2005-0670 2527 Directives concernant l’envoi de délégations à des conférences internationales ainsi que les travaux de préparation et de suivi qui s’y rapportent du 23 mars 2005 Le Conseil fédéral suisse édicte les directives suivantes: 1 Principes 11 Les conférences internationales et les autres rencontres, réunions et assem- blées multilatérales – y compris les ré unions d’organisations internationales –, appelées ci-après «conférences inte rnationales», constituent un important volet de la coopération entre Etats. La décision relative à une éventuelle par- ticipation de la Suisse à une conféren ce internationale doit être prise avant tout en fonction des questions suivantes: a. La participation est-elle nécessaire ou du moins utile à la défense des intérêts de notre pays? b. La Suisse peut-elle, par sa participation, apporter une contribution spé- cifique à la coopération internationale? 12 La coopération avec le Parlement est régie par l’art. 152 de la loi du 13 décembre 2002 sur le Parlement1. 13 La coopération avec les cantons est ré gie par la loi fédérale du 22 décembre 1999 sur la participation des cantons à la politique extérieure de la Confédé- ration2. 14 Le Conseil fédéral peut associer des groupements suisses chargés de la défense d’intérêts, notamment des associations et des organisations non gouvernementales, à des conférences inte rnationales ainsi qu’aux travaux de préparation et de suivi qui s’y rapportent. Il les fait participer de façon appropriée et peut même intégrer leurs représentants dans la délégation. Pour être admis à participer, ces groupements doivent, d’une part, pouvoir apporter une contribution notable à la formulation de la politique de la Suisse et, d’autre part, favoriser l’insertion dans la politique intérieure du point de politique étrangère abordé. 15 L’association des commissions extra-parlementaires (ordonnance du 3 juin 1996 sur les commissions 3) a lieu conformément aux dispositions du ch. 14 appliquées par analogie. 1 RS 171.10 2 RS 138.1 3 RS 172.31 Directives concernant l’envoi de délégations à des conférences internationales ainsi que les travaux de préparation et de suivi qui s’y rapportent 2528 16 Les entités visées aux ch. 14 s. ne sont pas associées aux travaux de prépara- tion et de suivi des conférences internationales, ni intégrées dans une déléga- tion, si les intérêts supérieurs de la Confédération l’exigent. Ces intérêts peuvent en particulier être invoqués dans le cas de conférences internatio- nales au cours desquelles se préparent et se négocient des traités contrai- gnants ou la constitution d’organisations internationales. 17 Compte tenu de la structure tripartite de l’Organisation internationale du travail (OIT), les présentes directives ne s’appliquent que par analogie aux conférences et aux réunions organisées dans le cadre de l’OIT ainsi qu’aux travaux de préparation et de suivi qui s’y rapportent. 2 Travaux de préparation et de suivi 21 Les départements et offices fédéraux intéressés s’informent les uns les autres des invitations qu’ils reçoivent en vue de la participation de la Suisse à des conférences internationales. L’office fédéral responsable associe aux travaux de préparation les services fédéraux intéressés, en particulier la Direction politique du Département fédéral des affaires étrangères (DFAE) et les ser- vices dont relève l’exécution des décisions prises à la conférence internatio- nale. Il consulte les services en vue de la détermination des positions de la Suisse. 22 L’office fédéral responsable avertit les représentations suisses concernées de la tenue des conférences internationales et les associe aux travaux de prépa- ration et de suivi si cela paraît judicieux. 23 L’office fédéral responsable peut informer les groupements suisses chargés de la défense d’intérêts et visés au ch. 14 s. si ces groupements ont témoigné de l’intérêt pour la conférence. 24 Le ch. 23 s’applique par analogie aux travaux de suivi de la conférence. L’office fédéral responsable rend compte, dans un rapport adressé aux servi- ces fédéraux concernés, en particulier à la Direction politique du DFAE, ain- si qu’aux représentations suisses concernées et à toutes les entités participant à la préparation de la conférence, du déroulement de cette dernière et de la suite des travaux envisagée. 3 Composition de la délégation 31 La taille et la composition de la délé gation doivent être adaptées aux exigen- ces de la conférence internationale. Les principaux critères de sélection des délégués sont les compétences techniques requises et l’expérience de la négociation. Les délégués doivent se compléter et posséder ensemble une vue générale de la politique suisse et de l’ordre juridique, en particulier de l’exécution des décisions éventuelles de la conférence internationale. Directives concernant l’envoi de délégations à des conférences internationales ainsi que les travaux de préparation et de suivi qui s’y rapportent 2529 La Suisse devant être efficacement représentée, le nombre des membres de la délégation doit être aussi réduit que possible. On prendra dûment en considération certaines circonstances particulières comme la simultanéité de certains travaux de commissions, les tâches spécifiques confiées à la Suisse (p. ex. la présidence) ou des intérêts particuliers à faire valoir. S’il est nécessaire de limiter le nombre des membres de la délégation, on s’efforcera avant tout, dans la sélection, d’optimiser les compétences spéci- fiques représentées dans la délégation, t out en tenant compte de l’attribution de la responsabilité du dossier et de l’expérience en matière de négociation. 32 Les entités visées aux ch. 14 s. peuvent être intégrées dans une délégation si elles remplissent les conditions définies aux ch. 14 et 31. Elles nomment leurs délégués en accord avec l’office responsable. Le nombre des délégués doit être limité à trois au maximum. 33 Le personnel des représentations suisses concernées qui dispose de connais- sances spécifiques utiles doit être associé à la délégation. Les représentations suisses apportent à la délégation une assistance logistique, technique et en personnel. Leur personnel peut également être associé à la délégation lors- que d’éventuelles tâches imprévisibles doivent être assumées. Dan ce cas, la participation de la représentation n’a aucune influence sur la taille de la délégation qui est envoyée. 34 L’office fédéral responsable veille à ce que les femmes soient équitablement représentées dans la délégation. Le but visé est la parité entre les membres de sexe féminin et ceux de sexe masculin. 4 Décision d’envoi d’une délégation 41 Hormis les cas visés au ch. 44, la décision d’envoi d’une délégation suisse à une conférence internationale relève du Conseil fédéral. 42 Dans ce but, le département responsable soumet en temps utile au Conseil fédéral une proposition définissant la position que la délégation entend dé- fendre à la conférence internationale et les tâches de chaque délégué. La proposition doit en outre contenir une estimation des frais incombant à la délégation. Si la responsabilité du dossier est répartie entre plusieurs dépar- tements, ces derniers soumettent la proposition en commun. 43 Ces propositions doivent dans tous les cas faire l’objet d’une consultation des offices. 44 L’envoi, le mandat et la composition de la délégation peuvent aussi, dans certains cas, être décidés à l’échelon du département ou de l’office. Les départements définissent les modalités d’application dans leur domaine de compétence. Directives concernant l’envoi de délégations à des conférences internationales ainsi que les travaux de préparation et de suivi qui s’y rapportent 2530 441 Cela est possible pour autant que les conditions ci-dessous soient toutes remplies: a. la participation de la délégation suisse n’exige pas les pleins pouvoirs du Conseil fédéral4; b. la conférence se tient régulièrement, à des intervalles n’excédant pas cinq ans; c. la conférence ne créera pas de nouvelles obligations pour la Suisse qui dépassent les compétences de l’office responsable. 442 Le fait que le mandat et la compos ition d’une délégation puissent être déci- dés à l’échelon du département ou de l’office ne dispense en rien l’office responsable de consulter les services fédéraux intéressés. Si les éventuelles divergences dans ce contexte ne peuvent être réglées à l’échelon des offices ou des départements concernés, l’affaire est soumise au Conseil fédéral. Le département responsable prépare dans ce but une proposition. 443 Lorsque des divergences apparaissent au sujet de l’échelon auquel peut être prise une décision concernant une conférence internationale, la décision appartient au Conseil fédéral. 45 Lorsqu’il désigne lui-même les délégations, le Conseil fédéral décide égale- ment de l’intégration des entités vis ées aux ch. 13 ss. Pour les délégations qui ne sont pas désignées par le Conseil fédéral, la décision appartient aux départements ou aux offices selon les modalités visées au ch. 44. Le ch. 443 s’applique par analogie aux divergences apparaissant à ce sujet. 5 Règles de conduite de la délégation 51 Tous les membres de la délégation sont placés sous l’autorité de la direction de la délégation. L’office responsable doit en particulier informer de leurs obligations les membres n’appartenant pas à l’administration fédérale. Ces obligations incluent notamment une éventuelle obligation de garder le secret, l’obligation de ne négocier ou de ne faire de déclaration en qualité de mem- bre de la délégation que dans le respect des instructions de la direction de la délégation, l’obligation d’informer sans délai la direction de la délégation de toute déclaration faite par un membre de la délégation en son propre nom en dehors du cadre de la négociation ainsi que l’obligation de participer aux travaux préparatoires et à l’élaboration du rapport. 52 La délégation suisse maintient au mieux, pendant toute la durée de la confé- rence internationale, le contact avec les représentants intéressés des groupe- ments d’intérêt suisses présents à titre indépendant ou avec les délégués de 4 Même lorsque les pleins pouvo irs du Conseil fédéral sont nécessaires, la décision peut être prise à l’échelon du département si des agents de l’administration fédérale et de représentations diplomatiques suisses doivent disposer de tels pouvoirs pour représenter le pays dans des réunions régulières de comités ou d’organes créés par un traité. Directives concernant l’envoi de délégations à des conférences internationales ainsi que les travaux de préparation et de suivi qui s’y rapportent 2531 groupements d’intérêt internationaux représentant aussi des groupements d’intérêt suisses. 6 Dispositions administratives 61 Le personnel de l’administration fédérale est soumis aux dispositions admi- nistratives applicables, en particulier en ce qui concerne les indemnités, les rémunérations, le choix des moyens de transport et la comptabilisation du temps de travail. 611 Les rémunérations sont fixées en accord avec le Département fédéral des finances (Office fédéral du personnel). 612 Les frais encourus par le personnel de la Confédération participant à des conférences internationales sont pris en charge par les offices qu’il repré- sente (article «Autres biens et services»). 62 En principe, les frais encourus par les délégués de l’Assemblée fédérale, ceux des cantons et ceux visés aux ch. 14 et 15 ne sont pas pris en charge par la Confédération. Dans le cas contrair e, les coûts sont imputés au départe- ment compétent. 63 Les dépenses encourues au titre de la participation à des conférences et à des réunions de l’OIT, dépenses matérielles éventuelles comprises, sont impu- tées au crédit spécial du Secrétariat d’Etat à l’économie pour le personnel de la Confédération et les tiers associés (en particulier pour les délégués et les conseillers techniques du patronat et des travailleurs). Cette règle ne s’applique pas aux représentants du DFAE, dont les frais sont payés selon les modalités définies au ch. 61. 64 Les dépenses matérielles relatives aux invitations et à la location de bureaux et d’automobiles ainsi que les autres dépenses sont imputées à l’article «Autres biens et services» (sous-artic le «Délégations désignées par le Conseil fédéral») lorsque la délégati on est envoyée par décision du Conseil fédéral (ch. 41). Dans les autres cas (ch. 44), elles sont imputées à l’article «Autres biens et services» du compte de l’office fédéral responsable. 65 Les travaux demandés par l’administration fédérale à d’autres entités inté- ressées, dans le cadre des travaux de préparation et de suivi de conférences internationales, sont en principe pris en charge par l’office qui les a deman- dés lorsqu’une indemnisation est prévue. Sur demande, ils peuvent être exceptionnellement financés en tout ou partie par le DFAE, pour autant que ce dernier y consente et qu’il dispose des fonds nécessaires. Directives concernant l’envoi de délégations à des conférences internationales ainsi que les travaux de préparation et de suivi qui s’y rapportent 2532 7 Dispositions finales Les directives du 24 novembre 1999 concernant l’envoi de délégations à des confé- rences internationales, ainsi que les travaux de préparation et de suivi 5 sont abro- gées. Les présentes directives entrent en vigueur le 1er mai 2005. 23 mars 2005 Au nom du Conseil fédéral suisse: Le président de la Confédération, Samuel Schmid La chancelière de la Confédération, Annemarie Huber-Hotz 5 FF 2000 195 Schweizerisches Bundesarchiv, Digitale Amtsdruckschriften Archives fédérales suisses, Publications officielles numérisées Archivio federale svizzero, Pubblicazioni ufficiali digitali Directives concernant l'envoi de délégations à des conférences internationales ainsi que les travaux de préparation et de suivi qui s'y rapportent In Bundesblatt Dans Feuille fédérale In Foglio federale Jahr 2005 Année Anno Band 1 Volume Volume Heft 15 Cahier Numero Geschäftsnummer --- Numéro d'affaire Numero dell'oggetto Datum 19.04.2005 Date Data Seite 2527-2532 Page Pagina Ref. No 10 138 555 Die elektronischen Daten der Schweizerischen Bundeskanzlei wurden durch das Schweizerische Bundesarchiv übernommen. Les données électroniques de la Chancellerie fédérale suisse ont été reprises par les Archives fédérales suisses. I dati elettronici della Cancelleria federale svizzera sono stati ripresi dall'Archivio federale svizzero.