Ordonnance du 18 juin 2021 sur les systèmes d’information consulaires du Département fédéral des affaires étrangères
RS 852.12
Etat le: 2023-09-01

852.12

Ordonnance
sur les systèmes d’information consulaires du
Département fédéral des affaires étrangères

du 18 juin 2021 (État le 1er septembre 2023)

Le Conseil fédéral suisse,

vu l’art. 6 de la loi fédérale du 24 mars 2000 sur le traitement des données personnelles au Département fédéral des affaires étrangères

RS 235.2

,
vu l’art. 57hter de la loi du 21 mars 1997 sur l’organisation du gouvernement et de l’administration

RS 172.010

,

Nouvelle teneur selon l’annexe 2 ch. II 124 de l’O du 31 août 2022 sur la protection des données, en vigueur depuis le 1er sept. 2023 (RO 2022 568).

arrête:

Section 1Dispositions générales

Art. 1Objet

La présente ordonnance règle l’exploitation et l’utilisation des systèmes d’information EDAssist+ et Travel Admin de la Direction consulaire (DC) du Département fédéral des affaires étrangères (DFAE).

Art. 2Responsabilité

La DC est responsable des systèmes d’information.

Section 2EDAssist+

Art. 3ButLe DFAE utilise le système EDAssist+ pour:
a.

traiter les demandes soumises par la population;

b.

traiter les cas de protection consulaire visés aux art. 39 à 49 de la loi du 26 septembre 2014 sur les Suisses de l’étranger (LSEtr)

RS 195.1

;

c.

assurer d’autres prestations consulaires au sens des art. 50 à 52 LSEtr;

d.

traiter les avis de recherche de personnes portées disparues;

e.

prendre des mesures en cas de crise ou de catastrophe;

f.

traiter des demandes de prestations d’aide sociale au sens des art. 22 à 37 LSEtr;

g.

gérer les dossiers;

h.

établir des statistiques.

Art. 4StructureLe système EDAssist+ se compose de quatre modules:
a.

la hotline;

b.

la helpline;

c.

la protection consulaire;

d.

l’aide sociale aux Suisses de l’étranger.

Art. 5Contenu du module hotlineLe module hotline contient des données sur les personnes suivantes:
a.

les personnes visées à l’art.4, al.1 et 2, de la loi fédérale du 24 mars 2000 sur le traitement des données personnelles au Département fédéral des affaires étrangères qui sont portées disparues;

b.

les personnes ayant déposé un avis de recherche.

Art. 6Contenu du module helpline

Le module helpline contient des données sur les personnes ayant adressé une demande au DFAE.

Art. 7Contenu du module protection consulaire

Le module protection consulaire contient des données sur les personnes visées à l’art. 4, al. 1 et 2, de la loi fédérale du 24 mars 2000 sur le traitement des données personnelles au Département fédéral des affaires étrangères et prises en charge dans le cadre de la protection consulaire.

Art. 8Contenu du module aide socialeLe module aide sociale contient des données sur les personnes suivantes, dans la mesure où ces informations sont nécessaires à l’examen des demandes d’aide sociale:
a.

le requérant;

b.

le conjoint ou le partenaire enregistré du requérant;

c.

le concubin du requérant;

d.

les enfants des personnes visées aux let. a à c;

e.

les parents du requérant;

f.

les personnes vivant dans le même ménage que le requérant;

g.

les personnes de référence du requérant.

Art. 9Type et origine des données traitées 1

Les données à traiter sont recensées à l’annexe 1.

2 Les données sont saisies par:
a.

la DC;

b.

les représentations diplomatiques et consulaires à l’étranger;

c.

le centre de gestion des crises du DFAE (KMZ), dans le module hotline.

3

Les données relatives aux personnes enregistrées dans les systèmes d’information E-VERA ou Travel Admin sont transmises automatiquement depuis ces systèmes au moyen d’une interface. Les données pouvant être transmises sont recensées à l’annexe 2.

Art. 10Droits de traitement1

La DC et les représentations peuvent traiter toutes les données du système EDAssist+ dans la limite de leurs droits d’accès.

2

Pour accomplir ses tâches, le KMZ peut traiter toutes les données des modules hotline, helpline et protection consulaire dans la limite de ses droits d’accès.

3

L’unité Informatique DFAE dispose des droits de traitement nécessaires à l’accomplissement de ses tâches.

4

Les droits de traitement s’exercent en ligne.

Art. 11Communication de données

Lorsque des personnes inscrites dans les modules hotline, helpline et protection consulaire sont touchées par une crise ou une catastrophe, la DC, les représentations et le KMZ peuvent communiquer aux services de secours, aux représentations étrangères et aux autorités locales des données les concernant si cela est dans l’intérêt de ces personnes.

Art. 12Documents

Tous les documents relatifs aux personnes saisies dans le système et aux affaires traitées sous forme électronique peuvent être enregistrés dans EDAssist+.

Art. 13Destruction des données1

Les données du module aide sociale sont détruites 10 ans après leur dernier traitement, mais au plus tard 30 ans après l’ouverture du dossier.

2

Les données des modules hotline, helpline et protection consulaire dont le statut est désactivé, terminé ou archivé sont détruites au plus tard cinq ans après leur dernière consultation.

3

Sont réservées les dispositions de la législation fédérale relative à l’archivage.

Section 3Travel Admin

Art. 14But

Travel Admin permet au DFAE de localiser et de contacter, en cas d’urgence, de crise ou de catastrophe, des personnes qui voyagent ou se rendent à l’étranger.

Art. 15Structure

Travel Admin se compose d’une base de données, d’un accès en ligne par le site web et d’une application pour les appareils mobiles.

Art. 16Contenu

Travel Admin contient des données sur les personnes visées à l’art. 4, al. 1 et 2, de la loi fédérale du 24 mars 2000 sur le traitement des données personnelles au Département fédéral des affaires étrangères qui voyagent ou se rendent à l’étranger et qui se sont enregistrées dans le système.

Art. 17Type et origine des données traitées1

Les données à traiter sont recensées à l’annexe 3.

2

Les données sont saisies par les voyageurs et les représentations.

Art. 18Droits de traitement1

La DC, les représentations et le KMZ peuvent traiter toutes les données du système Travel Admin dans la limite de leurs droits d’accès.

2

Les voyageurs disposent de tous les droits de traitement sur leurs données personnelles.

3

L’unité Informatique DFAE dispose des droits de traitement nécessaires à l’accomplissement de ses tâches.

4

Tous les droits de traitement s’exercent en ligne.

Art. 19Communication de données 1

Les représentations, la DC et le KMZ peuvent communiquer à des services de secours, des représentations étrangères et des autorités locales des données concernant des personnes touchées par une crise ou une catastrophe si cela est dans l’intérêt de ces personnes.

2

Si nécessaire, les données mentionnées à l’annexe 2 sont transmises automatiquement à EDAssist+ au moyen d’une interface.

Art. 20Destruction des données1

Les données concernant les voyages sont détruites au plus tard 90 jours après l’expiration de la durée indiquée du voyage.

2

Les autres données sont détruites deux ans après la dernière connexion.

3

Sont réservées les dispositions de la législation fédérale relative à l’archivage.

Section 4Exploitation et droits d’accès

Art. 21Exploitation technique et administration du système1

L’unité Informatique DFAE est responsable de l’exploitation technique des systèmes d’information.

2

Les administrateurs système sont rattachés à l’unité Informatique DFAE. Ils gèrent les systèmes d’information, les bases de données et les applications.

3

Les responsables des applications sont rattachés à la DC. Ils servent d’interface entre les administrateurs système et les utilisateurs.

Art. 22Attribution des droits d’accès1

Les responsables des applications attribuent des droits d’accès individuels aux utilisateurs.

2

Ils vérifient chaque année si les utilisateurs remplissent encore les conditions pour bénéficier de leurs droits d’accès.

Section 5Sécurité des données

Art. 23Devoirs de diligence1

La DC veille à ce que les données soient traitées conformément aux prescriptions en vigueur.

2

Elle garantit que les données sont correctes, complètes et actualisées, à l’exception des données de Travel Admin qui peuvent être modifiées par les voyageurs eux-mêmes.

Art. 24Règlement relatif au traitement des données

La DC édicte pour les deux systèmes d’information un règlement relatif au traitement des données. Ce règlement définit les mesures techniques et organisationnelles visant à garantir la sécurité des données et le contrôle de leur traitement.

Art. 25Journalisation1

Les accès aux systèmes d’information et les modifications qui y sont effectuées sont journalisés en permanence.

2

Les procès-verbaux de journalisation sont conservés pendant un an, séparément du système dans lequel les données personnelles sont traitées.

Nouvelle teneur selon l’annexe 2 ch. II 124 de l’O du 31 août 2022 sur la protection des données, en vigueur depuis le 1er sept. 2023 (RO 2022 568).

Section 6Dispositions finales

Art. 26Abrogation d’autres actesSont abrogées:
1.

l’ordonnance SAS-DFAE du 5 novembre 2014

[RO 2014 3895; 2021 132 annexe ch. 33]

,

2.

l’ordonnance du 9 décembre 2011 sur le système d’information EDAssist+

[RO 2012 337; 2016 2933 art. 17 ch. 1; 2021 132 annexe ch. 13]

.

Art. 27Entrée en vigueur

La présente ordonnance entre en vigueur le 1er août 2021.

Annexe 1

(art. 9, al. 1)

Données personnelles traitées dans EDAssist+ 1.Hotline1.1Données concernant les personnes portées disparues
1.1.1

Nom(s)

1.1.2

Prénom(s)

1.1.3

Numéro AVS

1.1.4

État: inconnu, décédé, blessé, malade, en bonne santé

1.1.5

Langue

1.1.6

Sexe

1.1.7

Date de naissance

1.1.8

Nationalité(s)

1.1.9

Lieu(x) d’origine

1.1.10

Assurance(s)

1.1.11

Adresse(s)

1.1.12

Numéro(s) de téléphone

1.1.13

Adresse(s) électronique(s)

1.1.14

Adresse du dernier lieu de résidence

1.1.15

Événement

1.2Données sur les personnes ayant déposé un avis de recherche
1.2.1

Nom(s)

1.2.2

Prénom(s)

1.2.3

Langue

1.2.4

Sexe

1.2.5

Lien avec la personne portée disparue

1.2.6

Date de naissance

1.2.7

Nationalité(s)

1.2.8

Lieu(x) d’origine

1.2.9

Assurances

1.2.10

Adresse(s)

1.2.11

Numéro(s) de téléphone

1.2.12

Adresse(s) électronique(s)

1.2.13

Date du dernier contact

2.Helpline
2.1

Nom(s)

2.2

Prénom(s)

2.3

Langue

2.4

Sexe

2.5

Adresse(s)

2.6

Numéro(s) de téléphone

2.7

Adresse(s) électronique(s)

2.8

Demande

3.Protection consulaire
3.1

Nom(s)

3.2

Prénom(s)

3.3

Langue

3.4

Sexe

3.5

Date de naissance

3.6

Nationalité(s)

3.7

Lieu(x) d’origine

3.8

État civil

3.9

Numéro AVS

3.10

État: inconnu, décédé, blessé, malade, en bonne santé

3.11

Date du décès

3.12

Informations sur le dossier: titre, numéro de référence, événement, type de dossier, pays, compétence (représentation et responsable du dossier)

3.13

Adresse(s)

3.14

Numéro(s) de téléphone

3.15

Numéro(s) de fax

3.16

Adresse(s) électronique(s)

[tab]

4.Aide sociale

Requérant

Enfants du requérant

Conjoint ou partenaire enregistré du requérant

Enfants du conjoint ou du partenaire enregistré

Parents du requérant

Concubin du requérant

Enfants du concubin

Personnes vivant dans le même ménage que le requérant

Personnes de référence du requérant

Nom(s)

x

x

x

x

x

x

x

x

x

Prénom(s)

x

x

x

x

x

x

x

x

x

Sexe

x

Date de naissance

x

x

x

x

x

x

x

Lieu de naissance

x

x

x

x

x

x

x

Lieu d’origine

x

x

x

x

x

Canton d’origine

x

x

x

x

x

Nationalité(s) et mode d’acquisition

x

x

x

x

x

x

x

État civil

x

x

x

x

x

x

Langue de correspondance

x

x

Langue maternelle

x

x

Profession

x

x

x

Formation

x

x

x

Adresse(s)

x

x

x

x

x

x

x

x

x

Domicile

x

x

x

x

x

x

x

x

Numéro de téléphone et de fax

x

x

x

x

x

x

x

x

x

Adresse(s) électronique(s)

x

x

x

x

x

x

x

x

x

Lieu de séjour

x

x

x

x

x

x

Durée du séjour

x

x

x

x

x

Données portant sur les prestations d’aide sociale

x

x

x

x

x

x

Expertise médicale

x

x

x

x

x

Traitements médicaux

x

x

x

x

x

Bénéficiaire d’une rente AI

x

x

x

x

x

Affiliation à une assurance

x

x

x

x

x

Données sur la capacité de gain

x

x

x

x

x

Données sur le logement

x

x

x

x

x

Revenu

x

x

x

x

x

x

x

Patrimoine

x

x

x

x

x

x

x

Dettes

x

x

x

x

x

x

x

Lien avec les personnes de référence

x

[tab]

Annexe 2

Mise à jour par l’annexe ch. II 43 de l’O du 17 nov. 2021, en vigueur depuis le 1er janv. 2022 (RO 2021 800).

(art. 9, al. 3)

Données enregistrées sur les interfaces

Système d’information

Données personnelles

E-VERA

a.

Nom(s)

b.

Prénom(s)

c.

Adresse et moyens de communication: coordonnées

d.

Date de naissance

e.

Sexe

f.

Langue(s)

g.

Lieu(x) d’origine

h.

Nationalité(s)

i.

Numéro AVS

j.

Numéro de personne

[tab]

Travel Admin

a.

Nom(s)

b.

Prénom(s)

c.

Date de naissance

d.

Coordonnées

e.

Numéro(s) de téléphone

f.

Nationalité(s)

Annexe 3

(art. 17, al. 1)

Données personnelles traitées dans Travel Admin
1.

Nom

2.

Prénom

3.

Date de naissance

4.

Lieu et pays de résidence

5.

Numéros de téléphone

6.

Adresse(s) électronique(s)

7.

Sexe

8.

Titre

9.

Nationalité(s)

10.

Coordonnées des personnes voyageant avec la personne enregistrée: titre, nom, prénom, date de naissance, nationalités, lieu de résidence, pays, adresse électronique, numéros de téléphone

11.

Adresse en cas d’urgence: titre, nom, prénom, lieu de résidence, pays, adresse électronique, numéros de téléphone

12.

Informations sur l’itinéraire et la destination: longitude et latitude, ville, adresse, code du pays, code régional

13.

Informations supplémentaires sur la destination

14.

Informations sur la durée des voyages ou des séjours

15.

Champs réservés à la gestion (non visibles pour les voyageurs): état du voyage, dernier contact, indications sur les secours (aéroport, numéro de vol, numéro de bus, etc.)