質問: 話を聴きながら、同時にメモを取る方法 皆さん初めまして。 私は今年で26歳になる会社員なのですが、現在の仕事(総務)に 就いてからずっと悩んでいることがあります。 私は同時に二つ以上のことが出来ない人間で、一つのことを やろうとすると、他の全てが疎かになってしまいます。 仕事中、同僚の会話に気を取られるとそれでミスを犯して しまいますし、電話中に横から話し掛けられると、 それだけで相手の話を聞き逃してしまいます。 複数の案件をパラレルに処理しなければならない状況に 陥るとパニックになって思考停止してしまいます。 その中でも一番困っているのが電話応対です。 周囲は、応対しながら同時にメモを書くことができる人ばかり なのですが、私は「応対する」か「メモを書くか」のどちらか しかできません。電話の声に気を取られると文章がかけなくなり、 文章を書こうとすると、電話の声に対応できなくなります。 結果的に、電話の応対を優先するため、メモが疎かになる のですが。電話を切った後で、伝言の詳しい内容や 最悪誰からの電話であったかすらも忘れてしまうことがあります。 家で聞き取りと同時に書き取りを行う練習などもしてみたのですが、 必ずどちらかが疎かになるか、両方とも疎かになってしまいます。 どのようにすれば、通話中に「応対」と「メモ」を同時に こなせるようになるのでしょうか。練習法、コツなどをお教え いただけると助かります。
回答: 初めまして。スコンチョといいます。(^_^) >どのようにすれば、通話中に「応対」と「メモ」を同時に >こなせるようになるのでしょうか。 ポイントは復唱(相手の言った言葉をオウム返しにする)しながらメモ することだと思います。全てを聞きながら書こうとすると、誰だって 難しいものです。例えば「もしもし、○○商事の鈴木ですが」とかかって きたら「はい。○○商事の鈴木様ですね。いつもお世話になっており ます」というふうにゆーっくりと復唱しながら素早くメモします。 次に、メモを一度に完成したものを書こうとするのではなく、大きな 白い紙に断片的に書いていく方がよいかもしれませんね。それを、後 から5wに振り分けて書くことがよいかもしれません。 who(誰から)、whom(誰宛に)、why(どうして欲しい おりtelor伝える だけ)、what(内容を一言で言うと)、when(いつ・時間)、その他 (相手の電話番号等連絡先) あるいは自分でワープロを使いフォームを作って、1カ所ずつ記入する のもありですね。 最後に、常套句を準備しておくことですね。例えばwhyの部分では 「それでは、担当の鈴木が戻り次第お電話させて頂けばよろしいでし ょうか」とか、「どの様にさせていただきましょうか」とか慣れるまで ノートに書き出したものを目の前に置いておくのもよいかもしれません。 今まで社内でも何人か電話応対のまずい人を教えてきましたが、みな 一様に言える特徴は「十分に慣れていないのに全て自分の頭の中で処理 しようとする。そして実際の電話でパニック」ですね。分からないこと を聞かれても慌てずに「少々お待ちください」とすぐに切り出し保留にし、 先輩or担当部署に聞く。ただし、一度教わったことは絶対に忘れない ように工夫(ノート等)&努力(後でもう一度調べる等)してくださいね。 給料を貰いながらやっているわけですから、恥ずかしいか否かよりも、 目の前にお手製の対応表を貼り付けてでもきちんと仕事をするという 自覚が大事だと思います。頑張ってください。