質問: ビジネスメールの添削をお願い致します。 ある学会を主催するにあたり、色々な施設の先生方に色々なテーマの提案をして貰わなければなりません。 (1)それを伺うメールを出したいのですが、こういったものを「アンケート」と呼んでよいものなのでしょうか? (2)そのメール本文です↓↓ 「新春の候、ますます御健勝のこととお慶び申し上げます。平素は×××に対し、格別のご高配を賜り、厚くお礼申し上げます。 第●回準備委員会は2月中旬を予定しておりますが(日時が決定次第、すぐにご案内をさせて頂くようにいたします)、準備委員会開催にあたり、各先生方に90~120分枠のシンポジウムのテーマのご提案をお願いしたく、本状を送付させていただきました。 御多忙の折、大変 恐縮ですが、別添付の質問状にてシンポジウムまたはワークショップ等のテーマのご提案の呈示をお願い致します。」 かなり大変なことをお願いするのに、あまりにも軽すぎるのではないかと悩んでいます。どなたかもっといい文章になるよう、添削をして頂けないでしょうか? 何卒よろしくお願い致します。
回答: メールでの文章ですから、丁寧すぎるくらいだと思います。 丁寧にするのならメールは避けるべきでしょうが、経費等の関係で郵送にはしにくいのだと思います。また、会員と事務局の間は、メールでのやりとりが一般的になっているというのなら、メールでするのが正しいということになります。 (1)それを伺うメールを出したいのですが、こういったものを「アンケート」と呼んでよいものなのでしょうか? ⇒ アンケートと呼んでも差し支えないと思います。 アンケートという呼び方をさけるのでしたら、「テーマの提案依頼文」とでもしましょうか。 (2) メール本文は次のように直しました。 参考にしてください。 「新春の候、ますます御健勝のこととお慶び申し上げます。平素は×××に対し、格別のご高配を賜り、厚くお礼申し上げます。 2月中旬に開催を予定しております第●回準備委員会では、学会当日のシンポジウム、ワークショップ及び○○のテーマについてご検討いただくこととしております。 準備委員会での討議を円滑に進めるため、事前に書く先生方のご意見を一覧にとりまとめた資料を配付したいと考えております。 つきましてが、シンポジウム等のテーマとしてご提案いただける内容について、別添付の「提案書」に記入していただき、○月○日までにメール送信していただきますようお願いします。 御多忙の折、大変恐縮ですが、よろしくお願いします。 なお、第●回準備委員会の開催日につきましては、日時が決定次第、すぐにご案内をさせて頂くようにいたします(1月20日頃に連絡できる予定)。 ※ 変更のポイント シンポジウムまたはワークショップ等のテーマのご提案の呈示をお願い致します。 ⇒ テーマの募集は、シンポジウム、ワークショップ等それぞれに必要と理解しました。 すると、募集の対象を明確にするため「等」は避けるべきと思いました。 90~120分枠のシンポジウムのテーマのご提案をお願いしたく、 ⇒ シンポジジウム以外のテーマ募集もあるので、「90~120分枠の」とこれだけ説明するのは誤解を招くことになると思いました。回答を書いてもらう「提案書」にそれぞれの時間を書いておけばよいと思います。 (日時が決定次第、すぐにご案内をさせて頂くようにいたします) ⇒ いつ頃決定する見込みなのかを記載すべきと思いました。 別添付の質問状にて...ご提案の呈示をお願い致します。 ⇒ 質問状というファイルに、質問の詳細が記載されているのでしょうか。そうでしたら、わたしの回答の前提が違ってきます。 質問状にて呈示をお願いしますとなっているので、回答用紙と判断してわたしは回答しています。 「呈示」は見せるだけのイメージが強いので不適当と思います。 回答期日を明記しないと先方にも心配をかけさせますし、こちらも予定が立ちません。