質問: 企業でMS Officeを使う場合に、利用者毎にユーザ情報を登録することのメリットデメリットについて質問です。 もし、PC毎に、利用社員のフルネームなどを登録するとした場合、 サーバにあるファイルを誰かが開きっぱなしにしている時に、開いている人を特定できるメリットがあります。 ですが、他社にデータを送付する時には、余計な情報を与えてしまうデメリットがあります。 いろいろ考えてみたのですが、 全PCに適当な共通文字を登録すると、誰がファイルを開きっぱにしてるかわからない。 PCの管理番号を入れるだけでは人物特定にならないので、さらに工夫が必要。 内線番号を入れると、内線や席が変わる度に変更が必要になるのが面倒。 Office2003にある、プライバシー情報を削除のオプション設定は、 開きっぱなしにしている人も特定できなくなってしまう。(Office2003+Samba環境で確認しました) 何かいい方法はありませんか? 実際に運用されている体験談をお待ちしています。
回答: > > PC毎に、利用社員のフルネームなどを登録する > > > ライセンス管理する上でも、会社としてライセンス付与していないOfficeからファイル・アクセスを防ぐためにも、ユニークキーを設定すべきです。 社員番号だとひと目で分からないということであれば、氏名をフルネームを入れるのが妥当な選択だと思います。 > > 他社にデータを送付する時には、余計な情報を与えてしまうデメリット > > > “余計な情報”を削除してから送る必要がありますね。 Office2007ですと、標準で“余計な情報”を削除する機能を備えています。 OfficeXP/2003 では公式サイトから、削除ツール「Office 2003/XP アドイン: 隠しデータの削除」をダウンロードしてご利用ください。