Convention du 14 mars 2014 relative à la délivrance d’extraits et de certificats plurilingues et codés d’actes de l’État civil (Convention CIEC n° 34)
RS 0.211.112.113
Etat le: 2022-07-01

0.211.112.113

RO 2022 354

Texte original

Convention
relative à la délivrance d’extraits et de
certificats plurilingues et codés d’actes de l’état civil

(Convention CIEC no 34)

Conclue à Strasbourg le 14 mars 2014
Instrument de ratification déposé par la Suisse le 25 mars 2022
Entrée en vigueur pour la Suisse le 1er juillet 2022

(Etat le 1er juillet 2022)

Les États signataires de la présente Convention,
membres de la Commission Internationale de l’État Civil («la CIEC»),

vu la Convention de la CIEC relative à la délivrance de certains extraits d’actes de l’état civil destinés à l’étranger

RO 1958 1387; 1976 1714; 1982 2299; 1994 1145; 2002 570; 2007 3671

, signée à Paris le 27 septembre 1956,

vu la Convention de la CIEC relative à la délivrance d’extraits plurilingues d’actes de l’état civil

RS 0.211.112.112

, signée à Vienne le 8 septembre 1976,

vu le Protocole additionnel à la Convention concernant l’échange international d’informations en matière d’état civil signée à Istanbul le 4 septembre 1958, signé à Patras le 6 septembre 1989,

vu la Convention de la CIEC relative au codage des énonciations figurant dans les documents d’état civil, signée à Bruxelles le 6 septembre 1995,

vu la Convention de la CIEC sur l’utilisation de la Plateforme de la Commission Internationale de l’État Civil de communication internationale de données d’état civil par voie électronique, signée à Rome le 19 septembre 2012,

désireux d’étendre à d’autres événements de l’état civil la portée de la Convention de 1976 précitée et d’adapter les modèles des documents d’état civil à l’évolution du droit de la famille,

désireux d’améliorer les règles relatives à la délivrance de documents d’état civil plurilingues et codés, notamment lorsqu’ils sont destinés à servir à l’étranger,

déterminés à faciliter la circulation internationale de documents d’état civil pour les personnes tenues de justifier de leur état civil dans un pays autre que l’état d’enregistrement,

soucieux d’éviter toute exigence de traduction et de légalisation entre les états contractants,

conscients du fait que la facilitation de la circulation internationale de documents d’état civil repose sur la confiance mutuelle des États contractants dans la fiabilité du système d’enregistrement et de la délivrance des extraits dans chacun des États contractants,

sont convenus de ce qui suit:

Art. 1Champ d’application1.

La présente Convention s’applique à la délivrance d’extraits plurilingues et codés des actes de l’état civil constatant la naissance, la reconnaissance d’un enfant, le mariage, le partenariat enregistré ou le décès.

2.

Elle s’applique également à la délivrance d’un certificat plurilingue et codé attestant l’enregistrement d’un partenariat par une autorité publique autre qu’un officier d’état civil.

Art. 2Délivrance des extraits et certificats1.

Les extraits des actes de l’état civil et certificats visés à l’art. 1 sont, lorsqu’une personne intéressée ou une autorité compétente le demande, notamment lorsque leur utilisation aurait nécessité une traduction ou une légalisation, établis conformément à l’art. 3 de la présente Convention.

2.

Lesdits extraits et certificats ne sont délivrés qu’aux personnes ou autorités compétentes qui ont qualité pour obtenir des copies littérales conformément aux règles de droit interne de l’État de délivrance.

Art. 3Établissement des extraits et certificats1.

Les extraits des actes de l’état civil et certificats visés à l’art. 1 sont établis sur la base des énonciations originaires et des mentions ultérieures.

2.

Lesdits extraits et certificats sont établis conformément aux modèles CIEC figurant à l’annexe 1 de la présente Convention. Les énonciations invariables qui y figurent sont pourvues des codes numériques figurant à l’annexe 2.

3.

Les règles applicables aux modèles CIEC figurent à l’annexe 3.

Art. 4Dépôt des traductions et liste des symboles1.

Avant de ratifier, d’accepter ou d’approuver la présente Convention, d’y adhérer ou de faire la déclaration d’application provisoire prévue à l’art. 13, tout État devra déposer auprès du Secrétaire Général de la CIEC la traduction dans sa ou ses langues officielles des énonciations invariables qui doivent figurer sur les extraits et certificats conformément à l’annexe 2 de la présente Convention ainsi que la traduction des règles applicables figurant à l’annexe 3. Toute modification apportée à ces traductions devra être déposée auprès du Secrétaire Général de la CIEC. Ces traductions ainsi que leurs modifications ultérieures devront être adoptées par le Bureau de la CIEC.

2.

Avant de ratifier, d’accepter ou d’approuver la présente Convention, d’y adhérer ou de faire la déclaration d’application provisoire prévue à l’art. 13, tout État devra déposer auprès du Secrétaire Général de la CIEC la liste des symboles qu’il utilise pour les mentions ultérieures pouvant figurer dans la case «1-4-4 Autres énonciations» des modèles CIEC 1, 3 et 4. Toute modification apportée à cette liste devra être déposée auprès du Secrétaire Général de la CIEC. Ces informations seront reprises par le Secrétaire Général dans le tableau qui figure à l’annexe 4.

3.

L’accomplissement des formalités figurant aux par. 1 et 2 fera l’objet d’une attestation du Secrétaire Général.

Art. 5Force probante des extraits et certificats1.

Les extraits et certificats délivrés en application de la présente Convention ont la même force probante que les extraits d’actes et certificats délivrés conformément aux règles de droit interne de l’État de délivrance.

2.

Lesdits extraits et certificats sont acceptés sans légalisation ou formalité équivalente dans chacun des États contractants.

3.

En cas de doute grave sur l’authenticité ou le contenu d’un extrait ou certificat délivré en application de la présente Convention, les autorités de l’État où ce document est utilisé peuvent demander à l’autorité de délivrance de procéder à une vérification de son authenticité ou son contenu ou, en cas d’erreur, de leur expédier un nouvel extrait ou certificat. Les échanges entre ces autorités ont lieu directement.

Art. 6Perception de redevances

Sous réserve des accords internationaux prévoyant la gratuité, les extraits ou certificats délivrés en application de la présente Convention ne peuvent donner lieu à la perception d’une redevance plus élevée que celle perçue pour des extraits ou certificats établis conformément aux règles de droit interne de l’État de délivrance.

Art. 7Obtention de copies littérales

La présente Convention ne fait pas obstacle à l’obtention de copies littérales d’actes établies conformément aux règles de droit interne de l’État où ces actes ont été dressés ou transcrits. Elle ne fait pas obstacle à la délivrance d’autres documents d’état civil.

Art. 8Signature, ratification, acceptation et approbation1.

La présente Convention est ouverte à la signature des États membres de la CIEC.

2.

La Convention sera ratifiée, acceptée ou approuvée. Les instruments de ratification, d’acceptation ou d’approbation, accompagnés de l’attestation prévue à l’art. 4, par. 3, seront déposés auprès du Conseil fédéral suisse.

Art. 9Adhésion1.

Tout État membre de la CIEC pourra adhérer à la présente Convention.

2.

Tout autre État pourra adhérer à la présente Convention après l’entrée en vigueur de celle-ci.

3.

L’instrument d’adhésion, accompagné de l’attestation prévue à l’art. 4, par. 3, sera déposé auprès du Conseil fédéral suisse.

Art. 10Objection à une adhésion

L’adhésion par un État non membre de la CIEC n’aura d’effet que dans les rapports entre l’État adhérant et l’État contractant qui n’aura pas élevé d’objection à son encontre dans les cinq mois suivant la notification prévue à l’art. 19, par. 1 a). Une telle objection pourra également être élevée par tout État au moment où il ratifie, accepte ou approuve la Convention ou y adhère ultérieurement à l’adhésion. Toute objection sera notifiée au Conseil fédéral suisse.

Art. 11Réserves 1.Lors de la signature, de la ratification, de l’acceptation, de l’approbation ou de l’adhésion, tout État pourra se réserver le droit de ne pas appliquer la présente Convention aux extraits ou certificats concernant:
a)

le mariage de personnes de même sexe;

b)

le partenariat enregistré ou l’une ou plusieurs de ses formes.

2.

Aucune autre réserve n’est admise.

3.

Tout État pourra à tout moment retirer une réserve faite en application du par. 1. Le retrait sera notifié au Conseil fédéral suisse et prendra effet le premier jour du quatrième mois qui suit celui de la réception de la notification.

Art. 12Entrée en vigueur1.

La présente Convention entrera en vigueur le premier jour du quatrième mois qui suit celui du dépôt du deuxième instrument de ratification, d’acceptation, d’approbation ou d’adhésion par deux États membres de la CIEC.

2.

À l’égard de l’État membre de la CIEC qui ratifiera, acceptera, approuvera ou adhèrera après son entrée en vigueur, la Convention entrera en vigueur le premier jour du quatrième mois qui suit celui du dépôt par cet État de l’instrument de ratification, d’acceptation, d’approbation ou d’adhésion.

3.

À l’égard de l’État non membre de la CIEC, la Convention entrera en vigueur, entre l’État adhérant et les États n’ayant pas élevé d’objection contre l’adhésion, le premier jour du troisième mois suivant l’expiration du délai de cinq mois prévu à l’art. 10.

Art. 13Application provisoire1.

En attendant l’entrée en vigueur de la présente Convention à son égard dans les conditions prévues à l’art. 12, un État membre de la CIEC ayant signé la Convention pourra à tout moment déclarer que les dispositions de la présente Convention lui seront applicables à titre provisoire. La période de l’application provisoire ne pourra pas dépasser cinq ans.

2.

Toute déclaration faite en application du par. 1, accompagnée de l’attestation prévue à l’art. 4, par. 3, sera notifiée au Conseil fédéral suisse. Elle prendra effet le premier jour du quatrième mois qui suit celui de la réception de la notification.

Art. 14Application territoriale1.

Lors de la signature, de la ratification, de l’acceptation, de l’approbation ou de l’adhésion ou à tout autre moment par la suite, tout État qui comprend plusieurs unités territoriales pourra déclarer que la Convention s’appliquera seulement à l’une ou à plusieurs d’entre elles.

2.

Si un État ne fait pas de déclaration en vertu du par. 1, la Convention s’appliquera à l’ensemble du territoire de cet État.

3.

Une déclaration faite en application du par. 1 peut être modifiée ou retirée par une nouvelle déclaration.

4.

Toute déclaration faite en application des par. 1 ou 3 sera notifiée au Conseil fédéral suisse. Elle prendra effet au moment de l’entrée en vigueur de la Convention pour ledit État ou, ultérieurement, le premier jour du quatrième mois qui suit celui de la réception de la notification.

Art. 15Révision des annexes1.

Les annexes 1 à 3 de la présente Convention peuvent être modifiées par une résolution votée à la majorité simple des États membres de la CIEC et à la majorité simple des États contractants réunis en Assemblée Générale ad hoc. Les modifications adoptées lient tous les États contractants.

2.

Toute résolution prise en application du par. 1 sera déposée auprès du Conseil fédéral suisse. Elle prendra effet à la date qu’elle fixe.

Art. 16Durée et dénonciation1.

La présente Convention demeurera en vigueur sans limitation de durée.

2.

Tout État partie à la présente Convention aura toutefois la faculté de la dénoncer à tout moment après l’expiration d’un délai d’un an à partir de la date de l’entrée en vigueur de la Convention à son égard. La dénonciation sera notifiée au Conseil fédéral suisse et prendra effet le premier jour du septième mois qui suit celui de la réception de la notification. La Convention restera en vigueur entre les autres États.

Art. 17Rapport avec la Convention du 8 septembre 19761.

La présente Convention remplace dès son entrée en vigueur la Convention relative à la délivrance d’extraits plurilingues d’actes de l’état civil, signée à Vienne le 8 septembre 1976. Toutefois, cette dernière Convention reste en vigueur entre les États qui y sont parties tant que l’un d’eux demeure lié uniquement par celle-ci.

2.

Dès l’entrée en vigueur de la présente Convention, toute nouvelle ratification, acceptation ou approbation de la Convention du 8 septembre 1976, et toute nouvelle adhésion à celle-ci, est exclue.

Art. 18Rapport avec le Protocole de Patras du 6 septembre 1989

Les modèles CIEC 3 et 5 de l’annexe 1 de la présente Convention sont considérés comme modèles visés à l’art. 1 du Protocole additionnel signé à Patras le 6 septembre 1989 à la Convention concernant l’échange international d’informations en matière d’état civil signée à Istanbul le 4 septembre 1958 dans les rapports entre les États parties à la présente Convention et au Protocole additionnel précité.

Art. 19Obligations du dépositaire1.Le Conseil fédéral suisse notifiera aux États membres de la CIEC et à tout autre État ayant adhéré à la présente Convention:
a)

le dépôt de tout instrument de ratification, d’acceptation, d’approbation ou d’adhésion;

b)

toute date d’entrée en vigueur de la Convention;

c)

toute objection élevée en application de l’art. 10;

d)

toute réserve faite en application de l’art. 11, par. 1, ou son retrait, avec la date à laquelle le retrait prendra effet;

e)

toute déclaration faite en application de l’art. 13, par. 1;

f)

toute déclaration faite en application de l’art. 14, par. 1, sa modification ou son retrait, avec la date à laquelle la déclaration, la modification ou le retrait prendra effet;

g)

toute résolution prise en application de l’art. 15, par. 1, avec la date à laquelle elle prendra effet;

h)

toute dénonciation de la Convention faite en application de l’art. 16, par. 2, et la date à laquelle elle prendra effet.

2.

Le Conseil fédéral suisse avisera le Secrétaire Général de la CIEC de toute notification faite en application du par. 1.

3.

Dès l’entrée en vigueur de la présente Convention, une copie certifiée conforme sera transmise par le Conseil fédéral suisse au Secrétaire Général des Nations Unies aux fins d’enregistrement et de publication, conformément à l’art. 102 de la Charte des Nations Unies.

En foi de quoi, les soussignés, dûment autorisés à cet effet, ont signé la présente Convention.

Fait à Strasbourg le 14 mars 2014, en un seul exemplaire, en langue française, qui sera déposé dans les archives du Conseil fédéral suisse, et dont une copie certifiée conforme sera remise, par la voie diplomatique, à chacun des États membres de la CIEC et aux États adhérents. Une copie certifiée conforme sera également adressée au Secrétaire Général de la CIEC.

(Suivent les signatures)

Annexe 1Modèles CIEC

Modèle 1:

Extrait de l’acte de naissance

Modèle 2:

Extrait de l’acte de reconnaissance

Modèle 3:

Extrait de l’acte de mariage

Modèle 4:

Extrait de l’acte de partenariat enregistré/Certificat attestant l’enregistrement d’un partenariat

Modèle 5:

Extrait de l’acte de décès

Extrait délivré en application de la Convention CIEC no 34 du 14 mars 2014
…………

…………

Modèle 1 (recto ou page 1)

2-1

État

1-1-1

Service de l’état civil de

1-3-1-6

Extrait de l’acte de naissance

9-3-2

□ No de l’acte

9-3-3

□ No de l’extrait

…………………………

…………………………

8-2

Date de naissance

2-2

Lieu de naissance

[8-1]

[JJ/MM/AN] .. / .. / ....

7

Nom

7-7-6

Autre(s) partie(s) du nom

7-9

Prénoms

1-8-2-1

□ Sexe masculin

1-8-2-2

□ Sexe féminin

9-3-5-1

Numéro personnel d’identification

3-4-1

□ Père

□ Père

3-4-2

□ Mère

□ Mère

7

Nom

7-2-1

Nom de naissance

7-7-6

Autre(s) partie(s) du nom

7-9

Prénoms

1-4-4

Autres énonciations

8-6-3

Date de délivrance

7-7-1-2

Nom du signataire

9-4-1

Signature

9-4-6

Sceau

[8-1]

[JJ/MM/AN] .. / .. / ....

Symboles: Abs = Absence / AbsC = Absence du conjoint / AbsP = Absence du partenaire / AMar = Annulation du mariage /
APE = Annulation du partenariat enregistré / AS = Adoption simple / D = Décès / DC = Décès du conjoint / DP = Décès du partenaire /
Div = Divorce / DPE = Dissolution du partenariat enregistré / Mar = Mariage / Na = Nom autre / Ni = Nom intermédiaire /
Nob = Titre de noblesse / Np = Nom patronymique / PE = Partenariat enregistré / SC = Séparation de corps.

Modèle 1 (verso ou page 2)

1-1-1

1-3-1-6

1-4-4

1-8-2-1

1-8-2-2

2-1

2-2

3-4-1

3-4-2

7

7-2-1

7-7-1-2

7-7-6

7-9

8-1

8-2

8-6-3

9-3-2

9-3-3

9-3-5-1

9-4-1

9-4-6

Extrait délivré en application de la Convention CIEC no 34 du 14 mars 2014
…………

…………

Modèle 2 (recto ou page 1)

2-1

État

1-1-1

Service de l’état civil de

1-3-4-7

Extrait de l’acte de reconnaissance

9-3-2

□ No de l’acte

9-3-3

□ No de l’extrait

…………………………

…………………………

8-8-1-1

Date de la reconnaissance

2-9-1

Lieu de la reconnaissance

[8-1]

[JJ/MM/AN] .. / .. / ....

3-6-3

□ Reconnaissance paternelle

3-6-4

□ Reconnaissance maternelle

3-6-1-6

□ Reconnaissance conjointe

3-6-1-1

□ Reconnaissance avant la naissance

3-4-2-1

Future mère:

3-6-1-2

□ Reconnaissance après la naissance

3-4-2

Mère:

3-6-1-3

□ Reconnaissance post mortem

3-2

Enfant

7-2-2-5

Nom avant la reconnaissance

7-2-2-6

Nom après la reconnaissance

7-7-6

Autre(s) partie(s) du nom

7-9

Prénoms

8-2

Date de naissance

1-8-2-1

□ Sexe masculin

[8-1]

[JJ/MM/AN] .. / .. / ....

1-8-2-2

□ Sexe féminin

2-2

Lieu de naissance

9-3-5-1

Numéro personnel d’identification

3-6-2

Auteur(s) de la reconnaissance

3-4-1

□ Père

□ Père

3-4-2

□ Mère

□ Mère

7

Nom

7-7-6

Autre(s) partie(s) du nom

7-9

Prénoms

8-2

Date de naissance

.. / .. / ....

.. / .. / ....

[8-1]

[JJ/MM/AN]

2-2

Lieu de naissance

9-3-5-1

Numéro personnel d’identification

9-8-2

Consentement(s) donné(s)

3-4-1

3-4-2

3-2

9-8-3

□ Père

□ Mère

□ Enfant

□ Autre personne ou institution

8-6-3

Date de délivrance

7-7-1-2

Nom du signataire

9-4-1

Signature

9-4-6

Sceau

[8-1]

[JJ/MM/AN] .. / .. / ....

Symboles: Na = Nom autre / Ni = Nom intermédiaire / Nob = Titre de noblesse / Np = Nom patronymique.

Modèle 2 (verso ou page 2)

1-1-1

1-3-4-7

1-8-2-1

1-8-2-2

2-1

2-2

2-9-1

3-2

3-4-1

3-4-2

3-4-2-1

3-6-1-1

3-6-1-2

3-6-1-3

3-6-1-6

3-6-2

3-6-3

3-6-4

7

7-2-2-5

7-2-2-6

7-7-1-2

7-7-6

7-9

8-1

8-2

8-6-3

8-8-1-1

9-3-2

9-3-3

9-3-5-1

9-4-1

9-4-6

9-8-2

9-8-3

Extrait délivré en application de la Convention CIEC no 34 du 14 mars 2014
…………

…………

Modèle 3 (recto ou page 1)

2-1

État

1-1-1

Service de l’état civil de

1-3-2-4

Extrait de l’acte de mariage

9-3-2

□ No de l’acte

9-3-3

□ No de l’extrait

…………………………

…………………………

8-3

Date du mariage

2-3

Lieu du mariage

[8-1]

[JJ/MM/AN] .. / .. / ....

4-1-1

□ Époux

□ Époux

4-1-1-3

□ Épouse

□ Épouse

7-6-1-5

Nom au moment de la délivrance de l’extrait

7-3-4

Nom avant le mariage

7-2-1

Nom de naissance

7-7-6

Autre(s) partie(s) du nom

7-9

Prénoms

8-2

Date de naissance

.. / .. / ….

.. / .. / ….

[8-1]

[JJ/MM/AN]

2-2

Lieu de naissance

9-3-5-1

Numéro personnel d’identification

3-4-1

□ Père

□ Père

□ Père

□ Père

3-4-2

□ Mère

□ Mère

□ Mère

□ Mère

7

Nom

7-2-1

Nom de naissance

7-7-6

Autre(s) partie(s) du nom

7-9

Prénoms

1-4-4

Autres énonciations

8-6-3

Date de délivrance

7-7-1-2

Nom du signataire

9-4-1

Signature

9-4-6

Sceau

[8-1]

[JJ/MM/AN] .. / .. / ....

Symboles: Abs = Absence / AMar = Annulation du mariage / CM = contrat de mariage / CMP = Conversion du mariage en partenariat enregistré / D = Décès / Div = divorce / Na = Nom autre / Ni = Nom intermédiaire / Nob = Titre de noblesse / Np = Nom patronymique /
SC = Séparation de corps.

Modèle 3 (verso ou page 2)

1-1-1

1-3-2-4

1-4-4

2-1

2-2

2-3

3-4-1

3-4-2

4-1-1

4-1-1-3

7

7-2-1

7-3-4

7-6-1-5

7-7-1-2

7-7-6

7-9

8-1

8-2

8-3

8-6-3

9-3-2

9-3-3

9-3-5-1

9-4-1

9-4-6

Extrait délivré en application de la Convention CIEC no 34 du 14 mars 2014
…………

…………

Modèle 4 (recto ou page 1)

2-1

État

1-1-1 / 1-1-1-3

Service de l’état civil / Autorité complétente

1-3-5-6

□ Extrait de l’acte de partenariat enregistré

1-6-4-1

□ Certificat attestant l’enregistrement d’un partenariat

9-3-2

□ No de l’acte

9-3-3

□ No de l’extrait

…………………………

…………………………

8-6-9

Date d’enregistrement

2-6

Lieu d’enregistrement

[8-1]

[JJ/MM/AN] .. / .. / ....

4-2-1-1

Partenaire A

Partenaire B

7-6-1-5

Nom au moment de la délivrance de l’extrait

7-4-2

Nom avant le partenariat

7-2-1

Nom de naissance

7-7-6

Autre(s) partie(s) du nom

7-9

Prénoms

8-2

Date de naissance

.. / .. / ….

.. / .. / ….

[8-1]

[JJ/MM/AN]

2-2

Lieu de naissance

1-8-2-1

Sexe masculin

□

□

1-8-2-2

Sexe féminin

□

□

9-3-5-1

Numéro personnel d’identification

3-4-1

□ Père

□ Père

□ Père

□ Père

3-4-2

□ Mère

□ Mère

□ Mère

□ Mère

7

Nom

7-2-1

Nom de naissance

7-7-6

Autre(s) partie(s) du nom

7-9

Prénoms

1-4-4

Autres énonciations

8-6-3

Date de délivrance

7-7-1-2

Nom du signataire

9-4-1

Signature

9-4-6

Sceau

[8-1]

[JJ/MM/AN] .. / .. / ....

Symboles: Abs = Absence / APE = Annulation du partenariat enregistré / CP = contrat de partenariat / CPM = Conversion du partenariat
en mariage / D = Décès / DPE = Dissolution du partenariat enregistré / Na = Nom autre / Ni = Nom intermédiaire / Nob = Titre de noblesse / Np = Nom patronymique.

Modèle 4 (verso ou page 2)

1-1-1

1-1-1-3

1-3-5-6

1-4-4

1-6-4-1

1-8-2-1

1-8-2-2

2-1

2-2

2-6

3-4-1

3-4-2

4-2-1-1

7

7-2-1

7-4-2

7-6-1-5

7-7-6

7-7-1-2

7-9

8-1

8-2

8-6-3

8-6-9

9-3-2

9-3-3

9-3-5-1

9-4-1

9-4-6

Extrait délivré en application de la Convention CIEC no 34 du 14 mars 2014
…………

…………

Modèle 5 (recto ou page 1)

2-1

État

1-1-1

Service de l’état civil de

1-3-3-5

Extrait de l’acte de décès

9-3-2

□ No de l’acte

9-3-3

□ No de l’extrait

…………………………

…………………………

8-5

Date du décès

2-4

Lieu du décès

[8-1]

[JJ/MM/AN] .. / .. / ....

7

Nom

7-2-1

Nom de naissance

7-7-6

Autre(s) partie(s) du nom

7-9

Prénoms

1-8-2-1

□ Sexe masculin

1-8-2-2

□ Sexe féminin

8-2

Date de naissance

2-2

Lieu de naissance

[8-1]

[JJ/MM/AN] .. / .. / ….

9-3-5-1

Numéro personnel d’identification

3-4-1

□ Père

□ Père

3-4-2

□ Mère

□ Mère

7

Nom

7-2-1

Nom de naissance

7-7-6

Autre(s) partie(s) du nom

7-9

Prénoms

4-1-2-2

□ Dernier conjoint

4-2-2-2

□ Dernier partenaire

7

Nom

7-2-1

Nom de naissance

7-7-6

Autre(s) partie(s) du nom

7-9

Prénoms

4-3-4

Mariages ou partenariats antérieurs

9-8-5

□ Oui

9-8-1

□ Non

8-6-3

Date de délivrance

7-7-1-2

Nom du signataire

9-4-1

Signature

9-4-6

Sceau

[8-1]

[JJ/MM/AN] .. / .. / ....

Symboles: Na = Nom autre / Ni = Nom intermédiaire / Nob = Titre de noblesse / Np = Nom patronymique.

Modèle 5 (verso ou page 2)

1-1-1

1-3-3-5

1-8-2-1

1-8-2-2

2-1

2-2

2-4

3-4-1

3-4-2

4-1-2-2

4-2-2-2

4-3-4

7

7-2-1

7-7-1-2

7-7-6

7-9

8-1

8-2

8-5

8-6-3

9-3-2

9-3-3

9-3-5-1

9-4-1

9-4-6

9-8-5

9-8-6

Annexe 2Liste des énonciations et leurs codes

1-1-1

Service de l’état civil de

1-1-1-3

Autorité compétente

1-3-1-6

Extrait de l’acte de naissance

1-3-2-4

Extrait de l’acte de mariage

1-3-3-5

Extrait de l’acte de décès

1-3-4-7

Extrait de l’acte de reconnaissance

1-3-5-6

Extrait de l’acte de partenariat enregistré

1-4-4

Autres énonciations

1-6-4-1

Certificat attestant l’enregistrement d’un partenariat

1-8-2-1

Sexe masculin

1-8-2-2

Sexe féminin

2-1

État

2-2

Lieu de naissance

2-3

Lieu du mariage

2-4

Lieu du décès

2-6

Lieu d’enregistrement

2-9-1

Lieu de la reconnaissance

3-2

Enfant

3-4-1

Père

3-4-2

Mère

3-4-2-1

Future mère

3-6-1-1

Reconnaissance avant la naissance

3-6-1-2

Reconnaissance après la naissance

3-6-1-3

Reconnaissance post mortem

3-6-1-6

Reconnaissance conjointe

3-6-2

Auteur(s) de la reconnaissance

3-6-3

Reconnaissance paternelle

3-6-4

Reconnaissance maternelle

4-1-1

Époux

4-1-1-3

Épouse

4-1-2-2

Dernier conjoint

4-2-1-1

Partenaire (A/B)

4-2-2-2

Dernier partenaire

4-3-4

Mariages ou partenariats antérieurs

7

Nom

7-2-1

Nom de naissance

7-2-2-5

Nom avant la reconnaissance

7-2-2-6

Nom après la reconnaissance

7-3-4

Nom avant le mariage

7-4-2

Nom avant le partenariat

7-6-1-5

Nom au moment de la délivrance de l’extrait

7-7-1-2

Nom du signataire

7-7-6

Autre(s) partie(s) du nom

7-9

Prénoms

8-1

JJ/MM/AN

8-2

Date de naissance

8-3

Date du mariage

8-5

Date du décès

8-6-3

Date de délivrance

8-6-9

Date d’enregistrement

8-8-1-1

Date de la reconnaissance

9-3-2

No de l’acte

9-3-3

No de l’extrait

9-3-5-1

Numéro personnel d’identification

9-4-1

Signature

9-4-6

Sceau

9-8-2

Consentement(s) donné(s)

9-8-3

Autre personne ou institution

9-8-5

Oui

9-8-6

Non

Annexe 3 Règles applicables aux modèles CIEC

1. Les documents visés à l’art. 1 de la présente Convention sont établis conformément aux modèles CIEC repris dans l’annexe 1.

2. Chaque document comporte en principe un recto et un verso et reprend toutes les énonciations invariables qui figurent dans les modèles CIEC. Toutefois, pour tenir compte des techniques informatiques et électroniques, un document peut être établi sur deux pages ou ne reprendre que les énonciations nécessaires en l’espèce.

3. Chaque document comporte sur le recto (ou page 1) le sigle de la CIEC et une référence à la présente Convention.

4. Les extraits ou certificats des modèles CIEC 1 à 5 sont établis sur la base des énonciations originaires et des mentions ultérieures et reproduisent le dernier état personnel ou familial qui en résulte; sur les documents, l’autorité de délivrance indique le numéro de l’acte à partir duquel ces données sont reprises ou le numéro de l’extrait quand l’acte n’est pas numéroté, et elle indique les deux numéros lorsqu’il existe un numéro pour l’acte et un autre pour l’extrait.

5. Le certificat du modèle CIEC 4 est établi par l’autorité compétente et reprend les données qui sont en sa possession; dans la case «7-6-1-5 Nom au moment de la délivrance de l’extrait», l’autorité compétente indiquera le nom au moment de la délivrance du certificat.

6. La référence à la Convention et les énonciations invariables qui figurent sur le recto (ou page 1) des modèles CIEC sont rédigées au moins dans la langue ou l’une des langues officielles de l’autorité de délivrance et dans la langue française. Lorsque les documents sont transmis par la Plateforme CIEC, la référence et les énonciations invariables seront en outre rédigées au moins dans la langue ou l’une des langues officielles de l’État destinataire, dans la limite de trois langues au total; la langue officielle de l’autorité de délivrance sera en principe celle choisie par l’officier de l’état civil en se connectant sur la Plateforme.

7. Les énonciations invariables qui figurent sur le recto (ou page 1) des modèles CIEC sont munies des codes dont la liste est donnée à l’annexe 2 de la présente Convention.

8. La signification des symboles permettant de renseigner les cases «1-4-4 Autres énonciations» des modèles CIEC 1, 3 et 4 et les cases «7-7-6 Autre(s) partie(s) du nom» des modèles CIEC 1 à 5, doit être indiquée sur le recto (ou page 1) des modèles au moins dans la langue ou l’une des langues officielles de l’État de délivrance ainsi que dans la langue française. Lorsque les documents sont transmis par la Plateforme CIEC, la signification des symboles sera en outre indiquée dans la langue ou l’une des langues officielles de l’État destinataire, dans la limite de trois langues au total.

9. Toutes les inscriptions à porter sur le recto (ou page 1) des modèles CIEC sont écrites en caractères latins d’imprimerie; elles peuvent en outre être écrites dans les caractères de la langue de l’autorité qui établit le document.

10. Les dates sont inscrites en chiffres arabes indiquant successivement le jour, le mois et l’année (JJ/MM/AN). Le jour et le mois sont indiqués par deux chiffres, l’année par quatre chiffres. Les neuf premiers jours du mois et les neuf premiers mois de l’année sont indiqués par des chiffres allant de 01 à 09.

11. Pour renseigner les cases «1-4-4 Autres énonciations» des modèles 1, 3 et 4 sont à utiliser exclusivement les symboles suivants:

Abs

=

Absence

AbsC

=

Absence du conjoint

AbsP

=

Absence du partenaire

AMar

=

Annulation du mariage

APE

=

Annulation du partenariat enregistré

AS

=

Adoption simple

CMP

=

Conversion du mariage en partenariat enregistré

CM

=

Contrat de mariage

CP

=

Contrat de partenariat enregistré

CPM

=

Conversion du partenariat enregistré en mariage

D

=

Décès

DC

=

Décès du conjoint

Div

=

Divorce

DP

=

Décès du partenaire

DPE

=

Dissolution du partenariat enregistré

Mar

=

Mariage

PE

=

Partenariat enregistré

SC

=

Séparation de corps

Les symboles sont, s’il y a lieu, suivis de la date et du lieu de l’événement ainsi que des nom et prénoms du conjoint ou partenaire.

12. Toutes les inscriptions à porter sur le recto (ou page 1) des modèles CIEC doivent être aussi précises que possible. En particulier,

a)

le nom de tout lieu mentionné dans un document est suivi du nom de l’État où ce lieu est situé chaque fois que cet État n’est pas celui où ce document est délivré;

b)

le numéro personnel d’identification sera indiqué dans la mesure du possible; il sera suivi du nom de l’État qui l’a attribué; si l’État de délivrance du modèle CIEC et l’État destinataire attribuent tous les deux un tel numéro, ils seront indiqués sur la même ligne, suivis chacun du nom de l’État;

c)

si les énonciations originales et mentions ultérieures ne permettent pas de remplir une case ou une partie de case du modèle CIEC, cette case ou partie de case est rendue inutilisable par des traits; cette disposition ne sera utilisée que si une autorité de délivrance ne dispose pas d’un renseignement, mais elle n’empêche pas que la rubrique soit renseignée chaque fois que l’autorité a connaissance certaine de l’information, en particulier si cette dernière figure dans l’acte et concerne notamment la filiation, mais aussi si elle peut facilement se déduire de l’application de la loi et d’autres règles de droit; dans l’hypothèse d’une personne de sexe indéterminé, les cases «1-8-2-1 Sexe masculin» et «1-8-2-2 Sexe féminin» seront laissées en blanc;

d)

pour renseigner les cases «3-4-1 Père» et «3-4-2 Mère», visant à déterminer le sexe de chaque parent, l’autorité de délivrance cochera la case «père» dans une colonne et la case «mère» dans l’autre colonne si les parents sont de sexe différent; elle cochera dans les deux colonnes les cases «père» ou les cases «mère» si les parents sont de même sexe;

e)

pour renseigner les cases «4-1-1 Époux» et «4-1-1-3 Épouse», visant à déterminer le sexe de chaque époux, l’autorité de délivrance cochera la case «époux» dans une colonne et la case «épouse» dans l’autre colonne si les époux sont de sexe différent; elle cochera dans les deux colonnes les cases «époux» ou les cases «épouse» si les époux sont de même sexe;

f)

pour renseigner les cases «7-2-1 Nom de naissance», l’autorité de délivrance indiquera en principe le nom attribué à la naissance et inscrit dans l’acte de naissance; si ce nom a été changé ultérieurement, par déclaration volontaire ou à la suite d’une décision de changement de nom ou d’une modification de la filiation, notamment en raison d’une adoption, elle indiquera le nom résultant du changement ainsi intervenu;

g)

les cases «7-3-4 Nom avant le mariage », «7-4-2 Nom avant le partenariat» et «7-6-1-5 Nom au moment de la délivrance de l’extrait» doivent permettre de couvrir toutes les hypothèses, et notamment celles où le nom de la personne, avant la célébration du mariage ou la conclusion du partenariat, ne serait pas son nom de naissance (dans le sens donné supra) mais un autre nom légal, par exemple un nom matrimonial choisi pendant un mariage ou un partenariat précédent et que la personne aurait pu conserver, après la dissolution dudit mariage ou partenariat; le cas échéant, pour la case «7-6-1-5» du modèle 4, le nom indiqué sera celui au moment de la délivrance du certificat;

h)

les cases «7-7-6 Autre(s) partie(s) du nom» permettent, le cas échéant, d’indiquer des noms que la personne utilise ou sous lesquels elle peut être connue; on y indiquera aussi les «middle names» et les noms patronymiques; le nom intermédiaire («middle name») sera suivi du symbole «Ni», le nom patronymique du symbole «Np» et les autres noms ou éléments de nom du symbole «Na». Seront également inscrits dans cette case les titres de noblesse, suivis du symbole «Nob»;

i)

pour renseigner les cases «7-9 Prénoms», l’autorité de délivrance indiquera en principe tous les prénoms, de la manière et dans l’ordre où ils ont été inscrits dans l’acte d’origine ou modifiés ultérieurement; l’attention est néanmoins attirée sur le fait que certains États donnent aux intéressés la possibilité de choisir le ou les prénoms qu’ils souhaitent faire figurer sur les extraits délivrés à partir des registres.

13. Sur le verso (ou page 2) de chaque modèle CIEC doit figurer la traduction des énonciations invariables et des symboles qui figurent sur le recto (ou page 1) dans au moins une des langues officielles des États contractants qui n’ont pas été utilisées au recto (ou page 1), et dans la langue anglaise.

14. Chaque document indique le nom et la qualité de celui qui l’établit. Lorsqu’un document est délivré sur papier, il est daté et revêtu de la signature et du sceau requis. Lorsqu’il est transmis par la Plateforme CIEC, la signature et le sceau de l’expéditeur sont établis conformément à la Convention sur l’utilisation de la Plateforme de la Commission Internationale de l’État Civil de communication internationale de données d’état civil par voie électronique, signée à Rome le 19 septembre 2012; le cas échéant, l’autorité de réception en délivre une copie papier qu’elle déclare conforme aux données reçues.

Annexe 4Liste des symboles utilisés par les États contractants dans
les cases «1-4-4 Autres énonciations» des modèles CIEC

Modèle 1

Modèle 3

Modèle 4

États membres
de la CIEC

États non membres

Champ d’application le 1er juin 2022

Une version du champ d’application mise à jour est publiée sur la plateforme de publication du droit fédéral «Fedlex» à l’adresse suivante: www.fedlex.admin.ch/fr/treaty

États parties

Ratification

Entrée en vigueur

Allemagne

31 octobre

2017

1er juillet

2022

Belgique

26 juin

2017

1er juillet

2022

Suisse

25 mars

2022

1er juillet

2022