質問: 現在の会社に総務として入社し数か月が経つのですが、会社の鍵の管理のずさ 現在の会社に総務として入社し数か月が経つのですが、会社の鍵の管理のずさんさにびっくりしています。工場内の設備点検の関係上、業者が昼夜、休日問わず出入りしているのですが、立ち会いをするわけでもなく建物の外に鍵を隠し、隠し場所を業者に教えて許可しているため出入りはほぼ自由となっています。業者との間に鍵のことでなにか覚書をしているわけでもなく、上の人達は長年のつきあいで信頼しているからと意味不明な理由をつけてまったく責任感がありません。なにかあっても泣き寝入りしかできないような現状の管理体制なのですが、どうしてもなんとかしたいです。個人情報の観点からとか、現状のままでは管理義務の点で法律違反になるからとか、有無をいわさないような理由で管理を正していくことはできないでしょうか? また、仮に鍵を業者に貸与する場合でもどのようなやり方で管理していけばいいでしょうか? とても困っています。
回答: リスクと天秤にかけて、エリアの区分を徹底することですね。 信用で出入りを認める部分と信用していても出入りできない部分に分けることですね。 さらに、重要度が高いと考える情報などは、特定の人でなければ見ることが出来ない状態を作ることです。最悪経営者個人の自宅で常に保管するなどです。貸金庫なども良いでしょう。 管理義務は、いろいろな法律で定められているでしょう。その定められているものごとに、検討しなければならないでしょう。