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Die von Bundespräsidentin Widmer-Schlumpf initiierte Reorganisation des Bundesamtes für Migration (BFM) ist nun auch seitens des Bundesrates als gescheitert erkannt worden, nachdem man innerhalb des Bundesamtes schon länger zu dieser Erkenntnis gekommen ist. Nebst beträchtlichem Know-how-Verlust, Entlassungen bewährter und kompetenter Leute und finanziellem Aufwand brachte die Reorganisation einen Effektivitätsverlust von 20 Prozent.

Die Rolle der offenbar zahlreichen Beratungsfirmen bei dieser fehlgeleiteten Übung ist zu klären. Neben den in den Medien genannten Unternehmen Rexult und Mehrsicht wurden auch Mandate des ehemaligen Regierungsrates Hanspeter Uster erwähnt. Rexult und Mehrsicht sollen gemäss Medienberichten deutlich mehr erhalten haben als die gesetzlich vorgeschriebenen Schwellenwerte, die eine öffentliche Ausschreibung solcher Aufträge verlangt. In diesem Sinne bitte ich den Bundesrat um Beantwortung folgender Fragen:

1. Welche Beratungsfirmen und Berater erhielten Aufträge in Zusammenhang mit der Reorganisation? Wie lauten die Aufträge?

2. Wie viele Offerten wurden geprüft? Aufgrund welcher Kriterien kamen die ausgewählten Firmen/Berater zum Zug?

3. Wie viel kosteten diese Aufträge? Welche Berater/Beratungsfirmen erhielten wie viel?

4. Wurden die gesetzlichen Bestimmungen für die Vergabe solcher Aufträge eingehalten, nach welchen öffentliche Aufträge, die den Schwellenwert von 230 000 Schweizerfranken überschreiten, öffentlich ausgeschrieben werden müssen? (Art. 6 des Bundesgesetzes über das öffentliche Beschaffungswesen, BöB)

5. Falls ja: Wann und wo wurden diese Aufträge öffentlich ausgeschrieben?

6. Falls nein: Warum nicht?

7. Falls nein: Wurden die Aufträge in kleinere Aufträge gestückelt, um so den Schwellenwert zu unterschreiten, was eine unerlaubte Umgehung wäre (Art. 7 BöB)?

8. Ist der Bundesrat bereit und in der Lage, zukünftig Beratungsaufträge sorgsamer, zielgerichteter und massvoller zu vergeben, im Sinne eines bewussteren Umgangs mit Steuergeldern? Oder braucht es in diesem Bereich eine zusätzliche Kontrolle durch das Parlament?

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1.-7. Die damalige Vorsteherin des EJPD hatte das BFM im Frühjahr 2009 mit einer Prozessanalyse und -optimierung beauftragt, um kritische Schnittstellen und Doppelspurigkeiten sichtbar zu machen und die Prozesse zu verbessern. In der Folge hat das BFM für diese Arbeiten ein Pflichtenheft ausgearbeitet und das Kostendach auf 100 000 Franken festgesetzt. Im Rahmen eines Einladungsverfahrens hat das BFM im Sommer 2009 vier Firmen zur Offertstellung eingeladen und den Auftrag nach eingehender Prüfung der eingegangenen Offerten an die Rexult AG vergeben. Dieser erste Auftrag konnte im Einladungsverfahren vergeben werden, da der damals und bis Mitte 2010 geltende Schwellenwert von 248 950 Franken nicht erreicht wurde.

Aufgrund der durchgeführten Prozessanalyse hat die damalige Vorsteherin des EJPD Ende 2009 beschlossen, eine Neustrukturierung des BFM umzusetzen, und entschieden, dass die neue Organisationsstruktur ab dem 1. September 2010 operativ sein muss.

Da die Rexult AG bereits gut mit dem Projekt vertraut war und aufgrund der terminlichen Vorgaben kein offenes oder selektives Verfahren durchgeführt werden konnte, hat das BFM ihr 2010 auch zwei Folgeaufträge für die Begleitung und Unterstützung der Gesamtprojektleitung und der verschiedenen Teilprojekte in der ersten und auch der zweiten Projektphase 2010 übertragen. 2011 wurden vom BFM zwei Folgeaufträge zur Einführung eines komplexen Prozessmanagements und zur Erarbeitung eines umfangreichen elektronischen Betriebshandbuchs an die Rexult AG vergeben und in zwei Projektphasen umgesetzt. Parallel dazu wurde die Rexult AG mit der Durchführung einer IT-Ist-Analyse und der Organisationsentwicklung des neu geschaffenen Direktionsbereichs Migrationspolitik betraut.

Diese Folgeaufträge waren zu Beginn für das BFM nicht voraussehbar. Sie haben sich erst im weiteren Verlauf des sehr komplexen Reorganisationsprojekts sukzessive ergeben und wurden vom BFM jeweils freihändig vergeben, da aufgrund der terminlichen Vorgaben kein offenes oder selektives Verfahren durchgeführt werden konnte (Art. 13 Abs. 1 Bst. d VöB) und ein Anbieterwechsel für das BFM erhebliche Schwierigkeiten und unverhältnismässige Kostensteigerungen zur Folge gehabt hätte (Art. 36 Abs. 2 Bst. d VöB).

Für die Begleitung der Umstrukturierungs- und Stellenbesetzungsprozesse (Change-Management) führte das BFM Ende 2009 ein weiteres Einladungsverfahren durch. Es hat vier Firmen zur Offertstellung eingeladen und den Auftrag nach eingehender Prüfung der eingegangenen Offerten an die Firma Mehrsicht vergeben. Der Auftrag wurde in drei Projektphasen bis Ende 2010 umgesetzt. Auch hier konnte aufgrund der terminlichen Vorgaben kein offenes oder selektives Verfahren durchgeführt werden.

Seit dem Frühjahr 2009 bis Ende 2011 sind im BFM direkte Kosten von rund 1,2 Millionen Franken für externe Mandate im Zusammenhang mit der Reorganisation angefallen, wovon rund 870 000 Franken für Unterstützung durch die Rexult AG und rund 335 000 Franken für die Begleitung durch die Firma Mehrsicht.

8. Im Zusammenhang mit dem Projekt Vertragsmanagement Bund hat der Bundesrat bereits beschlossen, einen Controllingprozess zur departementsübergreifenden Überwachung und Steuerung der Beschaffungen aufzubauen, welcher sich auf die Ordnungsmässigkeit der öffentlichen Beschaffungen und die Berücksichtigung der Nachhaltigkeit beziehen wird. Erste Schritte zur Umsetzung dieses Controllingprozesses sind bereits in Arbeit.

Vom BFM im Zusammenhang mit der Neustrukturierung vergebene Beratungsmandate

Jahr

Beauftragte

Kostendach

Mandatsbeschrieb

Vergabe

2009

Rexult AG

Fr. 100'000.-

Durchführung einer Prozessanalyse und -darstellung, Vorschläge für Prozessoptimierungen, Unterstützung Projektleitung

Einladungs-verfahren

2010

Rexult AG

Fr. 248'000.-

Unterstützung der Projektleitung und der Teilprojekte bei der Umsetzung der Analyseergebnisse

Freihändige Vergabe

2010

Rexult AG

Fr. 155'000.-

Justierung der Teilprozesse und Erarbeitung Betriebshandbuch

Freihändige Vergabe

2010

Rexult AG

Fr. 16'000.-

Durchführung einer IT-Ist-Analyse

Freihändige Vergabe

2011

Rexult AG

Fr. 100'000.-

Coaching und Support Prozessmanagement Direktionsbereich Asyl und Rückkehr Phase 1

Freihändige Vergabe

2011

Rexult AG

Fr. 132'000.-

Coaching und Support Prozessmanagement Direktionsbereich Asyl und Rückkehr Phase 2

Freihändige Vergabe

2011

Rexult AG

Fr. 52'000.-

Organisationsentwicklung Direktionsbereich Migrationspolitik

Freihändige Vergabe

2010

Mehrsicht

Fr. 110'000.-

Begleitung Change Leadership

Einladungs-verfahren

2010

Mehrsicht

Fr. 110'000.-

Begleitung des Stellenbesetzungsprozesses Personalselektion Kader und Mitarbeitende

Freihändige Vergabe

2010

Mehrsicht

Fr. 110'000.-

Begleitung der Führungs- und Kulturentwicklung

Freihändige Vergabe

Antwort des Bundesrates.