1999-5647 195 Directive concernant l’envoi de délégations à des conférences internationales, ainsi que les travaux de préparation et de suivi du 24 novembre 1999 Le Conseil fédéral suisse édicte la directive suivante: 1 Principes 11 Les conférences internationales et autres rencontres, réunions et assemblées multilatérales, y compris les réunions des organisations internationales – ci- après appelées «conférences internationales» – constituent un important vo- let de la coopération entre les Etats. La décision relative à une éventuelle participation de la Suisse à une telle conférence sera avant tout prise en se fondant sur l’un des critères suivants: a. Des intérêts suisses sont-ils en cause? b. La participation est-elle nécessaire ou du moins utile à la défense des intérêts de notre pays? c. La Suisse peut-elle, par sa participation, apporter une contribution spé- cifique à la coopération internationale? 12 La coopération avec le Parlement est réglé par les dispositions de l’art. 47 bis a de la loi sur les rapports entre les conseils1. 13 La coopération avec les cantons est réglé par les dispositions de la loi fédé- rale sur la participation des cantons à la politique extérieure de la Confédé- ration (LFPC) 2. 14 Le Conseil fédéral est favorable à ce que des groupements privés chargés de la défense d’intérêts suisses, tels que des associations et des organisations non gouvernementales, soient associés aux conférences internationales ainsi qu’à leurs travaux de préparation et de suivi. Il les fait participer de façon appropriée et peut même intégrer leurs représentants dans la délégation. Pour être admis à participer, ces groupements doivent pouvoir apporter une contribution notable à la formulation de la politique de la Suisse et favoriser l’insertion dans la politique intérieure du point de politique étran- gère abordé. 1 RS 171.11 2 RS . . . (FF 2000 59; la loi est actuellement en discussion au Parlement. Elle est néan- moins appliquée à titre provisoire depuis le 1er septembre 1996).Envoi de délégations à des conférences internationales 196 15 L’association des commissions extra-parlementaires (ordonnance du 3 juin 1996 sur les commissions3) a lieu conformément aux dispositions du ch. 14 appliquées par analogie. 16 Les entités extérieures à l’administration fédérale visées aux ch. 14 s. ne sont pas associées aux travaux de préparation et de suivi des conférences ni inté- grées dans une délégation si les intérêts supérieurs de la Confédération l’exigent. Ces intérêts peuvent en particulier être invoqués dans le cas de conférences internationales au cours desquelles se préparent et se négocient des traités ou la constitution d’organisations internationales. 17 Compte tenu de la structure tripartite de l’Organisation internationale du tra- vail (OIT), la présente directive ne s’applique que par analogie aux confé- rences et réunions organisées dans le cadre de l’OIT, ainsi qu’à leurs travaux de préparation et de suivi. 2 Travaux de préparation et de suivi 21 Les départements et offices fédéraux intéressés s’informent les uns les autres des invitations qu’ils reçoivent en vue de la participation de la Suisse à des conférences internationales. L’office fédéral responsable associe aux travaux de préparation les services fédéraux intéressés, en particulier la Direction politique du Département fédéral des affaires étrangères (DFAE) et les ser- vices dont relève l’exécution des décisions prises à la conférence internatio- nale. Ils consultent les services en vue de la détermination des positions de la Suisse. 22 L’office fédéral responsable avertit les représentations suisses concernées de la tenue des conférences internationales et les associe aux travaux de prépa- ration et de suivi si cela paraît judicieux. Il en informe également la Direc- tion politique du DFAE. 23 Il est impératif d’informer et d’associer les groupements privés chargés de la défense d'intérêts suisses conformément au ch. 14 en particulier lorsque ceux-ci se sont eux-mêmes déclarés intéressés par la conférence. L’office fédéral responsable ou, en accord avec lui, d’autres offices intéres- sés s’acquittent de cette obligation en permettant la consultation de docu- ments et rapports ou en organisant des réunions d’information. 24 L’office fédéral responsable ou les représentants de la Suisse participant aux travaux préparatoires s’efforcent dès la phase préparatoire des conférences internationales d’obtenir, si cela paraît approprié, possible et judicieux, que les organisateurs prévoient des possibilités d’intervention suffisantes pour les groupements d’intérêt privés. Si les organisateurs prévoient des possibi- lités de participation directe pour ces groupements privés, il n’est en général plus nécessaire d'intégrer ces derniers dans la délégation. 3 RS 172.31Envoi de délégations à des conférences internationales 197 25 Cette obligation d’association s’applique par analogie aux travaux de suivi de la conférence. L’office fédéral responsable rend compte dans un rapport aux services fédéraux concernés, en particulier à la Direction politique du DFAE, ainsi qu’aux représentations Suisses concernées et à toutes les entités participant à la préparation de la conférence, du déroulement de cette der- nière et de la suite qu’il est envisagé de lui donner. 3 Composition de la délégation 31 La taille et la composition de la délégation doivent être adaptées aux exigen- ces de la conférence internationale. Les principaux critères de sélection des délégués sont les compétences techniques requises et l’expérience de la né- gociation. Les délégués doivent se compléter et posséder ensemble une vue générale de la politique et de l’ordre juridique de la Suisse, en particulier du degré d’exécution des décisions prises, le cas échéant, par la conférence in- ternationale. La Suisse devant être efficacement représentée, le nombre des membres de la délégation doit être aussi réduit que possible. On prendra dûment en consi- dération certaines circonstances particulières, telles que la simultanéité de certains travaux de commissions, les tâches spécifiques confiées à la Suisse (présidence, p. ex.) ou des intérêts particuliers à faire valoir. S’il est nécessaire de limiter le nombre des membres de la délégation, on s’efforcera avant tout, dans la sélection, d’optimiser les compétences spéci- fiques représentées dans la délégation, tout en tenant compte de l’attribution de la responsabilité du dossier et de l’expérience en matière de négociation. 32 Les entités visées aux ch. 14 s. peuvent être intégrées dans une délégation si elles en expriment expressément le vœu et remplissent les conditions défi- nies aux ch. 14 et 31. Elles nomment leurs délégués en accord avec l’office responsable. 33 Le personnel des représentations suisses concernées qui dispose de connais- sances spécifiques utiles doit être associé à la délégation. Les représentations suisses s’efforcent d’apporter à la délégation une assistance logistique, tech- nique et en personnel. Leur personnel peut également être associé à la délé- gation lorsque d’éventuelles tâches imprévisibles doivent être assumées. Dans ce cas, la participation de la représentation n’a aucune influence sur la taille de la délégation qui est envoyée. 34 L'office fédéral responsible veille à ce que les femmes soient équitablement représentées. Le but visé est la parité entre les membres de sexe féminin et ceux de sexe masculin. 4 Décision d’envoi d’une délégation 41 Hormis les cas visés au ch. 44, la décision d’envoi d’une délégation suisse à une conférence internationale relève du Conseil fédéral.Envoi de délégations à des conférences internationales 198 42 Dans ce but, le département responsable soumet en temps utile au Conseil fédéral une proposition définissant la position que la délégation entend dé- fendre à la conférence et, si possible, la fonction de chaque délégué. Si la responsabilité du dossier est répartie entre plusieurs départements, ces der- niers soumettent la proposition en commun. 43 Il convient de consulter les autres départements intéressés ainsi que, dans les procédures de consultation des offices, les offices intéressés. 44 L’envoi, le mandat et la composition de la délégation peuvent aussi, dans certains cas, être décidés à l’échelon du département ou de l’office. Les dé- partements définissent les modalités d’application dans leur domaine de compétence. 441 Cela est possible pour autant que les conditions ci-dessous soient toutes remplies: a. la participation de la délégation suisse n’exige pas les pleins pou- voirs du Conseil fédéral 4; b. la conférence se tient régulièrement, à des intervalles n’excédant pas cinq ans; c. la conférence ne créera pas de nouvelles obligations pour la Suisse qui dépassent les compétences de l’office responsable. 442 Le fait que le mandat et la composition d’une délégation puissent être décidés à l’échelon du département ou de l’office ne dispense en rien l’office responsable de consulter les services fédéraux intéressés. Si les éventuelles divergences dans ce contexte ne peuvent être réglées à l’échelon des offices ou des départements concernés, l’affaire est sou- mise au Conseil fédéral. Le département responsable prépare dans ce but une proposition. 443 Lorsque des divergences apparaissent au sujet de l’échelon auquel peut être prise une décision concernant une conférence, c'est le Conseil fédé- ral qui décide. 45 Lorsqu’il désigne lui-même les délégations, le Conseil fédéral décide égale- ment de l’intégration des entités visées aux ch. 13 s. Pour les autres déléga- tions, la décision appartient au département ou office selon les modalités visées au ch. 44. La disposition du ch. 443 s’applique par analogie aux divergences apparaissant à ce sujet. 5 Règles de conduite de la délégation 51 Tous les membres de la délégation sont placés sous l’autorité de la direction de la délégation. L’office responsable devra en particulier informer les mem- bres n’appartenant pas à l’administration fédérale de leurs obligations: cel- 4 Même lorsque les pleins pouvoirs du Conseil fédéral sont nécessaires, la décision peut être prise à l’échelon du département si des agents de l’administration fédérale et de représentations diplomatiques suisses doivent disposer de tels pouvoirs pour représenter le pays dans des réunions régulières de comités ou d’organes créés par un traité.Envoi de délégations à des conférences internationales 199 les-ci incluent notamment une éventuelle obligation de secret, l’obligation de ne négocier ou de ne faire de déclaration en qualité de membre de la dé- légation que dans le respect des instructions de la direction de la délégation, l’obligation d’informer sans délai la direction de la délégation de toute dé- claration faite par un membre de la délégation en son propre nom en dehors du cadre de la négociation, ainsi que l’obligation de participer aux travaux préparatoires et à l’élaboration du rapport. 52 La délégation suisse maintient au mieux, pendant toute la durée de la confé- rence internationale, le contact avec les représentants intéressés des groupe- ments d’intérêts suisses présents à titre indépendant ou avec les délégués de groupements d’intérêt internationaux représentant aussi des groupements d’intérêt suisses. 6 Dispositions administratives 61 Le personnel de l'administration fédérale est soumis aux dispositions admi- nistratives applicables, en particulier en ce qui concerne les indemnités, les rémunérations, le choix des moyens de transport et la comptabilisation du temps de travail. 611 Les rémunérations sont fixées en accord avec le Département fédéral des finances (Office fédéral du personnel). 612 Les frais encourus par le personnel de la Confédération participant à des conférences internationales sont pris en charge par les offices qu’il représente (articles «Autres biens et services»). 62 Tout ou partie des frais encourus par les délégués ne relevant pas de l’administration fédérale peuvent être pris en charge par la Confédération. En principe, cette dernière prend tout au plus en charge les frais de trois dé- légués de cette catégorie par conférence. Les frais encourus par les délégués cantonaux ne sont normalement pas pris en charge par la Confédération, ou ils le sont tout au plus, à concurrence de la moitié. 63 La prise en charge des frais des délégués ne relevant pas de l’administration fédérale est imputée aux articles suivants: 631 Ces frais sont imputés au sous-article «Délégations désignées par le Conseil fédéral» lorsque la délégation a été nommée par le Conseil fé- déral selon la procédure visée au ch. 41 5. La prise en charge doit figurer dans la proposition soumise au Conseil fédéral. 632 Ces frais sont imputés à l’article «Prestations de services de tiers» (sous-article «Commissions et honoraires») ou à un article spécifique 5 Les offices placés sous le régime de la gestion par mandat de prestations et enveloppe budgétaire (offices GMEB) ont le droit de financer des délégués supplémentaires par leurs propres moyens. Envoi de délégations à des conférences internationales 200 concernant les contributions, en général, du compte de l’office respon- sable, lorsque la délégation a été nommée dans les conditions visées au ch. 44. 64 Les dépenses encourues au titre de la participation à des conférences et à des réunions de l’OIT, éventuelles dépenses matérielles comprises, sont impu- tées au crédit spécial du Secrétariat d’Etat à l’économie pour le personnel de la Confédération et les tiers associés (en particulier pour les délégués et les conseillers techniques du patronat et des travailleurs). Cette règle ne s’applique pas aux représentants du DFAE, dont les frais sont payés selon les modalités définies au ch. 61. 65 Les dépenses matérielles d’invitation, de location de bureaux et d’automo- biles et autres dépenses sont imputées à l’article «Autres biens et services» (sous-article «Délégations désignées par le Conseil fédéral») lorsque la délé- gation est envoyée par décision du Conseil fédéral (ch. 41); dans les autres cas (procédure visée au ch. 44), elles sont imputées à l’article «Autres biens et services» du compte de l’office fédéral responsable. 66 Les travaux demandés par l’administration fédérale à d’autres entités inté- ressées, dans le cadre des travaux de préparation et de suivi de conférences internationales, sont en principe pris en charge par l’office qui les a deman- dés lorsqu’une indemnisation est prévue. Sur demande, ils peuvent être ex- ceptionnellement financés en tout ou partie par le DFAE, pour autant que ce dernier y consente et qu’il dispose des fonds nécessaires. 7 Dispositions finales Est abrogée la directive du 2 décembre 1985 concernant l’envoi de délégations à des réunions multilatérales. La présente directive entre en vigueur le 1er décembre 1999. 24 novembre 1999 Au nom du Conseil fédéral suisse: La présidente de la Confédération, Ruth Dreifuss Le chancelier de la Confédération, François CouchepinSchweizerisches Bundesarchiv, Digitale Amtsdruckschriften Archives fédérales suisses, Publications officielles numérisées Archivio federale svizzero, Pubblicazioni ufficiali digitali Directive concernant l'envoi de délégations à des conférences internationales, ainsi que les travaux de préparation et de suivi de ces conférences In Bundesblatt Dans Feuille fédérale In Foglio federale Jahr 2000 Année Anno Band 1 Volume Volume Heft 04 Cahier Numero Geschäftsnummer --- Numéro d'affaire Numero dell'oggetto Datum 01.02.2000 Date Data Seite 195-200 Page Pagina Ref. No 10 124 189 Die elektronischen Daten der Schweizerischen Bundeskanzlei wurden durch das Schweizerische Bundesarchiv übernommen. Les données électroniques de la Chancellerie fédérale suisse ont été reprises par les Archives fédérales suisses. I dati elettronici della Cancelleria federale svizzera sono stati ripresi dall'Archivio federale svizzero.