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Il Consiglio federale è incaricato di esaminare l'introduzione di strumenti per ridurre gli obblighi a carico delle imprese in materia di documentazione e archiviazione favorendo il coordinamento e lo scambio di dati sia tra le autorità cantonali sia tra queste ultime e le autorità federali interessate.

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Il Consiglio federale è consapevole del fatto che gli obblighi di archiviazione e di documentazione implicano un onere per le imprese e che è quindi opportuno limitarli allo stretto necessario, pur tenendo conto dell'obiettivo pubblico cui la regolamentazione mira.

Innanzitutto bisogna sottolineare che molte volte è nell'interesse delle imprese stesse tenere e archiviare i documenti che riguardano la loro attività, perché potrebbero servire in caso di pretese da parte di fornitori, dipendenti, clienti o dell'amministrazione.

Per quanto riguarda l'obbligo di archiviazione imposto dallo Stato, la Confederazione ha introdotto delle misure per diminuire i costi a carico delle imprese. In tal senso l'ultima revisione del diritto contabile ha contribuito a ridurre l'obbligo in materia di conservazione dei documenti: ai sensi dell'articolo 958f del Codice delle obbligazioni non vi è più l'obbligo di conservare la corrispondenza in formato cartaceo. È inoltre possibile scaricare in qualsiasi momento e il numero di volte necessario (entro dieci anni) le decisioni di tassazione emesse dall'Amministrazione federale delle dogane e conservarle in formato elettronico, munite di firma digitale. La tendenza verso un'amministrazione elettronica nelle imprese permette di abbassare notevolmente i costi legati all'archiviazione e alla tenuta dei documenti. Per il vecchio sistema di archiviazione cartaceo era necessario disporre di ampi locali, mentre l'archiviazione elettronica permette di risparmiare in termini di spazio. Inoltre, da diversi anni i costi legati all'archiviazione elettronica stanno diminuendo costantemente.

Il legislatore ha tenuto in debito conto questa evoluzione. L'ordinanza sulla tenuta e la conservazione dei libri di commercio (RS 221.431) sancisce l'archiviazione elettronica dei documenti contabili. Allo stesso modo, l'ordinanza concernente l'imposta sul valore aggiunto (RS 641.201) prevede l'utilizzo dei dati e delle informazioni conservati in formato elettronico per la deduzione dell'imposta precedente, la determinazione o la riscossione dell'imposta.

Come dimostrano gli esempi, una volta identificate le riduzioni possibili nell'obbligo di documentazione e di archiviazione, il Consiglio federale procede agli aggiustamenti del caso. Inoltre, quando vengono poste nuove esigenze alle imprese si procede a un'analisi sull'impatto della regolamentazione, che permette anche di identificare alternative più economiche per le imprese. Anche il Forum PMI può pronunciarsi sulle nuove regolamentazioni.

L'autore del postulato non definisce quali sono gli obblighi di archiviazione e di documentazione da verificare. Inoltre, vi è già un sufficiente scambio di informazioni tra autorità cantonali e federali (p. es. in merito ai dati raccolti dalle dichiarazioni doganali ai sensi dell'art. 112 della legge sulle dogane). Alla luce di quanto esposto, un esame della legislazione in collaborazione con i cantoni comporterebbe un dispendio di risorse eccessivo. Per essere praticabile, una verifica degli obblighi di archiviazione e di documentazione deve riguardare una tematica concreta e ben delimitata.

Il Consiglio federale propone di respingere il postulato.