Ordinanza del 17 agosto 2016 concernente il sistema d'informazione E-VERA (Ordinanza E-VERA)
RS 235.22
Etat le: 2025-06-01

235.22

Ordinanza
concernente il sistema d’informazione E-VERA

(Ordinanza E-VERA)

del 17 agosto 2016 (Stato 1° giugno 2025)

Il Consiglio federale svizzero,

visto l’articolo 29 capoverso 1 lettera a della legge federale del 18 dicembre 2020

RS 235.2

sul trattamento dei dati personali da parte del Dipartimento federale degli affari esteri;
visto l’articolo 63 capoverso 2 della legge federale del 26 settembre 2014

RS 195.1

sugli svizzeri all’estero (LSEst),

Nuovo testo giusta la cifra I dell’O del 25 ott. 2023, in vigore dal 1° dic. 2023 (RU 2023 636).

ordina:

Sezione 1: Disposizioni generali

Art. 1Oggetto

La presente ordinanza disciplina la gestione e l’utilizzo del sistema d’informazione E-VERA (E-VERA) del Dipartimento federale degli affari esteri (DFAE).

Art. 2Scopo del sistema d’informazioneE-VERA serve al DFAE per adempiere i compiti consolari tramite le rappresentanze svizzere all’estero (rappresentanze) e la Direzione consolare (DC), in particolare per:
a.

tenere il registro degli Svizzeri all’estero;

b.

comunicare con gli Svizzeri all’estero;

c.

amministrare e inviare pubblicazioni;

d.

elaborare rilevazioni e statistiche;

e.

far fronte a crisi e catastrofi;

f.

sostenere la Cassa svizzera di compensazione (CSC) nell’ambito dell’assicurazione facoltativa ai sensi dell’articolo 2 della legge federale del 20 dicembre 1946

RS 831.10

su l’assicurazione per la vecchiaia e per i superstiti (LAVS) e dell’articolo 3 dell’ordinanza del 26 maggio 1961

RS 831.111

concernente l’assicurazione facoltativa per la vecchiaia, i superstiti e l’invalidità.

Art. 3Responsabilità

La DC è responsabile di E-VERA.

Art. 4Struttura

E-VERA consiste in una banca dati e in uno sportello online.

Sezione 2: Trattamento dei dati

Art. 5Persone registrate in E-VERA1 In E-VERA sono trattati i dati delle persone seguenti:
a.

gli Svizzeri all’estero;

b.

i coniugi e i partner registrati di persone di cui alla lettera a;

c.

i figli di persone di cui alle lettere a e b;

d.

i genitori stranieri di Svizzeri all’estero minorenni;

e.

le persone, e i loro congiunti, per le quali la Svizzera assume funzioni di tutela o che beneficiano della tutela di interessi stranieri;

2

I dati sono trattati secondo l’allegato 1.

Art. 6Registrazione e verifica dei dati1

Tutti i dati contenuti in E-VERA sono registrati dalle rappresentanze. Il sistema attribuisce automaticamente un numero a ogni persona registrata.

1bis

I Comuni svizzeri possono notificare per via elettronica a E‑VERA la partenza all’estero (art. 12 cpv. 4 LSEst) o l’arrivo in Svizzera (art. 13 cpv. 3 LSEst) di persone di cui all’articolo 5 lettere a–d. I dati sull’arrivo in Svizzera sono ripresi in E‑VERA.

Introdotto dalla cifra I dell’O del 25 ott. 2023, in vigore dal 1° dic. 2023 (RU 2023 636).

1ter

E-VERA verifica se i dati sull’identità registrati in E-VERA corrispondono a quelli nel registro dello stato civile (art. 39 del Codice civile

RS 210

). I dati registrati in E‑VERA in modo errato sono rettificati in E‑VERA e i dati mancanti aggiunti.

Introdotto dalla cifra I dell’O del 25 ott. 2023, in vigore dal 1° dic. 2023 (RU 2023 636).

2

I numeri AVS registrati in E-VERA sono verificati e, se del caso, rettificati secondo gli articoli 133bis e 134quater dell’ordinanza del 31 ottobre 1947

RS 831.101

sull’assicurazione per la vecchiaia e per i superstiti. L’Ufficio centrale di compensazione (UCC) assegna un numero AVS alle persone che ne sono prive.

Nuovo testo giusta l’all. cifra II n. 11 dell’O del 17 nov. 2021, in vigore dal 1° gen. 2022 (RU 2021 800).

3

E-VERA verifica mediante una consultazione online se le persone registrate in E‑VERA sono segnalate nel sistema di ricerca informatizzato di polizia (RIPOL) per aver commesso un crimine o un delitto. Il risultato della consultazione non viene memorizzato in E-VERA.

Art. 7Diritti di trattamento1

Le rappresentanze e la DC dispongono di diritti di trattamento completi per tutti i dati registrati in E-VERA.

2

Per quanto i loro diritti di accesso lo consentano, le persone di cui all’articolo 5 possono visionare mediante lo sportello online i dati di cui all’allegato 1 che li riguardano o che riguardano i congiunti che vivono nella stessa economia domestica; possono chiedere servizi consolari nonché la modifica di dati inesatti o non più attuali e trasmettere documenti per via elettronica mediante lo sportello online.

Nuovo testo giusta la cifra I dell’O del 25 ott. 2023, in vigore dal 1° dic. 2023 (RU 2023 636).

3 I seguenti servizi possono consultare mediante procedura di richiamo tutti i dati di cui all’allegato 1 per gli scopi indicati di seguito:
a.

l’Organo per la protezione dei dati, trasparenza e sicurezza dell’informazione DFAE: per fornire informazioni su richiesta nel proprio ambito di competenza;

b.

la Revisione interna DFAE: per preparare e svolgere audit presso rappresentanze all’estero;

c.

il Centro di gestione delle crisi DFAE: per localizzare rapidamente i cittadini svizzeri nelle situazioni di crisi;

d.

l’Ufficio passaporti DFAE: per rintracciare i titolari di passaporti diplomatici o di servizio all’estero;

e.

la CSC: per adempiere i compiti previsti dalla legge nell’ambito dell’assicurazione per la vecchiaia e per i superstiti e dell’assicurazione per l’invalidità;

f.

l’UCC: per assegnare il numero AVS

Nuova espr. giusta l’all. cifra II n. 11 dell’O del 17 nov. 2021, in vigore dal 1° gen. 2022 (RU 2021 800). Di detta mod. é tenuto conto unicamente nelle disp. menzionate nella RU.

.

4

L’unità Informatica DFAE dispone dei diritti di accesso necessari per adempiere i propri compiti.

5

Le autorità competenti per il catalogo elettorale dispongono, per lo sportello online, dei diritti di accesso necessari a ricevere le notifiche concernenti cambiamenti relativi al diritto di voto.

Introdotto dalla cifra I dell’O del 25 ott. 2023, in vigore dal 1° dic. 2023 (RU 2023 636).

Art. 8Comunicazione di dati1

Le rappresentanze e la DC possono comunicare ai servizi di soccorso, a rappresentanze estere e alle autorità locali i dati registrati in E-VERA di persone coinvolte in una crisi o in una catastrofe se questo è nell’interesse di tali persone.

2 I dati di cui all’allegato 1 vengono trasmessi automaticamente e in forma cifrata ai seguenti servizi:
a.

Nuovo testo giusta l’all. 3 n. 4 dell’O del 30 apr. 2025 sulla statistica federale, in vigore dal 1° giu. 2025 (RU 2025 318).

all’Ufficio federale di statistica: nell’ambito dell’ordinanza del 30 aprile

RS 431.011

sulla statistica federale e dell’ordinanza del 21 novembre 2007

RS 431.021

sull’armonizzazione dei registri;

b.

alla CSC: per l’esecuzione delle mutazioni notificate alle rappresentanze che riguardano dossier gestiti dalla CSC;

c.

all’UCC: per la verifica e l’assegnazione del numero AVS.

3

Se altre autorità hanno bisogno dei dati registrati in E-VERA per l’adempimento dei loro compiti, le rappresentanze e la DC possono comunicarglieli.

4

Le notifiche concernenti cambiamenti relativi al diritto di voto vengono trasmesse alle autorità competenti per il catalogo elettorale automaticamente e in forma cifrata oppure mediante lo sportello online.

Introdotto dalla cifra I dell’O del 25 ott. 2023, in vigore dal 1° dic. 2023 (RU 2023 636).

Art. 8a

Introdotto dalla cifra I dell’O del 25 ott. 2023, in vigore dal 1° dic. 2023 (RU 2023 636).

Elaborazione di documenti

I documenti elaborati in E-VERA sono archiviati nel pertinente sistema di gestione degli affari. In E-VERA sono eliminati dopo l’elaborazione.

Art. 9Distruzione di dati

Nuovo testo giusta l’all. 2 cifra II n. 31 dell’O del 31 ago. 2022 sulla protezione dei dati, in vigore dal 1° set. 2023 (RU 2022 568).

1 I dati relativi a una persona vengono distrutti dopo cinque anni dalla registrazione di una delle informazioni elencate di seguito, o al più tardi al compimento del 115° anno di età:

Nuovo testo giusta l’all. 2 cifra II n. 31 dell’O del 31 ago. 2022 sulla protezione dei dati, in vigore dal 1° set. 2023 (RU 2022 568).

a.

partito;

b.

deceduto;

c.

nato morto;

d.

decesso senza atto di morte;

e.

scomparso.

2

Sono fatte salve le disposizioni della legislazione federale in materia di archiviazione.

Sezione 3: Diritti di accesso e gestione

Art. 10Conferimento del diritto di accesso1

Il responsabile delle applicazioni concede agli utenti di E-VERA i diritti di accesso individuali.

2

La DC verifica annualmente se le condizioni per ottenere il diritto di accesso continuano a essere adempiute.

Art. 11Gestione tecnica e amministrazione del sistema1

L’unità Informatica DFAE è responsabile della gestione tecnica di E-VERA.

2

L’amministratore di sistema gestisce il sistema operativo del computer, la banca dati e le applicazioni.

3

Il responsabile delle applicazioni funge da interfaccia tra l’amministratore di sistema e gli utenti. Fa parte della DC.

Art. 12

Nuovo testo giusta la cifra I dell’O del 25 ott. 2023, in vigore dal 1° dic. 2023 (RU 2023 636).

Interfacce1

E-VERA dispone di un’interfaccia con il sistema d’informazione EDAssist+.

2

L’allegato 2 contiene le informazioni sui dati che sono trasmessi da E‑VERA a EDAssist+ e definisce la periodicità della trasmissione.

3

I documenti di cui all’articolo 7 capoverso 2 sono trasmessi a EDAssist+ mediante un’interfaccia nella misura in cui sono necessari all’adempimento dei compiti di cui all’articolo 3 dell’ordinanza del 18 giugno 2021

RS 852.12

sui sistemi d’informazione consolare del Dipartimento federale degli affari esteri.

4

I dati necessari per creare dossier personali elettronici nel sistema di gestione degli affari standardizzato GEVER sono trasmessi a GEVER mediante un’interfaccia.

Sezione 4: Sicurezza dei dati

Art. 13Obblighi di diligenza1

La DC e le rappresentanze provvedono affinché i dati personali registrati in E‑VERA siano trattati conformemente alle prescrizioni.

2

Si assicurano inoltre che i dati personali siano esatti, completi e aggiornati.

Art. 14Sicurezza dei dati1 La sicurezza dei dati e delle informazioni è retta:

Nuovo testo giusta l’all. 2 cifra II n. 12 dell’O dell’8 nov. 2023 sulla sicurezza delle informazioni, in vigore dal 1° gen. 2024 (RU 2023 735).

a.

Nuovo testo giusta l’all. 2 cifra II n. 31 dell’O del 31 ago. 2022 sulla protezione dei dati, in vigore dal 1° set. 2023 (RU 2022 568).

dall’ordinanza del 31 agosto 2022

RS 235.11

sulla protezione dei dati;

b.

Nuovo testo giusta l’all. 2 cifra II n. 12 dell’O dell’8 nov. 2023 sulla sicurezza delle informazioni, in vigore dal 1° gen. 2024 (RU 2023 735).

dall’ordinanza dell’8 novembre 2023

RS 128.1

sulla sicurezza delle informazioni;

c.

Abrogata dall’all. n. 12 dell’O del 24 feb. 2021, con effetto dal 1° apr. 2021 (RU 2021 132).

...

2

La DC emana un regolamento per il trattamento dei dati. Il regolamento contiene le misure organizzative e tecniche volte a garantire la sicurezza dei dati e il controllo del trattamento dei dati.

Art. 15Verbale1

Gli accessi a E-VERA e il trattamento dei dati in E-VERA sono costantemente verbalizzati.

2

I verbali sono conservati per un anno separatamente dal sistema in cui sono trattati i dati personali.

Nuovo testo giusta l’all. 2 cifra II n. 31 dell’O del 31 ago. 2022 sulla protezione dei dati, in vigore dal 1° set. 2023 (RU 2022 568).

Sezione 5: Disposizioni finali

Art. 16Abrogazione di un altro atto normativo

L’ordinanza VERA del 7 giugno 2004

[RU 2004 2997, 2007 6719 all. n. 4,2012 337 art. 19]

è abrogata.

Art. 17Modifica di altri atti normativi

Gli atti normativi qui appresso sono modificati come segue:

...

Le mod. possono essere consultate alla RU 2016 2933.

Art. 18Entrata in vigore

La presente ordinanza entra in vigore il 1° settembre 2016.

Allegato 1

Nuovo testo giusta la cifra II dell’O del 25 ott. 2023, in vigore dal 1° dic. 2023 (RU 2023 636).

(art. 5 cpv. 2)

Diritti di trattamento

Legenda:

Servizi con diritti di accesso / che ricevono i dati

Diritti di trattamento

Rappresentanze

Rappresentanze svizzere all’estero

A

Diritti di trattamento completi

DC

Direzione consolare

B

Diritto di lettura

Organo

Organo per la protezione dei dati, trasparenza e sicurezza dell’informazione DFAE

C

Diritto di lettura e di richiesta

RI

Revisione interna DFAE

D

Trasmissione cifrata dei dati

KMZ

Centro di gestione delle crisi

CSC

Cassa svizzera di compensazione

UCC

Ufficio centrale di compensazione

UST

Ufficio federale di statistica

Dati

Rappresentanze

DC

Organo

RI

KMZ

Ufficio passaporti DFAE

CSC

UCC

UST

Persone interessate (art. 5)

Cognomi

A

A

B

B

B

B

B/D

B/D

D

C

Nomi

A

A

B

B

B

B

B/D

B/D

D

C

Data di nascita

A

A

B

B

B

B

B/D

B/D

D

C

Luogo di nascita

A

A

B

B

B

B

B/D

B/D

D

C

Sesso

A

A

B

B

B

B

B/D

B/D

D

C

Stato civile

A

A

B

B

B

B

B/D

B/D

D

C

Luogo d’origine

A

A

B

B

B

B

B/D

B

D

C

Cittadinanza/attinenza

A

A

B

B

B

B

B/D

B/D

D

C

Dati sulla naturalizzazione, perdita della cittadinanza: luogo, data, autorità, passaggio in giudicato

A

A

B

B

B

B

B/D

B/D

D

C

Appellativo

A

A

B

B

B

B

D

C

Titolo

A

A

B

B

B

B

D

C

Numero AVS

A

A

B

B

B

B

B/D

B/D

D

C

Livello di formazione

A

A

B

B

B

B

D

C

Professione: designazione della professione, categoria professionale, formazione più elevata conclusa, data della registrazione

A

A

B

B

B

B

D

C

Dati sugli eventi di stato civile: matrimonio, divorzio, registrazione dell’unione domestica, scioglimento dell’unione domestica, separazione, inizio della separazione, fine della separazione, motivo dello scioglimento, dichiarazione di nullità, adozione, nascita, cambiamento di nome, attestato ufficiale, data, luogo, sentenza, data del passaggio in giudicato

A

A

B

B

B

B

B/D

B/D

D

C

Dati sul decesso: data, luogo, tipo di notifica

A

A

B

B

B

B

B/D

B/D

D

C

Lingua

A

A

B

B

B

B

B/D

B/D

D

C

Lingua per la corrispondenza

A

A

B

B

B

B

D

C

Dati su coniuge, partner: cognome, nome, data di nascita, numero AVS

A

A

B

B

B

B

B/D

B

C

Dati su figli e autorità parentale: cognome, nome, data di nascita, numero AVS, titolari dell’autorità parentale

A

A

B

B

B

B

B/D

B

C

Dati di contatto: indirizzi, coordinate GPS, indirizzo e-mail, numero di telefono, numero di fax

A

A

B

B

B

B

B/D

B

D

C

Dati sulla circoscrizione consolare

A

A

B

B

B

B

B/D

D

C

N. personale, art. 6 cpv. 1

A

A

B

B

B

B

B/D

B/D

D

Dati sui genitori: cognome, nome

A

A

B

B

B

B

B/D

B/D

C

Dati della persona di contatto in caso di decesso: cognome, nome, contatto

A

A

B

B

B

B

B/D

C

Dati di emergenza (facoltativi): informazioni sulla cassa malati, sull’assicurazione viaggi, direttive del paziente, testamento, indirizzo di emergenza

A

A

B

B

B

C

Dati sulla partenza: data, luogo, indirizzo, motivo

A

A

B

B

B

B

B/D

D

C

Dati sull’arrivo: data, luogo, indirizzo, motivo

A

A

B

B

B

B

B/D

D

C

Dati sul diritto di voto: data di annuncio di arrivo/partenza, Comune di voto, lingua del materiale di voto

A

A

B

B

B

B

D

C

Annuncio di arrivo/partenza

A

A

B

B

B

B

B/D

C

Dati login sportello online E-VERA

A

A

B

B

B

B

C

Passaporto: numero, data del rilascio, autorità di rilascio, validità

A

A

B

B

B

B

Notifica di perdita: documento di viaggio, modello, numero, motivo, luogo, data, rapporto di polizia, data del rilascio, autorità di rilascio, validità, data della notifica

A

A

B

B

B

B

C

Notifica di scomparsa: data, autorità, luogo

A

A

B

B

B

B

B/D

C

Controllo Ripol

B

B

Deposito: tipo, numero documento, data dell’accettazione e della consegna

A

A

B

B

B

B

C

Persona rilevante per compiti diplomatici

A

A

B

B

B

B

Pubblicazioni in abbonamento

A

A

B

B

B

B

C

Obbligo di notificazione militare

A

A

B

B

B

B

Allegato 2

(art. 12)

Dati e periodicità

Sistema d’informazione

Dati personali

Periodicità

EDAssist+

a.

Cognome

b.

Nome

c.

Indirizzo, mezzi di comunicazione (dati di contatto)

d.

Data di nascita

e.

Sesso

f.

Lingue

g.

Luoghi d’origine

h.

Cittadinanze

i.

Numero AVS

j.

Numero personale

In base alle esigenze