Verordnung vom 23. August 2023 über die Personalinformationssysteme des EDA
RS 235.23
Etat le: 2023-10-01

235.23

Verordnung
über die Personalinformationssysteme des EDA

vom 23. August 2023 (Stand am 1. Oktober 2023)

Der Schweizerische Bundesrat,

gestützt auf Artikel 29 des Bundesgesetzes vom 18. Dezember 2020

SR 235.2

über die Bearbeitung von Personendaten durch das Eidgenössische Departement für auswärtige Angelegenheiten
und auf Artikel 27 Absatz 5 des Bundespersonalgesetzes vom 24. März 2000

SR 172.220.1

,

verordnet:

1. Abschnitt: Allgemeine Bestimmungen

Art. 1Gegenstand

Diese Verordnung regelt den Betrieb und die Benützung der Personalinformationssysteme des Bereichs Personal des Eidgenössischen Departements für auswärtige Angelegenheiten (Bereich Personal EDA) in der Direktion für Ressourcen (DR).

Art. 2Verantwortung

Der Bereich Personal EDA trägt die Verantwortung für die Personalinformationssysteme.

2. Abschnitt: EDAtransfer

Art. 3Zweck1

Das Informationssystem EDAtransfer dient dem Bereich Personal EDA zur Erfüllung seiner Aufgaben im Bereich der Personaleinsätze und Versetzungen.

2

Es dient dazu, Fähigkeiten und Kompetenzen von Bewerberinnen und Bewerbern mit den Anforderungen und Rahmenbedingungen der ausgeschriebenen Stellen zu vergleichen, Entscheidgrundlagen für Arbeitgeberentscheide bereitzustellen sowie Versetzungen und Personaleinsätze administrativ abzuwickeln.

Art. 4Bearbeitete Daten1 Das EDAtransfer enthält Daten über:
a.

versetzungspflichtige Angestellte des EDA nach Artikel 3 Buchstabe a der Verordnung des EDA vom 20. September 2002

SR 172.220.111.343.3

zur Bundespersonalverordnung (VBPV-EDA);

b.

andere im Ausland eingesetzte Angestellte nach Artikel 3 Buchstabe b VBPV-EDA;

c.

Angestellte des EDA und anderer Departemente, die eine für versetzungspflichtige Angestellte vorbehaltene Stelle im Inland innehaben;

d.

Begleitpersonen und Kinder nach Artikel 3 Buchstaben d und e VBPV-EDA von Angestellten nach den Buchstaben a und b.

2

Welche Daten bearbeitet werden, ist in Anhang 1 aufgeführt.

Art. 5Herkunft der Daten1 Die Daten im EDAtransfer stammen aus:
a.

dem Informationssystem für das Personaldatenmanagement (IPDM) des Eidgenössischen Personalamts (EPA);

b.

dem Informationssystem E-Rekrutierung des EPA;

c.

Eingaben des Bereichs Personal EDA.

2

Daten nach Absatz 1 Buchstaben a und b können nicht verändert werden.

Art. 6Bearbeitungsrechte1

Der Bereich Personal EDA verfügt für Daten nach Artikel 5 Absatz 1 Buchstabe c über vollständige Bearbeitungsrechte und für die übrigen Daten über ein Leserecht.

2

Die für eine ausgeschriebene Stelle zuständigen Vorgesetzten haben das Recht, Inhalte zum Stelleninserat zu bearbeiten.

3

Die Einheit für Informatik des EDA verfügt über diejenigen Bearbeitungsrechte, die zur Erfüllung ihrer Aufgaben notwendig sind.

Art. 7Bekanntgabe von Daten1

Der Bereich Personal EDA kann den für Arbeitgeberentscheide und für die Abwicklung der Versetzungen zuständigen Stellen im EDA zur Erfüllung ihrer Aufgaben im Bereich der Personaleinsätze und Versetzungen Daten aus dem EDAtransfer bekanntgegeben.

2

Angaben zum Vertragsstatus werden automatisiert in das Informationssystem EDApbu übertragen.

Art. 8Vernichtung von Datensätzen1

Daten, die aus dem IPDM oder aus Eingaben des Bereichs Personal EDA stammen, werden spätestens drei Monate nach dem Zeitpunkt vernichtet, in dem die betroffenen Personen nicht mehr unter die Personenkategorien nach Artikel 4 Absatz 1 fallen.

2

Daten, die aus dem Informationssystem E-Rekrutierung stammen, sowie mit der Bewerbung zusammenhängende Daten werden spätestens drei Monate nach Abschluss des Stellenbesetzungsverfahrens vernichtet.

3

Vorbehalten bleiben die Bestimmungen der Archivierungsgesetzgebung des Bundes.

3. Abschnitt: EDApbu

Art. 9Zweck

Das EDApbu dient dem Bereich Personal EDA, versetzungspflichtigen Angestellten und deren Vorgesetzten zur administrativen Abwicklung und Überwachung des Potenzialbeurteilungsprozesses in den Karrieren nach Artikel 2 VBPV-EDA

SR 172.220.111.343.3

. Es dient insbesondere der Erstellung der Potenzialbeurteilung.

Art. 10Bearbeitete Daten1

Das EDApbu enthält Daten über versetzungspflichtige Angestellte des EDA nach Artikel 3 Buchstabe a VBPV-EDA

SR 172.220.111.343.3

und deren Vorgesetzte.

2

Welche Daten bearbeitet werden, ist in Anhang 2 aufgeführt.

Art. 11Herkunft der Daten1 Die Daten im EDApbu stammen aus:
a.

dem IPDM des EPA;

b.

dem EDAtransfer;

c.

Eingaben des Bereichs Personal EDA, der betroffenen Personen und deren Vorgesetzten.

2

Daten nach Absatz 1 Buchstaben a und b können nicht verändert werden.

Art. 12Bearbeitungsrechte1

Der Bereich Personal EDA verfügt für alle Daten nach Artikel 11 über ein Leserecht.

2

Die betroffenen Personen verfügen für die sie betreffenden Daten über ein Leserecht. Für Daten, die sie selber eingeben können, verfügen sie über vollständige Bearbeitungsrechte.

3

Die Vorgesetzten verfügen für die Daten, welche die vom Potenzialbeurteilungsprozess betroffene Person betreffen, über ein Leserecht. Für Daten, die sie selber eingeben können, verfügen sie über vollständige Bearbeitungsrechte.

4

Die Einheit für Informatik des EDA verfügt über diejenigen Bearbeitungsrechte, die zur Erfüllung ihrer Aufgaben notwendig sind.

Art. 13Vernichtung von Datensätzen1

Die abgeschlossene Personalbeurteilung wird nach Abschluss des Potenzialbeurteilungsprozesses im E-Personaldossier abgelegt und spätestens nach fünf Jahren vernichtet.

2

Die übrigen Daten werden spätestens drei Monate nach dem Zeitpunkt vernichtet, in dem die betroffenen Personen nicht mehr unter die Personenkategorie nach Artikel 10 Absatz 1 fallen.

3

Vorbehalten bleiben die Bestimmungen der Archivierungsgesetzgebung des Bundes.

4. Abschnitt: EDAcv

Art. 14Zweck1

Das Informationssystem EDAcv dient den Angestellten des EDA zur Erstellung von standardisierten Lebensläufen im Hinblick auf künftige Einsätze.

2

Es dient zudem dem Bereich Personal EDA im Rahmen der Planung der Einsätze von Angestellten dazu, deren berufliche und thematische Erfahrungen und Kompetenzen, Bildungsabschlüsse sowie Sprachkenntnisse auszuwerten.

Art. 15Bearbeitete Daten1

Das EDAcv enthält die Daten über die Angestellten des EDA und deren Familienangehörige.

2

Welche Daten bearbeitet werden, ist in Anhang 3 aufgeführt.

Art. 16Herkunft der Daten1 Die Daten im EDAcv stammen aus:
a.

dem IPDM des EPA;

b.

Eingaben der betroffenen Personen.

2

Daten nach Absatz 1 Buchstabe a können nicht verändert werden.

Art. 17Bearbeitungsrechte1

Der Bereich Personal EDA verfügt für alle Daten über ein Leserecht.

2

Die betroffenen Personen verfügen für ihre selber erfassten Daten nach Artikel 16 Absatz 1 Buchstabe b über vollständige Bearbeitungsrechte. Für die sie betreffenden Daten nach Artikel 16 Absatz 1 Buchstabe a verfügen sie über ein Leserecht.

3

Die Einheit für Informatik des EDA verfügt über diejenigen Bearbeitungsrechte, die zur Erfüllung ihrer Aufgaben notwendig sind.

Art. 18Vernichtung von Datensätzen1

Die im EDAcv enthaltenen Daten werden spätestens fünf Jahre nach Austritt der betroffenen Person aus dem EDA vernichtet.

2

Vorbehalten bleiben die Bestimmungen der Archivierungsgesetzgebung des Bundes.

5. Abschnitt:Betrieb und Zugriffsberechtigungen

Art. 19Technischer Betrieb und Systemverwaltung1

Die Einheit für Informatik des EDA ist für den technischen Betrieb der Personalinformationssysteme verantwortlich.

2

Die Systemadministratorin oder der Systemadministrator gehört der Einheit für Informatik des EDA an. Sie oder er verwaltet die Informationssysteme, die Datenbanken und die Anwendungen.

3

Die oder der Anwendungsverantwortliche eines Informationssystems gehört dem Bereich Personal EDA an. Sie oder er bildet die Schnittstelle zwischen der Systemadministratorin oder dem Systemadministrator und den Benutzerinnen und Benutzern.

Art. 20Erteilung der Zugriffsberechtigungen1

Die Anwendungsverantwortlichen erteilen den Benutzerinnen und Benutzern die individuellen Zugriffsberechtigungen.

2

Sie überprüfen jährlich, ob die Voraussetzungen für die Zugriffsberechtigungen weiterhin bestehen.

6. Abschnitt:Datensicherheit

Art. 21Sorgfaltspflichten1

Der Bereich Personal EDA sorgt dafür, dass die Daten vorschriftsgemäss bearbeitet werden.

2

Er stellt sicher, dass die Daten richtig, vollständig und nachgeführt sind. Ausgenommen sind die Daten im EDAcv, die die Betroffenen selbst bearbeiten können.

Art. 22Bearbeitungsreglement

Der Bereich Personal EDA erlässt für jedes Personalinformationssystem ein Bearbeitungsreglement. Dieses enthält die organisatorischen und technischen Massnahmen zur Gewährleistung der Datensicherheit sowie zur Kontrolle der Datenbearbeitung.

Art. 23Protokollierung1

Die Zugriffe auf die Personalinformationssysteme und die Bearbeitungen werden laufend protokolliert.

2

Die Protokolle werden während eines Jahres getrennt vom jeweiligen System, in dem die Personendaten bearbeitet werden, aufbewahrt.

7. Abschnitt: Schlussbestimmungen

Art. 24Aufhebung und Änderung anderer Erlasse

Die Aufhebung und die Änderung anderer Erlasse werden in Anhang 4 geregelt.

Art. 25Inkrafttreten

Diese Verordnung tritt am 1. Oktober 2023 in Kraft.

Anhang 1

(Art. 4 Abs. 2)

Im EDAtransfer bearbeitete Daten1Angaben aus dem IPDM
1.1.

Angaben zur Planstelle

1.2.

Nachname

1.3.

Vorname

1.4.

Personalnummer

1.5.

Organisationsschlüssel

1.6.

Geburtsdatum

1.7.

Korrespondenzsprache

1.8.

Lohnklasse

1.9.

E-Mail-Adresse

1.10.

Anrede

1.11.

Vertragsart

1.12.

Vertragsende

1.13.

Funktionswechsel

1.14.

Telefonnummer

1.15.

Lohnklasse für Stellvertretung

1.16.

Angaben zur vorgesetzten Person

2Angaben aus dem Informationssystem E-Rekrutierung (Bewerbung)
2.1.

Angaben zum Stelleinserat

2.2.

Anrede

2.3.

Nachname

2.4.

Vorname

2.5.

Titel

2.6.

Geburtsdatum

2.7.

Telefon

2.8.

E-Mail-Adresse

2.9.

Korrespondenzsprache

2.10.

Land

2.11.

PLZ / Ort

2.12.

Bewerbungsdatum

2.13.

Status

2.14.

Beurteilung und Bemerkung HR

2.15.

Beurteilung und Bemerkung der für die Auswahl verantwortlichen Personen

3Angaben aus Eingaben des Bereichs Personal EDA
3.1.

Angaben zur Stelle

3.2.

Sprache

3.3.

Angaben zu Verkürzungs-/Verlängerungsgesuch

3.4.

Kompetenzen (Führungs-, Fach-, Sozial-, und Sprachkompetenzen)

3.5.

Potenzial

3.6.

Versetzungsgrundsätze

3.7.

Informationen zu Begleitpersonen und Kindern

3.8.

Stand im Prozess

3.9.

Informationen zur Ausschreibung

3.10.

Vertragsstatus (I, II, III)

3.11.

Angaben zum Orientierungsgespräch

3.12.

Bemerkungen HR

Anhang 2

(Art. 10 Abs. 2)

Im EDApbu bearbeitete Daten1Angaben aus dem IPDM
1.1.

Angaben zur Planstelle

1.2.

Anrede

1.3.

Nachname

1.4.

Vorname

1.5.

Personalnummer

1.6.

Organisationsschlüssel

1.7.

Geburtsdatum

1.8.

Korrespondenzsprache

1.9.

Lohnklasse

1.10.

E-Mail-Adresse

1.11.

Angaben zur vorgesetzten Person

2Angaben aus Eingaben des Bereichs Personal EDA, der betroffenen Personen und deren Vorgesetzten
2.1.

Beurteilungsperiode

2.2.

Angaben zur vorgesetzten Person

2.3.

Werte der Potenzialbeurteilung

3Angaben aus dem EDAtransfer
3.1.

Vertragsstatus

Anhang 3

(Art. 15 Abs. 2)

Im EDAcv bearbeitete Daten1Angaben zu den Angestellten
1.1.

Anrede*

1.2.

Vorname*

1.3.

Nachname*

1.4.

Personalnummer*

1.5.

Personalkategorie*

1.6.

Akademischer Titel

1.7.

Geburtsdatum*

1.8.

Nationalitäten*

1.9.

Zivilstand

1.10.

Adresse*

1.11.

Telefonnummer Geschäft*

1.12.

Telefonnummer privat

1.13.

E-Mail-Adresse Geschäft*

1.14.

E-Mail-Adresse privat

1.15.

Angaben zur Erreichbarkeit / zu Abwesenheiten

1.16.

Angaben zur aktuellen Stelle*

1.17.

Foto

1.18.

Weitere Angaben zur Person

1.19.

Angaben zu Referenzpersonen: Name, Funktion, Kontaktangaben

1.20.

Angabe der Reihenfolge der Referenzpersonen

1.21.

Berufliche Erfahrung

1.22.

Aus- und Weiterbildung

1.23.

Sprachkompetenzen

1.24.

Thematische Erfahrungen und Kompetenzen

2Angaben zu den Familienangehörigen
2.1.

Angaben zu Ehepartnerin oder Ehepartner, eingetragener Partnerin oder eingetragenem Partner, Konkubinatspartnerin oder Konkubinatspartner:

2.1.1.

Vorname*

2.1.2.

Nachname*

2.1.3.

Geburtsdatum*

2.1.4.

Nationalität*

2.1.5.

Weitere Nationalitäten

2.1.6.

Interesse an Erwerbstätigkeit / berufliche Stellung / Abschluss / Sprachkenntnisse

2.1.7.

Reiseinformation: reist mit an den Einsatzort / reist nicht mit an den Einsatzort

2.2

Angaben zu den Kindern:

2.2.1.

Vorname*

2.2.2.

Nachname*

2.2.3.

Geburtsdatum*

2.2.4.

Nationalität*

2.2.5.

Weitere Nationalitäten

2.2.6.

Schulsystem

2.2.7.

Reiseinformation: reist mit an Einsatzort / reist nicht mit an Einsatzort

*

Daten aus dem IPDM

Anhang 4

(Art. 24)

Aufhebung und Änderung anderer Erlasse

I

Die Verordnung EDA-CV vom 26. April 2017

[AS 2017 2809;	2022	568	Anh. 2 Ziff. II 32]

wird aufgehoben.

II

…

Die Änderung kann unter AS 2023 485 konsultiert werden.