TVA - Régimes d'imposition et obligations déclaratives et comptables - Règles relatives à l'établissement des factures - Factures électroniques - Factures transmises sous la forme d'un message structuré
Référence : BOI-TVA-DECLA-30-20-30-40 (en vigueur depuis le 2013-10-18)

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Au sens de
l'article 96 G de l'annexe III au CGI, un système de télétransmission de factures peut être défini comme un ensemble
de matériels et de logiciels permettant à une ou plusieurs personnes d'échanger des factures à distance et assurant les fonctionnalités fixées par la loi.
En conséquence, les systèmes d'échanges de données tels que télex ou télécopie
sont exclus de ce dispositif.
I. Définition de la norme
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Aux termes du 3° du VII de
l'article 289 du CGI, les factures transmises par voie électronique qui se présentent sous la forme d’un message structuré
selon une norme convenue entre les parties, permettant une lecture par ordinateur et pouvant être traité automatiquement et de manière univoque, constituent des factures d'origine, à condition de
respecter des conditions fixées par décret.
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Les entreprises qui veulent transmettre leurs factures dans ces conditions
doivent recourir à un système de télétransmission répondant à des normes équivalentes à celle définie à l’article 2 de la
recommandation 1994/820/CE de la Commission du 19 octobre 1994 concernant les aspects juridiques de
l’échange de données informatisées lorsque l’accord relatif à cet échange prévoit l’utilisation de procédures garantissant l’authenticité de l’origine et l’intégrité des données.
Le terme « entreprises » doit être interprété largement. La possibilité de
recourir à la facturation dématérialisée est ouverte à tous les assujettis à la TVA, quelle que soit leur forme juridique (ex : organismes sans but lucratif, personnes morales de droit public, etc.).

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La
recommandation 1994/820/CE de la Commission du 19 octobre 1994, précise que le terme de « norme agréée »,
sur lequel repose la définition de l’EDI, peut s’appliquer à toutes les autres normes convenues entre les parties dès lors qu’elles en présentent les caractéristiques essentielles.
Autrement dit, il importe en la matière que le message facture soit structuré
et directement traité par ordinateur.
II. Respect des normes techniques
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L'échange de données informatisées permet de sécuriser de façon autonome la
transmission des factures électroniques, c'est-à-dire qu'il garantit à lui seul l'authenticité de leur origine, l'intégrité de leur contenu et leur lisibilité lorsque l'accord relatif à cet échange
prévoit l'utilisation de procédures garantissant l'authenticité de l'origine et l'intégrité des données.
A cette fin, le système de télétransmission utilisé doit respecter les
conditions posées par les articles 96 G et 96 H de l'annexe III au CGI et être
conforme aux normes prévues par l'article 41 septies de l'annexe IV au CGI :


identité du message émis et reçu ;
constitution d'une liste récapitulative et d'un fichier des partenaires ;
archivage des données (BOI-CF-COM-10-10-30-10) ;
restitution des données en langage clair (se reporter au BOI-CF-COM-10-10-30-10 également).


La liste récapitulative et le fichier des partenaires sont des fonctionnalités
indispensables de l'EDI afin d'assurer l'authenticité de l'origine, l'intégrité du contenu et la lisibilité des factures émises et reçues.
A. Identité du message émis et reçu
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Le message facture doit comporter au minimum les mentions prévues par les
textes en vigueur, et notamment toutes les mentions obligatoires prévues à l'article 242 nonies A de l'annexe II
au CGI. Il doit également faire apparaître les renseignements nécessaires à l'établissement de la liste récapitulative.
Les mentions prévues par la réglementation doivent figurer dans des zones du
message facture que le logiciel doit rendre obligatoires.
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Ainsi que le prévoit le III de
l'article 41 septies de l'annexe IV au CGI, l'utilisation de codes stables désignant, par exemple, des
produits ou des personnes est possible, si la codification est déchiffrée automatiquement à l'aide d'une table de correspondance, dont l'historique des modifications est conservé, intégrée à la
fonction de restitution.
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L'échange de factures dématérialisées peut intervenir en milieu hétérogène
(stations émettrices et réceptrices de types différents échangeant des messages selon une norme commune). Chaque message doit donc faire l'objet d'une vérification de la conformité de sa structure aux
mentions obligatoires, tant à l'émission qu'à la réception. Il ne doit être altéré en aucune manière après qu'il a été constitué, archivé et émis par le fournisseur.
B. Liste récapitulative
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L'entreprise qui émet ou reçoit des factures dans les conditions visées à
l'article 96 G de l'annexe III au CGI doit, quelle que soit la personne qui a matériellement émis ou reçu les
messages, en son nom et pour son compte, s'assurer que soit tenue et conservée sur support électronique, pendant le délai fixé au premier alinéa du I de
l'article L. 102 B du LPF, une liste récapitulative séquentielle de tous les messages émis et reçus et de leurs
anomalies éventuelles.
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Cette liste doit comporter au minimum les mentions suivantes :


le numéro et la date de la facture ;
la date et l'heure de constitution du message ;
les montants hors taxes et toutes taxes de la transaction, ainsi que le code devise lorsque la facture n'est pas libellée en euros ;
les éléments d'identification de l'émetteur ou du récepteur donnés par le système de télétransmission (code, nom ou dénomination sociale, n° SIRET ou SIREN, adresse, qualité de fournisseur ou de
client) ;
la version du logiciel utilisée.


De plus, cette liste doit indiquer de façon claire et précise les anomalies
éventuelles intervenues lors de chaque transmission.
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Cette liste doit être produite directement par le système de télétransmission
et être conservée sur support informatique.
Le fichier doit être constitué et alimenté au fur et à mesure de l'émission ou
de la réception des messages et ne doit pas être modifiable.
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Les assujettis qui ne disposent pas de leur propre plate-forme de
dématérialisation peuvent recourir, en application du 2 du I de l'article 289 du CGI, à un prestataire qui émettra et recevra,
en leur nom et pour leur compte, des factures dématérialisées.
Ces prestataires doivent, bien entendu, garantir que leur système de
dématérialisation et d’archivage des factures respecte l’ensemble des conditions prescrites par  les articles 96 G
et 96 H de l'annexe III au CGI.
Ainsi, le prestataire doit s’assurer qu’une liste récapitulative spécifique
est constituée et archivée pour chaque société dématérialisant ses factures par son intermédiaire. En conséquence, une liste récapitulative unique, contenant des informations relatives à plusieurs
sociétés différentes ne serait pas conforme aux textes.
C. Fichiers des partenaires
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Les entreprises, fournisseurs ou clients, doivent constituer un fichier des
partenaires avec lesquels ils échangent des factures dématérialisées. Ce fichier doit être alimenté automatiquement par le système de télétransmission des seules informations qui en sont directement
issues.
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Ce fichier doit comporter, pour chaque partenaire, les informations suivantes
: nom ou dénomination et adresse, qualité d'émetteur et/ou de récepteur, date(s) d'entrée en phase de dématérialisation avec le partenaire et éventuellement date(s) de sortie.
III. Conséquences de l'absence de respect des normes techniques définies par le code général des impôts
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Lorsque le système de télétransmission s'accompagne d'une liste récapitulative
et d'un fichier des partenaires et respecte l'ensemble des spécifications prévues par le CGI, la mise en place de contrôles établissant une piste d'audit fiable n'est pas nécessaire aux fins de
sécurisation des factures.
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Dans les autres cas, le système de télétransmission ne garantit pas
l'authenticité de l'origine, l'intégrité du contenu et la lisibilité des factures transmises.
En conséquence, l'assujetti qui utilise un tel système est tenu soit de mettre
en place des contrôles établissant une piste d'audit fiable (BOI-TVA-DECLA-30-20-30-20) soit d'utiliser une signature électronique (ou cachet serveur) "qualifiée" ou
admise par l'administration comme équivalent à une signature (ou cachet serveur) "qualifiée" (BOI-TVA-DECLA-30-20-30-30).