Règlement interne du 17 décembre 2003 du Conseil des Écoles polytechniques fédérales (Règlement du Conseil des EPF)
RS 414.110.2
Etat le: 2008-11-01

414.110.2

Règlement interne
du Conseil des Écoles polytechniques fédérales

(Règlement du Conseil des EPF)

du 17 décembre 2003 (État le 1er novembre 2008)

Le Conseil des EPF,

vu l’art. 25, al. 1, let. h, de la loi du 4 octobre 1991 sur les EPF

RS 414.110

,

arrête:

Section 1Séances du Conseil des EPF

Art. 1Planification des séances1

Le Conseil des EPF se réunit en séance ordinaire selon un calendrier annuel préétabli.

2

En cas d’urgence, le président peut convoquer une séance extraordinaire, de sa propre initiative ou sur proposition d’un membre du Conseil des EPF.

Art. 2Préparation des séances1 Les participants reçoivent en règle générale quatorze jours avant la séance:
a.

une invitation précisant le lieu et l’heure de la séance;

b.

l’ordre du jour;

c.

les documents nécessaires.

2

Le président établit l’ordre du jour.

Nouvelle teneur selon le ch. I de l’O du Conseil des EPF du 23 mars 2005, en vigueur depuis le 1er mai 2005 (RO 2005 1753).

L’ordre du jour comprend les affaires parvenues au stade de la décision et les propositions préalablement soumises.

3 Reçoivent les documents mentionnés à l’al. 1, en plus des membres du Conseil des EPF:
a.

les directeurs des établissements de recherche

b.

les présidents des assemblées d’école, qui ne reçoivent toutefois pas les documents relatifs aux élections de professeurs.

Nouvelle teneur selon le ch. I de l’O du Conseil des EPF du 24 sept. 2008, en vigueur depuis le 1er nov. 2008 (RO 2008 4613).

4

Le secrétaire d’État à l’éducation et à la recherche reçoit l’ordre du jour.

Introduit par le ch. I de l’O du Conseil des EPF du du 24 sept. 2008, en vigueur depuis le 1er nov. 2008 (RO 2008 4613).

5

Le président peut remettre certains documents de séance uniquement aux membres du Conseil des EPF.

Introduit par le ch. I de l’O du Conseil des EPF du 24 sept. 2008, en vigueur depuis le 1er nov. 2008 (RO 2008 4613).

6

Les documents de séance sont confidentiels.

Introduit par le ch. I de l’O du Conseil des EPF du 24 sept. 2008, en vigueur depuis le 1er nov. 2008 (RO 2008 4613).

Art. 3

Nouvelle teneur selon le ch. I de l’O du Conseil des EPF du 24 sept. 2008, en vigueur depuis le 1er nov. 2008 (RO 2008 4613).

Participants aux séancesParticipent aux séances du Conseil des EPF, en plus des membres:
a.

le directeur administratif;

b.

la personne qui tient le procès-verbal;

c.

le responsable de la communication;

d.

en fonction du besoin: d’autres collaborateurs de l’état-major du Conseil des EPF ou des experts externes.

Art. 4Droit de proposition et de vote1

Les membres du Conseil des EPF ont le droit de proposition et de vote. Le droit de vote est personnel; il n’est pas transférable.

2

Les autres participants aux séances ont voix consultative.

3

Les directeurs des établissements de recherche qui ne sont pas représentés au sein du Conseil des EPF ainsi que les présidents des assemblées d’école ont le droit de proposer des affaires qui relèvent de leur domaine.

Art. 4a

Introduit par le ch. I de l’O du Conseil des EPF du 24 sept. 2008, en vigueur depuis le 1er nov. 2008 (RO 2008 4613).

Collégialité

Le Conseil des EPF agit et prend ses décisions de manière collégiale.

Art. 4b

Introduit par le ch. I de l’O du Conseil des EPF du 24 sept. 2008, en vigueur depuis le 1er nov. 2008 (RO 2008 4613).

Secret des délibérations1

Les délibérations du Conseil des EPF sont secrètes.

2

Les membres du Conseil des EPF, les collaborateurs de l’état-major, de même que les autres participants pour autant qu’on le leur ait expressément signifié sont tenus au secret des délibérations.

Art. 5Quorum

Le Conseil des EPF délibère valablement lorsque la moitié au moins des votants sont présents.

Art. 6Approbation et modification de l’ordre du jour1

L’ordre du jour est approuvé au début de la séance à la majorité simple des votants.

2

Les modifications quant à la succession des points figurant à l’ordre du jour ainsi que la suppression de points peuvent être décidées en tout temps à la majorité simple des votants.

3

La mise à l’ordre du jour d’un nouveau point peut être décidée en tout temps à la majorité des deux tiers des membres du Conseil des EPF présents.

Art. 7Prise de décision1

Les affaires stratégiques sont en général agendées une première fois pour être discutées. Les décisions sont prises lors d’une des séances suivantes.

2

Pour chaque affaire parvenue au stade de la décision, les décisions sont prises sur la base d’une proposition motivée par écrit et d’un projet écrit de dispositif de décision. Le dispositif de décision contient également des informations sur l’exécution.

3

Le Conseil des EPF prend ses décisions à la majorité simple des voix exprimées. En cas de parité, la voix du président est déterminante.

Art. 8Récusation1

Les membres du Conseil des EPF se récusent s’il se peut qu’ils soient prévenus, notamment en raison d’un rapport de travail, d’une subordination directe ou s’il s’agit d’une affaire de surveillance.

2

Le Conseil des EPF se prononce sur la récusation d’un membre en l’absence de ce dernier.

Art. 9Procès verbaux1

Chaque séance fait l’objet d’un procès-verbal. Celui-ci comprend le résumé des interventions ainsi que le libellé des propositions et des décisions.

2 Le procès-verbal est transmis:
a.

aux membres du Conseil des EPF;

b.

aux directeurs des instituts de recherche;

c.

aux présidents des assemblées d’école.

3

Il est confidentiel et ne peut être communiqué à des tiers. Le président du Conseil des EPF remet aux états-majors des directions des EPF et des établissements de recherche un extrait du procès-verbal comprenant les décisions du Conseil des EPF (procès-verbal des décisions), destiné à un usage interne.

Nouvelle teneur selon le ch. I de l’O du Conseil des EPF du 24 sept. 2008, en vigueur depuis le 1er nov. 2008 (RO 2008 4613).

4

Un procès-verbal séparé peut être rédigé pour les membres du Conseil des EPF dans des cas particuliers, notamment afin de garantir la protection des données et de la personnalité.

Nouvelle teneur selon le ch. I de l’O du Conseil des EPF du 24 sept. 2008, en vigueur depuis le 1er nov. 2008 (RO 2008 4613).

Section 2Décisions prises par voie de circulation

Art. 101

En cas d’urgence, le président peut demander une décision par voie de circulation.

Nouvelle teneur selon le ch. I de l’O du Conseil des EPF du du 24 sept. 2008, en vigueur depuis le 1er nov. 2008 (RO 2008 4613).

2

Les décisions par voie de circulation doivent être prises à la majorité des membres du Conseil des EPF. En cas de parité, la voix du président est déterminante.

3

Les décisions prises par voie de circulation sont validées lors de la séance suivante.

Section 3Décisions présidentielles

Art. 111 Sont rendues sous la forme d’une décision présidentielle les décisions que le président prend:
a.

en vertu d’une compétence qui lui est expressément conférée par le droit en vigueur;

b.

en l’absence d’une délégation de compétence en faveur d’un autre organe.

2

Le président informe le Conseil des EPF immédiatement par écrit ou lors de la séance suivante des décisions présidentielles importantes,

Section 4Information et communication du Conseil des EPF

Art. 12

Nouvelle teneur selon le ch. I de l’O du Conseil des EPF du du 24 sept. 2008, en vigueur depuis le 1er nov. 2008 (RO 2008 4613).

1

Le Conseil des EPF est tenu de pratiquer une communication véridique, objective et transparente au profit de la société.

2

La communication vise à expliquer les décisions du Conseil des EPF et à consolider la position et la réputation du domaine des EPF.

3

La communication globale du domaine des EPF et celle du Conseil des EPF sont du ressort du président du Conseil des EPF. Ce dernier ou des membres du Conseil des EPF désignés par ses soins communiquent sur des questions stratégiques en se référant aux propositions et aux décisions du Conseil des EPF.

4

Le Conseil des EPF décide des informations à communiquer lors de l’examen de chaque affaire.

5

Les mesures relevant de la communication tiennent compte de la protection de la personnalité et de la protection des données.

Section 5Interfaces avec les institutions

Art. 13

Nouvelle teneur selon le ch. I de l’O du Conseil des EPF du 24 sept. 2008, en vigueur depuis le 1er nov. 2008 (RO 2008 4613).

Séances de domaine1 Le président du Conseil des EPF se réunit généralement 2 à 4 fois par an en séance de domaine avec:
a.

les présidents des EPF;

b.

les directeurs des établissements de recherche.

2 Participent aux séances sans droit de vote:
a.

le directeur administratif;

b.

la personne qui tient le procès-verbal;

c.

en fonction du besoin: d’autres collaborateurs des états-majors du Conseil des EPF, des EPF et des établissements de recherche, ainsi que des experts externes.

3

La séance de domaine sert à la collaboration, à l’échange d’informations et à la coordination au sein du domaine des EPF.

4

Elle est dirigée par le président du Conseil des EPF.

5

Elle fait l’objet d’un procès-verbal succinct.

6

La date des séances de domaine est fixée avec le programme des séances du Conseil des EPF.

Art. 13a

Introduit par le ch. I de l’O du Conseil des EPF du 24 sept. 2008, en vigueur depuis le 1er nov. 2008 (RO 2008 4613).

Conférence des directeurs1

Les directeurs des établissements de recherche composent une conférence.

2

La conférence des directeurs se constitue elle-même.

3

Elle sert à la collaboration, à l’échange d’informations et à la coordination entre les établissements de recherche, ainsi qu’à la discussion préalable et à la mise en œuvre des affaires du Conseil des EPF.

Art. 14

Nouvelle teneur selon le ch. I de l’O du Conseil des EPF du 23 mars 2005, en vigueur depuis le 1er mai 2005 (RO 2005 1753).

Préparation et mise en œuvre des décisions1

Les institutions et l’état-major du Conseil des EPF délèguent des membres au sein d’un groupe de travail chargé de coordonner la préparation et la mise en œuvre des décisions du Conseil des EPF.

2

Le président du Conseil des EPF règle le mode de travail du groupe et surveille ses travaux.

3

Au sein de leurs institutions respectives et de l’état-major du Conseil des EPF, les membres du groupe ont la responsabilité de fournir et d’échanger, dans les délais requis, des informations correctes sur les plans formel et matériel.

Section 6Tâches et compétences

Art. 15Président1 Le président assure que le Conseil des Écoles polytechniques fédérales peut exercer sa fonction stratégique. Il:
a.

est responsable de l’exécution de la politique et des décisions du Conseil des EPF, à moins que ce dernier n’en décide autrement;

b.

mène régulièrement des entretiens bilatéraux avec les présidents des EPF et les directeurs des établissements de recherche sur l’évolution stratégique de leurs institutions;

c.

représente le domaine des EPF et le Conseil des EPF à l’extérieur;

d.

exerce la surveillance financière sur le domaine des EPF;

e.

est responsable de la préparation et de l’exécution des décisions relatives à l’allocation des ressources aux institutions du domaine des EPF;

f.

règle sous la forme d’une décision présidentielle ou d’une lettre les recours adressés à l’autorité de surveillance, pour autant qu’aucun examen ne s’impose au sein du Conseil des EPF;

g.

est responsable de l’exécution de l’ordonnance du 15 mars 2001 sur le personnel du domaine des EPF

RS 172.220.113

pour les collaborateurs du Conseil des EPF, conformément à l’art. 2 de ladite ordonnance;

h.

statue sur les affaires du Conseil des EPF qui ne relèvent pas de la compétence d’un autre organe en vertu d’une loi ou d’ordonnances.

Nouvelle teneur selon le ch. I de l’O du Conseil des EPF du 24 sept. 2008, en vigueur depuis le 1er nov. 2008 (RO 2008 4613).

2

Il informe le Conseil des EPF des décisions importantes au plus tard lors de la séance suivante.

Art. 16Vice-présidentLe vice-président:
a.

représente le président du Conseil des EPF;

b.

soutient le président dans l’accomplissement de ses tâches;

c.

exécute les tâches qui lui sont déléguées.

Art. 17

Abrogé par le ch. I de l’O du Conseil des EPF du 23 mars 2005 (RO 2005 1753). Nouvelle teneur selon le ch. I de l’O du Conseil des EPF du 24 sept. 2008, en vigueur depuis le 1er nov. 2008 (RO 2008 4613).

Dialogue avec les directions des EPF et des établissements de recherche1

Les membres du Conseil des EPF s’entretiennent chaque année avec les directions des EPF et des établissements de recherche afin de dresser un état des lieux (dialogue).

2 Dans le cadre du controlling stratégique, le dialogue sert notamment à:
a.

permettre aux EPF et aux établissements de recherche de rendre compte de l’état de réalisation des objectifs définis dans le contrat d’objectifs;

b.

assurer un échange ouvert d’informations et de réflexions sur des problèmes actuels ou des stratégies de développement.

3

Tous les membres du Conseil des EPF peuvent participer au dialogue.

4

Le président du Conseil des EPF organise le dialogue et désigne les collaborateurs de l’état-major qui y prendront part.

Section 7Comités du Conseil des EPF

Art. 18

Le Conseil des EPF désigne des comités pour des tâches particulières.

Section 8Dispositions finales

Art. 19Abrogation du droit en vigueur

Le règlement interne du 25 janvier 2001 du Conseil des EPF

[RO 2001 1073,2002 2054000]

est abrogé.

Art. 20Entrée en vigueur

Le présent règlement entre en vigueur le 1er février 2004.