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Già dieci anni fa, nel capitolo 3.1.2 del messaggio concernente la legge federale sulla trasparenza dell'amministrazione (LTras), il Consiglio federale aveva annunciato l'intenzione di introdurre un "registro centrale dei documenti ufficiali, accessibile al pubblico su Internet nonché sulla rete interna" (FF 2003 1851), adducendo quali argomenti a sostegno del progetto la trasparenza, considerazioni di ordine pratico e un buon rapporto costi-benefici. L'introduzione di un "single point of orientation" (SPO) figura anche tra gli obiettivi del Consiglio federale per il 2013 (parte II, Dipartimento federale dell'interno, obiettivo 11). Sorprende quindi non poco il comunicato stampa diffuso il 23 ottobre 2013 in cui si legge che "il Consiglio federale ha deciso di sospendere per cinque anni il progetto che prevede l'introduzione di un registro centrale dei documenti ufficiali della Confederazione".

Il Consiglio federale è pertanto invitato a rispondere alle domande seguenti:

1. È tuttora determinato a perseguire l'obiettivo di allestire un registro centrale per la ricerca di documenti ufficiali dell'amministrazione federale (SPO)? Come intende attuare l'articolo 18 LTras nei prossimi anni?

2. Il SPO presuppone un sistema di gestione elettronica degli affari (GEVER). Quali dipartimenti lo hanno introdotto e quali non ancora o soltanto in alcuni uffici? A che cosa sono dovuti i ritardi? Quale scadenza ha imposto ai dipartimenti e agli uffici?

3. A quanto sembra, una soluzione SPO testata in fase pilota ha dato esiti soddisfacenti. È prevista la realizzazione, in una prima fase, del SPO negli uffici che hanno introdotto GEVER?

4. Sono sorti problemi negli ultimi sette anni a causa di un aumento delle richieste?

5. È prevista la pubblicazione dei piani di classificazione degli uffici federali non appena saranno allestiti e consolidati?

6. A quanto stima i costi della sospensione del progetto? L'attuale programmazione e impostazione del progetto saranno ancora validi tra cinque anni o sarà necessario ripensare l'intero sistema?

7. Qual è il rapporto costi-benefici di GEVER a sette anni dalla decisione della sua introduzione? Il sistema permette di rendere più trasparente ed efficiente l'operato dell'amministrazione federale? Come sono ponderati i costi?

8. Come valuta il diritto fondamentale al libero accesso alle informazioni (art. 16 cpv. 3 della Costituzione federale) alla luce della giurisprudenza relativa alla LTras? L'amministrazione federale ha effettuato il cambio di paradigma e compiuto il passo verso la trasparenza?

9. Come è assicurato alla popolazione interessata il miglior sostegno possibile fino all'introduzione del SPO?

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1. L'introduzione di un registro centrale per la ricerca di documenti ufficiali ("single point of orientation - SPO") resta un obiettivo importante. Il Consiglio federale vorrebbe tuttavia introdurlo contemporaneamente e uniformemente per tutti i dipartimenti e gli organi dell'amministrazione federale. Purtroppo mancano ancora i presupposti tecnici (non tutte le unità federali dispongono di un sistema di gestione elettronica degli affari GEVER). Per questo motivo la decisione sull'introduzione del SPO è stata per il momento rinviata. Fino all'introduzione del registro centrale resta comunque possibile accedere ai documenti dell'amministrazione federale presentando una domanda conformemente alla legge sulla trasparenza (LTras).

Secondo l'articolo 18 dell'ordinanza sulla trasparenza (OTras) le autorità sono tenute a mettere a disposizione informazioni che agevolano la ricerca di documenti. L'Ufficio federale di giustizia farà valutare la LTras, e di conseguenza anche l'applicazione dell'articolo 18 dell'OTras, entro la fine del 2014. Si verificherà così tra l'altro se le informazioni messe sinora a disposizione dalle autorità siano sufficienti. La valutazione fornirà inoltre informazioni utili per rispondere più precisamente alle domande 4 e 8.

2. Attualmente in 66 uffici sono in uso diverse versioni di almeno sette tipi di GEVER. Nove uffici dell'amministrazione federale centrale non hanno ancora alcun sistema GEVER. Tra i dipartimenti, il Dipartimento federale degli affari esteri non dispone di soluzioni GEVER nelle sue sedi all'estero, mentre il Dipartimento federale delle finanze utilizza GEVER soltanto in alcuni uffici. Gli altri dipartimenti impiegano già quasi dappertutto un sistema GEVER, ma nei prossimi anni dovranno in parte sostituirlo con un prodotto standardizzato ancora da definire.

3. Secondo il Consiglio federale, un SPO ha un senso soltanto se è centralizzato, vale a dire se tutti i dipartimenti impiegano la stessa applicazione GEVER. Per questo motivo non si prende per il momento in considerazione l'introduzione di un SPO per singoli dipartimenti.

4. Una prima valutazione sistematica svolta nel 2009 dall'Istituto di alti studi in amministrazione pubblica IDHEAP di Losanna (rapporto di valutazione IDHEAP, http://www.edoeb.admin.ch/oeffentlichkeitsprinzip/00902/index.html?lang=it) ha rilevato soltanto un numero modesto di domande e costi trascurabili. Dal 2011, il numero di domande annuali è più che raddoppiato, il che ha aumentato l'onere lavorativo ma non ha provocato problemi di rilievo. Maggiori informazioni in proposito si avranno soltanto con la valutazione dell'Ufficio federale di giustizia citata al punto 1.

5. I sistemi di classificazione degli uffici non sono automaticamente pubblicati. Poiché sono oggetto della LTras, se ne può tuttavia richiedere la visione presentando un'apposita domanda. Soltanto con la creazione di un registro di tipo SPO i sistemi di classificazione saranno automaticamente accessibili.

6. Se tra cinque anni sarà introdotto un SPO, l'evoluzione tecnologica in generale e del settore GEVER in particolare renderanno probabilmente necessari aggiornamenti del sistema. Al momento non è però possibile stimare i costi che questo comporterebbe.

7. Con l'archiviazione dei dati in una struttura comune e la gestione elettronica e in parte standardizzata dei processi, i documenti possono essere messi a disposizione in maniera più efficiente. Grazie alla tracciabilità del disbrigo degli affari consentita dai sistemi GEVER, l'attività dell'amministrazione ha potuto essere resa più trasparente.

I costi generati dall'esercizio di un sistema GEVER sono in parte compensati dalla riduzione di altri oneri e attività (superamento della ricerca di documenti in archivi personali, risparmi sulle copie cartacee, maggiore efficienza nella gestione dei processi lavorativi, ecc.).

8. La libertà d'informazione sancita all'articolo 16 capoverso 3 della Costituzione federale dà ad ognuno il diritto di procurarsi informazioni da fonti accessibili a tutti. La LTras concretizza questo principio a livello di legge. Il diritto al libero accesso ai documenti dell'amministrazione è dunque fondato sulla Costituzione.

Dall'entrata in vigore, nel 2006, della LTras, sta a poco a poco formandosi una giurisprudenza sul diritto di accesso ai documenti ufficiali. Fino ad oggi il Tribunale amministrativo federale ha emesso 18 sentenze, mentre il Tribunale federale ne ha pronunciate quattro. Nella maggior parte dei casi, il Tribunale amministrativo federale ha confermato il diritto d'accesso del richiedente, in linea con la raccomandazione formulata dall'incaricato federale della protezione dei dati e della trasparenza (IFPDT). In un caso una decisione negativa del Tribunale amministrativo federale è stata rovesciata a favore del richiedente dal Tribunale federale.

D'altro canto, dalla statistica dell'IFPDT emerge che l'amministrazione ha accordato l'accesso completo a più della metà e l'accesso parziale a circa un quarto dei richiedenti. Inoltre, negli ultimi anni è diminuita la percentuale delle domande respinte, mentre è aumentata la quota dei casi in cui è stato accordato l'accesso parziale. Tuttavia, soltanto un'analisi sistematica della prassi potrà dirci se l'amministrazione stia effettivamente cambiando paradigma (cfr. punto 1).

9. L'amministrazione punta (come ha sempre fatto) a un disbrigo efficiente delle domande secondo la LTras e cerca di mettere i cittadini interessati nelle migliori condizioni informando tempestivamente di ogni sviluppo (cfr. punto 1).

Risposta del Consiglio federale.