質問: 工事台帳の作成方法には何がある?それぞれのメリット・デメリットについて
回答: 工事台帳を作成するには、手書き・エクセル・ソフトの3つの方法があります。ここでは、それぞれの作成方法について、特徴とメリット・デメリットを紹介します。 1.手書き作成 工事台帳を作成するには手書きと考える人はまだ多いようです。手書きに慣れている方の場合は作業がスムーズに進むかもしれませんが、パソコンを使用して作成するのに比べて時間がかかりやすく、計算の過程でミスが生じる可能性もあります。また、紙ベースで作成した書類が保管庫に眠ったままになっていて、後から確認するのが一苦労というケースも。工事台帳の作成は利益率や収支内容を把握して利益管理をするのが目的ですが、手書きの場合は作成業務そのものが目的になってしまいやすいので、基本的におすすめしません。 2.エクセルによる作成 エクセルを使用して工事台帳を作成する方法は、無料公開されている工事台帳のエクセルテンプレートに入力するのが一般的です。企業が購入するパソコンのほとんどにエクセルが搭載されているので、パソコンを用意すればほかにコストがかかりません。作成にかかる時間も大幅に短縮できるうえに、パソコン内にデータを保存できるため書類の保管スペースを用意する必要がないのもメリットでしょう。また、エクセルの詳しい知識があれば自社に合うように工事台帳をカスタマイズすることも可能です。 一方で、ネット上でファイルを共有する場合、編集から共有まで時間がかかる場合があります。また、ファイルの更新や関数の入力時にミスが起こるリスクがある点もデメリットです。さらに、社内にエクセルが得意な人がいる場合、特定の人材に頼りがちになってしまいがちという問題もあります。万が一、担当する従業員が退職してしまうと、業務が滞ってしまうかもしれません。 3.ソフトによる作成 工事台帳を作成できるソフトには、主にクラウド型とインストール型があります。クラウド型は、ネット環境があればスマホやタブレットを使用してどこからでもソフトを起動できます。インストール型は、パソコンにインストールして使用するタイプで、ネット環境は不要です。ただし、現場で工事台帳の作成や編集をしたい方には向いていると言えず、またソフトのバージョンアップ時に費用が発生するなどの理由から、クラウド型を利用する企業が増えています。 ソフトを利用すると、手書きやエクセルによる作成に比べてさまざまな面でメリットが得られます。たとえば、ソフトを利用するとエクセルよりも入力箇所が限定的になるため入力ミスを軽減できます。また、エクセルの工事台帳では、作成を特定の人に頼りがちな側面がありますが、フォーマットが統一されている工事台帳作成ソフトなら操作性についての問題も解消できるでしょう。さらに、工事台帳ソフトは情報の共有も容易に行えるので、経営者が現場ごとの工事台帳をすぐに確認して指示を出すことができます。 これまで手書きやエクセルを活用した工事台帳に頼ってきた企業ほど、ソフトを活用することで大幅な業務効率化が可能になるでしょう。人材不足や採算性の悪化、管理業務の問題などを抱えている企業ほど工事台帳作成ソフトに注目してみてはいかがでしょうか。