質問: 秘書の業務のひとつ、スケジュール管理とはそんなに大変な事なのですか? 初めて部長つきの秘書職につくことになったのですが、面接試験の時に過去に秘書経験がない事をかなり気にされているようで、とくにスケジュール管理というお仕事について心配なさっていました。僕のスケジュール管理をしてもらいますけど、これがものすごく大変なんだよ、本当に大丈夫ですか?たとえば僕が会議を入れたい時間帯に先方はスケジュールが埋まっちゃってる事が頻繁にあるよね、そういう時無理に先方のエライ人にお願いして時間をずらしてもらったり、とかあるんだよ?できるの?と何度も念を押されました。 私も不安ではありましたが受かりたい一心で「大丈夫です!」と明るく答えてしまい、受かってしまいました。 上司のスケジュール管理というのはどれだけ大変なのか、実際秘書をされている方でエピソードがあれば教えていただけないでしょうか? 秘書がはじめてなので不安でいっぱいです。
回答: スケジュール管理・・・大変です。 例えば、先方のスケジュールを優先するとして、その時間帯にすでにスケジュールが入っていたとしたら、その入ってたスケジュールを変更しなければなりません。 そして、そこに関わるすべての人のスケジュールが合わなくてはなりません。 部長様お一人ならば何とかなるかもしれませんが、その優先順位のつけ方も部長様と相談して決める。いや、もしかしたら部長様とお話しできる時間がなくて秘書任せになって、後からああでもないこうでもない、、、と言われる可能性はあります。 また、社内でも、ミーティング一つ開くのに、人それぞれ、会議だったり外出だったり、分刻みでいろんなスケジュールを入れているわけですから、全員が一致して同じ時間帯が空いていることがなかなか難しいんです。 会議室を予約するにしても、緊急で会議したい、なんて言われた時には、空いている会議室がなかったりして、いかに譲ってもらえるか、譲ってもらえそうな方にお願いする・・・。それでも空いてなかったら・・・といろいろ時間管理だけでなく付随事項もあります。 また、部長様のプライベートやコンフィデンシャルな予定を、いかに表に出さないかも秘書次第です。 始めは慣れないことばかりでしょうが、そのうちにできるようになる仕事ではありますが、大変であることに変わりはないと思います。