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À l'occasion du changement de législature, les Services du Parlement ont édité un nouveau vademecum qui réglemente les diverses activités au service des députées et députés.

À cette occasion, une nouvelle règle a été édictée pour la distribution de documents pendant les séances qui prévoit, sous chiffre 1.5.5.3, que "les envois ne sont distribués que s'ils sont adressés personnellement et s'ils ont été dûment affranchis". Il convient de rappeler que, jusqu'alors, les envois adressés personnellement et remis en mains propres à une collaboratrice ou un collaborateur des Services du Parlement étaient distribués, sans obligation d'affranchissement. A moins d'un accord avec la Poste pour lui permettre de faire plus de bénéfices, je ne vois dans un tel changement qu'une volonté tatillonne de rendre plus difficile l'accès aux parlementaires. En effet, si les grandes organisations n'ont aucune difficulté financière à affranchir 246 enveloppes, et ce même plusieurs fois par année, il en est d'autres (petites ONG, associations à petit budget ou groupements de citoyennes et citoyens) pour lesquelles un franc est un franc et auxquelles cette règle ne va que compliquer un peu plus la tâche.

Dans la mesure où le but des Services du Parlement est d'être au service d'un Parlement performant, informé et proche de la population, ne peut-on envisager de revenir à la pratique précédente et renoncer à l'affranchissement obligatoire des courriers adressés aux parlementaires ?

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La réglementation énoncée sous chiffre 1.5.5.3 de l'aide-mémoire ("Vademecum") concernant la distribution des documents durant les sessions repose sur une décision prise par les Bureaux des Chambres fédérales en 1981, et n'a jamais été modifiée depuis cette date. Cette disposition a été reprise telle quelle dans l'aide-mémoire applicable à la 47e législature.

Dans leurs directives, les Bureaux des conseils partent du principe que les envois privés aux parlementaires doivent leur être adressés personnellement et doivent être dûment affranchis. Selon l'adresse indiquée, ces envois sont soit remis aux parlementaires à Berne, soit envoyés à leur domicile directement par la Poste ou via les Services du Parlement. Aux envois administratifs des Services du Parlement ne doivent être joints aucun courrier ni document non adressé ou non affranchi émanant d'organisations, d'entreprises ou de particuliers.

Durant la session, les parlementaires ont la possibilité de remettre ou d'envoyer des documents aux Services du Parlement sous forme d'envoi collectif. Si l'ancienne loi (loi sur le service des postes) n'autorisait la remise d'envois collectifs que pour des organisations siégeant à Berne, cette restriction a été supprimée en 1997 avec l'entrée en vigueur de la loi sur la poste. Toutefois, ces envois collectifs doivent être annoncés et obéir à certaines règles : il faut notamment connaître le nom de l'expéditeur responsable de l'envoi, et que celui-ci ne soit pas adressé à un parlementaire en particulier. Les lettres et les documents sont distribués sur les pupitres s'ils concernent un objet qui doit être traité par le conseil concerné durant la session en cours. Les autres documents ou les envois collectifs non annoncés sont déposés dans les antichambres des salles des conseils à l'intention des parlementaires. Les envois publicitaires, courriers commerciaux et autres lettres de réclamation ne sont ni distribués, ni déposés dans les antichambres.

Au vu de la pratique des deux dernières décennies, la Délégation administrative estime que ces règles ont fait leurs preuves, notamment en contribuant à endiguer de façon appréciable le flot de courrier qui submerge les parlementaires. Durant les sessions, chacun a la possibilité de remettre gratuitement des envois collectifs concernant les objets inscrits à l'autre du jour. Étant donné que ces directives n'ont pas été modifiées pour la présente législature, il est inutile de les réexaminer. En revanche, il s'agira de préciser le texte concerné à l'occasion de la prochaine édition de l'aide-mémoire.