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L'art. 361, al. 3, du Code civil prévoit que l'office de l'état civil inscrit, sur demande, la constitution et le lieu de dépôt d'un mandat pour cause d'inaptitude dans la banque de données centrale. L'intéressé peut faire constater la constitution du mandat pour cause d'inaptitude en la forme authentique par devant notaire et charger celui-ci, par le même acte à communiquer à l'office de l'état civil compétent la constitution et le lieu de dépôt du mandat (comme la modification ou la révocation de celui-ci). Or, le 1er mars 2013, l'Office fédéral de l'état civil (OFEC) a adopté la communication officielle no 140.14, dont le contenu a valeur d'instructions, aux termes de laquelle le notaire est tenu en pareil cas de communiquer à l'office d'état civil une procuration séparée, portant la signature légalisée du mandant, bien que le notaire ait déjà, par la forme authentique, vérifié l'identité et la capacité de discernement du mandant. L'office de l'état civil ne connaît pas le contenu du mandat pour inaptitude. Toutefois, aucun abus n'est possible et le mandant ne court aucun risque puisque le notaire se borne à communiquer la constitution du mandat et le lieu de dépôt de celui-ci. Exiger du notaire qu'il produise toujours une procuration séparée (conforme au modèle de l'OFEC), portant la signature légalisée du mandant, semble dès lors relever d'un formalisme excessif.

Le Conseil fédéral ne pense-t-il pas qu'il serait judicieux, en l'espèce, de corriger cet excès de zèle bureaucratique dépourvu d'utilité, en obligeant les offices de l'état civil à accepter les communications relatives à la constitution et au lieu de dépôt des mandats pour case d'inaptitude sans autre forme de procès ?

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Le mandat pour cause d'inaptitude ne peut pas être déposé auprès de l'office de l'état civil. Son contenu ne peut pas non plus être inscrit dans le registre de l'état civil. Il n'est possible d'y inscrire, sur demande de la personne ayant constitué le mandat, que le fait qu'il a été constitué et le lieu où il a été déposé. Cette inscription est facultative et n'a pas d'effet sur la validité du mandat.

Même si le mandat n'est pas rédigé de la main du mandant, mais qu'il est établi en la forme authentique par un officier public, le mandant peut se présenter lui-même devant l'officier de l'état civil et faire inscrire dans le registre la constitution et le lieu de dépôt du mandant. L'officier de l'état civil s'assure qu'il est capable de discernement et vérifie son identité, afin de garantir que l'inscription est effectuée au nom de la bonne personne.

Plutôt que de se rendre à l'office de l'état civil, le mandant peut habiliter l'officier public à demander l'inscription au registre. C'est alors l'officier public et non l'office de l'état civil qui est chargé de vérifier l'identité et la capacité de discernement du mandant. L'Office fédéral de l'état civil OFEC a émis à cet effet un formulaire de procuration (annexe au document "Demande d'inscription du lieu de dépôt d'un mandat pour cause d'inaptitude", no 140.14 du 1er mars 2013 des communications officielles OFEC ; publié sur www.ofec.admin.ch). Ce formulaire permet de transmettre les données de manière uniforme, rapide et efficace, et de les inscrire au nom de la bonne personne.

D'autres solutions ont été étudiées, en particulier le renvoi à une procuration incluse dans le mandat pour cause d'inaptitude établi en la forme authentique. Toutefois, elles ont été rejetées, notamment pour des raisons de protection des données. En effet, le contenu du mandat, y compris une éventuelle procuration, ne peut pas être porté à la connaissance de l'office de l'état civil.

Le formulaire de procuration, distinct du mandant pour cause d'inaptitude en la forme authentique, représente une solution simple et sûre qui garantit de surcroît la protection des données. Par rapport à une comparution personnelle, son utilisation n'entraîne pas d'émolument supplémentaire pour le citoyen en vertu du droit fédéral (point 3.3 des communications officielles OFEC susmentionnées). Au-delà de la constitution du mandat, des coûts supplémentaires peuvent toutefois survenir en fonction du droit cantonal ou de la discrétion de l'officier public.

Réponse du Conseil fédéral.