質問: 請求書の整理・保管方法 取引先からの請求書は、どのように整理、保管すればよいですか?ファイルにどのような順番で保管すればいいのかしら? 日付の新しいものが一番上? また、支払いが終わった分は、印をつけておくだけでいいものでしょうか? 1つのファイルに新しく来た請求書、支払いの終わった請求書を一緒にしていても問題ないですよね? 良い整理方法、保管方法があればアドバイスください。
回答: 支払期限はいかがですか?請求の来た順に払いますか?契約書等により決まっていますか? (1)請求順に支払う場合 請求書受領順=支払処理順=支払済順ですから、受けた順に(新しいもの上)にファイルに綴りまして、処理したら済印押印。目印として処理したページに「ここまで支払済」と書いた付箋でも付けておきます。後日照会があった場合を考慮し、できれば支払日ごとに見出しをつけます。 (2)支払日指定の場合 支払日が先にやってくるものが上になるように「未払いファイル」に入れます。綴ってしまわずに、透明のポケットに、支払日別に入れておきます。ある日の支払処理が終了したら、「支払済みファイル」にそのポケットごと移します。(1)同様、支払日の見出しをつけます。