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Le Conseil fédéral est chargé d'étudier les moyens qui permettraient de réduire les obligations qui incombent aux entreprises en matière de documentation et d'archivage, en favorisant la coordination et l'échange de données à la fois entre les autorités cantonales compétentes et entre ces autorités et les autorités fédérales concernées.

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Le Conseil fédéral est conscient du fait que les obligations d'archivage et de documentation constituent une charge pour les entreprises, et qu'il convient donc de les limiter au strict nécessaire, tout en tenant compte de l'objectif public visé par les réglementations.

Tout d'abord, il convient de relever qu'il est souvent dans l'intérêt des entreprises elles-mêmes de documenter et d'archiver les pièces liées à la marche de leurs affaires. Ceci permet de défendre leurs intérêts par rapport aux prétentions de leurs fournisseurs, de leurs salariés, de leurs clients ou de l'administration.

Pour ce qui concerne les obligations d'archivage imposées par l'État, la Confédération a pris des mesures pour réduire les coûts des entreprises. Ainsi, la dernière révision du droit comptable a permis des allègements dans l'obligation de conservation des pièces ; selon l'article 958f du Code des obligations, la correspondance ne doit en règle générale plus être conservée. De même, les décisions de taxation de l'Administration fédérale des douanes peuvent être téléchargées en tout temps et le nombre de fois nécessaire (durant dix ans) et conservées sous forme électronique (avec signature électronique). La tendance à une administration basée sur des processus électroniques dans les entreprises implique une forte baisse des coûts de documentation et d'archivage. Alors que les anciennes archives nécessitaient souvent des locaux importants, les systèmes d'archivage électroniques prennent peu de place, d'autant que les coûts de stockage des informations électroniques sont en baisse constante depuis des années.

Le législateur a tenu compte de cette évolution. Ainsi, l'ordonnance concernant la tenue et la conservation des livres de comptes (RS 221.431) permet un archivage électronique des pièces comptables. De même, l'ordonnance régissant la taxe sur la valeur ajoutée (RS 641.201) prévoit que les données et informations conservées de manière électronique sont utilisables pour la déduction de l'impôt préalable, la perception ou le recouvrement de l'impôt.

Comme le montrent les exemples précédents, lorsque le Conseil fédéral identifie des allègements dans les obligations de documentation et d'archivage, il procède aux ajustements nécessaires. Par ailleurs, lorsque de nouvelles exigences sont imposées aux entreprises, une analyse d'impact de la réglementation doit être effectuée ; celle-ci permet d'identifier aussi des variantes moins coûteuses pour les entreprises. Le Forum PME a également l'occasion de se prononcer sur les nouvelles règles.

L'auteur du postulat ne définit pas quelles obligations d'archivage et de documentation devraient être examinées. De plus, les échanges d'information entre autorités cantonales et fédérales sont déjà de mise aujourd'hui (par ex. données recueillies par le biais des déclarations en douane en vertu de l'art. 112 de la loi sur les douanes). Dans ce contexte, lancer un examen de l'ensemble de la législation en coordination avec les cantons nécessiterait des ressources disproportionnées. Pour être réalisable en pratique, un examen des obligations d'archivage et de documentation devrait se faire sur une thématique concrète et bien délimitée.

Le Conseil fédéral propose de rejeter le postulat.