質問: 営業マンと営業事務員 単価が日により違う、商品の数の変更もわりと多い。 受注の連絡は、faxもあるが、半分は電話で受注連絡がかかる。 受注一覧は事務員が作成。昼までに受注した分を一覧にする。 たまに追加・変更があるが、私が帰宅するまでの分は、伝票を出しなおしできるが、 事務員帰宅後の変更は、営業マンの携帯に直接入るだけで事務員にはわからない。 わが社はこのように受注が入ります。 営業マンは、工場での製品加工が主な仕事の為、事務所にはほとんどいません。 そのため、単価入りの納品書を翌朝に出したら、単価が違う、数が違うということが多々あります。 受注処理をしている営業マンや事務員さんに質問です。 皆さんの会社では取引先と営業マンと事務員とでどのようなやり取りをされていますか? よその会社ではどうされているのか沢山回答いただきたいと思い 質問しました。今の受注の仕方を改善しようと思っている最中で、業務改善を真剣に考えています。 回答沢山お待ちしています。
回答: >単価入りの納品書を翌朝に出したら、単価が違う、数が違うと >いうことが多々あります。 納品書を翌朝、打ち出す前に、 営業マンが、事務へ変更を指示すれば大丈夫だと想いますが。 ○連絡用のノートを一つ作る。 (営業マンは、携帯にかかってきた変更を書き出す) ○営業マンが携帯に変更の連絡があるたびに、 事務へメールを打つなどして、都度、知らせておく。 (事務は翌朝、メールを確認して、変更を訂正する) ○朝、事務員が仕事開始するまえに連絡時間を設ける。 その連絡内容を受けて、事務が変更を訂正してから、 納品書を打ち出す。 それで大丈夫だと想いのですが・・・。