質問: 仕事のミスの軽減方法は? 現在、介護職のヘルパーのリーダーをしています。現場に行くこともあれば、事務所での書類作成も重要な仕事です。この書類、事務処理についての仕事方法で良い案がないか皆様に伺ってみたいのです。あまりの膨大な量の書類に仕事は追いつかず、ミスが連発。請求業務においては、自社だけのミスではすまず、ケアマネージャーにも迷惑をかけてしまいます。私の仕事場は今の私の席になかなか人材が落ち着かない会社でもあります。かくいう私も初めはバイトでした。pc入力が得意というだけのバイトだったのです。前職は全く畑違いのもので、介護は初任者研修は持っているものの全く実務に携わってはいませんでした。しかし、私がサポートしていた前リーダーaさんはこの仕事量、人間関係に疲れ切ってしまい、直接の原因は追突事故での後遺症が酷く退職でした。その前のリーダーbさんも3ヶ月の試用期間で「できません」と任務を離れ、その前のリーダーcさんは3年間主任リーダーと一緒に頑張ったようですが、主任がリーダーを離れケアマネになり独り立ちしてからは3ヶ月で退職を決めています。必然的に人数が足りていないのはわかっているつもりですが、会社側はハローワークに1度載せただけで更新もしていません。バイトから入り、ようやく2年が過ぎようとしていますが、疲れもあるのか日々の電話や利用者様、ケアマネへの対応に必死でどうしても書類業務に支障が出てしまい、日報のミスなどを会計事務からも怒られてしまいます。入力ミス、確定ミスを防ごうと必死でやっていますが、抜けが出てしまい各方面に迷惑をかけることがあります。ノート記入や付箋を利用し抜けがないようにしているつもりですが、もっと確実な方法がありましたら教えていただけないでしょうか。自分に自信がなくなり鬱になりそうです。
回答: みんながみんな動き回る必要はありません。みんながみんな同じことをする必要はありません。まず、役割分担をする。それぞれで連絡を取り合う。それらを離れた場所から観測して交通整理する役割もおく。処理出来ない程の仕事量を抱え込まない。