Ordinanza del 12 agosto 2015 sul sistema di trattamento dei dati concernenti le prestazioni di sicurezza private (ODPSP)
RS 935.412
Abréviation: ODPSP
Etat le: 2024-01-01

935.412

Ordinanza
sul sistema di trattamento dei dati concernenti
le prestazioni di sicurezza private

(ODPSP)

del 12 agosto 2015 (Stato 1° gennaio 2024)

Il Consiglio federale Svizzero,

visto l’articolo 57hter della legge federale del 21 marzo 1997

RS 172.010

sull’organizzazione del Governo e dell’Amministrazione (LOGA);
visto l’articolo 38 della legge federale del 27 settembre 2013

RS 935.41

sulle prestazioni di sicurezza private fornite all’estero (LPSP),

Nuovo testo giusta l’all. 2 n. II 133 dell’O del 31 ago. 2022 sulla protezione dei dati, in vigore dal 1° set. 2023 (RU 2022 568).

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Sezione 1: Disposizioni generali

Art. 1Oggetto

La presente ordinanza disciplina la gestione e l’utilizzo del sistema automatizzato di trattamento dei dati concernenti le prestazioni di sicurezza private (sistema di trattamento dei dati) della Direzione politica (DP) del Dipartimento federale degli affari esteri (DFAE).

Art. 2Scopo del sistema di trattamento dei datiIl sistema di trattamento dei dati consente alla DP di svolgere i seguenti compiti di cui agli articoli 10, 12–14 e 16 LPSP:
a.

trattamento delle notificazioni pervenute;

b.

svolgimento della procedura di esame;

c.

elaborazione di statistiche e rapporti.

Art. 3Autorità responsabile

La DP è responsabile del sistema di trattamento dei dati.

Sezione 2: Dati e trattamento dei dati

Art. 4Dati trattati e diritti di trattamento1 Nel sistema di trattamento dei dati sono trattati i dati concernenti:
a.

le imprese soggette all’obbligo di notificazione: dati di cui all’allegato 1 sull’identità e le attività previste;

b.

il personale e i membri della direzione o dell’organo di vigilanza dell’impresa soggetta all’obbligo di notificazione: dati di cui all’allegato 2;

c.

il mandante e il destinatario delle prestazioni di sicurezza private secondo l’articolo 5 dell’ordinanza del 24 giugno 2015

RS 935.411

sulle prestazioni di sicurezza private fornite all’estero: dati di cui all’allegato 3.

2

I collaboratori competenti della DP registrano i dati nel sistema di trattamento dei dati; possono trattare i dati in qualsiasi momento.

3

L’unità Informatica DFAE può trattare tutti i dati nel sistema di trattamento dei dati in quanto sia necessario per l’adempimento dei suoi compiti.

Art. 5Concessione dei diritti di accesso1

Il responsabile delle applicazioni concede agli utenti del sistema di trattamento dei dati i diritti di accesso individuali.

2

Verifica almeno una volta all’anno se le condizioni per la concessione dei diritti di accesso continuano a essere adempiute.

Art. 6Documenti

Nel sistema di trattamento dei dati possono essere immessi tutti i documenti relativi alle pratiche registrate elettronicamente.

Art. 7Gestione tecnica e amministrazione del sistema1

L’unità Informatica DFAE è responsabile della gestione tecnica del sistema di trattamento dei dati.

2

L’amministratore di sistema amministra il sistema operativo del computer, la banca dati e le applicazioni del sistema di trattamento dei dati.

3

Il responsabile delle applicazioni rappresenta l’interfaccia tra l’amministratore di sistema e gli utenti. È impiegato presso la DP.

Sezione 3: Protezione dei dati e sicurezza informatica

Art. 8Obblighi di diligenza1

La DP provvede affinché il trattamento dei dati personali nel sistema di trattamento dei dati sia conforme alle prescrizioni.

2

Garantisce inoltre che i dati personali presenti nel sistema di trattamento dei dati siano esatti, completi e aggiornati.

Art. 9Sicurezza dei dati1 La sicurezza dei dati e la sicurezza delle informazioni sono rette:

Nuovo testo giusta l’all. 2 n. II 42 dell’O dell’8 nov. 2023 sulla sicurezza delle informazioni, in vigore dal 1° gen. 2024 (RU 2023 735).

a.

Nuovo testo giusta l’all. 2 n. II 133 dell’O del 31 ago. 2022 sulla protezione dei dati, in vigore dal 1° set. 2023 (RU 2022 568).

dall’ordinanza del 31 agosto 2022

RS 235.11

sulla protezione dei dati;

b.

Nuovo testo giusta l’all. 2 n. II 42 dell’O dell’8 nov. 2023 sulla sicurezza delle informazioni, in vigore dal 1° gen. 2024 (RU 2023 735).

dall’ordinanza dell’8 novembre 2023

RS 128.1

sulla sicurezza delle informazioni.

2

La DP emana un regolamento sul trattamento dei dati. Il regolamento disciplina le misure organizzative e tecniche volte ad assicurare la sicurezza dei dati e il controllo del trattamento dei dati.

Art. 10Verbalizzazione1

Gli accessi al sistema di trattamento dei dati e le modifiche sono costantemente verbalizzati.

2

I verbali sono conservati per un anno separatamente dal sistema in cui sono trattati i dati personali.

Nuovo testo giusta l’all. 2 n. II 133 dell’O del 31 ago. 2022 sulla protezione dei dati, in vigore dal 1° set. 2023 (RU 2022 568).

Sezione 4: Conservazione, archiviazione e cancellazione dei dati

Art. 111

I dati personali contenuti nel sistema di trattamento dei dati sono cancellati dopo 15 anni dall’ultimo trattamento.

2

Sono fatte salve le disposizioni della legislazione in materia di archiviazione.

Sezione 5: Entrata in vigore

Art. 12

La presente ordinanza entra in vigore il 1° settembre 2015.

Allegato 1

(art. 4 cpv. 1 lett. a)

Dati concernenti l’impresa
1.

Ditta

2.

Sede

3.

Forma giuridica

4.

Estratto del registro di commercio

5.

Scopo

6.

Settori di attività

7.

Luogo di impiego all’estero

8.

Principali categorie di clienti

9.

Prova dell’adesione al codice di condotta

10.

Misure di formazione e di perfezionamento del personale

11.

Dati sul sistema di controllo interno

12.

Tipo e volume della prestazione di cui all’articolo 4 lettere a e b LPSP

13.

Dati sulle armi e gli altri mezzi impiegati per la fornitura della prestazione di sicurezza

14.

Ampiezza e durata dell’impiego

15.

Numero di persone impiegate

16.

Rischi connessi all’impiego

17.

Altri dati importanti concernenti l’attività dell’impresa

Allegato 2

(art. 4 cpv. 1 lett. b)

Dati concernenti il personale e i membri della direzione o dell’organo di vigilanza
1.

Cognome

2.

Nome

3.

Data di nascita

4.

Residenza (incluso certificato di residenza)

5.

Nazionalità

6.

Dati sulla reputazione

7.

Dati sull’autorizzazione all’esportazione, al porto e all’uso di armi, accessori per armi e munizioni

8.

Dati sulla formazione professionale e il perfezionamento

9.

Funzione all’interno dell’impresa: membro della direzione, membro dell’organo di vigilanza, funzione direttiva, funzione che prevede il permesso di porto d’armi

10.

Dati connessi a procedimenti amministrativi o penali e sanzioni secondo l’articolo 20 LPSP: fatti contestati, dati sul tipo di procedimento, denominazione delle autorità interessate, copia della sentenza e di tutte le altre informazioni connesse alla sentenza

Allegato 3

(art. 4 cpv. 1 lett. c)

Dati concernenti il mandante e il destinatario delle prestazioni di sicurezza private
1.

Cognome o denominazione: persone fisiche o giuridiche, organizzazioni internazionali, Governi, gruppi ecc.

2.

Nel caso di persone fisiche: data di nascita

3.

Luogo in cui si intende svolgere l’attività

4.

Dati relativi al posto occupato: funzione, ruolo, rango, posizione ecc.

5.

Altri dati utili per l’identificazione