質問: 名簿管理についてのご質問です。 クラス同窓会の連絡先名簿管理をしています。 (名簿情報には氏名、勤務先、連絡先等の個人情報が含まれています) 毎年、個別に更新情報をメールで集めて一つにまとめているのですが、収集が手間なので、Googleフォームを使おうかと思い提案したところ、「プライバシーやセキュリティ上の問題があるのではないか」という意見があり、頓挫してしまいました。 配布方法も同様で、現状は個別の求めに応じて、パスワードロックをかけたエクセルをメール送信しています。 可能であればどこかオンラインのストレージに最新版を置いておいて「見たい人がパスワードを入力した上で勝手に持っていく」という方法にしたいと思ったのですが、これも「漏洩の恐れが、、、」というところで話が止まってしまいました。 そこでご質問なのですが: 1) やはりGoogleフォームやDropboxといったものはメールと比べてセキュリティ上危ないものなのでしょうか? 2) 同様の例でうまいこと運用できる(信頼できる)サービスなどありますでしょうか? (少額であれば、会費からお金を出すこともできると思います)
回答: 1) やはりGoogleフォームやDropboxといったものはメールと比べてセキュリティ上危ないものなのでしょうか? ノーです。一番クリティカルな部分は、使う人の詳しさ、手落ちのなさ、悪意のなさに依存するので、メールであろうとドロップボックスであろうと使う人が同じなら、同程度のセキュリティです。 個人的には、メールのほうが(各々が違うメールクライアントを使っている人が混じっていて、管理しづらく)結果としてセキュリティが甘いことになるだろうと思います。 グーグルフォームは使ったことがないのですが、データ収集補助のみとみえます。 そこから取り出したエクセルデータを配布するのであれば、結局はドロップボックスかメールと併用することになるとおもいます(グーグルプラスの公開機能もありますが、ご指摘のとおりズブズブです)ので、それ単体のセキュリティ+その他のサービスの勉強が必要なので面倒そうです。 勉強が少なく管理が容易なのはドロップボックスだと思います。 公開者だけがドロップボックスを導入すればよく、公開urlを1週間なりの限定でメール配布してダウンロードしてもらい、1週間公開したあとはドロップボックスから下げるという流れでよいでしょう。 改訂するたびにファイル名の末尾を多少変えるようにすれば、同じurlを永遠に有効にするのにくらべて、部外者にファイル名を察知される恐れも減るので、セキュリティもアップします。 2) 同様の例でうまいこと運用できる(信頼できる)サービスなどありますでしょうか? (少額であれば、会費からお金を出すこともできると思います) 自分はドロップボックスでよいとおもいますが、下の棕櫚さんのコメントもご参照ください。