Ordonnance du 5 novembre 2014 sur le traitement des données personnelles sur l'Intranet et l'Extranet du DFAE (Ordonnance Web-DFAE)
RS 172.220.111.42
Etat le: 2024-01-01

172.220.111.42

Ordonnance
sur le traitement des données personnelles sur l’Intranet et l’Extranet du DFAE

(Ordonnance Web-DFAE)

du 5 novembre 2014 (État le 1er janvier 2024)

Le Conseil fédéral suisse,

vu l’art. 57hter de la loi du 21 mars 1997 sur l’organisation du gouvernement et de l’administration (LOGA)

RS 172.010

,
vu l’art. 27, al. 2, let. c, de la loi du 24 mars 2000 sur le personnel de la Confédération (LPers)

RS 172.220.1

,

Nouvelle teneur selon l’annexe 2 ch. II 26 de l’O du 31 août 2022 sur la protection des données, en vigueur depuis le 1er sept. 2023 (RO 2022 568).

arrête:

Section 1Dispositions générales

Art. 1Objet1

La présente ordonnance réglemente le traitement des données personnelles sur les sites Intranet et Extranet du Département fédéral des affaires étrangères (DFAE) (Web-DFAE).

2

L’Intranet du DFAE (Intranet DFAE) est une plateforme d’information protégée accessible à un cercle restreint de personnes autorisées.

3

L’Extranet du DFAE (Extranet DFAE) est une extension de l’Intranet; elle est accessible aux personnes ayant accès à l’Intranet et, par mot de passe, à un cercle restreint de personnes autorisées.

Art. 2But du traitement des données dans le Web-DFAE

Le traitement des données personnelles dans le Web-DFAE sert à la formation de réseaux et à la coopération en réseau de partenaires internes et externes, dans le cadre des activités du DFAE.

Art. 3Exploitation

Le Web-DFAE est exploité par le Secrétariat général du DFAE (SG-DFAE).

Section 2Données et traitement des données

Art. 4PersonnesLes données des personnes suivantes sont traitées dans le Web-DFAE:
a.

les employés du DFAE;

b.

les autres employés de l’administration fédérale;

c.

les tiers sous contrat avec le DFAE ou avec d’autres offices de l’administration fédérale et ayant accès au réseau de l’administration fédérale (tiers ayant accès au réseau de l’administration fédérale);

d.

les tiers à qui le responsable de l’application a accordé les droits d’accès à l’Extranet du DFAE (tiers ayant accès à l’Extranet du DFAE).

Art. 5Catégorie, origine et modification des données personnelles1

Les données des personnes visées à l’art. 4 sont traitées dans le Web-DFAE conformément à l’annexe.

2

L’annexe précise les catégories de données des services d’annuaires pouvant être reprises automatiquement et intégrées au Web-DFAE, conformément à l’art. 8 de l’ordonnance du 6 décembre 2013 sur les services d’annuaires de la Confédération exploités par l’OFIT

RS 172.010.59

, ainsi que celles pouvant être saisies par les personnes concernées et celles attribuées automatiquement par le Web-DFAE.

3

Les données des services d’annuaires exploités par l’OFIT sont actualisées chaque jour et ne peuvent pas être modifiées dans le Web-DFAE.

Art. 6Droits d’accès individuels1 Les personnes suivantes ont accès à l’Intranet du DFAE:
a.

les employés du DFAE;

b.

les autres employés de l’administration fédérale;

c.

les tiers ayant accès au réseau de l’administration fédérale.

2 Les personnes suivantes ont accès à l’Extranet du DFAE:
a.

les personnes visées à l’al. 1;

b.

les tiers ayant accès au réseau de l’administration fédérale.

Art. 7Attribution des droits d’accès individuels1

Le responsable de l’application attribue des droits d’accès individuels aux utilisateurs du Web-DFAE.

2

Il vérifie au moins une fois par an que les conditions sont toujours réunies pour l’octroi des droits d’accès.

3

Les droits d’accès peuvent être limités.

Art. 8Traitement des données1

Les personnes visées à l’art. 6 ont des droits d’accès leur permettant de consulter toutes les données du Web-DFAE (droit de lecture).

2

Le numéro personnel est invisible.

3

Chacun peut en tout temps modifier les données qu’il a lui-même introduites dans le Web-DFAE.

4

Dans la mesure où l’accomplissement de ses tâches l’exige, l’unité Informatique DFAE peut traiter toutes les données figurant dans le Web-DFAE.

5

Le droit de traitement des données s’exerce par la voie de la procédure d’appel en ligne.

Art. 9Administration du système1

L’administrateur système gère les systèmes informatiques, les banques de données et les applications du Web-DFAE.

2

Le responsable des applications joue le rôle d’interface entre l’administrateur système et l’utilisateur. Il est employé du DFAE.

Section 3Protection des données et sécurité de l’information

Nouvelle teneur selon l’annexe 2 ch. II 11 de l’O du 8 nov. 2023 sur la sécurité de l’information, en vigueur depuis le 1er janv. 2024 (RO 2023 735).

Art. 10Droit d’accès et droit de rectification1

Toute personne peut, par écrit et en justifiant de son identité, demander au SG-DFAE de lui fournir des renseignements sur les données la concernant et de rectifier les données incorrectes attribuées automatiquement par le Web-DFAE.

2

Les renseignements sont fournis gratuitement et par écrit.

Art. 11Devoirs de diligence1

Le SG-DFAE veille à ce que le traitement des données personnelles dans Web-DFAE respecte les dispositions en vigueur.

2

Il vérifie que les données personnelles du Web-DFAE sont correctes, complètes et à jour.

Art. 12Sécurité des données1 La sécurité des données et la sécurité de l’information sont régies par:

Nouvelle teneur selon l’annexe 2 ch. II 11 de l’O du 8 nov. 2023 sur la sécurité de l’information, en vigueur depuis le 1er janv. 2024 (RO 2023 735).

a.

Nouvelle teneur selon l’annexe 2 ch. II 26 de l’O du 31 août 2022 sur la protection des données, en vigueur depuis le 1er sept. 2023 (RO 2022 568).

l’ordonnance du 31 août 2022 sur la protection des données

RS 235.11

;

b.

Nouvelle teneur selon l’annexe 2 ch. II 11 de l’O du 8 nov. 2023 sur la sécurité de l’information, en vigueur depuis le 1er janv. 2024 (RO 2023 735).

l’ordonnance du 8 novembre 2023 sur la sécurité de l’information

RS 128.1

.

2

Le SG-DFAE édicte un règlement relatif au traitement des données qui définit les mesures techniques et organisationnelles requises pour assurer la sécurité des données ainsi que le contrôle du traitement des données.

Art. 13Journalisation1

Les accès au Web-DFAE et les modifications apportées sont journalisés en continu.

2

Les procès-verbaux de journalisation sont conservés durant un an, séparément du système dans lequel les données personnelles sont traitées.

Nouvelle teneur selon l’annexe 2 ch. II 26 de l’O du 31 août 2022 sur la protection des données, en vigueur depuis le 1er sept. 2023 (RO 2022 568).

Section 4Conservation, archivage et destruction des données

Art. 141

Les données des employés dont les rapports de travail avec le DFAE sont terminés sont détruites 30 jours après la fin des rapports de travail.

2

Les données de tiers ayant accès au réseau de l’administration fédérale et liés par une relation contractuelle au DFAE sont détruites 30 jours après la fin des rapports de travail.

3

Les données des autres employés de l’administration fédérale, des tiers liés par une relation contractuelle à d’autres offices de l’administration fédérale et bénéficiant d’un accès au réseau de l’administration fédérale, ainsi que celles de tiers ayant accès à l’Extranet du DFAE sont détruites 180 jours après le dernier accès.

4

Les dispositions de la législation fédérale relative à l’archivage sont réservées.

Section 5Entrée en vigueur

Art. 15

La présente ordonnance entre en vigueur le 1er décembre 2014.

Annexe

(art. 5, al. 1 et 2)

Origine et étendue des données

Légende:

A Services d’annuaires de l’OFIT (reprise automatique)

B Attribution automatique par le système Web-DFAE

C Saisie manuelle des données personnelles (facultative)

D Saisie manuelle des données personnelles (obligatoire)

A. Intranet DFAE:
origine et étendue des données des employés du DFAE, des autres employés de l’administration fédérale et des tiers ayant accès au réseau de l’administration fédérale

Données

Origine

Nom

A

Prénom

A

Civilité

A

Photo

C

Numéro personnel (invisible)

A

Initiales

A

Numéro de bureau

A

Département

A

Unité d’organisation 1

A

Unité d’organisation 2

C

Unité administrative

A

Fonction 1

A

Fonction 2

C

Téléphone 1

A

Téléphone 2

C

Téléphone portable professionnel

C

Téléphone portable privé

C

Adresse électronique

A

Fax

A

Adresse

A

Lieu de travail

A

Pays

A

Charge de travail

C

Horaires de travail

C

Compétences

C

Supérieur hiérarchique (nom / prénom)

A

Suppléant (nom / prénom)

C

Aptitudes (expérience professionnelle)

C

Appartenance à un groupe

B

Langue de correspondance

A

Connaissances linguistiques

C

B. Extranet DFAE:
origine et étendue des données des employés du DFAE, des autres employés de l’administration fédérale et des tiers ayant accès au réseau de l’administration fédérale

Données

Origine

Nom

C

Prénom

C

Civilité

C

Photo

C

Département

C

Unité d’organisation

C

Unité administrative

C

Fonction

C

Téléphone

C

Téléphone portable professionnel

C

Téléphone portable privé

C

Adresse électronique

C

Fax

C

Adresse

C

Lieu de travail

C

Pays

C

Horaires de travail

C

Supérieur hiérarchique (nom / prénom)

C

Suppléant (nom / prénom)

C

Aptitudes (expérience professionnelle)

C

Appartenance à un groupe

B

Langue de correspondance

C

Connaissances linguistiques

C

C. Extranet DFAE:
origine et étendue des données de tiers ayant accès à l’Extranet du DFAE

Données

Origine

Nom

D

Prénom

D

Civilité

D

Photo

C

Adresse

D

Lieu

D

Pays

D

Site Internet

C

Fonction

C

Téléphone

D

Numéros de téléphones portables

C

Adresse électronique

D

Fax

C

Entreprise (travaille pour …)

D

Personne de référence au DFAE (nom / prénom)

D

Suppléant (nom / prénom)

C

Horaires de travail

C

Aptitudes

C

Appartenance à un groupe

B

Langue de correspondance

D

Connaissances linguistiques

C