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Negli ultimi anni il ruolo e il significato della comunicazione da parte delle autorità hanno subito profonde modifiche. Se negli anni passati l'atteggiamento delle autorità tendeva a una certa riservatezza, oggi i media e l'opinione pubblica chiedono un ruolo più attivo. Il Consiglio federale d'altronde è tenuto per legge a informare in modo coerente, tempestivo e continuo sulla propria valutazione della situazione, sulla pianificazione, sulle sue decisioni e sui suoi provvedimenti (LOGA, art. 10).

Lo scopo di una politica dell'informazione attiva è creare trasparenza, illustrare alla popolazione l'azione delle autorità e aumentare la comprensione per le decisioni prese. Nella sua attività informativa e nella scelta dei mezzi, la Confederazione deve tenere conto dei bisogni e delle aspettative di utenze vieppiù eterogenee e delle loro abitudini nell'utilizzo dei media. Solo cittadini informati possono operare scelte ragionate nelle votazioni popolari.

Per impedire che l'informazione delle autorità si perda nella massa globale di informazioni sono impiegati mezzi moderni e adatti alle varie utenze. La gamma comprende campagne di prevenzione per ampie cerchie della popolazione, opuscoli informativi per lettori con un interesse più specifico e un'offerta su Internet dai complessi contenuti per un pubblico specializzato.

L'accresciuta importanza che rivestono per le autorità i mezzi di comunicazione si specchia nell'aumento dei mezzi prodotti. Le misure sono coordinate tramite la conferenza dei servizi d'informazione della Cancelleria federale e dei dipartimenti. Se possibile, i mezzi sono prodotti e pubblicati in comune da diversi dipartimenti e uffici. Citiamo quale esempio l'opuscolo "La politica dei Balcani del Consiglio federale", pubblicata congiuntamente dal DFGP, dal DFAE, dal DDPS e dalla CaF. Globalmente si registra un'alta domanda di questo tipo di opuscoli e un crescente numero di utenti Internet.

In futuro, per migliorare l'efficacia delle misure nell'ambito dell'informazione sarà necessario analizzare maggiormente i bisogni dei singoli gruppi di utenti e procedere, su questa base, a un controllo sistematico dell'efficacia. Solo in tal modo si potrà migliorare l'effetto delle attività informative future. Il Consiglio federale ha incaricato la Conferenza dei servizi di informazione (CSI) di presentare entro fine 2000 un resoconto su tipo, numero e onere finanziario dei mandati esterni nell'ambito della comunicazione e di illustrare il rapporto tra questi mandati e le prestazioni interne; l'incarico concerne l'informazione interna ed esterna dei dipartimenti e degli uffici (escluse le pubblicazioni obbligatorie).

Risposta del Consiglio federale alle singole domande:

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Documentazioni stampate costituiscono uno dei perni dell'informazione al pubblico delle autorità federali. Spaziano dalla semplice circolare fino a opuscoli dai contenuti e dalla presentazione grafica di alta qualità. La quantità di pubblicazioni non è tuttavia centrale. Conta il fatto che esse siano lette e i loro contenuti capiti e che esplichino gli effetti desiderati.

(Cfr. l'allegato per una visione d'assieme riassuntiva delle documentazioni stampate prodotte durante il 1999.)

La forma dell'opuscolo è particolarmente adatta per diversi utenti interni ed esterni in quanto permette di differenziare contenuti e tematiche e configurazione grafica. La distribuzione è relativamente facile da organizzare e da controllare; nel complesso le perdite dovute alla diffusione e i costi per opuscoli con una tiratura alta sono limitati.

Per la maggior parte delle documentazioni l'idea di base, la stesura del testo e la redazione vengono realizzati in seno all'amministrazione. Per motivi tecnici, per quel che concerne la veste tipografica, la grafica, la fotografia, la litografia, la stampa e l'attrezzatura bisogna invece ricorrere a mezzi di produzione esterni.

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Tutti i dipartimenti e parecchi uffici dispongono di un sito su Internet/Intranet. Complessivamente vi sono 75 pagine di accesso. I siti sono continuamente aggiornati e ampliati. La Cancelleria federale è responsabile della pagina d'accesso centrale www.admin.ch e della coordinazione delle singole presentazioni.

(Cfr. l'allegato per informazioni più circostanziate.)

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L'amministrazione federale occupa 113 incaricati per l'informazione (escluso il segretariato e i responsabili per l'Internet). Sono distribuiti tra i segretariati generali dei dipartimenti (26 persone), gli uffici federali (67 persone) e altri servizi (20 persone). Nel 1999 sono stati assegnati 12 mandati esterni. Tutti i mandati esterni sono temporanei e legati a singoli progetti specifici.

Incaricati per l'informazione iscritti nella lista salariale dell'amministrazione federale

Dipartimento

Dip.

Uffici

Servizi

Totale

Mandati esterni

CaF

4

0

1

5

0

DFAE

4

5

2

11

0

DFI

2

17

3

22

4

DFGP

4

10

0

14

0

DDPS

5

8

12

25

1

DFF

3

10

0

13

1

DFE

2

8

1

11

0

DATEC

2

9

1

12

6

Totale

26

67

20

113

12

Molte persone, soprattutto a livello degli uffici e dei servizi, si occupano dell'informazione solo a tempo parziale e parallelamente adempiono altre funzioni.

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Nell'intera amministrazione federale sono una quarantina le persone che si occupano principalmente della produzione di documentazioni stampate. (Cfr. l'allegato per informazioni più circostanziate.)

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I costi complessivi per tutte le documentazioni stampate nel 1999 corrispondono a 18,5 milioni di franchi.

Dipartimenti/ Uffici federali/ Servizi

Costi complessivi in franchi

CaF

2'128'711.-

DFAE

2'087'600.-

DFI

3'900'000.-

DFGP

1'943'300.-

DDPS

2'188'000.-

DFF

1'400'000.-

DFE

1'825'000.-

DATEC

2'986'336.-

Totale

18'458'947.-

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La produzione litografica, la stampa, l'attrezzatura e la distribuzione di documentazioni stampate sono organizzati centralmente tramite l'EDMZ. Gli opuscoli possono essere comandati per scritto, per fax, telefonicamente o via Internet. L'EDMZ si occupa della fatturazione degli stampati non gratuiti, come ad esempio i testi di legge.

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In linea di principio la produzione dei mezzi di informazione viene avviata solo dopo un'analisi della necessità o su mandato politico. Il grado di utilizzazione e l'utilità delle documentazioni sono determinati mediante sondaggi d'opinione presso i destinatari. Inoltre si provvede ad analizzare il feedback e le reazioni dei media. Il numero di ordinazioni, di esemplari venduti o l'evoluzione degli abbonamenti è un altro fattore di cui si tiene conto nella valutazione del successo. In occasione di ristampe si tiene conto delle reazioni del pubblico alle precedenti edizioni per migliorare la qualità dei prodotti.

Per quel che concerne l'Internet, le statistiche degli accessi sono registrate continuamente; ciò permette di ottenere precise indicazioni su numero e abitudini degli utenti. Sono inoltre analizzati i suggerimenti proposti dagli utenti tramite E-mail.

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Il Consiglio federale vede un certo potenziale di risparmio nello sviluppo tecnologico dell'Internet. Se attualmente gli opuscoli sono stampati centralmente e distribuiti fisicamente, in futuro potranno essere presentati in misura maggiore su Internet. Gli utenti stessi potranno poi stamparli secondo le loro necessità. Diminuirebbero così i costi per la produzione e la distribuzione. Con l'avvento dell'Internet diminuiscono anche i costi per la rassegna stampa compilata dai servizi d'informazione dei dipartimenti e di alcuni uffici.

Quando le testate e pubblicazioni più importanti saranno disponibili in modalità online, ogni utente potrà compilarsi una rassegna stampa personalizzata. Recentemente, la conferenza dei servizi d'informazione ha valutato le possibilità della rassegna stampa online ed è giunta alla conclusione che da un lato le premesse tecniche non sono ancora sufficienti e dall'altro che il numero di testate minori disponibili online è ancora troppo basso. A medio termine è comunque necessaria una soluzione per la rassegna stampa a livello di Internet, uniformata per tutti i dipartimenti.

Allegato

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Riassunto degli stampati prodotti nel 1999

Dip.

Numero di stampati

Esempi/modalità di pubblicazione/tiratura

CaF

7

Obiettivi del Consiglio federale (1x): 6'000

La Confederazione in breve (1x): 180'000

Spiegazioni delle votazioni popolari (3x): 4.7 Mio.

DFAE

A livello dipartimentale: 3

A livello di uffici/servizi: 8

DSC: Rapporto annuale (1x): 1'000

Svizzera Oltre (4x): 38'000

DSC: Eine Welt (4x): 45'000

Opuscolo pieghevole della COCO (1x): 105'000

DFI

A livello dipartimentale: 0

A livello di uffici/servizi: 330 (di cui 220 Ufficio federale di statistica)

Archivio federale (10x): 500 - 4'000

Consiglio dei PF (1x): 6'000

Ufficio federale della sanità (15x): 15'000

Ufficio federale delle assicurazioni sociali (25x):

fino a 40'000

DFGP

A livello dipartimentale: 0

A livello di uffici/servizi: 120

Tiratura totale di tutti gli stampati: 465'000

DDPS

A livello dipartimentale: 7

A livello di uffici/servizi: 101

Rapporto annuale CENAL (1x): 700

Divisione politica di assetto territoriale e politica ambientale (2x): 4'700

SMG: fino a 150'000

Politica dello sport (3x): 2'000

DFF

A livello dipartimentale: 6

A livello di uffici/servizi: 15

EFD Schwerpunkte (2x): 6'000

Linee direttrici della politica finanziaria 30'000

Il posto (52x): 10'000

Rapporto sulla gestione Cassa federale d'assicurazione: 165'000

Amministrazione delle dogane: TTPCP - in concreto: 180'000

DFE

A livello dipartimentale: 1

A livello di uffici/servizi: 12

Linee direttive: 20'000

Tiratura totale pubblicazioni degli uffici: 100'000

DATEC

A livello dipartimentale: 0

A livello di uffici/servizi: 125 (di cui 99 UFAFP)

UFAEG: 700

UFAFP: 5'000

Queste stime non tengono conto del tipo di stampati e non permettono quindi di distinguere tra raccolte, commenti di testi legislativi, informazioni agli enti tecnici d'esecuzione o al pubblico, campagne e altri documenti. Le cifre presentate non forniscono indicazioni riguardo ai motivi che portano all'elaborazione di stampati e presentano solo un quadro impreciso della realtà, a sfavore dei dipartimenti con uffici che offrono ampi servizi alla popolazione (ad esempio UFSP, UFAS e UFS per il DFI, UFAFP e UFCOM per il DATEC). Di conseguenza bisogna tenere conto anche dei precisi compiti di informazione affidati ai singoli uffici federali dal Consiglio federale, dal Parlamento e dalla legislazione.

Ad 2 Siti Internet della Confederazione

Dipartimento

Totale siti Internet Dip./ uffici/ servizi

(coordinati formalmente dove opportuno)

CaF

1

DFAE

5

DFI

12

DFGP

15

DDPS

14

DFF

10

DFE

11

DATEC

7

Totale

75

Ad 4 Persone che si occupano principalmente delle documentazioni stampate

e della presentazione su Internet

Dipartimento/ uffici/ servizi

Occupazione principale: stampati: totale persone

Internet: totale persone

CaF

0,4

1

DFAE

2,1

2,1

DFI

15

6,2

DFGP

0,5

4,2

DDPS

13

7,8

DFF

3

7

DFE

1

8

DATEC

4,8

1,9

Totale

39,8

38,2

Risposta del Consiglio federale.