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Il Consiglio federale è invitato a istituire quanto prima le basi legali affinché tutti i documenti interni all'Amministrazione federale per i quali è previsto un obbligo legale di firma siano di norma firmati elettronicamente invece che manualmente. Per tutti gli altri documenti, l'Amministrazione federale dovrà avvalersi delle possibilità di documentazione automatizzata delle conferme offerte in particolare dal nuovo prodotto standard GEVER Acta Nova. La firma manuale dovrà costituire l'eccezione. Occorre garantire che l'intera Amministrazione federale possa rifiutare i documenti - interni ed esterni - firmati elettronicamente e corredati di un protocollo di verifica di validator.ch soltanto se sussiste un dubbio fondato sulla loro legalità. L'utilizzazione della firma elettronica all'interno dell'Amministrazione consente di gestire e archiviare i dati elettronicamente, sostituisce l'invio di lettere con la posta elettronica, promuove la digitalizzazione dell'Amministrazione federale, contribuisce in misura decisiva all'accettazione della firma elettronica e migliora l'efficienza dei costi dell'Amministrazione federale.

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Il Consiglio federale intende approfittare all'interno dell'Amministrazione delle possibilità di documentazione automatizzata delle conferme, offerte in particolare dal nuovo prodotto standard GEVER Acta Nova. Le condizioni tecniche per un tale utilizzo sono di massima già adempiute dopo che nel maggio 2012 è stata introdotta la gestione elettronica degli affari in gran parte dell'Amministrazione federale. L'articolo 1 capoverso 1 dell'ordinanza GEVER (RS 172.010.441) prevede che i documenti pertinenti a un affare dell'Amministrazione federale siano trattati in sistemi di gestione elettronica degli affari (sistemi GEVER). Questa norma consente di rinunciare alla firma manuale in un elevato numero di casi. Attualmente circa 13 000 collaboratori dell'Amministrazione federale centrale utilizzano un prodotto GEVER. Fra il 2018 e il 2020, nell'ambito del progetto chiave TIC GENOVA, la futura soluzione GEVER standardizzata Acta Nova sarà disponibile su circa 30 000 postazioni di lavoro dell'intera Amministrazione federale centrale e di una parte dell'Amministrazione federale decentralizzata. In futuro, un numero nettamente più elevato di collaboratori disporrà pertanto delle condizioni tecniche per una gestione elettronica e automatizzata degli affari.

I documenti interni all'Amministrazione che devono essere approvati possono essere firmati elettronicamente - oppure se ne può confermare l'approvazione o altro - con l'ausilio di un sistema di flusso di lavoro GEVER. La stampa e la firma manuale diventano pertanto caduche e vengono quindi meno anche indesiderate e inutili interruzioni dei media.

Già oggi tutte le autorità dell'Amministrazione federale hanno l'obbligo di accettare i documenti inoltrati elettronicamente nell'ambito di procedimenti amministrativi (art. 3 dell'ordinanza del 18 giugno 2010 sulla comunicazione per via elettronica nell'ambito di procedimenti amministrativi; OCE-PA; RS 172.021.2), se sono rispettati i requisiti legali (in particolare formato e firma conformemente agli art. 5 e 6 OCE-PA). Per eventuali verifiche è a disposizione il validator.ch.

Le richieste dell'autore della mozione sono dunque già oggi ampiamente soddisfatte. Esigere l'introduzione sistematica della firma elettronica dei documenti interni all'Amministrazione quando vi sia un obbligo legale di firma è una pretesa che il Consiglio federale ritiene per il momento eccessiva e che necessiterebbe di maggiori approfondimenti.