Ordonnance du 17 octobre 2018 sur le système de traitement des données «e-vent» du Service des conférences du DFAE (Ordonnance «e-vent»)
RS 235.25
Etat le: 2023-09-01

235.25

Ordonnance
sur le système de traitement des données «e-vent»
du Service des conférences du DFAE

(Ordonnance «e-vent»)

du 17 octobre 2018 (État le 1er septembre 2023)

Le Conseil fédéral suisse,

vu l’art. 57hter de la loi du 21 mars 1997 sur l’organisation du gouvernement et de l’administration (LOGA)

RS 172.010

,

Nouvelle teneur selon l’annexe 2 ch. II 33 de l’O du 31 août 2022 sur la protection des données, en vigueur depuis le 1er sept. 2023 (RO 2022 568).

arrête:

Section 1Dispositions générales

Art. 1Objet

La présente ordonnance règle l’exploitation et l’utilisation du système de traitement des données «e-vent» (système) du Service des conférences du Département fédéral des affaires étrangères (Services des conférences DFAE), rattaché au Secrétariat d’État du DFAE.

Art. 2But

Le système permet au Service des conférences DFAE d’accomplir les tâches qui lui incombent en matière de planification, d’organisation et de réalisation de conférences et d’autres événements.

Art. 3Responsabilité

Le Service des conférences DFAE est responsable du système.

Art. 4Structure

Le système se compose d’une base de données et de deux plateformes, dont l’une est accessible depuis l’intérieur et l’autre depuis l’extérieur du DFAE.

Section 2Données et traitement des données

Art. 5Personnes et données traitées1

Le système contient les données des participants aux conférences et aux événements.

2

L’annexe à la présente ordonnance indique précisément les données qui sont saisies dans le système.

Art. 6Provenance des données et droits de traitement1

Les données sont saisies par les participants ou par le Service des conférences DFAE.

2

Les participants disposent de l’intégralité des droits de traitement pour leurs données personnelles saisies dans le système.

3

Le Service des conférences DFAE dispose de l’intégralité des droits de traitement pour l’ensemble des données saisies dans le système.

4

Le secteur Informatique DFAE dispose des droits d’accès nécessaires à l’accomplissement de ses tâches.

5

Les droits de traitement s’exercent au moyen d’une procédure d’accès en ligne.

6

Les données indiquées dans l’annexe à la présente ordonnance peuvent être communiquées à des tiers uniquement à des fins d’organisation ou de réservation.

Art. 7Documents

Tout document relatif à une conférence, à un événement ou aux personnes y participant peut être enregistré dans le système dans le cadre défini par la présente ordonnance.

Art. 8Conservation, archivage et destruction des données1

Les données personnelles saisies dans le système sont détruites au plus tard à l’expiration d’un délai de dix ans à compter de la date du dernier traitement.

2

Sont réservées les dispositions de la législation fédérale relative à l’archivage.

Section 3Exploitation et droits d’accès

Art. 9Exploitation technique et administration du système1

Le secteur Informatique DFAE est responsable de l’exploitation technique du système.

2

L’administrateur système est rattaché au secteur Informatique DFAE. Il gère le système informatique, la base de données et les applications.

3

Le responsable du programme est rattaché au Service des conférences DFAE. Il sert d’interface entre l’administrateur et les utilisateurs.

Art. 10Attribution des droits d’accès1

Le responsable du programme attribue les droits d’accès individuels aux utilisateurs du système.

2

Le Service des conférences DFAE vérifie une fois par an si les conditions relatives aux droits d’accès sont toujours remplies.

Section 4Sécurité des données

Art. 11Devoir de diligence1

Le Service des conférences DFAE veille à ce que le traitement des données dans le système respecte les dispositions en vigueur.

2

Il s’assure que les données personnelles sont exactes, complètes et à jour.

Art. 12Règlement relatif au traitement des données

Le Service des conférences DFAE édicte un règlement relatif au traitement des données. Ce dernier contient les mesures techniques et organisationnelles requises pour assurer la sécurité des données et le contrôle du traitement des données.

Art. 13Journalisation1

Les accès au système et les modifications qui y sont effectuées sont journalisés en permanence.

2

Les procès-verbaux de journalisation sont conservés pendant un an, séparément du système dans lequel les données personnelles sont traitées.

Nouvelle teneur selon l’annexe 2 ch. II 33 de l’O du 31 août 2022 sur la protection des données, en vigueur depuis le 1er sept. 2023 (RO 2022 568).

Section 5Entrée en vigueur

Art. 14

La présente ordonnance entre en vigueur le 1er décembre 2018.

Annexe

(art. 5, al. 2)

Données personnelles saisies dans le système
1.

Nom(s)

2.

Nom(s) figurant sur le passeport

3.

Prénom(s)

4.

Prénom(s) figurant sur le passeport

5.

Titre (académique)

6.

Titre (fonction professionnelle ou officielle)

7.

Formule de civilité

8.

Entreprise

9.

Sexe

10.

Date de naissance

11.

Lieu de naissance

12.

Nationalité(s)

13.

Délégation / pays / organisation représentés

14.

Adresse(s) électronique(s)

15.

Numéro de téléphone fixe

16.

Numéro de téléphone portable

17.

Numéro de fax

18.

Adresse (rue, numéro postal d’acheminement, localité)

19.

Pays

20.

Site web

21.

Type de correspondance souhaité (lettre / courriel)

22.

Adresse de facturation

23.

Exigences alimentaires particulières (nourriture / boissons)

24.

Rang militaire

25.

Rang civil

26.

Fonction occupée

27.

Employeur

28.

Date d’arrivée sur le lieu de l’événement / à l’hôtel

29.

Date de départ du lieu de l’événement / de l’hôtel

30.

Langue de correspondance

31.

Informations sur les vols (dates et heures d’arrivée et de départ, numéro des vols, temps de transfert)

32.

Informations figurant sur le passeport (numéro, lieu et date de délivrance, date d’expiration)

33.

Visa nécessaire

34.

Numéro et date d’expiration de la carte de crédit

35.

Informations sur l’hôtel / le lieu du séjour (adresse, chambre, etc.)

36.

Nom de l’accompagnant/e

37.

Renseignements sur la participation (ateliers, repas officiels, petits déjeuners, déjeuners, dîners, excursions)

38.

Thèmes des ateliers

39.

Photo

40.

Sponsoring: oui / non

41.

Justification du sponsoring

42.

Exigences particulières pour les personnes à mobilité réduite

43.

Participation à des conférences organisées précédemment