Citation: 8C_319/2010 15.12.2010 E. 2.2

2.2.1 Die Aktenführungspflicht der Verwaltung stellt das Gegenstück zum - Bestandteil des rechtlichen Gehörs nach Art. 29 Abs. 2 BV bildenden - Akteneinsichtsrecht der versicherten Person dar (BGE 124 V 372 E. 3b S. 375 f., 389 E. 3a S. 390), indem die Wahrnehmung des Akteneinsichtsrechts durch die versicherte Person eine Aktenführungspflicht der Verwaltung voraussetzt (BGE 130 II 473 E. 4.1 S. 477; Urteil 9C_231/2007 vom 5. November 2007 E. 3.2; vgl. auch Krauskopf/Emmenegger, in: Praxiskommentar zum Bundesgesetz über das Verwaltungsverfahren [VwVG], 2009, N. 34 zu Art. 26 VwVG). Grundlage eines effektiven Akteneinsichtsrechts ist eine geordnete und übersichtliche Aktenführung (Gerold Steinmann, in: Die schweizerische Bundesverfassung, Kommentar, 2. Aufl. 2008, N. 30 zu Art. 29 BV). Der verfassungsmässige Anspruch auf eine geordnete und übersichtliche Aktenführung verpflichtet die Behörden und Gerichte, die Vollständigkeit der im Verfahren eingebrachten und erstellten Akten sicherzustellen (Urteil 5A_341/2009 vom 30. Juni 2009 E. 5.2). 2.2.2 In Art. 46 ATSG wurde die Aktenführungspflicht für die dem ATSG unterworfenen Versicherungsträger auf Gesetzesstufe konkretisiert. Danach sind für jedes Sozialversicherungsverfahren alle Unterlagen systematisch zu erfassen, die massgeblich sein können. Das Gesetz enthält somit keine spezifischen Anforderungen an die Art und Weise, wie die Akten zu führen, paginieren, indexieren etc. sind. Indem der Gesetzgeber bewusst eine offene Umschreibung gewählt hat, trägt er den künftigen Entwicklungen der Erfassungsmöglichkeiten Rechnung (vgl. Protokoll der ständerätlichen Kommission für soziale Sicherheit und Gesundheit vom 6. September 1999, S. 17). Damit reicht das Spektrum der Aktenführung von der physischen Erfassung der schriftlichen Akten in einem Aktendossier bis hin zu IT-gestützten Aktenregistrierungssystemen. Eine systematische Aktenführung ist jedoch unbesehen ihrer jeweiligen technischen Umsetzung stets nach festgelegten, sachgerechten und zweckmässigen Kriterien vorzunehmen, da nur auf diese Weise die Wirksamkeit des Akteneinsichtsrechts gewährleistet werden kann. Sie hat dabei den Nachweis der Verwaltungstätigkeit sowohl mit Blick auf die Sachverhaltsabklärung wie auch bezüglich des Wegs der Entscheidfindung jederzeit auf nachvollziehbare Weise zu ermöglichen und zu gewährleisten (Ueli Kieser, ATSG-Kommentar, 2. Aufl. 2009, N. 13 zu Art. 46 ATSG; Krauskopf/Emmenegger, a.a.O., N. 36 zu Art. 26 VwVG). Welche Aufgaben im Einzelnen zur sorgfältigen Aktenführung gehören, wurde insbesondere mit Blick auf Art. 12 VwVG, welche Norm den behördlichen Untersuchungsgrundsatz statuiert, zu dessen Teilaspekten die Aktenführungspflicht gehört, und Art. 26 VwVG, worin der Anspruch auf Akteneinsichtsrecht festgehalten wird, näher definiert. Die entsprechende Ausgestaltung findet über Art. 55 Abs. 1 in Verbindung mit Art. 46 ATSG auch auf das Verfahren vor den Versicherungsträgern nach ATSG Anwendung. Sie beinhaltet zum einen die Pflicht der Vollständigkeit der geführten Akten. Die Behörde hat alles in den Akten festzuhalten, was zur Sache gehört und entscheidwesentlich sein kann (BGE 115 Ia 97 E. 4c S. 99 mit Hinweisen; Krauskopf/Emmenegger, a.a.O., N. 36 zu Art. 26 VwVG). Ferner sind die Unterlagen von Beginn weg in chronologischer Reihenfolge abzulegen; bei Vorliegen eines Gesuchs um Akteneinsicht und spätestens im Zeitpunkt des Entscheids ist das Dossier zudem durchgehend zu paginieren (Krauskopf/Emmenegger, a.a.O., N. 44 zu Art. 12 VwVG und N. 37 zu Art. 26 VwVG). Sodann ist in der Regel ein Aktenverzeichnis zu erstellen (anders für die Gerichte: Urteil 5A_341/2009 vom 30. Juni 2009 E. 5.2), welches eine chronologische Auflistung sämtlicher in einem Verfahren gemachter Eingaben zu enthalten hat. Es besteht im Detail aus einer Laufnummer, der Anzahl Seiten jedes erfassten Dokumentes, dem Eingangsdatum des Dokumentes, einer Dokumenten-ID sowie einer kurzen Beschreibung der Dokumentart oder dessen Inhalts (Krauskopf/Emmenegger, a.a.O., N. 43 zu Art. 12 VwVG und N. 38 zu Art. 26 VwVG). In Art. 26 Abs. 1bis VwVG ausdrücklich vorgesehen ist schliesslich bei Einverständnis der Partei oder ihrer Vertretung die elektronische Zustellung der Akten zur Einsichtnahme.