Ordonnance du Conseil des EPF du 8 décembre 2022 concernant la protection des données personnelles du personnel du domaine des EPF (Ordonnance sur la protection des données personnelles dans le domaine des EPF, OPD-EPF) <?xml version="1.0" encoding="UTF-8"?><akomaNtoso xmlns="http://docs.oasis-open.org/legaldocml/ns/akn/3.0" xmlns:fedlex="http://fedlex.admin.ch/"><act name="publicLaw"><meta><identification source="#ch.bk"><FRBRWork><FRBRthis value="https://fedlex.data.admin.ch/eli/cc/2023/124/20230901/main-text"/><FRBRuri value="https://fedlex.data.admin.ch/eli/cc/2023/124/20230901"/><FRBRdate date="2022-12-08" name="jolux:dateDocument"/><FRBRdate date="2023-09-01" name="jolux:dateEntryInForce"/><FRBRdate date="2023-09-01" name="jolux:dateApplicability"/><FRBRauthor href="#ch.bk" as="#publisher"/><FRBRauthor href="#ch.bk" as="#rightsHolder"/><FRBRcountry value="CH"/><FRBRnumber value=""/><FRBRname xml:lang="de" value="Verordnung des ETH-Rates vom 8. Dezember 2022 über den Schutz von Personendaten des Personals im ETH-Bereich (Personendatenschutzverordnung ETH-Bereich, PDV-ETH)" shortForm="PDV-ETH"/><FRBRname xml:lang="fr" value="Ordonnance du Conseil des EPF du 8 décembre 2022 concernant la protection des données personnelles du personnel du domaine des EPF (Ordonnance sur la protection des données personnelles dans le domaine des EPF, OPD-EPF)" shortForm="OPD-EPF"/><FRBRname xml:lang="it" value="Ordinanza del Consiglio dei PF dell’8 dicembre 2022 sulla protezione dei dati personali del personale nel settore dei PF (Ordinanza sulla protezione dei dati personali nel settore dei PF, OPDP-PF)" shortForm="OPDP-PF"/><FRBRauthoritative value="true"/></FRBRWork><FRBRExpression><FRBRthis value="https://fedlex.data.admin.ch/eli/cc/2023/124/20230901/fr/main-text"/><FRBRuri value="https://fedlex.data.admin.ch/eli/cc/2023/124/20230901/fr"/><FRBRdate date="2022-12-08" name="jolux:dateDocument"/><FRBRdate date="2023-09-01" name="jolux:dateEntryInForce"/><FRBRdate date="2023-09-01" name="jolux:dateApplicability"/><FRBRauthor href="#ch.bk" as="#publisher"/><FRBRauthor href="#ch.bk" as="#rightsHolder"/><FRBRlanguage language="fr"/></FRBRExpression><FRBRManifestation><FRBRthis value="https://fedlex.data.admin.ch/eli/cc/2023/124/20230901/fr/xml/main-text"/><FRBRuri value="https://fedlex.data.admin.ch/eli/cc/2023/124/20230901/fr/xml"/><FRBRdate date="2022-12-08" name="jolux:dateDocument"/><FRBRdate date="2023-09-01" name="jolux:dateEntryInForce"/><FRBRdate date="2023-09-01" name="jolux:dateApplicability"/><FRBRauthor href="#ch.bk" as="#publisher"/><FRBRauthor href="#ch.bk" as="#rightsHolder"/><FRBRformat value="xml" fedlex:generator="2024-q4-rel-1.6.5"/></FRBRManifestation></identification><references source="#ch.bk"><TLCOrganization eId="ch.bk" href="https://fedlex.data.admin.ch/vocabulary/legal-institution/2" showAs="Chancellerie fédérale"/><TLCRole eId="publisher" href="http://data.legilux.public.lu/resource/ontology/jolux#publisher" showAs="Editeur"/><TLCRole eId="rightsHolder" href="http://data.legilux.public.lu/resource/ontology/jolux#rightsHolder" showAs="Détenteur des droits"/><TLCReference name="language" href="http://publications.europa.eu/resource/authority/language/FRA" showAs="fr"/><TLCReference name="format" href="https://fedlex.data.admin.ch/vocabulary/user-format/xml" showAs="xml"/></references></meta><preface><p><docNumber>172.220.113.42 </docNumber></p><p><docTitle>Ordonnance du Conseil des EPF<br/>concernant la protection des données personnelles <br/>du personnel du domaine des EPF</docTitle></p><p>(Ordonnance sur la protection des données personnelles dans le domaine des EPF, OPD-EPF)</p><p>du 8 décembre 2022 (État le 1<sup>er</sup> septembre 2023)</p><p>approuvée par le Conseil fédéral le 22 février 2023</p></preface><preamble><p>Le Conseil des EPF, </p><p>vu les art. 27, al. 5 et 6, et 37, al. 3 et 3<sup>bis</sup>, de la loi du 24 mars 2000 sur le personnel de la Confédération (LPers)<authorialNote><p> <ref href="https://fedlex.data.admin.ch/eli/cc/2001/123" xmlns:data="urn:com:c-moria:legi4ch:xslt:data" xmlns:tmp="urn:com:c-moria:legi4ch:xslt:temp">RS <b>172.220.1</b></ref></p></authorialNote>,<br/>vu l’art. 36<i>a</i>, al. 4, de la loi du 4 octobre 1991 sur les EPF<authorialNote><p>  <ref href="https://fedlex.data.admin.ch/eli/cc/1993/210_210_210" xmlns:data="urn:com:c-moria:legi4ch:xslt:data" xmlns:tmp="urn:com:c-moria:legi4ch:xslt:temp">RS <b>414.110</b></ref></p></authorialNote>,</p><p>arrête:</p></preamble><body><chapter eId="chap_1"><num>Chapitre 1</num><heading>Dispositions générales</heading><section eId="chap_1/sec_1"><num>Section 1</num><heading>Champ d’application et droits à l’information du personnel</heading><article eId="art_1"><num><b>Art. 1</b></num><heading>Objet et champ d’application</heading><paragraph eId="art_1/para_1"><num>1</num><content><blockList><listIntroduction eId="art_1/para_1/listintro"> La présente ordonnance règle le traitement des données personnelles pour les catégories de personnel suivantes:</listIntroduction><item eId="art_1/para_1/lbl_a"><num>a. </num><p>les collaborateurs du domaine des EPF visés à l’art. 1, al. 1, de l’ordonnance du 15 mars 2001 sur le personnel du domaine des EPF (OPers-EPF)<authorialNote><p>  <ref href="https://fedlex.data.admin.ch/eli/cc/2001/279" xmlns:data="urn:com:c-moria:legi4ch:xslt:data" xmlns:tmp="urn:com:c-moria:legi4ch:xslt:temp">RS <b>172.220.113</b></ref></p></authorialNote>;</p></item><item eId="art_1/para_1/lbl_b"><num>b. </num><p>les professeurs visés à l’art. 1 de l’ordonnance du 18 septembre 2003 sur le corps professoral des EPF<authorialNote><p>  <ref href="https://fedlex.data.admin.ch/eli/cc/2003/747" xmlns:data="urn:com:c-moria:legi4ch:xslt:data" xmlns:tmp="urn:com:c-moria:legi4ch:xslt:temp">RS <b>172.220.113.40</b></ref></p></authorialNote>; </p></item><item eId="art_1/para_1/lbl_c"><num>c. </num><p>les collaborateurs du domaine des EPF et les professeurs au bénéfice d’un contrat de droit privé;</p></item><item eId="art_1/para_1/lbl_d"><num>d. </num><p>les candidats à un poste dans le domaine des EPF relevant des catégories de personnel visées aux let. a à c;</p></item><item eId="art_1/para_1/lbl_e"><num>e. </num><p>les anciens collaborateurs du domaine des EPF qui relèvent des catégories de personnel visées aux let. a à c.</p></item></blockList></content></paragraph><paragraph eId="art_1/para_2"><num>2</num><content><p> Le chapitre 4 de la présente ordonnance s’applique en outre aux personnes liées aux institutions du domaine des EPF par un mandat ou un contrat de location de services.</p></content></paragraph></article><article eId="art_2"><num><b>Art. 2</b></num><heading>Information du personnel </heading><paragraph eId="art_2/para"><content><p>Le personnel ou les instances qui le représentent sont informés avant l’introduction ou la modification d’un système d’information ou d’une banque de données dans la mesure où la situation juridique ou l’activité du personnel est affectée de manière déterminante.</p></content></paragraph></article><article eId="art_3"><num><b>Art. 3</b></num><heading>Personne de contact pour les questions liées à la protection des données</heading><paragraph eId="art_3/para"><content><p>Les conseillers à la protection des données des deux EPF, des établissements de recherche et du Conseil des EPF sont à la disposition du personnel en tant que personnes de contact pour toute question liée à la protection des données.</p></content></paragraph></article></section><section eId="chap_1/sec_2"><num>Section 2</num><heading>Responsabilités et compétences</heading><article eId="art_4"><num><b>Art. 4</b></num><heading>Responsabilités</heading><paragraph eId="art_4/para_1"><num>1</num><content><p> Les directions des deux EPF, les directions des établissements de recherche et la présidence du Conseil des EPF sont responsables des systèmes d’information qu’elles utilisent. </p></content></paragraph><paragraph eId="art_4/para_2"><num>2</num><content><p> Les services du personnel et les autres services habilités à traiter des données personnelles sont responsables de ce traitement dans leur domaine de compétence.</p></content></paragraph><paragraph eId="art_4/para_3"><num>3</num><content><p> Les deux EPF, les établissements de recherche et le Conseil des EPF établissent les règlements de traitement pour leurs systèmes d’information conformément à l’art. 6 de l’ordonnance du 31 août 2022 sur la protection des données (OPDo)<authorialNote><p>  <ref href="https://fedlex.data.admin.ch/eli/cc/2022/568" xmlns:data="urn:com:c-moria:legi4ch:xslt:data" xmlns:tmp="urn:com:c-moria:legi4ch:xslt:temp">RS <b>235.11</b></ref></p></authorialNote> (règlements de traitement).</p></content></paragraph></article><article eId="art_5"><num><b>Art. 5</b></num><heading>Compétences</heading><paragraph eId="art_5/para_1"><num>1</num><content><blockList><listIntroduction eId="art_5/para_1/listintro"> Le service du personnel compétent et les instances des deux EPF chargées du recrutement et de l’encadrement des professeurs (sections des affaires professorales) traitent les données nécessaires à l’exécution de leurs tâches. Ils traitent en particulier: </listIntroduction><item eId="art_5/para_1/lbl_a"><num>a. </num><p>les informations contenues dans les documents de candidature, les contrats de travail, les descriptions de poste et les formulaires d’évaluation du personnel;</p></item><item eId="art_5/para_1/lbl_b"><num>b. </num><p>les décisions prises sur la base des évaluations du personnel; </p></item><item eId="art_5/para_1/lbl_c"><num>c. </num><p>les absences;</p></item><item eId="art_5/para_1/lbl_d"><num>d. </num><p>les certificats médicaux;</p></item><item eId="art_5/para_1/lbl_e"><num>e. </num><p>les résultats de tests de personnalité et d’évaluations du potentiel; </p></item><item eId="art_5/para_1/lbl_f"><num>f. </num><p>les extraits de registres publics; </p></item><item eId="art_5/para_1/lbl_g"><num>g. </num><p>les données concernant des mesures administratives, pénales ou sociales.</p></item></blockList></content></paragraph><paragraph eId="art_5/para_2"><num>2</num><content><p> Les responsables hiérarchiques ou les personnes auxquelles ils font appel traitent les données nécessaires au recrutement et à l’exécution de leurs tâches de conduite, en particulier les dossiers de candidature, les formulaires de convention d’objectifs et d’évaluation des prestations ainsi que les données portant sur les adaptations salariales motivées par les prestations individuelles. </p></content></paragraph><paragraph eId="art_5/para_3"><num>3</num><content><blockList><listIntroduction eId="art_5/para_3/listintro"> L’accès aux données est octroyé comme suit: </listIntroduction><item eId="art_5/para_3/lbl_a"><num>a. </num><p>pour les systèmes d’information, par le membre de la direction chargé des systèmes informatiques dans l’EPF ou dans l’établissement de recherche concerné;</p></item><item eId="art_5/para_3/lbl_b"><num>b. </num><p>pour les systèmes d’information du Conseil des EPF, par le directeur administratif de l’état-major. </p></item></blockList></content></paragraph><paragraph eId="art_5/para_4"><num>4</num><content><p> Les services du personnel et les sections des affaires professorales peuvent octroyer un accès limité aux personnes qui ont besoin d’accéder à des données spécifiques dans le cadre de leurs tâches.</p></content></paragraph></article></section><section eId="chap_1/sec_3"><num>Section 3</num><heading>Protection et sécurité des données</heading><article eId="art_6"><num><b>Art. 6</b></num><heading>Sécurité des données</heading><paragraph eId="art_6/para_1"><num>1</num><content><p> Les deux EPF, les établissements de recherche et le Conseil des EPF veillent au respect des dispositions de la loi fédérale du 25 septembre 2020 sur la protection des données (LPD)<authorialNote><p>  <ref href="https://fedlex.data.admin.ch/eli/cc/2022/491" xmlns:data="urn:com:c-moria:legi4ch:xslt:data" xmlns:tmp="urn:com:c-moria:legi4ch:xslt:temp">RS <b>235.1</b></ref></p></authorialNote> et de l’OPDo<authorialNote><p>  <ref href="https://fedlex.data.admin.ch/eli/cc/2022/568" xmlns:data="urn:com:c-moria:legi4ch:xslt:data" xmlns:tmp="urn:com:c-moria:legi4ch:xslt:temp">RS <b>235.11</b></ref></p></authorialNote>. Ils s’assurent que les personnes et les services chargés du traitement des données prennent les mesures et dispositions techniques et organisationnelles appropriées pour garantir la sécurité des données personnelles.</p></content></paragraph><paragraph eId="art_6/para_2"><num>2</num><content><p> Les données sur support papier sont conservées sous clé.</p></content></paragraph><paragraph eId="art_6/para_3"><num>3</num><content><p> La sécurité des données relative aux systèmes d’information est régie par l’OPDo, en particulier les art. 1 à 4 et 6.</p></content></paragraph><paragraph eId="art_6/para_4"><num>4</num><content><p> Les deux EPF, les établissements de recherche et le Conseil des EPF spécifient les mesures techniques et organisationnelles relatives à la sécurité des données personnelles dans leurs règlements de traitement.</p></content></paragraph></article><article eId="art_7"><num><b>Art. 7</b></num><heading>Déclaration des activités de traitement</heading><paragraph eId="art_7/para_1"><num>1</num><content><p> Les deux EPF, les établissements de recherche et le Conseil des EPF déclarent tous leurs registres des activités de traitement au Préposé à la protection des données et à la transparence au moment de l’approbation du projet ou de la décision de le développer (art. 12 LPD<authorialNote><p>  <ref href="https://fedlex.data.admin.ch/eli/cc/2022/491" xmlns:data="urn:com:c-moria:legi4ch:xslt:data" xmlns:tmp="urn:com:c-moria:legi4ch:xslt:temp">RS <b>235.1</b></ref></p></authorialNote>). </p></content></paragraph><paragraph eId="art_7/para_2"><num>2</num><content><p> Le traitement automatisé des données personnelles (systèmes d’information) doit être annoncé dès le stade de projet (art. 31 OPDo<authorialNote><p>  <ref href="https://fedlex.data.admin.ch/eli/cc/2022/568" xmlns:data="urn:com:c-moria:legi4ch:xslt:data" xmlns:tmp="urn:com:c-moria:legi4ch:xslt:temp">RS <b>235.11</b></ref></p></authorialNote>).</p></content></paragraph></article><article eId="art_8"><num><b>Art. 8</b></num><heading>Droit d’accès, de rectification et d’effacement </heading><paragraph eId="art_8/para_1"><num>1</num><content><p> Les personnes concernées peuvent exercer leur droit d’accès, de rectification et d’effacement auprès du service du personnel ou de la section des affaires professorales compétents ou encore auprès du médecin-conseil (art. 48). L’art. 23 demeure réservé.</p></content></paragraph><paragraph eId="art_8/para_2"><num>2</num><content><p> Les données incorrectes sont rectifiées d’office.</p></content></paragraph></article><article eId="art_9"><num><b>Art. 9</b></num><heading>Journalisation</heading><paragraph eId="art_9/para_1"><num>1</num><content><p> Les accès aux systèmes d’information et les modifications qui y sont apportées sont systématiquement journalisés.</p></content></paragraph><paragraph eId="art_9/para_2"><num>2</num><content><p> Les procès-verbaux de journalisation sont conservés durant au moins un an, séparément du système dans lequel les données personnelles sont traitées.</p></content></paragraph><paragraph eId="art_9/para_3"><num>3</num><content><p> Les procès-verbaux de journalisation peuvent être analysés par le service compétent de l’EPF, de l’établissement de recherche ou du Conseil des EPF afin de vérifier le respect des prescriptions sur la protection des données.</p></content></paragraph></article></section><section eId="chap_1/sec_4"><num>Section 4</num><heading>Délais de conservation, archivage et destruction</heading><article eId="art_10"><num><b>Art. 10</b></num><paragraph eId="art_10/para_1"><num>1</num><content><blockList><listIntroduction eId="art_10/para_1/listintro"> Les délais suivants s’appliquent à la conservation des données:</listIntroduction><item eId="art_10/para_1/lbl_a"><num>a. </num><p>pour les données portant sur des mesures sociales, administratives ou pénales, ainsi que des mesures relatives aux poursuites, cinq ans après la fin de la mesure;</p></item><item eId="art_10/para_1/lbl_b"><num>b. </num><p>pour l’évaluation des prestations ainsi que pour les résultats de tests de personnalité et d’évaluation du potentiel, cinq ans après l’évaluation ou le test;</p></item><item eId="art_10/para_1/lbl_c"><num>c. </num><p>pour toutes les autres données contenues dans le dossier du personnel et dans le système d’information sur le personnel, dix ans après la fin des rapports de travail ou après le décès d’un collaborateur.</p></item></blockList></content></paragraph><paragraph eId="art_10/para_2"><num>2</num><content><p> Après expiration du délai de conservation, les données ayant une valeur archivistique au sens de la loi fédérale du 26 juin 1998 sur l’archivage<authorialNote><p>  <ref href="https://fedlex.data.admin.ch/eli/cc/1999/354" xmlns:data="urn:com:c-moria:legi4ch:xslt:data" xmlns:tmp="urn:com:c-moria:legi4ch:xslt:temp">RS <b>152.1</b></ref></p></authorialNote> et de l’ordonnance du 8 septembre 1999 sur l’archivage<authorialNote><p>  <ref href="https://fedlex.data.admin.ch/eli/cc/1999/371" xmlns:data="urn:com:c-moria:legi4ch:xslt:data" xmlns:tmp="urn:com:c-moria:legi4ch:xslt:temp">RS <b>152.11</b></ref></p></authorialNote> sont proposées au service d’archivage compétent, les autres données sont détruites sous réserve de l’art. 38, al. 2, LPD<authorialNote><p>  <ref href="https://fedlex.data.admin.ch/eli/cc/2022/491" xmlns:data="urn:com:c-moria:legi4ch:xslt:data" xmlns:tmp="urn:com:c-moria:legi4ch:xslt:temp">RS <b>235.1</b></ref></p></authorialNote>.</p></content></paragraph><paragraph eId="art_10/para_3"><num>3</num><content><p> Les dossiers de candidature soumis sur papier, à l’exception de la lettre de candidature, sont retournés aux candidats non retenus dans les trois mois suivant l’attribution du poste. Les autres données sont détruites dans un délai de trois mois. Les accords spéciaux conclus avec les candidats sont réservés. Les données peuvent être conservées plus longtemps si elles sont nécessaires au traitement de recours selon l’art. 13, al. 2, de la loi du 24 mars 1995 sur l’égalité<authorialNote><p>  <ref href="https://fedlex.data.admin.ch/eli/cc/1996/1498_1498_1498" xmlns:data="urn:com:c-moria:legi4ch:xslt:data" xmlns:tmp="urn:com:c-moria:legi4ch:xslt:temp">RS <b>151.1</b></ref></p></authorialNote>.</p></content></paragraph><paragraph eId="art_10/para_4"><num>4</num><content><p> Les dossiers et les données en lien avec les candidatures à une chaire professorale et toutes les données recueillies durant l’activité en tant que professeur ou que professeur titulaire sont conservés et proposés au service d’archivage de l’EPF compétente après le décès de la personne concernée.</p></content></paragraph></article></section><section eId="chap_1/sec_5"><num>Section 5</num><heading>Communication de données</heading><article eId="art_11"><num><b>Art. 11</b></num><heading>Publication interne de données personnelles</heading><paragraph eId="art_11/para"><content><p>La publication de données relevant de la sphère privée des collaborateurs sur l’intranet, dans un organe de publication interne ou sur un tableau d’affichage n’est autorisée qu’avec le consentement écrit de la personne concernée. Le consentement peut être donné par courrier électronique.</p></content></paragraph></article><article eId="art_12"><num><b>Art. 12</b></num><heading>Répertoires d’adresses</heading><paragraph eId="art_12/para"><content><p>Les deux EPF, les établissements de recherche et le Conseil des EPF peuvent publier la fonction et les données de contact professionnelles de leur personnel dans des répertoires d’adresses accessibles au public, sur papier ou sous forme électronique. La publication de photos n’est autorisée qu’avec le consentement écrit de la personne concernée. Le consentement peut être donné par courrier électronique.</p></content></paragraph></article><article eId="art_13"><num><b>Art. 13</b></num><heading>Communication de données à des tiers</heading><paragraph eId="art_13/para_1"><num>1</num><content><p> Des données personnelles ne peuvent être communiquées à des tiers qui en font la demande, en particulier à de nouveaux employeurs, à des instituts bancaires, à des instituts de crédit ou à des bailleurs, qu’avec le consentement écrit de la personne concernée ou si une base légale le prévoit. La personne qui communique les données s’assure au préalable qu’un consentement conforme a été donné ou qu’il existe une base légale.</p></content></paragraph><paragraph eId="art_13/para_2"><num>2</num><content><p> Le consentement de la personne concernée est considéré comme donné si cette personne cite un autre collaborateur comme référence pour fournir des informations.</p></content></paragraph><paragraph eId="art_13/para_3"><num>3</num><content><p> La communication de données se limite aux informations nécessaires au but de la demande.</p></content></paragraph><paragraph eId="art_13/para_4"><num>4</num><content><p> Les dispositions du présent article s’appliquent aussi aux collaborateurs qui changent de poste à l’intérieur du domaine des EPF. </p></content></paragraph><paragraph eId="art_13/para_5"><num>5</num><content><p> L’art. 37 demeure réservé.</p></content></paragraph></article><article eId="art_14"><num><b>Art. 14</b></num><heading>Communication de données en vue d’utiliser des services informatiques sur des réseaux externes (services en nuage)</heading><paragraph eId="art_14/para"><content><p>Les deux EPF, les établissements de recherche et le Conseil des EPF peuvent communiquer aux fournisseurs de services informatiques qui proposent leurs services sur des réseaux externes les données nécessaires pour utiliser ces services, à savoir le nom et l’adresse électronique professionnelle.</p></content></paragraph></article><article eId="art_15"><num><b>Art. 15</b></num><heading>Procédure de nomination et d’évaluation des membres du corps professoral</heading><paragraph eId="art_15/para"><content><p>Les documents réunis dans le cadre de la procédure de nomination et d’évaluation des membres du corps professoral, en particulier les évaluations par des pairs et les lettres de référence, sont confidentiels. </p></content></paragraph></article></section></chapter><chapter eId="chap_2"><num>Chapitre 2</num><heading>Dossier de candidature</heading><section eId="chap_2/sec_1"><num>Section 1 </num><heading>Dispositions générales</heading><article eId="art_16"><num><b>Art. 16</b></num><heading>Forme de la candidature</heading><paragraph eId="art_16/para_1"><num>1</num><content><p> Les deux EPF, les établissements de recherche et le Conseil des EPF déterminent sous quelle forme les dossiers de candidature peuvent leur être remis.</p></content></paragraph><paragraph eId="art_16/para_2"><num>2</num><content><p> Ils peuvent numériser les dossiers de candidature transmis sur papier.</p></content></paragraph><paragraph eId="art_16/para_3"><num>3</num><content><p> Au sens de la présente ordonnance, font également partie du dossier de candidature tous les documents concernant la procédure de nomination et d’évaluation ainsi que la nomination des membres du corps professoral.</p></content></paragraph><paragraph eId="art_16/para_4"><num>4</num><content><p> Les deux EPF, les établissements de recherche et le Conseil des EPF peuvent remplacer un entretien de candidature en présentiel par l’enregistrement d’entretiens menés en vidéoconférence ou d’entretiens vidéo en différé. Ces enregistrements font partie du dossier de candidature et sont détruits à l’issue de la procédure de candidature.</p></content></paragraph></article><article eId="art_17"><num><b>Art. 17</b></num><heading>Contenu</heading><paragraph eId="art_17/para_1"><num>1</num><content><p> Le dossier de candidature peut contenir des données sensibles, en particulier dans le curriculum vitae.</p></content></paragraph><paragraph eId="art_17/para_2"><num>2</num><content><p> Il peut contenir notamment les données énumérées à l’annexe 1.</p></content></paragraph></article><article eId="art_18"><num><b>Art. 18</b></num><heading>Traitement des données</heading><paragraph eId="art_18/para_1"><num>1</num><content><p> Les services du personnel, les sections des affaires professorales et les personnes responsables de la sélection des candidats traitent les données des dossiers de candidature pour autant que l’exécution de leurs tâches l’exige.</p></content></paragraph><paragraph eId="art_18/para_2"><num>2</num><content><p> À l’issue de la procédure de candidature, les données des personnes engagées sont saisies dans le dossier du personnel (art. 25 à 32) et dans le système d’information pour la gestion des données du personnel (art. 33 à 37).</p></content></paragraph><paragraph eId="art_18/para_3"><num>3</num><content><p> Les données des candidats qui n’ont pas été retenus sont traitées conformément à l’art. 10, al. 3 et 4.</p></content></paragraph></article><article eId="art_19"><num><b>Art. 19</b></num><heading>Tests de personnalité, références</heading><paragraph eId="art_19/para_1"><num>1</num><content><blockList><listIntroduction eId="art_19/para_1/listintro"> L’accord exprès des candidats est requis pour les clarifications suivantes:</listIntroduction><item eId="art_19/para_1/lbl_a"><num>a. </num><p>la réalisation de tests de personnalité, y c. les expertises graphologiques;</p></item><item eId="art_19/para_1/lbl_b"><num>b. </num><p>la recherche de références.</p></item></blockList></content></paragraph><paragraph eId="art_19/para_2"><num>2</num><content><blockList><listIntroduction eId="art_19/para_2/listintro"> Les candidats doivent être informés avant l’exécution de tests de personnalité:</listIntroduction><item eId="art_19/para_2/lbl_a"><num>a. </num><p>du but du test;</p></item><item eId="art_19/para_2/lbl_b"><num>b. </num><p>de l’usage qui sera fait des résultats du test;</p></item><item eId="art_19/para_2/lbl_c"><num>c. </num><p>du cercle des personnes qui seront informées des résultats du test.</p></item></blockList></content></paragraph></article></section><section eId="chap_2/sec_2"><num>Section 2</num><heading>Systèmes d’information pour les candidatures </heading><article eId="art_20"><num><b>Art. 20</b></num><heading>But</heading><paragraph eId="art_20/para"><content><p>Les deux EPF, les établissements de recherche et le Conseil des EPF gèrent chacun un système d’information pour les candidatures, qui sert à mettre au concours les postes et à simplifier la procédure de candidature.</p></content></paragraph></article><article eId="art_21"><num><b>Art. 21</b></num><heading>Structure</heading><paragraph eId="art_21/para_1"><num>1</num><content><p> Les systèmes d’information comprennent un module de mise au concours des postes et un module de gestion des candidatures. </p></content></paragraph><paragraph eId="art_21/para_2"><num>2</num><content><p> Le module de mise au concours sert à créer et à publier les offres d’emploi.</p></content></paragraph><paragraph eId="art_21/para_3"><num>3</num><content><p> Le module de gestion des candidatures sert à enregistrer les postes à mettre au concours et les informations qui s’y rapportent, et à traiter les données des candidats.</p></content></paragraph></article><article eId="art_22"><num><b>Art. 22</b></num><heading>Accès aux données</heading><paragraph eId="art_22/para_1"><num>1</num><content><p> Sur demande, les services responsables en vertu de l’art. 5, al. 3, octroient des droits d’accès permanents à leurs services du personnel respectifs et aux sections des affaires professorales.</p></content></paragraph><paragraph eId="art_22/para_2"><num>2</num><content><p> Les services du personnel et les sections des affaires professorales peuvent octroyer, dans chaque cas d’espèce, des droits d’accès à d’autres personnes responsables de la sélection des candidats pour autant et aussi longtemps que l’exécution de leurs tâches l’exige.</p></content></paragraph></article><article eId="art_23"><num><b>Art. 23</b></num><heading>Droit d’accès, de rectification et d’effacement</heading><paragraph eId="art_23/para"><content><p>En cas de candidature électronique, les candidats peuvent exercer eux-mêmes leur droit d’accès, de rectification et d’effacement, à condition qu’ils disposent des droits d’accès correspondants. </p></content></paragraph></article><article eId="art_24"><num><b>Art. 24</b></num><heading>Utilisation de systèmes informatiques externes pour les candidatures (plateformes)</heading><paragraph eId="art_24/para"><content><p>Les deux EPF, les établissements de recherche et le Conseil des EPF peuvent recourir aux systèmes informatiques de fournisseurs externes pour la mise au concours de postes et pour les candidatures. Ils s’assurent que les dispositions applicables à la sous-traitance sont respectées.</p></content></paragraph></article></section></chapter><chapter eId="chap_3"><num>Chapitre 3</num><heading>Dossier du personnel</heading><section eId="chap_3/sec_1"><num>Section 1 </num><heading>Dispositions générales</heading><article eId="art_25"><num><b>Art. 25</b></num><heading>Contenu</heading><paragraph eId="art_25/para_1"><num>1</num><content><blockList><listIntroduction eId="art_25/para_1/listintro"> Le dossier du personnel peut contenir les données personnelles suivantes, y compris des données sensibles:</listIntroduction><item eId="art_25/para_1/lbl_a"><num>a. </num><p>des données relatives à la personne, à sa nationalité, à sa famille et à ses proches;</p></item><item eId="art_25/para_1/lbl_b"><num>b. </num><p>des informations tirées du dossier de candidature et des données recueillies dans le cadre de la procédure de candidature, y compris les résultats d’un test de personnalité au sens de l’art. 19;</p></item><item eId="art_25/para_1/lbl_c"><num>c. </num><p>des données relatives à la santé en lien avec les rapports de travail, notamment certificats médicaux, absences consécutives à une maladie ou à un accident, rapports du médecin-conseil, évaluations de l’aptitude au travail et données de la gestion des cas;</p></item><item eId="art_25/para_1/lbl_d"><num>d. </num><p>des données relatives aux prestations, aux compétences et au potentiel;</p></item><item eId="art_25/para_1/lbl_e"><num>e. </num><p>des certificats de travail;</p></item><item eId="art_25/para_1/lbl_f"><num>f. </num><p>des décisions passées en force des autorités, des autorités judiciaires et des autorités de recours, notamment saisies de salaire, décisions du service chargé des contrôles de sécurité relatifs aux personnes, extraits de jugements en vue de déterminer les ayants droit aux allocations familiales, actes concernant des litiges liés aux rapports de travail et actes concernant des enquêtes disciplinaires;</p></item><item eId="art_25/para_1/lbl_g"><num>g. </num><p>des déclarations aux caisses de compensation de l’assurance-vieillesse et survivants (AVS), de l’assurance-invalidité (AI), de l’assurance pour les allocations pour perte de gain (APG) et de l’assurance-chômage (AC), aux caisses de compensation pour allocations familiales, à la Caisse nationale suisse en cas d’accidents (CNA) ou à une autre assurance-accidents, à la Caisse fédérale de pension (PUBLICA) et à l’assurance militaire (assurances sociales), ainsi que des informations ou décisions de ces assurances et éventuellement d’autres assurances étrangères.</p></item></blockList></content></paragraph><paragraph eId="art_25/para_2"><num>2</num><content><p> Le dossier du personnel peut notamment contenir les données visées à l’annexe 2, sous forme électronique ou sur support papier.</p></content></paragraph></article><article eId="art_26"><num><b>Art. 26</b></num><heading>Traitement des données</heading><paragraph eId="art_26/para"><content><p>Les services du personnel, les sections des affaires professorales, les spécialistes internes impliqués, les tiers mandatés, les responsables hiérarchiques et les services juridiques traitent les données des dossiers du personnel pour autant que l’exécution de leurs tâches l’exige.</p></content></paragraph></article><article eId="art_27"><num><b>Art. 27</b></num><heading>Transmission du dossier en cas de transfert au sein du domaine des EPF</heading><paragraph eId="art_27/para_1"><num>1</num><content><p> En cas de transfert dans une autre EPF, dans un autre établissement de recherche ou au sein de l’état-major du conseil des EPF, le dossier du personnel n’est pas transmis au nouvel employeur. Toute dérogation doit être convenue avec l’employé concerné.</p></content></paragraph><paragraph eId="art_27/para_2"><num>2</num><content><p> <span>En accord avec l’employé concerné, le nouvel employeur peut demander à l’institution précédente de fournir les documents que l’employé lui a déjà remis.</span></p></content></paragraph></article><article eId="art_28"><num><b>Art. 28</b></num><heading>Conservation, archivage et destruction</heading><paragraph eId="art_28/para"><content><p>La conservation, l’archivage et la destruction des données du dossier du personnel sont réglés à l’art. 10 de la présente ordonnance.</p></content></paragraph></article></section><section eId="chap_3/sec_2"><num>Section 2</num><heading>Système d’information pour les dossiers du personnel</heading><article eId="art_29"><num><b>Art. 29</b></num><heading>But</heading><paragraph eId="art_29/para"><content><p>Les deux EPF, les établissements de recherche et l’état-major du Conseil des EPF gèrent chacun un système d’information pour les dossiers du personnel, qui sert à la gestion, à l’exploitation et au classement électroniques des données personnelles des collaborateurs.</p></content></paragraph></article><article eId="art_30"><num><b>Art. 30</b></num><heading>Données du système d’information pour la gestion des données du personnel</heading><paragraph eId="art_30/para"><content><p>Les données non sensibles peuvent être reprises des différents systèmes d’information pour la gestion des données du personnel (IGDP).</p></content></paragraph></article><article eId="art_31"><num><b>Art. 31</b></num><heading>Accès aux données</heading><paragraph eId="art_31/para_1"><num>1</num><content><p> Les services du personnel et les sections des affaires professorales ont accès aux données du système d’information pour les dossiers du personnel de leur institution pour autant que l’exécution de leurs tâches l’exige. </p></content></paragraph><paragraph eId="art_31/para_2"><num>2</num><content><p> Ils peuvent octroyer un droit d’accès aux responsables hiérarchiques, à leurs services juridiques et aux spécialistes internes.</p></content></paragraph></article><article eId="art_32"><num><b>Art. 32</b></num><heading>Droit d’accès</heading><paragraph eId="art_32/para"><content><p>Les services du personnel peuvent conférer un accès temporaire à leurs données aux collaborateurs qui demandent à consulter leur dossier. </p></content></paragraph></article></section></chapter><chapter eId="chap_4"><num>Chapitre 4</num><heading>Système d’information pour la gestion des données du personnel</heading><article eId="art_33"><num><b>Art. 33</b></num><heading>But</heading><paragraph eId="art_33/para"><content><blockList><listIntroduction eId="art_33/para/listintro">Les deux EPF, les établissements de recherche et le Conseil des EPF gèrent chacun un IGDP, qui sert à l’exécution des tâches suivantes:</listIntroduction><item eId="art_33/para/lbl_a"><num>a. </num><p>gestion centralisée et administration des données personnelles concernant les collaborateurs;</p></item><item eId="art_33/para/lbl_b"><num>b. </num><p>traitement des données relatives aux salaires et réalisation d’évaluations, de simulations budgétaires et de planifications des frais de personnel;</p></item><item eId="art_33/para/lbl_c"><num>c. </num><p>gestion des données utiles à la formation et à la relève des cadres ainsi qu’au développement des capacités de gestion.</p></item></blockList></content></paragraph></article><article eId="art_34"><num><b>Art. 34</b></num><heading>Contenu</heading><paragraph eId="art_34/para_1"><num>1</num><content><blockList><listIntroduction eId="art_34/para_1/listintro"> L’IGDP peut contenir les données personnelles suivantes, y compris des données sensibles:</listIntroduction><item eId="art_34/para_1/lbl_a"><num>a. </num><p>des données relatives à la personne, à sa famille et à ses proches, notamment informations personnelles, adhésion à des organisations syndicales pour l’encaissement des cotisations, activités accessoires et charges publiques soumises à autorisation;</p></item><item eId="art_34/para_1/lbl_b"><num>b. </num><p>des données relatives à la santé en lien avec les rapports de travail, notamment absences consécutives à une maladie ou à un accident;</p></item><item eId="art_34/para_1/lbl_c"><num>c. </num><p>des données relatives aux prestations, aux compétences et au potentiel, notamment échelon d’évaluation, compétences linguistiques et progrès de formation;</p></item><item eId="art_34/para_1/lbl_d"><num>d. </num><p>des données relatives aux actes de procédure et aux décisions des autorités, notamment saisies de salaire, allocations familiales, créances de salaire et indemnités de départ;</p></item><item eId="art_34/para_1/lbl_e"><num>e. </num><p>des données relatives aux décisions des assurances sociales, notamment décomptes et informations concernant une réduction de la capacité de gain.</p></item></blockList></content></paragraph><paragraph eId="art_34/para_2"><num>2</num><content><p> Les deux EPF, les établissements de recherche et le Conseil des EPF énumèrent les données que contient leur IGDP dans le règlement de traitement.</p></content></paragraph></article><article eId="art_35"><num><b>Art. 35</b></num><heading>Structure</heading><paragraph eId="art_35/para"><content><blockList><listIntroduction eId="art_35/para/listintro">L’IGDP peut comprendre les modules suivants:</listIntroduction><item eId="art_35/para/lbl_a"><num>a. </num><p>gestion de l’organisation, servant à représenter la structure organisationnelle et fonctionnelle du personnel;</p></item><item eId="art_35/para/lbl_b"><num>b. </num><p>administration des données du personnel, pour la gestion des données personnelles des collaborateurs; </p></item><item eId="art_35/para/lbl_c"><num>c. </num><p>décompte du salaire, pour le décompte et le versement des salaires des collaborateurs; </p></item><item eId="art_35/para/lbl_d"><num>d. </num><p>gestion du temps, pour la gestion des données relatives au temps de travail; </p></item><item eId="art_35/para/lbl_e"><num>e. </num><p>gestion des coûts de personnel, pour la planification et le contrôle de gestion des coûts de personnel; </p></item><item eId="art_35/para/lbl_f"><num>f. </num><p>développement du personnel, pour le plan de carrière et la planification du développement du personnel, y compris pour la formation et l’encadrement des apprentis;</p></item><item eId="art_35/para/lbl_g"><num>g. </num><p>gestion des déplacements, pour la saisie et le décompte des déplacements, y compris les coûts de déplacement et les frais correspondants;</p></item><item eId="art_35/para/lbl_h"><num>h. </num><p>certificats de travail;</p></item><item eId="art_35/para/lbl_i"><num>i. </num><p>gestion des absences.</p></item></blockList></content></paragraph></article><article eId="art_36"><num><b>Art. 36</b></num><heading>Accès aux données et traitement des données</heading><paragraph eId="art_36/para_1"><num>1</num><content><p> Les services du personnel, les services financiers et les services d’assistance technique ont accès à l’IGDP et traitent les données pour autant que l’exécution de leurs tâches l’exige.</p></content></paragraph><paragraph eId="art_36/para_2"><num>2</num><content><p> Les collaborateurs peuvent traiter leurs propres données dans l’IGDP, notamment les informations personnelles, les données relatives au temps de travail, les frais et les coordonnées bancaires, pour autant qu’ils disposent d’un droit d’accès.</p></content></paragraph><paragraph eId="art_36/para_3"><num>3</num><content><p> Les responsables hiérarchiques peuvent consulter et approuver les données de leurs collaborateurs, notamment les données relatives au temps de travail, les frais et les compétences, pour autant qu’ils disposent d’un droit d’accès.</p></content></paragraph><paragraph eId="art_36/para_4"><num>4</num><content><p> Les réviseurs chargés de vérifier l’utilisation des ressources, notamment pour les projets de recherche financés par des fonds de tiers, peuvent obtenir un droit d’accès aux données qu’ils ont besoin de consulter pour l’exécution de leurs tâches.</p></content></paragraph><paragraph eId="art_36/para_5"><num>5</num><content><p> Le règlement de traitement pour le système d’information définit en détail les droits d’accès aux données et l’étendue du traitement des données effectué par les utilisateurs.</p></content></paragraph></article><article eId="art_37"><num><b>Art. 37</b></num><heading>Communication des données</heading><paragraph eId="art_37/para_1"><num>1</num><content><blockList><listIntroduction eId="art_37/para_1/listintro"> Les données contenues dans l’IGDP peuvent être communiquées à d’autres systèmes d’information:</listIntroduction><item eId="art_37/para_1/lbl_a"><num>a. </num><p>s’il existe pour l’autre système d’information une base légale pour la communication des données et une base légale formelle pour la communication de données sensibles;</p></item><item eId="art_37/para_1/lbl_b"><num>b. </num><p>si le système d’information a été annoncé au Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence;</p></item><item eId="art_37/para_1/lbl_c"><num>c. </num><p>s’il existe un règlement de traitement pour ce système d’information, et</p></item><item eId="art_37/para_1/lbl_d"><num>d. </num><p>s’il n’existe pas d’exigence de sécurité accrue pour les données des collaborateurs.</p></item></blockList></content></paragraph><paragraph eId="art_37/para_2"><num>2</num><content><p> Les services du personnel peuvent communiquer à PUBLICA des informations sur les données contenues dans l’IGDP nécessaires pour l’exécution de ses tâches.</p></content></paragraph></article></chapter><chapter eId="chap_5"><num>Chapitre 5</num><heading>Système d’information pour le contrôle de gestion du personnel</heading><article eId="art_38"><num><b>Art. 38</b></num><heading>But</heading><paragraph eId="art_38/para"><content><p>Les deux EPF, les établissements de recherche et le Conseil des EPF gèrent chacun un système d’information pour le contrôle de gestion du personnel.</p></content></paragraph></article><article eId="art_39"><num><b>Art. 39</b></num><heading>Contenu</heading><paragraph eId="art_39/para_1"><num>1</num><content><blockList><listIntroduction eId="art_39/para_1/listintro"> Le système d’information pour le contrôle de gestion du personnel contient les données personnelles sensibles suivantes:</listIntroduction><item eId="art_39/para_1/lbl_a"><num>a. </num><p>des données relatives à la santé en lien avec les rapports de travail, notamment absences consécutives à une maladie ou à un accident;</p></item><item eId="art_39/para_1/lbl_b"><num>b. </num><p>des données relatives aux prestations et aux compétences.</p></item></blockList></content></paragraph><paragraph eId="art_39/para_2"><num>2</num><content><p> Les données destinées au système d’information pour le contrôle de gestion du personnel sont reprises de l’IGDP. </p></content></paragraph><paragraph eId="art_39/para_3"><num>3</num><content><p> Les données que contient le système d’information pour le contrôle de gestion du personnel sont mentionnées dans le règlement de traitement.</p></content></paragraph></article><article eId="art_40"><num><b>Art. 40</b></num><heading>Structure</heading><paragraph eId="art_40/para"><content><blockList><listIntroduction eId="art_40/para/listintro">Le système d’information pour le contrôle de gestion du personnel comprend notamment les modules suivants:</listIntroduction><item eId="art_40/para/lbl_a"><num>a. </num><p>gestion de l’organisation;</p></item><item eId="art_40/para/lbl_b"><num>b. </num><p>administration des données du personnel;</p></item><item eId="art_40/para/lbl_c"><num>c. </num><p>décompte du salaire; </p></item><item eId="art_40/para/lbl_d"><num>d. </num><p>gestion du temps de travail; </p></item><item eId="art_40/para/lbl_e"><num>e. </num><p>gestion des coûts de personnel;</p></item><item eId="art_40/para/lbl_f"><num>f. </num><p>développement du personnel;</p></item><item eId="art_40/para/lbl_g"><num>g. </num><p>décompte des frais de déplacement.</p></item></blockList></content></paragraph></article><article eId="art_41"><num><b>Art. 41</b></num><heading>Accès aux données et traitement des données</heading><paragraph eId="art_41/para_1"><num>1</num><content><p> Les services du personnel, les services financiers et les services d’assistance technique ont accès au service d’information pour le contrôle de gestion du personnel et traitent les données pour autant que l’exécution de leurs tâches l’exige.</p></content></paragraph><paragraph eId="art_41/para_2"><num>2</num><content><p> L’étendue des droits de traitement est définie dans le règlement de traitement (art. 4, al. 2).</p></content></paragraph></article><article eId="art_42"><num><b>Art. 42</b></num><heading>Communication des données</heading><paragraph eId="art_42/para"><content><blockList><listIntroduction eId="art_42/para/listintro">Les données, y compris les données sensibles, contenues dans le système d’information pour le contrôle de gestion du personnel peuvent être communiquées à d’autres systèmes d’information:</listIntroduction><item eId="art_42/para/lbl_a"><num>a. </num><p>s’il existe pour l’autre système d’information une base légale pour la communication des données et une base légale formelle pour la communication de données sensibles;</p></item><item eId="art_42/para/lbl_b"><num>b. </num><p>si le système d’information a été annoncé au Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence;</p></item><item eId="art_42/para/lbl_c"><num>c. </num><p>s’il existe un règlement de traitement pour ce système d’information, et</p></item><item eId="art_42/para/lbl_d"><num>d. </num><p>s’il n’existe pas d’exigence de sécurité accrue pour les données des collaborateurs.</p></item></blockList></content></paragraph></article></chapter><chapter eId="chap_6"><num>Chapitre 6</num><heading>Système d’information pour la formation et le perfectionnement</heading><article eId="art_43"><num><b>Art. 43</b></num><heading>But</heading><paragraph eId="art_43/para_1"><num>1</num><content><blockList><listIntroduction eId="art_43/para_1/listintro"> Les deux EPF, les établissements de recherche et le Conseil des EPF gèrent chacun un système d’information pour la formation et la formation continue de leurs collaborateurs, qui sert à l’exécution des tâches suivantes: </listIntroduction><item eId="art_43/para_1/lbl_a"><num>a. </num><p>saisie et publication des projets de formation; </p></item><item eId="art_43/para_1/lbl_b"><num>b. </num><p>planification et mise en œuvre des formations; </p></item><item eId="art_43/para_1/lbl_c"><num>c. </num><p>pilotage des processus de formation; </p></item><item eId="art_43/para_1/lbl_d"><num>d. </num><p>vérification de la formation; </p></item><item eId="art_43/para_1/lbl_e"><num>e. </num><p>gestion des compétences; </p></item><item eId="art_43/para_1/lbl_f"><num>f. </num><p>archivage de matériel didactique électronique (documents, didacticiels, films et tests en ligne); </p></item><item eId="art_43/para_1/lbl_g"><num>g. </num><p>communication entre les formateurs et les participants aux cours; </p></item><item eId="art_43/para_1/lbl_h"><num>h. </num><p>réalisation d’enquêtes en ligne pour les évaluations.</p></item></blockList></content></paragraph><paragraph eId="art_43/para_2"><num>2</num><content><p> Les deux EPF et les établissements de recherche peuvent limiter ce système d’information aux formations et aux formations continues qui ne font pas partie de leurs activités d’enseignement et de recherche. </p></content></paragraph></article><article eId="art_44"><num><b>Art. 44</b></num><heading>Contenu</heading><paragraph eId="art_44/para"><content><p>Le système d’information pour la formation et le perfectionnement comprend en particulier des renseignements sur la personne et sur sa fonction, ainsi que sur son rôle dans les projets de formation, sur les cours suivis et sur les compétences acquises.</p></content></paragraph></article><article eId="art_45"><num><b>Art. 45</b></num><heading>Accès aux données et traitement des données</heading><paragraph eId="art_45/para"><content><p>Les participants aux cours, les responsables de la formation et de l’encadrement, les responsables de cours, les administrateurs des cours, les responsables de l’assistance technique et les formateurs ont accès au système d’information pour la formation et le perfectionnement et traitent les données pour autant que l’exécution de leurs tâches l’exige.</p></content></paragraph></article><article eId="art_46"><num><b>Art. 46</b></num><heading>Collecte de données</heading><paragraph eId="art_46/para"><content><p>Les services compétents collectent les données destinées au système d’information pour la formation et le perfectionnement auprès des participants aux cours et dans l’IGDP.</p></content></paragraph></article></chapter><chapter eId="chap_7"><num>Chapitre 7</num><heading>Système d’information pour le conseil en personnel et la gestion de cas </heading><article eId="art_47"><num><b>Art. 47</b></num><paragraph eId="art_47/para_1"><num>1</num><content><p> Les deux EPF, les établissements de recherche et le Conseil des EPF peuvent gérer chacun un système d’information pour le conseil en personnel et la gestion de cas. Ce système sert à la gestion, à l’exploitation et à l’archivage électroniques des données des collaborateurs qui font appel au conseil en personnel ou bénéficient de prestations de la gestion de cas. </p></content></paragraph><paragraph eId="art_47/para_2"><num>2</num><content><p> Le dossier de conseil en personnel ou de gestion de cas peut contenir des données sensibles, notamment sur la situation personnelle d’un collaborateur, qui peuvent avoir des répercussions sur les rapports de travail. </p></content></paragraph><paragraph eId="art_47/para_3"><num>3</num><content><p> Les deux EPF, les établissements de recherche et le Conseil des EPF peuvent enregistrer électroniquement les dossiers de cas pris en charge par des gestionnaires de cas externes et transmis sur papier ou sous forme électronique.</p></content></paragraph></article></chapter><chapter eId="chap_8"><num>Chapitre 8 </num><heading>Données relatives à la santé</heading><article eId="art_48"><num><b>Art. 48</b></num><paragraph eId="art_48/para_1"><num>1</num><content><p> Seules les conclusions issues des rapports et examens médicaux sont communiquées au service du personnel. Le contenu du dossier médical n’est mis à la disposition du service du personnel compétent ou de tiers que si la personne concernée a donné son consentement écrit. Si la personne concernée ne donne pas son consentement, le service juridique de l’EPF, de l’établissement de recherche ou du Conseil des EPF ou, à défaut, le conseiller à la protection des données peut, en vertu de l’art. 28, al. 3, LPers, autoriser la communication de données relatives à la santé. </p></content></paragraph><paragraph eId="art_48/para_2"><num>2</num><content><p> Les dossiers médicaux, notamment les résultats d’examens et les évaluations des médecins-conseils nécessaires pour déterminer l’aptitude du collaborateur lors du recrutement, pendant la durée des rapports de travail ou dans le cadre de l’obligation de maintien du salaire, sont conservés par le médecin-conseil mentionné à l’art. 47 OPers-EPF<authorialNote><p> <ref href="https://fedlex.data.admin.ch/eli/cc/2001/279" xmlns:data="urn:com:c-moria:legi4ch:xslt:data" xmlns:tmp="urn:com:c-moria:legi4ch:xslt:temp">RS <b>172.220.113</b></ref></p></authorialNote>.</p></content></paragraph></article></chapter><chapter eId="chap_9"><num>Chapitre 9 </num><heading>Dispositions finales</heading><article eId="art_49"><num><b>Art. 49</b></num><heading>Modification d’autres actes</heading><paragraph eId="art_49/para"><content><p>Les actes mentionnés ci-après sont modifiés comme suit: </p><p>…<authorialNote><p> Les mod. peuvent être consultées au <ref href="https://fedlex.data.admin.ch/eli/oc/2023/124" xmlns:data="urn:com:c-moria:legi4ch:xslt:data" xmlns:tmp="urn:com:c-moria:legi4ch:xslt:temp">RO <b>2023</b> 124</ref>.</p></authorialNote></p></content></paragraph></article><article eId="art_50"><num><b>Art. 50</b></num><heading>Entrée en vigueur</heading><paragraph eId="art_50/para"><content><p>La présente ordonnance entre en vigueur le 1<sup>er</sup> septembre 2023.</p></content></paragraph></article></chapter></body><components><component><doc name="annex"><meta><identification source="#ch.bk"><FRBRWork><FRBRthis value="https://fedlex.data.admin.ch/eli/cc/2023/124/20230901/main-text"/><FRBRuri value="https://fedlex.data.admin.ch/eli/cc/2023/124/20230901"/><FRBRdate date="2022-12-08" name="jolux:dateDocument"/><FRBRdate date="2023-09-01" name="jolux:dateEntryInForce"/><FRBRdate date="2023-09-01" name="jolux:dateApplicability"/><FRBRauthor href="#ch.bk" as="#publisher"/><FRBRauthor href="#ch.bk" as="#rightsHolder"/><FRBRcountry value="CH"/><FRBRnumber value=""/><FRBRname xml:lang="de" value="Verordnung des ETH-Rates vom 8. Dezember 2022 über den Schutz von Personendaten des Personals im ETH-Bereich (Personendatenschutzverordnung ETH-Bereich, PDV-ETH)" shortForm="PDV-ETH"/><FRBRname xml:lang="fr" value="Ordonnance du Conseil des EPF du 8 décembre 2022 concernant la protection des données personnelles du personnel du domaine des EPF (Ordonnance sur la protection des données personnelles dans le domaine des EPF, OPD-EPF)" shortForm="OPD-EPF"/><FRBRname xml:lang="it" value="Ordinanza del Consiglio dei PF dell’8 dicembre 2022 sulla protezione dei dati personali del personale nel settore dei PF (Ordinanza sulla protezione dei dati personali nel settore dei PF, OPDP-PF)" shortForm="OPDP-PF"/><FRBRauthoritative value="true"/></FRBRWork><FRBRExpression><FRBRthis value="https://fedlex.data.admin.ch/eli/cc/2023/124/20230901/fr/main-text"/><FRBRuri value="https://fedlex.data.admin.ch/eli/cc/2023/124/20230901/fr"/><FRBRdate date="2022-12-08" name="jolux:dateDocument"/><FRBRdate date="2023-09-01" name="jolux:dateEntryInForce"/><FRBRdate date="2023-09-01" name="jolux:dateApplicability"/><FRBRauthor href="#ch.bk" as="#publisher"/><FRBRauthor href="#ch.bk" as="#rightsHolder"/><FRBRlanguage language="fr"/></FRBRExpression><FRBRManifestation><FRBRthis value="https://fedlex.data.admin.ch/eli/cc/2023/124/20230901/fr/xml/main-text"/><FRBRuri value="https://fedlex.data.admin.ch/eli/cc/2023/124/20230901/fr/xml"/><FRBRdate date="2022-12-08" name="jolux:dateDocument"/><FRBRdate date="2023-09-01" name="jolux:dateEntryInForce"/><FRBRdate date="2023-09-01" name="jolux:dateApplicability"/><FRBRauthor href="#ch.bk" as="#publisher"/><FRBRauthor href="#ch.bk" as="#rightsHolder"/><FRBRformat value="xml"/></FRBRManifestation></identification></meta><preface><container name="headerOfAnnex"><block name="num">Annexe 1</block></container></preface><mainBody><p>(art. 17)</p><level eId="annex_1/lvl_u1"><heading>Données du dossier de candidature</heading><content><p>Photo</p><p>Qualité</p><p>Titre </p><p>Prénom</p><p>Nom</p><p>Date de naissance</p><p>Adresse électronique</p><p>Mot de passe</p><p>Langue de correspondance</p><p>Première langue</p><p>Rue</p><p>NPA</p><p>Localité</p><p>Pays</p><p>Téléphone</p><p>Lettre de candidature</p><p>Curriculum vitae</p><p>Certificats de travail, diplômes, liste de publications, références et autres documents</p><p>Autres documents et fichiers mis à la disposition de l’employeur par le candidat</p><p>Enregistrements (vidéo)</p></content></level></mainBody></doc></component><component><doc name="annex"><meta><identification source="#ch.bk"><FRBRWork><FRBRthis value="https://fedlex.data.admin.ch/eli/cc/2023/124/20230901/main-text"/><FRBRuri value="https://fedlex.data.admin.ch/eli/cc/2023/124/20230901"/><FRBRdate date="2022-12-08" name="jolux:dateDocument"/><FRBRdate date="2023-09-01" name="jolux:dateEntryInForce"/><FRBRdate date="2023-09-01" name="jolux:dateApplicability"/><FRBRauthor href="#ch.bk" as="#publisher"/><FRBRauthor href="#ch.bk" as="#rightsHolder"/><FRBRcountry value="CH"/><FRBRnumber value=""/><FRBRname xml:lang="de" value="Verordnung des ETH-Rates vom 8. 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eId="annex_2/lvl_u1/lvl_1"><num>1</num><heading>Recrutement du personnel</heading><content><p> Dossier de candidature</p><p> Documents d’engagement</p><p> Documents déterminants pour la sécurité</p></content></level><level eId="annex_2/lvl_u1/lvl_2"><num>2</num><heading>Gestion du personnel</heading><content><p> Données personnelles, y compris nationalité, lieu de naissance, sexe, état civil, données relatives à la famille et aux proches, personnes de contact en cas d’urgence</p><p> Descriptifs de poste</p><p> Données relatives aux prestations</p><p> Certificats de travail</p><p> Temps de travail</p><p> Affectation</p><p> Affaires disciplinaires</p><p> Copie d’une pièce d’identité officielle</p><p> Autorisations</p><p> Charges publiques et activités accessoires</p><p> Jugements et décisions des autorités en relation avec les données visées au ch. 2</p></content></level><level eId="annex_2/lvl_u1/lvl_3"><num>3</num><heading>Rémunération du personnel</heading><content><p> Salaire / allocations</p><p> Frais</p><p> Primes</p><p> Prestations accessoires / avantages sociaux</p><p> Accueil extrafamilial d’enfants</p><p> Jugements et décisions des autorités en relation avec les données visées au ch. 3</p></content></level><level eId="annex_2/lvl_u1/lvl_4"><num>4</num><heading>Assurances sociales</heading><content><p> AVS / AI / APG /AC</p><p> CNA / assurance-accidents</p><p> Allocations familiales</p><p> PUBLICA</p><p> Assurance militaire </p><p> Jugements et décisions des autorités en relation avec les données visées au ch. 4</p></content></level><level eId="annex_2/lvl_u1/lvl_5"><num>5</num><heading>Santé</heading><content><p> Attestation médicale d’aptitude à l’entrée</p><p> Évaluation de l’aptitude médicale</p><p> Certificats médicaux</p><p> Autorisations accordées aux médecins et aux assurances</p><p> Demandes adressées aux médecins-conseils et avis rendus </p><p> Durée des absences pour cause de maladie ou d’accident</p></content></level><level eId="annex_2/lvl_u1/lvl_6"><num>6</num><heading>Assurances en général</heading><content><p> Documents concernant des cas de responsabilité civile</p><p> Dommages causés aux effets personnels</p></content></level><level eId="annex_2/lvl_u1/lvl_7"><num>7</num><heading>Développement du personnel</heading><content><p> Formation et formation continue</p><p> Mesures de développement</p><p> Qualifications</p><p> Compétences comportementales et professionnelles</p><p> Résultats des tests de personnalité et des évaluations du potentiel</p><p> Développement des cadres</p><p> Formation professionnelle initiale</p></content></level><level eId="annex_2/lvl_u1/lvl_8"><num>8</num><heading>Départ / transfert</heading><content><p> Résiliation par l’employeur </p><p> Résiliation par l’employé</p><p> Départ à la retraite</p><p> Décès</p><p> Formalités de départ</p><p> Formalités de transfert</p></content></level><level eId="annex_2/lvl_u1/lvl_9"><num>9</num><heading>Catégories de personnel particulières</heading><content><p> Personnes nommées par le Conseil fédéral</p></content></level></level></mainBody></doc></component></components></act></akomaNtoso>