490.010

Ordinaziun tar la lescha davart la gestiun da documents e l'archivaziun (OGDA)

dals 22-12-2015 (versiun dals 01-04-2024)

sa basond sin l'art. 45 al. 1 da la constituziun chantunala,

relaschada da la regenza ils 22 da december 2015

1. Gestiun da documents e metter en salv documents

Posts che gesteschan ils documents

Art.  1 1 Las autoritads designeschan en lur sectur da cumpetenza ils posts che gesteschan ils documents.

2 Mintga post che gestescha ils documents designescha ina persuna ch'è responsabla per la gestiun dals documents.

Sistem d'ordinaziun

Art.  2 1 Ils   posts   che   gesteschan   ils   documents   fixeschan   per   lur   documents   in   sistem d'ordinaziun che reparta ils documents en gruppas d'actas. Per gruppa d'actas sto vegnir reglà almain il suandant:

a)

b)

c)

d)

la furma lianta dals documents tenor l'artitgel 3 alinea 1;

ils termins d'archivaziun e las reglas d'archivaziun;

il sistem duvrà respectivamain l'applicaziun duvrada;

la moda e maniera da la cataloghisaziun.

Gestiun da documents sin palpiri e da documents digitals

Art.  3 1 La gestiun da documents po vegnir fatga sin palpiri, en moda digitala u en ina furma maschadada.

2 Per che l'archivaziun possia vegnir fatga, stoi esser garantì ch'ils documents cun valur archivara possian vegnir selecziunads or dals sistems duvrads. Igl è admess da simplifitgar ils documents.

3 Per l'archivaziun vegnan duvrads – uschenavant che quai è pussaivel – puncts da contact da standard.

* tabellas da las modificaziuns a la fin dal relasch

1

490.010

4 Per documents sin palpiri sto vegnir duvrà palpiri ch'è adattà per l'archivaziun. Ils deposits da las autoritads ston vegnir plazzads en localitads che garanteschan ch'ils documents survivan il temp, durant il qual els ston vegnir archivads, en in stadi bun ed ordinà.

Transfurmaziun dal purtader

Art.  3a * 1 Versiuns digitalas d'actas inoltradas sin palpiri valan sco originals, sch'ellas vegnan transfurmadas,   suenter   l'entrada,   en   in   format   digital   tras   ina   procedura   da digitalisaziun ch'è reglada en moda unitara e sch'ellas vegnan messas en il sistem d'administraziun da fatschentas da l'autoritad.

2 Cun transfurmar il document en la furma digitala stoi vegnir garantì tenor il stadi da la tecnica, ch'il document digital correspundia al document sin palpiri e ch'el na possia betg vegnir midà, senza che quai possia vegnir constatà.

3 En cooperaziun cun ils posts pertutgads decretescha il Departament da finanzas e vischnancas   ina   directiva   che   fixescha   ils   detagls   davart   la   procedura   da digitalisaziun ch'è reglada en moda unitara sco er davart la conservaziun transitorica e davart la destrucziun da las actas inoltradas sin palpiri.

4 En ina prescripziun organisatorica sto l'autoritad documentar las persunas ch'èn responsablas per la digitalisaziun, ils documents ch'èn exceptads da la digitalisaziun e da la destrucziun sco er la durada che vala per la conservaziun dals documents.

Offrir documents

Art.  4 1 Ils posts che gesteschan ils documents offreschan lur documents, dals quals il temp d'als tegnair en salv è passà, almain mintga 5 onns a l'archiv cumpetent.

Consegna da stampats uffizials

Art.  5 1 Las autoritads surdattan a l'archiv cumpetent exemplars da cumprova:

a)

da stampats uffizials u d'autras publicaziuns ch'ellas publitgeschan e che han ina valur documentara;

da   mintga   publicaziun   ch'ellas   gidan   a   concepir   u   ch'ellas   sustegnan finanzialmain.

b)

2. Archivaziun

Furma da l'archivaziun

Art.  6 1 Da   princip   vegnan   ils   documents   che   vegnan   surpigliads   per   l'archivaziun archivads en quella furma, en la quala els èn vegnids administrads tar il post che gestescha ils documents.

2 Conversiuns da la furma digitala a la furma sin palpiri e viceversa èn admessas. En spezial duain ils documents d'ina fatschenta administrativa vegnir archivads – sche pussaivel – mo en ina furma.

2

490.010

Surdada dals documents a l'archiv cumpetent

Art.  7 1 Avant la consegna metta il post cedent ils documents en ina furma ch'è adattada per l'archivaziun. Documents digitals ston esser avant maun en formats ch'èn adattads per l'archivaziun e ston esser munids cun elements descriptivs ch'èn necessaris per savair da tge ch'i sa tracta e per als archivar.

2 Per transportar ils documents en l'archiv è cumpetent il post cedent.

3 Ensemen   cun   ils   documents   ston   vegnir   consegnads   ils   meds   da   tschertga   che tutgan tiers respectivamain ils registers respectivs. Tar mintga consegna tutga ina glista da consegna che menziunescha ils documents consegnads en moda summarica cun inditgar l'object, la perioda e la quantitad.

4 L'archiv dal stadi relascha directivas tecnicas per preparar las consegnas.

Segirar las archivalias

Art.  8 1 Locals d'archiv e sistems d'archiv ston garantir la protecziun da las archivalias cunter privels da la natira, fieu, aua, infracziun ed enguladitsch sco er cunter l'invista nunautorisada. Il clima en ils locals d'archiv sto vegnir tegnì constantamain uschia che las archivalias restan mantegnidas a lunga vista.

2 Las   archivalias   digitalas   vegnan   controlladas   periodicamain,   sch'ellas   èn cumplettas e sch'ellas èn legiblas. Las mesiras necessarias per mantegnair las datas, en   spezial   migraziuns   da   format   e   midadas   da   purtaders   da   datas,   ston   vegnir planisadas en il rom dal mantegniment da l'effectiv.

Emprest temporar d'archivalias

Art.  9 1 Igl   è   admess   d'emprestar   temporarmain   archivalias   per   exposiziuns   u   ad instituziuns professiunalas ed a persunas dal fatg. Igl è mintgamai da garantir che las archivalias vegnian tegnidas en salv al lieu da l'emprest en ina moda adequata e segirada suffizientamain.

3. Accessibladad da las archivalias

Dretg d'access a las archivalias

Art.  10 1 Il dretg d'access cumpiglia:

a)

b)

c)

consultaziun dals meds da tschertga (registers);

consultaziun dals documents;

reproducziun   autonoma   dals   documents   cun   als   scriver   giu   u   cun   als fotografar;

reproducziun ed ulteriura utilisaziun da las infurmaziuns obtegnidas, cunzunt en publicaziuns.

d)

3

490.010

Premissas e cundiziuns generalas da l'access a las archivalias

Art.  11 1 In archiv sto pudair vegnir duvrà entaifer 7 dis suenter in'annunzia.

2 Sin   dumonda   ston   persunas   che   dovran   in   archiv   preschentar   in   document d'identitad ed explitgar l'intent da lur retschertgas.

3 Persunas   che   dovran   in   archiv   na   dastgan   per   regla   betg   sa   trategnair   senza surveglianza en las localitads da magasin d'in archiv.

4 Persunas che dovran in archiv ston surdar a l'archiv in exemplar d'autur da las publicaziuns che sa basan dal tuttafatg u per part sin lur retschertgas en quel archiv.

5 Per motivs conservatorics po vegnir bloccada l'utilisaziun d'effectivs per in tschert temp.

Art.  12 1 L'autoritad ch'è cumpetenta per in archiv relascha in urden d'utilisaziun.

Urden d'utilisaziun

Art.  13

Invista da las archivalias durant il temp da protecziun 1. per persunas pertutgadas

1 A persunas petentas che giavischan l'invista da las archivalias che pertutgan ellas sezzas vegn senz'auter concedida l'invista, uschenavant che las archivalias relevantas sa   laschan   eruir   a   maun   dals   meds   da   tschertga   ed   uschenavant   ch'i   n'èn   betg pertutgadas datas persunalas spezialmain sensiblas da terzas persunas.

2 Sche   datas   persunalas   da   terzas   persunas   èn   pertutgadas,   vegnan   quellas   datas anonimisadas, uschenavant che quai po vegnir fatg en il rom d'ina gestiun raziunala da l'archiv. Cas cuntrari vegn la dumonda d'invista tractada tenor la procedura da l'artitgel 15.

2. per autoritads

Art.  14 1 Ad autoritads che ston – per ademplir lur incumbensas – sa basar sin archivalias ch'ellas han surdà a l'archiv, vegn concedì l'access en ina procedura nunformala.

3. per terzas persunas

Art.  15 1 Dumondas da prender invista d'archivalias durant il temp da protecziun ston vegnir motivadas   ed   inoltradas   en   scrit   a   l'archiv   cumpetent.   Las   archivalias correspundentas   ston   vegnir   descrittas   en   moda   uschè   exacta   sco   pussaivel.   La decisiun vegn prendida entaifer 21 dis.

2 La procedura d'access fin a la decisiun da l'archiv cumpetent è gratuita.

3 La   decisiun   pertutgant   l'invista   vegn   prendida   sin   basa   d'ina   ponderaziun   dals interess, en spezial tenor ils suandants criteris:

a)

actualitad e relevanza d'in project da perscrutaziun che furma la basa per la dumonda d'invista;

protecziun da la sfera privata da terzas persunas, en spezial da persunas vivas;

interess publics da la segirezza e da l'urden;

b)

c)

4

490.010

d)

interess   privats   vi   da   l'observaziun   da   secrets   professiunals,   da   secrets   da fatschenta u da secrets da fabricaziun.

4 La   permissiun   d'ina   dumonda   d'invista   po   vegnir   colliada   cun   cundiziuns,   en spezial   per   anonimisar   las   persunas   che   vegnan   menziunadas   en   las   archivalias duvradas.

4. Organisaziun

Art.  16 Nominaziun da persunas ch'èn responsablas per l'archiv 1 L'autoritad ch'è cumpetenta per in archiv nominescha ina persuna ch'è responsabla per l'archiv ed annunzia tala a l'archiv dal stadi.

Schliaziun d'autoritads che han access ad in archiv

Art.  17 1 Sche autoritads che han access ad in archiv vegnan schliadas u fusiuneschan cun autras autoritads, sto l'ulteriura existenza da l'archiv vegnir reglada.

2 Las archivalias avant maun ston vegnir transferidas en in archiv public existent.

Organisaziun da la surveglianza da l'archiv

Art.  18 1 Ils archivs en il chantun vegnan inspectads periodicamain da l'archiv dal stadi, almain però mintga 7 onns.

2 Ils resultats da las inspecziuns e las mesiras che ston vegnir prendidas vegnan communitgadas als archivs inspectads per las realisar.

3 Sche mancanzas na vegnan betg liquidadas per in temp pli lung, inoltrescha l'archiv dal stadi ina proposta a la regenza che po ordinar la liquidaziun da las mancanzas sin donn e custs da l'autoritad cumpetenta.

5

490.010

Tabella da las modificaziuns - tenor conclus

Conclus 22-12-2015 05-03-2024

Entrada en vigur 01-01-2016 01-04-2024

Element relasch Art. 3a

Modificaziun emprima versiun integraziun

Publicaziun en la CUL 2015-054 2024-008

6

490.010

Tabella da las modificaziuns - tenor element

Element relasch Art. 3a

Conclus 22-12-2015 05-03-2024

Entrada en vigur 01-01-2016 01-04-2024

Modificaziun emprima versiun integraziun

Publicaziun en la CUL 2015-054 2024-008

7