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Dans ma question 13.1043 du 20 juin 2013, j'ai interrogé le Conseil fédéral sur l'introduction d'un système de gestion électronique des documents (GED) pour les caisses de chômage. La direction technique du projet était assurée, et l'est encore aujourd'hui, par le Secrétariat d'État à l'économie.

Un élément central de ladite question était à l'époque de pouvoir faire bénéficier les caisses de chômage de performances améliorées et de processus optimisés.

Le Conseil fédéral avait répondu que "les activités en amont, consacrées à la création de l'interface raccordant les deux systèmes GED entre eux", avaient "été mises en veilleuse jusqu'à ce que la plus grande partie des caisses de chômage travaillent avec le système GED". La réalisation de cette interface devait néanmoins être terminée pour "la fin de l'année 2014" (!) Par la suite, "l'objectif escompté et planifié d'augmenter les performances et d'optimiser les processus" devait être "alors globalement atteint".

Toutefois, l'optimisation des processus par le raccordement des systèmes GED semble encore bien loin, alors que les conditions sont remplies et que la nécessité de cette optimisation est avérée. En conséquence, les questions suivantes se posent :

1. Le Conseil fédéral sait-il que, contrairement à ce qui avait été affirmé, l'objectif consistant à améliorer l'exploitation des systèmes Plasta et SIPAC n'a pas encore été atteint, étant donné que l'interface raccordant les systèmes GED manque encore ?

2. Le Conseil fédéral a-t-il conscience de l'augmentation de la charge de travail qui pèse sur les organes d'exécution de l'assurance-chômage ? Pourquoi accepte-t-on depuis des années que les services cantonaux et les caisses de chômage subissent une charge de travail et une charge financière de plus en plus lourdes (pour l'assurance-chômage)? Et pourquoi accepte-t-on que les données personnelles des assurés doivent être entrées et traitées à deux reprises, ce qui, en plus d'être bureaucratique et peu professionnel, empêche de détecter les abus et les déclarations incomplètes ?

3. Peut-on estimer le coût de la charge de travail supplémentaire globale par année ? Les calculs de rentabilité effectués à l'époque, lors de la nouvelle conception du système Plasta, sont-ils corrects (coûts totaux pour la Confédération et les organes d'exécution cantonaux découlant de la charge de travail supplémentaire, du double enregistrement de documents, du transfert de documents indispensables, des coûts pour l'envoi de courriers électroniques cryptés, des frais de port, des besoins supplémentaires en personnel pour le transfert des données et la saisie des documents, des scans, des licences, etc.)?

4. Le Conseil fédéral se rend-il compte qu'une partie des bases nécessaires à la cyberadministration et à une amélioration en vue d'une gestion efficace des processus fait encore défaut de ce fait ?

5. À quel moment l'interface précitée, qui est indispensable, sera-t-elle disponible ?

FederalCouncilResponseText

Sur la base des deux lois fédérales LSE et LACI, deux systèmes informatiques sont aujourd'hui en exploitation. Conformément à la décision de la Commission de surveillance du fonds de compensation de l'assurance-chômage (CS AC) et vu l'autonomie dont jouissent les organes d'exécution, ces systèmes sont séparés, ne sont pas conçus dans un environnement de soutien de processus et ne disposent pas de banque de données partagée.

De plus, dans chacun des systèmes est implémenté un logiciel de gestion électronique des documents (GED), lequel comporte les documents pertinents servant de base pour les données structurées. Concernant l'introduction du système GED au sein des caisses de chômage, la CS AC a décidé d'introduire des systèmes séparés et a déterminé que les structures et les processus relevaient de la compétence et de la responsabilité des organes d'exécution et ne pouvaient donc pas être restreints.

Les deux systèmes sont liés via des interfaces (pour les données structurées). Un projet ultérieur prévoyait de raccorder les systèmes afin d'échanger des données non structurées. Toutefois, suite à l'affaire de corruption (2014), aux réorganisations de l'organe de compensation et de l'informatique (2015) et à l'interruption de novoSIPAC (2015), le lancement de ce projet a été reporté au deuxième semestre 2016.

Il s'agit, au préalable, de définir les conditions requises dans la stratégie informatique de l'assurance chômage et dans l'architecture informatique visée, et de les faire approuver par la CS AC. Dans un second temps, il convient de créer les conditions, applicables aux ORP et aux caisses de chômage, nécessaires pour l'organisation de la conception et du déroulement et d'en établir le cadre juridique. Les organes d'exécution ont été informés de ces démarches.

1. Le Conseil fédéral est conscient du fait que les améliorations visées n'ont pas encore été atteintes.

2. Le Conseil fédéral est conscient du fait que cette situation entraîne une charge de travail supplémentaire pour les organes d'exécution. Toutefois, certaines données circulent aujourd'hui déjà entre les systèmes. Outre ce qui précède, des mesures d'ordre organisationnel ainsi qu'un soutien informatique dans le domaine du pilotage des organes exécutifs et de la surveillance ont été mis en place et permettent d'éviter les abus ainsi que des lacunes au niveau des indications fournies. Seuls les documents ne sont pas encore échangés électroniquement entre les deux systèmes GED. Dans les conditions mentionnées (choix de la CS AC pour des systèmes GED séparés), les dépenses administratives seront optimisées.

3. Eu égard à l'autonomie des organes d'exécution, aucun compte global et standardisé des coûts de gestion n'est tenu au niveau des processus, si bien qu'il n'existe aucune base pour quantifier la charge de travail supplémentaire dans les organes d'exécution.

4. Le Conseil fédéral en est conscient. Les conditions essentielles requises pour ces interfaces - en particulier des processus uniformisés et contraignants pour tous les ORP et caisses de chômage, des structures d'archivage, la nomenclature et le cadre juridique - sont encore inexistantes à l'heure actuelle.

5. Parallèlement à l'actualisation de la stratégie informatique de l'assurance chômage et au développement d'une architecture informatique cible pour le paysage des applications (jusqu'à fin 2016), un projet visant à optimiser l'organisation de la conception et du déroulement a été lancé dans le cadre de la GED, en collaboration avec les organes d'exécution. Sur la base des résultats du projet, la mise en oeuvre informatique pourra débuter et d'importantes dispositions pour la mise en place de solutions de cyberadministration pourront être développées. Dans ce contexte, il faut prendre en considération le fait qu'après l'interruption du projet de remplacement du système de paiement des caisses de chômage (projet novoSIPAC), durant l'été 2015, il est absolument prioritaire de lancer un nouveau projet (décision de la CS AC). Ceci est à prendre en compte lors de la mise en oeuvre de cette interface. Partant de ce principe, nous nous attendons à ce que le projet soit mis en oeuvre d'ici fin 2017/début 2018.

Réponse du Conseil fédéral.