2004-0423 1497 04.401 Initiative parlementaire Modification de l’ordonnance de l’Assemblée fédérale du 3 octobre 2003 portant application de la loi sur le Parlement et relative à l’administration du Parlement relative aux cartes d’accès Rapport du Bureau du Conseil des Etats du 1er mars 2004 Monsieur le Président Mesdames et Messieurs, Par le présent rapport, nous vous soumettons le projet d’une modification de l’ordonnance de l’Assemblée fédérale portant application de la loi sur le Parlement et relative à l’administration du Parlement, que nous transmettons simultanément au Conseil fédéral pour avis. Le bureau propose d’adopter le projet d’ordonnance ci-joint. 1er mars 2004 Au nom du Bureau: Le président, Fritz Schiesser 1498 Rapport 1 Genèse du projet La Délégation administrative des chambres fédérales a approuvé à l’hiver 2002/2003 un nouveau schéma directeur destiné à renforcer la sécurité au sein du Palais du Parlement. Cet ensemble de mesures touchant à l’aménagement des locaux, aux équipements techniques et à l’organisation de la sécurité est entré en vigueur au 1 er décembre 2003. Parmi toutes ces mesures, il a notamment été mis en place un nouveau système de contrôle d’accès. Toute personne désirant se rendre dans le Palais du Parlement à partir du 1er décembre 2003 doit demander une autorisation qui lui est le cas échéant remise sous la forme d’un badge qui doit être porté visiblement dans l’enceinte du bâtiment (seuls les parlementaires seront dispensés de cette obligation du port du badge). La création de tels badges nécessite le traitement de données personnelles. L’art. 17 de la loi fédérale sur la protection des données dispose que les organes fédéraux ne sont en droit de traiter des données personnelles que s’il existe une base légale. De l’avis du préposé fédéral à la protection des données, les bases légales existantes (notamment la loi fédérale du 21 mars 1997 instituant des mesures visant au main- tien de la sûreté intérieure (RS 120) et l’ordonnance du 27 juin 2001 sur la sécurité relevant de la compétence fédérale, RS 120.72) ne suffisent pas à la mise en place du système de contrôle d’accès. Pour cette raison, la Délégation administrative a décidé de créer la base légale nécessaire par le biais de l’introduction des art. 16a et 16b de l’ordonnance de l’assemblée fédérale du 3 octobre 2003 portant application de la loi sur le Parlement et relative à l’administration du Parlement (RS 171.115). 2 Grandes lignes du projet Les services du Parlement ont besoin d’obtenir des données de la part des personnes désirant se rendre dans le Palais du Parlement à partir du 1 er décembre. Ces données (nom, prénom, adresse, n° AVS, tél., fax, e-mail et photo) sont utilisées pour l’identification des besoins, la distribution des droits d’accès et la création des bad- ges en tenant compte des besoins et des activités professionnelles des personnes. La présente modification règle le traite ment de ces données (quelles données sont traitées dans quel but), leur provenance, les personnes ayant accès à l’ensemble des données et leur durée de conservation. 3 Commentaire article par article Art. 16a Les membres des conseils législatifs et du Conseil fédéral, ainsi que les employés des Services du Parlement et les journa listes accrédités reçoivent un badge longue durée. 1499 Les personnes qui ont une place de travail dans le Palais du Parlement ou dans les Palais est ou ouest reçoivent également un badge de longue durée. Les personnes qui n’ont pas de place de trav ail dans ces bâtiments mais qui se ren- dent 2 à 3 fois par semaine tout au long de l’année dans le Palais du Parlement peuvent demander un badge de longue durée. Les anciens parlementaires obtiennent également un badge longue durée, de même que 2 personnes par conseiller, selon l’art. 69, al. 2, de la loi sur le Parlement. Toutes les autres personnes qui souhaitent pénétrer dans le Palais du Parlement recevront un badge quotidien. Art. 16b Badges longue durée Ces badges sont nominatifs et comportent outre la photo, notamment la durée de validité ainsi que les droits d’accès qui leur ont été attribués. Le Palais du Parlement est un bâtiment à vocation publique. Les personnes qui s’y rendent proviennent de nombreux horizons. Afin de fournir à toutes ces personnes des droits conformes à leurs besoins, des centres d’autorisation ont été créés. Ce sont les chargés de sécurité des départements, de la chancellerie fédérale et des Services du Parlement qui exercent cette fonction. Il incombe aux centres d’autorisation de livrer aux Services du Parlement les demandes relatives aux badges de longue durée. Ces centres vérifient l’authenticité des données transmises, charge aux Services du Parlement d’établir le badge. Les données sont stockées dans le système tant que les conditions d’octroi existent. Lorsque les conditions pour l’octroi d’un badge longue durée disparaissent (résilia- tion du contrat de travail, non réélection, et c) les données figurant dans le système de contrôle électronique d’accès sont gardées dans le système pendant 12 mois puis effacées. Badges quotidiens Les badges quotidiens sont anonymes. Ces badges sont remis après contrôle de l’identité de la personne. Les nom et prénom des personnes qui reçoivent les badges quotidiens sont conservés durant 12 mois dans le système puis effacées. Cette mesure permet également de pouvoir fourni r aux instances judiciaires compétentes toutes informations en cas de délit grave ou de crime. Les données personnelles mentionnées aux al. 3 et 5 de l’art. 16 ne servent qu’à l’élaboration des badges. Selon l’al. 5, n’a accès à ces données que le service compétent pour l’établissement des badges. L’al. 6 prévoit en outre la possibilité d’exploiter les informations relatives aux mouvements des personnes lors de situatio ns d’urgence. On entend par situation d’urgence toute situation liée à un délit grave ou à un crime, respectivement lorsque l’intégrité corporelle ou la vie de nombreuses personnes est mise en danger (par exemple: alerte à la bombe, incendie, évacuation partielle et/ou totale). 1500 L’al. 7 crée la base légale pour une éventu elle future autre utilisation du badge de longue durée. Cet al. 7 est conforme à l’art. 11 de l’ordonnance sur la sécurité rele- vant de la compétence fédérale. Selon cette réglementation, la carte de légitimation pourrait déjà aujourd’hui être utilisée pour la gestion du temps de travail. Le système d’enregistrement du temps de travail sera distinct du système de contrôle d’accès, les données relatives à l’un et l’autre de ces systèmes étant appelées à être gérées indé- pendamment. Néanmoins, les cartes d’accès à proprement parler pourront être utilisées comme support tant pour le passage des sas de sécurité que pour l’enregistrement du temps de travail. 4 Conséquences 4.1 Conséquence financières et effet sur l’état du personnel Cette modification n’a pour but que de créer la base légale nécessaire pour le traite- ment des données personnelles, base exigée par l’art. 17 de la loi fédérale sur la protection des données. Elle n’entraîne de ce fait aucune incidence financière, respectivement aucun effet sur l’état du personnel. 5 Bases légales La modification de la présente ordonnance se fonde sur l’art. 17 de la loi fédérale du 19 juin 1992 sur la protection des données. Schweizerisches Bundesarchiv, Digitale Amtsdruckschriften Archives fédérales suisses, Publications officielles numérisées Archivio federale svizzero, Pubblicazioni ufficiali digitali Initiative parlementaire. Modification de l'Ordonnance de l'Assemblée fédérale du 3 octobre 2003 portant application de la loi sur le Parlement et relative à l'administration du Parlement relatives aux cartes d'accès. Rapport du Bureau du Conseil des... In Bundesblatt Dans Feuille fédérale In Foglio federale Jahr 2004 Année Anno Band 1 Volume Volume Heft 14 Cahier Numero Geschäftsnummer 04.401 Numéro d'affaire Numero dell'oggetto Datum 13.04.2004 Date Data Seite 1497-1500 Page Pagina Ref. No 10 137 527 Die elektronischen Daten der Schweizerischen Bundeskanzlei wurden durch das Schweizerische Bundesarchiv übernommen. Les données électroniques de la Chancellerie fédérale suisse ont été reprises par les Archives fédérales suisses. I dati elettronici della Cancelleria federale svizzera sono stati ripresi dall'Archivio federale svizzero.