質問: I'm not sure how I would write a professional email to a business in Japanese. For example, if I wanted to start out with "Hello," I wouldn't say こんにちは, would I? I know there are polite ways of saying things in Japanese, including special conjugations for verbs. Basically I would like to know how to start out an email, ways to write the body professionally, and end politely.
回答: Let's say you're writing to a certain Mr. Tanaka Tarou, who's the representative director of the XYZ corporation. I would write the email on the following lines, where I put more than one example just to give you some ideas. **件名 - object:** * 【△△社】○○参考資料{さんこうしりょう}のご送付{そうふ} * ○月○日のお打ち合わせのお礼 **宛名 - Addressee:** 株式会社{かぶしきがいしゃ}XYZ 代表取締役{だいひょうとりしまりやく} 田中太郎様 **あいさつ文 - greetings:** * お世話になっております。株式会社YOUR_COMPANYのGabby Quattroneでございます。 * お世話になっております。株式会社YOUR_COMPANYのGabby Quattroneと申します。 * ご無沙汰{ぶさた}しております (if you haven't written for some time) **内容 - contents:** This pretty much depends on what you want to say so I will skip it. The important thing is to maintain throughout this part a formal and polite linguistic register. **結びの文 - Conclusions:** * 今後ともどうぞよろしくお願いいたします。 * 引き続きどうぞよろしくお願いいたします。 * お手数おかけしますが、何卒{なにとぞ}よろしくお願いいたします。 Below is a full mock email: ``` ○○会社営業部 部長 ××様 いつも大変お世話になっております。 株式会社△△の田中です。 このたびは、お忙しいなか、貴重な時間を割いていただき誠にありがとうございました。 貴社とのお取引開始を、大変喜ばしく思っております。 今後、改めて御社のご要望に十分添った形で、 製品精度を高めていく所存です。 また、ご不明な点等ございましたらご連絡ください。 今後とも、どうぞよろしくお願いいたします。 ``` I put a bit of my own here and there and took some examples and the last email from here.