質問: 個人情報の誤送付を防止する方法を教えてください。 仕事上、大量の個人情報を扱っています。年に何度か一斉に書類を郵送するのですが、同姓同名の方に送ってしまったり、別々の人宛ての文書を一つの封筒に入れてしまったりと、事故が絶えません。 何十人かの担当者がそれぞれ自分の受け持ちの相手先にそれぞれ送付することになっています。現在では特定の担当者が専属で発送前のチェックをすることになりました。 しかしそのチェックに甘えるからなのか、そもそもの発送者の意識が高まっているように思えません(チェック実施後も、相変わらず何件かが誤送付になるところだった。)。またチェックする担当者の本来業務ではないことから、効率的で効果的な防止策はないものかと考えあぐねています。 あまりマンパワーに頼って業務を増やすことなく、お金をかけることもない「効果的な」誤送付の防止策はありませんでしょうか? 例えば事故のパターンをマニュアル化し作業工程に取り込むといったことになるのでしょうか。事故が起こらない発想みたいなものでも結構です。うちの会社ではこういう具合にやっているよ!こういうシステムにすれば?といった、仕事のまわし方の知恵や工夫みたいなものがございましたらよろしくお願いいたします。
回答: >現在では特定の担当者が専属で発送前のチェックをすることになりました。 >あまりマンパワーに頼って業務を増やすことなく、お金をかけることもない「効果的な」誤送付の防止策はありませんでしょうか? 発送前のチェックを廃止するとともに、クレームが複数になった場合は処分の対象とすることを告げてください。 但し、特定の担当者が専属で発送前のチェックは続けてください。 そうすれば、甘い気持ちが消え、処分されないよう慎重になるでしょう。 また、実際にクレームがあっては困りますので、裏でチェックすれば良いかと... とはいえ、細かい作業になるので作業効率やモチベーションを考慮すると、休憩を小まめにさせ、本作業の残業はやめた方が良いですね。 クレームがなければ、ノークレーム手当を支給するアメも良いでしょう。 >事故が起こらない発想みたいなものでも結構です。 お金を拠出できれば、外部に託すことにより、責任を転嫁できます。 問題があれば、損害賠償を請求できますし、貴重な労働時間を費やす必要がありません。