Ordonnance du 17 août 2016 sur le système d'information E-VERA (O E-VERA)
RS 235.22
Abréviation: O E-VERA
Etat le: 2025-06-01

235.22

Ordonnance
sur le système d’information E-VERA

(O E-VERA)

du 17 août 2016 (État le 1er juin 2025)

Le Conseil fédéral suisse,

vu l’art. 29, al. 1, let. a, de la loi fédérale du 18 décembre 2020 sur le traitement des données personnelles par le Département fédéral des affaires étrangères

RS 235.2

,
vu l’art. 63, al. 2, de la loi du 26 septembre 2014 sur les Suisses de l’étranger (LSEtr)

RS 195.1

,

Nouvelle teneur selon le ch. I de l’O du 25 oct. 2023, en vigueur depuis le 1er déc. 2023 (RO 2023 636).

arrête:

Section 1Dispositions générales

Art. 1Objet

La présente ordonnance règle l’exploitation et l’utilisation du système d’information E-VERA (E-VERA) du Département fédéral des affaires étrangères (DFAE).

Art. 2But du système d’informationE-VERA permet au DFAE de remplir ses tâches consulaires au sein des représentations suisses à l’étranger (représentations) et de la Direction consulaire (DC), en particulier pour:
a.

la tenue du registre des Suisses de l’étranger;

b.

la communication avec les Suisses de l’étranger;

c.

la gestion et l’envoi de publications;

d.

l’établissement de relevés et de statistiques;

e

la gestion de crises et de catastrophes;

f.

le concours prêté à la Caisse suisse de compensation (CSC) dans le cadre de l’assurance facultative conformément à l’art. 2 de la loi fédérale du 20 décembre 1946 sur l’assurance-vieillesse et survivants (LAVS)

RS 831.10

et à l’art. 3 de l’ordonnance du 26 mai 1961 concernant l’assurance-vieillesse, survivants et invalidité facultative (OAF)

RS 831.111

.

Art. 3Responsabilité

La DC est responsable d’E-VERA.

Art. 4Structure

E-VERA consiste en une base de données et un guichet en ligne.

Section 2Traitement des données

Art. 5Personnes saisies dans E-VERA1 Sont traitées dans E-VERA les données relatives aux personnnes ci‑après:
a.

Suisses de l’étranger;

b.

époux et partenaires enregistrés de personnes visées à la let. a;

c.

enfants de personnes visées aux let. a et b;

d.

parents étrangers de Suisses de l’étranger mineurs;

e.

personnes et leurs proches pour lesquels la Suisse assume des fonctions de protection ou pour lesquels elle assure la protection d’intérêts étrangers.

2

Le traitement des données s’effectue conformément à l’annexe 1.

Art. 6Saisie et vérification des données1

Toutes les données sont saisies dans E-VERA par les représentations. Le système attribue automatiquement un numéro à toute personne qui y est saisie.

1bis

Les communes suisses peuvent transmettre sous forme électronique à E-VERA les annonces des personnes visées à l’art. 5, let. a à d, qui partent à l’étranger (art. 12, al. 4, LSEtr) ou qui rentrent en Suisse (art. 13, al. 3, LSEtr). Les données relatives au retour en Suisse sont reprises dans E-VERA.

Introduit par le ch. I de l’O du 25 oct. 2023, en vigueur depuis le 1er déc. 2023 (RO 2023 636).

1ter

E-VERA vérifie si les données relatives à l’identité de la personne saisies dans le système correspondent à celles qui figurent dans le registre de l’état civil (art. 39 CC

RS 210

). Les données saisies dans E-VERA de manière erronée y sont corrigées et, le cas échéant, complétées.

Introduit par le ch. I de l’O du 25 oct. 2023, en vigueur depuis le 1er déc. 2023 (RO 2023 636).

2

Les numéros AVS saisis dans E-VERA sont vérifiés conformément aux art. 133bis et 134quater du règlement du 31 octobre 1947 sur l’assurance-vieillesse et survivants

RS 831.101

et, le cas échéant, corrigés. La Centrale de compensation (CdC) attribue un numéro AVS aux personnes qui n’en ont pas.

Nouvelle teneur selon l’annexe ch. II 11 de l’O du 17 nov. 2021, en vigueur depuis le 1er janv. 2022 (RO 2021 800).

3

E-VERA vérifie par consultation en ligne si les personnes qui y sont saisies sont inscrites dans le système de recherches informatisées de police (RIPOL) en raison d’un crime ou d’un délit. Le résultat de la consultation n’est pas enregistré dans E‑VERA.

Art. 7Droits de traitement1

Les représentations et la DC disposent de tous les droits de traitement pour l’ensemble des données figurant dans E-VERA.

2

Les personnes visées à l’art. 5 peuvent consulter les données mentionnées à l’annexe 1 qui les concernent ou qui concernent leurs proches vivant dans le même foyer conformément aux droits dont elles disposent pour accéder au guichet en ligne; ce dernier leur permet en outre de requérir des prestations consulaires, de demander que des données inexactes ou périmées soient modifiées et de transmettre des documents par voie électronique.

Nouvelle teneur selon le ch. I de l’O du 25 oct. 2023, en vigueur depuis le 1er déc. 2023 (RO 2023 636).

3 Les services énumérés ci-après peuvent consulter en ligne les données mentionnées à l’annexe 1 pour les motifs suivants:
a.

l’Organe pour la protection des données, la transparence et la sécurité de l’information DFAE: pour la fourniture de renseignements en réponse à des demandes concernant son domaine de compétence;

b.

l’Audit interne DFAE: pour la préparation et la réalisation d’audits dans les représentations à l’étranger;

c.

le Centre de gestion des crises du DFAE: pour la localisation rapide de ressortissants suisses dans les situations de crise;

d.

le Bureau des passeports DFAE: pour l’identification des titulaires de passeports diplomatiques ou de service à l’étranger;

e.

la CSC: pour l’accomplissement des tâches prévues par la loi dans le domaine de l’AVS/AI;

f.

la CdC: pour l’attribution du numéro AVS.

4

L’unité Informatique DFAE dispose des droits d’accès nécessaires à l’accomplissement de ses tâches.

5

Les autorités responsables du registre électoral disposent des droits nécessaires pour obtenir, sur le guichet en ligne, les annonces relatives aux changements concernant le droit de vote.

Introduit par le ch. I de l’O du 25 oct. 2023, en vigueur depuis le 1er déc. 2023 (RO 2023 636).

Art. 8Communication de données1

Les représentations et la DC peuvent communiquer à des services de sauvetage, des représentations étrangères et des autorités locales les données saisies dans E‑VERA concernant des personnes touchées par une crise ou une catastrophe, si cela est dans l’intérêt de ces dernières.

2 Les données mentionnées à l’annexe 1 sont transmises automatiquement et sous forme chiffrée aux services énumérés ci-après:
a.

Nouvelle teneur selon l’annexe 3 ch. 4 de l’O du 30 avr. 2025 sur la statistique fédérale, en vigueur depuis le 1er juin 2025 (RO 2025 318).

l’Office fédéral de la statistique: dans le cadre de l’ordonnance du 30 avril 2025 sur la statistique fédérale

RS 431.011

et de l’ordonnance du 21 novembre 2007 sur l’harmonisation des registres

RS 431.021

;

b.

la CSC: pour la réalisation des mutations signalées par les représentations et qui concernent des dossiers gérés par la CSC;

c.

la CdC: pour la vérification et l’attribution du numéro AVS.

3

Les représentations et la DC peuvent également communiquer des données saisies dans E-VERA à d’autres autorités, si ces dernières ont besoin de ces données pour accomplir leurs tâches.

4

Les annonces relatives aux changements concernant le droit de vote sont transmises de manière automatique et chiffrée aux autorités responsables du registre électoral, ou mises à leur disposition au moyen du guichet en ligne.

Introduit par le ch. I de l’O du 25 oct. 2023, en vigueur depuis le 1er déc. 2023 (RO 2023 636).

Art. 8a

Introduit par le ch. I de l’O du 25 oct. 2023, en vigueur depuis le 1er déc. 2023 (RO 2023 636).

Traitement des documents

Les documents traités dans E-VERA sont classés dans le système de gestion des affaires pertinent. Une fois traités, ils sont effacés d’E-VERA.

Art. 9Destruction des données

Nouvelle teneur selon l’annexe 2 ch. II 31 de l’O du 31 août 2022 sur la protection des données, en vigueur depuis le 1er sept. 2023 (RO 2022 568).

1 Les données relatives à une personne sont détruites cinq ans après la saisie de l’une des indications énumérées ci-après, mais au plus tard après que la personne concernée a atteint l’âge de 115 ans:

Nouvelle teneur selon l’annexe 2 ch. II 31 de l’O du 31 août 2022 sur la protection des données, en vigueur depuis le 1er sept. 2023 (RO 2022 568).

a.

départ annoncé;

b.

personne décédée;

c.

enfant mort-né;

d.

décès sans acte de décès;

e.

personne disparue.

2

Sont réservées les dispositions de la législation fédérale relative à l’archivage.

Section 3Droits d’accès et exploitation

Art. 10Attribution des droits d’accès1

La personne responsable de l’application attribue les droits d’accès individuels aux utilisateurs d’E-VERA.

2

La DC vérifie chaque année si les conditions relatives aux droits d’accès sont toujours remplies.

Art. 11Exploitation technique et administration du système1

L’unité Informatique DFAE est responsable de l’exploitation technique d’E‑VERA.

2

L’administrateur système gère le système informatique, la base de données et les applications.

3

La personne responsable de l’application sert d’interface entre l’administrateur système et les utilisateurs. Elle est rattachée à la DC.

Art. 12

Nouvelle teneur selon le ch. I de l’O du 25 oct. 2023, en vigueur depuis le 1er déc. 2023 (RO 2023 636).

Interfaces1

E-VERA dispose d’une interface avec le système d’information EDAssist+.

2

L’annexe 2 indique les données qui sont transmises par E-VERA au système d’information EDAssist+ et précise à quelle périodicité elles doivent l’être.

3

Les documents visés à l’art. 7, al. 2, sont transmis à EDAssist+ au moyen d’une interface dans la mesure où le DFAE en a besoin pour effectuer les tâches décrites à l’art. 3 de l’ordonnance du 18 juin 2021 sur les systèmes d’information consulaires du Département fédéral des affaires étrangères

RS 852.12

.

4

Les données nécessaires à la création de dossiers personnels électroniques dans le système standardisé de gestion des affaires GEVER sont transmises au système au moyen d’une interface.

Section 4Sécurité des données

Art. 13Devoirs de diligence1

La DC et les représentations veillent à ce que les données personnelles soient traitées dans E-VERA conformément aux prescriptions en vigueur.

2

Elles s’assurent que les données personnelles saisies sont exactes, complètes et à jour.

Art. 14Sécurité des données1 La sécurité des données et la sécurité de l’information sont régies par:

Nouvelle teneur selon l’annexe 2 ch. II 12 de l’O du 8 nov. 2023 sur la sécurité de l’information, en vigueur depuis le 1er janv. 2024 (RO 2023 735).

a.

Nouvelle teneur selon l’annexe 2 ch. II 31 de l’O du 31 août 2022 sur la protection des données, en vigueur depuis le 1er sept. 2023 (RO 2022 568).

l’ordonnance du 31 août 2022 sur la protection des données

RS 235.11

;

b.

Nouvelle teneur selon l’annexe 2 ch. II 12 de l’O du 8 nov. 2023 sur la sécurité de l’information, en vigueur depuis le 1er janv. 2024 (RO 2023 735).

l’ordonnance du 8 novembre 2023 sur la sécurité de l’information

RS 128.1

;

c.

Abrogée par l’annexe ch. 12 de l’O du 24 fév. 2021, avec effet au 1er avr. 2021 (RO 2021 132).

…

2

La DC édicte un règlement relatif au traitement des données. Ce dernier définit les mesures techniques et organisationnelles requises pour assurer la sécurité des données ainsi que le contrôle du traitement des données.

Art. 15Journalisation1

Les accès à E-VERA et les modifications qui y sont effectuées sont journalisés en permanence.

2

Les procès-verbaux de journalisation sont conservés pendant un an, séparément du système dans lequel les données personnelles sont traitées.

Nouvelle teneur selon l’annexe 2 ch. II 31 de l’O du 31 août 2022 sur la protection des données, en vigueur depuis le 1er sept. 2023 (RO 2022 568).

Section 5Dispositions finales

Art. 16Abrogation d’un autre acte

L’ordonnance VERA du 7 juin 2004

[RO 2004 2997; 2007 6719 annexe ch. 4;2012 337 art. 19]

est abrogée.

Art. 17Modification d’autres actes

Les actes mentionnés ci-après sont modifiés comme suit:

…

Les mod. peuvent être consultées au RO 2016 2933.

Art. 18Entrée en vigueur

La présente ordonnance entre en vigueur le 1er septembre 2016.

Annexe 1

Nouvelle teneur selon le ch. II de l’O du 25 oct. 2023, en vigueur depuis le 1er déc. 2023 (RO 2023 636).

(art. 5, al. 2)

Droits de traitement

Explication des signes

Bénéficiaires de droits d’accès / destinataires de données

Droits de traitement

Représentations

Représentations suisses à l’étranger

A

Tous les droits de traitement

DC

Direction consulaire

B

Droit de lecture

Organe

Organe pour la protection des données, la transparence et la sécurité de l’information DFAE

C

Droit de requête et droit de lecture

la transparence et la sécurité de l’information

D

Transmission des données sous forme chiffrée

AI

Audit interne DFAE

KMZ

Centre de gestion des crises

CSC

Caisse suisse de compensation

CdC

Centrale de compensation

OFS

Office fédéral de la statistique

Données

Représentations

DC

Organe

AI

KMZ

Bureau des passeports DFAE

CSC

CdC

OFS

Personnes concernées (art. 5)

Nom

A

A

B

B

B

B

B / D

B / D

D

C

Prénom

A

A

B

B

B

B

B / D

B / D

D

C

Date de naissance

A

A

B

B

B

B

B / D

B / D

D

C

Lieu de naissance

A

A

B

B

B

B

B / D

B / D

D

C

Sexe

A

A

B

B

B

B

B / D

B / D

D

C

État civil

A

A

B

B

B

B

B / D

B / D

D

C

Lieu d’origine

A

A

B

B

B

B

B / D

B

D

C

Nationalité / Droit de cité

A

A

B

B

B

B

B / D

B / D

D

C

Indications relatives à la naturalisation, perte de la nationalité: lieu, date, autorité, force de chose jugée

A

A

B

B

B

B

B / D

B / D

D

C

Formule de civilité

A

A

B

B

B

B

D

C

Titre

A

A

B

B

B

B

D

C

Numéro AVS

A

A

B

B

B

B

B / D

B / D

D

C

Niveau d’éducation

A

A

B

B

B

B

D

C

Profession: dénomination de la profession, catégorie professionnelle, diplôme le plus élevé obtenu, date de saisie

A

A

B

B

B

B

D

C

Indications relatives à des faits d’état civil: mariage, divorce, enregistrement du partenariat, dissolution du partenariat, séparation, début de la séparation, fin de la séparation, motif de dissolution de l’union, annulation, adoption, naissance, changement de nom, attestation officielle, date, lieu, jugement, date d’entrée en force

A

A

B

B

B

B

B / D

B / D

D

C

Indications relatives au décès: date, lieu, mode de signalement

A

A

B

B

B

B

B / D

B / D

D

C

Langue

A

A

B

B

B

B

B / D

B / D

D

C

Langue de correspondance

A

A

B

B

B

B

D

C

Indications relatives à l’époux / à l’épouse, au partenaire / à la partenaire: nom, prénom, date de naissance, numéro AVS

A

A

B

B

B

B

B / D

B

C

Indications relatives aux enfants et à l’autorité parentale: nom, prénom, date de naissance, numéro AVS, détenteurs de l’autorité parentale

A

A

B

B

B

B

B / D

B

C

Coordonnées: adresses, données GPS, adresse électronique, numéro de téléphone, numéro de fax

A

A

B

B

B

B

B / D

B

D

C

Indications relatives à la circonscription consulaire

A

A

B

B

B

B

B / D

D

C

Numéro personnel tel que prévu à l’art. 6, al. 1

A

A

B

B

B

B

B / D

B / D

D

Indications relatives aux parents: nom, prénom

A

A

B

B

B

B

B / D

B / D

C

Indications relatives aux personnes à contacter en cas de décès: nom, prénom, coordonnées

A

A

B

B

B

B

B / D

C

Indications en cas d’urgence (facultatif): caisse-maladie, assurance voyage, directives anticipées, testament et adresse en cas d’urgence

A

A

B

B

B

C

Indications relatives au départ: date, lieu de destination, adresse, motif

A

A

B

B

B

B

B / D

D

C

Indications relatives à l’arrivée: date, lieu de provenance, adresse, motif

A

A

B

B

B

B

B / D

D

C

Indications relatives au droit de vote: date de l’annonce d’arrivée /
de départ, commune de vote, langue du matériel de vote

A

A

B

B

B

B

D

C

Annonce d’arrivée / de départ

A

A

B

B

B

B

B / D

C

Identifiants d’accès au guichet en ligne E-VERA

A

A

B

B

B

B

C

Passeport: numéro du passeport, date d’établissement, autorité d’établissement, date d’expiration

A

A

B

B

B

B

Déclaration de perte: document de voyage, type, numéro, motif, lieu, date, rapport de police, date d’établissement, autorité d’établissement, date d’expiration, date de déclaration

A

A

B

B

B

B

C

Avis de disparition: date, autorité, lieu

A

A

B

B

B

B

B / D

C

Vérification-RIPOL

B

B

Dépôt: type, numéro du document d’identité, date de prise en dépôt et date de restitution

A

A

B

B

B

B

C

Personne d’intérêt dans le cadre de tâches diplomatiques

A

A

B

B

B

B

Abonnements à des publications

A

A

B

B

B

B

C

Obligation de s’annoncer (militaires)

A

A

B

B

B

B

Annexe 2

(art. 12)

Catalogue de données et périodicité

Système d’information

Données personnelles

Périodicité

EDAssist+

a.

Nom

b.

Prénom

c.

Données d’adresse et moyens de communication (coordonnées)

d.

Date de naissance

e.

Sexe

f.

Langues

g.

Lieux d’origine

h.

Nationalités

i.

Numéro AVS

j.

Numéro personnel

Selon besoin