Ordonnance du 20 juin 2018 sur le traitement des données dans le système de gestion des mandats du Service linguistique DFAE
RS 172.010.60
Etat le: 2023-09-01

172.010.60

Ordonnance
sur le traitement des données dans le système de gestion
des mandats du Service linguistique DFAE

du 20 juin 2018 (État le 1er septembre 2023)

Le Conseil fédéral suisse,

vu l’art. 57hter de la loi du 21 mars 1997 sur l’organisation du gouvernement et de l’administration (LOGA)

RS 172.010

,

Nouvelle teneur selon l’annexe 2 ch. II 19 de l’O du 31 août 2022 sur la protection des données, en vigueur depuis le 1er sept. 2023 (RO 2022 568).

arrête:

Section 1Dispositions générales

Art. 1Objet

La présente ordonnance règle l’exploitation et l’utilisation du système de traitement automatisé des données (système) du Service linguistique du Département fédéral des affaires étrangères (Service linguistique DFAE).

Art. 2But du systèmeLe système est utilisé par le Service linguistique DFAE pour:
a.

la réception et la livraison de prestations linguistiques commandées par des clients (art. 5, al. 1, let. a) via le portail en ligne;

b.

la saisie et la gestion des mandats;

c.

l’attribution des mandats à des traducteurs internes et externes;

d.

la gestion des ressources;

e.

la production de statistiques et de rapports;

f.

le suivi des mandats;

g.

la traçabilité de l’attribution et du traitement des mandats.

Art. 3Responsabilité

Le Service linguistique DFAE est responsable du système.

Art. 4Structure

Le système se compose d’une base de données et de deux plateformes, dont l’une est accessible depuis l’intérieur et l’autre depuis l’extérieur du DFAE.

Section 2Données et droits de traitement

Art. 5Données personnelles saisies dans le système1 Le système contient des données concernant les personnes suivantes:
a.

employés du DFAE qui commandent des prestations linguistiques (clients);

b.

employés du Service linguistique DFAE;

c.

traducteurs externes mandatés.

2

Les données sont indiquées dans l’annexe.

Art. 6Provenance des données et droits de traitement1

Pour les clients et les employés du Service linguistique DFAE, l’adresse électronique ainsi que les données relatives à l’unité d’organisation dont elles relèvent proviennent de la base centralisée des identités de la Confédération exploitée par l’Office fédéral de l’informatique et de la télécommunication, en conformité avec l’art. 13, al. 1 et 4, de l’ordonnance du 19 octobre 2016 sur les systèmes de gestion des données d’identification et les services d’annuaires de la Confédération

RS 172.010.59

. Ces données ne peuvent être modifiées. Les données relatives aux mandats confiés aux employés du Service linguistique DFAE sont saisies par le Service linguistique DFAE.

2

Pour les traducteurs externes, l’adresse électronique et les données relatives aux mandats qui leur sont confiés sont saisies par le Service linguistique DFAE.

3

Les autres données sont saisies directement par les personnes concernées, qui peuvent les modifier à tout moment.

4

Les autres droits de traitement sont indiqués dans l’annexe.

5

Le secteur Informatique DFAE possède les droits de traitement nécessaires à l’accomplissement de ses tâches.

6

Tous les droits de traitement s’exercent par le biais d’une procédure d’accès en ligne.

Art. 7Documents

Tout document relatif à un mandat saisi peut être enregistré dans le système.

Art. 8Destruction des données1

Sous réserve de l’al. 2, les données sont détruites douze mois après le dernier accès.

2 Les données suivantes sont détruites dix ans après le dernier accès:
a.

nom;

b.

prénom;

c.

deuxième prénom;

d.

adresse électronique (nom d’utilisateur);

e.

indications concernant l’unité d’organisation;

f.

nom de l’entreprise.

Section 3Droits d’accès et exploitation

Art. 9Exploitation technique et administration du système1

Le secteur Informatique DFAE est responsable de l’exploitation technique du système.

2

L’administrateur système gère le système informatique, la base de données et les applications.

3

Le responsable du programme sert d’interface entre l’administrateur système et les utilisateurs. Il est rattaché au Service linguistique DFAE.

Art. 10Attribution des droits d’accès1

Le responsable de l’application attribue les droits d’accès individuels aux utilisateurs du système.

2

Il vérifie au moins une fois par an si les conditions relatives aux droits d'accès sont toujours remplies.

Section 4Sécurité des données

Art. 11Devoir de diligence1

Le Service linguistique DFAE veille à ce que le traitement des données personnelles dans le système respecte les dispositions en vigueur.

2

Il s’assure que les données sont exactes, complètes et à jour.

Art. 12Règlement relatif au traitement des données

Le Service linguistique DFAE édicte un règlement relatif au traitement des données. Ce dernier contient les mesures techniques et organisationnelles requises pour assurer la sécurité des données ainsi que le contrôle du traitement des données.

Art. 13Journalisation1

Les accès au système et les modifications qui y sont effectuées sont journalisés en permanence.

2

Les procès-verbaux de journalisation sont conservés pendant un an au maximum, séparément du système dans lequel les données personnelles sont traitées.

Nouvelle teneur selon l’annexe 2 ch. II 19 de l’O du 31 août 2022 sur la protection des données, en vigueur depuis le 1er sept. 2023 (RO 2022 568).

Section 5Entrée en vigueur

Art. 14

La présente ordonnance entre en vigueur le 1er août 2018.

Annexe

(art. 5, al. 2, et 6, al. 4)

Données et droits de traitement

Abréviations et explication des signes

Personnes ayant un droit d’accès

Droits de traitement

Clients

Employés du DFAE qui commandent des prestations linguistiques

A

Droits complets en matière de traitement des données

Coordinateurs

Employés du Service linguistique DFAE exerçant une fonction de coordination

B

Droit de lecture

Traducteurs internes

Traducteursemployés par le Service linguistique DFAE

Traducteurs externes

Traducteurs liés au Service linguistique DFAE par un contrat de mandat.

A. Données des clients

Données

Clients

Coordinateurs

Traducteurs internes

Traducteurs externes

Formule de civilité

–

–

–

–

Nom

–

B

B

B

Prénom

–

B

B

B

Deuxième prénom

–

B

B

B

Sexe

–

–

–

–

Adresse électronique

–

B

B

B

Adresses électroniques pour la livraison

–

–

–

–

Téléphone

–

B

B

B

Portable

–

B

B

B

Fax

–

–

–

–

Centre de coûts

–

A

–

–

Indications sur l’unité d’organisation

–

A

B

–

Fuseau horaire

–

–

–

–

Langue de correspondance

–

–

–

–

B. Données des coordinateurs

Données

Clients

Coordinateurs

Traducteurs internes

Traducteurs externes

Nom

B

B

B

B

Prénom

B

B

B

B

Deuxième prénom

B

B

B

B

Titre

–

–

–

–

Adresse électronique (nom d’utilisateur)

B

B

B

B

Deuxième adresse électronique

–

–

–

–

Entreprise

–

–

–

–

Adresse (bureau)

–

–

–

–

NPA et lieu de travail

–

–

–

–

Pays

–

–

–

–

Centre de coût

–

–

–

–

Téléphone

B

B

B

B

Portable

B

B

B

B

Langue de correspondance

–

–

–

–

C. Données des traducteurs internes

Données

Clients

Coordinateurs

Traducteurs internes

Traducteurs externes

Titre

–

–

–

–

Formule de civilité

–

–

–

–

Nom

–

B

B

B

Prénom

–

B

B

B

Deuxième prénom

–

B

B

B

Nom court

–

–

–

–

Adresse électronique (nom d’utilisateur)

–

B

B

B

Adresse (bureau)

–

B

B

–

NPA et lieu de travail

–

B

B

–

Pays

–

–

–

–

Téléphone

–

B

B

B

Portable

–

B

B

B

Langue de correspondance

–

–

–

–

Domaine de spécialité

–

B

–

–

Prestation et facteur temps

–

B

–

–

Combinaison linguistique (langues sources et langue cible)

–

B

–

–

Groupe langue cible

–

–

–

–

Horaires (disponibilités)

–

B

–

–

Indications sur le travail (durée et type)

–

A

–

–

D. Données des traducteurs externes

Données

Clients

Coordinateurs

Traducteurs internes

Traducteurs externes

Nom

–

B

B

B

Prénom

–

B

B

B

Deuxième prénom

–

B

B

B

Initiales

–

–

–

–

Sexe

–

–

–

–

Formule de civilité

–

–

–

–

Adresse électronique (nom d’utilisateur)

–

B

B

B

Deuxième adresse électronique

–

–

–

–

Adresse

–

B

B

–

NPA et localité

–

B

B

–

Pays

–

–

–

–

Téléphone

–

B

B

B

Portable

–

B

B

B

Fax

–

–

–

–

Nom de l’entreprise

–

B

B

–

Type d’organisation (rôle)

–

B

–

–

Site web

–

B

B

–

Langue de correspondance

–

–

–

–

Fuseau horaire

–

–

–

–

Domaine de spécialité

–

B

–

–

Combinaison linguistique

–

B

–

–

Prestations et tarifs, y.c. devise et facteur temps

–

B

–

–

Capacités (disponibilités)

–

B

–

–

Indications sur le travail (durée et type)

–

A

–

–