質問: 定時株主総会議事録 お世話になります。 先日、定時株主総会を開催し、役員の重任、就任を行ったのですが、 重任1名、就任1名が本総会を欠席していたため、後日就任承諾書を提出してもらうことにしました。 本総会の議事録に上記のことをどのように明記すれば良いのでしょうか。 よろしくお願いします。
回答: 株主総会議事録には、就任承諾の有無などは記載しません。 すでに議題が取締役会で決定したときに本人の了解はあったものとして その議案を総会に提出するのですから、後で本人の辞退でもない限りはそのようなことは不要です。就任承諾書というのも聞いたことはありません。ただし社外取締役の責任限定契約などがある場合はこうするのかもしれません。 それよりも、総会終了後すぐに取締役会を開催して、そこで代表取締役の選任や役員の担当業務などを決める必要があります。専務、常務の就任などもそこで決めます。この取締役会の議事録には、その取締役の人たちにも出席してもらい、署名捺印をします。ここで異議がなければ当然就任の承諾はあったものとみなしてよいでしょう(というよりは辞退はなかったといったほうが近いかな)