質問: 大人数の幹事をはじめてやります。人数確認と場所きめはどちらが先ですか? 今まで20人前後のを相手にした幹事を5回ほど経験したことがあります。 が、サークルで50人ほどの大人数を相手にして幹事をするのはこれが初めてなので困っています(>_<) 今までの幹事経験では日にちと予算と集合場所を伝えた上で メールで出席できるか確認をとっていました。 それでだいたいの人数が把握できたら、その人数より少な目の人数をお店に予約して 当日にお店に人数が増えるという電話をしていました。 これが幹事の基本だとも思っています。 今回初めてサークル内で幹事をやることになり、 はたして50人中何人が参加するのか予想もつきません。 私としては、正直おみせとの値段交渉などの都合も考え 人数確認を先に行いだいたいの人数を把握したいのです。 ですが、obから「場所をおさえてから、人数確認しろ。俺達はそうした」とのダメだしがでました。 先輩達は先輩たちなりに経験を積んでいるのでしょうが、 私はどうも納得がいきません。 しかし大人数を相手取った幹事をしたことがないたいめ自信をもって抗議できないんです... だいたいの人数がわからないでお店をとると 「最初はよかったけど、人数が多くなりすぎて個室がとれない」とか 「予想以上に人数が少なくて貸し切りにできない」とか 不都合がおこるんじゃないかと思っています。 場所は横浜ですので、居酒屋は多いですし 「飲み会します」と連絡をした後から「お店予約できませんでした」ということはないと思うのですが... 実際、大人数を相手どった幹事さんはどういった段取りですすめましたか?? 教えてください!
回答: 30人くらいの飲み会の幹事は経験がありますが,基本的に「綿密に連絡が取り合える人ばかりではない」状況であれば,参加人数にかかわらず店を先に押さえますね。仕事などで定時に間に合わず店に直行,合流する方などもいますから,そういう方とあまりまめに連絡を取り合える状況でないなら店を決めておいた方がいいと思いますよ。それに飲み会が多い年末年始,あと学生の新歓シーズン(4~5月),卒業シーズン(3月中旬~下旬)なんかはかなり日程に余裕を持って店を取らないと大人数分の予約ができなかったりすることもありえますし。