B u n d e s v e rw a l t u n g s g e r i ch t T r i b u n a l ad m i n i s t r a t i f f éd é r a l T r i b u n a l e am m i n i s t r a t i vo f e d e r a l e T r i b u n a l ad m i n i s t r a t i v fe d e r a l Entscheid bestätigt durch BGer mit Urteil vom 23.06.2016 (1C_14/2016) Abteilung I A-7405/2014 U r t e i l v o m 2 3 . N o v e m b e r 2 0 1 5 Besetzung Richterin Marianne Ryter (Vorsitz), Richterin Claudia Pasqualetto Péquignot, Richter Jérôme Candrian, Gerichtsschreiber Robert Lauko. Parteien Titus Plattner, Recherchedesk, Dammweg 9, 3011 Bern, Beschwerdeführer, gegen armasuisse, Eidgenössisches Departement für Verteidigung, Bevölkerungsschutz und Sport, Kasernenstrasse 19, 3003 Bern, vertreten durch Prof. Dr. iur. Hans Rudolf Trüeb, Rechtsanwalt LL.M., Walder Wyss AG, Seefeldstrasse 123, Postfach 1236, 8034 Zürich, Vorinstanz. Gegenstand Zugang zu amtlichen Dokumenten gemäss BGÖ. A-7405/2014 Seite 2 Sachverhalt: A. Titus Plattner, Journalist bei SonntagsZeitung/Le Matin Dimanche, er- suchte armasuisse mit E-Mail vom 26. Mai 2014 gestützt auf das Öffent- lichkeitsgesetz vom 17. Dezember 2004 (BGÖ, SR 152.3) um Einsicht in die Outlook-Agenda 2013 und 2014 (bis 26. Mai 2014) des abtretenden Rüstungschefs Ulrich Appenzeller. B. Mit Stellungnahme von 12. Juni 2014 teilte armasuisse Titus Plattner mit, dass ihm der nachgesuchte Zugang verweigert werde. Das Gesuch sei un- zureichend konkretisiert und der Terminkalender nicht als amtliches Doku- ment, sondern vielmehr als ein Informationsträger zu betrachten. Zudem seien die Kalendereinträge keine fertig gestellten Dokumente und zum rein persönlichen Gebrauch bestimmt. Schliesslich würden die verlangten In- halte unter mehrere vom Öffentlichkeitsgesetz vorgesehene Ausnahmebe- stimmungen fallen. C. Am 18. Juni 2014 reichte Titus Plattner einen Schlichtungsantrag beim Eid- genössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB) ein. Mit E-Mail vom 19. Juni 2014 bestätigte dieser den Eingang des Antrags und forderte armasuisse dazu auf, die verlangten Dokumente sowie eine ausführliche und detailliert begründete Stellungnahme einzureichen. Mit Schreiben vom 26. Juni 2014 nahm armasuisse zum Ersuchen Stellung und beantragte, auf das Gesuch sei nicht einzutreten. Mit E-Mail vom 27. Juni 2014 teilte der EDÖB der armasuisse mit, dass er auf den Schlichtungsantrag eintrete und ein Schlichtungsverfahren durch- führe. Dabei forderte er armasuisse erneut auf, ihm die Outlook -Agenda des Rüstungschefs der Jahre 2013 und 2014 umgehend zukommen zu lassen und alle erforderlichen Schritte einzuleite n, damit das zu beurtei- lende Dokument im Originalformat für die Dauer des Verfahrens gesichert werde. Am 2. Juli 2014 reichte die armasuisse die verlangten Dokumente ein. Am 24. September 2014 sprach der EDÖB die Empfehlung aus, den Zu- gang zur Outlook-Agenda des abtretenden Rüstungschefs für den Zeit- raum vom 1. Januar 2013 bis und mit 26. Mai 2014 zu gewähren. A-7405/2014 Seite 3 D. Mit Verfügung vom 1. Dezember 2014 stellte armasuisse fest, dass Titus Plattner keinen Anspruch auf Einsicht in die Outlook-Agenda des ehemali- gen Rüstungschefs Ulrich Appenzeller über den Zeitraum vom 1. Januar 2013 bis 26. Mai 2014 habe (Disposotiv-Ziffer 1). Ohne Anerkennung einer Rechtspflicht werde ihm mit der Verfügung ein Auszug aus der Outlook- Agenda in Form einer Wochenübersicht zugestellt, wobei einzelne Einträge im Sinne der Erwägungen geschwärzt seien (Dispositiv-Ziffer 2). E. Mit Beschwerde vom 19. Dezember 2014 gelangt Titus Plattner (nachfol- gend: Beschwerdeführer) ans Bundesverwaltungsgericht und beantragt , Dispositiv-Ziffern 1 und 2 der Verfügung aufzuheben und ihm die Outlook- Agenda des ehemaligen Rüstungschefs Ulrich Appenzeller vom 1. Januar 2013 bis 26. Mai 2014 in elektronischer Form oder in einer Papierform zu übergeben, in welcher die nicht abgedeckten Inhalte ausnahmslos entzif- ferbar seien. Es seien die vorgenommenen Schwärzungen auf die Einträge zu reduzieren, welche rein privater Natur seien. Eventualiter, vor allem so- weit Gründe nach Art. 7 Abs. 1 und 8 BG Ö geltend macht würden, seine die im ausgelieferten Dokument vorgenommenen, zahlreichen Schwärzun- gen einzeln zu begründen. F. In ihrer Vernehmlassung 19. März 2015 schliesst armasuisse (nachfol- gend: Vorinstanz) auf Abweisung der Beschwerde. Weiter stellt sie den Verfahrensantrag, das Verfahren zunächst auf die Frage zu beschränken, ob überhaupt ein Anspruch auf Zugang zur Outlook-Agenda des ehemali- gen Rüstungschefs Ulrich Appenzeller bestehe. G. Mit Verfügung vom 2. April 2015 weist das Bundesverwaltungsgericht den Verfahrensantrag der Vorinstanz aus verfahrensökonomischen Gründen ab, gibt dieser sodann Gelegenheit, ihre Vernehmlassung zu ergänzen , und fordert sie zudem auf, die vom Beschwerdeführer zur Einsicht ver- langte Outlook-Agenda in nicht geschwärzter Form einzureichen. H. Am 27. April 2015 reicht die Vorinstanz eine Ergänzung zur Vernehmlas- sung ein und hält dabei an ihren Rechtsbegehren fest. Im Übrigen bittet sie A-7405/2014 Seite 4 um Erläuterung der Aufforderung, die Outlook-Agenda in nicht geschwärz- ter Form einzureichen, nachdem diese in Form einer Wochenübersicht so- wie als tabellarische Aufstellung bereits in den Vorakten enthalten sei. I. Mit Verfügung vom 6. Mai 2015 verzichtet das Bundesverwaltungsgericht vorerst auf das Einreichen weiterer (Vor-)Akten durch die Vorinstanz. J. Auf weitergehende Ausführungen und die sich bei den Akten befindlic hen Schriftstücke wird, soweit entscheidwesentlich, in den nachfolgenden Er- wägungen eingegangen. Das Bundesverwaltungsgericht zieht in Erwägung: 1.1 Gemäss Art. 31 des Verwaltungsgerichtsgesetzes vom 17. Juni 2005 (VGG, SR 173.32) beurteilt das Bundesverwaltungsgericht Beschwerden gegen Verfügungen nach Art. 5 des Verwaltungsverfahrensgesetzes vom 20. Dezember 1968 (VwVG, SR 172.021), sofern keine Ausnahme nach Art. 32 VGG gegeben ist und eine Vorinstanz i.S.v. Art. 33 VGG entschie- den hat. Bei der armasuisse handelt es sich um eine Vorinstanz i.S.v. Art. 33 Bst. d VGG (vgl. Anhang 1 Ziff. IV 1.5 der Regierungs- und Verwal- tungsorganisationsverordnung vom 25. November 1998 [RVOV, SR 172.010.1]) und eine Ausnahme nach Art. 32 VGG liegt nicht vor. 1.2 In Dispositiv-Ziffer 1 der Verfügung vom 1. Dezember 2014 stellte die Vorinstanz fest, dass der Beschwerdeführer keinen Anspruch auf Einsicht in die Outlook-Agenda des ehemaligen Rüstungschefs habe . Ungeachtet der gewählten Formulierung handelt es sich bei der angefochtenen Verfü- gung indes nicht um eine Feststellungsverfügung im Sinne von Art. 5 Abs. 1 Bst. b VwVG: Gemäss Dispositiv-Ziffer 2 stellte die Vorinstanz dem Be- schwerdeführer, der kein vorgängiges Feststellungsbegehren gestellt hatte, einen teilweise geschwärzten Auszug aus der nachgesuchten Agenda in Form einer Wochenübersicht zu. Damit hiess sie dessen Ein- sichtsgesuch im Ergebnis teilweise gut und gewährte ihm eine einge- schränkte Einsicht in den Kalender. Dass sie dies ausdrücklich "ohne An- erkennung einer Rechtspflicht" tat, bleibt für den Gegenstand des vorlie- genden Beschwerdeverfahrens ohne Belang. Streitgegenstand in der A-7405/2014 Seite 5 nachträglichen Verwaltungsrechtspflege ist das Rechtsverhältnis, das Ge- genstand der angefochtenen Verfügung bildet, soweit es im Streit liegt (vgl. MOSER/BEUSCH/KNEUBÜHLER, Prozessieren vor dem Bundesverwaltungs- gericht, 2. Aufl. 2013, Rz. 2.8) . Der Beschwerdeführer verlangt einen grundsätzlich uneingeschränkten Zugang zur Outlook-Agenda, namentlich auch zu den abgedeckten Inhalten . Hingegen akzeptiert er die Schwär- zung der rein privaten (aussergeschäftlichen) Termine des ehemaligen Rüstungschefs. Im vorliegenden Verfahren ist daher zu prüfen, ob die aus anderen Gründen erfolgten Einschränkungen rechtens sind. 1.3 Zur Beschwerde ist berechtigt, wer vor der Vorinstanz am Verfahren teilgenommen oder keine Möglichkeit zur Teilnahme erhalten hat, durch die angefochtene Verfügung besonders berührt ist und ein schutzwürdiges In- teresse an deren Aufhebung oder Änderung hat (Art. 48 Abs. 1 VwVG). Der Beschwerdeführer ist mit seinem Gesuch nicht vollumfänglich durchge- drungen, durch die angefochtene Verfügung auch materiell beschwert und demzufolge ohne Weiteres zur Beschwerde legitimiert. 1.4 Auf die im Übr igen frist - und formgerecht erhobene Beschwerde (Art. 50 Abs. 1 und Art. 52 Abs. 1 VwVG) ist demnach einzutreten. 2.1 Das Bundesverwaltungsgericht überprüft die angefochtene Verfügung auf Rechtsverletzungen, einschliesslich unrichtiger oder unvollständiger Feststellung des rechterheblichen Sachverhalts und Rechtsfehler bei der Ausübung des Ermessens (Art. 49 Bst. a und b VwVG). Zudem prüft es die Verfügung auf Angemessenheit hin (Art. 49 Bst. c VwVG). Es wendet das Recht von Amtes wegen an und ist an die Begründung der Parteien nicht gebunden (Art. 62 Abs. 4 VwVG). 2.2 Entgegen ihrer Annahme ist die Vorinstanz nicht befugt, ihre Verfügung von einer Rechts- und Ermessenskontrolle durch die Rechtsmittelinstanz auszunehmen, soweit sie davon ausgeht, sie habe den Zugang freiwillig bzw. nach freiem Ermessen gewährt (vgl. E. 17 ff. der angefochtenen Ver- fügung und Ziff. 13 ihrer Vernehmlassung vom 19. März 2015). Zum einen erweist sich diese Ansicht aufgrund der Dokumentenqualität der Outlook- Agenda (vgl. dazu E. 5.3) als unzutreffend. Zum anderen wäre die Vo- rinstanz selbst im Bereich des informellen Verwaltungshan delns an die Grundsätze der Gesetzmässigkeit, des öffentlichen Interesses, der Ver- hältnismässigkeit und von Treu und Glauben gebunden (vgl. Urteil des A-7405/2014 Seite 6 BVGer A-6603/2013 vom 1. Oktober 2014 E. 7.3.3; HÄFELIN/MÜLLER/UHL- MANN, Allgemeines Verwaltungsrecht, 6. Aufl. 2010, Rz. 736a). Das Öffentlichkeitsgesetz bezweckt, die Transparenz über den Auftrag, die Organisation und die Tätigkeit der Verwaltung zu fördern (Art. 1 BGÖ), da- mit Bürgerinnen und Bürger politische Abläufe erkennen und beurteilen können. Nebst Vertrauen soll dadurch das Verständnis für die Verwaltung und ihr Funktionieren gefördert sowie die Akzeptanz staatlichen Handelns erhöht werden (BGE 133 II 209 E. 2.3.1; BVGE 2011/52 E. 3; statt vieler aus der neueren Praxis Urteil des BVGer A-1784/2014 vom 30. April 2015 E. 3.1). Zu diesem Zweck statuiert das BGÖ das Prinzip der Öffentlichkeit mit Geheimhaltungsvorbehalt und gewährt einen grundsätzlichen An- spruch auf Zugang zu amtlichen Dokumenten (Art. 6 Abs. 1 BGÖ; vgl. BGE 136 II 399 E. 2.1 mit Hinweisen; MAHON/GONIN, in: Brunner/Mader [Hrsg.], Öffentlichkeitsgesetz, Handkommentar, Bern 2008 [nachfolgend: Hand- kommentar BGÖ], Art. 6 Rz. 11 ff.). 4.1 Der Beschwerdeführer beruft sich auf die Empfehlung des EDÖB, wo- nach die Agenda bezogen auf einen vergangenen Zeitraum kein "nicht fer- tiggestelltes" Dokument darstelle und auch nicht zum persönlichen Ge- brauch bestimmt sei. Art. 1 Abs. 2 der Öffentlichkeitsverordnung vom 24. Mai 2006 (VBGÖ, SR 152.31) enthalte keine sachdienlichen Kriterien, um die Agenda vom Anwendungsbereich des BGÖ au szuschliessen. Eine Agenda sei nicht mit Begleitdokumenten wie Notizen oder Arbeitskopien gleichzusetzen. Auch die spätere Archivierung sei nicht Voraussetzung für die Dokumentenqualität. Gemäss Bundesamt für Justiz [BJ]/EDÖB, Um- setzung des Öffentlichkeitsprinzips in der Bundesverwaltung: Häufig ge- stellte Fragen, 7. August 2013 (n achfolgend: Umsetzung Öffentlichkeits- prinzip), Ziff. 4.2.4, seien Agenden wie der Outlook -Kalender als amtliche Dokumente zu betrachten. Somit habe der Beschwerdeführer einen Zu- gangsanspruch. Die ihm von der Vorinstanz "nach freiem Ermessen" aus- gehändigte Papierkopie sei über weite Strecken eingeschwärzt und zum Teil unleserlich. Die Vorinstanz berufe sich auf Ausnahmen gemäss Art. 7 Abs. 1 BGÖ, ohne diese bzw. die Einschwärzungen z u konkretisieren, obschon sie die Vermutung des freien Zugangs zu wiederlegen hätte. Ei- nige der abgedeckten Stellen beträfen Anlässe (Israelreise des Rüstungs- chefs, Schlüsselübergabe in Walenstadt), über welche das VBS öffentlich berichtet habe. Grundsätzlich seien auch Namen von Personen, mit denen A-7405/2014 Seite 7 der Rüstungschef bloss beruflich Kontakt gehabt habe, offenzulegen. Schwärzungen von privaten Terminen und Ereignissen seien konkret zu bezeichnen. 4.2 Dem hält die Vorinstanz entgegen, die Outlook -Agenda gebe keinen Einblick in die Verwaltungstätigkeit, sondern zeige lediglich eine Moment- aufnahme verschiedener Termineinträge zu unterschiedlichen Themen. Ob sich die eingetragenen Anlässe tatsächlich zugetragen hätten, ergebe sich daraus nicht. Es handle sich bei dieser um ein persönliches Arbeitshilfsmit- tel des ehemaligen Rüstungschefs, das ständigen Änderungen unterwor- fen gewesen sei und nie das Stadium eines fertig gestellten Dokuments erreicht habe. Darüber sei die Outlook -Agenda bloss Informationsträger ; ein Zugangsgesuch habe inhalts-, nicht trägerbezogen zu sein. Der Begriff des amtlichen Dokuments sei entsprechend Art. 3 Abs. 1 des Bundesge- setzes über die Archivierung vom 26. Juni 1998 (BGA, SR 152.1) auszule- gen. Für die Erfüllung einer öffentlichen Aufgabe seien somit nur jene Un- terlagen erheblich, für welche die Bundesverwaltung eine Anbietepflicht im Sinne von Art. 6 BGA treffe. Gemäss ihrer vom Bundesarchiv genehmigten Negativliste vom 5. Mai 2003 bräuchten u.a. Kalender, Agenden und Wo- chenprogramme nicht registriert zu werden. Eine Outlook-Agenda stelle demgemäss keine Unterlage im Sinne von Art. 3 Abs. 1 BGA dar, sondern ein arbeitstechnisches Hilfsmittel ohne Relevanz für den Nachweis der Ver- waltungstätigkeit. Die Agenda sei nur für den ehemalige n Rüstungschef und das Spitzenkader der Amtsleitung einsehbar gewesen. Wer eine Agenda führe, solle auch nicht damit rechnen müssen, dass sie für jeder- mann zugänglich in das Schaufenster gestellt werde. Zu prüfen ist, ob es sich bei der nachgesuchten Outlook-Agenda des ehe- maligen Rüstungschefs Ulrich Appenzeller um ein amtliches Dokument im Sinne von Art. 5 BGÖ handelt. 5.1 Gemäss Art. 5 Abs. 1 BGÖ gilt als amtliches Dokument jede Informa- tion, die auf einem beliebigen Informationsträger aufgezeichnet ist (Bst. a), sich im Besitz einer Behörde befindet, von der sie stammt oder der sie mit- geteilt worden ist (Bst. b), und die Erfüllung einer öffentlichen Aufgabe be- trifft (Bst. c). 5.1.1 Vorauszuschicken ist , dass der Begriff des amtlichen Dokuments nicht mit jenem der Unterlage gemäss Art. 3 BGA übereinstimmt (vgl. KURT NUSPLIGER, Handkommentar BGÖ, Art. 5 Rz. 17; ROBERT BÜHLER, in: A-7405/2014 Seite 8 Maurer-Lambrou/Blechta [Hrsg.], Datenschutzgesetz, Öffentlichkeitsge- setz, 3. Aufl. 2014 [nachfolgend: Basler Kommentar], Art. 5 BGÖ Rz. 7). Auch wenn der Begriff der öffentlichen Aufgabe (vgl. dazu E. 5.1.4) gemäss Botschaft des Bundesrates zum Bundesgesetz über die Öffentlich keit der Verwaltung vom 12. Februar 2003 (nachfolgend: Botschaft zum BGÖ, BBl 2003 1994), von Art. 3 Abs. 1 BGA übernommen wurde, erfolgt die Ausle- gung von Art. 5 BGÖ autonom anhand der Zielsetzung des Öffentlichkeits- gesetzes und ist entgegen dem Vorbringen der Vorinstanz nicht am Archi- vierungsgesetz zu orientieren. 5.1.2 Art. 5 Abs. 1 Bst. a BGÖ definiert den Begriff des amtlichen "Doku- ments" unabhängig vom Informationsträger (vgl. Botschaft zum BGÖ, BBl 2003 1991). Es erhellt dabei, dass der Begriff des Dokument s nicht mit demjenigen des Informationsträgers gleichzusetzen ist. So stellen etwa "leere Informationsträger wie Notizblöcke oder unformatierte Disketten " keine Dokumente im Sinne des Öffentlichkeitsgesetzes dar (Botschaft zum BGÖ, BBl 2003 1991; NUSPLIGER, a.a.O., Art. 5 Rz. 10 ). Während Doku- ment und Trägermedium bei papierförmigen Dokumenten regelmässig zu- sammenfallen, ist dies bei elektronischen Dokumenten meist anders: Nicht die Festplatte des Computerservers bzw. die Datenbank als technisches Datenverwaltungssystem unterliegt dem Zugangsrecht, sondern die darin enthaltenen Daten/Dateien, welche (menschenlesbaren) informativen In- halt aufweisen bzw. in eine solche Form überführt werden können (vgl. auch Botschaft zum BGÖ, BBl 2003 1995 bezüglich "Cookies" und E-Mail- Logfiles). Wie bereits in der Empfehlung des EDÖB vom 24. September 2014 , Ziff. 18, festgehalten, ist offensichtlich, dass der Beschwerdeführer den darstellbaren Inhalt der Outlook-Agenda über den Zeitraum vom 1. Januar 2013 bis 26. Mai 2014 einsehen möchte. Gegenstand seines Zugangsge- suchs bildet nicht etwa das elektronische Datenbanks ystem, in dem die einzelnen Termineinträge und Nachrichten in maschinenlesbarem Format abgespeichert werden (vgl. dazu https://de.wikipedia.org/wiki/ Microsoft_Outlook Abschnitt "Funktionsweise Windows (32 -/64-Bit)" mit Hinweis auf den Microsoft-Exchange-Server, abgerufen am 12. November 2014). Sein Gesuch bezieht sich vielmehr auf ein Dokument nach Art. 5 Abs. 1 Bst. a BGÖ und ist dank der konkreten B ezeichnung von Person und Zeitraum hinreichend bestimmt (vgl. Botschaft zum BGÖ , BBl 2003 1991). Dass die einzelnen Ka lendereinträge unterschiedliche Sach- verhalte betreffen, ändert nichts daran, dass sie alle vom Zweck der Ter-A-7405/2014 Seite 9 minverwaltung erfasst sind und in einem zeitlichen Zusammenhang ste- hen. Sie weisen ferner einen eigenständigen Informationsgehalt auf, was auch die Vorinstanz einräumt, wenn sie andernorts ausführt, die Kalen- dereinträge ergäben in ihrer Gesamtheit einen Einblick in Regelabläufe der militärischen Führung. 5.1.3 Aus Art. 5 Abs. 1 Bst. a BGÖ ergibt sich weiter die Voraussetzung, dass sich das Einsichtsgesuch auf ein bereits existierendes amtliches Do- kument beziehen muss (vgl. Urteil A-1768/2014 E. 4.1). Nach Art. 5 Abs. 2 BGÖ gelten als amtliche Dokumente auch solche, die durch einen einfa- chen elektronischen Vorgang aus aufgezeichneten Informationen erstellt werden können, welche die Anforderungen nach Art. 5 Abs. 1 Bst. b und c BGÖ erfüllen (sog. virtuelle Dokumente). Die streitbetr offene Outlook - Agenda war im Zeitpunkt der Gesuchstellung bereits gelöscht und musste nach Aussage der Vorinstanz mit forensischen Mitteln wiederhergestellt werden (vgl. E-Mail von Philip Walter vom 22. Oktober 2014). Nachdem die Vorinstanz die Daten entsprechend aufbereitet und Papierauszüge erstellt hat, ist das Existenzerfordernis ohne Weiteres erfüllt. 5.1.4 Schliesslich ist zu prüfen, ob die Outlook-Agenda die Erfüllung einer öffentlichen Aufgabe betrifft (Art. 5 Abs. 1 Bst. c BGÖ). Diese Vorausset- zung bezieht sich hauptsächlich auf die Abgrenzung der privatwirtschaftli- chen Tätigkeit von Verwaltungseinheiten bzw. Organisationen nach Art. 2 Abs. 1 Bst. b BGÖ, welche im Gegensatz zur amtlichen Tätigkeit nicht dem BGÖ unterliegt (vgl. Botschaft zum BGÖ, BBl 2003 1994 f.). Entgegen der Botschaft zum BGÖ, BBl 2003 1995, kann jedoch Dokumenten, die nach Art. 5 Abs. 3 Bst. c BGÖ für den persönlichen Gebrauch bestimmt sind, der Zusammenhang mit einer öffentlichen Aufgabe nicht von vornherein abge- sprochen werden: Wie Art. 1 Abs. 3 VBGÖ präzisiert, sind mitunter auch dienstlichen Zwecken dienende Informationen für den persönlichen Ge- brauch bestimmt (vgl. E. 5.2.2.1). Solche Dokumente sind damit zwar von der Ausnahme gemäss Art. 5 Abs. 3 Bst. c BGÖ erfasst, stehen aber regel- mässig im Zusammenhang mit einer öffentlichen Aufgabe. Obwohl Ulrich Appenzeller auch private Termine im Kalender eingetragen hat, verwendete er seine Outlook-Agenda überwiegend für seine öffentli- che Funktion als Rüstungschef bei der Vorinstanz. Die Benutzung elektro- nischer Agenden ist für die Organisation und Kommunikation innerhalb ei- nes Amtsbetriebs heutzutage nicht mehr wegzudenken. Der streitbe- troffene Terminkalender betrifft somit die Erfüllung einer öffentlichen Auf- gabe. A-7405/2014 Seite 10 5.2 Steht fest, dass ein Dokument die Grundvoraussetzungen nach Art. 5 Abs. 1 BGÖ erfüllt, impliziert dies nicht automatisch, dass ein amtliches Dokument vorliegt (vgl. Urteil des BVGer A-1156/2011 vom 22. Dezember 2011 E. 8.3.2) . Vielmehr ist überdies zu prüfen, ob allenfalls eine Aus- nahme gemäss Art. 5 Abs. 3 BGÖ greift. 5.2.1 Die Vorinstanz wendet ein, die Outlook-Agenda sei kein fertig gestell- tes Dokument (vgl. Art. 5 Abs. 3 Bst. b BGÖ), da sie ständigen Änderungen unterworfen sei und keine Gewähr dafür biete, dass ein eingetragenes Er- eignis tatsächlich stattgefunden habe 5.2.1.1 Bei der Bezeichnung "nicht fertig gestelltes Dokument" handelt es sich um einen unbestimmten Gesetzesbegriff, welcher unter anderem durch Art. 1 Abs. 2 VBGÖ weiter konkretisiert worden ist ( NUSPLIGER, a.a.O., Art. 5 Rz. 32 f.). Danach gil t ein Dokument als fertig gestellt, wel- ches von der Behörde, die es erstellt hat, unterzeichnet ist (Bst. a), oder welches vom Ersteller dem Adressaten definitiv übergeben wurde, nament- lich zur Kenntnis - oder Stellungnahme oder als Entscheidgrundlage (Bst. b). Diese beiden Fälle stellen indes lediglich Anhaltspunkte dar, wann ein Dokument als fertig gestellt zu gelten hat (vgl. Urteil des BVGer A- 6291/2013 vom 28. Oktober 2014 E. 6.4.1). Weitere gewichtige Indizien für die Fertigstellung eines Dokumentes sind seine Genehmigung, die Regist- rierung in einem Klassifikations-, Organisations- oder Informationssystem der Verwaltung sowie sein Zweck bzw. seine Bedeutung. Auch vorber ei- tende Dokumente können fertig gestellt sein, wenn sie einen definitiven Charakter aufweisen. 5.2.1.2 Fertig gestellt ist ein Dokument im Allgemeinen, wenn es in sich selber bereits abgeschlossen ist und nicht mehr in Bearbeitung steht, d.h. nach dem gewöhnlichen Lauf der Dinge keine weiteren Bearbeitungs- schritte erfordert. Der Ausschluss nicht fertig gestellter Dokumente gemäss Art. 5 Abs. 3 Bst. b BGÖ muss dabei unter dem gleichen Aspekt betrachtet werden wie der Schutz der freien Meinungs- und Willensbildung einer Be- hörde (Art. 7 Abs. 1 Bst. a BGÖ): Die Verwaltung soll ihren Handlungsspiel- raum bewahren und ihre Projekte mit der nötigen Freiheit entwickeln kön- nen, um sich möglichst ungestört und ohne Druckversuche von aussen eine Meinung zu bilden (Botschaft zum BGÖ, BBl 2003 1997). Kann die freie Meinungs- und Willensbildung durch eine Publikation eines Dokumen- tes nicht oder nicht mehr beeinflusst werden, so spricht dies umgekehrt für die Annahme eines fertig gestellten Dokument s (vgl. BVGE 2011/52 E. 5.1.3). Demnach ist es durchaus möglich, dass ein unfertiges Dokument A-7405/2014 Seite 11 aufgrund der äusseren Umstände – selbst ohne Zutun des Verfassers durch blossen Zeitablauf – zu einem fertig gestellten mutiert, wenn die Ge- fahr einer Beeinflussung entfällt. Entsprechend verhält es sich auch hier. Der vom Beschwerdeführer nach- gesuchte Kalenderauszug betrifft ausschliesslich einen in der Vergangen- heit liegenden Zeitraum. Sobald der betreffende Zeitabschnitt aber zu Ende ist, hat die Agenda ( lateinisch für „das zu Tuende, was getan werden muss") als Gedächtnisstütze und Organisationsmittel ihren Zweck insofern vollständig erfüllt. Von einem solchen Kalenderauszug geht mit Blick auf den Handlungsspielraum der betroffenen Behörde kein erkennbares Risiko (mehr) aus. 5.2.1.3 Ein weiterer Zweckgedanke von Art. 5 Abs. 3 Bst. b BGÖ liegt in der Vermeidung von Missverständnissen, Unklarheiten und anderen Risi- kenn, die sich aus der Veröffentlichung eines Dokuments mit provisori- schem Charakter ergeben könnten (Botschaft zum BGÖ, BBl 2003 1997; NUSPLIGER, a.a.O., Art. 5 Rz. 30). Obwohl Agenden in der Regel nicht je- den einzelnen Termin korrekt wiedergeben, ist die Gef ahr von Missver- ständnissen marginal, da diese Tatsache auch der breiten Öffentlichkeit bekannt sein dürfte. Gerade wenn der Terminkalender – wie vorliegend – zeitlich überschneidende Termine enthält, erscheint es naheliegend, dass nicht jeder Termin wahrgenommen werden konnte. Dass der Benutzer faktisch die Möglichkeit hat, vergangene Termineinträge im Nachhinein zu löschen bzw. abzuändern, muss schliesslich unmassge- blich bleiben: Grundsätzlich kann jedes elektronische Dokument nachträg- lich modifiziert werden, sofern es nicht mit technischen Mitteln davor ge- schützt ist. Die Tatsache, dass ein Dokument später Änderungen erfahren kann, lässt nicht zwingend auf ein nicht fertig gestelltes Dokument schlies- sen. Ein elektronischer Kalender stellt insofern auch kein provisorisches Arbeitsinstrument dar, das lediglich zu Korrektur- oder Finalisierungszwe- cken angelegt wird (vgl. Urteil des BVGer A -6291/2013 vom 28. Oktober 2014 E. 6.4.2). Vielmehr enthält er in der Regel Einträge, die in sich selbst abgeschlossen sind und spätestens nach Verstreichen des betreffenden Termins definitiv werden. 5.2.2 Zu prüfen bleibt, ob die Outlook-Agenda des ehemaligen Rüstungs- chefs zum persönlichen Gebrauch im Sinne von Art. 5 Abs. 3 Bst. c BGÖ bestimmt ist. A-7405/2014 Seite 12 5.2.2.1 Die zum persönlichen Gebrauch bestimmten Dokumente können gemäss Botschaft zum BGÖ, BBl 2003 2000, in zwei Kategorien unterteilt werden: Erstens fallen darunter Informationen, die zwar dienstliche Zwe- cke erfüllen, deren Gebrauch aber a usschliesslich dem Verfasser vorbe- halten bleibt. Zweitens sollen darunter auch Informationen zu verstehen sein, die sich im weitesten Sinne im Besitz einer Behörde befinden, jedoch nicht dienstlichen Zwecken dienen, wie z.B. die im Büro aufgehängten Bil- der aus dem Privatbesitz eines Angestellten. Solche Dokumente sind aller- dings rein privater Natur und stehen nicht im Zusammenhang mit der Er- füllung öffentlicher Aufgaben, weshalb sie von vornherein keine amtlichen Dokumente darstellen (vgl. E. 5.1.4; Erläuterungen des Bundesamtes für Justiz vom 24. Mai 2006 zur Verordnung über das Öffentlichkeitsprinzip der Verwaltung [nachfolgend: Erläuterungen zur VBGÖ], S. 3). Als zum persönlichen Gebrauch bestimmtes Dokument gilt nach Art. 1 Abs. 3 VBGÖ jede Information, die dienstlichen Zwecken dient, deren Be- nutzung aber ausschliesslich der Autorin, dem Autoren oder einem eng be- grenzten Personenkreis als Arbeitshilfsmittel vorbehalten ist, wie Notizen oder Arbeitskopien von Dokumenten. Der Verordnungsgeber hat damit die Umschreibung des Begriffs des zum persönlichen Gebrauch bestimmten Dokuments aus der Botschaft übernommen und dahingehend präzisiert, dass darunter nicht nur Dokumente fallen, welche zwar dienstlichen Zwe- cken dienen, deren Gebrauch aber ausschlies slich dem Verfasser vorbe- halten bleiben, sondern auch solche, die lediglich durch einen eng be- grenzten Personenkreis verwendet werden. Dies hat er etwa dann bejaht, wenn Dokumente, die als Arbeitsgrundlage oder Arbeitshilfsmittel dienen (bspw. Dispositionen, handschriftliche Notizen, Arbeitskopien von Doku- menten, Korrekturvorschläge, Gedankenstützen oder Begleitnotizen) in- nerhalb eines Teams oder zwischen Mitarbeiterinnen oder Mitarbeitern und Vorgesetzten ausgetauscht werden (Erläuterungen zur VBGÖ, S. 3). 5.2.2.2 Den Gesetzesmaterialien lässt sich nicht entnehmen, ab wie vielen Personen das Kriterium des eng begrenzten Personenkreises überschrit- ten ist. Das Bundesverwaltungsgericht hat hierzu festgehalten, dass die Norm – im Sinne des Grundsatzes der Öffentli chkeit der Verwaltung (vgl. E. 3) – restriktiv anzuwenden sei. Namentlich verneinte es den persönli- chen Gebrauch bei zwanzig Personen ( BVGE 2011/52 E. 5.2.2) sowie ei- nem "kleinen Kreis " von zuständigen Kadermitarbeitern, wobei auch die Vorinstanz und die Beschwerdegegner Kenntnis vom Dokument hatten (Urteil A-6291/2013 E. 6.5.2). A-7405/2014 Seite 13 Kalenderprogramme wie Microsoft Outlook, auch Personal Information Ma- nager (PIM) genannt, erfüllen verschiedene Funktionen. Sie sind ein per- sönliches Zeiteinteilungs-, Erinnerungs- und Einladungsmittel, dienen aber auch der Kommunikation und Zusammenarbeit der Mitarbeiter eines Be- triebs oder einer Behörde. So kann der Kalenderinhaber anderen Benut- zern Zugriffsrechte unterschiedlicher Berechtigungsstufen einräumen (z.B. Anzeige der Termine als freie oder gebuchte Zeit, Anzeige von Betreff und Ort oder aller Details). Ausserdem besteht in Microsoft Outlook die Mög- lichkeit, Sitzungseinladungen zu versenden, welche direkt im Kalender des Empfängers angezeigt werden. Damit weist die elektronische Agenda im Unterschied zu herkömmlichen Papieragenden einen interaktiven Charak- ter auf und unterstützt die Zusammenarbeit der Nutzer auf verschiedene Weise. Gemäss der Vorinstanz war die Outlook-Agenda nur für den ehe maligen Rüstungschef und das Spitzenkader der Amtsleitung einsehbar. Wie viele Personen in welchem Umfang Zugang zur elektronischen Agenda und den Einzelheiten der darin eingetragenen Termine hatten, führt die Vorinstanz nicht näher aus. Nach d er allgemeinen Beweislastverteilung (vgl. Art. 8 ZGB) und dem Gebot der restriktiven Anwendung der Bestimmung trägt sie indes die Beweis- bzw. Darlegungslast für den Kreis der zugangsbe- rechtigten Personen (vgl. E. 6). Mangels substantiierter Angaben und an- derweitiger Hinweise ist davon auszugehen, dass der Kalender nicht bloss im Rahmen eines eng begrenzten Personenkreises verwendet wurde (vgl. Urteil A-6291/2013 E. 6.5.2; BVGE 2011/52 E. 5.2.2). 5.2.2.3 Im Übrigen hat die Agenda einer Führungsperson wie d es Rüs- tungschefs der Vorinstanz nicht den Charakter eines blossen Arbeitshilfs- mittels. Ihre Bedeutung ist unabhängig von den subjektiven Absichten und Zielen des Kalenderinhabers zu beurteilen. Massgebend ist vielmehr ihre objektive Wirkung auf den aussens tehenden Betrachter: Auch wenn ein- zelne Einträge dem persönlichen Gebrauch bzw. informellen Austausch zwischen Kollegen und Vorgesetzen gedient haben mögen, stellt der Ter- minkalender in seiner Gesamtheit ein Abbild der dienstlichen Tätigkeit und Amtsführung des Rüstungschefs dar. In der Outlook-Agenda kann insofern auch ein Führungsinstrument erblickt werden, als sie die beruflichen Kon- takte von Ulrich Appenzeller zu internen und externen Anspruchsgruppen der Vorinstanz nachzeichnet. Sie geht nach dem Gesagten über eine rein persönliche Terminverwaltung hinaus und gibt, wie die Vorinstanz selber anerkennt, einen umfassenden Einblick in ihre Führungs- und Ablauforga- nisation sowie konkrete Beschaffungsprojekte der Armee (vgl. E. 6.1). Bei A-7405/2014 Seite 14 der Outlook-Agenda des Rüstungschefs handelt es sich folglich nicht um ein zum persönlichen Gebrauch bestimmtes Dokument im Sinne von Art. 5 Abs. 3 Bst. c BGÖ. 5.3 Demnach ist der vom Beschwerdeführer nachgesuchte Kalenderaus- zug als amtliches Dokument im Sinne von Art. 5 BGÖ zu betrachten (vgl. BJ/EDÖB, Umsetzung Öffentlichkeitsprinzip, Ziff. 4.2.4; BEAT RUDIN, in: Baeriswyl/Rudin [Hrsg.], Praxiskommentar zum Informations - und Daten- schutzgesetz des Kantons Zürich [IDG], 2012, § 3 Rz. 8). Als nächstes ist zu prüfen, ob die Vorinstanz den zur Outlook-Agenda we- gen überwiegender öffentlicher oder privater Interessen an der Geheimhal- tung gemäss Art. 7 Abs. 1 BGÖ einschränken durfte und die betreffenden Stellen zu Recht eingeschwärzt hat. Die Beweislast zur Widerlegu ng der Vermutung des freien Zugangs, die durch das BGÖ aufgestellt wird, obliegt der Behörde, das heisst, sie muss beweisen, dass die in Art. 7 BGÖ auf- gestellten Ausnahmeklauseln gegeben sind (Urteil des BVGer A-700/2015 vom 26. Mai 2015 E. 4.2; BVGE 2011/52 E. 6 ; Botschaft zum BGÖ, BBl 2003 2002; MAHON/GONIN, a.a.O., Art. 6 Rz. 11). Diese sind nur dann wirk- sam, wenn die Beeinträchtigung im Falle einer Offenlegung von einer ge- wissen Erheblichkeit ist und ein ernsthaftes Risiko ihres Eintretens besteht, mithin der Schaden nach dem üblichen Lauf der Dinge und mit hoher Wahr- scheinlichkeit eintrifft ( Urteil A-6291/2013 E. 7; COTTIER/SCHWEIZER/WID- MER, Handkommentar BGÖ, Art. 4 Rz. 7). 6.1 Die Vorinstanz bringt vor, der Rüstungschef bekleide eine zentrale Ka- derfunktion innerhalb der Departementsführung. D ie Einträge in seinem Outlook-Kalender ergäben in ihrer Gesamtheit einen Einblick in Re- gelabläufe der militärischen Führung sowie in laufende Beschaffungs- und Kooperationsprojekte der Armee. Müsste sie diese Informationen (gesamt- haft) öffentlich zugänglich machen, so würde dies die Erstellung funktions- bezogener Bewegungsprofile ermöglichen. Dadurch würde die persönliche Sicherheit des Rüstungsschefs und anderer hochrangiger Kader wie auch die innere und äussere Sicherheit des Landes bedroht. Diese Begründung vermag schon aufgrund der Tatsache, dass die Vo- rinstanz die Outlook-Agenda bereits zu einem wesentlichen Teil offengelegt hat, nicht zu überzeugen. Die Vorinstanz legt nicht dar, weshalb es sich bei den abgedeckten Einträgen um Termine handeln soll, welche im Unter-A-7405/2014 Seite 15 schied zu den bekanntgegebenen die Sicherheit des ehemaligen Rüs- tungschefs oder die Landessicherheit gefährden würden. So gibt schon der ausgehändigte Kalenderauszug einen relativ weitgehenden Einblick in den (früheren) Tagesablauf von Ulrich Appenzeller. Hinzu kommt, dass sich die- ser seit einiger Zeit nicht mehr im Amt befindet, weshalb eine persönliche Gefährdung bei Offenlegung weiterer Informationen keineswegs offen- sichtlich ist. Wie sich die publizierten Angaben auf die Sicherheit des ge- genwärtigen Amtsinhabers auswirken könnten, führt die Vorinstanz nicht näher aus. Ausserdem fehlen konkrete Angaben , welche anderen Mitar- beiter aus welchen Gründen durch die Publikation in ihrer persönlichen Si- cherheit gefährdet werden könnten. Entsprechendes gilt auch in Bezug auf die innere und äussere Sicherheit des Landes. Vor diesem Hintergrund kann der entsprechende Ausnahmefall nach Art. 7 Abs. 1 Bst. c BGÖ nicht herangezogen werden, um den Zugang zur Outlook-Agenda pauschal zu verweigern. 6.2 Nach Auffassung der Vorinstanz könnten ferner auch die aussenpoliti- schen Interessen der Schweiz beeinträchtigt werden (vgl. Art. 7 Abs. 1 Bst. d BGÖ), wenn in vertraulichen Rahmen stattfindende bilaterale Ge- spräche zu Rüstungsthemen publik würden und dadurch ihre ausländi- schen Partner brüskiert bzw. deren Interessen tangiert werden könnten. Kontakte zu ausländischen Amtsträgern und Amtsstellen im milit ärischen Bereich dürften grundsätzlich nicht offenbart werden. Davon betroffen seien insbesondere der regelmässige Austausch des Rüstungschefs im Rahmen internationaler Rüstungskooperationen bzw. Forschungszusam- menarbeit (vgl. etwa die Termine vom 13., 23., 29.–31. Mai 2013, 23. Ok- tober 2013 und 1. November 2013) oder bilateraler Treffen mit ausländi- schen Rüstungschefs, anderen hochrangigen Vertretern ausländischer Re- gierungen sowie Kontakte mit ausländischen Botschaftern (vgl. etwa die Termine vom 6./7., 18. Februar 2013, 30. April 2013, 8. Mai 2013, 5 . No- vember 2013, 26.–28. November 2013 und 7. März 2014). Die Vorinstanz pflege als Beschaffungsstelle des VBS intensive Kontakte zu Lieferanten und Technologiepartnern der Rüstungsindustrie. Das Be- schaffungswesen im Rüstungsbereich sei mit anderen Beschaffungsfel- dern der öffentlichen Verwaltung nicht vergleichbar und gebiete auch in Bezug auf die Identität der aktuellen oder prospektiven Anbieter Vertrau- lichkeit. Das Wettbewerbsumfeld reagiere auf Lieferantenkontakte der Vo- rinstanz sehr sensibel, weshalb eine Publikmachung das Risiko wettbe- werbswidriger Absprachen erhöhen würde. Betroffen würde damit auch die zielkonforme Durchführung behördlicher Massnahmen. Gesprächstermine A-7405/2014 Seite 16 dürften deshalb gestützt auf Art. 7 Abs. 1 Bst. b, g und h BGÖ nicht bekannt gegeben werden, da bereits die Anbahnung oder das Bestehen einer Ge- schäftsbeziehung als Geschäftsgeheimnis zu werten sei. 6.3 Auch wenn die aufgeführten Argumente eine gewisse Überzeugungs- kraft haben, sind sie nicht de rart, dass sie eine gänzliche Verweigerung des Einsichtsgesuchs rechtfertigen würden. Ist das Vorliegen eines Aus- nahmegrundes i.S.v. Art. 7 Abs. 1 BGÖ aber nicht offensichtlich, so hat die angefragte Behörde grundsätzlich für jedes Dokument bzw. für jede Text- passage, für welche sie den Zugang einzuschränken, aufzuschieben oder zu verweigern beabsichtigt, darzulegen, weshalb sie einen Ausnahmetat- bestand i.S.v. Art. 7 Abs. 1 BGÖ als erfüllt ansieht (Urteil des BVGer A - 6377/2013 vom 12. Januar 2015 E. 4.2.2). Hierbei ist unter Umständen, um dem Zugang entgegenstehende Interessen zu schützen, zwar auf eine umschreibende Begründung auszuweichen ( vgl. Urteil des BVGer A-4307/2010 vom 28. Februar 2013 E. 5.2.4; URS STEIMEN, Handkommen- tar BGÖ, Art. 7 Rz. 8). Allgemeine bzw. grundsätzliche Überlegungen ge- nügen jedoch in der Regel nicht , um das Zugangsrecht nach Art. 7 BGÖ einzuschränken. Erforderlich ist vielmehr eine Beurteilung im Einzelfall, an- geleitet durch Sinn und Zweck des angerufenen Geheimhaltungsinteres- ses (Urteil A-6377/2013 E. 4.2.2; vgl. NUSPLIGER, a.a.O., Art. 5 Rz. 8). Dies schliesst wiederum nicht aus, in der Begründung hinsichtlich vergleichba- rer Sachverhalte Kategorien zu bilden, um der Verwaltungsökonomie Rechnung zu tragen (vgl. Urteil A-4307/2010 E. 5.3.3). So lässt sich unter Umständen die gleiche Begründung für die Schwärzung mehrerer Kalen- dereinträge heranziehen , falls diese einen ähnlichen Informationsgehalt aufweisen und die tangierten Interessen vergleichbar sind. 6.4 Abgesehen von den Kontakten im Rahmen der internationalen Rüs- tungskooperation und von bilateralen Treffen mit ausländischen Hoheits- trägern nimmt die Vorinstanz auf die Kalendereinträge und Termine des ehemaligen Rüstungschefs nicht konkret Bezug, sondern begnügt sich mit einer allgemein gehaltenen Begründung der Schwärzungen. Sie rechtfer- tigt dies mit dem Arg ument, dass es bei insgesamt 2'443 Kalendereinträ- gen nicht praktikabel sei, jedes einzelne Ereignis einer eingehenden indi- viduellen Prüfung zu unterziehen. Die Bearbeitung der Einträge habe aus Gründen der Verwaltungsökonomie nach schematischen Kriterien zu erfol- gen. A-7405/2014 Seite 17 6.4.1 Es ist offensichtlich, dass der Beschwerdeführer ein umfangreiches Zugangsgesuch gestellt hat, dessen Bearbeitung ein en erheblichen Ver- waltungsaufwand erfordert. Vor diesem Hintergrund wären die Vorinstanz und der EDÖB auch mit Blick auf das von der Rechtsprechung anerkannte Interesse, den Verwaltungsaufwand möglichst gering zu halten, grundsätz- lich gehalten gewesen, dem Gesuchsteller vor Durchführung des Schlich- tungsverfahrens Gelegenheit zu geben, sein Gesuch zu konkretisieren und einzugrenzen ( Urteil A -6377/2013 E. 4.2.3; vgl. Art. 3 Abs. 1 VBGÖ; BHEND/SCHNEIDER, Basler Kommentar, Art. 10 BGÖ Rz. 43). Zwar bemän- gelte die Vorinstanz in ihrem Antwortschreiben vom 12. Juni 2014 unter Hinweis auf Art. 10 Abs. 3 BGÖ, dass das Gesuch nicht hinreichend kon- kretisiert sei. Genau besehen warf sie dem Beschwerdeführer damit aber eine mangelnde Präzisierung sei nes Gesuchs i.S.v. Art. 7 Abs. 2 VBGÖ vor. Dieser Fall erlaubt es der Behörde bei unklaren Verhältnissen, die für die Identifizierung des verlangten Dokuments zusätzlich erforderlichen An- gaben zu verlangen (Art. 7 Abs. 3 VBGÖ), und unterscheidet sich von der Konkretisierung bzw. Eingrenzung eines umfangreichen Gesuchs zwecks Reduzierung des Bearbeitungsaufwands . Eine solche Konkretisierung wäre vorliegend etwa in zeitlicher Hinsicht denkbar oder mit Bezug auf be- stimmte Termin- bzw. Geschäftsarten. Demgegenü ber entspricht die im Schreiben der Vorinstanz angesprochene Einsicht in einen spezifischen Geschäftsfall nicht dem offenkundigen Interesse des Beschwerdeführers. Anstatt diesen auf die Möglichkeit einer inhaltlichen oder zeitlichen Konkretisierung seines Gesuchs hinzuweisen, stellte die Vorinstanz die Dokumentenqualität der Agenda als solche in Abrede. Dadurch gab sie ihm keinen Anlass, das Gesuch entsprechend einzugren- zen. 6.4.2 Die Konkretisierung des Einsichtsgesuchs ist überdies insofern von Bedeutung, als selbst bei Medienschaffenden die Möglichkeit besteht, eine (reduzierte) Gebühr für den Zugang zu amtlichen Dokumenten zu verlan- gen (Urteile des BVGer A-6738/2014 vom 23. September 2015 E. 5.4.2 und A-6377/2013 E. 4.2.3, je m.w.H. ). Die Behörde kann dabei auf eine Reduktion der Gebühr verzichten, wenn das Zugangsgesuch eine beson- ders aufwändige Bearbeitung erfordert (Art. 15 Abs. 4 Satz 2 VBGÖ i.V.m. Art. 17 BGÖ). Es liegt letztlich in ihrem pflichtgemäss auszuübenden Er- messen, ob sie die Gebühr trotz des relativ grossen Zeitaufwands erlassen oder in der Höhe kürzen will (Urteil A-6738/2014 E. 5.4.4; vgl. zur Bemes- sung der Gebühr im Allgemeinen Urteil des BVGer A -2589/2015 vom 4. November 2015 E. 5). Erwägt sie jedoch, dem Gesuchsteller eine Ge- bühr von über Fr. 100.– aufzuerlegen, so ist sie aufgrund von Art. 16 Abs. 2 A-7405/2014 Seite 18 VBGÖ verpflichtet, diesen über die zu erwartende Höhe der Gebühr zu in- formieren. Bestätigt der Gesuchsteller das Gesuch nicht innert zehn Tagen, so gilt es als zurückgezogen. Die Behörde hat den Gesuchsteller auf diese Tatsache hinzuweisen. Letzterer kann sodann aufgrund der erhaltenen In- formation entscheiden, ob er an seinem Gesuch i ntegral festhält, dieses einschränkt oder zurückzieht. 6.4.3 Gemäss Art. 10 Abs. 4 Bst. c BGÖ kann der Bundesrat für Gesuche, die eine besonders aufwändige Bearbeitung erfordern, längere Bearbei- tungsfristen vorsehen als die in Art. 12 Abs. 1 und 2 BGÖ festgelegte or- dentliche Maximalfrist von 20 bzw. die verlängerte Frist von 40 Tagen. Sol- che Gesuche sind "innert einer angemessenen Frist" zu behandeln (Art. 10 Abs. 2 VBGÖ). Ein Gesuch erfordert eine besonders aufwändige Bearbei- tung, wenn die Behörde das Gesuch mit ihren verfügbaren Ressourcen nicht behandeln kann, ohne dass die Erfüllung anderer Aufgaben wesent- lich beeinträchtigt wird (Art. 10 Abs. 1 VBGÖ). Letzteres kann dadurch be- dingt sein, dass komplexe Anonymisierungen vorgenommen werden müs- sen oder umfangreiche Dokumentenbestände von Spezialisten eingehend darauf hin geprüft werden müssen, ob einzelne Teile davon unter Ausnah- mebestimmungen fallen könnten (Erläuterungen zur VBGÖ, S. 11; vgl. auch Botschaft zum BGÖ, BBl 2003 2021). Aus dieser abgestuften Fristenregelung geht hervor, dass der Gesetz- bzw. Verordnungsgeber auch besonders aufwändige Einsichtsgesuche für zu- lässig erachtet, sofern der Gesuchsteller nach Art. 15 Abs. 4 VBGÖ für die Gebühren aufkommt. Nur ein exorbitanter Aufwand, der den Geschäfts- gang der Behörde während längerer Zeit erheblich beeinträchtigen oder diese praktisch lahmlegen würde, könnte eine ausnahmsweise Verweige- rung trotz Kostenübernahme durch den Gesuchsteller rechtfertigen. E ine solche übermässige Beeinträchtigung müsste die Behörde jedoch substan- tiieren, etwa mittels einer Stundenschätzung. Die blosse Behauptung, eine Einzelfallbetrachtung der Termine wäre mit vernünftigen Mitteln nicht zu bewältigen und nicht verwaltungsökonomisch, genügt hierzu nicht. Ausser- dem spricht vorliegend die Tatsache, dass die Vorinstanz bereits einen er- heblichen Aufwand zur Bearbeitung des Gesuchs getätigt hat, gegen eine übermässige Beeinträchtigung ihres Geschäftsgangs. A-7405/2014 Seite 19 6.5 6.5.1 Einen Teil der geschwärzten Stellen begründet die Vorinstanz weiter mit dem Argument, dass sie Personendaten beträfen. Solche Dokumente seien nach Möglichkeit zu anonymisieren. Personendaten von Dritten dürf- ten nur bekanntgegeben werden, wenn die betroffene Person eingewilligt habe oder die betreffenden Daten im Zusammenhang mit der Erfüllung öf- fentlicher Aufgaben stünden und zugleich ein überwiegendes öffentliches Interesse an ihrer Bekanntgabe bestehe. Vorliegend verlange der Be- schwerdeführer Einsicht in eine Datensammlung, welche eine Vielzahl ver- schiedener Sachverhalte betreffe. Aufgrund der Breite des Einsichtsge- suchs und mangels geschäftsbezogener Artikulation des Informationsbe- dürfnisses sei es ihr nicht möglich zu ergründen, auf welche spezifischen Ereignisse das Gesuch abziele. Der Beschwerdeführer trage aber die Be- weislast dafür, dass in konkreten Geschäftsvorfällen ein überwiegendes öf- fentliches Zugangsinteresse bestehe. Aufgrund des pauschalen Zugangs- gesuchs müsse die Vorinstanz annehmen, dass es dem Beschwerdeführer lediglich um den Tagesablauf des ehemaligen Rüstungschefs gehe. Ein weitergehendes Abwägen öffentlicher Informationsinteressen gegen Da- tenschutzinteressen der betroffenen Dritten stehe ihr nicht zu; es wäre aus Gründen der Verwaltungsökonomie auch nicht praktikabel. Die vollstän- dige Anonymisierung der Outlook-Agenda sei daher die einzig angemes- sene Antwort auf das Zugangsgesuch. 6.5.2 Zum Schutz von Personendaten sind amtliche Dokumente, welche Personendaten enthalten, nach Möglichkeit vor der Einsichtnahme zu ano- nymisieren (Art. 9 Abs. 1 BGÖ). Wenn ein Dokument nicht anonym isiert werden kann, kommt Art. 19 des Bundesgesetzes über den Datenschutz (DSG, SR 235.1) zur Anwendung (Art. 9 Abs. 2 BGÖ). Der Begriff "Perso- nendaten" deckt sich dabei mit der Definition in Art. 3 Bst. a DSG ( Urteil des BVGer A-5111/2013 vom 6. August 2014 E. 6.2). Personendaten ge- mäss DSG sind alle Angaben, die sich auf eine bestimmte oder bestimm- bare Person beziehen, wobei es sich um natürliche und juristische Perso- nen handeln kann. Mit "Angaben" ist jede Art von Information oder Aussage gemeint, und zwar jeder Art, jeden Inhalts und jeder Form (DAVID ROSENT- HAL, in: Rosenthal/Jöhri [Hrsg.], Handkommentar zum Datenschutzgesetz, Zürich 2008, Art. 3 Bst. a Rz. 6 ff.). In der Beschwerdeschrift wendet sich der Beschwerdeführer namentlich dagegen, dass auch di e Namen von Personen, mit denen der Rüstungs-A-7405/2014 Seite 20 chef beruflich Kontakt hatte, ohne konkreten Nachweis im Einzelfall einge- schwärzt wurden. Damit wird deutlich, dass er gerade auch an diesen Per- sonendaten interessiert ist, weshalb eine Anonymisierung dieser Personen nach Art. 9 Abs. 1 BGÖ im Ergebnis einer Zugangsverweigerung gleich- käme und nicht zielführend wäre. Da sich sein Zugangsgesuch folglich auf ein Dokument bezieht, welches nicht anonymisiert werden kann, ist es in- sofern nach Art. 19 DSG i.V.m. Art. 9 Abs. 2 BGÖ zu beurteilen (vgl. Urteil A-6738/2014 E. 5.1.2). 6.5.3 Gemäss Art. 19 Abs. 1bis DSG darf die Behörde gestützt auf das BGÖ Personendaten bekannt geben, wenn die betreffenden Daten im Zusam- menhang mit der Erfüllung einer öffentlichen Aufgabe stehen (Bs t. a) und an deren Bekanntgabe ein überwiegendes öffentliches Interesse besteht (Bst. b). Die erstgenannte Voraussetzung trägt dem Zweckbindungsgebot Rechnung und ergibt sich für das Öffentlichkeitsprinzip bereits aus der De- finition des Begriffs "amtliches Dokument" in Art. 5 Abs. 1 Bst. c BGÖ. Die zweite Voraussetzung verlangt nach einer Abwägung der berührten Inte- ressen im Rahmen einer Verhältnismässigkeitsprüfung ( BVGE 2014/42 E. 7.1; JENNIFER EHRENSPERGER, Basler Kommentar, Art. 19 DSG Rz. 45). Sodann dürfen Stammdaten, also Name, Vorname, Adresse und Geburts- datum einer Person auch bekannt gegeben werden, wenn die Vorausset- zungen von Art. 19 Abs. 1 DSG nicht erfüllt sind (Art. 19 Abs. 2 DSG). Ebenso wie die Bekanntgabe von Personendaten gestützt auf Art. 9 Abs. 2 BGÖ i.V.m. Art. 19 Abs. 1bis DSG steht jedoch auch die Bekanntgabe von Stammdaten unter dem Vorbehalt einer Interessenabwägung im Einzelfall (Art. 19 Abs. 4 Bst. a DSG; EHRENSPERGER, a.a.O., Art. 19 DSG N. 49). Eine Interessenabwägung ist schlies slich nach Art. 7 Abs. 2 BGÖ ange- zeigt: Danach wird der Zugang zu amtlichen Dokumenten eingeschränkt, aufgeschoben oder verweigert, wenn durch seine Gewährung die Pri- vatsphäre Dritter beeinträchtigt werden kann; ausnahmsweise kann jedoch das öffentliche In teresse am Zugang überwiegen (vgl. auch Art. 6 Abs. 1 VBGÖ; zum Verhältnis der verschiedenen Interessenabwägungen vgl. Ur- teil des BVGer A-6054/2013 vom 18. Mai 2015 E. 4.2). 6.5.4 Im Rahmen der durchzuführenden Interessenabwägung hat die Be- hörde – der Zweckbestimmung des DSG entsprechend – stets das Inte- resse der Drittperson am Schutz ihrer Privatsphäre bzw. ihr Recht auf in- formationelle Selbstbestimmung in Betracht zu ziehen (Art. 1 DSG und Art. 13 der Bundesverfassung der Schweizerischen Eidgenossen schaft vom 18. April 1999 [BV, SR 101]; vgl. auch Botschaft zum BGÖ, BBl 2003 2013, 2016 und 2033). Diese privaten Interessen sind im Einzelfall zu gewichten A-7405/2014 Seite 21 und schliesslich den öffentlichen Interessen an d er Bekanntgabe gegen- über zu stellen (Urteil A-6738/2014 E. 5.1.3.1). Die Gewichtung hat insbe- sondere anhand der Art der in Frage stehenden Daten, der Funktion bzw. Stellung der betroffenen Person sowie möglicher Konsequenzen der Be- kanntgabe zu erfolgen (Ur teil des BVGer A -3609/2010 vom 17. Februar 2011 E. 4.4). Im Allgemeinen lässt sich anhand der Rechtsprechung und in Übereinstim- mung mit der Lehre festhalten, dass der Geheimhaltung besonders schüt- zenswerter Personendaten i.S.v. Art. 3 Bst. c DSG erheblich es Gewicht beikommt und eine Bekanntgabe kaum je in Betracht kommen dürfte (vgl. BVGE 2014/42 E. 7.1 mit Hinweisen). Hinsichtlich Funktion bzw. Stel- lung der betroffenen Person ist zu unterscheiden zwischen Personen des öffentlichen Lebens bzw. Verwaltungsa ngestellten in höheren Führungs- funktionen, hierarchisch nachgeordneten Verwaltungsangestellten und pri- vaten Dritten (Urteil A-6738/2014 E. 5.1.3.1). Verwaltungsangestellte kön- nen sich mit Blick auf die öffentlichen Aufgaben, welche sie erfüllen oder an deren Erfüllung sie mitwirken, grundsätzlich nicht im selben Mass auf ihr Recht auf informationelle Selbstbestimmung berufen wie private Dritte; ihren, dem Zugang entgegenstehenden privaten Interessen kommt grund- sätzlich weniger Gewicht zu, als wenn die Perso nendaten privater Dritter in Frage stehen. Es ist jedoch zu unterscheiden: Verwaltungsangestellte in höheren Führungsfunktionen müssen sich zudem – je nach Gewicht der öffentlichen Interessen an einer Bekanntgabe der Daten – unter Umstän- den die Bekanntgabe schützenswerter Personendaten gefallen lassen (vgl. Urteil A-3609/2010 E. 4.4). Hierarchisch nachgeordnete Verwaltungsange- stellte müssen wiederum grundsätzlich damit rechnen, dass bekannt wird, wer ein bestimmtes Dokument verfasst hat oder für ein bestimm tes Ge- schäft zuständig war; die betreffenden Personendaten wären grundsätzlich und gestützt auf dieselben Überlegungen bzw. dieselbe Interessenabwä- gung auch nicht zu anonymisieren ( Urteil A-6054/2013 E. 4.2.2 m.w.H.). Unabhängig von der Stellung der Perso n dürfen Personendaten nur bekanntgegeben werden, wenn dies keine über- wiegenden Nachteile für den Betroffenen zur Folge hat (vgl. zum Ganzen Urteil A -6738/2014 E. 5.1.3.1; AMMANN/LANG, in: Passadelis/Rosent- hal/Thür [Hrsg.], Datenschutzrecht , 2015 , § 25 Rz . 25.78 ff.; ISABELLE HÄNER, Basler Kommentar, Art. 7 BGÖ Rz. 57–60). 6.5.5 Auf der anderen Seite steht das für eine Bekanntgabe erforderliche Interesse an der Öffentlichkeit der Verwaltung (vgl. ISABELLE HÄNER, Das Öffentlichkeitsprinzip in der Verwaltung im Bund und in den Kantonen – A-7405/2014 Seite 22 Neuere Entwicklungen, in: Schweizerisches Zentralblatt für Staats - und Verwaltungsrecht [ZBl] 2003 S. 298). Diesem kommt nicht in jedem Fall dasselbe Gewicht zu. Vielmehr sind bei der Gewichtung im Hinblick auf die geforderte Interessenabwägung Sinn und Zweck des BGÖ zu beachten; nach Art. 1 BGÖ bezweckt das Öffentlichkeitsprinzip, die Entscheidungs- prozesse der Verwaltung transparent zu machen und (so) eine Kontrolle über die Verwaltung zu ermöglichen (Botschaft zum BGÖ, BBl 2003 1976; vgl. zudem BGE 139 I 129 E. 3.6). Wird etwa im Zusammenhang mit einem konkreten Verwaltungsakt um Bekanntgabe der Namen jener Verwaltungs- angestellten ersucht, welche mit dem betreffenden Geschäft befasst wa- ren, kann ein erhebliches öffentliches Inter esse an der Bekanntgabe nur hinsichtlich jener Verwaltungsangestellten bestehen, welche massgebend am Geschäft mitgewirkt haben, etwa beratend oder instruierend. Dem In- teresse, die Namen auch derjenigen Verwaltungsangestellten zu kennen, welche lediglich in untergeordneter Weise, d.h. ohne massgebenden Ein- fluss auf die Entscheidung an einem bestimmten Geschäft gearbeitet ha- ben, vermag demgegenüber grundsätzlich kein erhebliches Gewicht bei- zukommen; es ist nicht (ohne Weiteres) ersichtlich, inwiefern eine so lche Bekanntgabe der Transparenz und der Kontrolle der Verwaltung dienen würde (zum Ganzen Urteile A -6738/2014 E. 5.1.3.2 und A -6054/2013 E. 4.2.2). 6.5.6 Zum (allgemeinen) Interesse an der Öffentlichkeit der Verwaltung können weitere besondere Informationsinteressen der Öffentlichkeit treten. Zu nennen ist etwa das Interesse im Zusammenhang mit wichtigen Vor- kommnissen oder wenn die betroffene (private) Person zu einer dem BGÖ unterstehenden Behörde in einer rechtlichen oder faktischen Beziehung steht, aus welcher ihr bedeutende Vorteile erwachsen . Sodann kann der Schutz spezifischer öffentlicher Interessen, so insbesondere der Schutz der öffentlichen Ordnung und Sicherheit oder der öffentlichen Gesundheit, den Zugang rechtfertigen (vgl. Art. 6 Ab s. 2 VBGÖ; Urteile A-6738/2014 E. 5.1.3.2 und A -6054/2013 E. 4.2.2 m.w.H.; ISABELLE HÄNER, Basler Kommentar, Art. 7 BGÖ Rz. 61–65 und Art. 9 BGÖ Rz. 13). 6.5.7 Entgegen der Ansicht der Vorinstanz trifft es nicht zu, dass es grund- sätzlich am Gesuchsteller liege, sein Informationsbedürfnis geschäftsbe- zogen zu konkretisieren bzw. das überwiegende öffentliche Interesse zu beweisen. Art. 7 Abs. 1 VBGÖ hält unmissverständlich fest, dass ein Ge- such um Zugang zu amtlichen Dokumenten nicht begründet werden muss. Ebenfalls nicht anzugeben sind die persönlichen Absichten, die mit dem Gesuch verfolgt werden ( BHEND/SCHNEIDER, a.a.O., Art. 10 N. 38; vgl. A-7405/2014 Seite 23 auch Urteil des BVGer A -7369/2006 vom 24. Juli 2007 E. 4.1). Entschei- dend ist ohnehin nicht das persönliche Zugangsinteresse des Gesuchstel- lers, sondern das von Amtes wegen zu berücksichtigende Informationsbe- dürfnis der Öffentlichkeit. Das öffentliche Interesse ist zwar nach dem Gesagten grundsätzlich für jeden Eintrag gesondert zu eruieren, denn mit jeder vorgenommenen Schwärzung verliert die Agenda an Aussagekraft (vgl. auch BVGE 2013/50 E. 9.4 f.). Einzuräumen ist allerdings, dass sich das Informationsbedürfnis bei Zugangsgesuchen nicht selten erst aus der Korrespondenz mit dem Gesuchsteller bzw. den Umständen der Gesuchseinreichung erschliessen dürfte. Umfasst ein Einsichtsgesuch – wie vorliegend – inhaltlich gesehen eine Vielzahl unterschiedlicher Sachverhalte, können die Anforderungen an die Ermittlung des öffentlichen Interesses jedenfalls nicht gleich hoch angesetzt werden, wie wenn das Gesuch auf einen einzelnen Kalenderein- trag abzielen würde. Das öffentliche Interesse muss letztlich aus dem Ge- such selbst hervorgehen. Dieses richtet sich hier auf einen lediglich zeitlich beschränkten Kalenderauszug. Auszugehen ist deshalb mit der Vorinstanz davon, dass sich das Informationsbedürfnis der Öffentlichkeit (primär) auf den Tagesablauf des ehemaligen Rüstungschefs bezieht. Die Vorinstanz ist denn auch nicht gehalten, in Bezug auf die einzelnen Einträge nach all- fälligen besonderen Gründen i.S.v. Art. 6 Abs. 2 VBGÖ zu forschen, die für das öffentliche Interesse relevant sein könnten (vgl. auch Urteile A- 6738/2014 E. 5.2.2 und A-6054/2013 E. 4.3). Der Aufwand für die Sachver- haltsermittlung muss insgesamt verhältnismässig bleiben (Art. 5 Abs. 2 BV; vgl. KRAUSKOPF/EMMENEGGER, in: Praxiskommentar VwVG, 2009, Art. 12 Rz. 34). 6.5.8 Die Vorinstanz geht mithin fälschlicherweise davon aus, das streitige Zugangsgesuch lasse sich nur durch eine vollständige Anonymisierung der Outlook-Agenda angem essen beantworten. Die in E. 6.3 aufgezeigten Grundsätze zur einzelfallweisen Interessenabwägung gelten auch für Ein- schränkungen des Zugangsrechts zur Wahrung der Privatsphäre Dritter (Art. 7 Abs. 2 BGÖ) bzw. zum Schutz von Personendaten (Art. 9 Abs. 2 BGÖ). Die Vorinstanz hätte daher die geschwärzten Stellen jeweils bezo- gen auf die im Eintrag erwähnte Person anhand der dargelegten Prinzipien beurteilen und ihren Entscheid im Falle einer Schwärzung konkret motivie- ren müssen. Wie dargelegt, kann auch eine kategorienbezogene Begrün- dung ausreichen. A-7405/2014 Seite 24 Die von der Vorinstanz mit Eingabe vom 27. April 2015 nachgereichten Lis- ten enthalten indes keine hinreichende Interessenabwägung: Während die rein privaten Termine des ehemaligen Rüstungschefs vom Beschwerde- führer akzeptiert werden und nicht zur Debatte stehen, weist die Liste "Per- sonendaten Dritter" lediglich aus, we lche übrigen Personendaten im Ka- lenderauszug geschwärzt wurden (z.B. Name von Sitzungsteilnehmern o- der Gesprächspartnern, Name und Natelnummer eines Fahrers, Firma ei- ner juristischen Person etc.). Eine einzelfall- oder zumindest kategorien- weise Interessenabwägung mit Blick auf die betroffenen Personendaten ist damit nicht dokumentiert. 7.1 Zusammenfassend ergibt sich, dass die Entscheidbegründung in we- sentlichen Teilen nicht zu überzeugen vermag. Die Vorinstanz schliesst nach eigener Aussage denn auch nicht aus, dass eine einlässliche Prüfung der spezifischen Geschäfte eine differenziertere Interessenabklärung er- möglichen würde. Zwar war für den Beschwerdeführer ersichtlich, weshalb die Vorinstanz die Outlook-Agenda des ehemaligen Rüstungschefs nicht als amtli ches Dokument betrachtet und welche allgemeinen Gründe bei den vorgenommenen Schwärzungen eine Rolle gespielt haben. Aus wel- chen konkreten Überlegungen die Vorinstanz jedoch den Zugang zu den einzelnen eingeschwärzten Kalendereinträgen verweigert hat, geht aus den Erwägungen über weite Strecken nicht hinreichend hervor. Auch in ih- ren Vernehmlassungen an das Bundesverwaltungsgericht schiebt die Vo- rinstanz keine hinreichende Begründung nach. Die angefochtene Verfü- gung erweist sich mangels einzelfallbezogener Interessenabwägung als rechtsfehlerhaft. 7.2 Entgegen dem Hauptbegehren des Beschwerdeführers folgt aus dieser Feststellung nicht (ohne Weiteres), dass der Zugang zu sämtlichen abge- deckten Kalendereinträgen, welche nicht rein privater Natur sind, gewährt werden müsste. Die unzulängliche Begründung verhindert, das sich das Bundesverwaltungsgericht als Rechtsmittelbehörde ein Bild über die Trag- weite des ergangenen Entscheids machen und diesen sachgerecht über- prüfen kann (vgl. Urteil A-6377/2013 E. 5; BGE 129 I 232 E. 3.2). Zudem verfügt die Vorinstanz aufgrund ihrer Nähe zur Streitsache über die besse- ren Kenntnisse zur Beurteilung der tatsächlichen Verhältnisse (vgl. auch Urteil A-6738/2014 E. 5.3.2). Die angefochtene Verfügung ist daher in teil- weiser Gutheissung der Beschwerde aufzuheben und die Angelegenheit A-7405/2014 Seite 25 zum neuen Entscheid im Sinne der vorstehenden Erwägungen an die Vo- rinstanz zurückzuweisen. In ihrem Entscheid wird die Vorinstanz zu berücksichtigen haben, dass vor- liegend ein umfangreiches Gesuch zu beurteilen ist. Sie wird daher dem Beschwerdeführer die Gelegenheit gewähren müssen , sein Gesuch zu konkretisieren (vgl. E. 6.4.1 f.). Sodann wird die Vorinstanz, wie dargelegt, die Schwärzungen einzeln zu beur teilen und unter Nennung der entspre- chenden gesetzlichen Ausnahmetatbestände zu begründen haben. Mit Blick auf die Verwaltungsökonomie kann es zulässig und geboten sein, in der Entscheidbegründung Kategorien zu bilden, soweit die Sachverhalte miteinander vergleichbar sind (vgl. E. 6.3). Entsprechendes gilt für die nach Art. 11 Abs. 1 BGÖ vorgeschriebenen Anhörung der vom Zugangsgesuch betroffenen Personen: Die im Kalender des ehemaligen Rüstungschefs aufgeführten Kollegen, Geschäftskontakte und weiteren Personen sind nur anzuhören, soweit dies mit vertretbarem Aufwand möglich ist ( vgl. Urteil des BVGer A -6054/2013 E. 4.4; BHEND/SCHNEIDER, a.a.O., Art. 11 N. 7). Es obliegt in erster Linie der Vorinstanz, zu beurteilen, inwiefern dies der Fall ist. 8.1 Bei diesem Verfahrensausgang obsiegt der Beschwerdeführer nur teil- weise. Zwar ist die angefochtene Verfügung gesamthaft aufzuheben, der vom Beschwerdeführer beantragte Zugang zu den geschwärzten Kalen- dereinträgen steht jedoch unter dem Vorbehalt der jeweils durchzuführen- den Interessenabwägung. Im Rahmen seines Unterliegens hätte dieser grundsätzlich ermässigte Verfahrenskosten zu tragen (Art. 63 Abs. 1 VwVG). Gleichwohl rechtfertigt es sich, aus Gründen der Verhältnismäs- sigkeit auf eine Erhebung von Verfahr enskosten gänzlich zu verzichten (vgl. Art. 6 Bst. b des Reglements vom 21. Februar 2008 über die Kosten und Entschädigungen vor dem Bundesverwaltungsgericht [VGKE, SR 173.320.2]). Dass der Beschwerdeführer angesichts der mangelhaften Verfügung keine Rückweisung zur differenzierten Interessenabklärung und Begründung allfälliger Streichungen beantragt hat, ist ihm als juristischen Laien nicht anzulasten. Der Kostenvorschuss von Fr. 1'500.– ist ihm folg- lich zurückzuerstatten. Keine Verfahrenskosten trägt die Vorinstanz (Art. 63 Abs. 2 VwVG). A-7405/2014 Seite 26 8.2 Ganz oder teilweise obsiegenden Parteien ist sodann von Amtes we- gen oder auf Begehren eine Entschädigung für ihnen erwachsene notwen- dige oder verhältnismässig hohe Kosten zuzusprechen (Art. 64 Abs. 1 VwVG i.V.m. Art. 7 ff. VGKE). Der Beschwerdeführer ist im Verfahren vor Bundesverwaltungsgericht nicht anwaltlich vertreten, weshalb ihm keine Parteientschädigung zuzusprechen ist (Art. 8 Abs. 1 VGKE). Keinen An- spruch auf eine Parteientschädigung hat auch die Vorinstanz als Bundes- behörde (Art. 7 Abs. 3 VGKE). A-7405/2014 Seite 27 Demnach erkennt das Bundesverwaltungsgericht: Die Beschwerde wird teilweise gutgeheissen . Die Verfügung der Vor - instanz vom 1. Dezember 2014 wird aufgehoben und die Angelegenheit zum neuen Entscheid im Sinne der Erwägungen an die Vorinstanz zurück- gewiesen. Es werden keine Verfahrenskosten erhoben. Der geleistete Kostenvor- schuss von Fr. 1'500.- wird dem Beschwerdeführer nach Eintritt der Rechtskraft des vorliegenden Urteils zurückerstattet. Hierzu hat er dem Bundesverwaltungsgericht seine Post- oder Bankverbindung mitzuteilen. Es wird keine Parteientschädigung zugesprochen. Dieses Urteil geht an: – den Beschwerdeführer (Gerichtsurkunde) – die Vorinstanz ([…]; Einschreiben) – das Generalsekretariat VBS (Gerichtsurkunde) – den EDÖB (zur Kenntnis) Für die Rechtsmittelbelehrung wird auf die nächste Seite verwiesen. Die vorsitzende Richterin: Der Gerichtsschreiber: Marianne Ryter Robert Lauko A-7405/2014 Seite 28 Rechtsmittelbelehrung: Gegen diesen Entscheid kann innert 30 Tagen nach Eröffnung beim Bun- desgericht, 1000 Lausanne 14, Beschwerde in öffentlich-rechtlichen Ange- legenheiten geführt werden (Art. 82 ff., 90 ff. und 100 BGG). Die Rechts- schrift ist in einer Amtssprache abzufassen und hat die Begehren, deren Begründung mit Angabe der Beweismittel und die Unterschrift zu enthalten. Der angefochtene Entscheid und die Beweismittel sind, soweit sie der Be- schwerdeführer in Händen hat, beizulegen (Art. 42 BGG). Versand: