質問: 外注さんからの請求書について 当社は金属部品加工をしています。 注文を受け社内で間に合わないものは外注に出しています。 基本的な流れは、品物を外注に持っていくとき、当社で納品書を発行し、外注で品物を加工し終わって当社に持ち帰ってくる時に外注が納品書にハンコを押す。 戻ってきた納品書の内容をpcに入力する。(この内容は仕入実績に反映される) 当社は月末締めなので締めたら仕入実績表を印刷して(納品書の内容が一覧になったもの)外注からきた請求書と中身が一致するか確認し、支払う。 っていう流れなんですが。 今まではずっと請求内訳書っていうものがあって、外注からの請求書には必ず内訳書がついていて、加工した内容がのってたんです。 (請求内訳書→当社が発行した納品書は注文書と請求内訳書で3枚つづりになっていたので、納品書とまったく中身が同じもの) 今度からシステムが変わり納品書1枚だけになり、今回から請求内訳書をなくなったたんです。 もちろん納品書と仕入実績はあります。 そしたら上司が「今までは請求書に内訳書がついてたから加工内容がわかったけど、今回は内訳書がないからわからないよ。請求書1枚だけじゃまずいよ。監査にひっかかるかもしれない」と言い出しまして。 ※上司が言う請求書1枚だけとは→請求書の鏡のこと(税抜金額、消費税、合計金額、会社名、社印等が書いてあるもの) 加工内容なんて納品書か仕入実績表見ればいいんじゃないのか?どうしてわざわざ請求書にくっつけないとだめなんだ? と疑問に思いました。 請求書に加工内容のわかるものがくっついてないとだめなんでしょうか?支払うのに問題があるのでしょうか? 仕入実績表と納品書とすべて確認して内容と金額は合っているのに。 困っています。説明が難しくてわけわからないかもしれませんが、よろしくお願いします。
回答: >今度からシステムが変わり納品書1枚だけになり... このあたりから根本的に考え方が違うようです。1枚だけ作成するなら「注文伝票」です。 加工し終えたとき返却する伝票を一緒に作らなくなったのなら、被外注者に書くように言えばよいだけです。納品書はあくまでも納品する者が発行します。 >加工内容なんて納品書か仕入実績表見ればいいんじゃ... 納品書は、納品の都度発行するもの。請求書は、納品と同時に毎日発行するわけではありませんから、請求明細の添付が必要です。どんぶり勘定で支払ったりしたら、監査に引っかかって当然です。 納品書や仕入実績表と、明細の付いた請求書とを照合して、間違いがないことを確認して支払いとなります。 >仕入実績表と納品書とすべて確認して内容と金額は合っているのに... これは、単に請求書の合計金額が合っているに過ぎません。あなたが思っている内訳と、請求者が思っている内訳とが異なることも考えられなくはありません。 お金の支払いというものは、後日のトラブルを防ぐために、慎重の上にも慎重を期すべきです。