質問: メールをお送りしましたという伝言 仕事柄、会社にかかってくる電話によく出るのですが、 社員が不在の場合に、先方から「では、○○さんにメールをお送りしますので、ご確認下さいとお伝えください」とよく言われます。 これってわざわざ手間かけて伝言する意味あるんでしょうか? 折り返し希望ならわかりますが、うちの会社にはメールの確認すらままならないような多忙を極めた人もいないし、みんなメールはちゃんと確認する事は取引をしている人達ならわかるはずなのに、このような伝言をよく頼まれるのが不思議です。 何故、折り返しやメール返信の依頼ではなく、中途半端な形で伝言を頼むのでしょうか。 下っ端なので、電話には出なくてはいけないのですが、業務もそれなりに抱えているので、この手の伝言依頼が連続するとタイムロスに感じます。 放置してはいけないでしょうか?
回答: 最近は携帯メールのイメージがあるので メールはすぐ見るということかもしれませんが ビジネスの世界では メールで送る文書に関しては何時でもいいという内容という 認識の人が多いのでそうではないという意味で 一応連絡するのではないでしょうか。 また、不着や間違いで未送信などもあると思いますので faxでもその様な確認連絡はありますよね。 送ったつもりでも 着いていないとか、間違って他のところに送られると 業務が大きく遅れたり、対応されていなかったりというようなことが 納期や締め切り直前に発覚してもどうにもならない場面もあるので 送信当日に注意喚起するのだと思います。 私も、 送った当人にはメールを送りましたが見てもらえたかと連絡は必ず入れます。 その連絡で初めて開く人も結構いるので。 貴方に伝えるのは電話した本人も再度電話する事を忘れる場合もあるので その予防ではないでしょうか。 折角電話をしたのに何も伝えずに電話を切るのももったいないでしょう。