EIDGENÖSSISCHER DATENSCHUTZBEAUFTRAGTER PRÉPOSÉ FÉDÉRAL À LA PROTECTION DES DONNÉES INCARICATO FEDERALE DELLA PROTEZIONE DEI DATI INCUMBENSÀ FEDERAL PER LA PROTECZIUN DA DATAS Berne, le 21 novembre 1994 Le Préposé fédéral à la protection des données constate au sujet des données recueillies auprès de personnes intéressées à la location d'un logement les faits suivants: 1. Celui qui souhaite louer un logement doit, la pl upart du temps, remplir une formule d'inscription à l'intention du propriétaire ou de l a gérance de l'immeuble (ci-après bailleur) ou fournir d'une autre manière des informations sur sa personne. Les questions sont principalement axées sur la personne du locataire p otentiel, sur son mode de vie, sur sa situation financière et sur ses conditions de logem ent antérieures; elles doivent permettre au bailleur de faire son choix entre plusieurs personnes intéressées au logement. Parfois aussi, le bailleur recueille les données qu e la législation de la commune concernée l'oblige à annoncer lors de l'arrivée d'un locataire. 2. Dans la pratique, le nombre et la nature des que stions posées varient considérablement. Les informations sont en général recueillies au cours d es négociations en vue de la location du logement, soit la plupart du temps après que ce der nier a été visité. Parfois, elles servent également à l'établissement de listes d'intéressés ou listes d'attente, dans l'optique d'une future location (logement encore occupé, pas encore construit ou à rénover). 3. A la suite d'une émission, diffusée à la radio e n décembre 1993 sur ce sujet, le Préposé fédéral à la protection des données a reçu de nombr eux témoignages. Ceux-ci l'ont incité à procéder à une consultation des associations de bai lleurs et de locataires. Le préposé fédéral s'est par ailleurs penché sur le type de renseignem ents que demandaient nombre de formules d'inscription. page 2 Considérations du Préposé fédéral à la protection des données: I. 1. En vertu de l'article 3, lettre a, de la loi sur la protection des données (loi fédérale du 19 juin 1992 sur la protection des données, LPD, en vigueur depuis le 1er juillet 1993, RS 235.1), on entend par données personnelles toutes les informations qui se rapportent à une pe rsonne identifiée ou identifiable. Selon la lettre e du mê me article, est réputée traitement toute opération relative à des données personnelles - que ls que soient les moyens et procédés utilisés - notamment la collecte, la conservation, l'exploitation, la modification, la communication, l'archivage ou la destruction de don nées. Telles qu'elles ont été décrites, la collecte et l'exploitation de données concernant de s locataires potentiels constituent donc un traitement de données personnelles au sens de l'article 3, lettres a et e, LPD. 2. Selon l'article 2, 1er alinéa, lettre a, LPD, le traitement de données personnelles par des personnes privées, tels les bailleurs de logements, entre dans le champ d'application de la loi sur la protection des données. Les exceptions mentionnées à l'article 2, 2e alinéa, LPD, ne sont pas applicables en l'occurrence. Ainsi, la collecte de données concernant les locata ires potentiels dans la perspective du choix du locataire approprié ne constitue pas un tr aitement de données "pour un usage exclusivement personnel" (art. 2, 2e al., let. a, L PD). Le message concernant la loi sur la protection des données apporte au sujet de cette re striction du champ d'application les précisions suivantes: "Tant les obligations légales qui incombent aux personnes qui traitent des données que les droits des personnes concernées ne sont pas sans limites: les uns et les autres s'arrêtent au seuil du domaine personnel, au sens strict, de la personne qui traite des données. Il ne serait guère raisonnable d'appliquer la loi sur la protection des données aux personnes physiques qui traitent des données pour u n usage exclusivement personnel. [...] L'expression «usage exclusivement personnel» vise surtout la famille et les proches. Ainsi, il est hors de question de contraindre un particulier à révéler le contenu de son agenda. De même, les conversations au sein du cercle familial ou des amis et la correspondance privée ne tombent pas sous le coup de la loi sur la protec tion des données" (message concernant la loi fédérale sur la protection des données, FF 1988 II 448 s., [cit. message]). Ces considérations indiquent clairement que l'excep tion de l'article 2, 2e alinéa, lettre a, LPD, vise à protéger la vie privée de la personne q ui traite des données; sans toutefois exclure systématiquement du champ d'application certaines opérations exécutées à des seules fins privées. Par conséquent, on ne saurait considé rer qu'un quelconque traitement de données ne tombe pas sous le coup de la loi sur la protection des données s'il s'effectue à titre privé, mais y est assujetti s'il a lieu à des fins professionnelles. Ainsi par exemple l'établissement, dans le cadre de l'exercice de sa profession, de notes personnelles à titre de pense-bête n'entre pas dans le champ d'application de la loi sur la protection des données (message, loc. cit., p. 448). L'article 2, 2e aliné a, lettre a, LPD, concerne en premier lieu l'utilisation d'un agenda contenant des adresses et des numéros de téléphone (cf. Mario Pedrazzini, Die Grundlagen des Datenschutzes im Pri vatbereich: die Grundzüge und der Geltungsbereich des Bundesgesetzes, in: Das neue Datenschutzgesetz des Bundes, exposés à l'occasion des Journées de la haute école de St-Gal l des 15 octobre et 13 novembre 1992, édités par Rainer J. Schweizer, Zurich 1993, p. 25; Paul-Henri Steinauer, Le droit privé matériel, in: La nouvelle loi fédérale sur la prote ction des données, Lausanne 1994, p. 100, [cit. LPD - le droit privé matériel]). Toutefois, dès que des données sont recueillies à des fins commerciales ou de relations d'affaires et qu'elles ne servent pas exclusivement à l'usage personnel, comme dans le présent cas, la loi sur la protection des données est applicable. page 3 Un exemple permet de bien illustrer la différence. Si le bailleur note la date de naissance du locataire aux seules fins de lui souhaiter un bo n anniversaire, il s'agit là d'un traitement à usage exclusivement personnel et la loi sur la prot ection des données n'est pas applicable. Mais s'il s'en sert lors du choix de son futur loca taire, pareil traitement de données est alors assujetti à ladite loi. Le fait que les informations aient été recueillies par le propriétaire de l'immeuble en personne ou par un tiers mandaté (par exemple une s ociété fiduciaire ou une gérance immobilière) ne joue par contre aucun rôle pour ce qui concerne l'assujettissement d'un traitement à la loi sur la protection des données. De même, il importe peu que les renseignements servent à la location d'un logement se trouvant dans l'immeuble habité par le propriétaire lui-même ou dans un autre immeuble et qu'ils soient communiqués ou non à des tiers (cf. par exemple art. 9, 3e al., LPD). Enfin, la question de savoir si la récolte des données s'est effectuée au moyen d'une formule d'in scription ou différemment (interrogation de vive voix, consultation de tiers) ne revêt pas plus d'importance. Le traitement des données est dans chaque cas assujetti à la loi sur la protection des données. 3. Le traitement de données personnelles par des pe rsonnes privées est essentiellement réglementé aux articles 12 et 13 de la LPD. Ces dis positions complètent et concrétisent la protection de la personnalité prévue dans le code c ivil suisse (art. 28 ss. CC; cf. égl. message, loc. cit., p. 465). Selon l'article 12, 1e r alinéa, LPD, quiconque traite des données personnelles ne doit pas porter une atteinte illici te à la personnalité des personnes concernées. L'article 12, 2e al., LPD détermine des faits qui s ont illicites et qui constituent des atteintes à la personnalité lorsque le traitement s'effectue sans motif justif icatif. En particulier, il est interdit de traiter des données personnelles en violation des principes établis aux articles 4, 5, 1er alinéa, 6, 1er alinéa, et 7, 1er alinéa, LPD (art. 12, 2e al., let. a, LPD). Il en résulte que la collecte illicite de données pers onnelles (art. 4, 1er al., LPD), le traitement contraire aux principes de la bonne foi et de la pr oportionnalité (art. 4, 2e al., LPD), le traitement des données à d'autres fins que celles p révues initialement (art. 4, 3e al., LPD), le traitement de données inexactes (art. 5, 1er al., L PD), la communication de données à l'étranger si la personnalité des personnes concern ées s'en trouve gravement menacée (art. 6, 1er al., LPD) et l'absence de mesures organisationn elles et techniques appropriées visant à protéger les données personnelles contre les traite ments non autorisés (art. 7, 1er al., LPD) constituent des atteintes à la personnalité (cf. en particulier Paul-Henri Steinauer, Die Verletzung durch private Datenbearbeitung und die a llfällige Rechtfertigung einer Verletzung: Einzelheiten der gesetzlichen Regelung, in: Das neue Datenschutzgesetz des Bundes, exposés à l'occasion des Journées de la hau te école de St-Gall des 15 octobre et 13 novembre 1992, édités par Rainer J. Schweizer, Zuri ch 1993, p. 44 ss. [cit. Die Verletzung durch private Datenbearbeitung]). Il y a aussi atte inte à la personnalité lorsque des données sont traitées contre la volonté expresse de la pers onne concernée (art. 12, 2e al., let. b, LPD) et lorsque des données sensibles ou des profils de la personnalité sont communiqués à des tiers (art. 12, 2e al., let. c, LPD). L'énumération des atteintes à la personnalité de l'article 12, 2e alinéa, LPD n'est pas exhaustive. 4. L'article 13, 1er alinéa, LPD dispose qu'une att einte à la personnalité est illicite à moins d'être justifiée par le consentement de la victime, par un intérêt prépondérant privé ou public, ou par la loi. En l'occurrence, le motif justificatif de l'intérêt public prépondérant peut ici être négligé. a) Le consentement de la victime est un motif justificatif qui se retrouve aussi à l'article 28, 2e alinéa, CC. Il peut être exprès ou tacite (Pierre T ercier, Le nouveau droit de la personnalité, Zurich 1984, N 627; Steinauer, LPD - le droit privé matériel, loc. cit., p. 101). Dans la mesure où le consentement produit ses effets, il ex clut en règle générale l'illicéité de page 4 l'intervention (Mario M. Pedrazzini/Niklaus Oberhol zer, Grundriss des Personenrechts, 3e éd., Berne 1989, p. 125). En l'occurrence, il faut toutefois que le consentement soit un véritable acte d'autodétermination, accompli librem ent et en toute connaissance de cause (consentement libre et éclairé). La personne concer née doit, d'une part, posséder la capacité d'apprécier la signification et la portée de l'inte rvention. D'autre part, sa liberté décisionnelle ne doit pas être entravée par des facteurs étranger s, en particulier par des vices de consentement (Pedrazzini/Oberholzer, loc. cit., p. 125 s.; Steinauer, LPD - le droit privé matériel, loc. cit., p. 101). Lorsque le locataire potentiel se trouve dans une situation de nécessité effective ou présumée (par exemple parce que le marché n'offre que très peu de logements à la portée de sa bourse ou parce qu'il n e correspond pas au profil idéal du locataire normalement souhaité, en raison peut-être de sa nationalité ou de sa situation de sans-emploi), la communication des données ne peut en principe être dans un tel cas assimilée à un véritable acte d'autodétermination. On ne saurait dès lors admettre que le traitement des données se justifie sur la base du c onsentement de la personne concernée. Il est également illusoire de considérer que le locataire potentiel a généralement la liberté de ne répondre qu'à certaines des questions. Au contraire , le fait d'éluder quelques-unes des questions, considérées comme une atteinte à la vie privée, entraîne en général l'élimination du candidat intéressé à la location du logement. Le consentement effectif constitue par ailleurs uni quement un motif justificatif dans la mesure où il s'étend à une atteinte précise à la pe rsonnalité. Un traitement de données qui s'avère contraire au principe de la proportionnalit é ou à d'autres principes généraux de traitement ne peut être justifié, sur la base du co nsentement de la personne concernée, que si cette dernière a donné son consentement en ayant co nnaissance des entorses commises aux principes du traitement. Ainsi le bailleur, qui réc olte des données n'étant pas absolument nécessaires à la conclusion du bail, ne peut admett re que le locataire potentiel consent à ce traitement de données que si cet état de choses lui a été signalé. b) Un intérêt prépondérant de la personne qui traite des données personnelles entre notamment en considération si le traitement est en relation directe avec la conclusion ou l'exécution d'un contrat et si les données traitées concernent le cocontractant (art. 13, 2e al. let. a, LPD). Un motif justificatif serait par exem ple l'obtention par le bailleur de renseignements concernant un futur locataire dans l a perspective des négociations contractuelles (message, loc. cit., p. 467; Steinau er, LPD - le droit privé matériel, loc. cit., p. 103). Ce motif justificatif ne s'applique pas seule ment aux renseignements recueillis auprès de tiers, mais aussi aux données récoltées directem ent auprès du locataire potentiel. Selon l'article 13, 2e alinéa, lettre a, LPD, la récolte de ce genre de données se justifie dans la mesure où elle sert à choisir le locataire adéquat. Pareil motif justificatif ne s'applique pas à d'autres données (telles les informations transmise s aux autorités), raison pour laquelle elles ne peuvent être récoltées que dans la mesure prévue par la législation. Plus le nombre de locataires potentiels ayant répondu à un questionna ire est grand, plus il convient de faire preuve de retenue dans la récolte et le traitement de données. Car un rapport immédiat avec la conclusion du bail n'existera plus nécessairemen t pour nombre de candidats. Des références au sujet de tous les locataires potentie ls ne doivent donc pas être systématiquement demandés à des tiers, mais uniquem ent au sujet de ceux qui sont retenus après sélection pour le choix final. En tout cas, il n'existe plus de relation directe a vec la conclusion d'un contrat, lorsque le bailleur établit une liste de personnes intéressées qui ne se réfère pas à un logement concret. De tels traitements de données ne trouveront aucun motif justificatif au travers de l'article 13, 2e alinéa, lettre a, LPD. En conséquence, à moi ns que d'autres motifs justificatifs puissent être invoqués, les données récoltées doive nt se limiter dans pareil cas aux nom, prénom et adresse des intéressés. page 5 Mais même la présence du motif justificatif prévu à l'article 13, 2e alinéa, lettre a, LPD, n'autorise pas n'importe quel traitement de données ou n'importe quelle atteinte à la personnalité. Il s'agit davantage d'évaluer, dans c haque cas, si l'atteinte à la personnalité est couverte par le motif justificatif. Ainsi, "la coll ecte de données par des moyens illégaux sera rarement justifiable et celle par des moyens contra ires à la bonne foi pratiquement jamais" (message, loc. cit., p. 467). L'inobservation du principe de proportionnalité dan s le cadre d'un traitement des données (art. 4, 2e al., LPD) est aussi guère justi fiable. En effet, tout traitement de données personnelles constitue une atteinte à la personnali té, à moins qu'il ne porte uniquement sur les données qui s'avèrent indispensables pour attei ndre un but déterminé (Steinauer, Die Verletzung durch private Datenbearbeitung, loc. cit ., p. 45). Si l'objectif réside dans la conclusion d'un contrat, seules les données indispensables à la réalisation de cet acte peuvent être traitées. Le motif justificatif de l'article 13, 2e alinéa, lettre a, LPD, à savoir le traitement en relation directe avec la conclusion ou l'exécuti on d'un contrat, ne comprend pas le traitement de données qui ne sont pas indispensable s au cas concret (Steinauer, LPD - le droit privé matériel, loc. cit., p. 103). Il n'est permis de récolter ces dernières ni au moyen d'une formule d'inscription ni d'une autre manière (exemple: de vive voix ou en se renseignant auprès de tiers). c) Les bailleurs récoltent certaines données en ver tu d' obligations légales . Il arrive fréquemment qu'ils soient obligés de transmettre ce rtains renseignements au contrôle de l'habitant ou à la police des étrangers. Lorsqu'il n'existe aucune autre raison valable pour récolter une information particulière, le bailleur est en principe autorisé à la requérir uniquement du locataire finalement choisi, puisqu'e n général l'obligation légale d'annoncer ne concerne que le locataire, et non pas les candid ats intéressés. La collecte des données auprès de tous les locataires potentiels, dans le s eul but d'être en mesure de communiquer l'arrivée du nouveau locataire, n'est pas couverte par les dispositions légales pertinentes. Une telle récolte de données serait par ailleurs contra ire au principe de proportionnalité et contraire à l'article 4, 3e alinéa, LPD, qui dispos e que les données "ne doivent être traitées que dans le but qui [...] est prévu par une loi". Le fait que le bailleur soit astreint de recueillir certaines données "après coup", donc après sélection définitive du futur locataire, n'y change rien. L'éventuel travail supplémentaire engendré ne constitue pas un motif a u sens de l'article 13, LPD, qui justifierait la récolte des données en question aup rès de tous les locataires potentiels. L'argumentation, selon laquelle la récolte ultérieu re de certaines données auprès du locataire choisi est impossible par manque de temps et/ou pou r des raisons financières, n'est pas pertinente. En effet, il est apparu, dans le cadre de la consultation organisée par le Préposé fédéral à la protection des données, que les renseignements obtenus à titre onéreux (exemple, extrait du registre des poursuites) ne sont récolté s qu'au sujet des derniers candidats en lice. Cela indique clairement qu'il est possible dans la pratique de procéder par plusieurs étapes et que cette manière de faire est appliquée. 5. La récolte de données par le bailleur concernant des personnes intéressées en vue de sélectionner le futur locataire d'un logement déter miné est donc en principe, sous certaines conditions, justifiée en vertu de l'article 13, 2e alinéa, lettre a, LPD. Il importe toutefois que soient respectés le principe de la licéité de la ré colte des données, le principe de la bonne foi et de la proportionnalité du traitement (art. 4, 2e al., LPD), le principe du traitement dans le seul but qui est indiqué lors de la collecte des do nnées ou qui ressort des circonstances (art. 4, 3e al., LPD) et le principe de la sécurité des données (art. 7, LPD). a) Une collecte de données est réputée illicite lorsqu'elle enfreint clairement des normes légales, telles que les dispositions du code pénal (ex: acquisition de données par la menace, par astuce ou en usant de violence; cf. message, loc. cit., p. 457). La récolte de données à une page 6 fin illégale doit également être considérée comme i llicite. C'est pourquoi la gérance immobilière n'a pas le droit de demander par exempl e à un locataire potentiel s'il est disposé à conclure auprès d'elle un contrat d'assurance. En effet, l'article 254 du code des obligations (CO) établit qu'une transaction couplée avec le bai l d'habitations ou de locaux commerciaux est nulle lorsque la conclusion ou la continuation du bail y est subordonnée. En vertu de l'article 3 de l'ordonnance sur le bail à loyer et le bail à ferme d'habitations et de locaux commerciaux (OBLF, RS 221.213.11), est notamment ré putée transaction couplée au sens de l'article 254 du CO l'obligation du locataire de conclure un contrat d'assurance. En revanche, il est admissible de s'enquérir de l'exis tence d'une assurance responsabilité civile du locataire, si pareille assurance est prescrite d ans le contrat de bail (cf. Peter Zihlmann, N 4 ad Art. 254 CO, in: Kommentar zum Schweizerischen Privatrecht, Obligationenrecht I, Art. 1-529 OR, édit. par Heinrich Honsell, Nedim Pe ter Vogt et Wolfgang Wiegand, Bâle 1992). b) La collecte de données "à l'insu de la personne concernée ou contre sa volonté" est contraire au principe de la bonne foi (message, loc. cit., p. 457; Steinauer, LPD - le d roit privé matériel, loc. cit., p. 90). Ainsi, lorsque le loca taire potentiel peut déduire des renseignements collectés qu'ils serviront au choix du locataire approprié, il ne doit pas s'attendre par exemple à ce que le bailleur demande encore en plus à des tiers des renseignements sur sa personne, s'il n'en a pas été averti expressément. Dans pareil cas, la récolte de renseignements supplémentaires enfreindr ait le principe de la bonne foi. Le bailleur ne peut donc demander des renseignements à des tiers qu'à condition d'en avoir avisé le locataire potentiel et de lui avoir donné la pos sibilité de s'y opposer. Si le bailleur a en outre l'intention non seulement d'obtenir, de la pa rt des personnes présentées comme références, la confirmation des réponses données pa r le locataire potentiel mais de récolter en plus des renseignements supplémentaires, il devr a également informer au préalable le locataire potentiel du mode et de la nature de ces investigations. Le principe de la bonne foi exige aussi que la pers onne concernée puisse connaître dans quels buts les données seront collectées. Ainsi, si la question portant sur la marque de voiture que possède le locataire potentiel est dest inée à connaître l'état de ses finances, la finalité de cette question, pour autant qu'elle soi t admissible (cf. ci-dessous, point 7c), doit être perceptible, en l'insérant par exemple à la rubrique "Situation financière". Le principe de la bonne foi peut donc être enfreint non seulement par la nature des questions posées, mais aussi par la conception de la formule d'inscription. Ce serait également contraire au principe de la bon ne foi de récolter des données sur un locataire potentiel avant qu'il soit établi que ce dernier s'intéresse sérieusement au logement à louer. Cela suppose en général que l'intéressé ai t vu les locaux. Une exception serait le cas où le locataire potentiel signale le sérieux de son intérêt sans avoir vu le logement, parce que, par exemple, celui-ci n'est pas encore (termin é) construit ou qu'il est offert à des conditions particulièrement intéressantes. c) Comme indiqué préalablement, toute récolte de do nnées n'étant pas indispensables à la conclusion du contrat en question est contraire au principe de proportionnalité (Steinauer, LPD - le droit privé matériel, loc. cit ., p. 91). La formule d'inscription a pour fonction de permettre au bailleur de sélectionner l e candidat adéquat pour un logement déterminé. Dans la plupart des cas, les critères déterminants sont au nombre de deux. Il s'agit d'être renseigné, d'une part, sur la situation fina ncière du locataire potentiel et, de l'autre, sur un éventuel mode de vie qui pourrait déranger les a utres habitants de l'immeuble. (L'art. 257f, 2e al., CO, prévoit que le locataire d'un imm euble est tenu d'avoir pour les personnes habitant la maison et pour les voisins les égards q ui leur sont dus. S'il persiste à ignorer cette obligation, le bailleur est en droit de résilier le bail. Concernant les deux critères de sélection, voir pour le détail les points 7 b et 7 c, ci-dessous). page 7 Nombre d'informations requises n'appartiennent pas aux critères de sélection mentionnés. La collecte de telles informations est cependant admissible - par formules d'inscription ou autres méthodes, telles l'interrogation de vive voix ou la consultation de tiers - pour autant qu'en raison de circonstances objectives particulières elles s'avèrent nécessaires pour effectuer le choix du locataire. Ainsi par exe mple les logements subventionnés ne peuvent souvent être loués qu'à certaines conditions (nombre minimal de personnes pour une superficie donnée, salaire maximal, etc.). Les part icularités d'un immeuble peuvent également justifier l'examen d'aspects supplémentai res (une pyramide des âges telle qu'il faille attendre du nouveau locataire qu'il puisse s 'accommoder d'une certaine classe d'âge, etc.). Toutefois, il doit s'agir là de conditions o bjectives, et l'appréciation du locataire potentiel doit elle aussi se fonder sur des critère s objectifs. Enfin, des informations supplémentaires peuvent s'avérer nécessaires en rai son de certains buts statutaires (ex: les statuts d'une institution n'autorisant la location qu'à des personnes inscrites dans un établissement particulier de formation). En revanche, il n'appartient pas au bailleur de jug er, en lieu et place du locataire potentiel, si le logement conviendra à ce dernier e t aux besoins de sa famille. Le bailleur ne doit pas non plus jouer un rôle de police ou de médiateur, fonction qu'il n'est d'ailleurs pas en mesure d'assumer. C'est pourquoi il serait contrair e au principe de proportionnalité de chercher à savoir si les enfants bénéficieront d'une surveillance suffisante ou si la religion ou la nationalité du locataire potentiel pourrait donn er lieu à des conflits avec les voisins. Du reste, les questions posées ne suffisent en général pas à permettre un examen sérieux de ces aspects, mais constituent par contre une atteinte à la vie privée des locataires potentiels. Le principe de la proportionnalité exige aussi que les enquêtes nécessaires soient effectuées avec tous les égards envers la personne concernée. Quand par exemple le bailleur doit savoir si le logement servira de logement fami lial au sens de l'article 162 CC, la question de l'état civil est à cette fin généraleme nt imprécise et contraire au principe de proportionnalité. Il est plus respectueux envers le locataire potentiel, et plus pertinent au vu de la finalité de l'enquête, de demander si le loge ment servira de logement familial, plutôt que de s'enquérir de l'état civil de l'intéressé (o u même de la date du mariage, de la séparation ou du divorce). Au demeurant, la questio n du logement familial est également bien plus précise pour le bailleur lui-même. Tout m alentendu peut être évités par l'inscription dans la formule d'inscription d'expli cations concernant la notion de "logement familial", comme cela se fait déjà fréquemment. d) Le principe de finalité prescrit que les données ne peuvent être traitées que dans le but indiqué lors de leur collecte ou qui ressort des ci rconstances. En particulier, le bailleur n'est pas autorisé à utiliser les données récoltées à d'a utres fins que la sélection d'un locataire adéquat et la conclusion du bail. Leur communicatio n à des tiers est aussi interdite. L'utilisation des données fournies par le candidat dans le cadre de la location de plusieurs logements n'est admise qu'avec l'accord de l'intéressé. e) Enfin, les données personnelles doivent être pro tégées, selon l'article 7, 1er alinéa, LPD, contre tout traitement non autorisé par des mesures organisationnelles et techniques appropriées . Ces dernières sont précisées à l'article 8 de l'o rdonnance relative à la loi fédérale sur la protection des données. Concernant les formules d'inscription, il faut en particulier veiller à ce que les données des locata ires potentiels ne soient accessibles qu'aux personnes qui sélectionneront le futur locataire. Ce cercle de personnes sera aussi peu étendu que possible. Il y a lieu de s'assurer que des tier s non autorisés ne peuvent prendre connaissance des données. Lorsque le logement pour lequel des informatins ont été collectées est loué, ces dernières seront toutes dé truites immédiatement, à l'exception de celles du nouveau locataire choisi. page 8 II. 7. Ce n'est que de cas en cas et sur la base des pr incipes de traitement décrits ci-dessus qu'il est possible d'examiner de manière exhaustive si la col lecte d'une donnée déterminée est admissible ou pas. Les indications les plus fréquem ment exigées font ci-après l'objet d'une analyse sous l'angle de leur admissibilité de princ ipe. Les données considérées comme principalement inadmissibles ne peuvent être recueillies par le bailleur que si ce dernier peut à cet effet se prévaloir d'un motif justificatif pa rticulier. En l'absence d'un tel motif justificatif, le Préposé fédéral à la protection de s données recommande de renoncer à collecter ces informations. a. Données relatives à l'identité Nom et prénom : Il est admissible de recueillir ces indications p our toutes les personnes qui souscrivent en qualité de parties au contrat de bail. Adresse : Il est en principe également admissible de demand er l'adresse de toutes les personnes qui souscrivent en qualité de parties au contrat de bail. En revanche, l'adresse ou le numéro de téléphone de tierces pers onnes (p.ex. des parents) ne peuvent être recueillis que si un motif justificatif particulier l'exige. Date de naissance : Il est en principe admissible de demander la date de naissance (des adultes, mais non des enfants), car cette indicatio n est nécessaire à l'identification d'une personne. En revanche, les questions portant sur d'autres critères d'identification, tels le numéro AVS ou le lieu d'o rigine (cf. cette rubrique), ne sont admissibles qu'à certaines conditions. Nombre de personnes occupant le logement, dont enfa nts : Il est admissible de recueillir ces indications, mais non de demander l'âge, le sexe ou l'état de la formation des enfants, à moins qu'un motif particulier ne justifie ces que stions. La question portant sur les liens de parenté unissant les diverses personnes ou sur leur sexe n'est admissible que si un motif justificatif particulier l'exige. Le ba illeur ne peut résilier le contrat de bail que si des changements dans la situation familiale du locataire lui causent des inconvénients majeurs (art. 271a, 1er al., let. f, CO). Etant donné que le bailleur ne pourra donc bien souvent pas résilier le bail lors de changements dans la situation familiale, les indications relative à cette dernièr e ne revêtent pour lui qu'une importance limitée. Sous-locataires : Il est admissible de demander si des chambres son t sous-louées ou si une telle sous-location est envisagée, car la sous-loca tion présuppose l'accord du bailleur (art. 262 CO). Confession : Cette indication constitue une donnée sensible, d ont la collecte ne se justifie en principe pas. L'obligation légale de recueillir une telle indication représente un motif justificatif. Si ce renseignement est exigé par le contrôle de l'habitant ou par une autre autorité en vertu d'une disposition légale, le bail leur peut le recueillir, mais uniquement auprès des locataires définitivement cho isis. Au surplus, la collecte de cette donnée n'est admissible que si elle repose su r un motif justificatif (par exemple, lorsque l'utilisation d'un immeuble est statutairem ent liée à une confession déterminée). Il n'est en revanche pas admissible de justifier de façon générale la collecte de cette indication par la prévention d'éventuels conflits de religions. Etat civil : Lorsque ce renseignement est exigé par le contrôl e de l'habitant ou par une autre autorité, il peut être recueilli, mais uniquement a uprès des locataires définitivement page 9 choisis. Au reste, l'état civil ne peut être demand é que si un motif justificatif particulier l'exige (p.ex. disposition statutaire d 'une coopérative d'habitation catholique prescrivant l'attribution de logements a ux seuls couples mariés). Les prescriptions du nouveau droit matrimonial concerna nt la résiliation du bail ne justifient pas la collecte de ce renseignement, car l'état civil ne donne aucune indication sur l'usage prévu du logement en tant qu e logement familial. A cet effet, il suffit de demander au locataire définitif si le log ement est prévu pour un usage familial; la question peut par exemple être formulée comme suit: "Le logement sert-il également de logement au conjoint (logement familia l)?" Il n'est en principe pas non plus admissible d'exiger des indications plus détai llées concernant, par exemple, la date du mariage ou du divorce. Nationalité : La nationalité peut constituer une donnée sensibl e (p. ex. si elle permet de tirer des conclusions quant à l'appartenance raciale). En principe inadmissible, la collecte de cette indication ne se justifie qu'à des conditi ons particulières (par exemple si des statuts prévoient une proportion déterminée de Suis ses et d'étrangers dans un immeuble). Si ce renseignement est exigé par le con trôle de l'habitant, la police des étrangers ou une autre autorité en vertu d'une disp osition légale, le bailleur ne doit le recueillir qu'auprès des personnes pour lesquelles la collecte est prescrite légalement (en général, il s'agit des locataires qui emménagen t). Cette règle vaut également pour d'autres indications telles que la nature du permis de séjour ou la durée du séjour en Suisse. Lieu d'origine : La question relative au lieu d'origine n'est en p rincipe pas admissible et ne se justifie qu'à certaines conditions. Elle ne saurait en particulier servir à se renseigner indirectement sur la nationalité. Si cette indicati on est recueillie parce qu'elle est nécessaire ou utile à l'obtention de renseignements officiels ou privés, il convient de faire expressément état de cet objectif. Cette règl e vaut également pour la question relative à la filiation (fils de / fille de). b. Situation financière Remarque préliminaire : Il faut que le bailleur puisse se faire une idée de la situation financière des locataires potentiels, dans la mesur e où ce critère joue un rôle déterminant dans son choix. Dans ce contexte, le problème résid e toutefois dans le grand nombre des questions qui sont posées au locataire potentiel su r sa situation financière, d'une part, et dans le fait que ces questions ne fournissent généraleme nt que des informations ponctuelles sur la situation financière du candidat, d'autre part. Les questions portent par exemple toujours sur le revenu, mais rarement sur la fortune. De même, l es précisions exigées concernent des réserves de propriété, des contrats de vente par ac omptes et des poursuites en cours, mais non les dettes en général. Dès lors, les considérations suivantes se fondent s ur deux sortes d'attitude possibles pour le bailleur: Soit il se contente de savoir si le revenu du locataire potentiel suffit en principe à couvrir le loyer, sans se préoccuper de la situation financière individuelle; dans ce cas, il lui suffit de demander le montant approxima tif du revenu annuel de toutes les personnes parties au contrat et de se renseigner su r d'éventuelles poursuites. Soit le bailleur examine en détail la situation financière du locata ire potentiel; il est alors en droit de se renseigner sur l'ensemble des revenus du locataire ainsi que sur ses dettes. Cependant, un examen aussi poussé de la situation financière du l ocataire potentiel n'est admissible que s'il repose sur un motif justificatif particulier (par e xemple sur une disposition statutaire ou légale prescrivant que le logement ne peut être lou é qu'à des personnes dont le revenu ne dépasse pas une certaine limite). Le fait que le lo yer du logement soit particulièrement cher page 10 et, partant, le risque ainsi encouru par le bailleu r spécialement élevé, peut, selon les circonstances, également justifier un examen plus détaillé de la situation financière. Pour des raisons de transparence, la formule d'inscription d oit présenter de manière claire les indications qui servent à l'appréciation de la situ ation financière du locataire potentiel, par exemple en regroupant toutes les questions relative s à cet aspect sous le titre "Situation financière". Prise de position séparée pour chaque renseignemen t de nature financière: Profession : Il est admissible de poser cette question à toute s les personnes en âge d'exercer une activité lucrative, qui cosignent le contrat de bail ou qui, en vertu de la loi, en sont solidairement responsables. En revanche, ces i ndications et les suivantes ne sauraient être recueillies sur d'autres personnes q ui ne signent pas le contrat de bail, qu'il s'agisse du concubin ou d'autres membres de l a communauté d'habitation, car ces renseignements n'ont pas d'influence sur le ris que financier encouru par le bailleur. La question concernant la formation n'est pas admissible. Activité exercée : Cf. explications relatives à la rubrique "profession". Employeur : Il est en général également admissible de poser c ette question. En revanche, des renseignements sur le locataire potentiel ne peuven t être demandés à l'employeur que si ce dernier est mentionné comme référence. De ce fait, les questions relatives à l'adresse et au numéro de téléphone de l'employeur sont en principe superflues. Il n'est pas admissible de demander depuis quand existe un rapport de travail. Revenu : La question relative au revenu est en principe ad missible. S'il renonce à un examen détaillé de la situation financière, le bailleur se contentera de savoir dans quelle catégorie se situe le revenu du locataire potentiel (p.ex. revenu inférieur à 30'000 francs, entre 30'000 et 40'000 francs, etc., jusqu' à un plafond qui, sauf pour des logements très chers, ne devrait pas dépasser 100'0 00 francs). Une autre possibilité consiste à s'enquérir de la relation entre loyer et revenu (p.ex. en posant la question suivante: Le montant du loyer dépasse-t-il le quart de votre revenu?). Poursuites: Il est également admissible de se renseigner si les locataires potentiels font ou ont fait l'objet de poursuites au cours des deux an nées précédentes. En revanche, la question ne doit pas porter sur des poursuites plus anciennes. L'extrait y relatif peut être demandé directement à l'office des poursuites ou fourni par le locataire potentiel lui-même. Cette dernière variante est préférable, car elle permet au locataire potentiel de fournir des explications au sujet de l'extrait. Autres indications : La collecte d'autres informations relatives à la situation financière du locataire potentiel n'est admissible que si elle re pose sur un motif justificatif particulier. Ainsi, l'examen détaillé de la situation financière individuelle du locataire potentiel peut, par exemple, englober également des questions concernant des dettes ainsi que des valeurs patrimoniales. En revanche, i l est inadmissible de poser des questions ponctuelles sur certaines charges financi ères qui fournissent une image unilatérale de la situation financière, telles que des questions relatives à des réserves de propriété sur le mobilier, à des contrats de lea sing, de vente par acomptes ou de petit crédit ou encore à des cessions de salaire. c. Mode de vie Remarque préliminaire : De manière générale, des questions relatives au m ode de vie ne peuvent être posées que si un besoin objectif d'écl aircissement existe. Les questions doivent être formulées en conséquence. Par exemple, lorsque la mauvaise isolation phonique d'un immeuble exige de vérifier si le mode de vie du loc ataire potentiel peut s'avérer dérangeant, il convient de poser la question mais sans entrer d e manière sélective dans le détail de ses page 11 éventuelles moeurs bruyantes (horaire de travail ir régulier ou pratique d'un instrument de musique): Prise de position séparée pour chaque renseignement sur le mode de vie: Animaux domestiques : Le bailleur est en droit de se renseigner sur la présence d'animaux domestiques. Il est admissible de demander le nombre et l'espèce de ces animaux. Instruments de musique : Le bailleur ne peut se renseigner sur des instrum ents de musique que si un motif justificatif particulier l'exige. S 'il s'agit simplement de déterminer les moeurs bruyantes du locataire, la question doit être posée en conséquence. En soi, les indications relatives à des horaires de travail irr éguliers ne fournissent aucune information concluante sur les habitudes bruyantes et ne doivent de ce fait être recueillies que si d'autres motifs l'exigent. Automobile et autres véhicules : Les questions souvent posées au sujet du genre et du nombre de véhicules utilisés par le locataire potentiel et par ses proches ne sont admissibles que si elles reposent sur un motif justificatif particulier. En général, une remarque sur l'(in)existence de possibilités de stationnement su ffit. Dans la mesure où ces renseignements servent à l'examen de la situation financière, la marque du véhicule et le numéro d'immatriculation ne peuvent être demandé s que si une information aussi détaillée s'avère indispensable et permet de se fai re une réelle idée de la situation financière (c'est-à-dire lorsque sont également dét erminés les rapports de propriété sur le véhicule, sa valeur et les éventuelles charg es financières qui le grèvent). Dans ce cas, les questions relatives à la marque du véhi cule doivent, pour des raisons de transparence, figurer dans la rubrique "Situation financière". d. Conditions de logement Conditions actuelles de logement : Souvent, le bailleur tente de se faire une idée d u comportement du futur locataire en se renseignant s ur ses conditions actuelles de logement. Les questions portent sur l'adresse du ba illeur actuel, sur l'adresse du concierge, sur la fréquence des changements de loge ment au cours des dernières années, sur les motifs du changement de logement en visagé, sur le nombre de pièces et le loyer du dernier logement, sur l'utilisation de ce logement, etc. Il est en principe inadmissible de poser de telles questions. Le bailleur peut uniquement demander si le bail précédent a été résilié par le bailleur et, le cas échéant, pour quel motif. Il ne peut se renseigner auprès du bailleur précédent ou auprè s du concierge que si le locataire potentiel les a mentionnés comme références. Et même dans ce cas, il peut s'informer sur les éventuels problèmes liés au paiement du loy er ou au comportement du locataire, mais non sur les dimensions du logement et sur le montant du loyer. Nouveau logement : Souvent, des questions sont posées sur le nouveau logement. Elles concernent par exemple l'usage prévu du logement, l a durée probable du bail ou les exigences posées au logement. Souvent aussi, le loc ataire potentiel doit indiquer s'il se trouve dans une situation de nécessité ou s'il e st contraint de conclure le bail en raison des conditions régnant sur le marché du loge ment. Ces questions sont en principe inadmissibles. Les deux dernières question s, en particulier, servent en général à déterminer si le locataire potentiel est susceptible d'envisager une contestation du loyer au sens de l'article 270 CO. Ces questions ne peuvent pas être posées car l'exercice d'un droit prévu par la loi n e saurait avoir une quelconque influence sur le choix d'un locataire adéquat. Il v a de soi que si de telles questions sont malgré tout posées, le locataire potentiel est en droit de ne pas y répondre ou d'y répondre de manière inexacte. Même la collecte des informations mentionnées au début de ce paragraphe n'est admissible que si elle repose sur un motif justificatif particulier. Si la loi prescrit l'usage déterminé d 'un logement (p.ex. interdiction d'un page 12 usage à des fins commerciales), le bailleur devrait pouvoir se contenter de formuler une remarque en ce sens. e. Indications dont la collecte est inadmissible da ns tous les cas La collecte de certaines indications est inadmissi ble quelles que soient les circonstances. Il s'agit des questions concernant: - l'éventuelle contrainte pour le locataire potenti el de conclure le bail en raison d'une situation de nécessité ou des conditions régnant sur le marché du logement, - l'appréciation du rapport qualité/prix du logement, - l'appartenance du locataire potentiel ou de perso nnes vivant en ménage avec lui, à une organisation de protection des locataires, - l'existence de maladies chroniques. La question r elative à une éventuelle forme d'invalidité n'est admissible que si elle repose sur un motif ju stificatif particulier, par exemple si le logement ne peut être loué qu'à une personne invalide, - l'intérêt du locataire potentiel à une transactio n jumelée (par exemple, la conclusion d'un contrat d'assurance avec la gérance d'immeubles concernée). f. Références Des renseignements ne peuvent être recueillis qu'a uprès des personnes spontanément citées comme références par le locataire potentiel. Les ré férences ne doivent être contactées que si le locataire potentiel entre sérieusement en considération pour le logement offert en location. Les questions posées aux personnes citées comme références doivent en principe se limiter à la confirmation des indications figurant sur la for mule d'inscription. D'autres questions ne peuvent être posées aux personnes citées comme réfé rences que si des conditions particulières l'exigent et pour autant que le locat aire potentiel en ait été informé préalablement. page 13 Sur la base de ces considérants, le Préposé fédéral à la protection des données recommande: 1. En l'absence de conditions particulières, de ne recueillir, pour le choix d'un locataire adéquat, que les indications suivantes: - nom, prénom, adresse et date de naissance des per sonnes qui souscrivent en qualité de parties au contrat de bail - nombre de personnes occupant le logement, dont enfants - contrat de sous-location existant ou envisagé - utilisation du logement par le conjoint également (logement à usage familial) - profession des personnes qui signent le contrat d e bail ou qui en vertu de la loi en sont solidairement responsables - activité exercée par ces personnes - employeur de ces personnes - catégorie de revenu de ces personnes (tranches de 10'000 francs jusqu'à 100'000 francs) ou indication de la relation entre loyer et revenu - poursuites au cours des deux dernières années - animaux domestiques - activités particulièrement bruyantes - le logement actuel a-t-il été résilié par le bailleur et, le cas échéant, pourquoi 2. De ne recueillir les indications suivantes que s i le bailleur est assujetti à une obligation légale de les communiquer à une autorité. Ces indic ations ne doivent être recueillies qu'auprès des personnes qui doivent être annoncées à l'autorité concernée (c'est-à-dire par exemple le nouveau locataire et sa famille): - confession - état civil, date du mariage, de la séparation ou du divorce - nationalité, nature du permis de séjour, durée du séjour effectué jusqu'à présent en Suisse - lieu d'origine, filiation - adresse et numéro de téléphone de l'employeur, durée du rapport de travail 3. De ne recueillir les indications suivantes que s i des circonstances particulières l'exigent (obligation légale, objectif statutaire de la géran ce de l'immeuble ou autres motifs particuliers et importants): - confession - état civil, date du mariage, de la séparation ou du divorce - nom, prénom et adresse ou sexe de personnes qui n e souscrivent pas en qualité de parties au contrat de bail; liens de parenté entre ces personnes et le locataire potentiel - nationalité, nature du permis de séjour, durée du séjour effectué jusqu'à présent en Suisse page 14 - lieu d'origine, filiation - adresse et numéro de téléphone de l'employeur, durée du rapport de travail - informations détaillés et systématiques de la situation financière du locataire potentiel - instruments de musique - horaire de travail irrégulier - véhicules utilisés, marque du véhicule, numéro d'immatriculation, valeur du véhicule - nombre de changements de logement au cours des dernières années - motif du changement de logement - nombre de pièces et loyer du logement actuel - usage du logement actuel - usage prévu du nouveau logement - durée probable du bail - exigences posées au logement - présence d'une forme d'invalidité (en principe un iquement pour des logements réservés à des invalides) 4. De ne recueillir en aucun cas les indications su ivantes: - éventuelle contrainte de conclure le bail en rais on des conditions régnant sur le marché du logement ou d'une situation de nécessité personnelle - appréciation du rapport qualité/prix du logement - appartenance du locataire potentiel ou d'autres p ersonnes à une organisation de protection des locataires - intérêt à la conclusion d'une transaction jumelée , notamment d'un contrat d'assurance avec la gérance d'immeubles concernée - existence de maladies chroniques - indications uniquement ponctuelles sur la situati on financière du locataire potentiel qui vont au-delà de ce qui est en principe admissible, sans pour autant fournir une image complète de la situation financière (p.ex. mention de contrats de vente par acomptes ou de leasing ou encore de cessions de salaire) 5. De ne recueillir des informations qu'auprès des personnes citées comme références par le locataire potentiel lui-même et de ne demander en p rincipe à ces personnes que la confirmation des indications déjà fournies par l'in téressé. Lorsque la collecte d'autres renseignements est indispensable, le locataire potentiel doit en être informé préalablement. 6. De ne recueillir en principe, pour des listes d' attente ne concernant pas un logement déterminé, que le nom, le prénom et l'adresse des p ersonnes intéressées, à moins que des raisons particulières n'exigent la collecte d'autres indications. page 15 7. La présente recommandation, considérants inclus, est notifiée par courrier recommandé aux associations de bailleurs et de locataires qui ont participé à la procédure de consultation. En outre, la recommandation elle-même sera publiée dans la Feuille fédérale. Les personnes qui mettent des logements en locatio n et à qui la présente recommandation a été notifiée ont un délai de trente jours suivant l a notification de la recommandation pour déclarer si elles rejettent cette dernière. Les autres personnes qui mettent des logements en location peuvent, dans les trente jours suivant sa publication dans la Feuille fédérale, dé clarer si elles rejettent cette recommandation. Le Préposé fédéral à la protection des données, si la recommandation est rejetée ou s'il constate qu'elle n'est pas respectée, pourra soumet tre le cas pour décision à la Commission fédérale de la protection des données, conformément à l'article 29, 4e alinéa, LPD. L E PREPOSE FEDERAL A LA PROTECTION DES DONNEES Le Préposé: O. Guntern