Ordonnance du 22 novembre 2017 concernant la protection des données personnelles du personnel de la Confédération (OPDC)
RS 172.220.111.4
Abréviation: OPDC
Etat le: 2025-02-01

172.220.111.4

Ordonnance
concernant la protection des données personnelles du personnel de la Confédération

(OPDC)

du 22 novembre 2017 (État le 1er février 2025)

Le Conseil fédéral suisse,

vu les art. 27, al. 5 et 27d, al. 6 de la loi du 24 mars 2000 sur le personnel de la Confédération (LPers)

RS 172.220.1

,
vu l’art. 29 de la loi fédérale du 18 décembre 2020 sur le traitement des données personnelles par le Département fédéral des affaires étrangères

RS 235.2

,

Nouvelle teneur selon le ch. I de l’O du 19 oct. 2022, en vigueur depuis le 1er janv. 2023 (RO 2022 617).

arrête:

Chapitre 1Dispositions générales

Section 1Principes

Art. 1Objet et champ d’application1 La présente ordonnance règle le traitement des données personnelles des candidats à un emploi, des employés et des anciens employés de l’administration fédérale visés à l’art. 1, al. 1, de l’ordonnance du 3 juillet 2001 sur le personnel de la Confédération

RS 172.220.111.3

, hors domaine des EPF, ainsi que:
a.

du personnel régi par le code des obligations

RS 220

(art. 6, al. 5 et 6, LPers);

b.

du personnel du Département fédéral des affaires étrangères (DFAE) engagé à l’étranger sur la base d’un contrat de droit privé et non transférable;

c.

des personnes en formation, régies par la loi fédérale du 13 décembre 2002 sur la formation professionnelle

RS 412.10

;

d.

du personnel régi par l’ordonnance du 2 décembre 2005 sur le personnel affecté à la promotion de la paix, au renforcement des droits de l’homme et à l’aide humanitaire

RS 172.220.111.9

.

2

Les chapitres 4 et 6 de la présente ordonnance s’appliquent en outre aux personnes liées à l’administration fédérale par un mandat ou un contrat de location de services et aux consuls honoraires.

Nouvelle teneur selon le ch. I de l’O du 19 oct. 2022, en vigueur depuis le 1er janv. 2023 (RO 2022 617).

3

La présente ordonnance ne s’applique pas si la loi fédérale du 3 octobre 2008 sur les systèmes d’information de l’armée et du DDPS (LSIA)

RS 510.91

et l’ordonnance du 16 décembre 2009 sur les systèmes d’information de l’armée et du DDPS (OSIAr)

RS 510.911

contiennent des dispositions concernant le traitement des données personnelles de candidats ou d’employés et d’anciens employés du Département fédéral de la défense, de la protection de la population et des sports (DDPS).

Nouvelle teneur selon l’annexe ch. 3 de l’O du 3 mars 2023, en vigueur depuis le 1er avr. 2023 (RO 2023 133).

Art. 2

Nouvelle teneur selon l’annexe 2 ch. II 25 de l’O du 31 août 2022 sur la protection des données, en vigueur depuis le 1er sept. 2023 (RO 2022 568).

Information des employés

Les employés sont informés avant la mise en service ou la modification d’un système d’information ou d’une banque de données.

Art. 3Conseils aux employés

Les employés peuvent demander conseil aux conseillers à la protection des données de leur unité administrative ou de leur département.

Section 2Protection des données et sécurité des données

Art. 4Sécurité des données1

Les dossiers exploités manuellement doivent être conservés sous clé.

2

L’Office fédéral du personnel (OFPER) peut édicter des directives pour les systèmes d’information soumis à la présente ordonnance. Celles-ci règlent notamment les mesures organisationnelles et techniques visant à assurer la sécurité des données et le contrôle du traitement des données.

3

Les services du personnel, les centres de services spécialisés dans la gestion du personnel et les supérieurs hiérarchiques des unités administratives prennent, dans leur domaine d’activité, les mesures organisationnelles et techniques appropriées pour sécuriser les données personnelles.

Art. 5Droit d’accès, de rectification et d’effacement1

Les personnes concernées peuvent exercer leur droit d’accès, de rectification et d’effacement des données auprès du service du personnel concerné, de la Consultation sociale du personnel de l’administration fédérale (CSPers) et des médecins désignés par le Département fédéral des finances. Les art. 15 et 27 sont réservés.

Nouvelle teneur selon le ch. I de l’O du 19 oct. 2022, en vigueur depuis le 1er janv. 2023 (RO 2022 617).

2

Les données incorrectes doivent être corrigées d’office.

Section 3Communication de données

Art. 6Publication1

Les directeurs des offices sont responsables de l’information préalable des employés dont les données liées à l’activité professionnelle sont publiées sur Intranet, dans un organe de publication interne ou sur un tableau d’affichage.

2

L’information porte sur la nature de la publication prévue et mentionne que les employés qui s’opposent à la publication peuvent le signifier à tout moment par écrit.

3

La publication de données sensibles requiert le consentement écrit de la personne concernée.

Art. 7Communication à des tiers1

Aucune donnée ne peut être communiquée à des tiers, en particulier aux nouveaux employeurs, instituts bancaires ou instituts de crédit et aux bailleurs, sans le consentement écrit de la personne concernée. La personne qui communique des données s’assure au préalable qu’un consentement conforme a été donné.

2

Le consentement de la personne concernée est considéré comme donné si elle cite une autre personne comme référence pour fournir des informations.

3

La communication se limite aux informations nécessaires au but de la demande.

4

Les dispositions du présent article s’appliquent aussi aux employés qui changent d’unité administrative à l’intérieur de l’administration fédérale. Les art. 7a, 7b, 22 et 35 sont réservés.

Nouvelle teneur selon le ch. I de l’O du 19 oct. 2022, en vigueur depuis le 1er janv. 2023 (RO 2022 617).

Art. 7a

Introduit par le ch. I de l’O du 19 oct. 2022, en vigueur depuis le 1er janv. 2023 (RO 2022 617).

Communication de données dans le cadre de réorganisations ou de reprises d’exploitation organisationnelle

Les données nécessaires à la vérification du caractère raisonnablement exigible d’un travail ou au transfert de rapports de travail peuvent être communiquées à la nouvelle unité administrative pour la préparation et la mise en œuvre de réorganisations ou de reprises d’exploitation organisationnelle. L’employé concerné doit être informé de la communication des données.

Art. 7b

Introduit par le ch. I de l’O du 19 oct. 2022, en vigueur depuis le 1er janv. 2023 (RO 2022 617).

Communication de données en cas de prestations financières indues

La communication de données entre unités administratives est possible si la fourniture d’une prestation financière indue à un employé a été constatée ou qu’il en existe un soupçon fondé. L’employé concerné doit être informé de la communication des données.

Chapitre 2Dossier de candidature

Section 1Dispositions générales

Art. 8Candidature1

Les candidats transmettent leur dossier de candidature par voie électronique. Exceptionnellement, ils peuvent le transmettre sur papier.

Nouvelle teneur selon le ch. I de l’O du 19 oct. 2022, en vigueur depuis le 1er janv. 2023 (RO 2022 617).

2

Les unités administratives peuvent saisir électroniquement un dossier de candidature transmis sur papier.

3

Au lieu de mener des entretiens de candidature sur place, les unités administratives peuvent tenir des conférences audio ou vidéo, ou encore utiliser des enregistrements réalisés par le candidat. Ces différentes sources documentaires font partie du dossier de candidature.

Introduit par le ch. I de l’O du 19 oct. 2022, en vigueur depuis le 1er janv. 2023 (RO 2022 617).

Art. 9Contenu1

Le dossier de candidature peut contenir des données personnelles sensibles, en particulier dans le curriculum vitae.

Nouvelle teneur selon l’annexe 2 ch. II 25 de l’O du 31 août 2022 sur la protection des données, en vigueur depuis le 1er sept. 2023 (RO 2022 568).

2

Il peut contenir notamment les données énumérées à l’annexe 1.

Art. 10Traitement des données1

Les services du personnel, les centres de services spécialisés dans la gestion du personnel et les personnes responsables du choix des candidats traitent les données des dossiers de candidature dans leur domaine pour autant que l’exécution de leurs tâches l’exige.

2

À l’issue de la procédure de candidature, les données des personnes engagées sont saisies dans le dossier du personnel (art. 19 à 23) et dans le système d’information pour la gestion des données du personnel (art. 30 à 38). Les sources documentaires visées à l’art. 8, al. 3, ne sont pas concernées.

Nouvelle teneur selon le ch. I de l’O du 19 oct. 2022, en vigueur depuis le 1er janv. 2023 (RO 2022 617).

3

Les dossiers de candidature transmis sur papier sont renvoyés aux candidats non retenus. Les autres données, à l’exception de la lettre de candidature, sont détruites au plus tard dans les trois mois suivant la clôture de la procédure de candidature. Sont réservés les accords spéciaux conclus avec les candidats. Le délai de conservation d’un dossier peut être prolongé si ce dernier est nécessaire au traitement de recours selon l’art. 13, al. 2, de la loi du 24 mars 1995 sur l’égalité

RS 151.1

.

Art. 11Tests de personnalité1 L’accord exprès des candidats est requis pour les clarifications suivantes:
a.

l’exécution de tests de personnalité;

b.

la recherche de références;

c.

le recours à une expertise graphologique.

2 Les candidats doivent être informés avant l’exécution de tests de personnalité:
a.

du but du test;

b.

de l’usage qui sera fait des résultats du test, et

c.

du cercle des personnes qui sont informées des résultats du test.

Section 2Système d’information pour le recrutement des collaborateurs

Art. 12But

Le système d’information pour le recrutement des collaborateurs (système d’information E‑Recrutement) sert à mettre au concours les postes et à simplifier la procédure de recrutement.

Art. 13Structure1

Le système d’information E-Recrutement comprend l’application E-Disposition et un module de gestion des candidatures.

2

L’application E-Disposition sert à créer et à publier les offres d’emploi.

3

Le module de gestion des candidatures sert à enregistrer les postes à mettre au concours avec les informations nécessaires et à traiter les données des candidats.

Art. 14Accès aux données1

La personne responsable au sein du département octroie à la demande des unités administratives les droits d’accès aux services du personnel et aux centres de services spécialisés dans la gestion du personnel.

2

Les services du personnel et les services spécialisés dans la gestion du personnel octroient, dans chaque cas d’espèce, les droits d’accès aux personnes responsables du choix des candidats.

Art. 15Droit d’accès, de rectification et d’effacement

En cas de candidature électronique, le candidat peut exercer lui-même dans le système d’information E‑Recrutement son droit d’accès, de rectification et d’effacement.

Art. 16Journalisation1

Les accès au système d’information E-Recrutement et les modifications qui y sont apportées font en permanence l’objet d’un procès-verbal.

2

Les procès-verbaux de journalisation sont conservés pendant un an par l’OFPER, séparément du système dans lequel les données personnelles sont traitées.

Nouvelle teneur selon l’annexe 2 ch. II 25 de l’O du 31 août 2022 sur la protection des données, en vigueur depuis le 1er sept. 2023 (RO 2022 568).

3

Ils peuvent être analysés par le service compétent de l’OFPER afin de vérifier le respect des prescriptions en matière de protection des données.

Art. 17Responsabilité1

L’OFPER est responsable du système d’information E-Recrutement.

2

Les unités administratives sont responsables du traitement des données dans leur domaine; la responsabilité des départements quant à leurs centres de services spécialisés dans la gestion du personnel est réservée.

Art. 18Destruction

Les services du personnel et les centres de services spécialisés dans la gestion du personnel détruisent les données du système d’information E-Recrutement au plus tard trois mois après la clôture de la procédure de candidature. L’art. 10, al. 2 et 3, est réservé.

Chapitre 3Dossier du personnel

Section 1Dispositions générales

Art. 19Contenu1 Les dossiers du personnel peuvent contenir les données sensibles suivantes:
a.

données relatives à la personne, à sa famille et à ses proches;

b.

informations tirées du dossier de candidature;

c.

Nouvelle teneur selon le ch. I de l’O du 19 oct. 2022, en vigueur depuis le 1er janv. 2023 (RO 2022 617).

données relatives à la santé en lien avec les rapports de travail, notamment certificats médicaux et absences consécutives à une maladie ou un accident, expertises médicales, évaluations de l’aptitude au travail et données de la gestion des cas;

d.

données relatives aux prestations, aux compétences et au potentiel;

e.

certificats de travail;

f.

actes de procédure et décisions des autorités, notamment saisies de salaire, décisions du service chargé des contrôles de sécurité relatifs aux personnes, extraits de jugements en vue de déterminer les ayants droit aux allocations familiales, actes concernant des litiges liés aux rapports de travail et actes concernant des enquêtes disciplinaires;

g.

déclarations à l’assurance-vieillesse et survivants (AVS), à l’assurance-invalidité (AI), à l’assurance pour les allocations pour perte de gain (APG), aux allocations familiales, à l’assurance-chômage (AC), à la CNA ou à une autre assurance-accidents, à Publica et à l’assurance militaire (assurances sociales), et décisions de ces assurances;

h.

pour les employés du DFAE soumis à la discipline des transferts et pour le personnel affecté à l’étranger et leurs proches: appartenance religieuse et données relatives à la santé.

2

Les données contenues dans le dossier du personnel sont énumérées à l’annexe 2.

Art. 20

Nouvelle teneur selon le ch. I de l’O du 19 oct. 2022, en vigueur depuis le 1er janv. 2023 (RO 2022 617).

Traitement des donnéesLes services suivants traitent les données des dossiers du personnel pour autant que l’exécution de leurs tâches l’exige:
a.

les services du personnel;

b.

les centres de services spécialisés dans la gestion du personnel;

c.

les supérieurs hiérarchiques;

d.

les domaines spécialisés de l’OFPER;

e.

les services juridiques.

Art. 21Responsabilité

La responsabilité de la protection des données incombe aux unités administratives; la responsabilité des départements est réservée lorsque leurs centres de services spécialisés dans la gestion du personnel ont accès aux dossiers du personnel.

Art. 22

Nouvelle teneur selon le ch. I de l’O du 19 oct. 2022, en vigueur depuis le 1er janv. 2023 (RO 2022 617).

Transmission du dossier en cas de transfert interne1

En cas de transfert dans une autre unité administrative, le dossier du personnel n’est pas transmis à celle-ci. Toute dérogation doit être convenue avec l’employé concerné.

2

En cas de transfert dans une autre unité administrative consécutif à une reprise d’exploitation organisationnelle, le dossier du personnel est transmis à la nouvelle unité administrative.

3

En accord avec l’employé concerné, la nouvelle unité administrative peut demander à l’ancienne unité administrative de lui fournir les documents que l’employé a déjà remis à celle-ci.

Art. 23Conservation, archivage et destruction1

Les données du dossier du personnel sont conservées pendant les dix ans qui suivent la fin des rapports de travail. À l’expiration du délai de conservation, elles sont proposées aux Archives fédérales. Les données jugées sans valeur archivistique par les Archives fédérales sont détruites.

2

Les résultats des tests de personnalité et des évaluations des potentiels sont conservés pendant cinq ans, puis détruits.

3

Les évaluations de prestations et les décisions reposant sur une évaluation sont conservées pendant cinq ans. Exceptionnellement, elles peuvent être conservées plus longtemps si un litige concernant les rapports de travail le justifie. Le cas échéant, elles sont conservées au plus tard jusqu’à la fin de la procédure, puis détruites.

Section 2Système d’information concernant les dossiers du personnel

Art. 24But

Le système d’information concernant les dossiers du personnel (système d’information E-Dossier personnel) sert à la gestion, à l’exploitation et à l’archivage électroniques des données personnelles des employés.

Art. 25Données du système d’information pour la gestion des données du personnel

Les données non sensibles peuvent être reprises du système d’information pour la gestion des données du personnel.

Art. 26Accès aux données1

Les personnes responsables au sein du département octroient à la demande des unités administratives les droits d’accès aux services du personnel et aux centres de services spécialisés dans la gestion du personnel.

2

Les services du personnel et les centres de services spécialisés dans la gestion du personnel peuvent octroyer, au besoin, un droit d’accès aux supérieurs hiérarchiques, au service juridique concerné et aux domaines spécialisés de l’OFPER.

Nouvelle teneur selon le ch. I de l’O du 19 oct. 2022, en vigueur depuis le 1er janv. 2023 (RO 2022 617).

Art. 27Droit d’accès des employés

Les services du personnel confèrent aux employés qui demandent à consulter leur dossier un accès à leurs données dans le système d’information E-Dossier personnel.

Art. 28Journalisation1

Les accès au système d’information E-Dossier personnel et les modifications qui y sont apportées font en permanence l’objet d’un procès-verbal.

2

Les procès-verbaux de journalisation sont conservés pendant un an par l’OFPER, séparément du système dans lequel les données personnelles sont traitées.

Nouvelle teneur selon l’annexe 2 ch. II 25 de l’O du 31 août 2022 sur la protection des données, en vigueur depuis le 1er sept. 2023 (RO 2022 568).

3

Ils peuvent être analysés par le service compétent de l’OFPER afin de vérifier le respect des prescriptions en matière de protection des données.

Art. 29Responsabilité1

L’OFPER est responsable du système d’information E-Dossier personnel.

2

Les unités administratives sont responsables du traitement des données dans leur domaine; la responsabilité des départements quant à leurs centres de services spécialisés dans la gestion du personnel est réservée. Les services responsables veillent à ce que ces données soient exactes.

Chapitre 4Système d’information pour la gestion des données du personnel

Art. 30ButLe système d’information pour la gestion des données du personnel (IGDP) sert à l’exécution des tâches suivantes:
a.

gestion centralisée des données personnelles relatives aux employés et gestion de ces données par les unités administratives;

b.

traitement des données relatives aux salaires et réalisation d’évaluations, de simulations budgétaires et de planifications des frais de personnel;

c.

gestion des données utiles à la formation et à la relève des cadres et au développement des capacités de gestion.

Art. 31Contenu1 L’IGDP peut contenir les catégories de données sensibles suivantes:
a.

données relatives à la personne, à sa famille et à ses proches, notamment données personnelles, adhésion à des organisations syndicales pour l’encaissement des cotisations, activités accessoires et charges publiques soumises à autorisation;

b.

données relatives à la santé en lien avec les rapports de travail, notamment absences consécutives à une maladie ou un accident;

c.

données relatives aux prestations, aux compétences et au potentiel, notamment échelon d’évaluation et compétences linguistiques;

d.

données relatives aux actes de procédure et aux décisions des autorités, notamment saisies de salaire, allocations familiales, créances de salaire, indemnités de départ;

e.

données relatives aux décisions des assurances sociales, notamment décomptes et informations concernant une réduction de la capacité de gain.

2

Les données contenues dans l’IGDP sont énumérées à l’annexe 3.

Art. 32StructureL’IGDP comprend les modules suivants:
a.

gestion de l’organisation, servant à représenter la structure organisationnelle et fonctionnelle du personnel;

b.

administration du personnel, pour la gestion des données personnelles des employés;

c.

décompte du salaire, pour le décompte et le versement des salaires des employés;

d.

gestion du temps, pour la gestion des données relatives au temps de travail;

e.

gestion des coûts de personnel, pour la planification et le contrôle de gestion des coûts de personnel;

f.

développement du personnel, pour le plan de carrière et la planification du développement des employés;

g.

gestion des déplacements, pour la saisie et le décompte des déplacements, y compris les coûts de déplacement et les frais correspondants;

h.

Introduite par le ch. I de l’O du 19 oct. 2022, en vigueur depuis le 1er janv. 2023 (RO 2022 617).

introduction du personnel, pour la gestion des données personnelles des nouveaux employés;

i.

Introduite par le ch. I de l’O du 19 oct. 2022, en vigueur depuis le 1er janv. 2023 (RO 2022 617).

données de base servant à l’établissement des certificats de travail;

j.

Introduite par le ch. I de l’O du 19 oct. 2022, en vigueur depuis le 1er janv. 2023 (RO 2022 617).

gestion des absences consécutives à une maladie ou un accident;

k.

Introduite par l’annexe ch. 2 de l’O du 20 déc. 2024 sur l’organisation de crise de l’administration fédérale, en vigueur depuis le 1er fév. 2025 (RO 2025 6).

administration des données pour l’engagement de personnel afin de faire face à un surcroît de travail extraordinaire ou particulièrement urgent, notamment en faveur de l’organisation de crise de l’administration fédérale.

Art. 33Traitement des données 1

Les services du personnel, les centres de services spécialisés dans la gestion du personnel, les services financiers, les services d’assistance technique et les domaines spécialisés de l’OFPER traitent les données de l’IGDP pour autant que l’exécution de leurs tâches l’exige.

2

Les employés peuvent traiter leurs propres données, notamment les données personnelles, les données relatives au temps de travail, les frais, les coordonnées bancaires, les compétences et les données relatives aux engagements de personnel auxiliaire, pour autant qu’ils disposent d’un droit d’accès.

Nouvelle teneur selon l’annexe ch. 2 de l’O du 20 déc. 2024 sur l’organisation de crise de l’administration fédérale, en vigueur depuis le 1er fév. 2025 (RO 2025 6).

3

Les supérieurs hiérarchiques peuvent consulter et approuver les données de leurs collaborateurs, notamment les données relatives au temps de travail, les frais et les compétences, pour autant qu’ils disposent d’un droit d’accès.

4

L’étendue des droits de traitement est réglée à l’annexe 3.

Art. 34Communication des données1 Les données, y compris les données sensibles, contenues dans l’IGDP peuvent être communiquées à d’autres systèmes d’information:
a.

si pour l’autre système d’information il existe une base légale pour la communication des données et une base légale formelle pour la communication de données sensibles;

b.

Nouvelle teneur selon l’annexe 2 ch. II 25 de l’O du 31 août 2022 sur la protection des données, en vigueur depuis le 1er sept. 2023 (RO 2022 568).

si le système d’information a été annoncé au Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence conformément à l’art. 12, al. 4, de la loi fédérale du 25 septembre 2020 sur la protection des données

RS 235.1

;

c.

si un règlement de traitement a été établi pour ce système d’information;

d.

s’il n’existe pas d’exigence de sécurité accrue pour les données des employés.

2

La communication des données a lieu par le biais de la base centralisée des identités visée à l’art. 13 de l’ordonnance du 19 octobre 2016 sur les systèmes de gestion des données d’identification et les services d’annuaires de la Confédération (OIAM)

RS 172.010.59

, pour autant que les données soient disponibles.

3

La communication des données peut se faire via un distributeur.

4

Les unités administratives peuvent reprendre de l’IGDP les données non sensibles de leurs employés pour l’administration du personnel dans leur domaine.

Art. 35Transfert des droits de traitement

Lorsqu’un employé change d’unité administrative à l’intérieur de l’administration fédérale, les droits de traitement des données de l’IGDP qui le concernent sont supprimés pour l’unité dont il relevait et transférés à la nouvelle unité.

Art. 36Conservation, archivage et destruction1

Les données des employés qui quittent l’administration fédérale ou décèdent sont conservées pendant dix ans dans l’IGDP.

2

À l’expiration de ce délai, les données sont proposées aux Archives fédérales. Les données jugées sans valeur archivistique par les Archives fédérales sont détruites.

Art. 37Journalisation1

Les accès à l’IGDP et les modifications qui y sont apportées font en permanence l’objet d’un procès-verbal.

2

Les procès-verbaux de journalisation sont conservés pendant un an par l’OFPER, séparément du système dans lequel les données personnelles sont traitées.

Nouvelle teneur selon l’annexe 2 ch. II 25 de l’O du 31 août 2022 sur la protection des données, en vigueur depuis le 1er sept. 2023 (RO 2022 568).

3

Ils peuvent être analysés par le service compétent de l’OFPER afin de vérifier le respect des prescriptions en matière de protection des données.

Art. 38Responsabilité1

L’OFPER est responsable de l’IGDP.

2

Les unités administratives sont responsables du traitement des données dans leur domaine; la responsabilité des départements quant à leurs centres de services spécialisés dans la gestion du personnel est réservée. Les services responsables veillent à ce que ces données soient exactes.

Chapitre 5Système d’information pour le contrôle de gestion du personnel

Art. 39But

L’OFPER exploite un système d’information pour le contrôle de gestion du personnel.

Art. 40Contenu1 Le système d’information pour le contrôle de gestion du personnel contient les données sensibles suivantes:
a.

données relatives à la santé en lien avec les rapports de travail, notamment absences consécutives à une maladie ou un accident;

b.

données relatives aux prestations et aux compétences.

2

Les données destinées au système d’information pour le contrôle de gestion du personnel sont reprises de l’IGDP.

Nouvelle teneur selon le ch. I de l’O du 19 oct. 2022, en vigueur depuis le 1er janv. 2023 (RO 2022 617).

3 Les données relatives à la gestion du temps dans le système d’information pour le contrôle de gestion du personnel sont reprises également des systèmes suivants:
a.

systèmes d’information nécessaires aux processus de soutien dans les domaines des finances et de la logistique de l’administration fédérale, visés aux art. 42 à 47 de l’ordonnance du 5 avril 2006 sur les finances de la Confédération

RS 611.01

;

b.

Nouvelle teneur selon l’annexe ch. 3 de l’O du 3 mars 2023, en vigueur depuis le 1er avr. 2023 (RO 2023 133).

système d’information pour la gestion intégrée des ressources, visé aux art. 179a à 179f LSIA;

c.

Abrogée par l’annexe ch. 3 de l’O du 3 mars 2023, avec effet au 1er avr. 2023 (RO 2023 133).

…

d.

système d’information sur le personnel des unités administratives du DDPS hors du Groupement Défense, visé aux art. 72j à 72jsexies OSIAr;

e.

système d’information «Perizoll», visé à l’annexe 7 de l’ordonnance du 23 août 2017 sur le traitement des données dans l’Office fédéral de la douane et de la sécurité des frontières

La désignation de l’unité administrative a été adaptée en application de l’art. 20 al. 2 de l’O du 7 oct. 2015 sur les publications officielles (RS 170.512.1), avec effet au 1er janv. 2022 (RO 2021 589).

RS 631.061

.

4

Les données contenues dans le système d’information pour le contrôle de gestion du personnel sont énumérées à l’annexe 4.

Art. 41StructureLe système d’information pour le contrôle de gestion du personnel comprend les modules suivants:
a.

gestion de l’organisation;

b.

administration du personnel;

c.

décompte du salaire;

d.

gestion du temps;

e.

gestion des coûts de personnel;

f.

développement du personnel;

g.

décompte des frais de déplacement.

Art. 42Traitement des données1

Les services du personnel, les centres de services spécialisés dans la gestion du personnel, les services financiers, les domaines spécialisés de l’OFPER et les services d’assistance technique traitent les données pour autant que l’exécution de leurs tâches l’exige.

1bis

Les employés peuvent consulter leurs propres données, notamment les données relatives au temps de travail, pour autant qu’ils disposent d’un droit d’accès.

Introduit par le ch. I de l’O du 19 oct. 2022, en vigueur depuis le 1er janv. 2023 (RO 2022 617).

1ter

Les supérieurs hiérarchiques peuvent consulter les données de leurs collaborateurs, notamment les données relatives au temps de travail, pour autant qu’ils disposent d’un droit d’accès.

Introduit par le ch. I de l’O du 19 oct. 2022, en vigueur depuis le 1er janv. 2023 (RO 2022 617).

2

L’étendue des droits de traitement est réglée à l’annexe 4.

Art. 42a

Introduit par le ch. I de l’O du 19 oct. 2022, en vigueur depuis le 1er janv. 2023 (RO 2022 617).

Communication des donnéesLes données, y compris les données sensibles, contenues dans le système d’information pour le contrôle de gestion du personnel peuvent être communiquées à d’autres systèmes d’information:
a.

si pour l’autre système d’information il existe une base légale pour la communication des données et une base légale formelle pour la communication des données sensibles;

b.

Nouvelle teneur selon le ch. II de l’O du 19 oct. 2022, en vigueur depuis le 1er sept. 2023 (RO 2022 617).

si le système d’information a été déclaré au Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence conformément à l’art. 12, al. 4, LPD

RS 235.1

;

c.

si un règlement de traitement a été établi pour ce système d’information, et

d.

s’il n’existe pas d’exigence de sécurité accrue pour les données des employés.

Art. 43Conservation, archivage et destruction1

Les données sont conservées pendant dix ans dans le système d’information pour le contrôle de gestion du personnel.

2

À l’expiration de ce délai, les données sont proposées aux Archives fédérales. Les données jugées sans valeur archivistique par les Archives fédérales sont détruites.

Art. 44Journalisation1

Les accès au système d’information pour le contrôle de gestion du personnel font en permanence l’objet d’un procès-verbal.

2

Les procès-verbaux de journalisation sont conservés pendant un an par l’OFPER, séparément du système dans lequel les données personnelles sont traitées.

Nouvelle teneur selon l’annexe 2 ch. II 25 de l’O du 31 août 2022 sur la protection des données, en vigueur depuis le 1er sept. 2023 (RO 2022 568).

3

Ils peuvent être analysés par le service compétent de l’OFPER afin de vérifier le respect des prescriptions en matière de protection des données.

Art. 45Responsabilités1

L’OFPER est responsable du système d’information pour le contrôle de gestion du personnel.

2

Les unités administratives sont responsables du traitement des données dans leur domaine; la responsabilité des départements quant à leurs centres de services spécialisés dans la gestion du personnel est réservée.

Chapitre 6Système d’information pour la plateforme d’apprentissage au sein de la Confédération

Art. 46ButLe système d’information pour la plateforme d’apprentissage au sein de la Confédération (LMS de la Confédération) sert à l’exécution des tâches suivantes dans le domaine de la formation et du perfectionnement:
a.

saisie et publication des projets de formation;

b.

planification et mise en œuvre de la formation;

c.

pilotage des processus de formation;

d.

vérification de la formation;

e.

gestion des compétences;

f.

archivage de matériel didactique électronique (documents, didacticiels, films, tests en ligne);

g.

communication entre les formateurs et les participants aux cours;

h.

mise en oeuvre d’enquêtes en ligne pour les évaluations.

Art. 47Contenu

Les données contenues dans le LMS de la Confédération sont énumérées à l’annexe 5.

Art. 48Traitement des données

Les participants aux cours, les responsables de la formation et de l’encadrement, les responsables de cours, les administrateurs des cours, les responsables de l’assistance technique et les formateurs traitent les données pour autant que l’exécution de leurs tâches l’exige.

Art. 49Collecte des donnéesLes services responsables collectent les données pour le LMS de la Confédération:
a.

auprès des participants aux cours;

b.

Nouvelle teneur selon le ch. I de l’O du 19 oct. 2022, en vigueur depuis le 1er janv. 2023 (RO 2022 617).

dans l’IGDP.

Art. 50Conservation, archivage et destruction 1

Les données des employés qui quittent l’administration fédérale ou décèdent sont conservées pendant dix ans dans le LMS de la Confédération.

2

À l’expiration de ce délai, les données sont proposées aux Archives fédérales. Les données jugées sans valeur archivistique par les Archives fédérales sont détruites.

Art. 51Journalisation1

Les accès au LMS de la Confédération et les modifications qui y sont apportées font en permanence l’objet d’un procès-verbal.

2

Les procès-verbaux de journalisation sont conservés pendant un an par l’OFPER, séparément du système dans lequel les données personnelles sont traitées.

Nouvelle teneur selon l’annexe 2 ch. II 25 de l’O du 31 août 2022 sur la protection des données, en vigueur depuis le 1er sept. 2023 (RO 2022 568).

3

Ils peuvent être analysés par le service compétent de l’OFPER afin de vérifier le respect des prescriptions en matière de protection des données.

Art. 52Responsabilité

L’OFPER est responsable du LMS de la Confédération.

Chapitre 7Dossiers de la Consultation sociale du personnel de l’administration fédérale (CSPers)

Section 1Dispositions générales

Art. 53Contenu

Les données contenues dans les dossiers de la CSPers sont énumérées à l’annexe 6.

Art. 54Conservation, archivage et destruction1

Au terme de la clôture d’un cas, les données contenues dans les dossiers sont conservées par la CSPers.

2 La durée de conservation est de cinq ans dans les cas suivants:
a.

conseils et soutien dans les domaines du travail, des questions sociales, de la santé et des questions financières;

b.

gestion de cas.

3 Elle est de dix ans dans les cas suivants:
a.

conseils et soutien dans les domaines de la gestion des revenus et du règlement des dettes;

b.

décisions concernant les demandes de prestations au sens de l’ordonnance du 18 décembre 2002 concernant le fonds de secours du personnel de la Confédération

RS 172.222.023

;

c.

affectations des moyens financiers destinés à l’intégration professionnelle de personnes handicapées dans l’administration fédérale.

4

Les demandes d’affectation des moyens financiers au sens de l’al. 3, let. c, sont conservées par l’OFPER pendant les dix ans qui suivent l’affectation des moyens financiers.

5

À l’expiration du délai de conservation, les données sont proposées aux Archives fédérales. Les données jugées sans valeur archivistique par les Archives fédérales sont détruites.

Section 2Système d’information de la CSPers

Art. 55But

Le système d’information de la CSPers sert à la gestion, à l’exploitation et à l’archivage électroniques des données des personnes faisant appel à ses services.

Art. 56Accès aux données

La CSPers octroie dans chaque cas d’espèce, aux personnes et aux services au sens de l’art. 27d, al. 4, LPers, un droit d’accès temporaire et limité à une partie du contenu.

Art. 57Journalisation1

Les accès au système d’information de la CSPers et les modifications qui y sont apportées font en permanence l’objet d’un procès-verbal.

2

Les procès-verbaux de journalisation sont conservés pendant un an par l’OFPER, séparément du système dans lequel les données personnelles sont traitées.

Nouvelle teneur selon l’annexe 2 ch. II 25 de l’O du 31 août 2022 sur la protection des données, en vigueur depuis le 1er sept. 2023 (RO 2022 568).

3

Ils peuvent être analysés par le service compétent de l’OFPER afin de vérifier le respect des prescriptions en matière de protection des données.

Art. 58Responsabilité

La CSPers est responsable de son système d’information.

Chapitre 8

Nouvelle teneur selon le ch. I de l’O du 19 oct. 2022, en vigueur depuis le 1er janv. 2023 (RO 2022 617).

Données relatives à la santé

Art. 59Contenu du dossier médical

Les médecins chargés de réaliser des expertises médicales ne peuvent communiquer à l’unité administrative ou à des tiers des données relatives à la santé que si les exigences énoncées à l’art. 28, al. 2 à 4, LPers sont remplies.

Art. 60 à 66

Abrogés

Chapitre 9Dispositions finales

Art. 67Abrogation et modification d’autres actes

L’abrogation et la modification d’autres actes sont réglées à l’annexe 8.

Art. 67a

Introduit par le ch. I de l’O du 19 oct. 2022, en vigueur depuis le 1er janv. 2023 (RO 2022 617).

Disposition transitoire relative à la modification du 19 octobre 2022

L’OFPER conserve le dossier médical des employés et des candidats pendant dix ans à compter de l’entrée en vigueur de la modification du 19 octobre 2022, pour autant que ce dossier ait été créé avant le 1er janvier 2021.

Art. 68Entrée en vigueur

La présente ordonnance entre en vigueur le 1er janvier 2018.

Annexe 1

Nouvelle teneur selon l’annexe 4 ch. II de l’O du 23 août 2023 sur les systèmes d’information sur le personnel du DFAE, en vigueur depuis le 1er oct. 2023 (RO 2023 485).

(art. 9, al. 2)

Données du dossier de candidature et du système d’information E-Recrutement
1.

Photo

2.

Formule de civilité

3.

Titre

4.

Prénom

5.

Nom

6.

Date de naissance

7.

Rue / No

8.

NPA / localité

9.

Canton d’origine

10.

Pays

11.

N° de téléphone

12.

Adresse électronique

13.

Mot de passe

14.

Langue de correspondance

15.

Langue première

16.

Autres langues (le cas échéant)

17.

Correspondance (automatisée et personnelle)

18.

Date de dépôt de candidature

19.

Statut

20.

Paramètres de la visibilité du profil

21.

Comment le candidat a pris connaissance de l’offre de poste

22.

Évaluation et remarque RH

23.

Évaluation et remarque des personnes chargées de la sélection

24.

Dossier de candidature, notamment lettre de motivation, CV, certificats, diplômes, références, autres documents et renseignements fournis à l’employeur par le candidat

25.

Enregistrements

Annexe 2

Mise à jour par le ch. III al. 1 de l’O du 19 oct. 2022, en vigueur depuis le 1er janv. 2023 (RO 2022 617).

(art. 19, al. 2)

Données du dossier du personnel1Recrutement du personnel
1.1

Dossier de candidature

1.2

Documents d’engagement

1.3

Documents déterminants pour la sécurité

2Gestion du personnel
2.1

Données personnelles et données relatives à la famille et aux proches

2.2

Descriptions de postes

2.3

Certificats

2.4

Temps de travail

2.5

Affectation

2.6

Affaires disciplinaires

2.7

Autorisations

2.8

Charges publiques et activités accessoires

3Rémunération du personnel
3.1

Salaire / allocations

3.2

Frais

3.3

Primes

3.4

Prestations accessoires / avantages sociaux

3.5

Accueil extrafamilial d’enfants

4Assurances sociales
4.1

AVS / AI / APG /AC

4.2

CNA / Assurance-accidents

4.3

Allocations familiales

4.4

Publica

4.5

Assurance militaire

5Santé
5.1

Évaluation de l’aptitude au travail réalisée lors de l’entrée en service des personnes qui exercent des fonctions déterminantes pour la sécurité

5.2

Évaluation de l’aptitude au travail réalisée pendant les rapports de travail des personnes qui exercent des fonctions déterminantes pour la sécurité

5.3

Certificats médicaux

5.4

Autorisations accordées aux médecins et aux assurances

5.5

Mandats confiés aux médecins et expertises médicales des médecins

5.6

Durée des absences pour cause de maladie ou d’accident

6Assurances en général
6.1

Documents concernant des cas de responsabilité civile

6.2

Dommages causés aux effets personnels

7Développement du personnel
7.1

Formation et perfectionnement

7.2

Mesures de développement

7.3

Qualifications

7.4

Compétences comportementales et professionnelles

7.5

Résultats des tests de personnalité et des évaluations des potentiels

7.6

Développement des cadres

7.7

Formation professionnelle initiale

8Départ / transfert
8.1

Résiliation par l’employeur

8.2

Résiliation par l’employé

8.3

Départ à la retraite

8.4

Décès

8.5

Formalités de départ

8.6

Formalités de transfert

9Catégories de personnel déterminéesAnnexe 3

Mise à jour par le ch. III al. 1 de l’O du 19 oct. 2022, en vigueur depuis le 1er janv. 2023 (RO 2022 617).

(art. 31, al. 2, et 33, al. 4)

Système d’information pour la gestion des données du personnel (IGDP)1Étendue des droits de traitement des données1.1Tableau

Dénomination

OFPER-CCRH
(assistance)

Domaine OFPER

OFIT
(assistance)

Centres de services spécialisés

Services
du personnel

Services
financiers

Collaborateurs

Supérieurs
hiérarchiques

Mutation

M1)

S

M2)

M

M

S

S, M3)

S, G

But

4

4

5

1

1

2

1

1, 3

Étendue

A

A

A

B

C

C

D

E

1.2Légende du tableau1.2.1Dénomination

CCRH Centre de compétences Ressources humaines

OFIT Office fédéral de l’informatique et de la télécommunication

1.2.2Mutation
G

Approbation

M

Mutation

M1)

Mutation sur demande écrite de l’unité administrative

M2)

Mutation en cas d’urgence technique

M3)

Mutation via le portail RH seulement

S

Lecture

1.2.3But
1

Gestion du personnel

2

Contrôle de gestion

3

Approbation

4

Assistance opérationnelle

5

Exploitation technique

1.2.4Étendue
A

Toute l’administration fédérale

B

Plusieurs périmètres comptables, sur demande

C

Propre périmètre comptable

D

Propres données

E

Données des subordonnés

2Données saisies2.1Gestion de l’organisation

Objet (poste, nouveau poste)

Relations

Description verbale

Service de l’état-major

Rémunération théorique

Poste vacant

Caractéristiques d’imputation

Durée du travail

Catégorie / statut de salarié

Obsolète

Répartition des coûts

Informations complémentaires dépendantes du lieu

Adresse

Réévaluation du poste

Catégorie de personnel

2.2Administration du personnel

Mesures concernant le personnel

Affectation organisationnelle

Données sur la personne

Adresses

Durée théorique du travail

Rémunération de base

Coordonnées bancaires

Éléments du contrat

Suivi des échéances

Famille / proches

Formation

Autres employeurs / employeurs précédents

Procurations

Données internes

Statistiques

Fonction interne

Assurances sociales suisses

Données fiscales suisses

Complément à l’affectation organisationnelle (Suisse)

Prêts de matériel

Dates statut de séjour

Affiliations

Service militaire / civil

Communication

Messages

Famille CH

Mesures complémentaires

Activité accessoire

Indemnité de résidence / fonction

Options du portail ESS, bulletin de paie

Coûts de formation et de perfectionnement (Suisse)

Rôle / profession / imputation

2.3Décompte du salaire

Statut de la paie

Virements externes

Indemnités et retenues permanentes

Paiements complémentaires

Ventilation des coûts

Assurances

Prêts financiers

Prévoyance professionnelle suisse

Information de saisie des temps

Remboursements de prêts

Données de base de la caisse de pensions

Données individuelles de la caisse de pensions

Droits à l’étranger

Informations complémentaires sur la rémunération de base

2.4Gestion des temps

Valeurs par défaut de la feuille de saisie des temps

Compensation du contingent horaire

Absences

Présences

Remplacements

Permanence

Contingents d’absences

Contingents de présences

Notes de paiement

Mouvements

Valeurs par défaut transfert temps

Corrections de contingent

Calendrier annuel

Calendrier mensuel

Autorisations

2.5Gestion des coûts de personnel

Planification des frais de personnel

Planification des frais

Groupes de prestations

2.6Développement du personnel

Qualifications

Évaluations

2.7Décompte des frais de déplacement

Régime d’indemnisation des frais de déplacement

Données de déplacement

Frais de déplacement

Annexe 4

Mise à jour par le ch. III al. 1 de l’O du 19 oct. 2022, en vigueur depuis le 1er janv. 2023 (RO 2022 617).

(art. 42, al. 2)

Système d’information pour le contrôle de gestion du personnel1Étendue des droits de traitement des données1.1Tableau

Dénomination

OFPER-CCRH (assistance)

Domaine OFPER

OFIT
(assistance)

Services du
personnel / contrôleurs de gestion RH

Services financiers / contrôleurs financiers

Collaborateurs

Supérieurs hiérarchiques

Téléchargement / lecture des données

S/SI

S/SI

L/S/SI

S/SI

S

S

S

But

1

1

1

1

1

1

1

Étendue

A

A

A

B

C

D

E

1.2Légende du tableau1.2.1Dénomination

CCRH Centre de compétences Ressources humaines

OFIT Office fédéral de l’informatique et de la télécommunication

1.2.2Téléchargement / lecture des données
L

Téléchargement

S

Lecture

SI

Simulation

1.2.3But
1

Contrôle de gestion

1.2.4Étendue
A

Toute l’administration fédérale

B

Propre périmètre comptable

C

Contrôle de gestion du personnel dans le propre périmètre comptable

D

Propres données

E

Données des subordonnés

2Données saisies2.1Gestion de l’organisation

Objet (poste, nouveau poste)

Relations

Description verbale

Service de l’état-major

Rémunération théorique

Poste vacant

Caractéristiques d’imputation

Durée du travail

Catégorie / statut de salarié

Obsolète

Informations complémentaires dépendantes du lieu

Adresse

Réévaluation du poste

Catégorie de personnel

2.2Administration du personnel

Mesures concernant le personnel

Affectation organisationnelle

Données sur la personne

Adresses

Durée théorique du travail

Rémunération de base

Éléments du contrat

Formation

Données internes

Statistiques

Fonction interne

Assurances sociales suisses

Complément à l’affectation organisationnelle (Suisse)

Prêts de matériel

Dates statut de séjour

Communication

Mesures complémentaires

Indemnité de résidence / fonction

Rôle / profession / imputation

2.3Décompte du salaire

Statut de la paie

Indemnités et retenues permanentes

Paiements complémentaires

Ventilation des coûts

Prévoyance professionnelle suisse

Information de saisie des temps

Remboursements de prêts

Données de base de la caisse de pensions

Données individuelles de la caisse de pensions

Droits à l’étranger

Informations complémentaires sur la rémunération de base

Crédits budgétaires, catégories de crédits

2.4Gestion des temps

Compensation du contingent horaire

Absences

Présences

Remplacements

Permanence

Contingents d’absences

Contingents de présences

Mouvements

Corrections de contingent

Provisions

2.5Gestion des coûts de personnel

Planification des frais de personnel

Planification des frais

Groupes de prestations

2.6Développement du personnel

Qualifications

Évaluations

2.7Décompte des frais de déplacement

Données de déplacement

Frais de déplacement

Annexe 5

Nouvelle teneur selon le ch. III al. 2 de l’O du 19 oct. 2022, en vigueur depuis le 1er janv. 2023 (RO 2022 617).

(art. 47)

Système d’information pour la plateforme d’apprentissage au sein de la Confédération (LMS de la Confédération)Données personnelles
1.

Numéro personnel

2.

Nom

3.

Prénom

4.

Sexe

5.

Date de naissance

6.

Langue de correspondance

7.

Adresse électronique professionnelle

8.

Unité organisationnelle

9.

Adresse professionnelle / adresse privée

10.

Fonction

11.

Identificateurs personnels locaux

12.

Numéro de téléphone mobile (communiqué volontairement et saisi par la personne elle-même)

13.

Succès de la formation (tests réussis / non réussis)

14.

État d’avancement de la formation (non commencée / en cours / terminée)

15.

Cours accomplis

16.

Inscriptions à des cours / annulations de cours / participations à des cours

17.

Capacités et compétences acquises dans le cadre des cours accomplis

18.

Rôle dans le LMS (participant au cours, formateur, administrateur des cours)

Annexe 6

(art. 53)

Données du dossier de la Consultation sociale du personnel de l’administration fédérale (CSPers)1Données de base
1.1

Coordonnées

1.2

Relations

1.3

Rapports de travail

1.4

Rentes

1.5

Domaines de conseil

2Cas concrets
2.1

Journal

2.2

Analyse de la situation

2.3

Données de base de la gestion de cas

2.4

Plan d’intégration (y compris évaluation dans le cadre de la gestion de cas par la CSPers)

2.5

Versement du salaire / incapacité de travail

2.6

Allocation de moyens financiers destinés à l’intégration professionnelle

2.7

Demande au fonds de secours du personnel de la Confédération

Annexe 7

Abrogée par le ch. III al. 3 de l’O du 19 oct. 2022, avec effet au 1er janv. 2023 (RO 2022 617).

Annexe 8

(art. 67)

Abrogation et modification d’autres actes

I

L’ordonnance du 26 octobre 2011 concernant la protection des données personnelles du personnel de la Confédération

[RO 2011 5589; 2013 1617, 2209 ch. III; 2015 4095]

est abrogée.

II

Les actes mentionnés ci-après sont modifiés comme suit:

…

Les mod. peuvent être consultées au RO 2017 7271.