質問: 内容証明と配達記録つき郵便について 仕事で債権回収を最近やらされることになりました。 上司も、今までの担当者もよくわからないまま内容証明を適当に書いてだしていました。 というのも、わが社において内容証明だすような債務者は不良債権化しているのを本部に証明だてるためだけに発送していたのでいいかげんな形で今までだしていました。 ところがあまりにも不良債権が増えすぎて、他の支店と比べて突出して未回収債権が多すぎるという指摘を本部から受けたために、まじめに今度から取り組むことになりました。 ところがだれも詳しいところを知らないために、何をどうしたらいいのかお恥ずかしい限りなのですが誰もわかりません。 また郵便局に問い合わせてもたらいまわしにされて結局明快な回答が得られませんでした。 作成段階で疑問に感じていることを下記に箇条書きに記しました。 よろしくお願いします。 (1)所定の原稿用紙に手書きでかかなきゃだめなのでしょうか? (2)文末の署名の後にはんこをおしますがその印鑑は実印でないとだめなのですか?シャチハタはだめですか? (3)謄本にも郵便番号が必要でしょうか? (4)謄本は縦書きで書いたので住所も漢数字で書いています。ところが封筒は社で使っているのはすべて横書き用なので封筒にはアラビア数字で書いてしまいました。謄本と同じ書式でないとだめと郵便局の方にいわれたのですが、書式を統一するためにやはり横書きの封筒でも漢数字で書かなくてはいけないのでしょうか? (5)謄本はワープロ(パソコン)で作って大丈夫でしょうか? 原稿用紙のようなタイプではなく普通に無地の用紙に記入してしまっています。 (6)封筒の氏名と謄本の名前が漢字と片仮名でばらばらに記載されていてはだめなのでしょうか? (7)謄本の字数制限をオーバーしてしまうと謄本としての効力を喪ってしまうのでしょうか? (8)1行あたりの字数制限は20字でしたが、例えば 神奈川県○○郡○○町大字○○字○○144番地の1みぞれ寮501号室 という字数が32字もある場合、 20字以内のところで区切って行を変えなくてはならないのですか? またその行を区切るためのやり方も規定の書式があるのですか? (9)空白も1字としてかぞえるのでしょうか? (10)振込用紙を同封することはできないのでしょうか? (11)謄本以外の用紙を同封することは出来ないのでしょうか? (12)督促状であるにも関わらず、入金期限日を設けていません。このような不備のある書類に関しても内容は証明できるのでしょうか? (13)謄本以外の用紙が仮に送れたとしてその用紙すべてに対して謄本と同様の料金と扱いをしなくてはならないのでしょうか? 以上かなり質問の量が多いですがよろしくお願いします。
回答: 1:書式さえ守ればワープロでok。(3部プリント) 2:シャチハタ不可。実印でなくてもok。 3:あった方がいい。 4:同じ書式でないとng。 5:ok。 6:同じでないとng。 7:ng。 8:適当な所で区切る。 9:通常、空白は入らないと思いますが? 10:できません。 11:できません。 12:内容に規定はありませんが、期日は記入するべき。 13:送れませんので、問題になりません。