NFO-702 (Agm)

ACCORD ENTRE LE GOUVERNEMENT

DE LA RÉPUBLIQUE FRANÇAISE ET L'ORGANISATION DES NATIONS UNIES POUR

L'ALIMENTATION ET L'AGRICULTURE CONCERNANT LA

VINGT-SEPTIÈME SESSION DE LA COMMISSION INTERNATIONALE DU PEUPLIER ET AUTRES ESSENCES À

CROISSANCE RAPIDE UTILES AUX PERSONNES ET A L'ENVIRONNEMENT (CIP) ET

LA CINQUANTE-DEUXIÈME SESSION DU COMITÉ EXÉCUTIF

DE LA COMMISSION

Attendu que, l'Organisation des Nations Unies pour l'alimentation et l'agriculture (ci-après dénommée « FAO »), en sa qualité d'hôte du Secrétariat de la Commission internationale du peuplier et autres essences à croissance rapide utiles aux personnes et à l'environnement (ci-après « CIP »), a accepté l'offre faite par le Gouvernement de la République française (ci-après dénommé « Gouvernement français ») d'accueillir la vingt-septième session de la

Commission internationale du peuplier et autres essences à croissance rapide utiles aux personnes et à l'environnement et la cinquante-deuxième session du Comité exécutif de la Commission (ci-après dénommées « Sessions »);

Considérant l'Acte constitutif de la FAO, adopté à Québec le 16 octobre 1945 et la Convention sur les privilèges et immunités des institutions spécialisées, signée à New York le 21 novembre 1947 ;

Le Gouvernement français et la FAO (ci-après collectivement dénommés « Parties »), sont convenus de ce qui suit :

Article 1 : Objet, lieu et calendrier

1. Le présent Accord porte sur les obligations respectives des Parties pour assurer l'organisation et le bon déroulement des Sessions.

2. Les Sessions se tiendront à Bordeaux du 21 au 25 octobre 2024.

Article 2 : Organisation des travaux

1. L'organisation des Sessions, l'ordre du jour provisoire, y compris sa diffusion, l'ordonnancement des travaux ainsi que la préparation de tous les documents des Sessions sont de la compétence de la FAO.

2. Les travaux des Sessions formelles de la CIP se dérouleront en anglais, en espagnol et en français.

Article 3 : Invités

1. La FAO se chargera d'envoyer toutes les invitations.

2. Les membres ci-après seront invités à participer : Afrique du Sud, Allemagne, Argentine, Autriche, Belgique,

Bulgarie, Canada, Chili, Chine, Croatie, Égypte, Espagne, États-Unis d'Amérique, Finlande, France, Hongrie,

Inde, Iran (République islamique d'), Iraq, Irlande, Italie, Japon, Liban, Maroc, Nouvelle-Zélande, Pakistan,

Pays-Bas (Royaume des), Portugal, République arabe syrienne, République de Corée, Roumanie,

Royaume-Uni de Grande-Bretagne et d'Irlande du Nord, Slovénie, Suède, Suisse, Tchéquie, Tunisie et

Türkiye.
3 Des invitations seront également adressées aux organisations et pays suivants : Brésil, Équateur,

Éthiopie, Ghana, Indonésie, Kenya, Madagascar, Malaisie, Maurice, Mongolie, Mozambique, Paraguay,

Pérou, République démocratique du Congo, République du Congo, République-Unie de Tanzanie, Sri

Lanka, Ouganda et Uruguay; Banque Mondiale, Commission-cadre des Nations Unies sur les changements climatiques (CCNUCC), Commission économique pour l'Afrique (CEA), Commission économique pour l'Amérique latine et les Caraïbes (CEPALC), Commission économique pour l'Asie et le

Pacifique (CESAP), Commission économique pour l'Europe (CEE), Commission économique et sociale pour l'Asie occidentale (CESAO), Convention des Nations Unies sur la lutte contre la désertification,

Convention sur la diversité biologique (CDB), Fonds pour l'environnement mondial (FEM), Forum des

Nations Unies sur les forêts (FNUF), Nations Unies, Organisation des Nations Unies pour l'éducation, la science et la culture (UNESCO), Programme des Nations Unies pour le développement (PNUD),

Organisation des Nations Unies pour le développement industriel (ONUDI) et Programme des Nations

Unies pour l'environnement (PNUE) ; Biodiversité internationale, Centre de recherche forestière internationale - agroforesterie mondiale (CIFOR-ICRAF), Commission des forêts d'Afrique centrale (COMIFAC), Fonds mondial pour la nature (WWF), Institut européen de la forêt cultivée (IEFC),

Organisation asiatique de coopération forestière (AFOCO), Union internationale des instituts de recherche forestière (IUFRO) et Union internationale pour la conservation de la nature (UICN).

PREMIÈRE PARTIE : OBLIGATIONS OPÉRATIONNELLES DE LA FAO

Article 4 : Personnel

1. Le terme « personnel » s'entend du personnel à la charge de la FAO conformément à son Règlement.

2. La FAO s'engage à :

a. désigner un secrétaire pour chaque Session ;

b. fournir, si nécessaire, les services d'un fonctionnaire chargé de l'organisation matérielle des Sessions et les services de personnel de Secrétariat.

Article 5 : Fournitures et services

La FAO s'engage à :

a. fournir les documents nécessaires aux Sessions et leurs traductions;

b. procurer toutes les services particuliers nécessaires aux Sessions, y compris le transport aller et retour au point d'entrée dans le territoire de la République française, étant entendu que tout matériel ou fourniture fourni reste la propriété de la FAO ;

c. assurer la publication et la distribution d'un rapport à la conclusion des travaux des Sessions.

DEUXIÈME PARTIE : OBLIGATIONS DU GOUVERNEMENT FRANÇAIS

Article 6 : Privilèges et immunités

a. Le Gouvernement hôte s'engage à accorder, aux fins et pendant la durée des Sessions, aux délégués, représentants, experts et membres du secrétariat de la FAO, ainsi qu'à ses biens et avoirs, les privilèges et immunités prévus à l'Article Vill, paragraphe 4, et à l'Article XVI, paragraphe 2, de l'Acte constitutif de la

FAO et à l'Article XXXVIII, paragraphe 4 du Règlement général de l'Organisation, et stipulés dans les dispositions de la Convention sur les privilèges et immunités des institutions spécialisées ;

b. accorder, le plus rapidement possible, aux participants visés à l'alinéa ci-dessus les visas et toutes facilités nécessaires à leur entrée sur le territoire de la République française.
Article 7 : Personnel

Le Gouvernement français s'engage à :

a. désigner un chargé de liaison responsable de la coordination des services locaux et de l'organisation des Sessions ;

b. fournir l'assistance et les services nécessaires aux Sessions ;

c. prendre à sa charge tous les frais du personnel qu'il fournit, y compris les salaires, les heures supplémentaires et les indemnités de subsistance, le cas échéant, ainsi que les frais de transport aller et retour au lieu des Sessions ;

d. fournir les services d'interprètes qualifiés pour l'interprétation en anglais, en français et en espagnol.

Article 8 : Installations et équipement

Le Gouvernement français procurera ou prendra à sa charge :

a. une salle de réunion munie de sièges et de tables pour accueillir 250 personnes, entièrement équipée pour l'interprétation simultanée; de petites salles de réunion; un bureau adéquatement meublé et les locaux nécessaires pour la reproduction et l'assemblage des documents ;

b. 6 ordinateurs sont prévus, un pour l'exposé dans chaque salle (1 session formelle et 5 pour les groupes de travail). Des tirages à la demande de la FAO seront possibles hors du site d'accueil ;

c. à la demande de la FAO, tout équipement non disponible sur place et essentiel au bon déroulement des Sessions.

Article 9 : Fournitures et services

Le Gouvernement hôte procurera :

a. les fournitures de bureau et le papier nécessaire ;

b. les installations nécessaires à la reproduction sur place des documents requis pour les Sessions ;

c. un poste de premiers secours pour les participants visés à l'article 6 du présent Accord.

Article 10 : Transport

Le Gouvernement hôte s'engage à :

a. assurer le transport des participants visés à l'article 6 du présent Accord sur le territoire de la

République française en tant que de besoin pour le bon déroulement des Sessions. Il pourrait s'agir entre autres, suivant les circonstances locales, du transport entre l'aéroport et l'hôtel, ou entre l'hôtel et le lieu des Sessions;

b. assurer ou prendre en charge les frais de transport sur le territoire de la République française de l'ensemble de l'équipement et des fournitures procurés par la FAO en vertu de l'article 5 du présent

Accord. En cas de transport par voie aérienne, cette obligation s'entendra à partir de l'aéroport international où le matériel sera débarqué.

Article 11 : Mesures de sécurité

En ce qui concerne la sécurité des participants, le Gouvernement hôte s'engage à :

a. procéder à une évaluation des risques en matière de sécurité du lieu et prévoir des mesures de sécurité et de sûreté appropriées pour réduire le plus possible et dans la limite du raisonnable, les risques auxquels sont exposés les participants aux Sessions ;

b. veiller à la mise en place d'un plan d'intervention en matière de sécurité et de sûreté ;

c. désigner un référent gouvernemental pour la sécurité, qui assurera la liaison avec le secrétariat hôte afin de garantir la coordination et la gestion adéquates des questions de sécurité.
TROISIEME PARTIE : CLAUSES FINALES

Article 12 : Règlement amiable des différends

Les Parties s'efforceront de régler à l'amiable les différends qui pourraient surgir entre elles au sujet de l'interprétation ou de l'exécution du présent Accord.

Article 13 : Entrée en vigueur

Le présent Accord entre en vigueur à la date de la dernière signature par les Parties. Il demeure en vigueur pendant la durée des Sessions et jusqu'à ce que toutes les obligations qui en découlent soient remplies.

Fait en deux exemplaires originaux, en anglais et en français, a Rome le 9/10/20244

Pour la FAO,

M. Maurizio Martina

Directeur général adjoint

Organisation des Nations Unies pour l'alimentation

Céline JURGENSEN 'Ambassadrice, Représentante Permanente de la France auprès des Nations unies à Rome
NFO-702 (Agm)

AGREEMENT BETWEEN THE GOVERNMENT OF THE FRENCH REPUBLIC AND

THE FOOD AND AGRICULTURE ORGANIZATION

OF THE UNITED NATIONS CONCERNING THE 27TH SESSION OF THE INTERNATIONAL COMMISSION ON POPLARS

AND OTHER FAST-GROWING TREES SUSTAINING PEOPLE AND THE ENVIRONMENT (IPC) AND THE 52ND SESSION

OF THE IPC EXECUTIVE COMMITTEE

Whereas, the Food and Agriculture Organization of the United Nations (hereinafter referred to as "FAO"), in its capacity as host of the Secretariat of the International Commission on Poplars and Other Fast-Growing Trees

Sustaining People and the Environment (hereinafter referred to as the "IPC"), has accepted the offer made by the Government of the French Republic (hereinafter referred to as the "French Government") to host the 27th

Session of the International Commission on Poplars and Other Fast-Growing Trees Sustaining People and the ..

Environment (IPC) and the 52nd Session of the IPC Executive Committee (hereinafter referred to as the "Sessions");

Considering the FAO Constitution, adopted in Quebec City on 16 October 1945, and the Convention on the

Privileges and Immunities of the Specialized Agencies, signed in New York on 21 November 1947;

The French Government and FAO (hereinafter referred to collectively as the "Parties"), have agreed the following:

Article 1: Purpose, venue and timetable 1.

2.

This Agreement sets out the respective obligations of the Parties to ensure the smooth organization and conduct of the Sessions.

The Sessions will be held in Bordeaux from 21 to 25 October 2024.

Article 2: Organization of the Sessions 1.

FAO will be responsible for the draft agenda - including its circulation - as well as for the organization, schedule, and preparation of all documents for the Sessions.

2.

The work of the Formal Sessions will be held in English, French and Spanish.

Article 3: Participants 1.

FAO will be responsible for issuing all invitations.

2.

The following Members will be invited to attend: Argentina, Austria, Belgium, Bulgaria, Canada, Chile,

China, Croatia, Czechia, Egypt, Finland, France, Germany, Hungary, India, Iran (Islamic Republic of), Iraq,

Ireland, Italy, Japan, Lebanon, Morocco, Netherlands (Kingdom of the), New Zealand, Pakistan, Portugal,

Republic of Korea, Romania, Slovenia, South Africa, Spain, Sweden, Switzerland, Syrian Arab Republic,

Tunisia, Türkiye, United Kingdom of Great Britain and Northern Ireland and United States of America.
3.

Invitations will also be extended to the following organizations and countries: Brazil, Democratic Republic of Congo, Ecuador, Ethiopia, Ghana, Indonesia, Kenya, Madagascar, Malaysia, Mauritius, Mongolia,

Mozambique, Paraguay, Peru, Republic of Congo, Sri Lanka, Uganda, United Republic of Tanzania and

Uruguay; Convention on Biological Diversity (CBD), Economic and Social Commission for Asia and the

Pacific (ESCAP), Economic and Social Commission for Western Asia (ESCWA), Economic Commission for

Africa (ECA), Economic Commission for Europe (ECE), Economic Commission for Latin America and the

Caribbean (ECLAC), Global Environment Facility (GEF), United Nations, United Nations Convention to

Combat Desertification (UNCCD), United Nations Development Programme (UNDP), United Nations

Educational, Scientific and Cultural Organization (UNESCO), United Nations Environment Programme (UNEP), United Nations Forum on Forests (UNFF), United Nations Framework Convention on Climate

Change (UNFCCC), United Nations Industrial Development Organization (UNIDO) and World Bank (WB);

Asian Forest Cooperation Organization (AFOCO), Bioversity International, Commission of Central African

Forests (COMIFAC), Center for International Forestry Research - World Agroforestry (CIFOR-ICRAF),

European Institute of Planted Forest (IEFC), International Union for Conservation of Nature (IUCN),

International Union of Forest Research Organizations (IUFRO) and World Wide Fund for Nature (WWF). -....

PART I - OPERATIONAL RESPONSIBILITIES OF FAO

Article 4: Staff 1.

The term "Staff" refers to FAO personnel in accordance with its General Rules.

FAO undertakes to:

a.

designate the Secretary of the Sessions;

provide, if necessary, the services of an official responsible for the material arrangements for the

Sessions and the services of Secretariat staff.

Article 5: Material and services

FAO undertakes to:

a.

b.

c.

provide documents for the Sessions and translations;

secure any special services required for the Sessions, including transport to and from the point of entry into the territory of the French Republic, it being understood that any material or supplies provided remain the property of FAO;

issue and disseminate a report of the Sessions upon its conclusion.

PART I! - RESPONSIBILITIES OF THE FRENCH GOVERNMENT

Article 6: Privileges and immunities a.

b.

The Host Government undertakes to accord, for the purpose of the Sessions and for its duration, to delegates, representatives, experts and to members of the FAO Secretariat, as well as their property and assets, the privileges and immunities provided for in Article VIll, paragraph 4, and Article XVI, paragraph 2, of the FAO Constitution and Rule XXXVIII-4 of the General Rules of the Organization, and specified in the provisions of the Convention on the Privileges and Immunities of the Specialized Agencies;

grant, as soon as possible, to participants referred to in the above paragraph visas and all the support necessary for their entry into the territory of the French Republic.
Article 7: Staff

The French Government undertakes to:

a.

b.

C.

d.

designate a Liaison Officer who will be responsible for the coordination of local services and arrangements for the Sessions;

provide the necessary assistance and services for the Sessions;

bear all costs of the staff it provides, including salaries, overtime and subsistence allowances, if required, and travel expenses to and from the venue of the Sessions;

provide qualified interpreters for simultaneous interpretation into English, French and Spanish.

Article 8: Facilities and equipment

The French Government will provide or cover the cost of:

a.

C.

a meeting room with seating and tables to accommodate 250 people, fully equipped for simultaneous interpretation; small meeting rooms; one office, adequately furnished; and the necessary premises for the printing and handling of documents;

6 computers are provided, one for presentation in each room (1 formal session and 5 for working groups). On-demand FAO printouts will be available off-site;

at the request of FAO, any equipment not available locally that is essential to the smooth conduct of the

Sessions.

Article 9: Supplies and services

The Host Government will provide:

a.

b.

C.

office supplies and paper as required;

facilities for on-site printing of documents needed for the Sessions;

a first-aid station for participants referred to in Article 6 of this Agreement.

Article 10: Transport

The Host Government undertakes to:

provide transport for participants referred to in Article 6 of this Agreement on the territory of the French

Republic as necessary for the smooth conduct of the Sessions. This may also include airport to hotel and hotel to Sessions venue transfers, depending upon local circumstances;

provide or cover the cost of transport on the territory of the French Republic of all equipment and supplies provided by FAO in conformity with Article 5 of this Agreement. In case of air transport this obligation will apply as of the international airport where the goods arrive.

Article 11: Security measures

With regard to the security of the participants, the Host Government undertakes to:

a.

b.

C.

conduct a security risk assessment of the venue and provide adequate security and safety measures to reduce risks to participants of the Sessions to a level as low as reasonably possible;

ensure that a security and safety contingency plan is in place;

assign a Government security focal point who will liaise with the Host Secretariat to ensure that adequate coordination and management of security issues are provided.
PART III - FINAL CLAUSES

Article 12: Amicable settlement of disputes

The Parties shall endeavour to settle amicably any disputes that may arise between them on the interpretation or application of this Agreement.

Article 13: Entry into force

The present Agreement shall enter into force on the date of the last signature by the Parties. It shall remain in force for the duration of the Sessions and until all obligations arising therefrom have been fulfilled.

Signed in two original versions, in English and French, in Rome, on Octeber 9th 202h

On behalf of the French Government

On behalf of FAO

Mr Maurizio Martina

Deputy Director-General

Food and Agriculture Organization

Céline JURGENSEN

Ambassadrice, Représentante Permanente de la France auprès des Nations unies à Rome