質問: 職場の電話応対が苦手。コツや受け答えを教えてください 面と向かって話をするのは初対面の方でもあまり緊張しないのですが、電話となるとすごく緊張して、何を話しているのか、相手が何を話しているのか頭が真っ白になり分からなくなります。 就職した当初は、新人ということで電話に出なくてもいいよと言われ、また私のデスクには電話も置かれてなかったのですが、この4月から、そろそろ会社にも慣れてきたでしょ?という事で電話を置かれてしまいました。 私の現状と質問ですが、 1.相手が名乗っているのを聞き取ろうとするので精一杯。取引先名等が聞き取れなくても、「いつもお世話になっております。」と答えるのですが、その後に「○○さん呼んで?」と聞かれた時に、相手の会社名等を聞き返すのはokですか? 聞き返すと「お世話になっております」と言っておいて、「どちら様でした?」みたいな感じになって失礼かなぁと思い、分からないまま担当者につないでました。(それでよく怒られています) 2.電話の声が聞こえづらい時 受話音量を最大にしているのですが、相手の声が小さく聞き取れないことが殆どです。このような場合はどのように言えばよいでしょうか? 聞きなれている声の大きい主人からの電話もはっきりと聞こえないのです。同じ電話を使っている先輩方はこんな電話でも相手に聞き返すこともなく使用しています。何かコツがあるのでしょうか?(難聴ではないですし...) 3.相手先名は聞き取れたのですが、ウチの担当者の名前が聞き取れず困ることもあります。「もう一度お願いします」と頼んだら相手先の名前を名乗られてしまいます。「誰を呼べばいいのか」という事をどのように伝えればよいでしょうか? 4.帰宅した社員宛ての電話の受け答えがわかりません。「○○は帰宅しましたが」と言っておりますが、これで問題ないですか? 5.休日出勤している時に、「○○さんお願い」と電話がかかってくるのですが、会社が休日で出社していない事をどのように伝えればよいですか? 「今日は休ませてもらっています」と答えています。問題ないですか?
回答: 私も電話対応にはじめは苦しみました。でも、今では結構好きです。 1.もちろん問題ありません。「恐れ入りますが、もう一度御社名をお願い いたします」と言えば、とくに文句を言ってくる方もいないと思います。 2.他の方も回答されていますが、受話器と逆の耳をふさぐだけでも 聞き取りやすくなります。 3.相手の名前を復唱して、「弊社担当者名を再度お願いいたします」 と言えば、勘違いされないかと思いますよ。 「○○様、申し訳ございませんが、弊社担当者名を再度お願いいたします」 など・・・。 4.問題ないと思います。他には 「申し訳ございません、本日○○は失礼させていただきました」 でもいいと思います。 5.例えば、水曜日が定休日なのだとしたら、 「申し訳ございません、水曜日は定休日のため○○は出社しておりません。 明日、○○から連絡するようにいたします」 などでしょうか? 慣れれば、電話対応は楽ですよ。 慣れるまで、リストを作っておくのも良いと思います。 お客様社名、お客様担当者名、自分の会社の担当者名 この3つをリストアップしておくと、自然に覚えますし。そのうち社名を 聞いただけで、その会社の担当者&自分の会社の担当者ががだいたい 分かるようになると思います。 緊張すると思いますが、がんばってくださいね!!