Obergericht des Kantons Zürich Verwaltungskommission Geschäfts-Nr.: VB140014-O/U Mitwirkend: Der Obergerichtspräsident lic. iur. R. Naef, Vizepräsident lic. iur. M. Burger, Oberrichterin Dr. D. Scherrer, Oberrichter lic. iur. P. Helm und Oberrichter lic. iur. M. Langmeier sowie die Gerichtsschreiberin lic. iur. A. Leu Beschluss vom 24. November 2014 1. A._____, 2. B._____, Dr. iur., Beschwerdeführer 1 vertreten durch Rechtsanwalt Dr. iur. B._____, gegen 1. C._____, lic. iur., 2. D._____, lic. iur., , 3. E._____, MLaw, Beschwerdegegner betreffend Aufsichtsbeschwerde - 2 - Erwägungen: I. 1. Am 10. Juni 2014 liessen A._____ und Dr. B._____ (nachfolgend: Be- schwerdeführer) beim Obergericht des Kantons Zürich eine als "Aufsicht s- Anzeige/-Beschwerde" bezeichnete Eingabe ins Recht reichen. Die B e- schwerde richtet sich gegen das Einzelgericht des Bezirksgerichts Horgen, namentlich gegen lic. iur. C._____ (nachfolgend: Beschwerdegegner 1), lic. iur. D._____ (nachfolgend: Beschwerdegegner 2) sowie die Gerichtsschrei- berin MLaw E._____ (nachfolgend: Beschwerdegegnerin 3 ). Die Anzeigeer- statter stellten folgende Anträge (act. 1): "1. Es seien die notwendigen Massnahmen zu ergreifen, um verfas- sungsmässige/gesetzmässige Organisation und Verfahren des Einzel- gerichtes Bezirksgericht Horgen in Sachen Fürsorgerische Unterbrin- gung herzustellen/wiederherzustellen. Insbesondere 1.1. Es sei die grundsätzliche richterliche Unabhängig- keit/Unbefangenheit herzustellen/sicherzustellen, bzw. die dafür not- wendige strukturelle/verfahrensmässige Organisation herzustellen. 1.2. Es sei die grundsätzliche Verfahrensfairness sicherzustellen, bzw. die dafür notwendige strukturelle/verfahrensmässige Organisation her- zustellen. 1.3. Es sei die Dokumentationspflicht durchzusetzen, bzw. die dafür notwendige strukturelle/verfahrensmässige Organisation herzustellen. 1.4. Es sei die Protokollierungspflicht durchzusetzen, bzw. die dafür notwendige strukturelle/verfahrensmässige Organisation herzustellen. 1.5. Es sei die Aktensicht/Informationspflicht nach Massgabe des an- wendbaren Prozessrechtes, des Datenschutzgesetzes DSG und des Öffentlichkeitsgesetzes BGÖ, bzw. des Informations- und Daten- schutzgesetzes IDG (ZH) sicherzustellen, die zur gesetzesmässigen Handhabung/Befolgung dieser amtlichen Pflichten notwendige struktu- relle/verfahrensmässige Organisation herzustellen. 2. Es sei die verzeigte Behörde aufsichtsrechtlich zu verpflichten, den Beschwerdeführern die vollständigen Akten der konkret betroffenen Verfahren zur Einsicht vorzulegen, bzw. die Gerichtsakten zu vervoll- ständigen und vorzulegen und die verlangten Dokumente betreffend Organisation der fachärztlichen Begutachtung zu edieren. - 3 - 3. Es sei die beschwerdeführende Person 1 angemessen zu entschä- digen." 2. Nach Eingang der Verfahrensakten FF140023 wurden die Beschwerdegeg- ner mit Verfügung vom 26 . September 2014 (act. 17) um Zustellung der Ak- ten des Verfahrens FF140025 und der Beschwerdeführer 2 um Einreichung einer gültigen Vollmacht ersucht. Gleichzeitig wurde - im Hinblick auf den Antrag 2 - die Zustellung der Akten an die Beschwerdeführer zur Einsicht- nahme in Aussicht gestellt. Mit Eingabe vom 29. September 2014 reichte der Beschwerdeführer 2 die angeforderte Vollmacht ins Recht (act. 18 und 19). Nach Erhalt der Verfahrensakten FF140025 wurden diese und jene des Ver- fahrens FF140023 dem Beschwerdeführer 2 zur Einsicht zugestellt. 3. Gemäss § 83 Abs. 2 des Gesetzes über die Gerichts - und Behördenorgani- sation im Zivil- und Strafprozess (GOG, LS 211.1) stellt die Aufsichtsbehör- de die Aufsichtsbeschwerde den Betroffenen zur schrift lichen Vernehmlas- sung zu, wenn sie sich nicht sofort als unbegründet erweist. Da dies - wie im Folgenden zu zeigen sein wird - der Fall ist, kann auf eine Vernehmlassung verzichtet werden. II. 1. Die Aufsichtsbeschwerde an die Verwaltungskommission richtet sich gegen Mitglieder des Bezirksgerichts Horgen im Rahmen der Verfahren FF 140023 und FF140025 betreffend fürsorgerische Unterbringung des Beschwerdefüh- rers 1 (act. 1). Gemäss § 80 Abs. 1 lit. b i.V.m. § 18 lit. k der Verordnung über die Organisation des Obergerichts (LS 212.51) übt die Verwaltungs- kommission des Obergerichts des Kantons Züric h die Aufsicht über die dem Obergericht unterstellten Gerichte und nach § 80 Abs. 2 GOG die mittelbare Aufsicht über die den Bezirksgerichten unterstellten Behörden aus (vgl. auch Hauser/Schweri/Lieber, Kommentar zum zürcherischen Gesetz über die G e- richts- und Behördenorganisation im Zivil - und Strafprozess, Zü-- 4 - rich/Basel/Genf 2012, § 80 N 1 und § 84 N 1). Die Verwaltungskommission ist daher zur Behandlung der Beschwerde zuständig. 2. Zur Einreichung einer Beschwerde sind in erster Linie die Parteien legit i- miert, sofern sie beschwert bzw. in ihren rechtlich geschützten Interessen tangiert sind. Die Beschwerdelegitimation steht aber auch Dritten zu, welche am Verfahren beteiligt waren und durch eine Amtshandlung des Richters in ihren Rechten verletzt wurden (Hauser/Schweri/Lie ber, a.a.O., § 83 N 5 f. sowie § 82 N 43). Der Beschwerdeführer 1 ist als Verfahrenspartei in den Verfahren FF140023 und FF140025 durch die beanstandeten Anordnungen in seinen rechtlich geschützten Interessen tangiert, weshalb er zur B e- schwerdeerhebung legitimiert ist. Hingegen betreffen die massgeblichen Rügen den Beschwerdeführer 2 in Bezug auf das Verfahren FF140023 nicht in seinen persönlichen Interessen, sondern allein in seiner Stellung als Rechtsvertreter des Beschwerdeführers 1. Eine Tangierung seiner rechtlich geschützten Interessen ist demnach nicht ersichtlich, weshalb ihm die Legi- timation zur Erhebung der Aufsichtsbeschwerde in seiner Person insoweit abzusprechen und auf die Beschwerde in diesen Punkten nicht einzutreten ist. Gleiches gilt hinsichtlich des Verfahrens FF140025. Diesbezüglich ist d er Beschwerdeführer 2 einzig insoweit in seinen rechtlich geschützten Interes- sen betroffen, als er geltend macht, als Rechtsvertreter des Beschwerdefüh- rers 1 sei er zu Unrecht nicht ins Verfahren einbezogen worden (act. 1 Rz 2.2.5). Im Übrigen ist auf die Beschwerde des Beschwerdeführers 2 hi n- sichtlich des Verfahrens FF140025 nicht einzutreten. 3. Die Beschwerde richtet sich gegen Anordnungen des Bezirksgerichts Hor- gen im Rahmen der Verfahren FF140023 und FF140025. Beteiligt an diesen Verfahren waren neben Ersatzrichter lic. iur. C._____ und der Gericht s- schreiberin MLaw E._____ auch Ersatzrichter lic. iur. D._____. Das auf- sichtsrechtliche Beschwerdeverfahren richtet sich deshalb auch gegen Letz- teren, weshalb das Rubrum in diesem Sinne zu ergänzen ist. - 5 - III. 1.1. Aufgabe der Aufsichtsbehörde ist es, durch Gebrauch ihrer Aufsichts - und Disziplinargewalt auf entsprechende Anzeige hin ein ordnungs - und rechts- widriges Verhalten einer Justiz person zu ahnden (sog. administrative B e- schwerde) oder eine tatsächlich oder vermeintlich unrechtmässige oder un- zweckmässige Anordnung aufzuheben bzw. abzuändern (sog. sachliche Beschwerde). Mit der administrativen Aufsichtsbeschwerde wird die Aufsichtsb ehörde ver- anlasst, von ihrer Aufsichts - und Disziplinargewalt Gebrauch zu machen. I h- rem Wesen nach stellt die administrative Aufsichtsbeschwerde nichts ande- res als eine Verzeigung dar, mit der auf ein ordnungs - und rechtswidriges Verhalten einer Justizpers on hingewiesen wird. Dieses kann eine Saums e- ligkeit (d.h. eine Unterlassung pflichtgemäss beförderlichen Handels und somit ein schuldhafterweise zu geringer persönlicher Einsatz) oder ein un- gehöriges (vorwiegend subjektiv betontes und somit zu weit gehendes pe r- sönlich bestimmtes) Handeln sein. Eine administrative Aufsichtsbeschwerde verpflichtet die Aufsichtsbehörde nicht zum Eingreifen bzw. zur Anhand- nahme eines Verfahrens, immerhin kann sich aber aus der Art der Vorwürfe die Pflicht der Aufsichtsbehörde ergeben, weitere Abklärungen zu treffen. Solche sind namentlich dann angezeigt, wenn offensichtlich objektiv be- gründete Hinweise auf eine Verfehlung und damit ein öffentliches Interesse an der Aufklärung des Fehlverhaltens bestehen, sich weitere Abklärungen somit geradezu aufdrängen (vgl. Hauser/Schweri/Lieber, a.a.O., N 43 ff. und N 47 zu § 82 GOG). Die sachliche Aufsichtsbeschwerde ist subsidiär zu allfälligen Rechtsmitteln. Massnahmen der Prozessleitung unterliegen grundsätzlich den prozessua- len Rechtsmi tteln und können nicht mit Aufsichtsbeschwerde angefochten werden, da es der Aufsichtsbehörde nicht zusteht, die Gesetzesmässigkeit der Rechtsprechung durchzusetzen. Dies gilt auch für die im Zusammen- hang mit der Fällung eines Entscheides erhobene Rüge der offensichtlich - 6 - fehlerhaften Amtsausübung. Ist gegen den fraglichen Entscheid ein Recht s- mittel gegeben, so ist dessen Überprüfung durch die Aufsichtsbehörde de m- nach grundsätzlich nicht möglich. Gleiches gilt mit Blick auf eine auf dem Rechtsmittelweg erfolglos angefochtene prozessleitende Massnahme. Diese kann nicht mehr mit Beschwerde im Sinne von § 82 GOG angefochten wer- den, sofern sich die Rechtsmittelinstanz bereits mit der angefochtenen Massnahme befasst hat (zum Ganzen Hauser/Schweri/Lieber, a.a.O., § 82 N 11, 23 und 30 f.). Ist auf die sachliche Aufsichtsbeschwerde einzutreten, prüft die Aufsichtsbehörde nicht die materielle Richtigkeit des angefochtenen Entscheides, sondern einzig die Frage, ob sich die Auffassung der Vor - instanz als offensichtlich haltlos oder mutwillig erweise bzw. ob sie qualif i- ziert falsch sei ( vgl. Hauser/Schweri/Lieber, a.a.O., § 82 N 30). Die Au f- sichtsbehörde nimmt damit nicht eine rechtsmittelartige materielle Prüfung des Entscheides vor, sondern schreitet nur dann ein, wenn sich der ange- fochtene Entscheid geradezu als Amtspflichtverletzung erweist, vergleichbar mit einem sonstigen Verhalten eines Richters, welches die Aufsichtsbehörde im Falle einer administrativen Beschwerde diesem gegenüber zur Vornahme aufsichtsrechtlicher Massnahmen veranlassen würde. 1.2. Die vorliegende Aufsichtsbeschwerde richtet sich zum einen gegen die B e- schwerdegegner 1 bis 3 als Justizpersonen (act. 1), zum anderen gegen die Verfügung des Einzelgerichts vom 15. April 2014 betreffend Aktenergänzung sowie Herausgabe der Gutachterliste (act. 14/32), weshalb sie sowohl admi- nistrativer als auch sachlicher Natur ist. 2.1. Der Beschwerdeführer 1 lässt die Aufsichtsbeschwerde im Wesentlichen damit begründen, anlässlich der Durchführung der Hauptverhandlung im Verfahren FF140023 hätten er und sein Rechtsvertreter erkennen müssen, dass das Urteil zwischen dem Gericht, der Gutachterin und der Klinik, in welcher er sich befunden habe, vorbesprochen und vorab gefällt worden sei. Die Beschwerdegegnerin 3 habe die Angelegenheit mit dem zuständigen Assistenzarzt und der Gutachteri n vorbesprochen, ohne die entscheidrel e- vanten Unterhaltungen zu protokollieren. Die vorgelegten Telefonnotizen - 7 - seien sodann inhaltlich ungenügend, da der Leser nicht erfahre, wann und in welchem Zusammenhang die dokumentierte Besprechung erfolgt sei. Dazu gehöre eine Zeitangabe. Dies gelte insbesondere für die telefonische B e- sprechung mit dem Beistand des Beschwerdeführers 1. Aus der Aktennotiz ergebe sich nicht, dass die Unterhaltung nach dem Erlass des Urteils erfolgt sei. Hierbei handle es sich um eine Amtsgeheimnisverletzung (act. 1 Rz 2.2.1-2.2.3). Im Weiteren täusche das Protokoll des Verfahrens FF140023 Vollständigkeit vor, obwohl gewisse verfahrensrelevante telefoni- sche Recherchen der Gerichtsschreiberin fehlten. Telefonische Recherchen gehörten ins Protokoll. Zumindest sei ein Protokollvermerk mit dem Hinweis auf eine Telefonnotiz in den Akten notwendig. Vorliegend hätten die fehlen- den Protokollvermerke dazu geführt, dass der Beschwerdeführer 2 eine un- vollständige Beschwerdeschrift ins Recht gereicht habe, da ihm vorab nur das Protokoll gefaxt worden sei. Allenfalls müsse die Frage der Protokolli e- rung durch die Verwaltungskommission verbindlich festgelegt wer den (act. 1 Rz 2.2.4). 2.2. Gemäss § 83 Abs. 1 GOG ist die Aufsichtsbeschwerde innert einer Frist von zehn Tagen seit Kennt nisnahme der Amtspflichtverletzung schriftlich einz u- reichen. Den Akten ist zu entnehmen, dass der Beschwerdeführer 2 die ob- genannten Beanstandungen gegenüber dem Bezirksgericht Horgen bereits mit Schreiben vom 2 7. März 2014 bzw. 11. April 2014 vorbrachte. In Erste- rem rügte er namentlich die fehlende Protokollierung der Vorbereitung der Hauptverhandlung durch die Beschwerdegegnerin 3 (act. 14/23), in Letzt e- rem die fehlende Aufnahme von Telefonnotizen ins Protokoll sowie das Feh- len von Telefonnotizen über die Gespräche des Gerichts mit dem Sanator i- um Kilchberg und der Gutachterin Dr. F._____ (act. 14/31). Das Einzelg e- richt wies die Anträg e auf Aktenergänzung mittels Verfügung vom 15. April 2014 ab. Zur Begründung brachte es vor, dass das Protokoll nur wesentliche Vorgänge festhalten müsse und nicht entscheidwesentliche Telefonate wie solche administrativer Natur nicht aufzunehmen seien. Eine Aktenvervol l- ständigung dränge sich nicht auf, da sich die entscheidrelevanten Vorgänge in den Akten- bzw. Telefonnotizen befänden ( act. 14/32). Die Verfügung - 8 - wurde dem Beschwerdeführer 2 am 17. April 2014 zugestellt (act. 14/33). Die Frage n der Notwendigkeit der Festhaltung von Telefongesprächen in den Akten bzw. im Verfahrensprotokoll sowie der korrekten Protokollierung waren damit bereits im April 2014 Streitgegenstand im Verfahren FF140023, weshalb die zehntägige Frist zur Erhebung einer Aufsi chtsbeschwerde im Zeitpunkt von deren Erhebung am 10. Juni 2014 (act. 1) bereits abgelaufen war. Selbst wenn man davon ausginge, dass die Weigerung der Beschwer- degegner 1 und 3, das Protokoll zu korrigieren, eine Rechtsverweigerung darstelle, welche nicht an die zehntägige Frist gebunden ist , so müsste sich der Beschwerdeführer 1 entgegen halten lassen, dass er die Aufsichtsbe- schwerde nicht so bald als möglich nach Kenntnisnahme der Beanstandung, d.h. ohne Verzug, einreichen liess, da eine Rechtsverweigerungsbeschwer- de in zeitlicher Hinsicht nicht unbeschränkt lange erhoben werden kann (vgl. Hauser/Schweri/Lieber, a.a.O., § 83 N 8). 2.3. Der Beschwerdeführer 1 lässt diesbezüglich ausführen, bei der Frist von zehn Tagen handle es sich um eine reine Ordnungsv orschrift, da die Auf- sichtsbehörde den Sachverhalt von Amtes wegen zu untersuchen habe (act. 1 Rz 1.3). Zutreffend ist zwar, dass die Aufsichtsbehörde den Sachver- halt von Amtes wegen abzuklären hat ( § 83 Abs. 3 GOG; vgl. Ha u- ser/Schweri/Lieber, a.a.O., § 83 N 20). Diese Pflicht gilt jedoch nur für den Fall, dass auf die Beschwerde eingetreten werden kann, mithin dann, wenn die verschiedenen Prozessvoraussetzungen wie jene der Einhaltung der Beschwerdefrist als gesetzliche Fris t gegeben sind. Als Prozessvorausset- zung ist die Beschwerdefrist von Amtes wegen zu überprüfen. Sie stellt ke i- ne blosse Ordnungsvorschrift dar. 2.4. In der Lehre wird sodann die Ansicht vertreten, die Aufsichtsbehörde sei immer dann verpflichtet, von Amtes wegen einzuschreiten, wenn sie von ei- ner Amtspflichtverletzung einer ihr unterstellten Behörde erfahre, sofern es sich nicht um blosse Gerüchte oder Vermutungen handle (Hau- ser/Schweri/Lieber, a.a.O., § 82 N 47). Diese Pflicht besteht aber nur dann, wenn ein aufsichtsrechtliches Einschreiten überhaupt zulässig ist. Dies ist - 9 - namentlich dann nicht der Fall, wenn die massgeblichen Fehlleistungen des Gerichts mittels ordentlichen Rechtsmitteln gerügt werden können (vgl. oben E. III.1.1). Wie dargelegt ging dem vorliegenden Aufsichtsverfahren ein Ver- fahren betreffend Aktenergänzung vor aus, welches mit einer formellen Ver- fügung erledigt wurde. Trotz fehlender Rechtsmittelbelehrung wäre es den Beschwerdeführern offen gestanden, die Verfügung vom 15. April 2014 auf dem ordentlichen Rechtsmittelweg - mittels (eingeschränkter) Beschwerde im Sinne von Art. 319 lit. b ZPO (Verletzung des Gehörsanspruchs) an die Zivilkammern des Obergerichts des Kantons Zürich - weiterzuziehen (BSK ZPO-Steck, Art. 238 N 33 f.; BSK ZPO -Willisegger, Art. 235 N 48; BK ZPO - Killias, Art. 235 N 20; Leuenberger in: Kommentar zur Schweizerischen Zi- vilprozessordnung, Sutter-Somm/Hasenböhler/Leuenberger [Hrsg.], 2. Aufla- ge, Zürich/Basel/Genf 2013, Art. 235 N 20). Die Rüge der Aktenergänzung wäre daher grundsätzlich auf diesem Wege vor zubringen gewesen, weshalb für die subsidiäre Aufsichtsbeschwerde kein Raum bleibt. 2.5. Das allgemein gehaltene Vorbringen des Beschwerdeführers 1, Verfahrens- absprachen, wie sie vor liegend getroffen worden seien, würden zum Verlust der Unabhängigkeit bzw. der Unbefangenheit des Richters führen (act. 1 Rz 2.2.9), vermag ebenfalls kein aufsicht srechtliches Eingreifen zu rechtfer- tigen. Für den Fall, dass sich der Beschwerdeführer 1 gegenüber den B e- schwerdegegnern infolge des Anscheins von Befangenheit auf einen Aus- standsgrund hätte berufen wollen, hätte er entsprechend Art. 47 ff. ZPO, im Falle der Entdeckung des Ausstandsgrundes nach Abschluss des Verfah- rens insbesondere nach Art. 51 Abs. 3 ZPO, vorgehen müssen. 2.6. Im Weiteren kann auf die Beanstandung seitens des Beschwerdeführers 1, die Beschwerdegegner weiger ten sich zu Unrecht, die Gutachterliste und den Einsatzplan herauszugeben (act. 1 Rz 2.2.8), nicht eingetreten werden. Diese Rüge brachte der Beschwerdeführer 2 aktenkundig erstmals am 7. bzw. 11. April 2014 vor (act. 14/27, act. 14/31). Mit Verfügung vom 15. April 2014 traten die Beschwerdegegner 1 und 3 auf das betreffende Gesuch nicht ein und begründeten dies mit dem fehlenden Rechtsschutzi n-- 10 - teresse (act. 14/32 S. 2). Damit ist die Beschwerdefrist von zehn Tagen im Zeitpunkt der Beschwerdeerhebung am 10. Juni 2014 bereits abgelaufen, weshalb Letztere zu spät erfolgt ist. Im Übrigen ist darauf hinzuweisen, dass es sich bei der m assgeblichen Gutachterliste um eine für den gerichtsinter- nen Gebrauch bestimmte Liste handelt. Verfahrensbeteiligte und Dritte h a- ben keinen Anspruch auf deren Herausgabe. Hingegen ist Ersteren mit Blick auf die gerichtliche Auswahl des konkreten Gutachters das rechtliche Gehör einzuräumen. Dass dieses vorliegend nicht gewährt worden wäre, macht der Beschwerdeführer 1 nicht geltend (act. 1 und act. 14). 2.7. Gleichermassen verspätet erfolgte die Rüge hinsichtlich der telefonischen Besprechung zwischen der Beschwerdegegnerin 3 und dem Beistand des Beschwerdeführers 1 sowie der geltend gemachten Amtsgeheimnisverlet- zung (act. 1 Rz 2.2.3). Den vorinstanzlichen Akten zufolge erhielt der B e- schwerdeführer 2 die Akten des Verfahrens FF140023 am 10. April 2014 zur Akteneinsicht (act. 14/29 und act. 14/31). Das massgebliche Telefonge- spräch (act. 14/13) befand sich in Form einer Aktennotiz in den zugestellten Akten (act. 14/29). Der Beschwerdeführer 2 erhielt damit bereits Mitte April 2014 Kenntnis von der beanstandet en Korrespondenz zwischen der Be- schwerdegegnerin 3 und dem Beistand G._____, weshalb die Rüge im hi e- sigen Verfahren nicht innert der Beschwerdefrist von zehn Tagen vorge- bracht wurde. 2.8. Der weitere Vorwurf , die Beschwerdegegner 2 und 3 hätten sich im Verfa h- ren FF140023 ordnungswidrig verhalten, indem sie den Verfahrensantrag auf Teilnahme eines Oberarztes an der Verhandlung vom 21. März 2014 desavouiert hätten (act. 1 Rz 2.2.7), kann im aufsichtsrechtlichen Beschwer- deverfahren mangels Fristeinhaltung ebe nfalls nicht gehört werden. Diese Rüge brachte der Beschwerdeführer 2 bereits mit Eingabe vom 27. März 2014 vor (act. 14/23), weshalb die zehntägige Beschwerdefrist nicht einge- halten wurde. - 11 - 2.9. Zusammenfassend ist damit festzuhalten, dass die Aufs ichtsbeschwerde in den genannten Punkten verspätet eingereicht wurde und demnach darauf nicht einzutreten ist. 3.1. Im Weiteren rügt der Beschwerdeführer 1 die Protokollführung des Einzelge- richts im Verfahren FF140025. Das Verfahrensprotokoll informiere weder über den Eingang einer Beschwerde noch über die massgebenden Verfah- rensabläufe, namentlich nicht über die streitentscheidende Besprechung zwischen der Gerichtsschreiberin und dem Assistenzarzt (act. 1 Rz 2.2.4). 3.2. Den Akten ist zu entnehmen, dass der Beschwerdeführer 2 diese Beanstan- dungen gegenüber dem Bezirksgericht Horgen erstmals in der Eingabe vom 30. Mai 2014 bzw. in der beigelegten Arbeitsnotiz vorbrachte (act. 20/5-6). Mit Schreiben vom 4. Juni 2014 teilte der Beschwerdegegner 1 dem B e- schwerdeführer 2 unter Verweis auf die üblichen Rechtsmittel und Recht s- behelfe mit, dass er in dieser Angelegenheit keine Korrespondenz führe (act. 20/7). Damit wurde die Rügefrist von zehn Tagen im Sinne von § 83 Abs. 1 GOG zwa r eingehalten. Es wäre dem Beschwerdeführer 1 aber zu- gestanden, gegen die Weigerung des Gerichts, auf das Anliegen einzutre- ten, eine Rechtsverweigerungsbeschwerde im Sinne von Art. 319 lit. c ZPO zu erheben, weshalb für die Aufsichtsbeschwerde infolge ihrer Subsidiarität grundsätzlich kein Raum bliebe . Es erweist sich aber als angebracht, die Frage der Protokollierungs - und Dokumentationspflicht an dieser Stelle zu erläutern. 3.3. Die Pflicht der Gerichte zur vollständigen Dokumentation und Aktenführung ergibt sich aus Art. 29 Abs. 2 der Bundesverfassung (BV , SR 101). Die Be- hörden haben Abklärungen, Zeugeneinvernahmen, Befragungen sowie Ver- handlungen in den Protokollen bzw. Akten festzuhalten und Aufnahmen von Befragungen aufzubewahren. Sie sind verpflichtet, alle s, was zur Sache ge- hört und entscheidwesentlich ist, aktenkundig zu machen, d.h. in geeigneter Form festzuhalten. Die Aktenführungspflicht beschränkt sich damit auf die wesentlichen Vorgänge. Welche Vorgänge für die Entscheidfindung relevant sind, hat das Gericht in pflichtgemässer Ermessensausübung festzulegen. - 12 - Diese hängt insbesondere von den konkreten Umständen und der Art des Verfahrens ab. So ist beispielsweise der Umfang der Protokollierung im Strafverfahren streng zu handhaben. Das Verfahrensprotokoll hat sodann eine chronologische Wiedergabe des Prozessgeschehens und somit alle r e- levanten Vorgänge im Laufe des Verfahrens zu enthalten (vgl. zum Ganzen Steinmann in: Die Schweizerische Bundesverfassung - Kommentar, Ehren- zeller etc. [Hrsg.], 2. Auflage, Zürich/St. Gallen 2008, Art. 29 N 30; BSK ZPO-Willisegger, Art. 235 N 2 und 8 f.; Hauser/Schweri/Lieber, a.a.O., § 130 N 4 und § 133 N 6; BK ZPO-Hurni, Art. 53 N 71). 3.4. Gemäss vereinzelten Lehrmeinungen sind verfahrensrelevante Telefong e- spräche zwar zu protokollieren (Hauser/Schweri/Lieber, a.a.O., § 133 N 6; BSK ZPO-Willisegger, Art. 235 N 2). Eine Pflicht hierzu ergibt sich indes w e- der aus dem Gesetz noch aus der Bundesverfassung. Der Sinn und Zweck des aktenkundigen Festhaltens von Telefongesprächen liegt in der Gewäh- rung des Anspruchs auf rechtliches Gehör der übrigen Verfahrensbeteili g- ten. Diese sollen die Möglichkeit haben, von den Kontakten der anderen Verfahrensparteien mit dem Gericht und dem Gesprächsinhalt Kenntnis zu erhalten, um keine prozessualen Nachteile zu erleiden. Dabei kann es keine Rolle spielen, ob das Telefongespräch in den Akten durch eine Protokolln o- tiz oder durch eine separate Telefonnotiz festgehalten wird, solange sich der Kontakt und der Gesprächsinhalt mit hinreichender Deutlichkeit aus den A k- ten ergeben. So ist es denn auch gängige Praxis verschiedener Gerichte im Kanton Zürich, Telefongespräche als Aktennotizen zu den Akten zu ne h- men. 3.5. Das Vorgehen der Beschwerdegegner, Telefongespräche nicht ins Protok oll aufzunehmen, sondern als Aktennotizen zu den Akten zu nehmen, ist de m- nach aus aufsichtsrechtlicher Sicht nicht zu beanstanden, zumal es sich nicht um eine offensichtlich haltlose Praxis handelt. Daran vermag auch der Verweis de s Beschwerdeführers 1 auf den Entscheid des Bundesgerichts 5A_462/2013 vom 12. November 2013, Erwägung 3.2. f. (act. 6 S. 2, act. 7/2) nichts zu ändern. Das Bundesgericht erwog darin, die telefonische - 13 - Kontaktaufnahme der Gerichtsschreiberin mit einer der Parteien zur Erlan- gung von Klarheit über den angefochtenen Teil des weitergezogenen Ent- scheides sei pflichtwidrig erfolgt und begründe den Anschein von Befangen- heit. Dieser Entscheid befasst sich damit mit der Frage eines Ausstands- grundes aufgrund einer telefonischen Kontaktaufnahm e des Gerichts mit ei- ner Partei. E r enthält indes keine relevanten Ausführungen zur Frage, ob seitens des Gerichts eine Pflicht besteht, Telefongespräche ins Protokoll aufzunehmen. Insofern kann der Beschwerdeführer 1 aus dem Entscheid für das vorliegende Verfahren nichts zu seinen Gunsten ableiten. 3.6. Ebenso wenig vermag der Umstand, dass der Beschwerdeeingang nicht ins Protokoll aufgenommen wurde, ein aufsichtsrechtliches Eingreifen zu recht- fertigen, zumal sich eine solche Pflicht aus dem Gesetz nicht ergibt (vgl. BSK ZPO-Willisegger, Art. 235 N 2; BK ZPO-Killias, Art. 235 N 4 f.). 3.7. Schliesslich kann dem Einwand des Beschwerdeführers 1, die Beschwerde- gegner 2 und 3 hätten ihre Pflicht zur Eintragung des massgeblichen Verfah- rensablaufs ins Protokoll verletzt (act. 1 Rz 2.2.4), nicht gefolgt werden. Mangels Pflicht zur Eintragung des Beschwerdeeingangs und der massge- blichen Telefonnotiz sowie mangels Erlass es von Zwischenverfügungen tru- gen sie korrekterweise nur den Endentscheid im Protokoll ein. Ein aufsicht s- rechtlich relevantes Fehlverhalten ist nicht ersichtlich. 4.1. Die Beschwerdeführer bringen sodann vor, der Beschwerdeführer 1 habe eine Beschwerde gegen eine Zwangsbehandlung (Anordnung der Isolation) eingereicht. Über das angelegte Verfahren FF 140025 sei d er Beschwerde- führer 2 als Rechtsvertreter des Beschwerdeführers 1 zu keinem Zeitpunkt informiert worden. Ebenso wenig sei seinem Akteneinsichtsgesuch entspr o- chen worden. Entgegen der Darstellung in der Telefonnotiz vom 25. März 2014 sei die Isolation sodann keineswegs aufgehoben worden. Diese habe noch mehrere Nächte gedauert. Ferner hätte das Verfahren FF140025 nicht abgeschrieben werden dürfen. Vielmehr hätte es mit dem Verfahren FF140023 vereint werden müssen (act. 1 Rz 2.2.5). - 14 - 4.2. Im Verfahren FF140023 trat der Beschwerdeführer 2 bis zur Hauptverhand- lung als Vertrauensperson des Beschwerdeführers 1 auf, nach deren Been- digung legitimierte er sich als dessen Rechtsvertreter (act. 1 Rz 2.2.1, act. 13/24). Aufgrund des bereits bestehenden Mandatsverhältnisses zum Beschwerdeführer 2 wäre es seitens des Gerichts mit guten Gründen ver- tretbar gewesen, den Beschwerdeführer 2 über den Eingang der Beschwer- de vom 21. März 2014 zu orientieren und ihm die Möglichkeit einzuräumen, sich auch im angelegten Verfahren FF140025 als Vertreter zu legitimieren. Da die aktenkundige Vollmacht den Beschwerdeführer 2 jedoch nur zur Er- hebung einer Beschwerde gegen das Urteil des Einzelgerichts des Bezirk s- gerichts Horgen vom 21. März 2014 ans Obergericht des Kantons Zürich le- gitimiert (act. 13/24) und die Beschwerde vom 21. März 2014 (im Verfahren FF140025) allein durch den Beschwerdeführer 1, d.h. ohne Mitwirkung des Beschwerdeführers 2, erhoben wurde (act. 20/1-1A), kann dem Beschwe r- degegner 2 kein offensichtliches und damit aufsichtsrechtlich relevantes Fehlverhalten vorgeworfen werden, wenn er unter diesen Umständen davon absah, die Beschwerde und den Gerichtsentscheid dem Rechtsvertreter z u- zustellen; seine Annahme, mit Blick auf diese konkrete Beschwerde handle der Beschwerdeführer 1 nicht durch seinen Rechtsvertreter, kann unter di e- sen Umständen nicht als qualifiziert falsch bezeichnet werden. Aus densel- ben Gründen kann dem Beschwerdegegner 2 auch kein Fehlverhalten vo r- geworfen werden, wenn er dem Beschwerdeführer 2 die Akten des Verfah- rens nicht zustellen liess. Damit drängen sich insoweit keine aufsichtsrechtli- chen Massnahmen auf. 4.3. Das Gericht kann verschiedene Verfahren zur Vereinfachung des Prozesses vereinigen (vgl. Art. 125 lit. c ZPO). Eine Vereinigung rechtfertigt sich insbe- sondere dann, wenn die massgeblichen Verfahren in einem sachlichen Zu- sammenhang stehen. Vorausgesetzt wird, dass zwischen den Verfahren ei- ne so enge Beziehung besteht, dass eine gemeinsame Entscheidung gebo- ten erscheint, um widersprechende Entscheidungen zu vermeiden; dies ist namentlich dann der Fall, wenn gleichartige faktische Umstände bzw. Rechtsfragen vorliegen. Keine Vereinigung ist hingegen vorzunehmen, wenn - 15 - dadurch für eines der Verfahren eine ungebührlich e Prozessverzögerung eintritt (vgl. zum Ganzen BSK ZPO-Gschwend/Bornatico, Art. 125 N 14). 4.4. Die beiden vorliegend massgebenden Verfahren FF140023 und FF140025 stehen insoweit in einem Zusammenhang, als Ersteres ein Entlassungsge- such des Beschwerdeführers 1 aus der fürsorgerischen Unterbringung in der Psychiatrischen Privatklinik Sanatorium Kilchberg betraf und Letzterem eine Beschwerde gegen eine im Rahmen dieser fürsorgerischen Unterbringung angeordnete Zwangsisolation zugrunde lag. Eine Vereinigung der Verfahren kam aber bereits deshalb nicht in Betracht, weil die Beschwerde im Verfah- ren FF140025 beim Bezirksgericht Horgen am 22. März 2014 einging (per Fax, act. 20/1), die Beschwerdegegner 2 und 3 im Verfahren FF140023 aber schon am 21. März 2014 entschieden hatten (act. 14/14). Ein aufsichtsrecht- liches Fehlverhalten der Beschwerdegegner 2 und 3 ist somit nicht ersich t- lich. 4.5. Ebenso wenig vermag die Rüge, die Isolation des Beschwerdeführers 1 sei gar nicht aufgehoben worden, sondern habe noch mehrer e Tage gedauert (act. 1 Rz 2.2.5), ein aufsichtsrechtliches Eingreifen zu rechtfertigen, da di e- se mit den ordentlichen Rügemöglichkeiten bzw. Rechtsmitteln hätte geltend gemacht werden müssen (vgl. bzgl. Letzterem act. 20/3, Dispositiv Ziffer 4). 5.1. Der Beschwerdeführer 1 bringt sodann vor, das Einzelgericht sei im Rahmen der besagten Verfahren teilweise als Einzelgericht, teilweise als Zwangs- massnahmengericht aufgetreten. Letzteres sei falsch, da Zwangsmassnah- mengerichte nur in Strafsachen fungi erten. Dadurch sei die Justizgarantie verletzt worden (act. 1 Rz 2.2.6). 5.2. Es ist zutreffend, dass sich die Zuständigkeit des Zwangsmassnahmenge- richts auf strafrechtliche Angelegenheiten beschränkt ( vgl. insb. § 29 GOG) und gerichtliche Entscheidungen im Zusammenhang mit der fürsorgerischen Unterbringung in den Zuständigkeitsbereich des Einzelgerichts fallen (vgl. § 30 GOG ). Bei der vorliegend massgebenden Zwangsisolation des B e- schwerdeführers 1 im Verfahren FF140025 handelte es sich um eine Mas s-- 16 - nahme zur Einschränkung der Bewegungsfreiheit im Sinne von Art. 438 ZGB, welche Art. 439 Abs. 1 Ziff. 5 und Abs. 3 ZGB i.V.m. Art. 450 ZGB i.V.m. § 62 Abs. 1 EG KESR (LS 232.3) i.V.m. § 30 GOG zufolge beim Ei n- zelgericht anzufechten war. Indem die Beschwerdegegner 2 und 3 im Ver- fahren FF140025 als Zwangsmassnahmengericht auftraten (act. 20/3), h a- ben sie damit die massgebenden Gesetzesbestimmungen verletzt . Da das Rechtsmittel in der Verfügung vom 25. März 2014 indes korrekt angegeben wurde und die falsche Gerichtsbezeichnun g auf den konkreten Fall keine Auswirkungen hatte - was auch seitens de s Beschwerdeführers 1 unbestrit- ten blieb (act. 1 Rz 2.2.6) - erweist sich das Versehen nicht als derart schwerwiegend, dass es ein aufsichtsrechtliches Eingreifen erfordern würde. 6.1. Im Weiteren rügt d er Beschwerdeführer 1 die Verletzung des Beschleuni- gungsgebotes. So sei die Hauptverhandlung nicht unverzüglich angesetzt worden, sondern sei erst mehrere Tage nach Erhebung der Beschwerde durchgeführt worden. Zudem hätten die Beschwerdegegner die Akten nach dem Eingang der Beschwerde nicht unverzüglich dem Obergericht übermi t- telt (act. 1 Rz 2.2.7). 6.2. Die gleichentags erhobene Beschwerde gegen die fürsorgerische Unterbri n- gung ging beim Bezirksgericht Horgen am 18. März 2014, 17.25 Uhr, ein (act. 14/1). Mit Verfügung vom 19. März 2014 wurde vom Beschwerdeei n- gang Vormerk genommen und der ärztlichen Leitung der Psychiatrischen Privatklinik Sanatorium Kilchberg Frist bis spätestens am Donnerstag, 20. März 2014, 12 Uhr, angesetzt, um unter anderem verschiedene Akten- stücke und eine Stellungnahme einzureichen. Zudem wurde die Hauptver- handlung auf den 21. März 2014, 11 Uhr, angesetzt (act. 14/3). Inwiefern bei diesen Gegebenheiten das Beschleunigungsverbot verletzt worden sein soll, ist nicht ersichtlich. Die Beschwerdegegner 2 und 3 erliessen die obgenann- te Verfügung bereits einen Tag nach Eingang der Beschwerde und setzten die Hauptverhandlung auf zwei Tage später an. Dieses Vorgehen steht mit dem Grundsatz des unverzüglichen Handelns nicht im Widerspruch, zumal der Psychiatrischen Privatklinik Sanatorium Kilchberg vorab Frist zur Einrei-- 17 - chung der massgebenden Unterlagen und der Stellungnahme angesetzt werden musste. Nach Art. 439 Abs. 1 Ziff. 3 und Abs. 3 ZGB i.V.m. Art. 450e Abs. 5 ZGB ist über die Beschwerde innert fünf Arbeitstagen zu entschei- den. 6.3. Ebenso wenig ergibt sich eine Verletzung des Beschleunigungsgebots im Zusammenhang mit der Übermittlung der Akten an die Rechtsmittelinstanz. Den Akten kann diesbezüglich entnommen werden, dass der Beschwerde- führer 1 gegen das Urteil des Bezirksgerichts Horgen vom 21. März 2014 noch gleichentags Beschwerde ans Obergericht des Kantons Zürich erh e- ben liess (act. 14/15). Die Beschwerde ging beim Bezirksgericht Horgen am 24. März 2014 ein (act. 14/15). In der Folge stellte das Bezirksgericht Ho r- gen den Verfahrensbeteiligten am 25. März 2014 den begründeten En t- scheid vom 21. März 2014 zu (act. 14/17) und liess dem Beschwerdefü h- rer 2 am 26. März 2014 antragsgemäss Auszüge aus dem Protokoll zu- kommen (act. 14/19). Gleichentags stellte es sodann die Akten der Rechts - mittelinstanz zu (act. 14/20). Selbst unter Berücksichtigung des Umstandes, dass das Beschwerdeverfahren unverzüglich durchzuführen war, vermag die Aktenübermittlung innert zwei Tagen seit Eingang der Beschwerde dem B e- schleunigungsgebot gerecht zu werden und erfordert kein aufsichtsrechtl i- ches Eingreifen, zumal das Urteil vom 21. März 2014 noch in begründeter Version ausgefertigt werden musste. Zudem wäre die Rüge der Verletzung des Beschleunigungsgebotes mittels ordentlichen Rechtsmitteln vorzubri n- gen gewesen (BSK ZPO-Gschwend/Bornatico, Art. 124 N 3), weshalb für die Aufsichtsbeschwerde in diesem Punkt ohnehin kein Raum bleibt. 7. Schliesslich stellt sich der Beschwerdeführer 1 auf den Standpunkt, die gel- tend gemachten Rügen seien nicht abschliessend . Die Aufsichtsbehörde habe die Pflicht, den Sachverhalt von Amtes wegen abzuklären (act. 1 Rz 2.2). Wie dargelegt ist die Aufsichtsbehörde zwar berechtigt und ver- pflichtet, von sich aus tätig zu werden. Hierzu bedarf es indes über blosse Gerüchte bzw. vage Vermutungen hinausgehende Anhaltspunkte, dass eine Amtspflichtverletzung begangen wurde. Solche, über die von den Be-- 18 - schwerdeführern geltend gemachten Amtspflichtverletzungen hinausgehen- den Verfehlungen sind nicht ersichtlich. Mangels konkreten Hinweisen auf bestimmte Pflichtverletzungen drängen sich keine weiteren Massnahmen auf. 8. Abschliessend ist festzuhalten, dass die Vorbringen der Beschwerdeführer unbegründet sind. Aufsichtsrechtliche Massnahmen drängen sich damit nicht auf. Dementsprechend ist die Aufsichtsbeschwerde abzuweisen, s o- weit darauf einzutreten ist. IV. 1. Ausgangsgemäss sind die Kosten des vorliegenden Verfahrens vollumfän g- lich den Beschwerdeführern, unter solidarischer Haftung, aufzuerlegen (§ 83 Abs. 3 GOG i.V.m. Art. 106 ZPO, § 20 GebV OG). Entschädigungen sind keine zu entrichten. 2. Hinzuweisen ist sodann auf das Rechtsmittel des Rekurses an die Rekur s- kommission. Es wird beschlossen: 1. Die Aufsichtsbeschwerde wird abgewiesen, soweit darauf einzutreten ist. 2. Die Gerichtsgebühr für das vorliegende Beschwerdeverfahren wird auf Fr. 1'500.- festgesetzt. 3. Die Kosten des Verfahrens werden den Beschwerdeführern, unter solidari- scher Haftung, auferlegt. 4. Es werden keine Prozessentschädigungen zugesprochen. 5. Schriftliche Mitteilung, je gegen Empfangsschein, an: - 19 - - die Beschwerdeführer 1 und 2, - die Beschwerdegegner 1 bis 3 sowie - das Bezirksgericht Horgen zuhanden der Verfahren FF140025 und FF140023, zweifach. 6. Rechtsmittel: Ein Rekurs gegen diesen Entscheid kann innert 30 Tagen von der Zustel- lung an im Doppel und unter Beilage dieses Entscheids bei der Rekurs- kommission des Obergerichts, Postfach 2401, 8021 Zürich, eingereicht wer- den. In der Rekursschrift sind die Anträge zu stellen und zu begründen. All- fällige Urkunden sind mit zweifachem Verzeichnis beizulegen. Die gesetzlichen Fristenstillstände gelten nicht (§ 83 Abs. 3 GOG i.V.m. Art. 145 Abs. 2 ZPO). Zürich, 24. November 2014 __________________________________ OBERGERICHT DES KANTONS ZÜRICH Verwaltungskommission Die Gerichtsschreiberin: lic. iur. A. Leu versandt am: