Ordonnance du 25 septembre 2020 sur le système d'information Plato (Ordonnance Plato)
RS 235.26
Etat le: 2023-09-01

235.26

Ordonnance
sur le système d’information Plato

(Ordonnance Plato)

du 25 septembre 2020 (État le 1er septembre 2023)

Le Conseil fédéral suisse,

vu l’art. 29 de la loi fédérale du 18 décembre 2020 sur le traitement des données personnelles par le Département fédéral des affaires étrangères

RS 235.2

,
vu l’art. 57hter de la loi du 21 mars 1997 sur l’organisation du gouvernement et de l’administration (LOGA)

RS 172.010

,

Nouvelle teneur selon l’annexe 2 ch. II 34 de l’O du 31 août 2022 sur la protection des données, en vigueur depuis le 1er sept. 2023 (RO 2022 568).

arrête:

Section 1Dispositions générales

Art. 1Objet

La présente ordonnance règle l’exploitation et l’utilisation du système d’information Plato (Plato) du Département fédéral des affaires étrangères (DFAE).

Art. 2Finalité du système d’informationPlato permet au DFAE de remplir ses tâches, à savoir celles assumées par la Division Sécurité humaine (DSH) de la Direction politique et par le Domaine Aide humanitaire et Corps suisse d’aide humanitaire (Domaine AH/CSA) de la Direction du développement et de la coopération (DDC), en application de la loi fédérale du 19 décembre 2003 sur des mesures de promotion civile de la paix et de renforcement des droits de l’homme

RS 193.9

ainsi que de l’ordonnance du 11 mai 1988 concernant le Corps suisse d’aide humanitaire

RS 172.211.31

. Il sert en particulier:
a.

à la gestion et à l’administration des membres du Pool d’experts pour la promotion civile de la paix de la DSH et du CSA;

b.

au recrutement d’experts pour les pools d’experts;

c.

à la planification et à la gestion des missions;

d.

à l’établissement de contrats de travail;

e.

à l’administration des formations initiales et continues des experts;

f.

à la logistique du matériel d’intervention;

g.

à l’établissement de statistiques.

Art. 3Responsabilités

Plato relève de la responsabilité de la DSH et du Domaine AH/CSA.

Art. 4StructurePlato est constitué d’une interface utilisateur et des bases de données indépendantes les unes des autres énumérées ci-après:
a.

base de données concernant les membres du Pool d’experts pour la promotion civile de la paix;

b.

base de données pour les membres du CSA.

Section 2Traitement des données

Art. 5Données traitées1

Plato contient des données relatives aux personnes visées à l’art. 2 de la loi fédérale du 24 mars 2000 sur le traitement des données personnelles au Département fédéral des affaires étrangères.

2

Les données traitées dans le système sont spécifiées dans l’annexe.

Art. 6Provenance des données et droits de traitement1

Les données sont saisies par la DSH, la Division Personnel du DFAE et le Domaine AH/CSA. Ces unités disposent de tous les droits de traitement pour l’ensemble des données qu’elles gèrent.

2

Le Groupe spécialisé Sauvetage CSA du Département fédéral de la défense, de la protection de la population et des sports (DDPS) dispose d’un droit de lecture des données relatives à ses membres qui sont des experts du CSA.

3

L’unité Informatique du DFAE dispose des droits d’accès nécessaires à l’accomplissement de ses tâches.

4

Tous les droits de traitement s’exercent par le biais d’une procédure d’accès en ligne.

Art. 7Communication de données

Des données relatives à des experts déployés en mission peuvent être communiquées au Centre de gestion des crises du DFAE et à la Direction consulaire afin de permettre à ces unités de s’acquitter de leurs missions dans le cadre de la gestion de crises et d’incidents de sécurité ainsi que de la préparation aux crises.

Art. 8Destruction de données1

Les données personnelles saisies dans le système sont détruites au plus tard dix ans après que les personnes concernées ont atteint l’âge de septante ans.

2

Les données relatives à des personnes dont la candidature a été rejetée sont détruites au plus tard trois mois après la clôture de la procédure de candidature.

3

Sont réservées les dispositions de la législation fédérale relative à l’archivage.

Art. 9Classement de documents

Tous les documents relatifs aux personnes saisies dans le système peuvent être enregistrés dans Plato.

Section 3Exploitation et droits d’accès

Art. 10Exploitation technique et administration du système1

L’unité Informatique du DFAE est responsable de l’exploitation technique de Plato.

2

L’administrateur système est rattaché à l’unité Informatique du DFAE. Il gère le système informatique, les bases de données et les applications.

3

Une personne responsable de l’application est rattachée à la DSH et une autre au Domaine AH/CSA. Ces personnes servent d’interface entre l’administrateur système et les utilisateurs.

Art. 11Attribution des droits d’accès1

Les personnes responsables de l’application attribuent les droits d’accès individuels aux utilisateurs de Plato.

2

Elles vérifient chaque année si les conditions relatives aux droits d’accès sont toujours remplies.

Section 4Sécurité des données

Art. 12Devoirs de diligence1

La DSH et le Domaine AH/CSA veillent à ce que les données soient traitées dans Plato conformément aux prescriptions en vigueur.

2

Ils s’assurent que les données saisies sont exactes, complètes et à jour.

Art. 13Règlement relatif au traitement des données

La DSH et le Domaine AH/CSA édictent un règlement relatif au traitement des données. Ce dernier définit les mesures techniques et organisationnelles requises pour assurer la sécurité des données ainsi que le contrôle du traitement des données.

Art. 14Journalisation1

Les accès à Plato et les modifications qui y sont effectuées sont journalisés en permanence.

2

Les procès-verbaux de journalisation sont conservés pendant un an, séparément du système dans lequel les données personnelles sont traitées.

Nouvelle teneur selon l’annexe 2 ch. II 34 de l’O du 31 août 2022 sur la protection des données, en vigueur depuis le 1er sept. 2023 (RO 2022 568).

Section 5Entrée en vigueur

Art. 15

La présente ordonnance entre en vigueur le 1er novembre 2020.

Annexe

Mise à jour par l’annexe ch. II 12 de l’O du 17 nov. 2021, en vigueur depuis le 1er janv. 2022 (RO 2021 800).

(art. 5, al. 2)

Données personnelles saisies dans PlatoI. Indications relatives à la personne
1.

Nom(s)

2.

Prénom(s)

3.

Date de naissance/âge

4.

État civil

5.

Sexe

6.

Lieu de naissance

7.

Lieu d’origine

8.

Nationalité(s) avec le code ISO

9.

Adresse(s) (rue, NPA, localité)

10.

Pays (nom, code postal, code ISO, indicatif téléphonique)

11.

Type d’adresse

12.

Numéro(s) de téléphone

13.

Adresse électronique

14.

Formule de civilité

15.

Titre

16.

Communication

17.

Type de communication

18.

Langue de correspondance

19.

Compétences linguistiques

20.

Diplômes et certificats de langues

21.

Numéro AVS au sens de l’art. 50c de la loi fédérale du 20 décembre 1946 sur l’assurance-vieillesse et survivants

RS 831.10

22.

Numéro personnel

23.

Indications relatives aux documents officiels (date et lieu de dépôt)

24.

Profession et formation

25.

Activité actuelle

26.

Expérience dans le domaine humanitaire

27.

Grade militaire

28.

Grade dans la police

29.

Statut (actif/passif) avec date et emplois précédents

30.

Statut au sein du DDPS

31.

Catégorie AH/CSA

32.

Missions AH/CSA (hormis mandat/centrale DDC)

33.

Nombre de missions AH/CSA (hormis mandat/centrale DDC)

34.

dont missions effectuées dans le cadre de l’Équipe d’intervention rapide (EIR) ou de la Chaîne suisse de sauvetage (CSS)

35.

Membre de l’EIR et fonction

36.

Priorité EIR

37.

Membre de la CSS et fonction

38.

Priorité CSS

39.

Instance compétente

40.

Échelon de conduite

41.

Entreprise

42.

Expérience (type de missions)

43.

Disponibilité pour des missions et restrictions en matière d’affectation

44.

Réserve en matière d’affectation

45.

Justification de la réserve en matière d’affectation

46.

Groupe de travail spécialisé et position

47.

Fonction dans le groupe spécialisé et position

48.

Indications relatives aux missions effectuées pour des tiers (entreprise, organisation, description de l’activité, durée)

49.

Besoins de formation continue

50.

Indications relatives aux cours (nom du cours, type de cours, lieu, type de participants, statut de participation)

II. Indications relatives au passeport
1.

Type de passeport

2.

Pays

3.

Numéro du passeport

4.

Durée de validité

5.

Lieu de délivrance

6.

Date de délivrance

7.

Remise

8.

Restitution

9.

Dépôt du passeport

III. Indications relatives au recrutement
1.

Date de l’entretien

2.

Candidature complète

3.

Journée de recrutement

4.

Attestation médicale d’aptitude

5.

Date de l’extrait du casier judiciaire

6.

Contrôle de sécurité relatif aux personnes (date limite de validité)

7.

Confirmation d’admission

8.

Permis de conduire (catégorie, date, remarques)

IV. Indications relatives à l’entreprise
1.

Nom

2.

Adresse(s) (rue, localité, pays)

3.

Type d’adresse

4.

Communication

5.

Type de communication

V. Indications relatives à la personne de référence
1.

Nom(s)

2.

Prénom(s)

3.

Nature de la relation

4.

Priorité

5.

Participation à une mission en famille

6.

Adresse(s) (rue, NPA, localité)

7.

Pays (nom, code postal, code ISO, indicatif téléphonique)

8.

Type d’adresse

9.

Communication

10.

Type de communication

VI. Indications relatives à la mission et au contrat
1.

Mission (désignation, type, sous-type, forme, durée, jours, lieu, AH/CSA, organisation, fonction, groupe spécialisé, pays, continent)

2.

Contrat (type, durée, numéro, base légale)

3.

Mission planifiée (type, statut)

4.

Mission en famille

5.

Classification

6.

Chargé de programme

7.

Taux d’occupation

8.

Police civile (CIVPOL)

9.

Niveau de contrôle de sécurité relatif aux personnes

10.

Organisme d’envoi et organisme d’accueil

11.

Superviseur

12.

Statut relatif à la sélection

13.

Grade dans la police

14.

Compétence en matière de sécurité

15.

Statut de candidature

16.

Matériel/bagages

17.

Unité d’organisation/Division/Section

18.

Actuellement en mission pour l’AH/le CSA

19.

Renseignements relatifs au voyage (date, heure)

20.

Voyage compris

21.

Congé non payé (du/au, nombre de jours)

22.

Jours de vacances (nombre)

23.

Subordination hiérarchique

24.

Secteur du personnel

25.

Indications relatives au salaire (classe de salaire, montant, versements, financement, type de frais de voyage de service, etc.)

26.

Nombre de vols pour les vacances

27.

Jours supplémentaires

28.

Indemnités et allocations