Ordinanza del 18 giugno 2021 sui sistemi d’informazione consolare del Dipartimento federale degli affari esteri
RS 852.12
Etat le: 2023-09-01

852.12

Ordinanza
sui sistemi d’informazione consolare
del Dipartimento federale degli affari esteri

del 18 giugno 2021 (Stato 1° settembre 2023)

Il Consiglio federale svizzero,

visti l’articolo 6 della legge federale del 24 marzo 2000

RS 235.2

sul trattamento di dati personali in seno al Dipartimento federale degli affari esteri;
visto l’articolo 57hter della legge del 21 marzo 1997

RS 172.010

sull’organizzazione del Governo e dell’Amministrazione,

Nuovo testo giusta l’all. 2 n. II 124 dell’O del 31 ago. 2022 sulla protezione dei dati, in vigore dal 1° set. 2023 (RU 2022 568).

ordina:

Sezione 1: Disposizioni generali

Art. 1Oggetto

La presente ordinanza disciplina la gestione e l’utilizzo dei sistemi d’informazione EDAssist+ e Travel Admin della Direzione consolare (DC) del Dipartimento federale degli affari esteri (DFAE).

Art. 2Responsabilità

La DC è responsabile dei sistemi d’informazione.

Sezione 2: EDAssist+

Art. 3ScopoEDAssist+ serve per:
a.

trattare le richieste della popolazione;

b.

trattare i casi di protezione consolare secondo gli articoli 39–49 della legge del 26 settembre 2014

RS 195.1

sugli Svizzeri all’estero (LSEst);

c.

fornire altri servizi consolari secondo gli articoli 50–52 LSEst;

d.

trattare avvisi di ricerca di persone scomparse;

e.

avviare misure in caso di crisi o di catastrofe;

f.

trattare le richieste di aiuto sociale secondo gli articoli 22–37 LSEst;

g.

gestire gli atti relativi ai casi;

h.

elaborare statistiche.

Art. 4StrutturaEDAssist+ è composto da quattro moduli:
a.

hotline;

b.

helpline;

c.

protezione consolare;

d.

aiuto sociale agli Svizzeri all’estero.

Art. 5Contenuto del modulo hotlineIl modulo hotline contiene dati sulle seguenti persone:
a.

persone di cui all’articolo 4 capoversi 1 e 2 della legge federale del 24 marzo 2000 sul trattamento di dati personali in seno al Dipartimento federale degli affari esteri che risultano scomparse;

b.

persone che hanno formulato un avviso di ricerca.

Art. 6Contenuto del modulo helpline

Il modulo helpline contiene dati sulle persone che presentano una richiesta al DFAE.

Art. 7Contenuto del modulo protezione consolare

Il modulo protezione consolare contiene dati sulle persone di cui all’articolo 4 capoversi 1 e 2 della legge federale del 24 marzo 2000 sul trattamento di dati personali in seno al Dipartimento federale degli affari esteri assistite nell’ambito della protezione consolare.

Art. 8Contenuto del modulo aiuto socialeIl modulo aiuto sociale contiene dati sulle seguenti persone, nella misura in cui sono necessari per l’esame delle richieste di prestazioni di aiuto sociale:
a.

richiedente;

b.

coniuge o partner registrato del richiedente;

c.

concubino del richiedente;

d.

figli delle persone di cui alle lettere a–c;

e.

genitori del richiedente;

f.

persone che vivono nella stessa economia domestica del richiedente;

g.

persone di riferimento del richiedente.

Art. 9Dati trattati e provenienza dei dati 1

I dati da trattare sono elencati nell’allegato 1.

2 I dati sono registrati:
a.

dalla DC;

b.

dalle rappresentanze diplomatiche e consolari svizzere all’estero;

c.

dal Centro di gestione delle crisi (KMZ) nel modulo hotline.

3

I dati relativi alle persone registrate nei sistemi d’informazione E-VERA o Travel Admin sono ripresi da questi sistemi con una procedura automatizzata tramite un’interfaccia. L’allegato 2 elenca quali dati possono essere ripresi.

Art. 10Diritti di trattamento1

La DC e le rappresentanze hanno il diritto di trattare tutti i dati in EDAssist+ nel quadro dei loro diritti di accesso.

2

Per l’adempimento dei suoi compiti, il KMZ ha il diritto di trattare tutti i dati dei moduli hotline, helpline e protezione consolare nel quadro dei suoi diritti di accesso.

3

L’unità Informatica DFAE dispone dei diritti di trattamento necessari per adempiere i propri compiti.

4

Tutti i diritti di trattamento sono esercitati mediante procedura di richiamo.

Art. 11Comunicazione di dati

La DC, le rappresentanze e il KMZ possono comunicare ai servizi di soccorso, a rappresentanze estere e alle autorità locali i dati di persone registrate nei moduli hotline, helpline e protezione consolare e coinvolte in una crisi o in una catastrofe se questo è nell’interesse di tali persone.

Art. 12Documenti

In EDAssist+ è possibile memorizzare tutti i documenti relativi alle persone registrate nel sistema d’informazione e agli affari registrati elettronicamente.

Art. 13Distruzione di set di dati1

I dati del modulo aiuto sociale vengono distrutti dopo dieci anni dall’ultimo trattamento, ma al più tardi dopo 30 anni dall’apertura del dossier.

2

I dati dei moduli hotline, helpline e protezione consolare con lo status «disattivato», «concluso» o «archiviato» vengono distrutti al più tardi cinque anni dopo l’ultimo accesso.

3

Sono fatte salve le disposizioni della legislazione in materia di archiviazione della Confederazione.

Sezione 3: Travel Admin

Art. 14Scopo

Travel Admin serve al DFAE per localizzare e contattare, in situazioni di emergenza, di crisi o di catastrofe, le persone che si trovano all’estero o viaggiano all’estero.

Art. 15Struttura

Travel Admin consiste in una banca dati, un accesso online tramite il sito web e un’applicazione per dispositivi mobili.

Art. 16Contenuto

Travel Admin contiene dati sulle persone di cui all’articolo 4 capoversi 1 e 2 della legge federale del 24 marzo 2000 sul trattamento di dati personali in seno al Dipartimento federale degli affari esteri che si trovano all’estero o viaggiano all’estero e che si sono registrate.

Art. 17Dati trattati e provenienza dei dati1

I dati da trattare sono elencati nell’allegato 3.

2

I dati sono registrati dai viaggiatori e dalle rappresentanze.

Art. 18Diritti di trattamento1

La DC, le rappresentanze e il KMZ hanno il diritto di trattare tutti i dati in Travel Admin nel quadro dei loro diritti di accesso.

2

I viaggiatori dispongono dei diritti di trattamento completi dei loro dati.

3

L’unità Informatica DFAE dispone dei diritti di trattamento necessari per adempiere i propri compiti.

4

Tutti i diritti di trattamento sono esercitati mediante procedura di richiamo.

Art. 19Comunicazione di dati 1

La DC, le rappresentanze e il KMZ possono comunicare ai servizi di soccorso, a rappresentanze estere e alle autorità locali i dati di persone registrate coinvolte in una crisi o in una catastrofe se questo è nell’interesse di tali persone.

2

In caso di necessità i dati di cui all’allegato 2 vengono trasmessi a EDAssist+ con una procedura automatizzata tramite un’interfaccia.

Art. 20Distruzione di set di dati1

I dati relativi ai viaggi vengono distrutti 90 giorni dopo la scadenza della durata del viaggio indicata.

2

Gli altri dati vengono distrutti due anni dopo l’ultimo accesso.

3

Sono fatte salve le disposizioni della legislazione in materia di archiviazione della Confederazione.

Sezione 4: Gestione e diritti di accesso

Art. 21Gestione tecnica e amministrazione del sistema1

L’unità Informatica DFAE è responsabile della gestione tecnica dei sistemi d’informazione.

2

L’amministratore di sistema fa parte dell’unità Informatica DFAE. Gestisce i sistemi d’informazione, le banche dati e le applicazioni.

3

Il responsabile delle applicazioni di un sistema d’informazione fa parte della DC. È l’intermediario tra l’amministratore di sistema e gli utenti.

Art. 22Conferimento dei diritti di accesso1

I responsabili delle applicazioni conferiscono agli utenti i diritti di accesso individuali.

2

Verificano ogni anno se le condizioni per il conferimento dei diritti di accesso continuano a essere adempiute.

Sezione 5: Sicurezza dei dati

Art. 23Obblighi di diligenza1

La DC provvede affinché i dati siano trattati conformemente alle prescrizioni.

2

Si assicura che i dati siano esatti, completi e aggiornati; sono esclusi i dati registrati in Travel Admin che possono essere modificati dai viaggiatori stessi.

Art. 24Regolamento sul trattamento dei dati

La DC emana un regolamento per ciascuno dei due sistemi d’informazione. Il regolamento contiene le misure organizzative e tecniche volte a garantire la sicurezza dei dati e il controllo del trattamento dei dati.

Art. 25Verbale1

Gli accessi ai sistemi d’informazione e il trattamento dei dati sono costantemente verbalizzati.

2

I verbali sono conservati per per un anno, separatamente dal sistema in cui sono trattati i dati personali.

Nuovo testo giusta l’all. 2 n. II 124 dell’O del 31 ago. 2022 sulla protezione dei dati, in vigore dal 1° set. 2023 (RU 2022 568).

Sezione 6: Disposizioni finali

Art. 26Abrogazione di altri atti normativiSono abrogati:
1.

l’ordinanza SAS-DFAE del 5 novembre 2014

[RU 2014 3895; 2021 132 all. n. 33]

;

2.

l’ordinanza del 9 dicembre 2011

[RU 2012 337; 2016 2933 art. 17 n. 1; 2021 132 all. n. 13]

sul sistema d’informazione EDAssist+.

Art. 27Entrata in vigore

La presente ordinanza entra in vigore il 1° agosto 2021.

Allegato 1

Aggiornato dall’all. n. II 43 dell’O del 17 nov. 2021, in vigore dal 1° gen. 2022 (RU 2021 800).

(art. 9 cpv. 1)

Dati personali trattati in EDAssist+ 1.Hotline1.1Dati su persone scomparse
1.1.1

Cognomi

1.1.2

Nomi

1.1.3

Numero AVS

1.1.4

Stato: sconosciuto, deceduto, ferito, malato, in buona salute

1.1.5

Lingue

1.1.6

Sesso

1.1.7

Data di nascita

1.1.8

Nazionalità

1.1.9

Luoghi d’origine

1.1.10

Assicurazioni

1.1.11

Indirizzi

1.1.12

Numeri di telefono

1.1.13

E-mail

1.1.14

Dati sull’ultimo luogo di soggiorno

1.1.15

Evento

1.2Dati su persone che hanno formulato un avviso di ricerca
1.2.1

Cognomi

1.2.2

Nomi

1.2.3

Lingue

1.2.4

Sesso

1.2.5

Rapporto con la persona scomparsa

1.2.6

Data di nascita

1.2.7

Nazionalità

1.2.8

Luoghi d’origine

1.2.9

Assicurazioni

1.2.10

Indirizzi

1.2.11

Numeri di telefono

1.2.12

E-mail

1.2.13

Data dell’ultimo contatto

2.Helpline
2.1

Cognomi

2.2

Nomi

2.3

Lingue

2.4

Sesso

2.5

Indirizzi

2.6

Numeri di telefono

2.7

E-mail

2.8

Richieste

3.Protezione consolare
3.1

Cognomi

3.2

Nomi

3.3

Lingue

3.4

Sesso

3.5

Data di nascita

3.6

Nazionalità

3.7

Luoghi d’origine

3.8

Stato civile

3.9

Numero AVS

3.10

Stato: sconosciuto, deceduto, ferito, malato, in buona salute

3.11

Data della morte

3.12

Dati sul dossier: titolo, numero di riferimento, evento, tipo, Paese, competenza (rappresentanza e collaboratore specializzato)

3.13

Indirizzi

3.14

Numeri di telefono

3.15

Numeri di fax

3.16

E-mail

4.Aiuto sociale

Richiedente

Figli del richiedente

Coniuge o partner registrato

Figli del coniuge o del partner registrato

Genitori

Concubino

Figli del concubino

Persone che vivono nella stessa economia domestica

Persone di riferimento

Cognomi

x

x

x

x

x

x

x

x

x

Nomi

x

x

x

x

x

x

x

x

x

Sesso

x

Data di nascita

x

x

x

x

x

x

x

Luogo di nascita

x

x

x

x

x

x

x

Luogo d’origine

x

x

x

x

x

Cantone d’origine

x

x

x

x

x

Nazionalità e modalità di acquisizione

x

x

x

x

x

x

x

Stato civile

x

x

x

x

x

x

Lingua di corrispondenza

x

x

Lingua materna

x

x

Professione

x

x

x

Formazione

x

x

x

Indirizzi

x

x

x

x

x

x

x

x

x

Domicilio

x

x

x

x

x

x

x

x

Numero di telefono/fax

x

x

x

x

x

x

x

x

x

E-mail

x

x

x

x

x

x

x

x

x

Luogo di soggiorno

x

x

x

x

x

x

Durata del soggiorno

x

x

x

x

x

Dati sulle prestazioni di aiuto sociale

x

x

x

x

x

x

Certificato medico

x

x

x

x

x

Cure mediche

x

x

x

x

x

Beneficiario di una rendita AI

x

x

x

x

x

Assicurazione

x

x

x

x

x

Dati sulla capacità di guadagno

x

x

x

x

x

Dati sull’alloggio

x

x

x

x

x

Reddito

x

x

x

x

x

x

x

Patrimonio

x

x

x

x

x

x

x

Debiti

x

x

x

x

x

x

x

Tipo di relazione con le persone di riferimento

x

Allegato 2

Aggiornato dall’all. n. II 43 dell’O del 17 nov. 2021, in vigore dal 1° gen. 2022 (RU 2021 800).

(art. 9 cpv. 3)

Elenco dati interfacce

Sistema d’informazione

Dati personali

E-VERA

a.

Cognomi

b.

Nomi

c.

Indirizzo, mezzi di comunicazione: dati di contatto

d.

Data di nascita

e.

Sesso

f.

Lingue

g.

Luoghi d’origine

h.

Nazionalità

i.

Numero AVS

j.

Numero personale

Travel Admin

a.

Cognomi

b.

Nomi

c.

Data di nascita

d.

Dati di contatto

e.

Numeri di telefono

f.

Nazionalità

Allegato 3

(art. 17 cpv. 1)

Dati personali trattati in Travel Admin
1.

Cognomi

2.

Nomi

3.

Data di nascita

4.

Domicilio e Paese

5.

Numeri di telefono

6.

E-mail

7.

Sesso

8.

Appellativo

9.

Nazionalità

10.

Dati sui compagni di viaggio: appellativo, cognomi, nomi, data di nascita, nazionalità, luogo di domicilio, Paese, e-mail, numeri di telefono

11.

Indirizzo di emergenza: appellativo, cognomi, nomi, luogo di domicilio, Paese, e-mail, numeri di telefono

12.

Dettagli relativi all’itinerario/destinazione: longitudine/latitudine, città, indirizzo, codice Paese, codice regionale

13.

Informazioni aggiuntive sulla destinazione

14.

Informazioni sulla durata del viaggio/del soggiorno

15.

Campi di gestione (non visibili ai viaggiatori): stato del viaggio, ultimo contatto, informazioni per i soccorsi (aeroporto, numero di volo, numero di autobus ecc.)