質問: 私のファイル管理術 メールで大量にファイル付きのメールが飛んできます。そのファイルをどのように管理すればいいか悩んでいます。社内のメールシステムを使用しているので、outlookや他のメーラーは利用できない状態です。 Win XP SP3 Proを利用しています。現在は下記のようにファイルを管理しています。 Cドライブ直下に「ファイル一覧」というフォルダを作っています。その直下に、 「自分作成」 「社内」 「取引先」 「その他」 というフォルダを作っています。 「社内」フォルダでは誰からきたファイルなのか各人毎にフォルダを作っています。 「取引先」も同様に各取引先毎にフォルダを作っています。 さらに、その直下にファイル名と同じフォルダを作成しています。 そのフォルダにメールで送られてきたファイルを入れています。 ファイル名は、YYYYMMDD_送られてきたファイル名_送ってきた人名で管理しています。 例えば、 「取引先」\「A社」\「20110622_会議議事録_近藤」\「20110622_会議議事録_近藤.doc」 といった感じで管理しています。 ファイル管理に正解がないのはわかっていますが、もうちょっと工夫できないかなと思っています。 このファイル管理を見て、私ならこうしているとか、ここを変更してこうやったらいいんじゃないというのがありましたら教えて頂けませんでしょうか。よろしくお願いします。
回答: 実ファイルの保存はそれでいいと思います。 もう一工夫するとしたら「議事録」「見積り」など取引先ごとの区分ではなく業務ごとに区分されたフォルダを作成しその中には実ファイルのショートカットを作成するというのもいいかもしれません。 それと、ファイル管理以前のことですが。 Cドライブにファイルを保存するのは好ましくありません。出来ればCドライブ以外に保存しましょう。 Cドライブのファイルが多くなりすぎたり、空き容量が少なくなってくるとWindowsの動作が遅くなったりするし、トラブルでリカバリーすることになったら最悪の場合ドキュメントが全て吹っ飛びます。Cドライブ以外ならリカバリー次の選択によってはDドライブなどはそのまま残ったりしますからね。