Ordinanza del 17 ottobre 2018 concernente il trattamento dei dati nel sistema «e-vent» del Servizio delle conferenze DFAE (Ordinanza «e-vent») <?xml version="1.0" encoding="UTF-8"?><akomaNtoso xmlns="http://docs.oasis-open.org/legaldocml/ns/akn/3.0" xmlns:fedlex="http://fedlex.admin.ch/"><act name="publicLaw"><meta><identification source="#ch.bk"><FRBRWork><FRBRthis value="https://fedlex.data.admin.ch/eli/cc/2018/650/20230901/main-text"/><FRBRuri value="https://fedlex.data.admin.ch/eli/cc/2018/650/20230901"/><FRBRdate date="2023-09-01" name="jolux:dateApplicability"/><FRBRdate date="2018-12-01" name="jolux:dateEntryInForce"/><FRBRdate date="2018-10-17" name="jolux:dateDocument"/><FRBRauthor href="#ch.bk" as="#publisher"/><FRBRauthor href="#ch.bk" as="#rightsHolder"/><FRBRcountry value="CH"/><FRBRnumber value="235.25"/><FRBRname xml:lang="it" value="Ordinanza del 17 ottobre 2018 concernente il trattamento dei dati nel sistema «e-vent» del Servizio delle conferenze DFAE (Ordinanza «e-vent»)" shortForm=""/><FRBRname xml:lang="de" value="Verordnung vom 17. Oktober 2018 über das Datenbearbeitungssystem «e-vent» des Konferenzdienstes EDA (Verordnung «e-vent»)" shortForm=""/><FRBRname xml:lang="fr" value="Ordonnance du 17 octobre 2018 sur le système de traitement des données «e-vent» du Service des conférences du DFAE (Ordonnance «e-vent») " shortForm=""/><FRBRauthoritative value="true"/></FRBRWork><FRBRExpression><FRBRthis value="https://fedlex.data.admin.ch/eli/cc/2018/650/20230901/it/main-text"/><FRBRuri value="https://fedlex.data.admin.ch/eli/cc/2018/650/20230901/it"/><FRBRdate date="2023-09-01" name="jolux:dateApplicability"/><FRBRdate date="2018-12-01" name="jolux:dateEntryInForce"/><FRBRdate date="2018-10-17" name="jolux:dateDocument"/><FRBRauthor href="#ch.bk" as="#publisher"/><FRBRauthor href="#ch.bk" as="#rightsHolder"/><FRBRlanguage language="it"/></FRBRExpression><FRBRManifestation><FRBRthis value="https://fedlex.data.admin.ch/eli/cc/2018/650/20230901/it/xml/main-text"/><FRBRuri value="https://fedlex.data.admin.ch/eli/cc/2018/650/20230901/it/xml"/><FRBRdate date="2023-09-01" name="jolux:dateApplicability"/><FRBRdate date="2018-12-01" name="jolux:dateEntryInForce"/><FRBRdate date="2018-10-17" name="jolux:dateDocument"/><FRBRauthor href="#ch.bk" as="#publisher"/><FRBRauthor href="#ch.bk" as="#rightsHolder"/><FRBRformat value="xml" fedlex:generator="2024-q4-rel-1.6.5"/></FRBRManifestation></identification><references source="#ch.bk"><TLCOrganization eId="ch.bk" href="https://fedlex.data.admin.ch/vocabulary/legal-institution/2" showAs="Cancelleria federale"/><TLCRole eId="publisher" href="http://data.legilux.public.lu/resource/ontology/jolux#publisher" showAs="Editeur"/><TLCRole eId="rightsHolder" href="http://data.legilux.public.lu/resource/ontology/jolux#rightsHolder" showAs="Détenteur des droits"/><TLCReference name="language" href="http://publications.europa.eu/resource/authority/language/ITA" showAs="it"/><TLCReference name="format" href="https://fedlex.data.admin.ch/vocabulary/user-format/xml" showAs="xml"/></references></meta><preface><p><docNumber>235.25 </docNumber></p><p><docTitle>Ordinanza<br/>concernente il trattamento dei dati nel sistema «e-vent»<br/>del Servizio delle conferenze DFAE</docTitle></p><p>(Ordinanza «e-vent»)</p><p>del 17 ottobre 2018 (Stato 1° settembre 2023)</p></preface><preamble><p>Il Consiglio federale svizzero,</p><p>visto l’articolo 57<i>h</i><sup>ter</sup> della legge del 21 marzo 1997<authorialNote><p> <ref href="https://fedlex.data.admin.ch/eli/cc/1997/2022_2022_2022" xmlns:data="urn:com:c-moria:legi4ch:xslt:data" xmlns:tmp="urn:com:c-moria:legi4ch:xslt:temp">RS <b>172.010</b></ref></p></authorialNote> sull’organizzazione del Governo e dell’Amministrazione (LOGA),<authorialNote><p> Nuovo testo giusta l’all. 2 n. II 33 dell’O del 31 ago. 2022 sulla protezione dei dati, in vigore dal 1° set. 2023 (<ref href="https://fedlex.data.admin.ch/eli/oc/2022/568" xmlns:data="urn:com:c-moria:legi4ch:xslt:data" xmlns:tmp="urn:com:c-moria:legi4ch:xslt:temp">RU <b>2022</b> 568</ref>).</p></authorialNote></p><p>ordina:</p></preamble><body><section eId="sec_1"><num>Sezione 1: </num><heading>Disposizioni generali</heading><article eId="art_1"><num><b>Art. 1</b></num><heading>Oggetto</heading><paragraph eId="art_1/para"><content><p>La presente ordinanza disciplina il trattamento dei dati nel sistema «e-vent» (sistema) del Servizio delle conferenze del Dipartimento federale degli affari esteri (Servizio delle conferenze DFAE) in seno alla Segreteria di Stato del DFAE.</p></content></paragraph></article><article eId="art_2"><num><b>Art. 2</b></num><heading>Scopo</heading><paragraph eId="art_2/para"><content><p>Il sistema consente al Servizio delle conferenze DFAE di svolgere i suoi compiti nell’ambito della pianificazione, dell’organizzazione e dello svolgimento di conferenze e manifestazioni.</p></content></paragraph></article><article eId="art_3"><num><b>Art. 3</b></num><heading>Autorità responsabile</heading><paragraph eId="art_3/para"><content><p>Il Servizio delle conferenze DFAE è responsabile del sistema.</p></content></paragraph></article><article eId="art_4"><num><b>Art. 4</b></num><heading>Struttura</heading><paragraph eId="art_4/para"><content><p>Il sistema consiste in una banca dati e in un portale online per l’accesso dall’interno del DFAE e uno per l’accesso dall’esterno.</p></content></paragraph></article></section><section eId="sec_2"><num>Sezione 2: </num><heading>Dati e trattamento dei dati</heading><article eId="art_5"><num><b>Art. 5</b></num><heading>Persone e dati trattati</heading><paragraph eId="art_5/para_1"><num>1</num><content><p> Il sistema contiene i dati dei partecipanti alle conferenze e alle manifestazioni.</p></content></paragraph><paragraph eId="art_5/para_2"><num>2</num><content><p> La tipologia di dati registrati è disciplinata nell’allegato.</p></content></paragraph></article><article eId="art_6"><num><b>Art. 6</b></num><heading>Provenienza dei dati e diritti di trattamento</heading><paragraph eId="art_6/para_1"><num>1</num><content><p> I dati sono registrati dai partecipanti o dal Servizio delle conferenze DFAE.</p></content></paragraph><paragraph eId="art_6/para_2"><num>2</num><content><p> I partecipanti dispongono di diritti di trattamento completi dei loro dati registrati nel sistema.</p></content></paragraph><paragraph eId="art_6/para_3"><num>3</num><content><p> Il Servizio delle conferenze DFAE dispone di diritti di trattamento completi di tutti i dati registrati nel sistema.</p></content></paragraph><paragraph eId="art_6/para_4"><num>4</num><content><p> L’unità Informatica DFAE dispone dei diritti di accesso necessari per adempiere i propri compiti.</p></content></paragraph><paragraph eId="art_6/para_5"><num>5</num><content><p> Tutti i diritti di trattamento sono esercitati mediante procedura di richiamo.</p></content></paragraph><paragraph eId="art_6/para_6"><num>6</num><content><p> I dati di cui all’allegato possono essere trasmessi a terzi qualora siano necessari per ragioni organizzative o prenotazioni.</p></content></paragraph></article><article eId="art_7"><num><b>Art. 7</b></num><heading>Documenti</heading><paragraph eId="art_7/para"><content><p>Nel sistema possono essere registrati tutti i documenti relativi a conferenze, manifestazioni e alle persone che vi prendono parte conformemente allo scopo della presente ordinanza.</p></content></paragraph></article><article eId="art_8"><num><b>Art. 8</b></num><heading>Conservazione, archiviazione e cancellazione dei dati</heading><paragraph eId="art_8/para_1"><num>1</num><content><p> Le serie di dati relative a persone sono distrutte al più tardi dieci anni dopo l’ultimo trattamento.</p></content></paragraph><paragraph eId="art_8/para_2"><num>2</num><content><p> Sono fatte salve le disposizioni della legislazione in materia di archiviazione.</p></content></paragraph></article></section><section eId="sec_3"><num>Sezione 3: </num><heading>Gestione e diritti di accesso</heading><article eId="art_9"><num><b>Art. 9</b></num><heading>Gestione tecnica e amministrazione del sistema</heading><paragraph eId="art_9/para_1"><num>1</num><content><p> L’unità Informatica DFAE è responsabile della gestione tecnica del sistema.</p></content></paragraph><paragraph eId="art_9/para_2"><num>2</num><content><p> L’amministratore di sistema fa parte dell’unità Informatica DFAE. Gestisce il sistema informatico, la banca dati e le applicazioni.</p></content></paragraph><paragraph eId="art_9/para_3"><num>3</num><content><p> Il responsabile delle applicazioni fa parte del Servizio delle conferenze DFAE. È l’intermediario tra l’amministratore di sistema e gli utenti.</p></content></paragraph></article><article eId="art_10"><num><b>Art. 10</b></num><heading>Concessione del diritto di accesso</heading><paragraph eId="art_10/para_1"><num>1</num><content><p> Il responsabile delle applicazioni concede agli utenti del sistema i diritti di accesso individuali.</p></content></paragraph><paragraph eId="art_10/para_2"><num>2</num><content><p> Il Servizio delle conferenze DFAE verifica una volta all’anno se le condizioni per la concessione dei diritti di accesso continuano a essere adempiute.</p></content></paragraph></article></section><section eId="sec_4"><num>Sezione 4: </num><heading>Sicurezza dei dati</heading><article eId="art_11"><num><b>Art. 11</b></num><heading>Obblighi di diligenza</heading><paragraph eId="art_11/para_1"><num>1</num><content><p> Il Servizio delle conferenze DFAE provvede affinché il trattamento dei dati nel sistema sia conforme alle prescrizioni.</p></content></paragraph><paragraph eId="art_11/para_2"><num>2</num><content><p> Si assicura che i dati personali siano esatti, completi e aggiornati.</p></content></paragraph></article><article eId="art_12"><num><b>Art. 12</b></num><heading>Regolamento sul trattamento dei dati</heading><paragraph eId="art_12/para"><content><p>Il Servizio delle conferenze DFAE emana un regolamento sul trattamento dei dati. Questo documento contiene le misure organizzative e tecniche volte a garantire la sicurezza dei dati e il controllo del trattamento dei dati.</p></content></paragraph></article><article eId="art_13"><num><b>Art. 13</b></num><heading>Verbale</heading><paragraph eId="art_13/para_1"><num>1</num><content><p> Gli accessi al sistema e il trattamento dei dati sono costantemente verbalizzati.</p></content></paragraph><paragraph eId="art_13/para_2"><num>2</num><content><p> I verbali sono conservati per un anno separatamente dal sistema in cui sono trattati i dati personali.<authorialNote><p> Nuovo testo giusta l’all. 2 n. II 33 dell’O del 31 ago. 2022 sulla protezione dei dati, in vigore dal 1° set. 2023 (<ref href="https://fedlex.data.admin.ch/eli/oc/2022/568" xmlns:data="urn:com:c-moria:legi4ch:xslt:data" xmlns:tmp="urn:com:c-moria:legi4ch:xslt:temp">RU <b>2022</b> 568</ref>).</p></authorialNote></p></content></paragraph></article></section><section eId="sec_5"><num>Sezione 5: </num><heading>Entrata in vigore</heading><article eId="art_14"><num><b>Art. 14</b></num><paragraph eId="art_14/para"><content><p>La presente ordinanza entra in vigore il 1° dicembre 2018.</p></content></paragraph></article></section></body><components><component><doc name="annex"><meta><identification source="#ch.bk"><FRBRWork><FRBRthis value="https://fedlex.data.admin.ch/eli/cc/2018/650/20230901/main-text"/><FRBRuri value="https://fedlex.data.admin.ch/eli/cc/2018/650/20230901"/><FRBRdate date="2023-09-01" name="jolux:dateApplicability"/><FRBRdate date="2018-12-01" name="jolux:dateEntryInForce"/><FRBRdate date="2018-10-17" name="jolux:dateDocument"/><FRBRauthor href="#ch.bk" as="#publisher"/><FRBRauthor href="#ch.bk" as="#rightsHolder"/><FRBRcountry value="CH"/><FRBRnumber value="235.25"/><FRBRname xml:lang="it" value="Ordinanza del 17 ottobre 2018 concernente il trattamento dei dati nel sistema «e-vent» del Servizio delle conferenze DFAE (Ordinanza «e-vent»)" shortForm=""/><FRBRname xml:lang="de" value="Verordnung vom 17. Oktober 2018 über das Datenbearbeitungssystem «e-vent» des Konferenzdienstes EDA (Verordnung «e-vent»)" shortForm=""/><FRBRname xml:lang="fr" value="Ordonnance du 17 octobre 2018 sur le système de traitement des données «e-vent» du Service des conférences du DFAE (Ordonnance «e-vent») " shortForm=""/><FRBRauthoritative value="true"/></FRBRWork><FRBRExpression><FRBRthis value="https://fedlex.data.admin.ch/eli/cc/2018/650/20230901/it/main-text"/><FRBRuri value="https://fedlex.data.admin.ch/eli/cc/2018/650/20230901/it"/><FRBRdate date="2023-09-01" name="jolux:dateApplicability"/><FRBRdate date="2018-12-01" name="jolux:dateEntryInForce"/><FRBRdate date="2018-10-17" name="jolux:dateDocument"/><FRBRauthor href="#ch.bk" as="#publisher"/><FRBRauthor href="#ch.bk" as="#rightsHolder"/><FRBRlanguage language="it"/></FRBRExpression><FRBRManifestation><FRBRthis value="https://fedlex.data.admin.ch/eli/cc/2018/650/20230901/it/xml/main-text"/><FRBRuri value="https://fedlex.data.admin.ch/eli/cc/2018/650/20230901/it/xml"/><FRBRdate date="2023-09-01" name="jolux:dateApplicability"/><FRBRdate date="2018-12-01" name="jolux:dateEntryInForce"/><FRBRdate date="2018-10-17" name="jolux:dateDocument"/><FRBRauthor href="#ch.bk" as="#publisher"/><FRBRauthor href="#ch.bk" as="#rightsHolder"/><FRBRformat value="xml"/></FRBRManifestation></identification></meta><preface><container name="headerOfAnnex"><block name="heading">Allegato</block></container></preface><mainBody><p>(art. 5 cpv. 2)</p><level eId="annex_u1/lvl_u1"><heading>Dati personali registrati nel sistema</heading><content><blockList><item eId="annex_u1/lvl_u1/lbl_1"><num>1. </num><p>Cognomi</p></item><item eId="annex_u1/lvl_u1/lbl_2"><num>2. </num><p>Cognomi come da passaporto</p></item><item eId="annex_u1/lvl_u1/lbl_3"><num>3. </num><p>Nomi</p></item><item eId="annex_u1/lvl_u1/lbl_4"><num>4. </num><p>Nomi come da passaporto</p></item><item eId="annex_u1/lvl_u1/lbl_5"><num>5. </num><p>Titolo (accademico)</p></item><item eId="annex_u1/lvl_u1/lbl_6"><num>6. </num><p>Titolo (professionale o funzione ufficiale)</p></item><item eId="annex_u1/lvl_u1/lbl_7"><num>7. </num><p>Appellativo</p></item><item eId="annex_u1/lvl_u1/lbl_8"><num>8. </num><p>Ditta</p></item><item eId="annex_u1/lvl_u1/lbl_9"><num>9. </num><p>Sesso</p></item><item eId="annex_u1/lvl_u1/lbl_10"><num>10. </num><p>Data di nascita</p></item><item eId="annex_u1/lvl_u1/lbl_11"><num>11. </num><p>Luogo di nascita</p></item><item eId="annex_u1/lvl_u1/lbl_12"><num>12. </num><p>Cittadinanze</p></item><item eId="annex_u1/lvl_u1/lbl_13"><num>13. </num><p>Rappresentante di quale delegazione / Paese / organizzazione</p></item><item eId="annex_u1/lvl_u1/lbl_14"><num>14. </num><p>Indirizzi e-mail</p></item><item eId="annex_u1/lvl_u1/lbl_15"><num>15. </num><p>Numero di telefono (fisso)</p></item><item eId="annex_u1/lvl_u1/lbl_16"><num>16. </num><p>Numero di telefono (cellulare)</p></item><item eId="annex_u1/lvl_u1/lbl_17"><num>17. </num><p>Numero di fax</p></item><item eId="annex_u1/lvl_u1/lbl_18"><num>18. </num><p>Indirizzo (via, NPA, luogo)</p></item><item eId="annex_u1/lvl_u1/lbl_19"><num>19. </num><p>Paese</p></item><item eId="annex_u1/lvl_u1/lbl_20"><num>20. </num><p>Sito Internet</p></item><item eId="annex_u1/lvl_u1/lbl_21"><num>21. </num><p>Metodo di corrispondenza (lettera/e-mail) </p></item><item eId="annex_u1/lvl_u1/lbl_22"><num>22. </num><p>Indirizzo di fatturazione</p></item><item eId="annex_u1/lvl_u1/lbl_23"><num>23. </num><p>Particolari esigenze alimentari </p></item><item eId="annex_u1/lvl_u1/lbl_24"><num>24. </num><p>Grado militare</p></item><item eId="annex_u1/lvl_u1/lbl_25"><num>25. </num><p>Grado civile</p></item><item eId="annex_u1/lvl_u1/lbl_26"><num>26. </num><p>Posizione</p></item><item eId="annex_u1/lvl_u1/lbl_27"><num>27. </num><p>Datore di lavoro</p></item><item eId="annex_u1/lvl_u1/lbl_28"><num>28. </num><p>Arrivo al luogo della manifestazione/all’hotel</p></item><item eId="annex_u1/lvl_u1/lbl_29"><num>29. </num><p>Partenza dal luogo della manifestazione/dall’hotel</p></item><item eId="annex_u1/lvl_u1/lbl_30"><num>30. </num><p>Lingua di corrispondenza</p></item><item eId="annex_u1/lvl_u1/lbl_31"><num>31. </num><p>Informazioni sul volo (data e ora di partenza e di arrivo, numero del volo, tempi di trasferimento)</p></item><item eId="annex_u1/lvl_u1/lbl_32"><num>32. </num><p>Informazioni sul passaporto (numero, data di emissione, data di scadenza, luogo di emissione)</p></item><item eId="annex_u1/lvl_u1/lbl_33"><num>33. </num><p>Visto necessario</p></item><item eId="annex_u1/lvl_u1/lbl_34"><num>34. </num><p>Informazioni della carta di credito (numero, data di scadenza)</p></item><item eId="annex_u1/lvl_u1/lbl_35"><num>35. </num><p>Informazioni sull’hotel/sul luogo di soggiorno (indirizzo, numero della camera ecc.)</p></item><item eId="annex_u1/lvl_u1/lbl_36"><num>36. </num><p>Nome dell’accompagnatore</p></item><item eId="annex_u1/lvl_u1/lbl_37"><num>37. </num><p>Informazioni sulla partecipazione (workshop, cene ufficiali, colazione, pranzo, cena, escursioni)</p></item><item eId="annex_u1/lvl_u1/lbl_38"><num>38. </num><p>Temi dei workshop</p></item><item eId="annex_u1/lvl_u1/lbl_39"><num>39. </num><p>Foto</p></item><item eId="annex_u1/lvl_u1/lbl_40"><num>40. </num><p>Sponsorizzazioni: sì/no</p></item><item eId="annex_u1/lvl_u1/lbl_41"><num>41. </num><p>Motivazione della sponsorizzazione</p></item><item eId="annex_u1/lvl_u1/lbl_42"><num>42. </num><p>Esigenze specifiche dovute a limitazioni fisiche</p></item><item eId="annex_u1/lvl_u1/lbl_43"><num>43. </num><p>Partecipazione a conferenze precedenti</p></item></blockList></content></level></mainBody></doc></component></components></act></akomaNtoso>