Verordnung vom 17. Oktober 2018 über das Datenbearbeitungssystem «e-vent» des Konferenzdienstes EDA (Verordnung «e-vent»)
RS 235.25
Etat le: 2023-09-01

235.25

Verordnung
über das Datenbearbeitungssystem «e-vent»
des Konferenzdienstes EDA

(Verordnung «e-vent»)

vom 17. Oktober 2018 (Stand am 1. September 2023)

Der Schweizerische Bundesrat,

gestützt auf Artikel 57hter des Regierungs- und Verwaltungsorganisationsgesetzes vom 21. März 1997

SR 172.010

(RVOG),

Fassung gemäss Anhang 2 Ziff. II 33 der Datenschutzverordnung vom 31. Aug. 2022, in Kraft seit 1. Sept. 2023 (AS 2022 568).

verordnet:

1. Abschnitt: Allgemeine Bestimmungen

Art. 1Gegenstand

Diese Verordnung regelt den Betrieb und die Benützung des Datenbearbeitungssystems «e-vent» (System) des Konferenzdienstes des Eidgenössischen Departements für auswärtige Angelegenheiten (Konferenzdienst EDA) im Staatssekretariat des EDA.

Art. 2Zweck

Das System dient dem Konferenzdienst EDA zur Wahrnehmung seiner Aufgaben im Rahmen der Planung, Organisation und Durchführung von Konferenzen und Veranstaltungen.

Art. 3Verantwortliche Behörde

Der Konferenzdienst EDA trägt die Verantwortung für das System.

Art. 4Struktur

Das System besteht aus einer Datenbank und je einem Online-Portal für den Zugriff von innerhalb und von ausserhalb des EDA.

2. Abschnitt: Daten und Datenbearbeitung

Art. 5Personen und bearbeitete Daten1

Das System enthält Daten von Teilnehmerinnen und Teilnehmern von Konferenzen und Veranstaltungen.

2

Welche Daten erfasst werden, ist im Anhang geregelt.

Art. 6Herkunft der Daten und Bearbeitungsrechte1

Die Daten werden von den Teilnehmerinnen und Teilnehmern oder vom Konferenzdienst EDA erfasst.

2

Die Teilnehmerinnen und Teilnehmer verfügen für die eigenen Daten im System über vollständige Bearbeitungsrechte.

3

Der Konferenzdienst EDA verfügt für alle Daten im System über vollständige Bearbeitungsrechte.

4

Die Einheit für Informatik des EDA verfügt über diejenigen Zugriffsrechte, die zur Erfüllung ihrer Aufgaben notwendig sind.

5

Alle Bearbeitungsrechte werden im Abrufverfahren ausgeübt.

6

Die Daten gemäss Anhang dürfen an Dritte weitergegeben werden, soweit diese die Daten zu Organisations- und Reservationszwecken benötigen.

Art. 7Dokumente

Im System können alle Dokumente zu Konferenzen, Veranstaltungen und den daran teilnehmenden Personen im Rahmen des Zwecks dieser Verordnung erfasst werden.

Art. 8Aufbewahrung, Archivierung und Vernichtung von Daten1

Datensätze von Personen werden spätestens zehn Jahre nach der letzten Bearbeitung vernichtet.

2

Vorbehalten bleiben die Bestimmungen der Archivierungsgesetzgebung.

3. Abschnitt: Betrieb und Zugriffsberechtigungen

Art. 9Technischer Betrieb und Systemverwaltung1

Die Einheit für Informatik des EDA ist für den technischen Betrieb des Systems verantwortlich.

2

Die Systemadministratorin oder der Systemadministrator gehört der Einheit für Informatik des EDA an. Sie oder er verwaltet das Computersystem, die Datenbank und die Anwendungen.

3

Die oder der Anwendungsverantwortliche gehört dem Konferenzdienst EDA an. Sie oder er bildet die Schnittstelle zwischen der Systemadministratorin oder dem Systemadministrator und den Benutzerinnen und Benutzern.

Art. 10Erteilung der Zugriffsberechtigung1

Die oder der Anwendungsverantwortliche erteilt den Benutzerinnen und Benutzern des Systems die individuellen Zugriffsrechte.

2

Der Konferenzdienst EDA überprüft jährlich, ob die Voraussetzungen für die Zugriffsberechtigungen weiterhin bestehen.

4. Abschnitt: Datensicherheit

Art. 11Sorgfaltspflichten1

Der Konferenzdienst EDA sorgt dafür, dass die Daten im System vorschriftsgemäss bearbeitet werden.

2

Er stellt sicher, dass die Personendaten richtig, vollständig und nachgeführt sind.

Art. 12Bearbeitungsreglement

Der Konferenzdienst EDA erlässt ein Bearbeitungsreglement. Dieses enthält die organisatorischen und technischen Massnahmen zur Gewährleistung der Datensicherheit sowie zur Kontrolle der Datenbearbeitung.

Art. 13Protokollierung1

Die Zugriffe auf das System und die Bearbeitungen werden laufend protokolliert.

2

Die Protokolle werden während einem Jahr getrennt vom System, in welchem die Personendaten bearbeitet werden, aufbewahrt.

Fassung gemäss Anhang 2 Ziff. II 33 der Datenschutzverordnung vom 31. Aug. 2022, in Kraft seit 1. Sept. 2023 (AS 2022 568).

5. Abschnitt: Inkrafttreten

Art. 14

Diese Verordnung tritt am 1. Dezember 2018 in Kraft.

Anhang

(Art. 5 Abs. 2)

Im System erfasste Personendaten
1.

Namen

2.

Namen gemäss Reisepass

3.

Vornamen

4.

Vornamen gemäss Reisepass

5.

Titel (akademisch)

6.

Titel (berufliche oder amtliche Funktion)

7.

Anrede

8.

Firma

9.

Geschlecht

10.

Geburtsdatum

11.

Geburtsort

12.

Staatsangehörigkeiten

13.

Repräsentant/in welcher Delegation / welchen Landes / welcher Organisation

14.

E-Mail-Adressen

15.

Telefonnummer (Festnetz)

16.

Telefonnummer (Mobil)

17.

Faxnummer

18.

Adresse (Strasse, Postleitzahl, Ort)

19.

Land

20.

Homepage

21.

Korrespondenzart (Brief / E-Mail)

22.

Rechnungsadresse

23.

Besondere Ansprüche an Essen und Trinken

24.

Militärischer Rang

25.

Ziviler Rang

26.

Position

27.

Arbeitgeber

28.

Ankunft am Veranstaltungsort / im Hotel

29.

Abreise am Veranstaltungsort / im Hotel

30.

Korrespondenzsprache

31.

Fluginformationen (Datum und Uhrzeit der An- und Abreise, Flugnummer, Transferzeiten)

32.

Reisepassinformationen (Nummer, Ausstellungs- und Gültigkeitsdatum, Ausstellungsort)

33.

Benötigtes Visum

34.

Kreditkartenangaben (Nummer, Ablaufdatum)

35.

Angaben zu Hotel / Aufenthaltsort (Adresse, Zimmer etc.)

36.

Name der mitreisenden Partnerin / des mitreisenden Partners

37.

Angaben zur Teilnahme (Workshops, Dinners, Frühstück, Mittagessen, Abendessen, Ausflüge)

38.

Themen für Workshops

39.

Foto

40.

Sponsorship: ja / nein

41.

Begründung für das Sponsorship

42.

Spezielle Bedürfnisse aufgrund von körperlichen Beeinträchtigungen

43.

Teilnahme an früheren Konferenzen