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Nel passato, i fax erano strumenti utili per trasmettere informazioni. Negli ultimi anni, tuttavia, nella maggior parte dei settori questi strumenti sono stati sostituiti dalla posta elettronica o si prevede una loro sostituzione. Nel quadro di un programma di risparmio (finanziario), ad esempio, la città di Berna ha recentemente fissato l'obiettivo "amministrazione senza fax".

Nell'amministrazione federale sono ancora molti i numeri di fax disponibili. Attualmente, nell'annuario federale on line sono registrati 893 numeri di fax. È lecito supporre che dietro a questa cifra si nascondo fax accesi giorno e notte per 365 giorni all'anno, anno dopo anno. Probabilmente la maggior parte di questi apparecchi potrebbe essere eliminata contribuendo nel contempo a un risparmio energetico.

Il Consiglio federale è invitato quindi a rispondere alle seguenti domande:

1. A quanti fax si potrebbe rinunciare in tutto?

2. In quali casi è possibile trovare soluzioni tecniche che permettono ai documenti in entrata di essere trasmessi a un indirizzo di posta elettronica e a quelli in uscita di essere scansionati tramite apparecchi multifunzionali?

3. In quali casi bisogna continuare ad usare i fax? Per quale motivo?

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È vero che con l'utilizzo della posta elettronica (e-mail) e di InFax - un servizio di mercato "Managed Value Added Messaging Services (VAMS)" dell'UFIT - è possibile ridurre il numero di telecopiatrici (apparecchi fax). InFax è un servizio che consente di trasferire i fax in entrata a un indirizzo e-mail, rendendo in tal modo superfluo il bisogno di apparecchi fax.

Ciononostante gli apparecchi fax non appartengono al passato. In certi luoghi hanno ancora ragione d'essere e offrono determinati vantaggi. Secondo i dati forniti dall'Ufficio federale dell'informatica e della telecomunicazione, nell'amministrazione federale si contano 2409 collegamenti fax alla linea telefonica. A causa della continua domanda di telecopiatrici, l'Ufficio federale delle costruzioni e della logistica (UFCL) offre nel suo assortimento di prodotti tecnologici per l'ufficio due modelli sostenibili di apparecchi fax (alimentazione con carta riciclata e consumo di energia elettrica in modalità standby di 1,5 watt per ora).

Gli apparecchi fax sono utilizzati soprattutto nelle sedi esterne, quali uffici doganali, territori esteri, centri di procedura, aeroporti, sedi militari.

Essi servono in primo luogo per ricevere e inviare in modo rapido e semplice documenti d'identità, incarti sul personale, atti giudiziari, referti medici, documenti confidenziali, documenti di trasporto ecc. disponibili solo in forma cartacea.

Le premesse tecniche per la trasmissione elettronica con apparecchi multifunzionali e InFax sono fondamentalmente date. Secondo la decisione numero 66.10 del 6 giugno 2007 del comitato per la sicurezza informatica, in ragione dell'elevata necessità di sicurezza gli apparecchi multifunzionali non possono essere collegati alla rete telefonica pubblica.

1. Rientra nella responsabilità dei singoli dipartimenti impiegare in modo ottimale i mezzi di trasmissione e utilizzare e attuare il servizio InFax. L'UFCL ha, ad esempio, già attuato una soluzione sostitutiva per le telecopiatrici (deviazione su mailbox mediante InFax), di modo che dietro a oltre trenta numeri di fax vi sono fisicamente ancora solo due telecopiatrici.

2. Le premesse tecniche per apparecchi multifunzionali e InFax sono date e possono essere attuate ovunque sia disponibile la relativa infrastruttura.

3. Gli apparecchi fax vengono mantenuti in tutte le "sedi esterne" con processi logistici operativi che richiedono l'immediata disponibilità di documenti cartacei, come pure nello scambio di dati con un pubblico senza accesso a una postazione PC.

Risposta del Consiglio federale.