/G3 EIDGENÖSSISCHER DATENSCHUTZBEAUFTRAGTER PRÉPOSÉ FÉDÉRAL À LA PROTECTION DES DONNÉES INCARICATO FEDERALE PER LA PROTEZIONE DEI DATI INCUMBENSÀ FEDERAL PER LA PROTECZIUN DA DATAS A2001.08.16-0008 / 2000-00055 Berne, le 6 septembre 2001 RECOMMANDATION conformément à l’art. 29, al. 3, de la loi fédérale du 19 juin 1992 sur la protection des données à propos des formulaires de demande de logement de la Société X à Genève Le Préposé fédéral à la protection des données, I. Constatant les faits suivants : 1. Suite à la demande d’un particulier, le Pré posé fédéral à la protection des données (PFPD) a prié la Société X, à Genève, de lui envoye r un formulaire de demande de logement (formulaire). 2. L’examen du formulaire en question a montré qu’il était contraire à maints égards à la décision du 21 novembre 1996 de la Commission fédérale de la pr otection des données (JAAC 1998 62.42B) et qui, plus est, non conforme à la feuille d’information sur les formulaires d’inscription relatifs à la location d’un appartement figurant en annexe de cette décision. Le PFPD a informé la X de ces faits et exigé d’elle qu’elle adapte son formulaire en fonction de la décision et de la notice. 3. Au mois d’avril 2001, la X a présenté au PFPD un formulaire remanié, comportant notamment la déclaration de consentement suivante: Il [le demandeur] autorise la société de gérance à prendre tous renseignements utiles à son sujet en relation avec la présente demande de location. Par une lettre datée du 1 er juin 2001 adressée à la X, le PFPD a fait remarquer à cette dernière qu’elle n'avait pas donné suite à se s suggestions relatives à la rédaction de son formulaire et que, par conséquent, sa pratique n'était toujours pas conforme à la décision de la Commission fédérale de la protection des données. Quant à la déclaration de consentement, il lui indiquait /G3/G3 page 2 « que le consentement à la collecte de données auprès de tiers devait intervenir de manière expresse. » 4. Par lettre non datée, parvenue au PFPD le 4 juillet 2001, l’avocat de la X a fait savoir au PFPD que la X était prête à se conformer à la demande du PFPD et à modifier les éléments suivants du formulaire : la nati onalité (suisse/étranger) , l’état civil et le salaire annuel (à indiquer par tranches de 10'000 francs suisses jusqu’à 100'000 francs). Selon lui, la X donnait la préférence aux inform ations suivantes: voitures/moto (numéro de plaques d’immatriculation); poursuites; loyer mensuel actuellement payé ; pièces jointes à la demande (livret de fa mille ou pièce d’identité pour les Suis ses, permis de séjour ou d’établissement pour les étrangers , attestation mensuelle de salaire récent e, attestation de non-poursuites délivrée par l’Office des poursuites). Elle donnait aussi la préférence à la déclaration de consentement suivante: Le soussigné autorise expressément le bailleur, respectivement la SOCIETE X, à obtenir de l’Office des poursuites, de son employeur et/ou bailleur actuels tout renseignement en rapport avec sa solvabilité, à savoir des informations sur son emploi, son salaire, ses poursuites et/ou actes de défaut de biens éventuels, le paiement de son loyer et, le cas échéant, les raisons de la résiliation de son bail. Le soussigné autorise également le bailleur, respectivement la SOCIETE X, à obtenir lesdits renseignements par l’intermédiaire d’une agence de renseignements commerciaux. II. Considérant : 1. La loi fédérale sur la protection des données (LPD, RS 235.1) régit notamment le traitement de données concernant des personnes physiques ou morales par des personnes privées (art. 2, al. 1, LPD). La collecte, par une société de gérance, de formulaires de demande d’appartement est un relevé et un traitement de données personnelles au sens de l’art. 3, let. e, LPD ; enfin, la X est une personne privée et elle tombe par conséquent sous le coup de la LPD (art. 2, al. 1, LPD). 2. Conformément à l’art. 29 LPD, le PFPD établit, dans le secteur privé, les faits d’office ou à la demande de tiers lors qu’une méthode de traitement est su sceptible de porter atteinte à la personnalité d’un grand nombre de personnes (erreur de système) [art. 29, al. 1, let. a, LPD]. La Commission fédérale de la protection des données a consta té dans sa décision du 21 novembre 1996 sur les loyers ( JAAC 1998, 62.42B) qu’il fallait interpréter plus largement le pouvoir du PFPD - mentionné à l’art. 29, al. 1, let. a, LPD - d’émettre des recommandations et non le limiter aux erreurs des systèmes inform atiques. En d’autres termes on peut parler aussi d’«erreur de système», au sens de la di sposition mentionnée, lorsque le traitement de données est illicite, c’est-à-dire lorsqu’il es t conçu pour pouvoir port er atteinte à la personnalité d’un grand nombre de personnes. Le traitement de donn ées de toutes les personnes qui remplissent un formulaire de dema nde de logement et qui le remettent à une société de gérance est propre à porter atteinte à la personnalité d’un grand nombre de personnes. /G3/G3 page 3 3. L’art. 13, al. 1, LPD précise qu’une atteinte à la personna lité est illicite à moins d'être justifiée par le consentement de la victime, par un intérêt prépondéran t privé ou public, ou par la loi. a) La X part de l’idée « que pour toutes les données contenues dans le formulaire qui est rempli par le locataire, ce dernier donne son consentement exprès à la récolte des données et que, partant, une telle récolte n’est en rien illicite ». En objectant que l’intéressé accepte, en signant sa demande, de fournir les renseignements qu’elle lui réclame, elle fait fi de la portée juridique du consentement de la victime (art. 13, al. 1, LPD). Un consentement effectif exclut en règle générale l'illicéité de l'intervention (Mario M. Pedrazzini/Niklaus Oberholzer, Grundriss des Personenrechts, 3e éd., Berne 1989, p. 125). Il faut toutefois que ce consentement soit un vé ritable acte d'autodétermination, accompli librement et en toute connaissance de cause (« consentement libre et éclairé »). La personne concernée doit, d'une part, posséder la capacité d'apprécier la signifi cation et la portée de l'intervention. D'autre part, sa liberté décisionnelle ne doit pas être entravée par des facteurs étrangers, en particulier par des vices de consentement (Pedrazzini/Oberholzer, loc. cit., p. 125 s; Steinauer, Le droit pr ivé matériel, p. 101). Lorsque le locat aire potentiel se trouve dans une situation de nécessité effectiv e ou présumée (par exemple parce que le marché n'offre que très peu de logements à la portée de sa bourse ou parce que le locataire ne correspond pas au profil idéal du locataire normaleme nt souhaité, en raison peut-êtr e de sa nationa lité ou de sa situation de sans-emploi), le consentement au traitement des données ne peut en principe être dans un tel cas qualifié d’acte véritablement lib re. On ne saurait dès lors admettre que le traitement des données se justifie en raison du consentement de la personne concernée. Il est également illusoire de considérer que le locataire potentiel a généralement la liberté de ne répondre qu'à certaines questions. Au contraire, le fait d'éluder cert aines d’entre elles, considérées comme une atteinte à la vie privée, a plutôt pour conséquence de le faire disparaître de la liste des locataires potentiels de l’appartement. b) Le consentement effectif constitue par ailleurs uniquement un motif justificatif dans la mesure où il s'étend à une atte inte précise à la personnalité. Un traitement de données qui s'avère contraire au principe de la propor tionnalité ou à d'autres principes généraux du traitement ne peut être justifié, sur la base du consentement de la personne concernée, que si cette dernière a donné son consentement en connaissance de s atteintes commises audits principes. Ainsi le bailleur qui récolte des données n'étant pas absolument nécessaires à la conclusion du bail ne peut adme ttre que le locataire potentiel consente à ce traitement de données que si cet état de choses lui a été clairement signalé. c) La clause de consentement proposée par la X ne tient nullement compte de ce qui précède. En outre, la façon dont la X pos e les questions peut faire croi re à une personne qui cherche un logement que si elle ne donne pas son consentement, elle ne pourra pas s’inscrire sur la liste des demandeurs, autrem ent dit qu’elle n’a pas d’au tre choix que de le donner. Particulièrement choquant est le fait que la X se montre certes d’une part disposée à adapter certains points de son formulaire à la décision de la Commissi on fédérale de la protection des données, voire à renoncer à les y mentionne r (le salaire exact du demandeur, son loyer actuel, les raisons de la résiliation de son bail) , mais que d’autre part, elle entend obliger le demandeur, en lui faisant signer une déclaration de consentement, à fournir ces informations. Ce faisant, elle semble profiter à dessein du fait qu’une personne qui cherche un logement ne peut se payer le luxe de refuser de signer cette déclaration si elle veut avoir quelques chances de louer le logement en question. /G3/G3 page 4 4. La lettre du mois de juillet 2001 de l’avocat reflète l’opinion de la X, laque lle estime donc qu’ « il est inexact de prétendre que ce formulai re [=le formulaire de demande de logement] s’adresse à un nombre indéterminé de personne s […] et qu’un formulaire signé constitue selon son texte même une offre ferme de locati on d’un logement donné et entre ainsi dans le cadre de la conclusion d’un contrat de bail déterminé ». La X s’ est donc sentie autorisée, vu ces arguments, à invoquer - pour les formulaires – le motif de l’ intérêt privé prépondérant (cf. l’art. 13, al. 2, let. a, LPD). Le libellé en questi on ne laisse aucun dout e sur le fait que la X ne peut invoquer ce motif qu’à condition qu’elle traite les données dans le cadre très précis de la conclusion d’un contrat. Il ne suffit pas que le formulaire fasse apparaître la mention selon laquelle il const itue déjà une offre ferme de loca tion de logement. Toute activité effectuée dans la perspective de la conclusion d’un contrat ne suffit pas en soi pour être qualifiée de « relation directe avec la c onclusion d’un contrat ». En fait une agence immobilière met un objet sur le marché libre dans le but d’atteindre le plus grand nombre possible de personnes en quête d’un logement et l’on peut par conséquent affirmer que les logements proposés par la X s’ad ressent dans la ma jorité des cas à un nombre indéterminé d’intéressés. Il est illicite de se prévaloir d’une manière générale de l’art. 13, al. 2, let. a, LPD au moment où il n’y a pas encore eu de négocia tions concrètes entre les parties. Plus les personnes à propos desquelles on pr élève des données dans la pe rspective de la conclusion d’un contrat sont nombreuses, pl us il faut faire usage de retenue dans le relevé et le traitement de ces données, car les personne s en quête d’un appartement sont moins conscientes que l’un et l’autre sont à mettre en corrélation avec la conclusion du contrat. 5. Le PFPD retient encore ceci à propos des rubriques suivantes : a) Logement actuel La X veut en l’occurrence savoir: - le nom et l’adresse du bailleur, - depuis quand le locataire habite dans l’appartement qu’il occupe, - le montant du loyer qu’il paie actuellement, charges comprises. La X essaie, en posant ces questions, d’en sa voir plus sur le com portement du demandeur. Or c’est parfaitement illicite. Elle peut uniquement chercher à savoir si c’est le bailleur qui a résilié le contrat de location et si oui, pour quelles rais ons. Elle n’est du reste autorisée à obtenir des renseignements du bailleur ou du concierge que si le demandeur les a mentionnés comme références, mais même dans ce cas, elle n’a pas le droit de s’enquérir de la surface de l’appartement loué ni du montant du loyer actuellement payé; elle peut uniquement chercher à savoir si c’est le comporte ment du locataire (non-paiement du loyer, agissements) qui justifie son départ. Du reste, le montant du loyer actuellement payé, si elle en avait connaissance, ne permettrait pa s à la X de juger correctement la situation financière du demandeur ; il n’est donc pas nécessaire qu’elle le connaisse pour examin er la demande. Le seul critère décisif pour elle es t de s'assurer que le futur lo cataire pourra s’acquitter de son loyer. Et cela ressort suffisamment de ce qu’il gagne. b) Permis de séjour, pièces de légitimation Il est contraire au principe de la proportionnalité que toutes les personnes qui remplissent un formulaire et le remettent à la X indiquent à ce moment-là déjà le titre de séjour qu’elles détiennent et qu’elles en fournissent une copie (quel que soit ce titre). Il suffira qu’elles le fassent - pour autant que la loi l’ exige - si la X les a définitivem ent choisies et qu’il ne leur reste plus qu’à signer le contrat de bail. /G3/G3 page 5 c) Voitures/motos Le principe de la proportionnalité mentionné à l’art. 4, al. 2, LPD exige que ne soient traitées que les données qui sont absolument indispensa bles pour atteindre le but recherché. Aux dires même de la X, ces informations (le numéro des plaques d’immatriculation) sont demandées « par souci de simp lification ». Leur traitement viole donc indubitablement ledit principe de la proportionnalité, donc la LPD elle-même. Le PFPD est en outre d’avis que la X ne devrait poser ces questions (nombre de véhicules et numéro des plaques) que si le futur locataire souhaite louer en plus un garage ou une ou plusieurs places de parc. d) Poursuites Toujours dans le souci du respect du principe de la proportionnalité , la X est autorisée, dans le formulaire, à s’enquérir uniquement des pou rsuites envers le futur locataire qui sont pendantes depuis les deux dernières années. Si el le désire en savoir pl us, elle peut, comme n’importe qui du reste, consulter les procès-ver baux et les registres des offices de poursuite et des offices de faillites et s’ en faire délivrer des extraits à condition qu’elle rende son intérêt vraisemblable (art. 8a, al. 1, de la loi fédérale sur la poursuite pour dettes et la faillite; LP; RS 281.1). e) Pièces jointes à la demande Conformément au principe de la proportionnalité, la X n’est autorisée à exiger du demandeur qu’il joigne des pièces à sa demande que si l’absence de ces pièces ne permet pas d’atteindre le but recherché ou que la loi le prescrit expre ssément. Jusqu’à présent, la X n’a pas fourni d’arguments sérieux justifiant pourquoi e lle exige par exemple des demandeurs de nationalité suisse qu’ils joignent à leur demande leur livret de famille, une pièce d’identité ou d’autres documents. En outre, exiger, comme elle le fait, une attestation mensuelle de salaire récente est parfaitement contraire à ce qu’elle avait soit-disant accepté, à savoir que le salaire soit indiqué sous la forme d’une échelle par tranche de 10'000 francs suisses. III. Sur la base de ces cons idérants, le Préposé fédéral à la protection des données recommande: 1. La Société X remet des formulaires de demande de logement conformes à la feuille d’information du Préposé fédéral à la protection des données sur les formulaires de demande d’appartement et à la décision de la Commission fé dérale de la protection des données mentionnée au chiffre I. 2., ce qui implique: 1.1. que, souhaitant s’enquérir des conditions de logement actuelle s du demandeur de logement, elle se cantonne à lui demander si son contrat de location a été résilié par le bailleur et si oui, pour quelle raison ; 1.2. qu’elle s’abstienne de réclamer à tout dema ndeur de logement son permis de séjour ou d’autres pièces de légitimati on et qu’elle ne les réclame – pour autant qu’une disposition légale l’exige – qu’au demandeur qu’elle aura définitivement choisi ; 1.3. qu’elle s’enquière uniquement des poursuites pendantes dont le futur locataire fait l’objet depuis les deux dernières années ; /G3/G3 page 6 1.4. qu’elle renonce à exiger la déclaration de consentement proposée par elle au mois de juillet ; 1.5. qu’elle informe au préalable tout demandeur de logement qu’elle va requérir de tiers (sociétés de recouvrement des créances, baille ur, employeur, etc.) des informations à son sujet et qu’elle lui donne alors la possibilité de refuser de l’y autoriser ; à cet effet, le formulaire fera apparaître la rubrique corr espondante, mentionnant qu e le demandeur peut l’autoriser à demander des renseignements su r son compte, mais qu’ il n’y est pas tenu (caractère facultatif de l’autorisation); 1.6. qu’elle ne peut exiger de documents suppl émentaires du demandeur que si ces documents sont indispensables pour conclure le contrat de bail ou que la loi l’exige, et qu’elle ne pourra les exiger que du demandeur qu’elle aura définitivement choisi et uniquement au moment de signer le contrat. Elle ne pourra en exiger d’autres, sans rapport direct avec la conclusion du contrat de bail, qu’avec l’accord exprès de l’intéressé. Ici encore, le formulaire devra clairement faire apparaître le caractère facultatif de la fourniture de ces documents. 2. La Société X communique au Préposé fédéral à la protection des données, dans les trente jours qui suivent la date à laquelle elle reçoit la présente, si elle accepte ou non sa Recommandation. Si elle la rejette ou ne la suit pas, le Pr éposé fédéral à la protection des données peut porter l’affaire de vant la Commission fédérale de la protection des données pour décision. 3. La présente Recommandation, c onsidérants inclus, est notifiée par courrier recommandé à la Société X. LE PREPOSE FEDERAL A LA PROTECTION DES DONNEES Le préposé suppléant : J.-Ph. Walter Annexe : Feuille d’information sur les formulaires d’inscription relatifs à la location d’un appartement