質問: 訂正印について 住所変更に伴い、請求書に訂正をし、訂正印を捺印することになりました。(さしかえできない都合があり、訂正で済ませます。) 訂正印は請求書にあらかじめ押された印(社印、代表者印)ではなく、担当者の印を使うのは、適切でしょうか。 また、訂正箇所が長いので、訂正印を二重線の端と端に押す慣習があるようですが、必ず必要なものでしょうか。 ビジネスマナーに詳しい方のご意見をいただければ、幸いです。
回答: 不正な手段を用いて改竄されたものではない、ということが明白に伝わるようにしなければいけませんので、元々の請求書等に用いた公印等と同一のものを訂正印として用いる、というのが鉄則です。 これは、訂正を代表者等が承認・決裁している、ということをもあらわします。 これを担当者印にしてしまいますと、代表者等が承認もしくは決裁していないのにもかかわらず担当者サイドだけで勝手に訂正してしまった、と受け取られかねませんし、のちのち問題になることもあります。十分注意なさって下さい。 なお、訂正印については、行をまたがない限り、訂正箇所の真ん中に1か所押印すれば足ります。但し、慣行があり、確かに、長文訂正箇所では両端に押印します。どちらでもかまいません。 余談ですが、ビジネス文書では修正液・修正テープによる訂正はご法度です。 必ず、訂正箇所に二重線を引いて訂正し、その上に訂正印を押印して下さい。