質問: 固定資産の棚卸ってどの部署がするもの? 当社は60人強の小規模なオフィスですが、什器備品は現在300件ほど抱えています。 今年は4月より、今まで手付かずになっていた資産の棚卸をして、物品一つ一つが現存するのか各部署にも協力いただき調べております。 現在のところ総務部主体で始まって進めているのですが、最近、資産台帳は経理の管轄なのであるから、毎年の棚卸も経理が主導で行なうべきだとの意見が出てまいりました。 モノの管理→総務部 カネの管理→経理部 と分かれているのではと思うのですが、確かに資産台帳を記入し、廃棄処分等の後処理も経理が関わりつつするものです。 皆さんの会社(大規模・中規模で)でどの部署が取り扱い、どの時期にどんなフローで進めていらっしゃいますか?
回答: 固定資産の棚卸に付いて。 1.固定資産台帳を作成管理している部署以外の所が棚卸をする。・・・・どうしてこのように書いたか?御社のようなオフェスを沢山抱えている会社は、きめられた部署に棚卸監査をする人がいない場合のためです。 2.台帳は簿内資産(取得価格ー減価償却=残存価額)を記載と簿外資産(金額の記入無し)遊休資産(簿内と内容は同じだが現在使用しないで保管している物件)に台帳を分けて作成管理します。 3.棚卸前に物件には棚札をつけます。そうして棚卸当日監査員は半札を回収、固定資産台帳と照合します。 要するに同じ部署。同じオフィスの人が棚卸の際疑問に思っても暗黙の了解のようになるので支社か他場所に監査をしてもらう事が理想です。 よく管理がずさんであると聞きますが、私はこのように管理をしています。 固定資産簿内・簿内遊休・簿外台帳を作成して、管理の内容も可能な限り個別管理をしています。 例えば本体とモーターとベルトを一式で管理している所が殆どですが、この時ベルトが早く損傷を受けやすい、これを取り替える場合分筆と言う面倒な作業をしなければなりません。勿論経理処理もしなければなりません。故に単体で管理すれば、ベルトだけを除却すればいいのです。参考まで。 物件を5.000件管理しています。手を抜かずに行えば、問題なく管理が出来ます。頑張って下さい。