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Am 24. November 1993 hat eine von den Finanzkommissionen eingesetzte und beauftragte Arbeitsgruppe ihren internen Bericht über die Ergebnisse ihrer vertieften Inspektion bei der EVK vorgelegt. Der Bericht dieser Arbeitsgruppe weist auf eine in mehrfacher Hinsicht beunruhigende Lage bei der EVK hin.

Tatsächlich konnte die Eidgenössische Finanzkontrolle (EFK) seit 1988 die Ordnungsmässigkeit der Rechnung gestützt auf die bestehenden Regeln und gemäss geltender Praxis nicht mehr bestätigen. Darüber hinaus stellt die EFK noch bis zum heutigen Zeitpunkt gewichtige Rückstände bei der Behandlung der Versichertendossiers fest. Die Finanzdelegation der eidgenössischen Räte hat über diese Probleme in ihren vergangenen jährlichen Tätigkeitsberichten berichtet.

Einige der festgestellten Mängel rühren daher, dass die der EVK von den Dienststellen der Bundesverwaltung übermittelten Lohndaten nicht vereinheitlicht wurden.

In Anbetracht der erwähnten Feststellungen fordert die Finanzkommission den Bundesrat auf, das Parlament über die derzeitigen Probleme der EVK umfassend zu unterrichten. Der Bundesrat wird eingeladen, insbesondere und detailliert aufzuzeigen:

- bis zu welchem Zeitpunkt er die Lage der EVK derart zu bereinigen gedenkt, dass die Ordnungsmässigkeit der Rechnung der EVK wieder durch die EFK bestätigt werden kann;

- ob die Verstärkung des mittleren Kaders in Betracht gezogen werden muss und wie die Verantwortlichkeiten in dieser Hinsicht zugeordnet sind;

- welche Massnahmen er angeordnet hat, damit die Dienststellen des Bundes die nötigen Lohndaten inskünftig in einer gebührend vereinheitlichten Form übermitteln;

- ob die Einführung des Informatiksystems Supis abgeschlossen ist und wenn nicht, ob die Funktionstüchtigkeit des Systems inskünftig gewährleistet werden kann;

- ob diese Situation zu zusätzlichen Kosten für den Bund führt.

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Allgemeines

Die im Bericht vom 24. November 1993 über die vertiefte Inspektion der von den Finanzkommissionen eingesetzten Arbeitsgruppe festgestellte beunruhigende Lage bei der Pensionskasse des Bundes wurzelt in der Veränderung der beruflichen Vorsorge im allgemeinen und der Entwicklung dieser Vorsorgeeinrichtung der letzten 15 Jahre im besonderen. Aus diesem Grund lassen wir unsere Stellungnahme zu den dringlichen Interpellationen einen Bericht über die Entwicklung der EVK vorangehen.

Entwicklung der EVK

1. Erste Informatisierung

Wegen der raschen Zunahme der Bestände in den sechziger Jahren nahm die EVK am Anfang der siebziger Jahre zwei EDV-Systeme in Betrieb: eines für die aktiven Versicherten und ein anderes für die Rentenbezüger. Beide Systeme liefen bei zwei verschiedenen Rechenzentren (PTT: Renten, Eidgenössische Finanzverwaltung: Aktive), und zwar ohne miteinander verbunden zu sein.

Bei einer Pensionierung mussten alle Daten des ehemals aktiven Versicherten manuell aufgrund der von der Dienststelle gelieferten Angaben ins Rentensystem eingegeben werden. Die Daten des einen Systems konnten nicht mit jenen des anderen abgestimmt werden. Das System für die aktiven Versicherten enthielt nur jene Beiträge, die ihnen vom Lohn abgezogen wurden (statutarische Beiträge und Lohnabzüge zur Tilgung der Einkaufssummen). Freizügigkeitsleistungen und an die Pensionskasse direkt eingezahlte Einkaufssummen waren indessen nur aus dem Dossier ersichtlich (Girozettel, Bankanweisungen usw.). Erst 1975 wurde die beim Eidgenössischen Personalamt bestehende "Eidgenössische Versicherungs- und Ausgleichskasse" in das selbständige dem EFD unterstellte Bundesamt EVK überführt.

1980 verstarb der damalige Direktor. Seine Stelle konnte erst 1984 wieder besetzt werden. Unter anderem musste der Bundesrat mit der Wiederbesetzung zuwarten, weil zuerst aufgrund parlamentarischer Vorstösse die Grundsatzfrage geklärt werden musste, das Bundesamt EVK allenfalls wieder mit dem Eidgenössischen Personalamt zu fusionieren und dadurch zur früheren Organisationsform zurückzukehren. Die EVK war also in einer Zeit ohne oberste Leitung, die von grundlegenden Änderungen der beruflichen Vorsorge geprägt war. Während dieser Jahre wäre es absolut notwendig gewesen, die vorbereitenden Arbeiten für die Einführung des BVG an die Hand zu nehmen.

1985 wurde mit der Revision der EVK-Statuten begonnen, die dann 1988 in Kraft getreten sind.

2. Einführung BVG 1985

Nach 1985 blieb vorerst, abgesehen von einer kurzen Verordnung über die Einführung des BVG für das Bundespersonal, alles beim alten. Die bestehenden, für die Durchführung des BVG ungeeigneten Systeme wurden durch ein weiteres, ebenfalls unabhängiges EDV-System beim Rechenzentrum der SBB ergänzt. Auch hier unterblieb eine Verknüpfung des BVG-Systems mit den alten bestehenden Systemen.

Im Versicherungsfall oder beim Austritt berechnete das bestehende System der Aktiven die Austrittsleistung. Sodann wurde sie manuell nachgeprüft, ob sie den statutarischen Anforderungen genügt. Diese Prüfung konnte nicht ohne Dossier sowie gegebenenfalls mit der Einkaufsdokumentation (Girozettel, Buchungsbelege usw.) erledigt werden. In manchen Fällen war wegen der unbefriedigenden Datenqualität eine Anfrage bei der entsprechenden Dienststelle erforderlich. Schliesslich musste das neugeschaffene BVG-System im Rechenzentrum der SBB konsultiert werden, um sicherzustellen, dass die Minimalvorschriften des BVG erfüllt sind.

Die Arbeit wurde noch zeitaufwendiger, ohne dass in ausreichendem Masse zusätzliches und qualifiziertes Personal angestellt werden durfte. Jeder Anstellung ging ein langes Feilschen voraus. Unter diesen Umständen konnte eine umfassende Information der Dienststellen des Bundes, der PTT und im Schulratsbereich, wenn überhaupt, nur mangelhaft durchgeführt werden.

1988 verfügte die Buchhaltung der Pensionskasse über eine Stelle, und die Sektion Pensionskasse hatte 11 Stellen. Dies bei 110 000 aktiven Versicherten und 36 000 Rentnern. Dies namentlich nach der Einführung der neuen Statuten mit grundsätzlichen Änderungen im Bereich der Pensionierung und der Einkäufe. Die Buchhaltung war zudem nicht integrierter Bestandteil der Systeme. Sie wurde bis 1987 mit einer alten mechanischen Buchungsmaschine geführt. Per 1. Januar 1988 nahm eine PC-Applikation den Betrieb auf.

3. Einführung der neuen Statuten

1988 wurde eine Arbeitsgruppe eingesetzt, die die Fusion der Pensionskasse der Bundesbahnen (PHK) mit der EVK vorbereitete. 1989 beschloss der Bundesrat im Einvernehmen mit den SBB die Fusion. Die Festlegung des Zeitpunkts wurde dem EFD übertragen.

Die Einführung der neuen Statuten im Jahre 1988, die den flexiblen Altersrücktritt brachten, verursachten neue Probleme. Rund 30 000 Versicherte wünschten einen zusätzlichen Einkauf zu leisten, um vom flexiblen Altersrücktritt Gebrauch machen zu können. Die dazu erforderlichen PC-Programme wurden erst nachträglich realisiert. Tausende von Versicherten haben geschrieben, um die Leistung zu kennen, die sie bei einer flexiblen Pensionierung erhalten. Unmengen von Korrespondenz mussten von wenigen Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen, die zudem schlecht im Bild über die stattgefundenen Änderungen waren, erledigt werden.

Eine Ausbildung erfolgte im Rahmen eines "Trainig on the job". Eine Anpassung der bestehenden EDV-Systeme war, wenn überhaupt möglich, zu spät und mangelhaft vorgenommen worden. Diese Umstände führten zu Rückständen Ende der achtziger Jahre von bis über 18 Monaten bei der Erledigung der Austritte. 1989 betrug der Bestand der Sektion Pensionskasse 14 Stellen.

4. Zweite Informatisierung

1983 begann man zusammen mit den SBB ein Pensionskassensystem aufzubauen, das mit dem Inkrafttreten der neuen Statuten 1988 seinen Betrieb hätte aufnehmen sollen. Nachdem diese Arbeiten Ende 1988 erst am Ende der Konzeptphase angelangt waren, wurde der Versuch abgebrochen und entschieden, ein EDV-System für die EVK einzukaufen. Ziel war die Rationalisierung der Arbeit und die automatische Kontrolle der Daten. Obwohl die Anpassung an die EVK-Statuten grosse Schwierigkeiten verursachte, wurde es Anfang 1991 eingesetzt. Zum erstenmal wurden die von den Lohnsystemen gelieferten Daten auf deren Plausibilität und Richtigkeit getestet. Das Ergebnis war erschreckend: über 40 000 Abweichungen zwischen den Berechnungen der Lohnsysteme und des neuen EDV-Systems der Pensionskasse wurden festgestellt. Das neue System bildete die aktuellen Statuten exakt ab, während die in die Lohnsysteme integrierten und damit dem Einflussbereich der EVK entzogenen Pensionskassenmodule nicht auf dem aktuellsten Stand waren. Zudem konnten die Rechnungsführer unter Umständen direkte Eingriffe im Versicherungssegment vornehmen. Diese Zustände waren bekannt, wurden aber nie von externen Stellen beanstandet.

Die unzureichende Information der Dienststellen über die Statutenänderungen (vgl. Ziff. 2 a.E.) wirkten sich hier besonders gravierend aus. Seit 1988 versandte die Pensionskasse an alle Dienststellen regelmässig Rundschreiben, mit Instruktionen über die Anwendung der Statuten.

Anlässlich ihres Eintritts in die Direktion der EVK verlangte 1989 die Direktion eine eingehende Prüfung der Pensionskasse durch die EFK.

5. Folgen der zweiten Informatisierung

Nach Analyse der Ursachen wurde festgestellt, dass die EVK nicht einfach die von den Lohnsystemen gelieferten Versicherungsdaten übernehmen konnte, sondern dass sie, wie im BVG vorgesehen, die Lohn- und Personaldaten selbst auf einem in ihrem Einflussbereich stehenden System verarbeiten musste. Die Ergebnisse dieser Verarbeitung müssen dann in die Lohnsysteme zurückfliessen und sich letztlich auf der Lohnabrechnung jedes einzelnen in Form von Lohnabzügen (statutarische Beiträge, Einkaufsamortisationen usw.) niederschlagen. Diese ganz neue Philosophie verlangte auch eine grundsätzlich neue Konzeption des EDV-Systems und führte zur dritten Informatisierung und zur Reorganisation des Amtes.

6. Dritte Informatisierung

Der Entscheid war nicht einfach, weil ein neues System unweigerlich neue Rückstände verursachen würde. Es war aber die einzige Möglichkeit, die Vorsorgeeinrichtung auf den Stand eines zeitgemässen Dienstleistungsbetriebes für die Dienststellen und deren Mitarbeitende zu bringen.

Seit dem 1. Januar 1993 läuft das neue System parallel zu den bestehenden Systemen. Für den Bereich Bundesverwaltung konnte die Parallelverarbeitung per 1. Januar 1994 eingestellt werden. Die Umstellung war nicht bloss mit den üblichen Startschwierigkeiten belastet, sondern durch die erwähnten strukturellen Mängel stark erschwert. Das neue EVK-System ist ab diesem Zeitpunkt für die Berechnung der Beiträge der Arbeitnehmer und Arbeitgeber allein massgebend. Die PTT-Betriebe werden im Laufe von 1994 dem neuen System zugeschaltet. Das Rentensystem soll im Laufe von 1995 eingeführt werden.

7. Organisatorische Änderungen seit 1988

Den bestehenden Rückständen und den stets komplexer werdenden Anfragen musste neben den EDV-Mitteln auch mit einer Verstärkung des Personalkörpers begegnet werden. Die Pensionskasse verfügte 1989 über 14, 1990 über 19 und 1991 über 21 bewilligte Stellen.

Seit 1993 wurde die Abteilung Pensionskasse einer Abteilungsleiterin unterstellt und eine Abteilung Grundsatzfragen (Recht, Mathematik, Finanzwesen, Ausbildung und Zentrale Dienste) geschaffen. Am 1. Februar 1994 verfügte die Abteilung Pensionskasse über 34,8 Stellen, davon 5 in der Buchhaltung. Ferner besteht seit 1988 eine Informatiksektion. Zurzeit verwaltet die Pensionskasse rund 122 000 aktive Versicherte und 42 000 Rentner.

8. Ausblick

Im Jahre 1994 und 1995 werden sämtliche Versichertendaten einer eingehenden Prüfung unterzogen. Diese Aktion ist Voraussetzung für den vollen Einsatz des neuen EDV-Systems. Danach wird auch die Verarbeitung der Austritte wesentlich rascher abgewickelt werden können. Heute müssen die Daten der Versicherten vor jedem Austritt minuziös von versierten Sachbearbeitenden geprüft werden, bevor der Austritt vollzogen werden kann. Eine Arbeit, die in Einzelfällen Stunden beanspruchen kann.

Für die Bundesverwaltung hat die Konsolidierungsphase mit dem neuen System begonnen. Ihr wird sich die Einführung des neuen EDV-Systems für die PTT anschliessen. Im Sommer 1994 wird das Archivierungssystem für die Versichertendossiers erneuert. Diese Massnahme ist ebenfalls dazu geeignet, die Geschäftserledigung zu beschleunigen. Im Laufe des Jahres 1994 führt die EVK zur Verstärkung der internen Kontrolle ein Revisorat und Controlling ein.

Im Bereich Renten werden die Arbeiten für das neue EDV-System im Laufe von 1994 an die Hand genommen. Trotz des unflexiblen und veralteten Rentensystems konnte die Pensionskasse diese immer rechtzeitig und richtig auszahlen.

Abschliessend ist festzuhalten, dass trotz den widrigen Umständen weder die Versicherten noch die Arbeitgeber oder die Kasse Verluste in Kauf zu nehmen hatten.

Zu den einzelnen Fragen

1. Ordnungsmässigkeit der Buchhaltung

Hauptkritik der EFK ist die mangelhafte Nachweisbarkeit der Saldi sowie die unzulängliche Belegbarkeit.

Für das Rechnungsjahr 1993 konnten die Arbeitgeber- und Arbeitnehmerbeiträge, gestützt auf die vom System produzierten Unterlagen, korrekt verbucht werden. Mit der Erstellung weiterer, für die Saldonachweise und Belegung der Buchungen erforderlichen Outputs wird bis zum Revisionstermin der Rechnung 1993 gerechnet. Das Verrechnungskonto wurde per 31. Dezember 1992 saldiert und der Zahlungsverkehr 1993 lückenlos nachgewiesen. Schliesslich sind sämtliche Aufwand- und Ertragskonti des Kassen- und Rechnungswesens abgeschlossen und in das interne Buchhaltungssystem überführt worden. Die Saldonachweise können erbracht werden. Der formelle Saldonachweis über das Forderungskonto wird auf den Revisionstermin hin erstellt. Gleiches gilt für das Konto "Vorausbezahlte Verdiensterhöhungsbeiträge".

Wir wollen dem Entscheid der EFK nicht vorgreifen, hoffen aber, dass die Rechnung 1993 mit Vorbehalt genehmigt werden kann.

2. Verstärkung des mittleren Kaders

Bereits im Jahre 1993 rekrutierte die EVK neben der Abteilungsleiterin für den Bereich Pensionskasse auch einen weiteren Sektionschef. Mit einem externen Organisationsberater wurde eine Struktur aufgebaut, deren Schwergewicht darin besteht, die anfallenden Aufgaben stufengerecht zu erledigen. Dies zieht einen weiteren Ausbau des Mittelbaus nach sich, der eingeleitet, aber noch nicht abgeschlossen ist.

Die Abteilung Pensionskasse ist für die korrekte Umsetzung und Durchführung der rechtlichen Vorschriften verantwortlich. Die neugeschaffene Abteilung Grundsatzfragen erarbeitet die erforderlichen rechtlichen und versicherungstechnischen Grundlagen im Bereich der Pensionskasse und betreut und koordiniert das Finanzwesen (Voranschlag und Rechnung). Ferner betreut sie die Information der Dienststellen in Zusammenarbeit mit dem Eidgenössischen Personalamt (EPA).

3. Massnahmen zur Erlangung einheitlicher Lohndaten

Mit dem Einsatz einer Projektorganisation, die sich unter anderem ausschliesslich mit der Schnittstellenproblematik befasste, konnte bereits erreicht werden, dass die Rechenzentren der Bundesverwaltung dem System Supis die Lohndaten in geeigneter Form liefern können. Seit dem 1. Januar 1994 verarbeitet das neue EDV-System der EVK diese Lohndaten und liefert an die Lohnsysteme die für die Versicherten relevanten Lohnabzüge.

4. Einführung des Systems Supis

In der Bundesverwaltung ist das System auf den 1. Januar 1994 eingeführt worden und funktioniert. Gewisse Umstellungsschwierigkeiten waren unvermeidbar. Mit der im Frühsommer geplanten Portierung des Systems auf die Rechner des BFI wird auch längerfristig die Funktionstüchtigkeit des Systems gewährleistet.

5. Kosten

Jede Umstellung von EDV-Systemen bringt Kosten mit sich. Wie einleitend erwähnt, war die Einführung neuer Systeme dringend notwendig. Mehr Aufwendungen bewirkten insbesondere der grössere Arbeits- und Personalaufwand.