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Der Bundesrat wird beauftragt, zu prüfen, wie Unternehmen von behördlichen Dokumentations- und Archivierungsvorschriften durch Koordination und Datenaustausch unter den zuständigen kantonalen und Bundesbehörden entlastet werden können.

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Der Bundesrat ist sich bewusst, dass die Archivierungs- und Dokumentationspflichten für die Unternehmen eine Belastung darstellen und sie daher unter Berücksichtigung der erklärten öffentlichen Zielsetzungen der Regulierungen auf das strikte Minimum reduziert werden müssen.

Zunächst gilt es, darauf hinzuweisen, dass es häufig im Interesse der Unternehmen selbst ist, ihre Unterlagen zum Geschäftsgang zu dokumentieren und zu archivieren. Das erlaubt ihnen nämlich, ihre Interessen zu wahren, wenn Lieferanten, Angestellte, Kundinnen bzw. Kunden oder die Verwaltung Ansprüche geltend machen.

Was die staatlich auferlegten Archivierungspflichten anbelangt, hat der Bund bereits Massnahmen zur Reduktion der Kosten für die Unternehmen getroffen. So wurde im Rahmen der letzten Revision des Rechnungslegungsrechts die Aufbewahrungspflicht für Unterlagen gelockert; gemäss Artikel 958f des Obligationenrechts muss die Geschäftskorrespondenz somit in der Regel nicht mehr aufbewahrt werden. Auch die Veranlagungsverfügungen der Eidgenössischen Zollverwaltung können jederzeit und so oft wie nötig (während zehn Jahren) heruntergeladen und in elektronischer Form aufbewahrt werden (mit elektronischer Signatur). Der Trend hin zu einer IT-gestützten Unternehmensverwaltung hat eine deutliche Reduktion der Dokumentations- und Archivierungskosten zur Folge. Beanspruchten die alten Archive oft viel Platz, ist dies bei den elektronischen Archivierungssystemen nicht mehr der Fall. Ausserdem sinken die Kosten für das Speichern elektronischer Daten seit Jahren kontinuierlich.

Der Gesetzgeber hat dieser Entwicklung Rechnung getragen. So ist gemäss der Geschäftsbücherverordnung (SR 221.431) die elektronische Archivierung der Geschäftsbücher zulässig. Und auch die Mehrwertsteuerverordnung (SR 641.201) sieht vor, dass elektronisch aufbewahrte Daten und Informationen für den Vorsteuerabzug, die Steuererhebung oder den Steuerbezug verwendet werden können.

Die obenerwähnten Beispiele zeigen, dass der Bundesrat die entsprechenden Anpassungen vornimmt, wenn er Lockerungsmöglichkeiten bei den Dokumentations- und Archivierungspflichten erkennt. Werden für die Unternehmen neue Vorschriften festgelegt, muss zudem eine Regulierungsfolgenabschätzung durchgeführt werden; auf diese Weise lassen sich kostengünstigere Varianten für die Unternehmen ermitteln. Das KMU-Forum nimmt zu neuen Regulierungen ebenfalls Stellung.

Der Postulant präzisiert nicht, welche Archivierungs- und Dokumentationsvorschriften geprüft werden sollen. Ausserdem tauschen die Bundes- und die kantonalen Behörden bereits heute Informationen aus (z. B. Daten, die gemäss Art. 112 des Zollgesetzes im Rahmen der Zollanmeldungen gesammelt wurden). In Abstimmung mit den Kantonen die gesamte Gesetzgebung einer Prüfung zu unterziehen würde in diesem Zusammenhang unverhältnismässige Ressourcen beanspruchen. Damit eine solche Prüfung der Archivierungs- und Dokumentationspflichten in der Praxis durchführbar ist, müsste sie schon ein konkretes und klar abgegrenztes Thema betreffen.

Der Bundesrat beantragt die Ablehnung des Postulates.