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Der Bundesrat wird eingeladen, so rasch wie möglich die rechtlichen Grundlagen zu schaffen, wonach alle bundesverwaltungsinternen Dokumente, wo ein rechtlich zwingendes Erfordernis für eine Signatur besteht, standardmässig digital anstatt handschriftlich zu signieren sind. In allen übrigen Fällen soll die Bundesverwaltung die Möglichkeiten der prozessgesteuerten Dokumentation der Bestätigungen, welche insbesondere das neue Gever-Standardprodukt Acta Nova bietet, nutzen. Nur in Ausnahmefällen soll handschriftlich signiert werden. Es ist sicherzustellen, dass die ganze Bundesverwaltung intern und extern eingereichte digital signierte Dokumente mit einem Validator-Prüfprotokoll nur dann ablehnen darf, wenn begründete Zweifel an der Rechtmässigkeit des elektronischen Dokumentes bestehen. Die verwaltungsinterne Verwendung der digitalen Signatur schafft die einfache Grundlage für eine elektronische Aktenführung und Archivierung, ersetzt den Briefversand durch ein Mail, hilft bei der Digitalisierung der Bundesverwaltung, leistet einen entscheidenden Beitrag zur Akzeptanz der digitalen Signatur und steigert die Kosteneffizienz der Bundesverwaltung.

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Der Bundesrat beabsichtigt, bundesverwaltungsintern die Möglichkeiten der prozessgesteuerten Dokumentation der Bestätigungen, die insbesondere das neue Gever-Standardprodukt Acta Nova bietet, zu nutzen. Die technischen Voraussetzungen dafür sind bereits seit der Einführung der elektronischen Geschäftsverwaltung im Mai 2012 in weiten Teilen der Bundesverwaltung grundsätzlich erfüllt. Die Bundesverwaltung muss ihre geschäftsrelevanten Dokumente in elektronischen Geschäftsverwaltungssystemen (Gever-Systeme) bearbeiten (Art. 1 Abs. 1 der Gever-Verordnung; SR 172.010.441). Damit wurde die Grundlage dafür geschaffen, dass in vielen Fällen auf handschriftliche Unterschriften verzichtet werden kann. Gegenwärtig nutzen rund 13 000 Mitarbeitende der zentralen Bundesverwaltung ein Gever-Produkt. Zwischen 2018 und 2020 wird im Rahmen des IKT-Schlüsselprojekts Genova die künftige Gever-Standardlösung Acta Nova auf rund 30 000 Arbeitsplätzen der gesamten zentralen und eines Teils der dezentralen Bundesverwaltung verfügbar gemacht. Die technischen Voraussetzungen für eine elektronische und prozessgesteuerte Geschäftsverwaltung werden somit künftig für eine noch deutlich höhere Zahl von Mitarbeitenden gegeben sein.

Bundesverwaltungsinterne Dokumente, die der Zustimmung bedürfen, können mit einem Gever-gestützten Workflow-System elektronisch signiert oder mit "Genehmigung" oder vergleichbaren Aktivitäten bestätigt werden. Das Ausdrucken und die physische Unterschrift werden damit hinfällig, womit unerwünschte und ineffiziente Medienbrüche wegfallen.

Bereits jetzt sind alle Bundesverwaltungsbehörden verpflichtet, in Verwaltungsverfahren elektronisch eingereichte Dokumente entgegenzunehmen (Art. 3 der Verordnung vom 18. Juni 2010 über die elektronische Übermittlung im Rahmen eines Verwaltungsverfahrens, VeÜ-VwV; SR 172.021.2), wenn diese die rechtlichen Anforderungen erfüllen (insb. Format und Signatur nach Art. 5 und 6 VeÜ-VwV). Zur Überprüfung steht der Validator.ch zur Verfügung.

Demnach sind die Anliegen der Motion bereits heute weitgehend erfüllt. Eine zwingende standardmässige Einführung der digitalen Signatur bei rechtlich zwingendem Erfordernis für eine Unterschrift auf verwaltungsinternen Dokumenten geht dem Bundesrat zum heutigen Zeitpunkt indes zu weit und würde vertiefter Abklärungen bedürfen.