Inhalt
I.	Allgemeine Bestimmungen	3
II.	Gemeindeeigene ICT-Infrastruktur	4
III.	Private ICT-Infrastruktur	7
IV.	Umgang mit Daten	8
V.	Schlussbestimmungen	9
Anhang 1: Richtlinien für Social Media	10
Allgemeine Bestimmungen
Der Gemeindevorstand erlässt gestützt auf Art. 44 Abs. 2 der Gemeinde-verfassung, Art. 37 Abs. 2 des Gemeindegesetzes des Kantons Graubünden sowie des kantonalen Datenschutzgesetzes folgende Verordnung.
Gemeindeeigene ICT-Infrastruktur
Private ICT-Infrastruktur
Umgang mit Daten
Schlussbestimmungen
Anhang 1: Richtlinien für Social Media
Social Media helfen, mit Menschen in Kontakt zu bleiben, vereinfachen die Kommunikation und helfen transparente, authentische Unternehmensbilder zu zeichnen. Doch bei allen Vorteilen bergen Social Media auch Risiken. Deshalb ist ein verantwortungsbewusster Umgang wichtig.
Alles, was in den Social Media eingegeben wird, kann auch recherchiert werden, beruflich wie privat (Facebook, Twitter, YouTube, Google, Xing, Blogs usw.). Anbei einige Regeln:
Wer veröffentlicht übernimmt Verantwortung. Jede Veröffentlichung kann von Partnern oder Journalisten, aber auch von Vorgesetzten, Kollegen oder ehemaligen Nutzern gelesen werden. Eine Veröffentlichung bleibt immer im Internet bestehen. Diese zu löschen ist fast unmöglich und kann weitreichende Konsequenzen haben.
Ruhe bewahren. Selbst wenn Bürger oder Partner Ihnen Stress und Ärger bereiten, sollten Sie niemals Ihren persönlichen Frust in der Öffentlichkeit ablassen. Respektloses über Bürger oder Partner zu verbreiten ist tabu.
Seien Sie authentisch. Geben Sie sich immer mit vollständigem Vor- und Nachnamen, Funktion und Gemeindenamen zu erkennen, sofern die veröffentlichten Inhalte Ihre Arbeit betreffen. Machen Sie zu Ihrem eigenen Schutz und dem Schutz der Gemeinde deutlich, wenn Sie sich als Privatperson äussern.
Umgangston. Behandeln Sie andere Nutzer so, wie Sie selbst behandelt werden möchten. Argumentieren Sie in der Sache nie mit persönlichen Angriffen oder Argumenten, die sich auf Personen beziehen. Beleidigungen, Sexismus oder rassistische Äusserungen sind gesetzlich untersagt.
Offen mit Fehlern umgehen. Jeder macht mal Fehler. Fehler oder Fehleinträge müssen aber aktiv und konstruktiv kommentiert werden. Einen Fehler einzugestehen ist besser als der Versuch der Rechtfertigung, Vertuschung oder deren Löschung.
Systematische Sammlung
des Kommunalrechts der
Gemeinde Sagogn
Nummer
0210.01.02
Titel
Informatikverordnung
Ausgabe
Ausgabe vom 18.02.2024

Gültig ab
21.05.2024 - übersetzt
Einleitende Bemerkungen

Aus Gründen der Vereinfachung beziehen sich Personen-, Funktions- und Gewerbeangaben in dieser amtlichen Publikation jeweils auf alle Geschlechter, ausser wenn explizit etwas anderes definiert ist. Dies ist eine Gebrauchsübersetzung ohne Rechtskraft. Es gilt die verabschiedete romanische Version.

Letzte informale Änderung 24.05.2024 durch thomas.candrian.
Einleitende Bemerkungen

Aus Gründen der Vereinfachung beziehen sich Personen-, Funktions- und Gewerbeangaben in dieser amtlichen Publikation jeweils auf alle Geschlechter, ausser wenn explizit etwas anderes definiert ist. Dies ist eine Gebrauchsübersetzung ohne Rechtskraft. Es gilt die verabschiedete romanische Version.

Letzte informale Änderung 24.05.2024 durch thomas.candrian.
Geltungsbereich
Art. 1
Geltungsbereich
Diese Verordnung gilt für alle Mitarbeiter und für die vom Volk gewählten Behörden und Kommissionen der Gemeinde Sagogn, nachfolgend «Nutzer» genannt.

Die Informations- und Kommunikationsmittel (ICT) sind ein wertvolles und hilfreiches Werkzeug für die Informations-beschaffung sowie Kommunikation. Der Gebrauch der ICT birgt jedoch technische, anwendungsmässige und datenschutzrechtliche Risiken. Nachfolgende Regelungen haben zum Ziel, die Datensicherheit der Gemeinde so gut wie möglich zu gewährleisten.
Grundsatz
Art. 2
Grundsatz
Daten der Gemeinde unterliegen dem Datenschutz, dem Amtsgeheimnis sowie weiterer Schutzvorgaben. Daten dürfen deshalb nicht weitergebeben und müssen vor unbefugtem Zugriff geschützt aufbewahrt werden. Nicht mehr benötigte Daten müssen zurückgegeben und gelöscht werden.

Der Benutzer stellt sicher, dass die Daten korrekt verwendet und aufbewahrt werden. Er ist für die Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben persönlich verantwortlich und haftbar.

Dies gilt sowohl für Papierkopien wie auch für elektronische Daten.

Die Nutzung von Papierunterlagen sowie der gemeindeeigenen ICT-Infrastruktur ist vertrauenswürdiger. Werden private Geräte oder solche von Dritten verwendet, ist zusätzliche Aufmerksamkeit nötig.
Freiwilligkeit
Art. 3
Freiwilligkeit
Die Nutzung der gemeindeeigenen ICT-Infrastruktur (Hardware und Software wie auch Daten) ist für vom Volk gewählten Behörden und Kommissionen freiwillig, Mitarbeiter ausgenommen.

Es besteht umgekehrt kein Anrecht auf die Nutzung der ICT-Infrastruktur.

Falls ein Nutzer keine ICT nutzen will, stellt die Gemeindekanzlei die benötigten Papierunterlagen in der persönlichen Ablage bereit.
Benutzerprofile, Benutzernamen und Passwörter
Art. 4
Benutzerprofile, Benutzernamen und Passwörter
Der IT-Verantwortliche erstellt auf der ICT-Infrastruktur die Benutzerprofile und weist den Nutzern die entsprechenden Benutzerrechte zu, welche sie zur Erfüllung ihrer Aufgaben benötigen.

Jedem Nutzer wird ein persönliches Login und Passwort zur Verfügung gestellt. Mit diesen Benutzerinformationen kann auf die erforderlichen Daten und Systeme zugegriffen werden.

Benutzernamen und Passwörter sind persönlich und nicht übertragbar. Sie sind geheim zu halten und dürfen unter keinen Umständen schriftlich aufbewahrt werden.
Software
Art. 5
Software
Der Nutzer ist verpflichtet, ausschliesslich nur solche Software auf den von der Gemeinde zur Verfügung gestellten Informatikmitteln einzusetzen, für die eine gültige Nutzungslizenz vorliegt.

Nutzer dürfen Software aus dem Internet nur mit ausdrücklicher Genehmigung des IT-Verantwortlichen downloaden und auf gemeindeeigenen Informatikmitteln installieren.
Private Nutzung
Art. 6
Private Nutzung
Durch Kontroll- und Überwachungsmassnahmen könnten personenbezogene Daten der Nutzer erfasst werden. Um die Erfassung auf ein Minimum zu reduzieren, sollen die von der Gemeinde zur Verfügung gestellten Informatikmittel deshalb nicht für privaten Gebrauch benutzt werden. Das Speichern von persönlichen Daten auf den Dateiablagen ist nicht erlaubt.

Befolgt der Nutzer diese Regelung nicht, kann er die Gemeinde nicht haftbar für allfällige Folgen seines Handelns machen.
Datenschutz
Art. 7
Datenschutz
Im Hinblick auf den Datenschutz gemäss der entsprechenden Ordnung trifft der IT-Verantwortliche die organisatorischen und technischen Massnahmen für angemessenen Datenschutz.
Systemsicherheit
Art. 8
Systemsicherheit
Der IT-Verantwortliche hat das Recht, zur Gewährleistung der Sicherheit Einsicht in alle Systeme und Daten zu nehmen und sie zu verwalten. Ausgenommen sind private Daten der Mitarbeiter, die so gekennzeichnet sind.

Computer müssen beim Verlassen des Arbeitsplatzes gesperrt werden („Windows-Taste + L“).

Der IT-Verantwortliche ist dafür besorgt, dass Server, Computer sowie alle weiteren Informatikmittel über ausreichenden Schutz verfügen.

Zur Verhinderung von Missbrauch kann der Zugang zu bestimmten Internet-Adressen oder anderen Datenquellen durch technische Massnahmen beschränkt oder verhindert werden.
Datensicherung
Art. 9
Datensicherung
Der IT-Verantwortliche ist zuständig für die Sicherung aller Daten vor Manipulation oder Verlust und erstellt regelmässig Backups der Daten. Die Datensicherungen haben mindestens zweimal pro Woche zu erfolgen und die Datensicherung muss an einem anderen Ort aufbewahrt werden.
Kontroll- und Überwachungsmassnahmen
Art. 10
Kontroll- und Überwachungsmassnahmen
Um die Sicherheitsanforderungen der Gemeinde zu gewährleisten (z.B. Schutz vor operationellen und rechtlichen Risiken, Interessen und Ruf der Gemeindeverwaltung) kann der IT-Verantwortliche periodisch die Benutzung der Informations- und Kommunikationsmittel unter Wahrung datenschutzrechtlicher Bestimmungen überprüfen.

Für die Anordnung von Kontroll- und Überwachungsmassnahmen sowie die Durchführung von entsprechenden Auswertungen ist der IT-Verantwortliche zuständig. Er hat dafür zu sorgen, dass solche Auswertungen nur von dazu autorisierten Personen durchgeführt und vertraulich behandelt werden.

Wurden bei Kontroll- und Überwachungsmassnahmen personenbezogene Daten erfasst, so werden die Nutzer über diese Tatsache und den Umfang der personenbezogenen Auswertung informiert.
Gefährdung
Art. 11
Gefährdung
Werden Manipulationen oder Störungen festgestellt, welche die Sicherheit, die Funktionsfähigkeit oder die Verfügbarkeit der Informatikmittel gefährden, trifft der IT-Verantwortliche entsprechende Massnahmen. Die Nutzer über diese Tatsache sowie der zu treffenden Massnahmen informiert.

Besteht begründeter Verdacht auf Missbrauch der Informatikmittel für eine oder mehrere bestimmte Personen, kann der IT-Verantwortlichen gegenüber diesem begrenzten Personenkreis ohne Ankündigung eine zeitlich befristete Kontrolle durchführen bzw. durchführen lassen. Diese müssen mit der Polizei abgestimmt werden.

Der Gemeindevorstand ist über die durchgeführte Untersuchung und allfällig getroffene Massnahmen zu informieren und beaufsichtigt diese.

Die Auswertungsresultate werden dem Gemeindevorstand und, sofern nötig, der vorgesetzten Person der oder des Betroffenen mitgeteilt.
Verantwortung
Art. 12
Verantwortung
Der Zugriff auf Gemeindedaten ist für die Nutzer mit ihren privaten Computern erlaubt, soll aber so weit wie möglich minimiert werden

Werden Daten der Gemeinde mittels privater Infrastruktur verarbeitet oder gespeichert, so ist der Nutzer selbst für die Einhaltung der Gesetze verantwortlich.

Insbesondere übernimmt der Nutzer wie in Art. 1 und 2 aufgeführt die volle Verantwortung für Informationssicherheitsvorfälle mit seiner Infrastruktur in Bezug auf:
Vertraulichkeit (z.B. Offenlegung, Virusbefall, Zugriff durch Dritte, Veröffentlichung)
Integrität (z.B. ungewollte Veränderungen)
und Verfügbarkeit (Verlust, Verschlüsselung durch Hacker, fehlendes Backup)
Datennutzung
Art. 13
Datennutzung
Aus den in Art. 1 und 2 aufgeführten Gründen dürfen Daten der Gemeinde nicht auf Geräte abgelegt werden, die nicht vollständig der Kontrolle des jeweiligen Nutzers unterstehen (z.B. PC des Arbeitgebers), ausser der Zugriffsschutz von Dritten darauf ist garantiert.

Daten, welche sich lokal auf einem Computer befinden, können durch die Gemeinde nicht gesichert werden. Sämtliche Daten und Dokumente, die der Gemeinde gehören, müssen daher zwingend auf dem von der Gemeinde vorgegebenen Speicher abgelegt werden. Ausnahmen können durch den IT-Verantwortlichen bewilligt werden, wenn die Sicherheit gewährleistet ist.
Datenablage
Art. 14
Datenablage
Grundsätzlich müssen sämtliche Daten der Gemeinde auf dem dafür vorgegebenen Speichersystem abgelegt werden.

Es ist insbesondere verboten, nicht freigegebene Cloudspeicherdienste im Internet für die Daten zu nutzen, z.B. Dropbox, OwnCloud, iCloud etc.
Social Media
Art. 15
Social Media ist ein nützliches Mittel zur schnellen Kommunikation, birgt ebenfalls Risiken. Die Regeln im Anhang dienen als Hilfe zur richtigen Nutzung, sowohl in der Gemeinde als auch privat.
Kommunikationssysteme
Art.
Kommunikationssysteme
E-Mail ist ein modernes und schnelles Mittel der Kommunikation, ist jedoch kein vertrauenswürdiges Medium und kann von Dritten abgefangen und gefälscht werden. Besonders schützenswerte Personendaten dürfen deshalb nicht ohne Einwilligung des Betroffenen per E-Mail übermittelt werden. Davon ausgenommen sind Übermittlungen an Amtsstellen und Behörden.

Dies gilt auch für andere Mittel wie Telefon- und Videokonferenzen (Teams, Zoom etc.) oder Textkommunikation (Teams, Whatsapp), ausgenommen die Datensicherheit ist gewährleistet.

Das Versenden von privaten E-Mails ist zulässig, wenn diese klar in der Betreffzeile mit «[PRIVAT]» gekennzeichnet sind. Der IT-Verantwortliche darf die so gekennzeichneten Mails nicht einsehen.
Nutzung WLAN
Art.
Nutzung WLAN
In den Gebäuden der Gemeinde ist ein WLAN eingerichtet.

Das WLAN «sagogn_public» kann von den Nutzern und Gästen gratis verwendet werden. Der Zugriff ist auf das Internet limitiert. Die Verfügbarkeit ist nicht garantiert.

Das WLAN «sagogn_verw» darf ausschliesslich von Nutzern gem. Art. 1 verwendet werden. Dies ist ein separiertes Netz, welches Zugriff auf bestimmte Geräte (Drucker und Datenspeicher) ermöglicht.

Das WLAN «sagogn_scola» darf ausschliesslich von der Schule verwendet werden. Dies ist ein separiertes Netz, welches Zugriff auf Geräte der Schule ermöglicht.
Meldung von Vorkommnissen
Art. 18
Meldung von Vorkommnissen
Technische Mängel und sicherheitsrelevante Vorkommnisse sind dem IT-Verantwortlichen sofort zu melden.
Kontrolle
Art. 19
Kontrolle
Der Gemeindevorstand bestimmt den IT-Verantwortlichen, der die Einhaltung der Bestimmungen dieser Verordnung kontrolliert und überwacht.

Die Geschäftsprüfungskommission hat das Recht, jederzeit in den Umgang der Nutzer mit den Daten Einsicht zu nehmen.
Inkrafttreten
Art. 20
Inkrafttreten
Die vorliegende Verordnung tritt mit der Annahme durch den Gemeindevorstand in Kraft.
Ausgabe vom Gemeindevorstand genehmigte am
Ausgabe von der Gemeindeversammlung genehmigt am
-
Ausgabe von der Regierung des Kantons GR genehmigte am
-
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Informatikverordnung - Gemeindeeigene ICT-Infrastruktur	21.05.2024 - übersetzt
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