質問: 町内の老人会会計担当です。仮出金と精算後の 処理方法を教えてください。昨年の4月に会計を引継ぎしました。 会には、カラオケクラブやグランドゴルフ、園芸クラブなど5つのクラブがあり、それぞれに責任者がいます。 カラオケクラブを例にとると、昨年は2万円を使いましたので、今年度の予算は、2万円に設定し、4月1日付で、予め、2万円を仮出金伝票を起伝し、カラオケクラブ責任者に渡しました。 出納帳の勘定項目は、4月1日、仮出金、カラオケクラブ○○殿 支出欄に20000円と記帳。 3月末の決算日近くに、責任者が、今年度中に払った領収証、レシート(合計19000円)と余った現金(500円)を私に返します。 この場合の、出納帳の記帳を、3月20日に行うとして、 一旦、仮出金の20000円を、入金伝票を発行して、3月20日「借受金戻し」として、入金欄に、20000円と記帳。 次に、何枚かの領収書の金額(計19500円)を出金欄に記帳。 この方法でよいでしょうか? 又、処理日の日付ですが、領収書、レシートは8月とか11月がありますが、そのままの日付で、3月20日の支出欄に記帳すると不具合はありますか? よろしくお願いいたします。 経理とか会計等は全く無知なので、この質問が皆様に伝わるか不安です。
回答: >一旦、仮出金の20000円を、入金伝票を発行して、3月20日「借受金戻し」として、入金欄に、20000円と記帳。 必要のない処理だと思います。 すでに仮払いした20000円を経費と戻ってきた現金に振り替えるほうが手間がかかりません。 >処理日の日付ですが、領収書、レシートは8月とか11月がありますが、そのままの日付で、3月20日の支出欄に記帳すると不具合はありますか? 日付順に領収書類と一致するような帳簿を作っておくと、「何に使ったか?」という質問に対応できます。また、質問がなくても使途を把握しておくのが会計の役目です。 (例) 8/1 カラオケok 3000 9/10 カラオケ大会賞品 10000 11/1 カラオケok 6000 合計 19000 カラオケクラブの責任者が作っておくべき帳簿だとは思いますが、長年の慣例でお金と領収書を会計に返せばいいということになっているのでしょう。 あと、決算書に「カラオケクラブ19500」と書くだけなら、こんなもので良いかと思います。細かくやりだすときりがありません。