Ordinanza del 24 aprile 2002 sulla tenuta e la conservazione dei libri di commercio (Ordinanza sui libri di commercio; Olc)
RS 221.431
Abréviation: Olc
Etat le: 2013-01-01

221.431

Ordinanza
sulla tenuta e la conservazione dei libri di commercio

(Ordinanza sui libri di commercio; Olc)

del 24 aprile 2002 (Stato 1° gennaio 2013)

Il Consiglio federale svizzero,

visto l’articolo 958f capoverso 4 del Codice delle obbligazioni

RS 220

,

Nuovo testo giusta l’all. all’O del 21 nov. 2012 sulle norme contabili riconosciute, in vigore dal 1° gen. 2013 (RU 2012 6709).

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Sezione 1: Libri

Art. 11

Chi ha l’obbligo di tenere libri di commercio deve tenere un libro principale e, a dipendenza della natura e dell’estensione dell’azienda, anche libri ausiliari.

2 Il libro principale consta:
a.

dei conti (suddivisione logica di tutte le operazioni contabilizzate), sulla base dei quali sono allestiti il conto d’esercizio e il bilancio;

b.

del giornale (rilevamento cronologico di tutte le operazioni contabilizzate).

3

I libri ausiliari devono contenere, a complemento del libro principale, i dati necessari per stabilire lo stato patrimoniale dell’azienda, i rapporti di debito e di credito derivanti dal corso degli affari e il risultato dei singoli esercizi annuali. Fanno parte dei libri ausiliari, in particolare, la contabilità dei salari, la contabilità dei debitori e dei creditori, come pure l’inventario aggiornato delle merci immagazzinate o delle prestazioni non fatturate.

Sezione 2: Principi generali

Art. 2Principi di tenuta e conservazione regolari dei libri1

La tenuta dei libri di commercio e il rilevamento dei documenti contabili devono essere conformi ai principi commerciali riconosciuti (contabilità regolare).

2

Se i libri di commercio sono tenuti e conservati su supporto elettronico o in modo analogo e i documenti contabili sono rilevati e conservati su supporto elettronico o in modo analogo, occorre rispettare i principi del trattamento regolare dei dati.

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3

La regolarità della tenuta e della conservazione dei libri è retta dalle norme contabili riconosciute, sempreché il Titolo trentesimosecondo del Codice delle obbligazioni, la presente ordinanza e altre disposizioni esecutive non dispongano diversamente.

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Art. 3

Nuovo testo giusta l’all. all’O del 21 nov. 2012 sulle norme contabili riconosciute, in vigore dal 1° gen. 2013 (RU 2012 6709).

Integrità (autenticità e impossibilità di falsificazione)

I libri di commercio devono essere tenuti e conservati e i documenti contabili rilevati e conservati in modo che un’eventuale modifica sia constatabile.

Art. 4Documentazione1

A dipendenza della natura e dell’estensione dell’azienda, l’organizzazione, le competenze, i modi di lavoro e le procedure, l’infrastruttura (macchinari e programmi informatici) applicati per tenere e conservare i libri di commercio devono essere documentati sotto forma di istruzioni di lavoro in un modo che permetta la comprensione dei libri di commercio e dei documenti contabili.

Nuovo testo giusta l’all. all’O del 21 nov. 2012 sulle norme contabili riconosciute, in vigore dal 1° gen. 2013 (RU 2012 6709).

2

Le istruzioni di lavoro sono aggiornate e conservate secondo gli stessi principi e per lo stesso lasso di tempo previsti per i libri di commercio tenuti conformemente a dette istruzioni.

Sezione 3: Principi della conservazione regolare

Art. 5

Nuovo testo giusta l’all. all’O del 21 nov. 2012 sulle norme contabili riconosciute, in vigore dal 1° gen. 2013 (RU 2012 6709).

Obbligo di diligenza generale

I libri di commercio e i documenti contabili devono essere conservati con cura, in modo ordinato e protetti da influenze dannose.

Art. 6Disponibilità1

I libri di commercio e i documenti contabili devono essere conservati in modo che la persona autorizzata possa consultarli e verificarli entro un termine adeguato, fino alla fine del periodo di conservazione.

Nuovo testo giusta l’all. all’O del 21 nov. 2012 sulle norme contabili riconosciute, in vigore dal 1° gen. 2013 (RU 2012 6709).

2

Il personale, gli apparecchi e i mezzi ausiliari sono messi a disposizione se necessario per la consultazione e la verifica.

3

Nel quadro del diritto di consultazione è resa possibile alla persona autorizzata che lo chieda la lettura dei libri di commercio anche senza mezzi ausiliari.

Art. 7Organizzazione1

Le informazioni archiviate sono separate da quelle attuali oppure contrassegnate in modo tale da permetterne la distinzione. La responsabilità per le informazioni archiviate è disciplinata e documentata in modo chiaro.

2

È garantito l’accesso entro un termine adeguato ai dati archiviati.

Art. 8Archivio

Le informazioni sono inventariate sistematicamente e protette da accessi non autorizzati. Gli accessi e le consultazioni sono registrati. Tali registrazioni soggiacciono allo stesso obbligo di conservazione dei supporti di dati.

Sezione 4: Supporti d’informazione

Art. 9Supporti d’informazione ammessi1 Sono ammessi per la conservazione di documenti:
a.

i supporti d’informazione inalterabili, segnatamente la carta, i supporti d’immagini e i supporti di dati inalterabili;

b. i supporti d’informazione alterabili quando:
1.

sono applicati procedimenti tecnici che garantiscono l’integrità delle informazioni registrate (ad es. firma digitale);

2.

è possibile provare in modo inequivocabile il momento della memorizzazione delle informazioni (ad es. per mezzo della marcatura oraria);

3.

sono rispettate le ulteriori prescrizioni concernenti l’impiego dei relativi procedimenti tecnici in vigore al momento della memorizzazione; e

4.

sono stabiliti e documentati gli svolgimenti e i procedimenti atti al loro impiego come pure conservate le informazioni necessarie (verbali e log files).

2

I supporti d’informazione sono considerati alterabili quando le informazioni memorizzate su di essi possono essere modificate o cancellate senza che sia possibile provarne la modifica o la cancellazione sul supporto di dati (nastri magnetici, dischetti magnetici o magneto ottici, dischi rigidi o amovibili, supporto solid state).

Art. 10Esame e migrazione di dati1

L’integrità e leggibilità dei supporti d’informazione sono esaminate regolarmente.

2 I dati possono essere trasferiti in altri formati o su altri supporti d’informazione (migrazione di dati) quando è garantito che:
a.

le informazioni rimangono complete ed esatte;

b.

la disponibilità e la leggibilità continuano a soddisfare le esigenze legali.

3

La migrazione di dati da un supporto d’informazione a un altro è iscritta a verbale. Quest’ultimo è conservato assieme alle informazioni.

Sezione 5: Disposizioni finali

Art. 11Diritto previgente: abrogazione

L’ordinanza del 2 giugno 1976

[RU 1976 1334]

concernente la registrazione di documenti da conservare è abrogata.

Art. 12Entrata in vigore

La presente ordinanza entra in vigore il 1° giugno 2002.