質問: 雇用契約書の保管について はじめまして。 様々な事例をいつも参考にさせて頂いております。 社員数の増加に伴い人事書類も増え、保管場所の確保に困るようになりました。そこで双方捺印済みの雇用契約書等をpdf化してデータ保管し、原本は社員に渡そうと思っているのですが、問題はないのでしょうか。 宜しくお願い致します。
回答: 契約書の文書提示、合意の捺印をされてると見えますが、その後の文書の保存ですが、労基法では、第109条 使用者は、労働者名簿、賃金台帳及び雇入、解雇、災害補償、賃金その他労働関係に関する重要な書類を3年間保存しなければならない。 となっておりこの文書は最低3年は保存しなければなりません。 しかし文書が多くなり、紙での管理にも煩雑になるので、現在、e-文書法が施行されておりその中に文書をデジタル化して保存して問題ないものとして 労基法第109条の規定による雇入、解雇、災害補償、賃金その他労働関係に関する重要な書類の保存 と記載があり、雇用契約書もここに入っていますので、デジタル化の保存は可能ですので法令上でも認められております。 但し、保存する場合、以下の三点を行う必要があります。 1必要に応じ電磁的記録に記録された事項を出力することにより、直ちに明瞭かつ整然とした形式で使用に係る電子計算機その他の機器に表示し、及び書面を作成できるようにすること。 これは、すぐに明示ができるようにしておくことですので、pdfであれば、特に出力する際に問題にはならないでしょう。 2電磁的記録に記録された事項について、保存すべき期間中における当該事項の改変又は消去の事実の有無及びその内容を確認することができる措置を講じ、かつ、当該電磁的記録の作成に係る責任の所在を明らかにしていること。 改竄や文書の差し替え、削除等された場合、それがわかるようにしておくことです。 これはシステムなどでログを取るか、ファイル監査システム等導入すれば問題ないです。また、改竄されてもわかるように電子スタンプ等を利用しておけば、そのデータの信頼性は高くなります。 3電磁的記録に記録された事項について、保存すべき期間中において復元可能な状態で保存することができる措置を講じていること。 バックアップとして復旧できるようにしておくことです。これは、サーバなどのバックアップ機能等を利用すれば問題ないです。 上記三点にご注意の上、保存をしておけば問題ございません。 以上ご参考にしていただけましたらと思います