Verordnung vom 17. Oktober 2018 über das Datenbearbeitungssystem «e-vent» der Kommunikation EDA (Verordnung «e-vent»)
235.25
Art. 1

Deutsch: Diese Verordnung regelt den Betrieb und die Benützung des Datenbearbeitungssystems «e-vent» (System) der Kommunikation des Eidgenössischen Departements für auswärtige Angelegenheiten (Kommunikation EDA) im Generalsekretariat des EDA.

Français: La présente ordonnance règle l’exploitation et l’utilisation du système de traitement des données «e-vent» (système) de la division Communication du Département fédéral des affaires étrangères (Communication DFAE), rattachée au Secrétariat général du DFAE.

Italiano: La presente ordinanza disciplina il trattamento dei dati nel sistema «e-vent» (sistema) di Comunicazione del Dipartimento federale degli affari esteri (Comunicazione DFAE) in seno alla Segreteria generale del DFAE.
Art. 2

Deutsch: Das System dient der Kommunikation EDA

Français: Le système permet à la Communication DFAE

Italiano: Il sistema consente alla Comunicazione DFAE
Art. 3

Deutsch: Die Kommunikation EDA trägt die Verantwortung für das System.

Français: La Communication DFAE est responsable du système.

Italiano: La Comunicazione DFAE è responsabile del sistema.
Art. 4

Deutsch: Das System besteht aus einer Datenbank und je einem Online-Portal für den Zugriff von innerhalb und von ausserhalb des EDA.

Français: Le système se compose d’une base de données et de deux plateformes, dont l’une est accessible depuis l’intérieur et l’autre depuis l’extérieur du DFAE.

Italiano: Il sistema consiste in una banca dati e in un portale online per l’accesso dall’interno del DFAE e uno per l’accesso dall’esterno.
Art. 5

Deutsch: Das System enthält Daten von Teilnehmerinnen und Teilnehmern von Konferenzen und Veranstaltungen.
Welche Daten erfasst werden, ist im Anhang geregelt.

Français: Le système contient les données des participants aux conférences et aux événements.
L’annexe à la présente ordonnance indique précisément les données qui sont saisies dans le système.

Italiano: Il sistema contiene i dati dei partecipanti alle conferenze e alle manifestazioni.
La tipologia di dati registrati è disciplinata nell’allegato.
Art. 6

Deutsch: Die Daten werden von den Teilnehmerinnen und Teilnehmern oder von der Kommunikation EDA erfasst.
Die Teilnehmerinnen und Teilnehmer verfügen für die eigenen Daten im System über vollständige Bearbeitungsrechte.
Die Kommunikation EDA verfügt für alle Daten im System über vollständige Bearbeitungsrechte.
Die Einheit für Informatik des EDA verfügt über diejenigen Zugriffsrechte, die zur Erfüllung ihrer Aufgaben notwendig sind.
Alle Bearbeitungsrechte werden im Abrufverfahren ausgeübt.
Die Daten gemäss Anhang dürfen an Dritte weitergegeben werden, soweit diese die Daten zu Organisations- und Reservationszwecken benötigen.

Français: Les données sont saisies par les participants ou par la Communication DFAE.
Les participants disposent de l’intégralité des droits de traitement pour leurs données personnelles saisies dans le système.
La Communication DFAE dispose de l’intégralité des droits de traitement pour l’ensemble des données saisies dans le système.
Le secteur Informatique DFAE dispose des droits d’accès nécessaires à l’accomplissement de ses tâches.
Les droits de traitement s’exercent au moyen d’une procédure d’accès en ligne.
Les données indiquées dans l’annexe à la présente ordonnance peuvent être communiquées à des tiers uniquement à des fins d’organisation ou de réservation.

Italiano: I dati sono registrati dai partecipanti o dalla Comunicazione DFAE.
I partecipanti dispongono di diritti di trattamento completi dei loro dati registrati nel sistema.
La Comunicazione DFAE dispone di diritti di trattamento completi di tutti i dati registrati nel sistema.
L’unità Informatica DFAE dispone dei diritti di accesso necessari per adempiere i propri compiti.
Tutti i diritti di trattamento sono esercitati mediante procedura di richiamo.
I dati di cui all’allegato possono essere trasmessi a terzi qualora siano necessari per ragioni organizzative o prenotazioni.
Art. 7

Deutsch: Im System können alle Dokumente zu Konferenzen, Veranstaltungen und den daran teilnehmenden Personen im Rahmen des Zwecks dieser Verordnung erfasst werden.

Français: Tout document relatif à une conférence, à un événement ou aux personnes y participant peut être enregistré dans le système dans le cadre défini par la présente ordonnance.

Italiano: Nel sistema possono essere registrati tutti i documenti relativi a conferenze, manifestazioni e alle persone che vi prendono parte conformemente allo scopo della presente ordinanza.
Art. 8

Deutsch: Datensätze von Personen werden spätestens zehn Jahre nach der letzten Bearbeitung vernichtet.
Vorbehalten bleiben die Bestimmungen der Archivierungsgesetzgebung.

Français: Les données personnelles saisies dans le système sont détruites au plus tard à l’expiration d’un délai de dix ans à compter de la date du dernier traitement.
Sont réservées les dispositions de la législation fédérale relative à l’archivage.

Italiano: Le serie di dati relative a persone sono distrutte al più tardi dieci anni dopo l’ultimo trattamento.
Sono fatte salve le disposizioni della legislazione in materia di archiviazione.
Art. 9

Deutsch: Die Einheit für Informatik des EDA ist für den technischen Betrieb des Systems verantwortlich.
Die Systemadministratorin oder der Systemadministrator gehört der Einheit für Informatik des EDA an. Sie oder er verwaltet das Computersystem, die Datenbank und die Anwendungen.
Die oder der Anwendungsverantwortliche gehört der Kommunikation EDA an. Sie oder er bildet die Schnittstelle zwischen der Systemadministratorin oder dem Systemadministrator und den Benutzerinnen und Benutzern.

Français: Le secteur Informatique DFAE est responsable de l’exploitation technique du système.
L’administrateur système est rattaché au secteur Informatique DFAE. Il gère le système informatique, la base de données et les applications.
Le responsable du programme est rattaché à la Communication DFAE. Il sert d’interface entre l’administrateur et les utilisateurs.

Italiano: L’unità Informatica DFAE è responsabile della gestione tecnica del sistema.
L’amministratore di sistema fa parte dell’unità Informatica DFAE. Gestisce il sistema informatico, la banca dati e le applicazioni.
Il responsabile delle applicazioni fa parte della Comunicazione DFAE. È l’intermediario tra l’amministratore di sistema e gli utenti.
Art. 10

Deutsch: Die oder der Anwendungsverantwortliche erteilt den Benutzerinnen und Benutzern des Systems die individuellen Zugriffsrechte.
Die Kommunikation EDA überprüft jährlich, ob die Voraussetzungen für die Zugriffsberechtigungen weiterhin bestehen.

Français: Le responsable du programme attribue les droits d’accès individuels aux utilisateurs du système.
La Communication DFAE vérifie une fois par an si les conditions relatives aux droits d’accès sont toujours remplies.

Italiano: Il responsabile delle applicazioni concede agli utenti del sistema i diritti di accesso individuali.
La Comunicazione DFAE verifica una volta all’anno se le condizioni per la concessione dei diritti di accesso continuano a essere adempiute.
Art. 11

Deutsch: Die Kommunikation EDA sorgt dafür, dass die Daten im System vorschriftsgemäss bearbeitet werden.
Sie stellt sicher, dass die Personendaten richtig, vollständig und nachgeführt sind.

Français: La Communication DFAE veille à ce que le traitement des données dans le système respecte les dispositions en vigueur.
Elle s’assure que les données personnelles sont exactes, complètes et à jour.

Italiano: La Comunicazione DFAE provvede affinché il trattamento dei dati nel sistema sia conforme alle prescrizioni.
Si assicura che i dati personali siano esatti, completi e aggiornati.
Art. 12

Deutsch: Die Kommunikation EDA erlässt ein Bearbeitungsreglement. Dieses enthält die organisatorischen und technischen Massnahmen zur Gewährleistung der Datensicherheit sowie zur Kontrolle der Datenbearbeitung.

Français: La Communication DFAE édicte un règlement relatif au traitement des données. Ce dernier contient les mesures techniques et organisationnelles requises pour assurer la sécurité des données et le contrôle du traitement des données.

Italiano: La Comunicazione DFAE emana un regolamento sul trattamento dei dati. Questo documento contiene le misure organizzative e tecniche volte a garantire la sicurezza dei dati e il controllo del trattamento dei dati.
Art. 13

Deutsch: Die Zugriffe auf das System und die Bearbeitungen werden laufend protokolliert.
Die Protokolle werden während einem Jahr getrennt vom System, in welchem die Personendaten bearbeitet werden, aufbewahrt.

Français: Les accès au système et les modifications qui y sont effectuées sont journalisés en permanence.
Les procès-verbaux de journalisation sont conservés pendant un an, séparément du système dans lequel les données personnelles sont traitées.

Italiano: Gli accessi al sistema e il trattamento dei dati sono costantemente verbalizzati.
I verbali sono conservati per un anno separatamente dal sistema in cui sono trattati i dati personali.
Art. 14

Deutsch: Diese Verordnung tritt am 1. Dezember 2018 in Kraft.

Français: La présente ordonnance entre en vigueur le 1 er

Italiano: La presente ordinanza entra in vigore il 1° dicembre 2018.