質問: 今週末に工場の棚卸しがあります。 パレットに積んである一つ20kg袋の在庫を種類ごとにチェックするのですが、従業員20名ほどの工場ですし、 パレットごとに内容票が貼ってあるので、棚卸し作業も3時間もかからずおわるのですが、この程度の製品や材料在庫なら日頃から入出管理しとけばわざわざ日を設けて棚卸しをしなくても済むと思うのですが、それはダメなのですか?
回答: 棚卸し作業って面倒ですよね。できることなら、そんな作業はしたくない 誰でも思うことでしょう。 でも、人間が行っている確認作業ですから、伝票(帳簿)と現品の不一致という現象がどうしても発生してしまう時があります。 数え間違い(入力間違い)の可能性がある限り、月末や期末などの決算時期に、そうした誤りが本当にないか確認する事は、どうしても必要な事です。 では、どのような事が起こると考えられるか、例を挙げてみます。 1.製品が完成した時(材料が入庫してきた時)の数え間違い 例えばあるロットNOの製品が100個完成した(入庫した)としましょう。現場では記録として100という数字を入力します。でも実際は101個完成していた(入庫していた)としたらどうでしょう。つまり数え間違いで1個少なく申告してしまったら。。 残る1個は帳簿上は残りませんが、実際の在庫としては残ります。入庫する人間と出荷時に出荷する人間が同一人物ならば残った1個に気付く事も可能でしょうけど、違う人間ならば、残った1つの在庫を、次回出荷されるかもしれないとしか思わず、そのままにしておく事も考えられます。するとその在庫1個は帳簿から消えてしまい、棚卸ししない限り、永遠に倉庫に残ってしまう事になります。 棚卸しする事で、本来は残ってなかったはずの在庫の存在が明らかになり、その在庫の処理方法及び今後の対策を立てやすくなります。 2.帳簿上からは消えている簿外品が何らかの理由で倉庫に残っている場合 その製品が何らかの理由(期限切れ、品質不良、返却品など)で残ってしまった。通常在庫の帳簿からは消えているけれど、最終処理が決まるまで一時的に保管しているケースなども考えられます。(簿外品) こういう商品の場合、その事実を知っているは一部の社員だけ などというケースがあり得ますし、その社員が最終処理を中々実行しないような時は、いつまでも倉庫内に残ってしまい場所を占領してしまう事になります。 こういった事態を防ぐため、皆で在庫を確認し、簿外品の処理をすぐに行うようにする ためにも棚卸しは有効です。 3.完成した(入庫した)製品の登録そのものが漏れてしまった場合 通常の会社では滅多に起こりませんが、小ロット品だった製品が、その他のロットの製品に紛れてしまい、登録そのものが漏れてしまったとしたら、誰もその商品の存在に気付かず、在庫だけが残ってしまうようなケースもあり得るかもしれません。 完全受注生産品なら起きませんが、あらかじめ商品を先に作っておく見込み生産品などの場合は、可能性としてはあり得ます。 ただし、このケースの場合、決算時に誰かが必ず見つけるものですが。 2と3のケース事は少ないと思いますが、1については完全になくす事は難しい会社もあります。 私は実際に1のケースに遭遇した事があります。私の工場では完全自動化ラインではなく、しかも入庫する人間と出庫する人間が違う事があるからです。 入出庫管理が完全自動化されている場合(数え間違いが起こりえない場合)を除き、やはりミスは起きるものとして、決算期に棚卸しを行う事はやはり必要だと思います。