Ordonnance du 24 avril 2002 concernant la tenue et la conservation des livres de comptes (Olico) <?xml version="1.0" encoding="UTF-8"?><akomaNtoso xmlns="http://docs.oasis-open.org/legaldocml/ns/akn/3.0" xmlns:fedlex="http://fedlex.admin.ch/"><act name="publicLaw"><meta><identification source="#ch.bk"><FRBRWork><FRBRthis value="https://fedlex.data.admin.ch/eli/cc/2002/216/20130101/main-text"/><FRBRuri value="https://fedlex.data.admin.ch/eli/cc/2002/216/20130101"/><FRBRdate date="2013-01-01" name="jolux:dateApplicability"/><FRBRdate date="2002-04-24" name="jolux:dateDocument"/><FRBRdate date="2002-06-01" name="jolux:dateEntryInForce"/><FRBRauthor href="#ch.bk" as="#publisher"/><FRBRauthor href="#ch.bk" as="#rightsHolder"/><FRBRcountry value="CH"/><FRBRnumber value="221.431"/><FRBRname xml:lang="de" value="Verordnung vom 24. April 2002 über die Führung und Aufbewahrung der Geschäftsbücher (Geschäftsbücherverordnung; GeBüV)" shortForm="GeBüV"/><FRBRname xml:lang="it" value="Ordinanza del 24 aprile 2002 sulla tenuta e la conservazione dei libri di commercio (Ordinanza sui libri di commercio; Olc)" shortForm="Olc"/><FRBRname xml:lang="fr" value="Ordonnance du 24 avril 2002 concernant la tenue et la conservation des livres de comptes (Olico)" shortForm="Olico"/><FRBRauthoritative value="true"/></FRBRWork><FRBRExpression><FRBRthis value="https://fedlex.data.admin.ch/eli/cc/2002/216/20130101/fr/main-text"/><FRBRuri value="https://fedlex.data.admin.ch/eli/cc/2002/216/20130101/fr"/><FRBRdate date="2013-01-01" name="jolux:dateApplicability"/><FRBRdate date="2002-04-24" name="jolux:dateDocument"/><FRBRdate date="2002-06-01" name="jolux:dateEntryInForce"/><FRBRauthor href="#ch.bk" as="#publisher"/><FRBRauthor href="#ch.bk" as="#rightsHolder"/><FRBRlanguage language="fr"/></FRBRExpression><FRBRManifestation><FRBRthis value="https://fedlex.data.admin.ch/eli/cc/2002/216/20130101/fr/xml/main-text"/><FRBRuri value="https://fedlex.data.admin.ch/eli/cc/2002/216/20130101/fr/xml"/><FRBRdate date="2013-01-01" name="jolux:dateApplicability"/><FRBRdate date="2002-04-24" name="jolux:dateDocument"/><FRBRdate date="2002-06-01" name="jolux:dateEntryInForce"/><FRBRauthor href="#ch.bk" as="#publisher"/><FRBRauthor href="#ch.bk" as="#rightsHolder"/><FRBRformat value="xml" fedlex:generator="2024-q4-rel-1.6.5"/></FRBRManifestation></identification><references source="#ch.bk"><TLCOrganization eId="ch.bk" href="https://fedlex.data.admin.ch/vocabulary/legal-institution/2" showAs="Chancellerie fédérale"/><TLCRole eId="publisher" href="http://data.legilux.public.lu/resource/ontology/jolux#publisher" showAs="Editeur"/><TLCRole eId="rightsHolder" href="http://data.legilux.public.lu/resource/ontology/jolux#rightsHolder" showAs="Détenteur des droits"/><TLCReference name="language" href="http://publications.europa.eu/resource/authority/language/FRA" showAs="fr"/><TLCReference name="format" href="https://fedlex.data.admin.ch/vocabulary/user-format/xml" showAs="xml"/></references></meta><preface><p><docNumber>221.431 </docNumber></p><p><docTitle>Ordonnance<br/>concernant la tenue et la conservation des livres de comptes</docTitle></p><p>(Olico)</p><p>du 24 avril 2002 (État le 1<sup>er</sup> janvier 2013)</p></preface><preamble><p>Le Conseil fédéral suisse,</p><p>vu l’art. 958<i>f</i>, al. 4, du code des obligations<authorialNote><p> <ref href="https://fedlex.data.admin.ch/eli/cc/27/317_321_377" xmlns:data="urn:com:c-moria:legi4ch:xslt:data" xmlns:tmp="urn:com:c-moria:legi4ch:xslt:temp">RS <b>220</b></ref></p></authorialNote>,<authorialNote><p> Nouvelle teneur selon l’annexe à l’O du 21 nov. 2012 sur les normes comptables reconnues, en vigueur depuis le 1<sup xmlns:tmp="urn:com:c-moria:legi4ch:xslt:temp">er</sup> janv. 2013 (<ref href="https://fedlex.data.admin.ch/eli/oc/2012/812" xmlns:data="urn:com:c-moria:legi4ch:xslt:data" xmlns:tmp="urn:com:c-moria:legi4ch:xslt:temp">RO <b>2012</b> 6709</ref>).</p></authorialNote></p><p>arrête:</p></preamble><body><section eId="sec_1"><num>Section 1</num><heading>Livres</heading><article eId="art_1"><num><b>Art. 1</b></num><paragraph eId="art_1/para_1"><num>1</num><content><p> Toute personne astreinte à tenir des livres doit tenir un grand livre et, selon la nature et la taille de l’entreprise, des livres auxiliaires.</p></content></paragraph><paragraph eId="art_1/para_2"><num>2</num><content><blockList><listIntroduction eId="art_1/para_2/listintro"> Le grand livre se compose:</listIntroduction><item eId="art_1/para_2/lbl_a"><num>a. </num><p>des comptes (structuration par regroupements logiques et thématiques de toutes les transactions enregistrées), sur la base desquels sont établis le compte d’exploitation et le bilan;</p></item><item eId="art_1/para_2/lbl_b"><num>b. </num><p>du journal (saisie chronologique de toutes les transactions enregistrées).</p></item></blockList></content></paragraph><paragraph eId="art_1/para_3"><num>3</num><content><p> Les livres auxiliaires doivent contenir, en complément du grand livre, les données nécessaires pour établir la situation financière de l’entreprise, l’état des dettes et des créances se rattachant à l’exploitation, et le résultat des exercices annuels. En font partie notamment la comptabilité des salaires, la comptabilité des débiteurs et des créanciers, et l’inventaire mis à jour en continu des stocks de marchandises ou des prestations qui n’ont pas encore été facturées.</p></content></paragraph></article></section><section eId="sec_2"><num>Section 2</num><heading>Principes généraux</heading><article eId="art_2"><num><b>Art. 2</b></num><heading>Comptabilité et conservation conformes au principe de régularité</heading><paragraph eId="art_2/para_1"><num>1</num><content><p> La tenue des livres et la saisie des pièces comptables doivent être conformes aux principes commerciaux reconnus (comptabilité conforme au principe de régularité). </p></content></paragraph><paragraph eId="art_2/para_2"><num>2</num><content><p> Lorsque les livres sont tenus et conservés par un moyen électronique ou par un moyen comparable, et lorsque les pièces comptables sont saisies et conservées par un moyen électronique ou par un moyen comparable, le traitement des données sera conforme au principe de régularité.<authorialNote><p> Nouvelle teneur selon l’annexe à l’O du 21 nov. 2012 sur les normes comptables reconnues, en vigueur depuis le 1<sup xmlns:tmp="urn:com:c-moria:legi4ch:xslt:temp">er</sup> janv. 2013 (<ref href="https://fedlex.data.admin.ch/eli/oc/2012/812" xmlns:data="urn:com:c-moria:legi4ch:xslt:data" xmlns:tmp="urn:com:c-moria:legi4ch:xslt:temp">RO <b>2012</b> 6709</ref>).</p></authorialNote></p></content></paragraph><paragraph eId="art_2/para_3"><num>3</num><content><p> La régularité de la tenue et de la conservation des livres est régie par les normes comptables reconnues dans la mesure où la législation notamment le titre trente-deuxième du code des obligations et la présente ordonnance n’en disposent pas autrement.<authorialNote><p> Nouvelle teneur selon l’annexe à l’O du 21 nov. 2012 sur les normes comptables reconnues, en vigueur depuis le 1<sup xmlns:tmp="urn:com:c-moria:legi4ch:xslt:temp">er</sup> janv. 2013 (<ref href="https://fedlex.data.admin.ch/eli/oc/2012/812" xmlns:data="urn:com:c-moria:legi4ch:xslt:data" xmlns:tmp="urn:com:c-moria:legi4ch:xslt:temp">RO <b>2012</b> 6709</ref>).</p></authorialNote></p></content></paragraph></article><article eId="art_3"><num><b>Art. 3</b><authorialNote><p> Nouvelle teneur selon l’annexe à l’O du 21 nov. 2012 sur les normes comptables reconnues, en vigueur depuis le 1<sup xmlns:tmp="urn:com:c-moria:legi4ch:xslt:temp">er</sup> janv. 2013 (<ref href="https://fedlex.data.admin.ch/eli/oc/2012/812" xmlns:data="urn:com:c-moria:legi4ch:xslt:data" xmlns:tmp="urn:com:c-moria:legi4ch:xslt:temp">RO <b>2012</b> 6709</ref>).</p></authorialNote></num><heading>Intégrité (authenticité et infalsifiabilité)</heading><paragraph eId="art_3/para"><content><p>Le mode de tenue, de saisie et de conservation doit garantir que les livres et les pièces comptables ne puissent être modifiés sans que la modification soit apparente.</p></content></paragraph></article><article eId="art_4"><num><b>Art. 4</b></num><heading>Documentation</heading><paragraph eId="art_4/para_1"><num>1</num><content><p> En fonction de la nature et de la taille de l’entreprise, l’organisation, les compétences, les modes de travail et les procédures, ainsi que l’infrastructure (matériel et logiciels) utilisés pour la tenue et la conservation des livres sont consignés dans des instructions de travail de manière à ce que les livres et les pièces comptables puissent être compris.<authorialNote><p> Nouvelle teneur selon l’annexe à l’O du 21 nov. 2012 sur les normes comptables reconnues, en vigueur depuis le 1<sup xmlns:tmp="urn:com:c-moria:legi4ch:xslt:temp">er</sup> janv. 2013 (<ref href="https://fedlex.data.admin.ch/eli/oc/2012/812" xmlns:data="urn:com:c-moria:legi4ch:xslt:data" xmlns:tmp="urn:com:c-moria:legi4ch:xslt:temp">RO <b>2012</b> 6709</ref>).</p></authorialNote></p></content></paragraph><paragraph eId="art_4/para_2"><num>2</num><content><p> Les instructions de travail sont actualisées et conservées selon les même principes – et pour une période équivalente – que les livres qu’elles ont servi à établir.</p></content></paragraph></article></section><section eId="sec_3"><num>Section 3</num><heading>Conservation conforme au principe de régularité</heading><article eId="art_5"><num><b>Art. 5</b><authorialNote><p> Nouvelle teneur selon l’annexe à l’O du 21 nov. 2012 sur les normes comptables reconnues, en vigueur depuis le 1<sup xmlns:tmp="urn:com:c-moria:legi4ch:xslt:temp">er</sup> janv. 2013 (<ref href="https://fedlex.data.admin.ch/eli/oc/2012/812" xmlns:data="urn:com:c-moria:legi4ch:xslt:data" xmlns:tmp="urn:com:c-moria:legi4ch:xslt:temp">RO <b>2012</b> 6709</ref>).</p></authorialNote></num><heading>Devoir général de diligence</heading><paragraph eId="art_5/para"><content><p>Les livres et les pièces comptables doivent être conservés avec soin et ordre, et tenus à l’abri des effets dommageables.</p></content></paragraph></article><article eId="art_6"><num><b>Art. 6</b></num><heading>Disponibilité</heading><paragraph eId="art_6/para_1"><num>1</num><content><p> Jusqu’à la fin du délai de conservation, toute personne autorisée doit pouvoir, en tout temps et dans un délai raisonnable, consulter et vérifier les livres et les pièces comptables.<authorialNote><p> Nouvelle teneur selon l’annexe à l’O du 21 nov. 2012 sur les normes comptables reconnues, en vigueur depuis le 1<sup xmlns:tmp="urn:com:c-moria:legi4ch:xslt:temp">er</sup> janv. 2013 (<ref href="https://fedlex.data.admin.ch/eli/oc/2012/812" xmlns:data="urn:com:c-moria:legi4ch:xslt:data" xmlns:tmp="urn:com:c-moria:legi4ch:xslt:temp">RO <b>2012</b> 6709</ref>).</p></authorialNote></p></content></paragraph><paragraph eId="art_6/para_2"><num>2</num><content><p> Le personnel, les appareils et les instruments auxiliaires sont mis à disposition en tant qu’ils sont nécessaires à la consultation et à la vérification.</p></content></paragraph><paragraph eId="art_6/para_3"><num>3</num><content><p> Dans le cadre du droit de consultation, la possibilité doit être offerte, à la personne autorisée qui le demande, de rendre les livres lisibles sans l’aide d’instruments auxiliaires.</p></content></paragraph></article><article eId="art_7"><num><b>Art. 7</b></num><heading>Organisation</heading><paragraph eId="art_7/para_1"><num>1</num><content><p> Les informations archivées sont séparées des informations actuelles, ou sont signalées de telle manière que la distinction soit possible. La responsabilité des données archivées doit être clairement réglée et consignée dans un document.</p></content></paragraph><paragraph eId="art_7/para_2"><num>2</num><content><p> L’accès aux données archivées doit être possible dans un délai raisonnable.</p></content></paragraph></article><article eId="art_8"><num><b>Art. 8</b></num><heading>Archives</heading><paragraph eId="art_8/para"><content><p>Les informations sont inventoriées systématiquement et protégées contre les accès non autorisés. Les consultations et les accès sont enregistrés. Ces enregistrements sont soumis à la même obligation de conservation que les supports de données.</p></content></paragraph></article></section><section eId="sec_4"><num>Section 4</num><heading>Supports d’information</heading><article eId="art_9"><num><b>Art. 9</b></num><heading>Supports d’information autorisés</heading><paragraph eId="art_9/para_1"><num>1</num><content><blockList><listIntroduction eId="art_9/para_1/listintro"> Sont autorisés pour la conservation de documents:</listIntroduction><item eId="art_9/para_1/lbl_a"><num>a. </num><p>les supports d’information non modifiables, notamment le papier, les supports d’images et les supports de données non modifiables;</p></item><item eId="art_9/para_1/lbl_b"><num>b. </num><blockList><listIntroduction eId="art_9/para_1/lbl_b/listintro">les supports d’information modifiables si: </listIntroduction><item eId="art_9/para_1/lbl_b/lbl_1"><num>1. </num><p>des procédés techniques (p. ex. signature électronique) sont utilisés, qui garantissent l’intégrité des informations enregistrées, </p></item><item eId="art_9/para_1/lbl_b/lbl_2"><num>2. </num><p>le moment où les informations ont été enregistrées peut être prouvé sans possibilité de falsification (p. ex. grâce à un système d’horodatage),</p></item><item eId="art_9/para_1/lbl_b/lbl_3"><num>3. </num><p>les autres prescriptions relatives à l’utilisation du procédé en question qui existent au moment de l’enregistrement sont respectées, et</p></item><item eId="art_9/para_1/lbl_b/lbl_4"><num>4. </num><p>les procédures et les modes d’utilisation de ces supports sont consignés et les informations nécessaires (protocoles, journal de bord des connexions [log files]) sont également conservées.</p></item></blockList></item></blockList></content></paragraph><paragraph eId="art_9/para_2"><num>2</num><content><p> Les supports d’information sont réputés modifiables lorsqu’ils peuvent être modifiés ou effacés sans que l’opération soit détectable sur le support de données lui-même (p. ex. bandes magnétiques, disquettes magnétiques ou optico-magnétiques, disques durs ou disques amovibles, disques à l’état solide [solid-state]).</p></content></paragraph></article><article eId="art_10"><num><b>Art. 10</b></num><heading>Contrôle et migration des données</heading><paragraph eId="art_10/para_1"><num>1</num><content><p> L’intégrité et la lisibilité des supports d’information sont régulièrement contrôlées.</p></content></paragraph><paragraph eId="art_10/para_2"><num>2</num><content><blockList><listIntroduction eId="art_10/para_2/listintro"> Le format des données peut être modifié et les données peuvent être transférées sur d’autres supports d’information (migration), s’il est garanti:</listIntroduction><item eId="art_10/para_2/lbl_a"><num>a. </num><p>que les informations restent complètes et exactes, et</p></item><item eId="art_10/para_2/lbl_b"><num>b. </num><p>que la disponibilité et la lisibilité continuent de satisfaire aux exigences légales.</p></item></blockList></content></paragraph><paragraph eId="art_10/para_3"><num>3</num><content><p> Le transfert des données d’un support d’information à un autre doit faire l’objet d’un procès-verbal. Ce dernier est conservé avec les informations.</p></content></paragraph></article></section><section eId="sec_5"><num>Section 5</num><heading>Dispositions finales</heading><article eId="art_11"><num><b>Art. 11</b></num><heading>Abrogation du droit en vigueur</heading><paragraph eId="art_11/para"><content><p>L’ordonnance du 2 juin 1976 concernant l’enregistrement des documents à conserver<authorialNote><p> [<ref href="https://fedlex.data.admin.ch/eli/oc/1976/1334_1334_1334" xmlns:data="urn:com:c-moria:legi4ch:xslt:data" xmlns:tmp="urn:com:c-moria:legi4ch:xslt:temp">RO <b>1976</b> 1334</ref>]</p></authorialNote> est abrogée.</p></content></paragraph></article><article eId="art_12"><num><b>Art. 12</b></num><heading>Entrée en vigueur</heading><paragraph eId="art_12/para"><content><p>La présente ordonnance entre en vigueur le 1<sup>er</sup> juin 2002.</p></content></paragraph></article></section></body></act></akomaNtoso>