質問: ビジネスのコミュニケーション能力を向上したい こんばんは。 実は、今悩んでいることがあります。 私は全国に支店のある企業のサラリーマン(30代)です。今は大阪の支店に勤務しています。 販促関係の仕事なので、社内や社外の人とコミュニケーション取る機械が多いのですが、最近、耳の痛い話があります。 私が、同僚などに仕事を依頼するときなどのコミュニケーションが思わしくないらしいのです。 要は、不快感を与える表現になってしまっている、と。 主にメールでのやり取りの際、そう指摘されることがままあります。 指摘は上司を通じて間接的に複数の方からいただいています。 なんとかしたいのですが、こういうことを研修などで克服する方法ってありますか?そういう研修とか講座があったら教えてください。 また、そういう手段ではなく、別の方法でも効果的なものがあったら教えてください。 よろしくお願いします。
回答: 同年代の会社員です。毎日30~40通ぐらい仕事でのメールのやり取りがあります。残念ながら研修などは知らないので、普段自分なりに気をつけていることを参考までにご紹介します。 (同僚にものを頼む時のことを想定してます) 1.仕事の内容が正確に伝わる依頼メールか確認する。 多少細かいかな?と思えても注意して欲しい点や、困った時には誰々に聞くとよい、などのヘルプもメールに入れて気遣います。 同僚がやってくれたにも関わらず結構後で「勘弁してよ・・・」と不具合を見つけることも少なからずあり、疲れを覚えますが、それは実は自分の指示不足であったりもするので、きちんと最初から押さえておいて欲しい要点は明示しておくようにしています。 2.クッション言葉と感謝の言葉を忘れない。 「お手数だけど...」「忙しいところ申し訳ないけど...」など、頼んでいる事実を和らげる表現を織り交ぜています。 また必ず、ありがとう、とか、助かった、なども出来るだけ忘れないように書き添えます。違った表現を2個つける時もあります。 例えば「送ってくれた資料バッチリでした。助かりました。ありがとう!」といった具合です。 3.“脱メール”も時には有効。 ご質問への回答にはそぐわないかもしれませんが、あまりにメールに頼りがちな自分を発見したことから最近ではもっと基本的なコミュニケーションを大事にするようにしています。 一案件につき、依頼と進捗確認と案件終了(=感謝)メール3通必要だとして、それぞれじっくり考えて書いて仕事を進めるより、電話をしてしまったほうが断然早い。また同じビル内なら昼飯ついでに相手のとこへ寄るのも有効で以外に時間が節約出来たりするものです。文字は冷静に書けば事務的でクールに、熱く書けば怒ってるとか批判めいてるとか、文字なのに誤解を生むこともあります。ビジネスメールが一番下手なことは、“柔らかさ”を伝えることではないでしょうか。 私はこの3点を常に忘れないようにして“丸投げ”も乗り切ってます。(笑) ちょっと相手にとって面倒で重たい案件かな?と心配される時などは、メールを準備しつつも相手にさっと電話して、今頼んでいいかどうか確認し、概要なども簡単に伝えてからメールで丁寧に頼むなど、1~3を適宜組み合わせてます。 >主にメールでのやり取りの際、そう指摘されることがままあります。 そのような状況であるなら、やはり“文字”で伝える時に少し言葉が不足しているのかもしれませんね。大丈夫ですよ。既にここで質問をされているという点でコミュニケーションに注意を払う第一段階はクリアされているのですから、ちょっとした気遣いで改善されると思いますよ。 以上、参考になればよいのですが。頑張って下さい!