Ordonnance du 17 octobre 2018 sur le système de traitement des données «e-vent» du Service des conférences du DFAE (Ordonnance «e-vent») <?xml version="1.0" encoding="UTF-8"?><akomaNtoso xmlns="http://docs.oasis-open.org/legaldocml/ns/akn/3.0" xmlns:fedlex="http://fedlex.admin.ch/"><act name="publicLaw"><meta><identification source="#ch.bk"><FRBRWork><FRBRthis value="https://fedlex.data.admin.ch/eli/cc/2018/650/20230901/main-text"/><FRBRuri value="https://fedlex.data.admin.ch/eli/cc/2018/650/20230901"/><FRBRdate date="2023-09-01" name="jolux:dateApplicability"/><FRBRdate date="2018-12-01" name="jolux:dateEntryInForce"/><FRBRdate date="2018-10-17" name="jolux:dateDocument"/><FRBRauthor href="#ch.bk" as="#publisher"/><FRBRauthor href="#ch.bk" as="#rightsHolder"/><FRBRcountry value="CH"/><FRBRnumber value="235.25"/><FRBRname xml:lang="it" value="Ordinanza del 17 ottobre 2018 concernente il trattamento dei dati nel sistema «e-vent» del Servizio delle conferenze DFAE (Ordinanza «e-vent»)" shortForm=""/><FRBRname xml:lang="de" value="Verordnung vom 17. Oktober 2018 über das Datenbearbeitungssystem «e-vent» des Konferenzdienstes EDA (Verordnung «e-vent»)" shortForm=""/><FRBRname xml:lang="fr" value="Ordonnance du 17 octobre 2018 sur le système de traitement des données «e-vent» du Service des conférences du DFAE (Ordonnance «e-vent») " shortForm=""/><FRBRauthoritative value="true"/></FRBRWork><FRBRExpression><FRBRthis value="https://fedlex.data.admin.ch/eli/cc/2018/650/20230901/fr/main-text"/><FRBRuri value="https://fedlex.data.admin.ch/eli/cc/2018/650/20230901/fr"/><FRBRdate date="2023-09-01" name="jolux:dateApplicability"/><FRBRdate date="2018-12-01" name="jolux:dateEntryInForce"/><FRBRdate date="2018-10-17" name="jolux:dateDocument"/><FRBRauthor href="#ch.bk" as="#publisher"/><FRBRauthor href="#ch.bk" as="#rightsHolder"/><FRBRlanguage language="fr"/></FRBRExpression><FRBRManifestation><FRBRthis value="https://fedlex.data.admin.ch/eli/cc/2018/650/20230901/fr/xml/main-text"/><FRBRuri value="https://fedlex.data.admin.ch/eli/cc/2018/650/20230901/fr/xml"/><FRBRdate date="2023-09-01" name="jolux:dateApplicability"/><FRBRdate date="2018-12-01" name="jolux:dateEntryInForce"/><FRBRdate date="2018-10-17" name="jolux:dateDocument"/><FRBRauthor href="#ch.bk" as="#publisher"/><FRBRauthor href="#ch.bk" as="#rightsHolder"/><FRBRformat value="xml" fedlex:generator="2024-q4-rel-1.6.5"/></FRBRManifestation></identification><references source="#ch.bk"><TLCOrganization eId="ch.bk" href="https://fedlex.data.admin.ch/vocabulary/legal-institution/2" showAs="Chancellerie fédérale"/><TLCRole eId="publisher" href="http://data.legilux.public.lu/resource/ontology/jolux#publisher" showAs="Editeur"/><TLCRole eId="rightsHolder" href="http://data.legilux.public.lu/resource/ontology/jolux#rightsHolder" showAs="Détenteur des droits"/><TLCReference name="language" href="http://publications.europa.eu/resource/authority/language/FRA" showAs="fr"/><TLCReference name="format" href="https://fedlex.data.admin.ch/vocabulary/user-format/xml" showAs="xml"/></references></meta><preface><p><docNumber>235.25 </docNumber></p><p><docTitle>Ordonnance<br/>sur le système de traitement des données «e-vent»<br/>du Service des conférences du DFAE</docTitle></p><p>(Ordonnance «e-vent»)</p><p>du 17 octobre 2018 (État le 1<sup>er</sup> septembre 2023)</p></preface><preamble><p>Le Conseil fédéral suisse,</p><p>vu l’art. 57<i>h</i><sup>ter</sup> de la loi du 21 mars 1997 sur l’organisation du gouvernement et de l’administration (LOGA)<authorialNote><p>  <ref href="https://fedlex.data.admin.ch/eli/cc/1997/2022_2022_2022" xmlns:data="urn:com:c-moria:legi4ch:xslt:data" xmlns:tmp="urn:com:c-moria:legi4ch:xslt:temp">RS <b>172.010</b></ref></p></authorialNote>,<authorialNote><p> Nouvelle teneur selon l’annexe 2 ch. II 33 de l’O du 31 août 2022 sur la protection des données, en vigueur depuis le 1<sup xmlns:tmp="urn:com:c-moria:legi4ch:xslt:temp">er</sup> sept. 2023 (<ref href="https://fedlex.data.admin.ch/eli/oc/2022/568" xmlns:data="urn:com:c-moria:legi4ch:xslt:data" xmlns:tmp="urn:com:c-moria:legi4ch:xslt:temp">RO <b>2022</b> 568</ref>).</p></authorialNote></p><p>arrête:</p></preamble><body><section eId="sec_1"><num>Section 1</num><heading>Dispositions générales</heading><article eId="art_1"><num><b>Art. 1</b></num><heading>Objet</heading><paragraph eId="art_1/para"><content><p>La présente ordonnance règle l’exploitation et l’utilisation du système de traitement des données «e-vent» (système) du Service des conférences du Département fédéral des affaires étrangères (Services des conférences DFAE), rattaché au Secrétariat d’État du DFAE.</p></content></paragraph></article><article eId="art_2"><num><b>Art. 2</b></num><heading>But</heading><paragraph eId="art_2/para"><content><p>Le système permet au Service des conférences DFAE d’accomplir les tâches qui lui incombent en matière de planification, d’organisation et de réalisation de conférences et d’autres événements.</p></content></paragraph></article><article eId="art_3"><num><b>Art. 3</b></num><heading>Responsabilité</heading><paragraph eId="art_3/para"><content><p>Le Service des conférences DFAE est responsable du système.</p></content></paragraph></article><article eId="art_4"><num><b>Art. 4</b></num><heading>Structure</heading><paragraph eId="art_4/para"><content><p>Le système se compose d’une base de données et de deux plateformes, dont l’une est accessible depuis l’intérieur et l’autre depuis l’extérieur du DFAE.</p></content></paragraph></article></section><section eId="sec_2"><num>Section 2</num><heading>Données et traitement des données</heading><article eId="art_5"><num><b>Art. 5</b></num><heading>Personnes et données traitées</heading><paragraph eId="art_5/para_1"><num>1</num><content><p> Le système contient les données des participants aux conférences et aux événements.</p></content></paragraph><paragraph eId="art_5/para_2"><num>2</num><content><p> L’annexe à la présente ordonnance indique précisément les données qui sont saisies dans le système.</p></content></paragraph></article><article eId="art_6"><num><b>Art. 6</b></num><heading>Provenance des données et droits de traitement</heading><paragraph eId="art_6/para_1"><num>1</num><content><p> Les données sont saisies par les participants ou par le Service des conférences DFAE.</p></content></paragraph><paragraph eId="art_6/para_2"><num>2</num><content><p> Les participants disposent de l’intégralité des droits de traitement pour leurs données personnelles saisies dans le système.</p></content></paragraph><paragraph eId="art_6/para_3"><num>3</num><content><p> Le Service des conférences DFAE dispose de l’intégralité des droits de traitement pour l’ensemble des données saisies dans le système.</p></content></paragraph><paragraph eId="art_6/para_4"><num>4</num><content><p> Le secteur Informatique DFAE dispose des droits d’accès nécessaires à l’accomplissement de ses tâches.</p></content></paragraph><paragraph eId="art_6/para_5"><num>5</num><content><p> Les droits de traitement s’exercent au moyen d’une procédure d’accès en ligne.</p></content></paragraph><paragraph eId="art_6/para_6"><num>6</num><content><p> Les données indiquées dans l’annexe à la présente ordonnance peuvent être communiquées à des tiers uniquement à des fins d’organisation ou de réservation.</p></content></paragraph></article><article eId="art_7"><num><b>Art. 7</b></num><heading>Documents</heading><paragraph eId="art_7/para"><content><p>Tout document relatif à une conférence, à un événement ou aux personnes y participant peut être enregistré dans le système dans le cadre défini par la présente ordonnance.</p></content></paragraph></article><article eId="art_8"><num><b>Art. 8</b></num><heading>Conservation, archivage et destruction des données</heading><paragraph eId="art_8/para_1"><num>1</num><content><p> Les données personnelles saisies dans le système sont détruites au plus tard à l’expiration d’un délai de dix ans à compter de la date du dernier traitement.</p></content></paragraph><paragraph eId="art_8/para_2"><num>2</num><content><p> Sont réservées les dispositions de la législation fédérale relative à l’archivage.</p></content></paragraph></article></section><section eId="sec_3"><num>Section 3</num><heading>Exploitation et droits d’accès</heading><article eId="art_9"><num><b>Art. 9</b></num><heading>Exploitation technique et administration du système</heading><paragraph eId="art_9/para_1"><num>1</num><content><p> Le secteur Informatique DFAE est responsable de l’exploitation technique du système.</p></content></paragraph><paragraph eId="art_9/para_2"><num>2</num><content><p> L’administrateur système est rattaché au secteur Informatique DFAE. Il gère le système informatique, la base de données et les applications.</p></content></paragraph><paragraph eId="art_9/para_3"><num>3</num><content><p> Le responsable du programme est rattaché au Service des conférences DFAE. Il sert d’interface entre l’administrateur et les utilisateurs.</p></content></paragraph></article><article eId="art_10"><num><b>Art. 10</b></num><heading>Attribution des droits d’accès</heading><paragraph eId="art_10/para_1"><num>1</num><content><p> Le responsable du programme attribue les droits d’accès individuels aux utilisateurs du système.</p></content></paragraph><paragraph eId="art_10/para_2"><num>2</num><content><p> Le Service des conférences DFAE vérifie une fois par an si les conditions relatives aux droits d’accès sont toujours remplies.</p></content></paragraph></article></section><section eId="sec_4"><num>Section 4</num><heading>Sécurité des données</heading><article eId="art_11"><num><b>Art. 11</b></num><heading>Devoir de diligence</heading><paragraph eId="art_11/para_1"><num>1</num><content><p> Le Service des conférences DFAE veille à ce que le traitement des données dans le système respecte les dispositions en vigueur.</p></content></paragraph><paragraph eId="art_11/para_2"><num>2</num><content><p> Il s’assure que les données personnelles sont exactes, complètes et à jour.</p></content></paragraph></article><article eId="art_12"><num><b>Art. 12</b></num><heading>Règlement relatif au traitement des données</heading><paragraph eId="art_12/para"><content><p>Le Service des conférences DFAE édicte un règlement relatif au traitement des données. Ce dernier contient les mesures techniques et organisationnelles requises pour assurer la sécurité des données et le contrôle du traitement des données.</p></content></paragraph></article><article eId="art_13"><num><b>Art. 13</b></num><heading>Journalisation</heading><paragraph eId="art_13/para_1"><num>1</num><content><p> Les accès au système et les modifications qui y sont effectuées sont journalisés en permanence. </p></content></paragraph><paragraph eId="art_13/para_2"><num>2</num><content><p> Les procès-verbaux de journalisation sont conservés pendant un an, séparément du système dans lequel les données personnelles sont traitées.<authorialNote><p> Nouvelle teneur selon l’annexe 2 ch. II 33 de l’O du 31 août 2022 sur la protection des données, en vigueur depuis le 1<sup xmlns:tmp="urn:com:c-moria:legi4ch:xslt:temp">er</sup> sept. 2023 (<ref href="https://fedlex.data.admin.ch/eli/oc/2022/568" xmlns:data="urn:com:c-moria:legi4ch:xslt:data" xmlns:tmp="urn:com:c-moria:legi4ch:xslt:temp">RO <b>2022</b> 568</ref>).</p></authorialNote></p></content></paragraph></article></section><section eId="sec_5"><num>Section 5</num><heading>Entrée en vigueur</heading><article eId="art_14"><num><b>Art. 14</b></num><paragraph eId="art_14/para"><content><p>La présente ordonnance entre en vigueur le 1<sup>er</sup> décembre 2018.</p></content></paragraph></article></section></body><components><component><doc name="annex"><meta><identification source="#ch.bk"><FRBRWork><FRBRthis value="https://fedlex.data.admin.ch/eli/cc/2018/650/20230901/main-text"/><FRBRuri value="https://fedlex.data.admin.ch/eli/cc/2018/650/20230901"/><FRBRdate date="2023-09-01" name="jolux:dateApplicability"/><FRBRdate date="2018-12-01" name="jolux:dateEntryInForce"/><FRBRdate date="2018-10-17" name="jolux:dateDocument"/><FRBRauthor href="#ch.bk" as="#publisher"/><FRBRauthor href="#ch.bk" as="#rightsHolder"/><FRBRcountry value="CH"/><FRBRnumber value="235.25"/><FRBRname xml:lang="it" value="Ordinanza del 17 ottobre 2018 concernente il trattamento dei dati nel sistema «e-vent» del Servizio delle conferenze DFAE (Ordinanza «e-vent»)" shortForm=""/><FRBRname xml:lang="de" value="Verordnung vom 17. Oktober 2018 über das Datenbearbeitungssystem «e-vent» des Konferenzdienstes EDA (Verordnung «e-vent»)" shortForm=""/><FRBRname xml:lang="fr" value="Ordonnance du 17 octobre 2018 sur le système de traitement des données «e-vent» du Service des conférences du DFAE (Ordonnance «e-vent») " shortForm=""/><FRBRauthoritative value="true"/></FRBRWork><FRBRExpression><FRBRthis value="https://fedlex.data.admin.ch/eli/cc/2018/650/20230901/fr/main-text"/><FRBRuri value="https://fedlex.data.admin.ch/eli/cc/2018/650/20230901/fr"/><FRBRdate date="2023-09-01" name="jolux:dateApplicability"/><FRBRdate date="2018-12-01" name="jolux:dateEntryInForce"/><FRBRdate date="2018-10-17" name="jolux:dateDocument"/><FRBRauthor href="#ch.bk" as="#publisher"/><FRBRauthor href="#ch.bk" as="#rightsHolder"/><FRBRlanguage language="fr"/></FRBRExpression><FRBRManifestation><FRBRthis value="https://fedlex.data.admin.ch/eli/cc/2018/650/20230901/fr/xml/main-text"/><FRBRuri 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eId="annex_u1/lvl_u1/lbl_5"><num>5. </num><p>Titre (académique)</p></item><item eId="annex_u1/lvl_u1/lbl_6"><num>6. </num><p>Titre (fonction professionnelle ou officielle)</p></item><item eId="annex_u1/lvl_u1/lbl_7"><num>7. </num><p>Formule de civilité</p></item><item eId="annex_u1/lvl_u1/lbl_8"><num>8. </num><p>Entreprise</p></item><item eId="annex_u1/lvl_u1/lbl_9"><num>9. </num><p>Sexe</p></item><item eId="annex_u1/lvl_u1/lbl_10"><num>10. </num><p>Date de naissance</p></item><item eId="annex_u1/lvl_u1/lbl_11"><num>11. </num><p>Lieu de naissance</p></item><item eId="annex_u1/lvl_u1/lbl_12"><num>12. </num><p>Nationalité(s)</p></item><item eId="annex_u1/lvl_u1/lbl_13"><num>13. </num><p>Délégation / pays / organisation représentés</p></item><item eId="annex_u1/lvl_u1/lbl_14"><num>14. </num><p>Adresse(s) électronique(s)</p></item><item eId="annex_u1/lvl_u1/lbl_15"><num>15. </num><p>Numéro de téléphone fixe</p></item><item eId="annex_u1/lvl_u1/lbl_16"><num>16. </num><p>Numéro de téléphone portable</p></item><item eId="annex_u1/lvl_u1/lbl_17"><num>17. </num><p>Numéro de fax</p></item><item eId="annex_u1/lvl_u1/lbl_18"><num>18. </num><p>Adresse (rue, numéro postal d’acheminement, localité)</p></item><item eId="annex_u1/lvl_u1/lbl_19"><num>19. </num><p>Pays</p></item><item eId="annex_u1/lvl_u1/lbl_20"><num>20. </num><p>Site web</p></item><item eId="annex_u1/lvl_u1/lbl_21"><num>21. </num><p>Type de correspondance souhaité (lettre / courriel) </p></item><item eId="annex_u1/lvl_u1/lbl_22"><num>22. </num><p>Adresse de facturation</p></item><item eId="annex_u1/lvl_u1/lbl_23"><num>23. </num><p>Exigences alimentaires particulières (nourriture / boissons)</p></item><item eId="annex_u1/lvl_u1/lbl_24"><num>24. </num><p>Rang militaire</p></item><item eId="annex_u1/lvl_u1/lbl_25"><num>25. </num><p>Rang civil</p></item><item eId="annex_u1/lvl_u1/lbl_26"><num>26. </num><p>Fonction occupée</p></item><item eId="annex_u1/lvl_u1/lbl_27"><num>27. </num><p>Employeur</p></item><item eId="annex_u1/lvl_u1/lbl_28"><num>28. </num><p>Date d’arrivée sur le lieu de l’événement / à l’hôtel</p></item><item eId="annex_u1/lvl_u1/lbl_29"><num>29. </num><p>Date de départ du lieu de l’événement / de l’hôtel</p></item><item eId="annex_u1/lvl_u1/lbl_30"><num>30. </num><p>Langue de correspondance</p></item><item eId="annex_u1/lvl_u1/lbl_31"><num>31. </num><p>Informations sur les vols (dates et heures d’arrivée et de départ, numéro des vols, temps de transfert)</p></item><item eId="annex_u1/lvl_u1/lbl_32"><num>32. </num><p>Informations figurant sur le passeport (numéro, lieu et date de délivrance, date d’expiration)</p></item><item eId="annex_u1/lvl_u1/lbl_33"><num>33. </num><p>Visa nécessaire</p></item><item eId="annex_u1/lvl_u1/lbl_34"><num>34. </num><p>Numéro et date d’expiration de la carte de crédit</p></item><item eId="annex_u1/lvl_u1/lbl_35"><num>35. </num><p>Informations sur l’hôtel / le lieu du séjour (adresse, chambre, etc.)</p></item><item eId="annex_u1/lvl_u1/lbl_36"><num>36. </num><p>Nom de l’accompagnant/e</p></item><item eId="annex_u1/lvl_u1/lbl_37"><num>37. </num><p>Renseignements sur la participation (ateliers, repas officiels, petits déjeuners, déjeuners, dîners, excursions)</p></item><item eId="annex_u1/lvl_u1/lbl_38"><num>38. </num><p>Thèmes des ateliers</p></item><item eId="annex_u1/lvl_u1/lbl_39"><num>39. </num><p>Photo</p></item><item eId="annex_u1/lvl_u1/lbl_40"><num>40. </num><p>Sponsoring: oui / non</p></item><item eId="annex_u1/lvl_u1/lbl_41"><num>41. </num><p>Justification du sponsoring</p></item><item eId="annex_u1/lvl_u1/lbl_42"><num>42. </num><p>Exigences particulières pour les personnes à mobilité réduite</p></item><item eId="annex_u1/lvl_u1/lbl_43"><num>43. </num><p>Participation à des conférences organisées précédemment</p></item></blockList></content></level></mainBody></doc></component></components></act></akomaNtoso>