質問: 英語のメールを書くためのテンプレとコツ。ポイントさえ押さえれば怖くない!
回答: 英語のメール書く機会が増えたけど、どう書けばわからない。 そんな風に悩んでいる人も多いのではないでしょうか。 でもポイントとコツさえつかめば、英語のビジネスメールのそんなに難しくありません。 以下では、どうやって英語でのメールを書くか、英語のメールにおいて気をつける点を解説いたします。 英語メールのテンプレート 英語のメールは書き出し、内容、最後の結びの3つのパートに分かれます。 それぞれのパートでどのように書くと良いかを解説します。 ### 書き出し メールおける書き出しは主に3つあります。 #### 1カジュアルな書き出し(最も多いパターン) hi 相手の下の名前, 例)hi john, から始める場合。ほとんどの場合はこのはじめ方で問題ありません。たまに、日本人は丁寧だからといって、hi yamada-sanなどと言ったように名字から書き始めてくれる方がいらっしゃったりしますが、ほとんどの場合はhi xxx,からはじめてその後に改行し文を始める事が多いです。 #### 2非常にフォーマルな書き出し dear mr./ms. 相手の名字, 例)dear mr. yamada, 非常にフォーマルな例ですが、まだ会ったことない場合や相手が堅い職業であれば上記の書き始めがよいかもしれません。 #### 3宛先が誰かわからない場合 to whom it may concern, 意味としては、「ご担当者様」というような意味で、宛名がわからないような場合に使うことがあります。 ### 英語のメールの内容 「hi xxx,」「dearmr. xxx,」などからはじめたあとの書き出しは、基本的には挨拶などはなく具体的なメールの内容から書き始めることが多いです。 ただ、ミーティングをして、その後のフォローアップメールなどの場合だと > thank you so much for 〜 > > (〜についてありがとうございました) > > thank you for coming to our office yesterday. > > (私たちのオフィスに来ていただきありがとうございました) というような表現を使うことが多いです。 ### 最後の結び 最後の結びはどうすればよいのかということをよく聞かれますが、以下を使うケースが多いです。 > best, > > best regards, > > thanks, > > sincerely, 特に「best,」で終わらせる事が多く、best,のあとには自分の名前を入れます。 例) best, takashi といった感じです。 ### 英語のメール用のテンプレート文 全体を統合すると以下のような英語のテンプレート文ができます。 outlookの機能などで、保存しておいても良いかもしれませんね。 > 【カジュアルバージョン】 > > hi 相手の下の名前, > > thank you for 〜 > > (メール本文) > > best, > > 自分の名前 > 【フォーマルバージョン】 > > dear mr./ms. 相手の名前, > > thank you so much for 〜 > > (メール本文) > > best regards, > > 自分の名前 このようなテンプレートで是非書いてみてください。 英語メールをわかりやすくするコツ 英語でのメールはなれていない分わかりづらくなってしまいます。ただ、英語圏の人たちとやりとりをするとよく分かるかと思いますが、非常にシンプルでわかりやすいことに驚くかと思います。 以下では、英語のメールをわかりやすく書くためのポイントを解説します。 ### 日本語よりもカジュアルにかつストレートに書く 日本語のメールだと、どうしてもフォーマルになってしまい、以下のような文章になってしまうかと思います。 > お世話になっております。xxxx(会社名)の〇〇です。 > > 昨日はどうもありがとうございました。 > > (内容) > > どうぞよろしくお願い致します。 ただ、英語の場合は、hi xxx,から始まるように**日本語よりもカジュアルでストレートな表現が多いです**。そのように書くこと自体が普通ですので、英語のメールを書く際には、同様にストレートでフランクな表現のほうが好まれます。 日本語でいうような「前向きに検討させていただきます」といいつつ実は断り文句というような微妙なニュアンスはありませんので、ストレートに書く必要があります。 実際、筆者は英語での契約書をやりとりしている際に、契約書のこの箇所をこのように変えてほしいとメールで複数行にわたって丁寧に書いたものに対して、先方から「ok!」と一言で返されたことがあります笑 ### なるべくシンプルに要点だけを結論から書く 英語の文章はメールに限らずそうですが、結論から書き始めることが普通です。 日本語の場合は、だらだら書いた先に最後に、結論を述べることが多いかと思いますが、英語の場合は以下のような順番と構成で書くべきです。 1. **結論** 2. **理由** 3. **例** 英語のメールに限らず、英語のニュースや記事でも同様かと思いますが、最も大事なことを先頭に持ってくることが普通です。 その際、結論のあとにその結論にあたる理由を書き、必要であれば例を持ってくることがよくあります。**この点を守っていれば、相手から読みづらいメールだなと思われることはないはずです。** 英語メールの書き方を学ぶなら 英語のメールの書き方を学ぶなら、英語のメールを実際にやり取りする量を増やすことが肝心ですが、どのような形式で書くか悩むという人も多いかと思います。 英語のメールの書き方や、そもそも英語の文章を書くのにおすすめなのが以下のビズメイツになります。 ! ビズメイツはビジネスパーソン向けのオンライン英会話サービスになっており、以下のようなコースがあります。 | コース | 詳細 | | bizmates program | 最もスタンダードなプランです。「ビジネスで成果をあげる英語」を体系的に身につけることができます。 | | other programs | **スピーキング能力やeメールライティング能力など、特定のスキルを修得することができます。** | | assist lesson | **資料の添削やプレゼンテーションの予行練習など**、受講生の業務を講師にサポートしてもらうことができます。 | | bizmates discovery | 様々なテーマについて講師とディスカッションを行うプランです。異文化交流を通して新たな視点から学びを得ることができます。 | ビズメイツはビジネスに特化していることもあり上記のようなプランが多いのが魅力的です。 ビズメイツの評判については以下の記事にまとめましたので是非読んでみてください。 【口コミまとめ】ビズメイツの評判は?講師や料金についてまとめました 無料体験レッスンもあるそうなので、まずは試してみたいという方は試してみてください。 ビズメイツの無料体験に申し込む 次におすすめなのはベストティーチャーです。 ! ベストティーチャーはビズメイツと違って、ビジネスに特化しているわけではないですが、他のオンライン英会話サービスと違い、「書いて、話す」をコンセプトとしているサービスになっています。 ベストティーチャーの口コミについても以下の記事にまとめました。 ベストティーチャーの料金や講師は?口コミ・評判などをまとめました! ベストティーチャーも同様に無料体験を受けることができるので、まずは無料体験を試してみることをおすすめします。 ベストティーチャーの無料体験に申し込む 英語のメールをたくさん書こう ! 英語のメールはまずたくさん書いて、様々なパターンに慣れることも大事です。 「シンプルに、ストレートに、結論から」の3つを覚えて、様々なパターンの英語のメールを書いてやり取りしていきましょう。