質問: ビジネスeメールの署名のマナーについて ビジネスでeメールを使用していますが その、eメール文末の「署名」に関する質問です。 私は、この署名部分を「名刺」と同様に会社同士で 交わす重要な部分と考えていました。 その為、初めてメールを送る方にも、また従来から 取引ある顧客に対しても、丁寧にあるべきと考えており 当然のように署名には 株式会社xxx 部署名 役職名 仮鈴木 一郎(よみがな) 電話番号 : xxx-xxx-xxxx fax番号 : xxx-xxx-xxxx メールアドレス : ホームページアドレス : 郵便番号 : xxx-xxxx 住所 : と、上記のように正確に書いていました。 ですが、最近、大幅に省略して書く話が上がり、私は是には反対しています。 その、省略内容が下のように 株式会社xxx 部署名 役職名 姓名 郵便番号 住所 電話番号 fax番号 ホームページアドレス という風に、つめて書いて、さらに個々のeメールアドレスも 省略しよう(返信先アドレスで対応できるだろう?)と言う話です。 実際に、書いてみると、何処までが社名か分からないし 長く連なった番号や住所が非常に読みにくくなりました。 更に個々のメールを書かずに返信なら送れるだろう?と言う不親切さが 今までの考えからは礼節を欠いているようで気が引けるのです。 皆さんは、ビジネスマナーとしてのメールの署名は どのように考えられていますでしょうか? ご意見を、おねがいします。
回答: 40過ぎの会社員です。 我社の場合は、送る宛先によって署名を違えている者がほとんどです。 【社内向け】 担当部署 氏名 直通電話番号 eメールアドレス 【社外 恒常的にメールをやり取りする相手】 会社名 担当部署 氏名 直通電話番号 fax番号 メールアドレス 郵便番号 住所 【社外 恒常的にメールをやり取りしない相手】 会社名 担当部署 役職 氏名(よみがな) 郵便番号 住所 代表電話番号 内線番号 (必要ならば直通電話番号) fax番号 部署メールアドレス (必要ならば個人メールアドレス) 質問者さま同様に名刺にちかいもの、あるいは封筒のリターンアドレスにちかいものと考えています。 ただ、毎回同じ内容をダラダラと送信しているのも邪魔な気もします。名刺にしても、日々お会いしている相手に毎回は渡しません。営業だと、来社の証拠代わりに置いていくという方もいらっしゃいますが。 一方で、日ごろメールをやりとりしていない相手に、直通の電話番号だの個人メールアドレスだのをお教えすると、かえって個人で仕事を止めてしまう可能性があるため、私の部署では部署のメンバー全員が見るアドレスをお教えするのが基本になっています。個人のアドレスになるのは、実務上、直接やり取りをする場合だけです。 そのメールで何を知らせたいか、なぜ省略しようとするのか、がポイントではないでしょうか。 まさか署名を毎回手作業で入力しているのでもないでしょうし、省略することで、どんなメリットがあるのか、だと思います。 ちなみに我社の場合は、余計な情報があるだけ邪魔、署名はコンパクトに済ませサイズも少しでも小さくしよう、という理由です。新規開拓の営業部署ではありませんので、営業部では、質問者さまと同様の署名の可能性もあります。