ねて何度も使わなくて済むようにする、ということでいかがでしょうか。 =========== 以上です。 お役に立てますと、幸甚でございます。 敬語、難しいですよね。