Ordonnance du 12 août 2015 sur le système de traitement des données relatives aux prestations de sécurité privées (OTPSP)
RS 935.412
Abréviation: OTPSP
Etat le: 2024-01-01

935.412

Ordonnance
sur le système de traitement des données relatives
aux prestations de sécurité privées

(OTPSP)

du 12 août 2015 (État le 1er janvier 2024)

Le Conseil fédéral suisse,

vu l’art. 57hter de la loi du 21 mars 1997 sur l’organisation du gouvernement et de l’administration (LOGA)

RS 172.010

,
vu l’art. 38 de la loi fédérale du 27 septembre 2013 sur les prestations de sécurité privées fournies à l’étranger (LPSP)

RS 935.41

,

Nouvelle teneur selon l’annexe 2 ch. II 133 de l’O du 31 août 2022 sur la protection des données, en vigueur depuis le 1er sept. 2023 (RO 2022 568).

arrête:

Section 1Dispositions générales

Art. 1Objet

La présente ordonnance règle l’exploitation et l’utilisation du système de traitement automatisé des données relatives aux prestations de sécurité privées (TPSP) de la Direction politique (DP) du Département fédéral des affaires étrangères (DFAE).

Art. 2But du système TPSPLe système TPSP permet à la DP d’assumer les tâches suivantes, qui lui incombent conformément aux art. 10, 12 à 14 et 16 LPSP:
a.

le traitement des déclarations reçues;

b.

l’exécution de la procédure d’examen;

c.

la production de statistiques et de rapports.

Art. 3Autorité responsable

La DP est responsable du système TPSP.

Section 2Données et traitement des données

Art. 4Données traitées et droits de traitement1 Les données traitées dans le système TPSP sont les suivantes:
a.

concernant l’entreprise soumise à l’obligation de déclarer: informations sur l’identité et les activités envisagées figurant à l’annexe 1;

b.

concernant le personnel et les membres de la direction ou de l’organe de surveillance de l’entreprise soumise à l’obligation de déclarer: les données visées à l’annexe 2;

c.

concernant le mandant et le destinataire des prestations de sécurité privées conformément à l’art. 5 de l’ordonnance du 24 juin 2015 sur les prestations de sécurité privées fournies à l’étranger

RS 935.411

: les données visées à l’annexe 3.

2

Les collaborateurs compétents de la DP saisissent les données dans le système TPSP; ils peuvent à tout moment les traiter.

3

Dans la mesure où l’accomplissement de ses tâches l’exige, l’unité Informatique DFAE peut traiter toutes les données dans le système TPSP.

Art. 5Attribution des droits d’accès1

La personne responsable de l’application attribue les droits d’accès individuels aux utilisateurs du système TPSP.

2

Elle vérifie au moins une fois par an si les conditions relatives aux droits d’accès sont toujours remplies.

Art. 6Documents

Tout document relatif aux affaires enregistrées électroniquement peut être enregistré dans le système TPSP.

Art. 7Exploitation technique et administration du système1

L’unité Informatique DFAE est responsable de l’exploitation technique du système TPSP.

2

L’administrateur du système gère le système informatique, la base de données et les applications du système TPSP.

3

La personne responsable de l’application sert d’interface entre l’administrateur du système et les utilisateurs. Elle est employée de la DP.

Section 3Protection des données et sécurité informatique

Art. 8Devoirs de diligence1

La DP veille à ce que le traitement des données personnelles dans le système TPSP respecte les dispositions en vigueur.

2

Elle s’assure que les données personnelles saisies dans le système TPSP sont exactes, complètes et à jour.

Art. 9Sécurité des données1 La sécurité des données et de l’information est régie par:

Nouvelle teneur selon l’annexe 2 ch. II 42 de l’O du 8 nov. 2023 sur la sécurité de l’information, en vigueur depuis le 1er janv. 2024 (RO 2023 735).

a.

Nouvelle teneur selon l’annexe 2 ch. II 133 de l’O du 31 août 2022 sur la protection des données, en vigueur depuis le 1er sept. 2023 (RO 2022 568).

l’ordonnance du 31 août 2022 sur la protection des données

RS 235.11

;

b.

Nouvelle teneur selon l’annexe 2 ch. II 42 de l’O du 8 nov. 2023 sur la sécurité de l’information, en vigueur depuis le 1er janv. 2024 (RO 2023 735).

l’ordonnance du 8 novembre 2023 sur la sécurité de l’information

RS 128.1

.

2

La DP édicte un règlement relatif au traitement des données. Celui-ci définit les mesures techniques et organisationnelles requises pour assurer la sécurité des données ainsi que le contrôle du traitement des données.

Art. 10Journalisation1

Les accès au système TPSP et les modifications sont journalisés en continu.

2

Les procès-verbaux de journalisation sont conservés pendant un an, séparément du système dans lequel les données personnelles sont traitées.

Nouvelle teneur selon l’annexe 2 ch. II 133 de l’O du 31 août 2022 sur la protection des données, en vigueur depuis le 1er sept. 2023 (RO 2022 568).

Section 4Conservation, archivage et destruction des données

Art. 111

Les données personnelles saisies dans le système TPSP sont détruites 15 ans après le dernier traitement.

2

Sont réservées les dispositions de la législation fédérale relative à l’archivage.

Section 5Entrée en vigueur

Art. 12

La présente ordonnance entre en vigueur le 1er septembre 2015.

Annexe 1

(art. 4, al. 1, let. a)

Données relatives à l’entreprise
1.

Société

2.

Siège

3.

Forme juridique

4.

Extrait du registre du commerce

5.

But

6.

Domaines d’activité

7.

Lieux d’exécution à l’étranger

8.

Principales catégories de clients

9.

Preuve de l’adhésion au code de conduite

10.

Mesures en matière de formation et de formation continue du personnel

11.

Indications relatives au système de contrôle interne

12.

Nature et volume de la prestation au sens de l’art. 4, let. a et b, LPSP

13.

Armes et autres moyens utilisés pour l’exécution de la prestation de sécurité

14.

Étendue et durée de l’engagement

15.

Nombre de personnes engagées

16.

Risques liés à l’activité

17.

Autres informations importantes relatives aux activités de l’entreprise

Annexe 2

(art. 4, al. 1, let. b)

Données relatives au personnel et aux membres de la direction ou de l’organe de surveillance
1.

Nom

2.

Prénom

3.

Date de naissance

4.

Domicile, y c. attestation de domicile

5.

Nationalités

6.

Indications sur la réputation

7.

Indications sur l’autorisation d’exporter, de porter et d’utiliser des armes, des accessoires d’armes et des munitions

8.

Indications sur la formation et la formation continue

9.

Fonction au sein de l’entreprise: membre de la direction, membre de l’organe de surveillance, fonction dirigeante, fonction avec autorisation de port d’arme

10.

Données relatives à des poursuites et à des sanctions pénales ou administratives conformément à l’art. 20 LPSP: infraction reprochée, indications sur le type de procédure, description des autorités concernées, copie du jugement et de tout autre document s’y rapportant.

Annexe 3

(art. 4, al. 1, let. c)

Données relatives au mandant et au destinataire des prestations de sécurité privées
1.

Nom ou désignation : personne physique ou morale, organisation internationale, gouvernement, groupe, etc.

2.

Pour les personnes physiques: date de naissance

3.

Lieu d’exécution de l’activité envisagée

4.

Indications sur le poste: fonction, rôle, rang, position, etc.

5.

Autres informations sur l’identification