Verordnung vom 17. Oktober 2018 über das Datenbearbeitungssystem «e-vent» des Konferenzdienstes EDA (Verordnung «e-vent») <?xml version="1.0" encoding="UTF-8"?><akomaNtoso xmlns="http://docs.oasis-open.org/legaldocml/ns/akn/3.0" xmlns:fedlex="http://fedlex.admin.ch/"><act name="publicLaw"><meta><identification source="#ch.bk"><FRBRWork><FRBRthis value="https://fedlex.data.admin.ch/eli/cc/2018/650/20230901/main-text"/><FRBRuri value="https://fedlex.data.admin.ch/eli/cc/2018/650/20230901"/><FRBRdate date="2023-09-01" name="jolux:dateApplicability"/><FRBRdate date="2018-12-01" name="jolux:dateEntryInForce"/><FRBRdate date="2018-10-17" name="jolux:dateDocument"/><FRBRauthor href="#ch.bk" as="#publisher"/><FRBRauthor href="#ch.bk" as="#rightsHolder"/><FRBRcountry value="CH"/><FRBRnumber value="235.25"/><FRBRname xml:lang="it" value="Ordinanza del 17 ottobre 2018 concernente il trattamento dei dati nel sistema «e-vent» del Servizio delle conferenze DFAE (Ordinanza «e-vent»)" shortForm=""/><FRBRname xml:lang="de" value="Verordnung vom 17. Oktober 2018 über das Datenbearbeitungssystem «e-vent» des Konferenzdienstes EDA (Verordnung «e-vent»)" shortForm=""/><FRBRname xml:lang="fr" value="Ordonnance du 17 octobre 2018 sur le système de traitement des données «e-vent» du Service des conférences du DFAE (Ordonnance «e-vent») " shortForm=""/><FRBRauthoritative value="true"/></FRBRWork><FRBRExpression><FRBRthis value="https://fedlex.data.admin.ch/eli/cc/2018/650/20230901/de/main-text"/><FRBRuri value="https://fedlex.data.admin.ch/eli/cc/2018/650/20230901/de"/><FRBRdate date="2023-09-01" name="jolux:dateApplicability"/><FRBRdate date="2018-12-01" name="jolux:dateEntryInForce"/><FRBRdate date="2018-10-17" name="jolux:dateDocument"/><FRBRauthor href="#ch.bk" as="#publisher"/><FRBRauthor href="#ch.bk" as="#rightsHolder"/><FRBRlanguage language="de"/></FRBRExpression><FRBRManifestation><FRBRthis value="https://fedlex.data.admin.ch/eli/cc/2018/650/20230901/de/xml/main-text"/><FRBRuri value="https://fedlex.data.admin.ch/eli/cc/2018/650/20230901/de/xml"/><FRBRdate date="2023-09-01" name="jolux:dateApplicability"/><FRBRdate date="2018-12-01" name="jolux:dateEntryInForce"/><FRBRdate date="2018-10-17" name="jolux:dateDocument"/><FRBRauthor href="#ch.bk" as="#publisher"/><FRBRauthor href="#ch.bk" as="#rightsHolder"/><FRBRformat value="xml" fedlex:generator="2024-q4-rel-1.6.5"/></FRBRManifestation></identification><references source="#ch.bk"><TLCOrganization eId="ch.bk" href="https://fedlex.data.admin.ch/vocabulary/legal-institution/2" showAs="Bundeskanzlei"/><TLCRole eId="publisher" href="http://data.legilux.public.lu/resource/ontology/jolux#publisher" showAs="Editeur"/><TLCRole eId="rightsHolder" href="http://data.legilux.public.lu/resource/ontology/jolux#rightsHolder" showAs="Détenteur des droits"/><TLCReference name="language" href="http://publications.europa.eu/resource/authority/language/DEU" showAs="de"/><TLCReference name="format" href="https://fedlex.data.admin.ch/vocabulary/user-format/xml" showAs="xml"/></references></meta><preface><p><docNumber>235.25 </docNumber></p><p><docTitle>Verordnung<br/>über das Datenbearbeitungssystem «e-vent» <br/>des Konferenzdienstes EDA</docTitle></p><p>(Verordnung «e-vent»)</p><p>vom 17. Oktober 2018 (Stand am 1. September 2023)</p></preface><preamble><p>Der Schweizerische Bundesrat,</p><p>gestützt auf Artikel 57<i>h</i><sup>ter</sup> des Regierungs- und Verwaltungsorganisationsgesetzes vom 21. März 1997<authorialNote><p>  <ref href="https://fedlex.data.admin.ch/eli/cc/1997/2022_2022_2022" xmlns:data="urn:com:c-moria:legi4ch:xslt:data" xmlns:tmp="urn:com:c-moria:legi4ch:xslt:temp">SR <b>172.010</b></ref></p></authorialNote> (RVOG),<authorialNote><p> Fassung gemäss Anhang 2 Ziff. II 33 der Datenschutzverordnung vom 31. Aug. 2022, in Kraft seit 1. Sept. 2023 (<ref href="https://fedlex.data.admin.ch/eli/oc/2022/568" xmlns:data="urn:com:c-moria:legi4ch:xslt:data" xmlns:tmp="urn:com:c-moria:legi4ch:xslt:temp">AS <b>2022</b> 568</ref>).</p></authorialNote></p><p>verordnet:</p></preamble><body><section eId="sec_1"><num>1. Abschnitt: </num><heading>Allgemeine Bestimmungen</heading><article eId="art_1"><num><b>Art. 1</b></num><heading>Gegenstand</heading><paragraph eId="art_1/para"><content><p>Diese Verordnung regelt den Betrieb und die Benützung des Datenbearbeitungssystems «e-vent» (System) des Konferenzdienstes des Eidgenössischen Departements für auswärtige Angelegenheiten (Konferenzdienst EDA) im Staatssekretariat des EDA.</p></content></paragraph></article><article eId="art_2"><num><b>Art. 2</b></num><heading>Zweck</heading><paragraph eId="art_2/para"><content><p>Das System dient dem Konferenzdienst EDA zur Wahrnehmung seiner Aufgaben im Rahmen der Planung, Organisation und Durchführung von Konferenzen und Veranstaltungen.</p></content></paragraph></article><article eId="art_3"><num><b>Art. 3</b></num><heading>Verantwortliche Behörde</heading><paragraph eId="art_3/para"><content><p>Der Konferenzdienst EDA trägt die Verantwortung für das System.</p></content></paragraph></article><article eId="art_4"><num><b>Art. 4</b></num><heading>Struktur</heading><paragraph eId="art_4/para"><content><p>Das System besteht aus einer Datenbank und je einem Online-Portal für den Zugriff von innerhalb und von ausserhalb des EDA.</p></content></paragraph></article></section><section eId="sec_2"><num>2. Abschnitt: </num><heading>Daten und Datenbearbeitung</heading><article eId="art_5"><num><b>Art. 5</b></num><heading>Personen und bearbeitete Daten</heading><paragraph eId="art_5/para_1"><num>1</num><content><p> Das System enthält Daten von Teilnehmerinnen und Teilnehmern von Konferenzen und Veranstaltungen.</p></content></paragraph><paragraph eId="art_5/para_2"><num>2</num><content><p> Welche Daten erfasst werden, ist im Anhang geregelt.</p></content></paragraph></article><article eId="art_6"><num><b>Art. 6</b></num><heading>Herkunft der Daten und Bearbeitungsrechte</heading><paragraph eId="art_6/para_1"><num>1</num><content><p> Die Daten werden von den Teilnehmerinnen und Teilnehmern oder vom Konferenzdienst EDA erfasst.</p></content></paragraph><paragraph eId="art_6/para_2"><num>2</num><content><p> Die Teilnehmerinnen und Teilnehmer verfügen für die eigenen Daten im System über vollständige Bearbeitungsrechte.</p></content></paragraph><paragraph eId="art_6/para_3"><num>3</num><content><p> Der Konferenzdienst EDA verfügt für alle Daten im System über vollständige Bearbeitungsrechte.</p></content></paragraph><paragraph eId="art_6/para_4"><num>4</num><content><p> Die Einheit für Informatik des EDA verfügt über diejenigen Zugriffsrechte, die zur Erfüllung ihrer Aufgaben notwendig sind.</p></content></paragraph><paragraph eId="art_6/para_5"><num>5</num><content><p> Alle Bearbeitungsrechte werden im Abrufverfahren ausgeübt.</p></content></paragraph><paragraph eId="art_6/para_6"><num>6</num><content><p> Die Daten gemäss Anhang dürfen an Dritte weitergegeben werden, soweit diese die Daten zu Organisations- und Reservationszwecken benötigen.</p></content></paragraph></article><article eId="art_7"><num><b>Art. 7</b></num><heading>Dokumente</heading><paragraph eId="art_7/para"><content><p>Im System können alle Dokumente zu Konferenzen, Veranstaltungen und den daran teilnehmenden Personen im Rahmen des Zwecks dieser Verordnung erfasst werden.</p></content></paragraph></article><article eId="art_8"><num><b>Art. 8</b></num><heading>Aufbewahrung, Archivierung und Vernichtung von Daten</heading><paragraph eId="art_8/para_1"><num>1</num><content><p> Datensätze von Personen werden spätestens zehn Jahre nach der letzten Bearbeitung vernichtet. </p></content></paragraph><paragraph eId="art_8/para_2"><num>2</num><content><p> Vorbehalten bleiben die Bestimmungen der Archivierungsgesetzgebung.</p></content></paragraph></article></section><section eId="sec_3"><num>3. Abschnitt: </num><heading>Betrieb und Zugriffsberechtigungen</heading><article eId="art_9"><num><b>Art. 9</b></num><heading>Technischer Betrieb und Systemverwaltung</heading><paragraph eId="art_9/para_1"><num>1</num><content><p> Die Einheit für Informatik des EDA ist für den technischen Betrieb des Systems verantwortlich.</p></content></paragraph><paragraph eId="art_9/para_2"><num>2</num><content><p> Die Systemadministratorin oder der Systemadministrator gehört der Einheit für Informatik des EDA an. Sie oder er verwaltet das Computersystem, die Datenbank und die Anwendungen.</p></content></paragraph><paragraph eId="art_9/para_3"><num>3</num><content><p> Die oder der Anwendungsverantwortliche gehört dem Konferenzdienst EDA an. Sie oder er bildet die Schnittstelle zwischen der Systemadministratorin oder dem Systemadministrator und den Benutzerinnen und Benutzern.</p></content></paragraph></article><article eId="art_10"><num><b>Art. 10</b></num><heading>Erteilung der Zugriffsberechtigung</heading><paragraph eId="art_10/para_1"><num>1</num><content><p> Die oder der Anwendungsverantwortliche erteilt den Benutzerinnen und Benutzern des Systems die individuellen Zugriffsrechte.</p></content></paragraph><paragraph eId="art_10/para_2"><num>2</num><content><p> Der Konferenzdienst EDA überprüft jährlich, ob die Voraussetzungen für die Zugriffsberechtigungen weiterhin bestehen.</p></content></paragraph></article></section><section eId="sec_4"><num>4. Abschnitt: </num><heading>Datensicherheit</heading><article eId="art_11"><num><b>Art. 11</b></num><heading>Sorgfaltspflichten</heading><paragraph eId="art_11/para_1"><num>1</num><content><p> Der Konferenzdienst EDA sorgt dafür, dass die Daten im System vorschriftsgemäss bearbeitet werden.</p></content></paragraph><paragraph eId="art_11/para_2"><num>2</num><content><p> Er stellt sicher, dass die Personendaten richtig, vollständig und nachgeführt sind.</p></content></paragraph></article><article eId="art_12"><num><b>Art. 12</b></num><heading>Bearbeitungsreglement</heading><paragraph eId="art_12/para"><content><p>Der Konferenzdienst EDA erlässt ein Bearbeitungsreglement. Dieses enthält die organisatorischen und technischen Massnahmen zur Gewährleistung der Datensicherheit sowie zur Kontrolle der Datenbearbeitung.</p></content></paragraph></article><article eId="art_13"><num><b>Art. 13</b></num><heading>Protokollierung</heading><paragraph eId="art_13/para_1"><num>1</num><content><p> Die Zugriffe auf das System und die Bearbeitungen werden laufend protokolliert.</p></content></paragraph><paragraph eId="art_13/para_2"><num>2</num><content><p> Die Protokolle werden während einem Jahr getrennt vom System, in welchem die Personendaten bearbeitet werden, aufbewahrt.<authorialNote><p> Fassung gemäss Anhang 2 Ziff. II 33 der Datenschutzverordnung vom 31. Aug. 2022, in Kraft seit 1. Sept. 2023 (<ref href="https://fedlex.data.admin.ch/eli/oc/2022/568" xmlns:data="urn:com:c-moria:legi4ch:xslt:data" xmlns:tmp="urn:com:c-moria:legi4ch:xslt:temp">AS <b>2022</b> 568</ref>).</p></authorialNote></p></content></paragraph></article></section><section eId="sec_5"><num>5. Abschnitt: </num><heading>Inkrafttreten</heading><article eId="art_14"><num><b>Art. 14</b></num><paragraph eId="art_14/para"><content><p>Diese Verordnung tritt am 1. Dezember 2018 in Kraft.</p></content></paragraph></article></section></body><components><component><doc name="annex"><meta><identification source="#ch.bk"><FRBRWork><FRBRthis value="https://fedlex.data.admin.ch/eli/cc/2018/650/20230901/main-text"/><FRBRuri value="https://fedlex.data.admin.ch/eli/cc/2018/650/20230901"/><FRBRdate date="2023-09-01" name="jolux:dateApplicability"/><FRBRdate date="2018-12-01" name="jolux:dateEntryInForce"/><FRBRdate date="2018-10-17" name="jolux:dateDocument"/><FRBRauthor href="#ch.bk" as="#publisher"/><FRBRauthor href="#ch.bk" as="#rightsHolder"/><FRBRcountry value="CH"/><FRBRnumber value="235.25"/><FRBRname xml:lang="it" value="Ordinanza del 17 ottobre 2018 concernente il trattamento dei dati nel sistema «e-vent» del Servizio delle conferenze DFAE (Ordinanza «e-vent»)" shortForm=""/><FRBRname xml:lang="de" value="Verordnung vom 17. Oktober 2018 über das Datenbearbeitungssystem «e-vent» des Konferenzdienstes EDA (Verordnung «e-vent»)" shortForm=""/><FRBRname xml:lang="fr" value="Ordonnance du 17 octobre 2018 sur le système de traitement des données «e-vent» du Service des conférences du DFAE (Ordonnance «e-vent») " shortForm=""/><FRBRauthoritative value="true"/></FRBRWork><FRBRExpression><FRBRthis value="https://fedlex.data.admin.ch/eli/cc/2018/650/20230901/de/main-text"/><FRBRuri value="https://fedlex.data.admin.ch/eli/cc/2018/650/20230901/de"/><FRBRdate date="2023-09-01" name="jolux:dateApplicability"/><FRBRdate date="2018-12-01" name="jolux:dateEntryInForce"/><FRBRdate date="2018-10-17" name="jolux:dateDocument"/><FRBRauthor href="#ch.bk" as="#publisher"/><FRBRauthor href="#ch.bk" as="#rightsHolder"/><FRBRlanguage language="de"/></FRBRExpression><FRBRManifestation><FRBRthis value="https://fedlex.data.admin.ch/eli/cc/2018/650/20230901/de/xml/main-text"/><FRBRuri value="https://fedlex.data.admin.ch/eli/cc/2018/650/20230901/de/xml"/><FRBRdate date="2023-09-01" name="jolux:dateApplicability"/><FRBRdate date="2018-12-01" name="jolux:dateEntryInForce"/><FRBRdate date="2018-10-17" name="jolux:dateDocument"/><FRBRauthor href="#ch.bk" as="#publisher"/><FRBRauthor href="#ch.bk" as="#rightsHolder"/><FRBRformat value="xml"/></FRBRManifestation></identification></meta><preface><container name="headerOfAnnex"><block name="heading">Anhang</block></container></preface><mainBody><p>(Art. 5 Abs. 2)</p><level eId="annex_u1/lvl_u1"><num>Im </num><heading>System erfasste Personendaten</heading><content><blockList><item eId="annex_u1/lvl_u1/lbl_1"><num>1. </num><p>Namen</p></item><item eId="annex_u1/lvl_u1/lbl_2"><num>2. </num><p>Namen gemäss Reisepass</p></item><item eId="annex_u1/lvl_u1/lbl_3"><num>3. </num><p>Vornamen</p></item><item eId="annex_u1/lvl_u1/lbl_4"><num>4. </num><p>Vornamen gemäss Reisepass</p></item><item eId="annex_u1/lvl_u1/lbl_5"><num>5. </num><p>Titel (akademisch)</p></item><item eId="annex_u1/lvl_u1/lbl_6"><num>6. </num><p>Titel (berufliche oder amtliche Funktion)</p></item><item eId="annex_u1/lvl_u1/lbl_7"><num>7. </num><p>Anrede</p></item><item eId="annex_u1/lvl_u1/lbl_8"><num>8. </num><p>Firma</p></item><item eId="annex_u1/lvl_u1/lbl_9"><num>9. </num><p>Geschlecht</p></item><item eId="annex_u1/lvl_u1/lbl_10"><num>10. </num><p>Geburtsdatum</p></item><item eId="annex_u1/lvl_u1/lbl_11"><num>11. </num><p>Geburtsort</p></item><item eId="annex_u1/lvl_u1/lbl_12"><num>12. </num><p>Staatsangehörigkeiten</p></item><item eId="annex_u1/lvl_u1/lbl_13"><num>13. </num><p>Repräsentant/in welcher Delegation / welchen Landes / welcher Organisation</p></item><item eId="annex_u1/lvl_u1/lbl_14"><num>14. </num><p>E-Mail-Adressen</p></item><item eId="annex_u1/lvl_u1/lbl_15"><num>15. </num><p>Telefonnummer (Festnetz)</p></item><item eId="annex_u1/lvl_u1/lbl_16"><num>16. </num><p>Telefonnummer (Mobil)</p></item><item eId="annex_u1/lvl_u1/lbl_17"><num>17. </num><p>Faxnummer</p></item><item eId="annex_u1/lvl_u1/lbl_18"><num>18. </num><p>Adresse (Strasse, Postleitzahl, Ort)</p></item><item eId="annex_u1/lvl_u1/lbl_19"><num>19. </num><p>Land</p></item><item eId="annex_u1/lvl_u1/lbl_20"><num>20. </num><p>Homepage</p></item><item eId="annex_u1/lvl_u1/lbl_21"><num>21. </num><p>Korrespondenzart (Brief / E-Mail)</p></item><item eId="annex_u1/lvl_u1/lbl_22"><num>22. </num><p>Rechnungsadresse</p></item><item eId="annex_u1/lvl_u1/lbl_23"><num>23. </num><p>Besondere Ansprüche an Essen und Trinken</p></item><item eId="annex_u1/lvl_u1/lbl_24"><num>24. </num><p>Militärischer Rang</p></item><item eId="annex_u1/lvl_u1/lbl_25"><num>25. </num><p>Ziviler Rang</p></item><item eId="annex_u1/lvl_u1/lbl_26"><num>26. </num><p>Position</p></item><item eId="annex_u1/lvl_u1/lbl_27"><num>27. </num><p>Arbeitgeber</p></item><item eId="annex_u1/lvl_u1/lbl_28"><num>28. </num><p>Ankunft am Veranstaltungsort / im Hotel</p></item><item eId="annex_u1/lvl_u1/lbl_29"><num>29. </num><p>Abreise am Veranstaltungsort / im Hotel</p></item><item eId="annex_u1/lvl_u1/lbl_30"><num>30. </num><p>Korrespondenzsprache</p></item><item eId="annex_u1/lvl_u1/lbl_31"><num>31. </num><p>Fluginformationen (Datum und Uhrzeit der An- und Abreise, Flugnummer, Transferzeiten)</p></item><item eId="annex_u1/lvl_u1/lbl_32"><num>32. </num><p>Reisepassinformationen (Nummer, Ausstellungs- und Gültigkeitsdatum, Ausstellungsort)</p></item><item eId="annex_u1/lvl_u1/lbl_33"><num>33. </num><p>Benötigtes Visum</p></item><item eId="annex_u1/lvl_u1/lbl_34"><num>34. </num><p>Kreditkartenangaben (Nummer, Ablaufdatum)</p></item><item eId="annex_u1/lvl_u1/lbl_35"><num>35. </num><p>Angaben zu Hotel / Aufenthaltsort (Adresse, Zimmer etc.)</p></item><item eId="annex_u1/lvl_u1/lbl_36"><num>36. </num><p>Name der mitreisenden Partnerin / des mitreisenden Partners</p></item><item eId="annex_u1/lvl_u1/lbl_37"><num>37. </num><p>Angaben zur Teilnahme (Workshops, Dinners, Frühstück, Mittagessen, Abendessen, Ausflüge)</p></item><item eId="annex_u1/lvl_u1/lbl_38"><num>38. </num><p>Themen für Workshops</p></item><item eId="annex_u1/lvl_u1/lbl_39"><num>39. </num><p>Foto</p></item><item eId="annex_u1/lvl_u1/lbl_40"><num>40. </num><p>Sponsorship: ja / nein</p></item><item eId="annex_u1/lvl_u1/lbl_41"><num>41. </num><p>Begründung für das Sponsorship</p></item><item eId="annex_u1/lvl_u1/lbl_42"><num>42. </num><p>Spezielle Bedürfnisse aufgrund von körperlichen Beeinträchtigungen</p></item><item eId="annex_u1/lvl_u1/lbl_43"><num>43. </num><p>Teilnahme an früheren Konferenzen</p></item></blockList></content></level></mainBody></doc></component></components></act></akomaNtoso>