Citation: 1C_53/2024 E. A

Die B.________ GmbH erbringt u.a. Dienstleistungen im Bereich der sozialpädagogischen Familienbegleitung von Flüchtlingen in der Gemeinde Herisau. Ihr Geschäftsführer ist A.________. Mit Eingabe vom 24. Januar 2023 ersuchten die B.________ GmbH und A.________ den Rechtsdienst der Gemeinde Herisau um Auskunft darüber, welche Daten im Zusammenhang mit der Tätigkeit als migrationssensitive sozialpädagogische Familienbegleitung (MSPF) bearbeitet würden. Begründet wurde das Gesuch damit, dass eine von der B.________ GmbH begleitete Familie der kommunalen Beratungsstelle für Flüchtlinge (im Folgenden: Beratungsstelle) mittels Formular über die Arbeitszeiten der Mitarbeitenden der B.________ GmbH und die Inhalte der Gespräche habe Bericht erstatten müssen. Mit Verfügung vom 7. Februar 2023 hielt die Beratungsstelle fest, dass es keine Datenbearbeitung über die B.________ GmbH, A.________ oder andere Mitarbeitende gegeben habe. Es gebe weder Formulare noch seien Personen zur Berichterstattung aufgefordert worden. Einen von der B.________ GmbH und A.________ gegen diese Verfügung erhobenen Rekurs wies der Gemeinderat Herisau mit Entscheid vom 20. Juni 2023 ab. In der Folge legten die B.________ GmbH und A.________ beim Obergericht Appenzell Ausserrhoden Rekurs ein. Mit Urteil vom 18. Dezember 2023 hiess das Obergericht (bzw. dessen Einzelrichter) die Beschwerde gut und hob den Rekursentscheid des Gemeinderats auf. Es wies die Beratungsstelle für Flüchtlinge an, der B.________ GmbH und A.________ umgehend nach Rechtskraft Einsicht in allfällige weitere Daten zu gewähren, in denen Flüchtlingsfamilien dazu angehalten worden waren, Informationen über die Tätigkeit der B.________ GmbH und deren Mitarbeitende zu beschaffen. Zur Begründung führte es aus, die B.________ GmbH und A.________ hätten ihrer Rechtsmitteleingabe an den Gemeinderat ein Formular beigelegt, das die Spalten "Datum", "Zeit von bis", "Personen", "Name" und "Thema/Warum Termin" enthalte. In diesem Formular seien zu verschiedenen Besprechungen handschriftliche Informationen einer von der B.________ GmbH begleiteten Familie enthalten. C.________ habe das ausgefüllte Formular am 7. November 2022 der Beratungsstelle für Flüchtlinge per E-Mail geschickt. Mit Duplik vom 8. Mai 2023 habe die Beratungsstelle eingeräumt, die Bereichsleiterin habe das Formular der Familie D.________/C.________ auf deren Wunsch als Muster für die Terminplanung mitgegeben. Die Beratungsstelle habe erklärt, ein Missverständnis sei aufgrund der mangelhaften Deutschkenntnisse der Familie nicht ausgeschlossen; man habe das E-Mail vom 7. November 2022 bzw. die Tabelle denn auch nicht im Dossier abgelegt, sondern gelöscht und erst für die Zwecke des Verfahrens aus dem Archivordner wiederhergestellt. Das Obergericht hielt allerdings nicht für glaubhaft, dass das Formular bloss eine Hilfestellung für die Organisation der Termine der betroffenen Familie gewesen sei. Gegen diese Darstellung spreche, dass in der Namensspalte die Namen von Mitarbeitenden der B.________ GmbH vorgedruckt seien. Insgesamt hätte die Einreichung des Formulars im Rekursverfahren vor dem Gemeinderat zu einer Gutheissung des Rekurses führen müssen.