Ordinanza del 20 giugno 2018 concernente il trattamento dei dati nel sistema di gestione dei mandati del Servizio linguistico DFAE
RS 172.010.60
Etat le: 2023-09-01

172.010.60

Ordinanza
concernente il trattamento dei dati nel sistema di gestione dei mandati del Servizio linguistico DFAE

del 20 giugno 2018 (Stato 1° settembre 2023)

Il Consiglio federale svizzero,

visto l’articolo 57hter della legge del 21 marzo 1997

RS 172.010

sull’organizzazione del Governo e dell’Amministrazione (LOGA),

Nuovo testo giusta l’all. 2 n. II 19 dell’O del 31 ago. 2022 sulla protezione dei dati, in vigore dal 1° set. 2023 (RU 2022 568).

ordina:

Sezione 1: Disposizioni generali

Art. 1Oggetto

La presente ordinanza disciplina il trattamento dei dati nel sistema automatizzato di gestione dei mandati (sistema) del Servizio linguistico del Dipartimento federale degli affari esteri (Servizio linguistico DFAE).

Art. 2Scopo del sistemaIl sistema consente al Servizio linguistico DFAE:
a.

il ricevimento e la consegna di mandati di clienti relativi a prestazioni linguistiche (art. 5 cpv. 1 lett. a) tramite il portale online;

b.

la registrazione e la gestione di mandati;

c.

l’attribuzione di mandati a traduttori interni ed esterni;

d.

la gestione delle risorse;

e.

l’elaborazione di statistiche e rapporti;

f.

il controllo dei mandati;

g.

la tracciabilità dell’assegnazione e del disbrigo dei mandati.

Art. 3Autorità responsabile

Il Servizio linguistico DFAE è responsabile del sistema.

Art. 4Struttura

Il sistema consiste in una banca dati con due portali online per l’accesso rispettivamente dall’interno del DFAE e dall’esterno del DFAE.

Sezione 2: Dati e diritti di trattamento dei dati

Art. 5Dati personali registrati nel sistema1 Il sistema contiene i dati delle persone seguenti:
a.

collaboratori del DFAE che commissionano prestazioni linguistiche (clienti);

b.

collaboratori del Servizio linguistico DFAE;

c.

traduttori esterni che ricevono i mandati di traduzione.

2

I dati sono riportati nell’allegato.

Art. 6Provenienza dei dati e diritti di trattamento1

Per i clienti e i collaboratori del Servizio linguistico DFAE, l’indirizzo di posta elettronica e i dati concernenti l’unità organizzativa provengono dall’archivio centralizzato delle identità gestito dall’Ufficio federale dell’informatica e della telecomunicazione conformemente all’articolo 13 capoversi 1 e 4 dell’ordinanza del 19 ottobre 2016

RS 172.010.59

sui sistemi di gestione delle identità e sui servizi di elenchi della Confederazione. Tali dati non possono essere modificati. I dati concernenti l’impiego dei collaboratori del Servizio linguistico DFAE sono registrati dal Servizio linguistico DFAE.

2

Per i traduttori esterni la registrazione dell’indirizzo di posta elettronica e dei dati concernenti l’impiego è effettuata dal Servizio linguistico DFAE.

3

Gli altri dati sono registrati autonomamente dalle persone interessate; le stesse possono trattarli in qualsiasi momento.

4

Gli altri diritti di trattamento sono riportati nell’allegato.

5

L’unità Informatica DFAE dispone dei diritti di trattamento necessari per l’adempimento dei propri compiti.

6

Tutti i diritti di trattamento sono esercitati mediante procedura di richiamo.

Art. 7Documenti

Nel sistema possono essere immessi tutti i documenti relativi ai mandati registrati.

Art. 8Distruzione di serie di dati1

Fatto salvo il capoverso 2, i dati sono distrutti dodici mesi dopo l’ultimo accesso.

2 I dati seguenti sono distrutti dieci anni dopo l’ultimo accesso:
a.

cognome;

b.

nome;

c.

secondo nome;

d.

indirizzo di posta elettronica (nome utente);

e.

dati concernenti l’unità organizzativa;

f.

ragione sociale.

Sezione 3: Diritti di accesso e gestione

Art. 9Gestione tecnica e amministrazione del sistema1

L’unità Informatica DFAE è responsabile della gestione tecnica del sistema.

2

L’amministratore di sistema amministra il sistema operativo del computer, la banca dati e le applicazioni.

3

Il responsabile delle applicazioni funge da interfaccia tra l’amministratore di sistema e gli utenti. Fa parte del Servizio linguistico DFAE.

Art. 10Concessione del diritto di accesso1

Il responsabile delle applicazioni concede i diritti di accesso individuali agli utenti del sistema.

2

Verifica almeno una volta all’anno se le condizioni per la concessione dei diritti di accesso continuano a essere adempiute.

Sezione 4: Sicurezza dei dati

Art. 11Obblighi di diligenza1

Il Servizio linguistico DFAE provvede affinché il trattamento dei dati personali nel sistema sia conforme alle prescrizioni.

2

Esso garantisce che i dati siano esatti, completi e aggiornati.

Art. 12Regolamento sul trattamento dei dati

Il Servizio linguistico DFAE emana un regolamento sul trattamento dei dati. Tale regolamento contiene le misure organizzative e tecniche volte a garantire la sicurezza dei dati e il controllo del trattamento dei dati.

Art. 13Verbale1

Gli accessi al sistema e il trattamento dei dati sono costantemente verbalizzati.

2

I verbali sono conservati al massimo per un anno separatamente dal sistema in cui sono trattati i dati personali.

Nuovo testo giusta l’all. 2 n. II 19 dell’O del 31 ago. 2022 sulla protezione dei dati, in vigore dal 1° set. 2023 (RU 2022 568).

Sezione 5: Entrata in vigore

Art. 14

La presente ordinanza entra in vigore il 1° agosto 2018.

Allegato

(art. 5 cpv. 2 e 6 cpv. 4)

Dati e diritti di trattamento

Abbreviazioni e legenda

Persone con diritti di accesso

Diritti di trattamento

Clienti

Collaboratori del DFAE che ricorrono a prestazioni linguistiche

A

Pieni diritti di trattamento dei dati

Coordinatori

Collaboratori del Servizio linguistico DFAE con funzioni di
coordinamento

B

Diritto di lettura

Traduttori interni

Traduttori che sono collaboratori del Servizio linguistico DFAE

Traduttori esterni

Traduttori che eseguono mandati per conto del Servizio linguistico DFAE

A. Dati dei clienti

Dati

Clienti

Coordinatori

Traduttori interni

Traduttori esterni

Appellativo

–

–

–

–

Cognome

–

B

B

B

Nome

–

B

B

B

Secondo nome

–

B

B

B

Sesso

–

–

–

–

Indirizzo di posta elettronica

–

B

B

B

Indirizzi di posta elettronica per la consegna

–

–

–

–

Telefono

–

B

B

B

Cellulare

–

B

B

B

Fax

–

–

–

–

Centro di costo

–

A

–

–

Dati concernenti l’unità organizzativa

–

A

B

–

Fuso orario

–

–

–

–

Lingua di corrispondenza

–

–

–

–

B. Dati dei coordinatori

Dati

Clienti

Coordinatori

Traduttori interni

Traduttori esterni

Cognome

B

B

B

B

Nome

B

B

B

B

Secondo nome

B

B

B

B

Titolo

–

–

–

–

Indirizzo di posta elettronica (nome di login)

B

B

B

B

Secondo indirizzo di posta elettronica

–

–

–

–

Ditta

–

–

–

–

Indirizzo (ufficio)

–

–

–

–

NPA e luogo di lavoro

–

–

–

–

Paese

–

–

–

–

Centro di costo

–

–

–

–

Telefono

B

B

B

B

Cellulare

B

B

B

B

Lingua di corrispondenza

–

–

–

–

C. Dati dei traduttori interni

Dati

Clienti

Coordinatori

Traduttori interni

Traduttori esterni

Titolo

–

–

–

–

Appellativo

–

–

–

–

Cognome

–

B

B

B

Nome

–

B

B

B

Secondo nome

–

B

B

B

Sigla

–

–

–

–

Indirizzo di posta elettronica (nome utente)

–

B

B

B

Indirizzo (ufficio)

–

B

B

–

NPA e luogo di lavoro

–

B

B

–

Paese

–

–

–

–

Telefono

–

B

B

B

Cellulare

–

B

B

B

Lingua di corrispondenza

–

–

–

–

Settore di specializzazione

–

B

–

–

Prestazione e tempo

–

B

–

–

Combinazioni linguistiche (lingue di partenza e di arrivo)

–

B

–

–

Lingua di arrivo di appartenenza

–

–

–

–

Orari di lavoro (disponibilità)

–

B

–

–

Dati concernenti l’impiego (durata e tipo)

–

A

–

–

D. Dati dei traduttori esterni

Dati

Clienti

Coordinatori

Traduttori interni

Traduttori esterni

Cognome

–

B

B

B

Nome

–

B

B

B

Secondo nome

–

B

B

B

Sigla

–

–

–

–

Sesso

–

–

–

–

Appellativo

–

–

–

–

Indirizzo di posta elettronica (nome utente);

–

B

B

B

Secondo indirizzo di posta elettronica

–

–

–

–

Indirizzo

–

B

B

–

NPA e luogo

–

B

B

–

Paese

–

–

–

–

Telefono

–

B

B

B

Cellulare

–

B

B

B

Fax

–

–

–

–

Ragione sociale

–

B

B

–

Tipo di organizzazione (ruolo)

–

B

–

–

Sito web

–

B

B

–

Lingua di corrispondenza

–

–

–

–

Fuso orario

–

–

–

–

Settore di specializzazione

–

B

–

–

Combinazioni linguistiche

–

B

–

–

Prestazioni e tariffe incl. valuta e tariffa oraria

–

B

–

–

Capacità (disponibilità)

–

B

–

–

Dati concernenti l’impiego (durata e tipo)

–

A

–

–