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Nella sua strategia 2021-2025 del giugno del 2021, l'Archivio federale svizzero (AFS) ha annunciato che ridurrà ulteriormente gli orari di apertura delle sale di lettura. Le risorse così liberate saranno impiegate per digitalizzare e salvaguardare 35 chilometri di documenti cartacei dell'Amministrazione federale, pari a circa la metà degli attuali fondi.

La digitalizzazione dell'accesso all'archivio è senz'ombra di dubbio importante. Tuttavia, un'ulteriore riduzione degli orari di apertura delle sale di lettura è contraria agli interessi degli ambienti della ricerca storica della Svizzera, che in passato hanno criticato più volte gli orari di apertura già ora limitati dell'AFS. Questo emerge anche dalla valutazione della legge federale sull'archiviazione pubblicata dal Consiglio federale nel settembre del 2021. Circa la metà degli utenti dell'Archivio federale si è lamentata degli orari di apertura e auspica una loro estensione (cfr. pag. 108 nella versione tedesca o pag. 113 nella versione francese del rapporto di valutazione del dicembre del 2020). Alla base di questa richiesta sta il fatto che i ricercatori devono consultare ogni giorno un numero elevato di dossier. Tenuto conto dei lunghi tempi d'attesa necessari per la digitalizzazione (attualmente fino a diverse settimane) e della limitazione del volume, l'accesso digitale all'AFS non soddisfa quindi le esigenze dei ricercatori, per i quali l'accesso alle sale di lettura resta fondamentale.

L'autrice dell'interpellanza invita quindi il Consiglio federale a rispondere alle seguenti domande:

1. La strategia dell'AFS è focalizzata sulle esigenze degli utenti. Alla luce di quanto sopra, in che modo la strategia dell'AFS ha tenuto conto delle richieste degli ambienti della ricerca storica, che si oppongono fermamente a un'ulteriore riduzione degli orari di apertura?

2. Cosa pensa di fare per garantire anche in futuro l'accessibilità fisica dell'Archivio federale?

3. Ritiene ipotizzabile un'eventuale estensione degli orari di apertura, almeno in via provvisoria, finché l'accesso digitale dell'archivio non soddisfi le esigenze dei ricercatori e possa sostituire gradualmente l'accesso alle sale di lettura?

4. In caso contrario, quali provvedimenti intende adottare per migliorare sul lungo periodo l'accesso ai fondi dell'Archivio federale?

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1. Negli ultimi dieci anni le consultazioni dei documenti dell'Archivio federale svizzero (AFS) hanno fatto registrare una crescita del 169 per cento. Oggi l'AFS è al servizio di un numero nettamente più grande di utenti rispetto al passato e dal 2006 ha sviluppato l'accesso online mantenendo invariata la propria offerta analogica nelle sale di lettura. Grazie all'introduzione dell'accesso online possono ora essere archiviati e resi accessibili documenti sia analogici che digitali. Durante la fase di sviluppo le esigenze degli utenti sono state rilevate più volte e vari gruppi di utenti hanno testato a più riprese la nuova offerta in collaborazione con esperti in esperienza utente. Anche nel quadro della succitata valutazione della legge federale sull'archiviazione, avvenuta nel 2020, è stata effettuata un'analisi qualitativa e quantitativa dell'accesso da parte dell'utenza ai documenti archiviati, i cui risultati sono stati integrati nella strategia. La stragrande maggioranza degli utenti è del tutto o perlopiù soddisfatta dei servizi di accesso online dell'AFS (rapporto conclusivo, Büro Vatter, 2020, pag. 106 nella versione tedesca, non disponibile in italiano).

2. Le sale di lettura sono aperte tre giorni la settimana per 10 ore al giorno (dalle 9 alle 19). Gli orari di apertura non sono stati ridotti. L'accesso fisico è quindi garantito e lo sarà anche in futuro. L'attuale strategia dell'AFS prevede un ampliamento dell'offerta digitale per rispondere meglio all'elevata domanda. Una sala di lettura in loco sarà comunque disponibile anche in futuro.

3. L'accesso online non ha in alcun modo penalizzato le possibilità di accesso fisico, bensì rappresenta un'integrazione dell'offerta di consultazione sul posto. Gli utenti lo apprezzano molto; ne è un indizio il fatto che nel 2021 l'AFS ha registrato più clienti online che sul posto. Anche se le sale di lettura sono ben frequentate, i limiti di capienza sono raggiunti solo in casi eccezionali e questo nonostante la limitazione in vigore delle postazioni di lavoro disponibili imposta dalla pandemia. Prima della pandemia le sale di lettura registravano in media un tasso di occupazione del 72 per cento. Pertanto, non s'impone un'estensione degli orari di apertura.

4. La strategia dell'AFS è volta a garantire un accesso ai fondi, sia online che in loco, che soddisfi le esigenze degli utenti; anche per loro la trasformazione digitale è un valore aggiunto. Infatti, proprio grazie alla digitalizzazione non soltanto è più facile accedere ai documenti dell'AFS, ma è anche possibile farlo ovunque e in qualsiasi momento. Inoltre, la consultazione digitale offre altri importanti vantaggi rispetto a quella fisica in loco, per esempio migliori possibilità di analisi grazie all'opzione di ricerca nel testo integrale o all'estrazione di testo e dati (text e data mining).

Risposta del Consiglio federale.