質問: 委託先の企業と差し戻し金額の交渉のため、対面で来週に会議を行います。準備と当日の進行について助言をお願いします。 ・私は7月に異動で現部署に配属 ・委託先との交渉事案(未整理事項)があることを知る ・委託先の要因で一部委託業務を7月より撤退済(業務は設備系保守) ・既に支払い済みの契約額の返金額を決める必要あり ・支払い済み額は今年4月から翌年3月分 ・よって今年7月から翌年3月分を返金してもらう必要あり ・委託元の算出額は約7000万(算出根拠有) ・委託先の算出額は約3000万(算出根拠有) ・大きく金額に差があり交渉が難航しそうだが金額を確定したい このような契約間の折衝や交渉は過去に全く経験が無く、生まれて始めてです。 来週末に直接交渉する場があり、自分が仕切らなければなりません。 事前に準備すべきこと、段取りや必要な根回し、法的、契約的なことなどいろいろあると思いますが、イメージが全く整理できません。また、当日もどのようなことに注力し、どう決着させるのか、どう進行させるべきなのかも同様です。議論が発散して何も決まらずということだけは避けたいです。宜しくお願い致します。
回答: 次の会議だけでは終わらないと思われる状況ですね。 最後のまとめも想定しておいた方が良いでしょう。 会議の流れを、全くの物別れから、ある程度の歩み寄りが得られる場合まで、数通りを想定しておきます。 そして、それぞれの場合において、次回の会議までの課題も想定しておきます。 次の会議をいつごろにするのが良いかということも想定しておいた方が良いでしょう。 後は、会議の流れで、どの想定に近かったかと考えて、会議の締めをするということが良いと思います。