Verordnung vom 18. Juni 2021 über die konsularischen Informationssysteme des Eidgenössischen Departements für auswärtige Angelegenheiten
852.12
Art. 1

Deutsch: Diese Verordnung regelt den Betrieb und die Benützung der Informationssysteme EDAssist+ und Travel Admin der Konsularischen Direktion (KD) des Eidgenössischen Departements für auswärtige Angelegenheiten (EDA).

Français: La présente ordonnance règle l’exploitation et l’utilisation des systèmes d’information EDAssist+ et Travel Admin de la Direction consulaire (DC) du Département fédéral des affaires étrangères (DFAE).

Italiano: La presente ordinanza disciplina la gestione e l’utilizzo dei sistemi d’informazione EDAssist+ e Travel Admin della Direzione consolare (DC) del Dipartimento federale degli affari esteri (DFAE).
Art. 2

Deutsch: Die KD trägt die Verantwortung für die Informationssysteme.

Français: La DC est responsable des systèmes d’information.

Italiano: La DC è responsabile dei sistemi d’informazione.
Art. 3

Deutsch: Das EDAssist+ dient zur:

Français: Le DFAE utilise le système EDAssist+ pour:

Italiano: EDAssist+ serve per:
Art. 4

Deutsch: Das EDAssist+ besteht aus vier Modulen:

Français: Le système EDAssist+ se compose de quatre modules:

Italiano: EDAssist+ è composto da quattro moduli:
Art. 5

Deutsch: Das Modul Hotline enthält Daten über folgende Personen:

Français: Le module hotline contient des données sur les personnes suivantes:

Italiano: Il modulo hotline contiene dati sulle seguenti persone:
Art. 6

Deutsch: Das Modul Helpline enthält Daten über Personen, die mit einem Anliegen an das EDA gelangen.

Français: Le module helpline contient des données sur les personnes ayant adressé une demande au DFAE.

Italiano: Il modulo helpline contiene dati sulle persone che presentano una richiesta al DFAE.
Art. 7

Deutsch: Das Modul Konsularschutz enthält Daten über Personen nach Artikel 4 Absätze 1 und 2 des Bundesgesetzes vom 24. März 2000 über die Bearbeitung von Personendaten im Eidgenössischen Departement für auswärtige Angelegenheiten, die im Rahmen des konsularischen Schutzes betreut werden.

Français: Le module protection consulaire contient des données sur les personnes visées à l’art. 4, al. 1 et 2, de la loi fédérale du 24 mars 2000 sur le traitement des données personnelles au Département fédéral des affaires étrangères et prises en charge dans le cadre de la protection consulaire.

Italiano: Il modulo protezione consolare contiene dati sulle persone di cui all’articolo 4 capoversi 1 e 2 della legge federale del 24 marzo 2000 sul trattamento di dati personali in seno al Dipartimento federale degli affari esteri assistite nell’ambito della protezione consolare.
Art. 8

Deutsch: Das Modul Sozialhilfe enthält Daten über folgende Personen, soweit die Daten für die Prüfung der Gesuche um Sozialhilfeleistungen erforderlich sind:

Français: Le module aide sociale contient des données sur les personnes suivantes, dans la mesure où ces informations sont nécessaires à l’examen des demandes d’aide sociale:

Italiano: Il modulo aiuto sociale contiene dati sulle seguenti persone, nella misura in cui sono necessari per l’esame delle richieste di prestazioni di aiuto sociale:
Art. 9

Deutsch: Welche Daten bearbeitet werden, ist in Anhang 1 aufgeführt.
Die Daten werden erfasst von:
Daten, die Personen betreffen, die in den Informationssystemen E-VERA oder Travel Admin eingetragen sind, werden in einem automatisierten Verfahren über eine Schnittstelle aus diesen Systemen übernommen. Welche Daten übernommen werden können, ist in Anhang 2 aufgeführt.

Français: Les données à traiter sont recensées à l’annexe 1.
Les données sont saisies par:
Les données relatives aux personnes enregistrées dans les systèmes d’information E-VERA ou Travel Admin sont transmises automatiquement depuis ces systèmes au moyen d’une interface. Les données pouvant être transmises sont recensées à l’annexe 2.

Italiano: I dati da trattare sono elencati nell’allegato 1.
I dati sono registrati:
I dati relativi alle persone registrate nei sistemi d’informazione E-VERA o Travel Admin sono ripresi da questi sistemi con una procedura automatizzata tramite un’interfaccia. L’allegato 2 elenca quali dati possono essere ripresi.
Art. 10

Deutsch: Die KD und die Vertretungen haben das Recht, alle Daten im EDAssist+ im Rahmen ihrer Zugriffsrechte zu bearbeiten.
…
Die Einheit für Informatik des EDA verfügt über diejenigen Bearbeitungsrechte, die zur Erfüllung ihrer Aufgaben notwendig sind.
Alle Bearbeitungsrechte werden im Abrufverfahren ausgeübt.

Français: La DC et les représentations peuvent traiter toutes les données du système EDAssist+ dans la limite de leurs droits d’accès.
…
L’unité Informatique DFAE dispose des droits de traitement nécessaires à l’accomplissement de ses tâches.
Les droits de traitement s’exercent en ligne.

Italiano: La DC e le rappresentanze hanno il diritto di trattare tutti i dati in EDAssist+ nel quadro dei loro diritti di accesso.
...
L’unità Informatica DFAE dispone dei diritti di trattamento necessari per adempiere i propri compiti.
Tutti i diritti di trattamento sono esercitati mediante procedura di richiamo.
Art. 11

Deutsch: Die KD und die Vertretungen können Daten von Personen, die in den Modulen Hotline, Helpline und Konsularschutz erfasst und von einer Krise oder Katastrophe betroffen sind, Rettungskräften, ausländischen Vertretungen und lokalen Behörden bekanntgeben, wenn dies im Interesse der Betroffenen ist.

Français: Lorsque des personnes inscrites dans les modules hotline, helpline et protection consulaire sont touchées par une crise ou une catastrophe, la DC et les représentations peuvent communiquer aux services de secours, aux représentations étrangères et aux autorités locales des données les concernant pour autant que la communication de ces données soit dans l’intérêt de ces personnes.

Italiano: La DC e le rappresentanze possono comunicare ai servizi di soccorso, a rappresentanze estere e alle autorità locali i dati di persone registrate nei moduli hotline, helpline e protezione consolare e coinvolte in una crisi o in una catastrofe se questo è nell’interesse di tali persone.
Art. 12

Deutsch: Im EDAssist+ können alle Dokumente zu im Informationssystem erfassten Personen und zu elektronischen Geschäften gespeichert werden.

Français: Tous les documents relatifs aux personnes saisies dans le système et aux affaires traitées sous forme électronique peuvent être enregistrés dans EDAssist+.

Italiano: In EDAssist+ è possibile memorizzare tutti i documenti relativi alle persone registrate nel sistema d’informazione e agli affari registrati elettronicamente.
Art. 13

Deutsch: Die Daten des Moduls Sozialhilfe werden zehn Jahre nach der letzten Bearbeitung, spätestens aber 30 Jahre nach der Eröffnung des Dossiers vernichtet.
Die Daten der Module Hotline, Helpline und Konsularschutz mit dem Status deaktiviert, erledigt oder archiviert werden spätestens 5 Jahre nach dem letzten Zugriff vernichtet.
Vorbehalten bleiben die Bestimmungen der Archivierungsgesetzgebung des Bundes.

Français: Les données du module aide sociale sont détruites 10 ans après leur dernier traitement, mais au plus tard 30 ans après l’ouverture du dossier.
Les données des modules hotline, helpline et protection consulaire dont le statut est désactivé, terminé ou archivé sont détruites au plus tard cinq ans après leur dernière consultation.
Sont réservées les dispositions de la législation fédérale relative à l’archivage.

Italiano: I dati del modulo aiuto sociale vengono distrutti dopo dieci anni dall’ultimo trattamento, ma al più tardi dopo 30 anni dall’apertura del dossier.
I dati dei moduli hotline, helpline e protezione consolare con lo status «disattivato», «concluso» o «archiviato» vengono distrutti al più tardi cinque anni dopo l’ultimo accesso.
Sono fatte salve le disposizioni della legislazione in materia di archiviazione della Confederazione.
Art. 14

Deutsch: Das Travel Admin dient dem EDA zur Lokalisierung und Kontaktierung von im oder ins Ausland reisenden Personen in Not-, Krisen- oder Katastrophensituationen.

Français: Travel Admin permet au DFAE de localiser et de contacter, en cas d’urgence, de crise ou de catastrophe, des personnes qui voyagent ou se rendent à l’étranger.

Italiano: Travel Admin serve al DFAE per localizzare e contattare, in situazioni di emergenza, di crisi o di catastrofe, le persone che si trovano all’estero o viaggiano all’estero.
Art. 15

Deutsch: Das Travel Admin besteht aus einer Datenbank, einem Online-Zugang über die Web-site und einer Applikation für mobile Endgeräte.

Français: Travel Admin se compose d’une base de données, d’un accès en ligne par le site web et d’une application pour les appareils mobiles.

Italiano: Travel Admin consiste in una banca dati, un accesso online tramite il sito web e un’applicazione per dispositivi mobili.
Art. 16

Deutsch: Das Travel Admin enthält Daten von Personen nach Artikel 4 Absätze 1 und 2 des Bundesgesetzes vom 24. März 2000 über die Bearbeitung von Personendaten im Eidgenössischen Departement für auswärtige Angelegenheiten, die im oder ins Ausland reisen und sich registriert haben.

Français: Travel Admin contient des données sur les personnes visées à l’art. 4, al. 1 et 2, de la loi fédérale du 24 mars 2000 sur le traitement des données personnelles au Département fédéral des affaires étrangères qui voyagent ou se rendent à l’étranger et qui se sont enregistrées dans le système.

Italiano: Travel Admin contiene dati sulle persone di cui all’articolo 4 capoversi 1 e 2 della legge federale del 24 marzo 2000 sul trattamento di dati personali in seno al Dipartimento federale degli affari esteri che si trovano all’estero o viaggiano all’estero e che si sono registrate.
Art. 17

Deutsch: Welche Daten bearbeitet werden, ist in Anhang 3 aufgeführt.
Die Daten werden von den Reisenden und den Vertretungen erfasst.

Français: Les données à traiter sont recensées à l’annexe 3.
Les données sont saisies par les voyageurs et les représentations.

Italiano: I dati da trattare sono elencati nell’allegato 3.
I dati sono registrati dai viaggiatori e dalle rappresentanze.
Art. 18

Deutsch: Die KD und die Vertretungen haben das Recht, alle Daten im Travel Admin im Rahmen ihrer Zugriffsrechte zu bearbeiten.
Die Reisenden verfügen für ihre eigenen Daten über sämtliche Bearbeitungsrechte.
Die Einheit für Informatik des EDA verfügt über diejenigen Bearbeitungsrechte, die zur Erfüllung ihrer Aufgaben notwendig sind.
Alle Bearbeitungsrechte werden im Abrufverfahren ausgeübt.

Français: La DC et les représentations peuvent traiter toutes les données du système Travel Admin dans la limite de leurs droits d’accès.
Les voyageurs disposent de tous les droits de traitement sur leurs données personnelles.
L’unité Informatique DFAE dispose des droits de traitement nécessaires à l’accomplissement de ses tâches.
Tous les droits de traitement s’exercent en ligne.

Italiano: La DCe le rappresentanze hanno il diritto di trattare tutti i dati in Travel Admin nel quadro dei loro diritti di accesso.
I viaggiatori dispongono dei diritti di trattamento completi dei loro dati.
L’unità Informatica DFAE dispone dei diritti di trattamento necessari per adempiere i propri compiti.
Tutti i diritti di trattamento sono esercitati mediante procedura di richiamo.
Art. 19

Deutsch: Die KD und die Vertretungen können Daten von erfassten Personen, die von einer Krise oder Katastrophe betroffen sind, Rettungskräften, ausländischen Vertretungen und lokalen Behörden bekanntgeben, wenn dies im Interesse der Betroffenen ist.
Die Daten nach Anhang 2 werden bei Bedarf über eine Schnittstelle in einem automatisierten Verfahren an das EDAssist+ übermittelt.

Français: La DC et les représentations peuvent communiquer à des services de secours, des représentations étrangères et des autorités locales des données concernant des personnes touchées par une crise ou une catastrophe pour autant que la communication de ces données soit dans l’intérêt de ces personnes.
Si nécessaire, les données mentionnées à l’annexe 2 sont transmises automatiquement à EDAssist+ au moyen d’une interface.

Italiano: La DC e le rappresentanze possono comunicare ai servizi di soccorso, a rappresentanze estere e alle autorità locali i dati di persone registrate coinvolte in una crisi o in una catastrofe se questo è nell’interesse di tali persone.
In caso di necessità i dati di cui all’allegato 2 vengono trasmessi a EDAssist+ con una procedura automatizzata tramite un’interfaccia.
Art. 20

Deutsch: Die Daten zu Reisen werden 90 Tage nach Ablauf der angegebenen Reisedauer vernichtet.
Die übrigen Daten werden 2 Jahre nach dem letzten Login vernichtet.
Vorbehalten bleiben die Bestimmungen der Archivierungsgesetzgebung des Bundes.

Français: Les données concernant les voyages sont détruites au plus tard 90 jours après l’expiration de la durée indiquée du voyage.
Les autres données sont détruites deux ans après la dernière connexion.
Sont réservées les dispositions de la législation fédérale relative à l’archivage.

Italiano: I dati relativi ai viaggi vengono distrutti 90 giorni dopo la scadenza della durata del viaggio indicata.
Gli altri dati vengono distrutti due anni dopo l’ultimo accesso.
Sono fatte salve le disposizioni della legislazione in materia di archiviazione della Confederazione.
Art. 21

Deutsch: Die Einheit für Informatik des EDA ist für den technischen Betrieb der Informationssysteme verantwortlich.
Die Systemadministratorin oder der Systemadministrator gehört der Einheit für Informatik des EDA an. Sie oder er verwaltet die Informationssysteme, die Datenbanken und die Anwendungen.
Die oder der Anwendungsverantwortliche eines Informationssystems gehört der KD an. Sie oder er bildet die Schnittstelle zwischen der Systemadministratorin oder dem Systemadministrator und den Benutzerinnen und Benutzern.

Français: L’unité Informatique DFAE est responsable de l’exploitation technique des systèmes d’information.
Les administrateurs système sont rattachés à l’unité Informatique DFAE. Ils gèrent les systèmes d’information, les bases de données et les applications.
Les responsables des applications sont rattachés à la DC. Ils servent d’interface entre les administrateurs système et les utilisateurs.

Italiano: L’unità Informatica DFAE è responsabile della gestione tecnica dei sistemi d’informazione.
L’amministratore di sistema fa parte dell’unità Informatica DFAE. Gestisce i sistemi d’informazione, le banche dati e le applicazioni.
Il responsabile delle applicazioni di un sistema d’informazione fa parte della DC. È l’intermediario tra l’amministratore di sistema e gli utenti.
Art. 22

Deutsch: Die Anwendungsverantwortlichen erteilen den Benutzerinnen und Benutzern die individuellen Zugriffsrechte.
Sie überprüfen jährlich, ob die Voraussetzungen für die Zugriffsberechtigungen weiterhin bestehen.

Français: Les responsables des applications attribuent des droits d’accès individuels aux utilisateurs.
Ils vérifient chaque année si les utilisateurs remplissent encore les conditions pour bénéficier de leurs droits d’accès.

Italiano: I responsabili delle applicazioni conferiscono agli utenti i diritti di accesso individuali.
Verificano ogni anno se le condizioni per il conferimento dei diritti di accesso continuano a essere adempiute.
Art. 23

Deutsch: Die KD sorgt dafür, dass die Daten vorschriftsgemäss bearbeitet werden.
Sie stellt sicher, dass die Daten richtig, vollständig und nachgeführt sind; ausgenommen sind die Daten im Travel Admin, welche die Reisenden selbst bearbeiten können.

Français: La DC veille à ce que les données soient traitées conformément aux prescriptions en vigueur.
Elle garantit que les données sont correctes, complètes et actualisées, à l’exception des données de Travel Admin qui peuvent être modifiées par les voyageurs eux-mêmes.

Italiano: La DC provvede affinché i dati siano trattati conformemente alle prescrizioni.
Si assicura che i dati siano esatti, completi e aggiornati; sono esclusi i dati registrati in Travel Admin che possono essere modificati dai viaggiatori stessi.
Art. 24

Deutsch: Die KD erlässt für beide Informationssysteme ein Bearbeitungsreglement. Dieses enthält die organisatorischen und technischen Massnahmen zur Gewährleistung der Datensicherheit sowie zur Kontrolle der Datenbearbeitung.

Français: La DC édicte pour les deux systèmes d’information un règlement relatif au traitement des données. Ce règlement définit les mesures techniques et organisationnelles visant à garantir la sécurité des données et le contrôle de leur traitement.

Italiano: La DC emana un regolamento per ciascuno dei due sistemi d’informazione. Il regolamento contiene le misure organizzative e tecniche volte a garantire la sicurezza dei dati e il controllo del trattamento dei dati.
Art. 25

Deutsch: Die Zugriffe auf die Informationssysteme und die Bearbeitungen werden laufend protokolliert.
Die Protokolle werden während einem Jahr getrennt vom System, in welchem die Personendaten bearbeitet werden, aufbewahrt.

Français: Les accès aux systèmes d’information et les modifications qui y sont effectuées sont journalisés en permanence.
Les procès-verbaux de journalisation sont conservés pendant un an, séparément du système dans lequel les données personnelles sont traitées.

Italiano: Gli accessi ai sistemi d’informazione e il trattamento dei dati sono costantemente verbalizzati.
I verbali sono conservati per per un anno, separatamente dal sistema in cui sono trattati i dati personali.
Art. 26

Deutsch: Die folgenden Erlasse werden aufgehoben:

Français: Sont abrogées:

Italiano: Sono abrogati:
Art. 27

Deutsch: Diese Verordnung tritt am 1. August 2021 in Kraft.

Français: La présente ordonnance entre en vigueur le 1 er

Italiano: La presente ordinanza entra in vigore il 1° agosto 2021.