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Il promemoria per la partecipazione ai programmi frequent flyer delle compagnie aeree ("Merkblatt für die Teilnahme an Vielfliegerprogrammen der Fluggesellschaften") è valido sia per gli impiegati dell'amministrazione federale che per i parlamentari federali. In tale documento si precisa che, in linea di principio, durante i viaggi di servizio è consentito l'accumulo di miglia di volo nell'ambito dei programmi frequent flyer delle compagnie aeree. Si aggiunge inoltre che le miglia accumulate in occasione di viaggi di servizio, nonché altri vantaggi acquisiti, sono considerati di proprietà della Confederazione e possono essere utilizzati esclusivamente per scopi professionali.

Vanno chiarite le seguenti domande:

1. Il superiore (o, nel caso dei parlamentari, la Delegazione amministrativa) come può controllare chi ha accumulato miglia e quante ne ha accumulate (i conti Miles & More di Swiss/Lufthansa sono privati)?

2. Che cosa succede se il collaboratore o il parlamentare non tiene un proprio conto testimone? Nel programma Miles & More di Swiss/Lufthansa sono indicate soltanto le transazioni degli ultimi tre mesi. Ciò significa che quattro mesi dopo l'accredito delle miglia non è più possibile sapere quante miglia sono state accreditate a un collaboratore o a un parlamentare per un determinato volo. Il collaboratore o il parlamentare in questione come può sapere quali miglia del suo conto sono di sua proprietà e quali appartengono invece alla Confederazione?

3. È vero che il superiore diretto o la Delegazione amministrativa non ha nessun controllo sulle registrazioni delle miglia poiché queste ultime non devono necessariamente passare per la centrale viaggi della Confederazione ma possono anche essere effettuate direttamente on line sul sito www.miles-and-more.com?

4. Quali sono le norme che disciplinano l'utilizzazione delle miglia accumulate nei viaggi di servizio? Con "esclusivamente per scopi professionali" si intende che il collaboratore o il parlamentare potrebbe utilizzare le proprie miglia durante i voli a lungo raggio per passare dalla classe business alla prima classe (upgrading)?

5. I collaboratori o i parlamentari che cessano le loro funzioni cedono le miglia "di proprietà della Confederazione" a quest'ultima?

6. Negli ultimi dieci anni quante miglia sono state restituite alla Confederazione da collaboratori o parlamentari che hanno cessato le loro funzioni?

7. Negli ultimi dieci anni sono state constatate violazioni della direttiva vigente?

8. Com'è possibile scoprire eventuali violazioni della direttiva vigente se la Confederazione non può controllare né le miglia accreditate né la loro utilizzazione?

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La domanda su come gestire il controllo delle miglia accumulate dagli impiegati federali fa sorgere il seguente dilemma: è più opportuno porre l'accento sull'impiego economico delle miglia accumulate o sui potenziali abusi, vale a dire svolgere essenzialmente onerose attività di controllo o applicare il principio della fiducia? Tre sono le opzioni disponibili:

a. la Confederazione vieta l'accumulo di miglia per i viaggi di servizio e rinuncia al vantaggio economico;

b. la Confederazione permette l'accumulo di miglia per i viaggi di servizio ed effettua controlli severi, ma anche onerosi e burocratici;

c. la Confederazione permette l'accumulo di miglia per i viaggi di servizio e delega principalmente ai collaboratori la responsabilità del controllo.

Attualmente nei dipartimenti non esiste una regolamentazione uniforme. Alle domande poste dall'autore dell'interpellanza si risponde come segue:

1. I superiori o la Delegazione amministrativa hanno le seguenti possibilità per avere un controllo: primo, gli impiegati sono invitati a rendere note le miglia accumulate durante i viaggi di servizio; secondo, gli impiegati comunicano il loro codice PIN dando così accesso al proprio conto miglia; terzo un organo di controllo interno o esterno è incaricato di effettuare ispezioni periodiche.

2. Per garantire un controllo sostenibile è necessario in ogni caso effettuare una verifica contabile. La durata della visualizzazione dei viaggi effettuati è attualmente di tre mesi. Una richiesta per prolungare tale durata è in sospeso presso il gruppo Swiss/Lufthansa.

3. È vero che le miglia possono essere riscosse direttamente all'indirizzo www.miles-and-more.com. Per questo motivo è importante far pieno uso della possibilità di controllare e visionare i conti. L'adempimento di questa disposizione spetta ai singoli dipartimenti o alle unità organizzative.

4. La regolamentazione per una prenotazione è contenuta in articolo 47, viaggi in aereo, nell'ordinanza sul personale federale (RS 172.220.111.31), indipendentemente dal genere di finanziamento. Essa disciplina che fino a tre ore di viaggio si può prenotare il pacchetto più vantaggioso in classe "Economy" e con oltre tre ore di viaggio il pacchetto più vantaggioso in classe "Business". Un upgrade di un volo in business class a un volo in first class non è quindi autorizzato.

5. Attraverso i meccanismi di controllo è possibile verificare quante miglia sono ancora disponibili al momento della cessazione dell'attività da parte di un collaboratore o di un parlamentare. Le miglia accumulate possono essere utilizzate nel quadro delle possibilità per il suddetto collaboratore o parlamentare o per un'altra persona.

6. In seguito alle norme restrittive applicate dalla compagnia aerea non è possibile trasferire miglia su un conto collettivo o a un organo pubblico. Alla Confederazione non sono quindi state trasmesse miglia.

7. Alla centrale viaggi della Confederazione non è nota alcuna infrazione.

8. Per quanto riguarda le possibilità di controllo e visione per i superiori e la Delegazione amministrativa si rinvia ad cifra 1. Al DFAE, per esempio, la revisione interna è stata incaricata di esaminare per il 1° gennaio 2013 l'accumulo di miglia e di presentare i risultati in modo esplicito nel suo rapporto di controllo.

Risposta del Consiglio federale.