質問: 旅費仮払の精算について 中小企業の経営者です。営業社員の出張旅費を毎月前渡で3~4万円くらい出しています。月末ごとに旅費精算し、経費への振替処理を行っています。出金時は「仮払金/現金」で、精算時が「旅費交通費/仮払金」 です。財務データの入力も行っており、駐車場代・電車代・ガソリン代等を1件ずつ入力していくと件数が50件近くになってとても手間がかかります。1件ずつ入力することに代えて、旅費の領収書の添付資料を整備し、精算内訳を日付・相手先・用務・金額・担当者まで明記することで、合計金額を一括入力する経理処理に代えることは問題ありますか?
回答: 領収書等の証憑にその支払いの目的や担当者等が書いてあり、それがいつでも会計データと連動して見ることができるようにしてあれば、旅費交通不意で一括計上しても問題ありません。 また、電車賃やガソリン代など内容は違っていても仕事上の旅費であれば合計仕訳しても構いません。というより出張精算でそれらを区別して計上する方が少ないと思います。 もちろんその中に交際費などの異なる費用がある場合は区別しなければいけませんが。 要は会計システムを頂点に、その中のデータの根拠が常に整理されて保存されていれば、会計システムは詳細を個別に入力することは不要ということです。