質問: 会社の上司が急死した際の応対 昨晩(今朝になりますが)会社の上司がなくなりました。土曜お通夜、日曜に葬儀になる予定です。会社が休みの間に通夜、葬儀と済ませるのですが、上司の得意先への連絡等はどのようにすれば良いか、アドバイスをいただきたいのです。 このような恥ずかしい質問の理由として、 1.社長、専務、オーナー会社の息子、且つ冠婚葬祭の対応が苦手。 2.従業員の離職率が高く、入社1~5年の社員が大半で上司の仕事内容、客先の担当者すら面識が無い。 3、上司は唯一の勤続40年近いベテランで会社を代表するような人で地元にも顔が広い。その反面他の従業員は誰だ?という感じ。 総務、経理の担当者も入社1年程度である。 4.相当人望の厚い人であり、もし連絡をしなければ、得意先の社長クラスの人は気分を害すと思われる。(上司は公私にわたって、お付き合いをしていた人であり、身銭を使って色んな人をもてなす人だった。) 5.ただ上記の人がどの会社にどれほどいたか、社歴の浅い人間ばかりで、社員は殆ど知らない。 6.社長、専務は対人恐怖症で地元の業者と殆ど付き合い無く、且つ仕事をしないため変わり者で有名。普段も銀行、証券会社くらいしかあわない。 今日通夜、明日葬儀の予定ですが、会社のことを何も知らない若い従業員でばたばたすることは目に見えています。 どなたか良いアドバイスお待ちしています。
回答: 1 まずは取引先に連絡。別に顔を知っている必要はない。 急逝の案内と通夜葬儀の案内を同時にfax2枚程度で送るだけでいい。 この程度は総務の常識として覚えておくこと。 http://www.makihon.co.jp/reibunns/reibun01.html その際は遺族に確認しておく事項としては、 ・葬儀のスタイル(仏式、キリスト教その他) ・場所・日時と花輪、樒等受け付けるか、受け付ける場合は どのようにするか(祭礼会館などであれば、そちらで受け付ける ケースが増えています) ・地図や行き方などを載せておくと親切 ※送り先は一覧にして残しておく。 ※送り先は顧客、仕入先、金融機関などで、で、上司の名刺入れなどで確認するといい。 過去の経理の請求書などからピックアップしてもいい。 普通はそういうのも毎年リストにしておくもの。そうすると慌てなくて済む。 2 通夜葬儀は経営者に確認した後、喪主や遺族に対して 「社としてもお手伝いできることがあればしたい」旨、伝えて、 お願いされればする。勝手にししゃりでない。手順を踏むこと。 できれば、部下全員で対応したいが、このあたりは上司がいなければ 経営者に了承を摂っておくこと。(社業に差し障りがあってもいけないので 交代で行くなど、配慮も必要。) また、受付などを頼まれれば、現金の授受が出てきますので、 よほどのことがなければ、親族などを一人入れてもらって、 お手伝いに留めて、現金の管理は任せること (数百万円紛失した。なんて事故もあるので) 3 それと経営者名で電報なども打っておく。 もちろん、事前に了解を得ておくこと。 今後のこともあるので、その手の作業は総務の人間にやらせて、 廻りの先輩などはそのフォローや相談にまわると その手のノウハウが会社に溜まります。 あとで、総務の人間に、今回の顛末をまとめさせ、 マニュアル化させてもよいでしよう。 電報の打ち方一つでもマニュアル化しておくと楽です。