質問: 委任状をfaxで受理した場合 ある地域の団体で、ちょっとした疑問が出たのでおうかがいします。 先日総会があり、出席できない方には委任状の提出をお願いしております。 が、現役を退かれたが、団体には応援という形で所属していただいている方が、総会資料を送付してもらい、さらに委任状も誰かにお願いして持っていってもらうのが申し訳なくて、出し辛いという意見がありました。 faxで受理したものが有効だとすれば、今後はfaxでの受理も考えているのですが、faxでの委任状の受理は有効でしょうか?やはり、原本がいるのでしょうか?
回答: 民間の団体の総会等にあっては、行政手続とは異なり、どのような委任状が有効で、どのような委任状が無効かということについて、確たる決まりはありません。 行政手続における委任状には、署名+押印とか、実印押印+印鑑証明添付というケースが多いですが、民間の総会における委任状では、そこまで厳密にやるケースは希です。 理屈から申せば、代理権を確認する側(団体側)がokとする形態であれば、ファックスであっても、口頭であっても、すべて有効ということになり、要は、貴団体で有効と定た方式の委任状はすべて有効となるのです。 というわけで、ご質問にお答えするならば、ファックスだけで有効とみなすかどうかについては、貴団体のしかるべき議決機関で決議して定めて下さいということになります。 なお、ファックスなどの簡易な方法でokとするにしても、署名+実印+印鑑証明など厳格な方法以外認めないとするにしても、いずれにしてもメリットデメリットがありますので、それぞれの利点欠点またその他の諸事情を勘案の上、貴団体に適した方法を採用されれば良いかと思います。