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Le Conseil fédéral est invité à créer au plus vite les bases légales qui permettront de munir d'une signature électronique, et non plus manuscrite, tous les documents internes à l'administration fédérale qui doivent être signés. Dans tous les autres cas, l'administration fera usage des possibilités offertes par la documentation des confirmations gérée par processus, que propose notamment le nouveau produit GEVER standardisé Acta Nova. La signature manuscrite sera désormais l'exception. Il sera fait d'autre part en sorte que l'administration fédérale ne puisse rejeter un document muni d'une signature électronique et accompagné d'un rapport de vérification émis par validator.ch que si des doutes sérieux apparaissent quant à sa validité, qu'il s'agisse d'un document interne à l'administration ou non. La généralisation dans l'administration de la signature électronique permettra par ailleurs de généraliser la gestion et l'archivage électroniques, d'évincer le courrier papier au profit du message électronique, d'accélérer le passage au numérique de l'administration fédérale, de contribuer fortement à la banalisation de la signature numérique et enfin d'améliorer l'efficience de l'administration fédérale.

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Le Conseil fédéral entend mettre à profit au sein de l'administration fédérale les possibilités offertes par la documentation des confirmations gérée par processus, que propose notamment le nouveau produit GEVER standardisé Acta Nova. Les conditions techniques permettant de faire usage de ces possibilités sont en principe déjà réunies dans de larges pans de l'administration fédérale, depuis l'introduction, en mai 2012, de la gestion électronique des affaires. Conformément à l'art. 1, al. 1, de l'ordonnance GEVER (RS 172.010.441), l'administration fédérale doit traiter les documents importants pour les affaires au moyen de systèmes de gestion électronique des affaires (systèmes GEVER). La base légale permettant de renoncer dans de nombreux cas à la signature manuscrite a ainsi été créée. À l'heure actuelle, quelque 13 000 collaborateurs de l'administration fédérale centrale utilisent un produit GEVER. Entre 2018 et 2020, dans le cadre du projet TIC clé GENOVA, la future solution GEVER standardisée Acta Nova sera disponible sur quelque 30 000 postes de travail de l'administration fédérale centrale et d'une partie de l'administration fédérale décentralisée. Les conditions techniques permettant une gestion des affaires électronique et gérée par processus seront donc remplies à l'avenir pour un nombre nettement plus important de collaborateurs.

Un système de flux de travail GEVER permet de signer par voie électronique ou de confirmer par apposition de la mention "Approuvé" ou par des actions comparables les documents internes à l'administration fédérale qui nécessitent une approbation. L'impression et la signature physique sont ainsi rendues caduques, ce qui supprime les ruptures de médias, indésirables et inefficientes.

Aujourd'hui déjà, toutes les autorités de l'administration fédérale doivent obligatoirement accepter les documents remis sous forme électronique dans le cadre de procédures administratives (art. 3 de l'ordonnance du 18 juin 2010 sur la communication électronique dans le cadre de procédures administratives ; OCEl-PA, RS 172.021.2) s'ils sont conformes aux exigences légales (concernant notamment le format et la signature selon les art. 5 et 6 OCEl-PA). La vérification peut être effectuée en recourant à validor.ch.

Il s'ensuit que les demandes de l'auteur de la motion sont déjà largement satisfaites. Exiger de manière standard l'introduction de la signature électronique lorsque la loi exige une signature va pour le moment trop loin aux yeux du Conseil fédéral et demanderait des éclaircissements plus approfondis.