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Der Bund verlangt ab 1. Januar 2016 von seinen Lieferanten E-Rechnungen für Beträge ab 5000 Franken.

Offenbar ist es eine Massnahme aus der nationalen E-Government-Strategie, welche das E-Government vorantreiben will. Mit E-Government soll "Transparenz geschaffen und das Vertrauen in die Regierungs- und Verwaltungstätigkeit gefördert werden", wie die Bundeskanzlei auf ihrer Website schreibt.

Die Pflicht zur Umstellung auf elektronische Rechnungsstellung stellt für viele KMU eine grosse Herausforderung dar. Das Umstellen auf ein neues, mit dem Bund kompatibles Abrechnungssystem wird bei den betroffenen Unternehmen beachtliche Mehraufwände auslösen. Dies ist umso ausgeprägter der Fall, als die verbleibende Zeit bis 1. Januar 2016 sehr kurz ist. Die Information seitens des Bundes an seine Lieferanten respektive an die entsprechenden Berufsverbände war äusserst spärlich. Viele der betroffenen Verbände (beispielsweise aus dem Kreise der Bauwirtschaft) wurden erst in den letzten Wochen - eher zufällig - auf diese Situation aufmerksam gemacht.

Ziel der E-Government-Strategie war in erster Linie, die elektronischen Interaktionen zwischen den staatlichen Stellen, zwischen Behörden und Bürgerinnen und Bürgern sowie Unternehmen und Behörden zu erleichtern. Für viele KMU wird mit der Pflicht zur Einreichung von E-Rechnungen die Interaktion aber nicht erleichtert, sondern im Gegenteil erschwert.

Der Bundesrat wird gebeten, folgende Fragen zu beantworten:

1. Hat er Kenntnis, wie hoch die Einführungskosten die Schweizer KMU zu stehen kommen?

2. Wurde für diese Neuerung bei den betroffenen Kreisen eine Vernehmlassung durchgeführt?

3. Ist er sich bewusst, vor welchen Herausforderungen er die KMU mit der Einführung dieser Pflicht stellt?

4. Ist er bereit, auf seinen Entscheid von Ende 2014 zurückzukommen und im Mindesten die Frist zur Pflicht zur Erstellung von E-Rechnungen deutlich zu verlängern?

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Der Bundesrat hat am 8. Oktober 2014 beschlossen, Lieferanten der Bundesverwaltung zur Einreichung von elektronischen Rechnungen zu verpflichten. Ab dem 1. Januar 2016 werden Verträge ab einem Vertragswert von 5000 Franken nur noch mit einer entsprechenden Klausel abgeschlossen. Kleinbeschaffungen sind auf Wunsch des Gewerbes ausgenommen. Mit dieser Verpflichtung wird die Rechnungsverarbeitung in der Bundesverwaltung effizienter und damit der sparsame und wirtschaftliche Einsatz der Steuergelder gefördert.

In Ergänzung zu diversen Medienberichten werden die Lieferanten mit den grössten Rechnungsvolumen durch die Bundesverwaltung kontaktiert, zudem ist eine E-Rechnungs-Hotline in Betrieb: Weitere Informationen sind auf www.e-rechnung.admin.ch verfügbar.

In vielen europäischen Ländern sind die Lieferanten der öffentlichen Verwaltung bereits zur elektronischen Rechnungsstellung verpflichtet (Dänemark: 2005; Österreich: 2014; Italien: 2015; Frankreich: ab 2017).

Zu den einzelnen Fragen:

1. Je nach gewählter Lösung, vorhandener Infrastruktur und Bedürfnissen des Unternehmens fallen unterschiedlich hohe Umstellungskosten an. Die Bundesverwaltung ist sich bewusst, dass sich der Aufwand für KMU in geringem Mass halten muss. Deshalb wird gerade für kleinere Rechnungsvolumen eine für den Lieferanten kostenlose Lösung angeboten, bei der lediglich eine PDF-Datei generiert und zugestellt werden muss.

2. Die Einführung der Verpflichtung der Lieferanten der Bundesverwaltung wurde frühzeitig mit den betroffenen Kreisen diskutiert. So wurde im Januar 2014 dem KMU-Forum die Idee vorgestellt. Aus dessen Stellungnahme stammt der Vorschlag, Kleinbeschaffungen unter 5000 Franken von der Verpflichtung auszunehmen. Weiter wurde die Ausgestaltung der Verpflichtung mit dem Schweizerischen Gewerbeverband abgesprochen.

3. Die Bundesverwaltung ist sich bewusst, dass die verschiedenen Lieferanten unterschiedliche Voraussetzungen und Bedürfnisse haben. Deshalb bietet sie drei verschiedene Varianten zur Einlieferung von elektronischen Rechnungen an. Jede berücksichtigt die spezifischen Bedürfnisse und Möglichkeiten des einzelnen Lieferanten. Nebst der strukturierten E-Rechnung, welche direkt aus dem Buchhaltungssystem des Lieferanten erstellt wird, können Rechnungen auch als PDF-Datei übermittelt oder im Internet manuell erfasst werden. Die Zustellung erfolgt in jedem Fall über einen Service Provider, welcher sich um die Einhaltung der rechtlichen Anforderungen kümmert. Die letzten beiden Varianten sind einfach anzuwenden, erfordern keine technische Umstellung und sind deshalb besonders für kleine Lieferanten geeignet.

Je nach gewählter Variante, Transaktionsvolumen, Zusatzdienstleistungen und involviertem Service Provider ist die Dienstleistung gratis oder mit geringen Kosten verbunden.

Aus Sicht der Bundesverwaltung bringt die E-Rechnung auch dem Lieferanten Vorteile, indem er auf manuelle Tätigkeiten verzichten kann (Druck, Versand usw.) und er durch die schnellere Übermittlung und den automatisierten Ablauf die Bezahlung seiner Rechnung früher erwarten kann.

4. Mit der aktuellen Ausgestaltung der Verpflichtung müssen die einzelnen Lieferanten erst nach einem neuen Vertragsabschluss E-Rechnungen an die Bundesverwaltung senden. Somit ist der Termin der Umstellung für jeden Lieferanten individuell. Es wird bis Ende 2016 eine Übergangsfrist gewährt, die den Lieferanten genügend Zeit für eine Umstellung auf die E-Rechnung einräumt. Zudem sind keine Sanktionen gegen Lieferanten, welche weiterhin Papierrechnungen einreichen, vorgesehen. Die Bundesverwaltung wird ihre Kommunikation im zweiten Halbjahr 2015 wie geplant verstärken. Am Einführungstermin per 1. Januar 2016 wird daher festgehalten.

Antwort des Bundesrates.