質問: 請求書・領収書がもらえないときの対処方法は
回答: 請求書・領収書のない支払いには、お祝い金やお香典、交通費などがあります。また、領収書などを紛失することもあるでしょう。交通費以外で請求書や領収書のない支出を現金出納簿に記録、記帳するときは、実際に支払った人に「支払証明書」「交通費精算書」を記入してもらい、現金出納係は、その文書(証憑「しょうひょう」と呼びます)と引き換えに現金を渡します。 「支払証明書」は、はがき大の用紙に、以下の事柄を記載する欄を設けておきます。 1. 支払いの日(実際に支出した日) 2. 支払先名称、電話番号、住所 3. 支払額 4. 支払内容(○さんへのお祝い、お香典など) 5. 請求書などを受けられなかった理由 6. 精算日(現金出納から出金した日) 7. 支出実施者署名欄 そして、支出した人(実際に支払をした人)に1~7を記入、署名してもらいます。 「交通費精算書」も、はがき大の用紙を使い、以下の事柄の記載欄を作っておきます。 1. 出張日(または移動した日) 2. 精算日(現金出納から出金した日) 3. 出張先(移動先) 4. 用務(なぜそこへ行ったのか、○○研修会参加など) 5. 交通費の合計額 6. 支出実施者の署名欄 これも、1~6まですべてを、支出した人(実際に支払をした人)に記入してもらいます。交通費の方は、必要事項を補えば、パソコンの交通費精算ソフトなどを使うことも可能です。重要なのは、これらの証憑は、必ず支出を実際にした人(立替えて支払を行った人)に記入してもらい、現金出納係は、その証憑書と現金を交換するだけにすることです。