BIC - Frais et charges - Conditions générales de déduction - Charges effectives et justifiées - Justification des frais et charges
Référence : BOI-BIC-CHG-10-20-20 (en vigueur depuis le 2014-05-19)

I. Les charges doivent être appuyées de pièces justificatives
A. Principe
1
Il résulte tant de l'article
54 du code général des impôts (CGI) que de la jurisprudence du Conseil d'État et de la doctrine administrative que la comptabilité présentée par les contribuables doit être appuyée de pièces
justificatives destinées à permettre le contrôle de la réalité des frais et charges portés en déduction du bénéfice imposable (pièces de caisse, reçus, carnets de paie).
10
Lorsque la comptabilité n'est pas appuyée de justifications suffisantes, le service est en droit
de discuter les frais généraux (frais de représentation, de voyages, etc.) qui lui paraissent exagérés.
Il a été jugé à cet égard que lorsque le contribuable n'a pu fournir les pièces de dépenses
susceptibles de justifier l'exactitude de certains frais portés dans ses charges d'exploitation, l'administration est en droit de réintégrer d'office le montant des frais en cause dans les bénéfices
imposables (CE, arrêt du 7 juillet 1958 n° 36425).
20
Les charges ne doivent pas présenter un caractère fictif.
Ainsi, dans le cas d'une société qui, ayant attribué à la caisse des retraites de son
personnel, organisme doté d'une personnalité juridique propre, des dotations bénévoles s'ajoutant à celles qu'elle lui alloue statutairement a, au cours des mêmes années, emprunté auprès de cette
caisse des sommes d'un montant égal aux compléments de dotation accordés moyennant un intérêt de 2 %, il a été jugé qu'en se bornant, pour traduire ces opérations dans sa comptabilité, à passer une
écriture unique « dotation de l'exercice à emprunt de plus d'un an » et en ne virant pas au compte courant de la caisse de retraite les compléments de dotation qu'elle lui attribuait mais qui
restaient à sa disposition, la société doit être regardée comme s'étant livrée à des opérations fictives qui ne peuvent lui permettre de déduire de ses bénéfices ni les dotations complémentaires
susvisées, ni les intérêts correspondants dont le versement n'est pas justifié par un véritable prêt de la caisse des retraites
(CE, arrêt du 3 novembre 1971 n° 81012).

30
Dans le cas d'un commerçant, qui exerçant l'activité de transporteur, a comptabilisé dans ses
frais généraux des achats de caisses d'emballage qu'il a tenté de justifier en présentant des factures qui n'avaient pas été établies par le véritable fournisseur, il a été jugé que l'administration a
refusé à bon droit de tenir compte desdits achats dans les charges de l'entreprise
(CE, arrêt du 9 avril 1976 n° 96508).
Remarque : Au cas particulier, la matérialité des achats n'était pas contestée
par le service, mais le contribuable, qui avait refusé de révéler l'identité du fournisseur réel, avait produit de fausses factures établies au nom d'un fournisseur ayant cessé toute activité depuis
plusieurs années.
Le Conseil d'État a jugé, à propos de « fausses factures » de cette nature qu'elles étaient
sans valeur probante et constituaient des irrégularités comptables
(CE, arrêt du 12 juin 1974 n° 88618).
Par l'arrêt sus-analysé, la Haute Assemblée admet que, pour déterminer le montant de la base
d'imposition, le service est fondé à faire abstraction des achats pour lesquels il est présenté des factures établies par un autre que le véritable fournisseur.
Néanmoins, il est rappelé que l'Administration sans se priver pour autant du bénéfice du
présent arrêt doit, dans toute la mesure du possible, tenir compte, dans les reconstitutions de résultats qu'elle effectue, d'un montant d'achats compatible avec la productivité apparente de
l'entreprise.
Il est, en outre, souligné que l'utilisation de « fausses factures » peut constituer
l'infraction définie et réprimée au I de l'article 1737 du CGI.
B. Tolérance
1. Menues acquisitions de produits consommables
40
Il est, cependant, admis que les menues acquisitions de produits consommables peuvent ne pas
être assorties des factures correspondantes (BOI-BIC-DECLA-30-10-20-10 au I-D § 250).
2. Frais de voyage, réception et représentation
50
La déduction des frais de voyage, de réception et de représentation des chefs d'entreprise ne
doit pas être refusée systématiquement pour le seul motif que le montant de ces frais n'est pas justifié par la production de documents formant preuve certaine lorsque les sommes comptabilisées au
titre de ces frais correspondent effectivement à des dépenses d'ordre professionnel et ne sont pas excessives eu égard à la nature et à l'importance de l'exploitation ainsi qu'à toutes autres
circonstances propres à chaque cas particulier.
Le Conseil d'État a jugé qu'il y avait lieu d'admettre en déduction les frais de
déplacement retracés sur un cahier de dépenses par un exploitant individuel dès lors que leur montant apparaissait justifié eu égard au nombre de journées passées chaque année en déplacement pour les
besoins de la profession (CE, arrêt du 15
octobre 1965 n° 55359).
3. Commerçants s'approvisionnant directement à la culture
60
La justification du coût d'achat s'opère normalement par la production de la facture établie
par le vendeur. Cependant, lorsque les commerçants qui s'approvisionnent directement à la culture ou sur les marchés n'ont pas la possibilité de produire un tel document, il n'y a pas lieu de refuser,
pour ce seul motif, de tenir compte de la comptabilité produite si cette dernière est bien tenue et si les résultats sont en rapport avec l'importance et la productivité de l'entreprise. Les
intéressés doivent d'ailleurs généralement être en mesure de fournir des justifications telles que : fiches de poids, fiches de sorties délivrées dans les marchés, récépissés d'expédition par chemin
de fer, fiches émanant du service vétérinaire, pièces de régie, etc.
4. Vente dans une exploitation industrielle et commerciale de produits récoltés par l'exploitant
70
Dans la mesure où l'exploitation agricole ne constitue pas une extension de l'activité
commerciale au sens de l'article 155 du CGI (BIC-CHAMP-30 au III § 170), le bénéfice de
l'exploitation industrielle ou commerciale peut, sous réserve du droit de contrôle de l'administration, être déterminé en retenant les produits tirés de l'exploitation agricole pour une valeur
calculée forfaitairement d'après le cours moyen des produits analogues dans le commerce et dans la région. Il en est ainsi, par exemple, dans le cas d'un horticulteur fleuriste disposant d'un magasin
de vente au détail distinct de son exploitation ou d'un industriel utilisant dans son entreprise des bois ou des produits provenant de forêts lui appartenant.
C. Justifications propres à certaines charges
80
Par ailleurs, certains frais énumérés au 5 de
l'article 39 du CGI doivent donner lieu à des justifications de nature particulière (sur cette question, il convient de se
reporter au BOI-BIC-CHG-40-60).
90
Enfin, et en ce qui concerne les pourboires, il est rappelé qu'ils constituent un élément du
chiffre d'affaires taxable quelles que soient les modalités selon lesquelles ils sont réclamés à la clientèle. Les modalités relatives à l'application de la tolérance administrative qui permet aux
employeurs de soustraire le montant des pourboires de la base imposable à la TVA sont précisées au II § 90 à 130 du
BOI-TVA-BASE-10-20-40-20.
Les pourboires doivent être regardés comme transitant dans la comptabilité, même lorsqu'ils
sont laissés à l'appréciation de la clientèle et que l'exploitant ne les encaisse pas effectivement.
Dans ce cas, il appartient à ce dernier d'évaluer sous sa responsabilité le montant des
pourboires perçus par son personnel et de les faire figurer dans ses écritures comptables.
En ce qui concerne les conséquences de cette règle au regard de la détermination du bénéfice
imposable, il convient de souligner que selon l'article L. 3244-1 du code du travail les perceptions faites « pour le service »,
sous quelque modalité que ce soit, sont intégralement acquises aux employés à titre de rémunération de leur travail dans l'entreprise.
Par ailleurs, selon la jurisprudence constante du Conseil d'État (BOI-TVA-BASE-10-20-40-20 au
II § 90 à 130) les pourboires encaissés directement par le personnel de l'établissement doivent être considérés comme une recette de l'exploitant correspondant à une charge d'exploitation d'égale
valeur.
Il convient d'admettre, dans ces conditions, que les pourboires versés directement au
personnel constituent, en principe, des charges déductibles par le seul fait qu'ils sont pris en recette pour la détermination du chiffre d'affaires.
Mais les agents chargés du contrôle devront s'assurer que le montant global des sommes ainsi
déduites correspond à l'application aux recettes d'exploitation du pourcentage de majoration pour service pratiqué dans l'établissement et dont il appartient à l'exploitant de justifier.
Les solutions et recommandations qui précèdent sont applicables tant en matière de bénéfice
réel que de bénéfice forfaitaire. Elles impliquent en ce qui concerne ce dernier régime que les pourboires encaissés directement par les employés soient compris dans le montant des affaires réalisées
et des salaires du personnel.
D. Dématérialisation des factures
100
L'article 289 du CGI
permet aux entreprises d'échanger des factures électroniques. Elles tiennent lieu de factures d'origine pour l'application de
l'article 286 du CGI et l'article 289 du CGI. L'authenticité de leur origine, l'intégrité de leur contenu et leur lisibilité
doivent être assurées à compter de leur émission et jusqu'à la fin de leur période de conservation (BOI-TVA-DECLA-30-20-30-10).
II. Déduction forfaitaire de certains frais
110
L'obligation pour les entreprises de conserver les justifications de toutes leurs opérations
pour appuyer leurs écritures comptables et leurs déclarations de résultat est parfois difficile à respecter en ce qui concerne certaines dépenses telles que frais de carburant et menus frais généraux.

Aussi dans un souci de simplification,
l'article 302 septies A ter A du CGI offre aux contribuables qui optent pour la comptabilité super-simplifiée
la possibilité d'évaluer de façon forfaitaire certaines dépenses et les dispense de produire les justificatifs relatifs à certains frais généraux accessoires
(cf. I-B-1 et 2 § 40 et 50).
120
Depuis 1996 ont été étendues aux exploitants agricoles les mesures de simplification
applicables depuis 1990 aux entreprises industrielles et commerciales soumises au régime simplifié d'imposition et qui optent pour la tenue d'une comptabilité super-simplifiée
(CGI, art. 302 septies A ter A, BOI-BIC-DECLA-30-20-20).
A. Dépenses relatives aux carburants
130
L'article
302 septies A ter A du CGI prévoit que les frais relatifs aux carburants consommés lors des déplacements professionnels de l'exploitant peuvent être enregistrés forfaitairement d'après un barème
qui est publié chaque année (cf. BOI-BAREME-000003).
S'agissant des dépenses de carburant supportées par l'exploitant, seules les entreprises
individuelles relevant de l'impôt sur le revenu soumises de plein droit ou sur option au régime simplifié d'imposition et ayant opté pour la comptabilité super-simplifiée peuvent bénéficier de la
mesure. Par suite les personnes morales en sont exclues.
140
Cette mesure de simplification concerne :
- les frais relatifs aux carburants (...) : il s'agit des dépenses d'essence, de gazole, de
GPL utilisés comme carburants à l'exclusion des frais relatifs à l'entretien, la réparation, l'assurance ou l'amortissement du véhicule ;
- (...) consommés lors de déplacements professionnels : les frais de carburant supportés à
raison des déplacements ou voyages peuvent faire l'objet d'une évaluation forfaitaire dès lors qu'ils correspondent effectivement à des dépenses professionnelles effectuées pour les besoins de
l'entreprise.
Sur la notion de frais de voyage et de déplacement exposés par l'exploitant individuel, il y a
lieu de se reporter aux commentaires développés dans le BOI-BIC-CHG-40-20-40 au II-A-1 § 50 et 60.
150
La mesure de simplification vise essentiellement les frais de carburant afférents aux
véhicules affectés à un usage mixte pour lesquels il n'existe pas toujours de justificatif.
Par suite sont exclus du bénéfice de cette mesure les frais de carburant qui concernent :
- d'une part les véhicules uniquement affectés à un usage professionnel tels que les camions,
tracteurs, véhicules utilitaires, etc. ;
- d'autre part les véhicules utilisés par les entreprises qui ont pour objet même le transport
de personnes ou de marchandises (taxis, transporteurs, etc.).
160
Les dépenses de carburant à prendre en compte sont déterminées par application d'un barème
forfaitaire au nombre de kilomètres parcourus à titre professionnel.
L'exploitant doit donc être en mesure de justifier de l'utilisation professionnelle du
véhicule et du kilométrage parcouru à ce titre.
Le barème à utiliser qui se distingue de celui concernant l'évaluation des frais
professionnels des salariés et des professions non commerciales, est publié chaque année par l'administration (Frais de carburant en euro au kilomètre,
BOI-BAREME-000003).
Ces dispositions restent sans incidence sur les modalités de déduction des autres dépenses
afférentes aux véhicules (assurance, entretien, etc.).
170
La forfaitisation des frais de carburant constitue une simple faculté offerte aux
contribuables. L'option pour l'évaluation forfaitaire de ces dépenses est indiquée expressément sur l'état annexe joint à la déclaration de résultats
(décret
n° 90-1249 du 31 décembre 1990, art. 2). Elle comporte des conséquences tant sur le plan comptable que sur le plan fiscal.
En effet, la déduction fiscale des frais forfaitaires relatifs aux dépenses de carburant est
subordonnée à leur enregistrement dans la comptabilité super-simplifiée. Dans le cas où les dépenses réelles sont en tout ou partie enregistrées, seule la différence qui existe, le cas échéant, entre
le montant forfaitaire total et les frais réels doit faire l'objet d'une comptabilisation supplémentaire.
180
En pratique, les exploitants doivent annexer à leur déclaration un état rédigé sur papier
libre conforme au modèle (Modèle de lettre option pour l'évaluation forfaitaire des frais de carburant supportés par l'exploitant individuel au titre des déplacements professionnels,
BOI-LETTRE-000054). Ils doivent y mentionner leur option ainsi que :
- le type et l'immatriculation du ou des véhicules concernés ;
- le nombre total de kilomètres parcourus en distinguant ceux effectués pour les besoins de
l'entreprise ;
- le montant forfaitaire des frais de carburant ;
- les modalités de comptabilisation des frais de carburant.
190
Exemple :
- nombre de kilomètres parcourus à titre professionnel : 10 000 ;
- prix du kilomètre estimé forfaitairement : 0,5 € (chiffre utilisé par mesure de simplification,
voir barème au II-A § 160) ;
- évaluation forfaitaire des frais de carburant : 5 000 € ;
- dépenses réelles de carburant enregistrées par l'exploitant en cours d'exercice : 3 500 € ;
- déduction supplémentaire susceptible d'être pratiquée par l'exploitant : 5 000 € (évaluation
forfaitaire) - 3 500 € (frais réels) = 1 500 €.
Cette somme doit être enregistrée en comptabilité : ainsi, le compte de charges correspondant
peut être débité par le crédit du compte de l'exploitant (voir le modèle de lettre option pour l'évaluation forfaitaire des frais de carburant supportés par l'exploitant individuel au titre des
déplacements professionnels à joindre à la déclaration de résultats au BOI-LETTRE-000054).
B. Dépenses relatives aux frais généraux accessoires
200
L'article
302 septies A ter A du CGI déjà cité prévoit que « la justification des frais généraux accessoires payés en espèces n'est pas exigée dans la limite de 1 ‰ du chiffre d'affaires réalisé et d'un
minimum de 150 euros ».
La mesure concerne les contribuables relevant de l'impôt sur le revenu soumis de plein droit
ou sur option au régime simplifié d'imposition, et ayant opté pour la comptabilité super-simplifiée.
Il s'agit de frais généraux accessoires c'est-à-dire des petites dépenses effectuées pour les
besoins de l'entreprise et payées en espèces pour lesquelles les entreprises ont généralement des difficultés à présenter les justificatifs : pourboires, frais de stationnement, de documentation,
menus frais de réception, etc.
210
L'absence de justification dont peuvent se prévaloir les contribuables entrant dans le champ
d'application de la mesure au titre des frais généraux accessoires concerne une somme représentant au titre de chaque exercice un maximum de 1 ‰ du chiffre d'affaires avec un minimum de 150 euros.
Le chiffre d'affaires à retenir pour apprécier la limite de 1 ‰ est le chiffre d'affaires hors
taxes.
Dans ces limites les frais généraux accessoires de cette nature enregistrés en comptabilité
super-simplifiée (le compte de charges correspondant doit être mouvementé par le crédit d'un compte de trésorerie) sont déductibles sur le plan fiscal.