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Il Consiglio federale ha deciso che dal 1° gennaio 2014 innumerevoli documenti conservati nell'Archivio federale svizzero (AFS) non potranno più essere consultati, compresi quelli che fino al 2013 erano liberamente accessibili al pubblico. La legge federale sull'archiviazione stabilisce che, scaduto un termine di protezione di 30 anni, gli atti della Confederazione sono accessibili al pubblico e che una proroga del termine di protezione si giustifica solo se un interesse pubblico o privato preponderante degno di protezione si oppone alla consultazione. Nella sua risposta del 15 settembre 2014 alla domanda 14.5369, il Consiglio federale ha ammesso che il prolungamento del termine di protezione si applica anche a documenti non classificati.

Di fronte a questo chiaro aggiramento della volontà del legislatore, invito il Consiglio federale a rispondere alle seguenti domande:

1. In totale, quanti metri lineari di documenti conservati nell'AFS sono interessati da una proroga del termine di protezione? Quanti di questi lo sono dal 1° gennaio 2014? Quali misure intende adottare per evitare che il numero di metri lineari di documenti non consultabili continui a crescere in misura così massiccia?

2. Quanti metri lineari di documenti liberamente accessibili al pubblico fino al 2013 non sono più consultabili dal 1° gennaio 2014? Quali sono i motivi che hanno determinato il cambiamento del termine di protezione?

3. Per proteggere alcuni dossier è stata vietata la consultazione di interi sub-fondi. Quali misure intende adottare affinché in futuro sia possibile circoscrivere il divieto di consultazione ai dossier per i quali una proroga del termine di protezione è giustificata?

4. L'allegato 3 dell'ordinanza relativa alla legge federale sull'archiviazione dimostra come i singoli dipartimenti interpretino la legge federale sull'archiviazione in modo molto diverso. Non ritiene che un potenziamento del ruolo dell'AFS nei confronti dei dipartimenti possa portare a una prassi più uniforme? Quali misure intende adottare a tale scopo?

5. Oggi, i servizi che decidono se vietare o meno la consultazione di documenti incorrono in sanzioni unicamente quando rendono arbitrariamente accessibili al pubblico documenti degni di protezione, ma non - come ha riconosciuto lo stesso Consiglio federale rispondendo alla domanda 14.5369 - quando vietano arbitrariamente la consultazione di dossier che, secondo la legge, dovrebbero essere liberamente accessibili al pubblico. Questo meccanismo sanzionatorio a senso unico è una concausa del rapido aumento dei documenti sottoposti a divieto di consultazione. Per questo motivo, alcuni ricercatori hanno proposto che, per fissare i termini di protezione, l'amministrazione federale debba chiedere il parere di esperti esterni attivi nella ricerca storica. Come giudica questa proposta?

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Il problema cui fa riferimento l'autrice dell'interpellanza è da ricondurre al fatto che all'inizio del 2014 l'Archivio federale svizzero (AFS) ha messo a disposizione in forma elettronica l'intero catalogo. In questo modo sono state migliorate considerevolmente le possibilità di ricerca e le informazioni del catalogo sono state rese accessibili a tutti on line e non più, come finora, soltanto agli utenti delle sale di lettura dell'AFS. Il Dipartimento federale della difesa, della protezione della popolazione e dello sport (DDPS) ha dovuto pertanto adeguare i metadati dei dossier sugli impianti ancora in esercizio e dei dossier contenenti informazioni sensibili di altra natura. All'occasione ha verificato anche i termini di protezione di questi dossier e constatato che per alcuni era necessario prorogarli. Inizialmente il DDPS aveva previsto di prorogare il termine di protezione secondo l'articolo 12 capoverso 1 della legge sull'archiviazione (LAr; RS 152.1) per un numero nettamente inferiore di dossier. Visti però i tempi estremamente stretti a disposizione per questa operazione ha optato per una soluzione più rapida: prorogare i termini di protezione di interi sub-fondi e non soltanto dei dossier direttamente interessati. Questa soluzione è stata concordata con l'AFS.

1. Al momento circa 380 000 dei complessivi 4,1 milioni di dossier (di norma è meglio indicare il numero di dossier bloccati e non i metri lineari occupati, in quanto ogni dossier rappresenta in genere un affare; lo spessore può variare parecchio e non è molto indicativo del contenuto e dell'importanzadel dossier; inoltre l'AFS dispone soltanto di un'indicazione dello spessore medio dei dossier; per queste ragioni le informazioni richieste sono fornite in numero di dossier) dell'AFS sono sottoposti a un termine di protezione prorogato secondo l'articolo 12 capoverso 1 LAr (alla consultazione si oppone un interesse pubblico o privato preponderante degno di protezione) e quindi elencati nell'allegato 3 dell'ordinanza sull'archiviazione (OLAr; RS 152.11). Circa 840 000 dossier sono soggetti a un termine di protezione prorogato secondo l'articolo 11 capoverso 1 LAr (protezione di dati personali). Tutti i documenti del DDPS cui si fa riferimento nella presente interpellanza e nella precedente domanda (14.5369) sono protetti in virtù dell'articolo 12 capoverso 1 LAr. Il 1° gennaio 2014 circa 160 000 nuovi dossier sono stati sottoposti a un termine di protezione prorogato secondo l'articolo 12 capoverso 1 LAr, che nella maggior parte dei casi è di 80 anni.

Il considerevole aumento nel 2014 dei dossier sottoposti a un termine di protezione prorogato è da ricondurre alla particolare circostanza citata in apertura. Si tratta pertanto di una situazione temporanea. Il DDPS e il Dipartimento federale dell'interno procederanno a una verifica delle limitazioni introdotte nel 2014. Lo scopo sarà di preservare gli interessi degni di protezione senza limitare eccessivamente l'accesso ai documenti archiviati del DDPS.

2. Dei circa 160 000 nuovi dossier sottoposti il 1° gennaio 2014 a un termine di protezione prorogato secondo l'articolo 12 capoverso 1 LAr circa 150 000 erano precedentemente liberamente accessibili. Sono toccati da questa restrizione praticamente soltanto i dossier del DDPS (cfr. introduzione).

3. Come dimostra l'allegato 3 OLAr, di norma è fatto uso della possibilità di una protezione più affinata dei documenti che non si limiti soltanto al livello di sub-fondo. Secondo il Consiglio federale la procedura vigente, in base alla quale gli uffici fissano i termini di protezione con il sostegno dell'AFS, è tuttora la soluzione più indicata allo scopo.

4. Effettivamente alcuni dipartimenti limitano l'accesso secondo l'articolo 12 capoverso 1 LAr a un numero maggiore di documenti rispetto ad altri. Tuttavia dipartimenti quali il DDPS hanno, in virtù del loro campo di attività, un numero più elevato di documenti per i quali si giustifica una proroga del termine di protezione. Il Consiglio federale non ritiene necessario prevedere ulteriori misure.

5. Il Consiglio federale non osserva una tendenza generale all'aumento dei dossier sottoposti a un termine prorogato secondo l'articolo 12 capoverso 1 LAr. L'aumento registrato per il DDPS resta un'eccezione. È sicuramente nell'interesse di tutte le persone che desiderano accedere al patrimonio archivistico che un dipartimento versi il più rapidamente possibile all'AFS i documenti di cui non ha più bisogno. L'attuale soluzione, in cui gli specialisti delle unità amministrative definiscono il termine di protezione, appare pertanto la più efficiente e adeguata.

Se fosse un organo esterno a stabilire i termini di protezione, la consegna all'AFS richiederebbe più tempo visto la quantità di documenti. Gli interessi dei ricercatori vanno sempre messi in relazione agli interessi degni di protezione e non possono essere considerati isolatamente. Inoltre è possibile presentare in ogni momento all'AFS una domanda per la consultazione di atti sottoposti a un termine di protezione. In genere queste domande sono evase rapidamente e nella maggior parte dei casi approvate, eventualmente a determinate condizioni. Per questa ragione il ricorso ad un organo di esperti esterni non rappresenta, secondo il Consiglio federale, una buona soluzione.

Risposta del Consiglio federale.