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In seinem Buch "Alte Schatten - Neue Schatten" weist alt Botschafter Carlo S. F. Jagmetti darauf hin, dass von 23 ihm noch bekannten Depeschen aus Washington aus der Zeit vom 3. August 1995 bis zum 15. Oktober 1996 nur noch 11 im Archiv vorhanden, die anderen, besonders die Frühwarnungen, aber entfernt seien.

1. Wo sind diese 11 entfernten Depeschen?

2. Wer hat sie aufgrund welcher Kompetenz und aufgrund wessen Weisung entfernt?

3. Wer hat Zugang zum Archiv, wie erfolgt die Zugangskontrolle?

4. Welche Massnahmen wurden getroffen, um die 11 Depeschen zu finden und die mit ihrem Verschwinden befassten Personen festzustellen? Wie ist der Stand der Verfahren?

5. Wurden Disziplinar- und Strafverfahren eingeleitet? Wenn ja, gegen wen? Wie ist der Stand der Verfahren? Wenn nein, warum nicht?

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Am 3. Oktober 2002 veröffentlichte die "NZZ" einen Artikel mit der Aufschrift "Das Geheimnis der verschwundenen Akten" über die angeblich verschwundenen Depeschen alt Botschafter Carlo Jagmettis. Die Information, wonach 11 der 23 Depeschen von alt Botschafter Jagmetti "entfernt" worden sind, ist nicht korrekt. Die besagten 23 Schreiben vom 3. August 1995 bis 15. Oktober 1996 sind sowohl an der Zentrale als auch an der Botschaft in Washington aktenkundig.

Die Aktenablage im EDA wird insbesondere gemäss dem Bundesgesetz über Archivierung vom 26. Juni 1998, den Weisungen des EDI über die Aktenführung in der Bundesverwaltung vom 13. Juli 1999, den EDA-Organisationsvorschriften vom 1. Juli 1997, den EDA-Weisungen 530 und 532, den Registraturplänen an der Zentrale und diversen Rundschreiben in dieser Angelegenheit geführt.

An der Zentrale bestehen (exklusive der Deza) fünf Registraturen. Mittels eines Informatikprogramms ist jederzeit ersichtlich, wo eine Akte angelegt ist. Die Aktenbereinigung an der Zentrale wie im Ausland erfolgt aufgrund der mit dem Bundesarchiv abgestimmten Kassationsliste. Ohne Zustimmung des Bundesarchivs dürfen keine Akten vernichtet werden.

Die Ausleihe von Akten an Sachbearbeiter erfolgt gemäss den entsprechenden Weisungen, indem das Dossier mit einem so genannten "Rückweiser" ausgetauscht wird. Der Rückweiser bleibt an der Stelle des Dossiers in der Ablage, Ausleihdatum und Name des Ausleihers sind auf ihm notiert. Damit die Vollständigkeit des Dossiers erhalten bleibt, dürfen nur ganze Dossiers an Sachbearbeiter abgegeben werden. Die Entnahme einzelner Schriftstücke ist nicht gestattet.

Der Bundesrat weist darauf hin, dass die Aktenführung insbesondere des EDA periodisch durch das Bundesarchiv überprüft wird. Die letzte Inspektion im EDA fand am 11. April 2000 statt. Dem Departement wurde ein "überaus guter Eindruck der Registraturen" attestiert.

Auch die Geschäftsprüfungskommission, welche die Behauptungen der Medien betreffend den Verdacht des Verschwindens gewisser Dokumente aus den Archiven des EDA überprüft hat, konnte feststellen, dass die 23 Depeschen im EDA korrekt archiviert worden sind und dass der Verdacht gegenüber dem Departement gegenstandslos ist. In ihrer Pressemitteilung vom 18. November 2002 hält sie weiter fest, dass das EDA die Depeschen übrigens sehr rasch aufgefunden und der Kommission vollständig übermittelt habe.

Antwort des Bundesrates.