09.1010R Justiz-, Gemeinde- und Kirchendirektion des Kantons Bern Direction de la justice, des affaires communales et des affaires ecclésiastiques du canton de Berne Münstergasse 2 3011 Bern Telefon 031 633 76 76 Telefax 031 633 76 25 Unser Zeichen: 26.12 - 14.92 EGK/kna Bern, 12. Juni 2015 Ihr Zeichen: DIE JUSTIZ-, GEMEINDE- UND KIRCHENDIREKTION DES KANTONS BERN hat in der Moderationssache Herr S., ……………………………………… Gesuchsteller gegen Notar A., ……………………………………. Gesuchsgegner betreffend amtliche Festsetzung von Gebühren und Auslagen (Rechnung vom 16. Oktober 2014) - 2 - erwogen: 1. 1.1 Mit Schreiben vom 15. November 2014 reichte der Ges uchsteller bei der Justiz -, G e- meinde- und Kirchendirektion des Kantons Bern (kurz: JGK) ein Gesuch um amtliche Festse t- zung der Gebühren und Auslagen für den am 30. April 2014 beim Gesuchsgegner verurkund e- ten Kaufvertrag ein. Aus den diesem Gesuch beigelegt en Unterlagen ist ersichtlich, dass sich der Gesuchsteller mit Brief vom 30. Oktober 2014 bereits an den Gesuchsgegner gewendet und die Höhe der Forderung bestritten hatte, ohne jedoch explizit eine detaillierte Rechnung zu verlangen. Das entsprechende Sch reiben hatte der Gesuchsgegner am 11. November 2014 schriftlich beantwortet, offenbar ohne Beilage einer detaillierten Rechnung. In der Folge holte das Amt für Betriebswirtschaft und Aufsicht (kurz: ABA) mit Verfügung vom 5. Dezember 2014 beim Gesuchsgegne r eine detaillierte Rechnung ein. Mit Eingabe vom 8. Dezember 2014 reichte der Gesuchsgegner einzig das aus dem Mandatsverwaltungsprogramm "ALAN" gen e- rierte Leistungskontoblatt Nr. 22236 ein. 1.2 Gestützt auf die vom Gesuchsgegner eingereichten Unterlagen teilte der Gesuchsteller mit Eingabe vom 5. Januar 2015 mit, dass er an seinem Gesuch unverändert festhalte, zumal die vom Gesuchsgegner eingereichte detaillierte Rechnung dieselbe sei, die er damals bereits zusammen mit der seines Erachtens überhöhten Ge bührenrechnung erhalten und der JGK anlässlich seines Gesuches vom 15. November 2014 eingereicht habe. Insbesondere erachte er die Positionen Porti, Kopien und Briefe als nicht ausreichend belegt und überhöht. 1.3 Der Gesuchsgegner verzichtete mit Eingabe vom 20. Januar 2015 darauf, einen forme l- len Antrag zu stellen, und verwies auf die bereits eingereichten Unterlagen. Weiter machte er auf seine Usanz aufmerksam, auf jeder Rechnung 15 % der effektiven Auslagen zusätzlich als Pauschale zu belasten, da bei d er Verbuchung der Auslagen jeweils Diverses vergessen gehe. 1.4 Mit Verfügung vom 22. Januar 2015 schloss das ABA den Schriftenwechsel und stellte den Parteien die Stellung eines Antrages an den Justiz -, Gemeinde - und Kirchendirektor in Aussicht. 2. 2.1 Gemäss Art. 54 Abs. 1 des Notariatsgesetzes vom 22. November 2005 (NG; BSG 169.11) können sowohl der Rechnungsempfänger, als auch der Notar die Höhe streitiger Gebühren und Auslagen durch die Aufsichtsbehörde festsetzen lassen . Zuständig für die B e- handlung eines entsprechenden Gesuches ist gestützt auf Art. 38 Abs. 2 lit. d NG die JGK. Wird die amtliche Festsetzung der Gebühren und Auslagen beantragt, so darf die strittige Rechnung zum Zeitpunkt der Gesuchseinreichung nicht bereits vorbehaltlos bezahlt worde n sein (Art. 54 Abs. 2 NG). Weiter sind die Verfahrensfristen gemäss Art. 55 NG zu beachten: Der Rechnungsempfänger hat vom Notar binnen 30 Tagen ab Erhalt der Rechnung eine detai l- - 3 - lierte Aufstellung zu verlangen, welche der Notar alsdann ebenfalls binnen 3 0 Tagen zu erste l- len und unter Anwendung der in Art. 52 Abs. 1 NG genannten Bemessungskriterien zu begrü n- den hat. Erklärt sich der Rechnungsempfänger nach Erhalt der detaillierten Aufstellung mit den vom Notar eingeforderten Gebühren und Auslagen nach wie vor nicht einverstanden, so hat er wiederum binnen 30 Tagen bei der JGK ein Gesuch um amtliche Festsetzung der G e- bühren und Auslagen einzureichen, unter Beilage der detaillierten Aufstellung des Notars. In Ermangelung weitergehender spezialrechtlicher Ver fahrensvorschriften finden sodann auf das Moderationsverfahren nach Art. 54 ff. NG die Bestimmungen des Gesetzes über die Verwa l- tungsrechtspflege vom 23. Mai 1989 (VRPG; BSG 155.21) Anwendung. Insbesondere sind die Formerfordernisse von Art. 32 Abs. 1 und 2 VRPG beachtlich und es ist ein schutzwürdiges Interesse gemäss Art. 50 Abs. 2 VRPG nachzuweisen. Bei der Beurteilung des Gesuches um amtliche Festsetzung der Gebühren und Auslagen kommt der JGK grundsätzlich volle Kognit i- on zu. Des Weiteren gilt gemäss A rt. 18 VRPG die Offizialmaxime, wonach der Sachverhalt von Amtes wegen festzustellen und die JGK nicht an die Parteianträge gebunden ist (vgl. zum Ganzen auch MÜLLER/GENNA, N. 1 ff. zu Art. 54/55 NG, in: Kommentar zum Notariatsrecht des Kantons Bern, Prof. Dr. Stephan Wolf (Hrsg.), Bern 2009 [kurz: KNB]). 2.2 Der Gesuchsteller hat als Rechnungsempfänger gestützt auf Art. 54 Abs. 1 NG i.V.m. Art. 52 VRPG ohne weiteres ein schutzwürdiges Interesse am Erlass einer Verfügung zwecks amtlicher Festsetzung der not ariellen Gebühren und Auslagen. Sodann ist erstellt, dass die Rechnung des Gesuchsgegners vom 16. Oktober 2014 datiert und der Gesuchsteller jenem gegenüber mit Schreiben vom 30. Oktober 2014 und somit innerhalb der 30 -tägigen Rechtsmit- telfrist opponierte. Zwar verlangte er trotz auf der strittigen Rechnung enthaltener Rechtsmitte l- belehrung keine detaillierte Abrechnung. An juristische Laien dürfen jedoch keine erhöhten Anforderungen gestellt werden. Immerhin brachte der Gesuchsteller unmissverständlich zum Ausdruck, dass er insbesondere die geltend gemachten Auslagen nicht nachvollziehen könne und eine diesbezügliche Stellungnahme erwarte. Es hätte daher vom Gesuchsgegner erwartet werden dürfen, dass er seiner Stellungnahme vom 11. November 2014 entweder vo n sich aus eine detaillierte Abrechnung beilegen oder sich beim Gesuchsteller zumindest danach erkund i- gen würde, ob gestützt auf dessen Beanstandungen der Erstrechnung eine solche gewünscht werde. Dass sich der Gesuchsteller nach Erhalt der Stellungnahme m it Eingabe vom 15. N o- vember 2014 (eingegangen am 18. November 2014) direkt an die JGK wandte und diese um amtliche Festsetzung der geschuldeten Gebühren und Auslagen ersuchte, ist daher nicht zu beanstanden. Die jeweils 30 -tägigen Fristen von Art. 55 NG ge lten folglich als gewahrt. Dem Gesuchsgegner ist daraus auch kein Nachteil erwachsen, da er im Rahmen des Moderation s- verfahrens Gelegenheit erhalten hat, eine detaillierte Rechnung einzureichen und seine G e- bührenforderungen näher zu begründen. Auf das im Ü brigen formgerecht eingereichte Moder a- tionsgesuch ist demnach grundsätzlich einzutreten. - 4 - 3. Der Gesuchsgegner hat im Sinne einer detaillierten Rechnung einzig das Leistungskontoblatt Nr. 22236 zu den Akten eingereicht. Es ist daher nachfolgend zu prüfe n, ob dieses den gesetzlichen Anforderungen nach Art. 55 Abs. 2 i.V.m. Art. 52 Abs. 1 NG und den daraus in Rechtsprechung und Lehre entwickelten Konkretisierungen entspricht. Der Notar hat gemäss Art. 24 Abs. 1 lit. a der Notariatsverordnung vom 26. April 2006 (NV; BSG 169.112) eine nach Geschäften geführte Leistungserfassung über Gebühren, Honorare und Auslagen zu führen. Diese dient als wesentl i- che Grundlage für die Gebührenbemessung. Gemäss Art. 52 Abs. 1 NG i.V.m. Art. 2 der Veror d- nung vom 26. April 2006 über die Notariatsgebühren (GebVN; BSG 169.81) ist die Gebühr inner- halb des in der GebVN festgelegten Rahmens nach dem Arbeitsaufwand, der Bedeutung des Geschäfts, der vom Notar übernommenen Verantwortung sowie der wirtschaftlichen Leistung s- fähigkeit der rogierenden Partei (resp. des Gebühre npflichtigen) festzusetzen. Gegenüber den Anforderungen, die gestützt auf Art. 6 GebVN bereits an die jeweilige Erstrechnung gestellt we r- den, hat eine detaillierte Rechnung zusätzlich die effektiv für jede einzelne Bemühung des Notars und seiner Mitarbeiter aufgewendete Arbeitszeit gemäss Leistungserfassung, eine allfällige A n- passung der ausgewiesenen Arbeitszeit an den gebotenen Zeitaufwand, eine konkrete Würd i- gung der drei weiteren Bemessungskriterien gemäss Art. 52 A bs. 1 NG, eine nachvollziehbare Gewichtung dieser vier Bemessungsfaktoren und die detaillierte Begründung der Gebührenb e- messung zu enthalten. Bei einer gestaffelten Rahmengebühr ist die Anwendung der Mittelgebühr oder die Ausschöpfung des Gebührenrahmens g egen oben oder unten zu begründen, bei der einfachen Rahmengebühr die prozentuale Ausschöpfung des Gebührenrahmens und bei der Zeitgebühr der konkrete Stundenansatz (so zuletzt Entscheid der JGK 26.12 -14.22 vom 14. Ok- tober 2014, E. 3, mit Hinweis auf MÜLLER/BICHSEL/GENNA, Das neue Notariatsgebührenrecht des Kantons Bern, BN 2008, S. 199). Den obgenannten Anforderungen wird das vom Gesuchsgegner eingereichte Leistungskontoblatt Nr. 22236 in mehrfacher Hinsicht nicht gerecht: Diesem kann nicht entnommen werd en, welche Leistungen direkt durch den Gesuchsgegner selber erbracht wurden und welche auf seine Mita r- beiter entfallen. Sodann wurde es versäumt, in der Leistungskontrolle die aufgewendete Zeit für die jeweils aufgelisteten Tätigkeiten zu erfassen, weshalb (ausser für die Position "Abschlussa r- beiten") keinerlei Anhaltspunkte über den effektiven Zeitaufwand bestehen. Aufgeführt werden zwar der für die Gebührenbemessung massgebende Vertragswert, der Minimalwert, der Mitte l- wert und der Maximalwert der gestaffe lten Rahmengebühren, sowie die berechnete Gebühr, welche betragsmässig offensichtlich jeweils dem ausgewiesen Mittelwert entspricht. Eine B e- gründung für die Anwendung der jeweiligen Mittelgebühr ist auf dem Leistungskontoblatt jedoch nicht enthalten, ebens o wenig wie eine Auseinandersetzung mit dem in der Sache gebotenen Zeitaufwand, der Bedeutung des Geschäfts (wie insbesondere Wichtigkeit und Dringlichkeit), der vom Gesuchsgegner getragenen Verantwortung (Komplexität des Geschäfts und Haftungsrisiko des Notars) sowie der wirtschaftlichen Leistungsfähigkeit des Gesuchstellers. Der Stundenansatz für die mittels zusätzlicher Gebühr nach Zeitaufwand (sog. Zeitgebühr) abgedeckten Leistungen wird ebenfalls nicht begründet. Kommt noch hinzu, dass unter der Spalte "Gebühren" sowohl die - 5 - eigentlichen Gebühren, als auch allfälliges Honorar aufgeführt werden, da das verwendete Pr o- gramm keine Trennung zwischen hauptberuflichen gebührenpflichtigen und nebenberuflichen honorarpflichtigen Tätigkeiten vorsieht. Dementsprech end werden auch die Auslagen nicht auf die gebührenpflichtigen und honorarpflichtigen Leistungen aufgeteilt. Dies alles sind jedoch A n- gaben, welche in einer detaillierten Rechnung zwingend enthalten sein müssen, um dem Rech- nungsadressaten den Rechnungsbetr ag nachvollziehbar darzulegen, ihm die Überprüfung der zwischen Gebühren, Honorar und Auslagen vorgenommenen Trennung zu ermöglichen und ihm damit auch effektiv die Möglichkeit zu geben, die Chancen eines allfälligen Gesuches um amtl i- che Festsetzung der Ge bühren und Auslagen abschätzen zu können ( vgl. zum Ganzen auch KNB-BICHSEL, N. 26 f. zu Art. 6 GebVN) . Es ist somit offensichtlich, dass ein Leistungskontoblatt alleine in keiner Weise den Anforderungen gerecht werden kann, die der Gesetzgeber an eine detaillierte Rechnung stellt. Dieser Umstand ist im Kostenpunkt zu würdigen. 4. 4.1 Der Gesuchsgegner macht ein Honorar von CHF 1' 411.00 geltend. Im Rahmen eines Moderationsverfahrens kann das im Zusammenhang mit der nebenberuflichen Tätigkeit des Notars in R echnung gestellte Honorar grundsätzlich nicht überprüft werden (vgl. implizit Art. 54 Abs. 1 NG ). Im Honorar dürfen jedoch keine Positionen enthalten sein, die an sich schon durch die Gebühren für die hauptberufliche Tätigkeit abgedeckt sind. Gemäss der in diesem Ver- fahren geltenden Offizialmaxime ist dies von Amtes wegen zu überprüfen. 4.2 Die tarifierte Verurkundungsgebühr umfasst gemäss Art. 51 Abs. 1 NG und Art. 3 Abs. 1 GebVN die Entgegennahme der Rogation, die Prüfung der Voraussetzungen für das Erst ellen der öffentlichen Urkunde, deren Vorbereitung, die Durchführung des Beurkundungsverfahrens, die Registrierung und Aufbewahrung der Urschrift sowie das Erstellen und die Herausgabe einer Ausfertigung für das Grundbuch - oder Handelsregisteramt. Für das Ausstellen weiterer Ausferti- gungen und die Erfüllung weiterer gesetzlicher Verpflichtungen ist gemäss Art. 51 Abs. 2 NG i.V.m. Art. 29 und 31 GebVN eine zusätzliche Gebühr zu erheben. Letztlich beinhaltet das Total der Gebühren alle der hauptberuflichen Tä tigkeit des Notars entspringenden Handlungen, also all jene, die mit der gesetzlich vorgeschriebenen Urkundspflicht des Notars unmittelbar zusa m- menhängen und deshalb aufgrund seiner ausschliesslichen Zuständigkeit notwendigerweise durch ihn erbracht werden müssen (vgl. Vortrag des Regierungsrates an den Grossen Rat betref- fend das Notariatsgesetz vom 16. März 2005, Ziff. 3.33, S. 13 [kurz: Vortrag NG]; siehe auch KNB-MÜLLER/GENNA, N. 2 zu Art. 51 NG). Mit Blick auf die Erstellung von Kaufverträgen und Schuldbrieferrichtungen sind beispielsweise die Prüfung der Grundbuchauszüge und gegeb e- nenfalls relevanter Grundbuchbelege, die zur Ausarbeitung des Kaufvertrages resp. der Schul d- brieferrichtung notwendigen Besprechungen und Korrespondenz mit den Vertragsparteie n, die Prüfung der Vertretungsbefugnis, soweit sich eine Partei durch eine Drittperson vertreten lässt, die Ausarbeitung allfälliger vorgängiger Vertragsentwürfe sowie die Verurkundung des definitiven Kaufvertrags resp. des definitiven Grundpfandvertrages über eine Schuldbrieferrichtung und das - 6 - Erstellen einer Ausfertigung des jeweiligen Vertrages für das Grundbuchamt bereits in der jewe i- ligen Verurkundungsgebühr inbegriffen. Nicht in der Gebühr enthalten sind hingegen unter anderem das Einholen von Vertret ungsvoll- machten, Abklärungen im Zusammenhang mit bestehenden Hypotheken und der Kaufpreisfinan- zierung sowie damit einhergehende Beratungen, die Einholung von Zustimmungserklärungen zu Grundpfandbereinigungen, die Sicherstellung der Grundstückgewinnsteuer, die Deklaration der Handänderungssteuer, die Kurzdeklaration für die Grundstückgewinnsteuer sowie das Ausstellen von Einlieferungsverpflichtungen. Hier handelt es sich um nebenberufliche Tätigkeiten des N o- tars, welche dem privatrechtlich vereinbarten Honor ar unterliegen (vgl. Vortrag NG, Ziff. 3.33, S. 13 f. ; Vortrag der JGK betreffend die Verordnung über die Notariatsgebühren vom 6. April 2006, Ziff. 4.3, S. 10 f. [kurz: Vortrag GebVN]; KNB-MÜLLER/GENNA, N. 4 und 6 zu Art. 51 NG). Gestützt auf die vorgängigen Ausführungen sind daher folgende Positionen bereits von der Ve r- urkundungsgebühr erfasst: - Dossiereröffnung CHF 50.00 - Grundbuchauszug CHF 10.00 - Rundschreiben an drei Parteien (Versand eines neuen Vertragsentwurfs) CHF 107.00 - Schreiben an Bank (Versand einer Kopie des Kaufvertrages) CHF 69.00 - Rundschreiben an drei Parteien (Versand je einer Kopie des Kaufvertrages) CHF 107.00 - Rundschreiben an zwei Parteien (Versand je einer Ausfertigung mit Empfangsschein und frankiertem Rückantwortcouvert) im Umfang von CHF 80.00 Zwischentotal CHF 423.00 Die oben erwähnten Positionen werden schon von den Verurkundungsgebühren für den Kaufver- trag und die Schuldbrieferrichtung sowie die Parteiausfertigungen abgedeckt und dürfen deshalb nicht noch zusätzlich als Honorar geltend gemacht werden. 4.3 Der Gesuchsgegner hat unter dem Honorar CHF 60.00 für Abschlussarbeiten und insg e- samt CHF 119.00 für die Grundbuchanmeldung (eigentliche Anmeldung und "Rückerhebung des Kaufvertrags") geltend gemacht. Für b eide Arbeitsschritte ist jedoch eine Gebühr und nicht ein Honorar geschuldet. Für Abschlussarbeiten darf eine Gebühr nach Zeitaufwand i.S.v. Art. 31 i.V.m. Art. 30 Abs. 2 GebVN verlangt werden. Dasselbe gilt gestützt auf Art. 128 EG ZGB auch für die Grundb uchanmeldung. Für diese beiden Arbeitsschritte ist nachfolgend unter Erwägung 5.6 eine Gebühr festzusetzen. Dies bedeutet jedoch, dass das Honorar im Umfang von weiteren CHF 179.00 ebenfalls bereits durch eine (noch festzusetzende) Gebühr gedeckt ist. 4.4 Auf dem Leistungskontoblatt Nr. 22236 ist sodann für den 30. April 2014 unterhalb der Ver- urkundungsgebühren für den Kauf- und Grundpfandvertrag die Position "1 diverse Gebühren" zu CHF 50.00 aufgeführt. Bei einem Vergleich zwischen Leistungskontoblatt und Erstrechnung vom 16. Oktober 2014 wird allerdings ersichtlich, dass diese Position vom Gesuchsgegner trotz B e- nennung als Gebühr rechnerisch dem Honorar zugewiesen wurde. Warum der Gesuchsgegner eine Gebühr von CHF 50.00 verlangt, wird von ihm nirgends begr ündet. Da die Berechtigung dieser Gebühr auch aus den Akten nicht ersichtlich ist, darf sie nicht erhoben werden. Da die - 7 - unberechtigte Gebührenposition rechnerisch das Honorar tangiert, ist dieses um den Betrag von CHF 50.00 zu kürzen. 4.5 Aus den vorgängigen Erwägungen ergibt sich, dass unter dem Honorar insgesamt ein B e- trag von CHF 652.00 bereits durch eine Gebühr (tarifierte Gebühr für Verurkundung, Gebühr für Ausfertigungen und Gebühr nach Zeitaufwand) abgedeckt ist. Dies ist im Urteilsdispositiv för m- lich festzustellen. 5. 5.1 Der Gesuchsgegner macht für den Kaufvertrag Verurkundungsgebühren von CHF 2'178.50 geltend. Für die in diesen Kaufvertrag integrierte Schuldbrieferrichtung wird eine Verurkundungs- gebühr von CHF 1'000.00 aus gewiesen. Zusätzlich wird eine Gebühr von CHF 60.00 für zwei Parteiausfertigungen der Urschrift geltend gemacht. Diese Gebührenpositionen sind nachfolgend einzeln zu überprüfen. 5.2 Die konkrete Verurkundungsgebühr ist gemäss Art. 52 Abs. 1 NG i.V.m. Art. 2 GebVN i n- nerhalb des vorgegebenen Tarifrahmens nach dem (gebotenen) Arbeitsaufwand, nach der B e- deutung des Geschäfts, nach der vom Notar übernommenen Verantwortung sowie nach der wirt- schaftlichen Leistungsfähigkeit des Gebührenpflichtigen zu bemessen. Die Reihenfolge der Au f- zählung dieser vier Bemessungskriterien wurde vom Gesetzgeber nicht etwa zufällig gewählt. Vielmehr wollte er mit der gewählten Reihenfolge sicherstellen, dass bei der Gebührenbeme s- sung in erster Linie der Arbeitsaufwand, in letzter und untergeordneter Lini e schliesslich die wirt- schaftliche Leistungsfähigkeit des Gebührenpflichtigen berücksichtigt wird (vgl. hierzu Vortrag GebVN, Ziff. 3.1 und 4.2, S. 6 und 8 f.). Weiter ist zu beachten, dass die beim gestaffelten Rah- mentarif jeweils ausgewiesene Mittelgebühr gemäss dem Willen des Gesetzgebers den Charak - ter eines Richtwertes hat. Es wird davon ausgegangen , dass mit der Mittelgebühr die mit dem konkreten Geschäftswert verbundene Bedeutung des Geschäfts, der durch schnittliche normale Arbeitsaufwand für das ko nkrete Geschäft, die mit diesem konkret verbundene Verantwortung des Notars und die durchschnittliche wirtschaft liche Leistungsfähigkeit des Gebührenpflichtigen im Normalfall gebührenrechtlich be reits angemessen berücksichtigt werden (vgl. KNB-BICHSEL, N. 32 zu Art. 52 NG). Von der Mittelgebühr ist demzufolge nur dann nach oben oder unten abz u- weichen, wenn be sondere Umstände vorliegen, die eine entsprechende Abweichung rechtferti- gen (vgl. auch Entscheid der JGK 26.12 -07.351 vom 26. Februar 2008, E. 3c, in: BN 2008, Rechtsprechung, S. 248 ff.). 5.3 Gemäss Art. 13 Abs. 1 GebVN richtet sich die Gebühr für einen Grundstückkaufvertrag nach dem Vertragswert, wobei für die konkrete Ermittlung auf den gestaffelten Rahmentarif ge- mäss Anhang 1 GebVN verwiesen wird. Vorliegend wird der Kaufpreis (Vertragswert) mit CHF 455'000.00 ausgewiesen. Anhang 1 GebVN sieht bei einem Vertragswert von über CHF 400'000.00 bis CHF 500'000.00 eine Minimalgebühr von CHF 1'865.00, eine Mittelgebühr von CHF 2'345.00 und eine Maximalgebühr von CHF 2'825.00 vor. Gemäss konstanter Rechts- anwendung der JGK ist die Interpolation der ges taffelten Rahmentarife zulässig. Für den Kau f- - 8 - vertrag ergibt sich bei entsprechender Interpolation somit eine Minimalgebühr von CHF 1'739.00, eine Mittelgebühr von CHF 2'178.50 und eine Maximalgebühr von CHF 2'618.00. Vorliegend ist gestützt auf die Akten von einem durchschnittlichen Geschäft auszugehen. Es bestehen keine Hinweise darauf, dass der gebotene Arbeitsa ufwand über - oder unterdurc h- schnittlich gewesen wäre, noch dass es sich um ein vordringliches Geschäft gehandelt hätte. Die Anwendung der Mittelgebühr für den Kaufvertrag ist somit nicht zu beanstanden. Die Veru r- kundungsgebühr für denselben wird somit im E inklang mit der Erstrechnung des Gesuchsge g- ners vom 16. Oktober 2014 amtlich festgesetzt auf CHF 2'178.50. 5.4 Gemäss Art. 18 Abs. 1 GebVN richtet sich die Gebühr für eine Schuldbrieferrichtung nach der Pfandsumme, wobei diesbezüglich der gestaffelte Rahmentarif gemäss Anhang 3 GebVN zur Anwendung gelangt. Im vorliegenden Fall ergibt die Interpolation eine Mi nimalgebühr von CHF 850.00, eine Mittelgebühr von CHF 1'000.00 und eine Maximalgebühr von CHF 1'150.00. Für den vorliegend zu beurteilenden Grundpfandv ertrag (Schuldbrieferrichtung mit Umwandlung eines bestehenden Namen-Papier-Schuldbriefes in einen Register-Schuldbrief) muss von einem deutlich unterdurchschnittlichen Arbeitsaufwand ausgegangen werden: Der Schuldbrief wurde nämlich in derselben Urkunde e rrichtet wie der Kaufvertrag. Auf diese Weise hat der Gesuch s- gegner insbesondere den sonst anfallenden Registrierungsaufwand reduziert. Ferner musste der Gesuchsgegner sämtliche Abklärungen im Zusammenhang mit den Personalien der Beteiligten sowie der Ausgangslage gemäss Grundbuch bereits im Rahmen der Ausarbeitung des Kaufve r- trages vornehmen. Für die Schuldbrieferrichtung mussten somit keine (wesentlichen) zusätzl i- chen Informationen mehr beschafft werden. In solchen Fällen ist grundsätzlich von der Minima l- gebühr auszugehen. Im vorliegenden Fall ist die Minimalgebühr moderat zu erhöhen, weil z u- sätzlich zur Errichtung eines neuen Schuldbriefes noch ein bestehender Papierschuldbrief in einen Registerschuldbrief umgewandelt wurde. Eine Gebühr von CHF 900.00 (Minimalgebühr von CHF 850.00 plus Zuschlag für Umwandlung) erscheint daher als angemessen. Ein höherer Zuschlag ist nicht angebracht, da sämtliche administrativen Arbeiten im Zusammenhang mit der Umwandlung (zu Recht) mit einem Honorar entschädigt werden (Ei nholung Papierschulbrief, Indossierung etc.). Es wird an dieser Stelle offen gelassen, ob grundsätzlich von der Minimalgebühr ausgegangen werden muss, wenn ein Schuldbrief zwar in einer separaten Urkunde aber in direktem Zusa m- menhang mit einem Kaufvertrag errichtet wird. Nach Auffassung der JGK wäre es jedoch auch in solchen Fällen angebracht, dass von der Mittelgebühr wahrnehmbar nach unten abgewichen wird. 5.5 Der Gesuchsgegner hat den Kaufvertrag mit integrierter Schuldbrieferrichtung für das Grundbuchamt und die Vertragsparteien dreifach ausgefertigt. Gemäss Art. 51 Abs. 1 lit. f NG ist das Erstellen und die Herausgabe einer Ausfertigung für das Grundbuch - oder Handelsregister- amt bereits in der Verurkundungsgebühr inbegriffen. Weitere Ausfertigungen sind gemäss Art. 51 Abs. 2 NG i.V.m. Art. 29 GebVN mit einer zusätzlichen Gebühr von CHF 30.00 je Stück in Rec h- nung zu stellen. Die entsprechenden Ausfertigungsgebühren belaufen sich somit im vorliegen- - 9 - den Fall auf CHF 60.00, womit die Rechnung des Gesuchsgegners in diesem Punkt nicht zu b e- anstanden ist. 5.6 Der Gesuchsgegner hat für die Grundbuchanmeldung, für die damit unmittelbar zusa m- menhängende Rückerhebung der Akten beim Grundbuchamt sowie für die Abschlussarbeiten fälschlicherweise ein Honorar von insge samt CHF 179.00 in Rechnung gestellt. Korrekterweise handelt es sich hier um weitere gesetzliche Verpflichtungen des Notars i.S. von Art. 51 Abs. 2 NG, für welche zusätzlich zur Verurkundungsgebühr eine Gebühr nach Zeitaufwand gemäss Art. 31 i.V.m. Art. 30 Abs. 2 GebVN zu erheben ist. Der maximal zulässige Stundenansatz beträgt gemäss der vorerwähnten Bestimmung CHF 230.00. Dieser Maximalstundenansatz ist nur dann anzuwenden, wenn die entsprechenden Verrichtungen durch die Urkundsperson persönlich vo r- genommen werden, die Bedeutung des Geschäfts oder die Verantwortung des Notars übe r- durchschnittlich gross sind und der Gebührenpflichtige eine zumindest durchschnittliche Lei s- tungsfähigkeit aufweist. Bei durch Notariatsangestellte, Notariatspraktikanten etc. vo rgenomme- nen Verrichtungen ist unter Berücksichtigung deren beruflicher Qualifikation und Berufserfahrung ein tieferer Stundenansatz zu wählen (vgl. zum Ganzen auch KNB -BICHSEL, N. 81 f. zu Art. 52 NG sowie N. 4 zu Art. 30 GebVN). Die in Frage stehenden Ver richtungen gehören klassischerweise in den Aufgabenbereich des nicht juristisch ausgebildeten Büropersonals. Einzig die inhaltlich eher einfache Grundbucha n- meldung des Kaufvertrages mit integrierter Schuldbrieferrichtung und Umwandlung eines Papier- schuldbriefs in einen Registerschuldbrief musste durch den Gesuchsgegner kurz kontrolliert und alsdann eigenhändig unterzeichnet werden, anschliessend war durch ihn nach Rückerhalt der Akten zu prüfen, ob die Eintragungen im Grundbuch antragsgemäss vorgenommen wor den wa- ren. Insofern entspricht der vom Notar ausgewiesene Betrag für sämtliche eingangs erwähnten Verrichtungen den Durchschnittswerten in vergleichbaren Fällen und ist daher als angemessen anzusehen. In früheren Entscheiden hat die JGK für eine Grundbuchanmeldung eine Gebühr von CHF 120.00 gerade noch als angemessen bezeichnet. Die vom Gesuchsgegner für die beiden Arbeitsschritte (Grundbuchanmeldung inkl. Rückerhebung und Abschlussarbeiten) angewandten Ansätze sind aus gebührenrechtlicher Sicht nicht zu bea nstanden. Die zusätzliche Gebühr nach Zeitaufwand wird folglich amtlich festgesetzt auf CHF 180.00. 6. 6.1 Gestützt auf Art. 50 Abs. 1 NG i.V.m. Art. 1 Abs. 2 GebVN sind dem Notar zusätzlich zu den Gebühren auch die Auslagen zu erstatten. Im Rahmen des a mtlichen Festsetzungsverfah- rens ist dabei beachtlich, dass wiederum nur jene Auslagen überprüft werden können, welche mit der hauptberuflichen Tätigkeit des Notars zusammenfallen. Sämtliche mit den nebenberuflichen Tätigkeiten zusammenhängenden Auslagen hi ngegen sind im Bestreitungsfall durch die Zivilg e- richtsbarkeit auf ihre Rechtmässigkeit hin zu überprüfen (vgl. dazu insbesondere auch KNB - MÜLLER/GENNA, N. 1 zu Art. 54/55 NG). - 10 - Der Gesuchsgegner macht für seine Bemühungen im Zusammenhang mit dem Kaufvertra g und der Schuldbrieferrichtung insgesamt Auslagen von CHF 199.00 für Fotokopien, Porti, Formulare, Dossier, Stipulation, Empfangsscheine und Telefonat sowie pauschal für "diverse Auslagen" ge l- tend. Zusätzlich hat er durch ihn getragenen Fremdkosten von CH F 500.00 ausgewiesen. Zwar fehlt es an einer sauberen Aufteilung zwischen jenen Auslagen, die auf die hauptberufliche T ä- tigkeit des Gesuchstellers entfallen, und jenen, die der nebenberuflichen Tätigkeit zuzuordnen sind und daher nicht amtlich überprüft we rden können. Gestützt auf die Akten geht die JGK je- doch davon aus, dass Auslagen im Umfang von CHF 149.50 auf Arbeiten entfallen, die mit einer Gebühr zu entschädigen sind. CHF 49.50 entfallen hingegen auf Arbeiten, die mit einem Honorar zu entschädigen sind. Dieser Teil kann nachfolgend nicht überprüft werden. 6.2 Die Auslagenpositionen "1 diverse Auslagen" zu CHF 26.00 und "Stipulation" zu CHF 10.00 sind von vornherein als unzulässig zu qualifizieren. Auslagen müssen klar einem konkreten G e- schäft zugeordn et werden können und müssen durch effektive Ausgaben verursacht werden. Pauschale Ansätze für nicht spezifizierte Arbeiten sowie der Ersatz von Auslagen im Sinne von allgemeinen Büroinfrastrukturkosten, die nicht einem konkreten Geschäft zugeordnet werden können, dürfen der Klientschaft nicht in Rechnung gestellt werden (vgl. hierzu auch KNB - MÜLLER/GENNA, N. 23 zu Art. 50 NG) . Es sei an dieser Stelle festgehalten, dass der Gesuch s- gegner selber auch nicht dargelegt hat, welche konkreten Aufwendungen mit diesen beiden Posi- tionen erfasst sein sollen. Der Auslagenersatz ist damit von vornherein um CHF 36.00 zu redu- zieren. Weiter fällt auf, dass die geltend gemachten Auslagen pro Fotokopie, Ausdruck von Formularen und Empfangsscheinen zu hoch ausgefallen sind . I nsbesondere die Auslagen für einen Em p- fangsschein oder diverse Formulare (soweit vorliegend interessierend insbesondere für das GB - Formular 1) von CHF 2.50 sind deutlich zu hoch. Es handelt sich ja faktisch aufgrund der mode r- nen Technik um nichts anderes als einen mit einer Kopie gleichzusetzenden Computerausdruck. Gemäss konstanter Praxis der JGK ist bei der Überprüfung von Auslagen das Kreisschreiben Nr. 15 des Obergerichts des Kantons Bern betreffend die Entschädigung der amtlich bestellten Anwältinnen und Anwälte und Nachforderungsrecht in seiner aktuellen Version vom 2. Septe m- ber 2011 heranzuziehen, wonach für Fotokopien und Ausdrucke gemäss Ziff. 3.2 nur CHF 0.40 pro Stück in Rechnung gestellt werden dürfen (vgl. hierzu auch Entscheid der JGK 26.12 -11.85 vom 27. Januar 2012). In der Zwischenzeit ist keine wesentliche Teuerung eingetreten, die eine Erhöhung der Ansätze rechtfertigen würde. Die Auslagenpositionen Kopien, Formulare und Empfangsscheine sind entsprechend um insgesamt CHF 14.70 zu reduzieren. Porti für kleine Couverts dürfen gemäss Praxis der JGK zu maximal CHF 2.00 je Postsendung in Rechnung gestellt werden, für grosse Couverts zu maximal CHF 4.00. Bei eingeschriebenen Postsendungen gelten Ansätze von CHF 7.00 resp. CHF 9.00 als zulässig. Au f diese Weise sind auch die Auslagen für die Anschaffung der Couverts abgedeckt. Die für diverse Porti ge l- tend gemachten Auslagen sind somit um CHF 13.00 herabzusetzen. - 11 - Weiter erscheint die Auslagenposition "Dossier" von CHF 10.00 für ein konkretes Geschäf t zu hoch. Dieser Ansatz ist auf CHF 5.00 zu reduzieren. Der unter die Gebühren fallende Ersatz von Auslagen ist somit gesamthaft um CHF 68.70 auf CHF 80.80 zu reduzieren. Nur der Vollständigkeit halber sei erwähnt, dass zusätzlich noch Auslagen von CHF 49 .50 anfallen für Arbeiten, die mit einem Honorar zu entschädigen sind. 7. Die Kosten des Verfahrens werden nach den Grundsätzen von Art. 103 und 107 Abs. 1 VRPG i.V.m. Art. 8 der Verordnung über die Gebühren der Kantonsverwaltung vom 22. Februar 1995 (Gebührenverordnung [GebV; BSG 154.21] ) auf CHF 500.00 festgesetzt. Die Verfahrenskosten werden vollumfänglich dem Gesuchsgegner auferlegt. Dies rechtfertigt sich schon alleine de s- wegen, weil der Gesuchsgegner nur eine ungenügende detaillierte Rechnung einreichte. So trug er massgeblich dazu bei, dass seine Rechnungstellung für seine Klientschaft nicht nachvollzie h- bar war. Zudem erschwerte er dadurch auch der JGK die im Rahmen eines Moderationsverfa h- rens vorzunehmende Überprüfung der geltend gemachten Gebühre n und Auslagen. Zusätzlich ist zu würdigen, dass die ursprüngliche Rechnung von total CHF 5'236.35 (Gebühren und Hon o- rar) insgesamt um CHF 572.00 zu reduzieren ist. Der in Rechnung gestellte Ersatz von Auslagen ist um CHF 68.70 zu reduzieren. In diesem Sinne wird erkannt: 1. Die Gebühren und Auslagen des Gesuchgegners im Zusammenhang mit dem Kaufvertrag inkl. integrierter Schuldbrieferrichtung werden wie folgt festgesetzt: - Gebühr Kaufvertrag CHF 2'178.50 - Gebühr Schuldbrieferrichtung CHF 900.00 - Gebühr weitere Ausfertigungen (Art. 29 GebVN) CHF 60.00 - Gebühren gemäss Art. 31 GebVN CHF 180.00 - Auslagen CHF 80.80 Zwischentotal Gebühren und Auslagen CHF 3'399.30 8 % Mehrwertsteuer 271.95 Total Gebühren und Auslagen CHF 3'671.25 2. Es wird festgestellt, dass ein Anteil am Honorar im Umfang von CHF 652.00 bereits durch die unter Ziff. 1 hiervor festgesetzten Gebühren abgedeckt und somit nicht geschuldet ist. - 12 - 3. Die Kosten des Verfahrens, bestimmt auf CHF 500.00, werden dem Gesuchsgegner zur Bezahlung auferlegt. 4. Diese Verfügung ist wie folgt zu eröffnen: - Herr S., ………………………………… (mit eingeschriebenem Brief); - Notar A., …………………………… (mit eingeschriebenem Brief). Der Justiz-, Gemeinde- und Kirchendirektor Christoph Neuhaus, Regierungsrat Rechtsmittelbelehrung Dieser Entscheid kann mit Verwaltungsgerichtsbeschwerde innert 30 Tagen seit Eröff nung schrift lich beim Verwa l- tungsgericht des Kantons Bern, Verwaltungsrechtliche Ab teilung, Speichergasse 12, 3011 Bern, angefochten werden. Die Beschwerde ist min destens im Doppel einzureichen und muss einen An trag, die Angabe von Tatsachen und B e- weismitteln, eine Begründung sowie eine Unterschrift enthalten; greifbare Beweismittel sind beizulegen.