CF - Droit de communication et procédures de recherche et de lutte contre la fraude - Conservation des documents - Cas particulier des factures de ventes créées sous forme informatique et transmises sur support papier
Référence : BOI-CF-COM-10-10-30-20 (en vigueur depuis le 2018-07-20)

Remarque : Les présentes dispositions ne s'appliquent pas aux assujettis qui ne
créent pas leurs factures de vente à partir d'outils informatiques.
I. Factures concernées
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Selon l'article
96 I de l'annexe III au code général des impôts (CGI), les factures sous forme papier dont l'authenticité de l'origine, l'intégrité du contenu et la lisibilité sont assurées par des contrôles
visés au 1° du VII de l'article 289 du CGI ainsi que les éléments constitutifs de ces contrôles sont conservés dans leur forme
et contenu originels par l'entreprise chargée de s'assurer qu'une facture est émise au sens du I de l'article 289 du CGI et par
l'entreprise destinataire de ces factures, dans les conditions et dans les délais fixés par l'article L. 102 B du
LPF.
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En application du I de
l'article L. 102 B du LPF, les factures papier peuvent être conservées sur support informatique ou sur support papier
pendant le délai prévu au premier alinéa de ce même article L. 102 B du LPF.
Les entreprises qui reçoivent ou qui émettent des factures papier peuvent ainsi
les numériser, sous conditions, à tout moment et les conserver de manière dématérialisée durant six ans.
Les modalités de numérisation des factures papier sont fixées par arrêté du
ministre chargé du budget, codifié à l'article A. 102 B-2 du LPF. Ainsi, pour la conservation des factures de vente
créées sous forme informatique et transmises sur support papier, les entreprises ont deux possibilités :
- soit elles conservent un double papier de la facture transmise, ce qui
suppose l’impression de deux documents : l’original de la facture destiné au client et son double papier qui doit être archivé par le fournisseur ;
- soit elles conservent les factures de vente créées sous forme informatique
et transmises sur support papier dans les conditions précisées au II § 30.
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En revanche, les présents commentaires ne concernent pas les factures de ventes
transmises par voie électronique au sens du VII de l'article 289 du CGI, qui doivent être conservées et stockées selon les
modalités décrites au BOI-CF-COM-10-10-30-10.
II. Conditions de conservation
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Afin d'assurer la conservation des factures de vente conçues électroniquement
pour être adressées papier, les assujettis peuvent :
- soit imprimer les exemplaires papier des factures de vente émise sous forme
papier, numériser ces exemplaires et les sécuriser conformément à l'article A. 102 B-2 du LPF ;
- soit sécuriser les fichiers de factures conservés sous format PDF ou PDF A3
conformément aux conditions fixées à l'article A. 102 B-2 du LPF en garantissant la reproduction à l'identique et imprimer ces fichiers pour adresser l’original papier de la facture de vente.
Dans tous les cas, la numérisation de ces factures doit être réalisée dans des
conditions garantissant leur reproduction à l'identique. S'agissant des conditions fixées à l'article A. 102 B-2 du LPF, il convient de se reporter au
II-A-2-a § 100 à 107 du BOI-CF-COM-10-10-30-10.
Remarque : Jusqu'au 30 juin 2018, ces factures pouvaient être
conservées selon le dispositif du « double électronique » qui consistait à conserver électroniquement dans des conditions spécifiques un double de la facture de vente créée sous forme informatique.
Sur les modalités applicables jusqu'au 30 juin 2018, se reporter à la version précédente du présent document.
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III.  Conservation et stockage
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Les obligations en matière de stockage des factures conservées sous forme
papier ou par voie électronique sont définies au II-B § 300 et suivants du BOI-CF-COM-10-10-30-10.
Remarque : Les présentes précisions doivent être distinguées des dispositions
relatives à la conservation des données élémentaires et décrites au BOI-BIC-DECLA-30-10-20 et qui restent applicables.