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Dans son livre "Alte Schatten - Neue Schatten", l'ancien ambassadeur Carlo S. F. Jagmetti signale que des 23 rapports qu'il se souvient avoir envoyés de Washington entre le 3 août 1995 et le 15 octobre 1996, seuls onze sont encore conservés dans les archives du DFAE. Les autres, notamment les mises en garde, ont disparu.

1. Où sont les rapports manquants ?

2. Qui les a retirés des archives, en vertu de quelle compétence et sur la base de quelles instructions ?

3. Qui a accès aux archives, et comment l'accès est-il contrôlé ?

4. Quelles mesures a-t-on prises pour retrouver les rapports manquants et identifier les responsables de leur disparition ? Où en est la procédure ?

5. Des procédures disciplinaires et pénales ont-elles été engagées ? Si oui, contre qui et où en sont-elles ? Si non, pourquoi ?

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La "NZZ" a publié le 3 octobre 2002 un article intitulé "Das Geheimnis der verschwundenen Akten" (Le secret des dossiers disparus) qui portait sur les dépêches diplomatiques de l'ancien ambassadeur Carlo Jagmetti qui auraient prétendument disparu. L'information selon laquelle onze des 23 dépêches de l'ancien ambassadeur auraient été "soustraites" n'est pas exacte. Les 23 documents en question, datés du 3 août 1995 au 15 octobre 1996, se trouvent portés aux archives aussi bien à la centrale qu'à l'ambassade à Washington.

Le classement des pièces au DFAE se fait en particulier d'après la loi fédérale du 26 juin 1998 sur l'archivage, les instructions du DFI sur la tenue des dossiers dans l'administration fédérale du 13 juillet 1999, les prescriptions en matière d'organisation du DFAE du 1er juillet 1997, les directives 530 et 532 du DFAE, les plans de classement de la centrale et différentes circulaires portant sur le sujet. Il y a cinq services d'enregistrement à la centrale (sans la DDC). Un programme informatique permet de savoir en tout temps où est déposé un document. La suppression d'actes à la centrale comme à l'étranger se fait sur la base de la liste de dossiers éliminables établie d'entente avec les Archives fédérales. Aucun document ne peut être détruit sans l'autorisation des Archives fédérales. Le prêt d'actes à des experts suit les directives en la matière, à savoir que chaque dossier prêté est remplacé par une "fiche de retour". Cette fiche, sur laquelle figurent la date du prêt et le nom de l'emprunteur, est conservée à la place du dossier dans le dépôt. Pour garantir que les dossiers restent complets, ceux-ci sont toujours remis aux experts dans leur intégralité. Le prélèvement de documents isolés n'est pas autorisé.

Le Conseil fédéral relève que la tenue des archives, en particulier au DFAE, fait l'objet d'une vérification périodique par les Archives fédérales. La dernière inspection menée au DFAE a eu lieu le 11 avril 2000. Le Département s'est vu attribuer une appréciation de "très bonne impression donnée par les services d'enregistrement".

Après examen des critiques émises par les médias selon lesquelles certains documents avaient disparu des archives du DFAE, la Commission de gestion (GdG) a également pu constater que les 23 dépêches en question avaient été correctement archivées au DFAE et que les soupçons exprimés à l'encontre du département n'étaient pas fondés. Dans son communiqué de presse du 18 novembre 2002, la CdG précise en outre que le DFAE a d'ailleurs trouvé ces dépêches très rapidement et les a transmises intégralement à la commission.

Réponse du Conseil fédéral.