Ordinanza del 5 novembre 2014 sull'elaborazione di dati personali nell'Intranet e nell'Extranet del DFAE (Ordinanza Web DFAE)
RS 172.220.111.42
Etat le: 2024-01-01

172.220.111.42

Ordinanza
sull’elaborazione di dati personali nell’Intranet e nell’Extranet del DFAE

(Ordinanza Web DFAE)

del 5 novembre 2014 (Stato 1° gennaio 2024)

Il Consiglio federale svizzero,

visti l’articolo 57hter della legge del 21 marzo 1997

RS 172.010

sull’organizzazione del Governo e dell’Amministrazione (LOGA);

visto l’articolo 27 capoverso 2 lettera c della legge del 24 marzo 2000

RS 172.220.1

sul personale federale (LPers),

Nuovo testo giusta l’all. 2 n. II 26 dell’O del 31 ago. 2022 sulla protezione dei dati, in vigore dal 1° set. 2023 (RU 2022 568).

ordina:

Sezione 1: Disposizioni generali

Art. 1Oggetto1

La presente ordinanza disciplina il trattamento di dati personali nell’Intranet e nell’Extranet del Dipartimento federale degli affari esteri (DFAE) (Web DFAE).

2

L’Intranet del DFAE (Intranet DFAE) è una piattaforma informativa protetta accessibile a una cerchia limitata di persone autorizzate.

3

L’Extranet del DFAE (Extranet DFAE) è un’estensione dell’Intranet alla quale hanno accesso le persone autorizzate ad accedere all’Intranet e una cerchia esterna limitata di persone tramite password.

Art. 2Scopo del trattamento dei dati nel Web DFAE

Il trattamento di dati personali nel Web DFAE serve alla formazione di reti e alla collaborazione con partner interni ed esterni in seno a tali reti nel quadro delle attività del DFAE.

Art. 3Gestione

Il Web DFAE è gestito dalla Segretaria generale del DFAE (SG DFAE).

Sezione 2: Dati e trattamento dei dati

Art. 4PersoneNel Web DFAE sono trattati i dati delle seguenti persone:
a.

gli impiegati del DFAE;

b.

altri impiegati dell’Amministrazione federale;

c.

i terzi legati da un rapporto contrattuale al DFAE o ad altre unità dell’Amministrazione federale che hanno accesso alla rete dell’Amministrazione federale (terzi con accesso alla rete dell’Amministrazione federale);

d.

i terzi ai quali il responsabile dell’applicazione ha attribuito i diritti d’accesso all’Extranet DFAE (terzi con accesso all’Extranet DFAE).

Art. 5Genere, origine e modificabilità dei dati personali1

Nel Web DFAE sono trattati i dati delle persone di cui all’articolo 4 elencati nell’allegato.

2

Nell’allegato sono elencati i dati ripresi automaticamente nel Web DFAE dai servizi di elenchi secondo l’articolo 8 dell’ordinanza del 6 dicembre 2013

RS 172.010.59

sui servizi di elenchi della Confederazione gestiti dall’UFIT, i dati che possono essere rilevati dagli interessati e i dati che sono attribuiti automaticamente dal Web DFAE.

3

I dati dei servizi di elenchi gestiti dall’UFIT sono aggiornati quotidianamente e non possono essere modificati nel Web DFAE.

Art. 6Diritti d’accesso individuali1 Le seguenti persone hanno accesso all’Intranet DFAE:
a.

gli impiegati del DFAE;

b.

altri impiegati dell’Amministrazione federale;

c.

i terzi con accesso alla rete dell’Amministrazione federale;

2 Le seguenti persone hanno accesso all’Extranet DFAE:
a.

le persone di cui al capoverso 1;

b.

i terzi con accesso all’Extranet DFAE.

Art. 7Attribuzione dei diritti d’accesso1

Il responsabile dell’applicazione attribuisce diritti d’accesso individuali agli utenti del Web DFAE.

2

Verifica almeno una volta all’anno se le condizioni per esercitare i diritti d’accesso sono ancora adempiute.

3

I diritti d’accesso possono essere limitati.

Art. 8Trattamento dei dati1

Le persone di cui all’articolo 6 possono prendere visione di tutti i dati del Web DFAE nell’ambito dei loro diritti d’accesso (diritto di lettura).

2

Il numero personale non è visibile.

3

Ogni persona può trattare in qualsiasi momento i propri dati che ha immesso nel Web DFAE.

4

L’unità Informatica DFAE può trattare tutti i dati nel Web DFAE, sempreché ciò sia necessario all’adempimento dei suoi compiti.

5

I diritti di trattamento sono esercitati mediante la procedura di richiamo.

Art. 9Gestione del sistema1

L’amministratore del sistema gestisce i sistemi informatici, le banche dati e le applicazioni del Web DFAE.

2

Il responsabile delle applicazioni funge da interfaccia tra l’amministratore del sistema e gli utenti. Egli è impiegato presso il DFAE.

Sezione 3: Protezione dei dati e sicurezza delle informazioni

Nuovo testo giusta l’all. 2 n. II 11 dell’O dell’8 nov. 2023 sulla sicurezza delle informazioni, in vigore dal 1° gen. 2024 (RU 2023 735).

Art. 10Diritto d’accesso e diritto di rettifica1

Ogni persona può chiedere alla SG DFAE per scritto e comprovando la propria identità informazioni sui propri dati inseriti nel Web DFAE e la rettifica di dati inesatti che sono stati attribuiti automaticamente dal Web DFAE.

2

Le informazioni sono fornite per scritto a titolo gratuito.

Art. 11Obblighi di diligenza1

La SG DFAE provvede affinché i dati personali inseriti nel Web DFAE siano trattati conformemente alle prescrizioni.

2

Si assicura inoltre che i dati personali inseriti nel Web DFAE siano esatti, completi e aggiornati.

Art. 12Sicurezza dei dati1 La sicurezza dei dati e la sicurezza delle informazioni sono disciplinate:

Nuovo testo giusta l’all. 2 n. II 11 dell’O dell’8 nov. 2023 sulla sicurezza delle informazioni, in vigore dal 1° gen. 2024 (RU 2023 735).

a.

Nuovo testo giusta l’all. 2 n. II 26 dell’O del 31 ago. 2022 sulla protezione dei dati, in vigore dal 1° set. 2023 (RU 2022 568).

dall’ordinanza del 31 agosto 2022

RS 235.11

sulla protezione dei dati;

b.

Nuovo testo giusta l’all. 2 n. II 11 dell’O dell’8 nov. 2023 sulla sicurezza delle informazioni, in vigore dal 1° gen. 2024 (RU 2023 735).

dall’ordinanza dell’8 novembre 2023

RS 128.1

sulla sicurezza delle informazioni.

Nuovo testo giusta l’all. n. 8 dell’O del 24 feb. 2021, in vigore dal 1° apr. 2021 (RU 2021 132).

2

La SG DFAE emana un regolamento per il trattamento dei dati. Quest’ultimo disciplina le misure organizzative e tecniche atte a garantire la sicurezza dei dati e il controllo del trattamento dei dati.

Art. 13Verbalizzazione1

Gli accessi al Web DFAE e le modifiche nel Web DFAE sono costantemente verbalizzati.

2

I verbali sono conservati per un anno separatamente dal sistema in cui sono trattati i dati personali.

Nuovo testo giusta l’all. 2 n. II 26 dell’O del 31 ago. 2022 sulla protezione dei dati, in vigore dal 1° set. 2023 (RU 2022 568).

Sezione 4: Conservazione, archiviazione e distruzione dei dati

Art. 141

I dati degli impiegati il cui rapporto di lavoro con il DFAE si è concluso sono distrutti 30 giorni dopo la fine del rapporto di lavoro.

2

I dati di terzi che hanno accesso alla rete dell’Amministrazione federale e sono legati al DFAE da un rapporto contrattuale sono distrutti 30 giorni dopo la fine del rapporto di lavoro.

3

I dati degli altri impiegati dell’Amministrazione federale, di terzi che hanno accesso alla rete dell’Amministrazione federale e che sono legati da un rapporto contrattuale ad altre unità dell’Amministrazione federale e di terzi con accesso all’Extranet DFAE sono distrutti al più tardi 180 giorni dopo l’ultimo accesso.

4

Sono fatte salve le disposizioni della legislazione federale in materia di archiviazione.

Sezione 5: Entrata in vigore

Art. 15

La presente ordinanza entra in vigore il 1° dicembre 2014.

Allegato

(art. 5 cpv. 1 e 2)

Origine ed estensione dei dati

Legenda
A

Servizi di elenchi UFIT (ripresa automatica)

B

Attribuzione automatica da parte del Web DFAE

C

Inserimento manuale dei propri dati (facoltativo)

D

Inserimento manuale dei propri dati (obbligatorio)

A. Intranet DFAE:
origine ed estensione dei dati degli impiegati del DFAE, degli altri impiegati dell’Amministrazione federale e di terzi con accesso alla rete dell’Amministrazione federale

Dati

Origine

Cognome

A

Nome

A

Appellativo

A

Foto

C

Numero personale (non visibile)

A

Sigla

A

Numero ufficio

A

Dipartimento

A

Unità organizzativa 1

A

Unità organizzativa 2

C

Unità amministrativa

A

Funzione 1

A

Funzione 2

C

Telefono 1

A

Telefono 2

C

Cellulare professionale

C

Cellulare privato

C

Indirizzo e-mail

A

Fax

A

Indirizzo

A

Luogo di lavoro

A

Paese

A

Grado di occupazione

C

Orari di lavoro

C

Competenze

C

Superiore gerarchico (cognome, nome)

A

Supplente (cognome, nome)

C

Attitudini (esperienza professionale)

C

Appartenenza a un gruppo

B

Lingua di corrispondenza

A

Conoscenze linguistiche

C

B. Extranet DFAE:
origine ed estensione dei dati degli impiegati del DFAE, degli altri impiegati dell’Amministrazione federale e di terzi con accesso alla rete dell’Amministrazione federale

Dati

Origine

Cognome

C

Nome

C

Appellativo

C

Foto

C

Dipartimento

C

Unità organizzativa

C

Unità amministrativa

C

Funzione

C

Telefono

C

Cellulare professionale

C

Cellulare privato

C

Indirizzo e-mail

C

Fax

C

Indirizzo

C

Luogo di lavoro

C

Paese

C

Orari di lavoro

C

Superiore gerarchico (cognome, nome)

C

Supplente (cognome, nome)

C

Attitudini (esperienza professionale)

C

Appartenenza a un gruppo

B

Lingua di corrispondenza

C

Conoscenze linguistiche

C

C. Extranet DFAE:
origine ed estensione dei dati di terzi con accesso all’Extranet DFAE

Dati

Origine

Cognome

D

Nome

D

Appellativo

D

Foto

C

Indirizzo

D

Località

D

Paese

D

Homepage

C

Funzione

C

Telefono

D

Numeri di cellulare

C

Indirizzo e-mail

D

Fax

C

Azienda (operante per …)

D

Persona di riferimento al DFAE (cognome, nome)

D

Supplente (cognome, nome)

C

Orari di lavoro

C

Competenze

C

Appartenenza a un gruppo

B

Lingua di corrispondenza

D

Conoscenze linguistiche

C