Verordnung vom 17. August 2016 über das Informationssystem E-VERA (Verordnung E-VERA, VEVERA)
235.22
Art. 1

Deutsch: Diese Verordnung regelt den Betrieb und die Benützung des Informationssystems E‑VERA (E-VERA) des Eidgenössischen Departements für auswärtige Angelegenheiten (EDA).

Français: La présente ordonnance règle l’exploitation et l’utilisation du système d’information E-VERA (E-VERA) du Département fédéral des affaires étrangères (DFAE).

Italiano: La presente ordinanza disciplina la gestione e l’utilizzo del sistema d’informazione E-VERA (E-VERA) del Dipartimento federale degli affari esteri (DFAE).
Art. 2

Deutsch: Das E-VERA dient dem EDA zur Erfüllung der konsularischen Aufgaben durch die schweizerischen Vertretungen im Ausland (Vertretungen) und die Konsularische Direktion (KD), insbesondere betreffend:

Français: E-VERA permet au DFAE de remplir ses tâches consulaires au sein des représentations suisses à l’étranger (représentations) et de la Direction consulaire (DC), en particulier pour:

Italiano: E-VERA serve al DFAE per adempiere i compiti consolari tramite le rappresentanze svizzere all’estero (rappresentanze) e la Direzione consolare (DC), in particolare per:
Art. 3

Deutsch: Die KD trägt die Verantwortung für das E-VERA.

Français: La DC est responsable d’E-VERA.

Italiano: La DC è responsabile di E-VERA.
Art. 4

Deutsch: Das E-VERA besteht aus einer Datenbank und einem Online-Schalter.

Français: E-VERA consiste en une base de données et un guichet en ligne.

Italiano: E-VERA consiste in una banca dati e in uno sportello online.
Art. 5

Deutsch: Im E-VERA werden die Daten folgender Personen bearbeitet:
Die Bearbeitung der Daten erfolgt nach Anhang 1.

Français: Sont traitées dans E-VERA les données relatives aux personnnes ci‑après:
Le traitement des données s’effectue conformément à l’annexe 1.

Italiano: In E-VERA sono trattati i dati delle persone seguenti:
I dati sono trattati secondo l’allegato 1.
Art. 6

Deutsch: Sämtliche Daten des E-VERA werden von den Vertretungen erfasst. Das System teilt jeder Person automatisch eine Nummer zu.
Die Schweizer Einwohnergemeinden können dem E-VERA den Wegzug ins Ausland (Art. 12 Abs. 4 ASG) oder den Zuzug in die Schweiz (Art. 13 Abs. 3 ASG) von Personen nach Artikel 5 Buchstaben a–d elektronisch melden. Die Daten über den Zuzug in die Schweiz werden in das E-VERA übernommen.
Das E-VERA überprüft, ob die im E-VERA erfassten Daten zur Identität mit den im Personenstandsregister (Art. 39 des Zivilgesetzbuchs
Die im E-VERA erfassten AHV-Nummern werden nach den Artikeln 133 bis quater
Das E-VERA überprüft mittels Online-Abfrage, ob im E-VERA erfasste Personen wegen eines Verbrechens oder Vergehens im automatisierten Polizeifahndungssystem (RIPOL) verzeichnet sind. Das Resultat der Abfrage wird im E-VERA nicht gespeichert.

Français: Toutes les données sont saisies dans E-VERA par les représentations. Le système attribue automatiquement un numéro à toute personne qui y est saisie.
Les communes suisses peuvent transmettre sous forme électronique à E-VERA les annonces des personnes visées à l’art. 5, let. a à d, qui partent à l’étranger (art. 12, al. 4, LSEtr) ou qui rentrent en Suisse (art. 13, al. 3, LSEtr). Les données relatives au retour en Suisse sont reprises dans E-VERA.
E-VERA vérifie si les données relatives à l’identité de la personne saisies dans le système correspondent à celles qui figurent dans le registre de l’état civil (art. 39 CC
Les numéros AVS saisis dans E-VERA sont vérifiés conformément aux art. 133 bis quater
E-VERA vérifie par consultation en ligne si les personnes qui y sont saisies sont inscrites dans le système de recherches informatisées de police (RIPOL) en raison d’un crime ou d’un délit. Le résultat de la consultation n’est pas enregistré dans E‑VERA.

Italiano: Tutti i dati contenuti in E-VERA sono registrati dalle rappresentanze. Il sistema attribuisce automaticamente un numero a ogni persona registrata.
I Comuni svizzeri possono notificare per via elettronica a E‑VERA la partenza all’estero (art. 12 cpv. 4 LSEst) o l’arrivo in Svizzera (art. 13 cpv. 3 LSEst) di persone di cui all’articolo 5 lettere a–d. I dati sull’arrivo in Svizzera sono ripresi in E‑VERA.
E-VERA verifica se i dati sull’identità registrati in E-VERA corrispondono a quelli nel registro dello stato civile (art. 39 del Codice civile
I numeri AVS registrati in E-VERA sono verificati e, se del caso, rettificati secondo gli articoli 133 bis quater
E-VERA verifica mediante una consultazione online se le persone registrate in E‑VERA sono segnalate nel sistema di ricerca informatizzato di polizia (RIPOL) per aver commesso un crimine o un delitto. Il risultato della consultazione non viene memorizzato in E-VERA.
Art. 7

Deutsch: Die Vertretungen und die KD verfügen für alle Daten im E-VERA über sämtliche Bearbeitungsrechte.
Die Personen nach Artikel 5 können die Daten nach Anhang 1, die sie oder ihre im gleichen Haushalt lebenden Angehörigen betreffen, im Rahmen ihrer Zugriffsrechte über den Online-Schalter einsehen; sie können konsularische Dienstleistungen sowie die Änderung unrichtiger oder nicht mehr aktueller Daten beantragen und Dokumente elektronisch über den Online-Schalter übermitteln.
Die folgenden Stellen können für die nachstehenden Zwecke die Daten nach Anhang 1 im Abrufverfahren einsehen:
Die Einheit für Informatik des EDA verfügt über diejenigen Zugriffsrechte, die zur Erfüllung ihrer Aufgaben notwendig sind.
Die für das Stimmregister zuständigen Behörden verfügen für den Online-Schalter über diejenigen Zugriffsrechte, die für den Bezug von Meldungen zu Änderungen betreffend das Stimmrecht notwendig sind.

Français: Les représentations et la DC disposent de tous les droits de traitement pour l’ensemble des données figurant dans E-VERA.
Les personnes visées à l’art. 5 peuvent consulter les données mentionnées à l’annexe 1 qui les concernent ou qui concernent leurs proches vivant dans le même foyer conformément aux droits dont elles disposent pour accéder au guichet en ligne; ce dernier leur permet en outre de requérir des prestations consulaires, de demander que des données inexactes ou périmées soient modifiées et de transmettre des documents par voie électronique.
Les services énumérés ci-après peuvent consulter en ligne les données mentionnées à l’annexe 1 pour les motifs suivants:
L’unité Informatique DFAE dispose des droits d’accès nécessaires à l’accomplissement de ses tâches.
Les autorités responsables du registre électoral disposent des droits nécessaires pour obtenir, sur le guichet en ligne, les annonces relatives aux changements concernant le droit de vote.

Italiano: Le rappresentanze e la DC dispongono di diritti di trattamento completi per tutti i dati registrati in E-VERA.
Per quanto i loro diritti di accesso lo consentano, le persone di cui all’articolo 5 possono visionare mediante lo sportello online i dati di cui all’allegato 1 che li riguardano o che riguardano i congiunti che vivono nella stessa economia domestica; possono chiedere servizi consolari nonché la modifica di dati inesatti o non più attuali e trasmettere documenti per via elettronica mediante lo sportello online.
I seguenti servizi possono consultare mediante procedura di richiamo tutti i dati di cui all’allegato 1 per gli scopi indicati di seguito:
L’unità Informatica DFAE dispone dei diritti di accesso necessari per adempiere i propri compiti.
Le autorità competenti per il catalogo elettorale dispongono, per lo sportello online, dei diritti di accesso necessari a ricevere le notifiche concernenti cambiamenti relativi al diritto di voto.
Art. 8

Deutsch: Die Vertretungen und die KD können im E-VERA erfasste Daten von Personen, die von einer Krise oder Katastrophe betroffen sind, Rettungskräften, ausländischen Vertretungen und lokalen Behörden bekannt geben, wenn dies im Interesse der Betroffenen ist.
Den folgenden Stellen werden die Daten nach Anhang 1 automatisch und verschlüsselt übermittelt:
Die Vertretungen und die KD können im E-VERA erfasste Daten anderen Behörden bekannt geben, sofern diese die Daten zur Erfüllung ihrer Aufgaben benötigen.
Den für das Stimmregister zuständigen Behörden werden Meldungen zu Änderungen betreffend das Stimmrecht automatisch und verschlüsselt übermittelt oder über den Online-Schalter bereitgestellt.
Die Ablage von Dokumenten, die im E-VERA bearbeitet werden, erfolgt im jeweiligen Geschäftsverwaltungssystem. Im E-VERA werden sie im Anschluss an die Bearbeitung gelöscht.

Français: Les documents traités dans E-VERA sont classés dans le système de gestion des affaires pertinent. Une fois traités, ils sont effacés d’E-VERA.
Les documents traités dans E-VERA sont classés dans le système de gestion des affaires pertinent. Une fois traités, ils sont effacés d’E-VERA.

Italiano: I documenti elaborati in E-VERA sono archiviati nel pertinente sistema di gestione degli affari. In E-VERA sono eliminati dopo l’elaborazione.
I documenti elaborati in E-VERA sono archiviati nel pertinente sistema di gestione degli affari. In E-VERA sono eliminati dopo l’elaborazione.
Art. 9

Deutsch: Fünf Jahre nach der Erfassung einer der folgenden Angaben, spätestens aber nach Vollendung des 115. Altersjahrs, werden die Daten der betreffenden Person vernichtet:
Vorbehalten bleiben die Bestimmungen der Archivierungsgesetzgebung des Bundes.

Français: Les données relatives à une personne sont détruites cinq ans après la saisie de l’une des indications énumérées ci-après, mais au plus tard après que la personne concernée a atteint l’âge de 115 ans:
Sont réservées les dispositions de la législation fédérale relative à l’archivage.

Italiano: I dati relativi a una persona vengono distrutti dopo cinque anni dalla registrazione di una delle informazioni elencate di seguito, o al più tardi al compimento del 115° anno di età:
Sono fatte salve le disposizioni della legislazione federale in materia di archiviazione.
Art. 10

Deutsch: Die oder der Anwendungsverantwortliche erteilt den Benutzerinnen und Benutzern des E-VERA die individuellen Zugriffsrechte.
Die KD überprüft jährlich, ob die Voraussetzungen für die Zugriffsberechtigungen weiterhin erfüllt sind.

Français: La personne responsable de l’application attribue les droits d’accès individuels aux utilisateurs d’E-VERA.
La DC vérifie chaque année si les conditions relatives aux droits d’accès sont toujours remplies.

Italiano: Il responsabile delle applicazioni concede agli utenti di E-VERA i diritti di accesso individuali.
La DC verifica annualmente se le condizioni per ottenere il diritto di accesso continuano a essere adempiute.
Art. 11

Deutsch: Die Einheit für Informatik des EDA ist für den technischen Betrieb des E-VERA verantwortlich.
Die Systemadministratorin oder der Systemadministrator verwaltet das Computersystem, die Datenbank und die Anwendungen.
Die oder der Anwendungsverantwortliche bildet die Schnittstelle zwischen der Systemadministratorin oder dem Systemadministrator und den Benutzerinnen und Benutzern. Sie oder er gehört der KD an.

Français: L’unité Informatique DFAE est responsable de l’exploitation technique d’E‑VERA.
L’administrateur système gère le système informatique, la base de données et les applications.
La personne responsable de l’application sert d’interface entre l’administrateur système et les utilisateurs. Elle est rattachée à la DC.

Italiano: L’unità Informatica DFAE è responsabile della gestione tecnica di E-VERA.
L’amministratore di sistema gestisce il sistema operativo del computer, la banca dati e le applicazioni.
Il responsabile delle applicazioni funge da interfaccia tra l’amministratore di sistema e gli utenti. Fa parte della DC.
Art. 12

Deutsch: Das E-VERA verfügt über eine Schnittstelle zum Informationssystem EDAssist+.
Anhang 2 enthält die Angabe der Daten, die vom E-VERA an das Informationssystem EDAssist+ übermittelt werden, und legt die Periodizität der Übermittlung fest.
Dokumente nach Artikel 7 Absatz 2 werden über eine Schnittstelle an das EDAssist+ übermittelt, sofern dies zur Erfüllung der Aufgaben nach Artikel 3 der Verordnung vom 18. Juni 2021
Zur Erstellung elektronischer Personendossiers im standardisierten Geschäftsverwaltungssystem GEVER werden die erforderlichen Daten über eine Schnittstelle an GEVER übermittelt.

Français: E-VERA dispose d’une interface avec le système d’information EDAssist+.
L’annexe 2 indique les données qui sont transmises par E-VERA au système d’information EDAssist+ et précise à quelle périodicité elles doivent l’être.
Les documents visés à l’art. 7, al. 2, sont transmis à EDAssist+ au moyen d’une interface dans la mesure où le DFAE en a besoin pour effectuer les tâches décrites à l’art. 3 de l’ordonnance du 18 juin 2021 sur les systèmes d’information consulaires du Département fédéral des affaires étrangères
Les données nécessaires à la création de dossiers personnels électroniques dans le système standardisé de gestion des affaires GEVER sont transmises au système au moyen d’une interface.

Italiano: E-VERA dispone di un’interfaccia con il sistema d’informazione EDAssist+.
L’allegato 2 contiene le informazioni sui dati che sono trasmessi da E‑VERA a EDAssist+ e definisce la periodicità della trasmissione.
I documenti di cui all’articolo 7 capoverso 2 sono trasmessi a EDAssist+ mediante un’interfaccia nella misura in cui sono necessari all’adempimento dei compiti di cui all’articolo 3 dell’ordinanza del 18 giugno 2021
I dati necessari per creare dossier personali elettronici nel sistema di gestione degli affari standardizzato GEVER sono trasmessi a GEVER mediante un’interfaccia.
Art. 13

Deutsch: Die KD und die Vertretungen sorgen dafür, dass die Personendaten im E-VERA vorschriftsgemäss bearbeitet werden.
Sie stellen sicher, dass die Personendaten richtig, vollständig und nachgeführt sind.

Français: La DC et les représentations veillent à ce que les données personnelles soient traitées dans E-VERA conformément aux prescriptions en vigueur.
Elles s’assurent que les données personnelles saisies sont exactes, complètes et à jour.

Italiano: La DC e le rappresentanze provvedono affinché i dati personali registrati in E‑VERA siano trattati conformemente alle prescrizioni.
Si assicurano inoltre che i dati personali siano esatti, completi e aggiornati.
Art. 14

Deutsch: Die Informationssicherheit richtet sich nach:
Die KD erlässt ein Bearbeitungsreglement. Dieses enthält die organisatorischen und technischen Massnahmen zur Gewährleistung der Datensicherheit sowie zur Kontrolle der Datenbearbeitung.

Français: La sécurité des données et la sécurité de l’information sont régies par:
La DC édicte un règlement relatif au traitement des données. Ce dernier définit les mesures techniques et organisationnelles requises pour assurer la sécurité des données ainsi que le contrôle du traitement des données.

Italiano: La sicurezza dei dati e delle informazioni è retta:
La DC emana un regolamento per il trattamento dei dati. Il regolamento contiene le misure organizzative e tecniche volte a garantire la sicurezza dei dati e il controllo del trattamento dei dati.
Art. 15

Deutsch: Die Zugriffe auf das E-VERA und die Bearbeitungen im E-VERA werden laufend protokolliert.
Die Protokolle werden während einem Jahr getrennt vom System, in welchem die Personendaten bearbeitet werden, aufbewahrt.

Français: Les accès à E-VERA et les modifications qui y sont effectuées sont journalisés en permanence.
Les procès-verbaux de journalisation sont conservés pendant un an, séparément du système dans lequel les données personnelles sont traitées.

Italiano: Gli accessi a E-VERA e il trattamento dei dati in E-VERA sono costantemente verbalizzati.
I verbali sono conservati per un anno separatamente dal sistema in cui sono trattati i dati personali.
Art. 16

Deutsch: Die VERA-Verordnung vom 7. Juni 2004

Français: L’ordonnance VERA du 7 juin 2004

Italiano: L’ordinanza VERA del 7 giugno 2004
Art. 17

Deutsch: Die nachstehenden Erlasse werden wie folgt geändert: …

Français: Les actes mentionnés ci-après sont modifiés comme suit: …

Italiano: Gli atti normativi qui appresso sono modificati come segue: ...
Art. 18

Deutsch: Diese Verordnung tritt am 1. September 2016 in Kraft.

Français: La présente ordonnance entre en vigueur le 1 er

Italiano: La presente ordinanza entra in vigore il 1° settembre 2016.