質問: 校区子ども会年度末総会の司会進行が分かりません 子ども会の年度末総会で司会進行役をすることになりました。 総会案内は委任状付きで毎年旧役員と新役員のみに配布している形です。 年度初めの総会では欠席者からは委任状をいただき、事業案と予算案の可決を取るといった流れでしたが、年度末総会は事業報告と決算報告、新役員案及び新役員挨拶だけですので、委任状はいただいていたとしても、報告するだけで、採決をとらなくてもよいかと思っていますが、どうでしょうか? 進行も全く分からず、雛形も存在していないので、自己流に考えているのですが、以下の話し方でよいのでしょうか?(名称など略してあります) 『只今から年度末総会を始めます。...本日司会進行を担当いたします○です。... ...まずはじめに会長よりご挨拶を申し上げます。... それでは事業報告を会長より(?)していただきます。 続いて決算報告を致します。会計の○○さんお願いします。... 以上報告をさせていただきましたが、これについてご質問ある方おられますか?... (質疑応答) ...ほかにご質問ないようでしたら、監査報告をお願いします。...ありがとうございました。... それでは続いて○ページの新役員選出案へと移ります。名簿の氏名、住所等ご確認下さいまして、誤字脱字等ありましたら、訂正お願いいたします。... これでよろしければ、新役員さんのご挨拶へと移ります。...会長さんから役職名、氏名をお願いします。...ありがとうございました。 これですべてのご報告が終わりましたが、最後にご質問等ある方はいらっしゃいますか?無ければこれで年度末総会を終わりたいと思います。長時間に渡りありがとうございました。』 といった感じでいますが、どこかの時点で採決を取るような事項や箇所はあるのでしょうか? まったく分からず困っているので、教えてください。 総会まで日があまりなく、慌てて書きましたので読みにくい点あるかと思いますが、どうかお許しください。
回答: ついこの間、pta総会に出席した(&過去に一度司会を務めた)経験をもとに。 決算報告、新役員の選出は(厳密にいえば事業報告も)それぞれ総会開催前は「案」ですので、承認をとる必要があると考えます。 承認をとるタイミングは、それぞれの「案」に対して質問がこれ以上出なくなった時が適当でしょう。 ご質問の中の“台本“に入れるとすれば、(会計について)「ご質問がないようでしたら」の次に「承認に移ります。承認頂ける方は拍手をお願いします」を入れればよいのではないでしょうか。(尚、監査報告は会計報告の直後、質疑応答の前に入れた方がよいかと思います) 新役員選出についても「訂正お願いいたします」の次に「承認頂ける方は拍手を...」を入れればよいと思います。(挨拶は「案」が承認され新役員として決定されてから行うものと考えます) 司会は緊張しますが、質問が出たら役員(会計など)に振ればよいので、多少は肩の力を抜いても大丈夫だと思いますよ。 頑張ってくださいね。