質問: 会員名簿の作成、配付について 広島県内13箇所(商工会議所単位)の地域で、毎年1回総会を開催して、会員名簿を配付しています。4月1日の「個人情報保護法」試行を控えて、本年度は例年どおり名簿を作成してよいものか、会員一人一人に名簿掲載を希望するか否かを聞いて作成するのか、全会員が掲載されていない名簿は作成しても存在価値がないのでは・・・等々、悩んでいます。どのように13箇所の責任者にアドバイスをすればよいのか教えていただきたく思い、質問しました。(名簿には、会社名、代表者氏名、窓口担当者名、職位、所在地、電話番号、業種などを掲載)
回答: 個人情報取扱事業者は、個人であるか何らかの団体であるかを問いません。恒常的に6ヶ月以上の期間個人情報を5000件以上事業の用に供している者は、個人情報取り扱い事業者になります。「事業の用に供する」の事業は、営利事業に限定されません。npoなどの事業も該当します。知人の多い個人が年賀状を作成するために5000件の個人情報を取扱っている、といったものは事業に該当しないと考えられるようです。 個人情報保護法が制定された目的は、特にインターネットなどで容易に個人に関する情報がやり取りされるようになった時代背景から、個人のプライバシー情報を厳重に保護させようというものです。 個人情報取扱事業者に該当するか否かにかかわらず、こういった保護法益の考え方は尊重した方が良いと思います。 もし個人情報取扱事業者に該当する場合は、4月1日以降に新しく取得する個人情報については利用目的を明示しその範囲で利用する必要があります。既に取得している個人情報の利用については、あらためて名簿掲載について同意を得る必要はありませんが、情報の主体である個人から利用停止の申し出があればこれに応じなければなりません。 結論として、 もし個人情報取り扱い事業者の要件に該当しない場合でも、公的な立場の団体であるならば、 ・新しく個人情報を取得する会員などに対しては個人情報の取得時に、名簿を作成し配布するという利用目的を明示する。 ・既存の会員に対しては、あらためて個々の会員から同意を得る必要はありませんが、利用停止の申し出を受付ける窓口を設置し、これを公開する。 ・そして利用停止の申し出があった場合は利用を停止する。 といった措置を取られた方がよろしいのでは無いかと思います。 時期的にちょっと対応が遅すぎるように思いますが、顧問弁護士の先生などにご相談なさってみるのが一番いいのではないでしょうか。 クレームがあった場合に「我々は個人情報取扱事業者では無いので、個人情報を保護する責任は無い」などと説明して一般に納得してもらえるとも思えません。マスコミなども敏感な問題ですから、常識的な対応はなさった方が良いと思います。