質問: アンケート回答用紙の処分 2年前に管理会社変更(リプレース)したのち前会社との比較のために理事会がアンケートを取りました。 集計報告があったときこれは捏造されたものだと私は直感しました。 当時は前会社のほうがよかったという声を多々聞いていたし私もそう思っていました。 不慣れな点もあるからそれはある程度しかたないことだと思っていました。 体感とは違う以外な結果(良くなった)が報告されたのです。 私はすかさず理事長あてに原票(提出されたもの)の閲覧請求をしましたが個人情報が含まれているからという理由で閲覧を拒否されました。 そこで私が理事になった時確認するので保管しておく様書面を出しました。 この度理事になったので原票を見ようとしたら保管されていません。 管理会社は当時の理事長に渡したと言います。 当時の理事長に理事会に返却してくださいと書面で申し入れましたが2か月たっても回答ありません。 管理会社としては理事長に要求することはできないと言います。 理事会でこの問題を取り上げたとき、現監事(当時と同一人物)はアンケート用紙には理事会が処分できると記載してあり廃棄されても問題ないと発言しました。 監事は廃棄されたことを承知しているようでした。 本件の以外(以降含めて)に実施されたアンケート用紙には集計後理事会が処分すると書かれたことはありません。 理事長が理事会の決議(合意)なくアンケート原票を処分できるのでしょうか。 また監事の発言は妥当でしょうか。 私はアンケート用紙は組合にとっては公文書であり理事長といえども勝手に処分できないと考えます。 そのようなことがあれば監事は不正だと指摘すべきとおもいます。 現在書類の保存ルールは存在しませんが理事会で廃棄することを決議するとしても一定期間経過後であるべきと思います。 その他のアンケートの原票は保管されています。
回答: 前提に、認識のずれがあるようなので回答が的外れになるかもです。 1.ご質問のアンケートは公文書ではありません。 「組合にとっては公文書」という見解は無意味。 「国や地方公共団体の機関または公務員が、その職務上作成する文書」が公文書です。 2.ご質問のアンケートの場合、総会決議に影響したり、総会の開催の理由となるのであれば、 証明書類として保管義務が生じます。 (保管期限は、民法上の契約書類に準ずるか、規約で定める必要があります) 質問文からはそのような目的・使用方法とは思えません。 3.単に「前の会社との比較によって、新しい会社へのサービス向上を促す」 「管理組合が自分たちの判断(管理会社選択)について、参考資料とする」 等の目的だとしたら、総会の開催や決議に影響がない訳ですから、 保管の有無について問題視しても意味がないのでは、と思います。 (意味があるというのであれば、そのような議論を管理組合内で行えばよろしいのです) アンケートを取った後の話の進め方が質問中にないので、これ以上は考察不可能です。 当時の理事会メンバーとの意見・見解の相違を問題視するのであればアンケートだけではなく、 他の文書や記録も総点検しないと「木を見て森を見ない」ことになります。